SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

PROCESO DE VALORACIÓN SECUNDARIA

APLICADO AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE

NACIONAL FINANCIERA (NAFIN)

P R O Y E C T O D E I N V E S T I G A C I Ó N

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N

A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A N :

DANIEL ANTONIO MARTÍNEZ

KARINA ELIZABETH CÁRDENAS GAMA CAROL MICHELLE DE LA ROSA GALICIA

FRANCISCO RODRIGO GARCÍA MORALES DAVID FERNANDO GONZÁLEZ TEJEDA PENÉLOPE NAVIL GUZMÁN CABRERA MARÍA GLORIA MARTÍNEZ PEÑALOZA

SELENE REZA RAMÍREZ MARICRUZ VARGAS LUCAS ADRIAN VERA HERNÁNDEZ

ASESORES: Mtro. Luis Francisco Rivero Zambrano Lic. Abertano Guerrero Godoy

MÉXICO, D. F. 2010

A Dios por permitirme culminar esta etapa de mi vida.

A MI FAMILIA:

A ti Mama: Por el apoyo incondicional que me brindaste terminar este sueño, y

por ser un ejemplo real de Fortaleza, lealtad y Entereza.

A ti Alberto Martínez: Por ser la persona que siempre me ha dado un buen

ejemplo de sacrificio y de dedicación para lograr los objetivos. Gracias por los

buenos consejos.

A mi Esposa Abigail Villagomez: Por el Amor Infinito que me ha tenido, el apoyo

incondicional y la compañía para terminar mis Estudios. TE AMO

A mi Hija: María Fernanda Antonio Villagomez, Por ser el pilar principal de mi vida.

A MIS HERMANOS:

Wendy Antonio: Gracias por tu ejemplo de serenidad Tranquilidad y Respeto.

Alfredo Antonio: Gracias por comprensión y Confianza que me has enseñado

para llegar a ser una buena Persona.

Mercedes Antonio: Gracias por otorgarme la dicha de conocer la alegría y Bondad

de la Familia que contigo eh vivido.

A todos mis compañeros por todo el Apoyo durante el desarrollo de la Carrera y a

mis amigos de la ENBA: Allan, Oscar, David, Miriam y Maricruz gracias por que

sin ustedes simplemente no fuera nada.

Daniel Antonio Martínez

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Esta tesis representa un parte aguas entre una etapa muy enriquecedora y el camino que el tiempo obliga. En toda la experiencia académica y la tesis, ha

habido personas que merecen las gracias porque sin su valiosa aportación no hubiera sido posible este trabajo y también hay quienes las merecen por haber

plasmado su huella en mi camino.

Primero a Dios por llenar mi vida de dicha y bendiciones. Por permitirme llegar hasta este momento tan importante y lograr otra meta más. A mi madre Ma. Del Pilar, le agradezco infinitamente su apoyo, su guía y su confianza en la realización de este sueño. Realmente soy muy afortunada de contar siempre con su amor, comprensión y ejemplo. A mi David por confiar en mí siempre, soportarme y motivarme para terminar todo este proceso, de verdad muchas gracias por estar conmigo en las buenas y en las malas, te amo. A mi pequeña MaryFer que es una gran motivación para terminar este proyecto y mejorar día a día tanto laboral como personalmente.

Para todos ustedes es esto. A mis amigos, que han sido parte de todo el proceso en esta escuela, por todos esos momentos de cariño y alegría, por su confianza y lealtad. Y por último, sin ser menos importantes a los profesores por compartir experiencias y conocimientos.

Carol Michelle De La Rosa Galicia

EN PRIMER LUGAR A MIS PADRES POR DARME LA DICHA DE BRINDARLES UNA SATISFACCIÓN TAN GRANDE, POR TANTOS CONSEJOS LLENOS DE SABIDURÍA, POR MOSTRARME COMO SE PUEDE SOBRESALIR ANTE LA ADVERSIDAD, PERO SOBRE TODO, POR PERMITIRME SER PARTE DE SU VIDA… EN VERDAD GRACIAS, NUNCA TERMINARE DE DEMOSTRARLES Y TRATAR DE PAGARLES TANTO Y TANTO QUE HICIERON POR MI. A TI MONTSERRAT PORQUE LLEGASTE A CAMBIAR LA VIDA DE LA FAMILIA Y EN ESPECIAL LA MÍA. A USTEDES HERMANOS QUE A PESAR DE LO ESCABROSO DE NUESTRA VIDA HEMOS SABIDO MANTENERNOS, LLENANDO A NUESTROS PADRES DE EMOCIONES Y SATISFACCIONES, SIGAMOS ASÍ YA SABEN EN BOCA DE TODOS, CLARO CON LOGROS QUE SIEMPRE LOS HACEN CONSUMIRSE LENTAMENTE. A TI BB POR LLEGAR A MOSTRARME UN CAMINO NUEVO LLENO DE LOGROS, EMOCIONES, Y SENSACIONES, Y POR DEJARME CONOCER QUE EXISTE UN MUNDO NUEVO, NUESTRO MUNDO TE AMO, AUNQUE LO QUE TE AGRADESCO MAS ES EL PERMITIRME MIRARTE A LOS OJOS Y DECIRTE… TE LO DIJE… A TI VERA (COMPADRE) POR BRINDARME TU AMISTAD, Y POR DEJARME SER PARTE DE TU FAMILIA, POR DEMOSTRAR QUE NO SE NECESITA POSEER LA MISMA SANGRE PARA SER UN HERMANO, Y POR TANTO APOYO. A TI ZAMBRANO POR BRINDARME PARTE DE TU EXTENSO SABER, QUE SOLO CON TUS PALABRAS, ALCANZAS LO QUE MUCHOS NO PUEDEN, BRINDAR COMPARTIR Y SOBRE TODO PLASMAR EN LAS PERSONAS, ESE GRAN CONOCIMIENTO. EN VERDAD HAY TANTAS PERSONAS QUE QUISIERA AGRADECER Y DEMASIADOS COMENTARIOS QUE VIAJAN EN MI MENTE, PERO NO ACABARÍA, O SI PERO SERÍA MÁS EXTENSO QUE LA TESIS… Y PARA AQUELLAS PERSONAS QUE NO HICIERON OTRA COSA MÁS QUE LLENAR DE PIEDRAS Y OSCURIDAD MI CAMINO… PODRÍAN DECIR, QUE CASO TIENE QUE LOS MENCIONE SI SOLO LO QUE BUSCABAN ERA VERME DERROTADO SOLO RESPONDERÉ… GRACIAS PORQUE SU MALICIA, FUE PARTE DE MI ÉXITO Y ME HISO SER VENCEDOR. TU PEOR ERROR FUE QUERER COMPETIR, NUNCA TE DISTE CUENTA QUE NO PODRÍAS, PORQUE INICIASTE PERDIENDO, TE PREOCUPASTE TANTO POR MI CUANDO YO NO QUERÍA COMPETIR SOLO SOBRESALIR, Y SI PIENSAS QUE TUS PALABRAS DAÑARON ALGO EN MÍ, AUNQUE SOLO DIFAMARON, ME APENA DECIRTE QUE TE EQUIVOCAS TODO FUE AL CONTRARIO, SOLO TE RECUERDO QUE AL FINAL, TODO VUELVE A SER LO QUE NUNCA DEBIÓ DEJAR DE SERLO.

…Y ASÍ UN DÍA DECIDÍ NO ESPERAR, QUE LAS OPORTUNIDADES LLEGARAN, DECIDÍ CREAR MIS PROPIAS OPORTUNIDADES… ESE DÍA DECIDÍ TRIUNFAR… “PREFIERO SER EL PEOR DE LOS MEJORES QUE EL MEJOR DE LOS PEORES” Kurt Cobain

“TAN SOLO ESTABA EXPLORANDO LOS LÍMITES DE LA REALIDAD, TENIA CURIOSIDAD POR VER QUE PASARÍA, ESO ERA TODO: SIMPLE CURIOSIDAD.”

Jim Morrison.

“LA ENVIDIA Y LA DIFAMACIÓN ES EL VENENO DE LAS PERSONAS CON INTELECTO PEQUEÑO Y GRAN COMPLEJO DE INFERIORIDAD” Padre

“Y POR FAVOR ANTES DE ENVIDIARME PIÉNSALO, NO SERÁ MEJOR IMITARME, Y POR QUE NO SUPERARME” The roy´son

Francisco Rodrigo García Morales

Esta tesis representa un parte aguas entre una etapa muy enriquecedora y el camino que el tiempo obliga. En toda la experiencia académica y la tesis, ha

habido personas que merecen las gracias porque sin su valiosa aportación no hubiera sido posible este trabajo y también hay quienes las merecen por haber

plasmado su huella en mi camino.

Primero a Dios por llenar mi vida de dicha y bendiciones. Por permitirme llegar hasta este momento tan importante y lograr otra meta más. A mis padres Cecilia y Wilibaldo, les agradezco infinitamente su apoyo, su guía y su confianza en la realización de este sueño. Realmente soy muy afortunado de contar siempre con su amor, comprensión y ejemplo. A mi pequeña MaryFer que es una gran motivación para terminar este proyecto y mejorar día a día tanto laboral como personalmente.

Para todos ustedes es esto. A mis amigos, que han sido parte de todo el proceso en esta escuela, por todos esos momentos de alegría, por su confianza y lealtad. Y por último, sin ser menos importantes a los profesores por compartir experiencias y conocimientos.

David Fernando González Tejeda

A MI FAMILIA PRIMERO QUE NADA QUIERO AGRADECER A DIOS POR DARMELA DICHA DE VIVIR Y EXPERIMENTAR GRANDES COSAS EN MIVIDA, PORQUE ME DIO FUERZAS PARA CONCLUIR MISESTUDIOS Y POR PERMITIRME TENER AMI LADO LO QUE MASAMO EN LA VIDA "MI FAMILIA". A MIS PADRES PORQUE SON LA RAZON MAS GRANDE DE VIVIR,PORQUE HAN SABIDO GUIARME PASO A PASO EN EL CAMINARDE MI VIDA, POR LA EDUCACION Y LOS VALORES QUE MEINCULCARO, PORQUE CON ESFUERZO Y DEDICACION HAHECHO POSIBLE TODO ESTO Y PORQUE ME HAN ENSEÑADOLAS BASES PARA CRECER DIA CON DIA PERSONAL YPROFESIONALMENTE. ATI MAMA TE QUIERO AGRADECER PRIMERO QUE NADA PORTRAERME AL MUNDO, PORQUE SIEMPRE HAS ESTADO AMILADO, PORQUE SIEMPRE ME DISTE ANIMO PARA SABER QUEYO PODIA LOGRAR MUCHO, GRACIAS POR TODO EL APOYOMORAL Y ECONOMICO QUE ME HAS BRINDADO, POR ELINMENSO AMOR QUE SIEMPRES ME HAS DEMOSTRADO, PORCUIDAR DE MI TODO ESTE TIEMPO, QUIERO QUE SEPAS QUEPARA MI ERES LA MAMA MAS BUENA Y HERMOSA QUE DIOS MEPUDO HABER MANDADO, TE AMO CON TODO MI CORAZON. ATI PAPA PORQUE ERES EL EJEMPLO DE LUCHA Y ESFUERZOCONSTANTE PARA SABER QUE SE PUEDE SI UNO SE LOPROPONE, PORQUE DETRAS DEL CARACTER DURO QUEDEMUESTRAS TENER EXISTE UNA PERSONA SENCIBLE YNOBLE CAPAZ DE AYUDAR ALA GENTE Y SACAR ADELANTE ASUFAMILIA, ME SIENTO MUY ORGULLOSA DE TI, POR TODO LOQUE HAS LOGRADO, PORQUE HAS SABIDO LEVANTARTECUANDO TE HAS CAIDO, PORQUE HAS TENIDO LA FUERZA Y ELCORAGE PARA ENFRENTAR LOS PROBLEMAS QUE SE TEPRESENTAN, GRACIAS POR SER MI PAPA, TE AMO MUCHO.

AMIS HERMANOS DEL ALMA: DANI, LUIS Y EL MUÑECO PORQUESE QUE ELLOS COMPARTEN CONMIGO ESTE LOGRO Y LODISFRUTAN TANTO COMO YO, PORQUE SIEMPRE ME DIERONANIMOS PARA SABER QUE PODIA, PORQUE HEMOSDEMOSTRADO SER MUY UNIDOS CUANDO SE PRESENTAALGUN PROBLEMA, PORQUE EL CARIÑO QUE SIENTO PORELLOS ES MUY GRANDE, DESEARIA QUE SIEMPRE ESTEMOSJUNTOS. AMIS CUÑADAS Y SOBRINOS PORQUE HEMOS COMPARTIDOMUCHAS COSAS JUNTOS, POR LO MOMENTOS BUENOS YMALOS QUE NOS A TOCADO VIVIR, TAMBIEN CON ELLOSCOMPARTO ESTE LOGRO. AMIS AMIGOS(AS) POR CADA LOCURA QUE HEMOS HECHO,POR EL APOYO MUTUO QUE NOS HEMOS BRINDADO, POR LOSMOMENTOS COMPARTIDOS, GRACIAS POR ESTAR CONMIGO YFORMAR PARTE DE MI VIDA. Y POR ULTIMO A MIS PROFESORES, POR COMPARTIR CONMIGOSUS CONOCIMIENTOS Y SABIDURIA, POR TENERME PACIENCIACUANDO ME ATORABA EL ALGO, GRACIAS POR EL TIEMPO QUEME TOLERARON, POR COMPARTIR CON CADA ALUMNO LASEXPERIENCIAS DE SU VIDA, TALVEZ EXISTIO ALGUNASDIFERENCIAS PERO AFORUNADAMENTE SE PUDIERONSOLUCIONAR, GRACIAS POR TODO.

María Gloria Martínez Peñaloza

En toda mi experiencia universitaria y en conclusión a lo largo de este trabajo, ha habido personas que merecen las gracias por que sin su valiosa aportación no hubiera sido posible este trabajo y hay

quienes la merecen por haber plasmado su huella en mi camino.

Yolanda Ramírez y Sergio Reza A mis padres por su cariño, compresión y amor. Por apoyarme en la salud y en la enfermedad, en los momentos tristes y felices, por enseñarme que en la vida existen triunfos pero también derrotas y que de estas últimas es de las que se aprenden más.

Gracias a mis Amigos: Gracias a Karina Cárdenas Gama, Luz María Pérez Ortega, Miriam Jiménez MiguelÁngel Hernández Cobián. Gracias que estuvieron conmigo y compartimos tantas aventuras,experiencia, desveladas, por estar conmigo en los momentos en qe más los necesitaba y sobre todo porsu amistad incondicional. Gracias a mi amigo Luis Francisco Rivero Zambrano por enseñarme que en la vida no existenobstáculos y que uno siempre debe de apuntar a las estrellas por muy lejos que estén.

Gracias a mis Maestros: Lic. Abertano Guerreo Godoy, Lic. Gumaro Demian y el Mtro. Luis Francisco RiveraZambrano por participar y enriquecer mi desarrollo profesional durante mi carrera, sin su ayuda yconocimientos no estaría en donde me encuentro ahora.

Selene Reza Ramírez

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Antes quiero enfatizar la importancia que tiene esta página, ya que solo se expresa una vez de esta forma en

un documento tan relevante como es la tesis. La vida misma es como un documento nacimos por un cierto

motivo, nuestros padres se dedicaron a inculcarnos y ha formarnos para poder ser independientes con metas

y objetivos para así pertenecer a un grupo laborar utilizando nuestros conocimientos, habilidades y

experiencias que finalmente nos permitan consolidarnos en una era de oportunidades y carencias con el único

propósito de prevalecer y marcar historia dentro de este ciclo de vida dejando de herencia un gran ejemplo a

las siguientes generaciones.

Agradezco fuertemente a mis padres: María de los Ángeles Hernández M. y Alfredo Vera P., que me

apoyaron completamente en mis decisiones y en otorgarme su cariño, fe y confianza para lograr mis

aspiraciones en distintos aspectos, así como también a sus grandes consejos que muchas veces creía que eran

para perjudicar pero no! Siempre tiene un significado valioso que nos conduce por el camino del bien. Gracias

papas por haber traído a mi hermano que llego en el mejor momento de mi vida hace cinco años y ser una

razón más de vivir.

Siempre conté con obstáculos para alcanzar alguna de mis metas, pero gracias a dios que siempre esta

conmigo que influyo para limpiar esas barreras y darme fuerza que me permitió salir adelante así como

también los comentarios dañinos de familiares que deseaban entorpecer mi recorrido y algunas veces de

personas cercanas. Sin embargo, también existieron muchas personas valiosas, humildes y de corazón que se

dedicaron apoyarme, cuidarme y muchas veces aconsejarme para que cumpliera con mis sueños, entre esas

personas son mis verdaderos amigos, algunos tíos y primos, mi compadre antes mi mejor amigo, conocidos,

compañeros de trabajo, de escuela y gente que se acercaba a mí con el fin de animarme en seguir adelante.

Un gran motivo y razón de mi vida es el nacimiento de mi hermosa hija que me impulso a no perder de vista

el sueño de concluir una carrera además, de Construir un mundo lindo y prospero para ella y mi esposa ya

que por ellas lucho, Vivo y Amo.

Agradezco de igual forma a mi escuela “Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomìa” y a mis

Maestros además de mi hermana que la quiero mucho y que me condujo a esta carrera que me ha dejado

más que satisfacciones y que me ha convertido en una persona de bien.

Adrian Vera Hernández

I  

Í N D I C E Introducción

Capítulo 1. Nacional Financiera y su Archivo de Concentración. 1.1 Antecedentes Nacional Financiera 1

1.2 Organización administrativa 8 1.3 Misión, Visión, Objetivos generales y específicos 11 1.4 Archivo de Concentración de NAFIN 13 1.4.1 Organigrama del Archivo de Concentración (NAFIN) 14

1.4.2 Objetivos del Archivo de concentración 15

1.4.3 Funciones 15

1.4.4 Servicios 16

1.4.5 Usuarios 17

Capítulo 2. El Archivo de Concentración y La Valoración Documental 2.1 Ciclo Vital del Documento 19

2.2 Principio de Procedencia, Principio Respeto de Orden Original y la

Clasificación Archivística 22

2.3 Archivo de Concentración 28

2.3.1 Funciones 29

2.3.2 Objetivos del Archivo de Concentración 30

2.3.3 Importancia del Archivo de Concentración 31

II  

2.4 Valoración Documental 32

2.4.1 Expurgo 33

2.4.2 Depuración 34

2.4.3 Selección 34

2.4.4 Valoración Primaria 35

2.4.4.1 Valores Primarios 35

2.4.5 Valoración Secundario 36

2.4.5.1 Valores Secundario 36

2.5 Baja Documental 37

2.5.1 Base legal para determinar los plazos de guarda la

documentación. 38

Capítulo 3 Realización del Diagnóstico mediante la técnica de muestreo aleatorio aplicada al Archivo de Concentración de NAFIN 3.1 Diagnóstico Archivístico 42

3.2 Determinación de la Población y la Muestra 43

3.2.1 Metodología aplicada al Archivo de Concentración de NAFIN 46

3.2.2 Técnicas utilizadas en la metodología 49

3.2.2.1 La Observación 50

3.2.2.2 La Entrevista 51

III  

Capítulo 4 Aplicación del Proceso de Valoración Secundaria Aplicado al Archivo de Concentración de Nacional Financiera (NAFIN) 4.1 Diagnóstico 54

4.1.1 Organización 54

4.1.2 El Local 57

4.1.3 Alternativas de Soluciones 58

4.2 Proceso de Valoración Secundaria 59

4.2.1 Identificación y Selección de las series documentales 64

4.3Proceso de Bajas Documentales 67

4.4 Metas alcanzadas 52

4.5 Propuesta de inventario de bajas documentales 81

4.6 Otras Actividades 82

Conclusiones 85

Bibliografía 88

Anexos

Glosario

Siglas

Apéndice

IV  

INTRODUCCIÓN La investigación es un proceso natural pues solo así el hombre ha resuelto sus

dudas y satisfecho sus necesidades más elementales. Sin embargo, tal pareciera

que dentro de los archivos no se ha hecho una investigación detallada o quizá se

ha descuidado la administración de los documentos. Si analizamos el proceso

desde que se genera el documento y el flujo que este tiene confirmamos que a la

postre se crean duplicados de un mismo documento.

En el capítulo I se comenzará por explicar los antecedentes históricos de Nacional

Financiera, la evolución y su impacto en la historia de México ya que permitió en

1934 un cambio a la economía mexicana, principalmente apoyando a la pequeña y

mediana industria, fue en su tiempo uno de los primeros bancos de fomento que

surgió como apoyo de la economía nacional, con el fin de brindar y otorgar

créditos hipotecarios a estas industrias impulsando una estabilidad económica en

estos rubros, creando empleos que en ese momento la sociedad demandaba. Así

como su misión, visión y objetivos que le ayudaron alcanzar sus metas.

A través del tiempo Nacional Financiera ha modificado su razón social la cual ha

pasado por varias etapas:

En 1934 se dio a conocer como Nacional Financiera Sociedad Anónima de Capital

Variable ya que su ingreso de liquidez era privada (NAFINSA).

Para 1985, entra en vigor un decreto mediante el cual Nacional Financiera se

trasforma de Sociedad Anónima a Sociedad Nacional de Crédito por lo cual se

llama Nacional Financiera Sociedad Nacional de Crédito (S.N.C).

