ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

ESTRUTURA

• Ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos

• É o arranjo racional das partes de um organismo, obedecendo a interdependência dos órgãos e sua hierarquia funcional

• O processo de estruturar um organismo ou empresa é chamado de Estruturação

ESTRUTURA - II

• A estrutura deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela organização ou empresa

• É uma ferramenta básica para o alcance dos objetivos almejados

• Exemplos: um time de futebol, uma orquestra, etc.

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

“A estrutura está para o organismo assim como o esqueleto está para o homem”

É a estrutura organizacional que configura a instituição ou empresa

OBJETIVOS DA ESTRUTURAÇÃO

• Dividir racionalmente o trabalho• Criar órgãos de acordo com as funções

especializadas necessárias aos propósitos do organismo

• Estabelecer os limites, interrelações e atribuições de cada órgão e deles entre si

• Definir níveis funcionais, linhas de autoridade e subordinação

• Evitar uma estruturação que incorra em maior dispêndio de coordenação, mão de obra e manutenção

BENEFÍCIOS DE UMA BOA ESTRUTURA

• Identificação das tarefas necessárias• Organização das funções e

responsabilidades envolvidas no trabalho• Esclarecimento de informações e recursos

para os funcionários• Estabelecimento de medidas de desempenho

compatíveis com os objetivos desejados• Criação de condições de trabalho

motivadoras

FASES DA ESTRUTURAÇÃO

Para se chegar à estruturação, passou-se antes pelas seguintes fases:

a) Previsão• Verificação se é possível (viável) o objeto;• Ação que antecede o planejamento (estudos

preliminares ou exame das alternativas)• Envolve todo um trabalho de busca de

informações, tais como pesquisa bibliográfica, contatos e visitas para conhecimento de acontecimentos anteriores, não registrados, etc.

FASES DA ESTRUTURAÇÃO - II

b) Planejamento

Formulação sistemática de um conjunto de decisões que expressam os objetivos da empresa e condicionam os meios para alcançá-los

FASES DA ESTRUTURAÇÃO - III

c) Implantação

Fase na qual se torna real o plano definido na fase anterior. Vai desde a criação da estrutura ao estabelecimento de princípios e regras da organização

ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO

1) Jurídico-Administrativa: ocorre em razão da documentação necessária para assegurar a existência legal do organismo através de leis, decretos, estatutos, regulamentos, etc., que visam:

– Definir os propósitos– Distribuir e correlacionar os órgãos– Estabelecer a hierarquia, os vínculos de autoridade e

subordinação– Definir as funções e atribuições– Estabelecer os sistemas de comunicação e controle

ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO - II

2) Econômico-financeiro e Contábil

Visa assegurar as fontes de recursos, capital, patrimônio e suas formas de controle

CONCEPÇÃO DA ESTRUTURA

a) Parte-se do instrumento legal que criou o organismo (lei, decreto, regulamento, estatuto, etc.) e, baseando-se nele, estrutura-se o organismo

b) Estrutura-se o organismo de acordo com seus objetivos, funções e processos, estabelecendo-se hierarquias, vínculos e canais de comunicação, representando-os em organograma e só então se elabora o decreto, regulamento ou estatuto

Estabelecer a estrutura

Representá-la em organograma

Elaborar a documentação

(Jurídico, Administrativa, etc.)

PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO

OU BIBLIOTECA• Conhecer os objetivos, propósitos ou

finalidades do organismo ao qual a biblioteca deverá servir e tomá-los como base na definição de seus propósitos e objetivos

• Decompor o trabalho a ser realizado para atingir tais objetivos em atividades, tarefas e rotinas, de modo a poder depois classificá-las e agrupá-las racionalmente

PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO

OU BIBLIOTECA - II• Quantificar o propósito ou dimensionar o vulto das

operações, a quantidade de executores para a efetiva realização dessas operações, a clientela, os requisitos de localização, de ambientação, de material, de equipamento, de recursos financeiros

• Definir as funções, descrevendo-as, para conhecer a seqüenciação e relacionamento das operações e atribuições e, daí, partir para a avaliação, que permitirá a classificação de cargos e as subdivisões do órgão

PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO

OU BIBLIOTECA - III

• Hierarquizar os órgãos e definir a autoridade: colocar, dentro de uma escala de valores estabelecida pela organização, os níveis ou categorias definidos no passo anterior.

(Obs.: Evitar excessos na criação de níveis hierárquicos, que só dificultam o controle direto)

PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO

OU BIBLIOTECA - IV

• Agregar os órgãos de acordo com os propósitos e objetivos a serem atingidos: reunir as funções relacionadas em um mesmo grupo

(A agregação de microestruturas deve ser sempre pela semelhança de objetivos a atingir, necessidade de apoio entre si e seqüenciação das operações naquele fluxo)

PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM ÓRGÃO

OU BIBLIOTECA - V• Estabelecer a rede de comunicações

administrativas– Centrífugas ou Descendentes (da cúpula para os

escalões mais baixos, por meio de informações, diretrizes, recomendações, etc.)

– Centrípetas ou Ascendentes (de baixo para cima; constituem-se em dados e fatos como acontecidos nos escalões intermediários, sob a forma de relatórios)

PASSOS PARA A ESTRUTURAÇÃO DE UM

ÓRGÃO OU BIBLIOTECA - VI• Controlar através de um sistema que

centraliza o fluxo de informações, determinando os canais de comunicação, o tratamento, conteúdo e forma de apresentação das informações, de modo a possibilitar o controle indireto pela orientação da seqüencia operacional

• Elaborar o organograma e o fluxograma, que são feitos em etapas sucessivas e revistas.

ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO

• Macrocefalia administrativa (excesso de níveis hierárquicos)

• Microcefalia administrativa (poucos níveis hierárquicos)

• Diluição de poder: conseqüência da macrocefalia, gerando uma estrutura informal

ERROS OU PROBLEMAS A EVITAR NA ESTRUTURAÇÃO - II

• Excesso de contatos funcionais: conseqüência da microcefalia, gerando muitos subordinados para um único chefe

• Incidência de autoridade: Incorreta delimitação de áreas, atribuições, competências e procedimentos, normas e diretrizes

• Integração ilógica: elementos com características diferentes no sistema

Tipos de estrutura

• Linear

• Funcional

• Comissional

• Mista

Estrutura linear

• Mais simples e antiga, baseada na autoridade linear (decorrente da unidade de comando).

• Tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais.

• Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade

ESTRUTURA FUNCIONAL

• Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções

• Proposta por Taylor

Estrutura mista

• Insere, na hierarquia, posições de assessoria ou aconselhamento, sem autoridade hierárquica

• Muito utilizada em instituições públicas

Estrutura Comissional

• Considera prioritário o compartilhamento de decisões e responsabilidade

• Prevê instâncias de deliberação coletivas, espalhadas por toda a estrutura organizacional