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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
MEJORAMIENTO DEL CONTROL BIBLIOGRÁFICO DE LOS
MATERIALES DOCUMENTALES EN LA BIBLIOTECA
FRANCISCO OROZCO MUÑOZ
I N F O R M E D E S E R V I C I O S O C I A L
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N B I B L I O T E C O N O M Í A
P R E S E N T A :
V I R G I N I A C O L Í N M O N R R E A L
ASESORES: Lic. María Gabriela Vázquez Santa Ana
Lic. Angélica María Rosas Gutiérrez
MÉXICO, D. F. Agosto 2010
TABLA DE CONTENIDO
Prefacio ……………………………………………………….. i Introducción …………………………………………………… iii Capítulo 1. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía…… 1 1.1 Antecedentes ………………………………………………… 1 1.2 Organización Administrativa………………………………… 14 1.3 Misión Visión y Objetivos…………………………………….. 16 1.4 Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”……………………… 17 1.4.1 Antecedentes de la Biblioteca………………………………. 17 1.4.2 Objetivos……………………………………………………….. 20 1.4.3 Servicios……………………………………………………….. 20 1.4.4 Usuarios……………………………………………………….. 21 1.5 Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de
Colecciones …………………………………………………. 21
Capítulo 2. Control Bibliográfico………………………………………………….
24
2.1 El Control Bibliográfico ……………………………………… 24 2.1.1 Origen y Desarrollo del Control Bibliográfico……………… 24 2.1.2 Catalogación …………………………………………………. 27 2.1.3 Catalogación Descriptiva…………………………………..... 29 2.1.4 Catalogación Temática…………………………………….... 32 2.1.5 Objetivos y Funciones de la Catalogación ……………….. 32 2.2 Normas para la Organización Bibliográfica y los Lenguajes
Documentales……………………………………………...... 33
2.2.1 Reglas de Catalogación Anglo-Americanas……………… 34 2.2.2 Estructura y Organización de las RCAA2………………… 36 2.2.3 Niveles de Descripción de las RCAA2 ..………………….. 39 2.3 El formato Marc 21 bibliográfico…………………………… 42 2.3.1 Antecedentes………………………………………………... 43 2.3.2 Estructura y Organización de Marc 21……………………. 45 2.3.3. Marc 21 bibliográfico su estructura………………………... 47 2.4 Encabezamientos de Materia………………………………. 49 2.4.1 Antecedentes de las LEMB…………………………………. 51 2.4.2 Características de las LEMB ……………………………….. 51 2.4.3 Estructura y Organización de las LEMB…………………… 53 2.4.4 Importancia de las LEMB……………………………………. 55 2.5 Los Tesauros………………………………………………….. 56 2.5.1 Características del Tesauro…………………………………. 57
63 2.5.2 Funciones del Tesauro………………………………………. 57 2.6 Los sistemas de Clasificación………………………………. 57 2.6.1 Antecedentes del sistema de clasificación decimal Dewey 59 2.6.2 Características y Estructura de CDD………………………. 60 2.7 El Control de Autoridades……………………………………. 64 2.7.1 Importancia del Control de Autoridad………………………. 65 2.7.2 Objetivos del Control de Autoridad…………………………. 65 2.7.3 El Control de Autoridades de Personas…….……………… 66 2.7.4 El Control de Autoridades de Entidad……………………… 67 2.7.5 El Control de Autoridades de Materia………………………. 67 2.7.6 Control de Autoridades de nombres Geográficos………… 68 2.7.7 El Catálogo de Autoridades.………………………………… 69 2.7.8 Catálogo Automatizado de Autoridades…………………… 69 2.7.9 Usuarios del Catálogo de Autoridades…………................. 70 2.8 Marc 21 para Autoridades ………………………………….. 70 2.8.1 Tipos de Registros de Autoridad……………….…………. 72
Capítulo 3. Normalización de los registros bibliográficos de la clase 082 y 086 del sistema de clasificación Dewey en base de datos de la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”.
75
3.1 Capacitación, identificación, revisión y normalización de los registros bibliográficos……………………………………………..
75
3.2 Procedimiento para la normalización de registros bibliográficos 77 3.3 Etapas dentro del sistema automatizado para la normalización de
los registros bibliográficos…………………………………………. 80
3.4 Control de Autoridades…………………………………………….. 87 Conclusiones ………………………………………………………. 104 Bibliografía…………………………………………………………... 106
Tabla de Figuras, Cuadros y Graficas
Figura 1.1. Primera sede de la ENBA en el palacio de las Bellas artes………… 4
Cuadro 1.1 Sedes de la ENBA ……………………….……………………………… 5
Cuadro 1.2 Plan de estudios para el Profesional Asociado………………………. 12
Cuadro 1.3 Plan de estudios para concluir la Licenciatura en Biblioteconomía… 13
Figura 1.2 Organigrama de la ENBA…………….……………………..………….. 15
Gráfica 3.1 Porcentaje de los registros revisados en el catálogo de la biblioteca
“FOM”…………………….………………………………………………………………
74
Gráfica 3.2 Porcentaje de registros actualizados…………………………………. 75
Figura 3.1 Acceso directo a Workflok desde el escritorio de la PC……...……… 78
Figura 3.2 Claves de seguridad para uso del Sistema Unicornio.…..…………… 78
Figura 3.3 Barra de estado…………………………………………………………… 79
Figura 3.4 Catalogación………………………………………………………………. 79
Figura 3.5 Barra de mantenimiento………………………………………………….. 80
Figura 3.6 Cuadro de diálogo…………………………………………………………. 81
Figura 3.7 Registro bibliográfico……………………………………………………… 82
Figura 3.8 Resultado de busqueda por serie……………………………………….. 83
Figura 3.9 Revisión de los volúmenes por título……………………………………. 84
Cuadro 3.1 Fuentes para la investigación de autoridades por materia 88
Cuadro 3.2 Fuentes para investigar autoridades por Autor……………..………… 89
Figura 3.10 Ejemplo de Larousse….......................................…………………….. 91
Figura 3.11 Ejemplo de DLC…………………..……………………………………… 91
Figura 3.12 Ejemplo de la propia fuente ……………………………………............ 92
Figura 3.13 Ejemplo de LEMB………………………………………………………… 92
Figura 3.14 Barra de autoridad……………………..………………………………… 94
Figura 3.15 Revisión de CAA…..…………………………………………………….. 95
Figura 3.16 Elección del tipo de autoridades………………….……………………. 96
Figura 3.17 Creación de una autoridad……………………………..………………. 97
Figura 3.18 Verificación de datos………..…………………………………………… 98
Figura 3.19 Revisión de datos………...………………..……………………………. 98
Gráfica 3.3 Resultado de las Autoridades capturadas……………………………. 99
Gráfica 3.4 Porcentaje de Autoridades Normalizadas……..……………………… 100
Gráfica 3.5 Porcentaje de Tema y Autor………………………….………………… 100
Gráfica 3.6 Total de Autoridades del CAA………………………………………….. 101
i
Prefacio
El Departamento de Desarrollo y Organización Técnica (DDOT) se encuentra
ubicado en la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, como parte de sus funciones desempeña un
papel importante en el proceso del control bibliográfico de los materiales
documentales, el cual se refleja en el catálogo de la Biblioteca y cuyo propósito
es ofrecer a sus usuarios, registros completos y actualizados para facilitar la
búsqueda y recuperación de la información de manera expedita y oportuna. Tal
vez este Departamento no es tan visible como el de Servicios, pero no por ello
es menos importante, ya que dentro del DDOT se realizan los procesos de
catalogación descriptiva y temática, clasificación y el control de autoridades de
todos aquellos materiales que ingresan a la Biblioteca por las diferentes formas
de adquisición.
Los procesos por los cuales pasan los materiales deben ser realizados por
profesionales en la biblioteconomía, de manera sistemática y con base en las
teorías de la catalogación, clasificación, además de manejar los diferentes tipos
de lenguajes documentales y la normatividad correspondiente. Las cuales, en
mi caso fueron estudiadas durante mi formación como licenciada en
Biblioteconomía y fueron aplicadas durante el Servicio Social.
La razón por la cual escogí el proyecto “Mejoramiento del control bibliográfico
de los materiales documentales en la biblioteca Francisco Orozco Muñoz”, es
para poder cooperar y aportar a la Institución que me formó, algo de lo mucho
que me dieron durante mi estancia como estudiante y poner en práctica los
conocimientos adquiridos principalmente en las materias de la línea de
formación de Organización Técnica.
Es importante saber que el proyecto que se realizó en el DDOT es para apoyar
a los usuarios de la biblioteca a recuperar la información contenida en la base
de datos, en este caso en particular de la clase 086 del Sistema de
Clasificación de Dewey.
ii
En el desarrollo de mi servicio social aprendí que el trabajo de equipo es muy
importante y se genera desde la convocatoria del responsable del área,
transmitiendo la necesidad de trabajar en equipo, despertando ese espíritu de
unión, el sentido de pertenencia, comunicando el tener un mayor compromiso y
participación entre los que colaboran en el Departamento, esto los estimula
para crecer como personas, a esa constante evolución del individuo, que
conlleva a una superación y desenvolvimiento de la persona así como un mejor
desempeño laboral reflejado en los resultados día a día.
Por otro lado, puede darme cuenta de lo que implica estar en el ámbito laboral
y así, puedo decir que mi formación fue completa. Cabe destacar que esto no
hubiera sido posible sin el apoyo de la Lic. María Gabriela Vázquez Santa Ana
Jefa del Departamento por su confianza, apoyo, tolerancia para mi desempeño
de igual manera la Lic. Angélica María Rosas Gutiérrez asesora del proyecto
que me dio su tiempo y atención. Gracias
Considerando todo lo anterior, haber escogido y realizado este proyecto fue lo
mejor que pude hacer, pues me otorgó más herramientas para mi participación
en el ámbito laboral, además de la aportación que realice para mi Escuela, la
cual quiero, respeto y me siento orgullosa de pertenecer a ella.
iii
INTRODUCCIÓN
La información es una herramienta indispensable para el desarrollo del hombre,
ya que promueve la creación de nuevo conocimiento y poder entre sus iguales,
pero esto no sería posible si no estuviera organizada, y si cada individuo
pretendiera realizar la búsqueda y recuperación en su propio lenguaje. Por tal
motivo surge la necesidad de organizar la información existente, mediante los
diferentes tipos de lenguajes documentales procurando una normalización, que
permita una recuperación expedita y oportuna, específica y concreta para
poder analizarla, aplicarla y difundirla por diversos medios.
En la actualidad uno de los objetivos del control bibliográfico no solo a nivel
local, sino universal, es el intercambio de la información por medio de los
sistemas automatizados dentro de las bibliotecas. Podemos decir que el control
bibliográfico es el resultado de una buena organización técnica de los
materiales documentales, en la que se describen los puntos de acceso
adecuados, cuyo número dependerá de la exhaustividad y profundidad de la
catalogación (descriptiva y temática) que se realice para tener una mejor
recuperación de la información y poder así satisfacer las necesidades
informativas que los usuarios requieren. Es por ello, que realicé el proyecto
propuesto por el Departamento de Desarrollo y Organización Técnica (DDOT)
de Colecciones de la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”, cuya finalidad fue
normalizar una sección de la base de datos del catálogo del sistema Unicornio
que se encuentra en la Biblioteca. Esta normalización de los registros persigue
optimizar el uso del catálogo de la misma, el cual se realizó con actividades
profesionales, mediante la revisión y actualización de los registros
bibliográficos, la investigación, actualización y captura de los registros de
autoridades.
El Informe que se presenta consta de tres capítulos, conclusiones y bibliografía.
En el primer capítulo se describen los antecedentes de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, su misión, su visión, sus objetivos y su
organización administrativa. También se incluyen brevemente los antecedentes
iv
de la Biblioteca, las funciones del DDOT donde se realizó específicamente el
trabajo.
En el segundo capítulo se definen los fundamentos teóricos de la catalogación,
clasificación, encabezamientos de materia, control de autoridades, formato
Marc21 bibliográfico y de autoridades. Así como las herramientas y fuentes del
trabajo que se utilizaron para la elaboración del proyecto.
En el tercer capítulo se presentan todas las actividades que realicé en el
servicio social, durante el desarrollo del Proyecto “Mejoramiento del control
bibliográfico de los materiales documentales en la biblioteca Francisco Orozco
Muñoz” de la clase 086 del sistema de Clasificación Decimal Dewey y los
resultados de dicho proyecto.
Por último, expongo mis conclusiones y la bibliografía utilizada en la realización
del trabajo recepcional.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
1
Capítulo 1 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía 1.1 Antecedentes La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), tiene sus orígenes
en 1915 cuando se crea la Academia de Bibliografía, adscrita a la biblioteca del pueblo
de la ciudad de Veracruz, cuyo objetivo era preparar empleados idóneos para el
estudio, el arreglo de las bibliotecas del país y la unificación de un criterio que dirigiera
todas las instituciones Bibliográficas de la República. Fue la Secretaría de Instrucción
Pública y Bellas Artes la que organizó 25 conferencias sobre clasificación como parte
de su primer curso dirigido a empleados de los archivos y bibliotecas del gobierno de
Veracruz y para los maestros de educación pública. Un año más tarde en 1916 fue la
Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, la cual pone en marcha Don
Venustiano Carranza por iniciativa del profesor Agustín Loera Chávez Director de la
Biblioteca Nacional; quien presentó el proyecto de consolidación y creación de dicha
Escuela ante el Ing. Félix F. Palavicini encargado de la Secretaría de Instrucción
Pública y Bellas Artes1.
Antes de consolidar la escuela fue el Lic. Ezequiel Chávez2 quien ofreció un curso de
capacitación para empleados de las bibliotecas de la Secretaría de Comunicaciones y
Obras Públicas3, en la ciudad de México en 1912, éste es considerado como el primer
programa formal de entrenamiento no solo en México sino en América Latina además
de un segundo curso el cual se efectuó en la Secretaría de la Industria y Comercio en
1915, estos fueron solo los inicios de la Biblioteconomía en México4.
1 MORALES CAMPOS, Estela. Inicios de la educación bibliotecológica en México: 1915-1945. En
Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía (14ª.: 1983:Zacatecas, Zac.).Memorias. México; AMBAC,1983. p. 24. 2 Miembro de la Academia Mexicana de la Lengua y uno de los más grandes pedagogos que además
de reorganizar el sistema educativo nacional, fundó la Escuela Superior de Maestros, el Colegio Nacional y además la Escuela Internacional de Arqueología y Etnografía entre otras. 3 Personajes Célebres de México y el mundo, México: Ediciones. Reyno,: 2001. p.166.
4 MORALES CAMPOS, Estela. Op. Cit. p.25.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
2
De tal manera que con estos antecedentes se percataron que se necesitaba algo más,
para formar gente mejor preparada para esos puestos. Así fue que Don Venustiano
Carranza el 26 de junio de 1916 fue el primero en poner en funcionamiento la Escuela
Nacional de Bibliotecarios y Archiveros, la cual queda adscrita a la Biblioteca Nacional,
teniendo como director a Don Agustín Loera por su gran dedicación en esta labor5; sus
objetivos fueron preparar al personal que tenían a su cargo la organización y
resguardo de archivos nacionales, así como de orientar debidamente a los estudios e
investigaciones bibliográficas con cursos de carácter práctico con una duración no
mayor a un año, dirigidos principalmente para empleados de bibliotecas.
La Escuela funcionó durante 1916, 1917 y parte de 1918 con el siguiente plan de
estudios:
1. Clasificación de bibliotecas y archivos.
2. Organización de bibliotecas y archivos.
3. Catalogación.
4. Traducción del francés.
5. Traducción del inglés.
6. Traducción del latín.
7. Conferencias de bibliología.
5 BERMÚDEZ GONZÁLEZ, Yuriko. El control de autoridades para los libros ubicados en la clasificación
400,600 y 900 de Dewey en la base de datos de la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”. México : El autor, 2007. p. 2. Informe. Licenciado en Biblioteconomía. ENBA.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
3
Esta Escuela fue suprimida por los cambios que se daban en el país, así como por
falta de presupuesto además de la deserción por parte de los alumnos6.
Para el 14 de enero de 1925, se creó la segunda escuela formadora de bibliotecarios
en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria y únicamente funcionó por 3 años
siendo el director Juan B. Iguiniz.
“La Lic. Esperanza Velásquez Bringas, jefa del departamento de Bibliotecas
dependiente de la SEP, detectó que la principal causa del cierre de la primera Escuela
de Bibliotecarios y Archivistas fue por motivos económicos, por tal razón propuso que
los bibliotecarios más competentes en activo dentro de los centros de lectura oficiales,
deberían impartir de forma obligatoria una asignatura en la nueva escuela creada y
cuyas instalaciones estuvieron en el Anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria, la
cual funcionó hasta 1928”7.
El plan de estudios que operó tenía tan sólo una duración de once meses con las
siguientes asignaturas:
1. Bibliología.
2. Clasificación.
3. Catalogación.
4. Selección de libros.
5. Organización de bibliotecas.
6. Bibliografía y trabajo de referencia.
6 VÁZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. El desarrollo de colecciones en la biblioteca "Francisco
Orozco Muñoz" de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México : El autor, 2003. p. 13. Informe. Licenciado en Biblioteconomía. ENBA. 7 IGUINIZ, Juan B. Disquisiciones bibliográficas: autores, libros, artes gráficas. México: UNAM, 1987.
p.54.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
4
Durante el tercer Congreso Nacional de Bibliotecarios y el primero de Archivistas, se
presentó el proyecto para la creación de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y
Archivistas, que fue aprobada por el entonces Presidente de la República el General
de División Manuel Ávila Camacho (1940-1946); esta escuela fue organizada por el
Departamento de Bibliotecas de la Secretaría de Educación Pública.
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) se inauguró el 20 de
Julio de 1945 en el Palacio de Bellas Artes, (Véase figura 1.1) Jaime Torres Bodet
durante la ceremonia expuso que la Escuela formaba parte de cuatro áreas
fundamentales en la educación del país: la campaña nacional contra el analfabetismo;
el mejoramiento cultural y profesional de los maestros a través del Instituto Federal de
Capacitación Magisterial; la intensificación de las actividades bibliotecarias en todo el
país y; el desarrollo de la labor editorial8.
8 VAZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. Cit. p. 13.
Figura 1.1 Primera sede de la ENBA en el palacio de las Bellas artes
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
5
Con la creciente demanda de profesionales en las áreas de la información, la ENBA
ofrecía estudios que en la actualidad son equivalentes al nivel medio superior y
programas de capacitación.
La Escuela ocupó diversas sedes localizados en las siguientes direcciones:
Periodo Ubicación
1945 – 1946 4° piso del Palacio de Bellas Artes.
1946 – 1951 Barcelona #15, Colonia Juárez.
1951 – 1962 San Ildefonso # 40, Colonia Centro.
1962 – 1965 Durango # 93, Colonia Roma.
1965 – 1973 Insurgentes Sur #231, esquina con Tabasco Colonia Roma.
1973 – 1987 Viaducto Miguel Alemán #155, Colonia Álamos.
1987 – 1993 Miguel Ángel #94, Colonia Mixcoac.
1993 - Calzada Ticomán # 645, Colonia Santa María Ticomán.
