Estructura y Diseo Organizacional

Estructura y Diseo OrganizacionalKarla Imaicela Josseline Lucas Dennisse Mendieta Lissette Montoya Andrea PicnDefinicin de la Estructura OrganizacionalPropsitos de la OrganizacinDiseo OrganizacionalEste proceso que involucra decisiones sobre seis elementos clave: Especializacin del trabajoDepartamentalizacinCadena de mandoAmplitud de controlCentralizacin y descentralizacinFormalizacin.

Especializacin del TrabajoGrado en que las tareas de una organizacin se dividen en trabajos separados y cada paso es completado por una persona diferente.La sobrespecializacin puede resultar en deseconomas humanas, fatiga, estrs, aburrimiento, baja calidad, aumento del ausentismo y alta rotacin.

DepartamentalizacinFundamento mediante el cual se agrupan las tareas.Cadena de MandoLnea continua de autoridad que se extiende desde los niveles ms altos de la organizacin, hasta los niveles ms bajos y clarifica quin reporta a quin.

Aspectos Clave de la Cadena de MandoAmplitud de ControlNmero de empleados que un gerente puede dirigir de manera eficiente y eficaz. La amplitud del Control es afectada por:

Centralizacin y DescentralizacinCentralizacin y Descentralizacin

FormalizacinGrado en el que los trabajos de una organizacin son estandarizados, y en el que las normas y procedimientos guan el comportamiento de los empleados.

Decisiones sobre la Estructura OrganizacionalOrganizacin MecanicistaDiseo organizacional rgido y muy controlado.Alto grado de especializacinDepartamentalizacin rgidaCadena de mando definidaAmplitudes de control reducidasCentralizacinAlto grado de formalizacinOrganizacin OrgnicaDiseo organizacional que es muy adaptable y flexible.Equipos interfuncionalesEquipos integrados por varios niveles jerrquicosLibre flujo de informacinAmplitudes de control extensasDescentralizacinFormalizacin escasaFactores de ContingenciaSaber cul es la estructura adecuada depende de cuatro variables de contingencia:1. Estrategia de la organizacinLa estructura organizacional obedece a la estrategia.2. Tamao de la organizacinLas empresas cambian de organizaciones orgnicas a mecanicistas en la medida en que crece su tamao. 3. Tecnologa empleada por la organizacinLas empresas adaptan su estructura a la tecnologa que utilizan.4. Grado de incertidumbre ambientalEntornos dinmicos requieren estructura orgnicas; estructuras mecanicistas requieren entornos estables.

Diseos Organizacionales ComunesFortalezas y Debilidades

Diseos Organizacionales ContemporneasEstructura de EquipoUna estructura en la que toda la organizacin est integrada por grupos o equipos de trabajo.

Diseos Organizacionales ContemporneasEstructura de Proyecto MatrizLa matriz es una estructura que asigna especialistas de diferentes reas funcionales para trabajar en proyectos, los cuales regresan a sus reas cuando el proyecto concluye. La estructura de proyectos es aquella en la que los empleados trabajan continuamente en ellos. Al terminar un proyecto, los empleados pasan al siguiente.Diseos Organizacionales ContemporneasEstructura Sin LmitesEstructura que no est definida ni limitada a mrgenes artificiales horizontales, verticales o externos; incluye los tipos de organizaciones virtual, de red y modular.

Diseos Organizacionales ContemporneasEstructura de Organizacin Que AprendeEstructura que apoya la capacidad de una organizacin para adaptarse y cambiar en forma continua.

Comunicacin y Tecnologa de la InformacinKarla Imaicela Josseline Lucas Dennisse Mendieta Lissette Montoya Andrea PicnQu es comunicacin?ComunicacinLa transferencia y comprensin del significado.Transferencia significa que el mensaje fue recibido en una forma que puede ser interpretado por el receptor.Entender el mensaje no es lo mismo que el receptor est de acuerdo con el mensaje.Comunicacin interpersonal Comunicacin entre dos o ms personasComunicacin organizacionalTodos los modelos, redes y sistemas de comunicacin de una organizacin

Funciones de la ComunicacinFunciones de la ComunicacinControlActos de comunicacin formal e informal para controlar el comportamiento de los individuos en las organizacionesMotivacinLa comunicacin aclara a los empleados lo que han hecho, qu tan bien lo han hecho y qu pueden hacer para mejorar el desempeoExpresin EmocionalInteraccin social en la forma de comunicacin de un grupo de trabajo; ofrece una va para que los empleados se expresen.InformacinLos individuos y los grupos de trabajo necesitan informacin para tomar decisiones o hacer su trabajo.

Comunicacin Interpersonal

Mtodos de Comunicacin Interpersonal Cara a caraTelfonoGrupos de encuentroPresentaciones formalesMemorndumCorreo tradicional Fax Publicaciones de los empleadosBoletinesCintas de audio y videoLneas telefnicasCorreo electrnicoConferencias por computadoraCorreos de vozTeleconferenciasVideoconferencias

Evaluacin de los Mtodos de ComunicacinRetroalimentacinCapacidad de complejidadPotencial de amplitud ConfidencialidadReduccin de la codificacinReduccin de la decodificacin

Limitacin tiempo - EspacioCostoCalidez interpersonal FormalidadAnlisisConsumo de tiempo

Barreras para la Comunicacin InterpersonalBarreras para la Comunicacin InterpersonalFiltradoLa manipulacin deliberada de la informacin para hacerla aparecer ms favorable para el receptor.EmocionesIgnorar los procesos de pensamiento racional y objetivo y la sustitucin de juicios emocionales cuando se interpretan los mensajes.Sobrecarga de informacin Ser confrontado con una cantidad de informacin que excede la capacidad individual para procesarla.

