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ESTATUTOS

FONDO DE EMPLEADOS DE HARINERA DEL VALLE – FONHV

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CAPÍTULO I ASPECTO GENERALES

ARTÍCULO 1. NATURALEZA Y NOMBRE. Por los presentes estatutos se regula el FONDO DE EMPLEADOS como persona jurídica de derecho privado, empresa asociativa sin ánimo de lucro, de responsabilidad limitada, de número de asociados y patrimonio social variable e ilimitado, regida por la Ley y los presentes estatutos, que se denominará “FONDO DE EMPLEADOS DE HARINERA DEL VALLE”, la cual podrá identificarse con la sigla “FONHV”.

ARTÍCULO 2. DOMICILIO Y ÁMBITO TERRITORIAL. El domicilio principal de FONDO DE EMPLEADOS será la ciudad de Cali, Departamento del Valle del Cauca, y su ámbito de operaciones será todo el territorio nacional, pudiendo establecer dependencias en todos los lugares del mismo.

ARTÍCULO 3. DURACIÓN. La duración del FONDO DE EMPLEADOS será indefinida, pero podrá disolverse y liquidarse en cualquier momento, en los casos y en la forma y términos previstos por la ley y los presente estatutos.

ARTÍCULO 4. Para efectos de los presentes estatutos, el FONDO DE EMPLEADOS DE HARINERA DEL VALLE se denominará el “FONDO”.

CAPÍTULO ll OBJETO Y ACTIVIDADES

ARTÍCULO 5. OBJETO SOCIAL. El FONDO tiene como objeto social contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de sus asociados, fomentándoles el hábito del ahorro, proporcionándoles recursos crediticios para atender sus necesidades, desarrollando actividades de servicio comunitario, así mismo, auspiciará entre ellos el compañerismo y la ayuda mutua. También podrá efectuar descuentos por nómina y suscribir acuerdos o convenios de libranza con empleadores o entidades pagadoras, de naturaleza pública o privada, así como aceptar que sus asociados atiendan las obligaciones con el FONDO a través del sistema de libranzas. Igualmente, podrá acordar otros mecanismos de recaudo y actuar como entidad operadora de libranzas.

Para el cumplimiento de su objetivo, el FONDO desarrollará las siguientes actividades:

1. Obtener recursos de sus asociados, bien sea aportes sociales o bajo las modalidades de ahorro permanente, a la vista, a plazo o a término. Los aportes y ahorros podrán recibirse mediante el sistema de libranza descontando directamente de salarios, honorarios o pensiones.

2. Otorgar créditos a sus asociados en diferentes clases y modalidades, conforme lo establezcan los reglamentos, y lo permita la liquidez del FONDO.

3. También podrá realizar operaciones de libranza con sus asociados con el fin de recaudar cuotas pactadas para el pago de las obligaciones pecuniarias que adquiera el asociado con el FONDO.

4. Facilitar a los asociados a través de auxilios, programas y/o convenios, la asistencia a talleres, cursos, capacitaciones y demás actividades de educación, formación, salud, recreación y bienestar.

5. Contratar seguros que amparen y protejan los aportes, ahorros, créditos y bienes en general de los asociados y su grupo familiar básico.

6. Servir de intermediarios para el suministro a los asociados de artículos básicos para el consumo familiar.

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7. Contratar programas de bienestar y asistencia social para sus Asociados y sus familiares en áreas tales como la salud, recreación, educación y la seguridad social.

8. Contratar servicios de seguro que amparen los aportes sociales y ahorros de los Asociados, así como los créditos a su cargo.

9. Las que se deriven del cumplimiento de los programas de patrocinio otorgados y convenios con la empresa con las que se configura el vínculo de asociación.

10. Comercializar productos. 11. Facilitar la compra y pago de bienes de consumo para los asociados y su grupo familiar básico. 12. Las demás actividades conexas o complementarias de las anteriores. PARÁGRAFO. Para la realización de las actividades previstas en este artículo, el FONDO podrá celebrar toda clase de contratos que versen sobre toda clase de bienes con personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza. Los recursos del FONDO tendrán origen lícito; con el fin de garantizarlo se implementarán los mecanismos idóneos orientados a prevenir, controlar, detectar y evitar el ingreso al FONDO de recursos de origen ilícito. ARTÍCULO 6. ORGANIZACIÓN. El FONDO puede organizar todos los establecimientos y dependencias administrativas que sean necesarias y realizar toda clase de actos, contratos, operaciones y negocios jurídicos lícitos que se relacionen directa o indirectamente con el desarrollo de su objeto social.

CAPÍTULO lll ASOCIADOS

ARTÍCULO 7. VÍNCULO COMÚN DE ASOCIACIÓN. Pueden aspirar a ser asociados al FONDO, siempre que no exista incapacidad legal para ello: 1. Quienes estén vinculados laboralmente mediante contrato de trabajo a Harinera del Valle S.A. 2. Quienes estén vinculados laboralmente mediante contrato de trabajo a una empresa en la cual

Harinera del Valle S.A. tenga participación accionaria directa o indirecta, y no cuente con un fondo de empleados.

3. Quienes estén vinculados laboralmente mediante contrato de trabajo a una empresa que sea accionista de Harinera del Valle S.A., y no cuente con un fondo de empleados.

4. Quienes estén vinculados laboralmente mediante contrato de trabajo, con el FONDO. 5. Quienes gocen de pensión a cargo de Harinera del Valle S.A., en forma total o compartida,

cualquiera que sea su modalidad. 6. Quienes siendo asociados del FONDO, acrediten la resolución de jubilación o pensión a cargo

de una administradora de pensiones. PARÁGRAFO. Quien siendo jubilado o pensionado se retire del FONDO, no puede reingresar nuevamente. ARTÍCULO 8. CARÁCTER DE ASOCIADO. Tienen carácter de asociado al FONDO todas las personas que suscribieron el acta de constitución de la entidad. Así mismo, tendrá carácter de asociado quien, mediante solicitud de ingreso dirigida a la gerencia del FONDO y el cumplimiento de los requisitos para el ingreso sea admitido como tal.

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ARTÍCULO 9. REQUISITOS PARA EL INGRESO COMO ASOCIADO. Para ser admitido como asociado del FONDE DE EMPLEADOS, el interesado debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Acreditar el vínculo común de asociación según lo contemplado en el artículo 7 de los presentes

estatutos. 2. Presentar solicitud de ingreso por escrito al FONDO, en la cual se exprese claramente la voluntad

de aceptar todas las normas que rijan al Fondo. 3. Ser mayor de dieciocho (18) años y legalmente capaz. 4. Proporcionar la información necesaria requerida por el FONDO, en los términos establecidos en

la ley y por las políticas internas del FONDO. 5. Hacer un aporte inicial equivalente al cinco por ciento (5%) del salario mínimo mensual legal

vigente, el cual tendrá el carácter de Aporte Social. 6. Comprometerse a cancelar los aportes sociales, el ahorro permanente y demás contribuciones

de que trata el régimen económico de los presentes estatutos. 7. Autorizar el tratamiento de sus datos personales de carácter no sensible, así como la consulta,

reporte o tratamiento de la información financiera, comercial, crediticia o de servicios, por cualquier medio verificable que para el particular dispongan la Junta Directiva o la Gerencia.

8. Suministrar toda la información requerida para dar cumplimiento a las normas sobre administración del riesgo de control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

9. No estar incluido en listas vinculantes o no vinculantes o restrictivas para la prevención del lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

10. Autorizar a la entidad patronal o contratante correspondiente para que descuente de sus ingresos (salarios, compensaciones, honorarios o pensión), con destino al Fondo, los montos necesarios para cubrir el valor de la cuota periódica de aportes sociales, ahorros permanentes y demás obligaciones económicas establecidas en el presente Estatuto y reglamentos que expida la Junta Directiva, en caso de que el postulado tenga el carácter de empleado o contratista.

11. Ser aceptado como asociado por la Junta Directiva, para cual deberá cumplir la totalidad de los requisitos mencionados en los numerales anteriores.

ARTÍCULO 10. PÉRDIDA DEL CARÁCTER DE ASOCIADO. La calidad de asociado se pierde por: 1. Por la pérdida o extinción del vínculo común de asociación, exigido en el artículo 7 de los

presentes estatutos. 2. Por retiro voluntario. 3. Por exclusión decretada por la Junta Directiva, de conformidad con los presentes estatutos. 4. Por fallecimiento. 5. Por la inclusión en las listas vinculantes o no vinculantes o restrictivas para la prevención del

lavado de activos y/o financiación del terrorismo. ARTÍCULO 11. RETIRO VOLUNTARIO. La Gerencia deberá tramitar las solicitudes retiro voluntario de un asociado, en virtud el derecho fundamental de libre asociación, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que el FONDO inicie o haya iniciado en su contra. La solicitud de retiro deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la presentación de esta. PARÁGRAFO. El retiro voluntario no se condicionará a la existencia de obligaciones económicas, independientemente del monto de sus aportes y ahorros. La recuperación de estos recursos dependerá de la gestión administrativa; no obstante, los pagarés podrán contener cláusulas aceleratorias.

