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Herramientas para la Planificación y Mejora de la Calidad – Unidad 4

Ciclo PDCA y Herramientas de Planificación

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Estructura Unidad 4: Ciclo PDCA y Herramientas de Planificación

1. Objetivos de Unidad y Apartados

2. Apartado 4.1: Ciclo PDCA

− Lección 4.1.1: Introducción

− Lección 4.1.2: Ciclo PDCA

3. Apartado 4.2: Herramientas de Planificación y Planes de Acción

− Lección 4.2.1: Introducción

− Lección 4.2.2: Diagrama de Proceso de Decisión

− Lección 4.2.3: Diagramas de Flechas

− Lección 4.2.4: Planes de Acción

4. Enlaces de Interés



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1. OBJETIVOS DE UNIDAD Y APARTADOS

OBJETIVOS UNIDAD 4

Presentar el denominado “Ciclo PDCA”, que es una guía para llevar a cabo la

mejora continua y lograr de una forma sistemática y estructurada la consecución

de objetivos, resolución de problemas, gestión de proyectos o procesos…

Dar a conocer un conjunto de herramientas que facilitan la determinación de las

actividades que serán necesarias realizar para llegar a conseguir el objetivo de un

proyecto determinado (por ejemplo, para el desarrollo de un nuevo producto,

desarrollo de acciones de mejora, desarrollo de estrategias de marketing,

ventas…), mediante la determinación y análisis de la secuencia de las actividades,

la duración mínima del proyecto, los posibles problemas que pueden presentarse

en su implantación, las contramedidas a incorporar para corregirlos ...

Describir los aspectos mínimos que se han de definir para establecer un Plan de

Acción.

CICLO PDCA Y HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS APARTADO 4.1

Introducir los aspectos relacionados con la necesidad de seguir una metodología

que nos lleve a conseguir los objetivos planteados: planificación, implantación,

comprobación y mejora.

Describir los elementos del ciclo PDCA, que se llevan a cabo consecutiva e

iterativamente con el fin de mejorar continuamente.

INTRODUCCIÓN



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OBJETIVOS APARTADO 4.2

Dar a conocer la herramienta Diagrama de Proceso de Decisión, que es utilizada

para identificar todos los acontecimientos y contingencias que pueden aparecer

en la consecución de un objetivo, de cara a desarrollar las medidas para luchar

contra ellas.

Dar a conocer la herramienta Diagrama de Flechas, que es utilizada para

planificar y controlar de la forma más adecuada y eficaz el desarrollo y el

progreso de cualquier actividad (proyecto, acción compleja…), teniendo en

cuenta las tareas que son necesarias realizar, su secuenciación y duración.

Describir los aspectos a incluir para definir un Plan de Acción: los QUÉs, los

QUIENEs, los CÓMOs, los CUÁNDOs.

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN Y PLANES DE ACCIÓN



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2. APARTADO 4.1: CICLO PDCA

2.1 Lección 4.1.1: Introducción

Por lo general, el camino seguido en la consecución de

cualquier objetivo está plagado de incertidumbre en el entorno

imperfecto que nos rodea.

Si esto no fuera verdad, la toma de decisiones consistiría

simplemente en planificar una actividad con el propósito de alcanzar

un objetivo y llevarla a cabo es decir, en una situación ideal, se

debería, simplemente:

Planificar y

Hacer

La incertidumbre asociada a las situaciones reales complica el

ciclo ideal anterior, haciendo necesario comprobar que al llevar a

cabo la actividad planificada, realmente se está consiguiendo el

objetivo propuesto, y en caso negativo, tomar acciones para modificar

la actividad planificada.

Entramos en un ciclo de prueba – error - reacción, obteniendo

el ciclo real, conocido como Ciclo PDCA (PHVA en castellano):

Planificar (Plan)

Hacer (Do)

Verificar y (Check)

Actuar (Act)



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2.2 Lección 4.1.2: Ciclo PDCA

El Ciclo PDCA (del inglés PLAN + DO + CHECK + ACT, en español, PLANIFICAR + HACER +

VERIFICAR + ACTUAR) , conocido también como “Ciclo o Rueda de Deming” es una guía para

llevar a cabo la mejora continua y lograr de una forma sistemática y estructurada la consecución

de objetivos, resolución de problemas, gestión de proyectos o procesos…

Este ciclo se ha utilizado desde su inicio como una metodología de mejora continua,

aplicándose a todo tipo de situación, a cualquier proceso, tanto de gestión como de fabricación.