Actualmente, es conocida como Nacional Financiera Sociedad Nacional de

Crédito, Institución de Banca de Desarrollo.

Por ello la correcta organización archivística sienta las bases para asegurar el

funcionamiento adecuado del Archivo de Concentración de Nacional Financiera,

para lo cual la institución adopta los medios necesarios de acuerdo con lo

dispuesto por la ley, su reglamento y los lineamientos generales para la

conservación y organización de los archivos. Por lo que es necesario conocer

cómo se encuentra estructurado su Archivo de Concentración y las funciones que

este realiza.

V  

Conjuntando las ideas antes expuesta en el presente trabajo abordaremos la

importancia que tiene la realización de la valoración documental dentro de las

distintas instituciones, en este caso hablaremos específicamente del Archivo de

Concentración de Nacional Financiera. En el Capítulo II se desarrolla la teoría

archivística, en la cual se retoma el ciclo vital del documento, así como los

principios fundamentales que sustentan esta teoría los cuales son el de

procedencia y orden original, al igual que las funciones principales que realiza el

Archivo de Concentración enfocándonos principalmente en el proceso de

Valoración Secundaria el cual se sustenta en un marco normativo que explicamos

a profundidad en dicho capítulo, mismo que respalda el trabajo realizado en dicha

Institución.

En el capítulo III se habla de la metodología de investigación, la cual ha servido de

búsqueda para el conocimiento mediante el apoyo de los métodos cualitativos y

cuantitativos, con base a criterios científicos a través de las diferentes técnicas de

investigación las cuales son: la observación, la entrevista, el cuaderno de notas, el

muestreo y las estadísticas, las cuales fueron fundamentales para realizar toda

nuestra investigación, de igual manera nos apoyamos en el diagnóstico

Archivístico para conocer las problemáticas que presentaba el Archivo de

Concentración de NAFIN.

El principal problema que se detectó fue la desorganización documental que

existía dentro del Archivo, la cual ha provoca una explosión documental y un

rezago aproximadamente de diez años. A lo cual nos preguntamos ¿Qué hacer

con esa acumulación de documentos? A esto responderemos: que algunos

documentos fueron depositados en el Archivo de Concentración de NAFIN pero

sin ningún tratamiento en su organización lo que provoca la pérdida de

información, por lo que es necesario realizar el proceso de Valoración Secundaria.

cuya metodología aplicada nos determina nuestra población a estudiar para

realizar dicha Valoración, al igual que la determinación de los tiempos que se

establecieron para llegar a nuestros objetivos planteados.

De esta forma podremos sabes que documentación es susceptible a dar de baja

la documentación ya que no cuente con valores secundarios dando como

VI  

resultado la liberación de espacios en el Archivo de Concentración y a su vez

preservar la información con carácter histórico.

Para finalizar en el Capítulo IV se habla del Diagnóstico Archivístico que permite

determinar la situación actual en la que se encuentra el Archivo de Concentración

de NAFIN, para ello diseñamos un plan de trabajo estimando el tiempo y las

actividades que se realizan en el proceso de Valoración Secundaria.

El objetivo era aplicar el proceso de Valoración Secundaria a 3750 cajas en un

periodo de 6 meses teniendo como promedio valorar 3 cajas diarias por cada

integrante del equipo, debido a que nos enfrentamos a diversos problemas a lo

largo del proyecto esta meta no se pudo alcanzar y solo se realizo el 51% de las

cajas.

La problemática que se presentó fue la disminución del equipo de trabajo ya que

inicialmente se contemplaron 14 personas para el proyecto, quedando al final solo

10 personas viéndose esto reflejado en la cantidad de cajas proyectadas a

realizar, la valoración documental del Órgano Interno de Control no fue

contemplada dentro del diagnóstico archivístico en la cual se invirtió mucho tiempo

además del desconocimiento de la tipología documental.

Por lo anterior se elaboro un nuevo plan de trabajo con el propósito de lograr

alcanzar nuestras metas incluyendo el marco general para la organización,

conservación y baja documental del archivo de NAFIN.

1  

Capítulo 1. Nacional Financiera y su Archivo de Concentración.

En el presente capítulo abordaremos la Historia Institucional de Nacional

Financiera (NAFIN), la creación de su Archivo de Concentración, sus objetivos,

servicios y los usuarios con los que cuenta, con el fin de poder entender y lograr el

desarrollo archivístico adecuado dentro de la institución.

Nacional Financiera (NAFIN), es uno de los primeros bancos de fomento que

surgió como apoyo de la economía nacional, con el fin de brindar y otorgar

préstamos, y subsanar las necesidades de creación de mecanismos e

instrumentos de crédito que brindarán apoyo a Pequeñas y Medianas Empresas

(Pymes) logrando de esta manera la generación de empleos que en ese momento

la sociedad demandaba.

1.1 Antecedentes de Nacional Financiera.

Entrando los años 20´s, y sentadas las bases para construir la paz social, los

gobiernos posteriores a la revolución se dieron a la tarea de iniciar la construcción

del nuevo modelo económico. Hacia 1925 se pone en práctica una política

economía y social orientada a impulsar el progresos del país mediante la creación

de instituciones tales como el Banco de México, la Comisión Nacional Bancaria, el

Banco Nacional de Crédito Agrícola, la Comisión Nacional de Irrigación, la

Comisión Nacional de Caminos, la Dirección General de Pensiones Civiles y

Retiro, y el Sistema de Enseñanza Rural Técnica y Superior. A partir de 1933, el

sistema de crédito nacional comenzó a registrar sus primeros impulsos des

impulsos después de la etapa revolucionaria y de la gran depresión económica

mundial. El estado Mexicano estableció en ese entonces, múltiples instituciones

creadas para atender el fomento de áreas especificas de la actividad económica.

Nacional Financiera constituyo un paso importante dado por el Gobierno de la

República, en el campo de la organización bancaria nacional, sumándose a la

creación de los bancos de México, de crédito agrícola, de obras públicas y el

hipotecario urbano.

2  

Algunos años después de la conclusión del movimiento revolucionario nace el

proyecto para crear una institución, que obedeciera a la necesidad de otorgar

liquidez y flexibilidad a los bancos.

El primer intento para la creación de Nacional Financiera, se realizó el 31 de

agosto de 1933, en el decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación,

adquiriendo importancia como Institución Nacional. Un año después en el periodo

del ex presidente de la república Abelardo L. Rodríguez, el entonces Secretario de

Hacienda Marte R. Gómez1, retoma el proyecto y bajo el decreto con fecha de

publicación del 24 de Abril del 1934, modifica al anterior del 31 de Agosto de 1933,

en el que se le otorga a Nacional Financiera carácter de Sociedad Anónima (S.A.)

convirtiéndose en institución nacional de crédito. 2

Por su ordenamiento legal, Nacional financiero quedó facultado para lo siguiente:

Organizar y administrar toda clase de empresas y participar en el capital de las

mismas. Con este objetivo se pretendía sentar las bases de una infraestructura

económica sólida y de largo plazo.

Intervenir en la emisión de acciones, bonos y obligaciones, dando o no su

garantía, así como actuar como representante común tanto de los tenedores

como emisores de acciones. Con ello se promovía el entonces incipiente

mercado de valores, así como promover la captación de recursos internos.

• Actuar como agente financiero del gobierno de México.

En 1934, el gobierno mexicano inicio un amplio programa de obras públicas, para

fomentar el desarrollo económico que se plasmó en el primer plan sexenal. En el

periodo 1936-1939 el gobierno siguió una política de expansión monetaria para

financiar los ambiciosos programas de industrialización del país, así como para

apoyar la inversión pública y privada convirtiéndose la inversión pública en la

principal fuerza motriz de la formación nacional de capital y por ende, en la guía

del crecimiento económico

1 FLORES RANGEL, Juan José; Historia de México, p. 395. 2 NACIONAL FINANCIERA (NAFIN), Ley Orgánica de Nacional Financiera. 2009. México. [en línea] Consultado el [03 Septiembre de 2009]; Disponible en Wide Web Word:<http://www.nafin.com/portalnf/content/sobre-nafinsa/legislacion-y-atribuciones/legislacion.html>

3  

“Al mismo tiempo, de manera paulatina empezó a adquirir importancia

como organismo de fomento del mercado de valores al emitir, en 1937,

sus primeros títulos financieros e intervenir, en el mismo año, en la

emisión de valores bancarios e industriales.

En 1939 la institución logró elevados niveles en el otorgamiento de

crédito y en la compraventa de valores, además de intervenir

crecientemente en la emisión y colocación de acciones y bonos

industriales.”3

Para alcanzar el desarrollo que en ese momento el país demandaba el estado

Mexicano se apoyó, en Nacional Financiera como principal detonador para lograr

el financiamiento y así cumplir con los servicios de apoyo encaminados al

reconocimiento como organismo de fomento dentro del mercado de valores. En

1939 logró el otorgamiento de crédito, y la compra venta de valores industriales y

bancarios, al principio de la década de los 40´s la infraestructura económica de

México logra un crecimiento paulatino, en base a la inversión productiva como

objetivo primordial de la labor de Nacional Financiera, establecida en la Ley

orgánica vigente, en ese mismo año logra la emisión de certificados de

participación para el financiamiento de caminos y puentes, ferrocarriles,

aeropuertos e infraestructura urbana* beneficiando el desarrollo del país.

Para 1941 Nacional Financiera redefinida su ley orgánica inicia una importante

labor tanto en la movilización de recursos financieros como en la industrialización

del país. En ese año puso en circulación su primera emisión de certificados de

participación que marcaron una nueva etapa en la evolución de los mecanismos

de inversión en México. En ese mismo año, inicio sus relaciones como agente

financiero del Gobierno Federal, con el Banco de Exportaciones e Importaciones

de Estados Unidos, abriendo de esta forma uno de los capítulos más importantes

en el financiamiento externo para el sector público y privado del país.

Logra obtener el primer crédito en los Estados Unidos, que se utilizó para la

construcción de caminos, permitiendo promover canales alternos de

3 NACIONAL FINANCIERA; Nacional Financiera un repaso de su historia 1934-2004, p. 9. *NOTA: Asimismo, apoyó a diversas empresas industriales, como Altos Hornos de México, Industria Eléctrica de México, Guanos y Fertilizantes, Industria de Cemento, Apasco, Portland Bajío y Cementos Guadalajara. Ibídem. p.9

4  

financiamiento con diferentes organismos entre ellos el Banco Mundial, el Banco

Interamericano de Desarrollo, la banca privada europea y la norteamericana.

A partir de 1950, se registra un crecimiento notable en la penetración de los

volares emitidos por Nacional Financiera en el mercado nacional, logrando la

preferencia de los ahorradores por su liquidez, confianza y rentabilidad.

Como consecuencia del crecimiento obtenido en los años que van de 1954 a 1970

Nacional Financiera inicia su participación accionaria con las instituciones públicas

y privadas, brindando al mismo tiempo el apoyo y financiamiento necesario con la

creación de un fideicomiso encaminado a atender las necesidades de la Pequeña

y Mediana Industria, el Fondo de Garantía y Fomento a la Industria Mediana y

Pequeña (Fogain).*

Del período que comprende de finales de la segunda Guerra Mundial, al término

del sexenio del Presidente Díaz Ordaz en 1970, marca una fase de crecimiento

basada en la sustitución de importaciones** en la cual Nacional Financiera

contribuyó enormemente al funcionamiento económico del país.

Durante el trienio de 1971-1973, se instrumentaron las medidas que permiten a

Nacional Financiera, contar con sucursales y actualizarla como promotora del

desarrollo industrial descentralizado de México en las décadas siguientes. Se

descentralizo en 14 sucursales regionales y un sistema de 38 organismos de

promoción de proyectos industriales en todos los estados, con capacidad para

identificarlos, indicarlos y desarrollarlos simultáneamente en todos los niveles,

desde la producción rural local hasta el abastecimiento industrial nacional y de

exportaciones.

En diciembre de 1974 se reforma la Ley Orgánica de Nacional Financiera

encaminadas a la mejora de la coordinación e instrumentación de las políticas

financieras del país. Esta reforma, fue publicada en el Diario Oficial de la

Federación el 02 de Enero de 1975, y entró en vigor el 03 de Enero de 1975

concediendo a la institución, “ofrecer servicios integrados, es decir, quedó

facultada para constituirse en banca múltiple, conforme al propósito de lograr un

5  

desarrollo paralelo y equilibrado entre las diferentes instituciones de crédito.”4

Consiguiendo su asociación con el Grupo Financiero Internacional permitiéndole

diversificar sus recursos y llevar acciones de fomento a distintas regiones del país,

desarrollando su potencial económico.

Por otra parte tuvo la participación en asesoría, formulación, evaluación de

esquemas de inversión; brindando guía referente a la selección de tecnología y

puesta en marcha de proyectos industriales de fomento al sector productivo.

Logrando la internacionalización, estableciendo oficinas en los centros financieros

más importantes, participando en grupos bancarios mundiales, creando nuevos

esquemas, procedimientos de coinversión para impulsar proyectos y contribuir al

crecimiento económico de México.

En 1985, durante el periodo del entonces presidente de la república Miguel de la

Madrid Hurtado, el Ejecutivo Federal decreta el cambio de razón social, de

Nacional Financiera, S.A. a “Nacional Financiera, Sociedad Nacional de Crédito

(S.N.C).”5 Conservando su misma personalidad jurídica y patrimonio propios.

Establece que la sociedad prestará el servicio público de Banca y Crédito en su

carácter de institución de Banca de Desarrollo, en apoyo a las políticas de

desarrollo nacional, y la de protección de los intereses de público, procurando la

satisfacción de los sectores encomendados en su ley orgánica. Al efecto,

continuará realizando las actividades y operaciones que por su naturaleza le son

propias, de conformidad con la ley Reglamentaria del Servicio Público de banca y

Crédito y su correspondiente Ley Orgánica.

La política económica del gobierno para 1986, buscaría profundizar la estregia de

cambio estructural contemplada en el Plan Nacional de Desarrollo. Un año más

tarde se publica su Ley Orgánica en el diario oficial de la federación el 26 de

*Nota: El gobierno federal constituyó en Nacional Financiera otros nueve fideicomisos de fomento: el Fondo de Garantía y Fomento del Turismo; el Programa Nacional Fronterizo; el Fideicomiso de Minerales no Metálicos; el Plan Lerma Asistencia Técnica; el Fideicomiso de Ingenios Azucareros; el Centro Nacional de Productividad y el Servicio Nacional de Adiestramiento Rápido de la Mano de Obra; el Fondo de Garantía y Fomento a la Pequeña y Mediana Minería; el Fondo de Estudios de Pre inversión, y el Fondo Nacional de Fomento Ejidal para Plantas Industriales. Ibídem. Pág.13. 4 Ibídem. Pág.14. **Nota: la sustitución de importaciones es una política económica aplicada en México al término de la revolución y consiste en el intento de un país en vías de desarrollo por sustituir productos importados, normalmente manufacturas, por productos fabricados localmente. FUENTE: estructuras socioeconómicas de México, Editorial Quinto sol. *Nota: El Diario Oficial de la Federación del 12 de julio de 1985, en su Artículo 1° indica que se decreta la transformación de Nacional Financiera, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, la cual conserva su misma personalidad jurídica y patrimonio propio. La transformación de la Sociedad surtirá efectos al cierre de sus Observaciones del día 31 de julio de 1985.

6  

Diciembre de 1986, la cual estable como objetivos principales promover y

canalizar el ahorro nacional hacia las actividades estratégicas de la economía,

financiar la infraestructura económica del país, consolidar el sistema bancario

nacional, fomentar el crecimiento y estabilidad del mercado de valores. Por otra

parte consigna responsabilidades como reintegrar liquidez a los bancos privados

comerciales.

“Ante esta situación y con el propósito de preservar las fuentes de

empleo, Nacional Financiera, como banca de segundo piso** sólo de

manera complementaria, reorientó sus apoyos a la atención de las

necesidades de las Pymes, mediante la integración de sus diversos

fideicomisos en programas institucionales específicos; la incorporación

de intermediarios financieros no bancarios para ampliar la red de

canalización de recursos; la creación de Sociedades de Inversión de

Capital (Sincas), como opciones distintas al crédito, así como el

otorgamiento de capacitación y asistencia técnica.”6

Como consecuencia de la situación económica de 1995, las empresas y la red de

intermediación de las instituciones no bancarias enfrentaron serios problemas

financieros, y el papel de Nacional Financiera se restringió a brindar apoyo dentro

de los diversos programas de saneamiento económico, como el diseño del

Programa Único de Modernización Industrial (PROMIN), Programa de

Recuperación de Cartera.

Actualmente la labor de NAFIN es Impulsar la generación de Pymes, y apoyo a las

ya existentes, ofreciendo herramientas de trabajo que les permitan conocer su

situación como empresa además de dar solución a sus problemáticas y apuntalar

sus fortalezas al crecimiento por medio de asesoría y capacitación continua, sin

olvidar los diversos programas de microcréditos para el autoempleo. Labor que ha

venido desarrollando arduamente desde su creación, a la fecha Nacional

Financiera ha sido dirigida por 19 directores mismos que han trabajado

conjuntamente con los consejos consultivos de todas las entidades de la república

6 Ibídem. p.15. **Nota: la banca de segundo piso es conocida también como banca de fomento y se refiere a aquella banca dirigida por el estado con el fin de otorgar créditos encaminados a la industrialización.

7  

y en varios estados de la unión americana, encaminados a la mejora continua de

sus servicios.

En el año 2003, logra la certificación bajo la norma de calidad ISO 9001:2000 en

sus 18 procesos, adelantándose a la meta de certificación, programada para el

año 2006, permitiéndole así adquirir el reconocimiento a nivel internacional.

Logrando avances en diferentes campos de la sociedad como son por mencionar

algunos los económicos, científicos, culturales, tecnológicos, etc. Sin olvidar el

auge que en los últimos años ha tenido la archivística en México y en diferentes

partes del mundo, permitiendo a través del tiempo perfeccionando la forma en que

se había venido realizando la recopilación, conservación y difusión de la

información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en

función de las actividades que ésta realiza, teniendo la garantía de tomar y

proyectar decisiones con bases sólidas.

En el cuadro número 1 se enlistan los directores de Nacional Financiera, que han

tenido como fin común el desarrollo de los servicios y el mejoramiento de la

institución, encaminado a la búsqueda continúa de servicios de calidad.

Cuadro número 1.7 DIRECTORES GENERALES DE NAFIN

Director Desde Hasta Ing. Lorenzo L. Hernández 1934 1935

Ing. Manuel Mesa Andraca 1935 1936

Lic. Antonio Espinosa de los Monteros 1936 1945

Lic. Antonio Carrillo Flores Octubre 1945 Noviembre 1952

Lic. José Hernández Delgado Diciembre 1952 Noviembre 1970

Lic. Guillermo Martínez Domínguez Diciembre 1970 Enero 1974

Lic. Gustavo Romero Kolbeck Febrero 1974 Noviembre 1976

Lic. David Ibarra Muñoz Diciembre 1976 Noviembre 1977

Lic. Jorge Espinosa de los Reyes Diciembre 1977 Noviembre 1982

Lic. Gustavo Petricioli Iturbide Diciembre 1982 Junio 1986

Lic. Ernesto Marcos Giacoman Junio 1986 Diciembre 1988

Lic. Juan José Páramo Díaz Diciembre 1988 Enero 1991

7 NACIONAL FINANCIERA (NAFIN) INTRANET, Directores Generales de Nafin. 2009. México. [en línea] Consultado el [12/Octubre/2009]. Disponible en Wide Web Word: <http://www.nafin.com/Intranet/directores.html>

8  

Lic. Óscar Espinosa Villarreal Enero 1991 Diciembre 1993

Lic. José Ángel Gurría Treviño Diciembre 1993 Abril 1994

Lic. Arturo Ortiz Hidalgo Abril 1994 Diciembre 1994

Ing. Gilberto Borja Navarrete Diciembre 1994 Diciembre 1996

Lic. Carlos Sales Gutiérrez Enero 1997 Noviembre 2000

C.P. Mario Laborín Gómez Diciembre 2000 Diciembre 2008

Ing. Héctor Rangel Domene Enero 2009 Actualmente

1.2 Organización administrativa.

Una organización administrativa es la forma en la que se organiza una institución

esta es representada a través de un organigrama, que no es otra cosa que la

representación grafica de la estructura de una organización.

Representando las estructuras departamentales y en algunos casos las personas

que las dirigen haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y

competenciales en vigor de la organización.

El organigrama establecido por Nacional Financiera (NAFIN) está constituido de la

siguiente manera:

Por su presentación del organigrama de NAFIN pertenece al tipo vertical ya

que se encuentra representado de forma ramificada, es decir, de arriba

hacia abajo.

Por su naturaleza es clasificado como macro administrativo ya que este

pertenece a una estructura orgánica más compleja, siendo la cabeza de

este el gobierno federal.

Algunas funciones relevantes en Nacional Financiera son las siguientes:

Atender a las micro, pequeñas y medianas empresas, facilitando el acceso

al financiamiento

Impulsar el desarrollo de la industria manufacturera.

9  

Apoyar los proyectos de las Grandes Empresas, para favorecer la

articulación de cadenas productivas, así como el desarrollo del micro,

pequeños y medianos proveedores.

Crear mecanismos alternos de financiamiento, en apoyo a la planta

productiva.

