esitys kpk thh -liiketoimintasuunnitelmasta

Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus KPK THH – perustettava yhtiö

Liiketoimintasuunnitelma esitys (tiivistelmä) v2.0 8.4.2010

1

© Sitra 2010

Sisällysluettelo

1. Johdanto

2. Tavoiteltavat hyödyt

3. Liikeidea ja strateginen tahtotila

4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö

5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen

6. Omistaminen, ohjaus ja hallinto

7. Palvelutarjonta

8. KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri

9. Taloudelliset laskelmat

10. Toteutussuunnitelma

22

© Sitra 2010

Hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnossa

Lähtökohtana kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluyhtiön (myöhemmin ”KPK THH” , ”palveluyhtiö” tai ”yhtiö”) perustamiselle on hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorilla. Valtakunnallisen palvelukeskusmallin avulla pystytään tuottamaan kustannustehokkaasti luotettavaa ja oikea-aikaista informaatiota kunnan toiminnan ohjaamiseksi.

Talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila kuntasektorilla.

• Kuntasektori koostuu hyvin erilaisista ja erikokoisista toimijoista. Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää1). Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä

• Kuntien erilaisuus näkyy myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä

• Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla

• Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta kuntien välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista

331. Johdanto

1)Lähde: www.kunnat.net, syyskuu 2009

© Sitra 2010

Palvelukeskusmalli tuo tutkitusti lukuisia hyötyjä Tutkimus palvelukeskusmalliin siirtyneiden organisaatioiden kokemista hyödyistä verrattuna siirtymistä edeltävään tilanteeseen

Euroopassa toteutetun tutkimuksen mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan nähden.

• Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä.

• Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut, tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden osaamistaso on kasvanut.

• Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä.Lähde: BearingPoint White Paper -julkaisu 2005

”Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done and Plan to Do”


© Sitra 2010

KPK THH:n tuottamat hyödyt

KPK THH:n tuottamat hyödyt ulottuvat ydintoimintoihin saakka

• Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen ja toiminnallinen toteuma- ja ennusteinformaatio

• Informaation parempi läpinäkyvyys

Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa

• Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä

• Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin

• Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen

Hyödyt olemassa oleville palvelukeskuksille

• Oman toiminnan laajentaminen osana palveluyhtiön toimintaa

• Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja

• Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen

Hyödyt yhteiskunnalle

• Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi kun tiedot ovat yhteismitallisia ja ajantasaisia

• Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun sitä keskitetään

• Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä


KPK THH

Ydintoiminnot

Talous- ja henkilöstö-

hallinto

Palvelu-keskukset Yhteiskunta

© Sitra 2010

Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle

Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta

• Keskitetyt rakenteet, toiminnot ja vastuut

• Tuotteistettu palvelutarjooma ja tehokkaat palveluprosessit

• Yhtenäistetty järjestelmäympäristö

• Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen

Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset kuntatoimijoiden palveluiden tehokkaalle johtamiselle

• Ajantasainen tieto

• Yhteismitallisuus ja vertailtavuus

• Rapotointiprosessin ja raportoinnin tietosisällön kehittyminen

• Tiedon analysointiedellytysten huomattava koheneminen

Suurin hyöty saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen/prosessien palvelut tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla

6

KPK THH

Kuntatoimijoiden palvelut

Kunta-toimija

Kunta-toimija

Kunta-toimija

Palvelutarpeet ja -sopimukset

Palvelujen toimittaminen sopimuksen mukaisesti

Palvelukulttuuri ja Asiakaslähtöisyys

Yhtenäistetty talous- ja

henkilöstöhallinto

Perustuen ylivertaiseen kuntasektorin tarpeiden ymmärtämiseen yhtiö toimittaa talous- ja

henkilöstöhallinnon palveluita ja tuotteita keskitetysti nykyaikaisinta tietotekniikkaa hyödyntäen


Kuntatoimija – Kunnat, kuntayhtymät ja kuntakonsernien yksiköt

© Sitra 2010

Visio Toiminta-ajatus Arvot

KPK THH tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen

raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja

henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä

toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden

kanssa.