2.3 ¿Qué es?

El Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) es una metodología que

corresponde a un ciclo de planificación, realización, control y

actuación cuya aplicación sistemática lleva a la mejora

continua

El Ciclo PDCA consiste en una serie de cuatro elementos que se llevan a cabo consecutiva

e iterativamente con el fin de mejorar continuamente.

Su representación es la siguiente:

Como ya se ha mencionado, el ciclo PDCA es, en sí mismo, una metodología para la

mejora continua, por lo que es aplicable en múltiples situaciones:

Resolución de problemas

Desarrollo de proyectos

Implantación de Sistemas de Gestión en la empresa



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Desarrollo de acciones o planes de mejora en la organización

Diseño o Fabricación de nuevos productos

Etc…

Aunque se puede extrapolar a cualquier proceso, tema, problema a tratar, incluimos a

continuación los aspectos incluidos en cada una de las fases del ciclo PDCA aplicado a la

resolución de problemas:



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3. APARTADO 4.2: HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN Y PLANES DE

ACCIÓN

3.1 Lección 4.2.1: Introducción

A continuación, presentaremos diferentes herramientas de

mejora continua que están vinculadas al proceso de

planificación, es decir, utilizadas como medio añadido a las

herramientas anteriormente vistas, para llegar a definir un Plan

de Acción relativo la resolución de un problema, de un nuevo

diseño, de un programa de mejora…

Las herramientas son las siguientes:

Diagrama de Proceso de Decisión: Es una herramienta de gestión mediante la

cual se identifican todos los acontecimientos y contingencias que pueden

aparecer en la consecución de un objetivo, de cara a desarrollar las medidas

(caminos alternativos o contramedidas) para luchar contra esas dificultades.

Diagramas de Flechas: Es una herramienta de gestión que consiste en una

representación gráfica en forma de “red”, que sirve para planificar y controlar

de la forma más adecuada y eficaz el desarrollo y el progreso de cualquier

actividad (proyecto, acción compleja…), siempre que sean perfectamente

conocidas o definidas las actividades, su secuencia y los plazos de ejecución.

3.1.1 Objetivo: la planificación

La finalidad última, como ya se ha dicho, es definir un Plan de Acción, es decir:

Un QUÉ hacer (actividades, tareas…)

Un CÓMO hacerlo (procedimientos, utilización de recursos…)

Un QUIÉN se responsabilizará de hacerlo (responsables, propietarios de

procesos…)

Un CUÁNDO debe estar hecho (plazos)

E incluso, establecer cómo calcular CUÁNTO de lo planificado está implantado

(indicadores, objetivos…) para realizar después el seguimiento y control de lo

implantado.



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Es decir, establecer los planes de acción en base a datos, información y experiencia

(Planificar), para poder después implantar y ejecutar las actividades propuestas (Hacer), prever y

comprobar si concuerdan con lo planeado (Verificar) y corregir los problemas encontrados

(Actuar), siguiendo el ciclo PDCA.

3.1.2 Participantes

Para las herramientas mencionadas, se recomienda formar un equipo o grupo de trabajo.

Recordemos brevemente las funciones que se recomienda sean designadas para estructurar

y organizar las sesiones del equipo de trabajo:

El facilitador (o moderador). Es la figura encargada de dirigir las

sesiones de trabajo.

El secretario: Es la figura que registra por escrito las ideas según van

surgiendo. Opcionalmente, puede coincidir con la figura del

facilitador.

Los participantes: Su función es analizar la situación, producir ideas,

soluciones… y seguir las reglas de juego.



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3.2 Lección 4.2.2: Diagrama de Proceso de Decisión

El Diagrama de Proceso de Decisión es una herramienta

que es utilizada para facilitar la planificación detallada, ya que es

un instrumento con el que se detectará aquello que puede fallar

en el proceso de consecución de un objetivo (resolución de un

problema, despliegue de funciones…), haciéndolo en la ya conocida

estructura de árbol.

La diferencia y sobre todo, el añadido del Diagrama de

Proceso de Decisión con respecto al Diagrama de Árbol consiste

en que el primero relaciona de forma explícita las contramedidas

para todo aquello que puede fallar al querer implantar las acciones

definidas, con el fin de, al tener en cuenta esto, mejorar la

probabilidad de éxito en alcanzar el objetivo.

3.2.1 ¿Qué es?

