Essentials and Forms of Business Letter-writing

商业信函的组成部分和格式

Layout of a Business Letter 商业信函的格式

Three major forms1. Indented Form 缩格式2. Blocked Form 齐头式3. Modified Blocked Form 改良齐头式

St Gangsgatan 143 Stockholm, 105 45 Sweden

Telex: 53892 SHELEC SS Our Reference No. H/W—T008 Tel: 46-8-738-6000 Your Reference No. Fax: 46-8-738-6016 E-mail: hwlee@electrolux.com

Date: 30th March, 20-- Messrs. William & Warner 105 Roller Road Sydney, Australia

Attention: Mr. Donnason, Marketing Dept.

Dear Sir,

Re: Shipping Advice of Freezers

With reference to your order No. F256 of February 5 for 1,000 sets of Freezers, we’re

pleased to inform you that the goods have been loaded on board the s/s “Peace”, which is

sailing for your port on April 1st.

We’ve sent a telex to the above effect this morning. Please insure the goods as contracted

and make preparation for taking the delivery. We are now making out the necessary documents

for negotiation.

We assure you that our goods will be found satisfactory upon arrival at your port. We also

hope that we can close more business with you in the future.

Yours faithfully,

The Electrolux Corp.

Horis De Wolley

Horis De Wolley

(Manager)

缩格式示例

日期靠右

具体收信人和事由居中

段首缩格

结尾敬语和落款偏右

1 J &J Plaza New Brunswick,

NJ 089333 U.S.A. Tel: 732-524-0400 Fax: 732-525-0622

E-mail: carrie@jnj.com Date: 22nd July, 20-- Soft Health Care Product Corp. Room 2301 Yili BLD, 35 Nanjing Road, Shanghai, China Attention: Mr. Wang , Import Dept.

Dear Sir, Re: SHAMPOO We’ve received your letter of July 10th enquiring about our JOHNSON'S® Baby Shampoo With Natural Lavender, but unfortunately, the stock of this product is running low due to the heavy demand. But we will inform you as soon as the new supplies come up. We sell a wide variety of Baby’s Shampoo. All of them are made of the NO MORE TEARS formula. For your reference, we enclose an illustrated catalogue of our shampoos and we hope you will find it interesting. We hope that we can close business to our mutual advantage in the future. Yours faithfully, Johnson & Johnson

Doris Fergoson Doris Fergoson (Manager)

齐头式示例

除信头外全部左对齐

SAMSUNG ELECTRONICS

310 Taepyung-ro 2-ga, Chung-gu Seoul, 100-102, Korea

Tel: 82-2-3706-1114 Our Reference No. ODL-11 E-mail: qsl@samsungcorp.com Your Reference No. Date: 23rd December, 20-- Shandong Science & Technology Co. Ltd. 21/F Bright Plaza 138 Jinni Road, Jinan Shandong, China Attention: Mr. Zhou Jun, Import Dept. Dear Sir,

Re: Our Offer for PDA Type III-H

Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.

As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in

February, 20--. We require payment by L/C.

Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look

forward to your reply.

Yours truly,

Samsung Electronics Lavis Kim Lavis Kim (Manager)

改良齐头式示例

案号和日期靠右

落款偏右

Parts of a Business Letter 信件组成部分

Essential Parts 必要部分1. The letterhead 信头2. The date line 日期3. The inside name and address 收信人名称地址4. The salutation 称呼5. The body of the letter 信文6. The complimentary close 结尾敬语7. The signature 落款

Optional Parts 附加部分

8. The attention line 具体收信人9. The subject line 事由10. The reference notation 案号11. The enclosure 附件12. The carbon copy notation 抄送13. The postscript 附言

1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei Dajie

Beijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888

Fax: 86-10-6527-6028E-mail: carl@cofco.com.cn

2.Our Ref. Your Ref. Date: 15th November, 20--3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England

8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,

9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation

sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we

would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.cc our Shanghai Branch Office13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.

信函组成部分示例

组成部分分项示例1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.

8 Jianguomen Nei Dajie

Beijing 10005, China

Telephone: 86-10-6526-8888

Fax: 86-10-6527-6028

E-mail: carl@cofco.com.cn

2. Our Ref.

Your Ref.

Date: 15th November, 20--

信头

日期

3.Messrs H. Ronald & Co.

556 Eastcheap

London, E.C. 3, England

8.Attention: Import Dept.

4.Dear Sirs,

9.Aquatic Products

收信人名称和地址

具体收信人称呼

事由

5. We thank you for your enquiry of 5 November.

In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.

All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.

We await your early favorable reply.

6. Yours truly,

7. China National Cereals, Oils and

Foodstuffs Imp & Exp Corp.

Sig. _______________

(Manager)

结尾敬语

信文

落款

10. QS/AN

11. Enclosures

12. cc our Shanghai Branch Office

13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.