Tahtotila

Kriittiset menestystekijät

Strategiset tavoitteet 2015

Esimerkkejä mittareista

KPK THH on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana.

AsiakaslähtöisyysAvoimuus

Vaikuttavuus

Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin

kautta

Ihmiset ja osaaminen

Kehityshenkinen kulttuuri

Optimaalisen henkilömäärän ja oikean osaamisen varmistaminen

HTV/prosessiOsaamisprofiilien

ajantasaisuusHenkilöstötyytyväisyys

Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt,

selkeät palvelukokonaisuudet

Prosessit

Palvelujen tuotteistaminen ja suunnitelmallinen

kehittäminen

Tietojärjestelmien yhteensopivuus

LäpimenoaikaPoikkeamat

palvelusopimuksestaIT-kustannukset

/kokonaiskustannukset

Talous ja vaikuttavuus

Kustannustehokas toimintamalli

Toimiva omistajaohjaus

Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut

Kpl / htvEur / kpl

Ainutlaatuinen asiakastuntemus

Asiakkaat

Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen

AsiakastyytyväisyysAsiakaskannattavuusAsiakkaiden pysyvyys

Palvelujen riittävä läheisyys

KPK THH:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen

2014 mennessä

Strategiset tavoitteet ja mittarit vision saavuttamiseksi


© Sitra 2010

Kuntasektorin erityispiirteet asettavat lisävaatimuksia KPK THH:n toiminnalle

8

Toiminta-

ympäristön

erityisvaatimukset

PALVELUITA TUOTETTAVA AINAKIN KAKSIKIELISESTI

KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN EPÄTASAPAINO

KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN

MONIMUOTOINEN RAKENNE

KUNTALAIN JA KIRJANPITO-LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON

ANTAMAT OHJEET JA LAUSUNNOT

KUNNALLISET TYÖ- JA VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ

ELÄKEJÄRJESTELYT

KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA PALVELURAKENNEUUDISTUS

YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON POLIITTINEN LUONNE

RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT


© Sitra 2010

Asiakas- ja toimittajasuhteet

9

Asiakkaat Toimittajat

Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy

Perintätoimisto

Verkkolaskuoperaattori

Skannauspalvelun tuottaja

Muut asiantuntijat

KPK THH

Yksityiset palvelutuottajat

Seudulliset ja paikallisetpalvelukeskusyhtiöt

Kuntien sisäisetpalvelukeskukset

Palvelutuottajat

Kumppanit/Kilpailijat

KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA

MUUT KUNTAKONSERNIEN

YKSIKÖT

Laadukas ja oikea-aikainen informaatio palveluiden

johtamiseen

Taloushallinnonperus- ja lisäpalvelut

Henkilöstöhallinnonperus- ja lisäpalvelut

Palvelutuotanto

Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen

Asiakkuuksien hallinta


© Sitra 2010

Liiketoiminnan ansaintalogiikka

KPK THH tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti omistajakunnille ja niitä lähellä oleville kuntatoimijoille. Toiminnan alkuvaiheessa jotkin kuntatoimijat saattavat tulla ainoastaan KPK THH:n omistajiksi, mutta nämäkin toimijat siirtyvät sovitun aikataulun mukaisesti myös palvelujen käyttäjiksi. Pelkkänä palvelujen ostajina kuntatoimijat eivät voi olla.

Tuotteistuksen kautta KPK THH pystyy myös tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi.

Palvelut hinnoitellaan lähelle omakustannusarvoa

• Kustannukset kohdennetaan tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa

• Hintoihin sisällytetään toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset (sis. henkilöresurssit)

Toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot ja investoinnit

• Tulos ennen veroja pyritään minimoimaan, kuitenkin niin että jatkuva kehittäminen turvataan toiminnasta saatavilla tuloilla

• Yhtiön tavoitteena ei ole jakaa osinkoa, vaan palvelujen kustannustehokas, laadukas ja asiakaslähtöinen tuottaminen


© Sitra 2010

Hyvä asiakastuntemus varmistetaan pääsääntöisesti asiakasomistajilta siirtyvän henkilöstön avulla