Uno de los objetivos de la Escuela fue capacitar al personal que laboraba en las
bibliotecas dependientes del Departamento de Bibliotecas y en los archivos del sector
público en dos niveles, el profesional y el técnico; para el primero se debía contar con
el certificado de bachillerato, vocacional o estudios afines y; para el segundo el de
secundaria o pre-vocacional, además de ofrecer cursos de capacitación para preparar
a los trabajadores de bibliotecas y maestros con los conocimientos básicos en la
administración de estas; los cursos se impartieron hasta el año de 19529.
Hacia 1959 el Lic. Carlos Madrazo dejó la dirección de la ENBA bajo el mando del
profesor Roberto A. Gordillo, quien le dio un giro importante a la Escuela ya que él
realizó un proceso de selección de las materias que eran fundamentales en la
formación de bibliotecarios y archivistas.
9 Ibidem…p.15.
Cuadro 1.1 Sedes de la ENBA
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
6
Asimismo seleccionó a los docentes de ambas disciplinas y los profesores que
impartían asignaturas generales fueron trasladados a la educación secundaria.
En 1959 fue nombrado director de la Escuela el profesor Roberto Gordillo, el cual
realizó una reorganización de la escuela y seleccionó alumnos que deseaban estudiar
profesionalmente biblioteconomía y Archivonomía cambiando el plan de estudios
donde en 1960 se incluyen algunas asignaturas importantes sobre metodología y el
área básica de la carrera, sin duda alguna eran estos los requerimientos de
investigación y de conocimiento disciplinario que deberían tener los profesionales10.
En el año de 1967 la ENBA pasa a ser dependencia de la Dirección General de
Enseñanza Superior e Investigación Científica de la Secretaría de Educación Pública
la cual propone los siguientes objetivos:
Formar profesionalmente Maestros en Archivonomía y Biblioteconomía.
Formar auxiliares técnicos en Biblioteconomía y Archivonomía.
Impartir cursos de actualización y perfeccionamiento a graduados y a Directores
responsables de Bibliotecas y archivos.
Organizar cursos intensivos y prestar asistencia técnica a las instituciones que
lo soliciten.
Fomentar el desarrollo de la Biblioteconomía y la Archivonomía en el país
mediante la publicación de artículos y trabajos de investigación en estos
campos y por todos los medios posibles a su alcance11.
10
Idem. 11
BARQUET, Concepción y SALAS, Eduardo. Evolución de la ENBA, su papel en el sistema educativo nacional. Bibliotecas y Archivos, ene-dic 1985, no. 16, p. 41.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
7
La reforma educativa que propuso la Secretaría de Educación Pública permitió que en
1972 la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, estableciera el
Bachillerato Técnico en Biblioteconomía y el grado de Maestría que actualmente se
reconoce como el grado de Licenciatura.
En 1973, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía seguía dependiendo
de la misma Dirección General de Enseñanza Superior e Investigación Científica,
aunque esta cambiara su nombre a Dirección General de Educación Superior y en
1974 se establecen ya los programas de bachillerato técnico y los programas de
licenciatura en Biblioteconomía y Archivonomía, con estos cambios se ofrecieron dos
cursos propedéuticos con la finalidad de que los alumnos se nivelaran y obtuvieran el
certificado de bachillerato y de esta manera tener libre acceso para cursar la
licenciatura.
Durante 1973 y hasta 1978 se realizó un curso técnico intensivo patrocinado por el
Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) para el personal que laboraba
en bibliotecas de las universidades públicas de los Estados de la República llamado
CIETB conocido como (curso ENBA/CONACYT), el programa contaba con 950 horas
efectivas de clase a lo largo de un año y los participantes debían dedicar tiempo
completo12.
En 1978, cuando la SEP se reformó y se contó con un nuevo plan educativo se creó la
Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas, la cual requirió profesionales de las
licenciaturas, apoyando y promoviendo a la ENBA que pasó a depender de esta
Dirección13. Fue en el año 1983 cuando la ENBA apoyó el Programa Nacional de
Bibliotecas Públicas de la SEP y estableció en 1984-1986 por única vez plan “B”;
donde la licenciatura de Biblioteconomía que buscaba titular a 23 alumnos (personal
que trabajara en bibliotecas públicas y que contara por lo menos con un 30% de
créditos de alguna otra licenciatura, el programa estaba diseñado en cuatrimestres y
12
Ibidem… p. 40. 13
VAZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. Cit.,p. 17.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
8
los alumnos se comprometían a concluir sus estudios y regresar a su lugar de trabajo
después de concluir la licenciatura14.
En el de 1988 se firmó un acuerdo en el área de Bibliotecas y Archivos ya que se dio
fin con el Bachillerato Técnico en Biblioteconomía y Archivonomía para dar un giro
eminentemente profesional, así la ENBA pasó a depender de la Dirección General de
Bibliotecas de la Subdirección de Educación Superior de la SEP, hasta obtener el
reconocimiento de la Dirección General de Educación Superior y se publicó el
acuerdo con la SEP en el cual se establece una reordenación para que la Escuela
tenga la Lic. de Biblioteconomía y Archivonomía y que a su vez se aprueben sus
planes y programas de estudio.
En 1990 se crean diversas comisiones e instituciones para formar un sistema de
Evaluación de Educación Superior, mientras que en 1991 se refuerza la importancia
de un nuevo proyecto académico donde se definen las líneas de la Escuela y se
reitera la necesidad de otros planes y programas de Estudio, se definen formalmente
los servicios de apoyo a las funciones sustantivas de la Escuela; Desarrollo
Bibliotecario, Desarrollo Archivístico, Desarrollo Informático, Administración,
Planeación, Evaluación Institucional y Normatividad15.
A partir de 1992 la ENBA empieza a participar en evaluaciones externas e internas,
presenta informes de autoevaluación, diseña el plan de mejoramiento académico
1992-1994 y solicita por primera vez recursos extraordinarios con proyectos FOMES y
otros a la SEP.
En este año, se implantó un nuevo plan de estudios que pretendió resolver tres
problemas: el incremento en el número de profesionales de la Biblioteconomía y de la
Archivonomía; la mejor en cuanto a la calidad del proceso educativo y; la
transformación significativa de la eficacia de la formación profesional. En estos planes
14
Ibidem., p.13. 15
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Modelo Educativo. México, 1996.p.10 [Documento interno]. Citado en: VÁZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. Cit. p.19.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
9
y programas se consideraron, entre otras cosas, los objetivos institucionales, el perfil
del egresado y las áreas curriculares básica, profesional y de apoyo, contemplándose
48 asignaturas con 344 créditos en total en 8 semestres16.
El profesor Nahúm Pérez Paz toma posesión de la dirección en 1992 y, en 1993,
egresa la última generación del bachillerato. En este año la ENBA trabajó para que se
aprobara el nuevo perfil del egresado y mapa curricular de cada licenciatura, pero esto
fue hasta el 5 de agosto de 1992. En este mismo año es cuando finalmente la ENBA
cuenta con instalaciones propias, construidas ex profeso a sus necesidades para
poder apoyar la enseñanza teórica-práctica de la Biblioteconomía y Archivonomía las
cuales son:
El Edificio de Aulas donde se realiza la práctica docente, se inaugura en 1993.
Edificio de Apoyo Académico e Investigación, en el que se ubica la Biblioteca, la
Sala de Usos Múltiples, el Laboratorio de Restauración, un Centro de Auto
Acceso para el Aprendizaje en idiomas (SAC), el Laboratorio de Cómputo
Académico, Cubículos para Docentes, el Archivo Histórico y el Departamento
de Psicopedagogía, su construcción se concluye en 1994.
Edificio Administrativo, donde se realizan las funciones de Dirección y
Administración, su construcción se termina en 1995 donde actualmente se
llevan a cabo cambios importantes en sus planes de estudio y labor académica
que se contemplan en el proyecto académico de 1992 y el plan de
mejoramiento de 1994 han venido a culminar en la ENBA de la época actual17.
16
Ibidem., p.19. 17
Ibidem., p.20.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
10
En 1994 la ENBA elaboró sus reglamentos internos referentes a: Inscripciones,
Reinscripciones y Evaluación Educativa; Alumnos; Servicio Social y Titulación. En
1995 se aprobó el reglamento de los Servicios al Público de la Biblioteca y en 1996 el
reglamento de Servicios de Laboratorio de Cómputo Académico. Y se crea por la
necesidad de la actualización académica formar a los profesionales bajo dos modos
de enseñanza: El sistema escolarizado abierto y a distancia.
Desde este año el objetivo de la ENBA en el sistema abierto es formar profesionales
en todo el país no importando su ubicación geográfica ni sus tiempos para el estudio
de sus materias, ayudando a cubrir las necesidades que se tienen en el país de
profesionales de la Biblioteconomía y Archivonomía.
En 1998 se establecieron nuevos planes y programas, pues de acuerdo a las
directrices en el plan nacional de desarrollo referente a la educación superior dando
como resultado los planes y programas del 2000 donde la formación profesional se
divide en dos ciclos de educación superior, en el primer ciclo se obtiene el grado de
profesional asociado en cinco semestres y en el segundo ciclo con cuatro semestres
más, se completa el programa de licenciatura con un total de nueve semestres con 48
asignaturas para Archivonomía y 45 asignaturas para Biblioteconomía18.
El inicio del siglo se ve envuelto en una dinámica de cambios y continuidad, para
realizar esfuerzos en la plantación y evaluación en el ámbito de la educación. Cambios
que se señala como prospectiva en la educación superior a la calidad, la pertinencia,
la equidad y la cobertura de los servicios y programas educativos que brindan las
Instituciones de Educación Superior (IES), así como el propio Estado representan
diversidad y profesionalismo en las distintas licenciaturas.
18
Ibidem., p.22.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
11
El 14 de noviembre del 2000 se aprobaron los nuevos planes y programas de estudio
en los cuales se incluye el Profesional Asociado en las licenciaturas en
Biblioteconomía y Archivonomía. En los primeros cinco, de nueve semestres se
imparten los conocimientos necesarios para salir como Profesional Asociado,
desarrollando en ellos habilidades que le permitan la inserción al mercado laboral. Y
llevar a cabo la estancia profesional la cual tiene una duración de 250 horas que
consisten en el desempeño de actividades expresamente vinculadas con la profesión
dentro de las unidades de información, ya sea en el sector público o privado que
demanden profesionales para la solución de problemas; para la aprobación del quinto
semestre el alumno tiene que realizar tres actividades que son: estancia profesional,
reporte de estancia y titulación.
El reporte de Estancia Profesional consiste en la realización de un informe donde se
describen detalladamente las actividades dentro de la institución, para ello la ENBA le
asigna al alumno un asesor que lo acompañará y asesorará en este proceso.
Finalmente esta etapa culmina con la réplica oral de dicho informe y así el estudiante
podrá seguir con su formación de licenciatura19. Al finalizar el informe de Estancia
Profesional la Escuela determina la hora y fecha del examen profesional así como el
lugar y jurado que los evaluará. El proceso de titulación está regido por el Artículo 45
del Reglamento de Titulación20.
El plan con el que actualmente cuenta la ENBA para el Profesional Asociado se
integra por 26 asignaturas, posteriormente se realiza la Estancia Profesional y el
Informe, estas se cursan en cinco semestres y son las siguientes:
19
Reglamento de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México: SEP, Dirección General de Enseñanza Superior e Investigación Científica, ENBA, 1967. p.12. 20
Reglamento de titulación. [en línea]. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México: [Consultado 26 jul 07]. ENBA. Disponible en: World Wide Web: Web:http://www.enba.sep.gob.mx/RegTitulación.Mayo2005.pdf.>
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
12
En este programa está contemplado hasta el 5° semestre donde se debe concluir la estancia
profesional y presentar el examen, ya que de aprobarse se puede contar con un título de
Profesional Asociado y continuar cuatro semestres más, y en el último semestre es donde se
realiza el servicio social y un proyecto para la titulación de Licenciado.
Primer Semestre
Segundo Semestre
Tercer Semestre Cuarto Semestre
Quinto Semestre
Fundamentos de organización técnica
Códigos de catalogación I
Sistema de clasificación Decimal Dewey
Códigos de catalogación II
Estancia Profesional
Servicios al público
Fuentes de información
Encabezamientos de materia
Sistema de clasificación LC
Informe de Estancia Profesional
Introducción a la biblioteconomía
Publicaciones seriadas
Uso y manejo de fuentes de información
Usuarios de la información
Historia del libro y las bibliotecas I
Bibliografía Proceso administrativo
Áreas funcionales de la administración
Introducción a la organización del conocimiento
Historia del libro y las bibliotecas II
Adquisición de recursos de información
Conservación preventiva
Investigación Documental
Redes en el entorno de la información
Automatización de unidades de información
Herramientas prácticas de la computación
Cuadro 1.2 Plan de estudios para el Profesional Asociado
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
13
Semestres que se cursan para completar el plan de estudios de la Licenciatura en Biblioteconomía.
Sexto Semestre
Séptimo Semestre
Octavo Semestre
Noveno Semestre
Indización
Catalogación Automatizada
Bibliotecas especializadas
Seminario de investigación II
Planeación Bibliotecaria
Promoción de los servicios
Desarrollo de colecciones
Servicio social
Bibliotecas escolares y universitarias
Bibliotecas públicas e infantiles
Seminario de la prospectiva de la profesión
Bibliografía Mexicana Políticas de información
Didáctica
Investigación de campo
Industria de la información
Seminario de investigación I
Estadística Descriptiva Introducción a la Biblioteconomía
Seminario de Automatización de bibliotecas
Conversión y migración de Información
Almacenamiento y recuperación de la información
El noveno semestre está destinado para la realización del servicio social aunque en
ocasiones dependiendo del proyecto se puede iniciar antes de las fechas asignadas.
El estudiante deberá cubrir el 70 % de los créditos establecidos por la Escuela, una
vez concluido el servicio y el proyecto que el alumno eligió, se iniciarán los trámites de
registro del trabajo recepcional y posteriormente la Institución asignará en tiempo y
forma la fecha para presentar el examen de titulación.
Cuadro 1.3 Plan de estudios para concluir la Licenciatura
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
14
1.2 Organización Administrativa
Para el desarrollo de las funciones y actividades, la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía cuenta con una amplia estructura orgánica que fue
aprobada en septiembre de 2000, la cual consta de una dirección, cuatro
subdirecciones y 18 jefaturas de departamento21.
1.-Dirección
2.-Subdirección Académica
División de Licenciaturas.
Coordinación de la Licenciatura en Biblioteconomía.
Coordinación de la Licenciatura en Archivonomía.
Departamento de Educación Abierta y a Distancia.
Laboratorio de Cómputo.
Laboratorio de Inglés.
Departamento de Psicopedagogía.
División de Postgrado.
3.-Subdirección de Planeación y Evaluación
Departamento de Desarrollo Institucional.
Departamento de Desarrollo Informático.
Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad.
Departamento de Control Escolar.
4.-Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos
Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones.
Departamento de Servicios.
Departamento de Archivos.
21
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Adecuación de la estructura orgánica de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y su registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Agosto, 2001. Citado en: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. [en línea]. México: (Consultado 26 jul 08). ENBA. Reglamento de titulación. Disponible en: Word Wide Web< http://www.enba.sep.gob.mx/RegTitulaci%F3nMayo2005.pdf.>
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
15
5.-Subdirección Administrativa
Departamento de Recursos Financieros
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales22. Las distintas subdirecciones así como los departamentos se ven reflejadas en el
siguiente organigrama:
22
BARRAGÁN DELGADO, Violeta Lucía. Propuesta para el establecimiento de servicios bibliotecarios a distancia en la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” de la ENBA. México: El Autor, 2004. p.101. Informe. Licenciado en Biblioteconomía. ENBA.
Figura 1.2 Organigrama de la ENBA (2008)
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
16
1.3 Misión, Visión y Objetivos
Misión
“La ENBA es una institución pública de educación superior de la Secretaría de
Educación Pública, que forma con calidad a los profesionales de la Biblioteconomía y
de la Archivonomía para desempeñar su profesión con compromiso social y contribuir
al desarrollo nacional, atendiendo a las demandas que en su ámbito generan los
diferentes sectores del país”23.
Visión
“La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía será una opción de
educación superior atractiva en la formación profesional de bibliotecarios y archivistas,
por la mejora en los niveles de calidad de sus programas educativos, lo que estará
sustentado en:
• Una adecuada formación docente y actualización profesional de sus profesores, que
posibilite la organización de éstos en Cuerpos Académicos;
• Una mayor eficiencia terminal de sus estudiantes;
• La evaluación continúa de sus planes y programas de estudio;
• La cobertura nacional de su oferta educativa;
• Su estrecha vinculación con los diversos sectores sociales; y
• El desarrollo de un sistema de gestión de la calidad que contribuya a la acreditación
de sus programas educativos y a la certificación de sus procesos de gestión”24.
23
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. [en línea]. México: (Consultado 13 ago 08). ENBA.
Misión. Disponible en: Word Wide Web <http://www.enba.sep.gob.mx/mision.htm> 24
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. [en línea]. México: (Consultado 13 ago 08). ENBA.
Visión. Disponible en: Word Wide Web < http://www.enba.sep.gob.mx/vision.htm >
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
17
Objetivos “Los objetivos de la Escuela, señalados por el Acuerdo No. 149, delimitan el ámbito de
competencia del hacer y quehacer de la Escuela y son:
I. Preparar y formar Bibliotecónomos y Archivónomos capaces de desarrollarse
ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de la población.
II. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas a
través de cursos de especialización y actividades de extensión educativa.
III. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en su
campo de conocimiento”25.
1.4 Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
1.4.1 Antecedentes de la Biblioteca
La Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” nace como tal, en la década de los setentas,
esto dicho por el Maestro Roberto Gordillo (ex director de la ENBA) en la entrevista
que le realizó la Lic Gabriela Vázquez Santa Ana en el año 2002, antes solo se
contaba con una colección o base26.
En el año1953 y 1954 se empezó hacer una campaña para una donación de libros, en
ese momento no se contaba con un lugar específico como Biblioteca, pero se tenía
una colección especializada sobre los temas de las dos profesiones. De todo esto se
pudo constatar cuando salió en el Boletín de la Escuela de Septiembre-Octubre de
1959 y en Abril-Septiembre de 1960 agradecimientos de donación de materiales a la
Biblioteca referentes a las fechas27.
25
PÉREZ PAZ, Nahum., [et. al]. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y la educación bibliotecaria. En: El bibliotecario, 2004, vol. 4, no. 38. p.20. 26
VAZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. [Entrevista a Roberto Gordillo], Octubre, 2002. 27
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Reglamento de servicios al Público. [Carta Informativa], No. 10, Mayo-Junio 1995.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
18
Otro dato que evidencia la creación de la biblioteca es el que se refiere a la asignación
de su nombre, que fue en la celebración del XV aniversario de la Escuela donde se
dice que se llamara “Francisco Orozco Muñoz” el cual era el nombre del primer
director de la ENBA28. Para 1962, cuando la Escuela se traslada de las instalaciones
de San Idelfonso a la plaza de Río de Janeiro la situación mejoró y se le asignó un
espacio fijo a la Biblioteca e incluso ya contaba con una encargada Bibliotecaria
llamada Esther Gama, quien fuera egresada de la Escuela.