案号

附件

抄送

附言

各部分写法

信头和收信人名称、地址 英语：名称在上，地址在下 地址先小后大 中文：名称在上，地址在下 地址先大后小

名称、地址

A UK address:

Air Environmental Mechanical

Equipment Limited

2076 West Main Street

Devon, EX14 0RA

U.K.

公司名称

门牌号 街道

城市邮编

国家

中文名称、地址举例

山东理工大学中国山东省淄博市张店区张周路 12 号

单位名称

地址由大到小

中国地址名称用英文写

Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation

Jiangsu International Business Mansion,

50 Zhonghua Road, Nanjing

210001, P.R. China

单位名称

门牌号

大楼名称街道

邮编

城市

国家

日期

位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月 - 日 - 年英式：日 - 月 - 年

美式日期举例

Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240

USA

Date: April 4, 20-- Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD QINGDAO, 266001 CHINA

日期

英式日期举例

OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209

Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail info@os.com.uk

Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20-- Dear Sir or Madam,

日期

日期写法注意事项• “ 月份”最好用文字，如： 1. 2nd May, 20--

2. 2 May, 20--

3. 2 May 20-- (Comma can be omitted)

4. September 21st, 20--

5. September 21,20--

• 避免月份用数字，如11/12/20--

称呼

• 位置：必须齐头• 写法：对男士（正规）： Dear Sir, 或 Dear Sirs,

或 Gentlemen:对女士（正规）： Dear Madam, 或 Dear

Mesdames,对关系密切的商业伙伴： Dear Jack,

词首字母全大写，用逗号或不用标点符号

Gentlemen 后用冒号

结尾敬语

• 位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右• 正规场合下常用：1.Yours faithfully,

2.Yours truly,

3.Faithfully yours,

4.Truly yours,

第二个单词小写，用逗号或不用标点符号

称呼与结尾敬语的对应关系

Salutation Close Occasion

Dear Sir(s)

Dear Sir or Madam (Mmes)

Yours faithfully

Faithfully yours Standard and formal closure

Gentlemen

Ladies/Gentlemen

Yours (very) truly

Very truly yours Used by Americans

Dear Mr. Malone

Yours sincerely/ Sincerely

Best wishes (U.K.)

Best regards/ Regards (U.S.)

Less formal and between

persons known to each other

落款

Yours faithfully,

Ciba-Geigy Chemicals Co.

Pam Lotis

Pam Lotis

Inspection coordinator

Yours faithfully,

Pam Lotis

Pam Lotis

Inspection coordinator

For Ciba-Geigy Chemicals Co.

Yours faithfully,

L. Van Linde

L. Van Linde

Manager, QAD Software Co.

结尾敬语 手写签名

打印签名职务

公司名称

具体收信人• 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线• 表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager

2. Attention of Mr. Cave

3. To the attention of Mr. Liu Ming

事由

• 位置： 1. 称呼和正文之间 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线• 表示的是该信函的主题 1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets

2. SHEEP WOOL

附件

• 位置： 落款之下，左对齐• 说明该信件有附件 1. Enclosure

2. Enc.

3. Encl. As Stated

4. Enclosure: Brochure

抄送

• 位置： 附件之下，左对齐• 表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄： cc Marketing Department

2. 暗抄： bcc Mr. Simpson

Carbon copy, 收信人知道被抄送

Blind carbon copy, 收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送

人的信件里

stockholm

• Stockholm [`stokheum] n. 斯德哥尔摩 ( 瑞典首都 ) Swede

• Electrolux Corp. 伊莱克斯• 伊莱克斯 (Electrolux) 公司成立于 1919 年，由 Lux 有限公司

和 Elektromekaniska 有限公司合并而成，总部设在瑞典斯德哥尔摩。目前伊莱克斯集团每年向全球 150 多个国家售出 5,500多万件家用和专业电器。伊莱克斯是全球最大的厨房、清洁以及户外用途的家电制造商，产品包括冰箱、洗衣机、厨房用具、真空吸尘器、链锯、剪草机以及园艺拖拉机等。伊莱克斯集团旗下拥有许多著名的电器品牌，比如： Electrolux( 伊莱克斯 )、 AEG 、 Zanussi(扎努西 )、 Frigidair （北极牌）、 Eureka 和 Husqvarna （胡斯华纳）等

• Freezer

• 冰柜；冰箱里的冷冻室

insure

• 1 投保• 2 （ esp US ） =ensure

• （ 1 ） make sure ， guarantee

• (2) 使某人确信 ensure sb of sth

Johnson & Johnson 总部： 1 Johnson & Johnson Plaza, New Brunswick, NJ 08933

注： 新布伦斯威克市强生广场 • 美国强生是举世公认的高质量及可信赖的公司。作为一家世界上

最大的，最具综合性的医疗保健产品的生产集团，它为消费品、制药业及专业医疗器材市场提供服务。强生公司采用权利下放自主经营的模式，以公司的信条作为基本原则，致力于公司的长期经营，从而取得了世界领先的地位。 强生公司拥有 168 家子公司，为全世界 175 个国家提供产品和服务，其销售额超过 200亿美元，净利润达 28亿美元。强生公司名列全美 50 家最大的企业之一。在全球医疗保健行业销量名列第一。 1996 年获美国最高的技术荣誉—国家技术奖章。 80 年代初强生公司进入中国市场，先后建立了 7 家分公司和办事处。强生 ( 中国 ) 有限公司是美国强生公司在中国大陆投资的第一家美商独资企业，生产儿童、妇女健康护理日用品。