El Diagrama de Proceso de Decisión es una herramienta

mediante la cual se identifican todos los acontecimientos y

contingencias que pueden aparecer en la consecución de un

objetivo, de cara a desarrollar las medidas (caminos

alternativos o contramedidas) para luchar contra esas

dificultades.



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3.2.2 ¿Cuándo se utiliza?

El Diagrama de Proceso de Decisión es una herramienta que permite:

Anticiparse a las desviaciones previniendo que ocurran.

Desarrollar contramedidas cuyo objetivo es que, en el caso de que ocurra la

desviación, disponer de la medida reparadora.

Por sus características, el Diagrama de Proceso de Decisión tiene una amplia utilización

para la planificación:

Desarrollo de nuevos productos

Desarrollo de Proyectos

Desarrollo de planes de Marketing, de Ventas…

Desarrollo de programas de mejora, etc…

Permite, ante un determinado proyecto que pretende conseguir un objetivo (un nuevo

diseño, una mejora…), contestar a preguntas del tipo:

¿Cuáles son los posibles caminos para

conseguir este objetivo?

¿Qué obstáculos pueden presentarse?

¿Cómo podemos prevenir la aparición de estos

obstáculos?

¿Cómo podemos reaccionar de forma oportuna

en caso de que se presente un obstáculo

específico?

x

3.2.3 Terminología y simbología

Símbolos y conceptos

Antes de comenzar a construir el Diagrama de Proceso de

decisión, es necesario conocer cierta terminología y simbología de

esta herramienta:



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SÍMBOLO SIGNIFICADO Descripción

Contramedida

Acción que debe tomarse para evitar fallos en la consecución del objetivo.

Objetivo / Tarea / Problema / Opción

Tarjetas (recuadros, post-its…) que contienen la descripción del objetivo, de las opciones alternativas, de las tareas o de los problemas previstos.

Contramedida seleccionada

Contramedida posible (realizable), seleccionada.

Contramedida descartada

Contramedida imposible (irrealizable), descartada.

Ejemplos

En un programa de mejora, el Diagrama de

Proceso de Decisión, se suele utilizar de acuerdo a estos

niveles:

Objetivo

Secuencias (Tareas) de

implantación)

Problemas que se pueden dar en la

secuencia, al implantar

Contramedidas que resolverían /

atenuarían el problema.



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También se puede utilizar en un programa de

mejora, donde existen planes de implantación

alternativos, y para cada uno de los planes de

implantación, los correspondientes pasos secuenciales de

consecución del objetivo:

Objetivo

Opciones posibles de implantación

Secuencias (Tareas) de implantación

de la opción

Problemas que se pueden dar en la

secuencia, al implantar

Contramedidas que resolverían / atenuarían

el problema.

3.2.4 Construcción de un Diagrama de Proceso de Decisión

A pesar de que existe un método para la construcción de un Diagrama de Proceso de

Decisión, cada caso y objetivo es diferente. En cualquier caso, se quiere conseguir una indicación

clara de las desviaciones y contingencias, en todos y cada uno de los niveles de detalle del gráfico.

1. EXPOSICIÓN DEL OBJETO DE LA SESIÓN

Como en el caso otras herramientas, la construcción del

Diagrama de Proceso de Decisión requerirá la colaboración de un

equipo conocedor del tema a tratar (proyecto, diseño, mejora a

implantar…).

El facilitador-secretario elegido describe el objetivo del

proyecto, acción, diseño…

Se recomienda que el tema a tratar esté visible durante

la sesión, anotándolo en un rota-folio o en una pizarra.

Para la construcción del Diagrama, se pueden utilizarán las

opciones o ideas definidas, gracias a alguna herramienta

El Diagrama de Afinidad,

El Diagrama de Relaciones

El Diagrama de Árbol.



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2. DETERMINACIÓN DE ACTIVIDADES, MÉTODOS, CAUSAS…

Para la definición de las actividades, causas,

métodos que resuelven el problema, objetivo, proyecto…,

partimos de la construcción previa de un Diagrama de

Árbol (*).

(*) Se seguirán las instrucciones para la

construcción de un Diagrama de Árbol.

Se recomienda utilizar tarjetas para registrar los

elementos (objetivos, opciones, tareas…)

3. DETERMINACIÓN DE SECUENCIAS, PROBLEMAS, CONTRAMEDIDAS

Y/O ALTERNATIVAS

Tomar una rama del Diagrama de Árbol:

Se comenzará por los elementos de la

fila de la derecha, a continuación del

“objetivo general”

De acuerdo al despliegue del Diagrama de Árbol,

nos preguntamos lo siguiente:

¿Qué realizamos a continuación?