En 1962 el entonces director de la Escuela Profesor Roberto A. Gordillo y ante el
secretario de Educación Pública Jaime Torres Bodet señaló:
La biblioteca, el archivo, el laboratorio de máquinas y el nuevo laboratorio para
restauración y conservación de documentos, son centros de trabajo que no existían
antes de 1959 en la forma que funcionan hoy29. Lo que hace evidente que antes de
esta fecha no se consideraba dentro de la Escuela la existencia de una biblioteca30.
En resumen, la colección de la Biblioteca empieza en 1962 puesto que se recibían
publicaciones periódicas con regularidad y se realizaban listados de las obras
monográficas obtenidas sobre las disciplinas, basado en la entrevista que le realizó la
Lic. María Gabriela Vázquez Santa Ana al Profesor Roberto A. Gordillo en Octubre de
2002. Ya que la Escuela pertenecía a la SEP, ésta les hacia llegar los mismos libros
que se entregaban en las bibliotecas públicas, los cuales no respondían a los
requerimientos de la Escuela pero que a pesar de ello se recibían; aunque por otro
lado se procuraba comprar material de biblioteconomía y archivonomía, además de
recibir donaciones por parte de alumnos y profesores.
28
VAZQUEZ, SANTA ANA, Op.cit., p.26 29
GORDILLO, Roberto. Balance de xv años: palabras por el profesor Roberto A. Gordillo, director de la Escuela. Boletín de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas .Abril–Sep. 1960, Tomo IV no.28, p.93.Citado en: VAZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. El desarrollo de colecciones en la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz “de la escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México: El autor, 2004, p.26 30
Idem.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
19
En 1990 inició sus operaciones el Fondo para Modernizar la Educación Superior
(FOMES), lo que permitió que las Instituciones de Educación Superior, como es el
caso de la ENBA, obtuviesen recursos extraordinarios para poder mejorar su
infraestructura; y la primera tarea que emprendió la Escuela, fue la creación de un
laboratorio de Tecnología de la Información; por otro lado, la incorporación al FOMES,
obligaba a las escuelas a evaluar su quehacer institucional31.
Otro de los grandes cambios que realizó la ENBA con los recursos, fue mejorar las
instalaciones, desarrollar sus colecciones y automatizar sus funciones así como en
1991 se realizó una donación masiva denominada kilómetro de libro fortaleciendo el
área de Biblioteconomía y Archivonomía32.
De acuerdo con los datos otorgados por la Lic. Gabriela Vázquez -Jefa de
Departamento-, la automatización de los procesos técnicos y administrativos de la
Biblioteca, se inició en 1991 con el programa DELFOS; en 1992 se adoptó el software
SIABUC versión 3.0; años después entre 1997 y 1999 se actualizaron las versiones
del software SIABUC hasta llegar a la versión SIABUC 5.0. A finales del 2002 se
realizó la migración de la base de datos bibliográfica al sistema UNICORNIO, el DDOT
contó con equipo de cómputo nuevo y actualizado, lo que permitió que los procesos de
control bibliográfico y de circulación se llevaran a cabo de manera automatizada.
A partir de 2003 se inició la colocación de códigos de barras para permitir la circulación
automatizada del préstamo externo, la actualización y normalización de la base de
datos de la Biblioteca en el sistema UNICORNIO con los siguientes resultados: se han
actualizado aproximadamente 16,400 registros bibliográficos correspondientes a la
colección general; 2,400 de la colección INEGI y; 5, 000 a la colección de consulta.
31
ESCOBAR BARRIOS, Andrea, La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, esbozo histórico a sesenta años de su fundación. México, 2006. p.63. 32
Idem.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
20
En cuanto al control de autoridades, éste se ha llevado a cabo desde 1995, primero en
MICROISIS y, en 2003 los ochocientos registros de autoridades existentes en dicha
base, se migran al módulo de Autoridades de Unicornio. A partir de entonces, esta
base se actualiza, y hoy se cuenta con más de 8,700 registros de autoridad de
diversos tipos: entidad personal y corporativa, materia y geográficos.
A partir del segundo semestre del 2006 se implementó la colección de documentos
electrónicos, que incluye diversos documentos: monografías, ponencias, artículos,
trabajos recepcionales, etc. en texto completo a los cuales puede accederse desde el
catálogo al público (Web Cat) en Internet, se cuenta con más de setecientos cincuenta
títulos.
1.4.2 Objetivo
El objetivo general de la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” es: Apoyar las funciones de docencia, investigación, extensión y difusión de la cultura de
la Escuela, proporcionando a petición expresa del usuario, servicios y recursos de
información que requiera para desarrollar sus actividades de estudio, investigación y/o
de lectura, utilizando recursos propios o de otras bibliotecas; además de fomentar la
cooperación bibliotecaria33.
1.4.3 Servicios
Los servicios que ofrecen actualmente de acuerdo al reglamento son:
Servicio de Información y Consulta.
Servicio de Orientación.
Servicio de Acceso directo a las colecciones.
Servicio de Préstamo externo.
33
ENBA. Reglamento de los servicios al público de la Biblioteca. Reglamentación interna [México]:2001. documento interno p.18.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
21
Servicio de Reserva.
Préstamo Interbibliotecario.
Servicio de Fotocopiado.
Servicio de Guarda Objetos.
Formación de Usuarios.
Servicio de Alerta.
Generación de Bibliografías de apoyo a la docencia.
Acceso al catálogo en línea.
Uso de Internet.
Uso de Bases de datos en línea.
Uso de discos compactos.
Espacios Individuales.
1.4.4 Usuarios
Los usuarios con los que cuenta son los alumnos de las dos licenciaturas, docentes y
personal administrativo.
1.5 Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones
El Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones (DDOT) como
parte de la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos es un área de
apoyo a las funciones sustantivas de la Escuela, el cual está encargado de identificar,
seleccionar, adquirir, controlar, registrar, organizar técnicamente los materiales
documentales –con fines de uso- y generar las herramientas de acceso y recuperación
de la información con la creación de bases de datos, que conformarán el catálogo
público de la Biblioteca34.
34
VAZQUEZ SANTA ANA María Gabriela. Op. Cit. p.42.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
22
Los Objetivos Generales que tiene el (DDOT)
Desarrollar el acervo de la Biblioteca con equidad y equilibrio de acuerdo a la
disponibilidad de los materiales documentales en el mercado editorial y con los
recursos presupuestales disponibles, buscando satisfacer las necesidades de
información de la comunidad de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía.
Organización técnica de los materiales documentales adquiridos, con objeto de
construir catálogos y bases de datos que permitan su almacenamiento,
recuperación y uso por parte de la comunidad de la Escuela.
Dentro de las funciones35(DDOT) están:
Las funciones del DDOT están pensadas y constituidas de acuerdo a sus objetivos.
Proponer las normas, lineamientos y políticas para llevar a cabo el desarrollo de
colecciones.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa
operativo anual de la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.
Programar, organizar, controlar y evaluar las actividades del Departamento, de
acuerdo con los planes y programas de la Subdirección.
Establecer el contacto con las editoriales y proveedores de materiales y
servicios, a fin de realizar los pedidos de los materiales y servicios requeridos
por la comunidad de la Escuela.
35
Idem.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
23
Recibir, cotejar, controlar y registrar el material documental que ingresa a la
Subdirección.
Definir y supervisar la aplicación de los apoyos técnicos para la organización
técnicas los materiales documentales y las políticas de catalogación,
clasificación y de asignación de encabezamientos de materia para la
organización técnica de los mismos.
Diseñar y actualizar los catálogos de autoridad de materia, de serie y de
editoriales.
Elaborar publicaciones con fines de divulgación de los materiales de reciente
ingreso a las colecciones de la Biblioteca.
Controlar las actividades correspondientes a la restauración y conservación de
los materiales documentales.
Establecer y mantener con las demás áreas orgánicas de la Escuela, la
coordinación requerida para el cumplimiento de las funciones encomendadas al
Departamento.
Informar con oportunidad a la Subdirección acerca del desarrollo de las
funciones del Departamento.
Control Bibliográfico
24
Capítulo 2 Control bibliográfico 2.1 El control bibliográfico
El control bibliográfico es el resultado de una serie de operaciones de la
organización técnica de los materiales documentales, las cuales deben estar
normalizadas para tener validez, y es a través de ellas que se registra la
información mínima y suficiente que permite la identificación plena de cada
ítem, así como el establecimiento de los puntos de acceso para lograr su
localización y recuperación. Los procesos que se efectúan en los documentos
son: catalogación descriptiva, catalogación temática, indización y clasificación.
La catalogación descriptiva se refiere al proceso por el cual se representan los
datos y registran las principales características del ítem; mientras que en la
catalogación temática se determina el tópico del cual trata dicho ítem y se
expresa mediante los encabezamientos de materia o descriptores, éstos están
estrechamente relacionados con la clasificación, la cual se asigna por medio de
códigos, que pueden estar constituidos por números y letras, y que
correlaciona los temas a un sistema de clasificación dado. Estos procesos
deben realizarse de acuerdo a estándares internacionales para lograr un mejor
control bibliográfico, como por ejemplo las RCAA y los lenguajes documentales
como Listas de Encabezamientos de Materia, Tesauros, Sistemas de
clasificación, que permiten dar uniformidad a todos los registros bibliográficos
para su identificación, selección, y recuperación.
2.1.1 Origen y desarrollo del control bibliográfico
El control bibliográfico se ha llevado a cabo desde la antigüedad, aunque no en
los términos, ni para los fines que se requiere actualmente.
La necesidad de controlar la información viene desde las civilizaciones antiguas
donde se utilizaban las tablillas de arcilla con propósitos contables;
posteriormente en Asiría se utilizaban nichos empotrados en las paredes para
la organización los recipientes para acomodar las tabletas, las cuales tenían
Control Bibliográfico
25
unas pequeñas etiquetas de arcilla donde se constataba el tipo de documento,
su contenido, mes y año, aspectos determinantes para el control36.
Por su parte, los mesopotámicos fueron los primeros en crear -entre muchas
otras cosas- los recipientes que tenían reunidas las tabletas de arcilla que
trataran de un mismo tema, además de darles etiquetas de localización e
identificación por medio de leyendas en el lomo o incluso por medio de un
colofón para describir las obras y su extensión.
Posteriormente, los egipcios estilaban poner un colofón al final del texto, en el
que se aseguraba el texto correcto y se le proporcionaba un nombre y la fecha
correspondiente. Por otro lado, los griegos usaron el catálogo cronológico
temático de la biblioteca de Alejandría llamado Pinakes. En este último, las
palabras iniciales del libro, el autor y el número de líneas, fueron los elementos
de descripción del documento, lo que hace suponer la existencia de alguna
herramienta para el control bibliográfico. Mientras que en Roma fueron usados
los catálogos clasificados y el bibliográfico como medios de control de
información.
Sabemos que en la Edad Media lo que había eran las bibliotecas catedralicias,
conventuales y universitarias que lograron un alto control bibliográfico, en el
cual trabajaban los monjes en dos categorías: el bibliotecario y el jefe de
escritorio, elaborando los catálogos y listas de inventarios con información
necesaria para su ubicación.
La evolución de la imprenta llevó a los editores a utilizar un colofón,
acontecimiento importante para el control bibliográfico, ya que su uso
generalizado como medio de identificación de las obras fue sumamente
importante; era un tipo de catalogación, clasificación y de ordenamiento para la
rápida localización de las obras. Se sabe que los catálogos proceden de los
siglos XVI y XVII y que éstos fueron a petición del control eclesiástico para
fines legales y de fiscalización. En Francia en 1789 se decretó que los
monasterios y capillas tenían que depositar los catálogos de sus bibliotecas
36 GARDUÑO VERA, Roberto. Control bibliográfico universal: el control bibliográfico en América Latina y el Caribe hacia el tercer milenio .México: UNAM, 1999. p. 113, 114.
Control Bibliográfico
26
para ponerlos a disposición de la nación37. En 1791 se crea el primer código
nacional de catalogación que ayuda a realizar los catálogos para un mejor
control bibliográfico38.
A mediados del siglo XIX se dio el surgimiento de la biblioteca pública, con un
nuevo concepto de lo que se intentaba dar en sus servicios donde se
determinaron sus lineamientos de organización: como la disposición de sus
acervos, el control bibliográfico y la adquisición de documentos, entre otros
aspectos. En este siglo se reconoció mucho a Panizzi, quien fuera portador de
los principios de la catalogación puestos de manifiesto en sus 91 normas,
consideradas la base de la catalogación de la era moderna, este sistema se
utilizó por diversas bibliotecas. Durante este siglo, el control bibliográfico se
generalizó con el uso del catálogo impreso como apoyo a los servicios
bibliotecarios y, los avances de la tipografía favorecieron la impresión de los
mismos.
En el siglo XIX fue preponderante el uso del catálogo impreso como medio de
control bibliográfico, sin embargo, a medida que transcurrían los años su
declive fue inminente debido a los siguientes factores: crecimiento de las
colecciones bibliográficas, el aumento en el costo de producción del catálogo
impreso, y lo poco práctico del mismo. Desde siglos pasados la catalogación ha
sido pensada para facilitar la localización de documentos y rescatar sus
características, aunque sabemos que quizás no se realizaba con la intención
con la que se elabora en la actualidad.
Las normas de descripción bibliográfica más conocidas a nivel mundial son las
Reglas de Catalogación Anglo Americanas. La segunda edición de estas reglas
fue el resultado de décadas de esfuerzo para conseguir la uniformidad en la
catalogación en el mundo anglosajón y, especialmente, para unificar las
prácticas de la catalogación descriptiva británica y norteamericana.
Antes de proceder a la catalogación propiamente, es preciso determinar no
sólo las normas que se emplearán para este proceso, en cada caso, sino
37
Ibidem., p.8. 38
Ibidem., p.9.
Control Bibliográfico
27
también definir la profundidad y el rigor de su aplicación. Por último, hay que
considerar que el propósito del catálogo está en función de las necesidades de
los usuarios, y así establecer las clases y formas de catálogos que ha de
mantener y actualizar la biblioteca.
Podemos decir que el control bibliográfico es el resultado de una buena
organización técnica de los materiales, en la que se describen los puntos de
acceso adecuados, cuyo número dependerá de la exhaustividad y profundidad
de la catalogación que se realice para que los usuarios tengan una mejor
recuperación de la información.
2.1.2 Catalogación
La definición de la catalogación ha sido abordada por diversos autores, cada
uno de ellos presenta su interpretación y concepción de este proceso, las
cuales tienen algunas coincidencias, aunque también divergen en
determinados aspectos. A continuación se hace un análisis somero para
concluir con una concepción propia.
La catalogación según De Prieto “consiste en representar en forma sintética o
condensada tanto el aspecto intelectual como el aspecto físico de los
documentos, con vistas a su rápida identificación y posterior localización. La
necesidad de catalogar un documento surge de la carencia de encontrar un
método de representación de los mismos, que permita abreviar el tiempo de
búsqueda sin tener que consultar directamente el documento. Al describir un
documento, el catalogador persigue identificarlo de tal forma, que le permita al
usuario distinguir ese documento de otros, así como establecer las diferencias
necesarias entre las diferentes impresiones de una misma edición, etc.
Para esta autora, catalogar significa identificar, describir y representar los
datos intelectuales y físicos de un documento o ítem de una manera
condensada. Esta definición coincide con la de Garrido Arilla en cuanto a la
identificación y descripción de los datos, ya que ésta señala que es “el proceso
de describir los elementos informativos que permiten identificar un documento y
Control Bibliográfico
28
de establecer los puntos de acceso que van a permitir recuperarlo por el título,
autor o materia que se conocen”39.
Por otra parte, De Prieto coincide con Carrión Gútiez, respecto al resultado de
la catalogación, que es un forma de representación del documento o ítem,
Carrión Gútiez refiere “catalogar es la operación por la cual se representa el
documento en función de sus características formales y externas, como el
autor, el título, el lugar de edición, el editor, el año de publicación, las
características físicas, etc. Se trata de una operación que debe estar sujeta a
normas estrictas de la más amplia extensión posible con el objeto de que los
registros resultantes puedan ser intercambiables y comprensibles a todos los
niveles”40.
Tanto los autores mencionados, como algunos otros, hacen referencia a la
necesidad de normalizar el proceso para apoyar la recuperación de los
documentos, como por ejemplo Atherton, ya que para él la catalogación es “el
proceso mediante el cual se transfieren, conforme a determinadas reglas, a un
registro bibliográfico ciertos datos informativos de un documento” y Orera Orera
señala que “la catalogación es un proceso anterior a cualquier organización e
inevitable para posibilitar la recuperación de información”41.
De acuerdo a los autores, y para fines de este documento, se entenderá que
catalogar es la acción de describir y registrar las características físicas e
intelectuales del material documental independientemente en el formato que
sea presentado, todo esto con exactitud y siguiendo un orden riguroso de
acuerdo a normas ya establecidas. Así, la catalogación comprende dos fases:
la catalogación descriptiva y la catalogación temática.
39
GARRIDO ARILLA, María Rosa. Teoría e historia de la catalogación de documentos. España: Síntesis, 1999. p. 25. 40
CARRIÓN GÚTIEZ, Manuel. Manual de bibliotecas. 2ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. p. 131-134. Biblioteca del libro; 14. ISBN 84-86168-79-1 41
ORERA ORERA, Luisa. Manual de Biblioteconomía. España: Síntesis, 2002. p. 120.
Control Bibliográfico
29
2.1.3 Catalogación descriptiva
Es la primera etapa del proceso completo de catalogación, en la que se
identifican, describen y registran los rasgos físicos y los puntos de acceso
(excepto los de materia) de un determinado tipo material, por medio de los
cuales el usuario podrá encontrar la información que busca, y como resultado
de la catalogación se obtiene un registro que contiene dicha información, ya
sea en forma manual o automatizada.
Así, la identificación y la descripción de un material son dos aspectos que están
estrechamente interrelacionados. El primer paso requerido en el proceso de
catalogación es la identificación de todos aquellos elementos o características
que distinguen a un material de otro, aún cuando existan otros con
características similares, como es el caso de las diferentes ediciones de un
mismo libro. Una vez que todos los elementos distintivos han sido identificados,
estos deberán de ser representados en una forma simple y consistente para
lograr una descripción única de cada material. Algunos de los elementos
incluidos en la descripción de un material son el título, la responsabilidad del
contenido intelectual, datos sobre la edición e información relativa a su
publicación, entre otros.
El tipo de orden de los datos que conforman la descripción de los materiales es
establecido por normas. Además, la determinación de los puntos de acceso,
también denominados asientos o encabezamientos, consiste en identificar a
todas aquellas personas u organismos que intervienen en la elaboración de un
material y por los que el usuario puede buscarlos. En el caso de los libros, el
autor funge casi siempre como el asiento principal.
Garrido Arilla expresa claramente lo antes mencionado, al señalar a la
catalogación descriptiva como “el conjunto de operaciones que se realizan
sobre el documento con el fin de describirlo y de establecer los puntos de
acceso que determinan los nombres (autorías) de los responsables del
Control Bibliográfico
30
contenido intelectual o artístico de la obra”42. Esta concepción coincide con la
expresada por la ALA que define a la catalogación descriptiva como “aquella
fase del proceso de catalogación que atañe a la identificación y descripción de
los libros”43, en esta representación se toman parámetros ya establecidos en la
normatividad.
En el caso de México utilizamos las Reglas de Catalogación Anglo Americanas
en su segunda edición (RCAA2), en las cuales se determinan las ocho áreas
catalográficas44.
1. Área de título y mención de responsabilidad.
2. Área de la edición.