Promover el desarrollo de la cultura empresarial mediante acciones de

asesoría, capacitación y asistencia técnica

Fomentar e impulsar la consolidación de las empresas, a través de alianzas

estratégicas.

10  

ORGANIGRAMA DE NACIONAL FINANCIERA (NAFIN)

 

11  

1.3 Misión, Visión, Objetivos Generales y Específicos.

La filosofía de NAFIN se basa en satisfacer las necesidades de sus usuarios, por

ello es importante tener en cuenta su misión, visión y objetivos institucionales, ya

que nos marcan las principales metas de la empresa.

Misión Apoyar a las Pymes a través de la orientación al cliente, innovación, tecnología y

calidad económica para competir contra las importaciones basadas en el esfuerzo

de integración de exportaciones, encaminadas a promover el crecimiento regional

y la creación de empleos para el país.

Visión NAFIN debe ser el impulsor del desarrollo de la Pequeña y Mediana Empresa

(Pyme), a través de innovación y calidad en los procesos de gestión y en el

trabajo, con gente comprometida y guiada por valores compartidos. Tomando

como principal elemento al cliente, canalizando, los productos Financieros y no

Financieros a micro, pequeñas y medianas empresas (Pymes), utilizando

tecnología de punta, con alianzas estratégicas y profundizando en la

regionalización.

Objetivo General Promover el ahorro y la inversión, así como canalizar apoyos financieros y

técnicos al fomento industrial y en general, al desarrollo económico nacional y

regional del país, con apego al marco legal aplicable y a las sanas prácticas y

usos bancarios. Coadyuvando la preservación del empleo fijo, e impulsar la

 

12  

realización de proyectos de inversión viables que estimulen el crecimiento de la

economía...”8

Para ello cuenta con Objetivos específicos que le ayudarán a ser administradora y

fiduciaria de los fideicomisos, mandatos y comisiones constituidos por el Gobierno

Federal para el fomento de la industria o del mercado de valores. Así mismo

busca:

Objetivos Específicos

“Promover, gestionar y poner en marcha proyectos que atiendan

necesidades del sector en las distintas zonas del país o que propicien el

mejor aprovechamiento de los recursos de cada región.

Establecer programas de financiamiento para apoyar actividades

económicas que propicie la creación de empleos, en las empresas u

organizaciones indígenas; que permitan la incorporación de tecnologías que

les ayuden a incrementar su capacidad productiva, así como para asegurar

el acceso equitativo de las mismas a los sistemas de abasto y

comercialización.

Ser agente financiero del Gobierno Federal en lo relativo a la negociación,

contratación y manejo de créditos del exterior, cuyo objetivo sea fomentar el

desarrollo económico, que se otorguen por instituciones extranjeras

privadas, gubernamentales o intergubernamentales, así como por cualquier

otro organismo de cooperación financiera internacional.

Gestionar y obtener concesiones, permisos y autorizaciones para la

prestación de servicios públicos vinculados con el aprovechamiento de

recursos naturales.”9

8 NACIONAL FINANCIERA (NAFIN), Ley Orgánica de Nacional Financiera. 2009. México. [en línea] Consultado el [12 Octubre de 2009]; Disponible en Wide Web Word:<http://www.nafin.com/portalnf/content/sobre-nafinsa/legislacion-y-atribuciones/legislacion.html>

 

13  

Como ya se había mencionado NAFIN es de relevante importancia para la

economía nacional ya que satisface las necesidades financieras de sus usuarios.

Sin embargo es primordial conocer la historia del Archivo de Concentración, al

igual que sus procesos técnicos para llevar a cabo una acertada selección

documental como parte del trabajo de valoración que se desarrolla a lo largo del

trabajo.

1.4 Archivo de Concentración de NAFIN El Archivo de Concentración nace al mismo tiempo que se consolida la institución

de Nacional Financiera en 1934, en aquel entonces se llamaba “Archivo General”

el cual se utilizaba solamente para el resguardo de la documentación además de

proporcionar el servicio de préstamo, consulta y bajas documentales.

Posteriormente el Archivo de Concentración de NAFIN tuvo como finalidad, ya no

solo resguardar y proporcionar los servicios de préstamo, sino adoptar las

medidas de conservación y custodia de la documentación semiactiva de la

institución, estableciendo criterios para retirar oportunamente la documentación de

carácter Histórico y realizar las bajas de acuerdo al análisis de los valores

secundarios que hayan prescrito.

Su primera sede se encontraba en la Calle de Isabel la Católica No 51, sitio donde

estuvo desde 1934 hasta 1985, año en que, debido al temblor del 19 de

Septiembre, el edificio quedó fragmentado y una parte de la documentación que

aquí se resguardaba se trasladó a la Av. Eduardo Molina No. 12, dónde

actualmente es la sede del Archivo de Concentración de NAFIN.

Anteriormente el Archivo General se encontraba adscrito al área de servicios

internos, a cargo de la Coordinación estaba el C.P. Oscar Córdova López. Es a

partir de la influencia que tiene la Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) surgida en el año 2002, que se

conforma un nuevo equipo de trabajo en el Archivo, tomando como base el

9 Opc. Cit. [en línea] Consultado el [13 Octubre de 2009]. Disponible en Wide Web Word: <http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/162.pdf>

 

14  

Artículo 30 de dicha ley, integrándose a la coordinación de Archivos dos analistas,

la Lic. Rosalba Tovar Urdanivia y el Lic. Juan García Alejandre, designados por el

director general de NAFIN además de un responsable del Archivo de

Concentración, el C. David Javier Valencia Alarcón. Conjuntamente el Archivo se

apoya en tres empresas privadas, una se encarga del Archivo de Trámite

específicamente del cumplimiento de la normatividad, la segunda empresa se

encarga de la administración del Archivo de Concentración y por último la tercera

tiene el proyecto para la creación del Archivo Central de la institución, actualmente

se encuentra trabajando en este proyecto.

El Archivo de Concentración depende de la Dirección General de Nacional

Financiera seguido de la Dirección General Adjunta Administrativa, subsiguiente

de la Dirección de Adquisiciones y Servicios, de la cual se genera la Coordinación

General de Archivos, que está conformado por el Área de Analista General de

Archivos y la Supervisión del Archivo de Concentración, que ofrecen los servicios

de digitalización, préstamo y consulta de expedientes.

1.4.1 Organigrama del Archivo de Concentración de NAFIN Con el fin de poder conocer la organización administrativa del Archivo de

Concentración a continuación se presenta la estructura orgánica del Archivo de

Nacional Financiera.

FUENTE: Entrevista realizada a Oscar Córdova López. Coordinador General de Archivos. México, DF. Agosto 2009.

Elaborado por los pasantes

 

15  

1.4.2 Objetivos del Archivo de Concentración de NAFIN

El archivo de concentración tiene como objetivos principales:

“Liberar a la administración de los documentos que ya no son necesarios para su

trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales y

de acceso a la información.

Evitar la saturación del Archivo Histórico con documentos que no son públicos,

siendo destinados a su destrucción una vez concluidos sus plazos de

conservación.

Asegurar la selección de documentos que van a ser conservados

permanentemente de los que van a ser eliminados.

Garantizar a las administraciones de origen la plena responsabilidad de sus

documentos, es decir, el acceso cuando sea necesario”10

1.4.3 Funciones El Archivo de Concentración de Nacional Financiera es la unidad que se encarga

de la administración y custodia de los documentos, su consulta es esporádica por

las áreas generadoras de la documentación y se conserva dentro de este hasta su

destino final

Las funciones son:

Recibir y cotejara la transferencia primaria de los Archivo de Trámite ya que

esta documentación se conservara precautoriamente hasta cumplir con su

vigencia documental en el (CADIDO)

Obtener visto bueno y liberación de la Unidad Administrativa generadora de

expedientes que ya cumplieron su periodo en Archivo de Trámite y

determinar con la Coordinación de Archivos su destino final, según sea el

caso y proceder a su baja documental.

10 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Archivos de concentración. 2004. p. 8

 

16  

Coadyuvar con la Coordinación de Archivos en la elaboración de

Instrumentos de Consulta y Control Archivístico, así como la actualización

de los mismos.

Generar los inventarios de baja documental, transferencia secundaria y

general así como llevar a cabo los procesos correspondientes.

Atender los servicios de préstamo y/o consulta de expedientes de las

oficinas matriz mediante la petición de correo electrónico al encargado del

Archivo de Concentración que es él Sr. David Javier Valencia Alarcón.

Los programas de trabajo que realiza el Archivo de Concentración se Coordinan

con los Archivos de Trámite y el Archivo Histórico, sin embargo cada uno de los

proyectos deben ser aprobados y supervisados por la Coordinación de Archivos.

Por ello resulta necesario la identificación de las funciones y procedimientos que

se realizan en el Archivo de Concentración de NAFIN, esto le a permite al personal

del Archivo tener una ubicación apropiada de las funciones que debe realizar, ya

que es el encargado de brindar el servicio a los usuarios por medio de una

adecuada orientación y prestación de servicios que permitirán hacer un uso

apropiado de la información.

1.4.4 Servicios NAFIN tiene la finalidad de facilitar el acceso y la consulta de la documentación

desde su creación en las Unidades, hasta su resguardo en los Archivos de Trámite

y Concentración, mediante la organización, descripción y conservación, de la

documentación de las oficinas o áreas que componen la Institución realizando el

préstamo y consulta de la documentación.

 

17  

Los servicios de Nacional Financiera con los que cuenta el Archivo de

Concentración son:

Guarda y custodia de la documentación generada por las áreas administrativas de la institución.- Una vez que ha terminado su trámite la

documentación se manda al Archivo de Concentración, para determinar su

plazo de conservación y su destino final.

Préstamo.- Este se da cuando el personal de la Oficina matriz requiere

algún expediente que se encuentre en el Archivo de Concentración, se

realiza la petición por vía electrónica ó por Teléfono, se localiza el

expediente y se envía por mensajería a la persona que lo requiera, o en su

defecto se digitaliza y se envía por medio del correo electrónico que este es

el medio que se utiliza con más frecuencia.

Digitalización.- Cuando el Usuario requiere de alguna información se

manda una solicitud vía electrónica al encargado del Archivo de

Concentración en donde se incluyen los datos del expediente que solicitan

y se procede a la digitalización, enviándoselo por la misma vía la

información que requiere el usuario.

Fotocopiado.- Consiste en duplicar la información que requiera el usuario

por medio de una copia fotostática que pueda utilizar para distintos fines.

1.4.5 Usuarios Los usuarios son la razón de ser de todos los Archivos y el Archivo de

Concentración de NAFIN no es la excepción; por lo tanto se requiere de una

adecuada organización de los documentos para brindar un servicio de información

oportuno y eficiente a los usuarios y de esta manera puedan hacer una mejor toma

de decisiones.

 

18  

Los principales usuarios que encontramos en el Archivo de Concentración de

NAFIN son los usuarios internos, ya que sólo ellos tienen el acceso directo a la

información, para esto el Archivo debe mantenerse en óptimas condiciones, para

proporcionar los documentos a los usuarios de las diferentes oficinas matrices y

lugares ya sean del D.F. o de cualquier otro estado. Para ello se resguardan los

expedientes que diariamente se integran aun durante su gestión administrativa,

para darles una mayor satisfacción a sus clientes.

El servicio de préstamo de expedientes se proporciona a los usuarios de las

siguientes áreas de NAFIN:

Jurídico

Contable

Fideicomisos

Créditos

Traspaso Liquidación y Gestión

Podemos afirmar que el servicio de préstamo y consulta que presta el Archivo de

Concentración de NAFIN es interno y se presta a partir de la generación de los

documentos, la vinculación del contenido y área de procedencia de los

documentos.

 

19  

Capitulo 2. El archivo de Concentración y la Valoración Documental

El presente capitulo pretende desarrollar principios teóricos de la archivística como

son el ciclo vital del documento Principio de Procedencia y el principio de Orden

Original, Archivo de concentración sus funciones objetivos e importancia

abordando también el tema de la valoración documental, sus criterios y ventajas

permitiendo fundamentar el trabajo de valoración realizado en el acervo

documental de NAFIN.

Así mismo, se retoma el marco normativo que se aplica dentro de la institución

dado el carácter de su documentación con la finalidad de realizar la valoración de

manera objetiva y adecuada.

2.1 Ciclo Vital del Documento Esta denominación del ciclo vital del documento hace relación a las etapas que

cumple un documento a lo largo de su vida útil.

Este ciclo se define en tres etapas, para poder comprender este ciclo

retomáremos un poco de su historia que se remonta al finalizar la segunda guerra

mundial en 1945 en la cual “…se marcan los inicios de una expansión fenomenal

de la información consignada, provocándose un estancamiento en la mayor parte

de las organizaciones gubernamentales. Ante la magnitud de este fenómeno,

Estados Unidos establece una comisión investigadora designada con el nombre

de Herbert Hoover, antiguo presidente de este país, creada en 1946 y restablecida

en 1953”11, esta comisión se encargaría de orientar el papel de los archivos con el

fin de detener el crecimiento de la masa documental que se tenía. Por otra parte,

“Canadá crea la Comisión Marsey en 1953. Las recomendaciones de esta

comisión apuntan hacia la creación de un programa de records rnanagement

colocado bajo la jurisdicción del archivista federal. El decreto de 1966 sobre los

documentos públicos consagra definitivamente su mandato sobre el tratamiento

del conjunto de los documentos gubernamentales, sea cual fuere su edad o 11 CAROL COUTURE Jean-Yves Rousseau. Los Archivos en el Siglo XX. 1988 p.6

 

20  

U.CC AT Generación del documento

Por una necesidad

administrativa

AC

Entrada y Salida

Entrada, Salida y

Transferencia

Recepción, Registro, Apertura del expediente,

I t i

Préstamo, Consulta y

Transferencia

AH

Resguardo total del documento

Trans. 2ª Valores referencial, informativo, evidencial, testimonial, histórico

Destrucción

Fase activa Primera Etapa

Fase semiactiva Segunda Etapa

Fase inactiva Tercera etapa

Trans. 1ª valores administrativo, legal, fiscal.

utilidad.”12 La creación la comisión Herbert Hoover de estados unidos y Marsey de

Canadá (Estos son los hechos que) determinaron la evolución de los archivos para

frenar la explosión documental que se propicia dentro de los archivo con un

aumento de una gran masa documental. Frente a este hecho característico

“Wyffels, en 1972, planteo su teoría de las tres edades de los documentos que

daría lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría está en relación con

la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que

tienen una vida propia. Este ciclo vital, tal como otros, contempla después del

nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte…”13 con esto se pretende

que los documentos se tienen que controlar e integrar la creación de los

expedientes, realizando dentro de esto el proceso de valoración y eliminación

documental para evitar el crecimiento documental. Para lograr una mejor explicación del ciclo vital del documento a continuación se presenta un cuadro. (Ver

esquema 1)

Fuente: GUZMÁN CABRERA, PENÉLOPE NAVIL. Proceso archivístico para llevar a cabo la transferencia secundaria y/o

baja documental en el Instituto Mexicano de la Radio (IMER), Pág. 22.

El esquema anterior se explica de una manera más explícita en las siguientes

etapas o fases existentes dentro del ciclo vital del documento.

12 Ibídem. p.6 13 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística” 1996. p.173.

 

21  

La primera etapa también conocida como fase activa, es la generación de los

documentos de una gestión que surge por una necesidad administrativa. En esta

etapa la documentación posee valores primarios administrativo, legal, fiscal y/o

contable, la documentación se crea y/o recibe en la Unidad de Central de

Correspondencia aquí sus actividades son de entrada y salida; mientras que en el

Archivo de Trámite sus actividades son de entrada, salida, recepción, registro,

apertura del expediente y la realización de la transferencia primaria al Archivo de

Concentración, es decir que durante esta etapa los documentos cumplen

funciones administrativas al tener un uso frecuente en su consulta.

En la segunda etapa o fase semiactiva, los documentos o expedientes se

encuentran en el Archivo de Concentración, pudiendo ser objeto de consulta y

préstamo, pero con la diferencia de su frecuencia de consulta será esporádica. En

esta fase la documentación a un conserva sus valores primarios y se efectúa la

transferencia secundaria, considerando qué documentación adquiere valores

secundarios (Histórico, Evidencial, Testimonial e informativo), para su

transferencia al Archivo Histórico.

La tercera etapa o fase inactiva, en esta etapa la documentación se encuentra

resguardada en el archivo histórico, asume un valor permanente y su consulta

será por su valor cultural e informativo, principalmente con fines de investigación.

Estas etapas reflejan la vida de un documento, aun cabe hacer mención que no

todos los documentos pasan todo este ciclo, en ocasiones solo se quedan en la

primera o segunda fase. De ahí archivos de trámite, concentración e histórico son

el resultado de una gran variedad de documentos y cuya información es diversa y

cumplen fines diferentes dependiendo de las necesidades institucionales.

Para el presente trabajo nos enfocaremos al Archivo de Concentración que

resguarda la documentación que acaba de salir de un proceso de gestión y la cual

es consultada esporádicamente.

 

22  

2.2 El Principio de Procedencia, Principio de Respeto al Orden Original y la Clasificación Archivística

Dentro de la sociedad se producen documentos que se generan por una

necesidad y por su actividad diaria se van acumulando día a día y cuando no se

da un orden a esta documentación se corre el riesgo que se genere un

acumulamiento documental. Empezáremos hablar por los principios, estos dos

principios son fundamentales ya que rigen la ordenación y organización que deben

llevar los expedientes dentro de un archivo.

El principio de procedencia se atribuye a los franceses por Natalis de Wailly en

1841, los cuales lo “...señalan con el término de respect des fonds y entienden por

él el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los

documentos que provienen de una administración, de un establecimiento de una

persona natural o moral determinadas…”14 , el principio de procedencia pretende

evitar que la documentación se revolviera y se colocara por equivocación en otro

fondo.

Es importante conservar la documentación en las unidades correspondientes por

separado, siguiendo un orden en donde la guía sea el origen de su creación.

Antonia Heredia nos indica que es “aquel según el cual cada documento debe

estar situado en el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar

de origen.15” El principio de procedencia nos ayuda a identificar, la institución o

empresa que ha generado el expediente. Por lo tanto lo podremos definir como en

el que cada documento debe ser colocado y en su caso integrado en el fondo al

que pertenece. El fondo es el lugar de donde proviene o el lugar de origen de la

documentación.

14 M. PAZ MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS “La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia” p. 12 15 HEREDIA; HERRERA. Antonia. “ Archivistíca general, teoría y practica” 1998, p.15

 

23  

Con lo anterior podemos decir que el principio de procedencia es la base para la

ordenación y clasificación de los documentos, ya que va a dirigir de qué manera u

organización van a estar los expedientes, a demás que nos permite ver la utilidad

de la documentación.

El principio de procedencia va de la mano con el principio de respeto al orden

original son dos principios distintos, este último el principio se deriva del respetar y

mantener ordenados los documentos y expedientes, esto es que “los documentos

de cada fondo debían de mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina

de origen, en lugar de hacerlo por asunto o materias, que indica el necesario

respeto al que se ha dado en origen a los documentos.”16 Con la aplicación de

este principio de respeto al orden original, se obtienen las series documentales.

Básicamente se refiere al respeto que se debe mantener en los expedientes, esto

es que así como se crea la documentación se tiene que integra en el expediente,

evitando con esto una mala integración.

Clasificación

La clasificación es un concepto que va unido a la ordenación y consiste en

separar los documentos y posteriormente unirlos en un determinado grupo o clase.

16 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística” 1996, p.232

 

24  

Arévalo Jordán nos dice que la clasificación en los documentos, debe tener

características similares internas y externas, tomando en cuenta la naturaleza de

los documentos y define “... que clasificar es, por lo tanto, dividir en grupos de tal

forma que:

• Ningún expediente sea vació

• Ningún elemento pertenezca a más de un grupo.

• Y la suma de los elementos de todos los grupos equivalga a la extensión

total del conjunto...”17

Cruz Mundet menciona que “clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los

documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los mas amplios a

los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden

original. “18

Para poder realizar la clasificación de la documentación, es necesario conocer

cómo se va a clasificar, para ello Schellenberg, señala que existen tres tipos de

clasificación:

“Clasificación Funcional.- como su propio nombre indica, las funciones de la

entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados

en consideración para clasificar los documentos

Clasificación Orgánica.-en este sistemas las series se agrupan con las diferentes

divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad reproduciendo sus

servicios, secciones, unidades...”19 los expedientes van de acuerdo a cada una de

las series que les correspondan dependiendo su jerarquía desde las unidades

administrativas.

17 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de Archivo “Ordenación y clasificación de los Documentos de Archivo”. ,2003. p.73-74. 18 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística”. op.cit. p.239 19 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística”. Ibídem. p.239

 

25  

Clasificación por Asuntos o materias “Este tipo de clasificación es resultado del

análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre

los que versan”20, en esta clasificación los expedientes se acomodan de acuerdo a

la información o contenido del expediente o por su título, relaciones laborares, por

empresas etc.

La clasificación o los tipos de clasificación se ven reflejados en el Cuadro de

Clasificación, las funciones deberán tomarse de acuerdo con un esquema

piramidal o jerarquía. Uno de los requisitos indispensables para la elaboración de

un sistema de clasificación es conocer las funciones del organismo de esta

manera se desprende que el cuadro de clasificación sea funcional y entendible

para las Instituciones.