• KPK THH:n henkilökunta muodostuu pääsääntöisesti KPK THH:n omistaja-asiakkaiden nykyisestä henkilökunnasta. Esimiestehtäviin (palvelupäällikkö), asiakasvastuu- sekä kehitystehtäviin jouduttaneen mahdollisesti rekrytoimaan siirtyvien henkilöiden lisäksi uusia henkilöitä

• KPK THH:n omistaja-asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden henkilöstö siirtyy KPK THH:n palvelukseen vanhoina työntekijöinä

• Kultakin asiakkaalta voi KPK THH:oon siirtyä vähintään asetetun tavoitetehokkuuden mukainen henkilömäärä. KPK THH:oon voi siirtyä myös yksittäiseltä kuntatoimijalta tätä enemmän henkilöstöä, mutta tästä osuudesta kuntatoimijoita laskutetaan erikseen

• KPK THH:n henkilöstölle tullaan rakentamaan uusiin tehtävän-/toimenkuviin pohjautuva palkkausjärjestelmä, jonka piiriin pyritään siirtymään heti toiminnan käynnistyttyä.


© Sitra 2010

Organisaatiorakenne: Useamman alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö

Käynnistysvaiheen organisaatio on maksimissaan 5 alueellisen keskuksen ja mahdollisesti useiden toimipisteiden malli, jossa toimipisteet voivat tavoitetilassa tuottaa kaikkia prosesseja

• Käynnistysvaiheessa toimipisteiden sijainti määräytyy mukaan tulevien asiakkaiden mukaan.

• Toimipisteillä tulee olla riittävä kyky muokata toimintansa KPK THH:n toimintamallin mukaiseksi sekä mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa huomattavasti nykyistä laajemmaksi ja toimia monikuntamallisena

• Tavoitetilassa pienimpiä toimipisteitä yhdistellään riittävän suuriksi (n. 150 htv), jotta volyymien kautta saavutetaan kustannustehokkuus

Tavoitetilan organisaatio on maksimissaan 5 alueellisen toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluyhtiö.

12

AlueN

Asi

akasv

ast

aavat

Kirjanpito

Ostolaskutiimi

Myyntilaskutiimi

Palkanlaskutiimi

Prosessikohtaisetohjausryhmät

(asiakkaan edustajat)

AsiakkaatAsiakkaat

Asiakkaat

AsiakkaatAsiakkaat

Asiakkaat

AsiakkaatAsiakkaat

Asiakkaat

KPK THH

Yhtiöpalvelut

Alue B

Asi

akasv

ast

aavat

Kirjanpito

Ostolaskutiimi

Myyntilaskutiimi

Palkanlaskutiimi

AlueA

Asi

aksv

ast

aavat

Kirjanpito

Ostolaskut

Myyntilaskut

Palkanlaskenta


© Sitra 2010

KPKTHH asiakkuuden hallinta: Asiakassuhteen hallinta, tuotekehitys, toimitusprosessi ja peruselementit

KPK THH:n asiakkuuden hallinnan osa-alueet:

1. Asiakassuhteen hallinta

2. Tuotekehitys (ohjausryhmät)

3. Toimitusprosessi (”service desk”)

KPK THH:n asiakkaita ovat:

• kuntasektorin toimija

• Toimialojen johto

• Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat

• Kuntatyöntekijät

• Kuntalaiset

Yhteistyön peruselementi

1. Palvelusopimus (KPK THH aluejohtaja, asiakasvastaavat, kuntatoimijoiden palvelukeskusvastaavat)

2. Asiakaspalvelun ja yhteistyön korostaminen (kaikilla organisaatioiden tasolla)

3. Toiminnan mittarit (kaikilla organisaation tasoilla)

1313

Uusien asiakkaiden hankintaprosessi

Toimitusprosessi

Asiakassuhteen-hoitoprosessi

Asiakaspalvelu-prosessi

Asiakkaat

Ohjaus-ryhmät

E

D

U

S

T

A

J

A

T

Tuotetarjooman hallinta- ja kehitysprosessi


Henkilöstö

© Sitra 2010

Toimitusprosessi (”service desk”)