3. Área de datos específicos de la clase de documento.
4. Área de la publicación o distribución.
5. Área de la Descripción física.
6. Área de la Serie.
7. Área de Notas.
8. Área del ISBN ó número normalizado.
Otra de las actividades en la catalogación descriptiva es la determinación de
aquellos elementos representativos del ítem que deben ser la base para la
redacción de los diversos puntos de acceso, como son la elección del
encabezamiento principal y de los encabezamientos de materia. Además de la
especificación de la forma adecuada de presentación de los nombres (de autor
personal o corporativo) y títulos seleccionados como encabezamientos
principales y secundarios.
42
GARRIDO ARILLA, María Rosa.,Op. Cit. p.27. 43
BEREIJO, Antonio. La Catalogación descriptiva: Aspectos que intervienen en la calidad procesual. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín. Vol.22 No. 1 Ene –Jun 1999.p.100. 44
Reglas de Catalogación Angloamericanas. Preparadas bajo la dirección del Joint Sterring Committee for revisión of AACR, un comité de la American Libray Association...[et. al.]; editadas por Michael Gorman y Paul Winkeler; traducidas por Margarita Amaya de Heredia. 2ª. ed. rev, 1998, enmiendas de 1993 y 1997. Santafé de Bogota, D.C. : Rojas Eberhard Editores Ltda.. 1998. p. xvii-xxix
Control Bibliográfico
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Áreas de la catalogación
Como ya se mencionó, existen ocho áreas catalográficas que se utilizan para
que la información sea registrada las cuales son:
Área 1.- “Título y mención de responsabilidad, se encarga del título, las
menciones de responsabilidad que pueden ser autor, editor, compilador,
traductor, etcétera, así como, de la designación general del material [DGM],
ésta solo se utiliza para determinados materiales como son discos compactos,
grabaciones, mapas, entre otros.
Área 2.- Edición, ésta se transcribe tal y como aparece en el ítem y solo si es
diferente de la primera.
Área 3.- Detalles específicos del material, solo se usa para los materiales
catalográficos, música, archivos de computador, publicaciones seriadas y
algunas veces en los micro formatos; al igual que el DGM se basa en una lista
para determinar que términos se utilizarán.
Área 4.- Publicación, Distribución, etc., en esta área encontraremos el lugar, la
editorial y el año en que fue publicado el ítem.
Área 5.- Descripción física, contiene información sobre la extensión del ítem,
otros detalles físicos como las ilustraciones, discos, modelos; las dimensiones y
el material complementario.
Área 6.- Serie, los datos correspondientes a la serie y la Subserie así como su
numeración los podemos encontrar en esta área.
Área 7.- Nota(s), tal vez esta es el área más extensa en algunos de los
capítulos de las reglas, ya que aquí se hacen las anotaciones sobre datos
relevantes que no se incluyeron en las áreas anteriores.
Control Bibliográfico
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Las notas más utilizadas para la descripción del ítem son: Naturaleza y
alcance; Lengua; Historia; Detalles específicos del material; Público al que va
destinado; Otros formatos; Contenido; Tesis, etcétera.
Área 8.- Número Normalizado, las condiciones de disponibilidad de este
número también conocido como ISBN para los libros e ISSN para las
publicaciones seriadas se encuentran en esta área acompañado de su título
clave, costo o alguna especificación acerca del ítem con más de uno de estos.
Los documentos normativos que se utilizan en la realización de la catalogación
descriptiva son:
RCAA2
ISBD
Formato MARC 21
2.1.4. Catalogación temática
La catalogación temática involucra el análisis del contenido intelectual de los
materiales para determinar los tópicos que trata. Una vez que el tema o temas
abordados por un material han sido establecidos, estos son redactados de
acuerdo a una lista de encabezamientos de materia o por descriptores que la
biblioteca ha elaborado o adoptado.
La catalogación temática involucra la asignación de un código numérico o
alfanumérico (según el sistema de clasificación que se elija) al material de
acuerdo al tema principal que aborda. Lo anterior tiene como finalidad el reunir
en un solo lugar de la estantería todos aquellos materiales relacionados con el
mismo tema y para que el usuario pueda localizarlo.
2.1.5. Objetivos y funciones de la catalogación
El objetivo de la catalogación es permitir al usuario el identificar, localizar y
recuperar los materiales documentales que requiera, mientras que su función
será registrar y mostrar los datos de manera normalizada para satisfacer las
necesidades de información de los usuarios.
Control Bibliográfico
33
Podríamos decir que los objetivos generales de la catalogación fueron
establecidos por Ammi Cutter desde 1876 y son:
1) Permitir a la persona encontrar un documento cuyo autor, título o tema
sea conocido por el usuario.
2) Mostrarle lo que la Biblioteca tiene: de un autor determinado; sobre un
tema (y temas relacionados) y de un tipo (o forma) de literatura.
3) Ayudarlo en la selección de documentos teniendo en cuenta su edición
(bibliográfíca) y su naturaleza (literaria o temática)45
2.2. Normas para la organización bibliográfica y los lenguajes
documentales
La necesidad de llevar un control sobre los materiales documentales de
manera normalizada fue llevando a la creación de estándares, los cuales son
un modelo constituido por reglas que tiene como fin definir las características
técnicas que debe poseer el registro en un documento para que la información
quede asentada uniformemente, que exista compatibilidad con otros registros y
puedan usarse a nivel internacional. Esto abarca, por ejemplo, desde la forma
de elaborar una referencia bibliográfica donde se utilizan las Reglas de
Catalogación Anglo Americanas segunda edición (RCAA2), la International
Standard Bibliographic Description (ISBD) en la catalogación descriptiva;
además de los sistemas de Clasificación y Listas de Encabezamientos de
Materia hasta llegar a realizar un análisis más profundo de los documentos,
como una descripción analítica donde es necesario el uso de los lenguajes
documentales especializados, como son los descriptores por medio de
tesauros ó cualquier otro método que nos ayude a utilizar un vocabulario
45
ESCAMILLA GONZALEZ, Gloria. Interpretación catalográfica de los libros.2ª ed. México: UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, 1995. p. 23.
Control Bibliográfico
34
controlado el cual nos permita limitar los términos que deben utilizarse para
representar las materias de los mismos46.
2.2.1. Reglas de Catalogación Anglo-Americanas
Las normas para catalogar más utilizadas a nivel internacional son las RCAA2,
tienen sus inicios en Francia en 1791 con las primeras reglas de catalogación
llamada Código Francés, el cual consiste en una breve publicación de los
procedimientos catalográficos con el objetivo de inventariar los fondos de las
bibliotecas confiscadas47 y crear un catálogo general de carácter nacional, todo
esto, producto de la Revolución Francesa. Este código era muy preciso sobre
las descripciones, las procedencias y la ordenación alfabética, destinado a la
uniformidad de la catalogación de las colecciones incluyendo la siguiente
información: 1) Título y mención de responsabilidad 2) Lugar de publicación,
nombre del editor, fecha de publicación 3) Descripción física que incluye la
extensión de la obra, otros detalles físicos y las dimensiones.
Como podemos observar, este código contiene casi todos los elementos con
los que realizamos una catalogación descriptiva en la actualidad. En España
editan sus primeras reglas en 1819, y en Inglaterra el Museo Británico con la
ayuda de Panizzi edita “las reglas para la compilación del catálogo de libros
impresos, mapas y materiales musicales” conocidas como las “91 reglas” en
1841. Las reglas del Vaticano comenzaron a reglamentar la catalogación a
finales del siglo XVlll pidiendo en la catalogación el título y autor estas reglas
se utilizaban en el propio vaticano y en algunos monasterios y fue hasta finales
del siglo xix cuando la ALA (American Library Association) basándose en
algunos conceptos publicó un código para la catalogación y en 1881 se
comienza a elaborar el primer catálogo de la Biblioteca del Congreso de los
Estados Unidos; de esta manera se fue consolidando el inicio de la
catalogación moderna junto con su normatividad; es hasta 1902 que se publica
46
LANCASTER, WILFRID, Frederic. El control del vocabulario en la recuperación de la información. Valencia: Impriméis, 1992. p.19. 47
Como producto de los actos vandálicos de la Revolución Francesa, se confiscaron los libros de diversas bibliotecas públicas y privadas, y para llevar un control de los libros obtenidos se generó este código.
Control Bibliográfico
35
lo que ha sido considerado el primer código español llamado Instrucciones para
la redacción de los catálogos en las bibliotecas públicas del estado dictadas por
la junta facultativa de Archivos y Bibliotecas y museos inspiradas en las
“Instrucciones Prusianas” de 1899.
En 1922, en Roma se aceptó un libro de alfabeto único llamado catálogo
alfabético, prescriptas a las bibliotecas italianas con las modificaciones exigidas
por una aproximación buscada a las reglas anglo-americanas y a la calidad de
éstas48.
De esta manera empezó a desarrollarse las reglas de catalogación y fue hasta
1949 cuando se publican las “Reglas ALA” de la American Library Association
(ALA) y “Reglas para la Catalogación Descriptiva en la Biblioteca del
Congreso”49.
En 1967 la ALA, la British Library (LB), la Asociación Canadiense de Bibliotecas
fueron los creadores de las “Reglas de Catalogación Angloamericanas”
(AACR1) la que se editaron en dos textos: americano y británico, sin embargo
los soportes de los materiales fueron cambiando y con ellos las normas para la
catalogación, en 1978 se incorporaron normas para la catalogación de diversos
materiales además de publicarse un solo texto para norteamericanos y
británicos; en 1981 sale la versión abreviada de las AACR2. La reunión de
Copenhague de 1969 y el establecimiento definitivo en 1978 de la ISBD, en
1979 aparecen los primeros catálogos de acceso directo al público conocidos
como Online Public Access Catalog (OPACs), 1881 versión abreviada de la
AACR2 aparecidas en 1985 con un volumen y hasta 1988 la continuación con
un segundo volumen, y las últimas publicadas en 199550 en una edición
revisada, posteriormente los códigos se fueron examinando y actualizando
hasta llegar a la última versión de las AACR2 en 2002 con la que actualmente
48 Biblioteca Apostólica Vaticana: Normas para catalogación de impresos: edición española
ciudad del Vaticano, 1940. 49
GARRIDO ARILLA, María Rosa., Op.Cit. pp. 66-70. 50
PINTO MOLINA, María., Op. Cit. p. 38.
Control Bibliográfico
36
se trabaja, sin embargo se están elaborando las nuevas reglas Resource
Description Access (RDA) que en 2010 se pretende sustituyan a las AACR2.
Hoy en día estos catálogos son en su mayoría de forma automatizada, por esta
razón, las unidades de información requieren “catalogar” los materiales que
tienen, para ponerlos a disposición de los usuarios y así poder utilizar todos los
materiales con los que cuenta la biblioteca. Es necesario que se tenga un buen
catálogo, para poder recuperar todas las obras, no toda su utilidad se perderá.
Una buena organización técnica, reflejada en el catálogo agrega valor a cada
una de las obras y permite una recuperación oportuna y eficiente.
El proceso de la catalogación, no sólo es la trascripción de los datos de la
portada, o la determinación de los autores, va más allá, y por tanto, son
necesarios conocimientos técnicos y científicos además de la experiencia sobre
este proceso. El buen desarrollo de éste exige establecer las políticas y
códigos de catalogación, para saber que nivel de profundidad y amplitud son
necesarios, de acuerdo con el tipo de biblioteca y de comunidad.
2.2.2. Estructura y organización de las RCAA2
Estas Reglas están diseñadas para ser utilizadas en la elaboración de
catálogos de bibliotecas, comprenden la descripción y asignación de los puntos
de acceso para los materiales documentales que constituyen las colecciones
en la actualidad dentro de las bibliotecas y centros de documentación51. En
total constan de 20 capítulos divididos en dos secciones: la primera se refiere a
la descripción mínima de los materiales en la que se especifican sus
características físicas de acuerdo al nivel de detalle requerido. Y la segunda,
trata de la determinación de los encabezamientos bajo los cuales el usuario
buscará la información; a cada ítem se le asignará un asiento principal el cual
se complementa con asientos secundarios.
51
Reglas de Catalogación Angloamericanas, op.,cit p. xxvii-xx
Control Bibliográfico
37
Primera parte
En esta sección (capítulos 1 al 13) de las reglas se proporcionan las
instrucciones a seguir para la catalogación de un ítem, indicado las reglas
básicas para la descripción de los materiales. En el capítulo 1 se establecen las
reglas de aplicación general; del capítulo 2-10 se detallan los criterios
destinados a tipos específicos de material y del capítulo 11-13 aplicaciones
generales o parciales a ciertos materiales, no existen capítulos del 14-20, ya
que están destinados para nuevas adhesiones.
En el capítulo 1 se establecen las reglas generales para la descripción (fuentes
de información, organización de la descripción, puntuación, niveles de detalle
de la descripción, lengua y escritura de la descripción, inexactitudes, acentos y
otros signos diacríticos, etc.) que son aplicables a todos los materiales de
biblioteca; y todos los capítulos sucesivos de la Parte I se refieren a cada una
de las áreas catalográficas, tanto en su descripción como en su puntuación. A
cada tipo de material le corresponde un apartado.
Los capítulos de la primera parte son:
1. Reglas generales para la descripción 8. Materiales Gráficos
2. Libros y folletos y pliegos impresos 9. Archivos de Computador
3. Materiales Cartográficos 10. Artefactos tridimensionales
4. Manuscritos 11. Microformas
5. Música 12. Publicaciones Seriadas
6. Grabaciones Sonoras 13. Análisis
7. Películas y Videograbaciones
Control Bibliográfico
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Segunda parte
En esta sección se establecen los lineamientos para determinar la elección de
los puntos de acceso y los encabezamientos principales y secundarios; los
capítulos de los cuales se conforma la segunda parte son:
21. Elección de los puntos de
acceso
24. Encabezamientos de Entidades
Corporativas
22. Encabezamientos de
personas
25. Títulos Uniformes
23. Nombres Geográficos 26. Referencias
Apéndices:
Apéndice A Para uso de Mayúsculas
Apéndice B Uso de Abreviaturas
Apéndice C Uso de Números
Apéndice D Glosario
De acuerdo con el tipo y contenido de un ítem, las reglas ofrecen opciones para
que el catalogador decida, en su caso, cual es la que procede y resuelve
aplicar. Ya que como se señala en las RCAA2 “algunas de las reglas se
designan como alternativas ó adiciones optativas, y algunas otras o parte de
ellas comienzan con la palabra optativamente; estas indicaciones surgen del
reconocimiento de que existen diferentes soluciones para un problema que se
presente en la catalogación, pues esta cuenta con diferentes niveles en los
cuales se debe decidir cual es la opción más especifica para cada caso y se
pueden tomar alternativas u opciones dependiendo del catálogo o de una
entidad bibliográfíca en los cuales esta puede aplicar siempre o nunca”52.
52
Ibidem.,pp. 2-3.
Control Bibliográfico
39
En las reglas se reconoce el saber, experiencia y cultura que debe tener un
catalogador para ejercer un juicio crítico y de interpretación, los cuales deben
basarse en los requisitos de un determinado catálogo o en el uso de los ítems
que se están catalogando.
2.2.3 Niveles de Descripción de las RCAA2
Las Reglas de Catalogación manejan tres niveles para describir los materiales,
en las que se presentan opciones a las bibliotecas para aplicarlas de acuerdo a
su política catalográfica, no obstante, el nivel mínimo de descripción debe
siempre observase dando opción, según las necesidades de cada biblioteca,
de que algunos materiales tengan su descripción con mayor detalle que otros.
“Esta normalización de los tres niveles de descripción ayuda a conseguir
uniformidad en la catalogación. Los elementos de la catalogación que se
presentan en las reglas constituyen un conjunto máximo de información la cual
se va a incluir”53.
En el primer nivel se establecen los elementos bibliográficos mínimos que se
deben asentar en un registro y dependiendo de las necesidades de cada
biblioteca se pueden aumentar los componentes para obtener una catalogación
mas profunda. El primer nivel de descripción se aplica generalmente en las
bibliotecas escolares y públicas.
53
Ibidem.,p. 15.
Control Bibliográfico
40
Primer Nivel de Descripción
Segundo Nivel de Descripción
En este segundo nivel se realiza una catalogación más detallada aplicable para
bibliotecas universitarias, ya que sus usuarios necesitan mayores detalles para
localizar sus materiales.
Autor Título propiamente dicho / primera mención de responsabilidad,
si difiere del encabezamiento principal en forma o número, o si no hay un encabezamiento del asiento principal. - - Mención de edición.- - Detalles específicos del material (o tipo de publicación).- - Primer editor, etc., fecha de publicación, etc.
Extensión del ítem.- - Nota (s) .- - Número normalizado.
1. Encabezamientos I. Secundarias
Autor
Título propiamente dicho [Designación General del Material] = Titulo paralelo : otra información sobre el título / primera mención de responsabilidad; cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. - - Mención de edición / primera mención de responsabilidad relacionada con la edición. - - Detalles específicos del material (o tipo de publicación). - - Primer lugar de Publicación, etc : Primer editor, etc., fecha de publicación, etc.
Extensión del ítem : otros detalles físicos; dimensiones. - - Título propiamente
dicho de la Serie / mención de responsabilidad relacionada con la serie, ISSN de la serie; numeración dentro de la serie. Titulo de la Subserie, ISSN de la Subserie; numeración de la Subserie. - - Nota (s) . - - Número normalizado
1. Encabezamientos I. Secundarias
Control Bibliográfico
41
Tercer Nivel de Descripción
En este nivel se realiza una catalogación completa que nos ayudara a tener los
datos del ítem con un mayor detalle y se recomienda para las bibliotecas
especializadas.
En este tercer nivel de descripción se incluyen tanto los elementos del primer y
segundo nivel, dando como resultado una descripción más amplia del ítem. Se
registran elementos de otras áreas (diferentes del título clave y de los títulos y
citas en las notas) en la lengua y escritura de la entidad catalográfica. Además
de: inexactitudes; acentos y otros signos diacríticos; ítems con varias fuentes
principales de información; ítems en varias partes y en una sola parte54.
Los esquemas se han realizado con el fin de establecer el orden, distribución
de las áreas y elementos del registro bibliográfico de manera uniforme.
54
Íbidem.,pp. 15-17.
Autor
Título propiamente dicho [Designación General del Material] = Titulo paralelo : otra información sobre el título / primera mención de responsabilidad; cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. - - Mención de edición / primera mención de responsabilidad relacionada con la edición. - - Detalles específicos del material (o tipo de publicación). - - Primer lugar de Publicación, etc : Primer editor, etc., fecha de publicación, etc.
Extensión del ítem : otros detalles físicos; dimensiones. - - Título propiamente
dicho de la Serie / mención de responsabilidad relacionada con la serie, ISSN de la serie; numeración dentro de la serie. Titulo de la Subserie, ISSN de la Subserie; numeración de la Subserie. - - Notas (contenido, título, serie, inexactitudes, etc.) Número normalizado
1. Encabezamientos I. Secundarias
Control Bibliográfico
42
RDA: Recursos, Descripción y Acceso
Actualmente se está desarrollando un nuevo documento que pretende
simplificar, clarificar, y actualizar las normas más usadas para la descripción
bibliográfica y el establecimiento de puntos de acceso: las Reglas de
Catalogación Anglo Americanas (RCAA2). El nombre de esta nueva norma es
un título tentativo para un nuevo código de catalogación denominado RDA
como una forma de abreviar su nombre. Se pretende el uso de las siglas RDA
en todos los idiomas para mayor reconocimiento. En diciembre de 2003 en la
Reunión de IFLA, se canceló la actualización de los Principios de París, a
cambio se habló sobre un código internacional de catalogación, el cual está
siendo examinado por los creadores de la reglas de catalogación en todo el
mundo y se espera que este informe preliminar sea el principio de una nueva
era en la catalogación y se dice verse finalizado para el 2010.