El cuadro general de clasificación archivística es un instrumento que muestra de

manera subordinada la organización y funciones que realiza cada una de las áreas

de la institución, M. Roberge lo define como “una estructura jerárquica y lógica que

refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan

la creación o la recepción de documentos.”21 En el cuadro de clasificación se

refleja la estructura lógica de los documentos, las secciones y las series que

conforman un fondo documental.

20 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Op. Cit.p.240 21 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística” 1996, p. 244

 

26  

En el cuadro número 2 se observa las características básicas para la elaboración

del Cuadro general de clasificación archivística.

Cuadro número 2 Delimitación Unicidad Estabilidad Simplificación

El objeto del cuadro es

determinar la clasificación

del fondo; es decir, de los

documentos de cualquier

tipo y época generados,

conservados o reunidos en

el ejercicio de las

atribuciones o funciones de

una dependencia o entidad.

Los límites temporales y la edad

de los documentos no son

características definitorias de la

estructura del archivo ni rompen

la unidad del fondo. El cuadro

se concibe para clasificar todos

los documentos de archivo con

independencia de su

cronología, desde la más

antigua hasta la más reciente.

El cuadro debe basarse en las

atribuciones o funciones de la

dependencia o entidad, cuya

permanencia garantice una

clasificación segura y estable;

así mismo, debe permitir el

crecimiento de sus Secciones

y series sin romper su

estructura.

El cuadro debe ser

universal y flexible. Para

ser adoptado en todos los

supuestos posibles, se

establecerán divisiones

precisas y necesarias sin

tener que descender a

subdivisiones excesivas.

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

Con base a lo anterior se debe tener en cuenta que el cuadro de clasificación

archivística debe contener la descripción multinivel, esta se utiliza para saber la

jerarquización y actividades generales del fondo y sus partes.

El fondo es el único nivel obligatorio en toda descripción multinivel. Para Antonia

Heredia H. Fondo es la “totalidad de la documentación producida y recibida por

una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha

institución o persona22.” Cada fondo deberá contar con ciertos criterios que

permitan la identificación de un Fondo en los organismos productores, las

Instituciones o empresas, deben de tener un nombre y una existencia jurídica

publicada en el Diario Oficial de la Federación, sus funciones propias establecidas

en alguna disposición normativa, deben tener una posición jerárquica claramente

definida dentro de la estructura administrativa y una autonomía suficiente para el

desarrollo de sus funciones además de tener su estructura interna oficialmente

establecida.

Una sección “…es una subdivisión del fondo, identificada con la producción

documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución

22 HEREDÍA, HERRERA; Antonia, “Archivística genera teoría y práctica.” 1991.pág. 142

 

27  

que produce el fondo. La sección es, el conjunto de documentos generados en

razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional”23

Para lo cual definimos Sección a cada una de las divisiones del fondo, basada en

las diversas unidades administrativas y estas deben ser claramente identificables y

tener una posición subordinada con respecto al organismo creador.

La sección debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con

respecto al organismo creador cuyo nivel es el fondo, corresponder a funciones

establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el órgano

creador cuyo nivel es el fondo, está inserta en una organización capaz de

desarrollar las funciones delegadas. Debe contar con competencias propias ya

que es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general y

tienen correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la

dependencia o entidad que lo originan y corresponde a una diferenciación al

interior de conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones

del Fondo identificadas con función.

Mientras que las series son derivadas de la función del control desempeñado por

una institución. Todas las series conforman la sección documental que

corresponde a dicho Órgano; pueden ofrecer una tipología documental similar y

una información también similar; una tipología e información diversas. O bien

pueden, representar continuidad en el tiempo, repetición en tipos o en información.

Las series son producto de una agrupación temática, para Antonia Heredia “Las

series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas

desarrolladas por un Órgano o en virtud de una función…”24 por lo que son el

resultado y la prueba de una acción que se realizó además sirven como testimonio

de las actividades de una institución.

Ahora bien tomando en cuenta lo anterior, la organización administrativa en su

totalidad es el Fondo; que a su vez se divide en cada una de los departamentos

que pueden existir dentro de la Instituciones a los cuales les llamaremos sección y

23 HEREDÍA, HERRERA; Antonia, Op. cit. pág. 143 24 HEREDÍA, HERRERA; Antonia, “Archivística genera teoría y práctica.” 1991.p.142-146

 

28  

cada una de las actividades que realizan son las series. Esto es indispensable

plasmarlo en el cuadro general de clasificación archivística.

2.3 Archivo de Concentración

Como se establece en el ciclo vital del documento, la etapa o fase semiactiva la

encontramos en el archivo de concentración.

Araceli Alday hace mención que el archivo de concentración “corresponde a la

segunda etapa de la vida de los documentos; a él se deben transferir los

documentos de los archivos de tramite cuando su consulta por los organismos

productores es esporádicas, y ahí permanecerán hasta su eliminación o

transferencia al archivo histórico”25-

El archivo de concentración hace un seguimiento de la documentación, para lo

cual está conformado por diferentes Unidades las cuales realizan diferentes

actividades, considerando que los documentos se encuentren de una manera

rápida, ordenada y puedan conservarse precaucionalmente, debido a que la

utilidad de esta documentación es esporádica, pero aun siguen siendo de utilidad

para las Instituciones (ver esquema No. 2).

Esquema 2

Fuente: Sistema Red de Archivos

25 ALDAY GARCÍA, Araceli J. “Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo” p.38

Jefatura

Subunidad de Recepción y Disposición Documental

Subunidad de Archivación y Préstamo

Subunidad de Depuración

 

29  

2.3.1 Funciones

Conforme al organigrama que se muestra anteriormente, el archivo de

Concentración realiza funciones que son indispensables para el tratamiento o

conservación de la documentación. Las actividades que realiza el Archivo de

Concentración, se basan en mantener un ordenamiento de la documentación.

Subunidad de Recepción y Disposición Documental, tiene como funciones

el recibir de las unidades de documentación en trámite los expedientes

cuya etapa de gestión han concluido, mantener ordenado y actualizado el

registro de caducidades de los expedientes y retirando aquellos que ya han

concluido con su tiempo de guarda según lo estipulado en el catálogo de

Disposición Documental, realizando la transferencia secundaria y

entregando los controles a las instancias pertinentes.

Subunidad de Archivación y Préstamo tiene como fin integrar y mantener en

constante orden la documentación elaborando los registros necesarios

para identificar los nuevos expedientes entrantes al Archivo de

Concentración, así como para facilitar su localización; esto se realiza con la

intención de proporcionar el préstamo y llevar un control del mismo para

poder recuperarlo.

Subunidad de Depuración es la encargada de analizar cuidadosamente la

documentación cuyos valores primarios han prescrito y separar la

documentación con valor histórico que haya sido generada por la

dependencia, esto con la intención de poder determinar es destino Final

del documento y establecer los controles necesarios y técnicas para la

detección y conservación de los documentos de valor permanente.

2.3.2 Objetivos del Archivo de concentración Para lograr las funciones establecidas en el Archivo de Concentración se deben

conocer sus objetivos. Enrique Pérez Herrero en su libro El Archivo y el Archivero

 

30  

establecimiento los objetivos que debe de cumplir un archivo y lo realiza

gráficamente de la siguiente manera:

Objetivos del archivo26

Estos objetivos son la primordiales para cada uno de los archivos: Trámite,

Concentración e Histórico, Araceli Alday enlista los siguientes objetivos que debe

de cumplir el Archivo de Concentración, además de los anteriores expuestos.

“Conservar precautoriamente [en los] archivos semiactivos [la

documentación] hasta cumplir su vigencia.

Instrumentar procesos de Valoración, Selección, Transferencia Secundaria

(en conjunto con el Archivo Histórico) y, tramitar autorización de baja de

archivos sin valor institucional.

Préstamo de expedientes [elaboración de] Instrumentos técnicos: Catálogo

de Disposición Documental, calendario o tabla de caducidades”27.

26 HERRERO PÉREZ Enrique. “El Archivo y el Archivero”. p.48 27 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op Cit. 19.

INSTALAR

ORDENAR

CLASIFICAR

RECOGER

CUSTODIAR

PROTEGER

DESCRIBIR

REPRODUCIR

ACCESO

DIFUNDIR

 

31  

Además que se debe de contar con instrumentos de control y descripción para un

buen control y organización de la documentación como: el cuadro de clasificación,

inventarios, catálogo de disposición documental ya que estos son los instrumentos

que más se manejan dentro de este tipo de archivo.

2.3.3 Importancia del Archivo de Concentración

La importancia del archivo de concentración se halla en la documentación, aun

cuando esta ha terminado su gestión pero todavía cuenta con valores primarios y

su consulta es esporádica. Los documentos son necesarios, para ello es

necesario que se conserven y tener un control para poder brindar un servicio,

llevando un adecuado manejo de los documentos, auxiliándose de los

instrumentos de control y de descripción archivística, como son el Cuadro general

de clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, el Inventario y vales de

préstamo, para facilitar el manejo de la información.

Además los objetivos del archivo de concentración se han de ir logrando poco a

poco, ya que es útil a la sociedad, por medio de este se evita la explosión

documental que puede existir dentro de las instituciones, se encarga de realizar el

proceso de valoración para liberar espacios y recuperar la información histórica de

cada institución.

2.4 Valoración Documental

La valoración documental consiste en la realización de un análisis de la

documentación e identificación de los valores primarios y secundarios.

Schellenberg señala que todo documento público o privado posee valores

primarios, debido a su gestión, es de interés para la entidad generadora y por su

utilidad en la administración. La función de los valores secundarios; es importante

debido a que su estudio es para la investigación fundamentalmente.

Carole Couture, define la Valoración como “el acto de juzgar los valores que

presentan los documentos de un archivo (valor primario y secundario) y decidir los

 

32  

plazos de aplicación de estos valores a dichos documentos en un contexto que

considere la relación esencial existente entre el organismo (o persona) a quien

conciernen y los documentos administrativos que él (ella) genera en el marco de

sus actividades”.28

El diccionario de Terminología Archivística define que es “la fase del tratamiento

archivístico que consiste en realizar y determinar los valores primarios y

secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,

acceso y conservación o eliminación total o parcial”.29

De acuerdo a las definiciones anteriores podremos decir que la valoración es el

análisis exhaustivo que se realiza a los documentos, juzgando los valores que

presenta la documentación, para determinar su utilidad a lo largo de su ciclo de

vida y su destino final.

Dentro del proceso de valoración es necesario realizar el expurgo, depuración y

selección de la documentación. Las dos primeras se realizan con la finalidad de

eliminar la documentación innecesaria y la selección documental se encarga de la

separación de los expedientes.

Como sabemos dentro de una institución o empresa se producen una gran

cantidad de documentación diariamente ya sea administrativa, contable, fiscal o

legal por lo que se generan grandes cantidades, de acuerdo con Cruz Mundet nos

enfrentamos a un “verdadero proceso de hiperinflación documental imparable y

creciente, cuya única solución es reducir a un tamaño razonable el volumen

conservado”30 por lo cual se recurre a la depuración, selección y en algunos

casos al expurgo.

2.4.1 Expurgo.

Es la operación técnica de limpiar o retirar documentación repetitiva o inútil de los

expedientes de determinados fondos.

28 COUTURE, Carol; IVES. Jean. Op.cit. p. 130 29 ESCUELA NACIONAL DE BILBIOTACONOMIA Y ARCHIVONOMIA. “Diccionario de Terminología Archivística.” p.59 30 CRUZ MUNDET, José Ramón “Manual de Archivistíca”., p.202

 

33  

Araceli Alday menciona que “consiste en el retiro de los documentos repetidos o

inútiles dentro de un expediente determinado durante su formación, previo a su

transferencia al archivo de concentración.”31

Por lo tanto podremos decir que el expurgo consiste en la eliminación de copia,

borradores o duplicados de los documentos, teóricamente este proceso se debe

de llevar en el Archivo de Trámite sin embargo en la práctica nos enfrentamos que

no se realiza el expurgo ya que dentro del Archivo de Concentración nos

encontramos con una gran cantidad de copia y al momento de realizar la

valoración secundaria se realiza al mismo tiempo el expurgo.

2.4.2 Depuración. La depuración consiste en seleccionar los documentos que deben conservarse

mediante el proceso de Valoración Documental y separar aquellos que son

susceptibles a su eliminación dando con esto pie a la baja documental.

2.4.3 Selección.

La actividad consiste en hacer la selección de las remesas que se van a trabajar,

por un lado los documentos que se van resguardo y por otro lado los que se dan

baja.

Manuel Vázquez Murillo menciona que la selección documental “es el proceso

técnico por el cual se establecen los tiempos en que los documentos de Archivo

sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan

para la investigación, esto a través de un estudio de los valores: primarios y

secundarios.”32

31 ALDAY. GARCIA .Araceli. J. Op cit. p.46 32 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel “ Manual de selección documental”1995.

 

34  

La selección es la separación de los documentos y/o expedientes, para saber

cuáles son los que han cumplido con su periodo de resguardo y saber cuales se

van a inventariar para su transferencia primaria, secundaria o baja.

La Valoración no es un proceso que se realiza en la última fase del proceso

archivístico, sino que abarca todo el ciclo vital de los documentos y se realiza de

manera integral, durante este proceso encontramos dos tipos de valoración, la

primera es la valoración primaria, esta se realiza para determinar que

documentación va hacer transferida al archivo de concentración; y la valoración

secundaria se realiza antes de la realizar transferencia secundaria, del archivo

de concentración al archivo histórico, se determina cual documentación será

histórica y cuál se tiene que dar de baja.

2.4.4 Valoración Primaria Es la identificación, determinación de los plazos de conservación y de uso de los

documentos, por parte de la institución que lo produce. El valor primario “...se

refiere a la capacidad que tienen los documentos para informar, ordenar o

testimoniar acciones que son fundamentales para la buena marcha de la

administración o bien para efectos legales...” 33 Otro concepto menciona que “es la identificación y determinación de los plazos y

modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los

producen o conservan”34

Según estas definiciones podremos ver que los documentos cuentan con valores

primarios desde su creación y pueden caer dentro de cuatro categorías

administrativas, Jurídicas, legales y fiscales o contable.

33ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. “Entre Historiadores y Archivistas: El dilema de la Valoración Documental”. p.53 34 ALDAY GARCIA. Araceli. J. op Cit. P.40

 

35  

2.4.4.1 Valores Primarios

Los valores primarios son los que tienen los documentos a partir de su creación o

recepción y estos sirven de prueba o garantía de alguna actividad determinada,

por lo tanto el valor primario es el valor administrativo del documento y este se

divide en:

Valor Administrativo: Es aquél que tienen los documentos para la Administración

que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor Jurídico: Lo contienen aquellos documentos de naturaleza jurídica, de los

cuales se derivan derechos u obligaciones legales.

Valor Legal: Se refiere al aspecto comprobatorio que contienen los documentos

ante la Ley. “...El valor legal puede coincidir con el administrativo o bien

permanecer al final de este y prolongarse durante toda su vida...” 35

Valor Contable y/ó Fiscal: Es aquél que tienen los documentos que pueden

servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control

presupuestario.”36

2.4.5 Valoración Secundaria Es la identificación del uso de los documentos para la investigación científica,

social y cultural; por su utilidad la fuente de información es de carácter único. Por

lo cual “se debe conservar lo realmente sustantivo, capaz de servir de evidencia

en la realización de investigaciones históricas...”37

Los valores secundarios se encuentran divididos en Informativo, testimonial y

evidencial, esto se aplican a los expedientes que han terminado su vigencia

operativa y el uso continuo ya que ha concluido su trámite, los valores

secundarios tienen una permanencia definitiva, su conservación es

persistentemente y su importancia es cultural.

2.4.5.1 Valores Secundarios 35 ARÉVALO JORDÁN. op. cit. p. 28 36 Ibídem. p. 29 37AGN. Entre Historiadores y Archivistas. Op. cit. p.56

 

36  

Determinan qué documentación va ser resguardada y conservada en el archivo

histórico, los valores secundarios son culturales, testimoniales o evidénciales;

estos valores identifican cual es la documentación capaz de servir como

evidencia en la ayuda de la investigación social y científica y cual documentación

es la que se elimina. Identificando el valor de los documentos por medio de lo

siguiente:

Valor Informativo: “Se refiere al interés de la información contenida en el

documento como medio de proporcionar datos a la institución...”38

Valor Testimonial: “Es aquel que refleja los orígenes y la evolución histórica del

organismo productor, sus facultades y funciones.” 39 Los documentos son

certificados, tanto el valor testimonial se contiene en documentos, originales.

Valor Evidencial: Revela el origen, organización y desarrollo de la institución.

La valoración secundaria nos ayuda a la identificación del uso del documento que

tendrá para las investigaciones y servirá como fuente de información.

Para la realización de las bajas documentales, es necesario realizar una

valoración secundaria para determinar aquellos documentos que se pueden

eliminar debido a que sus valores primarios hayan prescrito y no contengan

valores históricos.

2.5 Baja Documental Dentro de los servicios archivísticos de la institución, la valoración documental es

una de las funciones más delicadas, debido a que consiste en decidir que

documentación se deberá dar de baja y que otra deberá conservarse para la

historia de lo institución.

38 ARÉVALO JORDÁN. op. cit. p.29 39CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. p.251

 

37  

De acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y conservación

de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública la

baja documental consiste en la “eliminación de aquella documentación que haya

prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales y contables y que no

contengan valores históricos”40

Por lo que la baja documental es la destrucción de los documentos que han

dejado de ser útiles en la gestión administrativa de la dependencia cuya vigencia

haya concluido y los valores documentales secundarios sean inexistentes de la

dependencia, observando para ello lo establecido en la normatividad aplicable, así

como en el Catalogo de Disposición Documental de la dependencia

Para realizar la baja documental se debe de realizar con un inventario de bajas

documentales el cual debe tener los elementos que el Archivo General de la

Nación requiere para autorizar la destrucción de la documentación y prevenir el

rechazo de la baja documental41.

Logo de la institución

Nombre de la institución

Unidad administrativa

Nombre de los expedientes

Periodo de tramitación (apertura y cierre del expediente)

Plazos de conservación

No. de remesa y de fojas

Fecha y número de oficio

Unidad responsable (nombre y firma)

Coordinador del archivo (nombre y firma)

2.8.1 Base legal para determinar los plazos de guarda de la documentación

40 HONORABLE CÁMARA DE DIPUTADOS; Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 20 Febrero 2004. México, 2006. [en línea] Consultado el [03 Septiembre de 2009]. Disponible en Word Wide Web: <http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF> 41 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (AGN); Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del gobierno federal. México, 2010. [en línea] Consultado el [06 Octubre de 2009]. Disponible en Word Wide Web: <http http://www.agn.gob.mx/archivistica/lineamientos/pdf/instructivo_bajas.pdf>

 

38  

Para realizar la valoración documental es necesario conocer a fondo la

normatividad que se maneja en cada institución, ya que de esta se desprende los

plazos de conservación de acuerdo a los valores primarios y secundarios antes

mencionados en el capítulo. Y nos ayuda a determinar a su vez su destino final ya

sea su transferencia al archivo histórico o bien su baja documental.

La normatividad que se aplica en el Archivo de Concentración de NAFIN en cuanto

a valoración documental y bajas es la siguiente:

Ley Orgánica de Nacional Financiera del 26 de Diciembre de 1986

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los

Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública

Gubernamental publicadas el 20 de Febrero del 2004

El instructivo para el tratamiento y control de bajas documentales del distrito

federal.

Debido que NAFIN es una institución bancaria que otorga créditos a instituciones

públicas y privadas es también regida por otras tres leyes de vital importancia que

son:

La Ley Bancaria de Instituciones de Crédito

El Código Fiscal de la Federación

Normas Generales de Información Financiera Gubernamental

Circular 1029 de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores,

ACUERDO del 25 de Agosto de 1998.

Para poder entender la organización de Nacional Financiera nos enfocamos en la

Ley Orgánica, nos da la pauta para conocer a fondo la institución ya que en esta

se establece su razón social y funciones que realiza cada área,

independientemente que el área cambie de nombre debido a la administración

actual de la institución.

 

39  

Por ejemplo en el Archivo de Concentración de NAFIN se ha encontrado

documentación de áreas que actualmente ya no existen por que fueron cambiados

sus nombres o simplemente absorbidos por otra área. Por lo cual se recurre a la

Ley Orgánica ya que en esta se establecen las funciones a fondo que realiza la

institución y las cuales nunca va dejar de hacer debido que son su identidad.”42 La

cual establece que el Archivo de Concentración debe de estar adscrito al área

coordinadora de archivo en el caso del Archivo de Concentración de NAFIN se

cumple este “artículo el decimoprimero”. Como ya se mencionó en el capitulo uno,

el Coordinador del Archivo es designado por el Director General.

El C.P. Oscar Córdova López es el coordinador de archivo de NAFIN el cual

cuenta con dos analistas de documentación la Lic. Rosalba Tovar y el Lic. Juan

García, y el Archivo de Concentración está a cargo del Sr. David J. Valencia.

Como sabemos, NAFIN es una institución que se encarga de proporcionar créditos

por lo cual la mayoría de su documentación que genera es de tipo contable y es

aquí en donde se aplican la Normas Generales de Información Financiera

Gubernamentales la cual define a la documentación contable así como sus

tiempos de guarda.