¿Qué otras opciones podrían realizarse

a continuación de este elemento?

¿Qué tareas se deberían implantar

(detalles) para llegar a implantar este

elemento?

Puede que al responder a esta pregunta,

aparezcan nuevas opciones que las definidas al realizar el

Diagrama de Árbol. Registrarlas en tarjetas y añadirlas al

diagrama.



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Después, se plantearán los problemas que pueden

surgir al implantar las tareas/secuencias, preguntándose:

¿Qué podría ir mal en este paso?

Registrar al lado de cada elemento, los problemas

que se podrían presentar.

Para esos problemas, establecer las

contramedidas que podrían o deberían tomarse.

¿Cómo resolver el problema?

Se reiterará el mismo proceso (preguntas

planteadas) en las bifurcaciones de las ramas del diagrama

original.

4. CLASIFICAR LAS CONTRAMEDIDAS Y REVISAR EL DIGRAMA

Clasificar las contramedidas de los problemas

detectados, por ejemplo, con el siguiente criterio

X = Contramedida imposible / difícil

O = Contramedida seleccionada.

En este punto, se puede utilizar alguna de las

herramientas de priorización o selección (Matrices de

Priorización o Diagramas Matriciales), con el fin de

establecer las mejores contramedidas a aplicar.

Durante todo el proceso, se irá revisando el

diagrama, uniendo/ moviendo las ramas individuales, las

opciones, problemas y contramedidas:

Los miembros del equipo modificarán y

ajustarán lo que sea necesario.



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3.2.5 Otras opciones de representación

Existen otras formas de representar un Diagrama

de Proceso de Decisión distintas a la del Diagrama de

Árbol, como por ejemplo:

Utilizando Flujogramas en los que las

contramedidas se representan como

actividades a incluir en el flujo del

proceso, o símbolos alternativos, para

distinguir los elementos planificados de

“aquello que puede ir mal” y de las

contramedidas tomadas.

Utilizar un formato tipo Listado más

sencillo de representar.



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3.3 Lección 4.2.3: Diagramas de Flechas

3.3.1 ¿Qué es?

El Diagrama de Flechas es una representación gráfica en

forma de “red”, que sirve para planificar y controlar de la

forma más adecuada y eficaz el desarrollo y el progreso de

cualquier actividad (proyecto, acción compleja…), siempre

que sea perfectamente conocida (*).

En esta representación se muestran las relaciones existentes

entre las distintas tareas que forman parte de la actividad.

(*) Para poder emplear esta herramienta necesitamos conocer:

Las tareas correspondientes a la actividad en cuestión, (proyecto, acción

compleja…)

La secuencia entre las tareas

La duración de las tareas.

3.3.2 ¿Cuando utilizar un Diagrama de Flechas?

Por sus características, el Diagrama de Flechas tiene una amplia utilización para la

planificación:

En el desarrollo de nuevos productos, desarrollo de proyectos, en programas de

mejora…

En aquellos casos en los que exista una carencia de conocimiento del proceso/actividad

global/proyecto (en cuanto a las actividades / tareas, la concurrencia o secuencia de las mismas o

su duración….), puede ser más útil utilizar la herramienta de Diagrama de Proceso de Decisión.



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3.3.3 Terminología y simbología

Símbolos y conceptos

Antes de comenzar a construir el Diagrama de Flechas, es necesario conocer cierta

terminología y simbología de esta herramienta:

Término Descripción

TAREA Cualquier trabajo que consume tiempo y/o recursos y disponga de un inicio (hito) y de un fin (hito) perfectamente definidos.

En un Diagrama de Flechas, las tareas representan el trabajo necesario para pasar de un hito/evento al siguiente.

HITO O EVENTO Son los puntos representativos del inicio o del fin de una tarea.

TAREA IMAGINARIA Es una tarea que no comporta trabajo (ni recursos, ni tiempos) y su duración es igual a cero. Se utiliza para adecuar la representación a la situación real y a las reglas de representación de este tipo de diagramas.

TOLERANCIA Diferencia existente entre el máximo tiempo permisible de inicio de una tarea/proyecto/trabajo y el tiempo más breve posible de inicio.