2.3 El formato Marc 21 bibliográfico
Para la realización de registros bibliográficos o de autoridad de manera
automatizada, es necesario contar con una plantilla o formato, el cual nos
ayudará a organizar la información contenida en el documento en un sistema
de automatización para bibliotecas y así tener un mejor control bibliográfico o
de autoridades (según sea el caso), el cual es necesario debido al número
creciente de los materiales, a la diversidad tanto de los materiales como de los
temas, y mejorar la pronta recuperación de la información para el usuario. Para
el intercambio y organización técnica de los registros bibliográficos se diseño
un formato con los campos necesarios para contener toda la información
catalográfica de los documentos; de esta manera se crea el Marc.
MARC es el acrónimo de Machine Readable Cataloging (catalogación legible
a través de computadora), que ha permitido la generación de registros
catalográficos legibles a través de computadora. Gredley comenta que MARC
es: “un grupo de formatos que emplean un conjunto particular de convenciones
Control Bibliográfico
43
para la identificación y manejo de datos bibliográficos por computadora”55. El
formato Marc podemos verlo como una o varias estructuras para el
almacenamiento recuperación e interpretación de datos contenidos en un
registro previo.
2.3.1 Antecedentes
El formato MARC surge como una solución a la necesidad de integrar los
avances en el campo de la tecnología electrónica, a los procesos de
catalogación del material bibliográfico con objeto de que pudiera ser procesado
e intercambiado con la máxima eficiencia, en el menor tiempo posible y sin
descuidar la calidad de la catalogación pues estos siguen las normas que nos
dan la RCAA2.
La Library of Congress (LC) fue la que creó y desarrolló en la década de los
sesenta el formato Marc, en el que se invitó a participar en el proyecto piloto a
aproximadamente 70 bibliotecas, de las cuales solo contestaron 40, y a su vez
se eligieron a 16. La selección se basó principalmente en factores como:
-Tipo de biblioteca
-Localización geográfica
-Disponibilidad de personal
-Equipo
-Fondos bibliográficos
-Propósito de uso del formato MARC
-Disponibilidad para evaluar la utilidad del proyecto
-Elaborar un informe final
55
GREDLEY, Ellen y Alan Hopkinson. Exchanging bibliographic data: MARC and other international formats. Chicago, Ill.: American Library Association, 1990. p.70
Control Bibliográfico
44
De acuerdo con lo programado, el proyecto piloto terminaría en junio de 1967,
sin embargo, las bibliotecas participantes invirtieron más tiempo del previsto
debido a que algunas políticas no las podían determinar a la ligera, además de
que el proyecto les había generado excedentes de trabajo56.
Superadas las experiencias de aciertos y errores del proyecto piloto y sin dejar
a un lado los fines que motivaron su creación, se inició el diseño de otro
formato basado en la experiencia adquirida, lo cual dio origen al formato MARC
II para monografías.
Tomando en cuenta el gran interés de las bibliotecas participantes sobre las
ventajas y desventajas del proyecto piloto, así como el interés que demostró la
British National Bibliography por iniciar en su sede un proyecto piloto
(UKMARC) y las visitas de bibliotecarios extranjeros, la Library of Congress
orientó el diseño de MARC a un marco internacional.
A finales de la década de los setenta y después de un largo período de prueba
el formato MARC II para monografías se hace extensivo para publicaciones
periódicas y seriadas, mapas y materiales audiovisuales, y su uso se amplió en
Estados Unidos a través de la serie de seminarios conocidos como Institutos
MARC.
En la década de los ochenta, el formato MARC fue perfeccionado para su
aplicación en el manejo de la descripción de noticias periodísticas, materiales
especiales, manuscritos e incunables. Desde que apareció el formato MARC,
han surgido un número considerable de formatos los cuales son en su mayoría
formatos nacionales desarrollados en bibliotecas nacionales u otras agencias
afines, todos cuentan con características comunes.
56
FURRIE, Betty. Conociendo Marc Bibliográfico: catalogación legible por maquina. Bogota: Rojas Eberhard, Library of Congress, 2001. pp1-7.
Control Bibliográfico
45
En la actualidad el formato MARC presenta una amplia gama de posibilidades
para poder codificar cualquier tipo de material bibliográfico en cualquier soporte
físico. El formato original LC MARC se transformó en MARC21, el cual ha
llegado a ser el más utilizado por la mayoría de los sistemas bibliotecarios
automatizados.
Materiales que pueden codificarse con Marc 21
1. Monografías
2. Recursos continuos (antes de 2002 se conocía como publicaciones
seriadas)
3. Archivos de computadora
4. Mapas
5. Música
6. Grabaciones sonoras
7. Materiales audiovisuales
8. Materiales mixtos (incluye archivos y colección de manuscritos
2.3.2 Estructura y organización de Marc 21
Un registro Marc21 tiene una guía de claves codificadas, las cuales pertenecen
a cada elemento de información bibliográfica en el espacio designado para
cada uno de los elementos de información se llama “campo”, estos están
dentro de un registro y este puede tener un sinnúmero de campos, los que a su
vez pueden tener un número infinito de caracteres, ya que podemos encontrar
documentos que requieran de mayor información en determinados campos.
Por ejemplo, la serie Breviarios del Fondo de Cultura Económica, ocupa mayor
espacio que la serie Salvat en cuanto al número de caracteres. Otro ejemplo,
es en la descripción física en los materiales audiovisuales, los cuales tienen
una descripción mayor que los libros.
Control Bibliográfico
46
El número de formatos que integran un registro MARC21 son cinco:
1. Bibliográfico o integrado
2. Autoridades
3. Clasificación
4. Existencias
5. Información comunitaria
Un registro MARC se compone de tres elementos: La estructura del registro, la designación del contenido y los datos contenidos
en el registro. La estructura del registro constituye la implementación de la
norma internacional Formato para el Intercabio de Información (ISO 2709) y su
contraparte estadounidense Bibliographic Information Interchange (ANSI
Z39.2).
La designación del contenido está definida, en cada uno de los formatos
MARC, por los diversos códigos y convenciones establecidos específicamente
para identificar y caracterizar los datos contenidos en un registro y apoyar la
manipulación de dichos datos57.
Los datos que conforman el contenido de un registro MARC están
determinados por lo general por normas diferentes a los formatos, tales como
la International Standard Bibliographic Description (ISBD), las Reglas de
Catalogación Angloamericanas, los Encabezamientos de materia de la
Biblioteca del Congreso (LCSH), o por otras reglas de catalogación, esquemas
de clasificación o tesauros temáticos utilizados por la organización que crea
cada registro.
57
Íbidem. p.9-12.
Control Bibliográfico
47
2.3.3 Marc 21 bibliográfico su estructura
La estructura del formato MARC21 está basada en la norma ANSI Z39.2
(American National Standard for Bibliographic Information Interchange), misma
que sirvió como base para implementar la norma ISO 2709:1996 Format for
Bibliographic Information Interchange on Magnetic Tape58. Dicha estructura
consta de los siguientes elementos:
* Líder
Es el primer campo del registro y se compone de una extensión fija de 24
caracteres, los cuales contienen información acerca del registro, tal como, su
extensión y estado (nuevo, modificado, abreviado, etc.), el tipo y clase.
* Directorio
Enlista las etiquetas, la extensión de los campos y el inicio y fin de cada
posición. El directorio inicia en la posición 24 del registro y finaliza con el
delimitador campo. Aquí se encuentra datos asociados con los que se registran
en los campos variables.
* Elementos de longitud fija (008)
Aquí se registran datos que por su naturaleza son fijos en cuanto a su
extensión o pueden simbolizarse con códigos de extensión fija, por ejemplo:
idioma, año, país de publicación, etc.
* Campos de longitud variable
Aquí se encuentran los datos bibliográficos descriptivos codificados en cada
una de las etiquetas del formato59.
58
La norma ISO 2709 es una norma internacional para el intercambio de información bibliográfica a través de soportes magnéticos. Esta surgió a partir del formato MARC desarrollado por la Library of Congress. La norma define la estructura general que deben tener los registros para su intercambio, pero no define la composición de los registros en lo referente a los contenidos de etiquetas, indicadores y códigos de subcampo. 59
Organización bibliográfica y documental. Compilado por Hugo Alberto Alcantara Figueroa y Cesar Augusto Ramírez Velásquez. México : UNAM, Facultad de Filosofía y Letras; Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecologicas, 2004. p. 23. ISBN 970-32-1861-X
Control Bibliográfico
48
Líder
Está integrado por un número finito de 24 caracteres en los que se
consigna la información general del registro catalográfico y sus posiciones son
del 0 al 23.
Posiciones
00-04 Longitud lógica del registro
05 Estatus del registro
06 Tipo de registro
07 Nivel bibliográfico
08 Tipo de control
09 Posición indefinida
10 Contador de indicadores
11 Contador de códigos de subcampo
12-16 Dirección base de los datos del registro
17 Nivel de codificación
18 Forma de la catalogación descriptiva
19 Requerimiento de vinculación del registro
20-23 Mapa de entradas en cada directorio
Directorio
Está integrado por campos de longitud fija de 12 caracteres, cada uno contiene
la etiqueta de identificación, la longitud y la posición del primer caracter en el
registro de cada etiqueta en el campo variable. Esta parte la realiza
automáticamente la computadora.
Posiciones
00-02 Identificación de la etiqueta utilizada en la codificación de la
información.
03-06 Identificación del número de caracteres utilizados en cada
campo (etiquetas, indicadores, códigos de subcampo y signos
convencionales).
Control Bibliográfico
49
07-11 Identificación de la posición del primer caracter relativo a los
campos variables.
2.4 Encabezamientos de materia
El encabezamiento de materia es la palabra o palabras con un lenguaje
controlado que expresan el contenido intelectual de un documento y bajo el
cual se agrupan todos aquellos que tratan sobre el mismo tema.
“La utilización de una lista normalizada es importante para asegurar la
consistencia y para garantizar que todos los materiales que tratan sobre un
tema se asientan bajo un encabezamiento y se encuentran en un mismo lugar
en el catálogo60.
Existen diversas listas de encabezamientos de materia como son:
Lista de encabezamientos de la Biblioteca del Congreso
Lista de encabezamientos de la Universidad de Sevilla
Lista de encabezamientos de la biblioteca de la Univ. Laval en Quebéc
Lista de encabezamientos de SEARS
Lista de encabezamientos del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC)
Lista de encabezamientos para bibliotecas públicas
Para fines de este documento sólo se analizan las listas de encabezamientos
de materia para bibliotecas del Instituto Colombiano para el Fomento de la
Educación Superior (ICFES) de Bogotá.
60
FURRIE, Betty. Op. Cit. pp.1-7
Control Bibliográfico
50
Para la asignación o elección de encabezamientos de materia, se debe tener
en cuenta:
Conocer la comunidad a la que sirve la biblioteca. Concretamente,
conocimiento de la forma usual de expresión del público (habla popular,
culta o técnica).
Seleccionar los encabezamientos concretos y específicos que más
fácilmente representen el contenido del material bibliográfico.
Elegir de acuerdo con el tamaño y necesidades de la biblioteca.
Establecer tantos encabezamientos de materia como sean oportunos
para cubrir todo el contenido de la obra.
La lista de encabezamientos que la biblioteca haya adoptado para
comprobar si éstos están autorizados61.
Para asignar los encabezamientos es fundamental utilizar las listas autorizadas
en cualquier biblioteca, por ser un elemento de trabajo indispensable en el que
se apoya el bibliotecario, ya que además le sirve como guía para ser coherente
en la elección de los encabezamientos; de esa manera se logra uniformidad en
obras que tratan el mismo tema.
Los encabezamientos de materia LEMB, compiladas por el Instituto
Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, son extensos cubren
una amplia gama de temas, por lo que pueden ser utilizados en cualquier tipo
de biblioteca. Están elaborados según la normalización de la Lista de la
Biblioteca del Congreso.
61
GRANADOS RANGEL, Jesús. La organización bibliográfica y documental en los planes de estudio de biblioteconomía en la ENBA. México : El autor, 2004. p. 93. Tesis. Licenciado en Biblioteconomía. ENBA.
Control Bibliográfico
51
2.4.1 Antecedentes de las LEMB
Esta obra fue compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo, publicado por la
Unión Panamericana en 1967. No obstante, en 1969 y 1970 la Organización de
los Estados Americanos (OEA) publicó suplementos preparados por Emma
Linares, los que perdieron rápidamente su vigencia debido a que desde
entonces no se ha publicado una nueva edición ni suplemento de los mismos.
Razón por la cual se realizó un programa que desarrollara una lista de
encabezamientos de materia dirigido por la División de Información y
documentación. dependencia del Instituto Colombiano para el fomento de la
Educación Superior, para su utilización en todo el sector, además de darse
cuenta que en todos los países latinoamericanos tenían necesidad de contar
con una lista de encabezamientos. Por medio de seminarios y talleres se
desarrollo la terminología que se iba a normalizar contando con especialistas
de varias áreas quienes revisaban el trabajo62.
2.4.2 Características de las LEMB
Una de las características de la lista de encabezamientos es que no es un
documento didáctico, no instruye como asignar epígrafes o descriptores, para
eso se requiere de cursos de análisis de información, además de una cultura
general amplia, y un dominio del tema en cuestión, todo esto en virtud de poder
asignar un adecuado encabezamiento. En la asignación de los
encabezamientos se debe realizar un análisis exhaustivo y considerar los
siguientes principios establecidos en los LEMB63.
62
INSTITUTO COLOMBIANO PARA EL FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR. Listas de encabezamientos de materia para bibliotecas. Bogota: OEA; Procultura, 1998. p. vii. 63
Idem…
Control Bibliográfico
52
Principio de encabezamiento específico: Consiste en estructurar y asignar el
encabezamiento de materia que designe en forma precisa el contenido del
documento en cuestión y no la clase bajo la cual se podría localizar bajo un
número de clasificación.
Ejemplo: Bibliófilos y no coleccionistas de libros
Bibliotecarios y no Bibliográfos
Principio idiomático: Este encabezamiento debe de ser redactado em el
idioma vernáculo o en el idioma del usuario al cual va a servir, es decir, la
palabra o frase empleada por la comunidad para denominar un tema, materia o
asunto, esto es apoyado por tres condiciones básicas: propiedad, concisión y
uso.
Propiedad: se debe elegir una forma castiza o propia del idioma al estructurar
el encabezamiento.
Ejemplo: NORMALIZACION y no ESTANDARIZACION
Concisión: Se realiza um análisis semántico y sintáctico de las frases que
expresen los conceptos en consideración y elegir la forma más concisa y
gramaticalmente correcta.
Ejemplo: MAPOTECA y no BIBLIOTECA DE MAPAS
Uso: Se debe actualizar la terminología en el desarrollo propio de las ciencias,
siendo necesario el uso de términos correctos idiomáticamente y el uso
generalizado de ciertos extranjerismos, barbarismos y modalidades de los
diferentes dialectos cuyo empleo debe de ser con mucho estudio antes de
ponerlo como encabezamiento.
Ejemplo: COMPUTADORAS y no ORDENADORES
Control Bibliográfico
53
Principio único: Se debe elegir solo una forma de entrada y no poner en una
ocasión de una manera y luego otra utilizando sinónimos ó equivalentes
indistintamente, esto asegura dos aspectos:
Que la representación de los materiales se realice de forma
consistente al controlar sinónimos, cuasinónimos y homógrafos.
Que se asigne en todos los casos el término más específico y nada
más64.
2.4.3 Estructura y organización de las LEMB
Está alfabeticamente en su parte principal, la cual se aplica en los términos
autorizados y los que remiten al encabezamiento recomendado. Los términos
sugeridos están escritos en negritas y bajo ellos se enlistan las referencias a
que haya lugar.
Las abreviaturas, siglas y acrónimos que no tienen en su interior signos de
puntuación.
Ej: Cobol, IBM, se ordenan como palabras
Las subdivisiones históricas por excepción, conservan un orden cronológico, en
lugar de un orden alfabético.
Primero van los períodos más amplios, ejemplo:
Bibliografía - primeros libros impresos - siglo xvi
Bajo los encabezamientos aparecen datos como:
La indicación. -Donde el epígrafe se puede subdividir geográficamente por País
o ciudad, etc. ésto se nota con las abreviaturas Sub. geo (subdivisión
geográfica) puesta entre paréntesis después del epígrafe.
64
Ibidem., pp. viii-xiii
Control Bibliográfico
54
Notas explicativas. - Se ponen entre paréntesis para dar el significado del
contenido para su comprensión y aplicación del epígrafe, estas notas puden
ser :
De una sola palabra para aclarar el nombre sustantivo en singular o
plural.
Cuando son dos o más palabras en un término o idea de significación
independiente el cual puede ser um sustantivo o un adjetivo.
Dos términos separados por un guión de los cuales el primero se refiere
al epígrafe principal mientras que el segundo a una subdivisión
relacionada.
Las subdivisiones son términos que se aplican al encabezamiento principal con
el fin de limitar el asunto al que se refiere, estos pueden ser de cuatro tipos:
1. Tópicos.- Son los que expresan el asunto, indica el punto de vista bajo
el cual se estudia el tema.
2. Forma.- Aquellos que especifican la forma física de la obra género
literario,etc.
3. Cronológicas.- Usadas bajo la historia de um país bajo literatura u otros
asuntos cuya evolución histórica es objeto de estúdio.
4. Área geográfica.- Cuando está es tratada a un país, una región, ciudad,
etc.
La secuencia sería:
Encabezamiento principal –subdivisión de tópico - subdivisión geográfica –
subdivisión de forma.
Control Bibliográfico
55
EJEMPLO:65
BIBLIOGRAFIA UNIVERSAL Bibliography, Universal Va BIBLIOGRAFÍA – CATÁLOGOS UNIVERSALES BIBLIOGRAFÍA INTERNACIONAL X Catálogos universales XX BIBLIOGRAFÍA – CATÁLOGOS UNIVERSALES BIBLIOGRAFÍA INTERNACIONAL CATALOGACIÓN COOPERATIVA Bibliografía, centros de V CENTROS BIBLIOGRÁFICOS
La lista está constituida por cuatro tablas que contienen subdivisiones para
añadirse a los encabezamientos; la tabla uno contiene subdivisiones de tipo
geográfico, la tabla dos, contiene subdivisiones de idiomas o lenguas, la tabla
tres contiene subdivisiones generales para todo tipo de encabezamientos y la
tabla cuatro contiene subdivisiones para emplearse bajo personajes históricos.
Estas listas además proporcionan “notas de enlace y explicativas las cuales
permiten mantener la consistencia en el uso de determinados encabezamientos
sin que estos pierdan sus relaciones”66.
