Ajuntament de Sant Boi de Llobregat Unitat dArxi u i Documentaci

Proposta Esquema de metadades per a le ntitat expedient

TIPUS METADADA METADADA 1 DESCRIPCI NTI2 VM3

Identificador normalitzat de ladministraci responsable de la tramitaci de lexpedient S S rgan i Unitat Orgnica Unitat Orgnica de tramitaci S

Versi NTI Identificador normalitzat de la versi de la NTI S Nivell agrupaci/descripci Expedient S Codi de referncia nm. expedient - Identificador

Codi o identificador normalitzat de lexpedient: X124/2010/000003 X124/U353/2010/000015

S S4

Srie documental Identificaci de la srie documental amb la qual es relaciona lexpedient

IDENTIFICACI

Procediment Identificaci del procediment amb el qual es relaciona lexpedient S Data dinici Format data S S Data de fi Format data S Ttol objecte6 Exemples: Llicncia per construir un edifici - Contractaci tala darbres - Organitzaci Pujada a Sant Ramon - Oposici arxiver S Ttol - resum descripci En molts casos s important poder donar una explicaci ms explcita del tema de lexpedient o b poder incloure el nom antic. S Ttol - emplaament7 Nom carrer codi carrer / + nm. + pis + porta en un sol camp - UTM - Districte/secci/illa - Altres noms Ttol valor econmic8 Pessetes / euros: per subvencions, contractaci, tributs, etc. Ttol - interessat 1er:

Tipus dinteressat -sollicitant, adjudicatari, conveniat, beneficiari- i dades identificatives de linteressat tercers-. Metadades emplaament de linteressat -vegeu dades emplaament-

SI

Ttol - interessat 2on Vegeu requadre superior. Contingut Indicar, si sescau, el contingut de lexpedient Data resoluci Format data S Tipus resoluci (Concessi, renncia, denegat, caducat, anullat, desestimada) S Exp. relacionat Format de nmero dexpedient normalitzat S

DESCRIPCI / TTOL5

Nm. expedient antic Varis formats - Original en paper - Original electrnic - Cpia electrnica - Cpia electrnica autntica

SI

- Signatura topogrfica: Dipsit / caixa / carpeta: - Adrea electrnica: Repositori electrnic / URL

- Format / Tipus de signatura electrnica - Data / hora de la signatura electrnica - Identificaci firmant/s de la signatura electrnica - Data caducitat signatura - Prestador de serveis / Emissor del certificant - Valor CSV -codi segur de verificaci - Definici generaci CSV

SI

S S

Naturalesa i suport 1er10 Installaci 1er Si hi ha signatura electrnica: Caracterstiques del suport Paper: Estat de conservaci, Mides

Electrnic: caracterstiques tcniques: format, resoluci, compressi, etc.

Naturalesa i suport 2on Vegeu metadades de Naturalesa i suport 1er Naturalesa i suport 3er Vegeu metadades de Naturalesa i suport 1er

S, SUPORT i ACCS 9

Tipus daccs - etapa activa, semiactiva i inactiva / treballadors municipals i ciutadania S

PLA DESDEVENIMENTS O PROCESSOS DARXIU Tipus Transferncia Objecte dactuaci Nmero de naturalesa/suport Desencadenant Data de fi dexpedient Codi de referncia: Format nmero dexpedient de la transferncia Data transferncia Format data

Esdeveniment 1r:

TRANSFERNCIA

Observacions Tipus Exemple: Eliminaci amb mostreig 5% Objecte dactuaci Nmero de naturalesa/suport Desencadenant Data de transferncia / data de fi dexpedient Codi de referncia Format nmero dexpedient de leliminaci Data eliminaci Format data

Esdeveniment 2n: ELIMINACI

Observacions Tipus Cpies electrniques, cpies electrniques certificades, canvis de formats, etc. Objecte dactuaci Nmero de naturalesa/suport Desencadenant Pot estar establert o no. Codi de referncia Format nmero dexpedient de lobtenci de cpies, del canvi de format, etc. Data de lesdeveniment Format data Autor de lesdeveniment Nom i cognoms de la persona / Empresa externa