• KPK THH:n käytössä on ”service desk” -palvelu ja työväline erilaisten palvelupyyntöjen käsittelyyn

• Palvelupyynnöt tulevat joko

1. KPK THH:n asiakasomistajan talous-/henkilöstöhallinnon työntekijöiltä

2. Yksittäiseltä asiakasomistajan työntekijältä/viranhaltijalta tai

3. Yksittäiseltä kuntalaiselta

• Palvelupyynnöt ovat luonteltaan joko

1. Informatiivisiä (esim. tiedoksianto, että tiedosto ajettu pääjärjestelmään)

2. Toimenpiteitä edellyttäviä (esim. asiakas pyytää viemään kirjanpitoon muistiotositteen tai kuntalainen tiedustelee saamastaan laskusta)

• Palvelupyynnöt ohjautuvat siihen KPK THH:n alueelliseen toimipisteeseen, jonka asiakas ko. palvelupyynnön luonut henkilö on. Alueellisessa toimipisteessä palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti ko. palvelupyynnön aihealuetta hoitavaan palvelukokonaisuuteen.

• Service Desk työvälineen kautta palvelupyynnön lähettäjä pystyy seuraamaan oman palvelupyyntönsä käsittelyprosessin tilannetta

• ”Service Desk” -palvelu tarjotaan sekä suomen että ruotsin kielellä


Asiakkaat

Service Desk

Alueellinentoimipiste

© Sitra 2010

Palvelukeskuksen juridinen rakenne toteutetaan osakeyhtiömuotoisena, missä kuntatoimijat toimivat yhtiön perustajina ja omistajina

KPK THH Oy

• On kuntatoimijoiden omistama osakeyhtiö

• Järjestää in house -palvelua vain omistajilleen, jolloin omistajatahojen ei tarvitse kilpailuttaa yhtiöltä hankittavia palveluita

• Ei voi osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan in house -markkinalla tuottaen palveluita, jotka omistajatahot ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia

• Alkupääomitus tapahtuu kuntien oman pääoman ehtoisella sijoituksella 1 €/kuntalainen. Myöhemmin toisessa vaiheessa mukaan tulevat kunnat sijoittavat 3 € ja vastaavasti kolmannen vaiheen kunnat 6 € per kuntalainen

• Kunnat merkitsevät (ostavat) yhden osakkeen kutakin kuntalaista kohden. Muut kuntatoimijat merkitsevät (ostavat) kukin yhden osakkeen.

• Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen yhtiölle. Omistajakunnat antavat rahoitusjärjestelyn edellyttämän takauksen tai muun vakuuden

• Omistamisen periaatteet määritellään yhtiöjärjestyksessä ja tarvittaessa osakassopimuksessa

15

KPK THH Oy–perustettava

yhtiö

Kuntasektori

100 % omistus

Oman/vieraan pääoman

ehtoinen rahoitus

Sitra

15

Markkinaehtoiset rahoittajat

6. Omistaminen, ohjaus ja hallinto

© Sitra 2010

Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessit ja palvelutarjonta

• Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi koostuu toiminnoista, jotka ovat siirrettävissä palvelukeskukselle sekä toiminnoista, jotka jäävät edelleen asiakkaan hoidettavaksi.

• KPK THH:n palvelutarjonta koostuu yhtenäisistä peruspalveluista ja niihin liittyvästä raportoinnista sekä kehitystyöstä.

• Peruspalveluiden lisäksi KPK THH tarjoaa lisäpalveluita, joiden tarkemmasta sisällöstä ja hinnoittelusta sovitaan erikseen.

• KPK THH vastaa perus- ja lisäpalveluiden tuottamisen lisäksi asiakkuuksien hallinnasta ja muista keskitetyistä tukipalveluista, joita tuotetaan myös KPK ICT:lle.

• Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi tarkastellaan mahdollisuuksia tehostaa myös asiakkaalle jääviä toimintoja.