2.4.4 Importancia de las LEMB
Esta lista es de gran apoyo en el proceso de análisis de la información, para
esta actividad se debe contar con un lenguaje controlado y organizado; además
es una guía para asignar epígrafes, ayudándonos a seleccionar los términos
representativos de los temas de acuerdo a las necesidades de los usuarios de
las diferentes unidades de información. Existen palabras que no son
reconocidas y mucho menos utilizadas por los usuarios, por lo que se debe
manejar un lenguaje de búsqueda de manera pre-coordinada, lo que implica un
proceso previo a su utilización; de esta forma la recuperación de los
documentos con esos temas será exitosa.
65
Íbidem., pp. xiii-xv. 66
MARTÍNEZ ARELLANO, F. Guía para la organización del material documental. México: SEP, ENBA, [1994]. p. 67
Control Bibliográfico
56
2.5 Los tesauros
Los tesauros iniciaron su desarrollo en la década de los 50´s a través de las
palabras claves; se definía al tesauro como:
Lista autorizada que puede conducir al usuario de un concepto a otro por
medio de relaciones de investigación ó intuitivas.
Posteriormente G. Wersig definía como: Lista de términos prefijados con
anterioridad, pero extraídos de los documentos, que desdobla los
conceptos en unidades simples, éstas se coordinan entre ellas para
establecer relaciones jerárquicas, asociativas y de equivalencia.
Un tesauro es un instrumento terminológico que dota de coherencia al
proceso de indización y recuperación, al posibilitar que los significantes
utilizados en la búsqueda coincidan con los que han representan a ese
concepto ya indizado y almacenado.
Un tesauro es un lenguaje documental, un vocabulario controlado
dotado de relaciones que son las que le distinguen de otros instrumentos
terminológicos y le proporcionan la categoría de lenguaje.
A diferencia de otros lenguajes documentales, clasificaciones y listas de
encabezamientos los tesauros suelen ser lenguajes especializados,
circunscritos a una ciencia o conjunto de ciencias en particular y
construidos para servir a una institución determinada.
El tesauro se compone de descriptores y no descriptores
fundamentalmente. Los primeros son los términos elegidos para
representar los distintos conceptos: temáticos, geográficos,
cronológicos, onomásticos. Los segundos son sinónimos o cuasi-
sinónimos (sinónimos documentales) de los primeros y su presencia en
el tesauro sirve para facilitar el acceso al usuario.
Control Bibliográfico
57
2.5.1 Características del Tesauro
Sus características esenciales deben de ser de un lenguaje especializado, este
debe de estar normalizado, post-coordinado para determinar un tema, ser
flexible para permitir su actualización.
Una de las características del tesauro es que no define los términos que lo
componen como los diccionarios, salvo algunas excepciones solo sirve como
enlace entre el catalogador y el usuario.
Otra de las características de un tesauro es que no tiene todos los términos
relativos al tema sino aquellos que podrían estar en las consultas de los
usuarios.
2.5.2 Funciones del Tesauro
Dentro de las funciones de un tesauro se encuentra la de normalización del
vocabulario, el cual se unificará para controlar todas las posibles entradas
como en el caso de los sinónimos.
En la introducción el tesauro indicará constantemente todas las alternativas
posibles para entrar a recuperar por: genéricas, específicas y asociadas el
tesauro induce al usuario a utilizar temas en los que no había pensado gracias
a las referencias cruzadas que indican las relaciones asociativas, jerárquicas, y
preferenciales que existan en determinada terminología67.
2.6 Los sistemas de clasificación
Otro lenguaje documental son los sistemas de clasificación que establecen
relaciones entre un código numérico o alfanumérico y los contenidos de los
materiales documentales.
67
URDICIAIN GIL, Blanca. Manual de lenguajes documentales. Madrid : Noesis, 1996. p. 183-194.
Control Bibliográfico
58
La clasificación es un término en el que se describe a un grupo de conceptos o
de cosas reunidas por alguna semejanza que las unifica. A esa semejanza, se
le llama característica de la Clasificación.
La clasificación bibliográfica es un lenguaje documental el cual se define como
todo “sistema artificial de signos normalizados que facilitan la representación
formalizada de los contenidos de los documentos con miras a su
almacenamiento y a la recuperación, manual ó automatizada”68, de información
solicitada por los usuarios.
Los sistemas de clasificación son un importante instrumento de conocimiento y
comunicación, tienen la capacidad de organizar el saber humano y en especial
un universo tan grande como el de la documentación, conformando reglas y
métodos de codificación, elaborándose un símbolo que le dará un lugar dentro
del sistema de clasificación y a su vez un lugar dentro del espacio físico en la
estantería de una biblioteca69.
“Así, los sistemas de clasificación agrupan las obras de acuerdo al tema que
tratan, de tal manera que si no se localiza una obra en particular se puedan
encontrar otras fuentes del mismo tema reunidas en un mismo lugar”70.
Es una reunión de clases, ordenadas en una forma sistemática, al cual le
corresponde un determinado número, que se le asigna a los documentos, entre
los sistemas existentes, vigentes y utilizados en la actualidad están: la
Clasificación Decimal Universal (CDU), la Dewey (DDC) y la de Library of
Congress (LC) las cuales se aplican a nivel universal. El principal objetivo de
los sistemas de clasificación es hacer factible la creación de procedimientos
para agrupar los contenidos temáticos de los documentos71.
68
Ibidem.,p.110. 69
LA FUENTE LÓPEZ, Ramiro. Los sistemas bibliotecológicos de clasificación. México: UNAM.1982. p.5. 70
ROSA VALGAÑON DE LA PATRICIA .El sistema de clasificación decimal Dewey. En Organización bibliográfica y documental. Compilado por Hugo Alberto Figueroa Alcántara y César Augusto Ramírez Velásquez. México : UNAM, Facultad de Filosofía y Letras; Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 2004. p. 155. ISBN 970-32-1861-X 71
LA FUENTE LOPEZ, Ramiro.,Op. Cit. P.6-7.
Control Bibliográfico
59
2.6.1 Antecedentes del sistema de clasificación decimal Dewey
Melvil Dewey fue el creador del Sistema de Clasificación Decimal Dewey, el
cual fue aplicado por primera vez en 1983. Su trabajo y sus aportaciones al
medio bibliotecario dieron pauta a una nueva era en la bibliotecología y fue
reconocido como el padre de la bibliotecología y sus contribuciones más
relevantes son las siguientes:
Participó en el establecimiento de la American Library Association (ALA)
en 1876, de la cual fue secretario de 1876-1890 y presidente durante los
periodos 1890-91 y 1892-93.
Fue cofundador y editor de la revista Library Journal.
Fundo la primera escuela de bibliotecarios en 1887, ésto lo realizó
siendo bibliotecario en el Columbia Collage, actualmente Columbia
University.
Dewey era bibliotecario en Amherst College en Massachusetts cuando tuvo la
idea de crear un sistema de clasificación que respondiera a las necesidades de
la biblioteca del colegio. Poco antes había aparecido otro sistema creado por
W.T. Harris basado en las ideas de Bacón, pero en orden inverso. El problema
de estos sistemas es que no permitían la inserción de nuevas materias, ni
tampoco la división apropiada de las disciplinas en las que estaban divididos.
La idea nueva de Dewey fue que el número asignado no indicaba el
emplazamiento de los libros en los estantes, sino que respondía a la relación
de las materias entre sí. La otra idea genial de Dewey es hacer que los
números asignados a una disciplina sean decimales, por lo que cada nueva
cifra que se añade es una subdivisión de la anterior. Ello permite en principio
un sinfín de subdivisiones, si es necesario, sin alternar el orden previamente
establecido.
Otro cambio importante entonces fue, que el esquema y las tablas iban
acompañados de un registro que él llamó relativo, porque relacionaba cada
término con la disciplina a la que corresponde. Términos correspondientes a
Control Bibliográfico
60
materias que pueden encontrarse en distintas disciplinas en el esquema se
encuentran juntos en el registro.
Uno de los más antiguos sistemas es el de Clasificación Decimal Dewey
(DDC), pues las primera edición fue editada en 1876 por los Estados Unidos
bajo el título Classification and Subject Index for Cataloguing and Pamphlets of
a library siendo sólo un folleto de 44 páginas que se público anónimamente, es
uno de los más utilizados y no ha dejado de ampliarse y revisarse. Se
imprimieron no menos de doce ediciones durante la vida de su autor y ocho
después de su muerte en 1931, actualmente se cuenta con la 21ª edición.
También han sido publicadas once versiones abreviadas y dos ediciones en
español, la primera basada en la 15ª edición en inglés y la segunda basada en
las 18ª, además de traducciones a diversos idiomas72.
En 1947 la asamblea de bibliotecarios de América Latina recomendó la
traducción al castellano de la Clasificación Decimal e Índice Alfabético Auxiliar
de Melvil Dewey. Es uno de los sistemas de clasificación más utilizado en el
mundo
2.6.2 Características y estructura de CDD
El CDD, es una clasificación sistemática que presenta una sucesión de
conceptos ordenados por relaciones esenciales. Se trata de un sistema mixto:
enumera el conocimiento en 10 grandes grupos que llaman tablas principales,
pudiendo combinarse todos los temas recogidos en este conjunto jerárquico
con una serie de subdivisiones auxiliares comunes y especiales, lo que hace
posible cualquier formación de conceptos, siguiendo el principio de
subordinación lógica, cada una de las agrupaciones de conceptos que
componen las tablas principales se organiza a su vez en otras 10
subdivisiones, añadiendo sucesivamente un número a la derecha a medida que
72
CHAN, Lois Mai., et al. Sistema de clasificación decimal Dewey : guía práctica. Traducción de Octavio G. Rojas L. 2a. ed. rev. para el SCDD21. Bogota, Colombia : Rojas Eberhard, c2000. p. 5. ISBN 958-9121-10-1
Control Bibliográfico
61
la materia que representa desciende un nivel jerárquico, haciéndose más
específico.
En cuanto a su estructura la CDD es un esquema universal enumerativo y
jerárquico que trata el conocimiento como un todo dividiéndolo en diez clases y
cada grupo en la división sucesiva del conocimiento se divide sobre una base
de diez; por lo tanto es considerado un sistema lógico de organización, todo
esto designado por números arábigos utilizados como fracciones decimales
para indicar las subdivisiones de las ciencias de la siguiente forma:
0 Generalidades
1 Filosofía, parasicología, ocultismo, y psicología
2 Religión
3 Ciencias sociales
4 Lenguas
5 Ciencias Naturales
6 Tecnología (Ciencias Aplicadas)
7 Las artes, Bellas Artes y Artes Decorativas
8 Literatura y retórica
9 Geografía, Historia y disciplinas auxiliares
Cada uno de los dígitos representa una clase, ejemplos: el 5 ciencias, 8
literatura y retórica y así sucesivamente, los números que representan las
clases principales son números decimales escribirse como .0 generalidades .4
Lenguas, .5 Ciencias naturales, etc., ejemplo El 020 se refiere a bibliotecología
que es la subclase siendo esta más específica y extiende el punto decimal
como fracción, para indicar las subdivisiones de las ciencias.
1er N I V E L
Control Bibliográfico
62
Las fracciones revelan la jerarquía del tema decimal, pero para la notación y
facilidad de la lectura, el punto decimal se coloca después del tercer dígito en
los números completos de la CDD y por ello aparecen como 025.6 servicios de
circulación 025.62 préstamo entre bibliotecas, etc. Dewey las usó para facilitar
el ordenamiento, existe una conversión que especifica que ningún número de la
CDD debe tener menos de tres dígitos significativos, se agregan ceros a la
izquierda o a la derecha de los dígitos significativos hasta completar los tres
dígitos, por ejemplo, 001, 010, 100. Las diez clases se indican así:
000 Generalidades
100 Filosofía, parasicología, ocultismo, y psicología
200 Religión
300 Ciencias sociales
400 Lenguas
500 Ciencias Naturales
600 Tecnología (Ciencias Aplicadas)
700 Las artes, Bellas Artes y Artes Decorativas
800 Literatura y retórica
900 Geografía, Historia y disciplinas auxiliares73.
Otra característica de este sistema de clasificación es que se sirve del principio
decimal para su estructuración, de forma que al tratar los números como si
fueran fracciones decimales, el sistema consigue notaciones extremadamente
concisas compuestas solamente de cifras74.
73
Ibidem.,p.19. 74
GIL URDICIAIN, Blanca.Op. Cit. p.122-123.
2° N I V E L
Control Bibliográfico
63
(Excepcionalmente se utilizan letras). Esto constituye una ventaja por la
universalidad absoluta de los números en cualquier idioma.
Ej. .02 Generalidades
.025 Bibliotecología
.025.2 Adquisiciones
.025.21 Selección
.025.216 Separación de obras obsoletas
(Descarte)
Sistema de clasificación Dewey en línea
El nuevo sistema de Clasificación Decimal Dewey (DDC) en el Web.
WebDewey le da acceso a una versión mejorada de la base de datos DDC.
WebDewey forma parte de la serie de servicios de catalogación y metadatos.
Web Dewey incluye lo siguiente:
Web Dewey es una versión en línea del sistema de clasificación decimal
Dewey
La edición 22 contiene cambios estructurales para simplificar las tareas
Existe la versión abreviada para bibliotecas con menos de 20,000 y la
versión completa
Todo el contenido de DDC 22, incluso las actualizaciones trimestrales
(nuevos adelantos, nuevos números generados y nuevos términos
electrónicos indizados).
Mapeos actualizados de PPT a los números de la edición 22 en las
áreas de informática y derecho.
Miles de Encabezamientos de Temas de la Biblioteca del Congreso
(LCSH) que han sido vinculados estadísticamente con los números de
Dewey a partir de registros de WorldCat (el Catálogo Colectivo en Línea
de OCLC) y vinculados intelectualmente por editores de DDC.
Miles de términos indizados relacionados y números generados que no
están disponibles en versión impresa.
Control Bibliográfico
64
Enlaces a LCSH vinculados a registros de autoridad de LCSH.
Mapeos seleccionados de Encabezamientos de Temas Médicos
(MESH).
2.7 El control de autoridades
De acuerdo con Taylor75 el control de autoridad se define como “el proceso por
el cual se mantiene la consistencia en las entradas o puntos de acceso de un
catálogo bibliográfico, tomando como referencia un catálogo de autoridad”. Por
lo que a través del control de autoridades se busca unificar todas las variantes
existentes de forma normalizada de personas, entidades, instituciones, títulos
paralelos, materia, nombres geográficos, etc. Es decir, supone la
estandarización de los nombres de personas, entidades, títulos uniformes o
materias, que pueden constituir el punto de acceso principal o secundario.
Este proceso se realiza mediante una serie de operaciones que permiten
elaborar un asiento o registro de autoridad, que se constituye cuando se
establece la forma del nombre que se va a utilizar para todos los asientos del
catálogo, es decir, la forma autorizada o autoridad acordada por la biblioteca. A
su vez, se establecen todas las referencias necesarias, desde las formas no
autorizadas hasta las relacionadas a la forma autorizada, de manera que, tanto
el profesional cuando cataloga, como el usuario cuando hace la búsqueda,
utilizan siempre la misma forma aunque en los documentos originales
permanezca la variedad.
75
TAYLOR G., Arlene. Authority files in online catalogactión : an investigation of their value. En Cataloguing and classification quarterly, vol. 3 no. 3 spring 1984, p. 2
Control Bibliográfico
65
2.7.1 Importancia del control de autoridad
Su importancia y finalidad es facilitar la identificación y la recuperación de los
documentos almacenados, evitando las confusiones que generan los
homónimos, sinónimos o la variedad de nombres con los que puede ser
denominado una persona, entidad, obra, tema o concepto. Al mismo tiempo
nos ayuda agilizando la localización del término normalizado, permitiéndonos
escoger términos más específicos o más genéricos que nos lleven a
representar el contenido de la obra.
2.7.2 Objetivos del control de autoridad
Sus objetivos principales son:
a) Unificar puntos de acceso idénticos pero que están expresados de forma
distinta.
b) Diferenciar puntos de acceso distintos que se pueden identificar de la misma
manera (homónimos).
c) Convertir el catálogo bibliográfico en una red de relaciones semánticas, que
permitan al usuario moverse con seguridad, desde formas no aceptadas como
autoridad, pero posibles, a las formas aceptadas; y desde formas aceptadas a
otras aceptadas relacionadas, mediante el sistema de referencia.
d) Dirigir al usuario mediante notas explicativas, a una clase, categoría o grupo
de punto de acceso que pueden hacerle mejor su búsqueda de información en
el catálogo76.
76
JIMÉNEZ PELAYO, Jesús. El catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. España: Trea, 2002. p.30.
Control Bibliográfico
66
En los objetivos se manejan dos palabras claves que son la de unificar y
diferenciar, en la primera podemos decir que se trata de que los nombres con
los que se conoce a un autor o entidad son variantes, y se crea la necesidad de
limitar a términos autorizados, para que el usuario no tenga que buscar por
cada uno de los nombres posibles, y que servirá para designar siempre ese
nombre en el catálogo bibliográfico, y así el usuario no lo busque por diferentes
formas o puntos de acceso. En cuanto a la diferenciación se podría decir que
aquí es lo opuesto, en este caso pareciera que los términos son todos iguales
por su escritura, pues bajo un mismo nombre se pueden encontrar distintas
personas o entidades.
El control de autoridad permite al catálogo de la biblioteca mejorar sus dos
funciones esenciales:
Función de identificación, es decir la posibilidad de encontrar un
documento particular;
Función de reunión, es decir, la posibilidad de encontrar todos los
documentos de un mismo autor, título o materia que forman la
colección77.
2.7.3 El control de autoridades de personas
Las autoridades de personas son las que corresponden a las menciones de
responsabilidad de la obra, por lo tanto, al generarlas se tienen muy en cuenta
la forma en la que aparecen en la publicación, y se caracterizan por esa gran
fidelidad a la fuente, por la existencia de los distintos términos que a lo largo del
tiempo se han usado y, que mediante el control de autoridades se establecen
como referencias o relaciones según los términos autorizados.78
77
MARTÍNEZ, Ana María., et.al. Control de autoridades en catalogo en línea. 1997. En: Investigación Bibliotecológica, jul.-dic 1997, Vol. 11, no. 23. pp. 80-101.
78JIMENEZ PELAYO, Jesús. Op. Cit. p.32.
Control Bibliográfico
67
La regla general de este punto de acceso, indica que se debe poner el nombre
de la persona por el cual se conoce en su lengua original, este puede ser un
seudónimo, un nombre real u artístico, un título nobiliario, un apodo, una frase,
etc. ejemplos:
Juana Inés de la Cruz, Sor
Y no: De Asbaje y Ramírez de Santillana, Juana
Verne, Julio
Y no: Verne, Julius
2.7.4 El control de autoridades de entidad
Se conoce como entidad “toda persona jurídica responsable de la elaboración o
publicación de una obra” 79 que puede generar un punto de acceso en los
casos de que:
La entidad ostenta la autoría total o parcial del documento.
La entidad es el tema u objeto de estudio de un documento.
La entidad es responsable de la publicación de un documento.
En este punto las entidades u organismos pueden ser de diferentes tipos
tanto territorial, nacional e internacional, instituciones privadas.
Ejemplo:
UNAM
UNESCO
79
Íbidem…p.369.
Control Bibliográfico
68
2.7.5 El control de autoridades de materia
El control de autoridades para los temas, se realiza a los puntos de acceso
resultantes del análisis de contenido del documento, éste puede referirse a
categorías concretas como son: objetos y materiales, actividades y
acontecimientos, propiedades y acciones, procesos, personas, instituciones y
áreas geográficas, entre otras.