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ARTÍCULO 12. REINGRESO. El asociado que se haya retirado voluntariamente del FONDO podrá solicitar nuevamente su ingreso, después de cuatro (4) meses de su retiro, acreditando el cumplimiento de los requisitos exigidos a los nuevos asociados. PARÁGRAFO. De forma excepcional, la Junta Directiva podrá autorizar la realización de una jornada de amnistía anual, en la cual se establezca un término para el reingreso inferior al determinado en el presente artículo. ARTÍCULO 13. MUERTE DEL ASOCIADO. En caso de fallecimiento del asociado, se entiende perdida su calidad de tal a partir de la fecha de su deceso, y se formaliza su desvinculación después de presentada una copia del registro del acta de defunción, a la gerencia del FONDO. ARTÍCULO 14. CLÁUSULA ACELERATORIA DE OBLIGACIONES. La pérdida del carácter de asociado o la suspensión temporal del mismo, no extinguen las obligaciones contraídas por este en favor del FONDO, ni afectan las garantías otorgadas. En estos eventos, el FONDO dará por terminado el plazo de las obligaciones pactadas en su favor, y efectuar los cruces y compensaciones que considere convenientes, con cargo a los aportes y demás derechos económicos que posea el asociado en el FONDO. ARTÍCULO 15. DEBERES DE LOS ASOCIADOS. Son deberes de los asociados:

1. Adquirir conocimiento sobre los objetivos, características y funcionamiento de los fondos de empleados en general, y del FONDO en particular.

2. Conocer y cumplir los estatutos, políticas y reglamentos del FONDO. 3. Comprometerse con espíritu equitativo y solidario frente al FONDO y sus asociados. 4. Aceptar y cumplir las decisiones de los órganos de dirección, administración y control del FONDO. 5. Abstenerse de efectuar actos o de incurrir en omisiones que afecten la estabilidad económica o

el prestigio social del FONDO. 6. Cumplir oportunamente las obligaciones económicas que adquiera con el FONDO y las derivadas

de su asociación, como la de desempeñar los cargos para los cuales sea elegido por la Asamblea General o nombrado por la Junta Directiva, previa aceptación de su postulación.

7. Utilizar adecuadamente los servicios del FONDO. 8. Asistir a las reuniones del FONDO, en especial a la Asamblea General, y participar en las

actividades convocadas que se convoque en desarrollo de los presentes estatutos. 9. Desempeñar con honestidad y eficiencia el cargo o cargos para los cuales hayan sido elegidos. 10. Suministrar los informes y documentos que la entidad requiera y le solicite, e informar

oportunamente todo cambio de domicilio, sitio de trabajo, teléfonos, correos electrónicos y demás datos que faciliten la comunicación.

11. Declarar su impedimento actual o sobreviniente cuando estén incursos en alguna incompatibilidad o causal de inhabilidad de orden legal o reglamentario e, igualmente, abstenerse de incurrir en hechos que le generen conflictos de intereses.

12. Diligenciar con su información personal, familiar, social, económica o financiera, los formatos o formularios que la administración disponga, en especial aquellos que tienen que ver con las políticas o sistemas de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT); así como suministrar periódicamente toda aquella información personal, financiera, crediticia, comercial, económica o de servicios que permita al FONDO conocer su realidad económica.

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13. Autorizar el tratamiento de sus datos personales de carácter no sensible. 14. Autorizar los descuentos por nómina que sean necesarios para la atención de sus obligaciones. 15. Autorizar el tratamiento de sus datos personales de carácter no sensible, así como la consulta,

reporte o tratamiento de la información financiera, comercial, crediticia o de servicios, por cualquier medio verificable que para el particular dispongan la Junta Directiva o la Gerencia.

16. Suministrar toda la información requerida para dar cumplimiento a las normas sobre administración del riesgo de control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

17. No estar incluido en listas vinculantes o no vinculantes o restrictivas sobre lavado de activos o financiación del terrorismo.

18. Autorizar a la entidad patronal o contratante correspondiente para que descuente de sus ingresos (salarios, compensaciones, honorarios o pensión), con destino al FONDO, los montos necesarios para cubrir el valor de la cuota periódica de aportes sociales, ahorros permanentes y demás obligaciones económicas establecidas en el presente Estatuto y reglamentos que expida la Junta Directiva, en caso de que el postulado tenga el carácter de empleado o contratista.

19. Cumplir con los demás deberes establecidos y derivados de la ley, los estatutos y los reglamentos.

ARTÍCULO 16. DERECHOS DE LOS ASOCIADOS. Son derechos de los asociados: 1. Utilizar los servicios del FONDO y realizar con él las operaciones propias de su objeto social. 2. Participar en las actividades del FONDO y en su administración, mediante el desempeño de

cargos sociales en él. 3. Ser informados de la gestión del FONDO de acuerdo con lo establecido en los estatutos y la ley. 4. Ejercer actos de decisión y elección en las reuniones de la Asamblea General de Asociados y

eventos democráticos correspondiéndole a cada asociado un voto. 5. Elegir a los Delegados en el evento que la Junta Directiva decida sustituir la Asamblea General

de Asociados por la Asamblea General de Delegados. 6. Fiscalizar la gestión y examinar los libros, estados financieros, archivos y demás documentos

pertinentes en la oportunidad y con los requisitos que prevén los estatutos o los reglamentos. 7. Retirarse voluntariamente del FONDO. 8. Ser informados de los deberes, derechos, programas de capacitación, perfiles para acceder a los

cargos y canales de comunicación, entre otros asuntos, de conformidad con las políticas de información que adopte el FONDO.

9. Los demás que se establezcan o se deriven de la ley y los presentes estatutos. PARÁGRAFO PRIMERO. Los servicios de previsión, solidaridad y bienestar social se extenderán a los familiares del asociado y a su compañero o compañera permanente, según lo determine la Junta Directiva en la reglamentación respectiva. PARÁGRAFO SEGUNDO. El ejercicio de los derechos de los asociados estará condicionado al cumplimiento de los deberes y obligaciones, y a que no se encuentren suspendidos conforme al régimen disciplinario.

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CAPÍTULO IV RÉGIMEN DISCIPLINARIO

ARTÍCULO 17. Compete a la Junta Directiva decidir sobre la comisión de las posibles infracciones en que incurran los asociados, y la imposición de las sanciones conforme a lo establecido en los presentes estatutos. En el procedimiento disciplinario, se garantizará el debido proceso de los asociados. ARTÍCULO 18. INFRACCIONES. La Junta Directiva podrá sancionar a los asociados que cometan cualquiera de las siguientes infracciones:

1. Participar en actos de indisciplina que puedan alterar el normal desarrollo y estabilidad del FONDO.

2. La realización de actos contrarios a los intereses y fines del FONDO. 3. La realización de actos de ultraje o irrespeto contra los trabajadores del FONDO, miembros de la

Junta Directiva, del Comité de Control Social o el Revisor Fiscal, con ocasión del desempeño de sus cargos.

4. La no participación injustificada en los eventos sociales o democráticos, a los cuales se les hubiere convocado.

5. Entregar al FONDO bienes de procedencia fraudulenta y de lo cual el asociado hubiese tenido conocimiento.

6. La negativa sin justa causa a cumplir las comisiones o encargos conferidos en beneficio del FONDO.

7. Dar a los recursos financieros obtenidos del Fondo utilización distinta a aquella para la cual fueron solicitados.

8. Emplear fraude o engaño en las operaciones realizadas con el FONDO. 9. La realización dolosa de actos delictuosos en perjuicio del FONDO o de sus asociados. 10. Registrar retraso en pago de sus obligaciones pecuniarias con el FONDO. 11. El incumplimiento de los deberes de asociado. ARTÍCULO 19. SANCIONES. Las sanciones que imponga la Junta Directiva a los asociados por la comisión de infracciones relacionadas en el artículo anterior, pueden ser conjuntas o separadamente y se graduarán según la gravedad de las implicaciones para el FONDO. Las sanciones que podrá imponer la Junta Directiva a los Asociados son las siguientes:

1. Amonestación por escrito. 2. Multa hasta de un salario mínimo mensual legal vigente (1 SMMLV). 3. Suspensión parcial de los servicios. 4. Suspensión total de los derechos. 5. Exclusión. ARTÍCULO 20. PROCEDIMIENTO. Para determinar la necesidad de imponer alguna de las sanciones contempladas en el estatuto a algunos de los asociados, se aplicará en todos los casos los siguientes: 1. El Comité de Control Social realizará la investigación de los hechos que revistan características

de una causal de sanción que lleguen a su conocimiento por cualquier medio idóneo, para ello notificará al asociado afectado que se inicia un proceso de investigación contra el mismo.