TAREA PRECEDENTE Se consideran tareas precedentes de la tarea (i,j) a aquéllas que finalizan en el hito i.

TAREA SUCESIVA Se consideran tareas sucesivas de la tarea (i,j) a aquéllas que comienzan en el hito j.

CAMINO Secuencia de tareas sucesivas que van desde el hito inicial hasta el hito final.



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3.3.4 Reglas de representación

Para representar la secuencia e interrelación de las tareas del proyecto (acción compleja,

diseño de un producto, etc…), hay que observar lo siguiente:

1. HITOS INICIALES E HITOS FINALES

Se recomienda, cuando sea posible,

que tanto el comienzo del proyecto como el

final del mismo sean únicos.

Si un proyecto puede

comenzar con la realización

de varias tareas

simultáneamente, todas ellas

saldrán de un hito inicial,

unido por tareas

imaginarias.

2. TODO HITO TIENE TAREA PRECEDENTE Y SUCESIVA (*)

(*) A excepción del hito el inicial o del

final, el resto de hitos del diagrama, tendrá, al

menos, una tarea precedente y otra sucesiva.

Cualquier tarea representada

en el diagrama formará parte

del un camino que comenzara

en el hito inicial y terminará

en el final.



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REGLA 3. TODA TAREA LLEGARÁ A UN HITO “MAYOR” QUE EL

PRECENDENTE (j>i)

Es decir, en los caminos del diagrama,

una tarea irá de un hito i a un hito j, donde, j

será siempre mayor que i.

El diagrama no admite bucles,

puesto que si no, la tarea en

cuestión, no podrá iniciarse

hasta que no se haya

terminado… y así

infinitamente…

Por otro lado, los números dados a los

hitos o eventos, NO SE REPITEN en un mismo

diagrama.

4. ANTES DE PASAR DE HITO, LAS TAREAS PRECEDENTES DEBERÁN

HABER TERMINADO

Ejemplo: Supongamos que la tarea D no

puede iniciarse hasta que hayan culminado las

tareas B y C y se haya alcanzado una cierta

proporción de la tarea A que denominaremos

A1, el resto de la tarea, A2, es independiente

de las tareas B, C y D.

Para representarlo, se

introduce una tarea

imaginaria (una vez finalizada

A1, antes de empezar A2)

para eliminar la falsa

dependencia.



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5. DOS HITOS NO ESTARÁN CONECTADOS POR MÁS DE UNA TAREA

Es decir, dos tareas distintas, no pueden

tener el mismo origen y final, puesto que si no,

tendrían la misma denominación:

Cuando se quiere representar

un caso así, se recurre al

empleo de tareas

imaginarias, siendo su única

finalidad resolver la

representación de tareas

diferentes.

3.3.5 Construcción del Diagrama

Para la construcción del Diagrama de Flechas, se han de realizar los siguientes pasos:

1. EXPOSICIÓN DEL OBJETO DE LA SESIÓN

Como en el caso otras herramientas, la construcción del

Diagrama de Flechas requerirá la colaboración de un equipo

conocedor del tema a tratar (objetivo del proyecto, del diseño, de

la mejora…), ya que, como se ha dicho, es condición indispensable:

Conocer las tareas que forman el proceso

Conocer su secuencia

Conocer su duración

El facilitador-secretario elegido describe el objetivo de la

reunión (finalidad del proyecto, del diseño…).

Se recomienda que el tema a tratar esté visible durante

la sesión, anotándolo en un rota-folio o en una pizarra.



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2. IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE TAREAS, TRABAJOS…

Se identificarán y registran todas las tareas o trabajos

necesarios para completar el objetivo del proyecto, diseño… siendo

lo más razonable haber utilizado previamente alguna de las

herramientas, o en el momento de realizar el Diagrama de Flechas:

Tormenta de Ideas o cualquiera de sus variantes

Diagrama de Flujo del proceso

Diagrama de Árbol o Diagrama de Proceso de

Decisión, para desplegar y llegar a un nivel lo

más detallado posibles, nivel de tareas.

Los participantes, se deben plantear continuamente

preguntas tales como:

"¿Qué tarea (trabajo) se debe hacer?”

“¿Qué alternativas existen?”

“¿Qué tarea es la siguiente?”

Se escribirán las tareas, de forma sencilla y clara. Es útil

que las tareas se anoten en tarjetas, post-its, pizarra….

Se anota, en la mitad superior de la tarjeta, la

denominación de la tarea

Se dejará libre la mitad inferior de la tarjeta

para posteriormente, indicar la duración

necesaria (prevista o conocida) para su

realización.