16

PALVELUYHTIÖÖN SIIRTYVÄT PERUSPROSESSIT:

Palveluyhtiötoiminnan käynnistäminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon perus-

prosessien yhtenäistäminen ja tehostaminen

ASIAKKAALLE JÄÄVIEN PERUSPROSESSIEN OPTIMOINTI:

Asiakkaan puolelle jäävien talous- ja henkilöstötoimintojen tehostaminen ja niistä

saatavan lisäarvon parantaminen

PALVELUJEN JOHTAMISEN TUKI:

Yhteismitallisen raportoinnin ja johdolle tuotetun toteuma- ja ennusteinformaation kautta kunta pystyy toteuttamaan omien

toimialojensa palvelut tehokkaammin

167. Palvelutarjonta

© Sitra 2010

17

KPK THH ja KPK ICT järjestävät molemmat THH-alueen palveluita asiakaskuntatoimijoille

THH-alueen ICT-palveluita järjestetään (KPK ICT) ja tuotetaan (KPK THH) omistaja-asiakaskunnille kahdella eri tavalla:

1. KPK THH tuottaa asiakkaalle THH-alueen kokonaispalvelun sisältäen THH ICT -palvelut. Tässä vaihtoehdossa KPK ICT järjestää THH ICT –palvelut sisäisesti yhtiöiden välillä.

2. KPK ICT järjestää asiakkaalle THH-alueen ICT-palvelut, jolloin asiakas operoi omalla organisaatiollaan ja toimintamalleillaan hyödyntäen THH ICT –palveluita

Lisäksi KPK THH ja KPK ICT suunnittelevat ja konseptoivat yhteisen asiakkuuden hallinnan hoitomallin, jonka avulla luodaan yhteiset näkemykset ja toimintatavat asiakkuuden hallinnan sekä asiakaspalvelun osalta.

7. Palvelutarjonta

Omistaja-asiakas / Kuntatoimija

ASIAKKUUDEN HALLINNAN HOITOMALLI

2. ICT-alueen kokonaispalvelu(ml. THH ICT)

1. THH-alueenkokonaispalvelu

(ml. ICT-palvelut)

1. THH -alueen ICT-palvelut

KPK THHKPK ICT

© Sitra 2010

Palvelusalkku

18

KPK THH:n palvelutarjonta edllyttää kaikkien proseessien osalta kuntatoimijoiden järjestelmien integroinnin KPK THH:n järjestelmiin.

18

Taloushallinnon peruspalvelut

• Taloushallinto (sis. prosessien perus-ja viranomaisraportoinnin ja tavoitetason ylläpitävän kehittämisen)

• Ostolaskut ja ostoreskontra

• Sopimusten hallinta

• Tilauksesta maksuun

• Sisäisten taloustapahtumien hallinta

• Myyntilaskut ja myyntireskontra

• Perintä


• Maksuliikenne

• Käyttöomaisuus

• Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat


Taloushallinnon lisäpalvelut

• Kassanhallinta ja rahoituspalvelut

• Muu talousraportointi (esim. Benchmarking) ja operatiivinen raportointi (BI )

• Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset

KPK THH:n tukipalvelut:

Yhtiötoiminnot, asiakkuuksien hallinta, kehittäminen, koulutus, yleishallinto ja muut tukipalvelut

Tulevaisuuden mahdollisia palveluja• Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja

tietojärjestelmätukipalvelut • Työvoimavuokraus

Henkilöstöhallinnon peruspalvelut

• Palkkahallinto (palkat ja palkkiot)• Matkalaskut• Perustietojen ylläpito

Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut

(yhteistyössä Kuntaliiton kanssa)

• Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki

• Rekrytoinnin tuki

Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu

• Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki:

• Talousarvio ja taloussuunnitelma

• Ennustaminen ja seuranta

• Kustannuslaskenta

• Muut taloushallinnon neuvontapalvelut, esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta

7. Palvelutarjonta

© Sitra 2010

KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta

2011 2012 2013 2014 2015

Asiakasvolyymi (väestönkattavuus)

~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%

Palvelutuotanto Palkanlaskenta, matkalaskujenkäsittely,Alihankintana on mahdollista ostaa myös taloushallinnon palveluita

Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, taloushallinto *,taloussuunnittelu *

Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, rekrytointi, (työvoima-vuokraus)taloushallinto,taloussuunnittelu



Järjestelmä-ympäristö

Palkanlaskennassa olemassa olevat järjestelmät, (Personec F.K./R, Pegasos), matkalaskujen käsittelyprosessissa uusi yhteinen järjestelmä,taloushallinnon ja –suunnittelun osalta tehdään järjestelmä-kehitystä

Yhtenäinen järjestelmä-kokonaisuus:- ERP *- järjestelmä-palveluna hankittava vaihtoehto

Yhtenäinen järjestelmä-kokonaisuus:- ERP-Järjestelmä-palveluna hankittava vaihtoehto



19

* Huom! Taloushallinto ja taloussuunnittelu palvelutarjonnassa vuonna 2012, mikäli hyödynnetään olemassa olevia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä

palvelut palvelusalkussa vasta 2013.

197. Palvelutarjonta

© Sitra 2010

KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta

2020

2011 2012 2013 2014 2015

Asiakasvolyymi (väestönkattavuus)

~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%

Toimipisteet Vähintään 3 aluettaEnintään 5 aluetta, joilla mahdollisesti useampiatoimipisteitä

5 aluetta,Noin 150 htv/toimipiste

Henkilöstö Kultakin asiakkaalta siirtyy tavoite-tehokkuuden mukainen määrä työntekijöitä, loput henkilöt voidaan myös siirtää KPK THH:oon, mutta lisäresursointi laskutetaan erikseen

Tavoite-tehokkuuksien mukainen henkilöstömäärä (saavutetaan eläköitymisen kautta)

7. Palvelutarjonta

© Sitra 2010

Tietojärjestelmien tehostuminen näkyy eri käyttäjäryhmille eri tavoin

Kunnan johdolle

• Laadukas ja oikea-aikainen informaatio päätöksenteon tueksi

• Talous- ja henkilöstöjohto voi keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen sijaan

Kunnan talous- ja henkilöstötoiminto

• Keskittyminen tiedon tuottamiseen ja hyväksikäyttöön palvelukeskuksen keskittyessä tapahtumakäsittelyyn

Kunnan työntekijät

• Mahdollisimman pitkälle automatisoidut talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, mikä mahdollistaa keskittymisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin

• Henkilöstöhallinnon itsepalvelutoiminnot

Palvelukeskuksen työntekijät

• Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät mahdollistavat keskittymisen omaan ydinosaamiseen

21


© Sitra 2010

KPK THH

Asiakkaat

Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku I: • Pohjautuu yhtenäiseen järjestelmäratkaisuun, jolle luodaan

edellytykset palvella laajaa kuntatoimija asiakaskuntaa. • Toimintaa kehitetään yhtenäisen konseptin mukaiseksi.• Fokusalueena paremman informaation tuottaminen. • Tuotteet räätälöity kaupungeille (kuntakonsernin osaaminen,

BI, järjestelmä-integraatio kaupungin sisällä).

Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku II: • Pohjautuu palveluna hankittavaan järjestelmään. • Tuotteet räätälöity kunnille ja kaupungeille.• Fokusalueena toimintojen tehostaminen.

Järjestelmäratkaisu/Alihankintaverkosto:• KPK THH:n alihankinkkijoiden järjestelmäratkaisut.

Järjestelmäratkaisut tarjoavat kuntatoimijoille vaihtoehtoja

• Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta: Kehityspolku I ja Kehityspolku II.

• Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta.

• Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia.

• KPK THH ei itse hanki järjestelmiä vaan ostaa nämä palvelut KPK ICT:ltä.

• KPK ICT vastaa myös KPK THH:n perustietotekniikasta ja IT-arkkitehtuurista (nämä kuvattu KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelmassa).


© Sitra 2010

Oletukset markkinaosuudesta

Yleiset oletukset

• Palveluyhtiön omistavat kuntatoimijat, jotka liittyvät palveluyhtiön asiakkaiksi vaiheittaan neljän vuoden aikana.