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2. Le notificará el pliego de cargos, donde se expondrán los hechos sobre los cuales éste se basa, las pruebas, así como las razones legales y estatutarias de tal medida, todo lo cual se hará constar por escrito.

3. Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del pliego de cargos, el asociado deberá presentar los descargos y solicitará las pruebas que considere necesarias las cuales serán consideradas por el Comité de Control Social antes de proferir las recomendaciones. El término para practicar pruebas no podrá exceder de diez (10) días hábiles.

4. Culminada la etapa de investigación, el Comité de Control Social entregará a la Junta Directiva sus recomendaciones con el sustento correspondiente, por medio del cual decidirá si existe mérito o no para aplicar las sanciones expresamente contempladas en el estatuto, la cual se adoptará conforme a la decisión adoptada por la Junta Directiva.

5. En todo caso si la Junta Directiva lo considera necesario, podrá solicitar las pruebas conducentes a aclarar los hechos lo cual no podrá exceder de tres (3) días hábiles.

6. La decisión adoptada se impondrá mediante resolución debidamente motivada y será notificada a través de los mecanismos expresamente contemplados en el estatuto.

7. Notificada la resolución sancionatoria al afectado, este podrá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la misma, interponer el recurso de reposición y en subsidio el de apelación.

8. El recurso de reposición será resuelto por la Junta Directiva en la reunión siguiente a su radicación y en caso de confirmarse la sanción, se concederá el recurso de apelación si ha sido interpuesto.

9. El recurso de apelación será conocido y resuelto por el Comité de Apelaciones que elija la Asamblea General y hasta tanto sea resuelto tendrá suspendidos totalmente sus derechos, sin perjuicio de continuar cancelando los compromisos económicos contraídos por la prestación de servicios con anterioridad a la decisión que resolvió el recurso de reposición.

10. Para efectos del recurso de apelación, la Asamblea General conformará un Comité de Apelaciones, el cual escuchará al asociado sancionado, observará las pruebas y decidirá el recurso, su pronunciamiento se notificará al asociado y se aplicará de inmediato.

11. Todas las notificaciones que deban hacerse al asociado investigado se surtirán bajo el siguiente procedimiento: Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión, el secretario del órgano que profiere el acto o el representante legal del FONDO cuando le sea solicitado en forma escrita por el órgano que profiere el acto correspondiente, notificará al asociado por carta certificada enviada a la última dirección que figure en los registros del FONDO, entendiéndose surtida la notificación el quinto (5°) día hábil siguiente de haber sido introducida al correo. En el evento que el correo certificado sea devuelto el FONDO publicará en sus dependencias o en su página web el acto correspondiente y se entenderá notificado dentro de los tres (3) días siguientes a su publicación.

ARTÍCULO 21. COMITÉ DE APELACIONES. El FONDO contará con un Comité de Apelaciones, conformado por tres (3) asociados hábiles con un (1) suplente numérico, elegidos por la Asamblea para un periodo de dos (2) años. Este Comité tendrá un plazo de diez (10) días hábiles para resolver los casos que se le presenten y que sean de su competencia. De cada caso tratado se dejará constancia escrita en las actas respectivas. Las decisiones del Comité tendrán el carácter de cosa juzgada. ARTÍCULO 22. Para ser integrante del Comité de Apelaciones se requiere: 1. Ser asociado hábil.

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2. No haber sido sancionado de conformidad con los presentes estatutos por lo menos en el último año.

ARTÍCULO 23. El Comité de Apelaciones tendrá las siguientes funciones: 1. Elegir de entre sus miembros la persona que haya de presidirlo. 2. Dictar y comprobar su propio reglamento. 3. Resolver en segunda instancia los recursos de apelación que se interpongan contra las sanciones

impuestas. 4. Practicar de oficio o a petición de la parte interesada todas las pruebas que le permitan tener un

conocimiento adecuado suficiente y objetivo de los temas que sean materia de la controversia. 5. Su decisión se adoptará mediante resolución motivada con el voto favorable de por lo menos dos

(2) de sus miembros. Una vez resuelto el recurso de apelación y si este es confirmado por el Comité de Apelaciones se ejecutará la sanción, una vez notificada la decisión de acuerdo a lo previsto en el presente estatuto.

CAPÍTULO V DIRECCIÓN, ADMINISTRACION Y CONTROL

ARTÍCULO 24. ESTRUCTURA. La dirección del FONDO estará a cargo de la Asamblea General y la Junta Directiva. La administración estará a cargo del Gerente.

CAPÍTULO VI ASAMBLEA GENERAL

ARTÍCULO 25. La Asamblea General la constituye la reunión de los asociados o delegados hábiles, es la suprema autoridad del FONDO, de ella emanan sus poderes y los de los demás organismos y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que estas se adopten en la forma prescrita por la ley y los presentes estatutos. ARTÍCULO 26. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL. Son funciones de la Asamblea General:

1. Trazar las directrices generales del FONDO. 2. Aprobar su propio reglamento. 3. Aprobar las reformas estatutarias. 4. Examinar, aprobar o improbar los informes de los órganos de administración y control. 5. Elegir los miembros de la Junta Directiva y del Comité de Control Social de acuerdo con lo previsto

en los estatutos y fijarles honorarios si lo considera conveniente. 6. Elegir el Revisor Fiscal y sus suplentes, y fijar los honorarios que estime adecuados. 7. Fijar políticas sobre asuntos de interés para el FONDO y expedir los acuerdos correspondientes. 8. Determinar la responsabilidad en actos contrarios a las normas estatutarias por parte de los

miembros de la Junta Directiva, el Comité de Control Social, el Revisor Fiscal en el desarrollo de sus funciones y si es el caso decidir en única instancia las sanciones a que haya lugar.

9. Aprobar o improbar los balances anuales y demás estados financieros y decidir sobre la distribución de los excedentes.

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10. Aprobar la fusión, la incorporación, la transformación, la escisión, la disolución y la liquidación del FONDO.

11. Fijar el monto de los aportes periódicos y de ahorro permanente de carácter obligatorio y de establecer los aportes ordinarios.

12. Determinar los aportes extraordinarios y reglamentar la forma de pago de estos. 13. Aprobar los programas para la destinación de los recursos del FODES. 14. Decidir e impartir las acciones frentes los conflictos que puedan presentarse al Gerente y los

demás miembros de los órganos de administración y control. 15. Resolver las reclamaciones del FONDO ante el ente gubernamental que ejerza el control y

vigilancia, de los asociados contra actos de la Junta Directiva, el Comité de Control Social, el Revisor Fiscal, determinando las responsabilidades e imponiendo las sanciones que fueren necesarias.

16. Elegir el Comité de Apelaciones. 17. Aprobar las políticas de retribuciones de los miembros de la Junta Directiva, el Comité de Control

Social y el Comité de Apelaciones. 18. Las demás funciones y atribuciones otorgadas por la Ley. ARTÍCULO 27. ASOCIADO O DELEGADO HÁBIL. Es asociado o delegado hábil el que esté regularmente inscrito en el registro social y se halle en pleno goce de los derechos de asociado, según las normas internas del FONDO y esté al corriente en el cumplimiento de las obligaciones con el FONDO. PARÁGRAFO: Previo a la celebración de la reunión de la Asamblea General, se informará a los asociados inhábiles, si los hubiere, sobre esta condición, las razones por la que adquirieron la inhabilidad, los efectos que le representan y los mecanismos con que cuenta para superar dicha situación. ARTÍCULO 28. QUÓRUM. La asistencia de la mitad de los asociados hábiles o de los delegados elegidos, constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. En la reunión de la Asamblea de Asociados, si dentro de la hora siguiente a la indicada en la convocatoria no se hubiere integrado el quórum, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con un número de asociados no inferior al diez por ciento (10%) del total de asociados hábiles, pero éste nunca podrá ser inferior al cincuenta por ciento (50%) del número requerido para constituir un FONDO de Empleados. ARTÍCULO 29. CONVOCATORIA DE REUNIONES PARA ELECCIÓN DE ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA. Cuando dentro de una reunión de la Asamblea General de Asociados o Delegados se vayan a realizar elecciones de órganos de administración, control y vigilancia, con la convocatoria se acompañarán los perfiles que deberán cumplir los candidatos que se postulen y las reglas de votación con las que se realizará la elección. Adicionalmente, en la página web del FONDO se publicarán los perfiles de los candidatos con anterioridad a la elección del respectivo órgano. PARÁGRAFO: El Comité de Control Socia será el encargado de verificar el cumplimiento de los requisitos por parte de los postulados a los órganos de administración, control y vigilancia. Dicha verificación, deberá ser surtida por tardar, antes del punto del orden del día en el cual se realice la correspondiente elección.