Esdeveniment 3r: PRODUCCI DE CPIES, RESIGNATURACI I CANVI DE FORMATS

Observacions Tipus Prstec / consulta / visualitzaci / descrrega / remissi Sollicitant Interessat o consulta externa / Consulta interna Objecte de comunicaci Nmero dexpedient i ttol objecte Data de la comunicaci Format data Data devoluci Format data i amb avs. Estat de lexpedient Indica lestat de lexpedient en el moment de la comunicaci: obert, tancat, ndex per remissi. S

Esdeveniment 5: COMUNICACI DOCUMENTAL

Observacions CONTROL DE LA DESCRIPCI

Data de creaci o captura Format data Dat/es de revisi/actualitzaci

Format data

Autoria de la descripci Format persona fsica

Sant Boi de Llobregat, desembre 2012

1 Les metadades en color taronja sn metadades que no es corresponen a nivell dexpedient sin de srie documental. Com a reflexi, en un inventari dexpedients o en el gestor documental de lorganitzaci mai posaria la informaci a cada expedient de la srie o el procediment al qual correspon. En canvi, per, hem de tenir en compte que si fem una remissi dun expedient a una altra organitzaci que s el que bsicament regulen les NTI-, haurem denviar les metadades prpies de lexpedient i les metadades que estan determinades a nivell de srie: rgan responsable, versi NTI, procediment administratiu, srie documental, accs, etc. Seguint aquest mateix criteri, la informaci corresponent a la Taula dAvaluaci sha dincorporar a nivell de srie documental. 2 Norma Tcnica de Interoprabilidad 3 Vocabulari de Metadades 4 El Vocabulari de metadades diferencia entre Codi de referncia i Nmero dexpedient, essent per nosaltres el mateix. Tampoc no incorporem la metadada de Codi de classificaci perqu el codi de classificaci sincorpora com a element integrant en el codi de referncia. 5 La mecanitzaci dels expedients ens obliga a sistematitzar les seves dades identificatives. Per a poder-ho fer, hem optat per desglossar el ttol en diferents camps descriptius : objecte, emplaament, cost, interessat 1er amb el seu emplaament-, interessat 2on amb el seu emplaament-, etc. 6 L Objecte de lexpedient forma part del ttol i s potser una de les parts ms importants. La proposta de normalitzaci s que per cada srie documental sidentifiquin els diferents objectes que pot arribar a tenir un ttol. Per exemple, en una Alta al Padr dHabitants, sempre parlarem del mateix objecte: Alta al Padr dHabitants. En canvi, en una llicncia dobres haurem dinformar del tipus dobres, i les obres poden ser molt diverses; per tant caldr normalitzar-les. 7 Aquest emplaament fa referncia a lemplaament de lexpedient. Una llicncia es realitza en una adrea concreta, una alta al padr tamb, etc. Haurem dincloure sempre el nom normalitzat. En el cas que lexpedient faci referncia a un emplaament no identificable en una adrea concreta barri, indret, tot el municipi, una muntanya, etc- tamb lhaurem dincloure en aquest apartat. 8 s important tenir aquesta informaci accessible, doncs pot ser la causa de leliminaci o no dun expedient. 9 Aquest apartat est pensat per a poder incloure els diferents suports i naturaleses que podem tenir dun mateix expedient. A tall dexemple, a lArxiu hem estat realitzant cpies electrniques autntiques dels expedients dalta al padr dHabitants. Per tant, actualment, dun expedient dalta tenim dues naturaleses: un expedient original en paper i una cpia electrnica autenticada. Daqu un temps, intentarem eliminar lexpedient original en paper, amb la qual cosa, sobre els expedients en paper haurem de realitzar un procs darxiu, leliminaci , lacte administratiu del qual nhauran de quedar les metadades a lesquema corresponent; del segon suport, en podrem realitzar altres esdeveniments: resignaturacions, canvis de format, etc. 10 Aquesta metadada no est inclosa a la NTI dexpedient electrnic sin a la NTI de document electrnic, per ens s necessria tenir-la en compte tamb en el cas dels expedients.