Algunos documentos contables son las pólizas de diario, ingresos y egresos de las

cuales ya término su tiempo de resguardo que es como mínimo de 5 años y por la

Circular 1029 la cual establece un plazo de guarda por 12 años por lo cual se

procede a su baja documental. Y aquella que se va a trasferir al archivo histórico

son: el libro mayor, libro azul en sí los informes anuales contables. Cabe señalar

que lo relativo a “inversiones en activo fijo, obras públicas y aquella que sirva de

base para el financiamiento de responsabilidades, denuncias ante ministerio

público, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier índole es

de 12 años.43

42HONORABLE CÁMARA DE DIPUTADOS, Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 20 Febrero 2004. Disponible en Word Wide Web: <http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF> 43 DIRECCIÓN GENERAL DE COMPILACIÓN Y CONSULTA DEL ORDEN JURÍDICO NACIONAL; Norma Generales de Información Financiera Gubernamental. México, 2008-2009. [en línea] Consultado el [03 Septiembre de 2009]. Disponible en Word Wide Web: <http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/PE/APF/APC/SHCP/Oficios/2007/28122007(1).pdf>

 

40  

Retomando nuevamente los lineamientos del 20 de Febrero del 2004, en la

sección V de los instrumentos de consulta y control archivístico, “art.

Decimotercero” el cual nos menciona que para el control y consulta de la

documentación debe de contar por lo menos con los inventarios: General, de

Transferencia y B aja

De acuerdo al Art. Vigésimo primero Tanto el inventario de transferencia y de

bajas documentales una vez autorizado por el Archivo General de la Nación (AGN)

se debe de conservar 5 años en el archivo de concentración.

En el Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del

Gobierno Federal se establece el procedimiento para realizar las bajas. Una vez

identificada la normatividad que se aplica a la institución y estableciendo los

plazos de resguardo, se procede a la valoración documental y una vez identificada

aquella que se va a dar de baja se debe de tramitar la baja documental ante el

AGN presentando la siguiente documentación:

1. Oficio de solicitud

2. Inventario de bajas

3. Ficha técnica de pre valoración

4. Y la Declaratoria de Prevaloración

Esto se aplica siempre y cuando la documentación sea Administrativa pero en

caso de ser contable, el inventario de baja documentales debe de ser autorizado

previamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público además de los

documentos antes mencionados. Además de hay que tomar en cuenta el código

fiscal ya que estamos hablando de documentación contable se retoman de esta el

artículo 30, establece que la documentación contable debe de conservarse 5 años,

en el instructivo para el tratamiento y control de bajas de documentación donde

nos da los pasos a seguir en el trámite de la bajas documentales. Cabe señalar

que las bajas de índole contable están sujetas a la autorización de la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público, en el acuerdo por el que se establece los

Lineamientos a que se sujetara la guarda, custodia y plazo de conservación del

archivo contable gubernamental, que sustituye el Decreto de 1982. Las bases

 

41  

legales a las que tenemos que apegarnos y la conservación de un documento

solo tiene sentido por el uso que ese documento pueda tener, por lo tanto mientras

menos se utilice el documento se archiva mas lejos, provocando una gran

cantidad o repetición de la misma documentación, por lo que es necesario al

realizar una depuración antes de realizar la valoración documental, aplicando el

muestreo solo a un porcentaje de la documentación.

 

42  

Capítulo 3. Realización del Diagnóstico mediante la técnica de muestreo aleatorio aplicada al Archivo de Concentración de NAFIN

3.1 Diagnóstico Archivístico En el siguiente capítulo abordáremos la metodología utilizada en el trabajo para la

realización de la Valoración Secundaria, ya que es deber y obligación de todas las

instituciones públicas y privadas tener una correcta administración de los

documentos.

La explosión documental es uno de los grandes problemas en alguna de las

dependencias de la administración pública propiciado en muchas ocasiones por la

falta de procesos archivísticos, el diagnóstico archivístico permite identificar

problemas que se generan por la falta de aplicación de dichos procesos;

concretamente la falta de valoración documental en el Archivo de Concentración

de NAFIN ha propiciado una explosión documental y otra serie de problemas por

lo cual es necesario aplicar procesos archivísticos y metodológicos que nos

ayuden a mejorar el estado actual de nuestro archivo ayudándonos de los

métodos cuantitativos y cualitativos para desarrollar este diagnóstico archivístico,

bajo las técnicas de observación directa y participante al igual que la entrevista.

Para poder desarrollar el diagnóstico es necesario establecer la metodología, que

facilita la precisión de los objetivos propuestos tomando en cuenta el lugar y las

condiciones de la documentación y el Archivo que se utiliza en la recolección de la

información.

La investigación documental es un análisis de información escrita sobre un

determinado tema, que nos ayudará establecer relaciones, diferencias y etapas,

del estado actual del objeto de estudio, en este caso, depende de la información

que se obtiene de los documentos, entendiendo por ello todo material que se

puede acudir como fuente de referencia como son libros, periódicos, revistas,

actas notariales, tratados, oficios, conferencias, documentos fílmicos o grabados,

con el carácter de la investigación se pretende desarrollar la Valoración

 

43  

Secundaria por medio del diagnóstico nos permitirá conocer las condiciones y

problemáticas del Archivo para brindarles una solución.

El diagnóstico archivístico es un estudio que permite identificar las problemáticas

que existen dentro del Archivo, nos da la pauta para saber en dónde comienza y

cuáles son los principales problemas que debemos atender, y permite realizar un

programa de estudio para posibles soluciones. Para poder solucionar las

problemáticas es necesario determinar el porcentaje que se va a trabajar, para

poder realizar la recopilación de la información e Identificar el tamaño de la

muestra de una determinada población.

En otras palabras, el diagnóstico nos permitirá conocer la documentación así

como identificar series documentales y la información relevante de los

documentos, determinando cuáles cuentan con valores secundarios para poder

establecer un proceso de Valoración Documental que facilite crear instrumentos

como el inventario de transferencia y el inventario de baja documental, a partir de

la normatividad legal, fiscal, contable ó administrativa que nos permita obtener el

Dictamen de Valoración, la Ficha Técnica de Prevaloración y el Acta de Baja

Documental autorizada por el Archivo General AGN.

3.2 Determinación de la Población y la Muestra.

En esta parte se pretende definir ¿Quiénes? y ¿Qué características? deberá tener

el objeto de estudio, para establecer cuáles son los criterios que se aplicarán en

los expedientes para determinar su baja, eliminación o transferencia al Archivo

Histórico.

Para contestar nuestras preguntas fue necesario definir nuestra población, con

base en eso determinar la muestra que nos ayudó a ver de manera general las

características que tienen los documentos y la tipología que tienen las cajas.∗

∗ Nota: La población es el conjunto de elementos que pretenden estudiar el fenómeno a los cuales se refiere la investigación, presentan una serie de características que dan origen a los datos; cuando no es posible medir cada uno de los elementos del objeto de estudio solo se toma un porcentaje de la población llamada muestra, que es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuar la medición y la observación de las variables. Una variable es un conjunto de factores que interviene en una situación a partir de las cuales se puede corrobra o desaprobar una hipótesis.

 

 

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45  

De acuerdo al muestreo que se realizó y los resultados que se obtuvieron del

diagnóstico archivístico, permitió identificar las características de la documentación

y establecer la cantidad de cajas que trabajaría cada integrante, en este caso el

promedio de cada integrante se muestra en la siguiente tabla.

Tabla 1

INTEGRANTES CAJAS POR DIA

Antonio Martínez Daniel 2

Arvizu Reyna Edna Yemira 2 Cárdenas Gama Karina Elizabeth 2 De la Rosa Galicia Michelle 2 García Mochca Miriam 2 García Morales Francisco Rodrigo 2 González Monter Cristina 1 González Tejeda David Fernando 2 Guzmán Cabrera Penélope Navil 2 Martínez Peñaloza María Gloria 3 Ramírez Torres Ana Isabel 2 Reza Ramírez Selene 2 Vargas Lucas Maricruz 2 Vera Hernández Adrian 2

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

Si consideramos el número de cajas que se realizaron por persona, determinamos

que cada uno trabajo dos cajas al día y esto se obtuvieron de la siguiente manera:

Cajas por persona: 2+2+2+2+2+2+1+2+2+3+2+2+2+2 = 28 = 2 cajas.

14 14

En conclusión podemos decir que los datos obtenidos son representativos de la

población, por tal motivo es importante que los valores permitan inferir los cálculos

adecuados para ver los resultados que se realicen durante el proceso de

valoración, esto permite ver la cantidad de cajas que se realizarán durante el

transcurso del servicio social.

3.2.1 Metodología aplicada al Archivo de Concentración de NAFIN El diagnóstico como ya lo vimos es una investigación y análisis de un Archivo, por

ello se da la prioridad a las técnicas de investigación que nos ayuden a identificar

las características de los documentos, dependiendo de la situación y

funcionamiento del Archivo desde una perspectiva integral, por lo tanto el

 

46  

diagnóstico se utilizó como un medio que nos permitió ubicar la problemática del

archivo de NAFIN, y generar soluciones de una manera en concreto, para lo cual

es necesario aplicar ciertos métodos en la resolución de los problemas, en este

caso se utilizaron los métodos cualitativo y cuantitativo.*

A través de esta metodología se realizaron las actividades de acuerdo con las

pautas establecidas en el proceso de Valoración Documental y al diagnóstico

realizado. Por medio de las técnicas, se pretende llegar a los siguientes

resultados: la elaboración de una guía de observaciones que permitirá identificar

las problemáticas actuales que presenta el archivo, conocer la tipología

documental que se maneja en las áreas administrativas, legal y contables para

establecer plazos de guarda o de baja documental, las condiciones físicas y la

asignación del espacio para el acomodo de las cajas ya valoradas, las condiciones

ambientales en las que se encuentra el Archivo ya que esto provoca la humedad

en las cajas y por lo tanto se generan hongos en la documentación.

Con base al estudio que se realizó cada integrante no siempre podía realizar las

dos cajas, esto dependía de la tipología que contenía la caja, en ocasiones se

lograba realizar 1 ó 3 cajas según era el caso. Esto permitió hacer un cálculo de

las cajas que se trabajarían, por cada persona se realizaron 2 cajas al día, por el

equipo en un día se elaborarían 28 cajas, dando un total de 140 cajas a la

semana, esto proporciona 560 cajas al mes. Resumiendo lo anterior podemos

decir que se trabajaría un total de 3,360 cajas en promedio. Mediante estos

cálculos se determinó que se podrían trabajar únicamente 3,750 cajas .Ver tabla 3.

Tabla 2

Cantidad Cajas por día Resultado

1 Persona Un día 2 Cajas

14 Personas Un día 28 Cajas

* Nota: El método es el conjunto de procedimientos que, valiéndose de los instrumentos o las técnicas necesarias, permite soluciones a los problemas que surgen durante la investigación, se basa en normas, reglas o postulados para el estudio y la solución de los problemas que surgen durante la investigación. El método cuantitativo o método tradicional se fundamenta en la medición de las características de los fenómenos sociales, lo cual supone derivar de un marco conceptual pertinente al problema analizado. Este método nos genera datos numéricos que nos servirán para representar estadísticas del trabajo que se realizara. Mientras que el método cualitativo o método no tradicional se orienta a profundizar casos específicos y no a generalizar. Su preocupación no es prioritariamente medir, sino cualificar y describir los fenómenos sociales a partir de rasgos determinantes, según sean percibidos por los elementos mismos que están dentro de la situación estudiada.

 

 

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48  

Posteriormente se calculan las medidas que describen la totalidad de las cajas

que se realizarán en 6 meses, resumiendo evidentemente el avance que se

desarrollo con los datos anteriores a partir del inicio del proyecto hasta la

culminación del mismo (ver Grafica 2).

Grafica 2 Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

3.2.2 Técnicas utilizadas en la metodología

Una técnica se emplea para la recolección de datos que consiste en utilizar los

sentidos, para observar cómo se desarrollan las personas y los hechos, descarta

los que no son útiles produciendo acontecimientos nuevos que se pueden explicar

después de observarlos al igual que describirlos para realizar dicha

experimentación.

 

49  

Aunque por su utilidad las técnicas proporcionan la optimización de esfuerzos y la

mejora de los recursos para dar a conocer los resultados que obtenemos en

nuestra investigación.

Por su parte el método cualitativo se apoya en las técnicas de observación y

entrevista, para proporcionar y realizar la recolección, análisis e interpretación de

la información recabada, la que no se pudo encontrar y la nueva información que

se fue generando durante la investigación.

3.2.2.1 La Observación

La observación consiste en analizar, por medio de la vista los elementos

cualitativos de los fenómenos. Es una actividad que nos permite recopilar la

información para generar una nueva información sobre el conocimiento que se

tiene.

Existen diferentes tipos de observación y estos son los que se utilizaron en la

realización del Diagnóstico aplicado en el Archivo de Concentración de NAFIN.

Observación no estructurada.- Consiste en anotar los hechos que ocurren a

partir de una categoría. Para delimitar el área de estudio.

Observación estructurada.- Se requiere de una guía para recopilar

información de una manera más formal y se emplea cuando el investigador

desea comprobar una hipótesis por lo tanto sabe muy bien que se pretende

investigar.

Observación participativa.- Es aquella en la que el investigador forma parte

del grupo de donde obtendrá información de tal manera que este conoce el

tema y se relaciona activamente con los miembros, en la participación

directa e inmediata, permite adentrarse en las tareas cotidianas que se

desarrollan. El observador se desenvuelve, con naturalidad y se integra a

las actividades.

 

50  

Para realizar la observación es necesario contar con instrumentos que nos ayuden

a ampliar y obtener la información más completa, para este trabajo emplearemos

como técnica el cuaderno de notas, en la cual realizamos opiniones e ideas que se

tenían en el momento, entre la cuales anotamos las problemática con las que

cuenta el Archivo, como el exceso de polvo, cajas maltratadas, entre otra

problemáticas.

La observación se puede realizar en equipo o colectivamente, esta se realiza de

diferentes formas la primera consiste en que todos los integrantes observen lo

mismo y la segunda que cada uno observe un aspecto diferente y la tercera se

realiza en forma de una red de observadores; es decir que se dividan en pequeños

grupos que observe particularidades del objeto de estudio. Una vez efectuadas las

observaciones, se recabarán los datos para establecer un solo criterio para

calificar al objeto de estudio, esta técnica nos ayudó a visualizar las condiciones

físicas de las cajas y la documentación, las cuales se encontraban maltratadas,

en algunos casos los diferentes tipos de cajas y esto provocaba, en ocasiones, la

documentación no estuviera integrada, la existencia de filtraciones de agua por la

lluvia, motivo por el cual se moja y/o humedece la documentación, aunado el calor

más otros factores físicos y químicos de los documentos, dan como resultado la

generación de hongos, la falta de una fumigación y aspiración adecuada, provoca

la presencia de animales y/o insectos.

Al realizar la observación permite realizar un trabajo de investigación más

profunda y esto se pretende realizar a través de la entrevista, para ver la situación

actual del Archivo para poder dar la solución a los problemas.

3.2.2.2 La Entrevista

Es una técnica que se utiliza para la recolección de los datos, al igual que la

Observación, solo que esta consiste en una conversación entre dos personas que

se encuentran dentro de una mismo grupo, que permite proporcionar información

de un tema determinado que otras personas desconocen.

 

51  

La información que se recabe de la entrevista puede ser recopilada las respuestas

en una libreta, o bien se puede grabar y posteriormente trascribir, en este caso se

realiza una entrevista estructurada o formal que se realiza sobre una base o guía

de acción, que consiste en una serie de preguntas que nos proporcionará

información sobre el objeto de estudio.

Para poder realzar una entrevista se deben tomar encuentra los siguientes puntos:

Establecer la serie de preguntas que se realizarán al entrevistador, para

que nos proporcione la información que estamos buscando,

Una vez que se tenga realizada la entrevista, mandar un carta de

presentación que incluya los motivos de la entrevista y la solicitud de

colaboración,

Se realizará con anticipación la cita, para acordar fecha, lugar y hora de la

misma,

El entrevistador debe cuidar su imagen personal, ya que esto influye en la

manera en que será tratado,

El entrevistador deberá conocer del tema además de tener una buena

expresión, además de establecer confianza al entrevistado,

El entrevistador se presentará, explicará la finalidad de la entrevista, su

importancia y cómo se utilizará,

Las preguntas se plantearán una sola vez y estas serán de manera natural,

no haciéndolo ver como un interrogatorio,

Se realizarán las anotaciones al momento de la entrevista en una libreta,

con la intensión de recopilar la información y aclarar dudas que pueden

surgir en el momento,

La entrevista finalizará en un clima de cordialidad y dejará el camino abierto

para posteriores entrevistas.

 

52  

La entrevista nos ayudó en primer punto a ver la problemática existente dentro del

Archivo de concentración de NAFIN y saber la historia del Archivo, como segundo

punto nos ayudó a saber cuáles son los formatos que requiere el Archivo General

de la Nación para la realización de las Bajas documentales y los criterios que

consideran o califican en una baja para que esta se aceptada.

Cuando se emplean técnicas en la recolección de la información se analizarán e

interpretarán por separado los datos que proporcionan cada una de las técnicas,

posteriormente se realizará una interpretación de todos de los resultados, que se

obtuvieron de las diferentes técnicas. En nuestro caso hablamos de la observación

y entrevista. Una vez finalizada la etapa de recopilación de la información se

transcriben, los datos que fueron obtenidos por medio de la aplicación de alguna

de las técnicas de recolección de la Información, obteniendo los resultados

satisfactorios que nos permiten una retroalimentación al integrar aspectos teóricos

conceptuales y prácticos.

Asumiendo la explosión documental que existe en NAFIN y conociendo las

necesidades actuales de la institución dentro de sus Archivos, es necesaria la

aplicación de procesos archivísticos, con la finalidad de controlar la

documentación facilitando el acceso y administración de la información recopilada

en sus documentos. El Archivo de Concentración de NAFIN se excluyeran las

contingencias que perjudique la gestión administrativa de su documentación. En la

realización de estas herramientas de control y posteriormente en su aplicación

beneficiaria en la gestión administrativa documental del Archivo además, con el

conjunto de procedimientos bien detallados el archivista tendrá la facilidad en el

manejo de la documentación.

Con el objetivo de comprender este capítulo, es necesario tener una visión

estratégica para aprovechar e investigar los conocimientos mediante una

planificación para lograr los objetivos previamente establecidos, como la

realización del diagnóstico, la determinación de la población y la utilización de las

 

53  

técnicas para el proceso de valoración que sea desarrollado y finalmente se habló

de la metodología aplicada al Archivo de NAFIN, que estos temas se abordarán de

manera más detallada en el siguiente capítulo, a través de la problemáticas

detectadas mediante el diagnostico archivístico la realización de un sistema

apropiado que contiene las herramientas archivísticas que nos ayuden a la

solución de las problemáticas que nos podemos encontrar dentro de los archivos.

 

54  

Capitulo 4. Aplicación del Proceso de Valoración Secundaria Aplicado al Archivo de concentración de Nacional Financiera (NAFIN)

4.1 Diagnóstico

En el capítulo anterior se explicó la metodología así como las técnicas que se

utilizaron en el desarrollo del diagnóstico aplicado al Archivo de Concentración de

NAFIN, las cuales nos ayudaron a detectar las problemáticas que presentaba el

Archivo que son:

4.1.1 Organización

Acumulación excesiva de documentos, lo cual provoca una explosión

documental, esto surge a partir de la falta de procesos archivísticos que no

se han aplicado continuamente de manera sistemática y uniforme, aunque

cabe mencionar que la coordinación de archivos se ha preocupado por

solucionar de manera oportuna cada una de estas problemáticas

La falta de instrumentos de descripción y control que nos permitirán

tener un adecuado manejo de la documentación, de esta forma evitar el

acumulamiento documental teniendo como consecuencia la pérdida de

estos mismos

El mal ordenamiento de las cajas, las cuáles, no se encuentran con una

secuencia lógica y por lo tanto concibe un desorden a gran escala., es decir

las cajas tanto de oficina matriz como estatales están revueltas además que

no cuenta con un ubicación topográfica dentro del Archivo

No se cuenta con procesos archivísticos, para la ordenación y la guarda

documental, a pesar de que se basan en principios archivísticos como el de

procedencia y orden original, ni para la realización de las actividades, como

 

55  

son: transferencia primaria, valoración secundaria, bajas documentales y

transferencias secundarias. Así como la falta de instrumentos normativos

que regulen estos procesos desde la creación de los documentos hasta su

baja o transferencia secundaria.

De acuerdo a lo antes expuesto la documentación se encuentra en las siguientes

condiciones:

Maltratada; debido al gran cúmulo de expedientes resguardados en las

cajas, dificultando su manejo por el exceso de peso y como resultando

existen cajas desbaratadas. En algunos casos los diferentes tipos de

guardas, mismas que no son idóneas de acuerdo al tamaño de la

documentación; y la variación del tipo de guardas primarias (carpetas

plásticas, lefort, fólderes con y sin broches metálicos). Así mismo como

documentación sin integración.

Con hongos; lo cual en parte, se debe a la falta de condiciones

ambientales y físicas idóneas,44 para el resguardo de este volumen

documental, ya que existen filtraciones de lluvia, motivo por el cual se moja

y/o humedece la documentación, a esto aunado el calor más otros factores

físicos y químicos de los documentos dan como resultado la generación de

hongos, los cuales son perjudiciales para los documentos, y pueden serlo

para los usuarios así como para el personal que se encargan de su manejo,

ocasionando la restricción de su uso (ya que, los documentos en tal estado,

pueden causar enfermedades en vías respiratorias e infecciones severas

en la piel, uñas y ojos).