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ARTÍCULO 30. CLASES DE REUNIONES. Las reuniones de la Asamblea General serán de dos clases: ordinarias y extraordinarias. ARTÍCULO 31. REUNIONES ORDINARIA. Las reuniones ordinarias de la Asamblea General se realizarán cada año durante los tres primeros meses. Para la realización de las reuniones ordinarias se deberán observar los siguientes:

1. La reunión podrá ser convocada por el Presidente de la Junta Directiva o por el Gerente del FONDO. Si al quinto día hábil del mes de marzo no se ha convocado a la reunión ordinaria, el Comité de Control Social se encontrará habilitado para convocar a está. En el evento que al veinte (20) de marzo no se hubiere convocado a la reunión ordinaria de la Asamblea General, quedarán habilitados para convocarla, el Revisor Fiscal o un número de asociado hábiles equivalentes al quince por ciento (15%) ciento del total de asociados hábiles.

2. La convocatoria se realizará mediante un aviso fijado en las dependencias del FONDO y en su página web.

3. La convocatoria deberá incluir la fecha, hora, lugar y temario de la reunión. 4. La fijación del aviso deberá hacerse con una anticipación mínima de quince (15) días hábiles

previos a la celebración de la reunión de la Asamblea. ARTÍCULO 32. REUNIONES EXTRAORDINARIA. Las reuniones extraordinarias podrán reunirse en cualquier época del año para tratar asuntos de urgencia o imprevistos que no permitan esperar a ser considerados en la reunión ordinaria. Para la realización de las reuniones extraordinarias se deberán observar los siguientes:

1. La reunión podrá ser convocada por el Presidente de la Junta Directiva, por el Gerente del FONDO, por solicitud del Revisor Fiscal o de un número de asociado hábiles equivalentes al quince por ciento (15%) del total de asociados hábiles. Cuando la reunión fuere convocada por solicitud del Revisor Fiscal o del quince por ciento (15%) de los asociados, dicha solicitud se deberá ser efectuada a la Junta Directiva, quien deberá convocar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la recepción de la misma, y de no hacerlo, los solicitantes quedarán habilitados para convocar a la reunión de forma directa.

2. La convocatoria se realizará mediante un aviso fijado en las dependencias del FONDO y en su página web.

3. La convocatoria deberá incluir la fecha, hora, lugar y temario de la reunión. 4. La fijación del aviso deberá hacerse con una anticipación mínima de cinco (5) días hábiles previos

a la celebración de la reunión de la Asamblea. ARTÍCULO 33. APODERADOS. Por regla general la participación en las reuniones de Asamblea General de Asociados debe ser directa. Sin embargo, cuando medie justa causa, un asociado puede hacerse representar por otro asociado hábil, enviando para un poder escrito a la Gerencia del FONDO hasta el momento previo de la iniciación de la Asamblea, en la que conste el nombre y la firma del poderdante, así como la aceptación expresa del apoderado. En estos casos un asociado puede llevar la representación máxima de dos (2) poderdantes. Entendiéndose la justa causa la incapacidad laboral, la jornada laboral y las vacaciones. Los miembros de la Junta Directiva, el representante legal, los empleados del FONDO, los delegados y los miembros de los órganos de control y vigilancia no pueden representar ni ser representados por ningún otro asociado en la Asamblea General o en las reuniones a las cuales deban asistir en cumplimiento de sus funciones.

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ARTÍCULO 34. DELEGADOS. Cuando el FONDO tenga más de cien (100) asociados, y en consecuencia la realización de la Asamblea General de Asociados se dificulte por razón del número de asociados, la Asamblea General de Asociados será reemplazada por la Asamblea General de Delegados, conforme a lo establecido en los estatutos del FONDO. ARTÍCULO 35. NÚMERO DE DELEGADOS. En el evento que el número de asociados vinculados al FONDO sea superior a cien (100), la Asamblea General de Asociados será reemplazada por la Asamblea General de Delegados. El número de delegados será conforme a los siguientes: 1. De veinte (20) delegados, cuando el número de asociados esté entre ciento un (101) a mil (1.000); 2. De treinta (30) delegados, cuando el número de asociados esté entre mil un (1.001) y mil

quinientos (1.500); 3. Y de cuarenta (40) delegados, cuando el número de asociados sea mayor a mil quinientos

(1.500). ARTÍCULO 36. ELECCIÓN DE DELEGADOS. Cuando se sustituya la Asamblea General de Asociados por Asamblea General de Delegados, los delegados a la Asamblea General serán elegidos garantizando la mayor participación posible. Su elección será por dos (2) años, contados desde la elección respectiva hasta la elección de los nuevos delegados. por lo que podrán participar de la reuniones ordinarias y extraordinarias que en dicho lapso se puedan presentar. La Junta Directiva será la encargada de reglamentar el procedimiento de elección, asegurando que los asociados estén plena y permanentemente informados sobre las decisiones tomadas en asamblea, y que todos los segmentos de asociados estén representados por al menos un delegado. Conforme a lo anterior, el reglamente de elección de delegados se deberá expedir conforme a los siguientes: 1. PERÍODO DE POSTULACIÓN: Los asociados que deseen postularse como candidatos a

delegados, lo podrán hacer en las fechas establecidas por la Junta Directiva para tal fin. El período de postulación será de diez (10) días hábiles.

2. MEDIO DE INSCRIPCIÓN: Para las postulaciones, el asociado que desee ser considerado para

ser elegido como delegado, deberá enviar un mensaje con sus datos al correo electrónico determinado por la Gerencia del FONDO. Los datos que deberá remitir el asociado postulado son: Nombre completo del aspirante, número de identificación, dirección y ciudad de residencia, y teléfono de contacto.

3. REQUISITOS PARA POSTULARSE COMO DELEGADO: Ser asociado hábil al momento y

durante todo el proceso de elección de los delegados. 4. FUNCIONES DEL DELEGADO: Serán funciones de los delegados:

4.1. Asistir a las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General de Delegados

con el fin de examinar, modificar, aprobar o improbar las decisiones y/o deliberaciones que se presente a su consideración.

4.2. Trasmitir a los asociados la información sobre las decisiones adoptadas en las reuniones de la Asamblea General de Delegados.

4.3. Actuar como nexo entre el FONDO y los asociados. 4.4. Asistir a las reuniones informativas a las que se le cite durante su período como delegado. 4.5. Motivar a los potenciales asociados del FONDO, para que se vinculen, dando a conocer los

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beneficios ofrecidos. 4.6. Las demás funciones asignadas conforme a la ley y a los presentes estatutos.

5. Quien ejerza la calidad de delegado tendrá derecho solamente a un voto y no podrá delegar su

representación en ningún caso ni para ningún efecto. 6. SEGMENTACIÓN: Con el objetivo de garantizar que todos los asociados estén representados,

se asignarán los delegados de la siguiente forma:

6.1. El número total de delegados será conforme a lo establecido en el artículo 35 de los presentes estatutos.

6.2. Del número total de delegados, se asignará a cada planta y/o distrito de Harinera del Valle

S.A., a las sociedades en las cuales Harinera del Valle S.A. tenga participación accionaria directa o indirecta que no cuenten con un fondo de empleados, a las sociedades accionistas de Harinera del Valle S.A. que no cuenten con un fondo de empleados, y al FONDO, un número de delegados conforme al número de asociados que laboren en cada uno de estos.

6.3. El factor de proporción se obtendrá de dividir el número total de asociados al 31 de diciembre

del año inmediatamente anterior al año en se realizará la elección de los delegados, por el número total de delegados a elegir. (Número total de asociados / Número total de delegados). Si el factor obtenido contiene una fracción, esta se aproximará al número entero más cercano, con la condición de si es menor a 0,5 se aproxima al entero descendente, y si es igual o superior a 0,5 se aproxima al entero ascendente.

6.4. En el evento que el número de asociados de dos o más plantas y/o distritos de Harinera del

Valle S.A., de las sociedades en las cuales Harinera del Valle S.A. tenga participación accionaria directa o indirecta que no cuenten con un fondo de empleados, de las sociedades accionistas de Harinera del Valle S.A. que no cuenten con un fondo de empleados, o del FONDO, sea inferior al factor de proporción, estas se agruparan en una zona universal, y se les asignará el número de delegados conforme al total de asociados que sumen entre estas.

7. PROCESO ELECTORAL: Para el proceso de elección de delegados, se tendrá en cuenta el

siguiente procedimiento:

7.1. La Gerencia del FONDO publicará la lista de los asociados inhábiles en la página web del FONDO, con una anticipación de tres (3) días hábiles al inicio del período de postulación de los delegados.