• Ensimmäisenä täytenä toimintavuonna 2011 kuntatoimijat edustavat n. 10 % Suomen kuntien väestöstä. Tavoitetilassa vuonna 2014 kuntatoimijat edustavat n. 25 % Suomen kuntien väestöstä.

• Asiakkaiden henkilöstömääräksi on arvioitu 1 kunnan työntekijä per 15 kunnan asukasta.

• Tässä laskelmassa asiakkaiden henkilöstön määrässä on huomioitu vain kunnat. Palvelut kattavat myös kuntayhtymät ja konserniyhteisöt. Niiden tullessa asiakkaaksi korvaavat ne kuntien volyymiä tässä laskelmassa.


2010 2011 2012 2013 2014 2015

Peitto 0 % 10 % 15 % 20 % 25 % 25 %

Asiakkaiden asukasmäärä 0 530 000 800 000 1 060 000 1 330 000 1 330 000

Asiakkaiden henkilöstön määrä 0 35 000 53 000 71 000 89 000 89 000

© Sitra 2010

Palvelujen tehokkuus ja hinnoittelu


PALVELUJEN HINNOITTELU JA TEHOKKUUS VUONNA 2013

Suorite-määrä

Suorite-määrän yksikkö

Tehokkuus kpl/htv

Alustavasuorite-hinta

€/kplLiikevaihto

t€Kustan-

nukset t€

Palkkalaskelmat 21 per hlö 6 400 9,4 13 902 11 956

Palvelussuhdeasiat 1,6 per hlö 1 600 37 4 220 3 629

Matkalaskut 2 per hlö 17 000 3,0 2 223 1 911

Henkilöstöhallinnon palvelut 20 344 17 496

Myyntilaskut 3,1 per asukas 45 000 1,7 5 596 4 812

Ostolaskut 21 per hlö 13 600 4,9 7 330 6 304

Kirjanpito 13 vientiä/as 140 000 0,44 6 270 5 392

Taloussuunnittelu 483 416

Taloushallinnon palvelut 19 679 16 924

Johto ja tuki 3 430

Yhteensä 40 023 37 850

• Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen on kriittinen menestystekijä KPK THH:lle

• Yksittäisten palvelujen hinnat on asetettu siten, että palvelun kate on 14 %. Tällä katteella katetaan KPK THH:n johto- ja tukihenkilöstö, asiakkaille kohdistamattomat yleiskulut, rahoituskulut ja välittömät verot.

© Sitra 2010

Tuloslaskelmat€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TULOSLASKELMA

Liikevaihto 0 17 722 32 644 40 023 46 826 44 745

Henkilöstökustannukset 455 10 323 19 399 24 443 28 588 26 946

htv 7 274 516 651 765 721

Tilakustannukset 25 985 1 857 2 344 2 752 2 596

ICT-kustannukset (Kehityspolku I) 238 2 090 3 958 4 455 4 885 4 620

ICT-kustannukset (Kehityspolku II) 0 1 800 2 718 3 606 4 524 4 524

Ostopalvelut (asiakkaille kohdistettu) 0 1 521 2 887 3 001 3 362 3 362

Muut kustannukset (asiakkaille kohdistumaton) 250 500 500 500 500 500

Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Poistot 0 0 0 0 0 0

Tilikauden tulos -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Rahoituskulut 90 72 54 36 18 0

Tilikauden tulos ennen veroja -1 065 158 757 986 1 432 1 476

Välittömät verot 0 0 0 217 372 384

Liikevoitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092

25

• Tilakustannukset 3600 €/htv/vuosi.

• Ei poistoja, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK ICT:n palveluveloituksiin.

• Vieraan pääoman korko 3% (kuntariski).


© Sitra 2010

Tase

26

• Kuntien pääomasijoitus 1 €/asukas.

• Ei käyttöomaisuutta, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK ICT :n palveluveloituksiin.