La herramienta que más se utiliza para este control son las listas de
encabezamientos de materia o los tesauros, con los cuales se asegura el uso
de un vocabulario normalizado, pre coordinado o post coordinado,
respectivamente, que identifique de manera unívoca el contenido de los
documentos, y permita la óptima recuperación de la información. Su aplicación
depende del lenguaje documental que utilice cada biblioteca, pues éste es el
que establece la forma válida o autorizada de una materia, el orden de los
elementos que la componen, las formas no autorizadas, y las referencias a
otras materias con los que está relacionada semánticamente80.
Biblioteconomía
Y no, ciencia bibliotecaria
2.7.6 Control de autoridades de nombres geográficos
Estas autoridades se refieren a la determinación de los contenidos geográficos
tales como: regiones, continentes, ciudades, etc.; estos puntos de acceso no
suelen aparecer en las listas de encabezamientos o tesauros, generalmente se
encuentran en forma separada con una categoria especial que requiere
normalización para su construcción, por lo cual la regla general en un nombre
geográfico estará determinado por la forma del nombre que es conocido y en la
lengua del lugar donde fue catalogado, Ejemplos:
México
Y no, Estados Unidos Mexicanos
80
Íbidem…p.38.
Control Bibliográfico
69
2.7.7 El catálogo de autoridades
El catálogo de autoridad dentro de la biblioteca constituye una herramienta
básica para la normalización y recuperación de la información, por lo que su
empleo en la organización técnica de los materiales documentales mejora el
control bibliográfico de éstos. Este catálogo es el resultado del proceso del
control de autoridades y se define como el conjunto organizado de registros de
autoridad que contiene los datos relativos a los puntos de acceso.
Una de las funciones de un catálogo de autoridades, es determinar los
elementos que servirán como claves en una búsqueda y establecerlos como
una sola forma válida, convirtiéndose así en la forma autorizada para la
biblioteca. El catálogo debe actualizarse continuamente para garantizar la
recuperación optima de la información en el catálogo bibliográfico, de esta
manera cumple la función de informar al usuario cual es la forma autorizada de
un determinado punto de acceso, estableciendo relaciones semánticas entre
los puntos de acceso autorizados81 .
2.7.8. Catálogo automatizado de Autoridades
Las características funcionales de un catálogo de autoridades automatizado
son básicamente dos:
Su capacidad para establecer conexiones entre distintas unidades de
información, como son los registros de autoridad y los registros
bibliográficos.
Su gran flexibilidad y rapidez para actualizar datos y las relaciones
existentes entre esos datos.
Su capacidad de que el mismo elemento, como lo es un punto de acceso
normalizado, establezca una verdadera relación entre distintas unidades que se
81
Íbidem…p.40.
Control Bibliográfico
70
compone un sistema de información bibliográfica. Las relaciones que se
establecen son:
Registro bibliográfico – registro de autoridad.
Registro de autoridad – registro bibliográfico.
Registro de autoridad – registro de autoridad.
Registro bibliográfico – registro bibliográfico.
2.7.9. Usuarios del catálogo de autoridades
Se puede decir que los usuarios de este catálogo se agrupan en cinco
categorías:
El catalogador: Aquel que asigna la autoridad en el análisis documental.
El gestor de autoridades: busca, analiza, y normaliza los puntos de
acceso.
El personal de adquisiciones: verifican la identidad para que los pedidos
sean correctos.
El bibliotecario referencista: verifica, detecta y localiza información
requerida por el usuario.
El usuario: estudiante, profesor ó investigador lo utilizan como referencia
o ayuda al catálogo bibliográfico.
2.8. Marc 21 para autoridades
El control de autoridades nos sirve principalmente para dar uniformidad a los
nombres y títulos de los encabezamientos de materia o alguna forma estandar
de una palabra o frase para el uso en el catálogo, para localizar ítems
relacionados al realizar una búsqueda, pues muchos de los autores utilizan
seudónimos para su nombre, aunque este término se refiera a una persona,
entidad, congreso jurisdicción, título uniforme, o la combinación de un nombre y
título. Sin embargo, las entradas por materia también se deben normalizar;
pues estos términos se refieren al tema o temas (que puede ser por evento u
Control Bibliográfico
71
objeto), además de los geográficos o temas específicos, que es donde se
utiliza un control para normalizar la entrada.
El Formato MARC 21 para Registros de Autoridades ha sido diseñado para
servir como portador de la información relativa a: las formas autorizadas tanto
de los nombres como de las materias, usados como puntos de acceso en los
registros MARC; las formas de esos nombres, materias y subdivisiones que se
usarán como referencias hacia la forma autorizada; y las interrelaciones
existentes entre dichas formas.
Los nombres puede ser utilizados en registros bibliográficos como: asientos
principales, asientos secundarios, o como asientos secundarios de materia o
de serie. El término nombre puede referirse a:
- Nombres de personas (X00)
- Nombres de entidades corporativas (X10)
- Nombres de reuniones (X11)
- Nombres de jurisdicciones (X51)
- Títulos uniformes (X30)
- Combinaciones de Nombre/Título
Las materias pueden utilizarse únicamente como asientos secundarios
temáticos.
El término materia puede referirse a:
- Términos cronológicos (X48)
- Términos temáticos (X50)
- Nombres geográficos (X51)
- Términos de género/forma (X55)
- Nombres con subdivisiones temáticas
- Términos temáticos y de género/forma con subdivisiones temáticas
Control Bibliográfico
72
2.8.1 Tipos de registros de autoridad
El Formato MARC 21 para Registros de Autoridades permite además la
identificación de las siguientes siete clases de registros de autoridades a través
del campo 008/09 (Clase de registro):
Un registro de autoridad en el cual los campos 100-150 contienen las formas
establecidas de un nombre o materia. Un registro de encabezamiento
establecido puede contener también: campos de envíos para sus variantes,
campos para encabezamientos relacionados y campos de notas, los cuales
registran datos tales como las fuentes utilizadas para establecer el
encabezamiento y el tratamiento de las series
CAMPOS DE ENCABEZAMIENTOS (1XX)
100 Encabezamiento - Nombre personal Escamilla González, Gloria
110 Encabezamiento - Nombre corporativo El colegio de México
111 Encabezamiento - Nombre de reunión Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía
(35ª 2003 mayo 11-14 Cancún, Quintana
Roo.
150 Encabezamiento - Temático Biblioteconomía
CAMPOS DE REFERENCIAS COMPLEJAS - MATERIA (2XX-3XX)
260 Referencia compleja de “véase” –
Materia
Clasificación de libros |x
agricultura
360 Referencia compleja de "véase
además"-Materia
Psicología infantil cuando se
trate de el comportamiento
psicológico de un niño y no de
su comportamiento normal,
jugar cantar etc.
Control Bibliográfico
73
CAMPOS DE REFERENCIAS DE ENVÍO “VÉASE” (4XX)
400 Referencia de envío “véase” Nombre
personal
Escamilla G., Gloria
410 Referencia de envío “véase” Nombre
corporativo
Colegio de México
CAMPOS DE REFERENCIAS DE ENVIO "VÉASE ADEMÁS" (5XX)
550 Referencia de envío "v.a" Materia Administración de bibliotecas
551 Referencia de envío "v.a" Nombre
geográfico
Sevilla (provincia)
V.a. Veáse además
CAMPOS DE NOTAS (667-68X)
670 Fuente en la que se localizaron
datos
LEMB,1998:|bp. Xxxv
680 Nota general con despliegue al
público
Úsese para obras sobre la república
Federal de Alemania posterior 1990.
La Localización y Representación Gráfica Alterna (8XX)
“Los campos 856 y 880 son aquellos definidos en el formato MARC21 para
autoridades. La mayoría de las ocasiones éstos campos contienen las
definiciones encontradas en los formatos MARC 21 Bibliográfico y MARC 21
para Información Comunitaria” 82
82
Formato MARC21 para registros de autoridades [en línea]. Ageo García B., editor. Versión concisa en
español. 2004. 5h. [Consultado 15 noviembre 2007]. Formato MARC21 conciso para Autoridades:
introducción. Disponible en World Wide Web:
http://www.loc.gov/marc/authority/spanish/ecadothr.pdf[consultado el 15 de septiembre de 2007]
Control Bibliográfico
74
856 Localización y acceso electrónicos: El campo puede ser utilizado en un
registro de autoridad para proveer información suplementaria, disponible en
forma electrónica, acerca de la entidad para cual se creó el registro.
880 Representación gráfica alterna: Este campo contiene la representación
gráfica alterna completa de un encabezamiento contenido en otro campo
distinto dentro de un mismo registro.
En el control de autoridades en cualquiera de sus vertientes se deben realizar
con mayor cuidado pues de esto depende también tener un buen término en
nuestro control bibliográfico.
Todo lo antes mencionado dentro de este capitulo nos ayudara a tener las
bases y conocimientos para poder realizar las actividades correspondientes
dentro del DDOT.
Normalización de los registros
75
Capítulo 3:Normalización de los registros bibliográficos de la clase 082 y 086 del sistema de clasificación Dewey en la base de datos de la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”
En este capítulo se presentan los resultados obtenidos del desarrollo del proyecto
“Mejoramiento del control bibliográfico de los materiales documentales en la Biblioteca
“Francisco Orozco Muñoz” (FOM), llevado a cabo en el Departamento de Desarrollo y
Organización Técnica de Colecciones de la Biblioteca de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA). Así como los procedimientos y las actividades
que se realizaron para lograr la actualización y normalización de los registros
bibliográficos en la base de datos de la Biblioteca, específicamente de la clase 086
“colecciones generales” del sistema de clasificación de Dewey. Además de la
normalización de las autoridades de autor y de materia correspondientes a esta clase,
para lograr una normalización integral de cada uno de los registros.
3.1 Capacitación, identificación, revisión y normalización de los registros
bibliográficos
La primera actividad fue la capacitación para utilizar el sistema de automatización
Unicornio por parte de la responsable del DDOT, además sobre el manejo de las
herramientas bibliotecarias como son: los manuales de procedimiento y de políticas de
organización técnica (catalogación y clasificación) del área, las RCAA2, las listas de
encabezamientos LEMB, etc.
En esta capacitación se brindó la siguiente información:
El sistema de automatización que utiliza la Biblioteca es el Unicornio Quick Star 2 versión
2000, el cual consta de cinco módulos y el protocolo Z39.50. Los módulos de
comunicación son el Gatewey, el WebCat (catálogo al público) y el protocolo; para el
préstamo externo se tiene el módulo de Circulación; para el control bibliográfico son los
módulos de Catalogación y el de Autoridades; y para la parametrización y administración
del sistema son los módulos de Configuración y el Reportes respectivamente.
Normalización de los registros
76
Gráfica 3.1 Porcentaje de los registros revisados en el catálogo de la biblioteca “FOM”
Las herramientas usadas en el DDOT son: las RCAA2; el MARC 21; diversos lenguajes
documentales como son las listas de encabezamiento LEMB y de las de Gloria Escamilla,
el Tesauro Latinoamericano en Ciencia Bibliotecológica y de la Información, el sistema de
clasificación decimal de Dewey, entre otras fuentes; y el Instructivo de Organización
Técnica de Materiales Documentales. Este último contiene el procedimiento y las políticas
de operación para realizar la captura de los datos en los registros bibliográficos, tanto en
los campos fijos, como en los variables, así como las políticas de catalogación,
clasificación y asignación de los encabezamientos de materia.
La segunda actividad fue la identificación, revisión y normalización de los registros, de lo
cual se desprenden los siguientes datos:
La colección general consta de 21,728 registros bibliográficos, de los cuales se revisaron
1,880, lo que representa el 9% del total de los registros y se puede apreciar en la gráfica
3.1.
De los 1880, sólo fue necesario actualizar 1,548 registros bibliográficos de acuerdo a las
políticas vigentes del Departamento lo que representa el 7% del total de los registros de la
Revisados
19,848 91%
1,880 9%
Normalización de los registros
77
Gráfica 3.2 Porcentaje de registros actualizados
Registros Normalizados
colección general, ya que el otro 2% ya estaba normalizado, este porcentaje se muestra
en la gráfica 3.2.
3.2 Procedimiento para la normalización de registros bibliográficos
El procedimiento para la normalización de los registros bibliográficos tiene como objetivo
el lograr un buen control bibliográfico para aumentar la posibilidad de recuperación de la
información contenida en ellos; éste consta de ocho etapas y son:
1. Identificación del registro a actualizar. Dentro de la base de datos y en el módulo de
catalogación se localiza el registro que corresponda al rango de clasificación 086 de
Dewey; la búsqueda puede realizarse por clasificación, o por el nombre de la serie.
2. Ingreso y revisión del registro. En el registro bibliográfico se realizó la inspección e
identificación de inconsistencias, como errores de: ortografía, de catalogación, de
clasificación; campos fijos sin codificar; campos variables sin información o con
información parcial; campos variables duplicados u omitidos; falta de subcampos e
indicadores de subcampos, registros bibliográficos duplicados, puntos de acceso sin
autorizar en el Catálogo de Autoridades Automatizado, etc.
Registros Normalizados en la base de Datos.
21,728 93%
1,548 7%
1
2
Normalización de los registros
78
3. Revisión y corrección ortográfica del registro, y de la catalogación. De acuerdo
con las políticas de operación del DDOT83, la captura de los datos debe ser “en ALTAS y
BAJAS en todas las áreas de descripción de la ficha”. Para actualizar la catalogación,
para completar los registros se puede utilizar la información que se encuentre en
catálogos en línea, respetando el tipo de material. Además “La catalogación descriptiva de
los materiales documentales se realizó de acuerdo a las Reglas de Catalogación
Angloamericanas 2ª edición observando en todo momento las adecuaciones necesarias
con base en las políticas vigentes de catalogación descriptiva del DDOT.
4. Corrección, actualización y codificación de campos fijos y variables. La
corrección, actualización y codificación se realizó conforme al manual de procedimientos
en el que se establece que “en los capos fijos, la información se asentará de acuerdo con
los códigos del formato MARC 21, las políticas del DDOT y las especificaciones del
sistema de automatización” y respecto a los campos variables señala que “la información
bibliográfica en campos variables se describirá de acuerdo con las AACR2, las políticas
del DDOT y la codificación de los indicadores, campos y subcampos será de acuerdo con
el formato MARC 21 y los parámetros del sistema de automatización”. 84
5. Creación del campo faltante y la captura de la información correspondiente,
corrección de los datos en los campos fijos y creación en los campos variables se hizo de
acuerdo al manual ya que “en los capos fijos, la información se asentará de acuerdo con
los códigos del formato MARC 21, las políticas del DDOT y las especificaciones del
sistema de automatización”.
6. Eliminación de campos duplicados. Cuando existía un campo o etiqueta Marc
duplicada y que no correspondiera se eliminaba, por ejemplo: el caso del campo 040
donde estaba la fuente catalogadora.
83 Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones. Procedimiento: organización técnica de materiales documentales. Documento interno, 2006. p.2 84 Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones. Op cit. p. 2
Normalización de los registros
79
7. Normalización de los diferentes puntos de acceso y de los temas. La actualización
de los puntos de acceso se hizo con base en las políticas del control de autoridades del
DDOT. La catalogación temática de los materiales documentales se realizó en primera
instancia con el Catálogo de Autoridades Automatizado (CAA) en seguida con los
encabezamientos de materia o con vocabularios controlados, o con Tesauros, de acuerdo
a la jerarquía establecida en las “Directrices para el control de autoridades de autor del
DDOT” y los ajustes necesarios se hicieron con base en las políticas de catalogación
temática y de control de autoridades vigentes del Departamento.
8. Actualizar los registros con número de clasificación 082. Se reclasificaron en la
clase 086, correspondiente a “colecciones generales en español o portugués”, y para
hacerlo fue necesario considerar lo que especificaba el manual: “Los materiales
documentales se clasifican con el Sistema de Clasificación Dewey, utilizando como base
la edición número 18 y las adiciones de la edición 19 en español; y los ajustes necesarios
se realizan con base en las políticas de clasificación vigente del DDOT”85.
85 Ídem… p. 2.
Normalización de los registros
80
3.3 Etapas dentro del sistema automatizado para la normalización de los registros bibliográficos A continuación se describirán los pasos a seguir para la normalización de los registros
bibliográficos:
1. Se ingresa al escritorio de la computadora donde se encuentra la estación de trabajo
Workflows. (Ver figura 3.1)
2. Se accede al Workflows mediante el nombre del usuario (ID usuario) y la contraseña o
número confidencial (NIP) otorgados por el DDOT como se muestra figura 3.2
Worflok
Figura 3-1. Acceso directo a Workflok desde el escritorio de la PC
Ingreso de password
Clave del usuario
Figura 3.2 Claves de seguridad para uso del Sistema Unicornio
Normalización de los registros
81
3. Dentro del sistema, sobre la barra estado del Workflows y presionando el botón
derecho del mouse, se despliega la ventana de herramientas, en la que se elige la opción
de herramientas (toolbars) para ingresar al módulo de catalogación como se muestra en
la figura 3.3
4. En la ventana de herramientas se encuentran varias opciones: el módulo de
catalogación, el de reportes, reserva, de control de autoridades, etc. Debe seleccionarse
el de catalogación (cat) como se muestra en la figura 3.4.
Figura 3.3 Barra de estado
Figura 3.4 Catalogación
Normalización de los registros
82
5. En el módulo de catalogación, se elige la opción barra de mantenimiento que es la que
nos va a permitir tener actualizada nuestra base mediante varias opciones como es, la de
modificación de ítem. Como su nombre lo dice nos va permitir acceder y modificar los
registros bibliográficos existentes. Como lo podemos ver en la siguiente Figura 3.5.
Figura 3.5
Barra de mantenimiento Modificación de Ítem
Normalización de los registros
83
6. En la barra de mantenimiento se encuentran las opciones de crear, modificar, duplicar o
borrar un título, en la cual optaremos por el de modificar, donde nos muestra un cuadro de
diálogo en el cual se pueden hacer búsquedas por el Número de control de título, Autor,
General, Número de identificación del ítem, Materia, Series, título y Título de
Publicaciones Periódicas, se coloca el título del libro y la opción título, (Tit). O el título de
la serie y la opción serie (series), se establece en el primer caso un registro buscado por
el título del ítem. Mientras que en el segundo caso una parte de la serie como se muestra
en la figura 3.6.
Cuadro de diálogo Para establecer la busqueda
Barra de búsqueda de título
Figura 3.6 cuadro de diálogo
Normalización de los registros
84
7. La opción de búsqueda por título abre el registro directamente, y se corrige y codifica
los campos fijos y los campos variables. En los campos fijos se realizaban las
correcciones de captura de datos faltantes o incorrectos los cuales frecuentemente eran:
el lugar de publicación, el tipo de audiencia al que va dirigido, el idioma, si era homenaje,
etc. En la figura 3. 7 se muestra un registro sin normalizar: sin códigos en campos fijos,
sin subcampos en campos variables, sin indicadores, con errores ortográficos, de
puntuación y falta de control de las autoridades de autor y de temas.