7.2. La lista de los candidatos inscritos como postulados a delegados se publicarán en la página

web del FONDO el primer día hábil del mes de febrero del año en que se realizará la elección de los delegados.

7.3. La votación se realizará en las fechas establecidas por la Junta Directiva para tal fin. El periodo

de votación será de quince (15) días calendario.

ESTATUTOS


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7.4. La elección de delegados se hará por votación uninominal, esto significa que cada asociado podrá votar por uno sólo de los candidatos inscritos en su respectiva planta, distrito, sociedad, o zona universal. De acuerdo con la votación, se escogerán por mayoría de votos los Delegados principales hasta completar el número requerido y los siguientes serán considerados delegados suplentes.

7.5. Los empates que se presenten serán definidos por la Comisión de Elecciones y Escrutinios

mediante sistema de sorteo.

7.6. La Comisión de Elecciones y Escrutinios estará conformada por el Presidente de la Junta Directiva, el Presidente del Comité de Control Social y el Gerente del FONDO.

ARTÍCULO 37. En las reuniones ORDINARIA y EXTRAORDINARIA de la Asamblea General de Asociados o Delegados se observarán las siguientes normas especiales:

1. Las decisiones de la Asamblea, por regla general, se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los asociados o delegados presentes sin perjuicio de que los estatutos o reglamentos establezcan mayorías calificadas para la adopción de determinadas decisiones.

2. La reforma de los estatutos y la imposición de contribuciones obligatorias para los asociados, requerirán del voto favorable de por lo menos el setenta por ciento (70%) de los asociados o delegados presentes en la reunión.

3. La determinación sobre la fusión, escisión, incorporación, transformación, disolución y liquidación deberá contar con el voto de por lo menos el setenta por ciento (70%) de los asociados hábiles o delegados convocados.

4. De todo lo sucedido en las reuniones de las Asambleas se levantará actas firmadas por el presidente y el secretario, en las cuales se dejará constancia del lugar, fecha y hora de realización, de la forma como se hizo la convocatoria, del número de asociados existentes y/o representados, de las discusiones, proposiciones y acuerdos aprobados, negados o aplazados y de las demás circunstancias que permitan una información clara y concreta del desarrollo de las reuniones.

5. La aprobación de las actas a que se refiere el literal anterior, estará a cargo de una comisión que estará compuesta por tres (3) asociados o delegados presentes en la reunión.

ARTÍCULO 38. DERECHO DE INSPECCIÓN. Todos los documentos que por ley deban ser presentados a la Asamblea General de Asociados o Delegados, se pondrán a disposición de los asociados en las oficinas administrativas del domicilio del FONDO, durante los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General.

CAPÍTULO VIl JUNTA DIRECTIVA

ARTÍCULO 39. La Junta Directiva es el órgano permanente de administración y dirección del FONDO, sujeto a la asamblea general de quienes emanan sus poderes y cuyos mandatos ejecutará. Se integrará por cinco miembros principales y cinco suplentes numéricos elegidos para período de dos (2) años, los cuales podrán ser reelegidos.

ESTATUTOS


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PARÁGRAFO. Las personas que hayan ejercido como miembros principales o suplentes de la Junta Directiva por más de seis (6) años consecutivos, una vez dejen de ejercer su cargo, quedarán inhabilitados por un (1) año para postularse y ser elegidos para otros órganos de administración y control del FONDO. ARTÍCULO 40. Los suplentes de la Junta Directiva reemplazarán en el orden que les corresponda a los miembros principales en sus faltas temporales o permanentes. ARTÍCULO 41. Por falta de asistencia de un miembro principal de la Junta Directiva a más de tres (3) sesiones consecutivas o más de cinco (5) reuniones discontinuas sin causa justificada se considerará que ha dimitido y esa vacante será ocupada por el suplente correspondiente hasta la próxima asamblea ordinaria. PARÁGRAFO. Los miembros de la Junta Directiva podrán ser removidos por la Asamblea General en cualquier momento para lo cual bastará simplemente con la decisión que al respecto se adopte; en ese mismo acto deberá elegirse quienes los sustituyan por el resto del período. ARTÍCULO 42. Para ser miembro de la Junta Directiva se requiere:

1. Ser asociado hábil. 2. Estar al día en el cumplimiento de todas las obligaciones con el FONDO. 3. No haber sido sancionado dentro de los dos (2) años inmediatamente anteriores por causas de

hechos previstos en los estatutos. 4. Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas

idóneas para actuar como miembro de la Junta Directiva. Para cumplir el presente requisito, el aspirante deberá acreditar título profesional en áreas relacionadas con el desarrollo del objeto social del FONDO, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines., expedido por universidades o instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación.

5. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro de junta de vigilancia o Comité de Control Social y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.

ARTÍCULO 43. PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA JUNTA. La Junta Directiva designará de entre sus miembros un presidente. De igual forma, la Junta Directiva nombrará un secretario que puede ser miembro de la Junta Directiva o un trabajador del FONDO. ARTÍCULO 44. REUNIONES DE LA JUNTA. La Junta Directiva se reunirá por lo menos una vez al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan. Las convocatorias a las reuniones ordinarias de la Junta Directiva podrán ser efectuadas por el Gerente o por el Presidente de la Junta Directiva, indicando la hora, día y lugar de la reunión. El Presidente de la Junta Directiva, el Gerente, el Comité de Control Social y el Revisor Fiscal podrán convocar a reuniones extraordinarias de la Junta Directiva. En las reuniones de la Junta Directiva el quórum lo constituirán tres (3) de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes.

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ARTÍCULO 45. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Son funciones de la Junta Directiva:

1. Adoptar su propio reglamento y cumplir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización del FONDO y para el cabal logro de sus fines.

2. Establecer la planta de personal, además de fijar el monto de las pólizas de manejo y cumplimiento cuando a ellas hubiere lugar.

3. Nombrar y remover al Gerente. 4. Autorizar al Representante Legal a realizar actos o contratos cuya cuantía exceda los quinientos

salarios mínimos mensuales legales vigentes (500 SMMLV). 5. Aprobar el ingreso de asociados, decretar su exclusión o suspensión y decidir sobre el traspaso

o devolución de aportes. 6. Reglamentar la destinación de los fondos especiales y la utilización de otros recursos que se

establezcan con fines generales o específicos. 7. Cumplir y hacer cumplir los mandatos de la asamblea General, las disposiciones de los presentes

estatutos y las reglamentaciones y acuerdos aprobados por la entidad. 8. Interpretar el sentido de las disposiciones de los presentes estatutos cuya redacción sea oscura,

deficiente o incongruente. Estas decisiones serán de obligatorio cumplimiento hasta que la asamblea se pronuncie sobre el particular.

9. Resolver sobre la vinculación del FONDO a otras entidades o sobre la participación en su constitución.

10. Establecer, conformar y reglamentar la constitución de comités especiales. 11. Reglamentar los servicios que preste el FONDO. 12. Autorizar la celebración de convenios sobre patrocinio que otorguen las empresas conformantes

del vínculo de asociación. 13. Fijar las políticas del SARLAFT, adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT, aprobar

el manual de procedimientos y sus actualizaciones, designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente, emitir pronunciamiento sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisoría fiscal, la auditoría interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas, ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT, designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados o clientes del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo, en los casos en los que la Ley permite tal exoneración, y las demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.

14. Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinaria de la Asamblea General de Asociados o Delegados, conforme a lo previsto en los estatutos del FONDO.

15. En general, ejercer todas las demás funciones que le correspondan como órgano permanente de dirección y administración de la entidad. A este respecto se consideran atribuciones implícitas las no asignadas expresamente a otro organismo.

16. Las demás funciones y atribuciones otorgadas por la Ley. ARTÍCULO 46. CAUSALES DE REMOCIÓN DE LA JUNTA. Son causales de remoción de la Junta Directiva o de algunos de sus miembros las siguientes: 1. Por incumplimiento de las funciones asignadas por la Asamblea General y las disposiciones

legales y estatutarias vigentes. 2. Por no dar a conocer oportunamente, a quien corresponda según el caso, las irregularidades que

se presenten en el funcionamiento del FONDO. 3. Por deficiencia o incapacidad para desempeñar el cargo asignado acorde con las exigencias de

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las disposiciones legales vigentes. 4. Las demás que vayan en contra de la institución, de conformidad con los estatutos.

CAPÍTULO VlIl EL GERENTE

ARTÍCULO 47. El Gerente es el representante legal del FONDO, principal ejecutor de las decisiones de la Junta Directiva, jefe de la administración y superior jerárquico de todos los empleados, excepto de quienes dependan del Revisor Fiscal. Ejercerá sus funciones bajo la dirección inmediata de la Junta Directiva y responderá ante ésta de la marcha del FONDO. El Gerente será nombrado por la Junta Directiva, la cual podrá removerlo libremente, pero en todo caso con observancia de las disposiciones legales que regulan la presentación personal del servicio. ARTÍCULO 48. El aspirante a Gerente deberá reunir los siguientes requisitos. 1. Acreditar título profesional en áreas relacionadas con el desarrollo del objeto social del FONDO,

tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines., expedido por universidades o instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación.