Para determinar la duración, se aconseja utilizar una unidad

de medida común en las tarjetas (semana, día, hora…).



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3. DEFINICIÓN DE LA INTERRELACIÓN-SECUENCIA DE LAS TAREAS

Una vez que se han completado todas las tarjetas con las tareas, se dispondrán sobre una

mesa, panel, tablero y se analizará la interrelación secuencial existente entre ellas, es decir, los

caminos para llegar al final:

Se decidirá si la tarea registrada en una tarjeta precede, sucede o es simultánea

a cada una de las tareas registradas en el resto de las tarjetas, moviéndolas y

situándolas de acuerdo con el flujo adecuado.

Se eliminarán las tarjetas que supongan duplicidades.

Se añadirán tarjetas en las que se registren aquellas tareas que se hayan pasado

por alto.

Se recomienda dejar sitio entre las tarjetas, con el fin de dejar espacio para los hitos

(símbolos) representativos del inicio y final de cada tarea.



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4. NUMERACIÓN DE HITOS Y DIBUJO DE FLECHAS

Una vez identificados los distintos caminos se añaden los hitos:

De acuerdo al análisis secuencial realizado, y con el fin de observar las reglas de

representación, se añadirán tantas tareas imaginarias como sean necesarias.

Se numeran los hitos (eventos).

Se añaden las flechas (correspondientes a las tareas) que ligan cada hito con el

siguiente (incluidas las flechas de las tareas imaginarias).

Conforme se avanza en la representación, se revisará la disposición de hitos, flechas o tareas

imaginarias, para comprobar que no se incumple ninguna de las reglas de representación.



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5. ESTABLECER LA DURACIÓN DE CADA TAREA

Se determina el tiempo que es (o que se estima) necesario

para realizar cada tarea (gracias a la experiencia, simulaciones,

etc...).

Se registra en la mitad inferior de cada tarjeta

representativa de cada tarea (Dij).

Se recuerda que en el caso de las tareas imaginarias, su

duración es cero, (Dij = 0).

6. ANALIZAR EL DIAGRAMA

Con el análisis del Diagrama de Flechas, se obtendrá la información referente al camino crítico,

es decir, aquel que tiene asociado una tolerancia mínima en el tiempo y por lo tanto, el que

impondrá la duración mínima del proyecto.

Para calcular el camino crítico, en base a lo determinado en el paso anterior (Dij), se

calculará, para cada hito y tarea:

El tiempo mínimo posible t para que suceda (camino más corto en el tiempo),

El tiempo máximo permitido T (camino más largo en el tiempo)

Para así poder determinar el camino más corto y más largo, y de ello, el camino crítico.



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3.3.6 Ejemplo de cálculo del camino crítico

Representación de las tareas e hitos

Dada la siguiente relación de tareas, secuencia y duración:

Tarea Tarea Precedente Dij (duración) A (*) - 2

B A 3

C A 3

D C, B – 1 (**) 3

E (**) D, B 2

(*) Esta tarea, no tiene tarea precedente, es decir, parte del hito inicial. (**) El inicio de la tarea D, es 1 semana antes de que acabe la tarea B precedente y al finalizar la tarea C. (***) Esta es la última tarea de la secuencia. La duración en este caso, está expresada en semanas.

Primero, representaremos el diagrama, con los hitos y tareas imaginarias necesarios para

seguir las reglas de representación:



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Añadimos a cada tarea, la duración señalada:

Cálculo de inicios mínimos y finales máximos

A continuación, para iniciar los cálculos, recorremos el

diagrama de inicio a fin, (es decir, de izquierda a derecha) realizando

lo siguiente, para calcular los inicios mínimos:

Comenzamos indicando x= 0 en el Hito 1 (0, y).

Recorremos el diagrama en el sentido de las flechas, sumando las duraciones

de las tareas a los hitos de partida para obtener los valores correspondientes a

los hitos de llegada, hasta encontrar algún hito al que lleguen dos o más flechas.

En los hitos a los que llegan varias flechas (en este ejemplo, el hito 4 y el hito

5), se calculan todos los valores posibles que puede tomar (uno por cada flecha

que apunte al nodo) y se toma el máximo de dichos valores. Ejemplo: en el

hito 4, llegan dos flechas, tras la suma de la duración de la tarea a los hitos

precedentes, resultan los valores 4 y 5. Tomamos el mayor, es decir, 5 como

valor de inicio del hito.

