estudio de-factibilidad
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SELECCIÓN Y TOMA DE DECISIONES
NecesidadesEstudio
PreliminarPropuesta Proyecto
Necesidad no
confirmadaPropuesta
rechazadaProyecto no viable
(rechazado)
Acciones y decisiones para iniciar la ejecución de un proyecto
Identificación de necesidades
Estudio de Factibilidad
Presentaciónde Propuesta
Confirmar la necesidad
Determinar la viabilidad del proyecto
Tomar la decisión de iniciar el proyecto
¿Qué es lo que se hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué frecuencia se realiza? ¿Qué tan grande es el volumen de
transacciones o decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se
efectúan las tareas? ¿Existe algún problema? Si existe un problema ¿Qué tan serio es?
¿Cuál es la causa que lo origina?
El buen desarrollo de un estudio de factibilidad debe:
Contar con amplios conocimientos y experiencia en computación con el fin de hacer una buena estimación del tiempo de desarrollo.
Comprender la capacidad de las computadoras con el fin de planificar requerimientos bien fundamentados tanto de hardware como de software.
Recoger información amplia sobre las necesidades de los usuarios, con el fin de expresar lo más claro y completo posible, los objetivos y requerimientos del sistema a desarrollar.
El Estudio de Factibilidad es una etapa del desarrollo de un proyecto informático, que permite recopilar información relevante, que será la base para tomar la decisión de proceder o no con el diseño del sistema.
Esta etapa juega un papel importante en la construcción de todo proyecto informático
Para el desarrollo de un estudio de factibilidad se necesita la aplicación de las técnicas de recopilación de información tales como las entrevistas, con el fin de obtener la información necesaria.
La aplicación de estas técnicas implica la participación de las personas solicitantes del sistema y de los directivos responsables de la toma de decisiones.
La factibilidad se apoya en los principios fundamentales: Operativo, Técnico, Económico, de Cronograma y Legal. Un proyecto deberá satisfacer estos principios para iniciar el diseño del sistema.
Introducción
Descripción de la situación actual
Objetivos
Beneficios de automatizar
Requerimientos funcionales
Restricciones del sistema
Diagrama de contexto
Análisis de riesgos
Factibilidad técnica
Factibilidad operativa
Factibilidad económica
Factibilidad de cronograma
Factibilidad legal
Evaluación de alternativas
Conclusiones
Contiene un explicación básica del proyecto, la cual debe redactarse de forma simple y general. Puede describirse el alcance del proyecto y del producto. Puede incluir una referencia a la empresa, su giro de negocio, el impacto del sistema para la empresa.
Constituye una descripción comprensible de la situación actual, tanto para los usuarios como para el personal de desarrollo, con el fin de identificar el ámbito del software. Es una descripción detallada del problema que el software resolverá, indicando al mismo tiempo los procedimientos utilizados actualmente por la Institución que solicita el sistema.
Los objetivos del proyecto deben ser explícitos, los cuales se obtienen mediante las técnicas de recopilación de información, como las entrevistas a las personas, al grupo o al departamento que propone el proyecto, investigando qué problemas necesitan ser solucionados por el sistema, qué aspectos serán mejorados, cuáles son las expectativas de las personas en cuanto al sistema.
Identifica las ventajas o beneficios que obtendrá la institución con el desarrollo del sistema.
Los beneficios pueden ser de dos tipos:
• Beneficios tangibles, directos o cuantificables
• Beneficios intangibles o indirectos
Reducción de dependencias, oficinas, operaciones, funciones.
Reducción de personal.
Ahorro de insumos. Reducción del tiempo
de procesamiento -> incremento de ingresos por aumento de transacciones.
Disminución de capital estancado por stock.
Ahorro de costos de transacción para usuarios.
Disminución de equipos (p.e. número de impresoras).
Reducción de costos logísticos por atención a reclamos.
Mejora en la atención al cliente -> mayor satisfacción de los clientes.
Rapidez en la comunicación inter-empresarial.
Mejor imagen de la empresa -> mayor competitividad comercial.
Mayor satisfacción del personal.
Incremento del % de certeza en la toma de decisiones estratégicas.
Disponibilidad de la información de modo rápido y seguro.
Reducción de controles manuales.
Son los servicios requeridos por el usuario, deben ser completos y consistentes, es decir, son todas las características, funciones y especificaciones requeridas para solucionar el problema o mejorar la situación actual.
Al especificar los requerimientos del sistema, el analista NO debe actuar de manera REACTIVA (seguidor de orientaciones), sino, de manera PROACTIVA (proponer nuevas formas para alcanzar los objetivos de la empresa).
Identifican los límites del sistema originados por aquellos problemas o situaciones que el sistema NO está en capacidad resolver, por las limitaciones del ámbito del proyecto o de los recursos disponibles.
Muestra la relación existente entre las diferentes entidades externas con el sistema y establece el límite de información entre el sistema que se implementará y el entorno en que va a operar.
Constituye la previsión de los riesgos que podrían afectar el desarrollo satisfactorio del sistema, estos podrían ser de carácter técnico, presupuestarios, de personal, de tiempo, etc. así como plantear las posibles soluciones.