4. Tener experiencia en el desempeño eficiente de cargos directivos, en entidades de economía solidaria o comercial.

5. No haber sido sancionado en los dos (2) últimos años por la entidad que ejerza inspección, vigilancia y control sobre el FONDO.

6. No pertenecer a juntas directivas o consejos de administración ni ser representante legal de entidades que desarrollen el mismo objeto social del FONDO, respecto de las cuales se puedan presentar conflictos de intereses.

7. No encontrarse reportado en listas vinculantes o no vinculantes o restrictivas sobre lavado de activos o financiación del terrorismo.

8. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a Gerente, con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.

ARTÍCULO 49. FUNCIONES DEL GERENTE. Son funciones del Gerente: 1. Proponer las políticas del FONDO, estudiar los programas de desarrollo y preparar los proyectos

de presupuesto para someterlos a consideración de la Junta Directiva. 2. Nombrar y remover a los empleados y trabajadores del FONDO de acuerdo con la planta de

personal que establezca la Junta Directiva; velar por una adecuada política de relaciones humanas y por el cumplimiento de las disposiciones que regulan las relaciones de trabajo.

3. Comunicar periódicamente a la Junta Directiva acerca del desarrollo de las actividades del FONDO.

4. Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta Directiva, conforme a lo establecido en los estatutos.

5. Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General de Asociados o Delegados, conforme a lo establecido en los estatutos.

6. Procurar que los asociados reciban información oportuna sobre los servicios y demás asuntos de

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interés y preparar el informe anual que la administración presente a la Asamblea General. 7. Dirigir y supervisar la prestación de los servicios y el desarrollo de los programas, cuidar de que

todas las operaciones se ejecuten debida y oportunamente. 8. Estudiar y aprobar las solicitudes de crédito dentro de los cupos señalados por la Junta Directiva. 9. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las facultades

especiales. 10. Dirigir las relaciones públicas y propiciar la comunicación permanente con los asociados. 11. Ejercer por sí mismo o por apoderado la representación judicial y extrajudicial de la entidad. 12. Administrar los bienes y derechos del FONDO y reivindicarlos frente a terceros. 13. Suscribir acuerdo o contratos de libranza con empleadores o entidades pagadoras. 14. Inscribir al FONDO como operador de libranza ante los entes gubernamentales competentes y

dar cumplimiento a todas las disposiciones especiales sobre la materia. 15. Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por el órgano permanente de administración en lo

que se relaciona con el SARLAFT; someter a aprobación del órgano permanente de administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones; verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el órgano permanente de administración; disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT; prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento; garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida; aprobar anualmente los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización solidaria, incluyendo los integrantes de los órganos de administración y de control; y todas las demás funciones que le correspondan como representante legal y ejecutivo superior del FONDO.

17. Las demás funciones y atribuciones otorgadas por la Ley.

CAPÍTULO IX REPRESENTACION LEGAL DEL FONDO

ARTÍCULO 50. El FONDO tendrá un Gerente, que será el representante legal principal, quien tendrá todas las facultades administrativas y dispositivas inherentes al cabal desarrollo del objeto social. El FONDO tendrá además del representante legal principal, un representante legal suplente, que será el Presidente de la Junta Directiva, quien tendrán iguales facultades que el Gerente y lo reemplazará en sus faltas absolutas, transitorias o accidentales. ARTÍCULO 51. ATRIBUCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL. Son atribuciones del Representante Legal: 1. Ejecutar y hacer cumplir el objeto social y las demás operaciones del FONDO en que deba

ocuparse de conformidad con los estatutos y decisiones de la Asamblea General de Asociados o Delegados y/o de la Junta Directiva.

2. Representar al FONDO judicial o extrajudicialmente autorizando con su firma todos los actos y contratos en que ella deba intervenir.

3. Someter a consideración de la Junta Directiva previamente a su celebración o a su ejecución, todos aquellos actos o contratos cuya cuantía exceda los quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (500 SMMLV).

4. Convocar a la Asamblea General de Delegados y a la Junta Directiva.

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5. Conferir poder a los abogados para que representen judicial y extrajudicialmente al FONDO con las facultades necesarias en cada caso para la defensa o preservación de los intereses del FONDO.

6. Presentar a la Junta Directiva y a la Asamblea General de Delegados los balances e informes que sean necesarios para la debida información de estos órganos directivos o que deban ser sometidos a su aprobación conforme a estos estatutos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de las demás funciones derivadas del objeto social conforme a la ley y a los estatutos.

7. Las que le deleguen la Asamblea General de Asociados o Delegados y/o la Junta Directiva.

CAPÍTULO X COMITÉ DE CONTROL SOCIAL

ARTÍCULO 52. El Comité de Control Social tendrá a su cargo cuidar del correcto funcionamiento y la eficiente administración del FONDO. Estará integrado por tres (3) asociados hábiles con sus respectivos suplentes elegidos por la Asamblea General para un período de dos (2) años, los cuales podrán ser reelegidos. PARÁGRAFO. Las personas que hayan ejercido como miembros principales o suplentes del Comité de Control Social por más de seis (6) años consecutivos, una vez dejen de ejercer su cargo, quedarán inhabilitados por un (1) año para postularse y ser elegidos para otros órganos de administración y control del FONDO. ARTÍCULO 53. Para ser elegido miembro del Comité de Control Social se requerirá: 1. Ser asociado hábil del FONDO. 2. No haber sido sancionado durante el año inmediatamente anterior a la fecha de elección. 3. No estar incurso en incompatibilidad establecida por la ley y el presente Estatuto o en inhabilidad

para el ejercicio del cargo, declarada por la Superintendencia de la Economía Solidaria o la entidad que haga sus veces.

4. No encontrarse reportado en las listas vinculantes o no vinculantes o restrictivas para la prevención del lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

5. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro del Comité de Control Social, con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.

ARTÍCULO 54. REUNIONES DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. El Comité de Control Social se reunirá ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando las circunstancias lo justifiquen. En las reuniones de la Junta Directiva el quórum lo constituirán tres (3) de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes. El Comité de Control Social informará sobre los resultados de las gestiones a la Asamblea General y cuando lo estime conveniente a la Junta Directiva y al Revisor Fiscal.

ESTATUTOS


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ARTÍCULO 55. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Son funciones del Comité de Control Social: 1. Expedir su propio reglamento. 2. Verificar si las actuaciones de la Junta Directiva, del Gerente y demás órganos administrativos

se ciñen a las normas legales reglamentarias y estatutarias. 3. Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y al ente estatal que ejerza el control

y vigilancia sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del Fondo y presentar recomendaciones que en su concepto deban adoptarse.

4. Velar porque los asociados cumplan con las obligaciones estatutarias. 5. Hacer recomendaciones a la Junta Directiva y al Gerente sobre las medidas administrativas y de

control que puedan redundar en beneficio del FONDO. 6. Vigilar que el patrimonio del FONDO esté debidamente asegurado contra hurto, incendio y otros

factores que se consideren de riesgo. 7. Señalar de acuerdo con la Junta Directiva el procedimiento para que los asociados puedan

examinar los libros, inventarios, estados financieros y demás documentos, de acuerdo con las prescripciones legales y estatutarias.

8. Colocar a órdenes de las entidades estatales que ejercen el control y vigilancia los informes a que haya lugar y/o que le sean solicitados.

9. Proponer a la Asamblea General la destitución del cargo de aquel miembro de la Junta Directiva que haya cometido actos lesivos a los intereses del FONDO o por violación de los estatutos.

10. Hacer llamados de atención a los asociados que incumplan los deberes establecidos en la ley, los estatutos y reglamentos.

11. Solicitar al órgano competente la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque se cumpla el procedimiento para tal efecto.

12. Convocar a la Asamblea General en los casos establecidos en la ley y en los presentes estatutos. 13. Verificar la lista de los asociados hábiles e inhábiles para poder participar en la Asamblea General

o para elegir delegados. 14. Conocer las observaciones que presenten los asociados contra el Gerente, la Junta Directiva y

los servicios prestados por el FONDO. 15. Rendir un informe completo a la Asamblea General Ordinaria sobre su gestión. 16. Verificar que los candidatos a miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social y

Revisoría Fiscal, cumplan con los requisitos de postulación y elección para cada cargo. 17. Ejercer las demás funciones que le correspondan de conformidad con las normas legales,

reglamentarias y estatutarias. ARTÍCULO 56. El Comité de Control Social designará de entre sus miembros un presidente. De igual forma, el Comité de Control Social nombrará un secretario que puede ser miembro de dicho Comité o un trabajador del FONDO. ARTÍCULO 57. En caso de conflicto no dirimido entre la Junta Directiva y el Comité de control Social será convocada inmediatamente la Asamblea General para que conozca el conflicto e imparta inmediatamente su decisión. ARTÍCULO 58. CAUSALES DE REMOCIÓN DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Son causales de remoción del Comité de Control Social o de algunos de sus miembros las siguientes:

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1. Por incumplimiento de las funciones asignadas por la Asamblea General y las disposiciones legales y estatutarias vigentes.