• Pääomalainaa ja vierasta pääomaa ei jaoteltu (sama tulosvaikutus samalla korolla).



t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TASE

Osakepääoma 530 800 1 060 1 330 1 330 1 330

Aikaisempin vuosien voitot 0 -1 065 -907 -150 619 1 678

Tilikauden voitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092

Oma pääoma -535 -107 910 1 949 3 008 4 100

Ostovelat 20 301 570 621 687 665

Velat rahoituslaitoksilta 3 000 2 400 1 800 1 200 600 0

Vieras pääoma 3 020 2 701 2 370 1 821 1 287 665

2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765

Käyttöomaisuus 0 0 0 0 0 0

Pysyvät vastaavat 0 0 0 0 0 0

Rahoitusomaisuus 2 485 1 117 560 435 393 1 037

Myyntisaamiset 0 1 477 2 720 3 335 3 902 3 729

Vaihtuvat vastaavat 2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765

2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765

© Sitra 2010

Rahoituslaskelma

27


t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

RAHOITUSLASKELMA

Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151

Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627

Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0

Investoinnit 0 0 0 0 0 0

Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0

Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0

Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600

Maksetut korot -90 -72 -54 -36 -18 0

Välittömät verot 0 0 0 -217 -372 -384

Rahoituksen kassavirta 3 440 -402 -394 -583 -990 -984

Kassavirta 2 485 -1 368 -558 -125 -42 644

Kassa vuoden lopussa 2 485 1 117 560 435 393 1 037

• Lainojen nostot yhteensä 3.000 t€ vuonna 2010.

• Takaisinmaksu alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.


© Sitra 2010

Rahoituslaskelma

28

• Lainojen nostot yhteensä 3.000 t€ vuonna 2010.

• Takaisinmaksu alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.

• Vieraan pääoman korko 10 %.


t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

RAHOITUSLASKELMA

Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151

Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627

Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0

Investoinnit 0 0 0 0 0 0

Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0

Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0

Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600

Maksetut korot -300 -240 -180 -120 -60 0

Välittömät verot 0 0 0 -64 -361 -384

Rahoituksen kassavirta 3 230 -570 -520 -514 -1 021 -984

Kassavirta 2 275 -1 536 -684 -56 -73 644

Kassa vuoden lopussa 2 275 739 56 0 -73 570

© Sitra 2010

2010 2011 2012

Yhteistyöneuvottelut kuntatoimijoiden kanssa

KPK THH Oy:nperustamistoimet

Tieto ensi vaiheessa mukaan aikovista kuntatoimijoista

KPK THH Oyperustettu

KPK THH:n palvelu-tuotannon aloittaminen

1. vaiheen palvelutarjonnalla

KPK THH:n palvelu-tuotannon aloittaminen

2. vaiheen palvelutarjonnalla

Alihankkijoidensopimukset

KPK THH:n kanssa

KPK THH:n oma palvelutuotanto

KPK THH:n alihankintana hoidettu

palvelutuotanto mahdollista

Taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmäselvitysKPK THH ja osakaskuntatoimijat

KPK THH:n alihankintana hoidettu palvelutuotanto

Päätös ensi vaiheessaMukaan lähtevistä kuntatoimijoista,

Aiesopimus

Kuntatoimijoiden päätöksenteko

29

29

KPK THH:n vaiheistettu perustamisen aikataulu



© Sitra 2010

Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a toteutuu suunnitelmallisesti ja hallitusti

30

Siirtymisen johtaminen ja laadunvarmistus, muutoshallinta ja kommunikointi

• Määritä yksityiskohtainen siirtymissuunnitelma• Henkilöstö• Toimitilat• Tietojärjestelmät,

liittymät ja konversiot

• Prosessit

Analyysi Siirtymisen suunnittelu Toiminnan tuki

• Toiminnan tuki• Ongelmien ratkaisu

• Analysoi uuden asiakkaan nykytilan toiminta- ja järjestelmäympäristö

• Arvioi siirtymisen vaikutukset sekä uuden asiakkaan että KPK THH:n näkökulmasta

• Määritä siirtymisstrategia

Siirtyminen

• Siirtyminen

3 – 12 kuukautta

KPK THH:n ja asiakkaiden siirtymä- ja tukitiimit

0,5 kk – 2 kk 1 kk - 4 kk 1,5 kk - 6 kk Jatkuva toiminta


esitys kpk thh -liiketoimintasuunnitelmasta

Business