Figura 3.7 Registro bibliográfico Campos fijos Campos variables
Normalización de los registros
85
8. En cuanto al segundo caso de búsqueda por la serie, el despliegue de los resultados de
la localización arroja un primer listado de quince títulos en cada pantalla, los cuales son
parte de la serie, proporcionándonos el total de registros existentes en la parte superior
del cuadro. Se ingresa a la lista de la serie solicitada y se localiza el título específico,
entrando por medio de la modificación del ítem como se muestra en la figura 3.8 y se
procedía a normalizarlo.
Figura 3.8 Resultado de búsqueda por serie
Normalización de los registros
86
9. Verificación de los volúmenes de cada ítem, en este caso se comprobaba que los datos
fueran correctos y en la clasificación se ponía mucho énfasis en revisar los puntos y
espacios asignados, para que en la búsqueda y recuperación de la información
mantuvieran el orden de la designación topográfica de cada volumen, de lo contrario la
búsqueda por número de clasificación no podría llevarse a cabo. Figura 3.9
Figura 3.9
Revisión de los volúmenes por título
Normalización de los registros
87
10. En el proceso de la actualización del registro bibliográfico, se creó una base de datos
en Excel donde se asentaba el autor, título y tema(s) y/o asientos principales no
autorizados para su posterior investigación.
De esta manera se concluía la normalización y actualización de los registros bibliográficos
de acuerdo con las políticas y el procedimiento vigentes.
A continuación se procedió a la identificación, investigación y captura de algunas de las
autoridades que no se encontraban dadas de alta en el Catálogo de autoridades de la
biblioteca.
3.4 Control de Autoridades
Con base en las Directrices para la elaboración del Catálogo de Autoridades de la
Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”. 2005 del DDOT86, en las que se asentaron los
lineamientos para elaborar el catálogo de autoridades y las herramientas señaladas en
ellas, tales como el Formato MARC 21 de autoridades se llevo a cabo la identificación,
investigación y captura en el Módulo de Autoridades del sistema Unicornio.
Identificación de las autoridades no autorizadas
La identificación de las autoridades no autorizadas de temas y de autores personales, se
realizaba desde la normalización de los registros bibliográficos. Los autores no registrados
en el catálogo bibliográfico fueron ingresados en un listado mediante una hoja de Excel.
De la revisión de 1, 880 registros bibliográficos, se identificaron 539 autoridades no
autorizadas. De las cuales, solo se tuvo que investigar y capturar 167. Las 412
autoridades restantes, se validaron a través del Catálogo de Autoridades Automatizado
(CAA) en cada uno de los registros correspondientes.
86 Directrices para la elaboración del Catálogo de Autoridades de la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”. 2005. Documento interno. p. 5
Normalización de los registros
88
En ocasiones también se realizó alguna corrección menor a los registros de autoridad
(falta de algún espacio, de algún subcampo, etc.) y también la actualización de alguna
fecha de nacimiento o muerte; o de algún otro dato que posteriormente se haya publicado
y permitiera fortalecer la autoridad.
Se revisó el CAA con la finalidad de buscar la forma autorizada para asentar un
determinado autor dentro del sistema Unicornio.
Investigación de cada una de las autoridades
La investigación y captura de los registros de autoridad se realizó en dos etapas, en la
primera se trabajo con el control de autoridades para temas generales y geográficos, en
la segunda se elaboró el control de autoridades para autores personales además de
utilizar un segundo nivel de descripción, con los lineamientos correspondientes que se
presentan a continuación:
Para materia
Líder Significado 008 Elementos de longitud fija 040 Fuente de catalogación 1XX Encabezamiento 260 Referencia Compleja “véase” 360 Referencia Compleja “véase también” 4XX Referencia de envío “véase” 5XX Referencia de envío “véase también” 667 Nota general sin despliegue al público 670 Registro de fuentes 680 Nota general con despliegue al público 700 Asiento ligado al encabezamiento
Normalización de los registros
89
Para autores personales
Líder Significado 008 Elementos de longitud fija 040 Fuente de catalogación 100 Autor 4XX Términos relacionados 670 Registro de fuentes 680 Nota general con despliegue al público
Las Directrices contemplan dos tipos de registro de autoridad y son:
1) “Registros traducidos y/o modificados. Estos son los que han sido localizados en
cualquiera de las fuentes establecidas.
2) Registros creados, que son los que no se han localizado en ninguna fuente” 87
La investigación y captura de los registros se hizo mediante las Directrices que indica la
utilización de los niveles de captura antes mencionado, y de las lista de fuentes
establecidas para determinar la estructura de los registros en el caso de las autoridades
por tema, con la finalidad de crear las referencias correctas entre los registros y no
duplicar información, esta lista está ordenada de acuerdo con la preferencia establecida
en el DDOT como se muestra a continuación:
Código Título Forma de registro CAA Catálogo de Autoridades Automatizado
LEMB Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas
670 LEMB, 1998:|bp.17
TELABICIN Tesauro Latinoamericano en Ciencia Bibliotecológicas y de la Información
670TELACIBIN, 1998:|bp.17
VCBCITA Vocabulario Controlado en Bibliotecología, Ciencias de la Información y Temas afines.
670 VCBCITA, 1998:|bp.17
87 Directrices para la elaboración del Catálogo de Autoridades de la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”.
2005. Documento interno.Ibidem... p. 6.
Normalización de los registros
90
FZRM Fernández de Zamora, Rosa Maria. Autores corporativos oficiales de México 1970-1988
670 FZRM, 1998:|bp.17
ESCAMILLA Escamilla González, Gloria. Listas de encabezamiento de materia.— México: UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, 1978. xxii, 876 p.; 30 cm.
670 ESCAMILLA, 1988:|bp.17
TEAUNESCO Tesauro de la UNESCO 670 TEAUNESCO 1998:|bp.17
TE UNESCO Tesauro de educación de la UNESCO 670 TE UNESCO, 1998:|bp.17
MACROTHE Macrothesauros para el procedimiento de la información relativa al desarrollo económico y social
670 MACROTHE, 1998:|bp.17
BILINDEX Bilingual Spanish-English Subject Heading List Equivalents to LCSH
670 BILINDEX, 1998:|bp.17
GALA Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la Información
670 GALA, 1998:|bp.17
GTA Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones de Administración.
670 GTA, 1998:|bp.17
FUENTE El propio material documental es la fuente.
670 , 1998:|bp.17
DLC Lybrary of Congress Authorities, URL: http://authorities.loc.gov
670 http://authorities.loc.gov
WEB Cuando se toma la fuente de alguna dirección electrónica de Internet
670 . http://www.loc.gov/marc/authority/spanish/ecadothr.pdf
OTROS Pueden ser diccionarios, enciclopedias o cualquier obra de consulta.
670 PORRUA, 1998:|bp.17
Las fuentes aquí mencionadas poseen características estructurales propias por lo que de
acuerdo a las “Directrices la construcción de la autoridad se debe realizar tomando en
cuenta las siguientes consideraciones:
“Listas de encabezamiento de materia: los encabezamientos que están considerados
como autorizados corresponden a las etiquetas 100, 111,150, 151, dentro de la listas
estos términos se encuentran marcados generalmente en mayúsculas.
Cuadro 3.1 Fuentes para la investigación de autoridades por materia
Normalización de los registros
91
Los epígrafes marcados con X y que se encuentran en negritas corresponden a los
encabezamientos no autorizados ubicados en la etiqueta 4XX. Los envíos de véase
también o términos relacionados están marcados con XX y corresponde a las etiquetas
5XX.
Tesaurus: Se considera como encabezamientos autorizado a el descriptor que se marca
en la lista generalmente en mayúsculas y corresponden a las etiqueta 1XX.
Los epígrafes que estén marcados con TG (término general) corresponderán a los
encabezamientos no autorizados y se capturan en la etiqueta 4XX, los envíos “véase
también” se encuentran marcados como TR (términos relacionados) que corresponden a
la etiqueta 5XX” 88
En la construcción de los encabezamientos principales se pueden utilizar cualquiera de
las fuentes citadas en la lista anterior, para la asignación de subencabezamientos, la
única fuente autorizada por el DDOT son la Listas de Encabezamiento de Materias para
Biblioteca (LEMB).
Control de autoridades para autores personales
Para llevar acabo el control de autoridades personales se utilizaban las siguientes
fuentes:
Código Título
CAA Catálogo de Autoridades automatizado
PORRUA Diccionario Porrúa de historia, biografía y geografía de México
LAROUSSE Diccionario El pequeño Larousse ilustrado
DLC Library of Congress Authorities, URL: http://authoritires.loc.gov
Fuente La propia Fuente
88 Directrices para la elaboración. Op. cit. p. 10
Cuadro 3.2 Fuentes para investigar autoridades por Autor
Normalización de los registros
92
Respondiendo a las necesidades de la biblioteca se realizó el segundo nivel de la
catalogación para el control de autoridades de autor personal, y de acuerdo a este nivel
es la información mínima capturada dentro de las etiquetas las cuales son:
• La etiqueta 100 es para el nombre del autor en su forma más completa.
• En la etiqueta 400 se toman todos las formas no autorizadas del nombre.
• En la etiqueta 670 se incluye la información referente a la fuente de donde se obtuvo la
información sobre el autor, aquí se incluye la función que funge dentro de la obra
cuando es necesario.
• En la etiqueta correspondiente a la 680 se incluían datos relevantes para el
catalogador como la actividad del autor o un determinado grado académico.
• Para las etiquetas 260 y 360 sólo se utilizan si la información es relevante.
A continuación se mostrarán algunos ejemplos de autoridades de autor y de materia de
las diferentes fuentes antes mencionadas que se utilizaron en la investigación.
Normalización de los registros
93
Ejemplo de autor personal ubicado en la fuente:
Figura 3.10 Autor personal
Ejemplo de autor personal localizado en la base de datos de la Library of Congress, y de
acuerdo con las Directrices para elaborar las autoridades, es identificado con las siglas
DLC. Cuando la fuente donde se tomaban los datos era DLC se colocaba en la etiqueta
040 como se muestra en la figura 3.11.
Figura 3.11 DLC
Normalización de los registros
94
Ejemplo de autor personal encontrado en la propia fuente, es decir, la garantía literaria es
la que sustenta dicha autoridad. Cuando la autoridad no era localizada en fuentes
externas siguiendo el orden recomendado por las políticas del Departamento, se tomaba
la propia fuente para darle validez y sustentar. Figura 3.12.
Ejemplo de autoridad de materia, sustentada en las Listas de encabezamientos de
materia para bibliotecas (LEMB) esta fuente fue donde se localizó el mayor número de
temas. Figura 3.13.
Figura 3.13 LEMB
Titulo del libro
Figura 3.12 la propia Fuente
Titulo de la fuente
Normalización de los registros
95
Captura de la autoridad identificada e investigada
La captura de las autoridades fue acorde a lo señalado en las Directrices: “los registros de
autoridad para su integración al Catálogo de Autoridad Automatizado (CAA), deben
cumplir:
� “Seguir los lineamientos establecidos en las políticas de estas directrices.
� Estructuración de los registros de acuerdo al formato MARC21 para autoridades.
� Elaboración de los registros en un primer o segundo nivel de descripción.
� Dar seguimiento a los procesos establecidos para creación, importación, traducción
y exportación.
� Utilizar el núcleo básico de fuentes establecidas para cada autoridad”.
Procedimiento de captura
1. Lo primero es ingresar al Módulo de Autoridades para verificar que efectivamente no
existiera la autoridad a capturar de los temas o autores dentro del CAA de la siguiente
manera:
Normalización de los registros
96
Seleccionar del Módulo de Autoridades el icono de Mantenimiento de Autoridades; del
cual se despliegan las siguientes opciones (Ver figura 3.14):
Desplegar autoridad.- muestra un registro de autoridad y lo identifica para ser autorizado
con otros asistentes de autoridad.
Agregar autoridad.- sirve para realizar el proceso de creación e integración de
encabezamientos autorizados y provisionales, directamente al catálogo de autoridades.
Duplicar registro de autoridad.- se utiliza para el proceso de la creación de un nuevo
registro de autoridad en el catálogo copiando la información de autoridad de un registro
existente similar.
Modificar registro de autoridad.- se utiliza para realizar las modificaciones necesarias
en los registros ya existentes en el catálogo de autoridades.
Figura 3.14 Barra de autoridad Barra de mantenimiento de autoridades
Icono de Búsqueda
Normalización de los registros
97
Borrar registro de autoridad.- se utiliza para identificar los registros que llegaran a estar
duplicados en el catálogo de autoridad para su posterior eliminación por parte del
responsable del DDOT.
2. Una vez seleccionada la opción de Desplegar autoridad se realiza la búsqueda del
tema o del autor, según sea el caso. De encontrarse la autoridad en el CAA, se procede a
normalizar las autoridades en el registro o registros bibliográficos. Las autoridades de
tema y autor autorizadas se despliegan en mayúsculas y en rojo.
Figura 3.15 Revisión de CAA
Normalización de los registros
98
3. De no encontrarse la autoridad se procedía a investigar en las fuentes autorizadas,
mencionadas anteriormente, y después a capturarlas. En este caso se selecciona la
opción de crear nuevo registro, para iniciar la captura. En esta primera pantalla se
integran los datos de los siguientes campos: Formato de autoridad, nivel de autorización y
la fuente principal que sustenta la autoridad. Así, se elige que tipo de autoridad vamos a
crear; seleccionando TOPICAL en el caso de ser de tema, y NAME si es de autor. De
acuerdo con la instrucción recibida, en el nivel de autorización se indicaba que era
provisional, y posteriormente el responsable del Departamento determinaba si se autoriza
o no el registro, después de analizar si es correcta o no la autoridad registrada. Por último,
en esta pantalla, se indicaba la fuente principal de donde sacamos los datos previamente
investigados sobre la autoridad.
Figura 3.16 Elección del tipo de Autoridad
Normalización de los registros
99
4. Después de escribir los primeros datos, aparece la plantilla propiamente de captura,
en la que se incluyen los campos fijos y variables a llenar con los datos necesarios
para elaborar una autoridad conforme a las etiquetas MARC21 de Autoridades.
En la pantalla de la figura 3.17 nos muestran los campos fijos y variables que se deben
llenar, en este caso, en una autoridad de tema.
. 5. Después de incorporar todos los datos, se revisa el registro integralmente.
Determinando si los datos si están completos ó se requiere aumentar algún otro, se
verifican tanto los campos fijos como los variables (fig. 3.18). Además de todos los envíos
y fuentes (Fig.3.19)
Figura 3.14
Figura 3.17 Creación de una autoridad
Normalización de los registros
100
Figura 3.18 Verificación de datos
Figura 3.19 Revisión de datos
Normalización de los registros
101
Resultados finales
Del total de los registros bibliográficos 1880 se identificaron 539 autoridades de autor
personal y de tema no autorizados. De este total identificado 245 correspondían a las
autoridades de autor, que representa el 37% de los registros analizados; y 167 eran
respecto a las autoridades de tema, que significa el 29% del total identificado como no
autorizado. El resto, es decir, 127 autoridades, en realidad si estaban normalizadas y en
el CAA, por lo que solo se procedió a normalizarlas dentro de los registros bibliográficos
correspondientes.
En la siguiente gráfica se presenta el porcentaje de los registros normalizados en los
cuales se les realizó la investigación correspondiente y siguiendo las fuentes de acuerdo
con lo establecido en las políticas del DDOT. De los 539 (100%) registros revisados, sólo
a 412 se les realizaron cambios importantes para poder normalizarlos, lo que representa
un 76% del total de los registros revisados.
245, 45%
127, 24%
167, 31%
Gráfica 3.3 Resultado de las Autoridades capturadas
Autor
Tema
Total 539
CAA
Normalización de los registros
102
Del total de registros normalizados, como anteriormente se mencionó, fueron 245 (59%)
para autoridades de autor y 167 (41%) para autoridades de tema, lo cual podemos ver
representado en la gráfica 3.5.
412; 76%
127; 24%
Total 539
CAA
245, 59%
167, 41%
Gráfica 3.5 Porcentaje de Tema y Autor
Total 412
Tema
Autor
Gráfica 3.4 Porcentaje de Autoridades Normalizadas
Normalizados
Normalización de los registros
103
El CAA cuenta con 8,844 autoridades, del cual se integraron 412 registros de autoridad lo
que representa un incremento del 4% de acuerdo con los resultados obtenidos, este
porcentajes puede verse pequeño, pero es el resultado de un largo proceso y un trabajo
arduo que debe ser constante dentro de la actualización de la base de datos de
autoridades de la biblioteca.
Con los resultados obtenidos se dio por terminado el proyecto donde se logró la integridad
total de los registros ubicados en la clase 086 realizando su revisión y actualización,
además de cubrir la investigación de las autoridades de materia y de autor
correspondientes.
Gráfica 3.6 Total de Autoridades del CAA
Autoridades Normalizadas
Autoridades en CAA
8,432, 95%
412, 5%
104
Conclusiones
El control bibliográfico sirve para organizar y normalizar la información, para
así, poder recuperarla; ya que de nada nos serviría tenerla sin no se puede
localizar, es decir, esa información se perdería. Por esta razón, en los últimos
decenios se ha visto la necesidad de llevar a cabo un control bibliográfico más
estricto dentro de las bibliotecas (incluyendo el control de autoridades), tanto a
nivel nacional, como internacional. Y de esa manera, lograr el tan anhelado
control bibliográfico universal el cual permite el intercambio de información.
La función primordial de la organización bibliográfica es lograr que todo
documento sea recuperado, registrado y almacenado adecuadamente. En tanto
que su objetivo, es permitir la identificación y localización de los documentos
para satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
Contar con un buen control de autoridades permite darle al catálogo
bibliográfico puntos de acceso de una forma normalizada mediante la
utilización de cierto vocabulario o lenguaje controlado, con la finalidad de
localizar las obras relacionadas bajo la misma forma; sea esta de nombres,
títulos, series o materias, mostrando su relación entre ellos y manteniendo la
consistencia en el catálogo, el cual será la interfase entre el usuario y los
materiales de la biblioteca, por tal motivo la aportación que se realiza con el
proyecto es de gran importancia para fortalecer el servicio de la biblioteca.
El proceso del control de autoridades es un trabajo arduo, llevado a cabo día a
día, ya que implica una investigación exhaustiva y el seguimiento de
lineamientos claros y precisos para cada una de las autoridades generadas.
Por lo que el trabajo de equipo, se retroalimenta del buen desempeño laboral
del personal del Departamento.
Así, un buen control bibliográfico y de autoridades repercute siempre en que el
usuario tenga un servicio eficiente y confiable, el cual inicia desde los procesos
técnicos que se llevan a cabo dentro del DDOT.
105
El resultado del proyecto puede parecer pequeño, 7% de la normalización del
total de los registros de la base de datos bibliográfica y el 5% de aumento en el
control de autoridades en la clase 086 del sistema de clasificación de Dewey.
Sin embargo, el aporte se verá reflejado en una mejora en la localización de la
información, lo que repercutirá en un mejor servicio.
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía debe ser un ejemplo
para toda aquella institución en el ámbito bibliotecario, pues debe ofrecer el
más amplio y completo catálogo de sus materiales documentales, lo que se
logrará si se continúa trabajando todo el tiempo con calidad y compromiso, ya
que el contar con una base de datos actualizada y normalizada ayudará en la
formación de usuarios y profesionales más exigentes, en la calidad de los
servicios que ofrece y, de manera indirecta, en el fortalecimiento de la
profesión, ya que todo ello se verá reflejado en un bibliotecario bien preparado,
seguro y profesional en el desempeño de su trabajo.
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