2. Por no dar a conocer oportunamente, a quien corresponda según el caso las irregularidades que se presentan en el funcionamiento del FONDO.

3. Por deficiencia o incapacidad para desempeñar el cargo asignado acorde con las exigencias de las disposiciones legales y estatutarias vigentes.

4. Las demás que vayan en contra de la institución de conformidad con los estatutos.

CAPÍTULO XI REVISOR FISCAL

ARTÍCULO 59. El FONDO tendrá un Revisor Fiscal de libre nombramiento de la Asamblea General de Asociado o Delegados para un período de dos (2) años, pudiendo ser reelegido por un período igual y removido en cualquier momento por decisión de la Asamblea. Simultáneamente con la elección del Revisor Fiscal, la Asamblea General podrá designar un suplente quién reemplazará en sus ausencias temporales o definitivas o por el resto del período, cuando el principal dejare de concurrir al FONDO sin justa causa justificada por un lapso mayor de un (1) mes. ARTÍCULO 60. Para ser elegido y ejercer como Revisor Fiscal se deberán cumplir con los siguientes requisitos: 1. Ser contador público con matrícula vigente, 2. No ser asociado del FONDO. 3. Acreditar experiencia mínima de tres (3) años en entidades del sector solidario. 4. Carecer de antecedentes penales por delito doloso, procesos disciplinarios o de sanciones

impuestas por organismos de control del sector cooperativo o financiero o de su respectiva profesión.

5. Presentar declaración juramentada sobre ausencia de conflictos de intereses. 6. No estar incurso en las incompatibilidades e inhabilidades legales, estatutarias o reglamentarias. 7. No estar incluido en listas vinculantes o no vinculantes o restrictivas relacionadas con el lavado

de activos o financiación del terrorismo. 8. En caso de ser persona jurídica, estar inscrita ante el órgano estatal competente. 9. Acreditar conocimientos en administración de riesgos mediante certificación del curso de e-

learning de la UIAF en el módulo general y constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.

ARTÍCULO 61. Son funciones del Revisor Fiscal:

1. Velar porque las operaciones estén conformes con los estatutos, las normas legales que rigen el funcionamiento de los fondos de empleados, las determinaciones de la Asamblea General, de la Junta Directiva y de la Gerencia.

2. Examinar la situación financiera y económica del FONDO y autorizar con su firma los estados financieros de fin de ejercicio los cuales irán acompañados de las notas e informes correspondientes.

3. Supervisar el correcto funcionamiento de la contabilidad, la adecuada conservación de los

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archivos, libros de actas y demás documentos del FONDO. 4. Refrendar los balances de prueba mensuales. 5. Examinar de acuerdo con las normas de auditoría los activos, pasivos, ingresos y gastos del

FONDO y velar porque los bienes del mismo estén debidamente salvaguardados. 6. Estudiar y Auditar las cuentas de los empleados de manejo, produciendo las observaciones o

glosas necesarias. 7. Rendir informe a la Asamblea General sobre su gestión. 8. Hacer llamados de atención a los asociados para que cumplan sus obligaciones con el FONDO. 9. Informar con la debida oportunidad al Gerente General, a la Junta Directiva o Asamblea General,

según el caso, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del FONDO. 10. Rendir al organismo estatal de inspección y vigilancia los informes a que haya lugar o le sean

solicitados. 11. Convocar a la Asamblea General en los casos excepcionales previstos en el presente Estatuto. 12. Establecer controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT;

presentar un informe trimestral al órgano permanente de administración sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el SARLAFT; presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del informe trimestral que presenta de forma ordinaria, un aparte sobre la verificación realizada al cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SARLAFT adoptado por la organización solidaria vigilada; poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, en forma inmediata, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia; reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que detecte en cumplimiento de su función de revisoría fiscal; y las demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.

13. Las demás que señale la ley y los estatutos y las que siendo compatibles con su cargo le encomiende la Asamblea General.

CAPÍTULO XII INCOMPATIBILADES

ARTÍCULO 62. Los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal, el Gerente y Contador no podrán ser cónyuges entre sí, ni estar ligado por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad. El Revisor Fiscal no podrá ser asociado del FONDO. Si un miembro de la Junta Directiva fuese designado como Gerente suplente, actuará exclusivamente con este carácter mientras se desempeñe como tal. ARTÍCULO 63. Los miembros de la Junta Directiva, del Comité de Control Social, como cualquier otro funcionario que tenga carácter de asociado del FONDO no podrán votar cuando se trate de asuntos que le competen. ARTÍCULO 64. Ningún asociado podrá pertenecer a la vez a la Junta Directiva y al Comité de Control Social.

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CAPÍTULO XIIl REGIMEN ECONOMICO Y FINANCIERO

ARTÍCULO 65. El patrimonio del FONDO está conformado por:

1. Los aportes sociales individuales. 2. Las reservas y fondos permanentes. 3. Las donaciones y auxilios que se reciban con destino al incremento patrimonial. 4. Los excedentes del ejercicio que no tengan destinación específica. ARTÍCULO 66. Los aportes sociales estarán compuestos por los aportes ordinarios y extraordinarios que hagan los asociados, los cuales sólo pueden ser realizados en dinero. ARTÍCULO 67. Los aportes iniciales mínimos e irreducibles del FONDO se fijaron en la suma de cincuenta millones de pesos ($50.000.000,00) moneda corriente, los cuales se encuentran pagados en su totalidad. ARTÍCULO 68. La Asamblea General establecerá el monto de las contribuciones para aportes sociales individuales y ahorros permanentes periódicos que deban efectuar los asociados, que en ningún caso podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del salario mínimo legal vigente por períodos mensuales y que se distribuirá así:

1. Noventa por ciento (90%) para aportes sociales. 2. Diez por ciento (10%) para ahorro permanente. PARÁGRAFO. Adicionalmente a las contribuciones previstas en el presente artículo, los asociados pueden efectuar contribuciones voluntarias con destino a aporte o ahorro permanente. ARTÍCULO 69. Ningún asociado podrá tener más del diez por ciento (10%) de los aportes sociales del FONDO. ARTÍCULO 70. La devolución de aportes sociales sólo procederá ante la pérdida de la calidad de asociado, disponiendo el FONDO de un plazo de sesenta (60) días para ello. Si al momento de la solicitud de retiro del asociado, el FONDO presenta resultados económicos negativos, se debe efectuar retención proporcional a los aportes y entrar a disminuir las pérdidas acumuladas registradas en el balance, bien sea de ejercicios anteriores o del ejercicio en curso. Si la reserva para protección de aportes es superior al total de las pérdidas acumuladas, no habrá pérdidas para socializar. En este caso se devolverá al asociado el valor de los aportes a que tenga derecho. Para establecer el porcentaje de retención se debe tener en cuenta el saldo de la reserva para protección de aportes, el total de las pérdidas acumuladas y el monto total de los aportes sociales. El factor obtenido se aplicará al aporte individual del asociado que se va a retirar con base en la siguiente fórmula: Al total de las pérdidas de ejercicios anteriores y del ejercicio en curso se le resta la Reserva para protección de aportes y el neto se divide en el total de aportes del FONDO. Los valores de estos rubros se tomarán al corte del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de retiro por parte del asociado.