• lavender• [lævində]• n.• [ 植 ]熏衣草属 , 熏衣草花 , 淡紫色• adj.• 淡紫色的• vt.• 用熏衣草熏

Inchon 仁川• 位于韩半岛中西部，与西海相邻，距首都汉城 28km 左右。国际港口和

国际机场，东北亚门户。仁川位于东经 126 度 37 分，北纬 37 度 28 分，与美国旧金山、华圣顿，西班牙的马德里 . 伊朗的德黑兰等位于同一纬度。 仁川的气候比较干燥，受季候风影响较大，冬季主要刮西北风，夏季刮西南风。年平均气温为 11.4℃ 左右 , 1 月份平均气温为零下 3.1℃ 左右，8 月平均气温为 24.9℃ 左右，一年温差为 28℃ 。 降雨量为年平均 1152mm ，降雨天数为 101 日左右，与中部和南部的其他地域相比降雨量较少。降雪天数为 22天，积雪量为 30cm 左右，雾偏多，浓雾天数为年平均 49天，七月份浓雾最为严重。 仁川地区总产值为 25 兆 5177亿元 (占全国的 4.7%) ，参与经济活动的人口数为 120 万人，与第一第二产业相比第三产业占的比重较大，形成城市型产业结构。仁川有南洞产业团地、富平产业团地等 7 个工团， 7400 多个企业。 仁川于 1981 年 7 月 1 日升格为直辖市， 1989 年 1 月 1 日分别编入了京几道金浦郡桂阳面、瓮津郡永宗、龙游面。 1995 年 1 月 1 日变更为广域市，同年 3 月 1 日合并整个江华郡，瓮津郡以及金浦郡黔丹面。 现在仁川的行政区面积为 986.45km2 ，占全国 (南韩 ) 总面积的0.98% ，由 8 个区、 2 个郡 ,137 个邑、面、洞构成。

• 到 2002 年 12 月 31 日为止，仁川总人数达到了 259.6 万余人， 87.2 万余户，急剧成长为位居汉城和釜山之后列第三位的大城市。 除摩尼山 (469m) 、 桂阳山 (395m) ，大部分山都在海拔 300m以下，海岸附近丘陵山地发达，平原规模狭窄。 河川有掘浦川 , 清川川 , 桂山川等，流入汉江。掘浦川、始川川 , 承基川 , 万寿川 ,长寿川 , 云宴川等流入西海，其中除了掘浦川 (11.5km) 以外，大部分河川都很短。海岸线属于里亚式海岸 ，长而复杂，有很多岛屿。仁川共有 152 个岛屿，其中 113 个岛屿为无人居住的无人岛。 仁川包括美国的 3 个城市、与 7 个国家的 9 个城市缔结了姊妹城市，与 4 个国家的 7 个友好协作城市城市进行交流。

• 仁川的旧称是弥邹忽，弥邹忽地区作为一个行政区域出现是在高句丽长寿王时（ 475 ）名字叫做“买召忽”，到新罗统一三国后的景德王时，名字改为汉字式即“邵城县”。高丽肃宗时期（ 1095~1105 ）由于曾经是肃宗母亲的老家因此改名升级为“庆源君”。之后在仁宗时期 (1122~ 1146)又因为是 仁宗祖顺宗王后李氏的老家而升级为“仁州”，后来虽然由于李资谦之乱仁州李氏没落，但到了恭让王 2 年（ 1390 ）又重新恢复为“庆源府”。因为这里与文宗到仁宗的高丽王室共 7代有关联，因此该地区被称为“七代御乡”。随着朝鲜王朝的建立，仁川再一次被降级。但是到了太宗 13 年，重新规定带有州字的都护府以下的郡、县名要取山、川二字其中之一，于是现在的“仁川”就诞生了，为了纪念这一天（ 1413年 10 月 15 日），将其定为“仁川市民之日”。

PDA: Personal digital assistant（个人数字助理）

• PDA （个人数字助理）是称呼小型手持可移动设备的一个术语，可以为个人和商业用途提供计算，信息储存和恢复能力，经常用于保存时间表和地址薄信息。手持式（ handheld ）是它的同义词。许多人以常用的 PDA 产品之一的名字作为总称的术语。这些包括惠普的掌上型电脑和 3 Com's PalmPilot 。

• Cereal 粥• Foodstuff 食品（统称）• Aquatic 水生的• Herewith 同此，因此