44 Juan Ramón romero y Rafaela González mencionan en el libro de Conservación y Reproducción, que las condiciones medioambientales ideales, para los archivos y otros depósitos deben estar dentro los parámetros siguientes: Humedad relativa es del 45% + - 5%, Temperatura 18°C + - 5°C, Contaminación Ausencia de Monóxido – azufre y por ultimo la iluminación ideal de 100 lux. ROMERO FERNANDEZ PACHECO, Juan Ramón; y GONZÁLEZ DÍAZ, Rafaela. Conservación y reproducción; p. 17.  

 

56  

La falta de una fumigación y aspiración adecuada; en los documentos

que provocan la presencia de animales y/o insectos como ratas, pececillos

de plata, polillas, entre otros; podría ser un riesgo latente por la exposición

a mordeduras de ratas por consiguiente estas pueden provocar rabia

afectando directamente el sistema inmunológico, tanto de los usuarios,

como del personal operativo que tiene acceso a los documentos; así mismo

las ratas, por medio de su orina y excremento altamente corrosivos, pueden

causar deterioro en la documentación y por consiguiente, la pérdida de

información.

La acumulación de polvo; que presentan las cajas y los documentos

causados por la falta de limpieza periódica, hacen que el desbordamiento

del polvo cuando es maniobrada la caja inevitablemente entra en contacto,

con los ojos, nariz, boca, cuerpo y esto causa enfermedades respiratorias o

reacciones alérgicas a las personas que manipulan la documentación

contenida en las cajas.

En cuanto a lo que se refiere a guardas, las cajas presentan tres problemáticas:

Diversidad de materiales, medidas y formatos de las cajas; como de

son madera y cartón, propicia que la documentación que se encuentra

dentro de ellas estén en mal estado debido a que no es estándar el tamaño

de las cajas.

El sobre peso de las cajas, mencionado; impiden su manipulación (abrir,

cerrar y mover). Y como consecuencia se aplica un sobre esfuerzo al

intentar manipular las cajas, estás se rompen.

El personal puede sufrir accidentes realizando la búsqueda de

información, en algún expediente en específico, ya que por la altura e

inestabilidad de las cajas se les pueden venir encima.

 

57  

El amontonamiento de cajas hace que se maltrate la documentación

La mala distribución; uniforme del mobiliario, es otro factor determinante,

ya que en algunos pasillos el espacio está limitado y en otros se

desaprovecha.

4.1.2 El local

En cuanto al local se pudo observar que no cuenta con las medidas mínimas de

seguridad, por este motivo no garantizan la conservación de los documentos, ni el

bienestar del personal operativo, cabe señalar que:

No se cuenta con señalamientos dentro de la nave, esto dificulta la

localización de la documentación, debido a la falta de indicación de pasillos,

estantes y anaqueles.

El equipo contra incendios no es el adecuado ya que si llegara a existir un

incendio en vez de conservar la documentación se perdería, además que

los extintores no son los suficientes dentro del archivo

La iluminación dentro del Archivo no es uniforme ya que en partes la

visibilidad es nula y en otras excesiva, la cual puede provocar desde un

incendio en caso de un corto circuito y debido al calentamiento que la luz

provoca sobre los documentos se resecan poniéndolos amarillentos y

después se vuelven quebradizos provocando con esto la pérdida de

información.

El techo no es el apropiado, porque al ser de asbesto, propicia

temperaturas extremas, aumentando el deterioro de los documentos, al

resecarlos y favorecer las condiciones para la generación de los agentes

bacteriológicos que afectan al Archivo.

 

58  

4.1.3 Alternativas de Soluciones

Una vez detectadas las problemáticas que presentaba el Archivo de

Concentración de NAFIN se propone una serie de posibles soluciones que

ayudarán al correcto funcionamiento del Archivo.

En cuanto a la falta de instrumentos de descripción y control se propone

implementar un Inventario general, inventario de trasferencias primaria y

secundaria e inventario de bajas documentales.

Identificar y separar las cajas de oficina matriz de las estatales así como

asignarles dentro del Archivo de Concentración su ubicación topográfica

para su localización rápida y oportuna toma de decisiones de NAFIN.

La falta de instrumentos normativos se puede solucionar con la

implementación de manuales operativos que nos sirvan como base para la

realización de los procesos archivísticos como son: valoración secundaria,

bajas documentales y transferencia secundaria.

Manejar las cajas con la capacidad suficiente de documentación evitando

con esto la desintegración de expedientes o en su defecto cajas rotas o

desfundadas.

Para evitar la aparición de hongos en los documentos y cajas se debe

reparar las paredes y techo del Archivo verificando que no quede ningún

estrecho por el cual se pueda colar el agua, así como la implementación de

humificadores y termómetros que nos permitan conocer la temperatura del

archivo.

 

59  

Realizar la fumigación al Archivo por lo menos cada 6 meses para evitar la

aparición de ratas, insectos, pececillos de plata etc. Y al mismo tiempo

cuidar la salud del personal y usuarios del Archivo.

Debido al exceso de polvo que presenta el Archivo es necesario que el

personal cuente con la medidas mínimas de seguridad para prevenir

enfermedades de tipo respiratorio, por tal motivo se recomienda usar

guantes, cubre bocas y batas.

En cuanto a la distribución del mobiliario dentro del Archivo es necesario

realizar su reubicación dentro de esta asignándole el mismo espacio entre

anaquel ,batería y pasillo, así como la estandarización de cajas tomando en

cuenta la capacidad de las cajas es decir no sobresaturarlas de

documentación de esta manera su manipulación será más sencilla para el

personal del Archivo.

Una vez distribuido el mobiliario se procederá asignarles un número, letra a

las baterías, anaqueles y pasillos es decir (una calve topográfica). Así

como poner dentro del Archivo señales que indiquen la salida, entrada,

salidas de emergencia, sanitarios, ubicación de extinguidores, etc.

Se recomienda el cambio de techo a uno de loza ya que este no es el más

adecuado evitando con esto el deterioro de los documentos y la aparición

de agentes bacteriológicos

4.2 Proceso de Valoración Secundaria

El proceso de valoración comprende las acciones y actitudes dentro de un análisis

integral en vista a la conservación cualitativa de los documentos que produce una

institución. Una vez detectadas las problemáticas que presenta el Archivo de

Concentración de NAFIN nos enfocaremos principalmente al Proceso de

 

 

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61  

El esquema anterior presenta el proceso de valoración secundaria que se aplicará

en el Archivo de Concentración de NAFIN. El cual consiste en:

1. Identificar y seleccionar las series documentales .La primera actividad

es la selección documental y esta consiste en hacer la separación de los

materiales que se van a inventariar (sea transferencia secundaria o baja),

es una parte de la valoración. La actividad consiste en hacer la selección de

las remesas que se van a trabajar, por un lado los materiales en resguardo

y otra los de baja.

2. División de cajas por cada integrante del equipo así como el traslado de las mismas al área de trabajo. Una vez que está ubicada la remesa se

deberá de empezar agrupar las cajas y marcarlas de acuerdo a su área

generadora. En caso de que se presenten cajas que tengan hongos se

separa aquellas que están bien, si están rotas o mojadas se cambian y se

vuelven a etiquetar.

3. Si la caja posee su resguardo se fotocopia, en caso de este no lo tenga

se busca dentro de Inventario general que se tiene de cada una de las

cajas como un respaldo, de no ser así se realiza de manera electrónica. La

validación de la captura la deberá realizar el mismo personal de captura

pero al azar al final de día o de la semana o del mes o cuando terminen un

periodo cronológico. En caso de que haya errores que ellos mismos los

corrijan. La validación de las cajas consiste en que coincida el inventario

contra el contenido de las cajas. Y se deberá considerar cuantos elementos

vamos a revisar en la validación ya que de esta actividad depende el éxito

del inventario. Esta persona se encargará de administrar las bases de datos

y de respaldar la información todos los días. La validación es la parte

medular de esta actividad.

 

62  

4. Una vez que se tiene el resguardo de la caja se saca una fotocopia que

se utilizará más a delante (trámite de baja) y otra se queda dentro de la

cajas.

5. Se determina en base a sus valores primarios y secundarios, plazos de

resguardo, y la normatividad que aplique según el tipo de documentación su

transferencia al Archivo Histórico o bien su Baja Documental.

6. Se llena el inventario de trasferencia secundaria

7. Si se procede a su Baja Documental se solicita a la unidad generadora de su autorización posteriormente se realiza el inventario de baja

documental y con la fotocopia que se sacó de los resguardos se integra

una carpeta.

8. Se coteja físicamente cajas con los inventarios de Baja Documental.

9. Posteriormente se entrega al coordinador de Archivos el Oficio de solicitud, el inventario de bajas, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración.

10. Se tramita la Baja Documental ante el AGN y se espera su autorización para realizar la baja documental.

Con la valoración secundaria nos permitirá en primer lugar liberar espacio físico

dentro del Archivo de Concentración así como determinar el destino final de la

documentación ya sea la transferencia al Archivo Histórico o bien su eliminación.

Como se mencionó en el capítulo 3 el Archivo cuenta con un total de 30,000 cajas

de las cuales se consideraron dentro del proyecto 5,000 cajas de estas cajas se

realizó un diagnóstico documental. Mediante el cual se pudo determinar que las

cajas a valorar fueran 3,750 cajas en 23 semanas. A través del muestreo que

realizamos, nos proporcionó una serie de datos cualitativos y cuantitativos los

cuales nos ayudaron a determinar nuestro plan de trabajo y tiempos aproximados,

nos arrojaron como resultado la cantidad de cajas que se realizarán por día,

 

63  

semana y mes, esto va a depender de la organización y estado físico de la

documentación.

Una vez determinado el tiempo y la cantidad de cajas que se van a trabajar se

establecieron los criterios que vamos a considerar dentro del proceso de

valoración secundaria para esto realizamos una serie de entrevistas que nos

dieron la pauta para establecerlos.

Uno de los entrevistados fue el Lic. Eric Conde López, Coordinador del Archivo de

Concentración del Instituto Politécnico Nacional (IPN) él cual nos mencionó, que

“para realizar la valoración secundaria de cualquier Archivo primero tenemos que

conocer la estructura orgánica de la institución donde se está trabajando así como

su normatividad es decir: leyes, reglamentos, Normas, Políticas, Lineamientos,

Circulares Internos y Externos.”45 Asimismo nos indicó los periodos de guarda

que se tienen previamente establecidos que son:

Tabla 3

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

45 Entrevista realizada a Lic. Eric Conde López, Coordinador del archivo de Concentración del Instituto Politécnico Nacional (IPN), Octubre 20 del 2009 México D.F. 

Tipo De Información

Tiempo DeGuarda

Administrativo 3 años

Legal 5 años

Contable 5 años gastos corrientes o 12 años

Fiscal 10 años + 2 si es auditable

 

64  

Por lo cual se consideraron los siguientes criterios:

La estructura Orgánica de NAFIN

La normatividad que rige a NAFIN 46

Los plazos de resguardo

4.2.1 Identificación y Selección de las series documentales Para la identificación de las series las cajas contaban con una etiqueta que eran

cromáticas es decir por cada serie documental se les asignaba un color diferente.

Posteriormente se separaban por serie documental y ha cada integrante del

equipo se les llevaba cierta cantidad de cajas, no se puede estimar un número

exacto de cajas por serie ya que algunas eran muy grandes y otras pequeñas.

Estas fueron las series documentales identificadas.

Tabla 4 SERIES DOCUMENTALES

ADMINISTRACIÓN DE CARTERA 1

ADMINISTRACION DE CARTERA DE PRIMER PISO 1

ADQUISICIONES Y VENTAS DE EMPRESAS 1

AREA DE AUDITORIA A OPERACIONES BANCARIAS 1

AREA DE AUDITORIA INTERNA 15

AREA DE AUDITORIA INTERNA A OPERACIONES DE CRÉDITO Y FIDUCIARIAS 1

AUDITORIA DE OPERACIONES DE RIESGO Y DE FILIALES 3

CAJA GENERAL 9

CALIFICACIÓN DE CARTERA 1

CONCILIACIONES BANCARIAS Y DISPONIBILIDADES 7

CONTRALORIA DE CREDITO 11

SERIES DOCUMENTALES

CONTROL OPERATIVO DE MERCADO 26

COORDINACION CON DIRECCIONES ESTATALES 1

46 El punto normativo se menciona en el capítulo 2, se consideraron las siguiente leyes, normas, lineamientos tanto para la documentación administrativas como la contable , la Ley Orgánica de Nacional Financiera, Instructivo para el Tratamiento y Control de bajas de documentación del Gobierno Federal ( AGN), lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Ley Bancaria, Código Fiscal de la Federación, ACUERDO del 25 de Agosto de 1998, Normas Generales de Información Financiera Gubernamental , Circular de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores  

 

65  

CRÉDITO 1

DESARROLLO EMPRESARIAL 4

DESARROLLO Y PROMOCIÓN REGIONAL 4

DIRECCIÓN DE DESCUENTO Y RECUPERACIÓN 4

DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 4

DIRECCION DE CANALES ALTERNOS 51

DIRECCION DE CORDINACIÓN NACIONAL DE RED 2

DIRECCION DE CREDITO 6

DIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTOS BURSÁTILES 2

DIRECCION DE FINANZAS 1

DIRECCIÓN DE ORGANISMOS INTERNACIONALES 1

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA 1

DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS 18

DIRECCION DE SEGUIMIENTO Y RECUPERACION 37

DIRECCION DE SERVICIOS EMPRESARIALES 11

DIRECCION DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y ORGANISNOS GUBERNAMENTALES 12

DIRECCIÓN DE SERVICIOS INTERNOS (UNIDAD DE SERVICIOS DE APOYO 1

GERENCIA DE SUPERVICION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO 1

GERENCIA DE TESORERÍA Y GASTOS 19

GERENCIA REGIONAL DE SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS 18

GRUPO DESINCORPORADO DE EMPRESAS 1

INFORMACION FINANCIERA 6

INTERMEDIARIOS FINANCIEROS NO BANCARIOS 169

INVERSION DE CAPITAL 3

MERCADO DE DINERO DIVISAS Y DERIVADOS 15

MERCADO, MONEDA EXTRANJERA, DERIVADOS Y MANDATOS 10

RECUPERACIÓN DE PRIMER PISO E INFORMACIÓN FINANCIERA NO BANCARIA 1

RIESGO DE MERCADO 5

SEGUIMIENTO DE OPERACIONES Y RIESGOS Y CALIFICACIÓN DE CARTERA 6

SUBCONTRALORIA DE AUDITORIA A OPERACIONES BANCARIAS. 1

SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA FIDUCIARIA OPERACIÓN DE FILIALES Y EVALUACIÓN 12

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE AGENTE FINANCIERO 1

SUBDIRECCION DE ADQUISICION Y SUMINISTROS 5

SUBDIRECCIÓN DE ASESORÍA FISCAL 1

SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A ADMINISTRACIÓN, INFORMACIÓN Y SISTEMAS 1

SUBDIRECCION DE AUDITORIA INTERNA 1

SUBDIRECCIÓN DE AVALUOS 8

SERIES DOCUMENTALES

SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO DE SISTEMAS 3

SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO DE SISTEMAS 1

 

66  

SUBDIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA COBRANZA 1

SUBDIRECCIÓN INTERNACIONAL 25

SUBDIRECION DE DESARROLLO DE PRODUCTOS 1

SUBGERENCIA DE DESARROLLO DE PERSONAL 3

SUBGERENCIA DE SUMINISTROS 6

SUDBIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y CALIDAD 2

SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE LA COBRANZA 23

UNIDAD DE CREDITO DE SEGUNDO PISO 1

UNIDAD DE ADQUISICIONES 40

UNIDAD DE ANALISIS E INFORMACIÓN 3

UNIDAD DE ASUNTOS FISCALES 4

UNIDAD DE CAMBIOS E INVERSIONES EN DIVISAS 15

UNIDAD DE CRÉDITOS DE SEGUNDO PISO 4

UNIDAD DE DROMATIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE CARTERA ACCIONARIA 2

UNIDAD DE INMUEBLES 1

UNIDAD DE INTERMEDIARIOS FINANCIEROS BANCARIOS 62

UNIDAD DE MERCADO SECUNDARIO DE DEUDA 1

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

La identificación de la series fue importante porque nos permitió conocer las

funciones que desempeña cada área de NAFIN y poder generar con esto lotes de

información que correspondan a la misma área evitando con esto la

desorganización de la series documental.

SUBDIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTOS ESPECIALES 9

SUBDIRECCIÓN DE MERCADO DE CAMBIOS 1

SUBDIRECCION DE MERCADOS INTERNACIONALES 1

SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y OPERACIÓN CONTABLE 12

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN FISCAL 1

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN PRESUPUESTAL 4

SUBDIRECCION DE PROGRAMACION Y FINANCIERA 9

SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 3

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS INTERNOS 1

SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS DE PORTAFOLIOS 1

 

 

4

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68  

De acuerdo con él Lic. Raúl el cual cuenta con una amplia experiencia en el

proceso de valoración secundaria y el trámite de bajas documentales , él nos

menciona los siguiente “ que se realiza de acuerdo al instructivo para el trámite

de bajas documentales, así que la institución o dependencia a través del

coordinador de archivo o el responsable del Archivo de Concentración presenta al

AGN la solicitud para la autorización de la baja de la documentación y la

autorización de acuerdo al instructivo, el AGN le solicita oficios de solicitud

declaratoria y ficha técnica de pre valoración, inventarios de la documentación que

se somete a baja y una vez analizados los documentos por parte del AGN o en su

defecto por parte de la unidad de Contabilidad Gubernamental nos emite las actas

o las autorizaciones correspondientes a grandes rasgos.”47

Oficio de solicitud el cual deberá llevar los siguientes elementos:

1. Destinatario.

2. Nombre de dependencia o entidad generadora, así como la de la

unidad para quien e promueva la baja.

3. Periodo cronológico de la documentación que se presenta para su

dictamen.

4. Peso aproximado en kilogramos de la documentación.

5. Denominación del área y ubicación donde se encuentra el material

documental.

6. Indicación de que hayan prescrito lo valores primarios de los

documentos en cuestión.

7. Nombre, cargo y teléfono del responsable del área coordinadora de

archivos o responsable del archivo de concentración, según el

caso.(Anexo 1)

47 Entrevista realizada al Lic. Raúl N. cuenta  con una gran experiencia  principalmente en el trámite de baja documental actualmente  trabaja en el AGN. Noviembre  7 del 2009 

 

69  

Inventario de baja o transferencia secundaria el cual deberá llevar los

siguientes elementos:

1. Logotipo de la dependencia o entidad.

2. Nombre de la dependencia o entidad.

3. Nombre de la unidad administrativa tramitadora.

4. Nombre del área de procedencia del archivo (dirección del área,

subdirección, departamento o equivalente).

5. Número de folios del inventario.

6. Número secuencial de los expedientes.

7. Breve descripción del expediente.

8. Fechas extremas del expediente.

9. Vigencia documental.

10. Hoja de cierre que incluye la siguiente leyenda El presente inventario

consta de hojas y amparan la cantidad de expedientes de los años

de periodo, contenido en legajos o cajas, con un peso aproximado en

Kg. Nombre y firma de los que formularon el inventario, Nombre y

firma del visto bueno del titular del área productora de la

documentación. (Anexo 2)

Ficha técnica de prevaloración el cual deberá llevar los siguientes

elementos:

1. Funciones o Atribuciones, especificar las funciones que dieron origen

a la información que contienen los archivos dispuestos para

 

70  

transferencia secundaria, citando el reglamento interior de la

dependencia, entidad, o el documento equivalente.

2. Carácter de la función o atribución, indicar si el contenido de los

archivos se deriva de funciones sustantiva, de logística o de

administración interna.

3. Valor de los archivos, señalar por que los archivos deben conservarse

de forma permanente, dentro del contexto institucional.

4. Antecedentes, proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen

previo del AGN en el caso de series o grupos de archivos con contenido

semejante, con la fecha y un número del acta de baja correspondiente.

5. Datos de los archivos, proporcionar el número de expedientes y cajas,

el peso aproximado y los metros lineales de los archivos, así como

datos adicionales relacionados con su estado físico.

6. Metodología de valoración, indicar los métodos de valoración

secundaria que se hayan llevado a cabo. (Anexo 3)

Declaratoria de prevaloración de archivos institucionales el cual deberá

llevar lo siguiente:

Los inventarios que respaldan los archivos cuya transferencia secundaria

se promueve y consta de __ fojas que amparan los archivos procedentes

de las unidades administrativas. Si se detectaron o no expedientes o series

con valor histórico, mismos que se marcan en los inventarios. Así mismo,

se declara que en la documentación no están contenidos en originales

referentes al activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a

capital, créditos e inversiones en otras entidades así como juicios,

denuncias ante el Ministerio público y financiamiento de responsabilidades

pendientes de resolución o expedientes con información reservada cuyo

 

71  

plazo de conservación no ha prescrito, lugar y fecha. Nombre de los

funcionarios responsables de la documentación y puesto de este. (Anexo 4)

Una vez elaborado esto se da a la integración de la solicitud de baja cotejando si

la documentación es administrativa o contable haciendo la separación de una y

otra, Si la documentación es contable, la solicitud debe ser remitida en primera

instancia a la Unidad de Contabilidad Gubernamental, En caso de la

documentación administrativa, la solicitud será remitida directamente al AGN.