Barreras para la Comunicacin InterpersonalDefensivaCuando es amenazado, reacciona en una forma que reduce la habilidad para alcanzar un entendimiento mutuo.LenguajeLos diferentes significados y formas especializadas en las cuales los emisores usan palabras que pueden causar una mala interpretacin de sus mensajes en los receptores.Cultura NacionalLa cultura influye la forma, la formalidad, la apertura, los modelos y usos de la informacin en la comunicacin.

Eliminacin de las Barreras para una Comunicacin Interpersonal EfectivaUsar la retroalimentacinSimplificar el lenguajeEscuchar activamenteLimitar las emocionesObservar las seales no verbales

Tipos de Comunicacin OrganizacionalComunicacin FormalComunicacin que sigue la cadena de mando oficial o es parte de la comunicacin requerida para hacer un trabajo.

Comunicacin Informal Comunicacin que no est definida por la jerarqua de la organizacin.Permite a los empleados satisfacer sus necesidades de interaccin socialPuede mejorar el desempeo de una organizacin creando canales de comunicacin ms giles y efectivos.

Flujo de la ComunicacinDescendenteLa comunicacin que parte de los directivos para informar, dirigir, coordinar y evaluar a los empleados.

AscendenteLa comunicacin que fluye de los empleados hacia los directivos para mantenerlos al tanto de las necesidades de los empleados y cmo pueden mejorarse las cosas para crear un clima de confianza y respeto.Comunicacin Lateral (Horizontal)Comunicacin entre empleados del mismo nivel en la organizacin para ahorrar tiempo y facilitar la coordinacin.

Comunicacin Diagonal Comunicacin que atraviesa tanto las reas de trabajo como los niveles organizacionales, buscando eficiencia y velocidad.

Lateral DiagonalDe s c enden t eAscenden t eTipos de Redes de Comunicacin

Tecnologa de la InformacinBeneficios de la tecnologa de informacin (IT)Incrementa la habilidad para supervisar el desempeo individual y de equipoMejora la toma de decisiones basada en una informacin ms completaMayor colaboracin y forma de compartir informacin Mayor accesibilidad a los trabajadores

Tecnologa de la InformacinSistemas de redes computarizadasVincular las computadoras individuales para crear una red organizacional para compartir comunicacin e informacin.Correo electrnicoMensajes instantneosCorreo de vozFax Intercambio de Informacin Electrnica (EDI)TeleconferenciaVideoconferencia

Tipos de Sistemas de Redes

IntranetUna red interna a la que tienen acceso solamente los empleados y que utiliza la tecnologa de Internet .ExtranetUna red interna que permite usuarios autorizados dentro de la organizacin para comunicarse con ciertos usuarios externos, tales como clientes y vendedores y que utiliza la tecnologa de Internet .Capacidades InalmbricasDepende de seales enviadas a travs del aire o del espacio sin ninguna conexin fsica, usando seales de microondas, satlites, ondas y antenas de radio o rayos de luz infrarroja.

Cmo Afecta la Tecnologa de la Informacin a la OrganizacinElimina limitaciones de tiempo y distanciaPermite una amplia dispersin para que los empleados trabajen juntos.Permite compartir la informacin Incrementa la eficacia y la eficiencia.Integra el trabajo y la toma de decisionesOfrece informacin ms completa y participacin para mejores decisionesCrea problemas de constante accesibilidad para los empleadosDiluye la lnea entre el trabajo y las vidas personales

Temas Actuales de ComunicacinEstar conectado vs Estar preocupadoAdministracin de los sitios de quejas por Internet como una fuente de conocimiento nica para la organizacin.Quejas de los empleados (problemas de botn de pnico)Quejas de los clientesRespuesta a los sitios de quejas por InternetReconocerlos como una fuente de informacin valiosaColocar mensajes que clarifiquen la mala informacinTomar acciones para corregir los problemas observados en el sitioEstablecer un sitio interno para las quejasContinuar monitoreando los sitios pblicos de quejas

Temas Actuales de ComunicacinAdministracin de los recursos de conocimiento de la organizacinConstruir bases de datos de informacin en lnea a las que puedan accesar los empleadosCrear comunidades de prcticas para grupos de personas que comparten intereses, pericia e interactan entre ellas.

Comunicacin y Servicio al ClienteComunicacin efectiva con los clientesReconocer los tres componentes del proceso de prestacin de servicio al clienteEl clienteEl servicio de la organizacinEl proveedor del servicioDesarrollar una fuerte cultura enfocada a la personalizacin del servicio para cada cliente.Escuchar y responder a los clientesOfrecer acceso a los servicios de informacin necesarios

Comunicacin Polticamente Correcta No usar palabras o frases que estereotipen, intimiden u ofendan a las personas basadas en sus diferencias.Sin embargo, se debe seleccionar palabras cuidadosamente para mantener tanta claridad como sea posible en las comunicaciones.