Se continúa el recorrido en el sentido de las flechas, aplicando la regla del

máximo en todos los hitos en los que confluyan varias tareas, hasta llegar al

final del diagrama.



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Aplicando estas consideraciones, se obtiene lo siguiente:

Ahora, se recorre el diagrama en orden inverso al indicado por las flechas, para calcular

los finales máximos:

En el último hito, copiamos el valor obtenido como x del hito, en el valor y.

Restamos las duraciones de las tareas para obtener los valores

correspondientes a sus hitos de origen.

El proceso continúa hasta llegar a algún nodo del que partan dos o más flechas,

(en nuestro ejemplo, el hito 3 y 2) donde se calculan todos los valores posibles

que puede tomar (uno por cada flecha que nazca en el hito) y se toma el menor

de dichos valores. En el caso del hito 3, de la tarea B2 obtenemos 7 y de la

tarea B0 obtenemos 5, tomaremos 5.

Hemos de tener en cuenta que si en el primer hito obtenemos un valor

distinto a 0, podemos tener la seguridad de haber cometido algún error

en el proceso de cálculo. Pero, atención, la obtención de un 0 en el

primer hito, no nos garantiza la inexistencia de errores.



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Una vez llegamos al primer nodo del grafo, habremos terminado el proceso de cálculo de

los inicios mínimos y los finales máximos de las tareas del proyecto

Camino o ruta crítica

Finalmente, calcularemos:

El FIN MÍNIMO de cada tarea, fm = x + Dij, a partir de su inicio mínimo y su

duración.

El INICIO MÁXIMO de cada tarea, IM = y – Dij, a partir de su fin máximo y su

duración.

La Tolerancia de cada tarea: M = y - x es decir, M = IM – fm.

Las tareas que tengan tolerancia 0 serán las que constituirán el (los) camino(s) crítico(s)

del proyecto, es decir, las que tengan hitos de origen o llegada con x=y.

En nuestro ejemplo, el camino crítico es la que pasa por los hitos 1, 2, 4, 5 y 6, es decir,

las tareas A, C, D y E :



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3.4 Lección 4.2.4: Planes de Acción

Un Plan de Acción compromete el trabajo de una

gran parte del personal de una empresa, estableciendo

plazos y responsables y un sistema de seguimiento y

control de las acciones a realizar.

Las herramientas de gestión que se han

presentado, permitirán una definición coherente con los

objetivos perseguidos del Plan de Acción, de modo que,

no se lleven a cabo de forma intuitiva, sino, por medio de:

Recopilación de datos e información.

Generación de ideas para la determinación del objetivo (nuevos diseños,

proyectos, programas de mejora…) a partir de los datos, información y

conocimiento.

Generación de ideas y análisis de las actividades, causas, problemas,

soluciones… asociadas al objetivo, a partir de los datos información y

conocimiento.

Priorización de actividades de acuerdo a criterios de selección analizados y

consensuados.

Despliegue de niveles de actividades, tareas, trabajos… desde el nivel de

gestión, hasta el nivel operativo…

Determinación de caminos alternativos y contramedidas para la resolución del

objetivo…



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3.4.1 ¿Qué es?

Un Plan de Acción se concreta en un documento o

documentos, que contempla de forma ordenada y secuencial,

todas las actividades necesarias (QUÉs), los responsables

(QUIÉN), métodos necesarios (CÓMO) y plazos (CUÁNDO)

para conseguir los objetivos deseados

3.4.2 Aspectos de un Plan de Acción

El documento o documentos en los que se recoge un Plan de

Acción, dado un proyecto determinado (nuevo diseño, programa de

mejora, realización de un proyecto…) pueden presentar una

estructura diferente, pero que deberá, como mínimo, contener los

siguientes aspectos:

Objetivo que se pretende alcanzar.

Las actividades que se ha decidido realizar

Los plazos de ejecución.

Los responsables de llevar a cabo las actividades

a realizar.

La determinación de recursos y métodos

necesarios

Los indicadores y metas que permitan medir el

avance de las actividades y la consecución del

objetivo.

A continuación se describen cada uno de estos aspectos:



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OBJETIVO: ¿Qué se quiere lograr?

El Plan de Acción se realizará con un objetivo determinado

(resolución del problema, diseño del producto, mejora de la gestión

del departamento x…).