Para presentar la solicitud de dictamen de destino final, el Archivo de

Concentración deberá integrar los elementos y autorizaciones necesarias para

solicitar la baja documental, ya sea ante el AGN o bien ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental.

En el caso de la documentación administrativa y/o contable, el área coordinadora

de Archivos o el responsable del Archivo de Concentración envía el oficio al AGN,

adjuntando los requisitos de conformidad con el instructivo (oficio de solicitud,

inventario(s) de baja(s), ficha(s) técnica(s) y declaratoria(s) de pre valoración),

este recibe los oficios y valida los requisitos para la Baja Documental conforme al

Instructivo de Bajas y este emite dictamen de Valoración Documental, después se

envía a la unidad administrativa solicitante el dictamen y en su caso el acta de

autorización de Baja Documental y de esta forma el Archivo de Concentración de

NAFIN procede a la eliminación total de la documentación.

4.3 Metas alcanzadas

La meta inicial de cajas a valorar fue de 3750 sin embargo a lo largo del proceso

de Valoración Secundaria se nos presentaron algunos problemas que nos

impidieron valorar esta cantidad de cajas.

Numeración repetida dentro de una misma serie documental. Esta es

una situación grave ya que se pierde tanto el control como el tiempo en

poder resolver el orden natural de dicha documentación, una posible

 

72  

solución a este punto es separar las cajas repetidas y capturarlas al final

del inventario, lógicamente darles un número consecutivo, etc., para su

identificación.

Cajas sin identificación. Esto quiere decir que no se sabía a qué serie

documental pertenecía, para solucionar este problema se buscaba el

resguardo de la caja, en ocasiones estaba dentro de la cajas, o si no por

la tipología documental. Esta cuestión agrava los problemas dentro del

Archivo provocando un descontrol.

Cajas en malas condiciones rotas y mojadas, esto nos quitaba tiempo

por que se cambiaban las cajas maltratadas por nueva las que todavía

servían se les ponía cinta canela. Otras presentaban hongos las cuales

solo se revisaba superficialmente para evitar que afectara a nuestra

salud, cabe mencionar que la cantidad de cajas detectadas con hongos

fue mínima en comparación con las rotas.

El tiempo en que nos tardamos en identificar la tipología documental

separando la contable de la administrativa principalmente.

Dentro de las cajas se encontraba un inventario somero que en el

Archivo era considerado como (resguardo) donde venía inventariada la

documentación pero muchas de las veces no correspondía la

descripción ni el número de expedientes con la documentación

físicamente. Por lo que se tenía que volver a inventariar la

documentación y realizar el resguardo de manera electrónica.

Desconocimiento de la tipología documental, ya que dentro del

diagnóstico documental no se había considerado la documentación de

Órgano Interno de Control. Y para realizar la valoración de este es

necesario contar con los criterios que el propio O.I.C maneja para la

valoración de su documentación.

 

73  

Tomando en cuenta que en un inicio se contemplaron 14 personas para

el proyecto de las cuales posteriormente solo se quedaron 10 personas

por lo cual se tuvo que ajustar los tiempos. y la cantidad de cajas.

Se inició trabajando la documentación de Órgano Interno de Control (O.I.C.), se

nos proporcionaron 250 cajas, ésta documentación no estaba considerada en el

diagnóstico documental que realizamos previamente, por lo cuál tuvimos algunos

problemas como el desconocimiento de las series documentales, la tipología

documental y esto se vio reflejado en la cantidad de cajas trabajadas en la

semana por el equipo. .

A lo largo de la valoración secundaria, de O.I.C. se realizaron los inventarios de

baja documental por expediente lo cual arrojo más de 1000 fojas.

Lo cual provocó que modificáramos los inventarios de bajas documentales, en los

cuáles invertimos horas de trabajo de esta manera se cumplía con el instructivo

para el Tratamiento y Control de bajas de documentación del Gobierno Federal

(AGN) que nos pide un máximo de 500 fojas para realizar la Baja Documental,

esto afectó en el tiempo y la cantidad de cajas valoradas por que se perdieron casi

dos meses en valorar la documentación de O.I.C. además que no correspondía a

nosotros valorar esta documentación.

Durante la entrevista realizada al Lic. Eric Conde nos mencionó que “la

documentación generada por el “O.I.C. debe de ser valorada por él mismo, el

Archivo de Concentración tiene solo la obligación de resguardar su documentación

debido a que los O.I.C.; dependen directamente de la Secretaría de la Función

Pública (S.F.P) la cual difundió un comunicado a los archivos del O.I.C. donde se

estipula que toda la documentación de los O.I.C debe de estar valorada para el

2010. Teniendo en cuenta que posiblemente esta Secretaría sea absorbida por

otra dependencia pero mientras tanto existe como tal.”48

Para empezar a valorar la documentación del O.I.C. es necesario además contar

con el cuadro de clasificación documental, el catálogo de disposición documental,

6  48 Entrevista realizada a Lic. Eric Conde López, Coordinador del archivo de Concentración del Instituto Politécnico Nacional (IPN), Octubre 20 del 2009 México D.F.  

 

74  

ya que todos los O.I.C tienen la misma estructura y solo ellos son los responsables

de su documentación.”49

Esto quiere decir que nosotros no debimos realizar la valoración secundaria del

O.I.C. ya que en primera NAFIN no es la generadora de la documentación y como

se mencionó esta documentación debió ser valorada por el O.I.C directamente ya

que los criterios que consideramos no son los mismos que puedan considerar

ellos, sin embargo el encargado del Archivo de Concentración cuenta con un oficio

donde autoriza al Archivo valorar su documentación y donde el mismo O.I.C. se

hace responsable de su documentación.

Valoramos un total de 250 cajas de las cuales 248 se dieron de baja documental y

las otras 2 fueron trasferidas al Archivo Histórico. Se realizaron 3 bajas de

Órgano Interno de Control.

Tabla 5 Unidad Generadora No de cajas

Órgano Interno de Control 105

Órgano Interno de Control 34

Órgano Interno de Control 109

TOTAL 248

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

Posteriormente empezamos a valorar las cajas del patio, es decir afuera del

Archivo de Concentración de NAFIN, ya que esta documentación era más

importante que la que se consideró dentro del Diagnóstico Archivístico debido a

que se encontraba en el exterior del archivo, se podía mojar y con esto provocar la

aparición de agentes biológicos como hongos.

Nuevamente nos enfrentamos al desconocimiento de la tipología documental pero

teniendo en cuenta lo que nos indicó el Lic. Raúl50 que la valoración se podría

realizar utilizando un muestro aleatorio siempre y cuando la documentación fuera

homogénea se pudo avanzar en el proceso de la valoración secundaria.

49 Entrevista realizada a Lic. Eric Conde López   50 Entrevista realizada al Lic. Raúl N. cuenta con una gran experiencia principalmente en el trámite de baja documental actualmente trabaja en el AGN. Noviembre 7 del 2009

 

75  

Cabe mencionar que en la entrevista realizada al Lic. Raúl mencionó que “el

inventario de baja documental se puede realizar por caja siempre y cuando la

documentación sea homogénea es decir que tengan la misma tipología

documental”51

No todas la cajas que valoramos tenían la documentación homogénea pero las

pocas que sí presentaban este tipo de documentación aplicamos este tipo de

técnica y se pudo avanzar, pero las demás cajas que no presentaban

documentación homogénea es decir que su documentación no era uniforme se

valoraba expediente por expediente.

Al mismo tiempo que se realizaba la valoración secundaria, como las cajas

estaban en patio, esta situación terminó por afectar ya que a pesar que se cubrían

con hules y lonas las cajas se mojaban o dañaban propiciando el cambio de cajas,

o bien cuando llegaban al Archivo de Concentración se encontraban rotas o

maltratadas todo esto afectaba, ya que ocasionaba pérdida de tiempo.

Cuando se realizan las bajas documentales se cotejaba el inventario con la

documentación físicamente para verificar que la cajas fueran las correctas también

se verificaba que el inventario se llenara correctamente. Una vez que se contaba

ya con el inventario de bajas, ficha técnica, prevaloración y el oficio se entregaba

al encargado del Archivo de Concentración es decir el C. David Valencia para que

lo verificara, posteriormente hacia observaciones en caso de ser necesarias para

después hacerlo llegar a la coordinación de Archivos es decir al C.P. Oscar

Córdova.

A lo largo del proyecto se realizaron 18 bajas documentales de las cuales solo a

17 se les realizó todo el proceso de baja documental antes mencionado es decir

se autorizó su baja documental por parte del Coordinador del Archivo de

Concentración y el Director General de NAFIN. Por qué cuestión solamente se

lograron o se llevaron a cabo esto.

51 Entrevista realizada al Lic. Raúl

 

76  

Tabla 6 No de Bajas

Unidad Generadora

1 Oficina Estatal

2 Oficina Matriz

3 Oficina Matriz

4 Oficina Matriz

5 Oficina Matriz

6 Oficina matriz

7 Oficina Matriz

8 Oficina Matriz

9 Oficina Matriz

10 Oficina Matriz

11 Oficina Matriz

12 Órgano Interno de Control

13 Órgano Interno de Control

14 Oficina Matriz

15 Oficina Estatal

16 Oficina Matriz

17 Oficina Matriz

18 Oficina Matriz

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

De las cuales 14 son de tipo Administrativa. Tabla 7

No de bajas Unidad Generadora Administrativa

1 Oficina Estatal X

2 Oficina Matriz X

3 Oficina Matriz X

4 Oficina Matriz X

5 Oficina Matriz X

6 Oficina matriz X

7 Oficina Matriz X

8 Oficina Matriz X

 

77  

9 Oficina Matriz X

10 Oficina Matriz X

11 Oficina Matriz X

12 Órgano Interno de Control X

13 Órgano Interno de Control X

14 Oficina Matriz X

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

Y 4 son de tipo Contable.

Tabla 8 No de bajas Unidad Generadora Contables

1 Oficina Estatal X

2 Oficina Estatal X

3 Oficina Matriz X

4 Oficina Matriz X

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

Las siguientes son cajas que no se consideraron dentro de ninguna baja

documental por que no cumplen con los requisitos para ser dadas de baja,

algunas presentaban hongos, otras se valoraron pero su fecha de destrucción

todavía no cumplía con el plazo de vigencia documental.

Se realizó una valoración especial la cual consistió en cotejar que dentro de las

cajas no existiera documentación contable, fiscal o legal.

Por último se muestran las cajas que van a ser trasferidas al Archivo de Histórico

Tabla 10 Cajas con Hongos 35

Documentación con Fecha vigentes 23

Valoración Especial 68

Trasferencia Secundaria 17

Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

La siguiente tabla presenta el número total de bajas trabajadas, el número total de

cajas, cuales son de tipo administrativo y contable.

 

78  

Tabla 11 No de bajas Unidad Generadora No de

cajas Administrativa Contables

1 Oficina Estatal 131 X

2 Oficina Matriz 169 X

3 Oficina Matriz 88 X

4 Oficina Matriz 112 X

5 Oficina Matriz 115 X

6 Oficina Matriz 101 X

7 Oficina Matriz 102 X

8 Órgano Interno de Control 105 X

9 Oficina Matriz 62 X

10 Oficina Matriz 111 X

11 Oficina Matriz 81 X

No de bajas Unidad Generadora No de cajas

Administrativa Contables

12 Órgano Interno de Control 34 X

13 Órgano Interno de Control 109 X

14 Oficina Matriz 107 X

15 Oficina Matriz 52 X

16 Oficina Estatal 110 X

17 Oficina Matriz 36 X

18 Oficina Matriz 33 X

19 Oficina Matriz 111 X

Cajas con Hongos 35

Documentación con Fecha Extremas 23

Valoración Especial 68

Trasferencia Secundaria 17

Total de cajas Valoradas: 1912 Fuente: Elaborado por los integrantes del equipo

 

 

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81  

Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación), Vigencia

Jurídica (conforme al catálogo de disposición documental de la dependencia o

conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas), Hoja de cierre, Nombre y

firma de los que formularon el inventario, Nombre y firma del visto bueno del titular

del área productora de la documentación. (Anexo.5)

Para realizar la valoración es necesario establecer un inventario que se apegue a

los lineamientos del AGN y a los criterios establecidos por la institución. NAFIN

actualmente el inventario de bajas documentales que utiliza el archivo de

concentración de NAFIN no cuenta con los campos establecidos por el AGN,

por tanto se propone el siguiente inventario con los siguientes elementos:

No de caja

No. de expediente

Clave

Series (funciones)

Asunto

Fechas extremas

Plazo de conservación

Destino final

Baja ó Archivo Histórico

Valor documental ( )administrativo ( )legal ( )contable

Clasificación de la documentación (reservada, confidencial). (Ver Anexo 5)

Lo anterior es con la finalidad de cumplir con los campos que requiere el AGN en

el inventario de baja documental. Esto nos va a permitir separar la documentación

en apoyo Informativo, Administrativo, Contable, Legal e Histórico, conocer si la

documentación es Original o Copia, en el campo del Asunto, se deberá poner un

breve resumen o comentario de lo que trata la documentación.

Considerando, la opinión que nos dio el Lic. Raúl N. trabajador del AGN en su

momento la información es clara en el sentido que debemos indicar los campos

mínimos en los formatos para la realización de la baja.

 

82  

4.6 Otras actividades Después de haber realizado la valoración documental, se realizaron otras

actividades que eren necesarias dentro de este proceso.

Traslado de cajas e Identificación de las Series

Para poder realizar el proceso de valoración en algunas de las cajas,

principalmente las que se encontraban en patio fue necesario identificar y separar

las cajas por serie ya que esta no estaba en orden, después de identificarlas en

ocasiones se realizaba el traslado de las cajas a las áreas de trabajo.

Cuando se identificaba documentación histórica, esta se acomodaba en cajas y

estas se tenían que trasladar a otra área junto con las cajas que no han vencido

su plazo de conservación.

Cambio de cajas.

En alguna de las ocasiones el cambiar cajas era una de las actividades que

realizamos debido a que algunas cajas se encontraban rotas, mojadas y

amontonadas para lo cual era necesario hacer el cambio de cajas ya que esto

provocaba el maltrato de la documentación.

Realización del inventario de Transferencia Secundaria

La transferencia secundaria es la operación de trasladar la documentación del

archivo de concentración al archivo histórico asegurando que los expedientes

tienen un valor permanente. Durante el proceso de valoración, fueron identificados

 

83  

documentos de carácter histórico como son libros rojos, certificados de título de

propiedad, entre otros documentos, se procede a seleccionar y apartar toda la

documentación que va ha ser transferida; terminado este proceso se hace un

inventario de Inventario de transferencia secundaria.

Cabe recordar que un inventario es el Instrumento de consulta que nos indica

cada una de las series que se encuentran dentro del archivo. El inventario que se

realizó fue de cada uno de los expedientes por transferir, el cual lleva los

siguientes datos:

No. De Caja

No. De Expediente

Unidad Generadora

Descripción

Periodo

Observaciones / Plazo de conservación

Una vez terminado el inventario y capturados los datos se le entregó al encargado

del archivo para que cotejara la documentación y ratificara (Aprobación o

confirmación de actos, palabras o escritos dándolos por valederos y ciertos) si la

documentación era netamente histórica.

Si NAFIN contara con un Cuadro de Clasificación como este (ver anexo 7)

facilitaría el manejo de la documentación (la identificación de las secciones y las

series generada por el archivo), esto habría facilitado más el nuestro proceso de

Valoración Secundaria evitando la pérdida de tiempo al realizar dicho proceso.

Puesto que partimos del hecho de que el cuadro de clasificación es una

herramienta que permite conocer la forma como está organizada la información

con la que dispone Nacional Financiera, es definitivo que el Archivo de

Concentración de NAFIN disponga de él, para conocer las acciones, funciones o

actividades de esta Institución.

 

84  

Conclusiones El Archivo de Concentración de NAFIN no debe limitarse únicamente a organizar y

conservar sus fondos documentales que están bajo su custodia. Su función debe ir

más allá de eso, difundir los servicios que brinda para que los usuarios tengan

acceso a la información que resguarda, ya que es de suma importancia para la

institución; para la correcta toma de decisiones.

De lo contrario el acceso a la documentación su existencia no tendría ningún

sentido, pues de nada vale resguardar documentos, por muy importantes que

sean, si no están a la disposición de sus usuarios.

A través del Diagnóstico Archivístico se logró detectar los problemas que presenta

el Archivo de Concentración de NAFIN como son: la falta de instrumentos

normativos; la inadecuada distribución de mobiliario; la carencia de medidas de

seguridad ya que estas no son las adecuadas dentro del archivo; la insuficiencia

de una fumigación idónea en el acervo; así mismo encontramos que las

instalaciones no son adecuadas ya que el techo del inmueble es de lámina de

asbesto provocando altas temperaturas y humedad; propiciando la generación de

organismos nocivos para la documentación; sin olvidar la fauna nociva provocada

por la mala ubicación del inmueble; la inadecuada distribución de luz natural que

afecta directamente a los documentos; pero el más importante y que nos llamó la

atención fue el rezago de cajas que tiene el archivo el cual se ha generado por la

mala organización provocando una explosión documental.

Apoyándonos de los métodos cuantitativo y cualitativo cuyas técnicas empleadas

fueron: el muestreo aleatorio, la estadística, entrevista, pero principalmente la

observación ya que en base a esta se logró diseñar el plan de trabajo que

aplicamos en el proceso de Valoración Secundaria del Archivo de Concentración

de NAFIN. Realizando un muestreo aleatorio mediante el cual se pudo observar

las condiciones físicas en las que está la documentación dentro del archivo;

 

85  

logrando la proyección de cajas a valorar que fue de 3750 cajas en un periodo de

6 meses, durante este proceso de diagnóstico trabajaron en él 14 personas.

Para establecer los criterios de valoración se entrevistó a varios especialistas en

materia de archivonomía al Lic. Eric Conde López, encargado del Archivo de

Concentración del Instituto Politécnico Nacional; Lic. Raúl N., especialista en el

campo y al C.P. Oscar Córdova López, coordinador de Archivos de NAFIN

quienes nos ayudaron en el aspecto normativo y archivístico.

Durante el proceso de Valoración Secundaria nos enfrentamos a muchos factores

que afectaron nuestra meta inicial de 10,000 cajas a valorar. Uno de ellos fue la

reducción de los integrantes del equipo de 14 a 10 personas; valorar

documentación que no se contempló dentro del diagnóstico archivístico como la

de Órgano Interno de Control y Contraloría misma que se encontraba en el patio,

teniendo que separarla en bloques de acuerdo a las series documentales indicada

en la etiqueta para posteriormente facilitar su valoración, quitándonos tiempo

puesto que el Archivo de Concentración tenía desconocimiento de las series y de

su tipología documental.

Otro factor físico al que nos enfrentamos fue que la mayoría de las cajas se

encontraba en mal estado, es decir: rotas, mojadas o en el peor de los casos con

hongos, lo cual implicaba el cambio o arreglo de estas; también se hizo la revisión

de cajas contra resguardo e inventario (cotejo) de las diferentes áreas al igual que

la ordenación de resguardos; verificación de cajas con resguardo, así como el

descarte de las publicaciones periódicas.

Al mismo tiempo las autoridades del Archivo de NAFIN no otorgaron el apoyo

suficiente al negarse a proporcionar los criterios específicos con los cuales se

debía realizar el trabajo, debido a la falta de unificación de criterios existentes

dentro de la institución que permitieran realizar el trabajo de valoración de forma

adecuada, pues siempre nos decían que se realizara de un modo pero cuando ya

estaba terminado se nos indicaba que el trabajo debía haberse realizado de otra

 

86  

forma, esto era volver a empezar con la documentación ya trabajada repitiéndose

durante todo el proyecto

Una vez valorada la documentación susceptible a dar de baja se procedía a

realizar el inventario de baja documental, el oficio de bajas, ficha técnica de

prevaloración y declaratoria de prevaloración. Durante este proceso se pudo

observar que hay una serie de lineamientos por los que pasa para dar un dictamen

de baja documental ya que se necesita la autorización de la unidad generadora y

posteriormente del AGN, este proceso se lleva a cabo solo con la documentación

de carácter administrativo, a diferencia de la documentación de carácter contable

la cual requiere autorización de la unidad generadora, del titular de la SHCP, para

finalizar con la autorización del AGN.

Con las bajas documentales se evita una sobre población de documentos en el

Archivo de Concentración de NAFIN y de esta manera se evita una explosión

documental dentro de este Archivo, como resultado de la valoración documental.

Con este trabajo detectamos que nosotros como profesionales de la archivonomía

contamos con la capacidad para ejecutar todos los procesos Archivísticos que

demandan las Instituciones públicas o privadas, realizando además el trabajo

intelectual de la planeación administrativa que conlleva un proyecto de valoración

documental, reflejándonos de esta forma como administradores de la información

dentro de los Archivos.

 

87  

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89  

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90  

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Web: http://eprints.rclis.org/view/people/Zapata_C=E1rdenas,_Carlos_

Alberto.html 

Entrevistas

Antonio Martínez.et.al. Entrevista realizada a Eric Conde López día 20 –Octubre -

2009 México D.F

Entrevista realizada a Oscar Córdova López 10 de agosto de

2009, México. D.F

Entrevista realizada a Raúl día 7 –Noviembre -2009 México

D.F.

 

91  

Anexo 1

COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVOS México D. F., a 19 de Noviembre de 2009.