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PARÁGRAFO. No obstante, del plazo establecido este artículo para la devolución de los aportes ante la pérdida de la calidad de asociado, la Junta Directiva estará facultada de forma excepcional, para autorizar la devolución de los aportes en un plazo inferior. ARTÍCULO 71. Los ahorros permanentes serán devueltos cuando se produzca la desvinculación del asociado, pero la Junta Directiva podrá autorizar reintegro parciales y periódicos, teniendo en cuenta factores tales como la necesidad justificada que tenga el asociado de sus ahorros, como la imposibilidad de utilizar sus cupos de crédito ante la falta de capacidad de pago, la situación financiera del FONDO, todo lo cual deberá incluirse en el reglamento que regule el funcionamiento del ahorro permanente. PARÁGRAFO. Los aportes sociales y los ahorros permanentes quedarán afectados desde su origen por las obligaciones que contraiga el asociado con el FONDO. En caso de retiro por cualquier causa, procederá en primera instancia la compensación de cuentas previa aplicación proporcional de las pérdidas cuando a ello haya lugar, afectándose solamente los aportes sociales. ARTÍCULO 72. La Junta Directiva podrá incluir dentro de su presupuesto de gastos partidas necesarias para otorgar un interés o remuneración a los ahorros permanentes, fijando los montos y estableciendo la periodicidad y forma de pago. ARTÍCULO 73. Los depósitos de ahorros captados por el FONDO deberán ser invertidos en préstamos a los asociados en las condiciones y con las garantías que señale el reglamento de que expida la Junta Directiva, que en todo caso deberá ajustarse a las normas que regulen la materia. Lo anterior no implica prohibición de utilización de esos recursos en la adquisición de activos fijos para prestación de los servicios. ARTÍCULO 74. El ejercicio económico del FONDO será anual y se cerrará el 31 de diciembre de cada año. ARTÍCULO 75. El excedente en el FONDO se aplicará en primer término a compensar pérdidas de ejercicios anteriores. Cuando la reserva de protección de aportes sociales se hubiere destinado para cubrir pérdidas, la primera aplicación del excedente será la de restablecer la reserva al nivel que tenía antes de su utilización. ARTÍCULO 76. El excedente contable resulta al descontar de todos los ingresos los costos y gastos, en un ejercicio anual. Si del ejercicio económico quedare algún excedente, este será destinado por la Asamblea General del siguiente modo: 1. Un veinte por ciento (20%) como mínimo para crear y mantener una reserva de Protección de los

aportes Sociales 2. Un diez por ciento (10%) como mínimo para crear y mantener un FONDO de Inversión

Empresarial Solidario – FIES el cual será destinado a proyectos que apruebe por lo menos el cincuenta por ciento (50%) de la Asamblea General y que será reglamentado por la Junta Directiva.

3. El remanente podrá aplicarse en todo o en parte según determinación de la Asamblea General de la siguiente forma:

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3.1. Destinándolo a la creación de un fondo para mantener el poder adquisitivo de los aportes sociales, siempre que el monto de los excedentes que se destinen a este fondo no sea superior al cincuenta por ciento (50%) del total de los excedentes que resulten del ejercicio y de las normas legales vigentes correspondientes.

3.2. Destinando a la creación del fondo de Bienestar Social para desarrollar actividades de salud, educación, previsión y solidaridad en beneficio de los asociados y sus familiares en la forma que la misma Asamblea General determine y conforme al reglamento que expida la Junta Directiva.

3.3. Para la creación de otros fondos y reservas agotables o permanentes cuya destinación específica será determinada por la Asamblea General y reglamentada por la Junta Directiva.

3.4. Para la creación de un fondo destinado a la amortización parcial de los Aportes Sociales, en condiciones de igualdad para todos los asociados.

3.5. Para retornar parte de los excedentes a los asociados en función de la utilización de los servicios del FONDO.

ARTÍCULO 77. La Asamblea General podrá autorizar que se prevea en el presupuesto y se registre en la contabilidad del FONDO incrementos progresivos de las reservas y fondos con cargos al ejercicio anual. ARTÍCULO 78. Corresponde a la Junta Directiva la reglamentación de la utilización de las reservas y fondos especiales y cuando éstos hubiesen sido creados por la Asamblea General, deberá tener en cuenta en la reglamentación las pautas dadas por la misma Asamblea.

CAPÍTULO XlV

RESPONSABILIDAD DEL FONDO Y DE LOS ASOCIADOS Y DE LOS DIRECTIVOS ARTÍCULO 79. El FONDO se hace acreedor o deudor ante terceros y ante sus asociados por las operaciones que dentro de la órbita de sus atribuciones efectúen activa o pasivamente la Junta Directiva, el Gerente o sus mandatarios. La responsabilidad del FONDO para con terceros compromete la totalidad del patrimonio social. ARTÍCULO 80. La responsabilidad de los asociados para con el FONDO y para con los acreedores de éste, se limita al valor de sus aportes sociales y suplementariamente al de los ahorros permanentes y comprende la totalidad de las obligaciones contraídas por el FONDO, antes de su ingreso y las existentes en la fecha de su vinculación. En las relaciones contractuales con el FONDO los asociados responden ilimitadamente.

CAPÍTULO XV DISOLUCION Y LIQUIDACION

ARTÍCULO 81. El FONDO podrá fusionarse o incorporarse, con otro u otros fondos cuando su objeto sea común o complementario, sin liquidarse y constituirá un nuevo fondo, con denominación diferente que se hará cargo del fondo (s) disuelto (s). Para la fusión se requerirá la aprobación de la Asamblea General del FONDO. ARTÍCULO 82. El FONDO se disolverá y liquidará por las causales y procedimiento previstos en la ley.

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ARTÍCULO 83. El remanente de la liquidación será transferido a una institución privada sin ánimo de lucro que preste servicios de carácter social a los trabajadores que determine la Asamblea General, o en su defecto la designación la hará el organismo gubernamental que ejerza la inspección y vigilancia de los fondos de empleados.

CAPÍTULO XVI SOLUCION DE CONFLICTOS

ARTÍCULO 84. Las diferencias que ocurrieren entre los asociados y el FONDO o entre los asociados con motivo de este FONDO, durante la vida social, al disolverse, o en el periodo de su liquidación serán resueltas de la siguiente manera: 1. Mediante un amigable componedor nombrado de común acuerdo por las partes en conflicto o por

arreglo directo. 2. Para tal efecto las partes contarán con un término de treinta (30) días comunes para resolver el

problema presentado, días que serán contados a partir del día en que una de ellas notifique a la otra por escrito formalmente el uso de esta cláusula. El mencionado término será prorrogable de común acuerdo.

3. En caso de no llegarse a un acuerdo al respecto, se convocará a un Tribunal de Arbitramento, de conformidad con las siguientes reglas: 3.1. Vencido el término inicial o el de la prórroga que establezcan las partes para obtener la

amigable composición o el arreglo directo, las partes tendrán quince (15) días calendario para escoger de común acuerdo la sede del Tribunal de Arbitramento.

3.2. Agotado el término anterior y si las partes no se han puesto de acuerdo, la sede del Arbitramento será la ciudad de Cali y éste se llevará a cabo por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali, de conformidad con sus normas y reglamentos.

3.3. El Tribunal de Arbitramento estará conformado por tres (3) árbitros nombrados a voluntad de las partes.

3.4. A falta de acuerdo entre ellas para el nombramiento de los árbitros en un plazo de diez (10) días calendario, la Cámara de Comercio de Cali los designará entre los árbitros inscritos en sus listas, en un todo de conformidad con el Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali.

3.5. Los árbitros decidirán en derecho y deben ser abogados colombianos en ejercicio e inscritos en el respectivo centro de arbitraje.

3.6. El Tribunal de Arbitramento seguirá las disposiciones de esta cláusula y las disposiciones legales aplicables.

3.7. En el evento en que las pretensiones formuladas se puedan acumular ante un mismo tribunal, intervengan las mismas partes y las pretensiones y las excepciones se fundamenten en los mismos hechos, necesariamente se deberán ventilar las diferencias objeto de arbitramento ante el mismo tribunal, de manera simultánea. Lo anterior con el objeto de evitar que haya pluralidad de procesos entre las partes.

3.8. El laudo que se profiera de fondo hará tránsito a cosa juzgada, quedando las partes impedidas para solicitar la intervención de otro tribunal de arbitramento, con fundamento en los mismos hechos, pretensiones o excepciones.

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CAPÍTULO XVIl INTERPRETACIÓN Y LEY APLICABLE

ARTÍCULO 85. INTERPRETACIÓN Y LEY APLICABLE. La interpretación de los presentes estatutos se hará con forme a la ley, doctrina y a los principios cooperativos universalmente aceptados. Los casos no previstos en estos estatutos se resolverán conforme prevea el decreto 1481 de 1989 modificado por la ley 1391 del 1 de julio de 2010 y las normas que lo adicionen, modifiquen, complementen o reglamenten y se resolverán aplicando las disposiciones legales vigentes para las entidades de la economía solidaria y, en subsidio, las previstas en el Código de Comercio para sociedades, siempre y cuando no se afecte la naturaleza del FONDO, ni su carácter de no lucrativo. Los presentes estatutos fueron aprobados en la reunión extraordinaria de la Asamblea General de Delegados celebrada el 30 de abril de 2019 en la ciudad de Cali, Departamento del Valle del Cauca, República de Colombia. Para constancia firman el Presidente y el Secretario de la reunión. (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX Presidente Secretaria La anterior es fiel copia tomada del libro de actas de FONDO DE EMPLEADOS DE HARINERA DEL VALLE.

estatutos fondo de empleados de harinera del …la empresa con las que se configura el vínculo de...

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