Este objetivo es el denominado “tema a tratar” que se

menciona en las sesiones de utilización de las herramientas de

gestión. Es decir, ¿para qué estamos planificando?

La definición del objetivo general, puede completarse con

el despliegue de objetivos intermedios, y con un cronograma de

resultados que permite verificar y actuar en caso de desviaciones,

con el fin de lograr el objetivo planificado.

ACTIVIDADES: ¿Qué se tiene que hacer para lograr los objetivos?

En un Plan de Acción se deben determinar, por un lado, las

acciones, tareas, trabajos… que se ha decidido realizar para la

consecución del objetivo, y por otro, su secuenciación y relación

entre unas y otras.

PLAZOS: ¿Cuándo han de realizarse las actividades para lograr los

objetivos?

El Plan de Acción definirá dentro de un horizonte

temporal, los plazos para la realización de las actividades

definidas, es decir, un cronograma de las actividades y del

global del proyecto.



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RESPONSABLES: ¿Quiénes se encargan de que se realicen las

actividades?

Se asignarán responsables encargados de que las

actividades definidas, se lleven a cabo dentro del plazo

establecido y de acuerdo a los objetivos y metas planificados.

RECURSOS y MÉTODOS: ¿Cómo y con qué medios se realizarán las

actividades?

Se determinarán los CÓMO: procedimientos, pautas,

procesos, instrucciones, especificaciones… que a su vez,

pueden incluir la descripción de los medios necesarios, que si

no es así, se asignarán aquellos con los que se cuenta y son

necesarios para desarrollar las acciones (materiales, máquinas,

recursos de información, tecnológicos, económicos…).

MÉTODOS: ¿Cómo se realizarán las actividades?

Se determinarán los CÓMO: procedimientos, pautas,

procesos, instrucciones, especificaciones…



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VERIFICACIÓN: ¿Cómo se sabe del cumplimiento del objetivo?

Además del seguimiento y control continuado de las

actividades del Plan de Acción, se establecen indicadores que

permitan medir la consecución de los objetivos y metas.

Un indicador es un valor numérico que concreta un

problema o una situación y sirven para:

evaluar la eficacia de los procesos

medir de manera objetiva las mejoras

conseguidas.

Para la definición de los indicadores que indiquen el

avance hacia el objetivo, se observará lo siguiente:

Tiene un responsable asignado para su

seguimiento (que puede ser independiente del

responsable de consecución).

Es adecuado para medir la eficacia y evolución

de las acciones.

Es objetivo (imparcial), calculándose en base a

datos.

Es simple, se calcula mediante una fórmula

Es común y entendido por toda la empresa



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MODIFICACIONES: ¿Cómo actuar ante cambios?

El documento o documentos que constituyen el Plan de

Acción han de revisarse continuamente, a partir de las conclusiones

extraídas del seguimiento de los resultados, de los problemas

encontrados o potenciales (recordar el ciclo PDCA o de mejora

continua).

El Plan de Acción es dinámico, y debe ser actualizado

necesariamente para responder a los cambios externos o internos.



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4. ENLACES DE INTERÉS

A continuación le mostramos algunas páginas Web que pueden resultarle útiles para la

comprensión de esta Unidad:

Portal Tecnociencia http://www.tecnociencia.es/especiales/sistemas_gestion/calidad/8.htm

El Ministerio de Educación y Ciencia, a través de la Fundación Española para la Ciencia y la

Tecnología, promueve esta Web. En este enlace se describen brevemente algunas de las

herramientas y metodologías para la mejora y resolución de problemas tratadas en esta unidad

Universidad Nacional de Colombia http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo1/Pages/

1.8/18Herramientas_planeacion_continuacion2.htm

En esta página de esta Web universitaria sudamericana, se presentan entre otros, el Diagrama de

Flechas y el Diagrama de Proceso de Decisión (aquí llamado Técnica del Árbol de Decisiones).

Quality Tools - A toolbox for better quality http://syque.com/quality_tools/tools/TOOLS15.htm

Esta página (en inglés) proporciona una descripción del Diagrama de Flechas (Activity Diagram).

12manage. Métodos, Modelos y Teoría de la Gestión http://www.12manage.com/methods_demingcycle_es.html

En este enlace encontrará una explicación sobre el ciclo PDCA o Rueda de Deming, así como una

breve explicación de las aportaciones y biografía de W. Deming (gurú de la Calidad).

estructura unidad 4: ciclo pdca y herramientas de...

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