“2009 Año de la Reforma Liberal” DRA. AURORA GÓMEZ GALVARRIA FREER DIRECTORA GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Eduardo Molina y Albañiles s/n Col. Penitenciaria C.P. 15350, México D.F. Hago de su conocimiento que en nuestro Archivo Central disponemos de documentación administrativa de los ejercicios de 1990 - 2007, los cuales han cumplido con su término de guarda precaucional, conforme a los lineamientos establecidos, razón por la cual atentamente solicito que el Organismo a su digno cargo proceda al análisis, evaluación y dictamen de la misma, a fin de estar en condiciones de realizar, en su caso, la enajenación como papel-archivo. Para mayor referencia remito a usted Ficha Técnica de Pre-valoración Documental y Declaratoria de Pre-valoración de Archivos Institucionales, así como inventario conteniendo 4 fojas, que amparan la cantidad de 62 cajas, cuyo peso aproximado es de 1,550 Kg., equivalentes a 37.2 metros lineales. Cabe aclarar que dicha documentación no contiene valor contable que amerita la autorización de la Unidad de Contabilidad Gubernamental. Para cualquier aclaración al respecto favor de comunicarse con el suscrito al teléfono 53 25 61 58.

A t e n t a m e n t e

OSCAR CÓRDOVA LÓPEZ Coordinador General

C.c.e. Lic. Bruno Moreno Martínez. – Director de Adquisiciones y Servicios.

 

92  

Anexo 2

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN BAJA DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INVENTARIO

No. DE CAJA N° EXP UNIDAD GENERADORA DESCRIPCIÓN PERÍODO

OBSERVACIONES/ PLAZO DE CONSERVACIÓN

No. Cajas 62 Folio No. 1 de 4

 

93  

Anexo 3

COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVOS

México D. F., 19 de Noviembre de 2009.

“2009 Año de la Reforma Liberal” FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN

Funciones y/o atribuciones: Nacional Financiera, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, tendrá por objeto promover el ahorro y la inversión, así como canalizar apoyos financieros y técnicos al fomento industrial y en general, al desarrollo económico nacional y regional del país. La Sociedad con el fin de fomentar el desarrollo integral del sector industrial y promover su eficiencia y competitividad, en el ejercicio de su objeto, canalizará apoyos y recursos y estará facultada para: 1. Promover, gestionar y poner en marcha proyectos que atiendan necesidades del sector en las distintas

zonas del país o que propicien el mejor aprovechamiento de los recursos de cada región. 2. Promover, encauzar y coordinar la inversión de capitales. 3. Promover el desarrollo tecnológico, la capacitación, la asistencia técnica y el incremento de la

productividad. 4. Ser agente financiero del gobierno federal en lo relativo a la negociación, contratación y manejo de

créditos del exterior. 5. realizar estudios económicos y financieros que permitan determinar los proyectos de inversión

prioritarios a efecto de promover su realización entre inversionistas potenciales. 6. Propiciar el aprovechamiento industrial de los recursos naturales inexplotados o insuficientemente

explotados. 7. Promover el desarrollo integral del mercado de valores. 8. Propiciar acciones conjuntas de financiamiento y asistencia con otras instituciones de crédito, fondos de

fomento, fideicomisos, organizaciones auxiliares de crédito y con los sectores social y privado. 9. Ser administradora y fiduciaria de los fideicomisos, mandatos y comisiones constituidos por el gobierno

federal para el fomento de la industria o del mercado de valore Carácter de la función o atribución: El carácter determinado en el contenido de los archivos se deriva de funciones inherentes a la administración interna y externa Antecedentes Legislativos que Fundamentan la Institución: 1. Decreto que autoriza a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para la fundación de una Sociedad

Financiera con carácter de Institución Nacional. DOF, 31 de Agosto de 1933. 2. Decreto que modifica al que autorizó a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para la fundación de

una Sociedad Financiera, S. A., con carácter de Institución Nacional de Crédito. DOF, 30 de Abril de 1934.

3. Ley Orgánica de Nacional Financiera. DOF, 2 de enero de 1975, en vigor el 3 de enero de 1975 y que derogó la Ley Orgánica de 1940 y sus decretos reformatorios.

4. Estatutos Sociales de Nacional Financiera, S. A., aprobados el 23 de mayo de 1967. 5. Decreto por el cual se transforma a Nacional Financiera, Sociedad Anónima, en Nacional Financiera,

Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. DOF, 12 de Julio de 1985. 6. Ley Orgánica de Nacional Financiera. DOF, 26 de Diciembre de 1986. 7. Reglamento Orgánico de Nacional Financiera, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de

Desarrollo. DOF, 2 de Abril de 1991. 8. Ley de Instituciones de Crédito. DOF, 18 de Julio de 1990.

 

94  

Valor de los Archivos: La carpeta conteniendo el Inventario Pre-valorado a tratar en esta ficha, fue determinado para su baja definitiva ya que el mismo carece de valores primarios (administrativo, legal y contable), fiduciarios, fiscales, financieros y secundarios (informativos, evidénciales y testimoniales). Dicha valoración se fundamentó en los diferentes lineamientos establecidos para este fin. Antecedentes: 1. Con fecha 1 de Junio de 2009, según consta en el oficio DSNA/495/09, se autorizó el Acta de Baja

Documental 232, con información del Archivo Central de los años 1990 a2004, en un total de 75 cajas equivalentes a 1,875 Kg.

2. Con fecha 2 de Junio de 2009, según consta en el oficio DSNA/499/09, se autorizó el Acta de Baja número 236, con información del Archivo Central de los años 1973 a 2003, en un total de 182 cajas equivalentes a 4,550 Kg.

3. Con fecha 1 de Junio de 2009, según consta en el oficio DSNA/496/09, se autorizó el Acta de Baja número 233, con información del Archivo Central de los años 1982 a 2001, en un total de 41 cajas, equivalentes a 1,025 Kg.

4. Con fecha 1 de Junio de 2009, según consta en el oficio DSNA/4967/09, se autorizó el Acta de Baja número 234, con información del Archivo Central de los años 1989 a 2002, en un total de 67 cajas, equivalentes a 1,675 Kg.

Datos de los Archivos: Los números de expedientes y cajas se encuentran relacionados en el inventario anexo contenido en 4 fojas de inventario, correspondiente a 62 cajas, amparando los ejercicios de 1990 - 2007 con un peso aproximado de 1,550 Kg., y distribuidos en 37.2 metros lineales, los cuales se encuentran en estado físico favorable, procedentes de la Unidad de Intermediarios Financieros Bancarios. Metodología de valoración: La pre-valoración se llevó a cabo en apego estrictamente a las normas vigentes sobre la materia, así como las del propio Archivo General de La Nación, como Órgano Rector en materia de archivos. Asimismo, reiteramos que esta documentación no está considerada en el Catálogo de Disposición Documental, debido a que corresponde a ejercicios de 2003 hacia atrás.

A t e n t a m e n t e

DAVID J. VALENCIA ALARCÓN Encargado del Archivo de Concentración

C.c.e. Lic. Bruno Moreno Martínez.- Director de Adquisiciones y Servicios. C.P. Oscar Córdova López.- Coordinador General de Archivos

 

95  

.

Anexo 4

COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVOS

“2009 Año de la Reforma Liberal”

DECLARATORIA DE PREVALORACIÒN El Inventario pre-valorado cuya baja se promueve, consta de 4 fojas, que amparan los ejercicios de 1990 - 2007, correspondiente a 62 cajas, con un peso aproximado de 1,550 Kg, distribuidos en 37.2 metros lineales, conteniendo documentación administrativa, procedente de la Unidad de Intermediarios Financieros Bancarios, dependientes de Nacional Financiera, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. La baja se promueve en base a la normatividad vigente de la Institución generadora, así como del Órgano Rector en materia de archivos, integrada por documentación administrativa en original y copias y su tipología se compone de: acuses de devolución de pagos anticipados, auditorías de saldos, auxiliares mensuales, cálculos , cédulas de resumen de cobranza, certificados de depósito, cifras de control, circulares, comunicados, conciliaciones, conciliaciones, confirmación de saldos, contratos, correspondencia, créditos, cuadros comparativo, devoluciones, disquetes, estados de cuenta, fax, fichas de cargo, fichas de diario con avisos, garantías, informes de saldos, libretas de control de pagos anticipados, liquidación de cartera, listados, manuales, minutarios, notas informativas, planes, programas, reconstrucción de créditos, recuperaciones crediticias, registros, comunicados, reportes, resúmenes, saldos, solicitudes, tablas de amortización, tablas de amortización, tablas de amortización. Toda la documentación integrada en esta baja es un conjunto de acciones interrelacionadas, no son los asientos o afectaciones contables o documentación con valor histórico para la Institución o sea las funciones sustantivas, sino las generadas en la cotidiana administración de la institución o sea las funciones adjetivas El procedimiento de Pre-valoración se aplicó según ficha técnica anexa y en donde se informa que no se detectaron expedientes o series de valor histórico. Al revisar expedientes contra inventarios se observó que éstos últimos reflejan el contenido de los mismos, los cuales se determinaron que carecen de valores permanentes y de uso continuo, como libros principales de contabilidad, escrituras constitutivas, actas de consejo directivo, actas o escrituras de emisión de valores seriados, documentación que ampare propiedades de bienes propios o de terceros y la que en su caso determinen las leyes fiscales y sus disposiciones reglamentarias, documentación que hubiere servido de base para el otorgamiento de créditos, así como la relacionada con operaciones pasivas mientras los créditos o las obligaciones se encuentren insolutas ni documentación que se encuentre en trámite litigioso o sujeta a procedimientos extrajudiciales o administrativos pendientes de resolución y los cuales conforman las funciones sustantivas de la Nacional Financiera, institución generadora. En la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones de capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el ministerio público y finamiento de responsabilidades que se encuentran pendientes de resolución o expedientes con información reservada cuyo plazo de conservación no haya prescrito, conforme a disposiciones aplicables.

A t e n t a m e n t e

DAVID J. VALENCIA ALARCÓN Encargado del Archivo de Concentración

 

96  

C.c.e. Lic. Bruno Moreno Martínez.- Director.- Director de Adquisiciones y Servicios. C.P. Oscar Córdova López.- Coordinador General de Archi

 

97  

Anexo 5

 

98  

ANEXO 6

 

99  

ANEXO 7

NACIONAL FINANCIERA CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION

FONDO: NACIONAL FINANCIERA

SECCIONES CLAVE SERIES CLAVE

 

I  

G l o s a r i o. Archivo de Concentración.- es la unidad donde se resguarda y conserva toda

aquella documentación que de acuerdo al ciclo vital del documento se encuentra

en la fase semiactiva, cabe señalar que está documentación aun conserva sus

valores primarios (Administrativo, Fiscal, Contable y legal) pero su uso es

esporádico por las unidades administrativas.

Baja Documental.- consiste en la “eliminación de aquella documentación que

haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales y contables y que

no contengan valores históricos.

Catálogo de Disposición Documental.- Es el registro general de la numeración y

descripción metodológica, en un orden determinado y normalizado de los valores

de disposición de todos los documentos que integran un archivo. Ciclo Vital del documento.-la teoría de las tres edades del documento fue

planteada por Carlos Wyffels, en 1972, está en relación con la idea y realidad de

que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia.

Este ciclo vital, tal como otros, contempla después del nacimiento, el crecimiento,

el decrecimiento y la muerte.

Cuadro de Clasificación.- estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones

y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la

recepción de documentos.

Depuración: Es el proceso de sección de los documentos que serán conservados

de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia deben eliminarse.

Expurgo..-Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de

un expediente determinado durante su formación, previo a su transferencia al

archivo de concentración.

Fondo.- Es el conjunto de documentos producidos, acumulados y utilizados por

una persona, familia o identidad en el transcurso de alguna actividad o función.

Principio de orden original.- Se refleja al mantener su ordenación asignada

desde las áreas administrativas.

Principio de Procedencia.- Principio según el cual cada documento debe estar

colocado en el fondo del que proviene y, en este fondo, en su lugar de origen.

 

II  

Sección.- conjunto de documentos relacionados entre si que se corresponde con

las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y

cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas,

funcionales y similares de la propia documentación

Selección.- es el proceso técnico por el cual se establecen los tiempos en que los

documentos de Archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de

conservarse para que sirvan para la investigación, esto a través de un estudio de

los valores: primarios y secundarios.

Serie.- es conformado por un grupo de documentos (las series) que son el

testimonio de las actividades de forma repetitiva, dicha actividad responden

habitualmente a una misma tipología documental e incluso asuntos o materias

similares, ofreciendo una información seriada.

Valor Administrativo.- Es aquél que tienen los documentos para la

Administración que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y

actividades.

Valor Contable y/ó Fiscal.- Es aquél que tienen los documentos que pueden

servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control

presupuestario.

Valor Evidencial: Revela el origen, organización y desarrollo de la institución.

Valor Informativo.- Se refiere al interés de la información contenida en el

documento como medio de proporcionar datos a la institución.

Valor Jurídico:.-Lo contienen aquellos documentos de naturaleza jurídica, de los

cuales se derivan derechos u obligaciones legales.

Valor Legal.- Se refiere al aspecto comprobatorio que contienen los documentos

ante la Ley. El valor legal puede coincidir con el administrativo o bien permanecer

al final de este y prolongarse durante toda su vida

 

III  

Valor Testimonial.- Es aquel que refleja los orígenes y la evolución histórica del

organismo productor, sus facultades y funciones.

Valoración Documental.- es el resultado de un análisis de los documentos para

determinar su utilidad a lo largo del ciclo de vida que éstos presentan, que implica

el conocimiento y hacer una trascendencia de la Institución

Valoración Primaria.- es la identificación y determinación de los plazos y

modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los

producen o conservan

Valoración Secundaria.- es el proceso de destrucción del documento al

cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica para

la institución.

 

IV  

S i g l a s.

FOGAIN.- Fondo de Garantía y Fomento a la Industria Mediana y Pequeña.

LFTAIPG.-Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

NAFIN. - Nacional financiera.

OIC.- Órgano Interno de Control.

PROMIN.- Programa Único de Modernización Industrial.

PYMES.- Pequeñas y medianas empresas.

PYMI.-Pequeña y Mediana Industria.

SINCAS.- Sociedades de Inversión de Capital.

 

V  

Apéndice Los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal. Con base en los lineamientos generales para la organización y conservan de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública

Gubernamental publicada el 20 de febrero del 2004.Se tomaran en cuanta para

llevar a cabo la valoración del archivo de concentración de nafin

En el capítulo 1 de Disposiciones generales el artículo segundo y las fracciones VI,

XI, y XXII se retoma lo siguiente:

Disposiciones generales “Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las

definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y

Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se

entenderá por:

VI. Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito

en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no

contenga valores históricos.

XI. Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de

aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con

el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

XXIII. Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los

valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones

de transferencia.”52

Del capítulo segundo de la organización el articulo decimoprimero y las fracciones

V y VI. Donde se indica las funciones que debe de realizar el archivo de

concentración y en nuestro caso el proceso de valoración y bajas documentales. 5252 HONORABLE CÁMARA DE DIPUTADOS, Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 20 Febrero 2004. Disponible en Word Wide Web: <http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF>

 

VI  

“Capítulo II De la organización de los archivos

Sección III Del archivo de concentración

Decimoprimero. Las dependencias y entidades contarán con un archivo de

concentración, adscrito, en su caso, al área coordinadora de archivos. El

responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en

archivística. Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien

definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:

V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

VI. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos

y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de

disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo,”

Y por ultimo en el capítulo antes mencionado en la sección V del apartado III de

los inventarios documentales en este caso de bajas, y los artículos vigésimos y

vigesimoprimero que nos indica a grande rasgos el proceso de bajas

documentales.

“Sección V De los instrumentos de consulta y de control archivístico

Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberán

asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que

propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos

administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

III. Los inventarios documentales:

a. General,

b. De transferencia,

c. De baja, y

 

VII  

Vigésimo. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo

General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia

secundaria deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet de la

dependencia o entidad correspondiente, de acuerdo con el artículo 7 fracción XVII

de la Ley.

Vigesimoprimero. Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo

General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un

plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la

baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición

documental."53

Como sabemos NAFIN cuenta con su ley orgánica la cual establece las funciones

sustantivas y comunes de la institución así como su objetivo que es “promover el

ahorro y la inversión, así como canalizar apoyos financieros y técnicos al fomento

industrial y en general, al desarrollo económico nacional y regional de país” 54

De esta manera se puede establecer que tipología genera cada área así como

establecer sus plazos de conservación y su destino final.

Como sabemos NAFIN es una institución bancaria por lo cual un gran porcentaje

de su documentación que se genera es de tipo contable es aquí donde se maneja

otros criterio para su valoración .Se debe de tomar en cuenta la Norma General de

Información Financiera Gubernamental expedida por la Secretaria de Hacienda y

Crédito Público en Diciembre del 2008

53I HONORABLE CÁMARA DE DIPUTADOS, Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 20 Febrero 2004. Disponible en Word Wide Web: <http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF> 54 Ley Organiza de Nacional Financiera 26 Diciembre 1986

 

VIII  

Normas Generales de Información Financiera Gubernamental

Documentos comprobatorios: facturas, notas nóminas cheques fichas de

depósito cuentas de liquidar, pago de contribuciones etc.

Documentos generales: son acuerdos oficiales, actas de consejo de

administración u órganos de gobierno, dictámenes fiscales, registros sociales,

demandas judiciales que afectan o puedan afectar el patrimonio público.

Documentos justificativos: disposiciones y documentos legales en los que se

establecen las obligaciones y derechos que tiene las áreas centrales de

contabilidad y que le permiten demostrar el cumplimiento de los ordenamientos

jurídicos aplicables en cada operación registrada.

Documentos soporte: Son los que sin ser justificativos o comprobatorio

respaldan el registro contable, tales como los manuales de carácter financiero y

normas especificas del mismo.”55

Plazos de Guarda y Custodia El cómputo del tiempo de guarda y custodia de la documentación inicia a partir del

término del ejercicio contable en que se genera el registro. Tratándose de los

documentos que ampara gastos corriente ingreso, su periodo mínimo de

conservación es de 5 años; para la relativo a inversiones en activo fijo, obras

públicas y aquellas que sirvan de base para el fincamiento de responsabilidades,

denuncias ante el Ministerio público, litigios pendientes

Instructivo para el Tratamiento y Control de bajas de documentación del Gobierno Federal (AGN)

Para que el AGN autorice la baja documental es necesario sin excepción, las

solicitudes de dictamen de valoración documental para la baja o transferencia al

55 DIRECCIÓN GENERAL DE COMPILACIÓN Y CONSULTA DEL ORDEN JURÍDICO NACIONAL; Norma Generales de

Información Financiera Gubernamental. México, 2008-2009. [en línea] Consultado el [03 Septiembre de 2009]. Disponible

en Word Wide Web: <http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/PE/APF/APC/SHCP/Oficios/2007/28122007(1).pd

 

IX  

Archivo Histórico Central del Archivo General de la Nación o a los archivos

históricos de las dependencias o entidades que se promuevan ante el

AGN, deberán presentarse con la siguiente documentación:

A. Oficio de solicitud

B. Inventario de baja o transferencia secundaria

C. Archivo contable (en su caso)

D. Ficha técnica de prevaloración

E. Declaratoria de prevaloración

SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO

Acuerdo del 25 de Agosto de 1998

ACUERDO por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable

Gubernamental ACUERDO Artículo Primero. El Archivo Contable Gubernamental se integra con la

documentación original e información de las dependencias y entidades de la

administración pública federal siguiente:

I. La información generada por los sistemas de contabilidad;

II. Los libros de contabilidad y registros contables;

III. Los documentos contables y de afectación contable, comprobatorios y

justificatorios del ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaría

de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan;

IV. Los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de

contabilidad y cualquier otro instructivo de carácter contable;

V. Los libros y registros sociales;

VI. Los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar

el sistema electrónico de contabilidad;

VII. Los expedientes de cierre, y

VIII. La información grabada en disco óptico y la microfilmada.

 

X  

También formarán parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de

documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depósitos

bancarios, así como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los

que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de

cargo o débito.

Artículo Segundo. Las dependencias y entidades de la administración pública

federal deberán organizar la documentación e información a que se refiere el

artículo anterior en sus centros contables y en los archivos de concentración

correspondientes.

Dichos centros contables así como los archivos de concentración funcionarán

de conformidad con las disposiciones que emita la Unidad de Contabilidad

Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda

y Crédito Público.

Artículo Tercero. El tiempo de guarda de los documentos que integran el

Archivo Contable Gubernamental será de cinco años, contado a partir del ejercicio

siguiente a aquel en que se elabore el documento.

Tratándose de la documentación que ampare inversiones en activos fijos y en

obras públicas, así como aquella que sirva de base para el fincamiento de

responsabilidades o procesos judiciales, deberá conservarse como mínimo

durante un periodo de doce años.

En caso de que otras disposiciones jurídicas establezcan plazos mayores a los

señalados para la conservación de dicha documentación, se estará a lo

establecido por éstas.

Artículo Cuarto. Transcurrido el tiempo de guarda se deberá solicitar a la

Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público la autorización de la destrucción de la

documentación contable, posteriormente se deberá solicitar la opinión del Archivo

General de la Nación respecto del valor histórico de los documentos a efecto de

determinar los que deban destruirse, conservarse, grabarse o microfilmarse.

 

XI  

Artículo Quinto. Las relaciones o inventarios de baja de documentación e

información autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, deberán

conservarse por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en que se

haya destruido la mencionada documentación e información.

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