Es una medida del éxito de la puesta en práctica de la solución técnica específica y de la disponibilidad de los recursos y los conocimientos técnicos necesarios.
Presenta la tecnología que se requiere para alcanzar la funcionalidad y el rendimiento del sistema, contemplando tanto la disponibilidad de los recursos como la necesidad de nuevos recursos de hardware y software para el desarrollo y funcionamiento del mismo.
Elección del hardware
Elección del software
Elección del sistema de comunicaciones
Elección de los recursos humanos
Hacer un levantamiento de los recursos de hardware disponible.
Establecer la filosofía de procesamiento. Definir arquitectura. Pautar crecimiento para el mediano y largo
plazo. Definir grado de sofisticación técnica.
Hacer un levantamiento de los recursos de software disponible.
Determinar características del software y herramientas de desarrollo.
Establecer la metodología de desarrollo.
Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalación de sistemas.
Evaluación de la red disponible. Hacer un levantamiento de los recursos
de comunicación disponible. Establecer alcance geográfico del
sistema. Establecer los sistemas afectados. Establecer medio de enlaces. Fijar pautas para la arquitectura de la
red. Establecer los requerimientos globales.
Elección de los recursos
Sus conocimientos
La capacitación
Su personalidad
Equipos de trabajo de la organización
Equipos de trabajo externos
Trabajo en conjunto
Debe responder a las siguientes preguntas:◦ ¿Es práctica la tecnología o la solución propuesta?◦ ¿Existe o se puede adquirir la tecnología
necesaria para realizar lo que se pide?◦ ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica
para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema?
◦ ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones, sin importar el número y ubicación de los usuarios?
◦ ¿Los RRHH disponen de los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo el proyecto con la tecnología propuesta?
◦ Si se desarrolla el sistema ¿Puede crecer con facilidad?
Es la evaluación del impacto del proyecto sobre la organización.
Se refiere al pronóstico de si una vez instalado el sistema llegará a funcionar o a utilizarse.
La factibilidad operativa mide la aceptabilidad de la solución
Establecer el alcance de los cambios organizacionales.
Evaluar las normas, métodos y funciones organizacionales vigentes.
Evaluar el desarrollo organizativo alcanzado.
Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y su efecto sobre el proyecto.
Trazar una hipótesis de conflictos potenciales.
Definir roles y funciones.
Establecer criterios para planificar la capacitación del personal afectado.
Estimar beneficios operativos (Tangibles e intangibles)
Responde a las siguientes preguntas:◦ ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por
parte de la administración? ¿y por parte de los usuarios?
◦ ¿Existen barreras importantes para la implantación?
◦ ¿Los métodos que actualmente se emplean en la empresa son aceptados por los usuarios?
◦ ¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?
◦ ¿La productividad de los empleados será mejor después que antes de la implantación del sistema?
◦ ¿Se podrán los usuarios adaptar al cambio?
Es una medida del éxito que indica si un proyecto es razonable en el cumplimiento de su calendario.
Determina la probabilidad de cumplir con los plazos del proyecto.
Es una medida de la eficacia de los costos asociados a un proyecto o una solución.
A menudo recibe el nombre de análisis costo-beneficio.
Determina la totalidad de los gastos en que incurrirá la Empresa al incorporar el nuevo sistema, así como también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento luego de la implementación.
La justificación económica es comúnmente la consideración fundamental para la mayoría de los sistemas.
Mobiliario
Instalaciones eléctricas
Suministros
Sistema de Seguridad (física)
Cursos de Capacitación
Seguro
Fletes
Costo de la inversión (hardware, software y comunicaciones)
+
Costo de desarrollo (salarios, viáticos, capacitación, etc.)
+
Costos complementarios (mobiliario, instalaciones eléctricas, suministros, fletes, etc.)
_________________________________
=Costo inicial del proyecto
+
Costos recurrentes (mantenimiento, operación)
_________________________________=
Costo total del proyecto
La justificación económica es comúnmente la consideración fundamental para la mayoría de los sistemas.
Determina cualquier infracción, violación o responsabilidad legal en que podría incurrirse por el desarrollo del sistema.
Comprende un amplio rango de aspectos que incluyen los contratos, la responsabilidad, las infracciones y una serie de trampas frecuentemente desconocidas por el personal técnico.
El EF puede ser corto, de tipo preliminar, con niveles estimados de esfuerzo de personal, instalaciones, materiales y costos, o bien, puede ser una evaluación completa de las necesidades del proyecto.
En casos de proyectos grandes, el cliente puede requerir de un estudio preliminar que fundamente el proyecto. En tales casos, el EF mismo puede ser tratado como un proyecto.
La propuesta es presentada por el analista, el cual es el responsable de hacer un análisis que soporte mejor la decisión del ejecutivo, el cual antes de tomar la decisión deberá considerar los beneficios tangibles como los intangibles.
Cuando se presenta dificultad en alguno de los factores o factibilidades (técnica, operativa, económica, de cronograma o legal) se debe tomar la decisión de NO continuar con el proyecto.
Una vez que se decide continuar el proyecto ha iniciado.
Constituye una evaluación de los enfoques alternativos al desarrollo del sistema, entre los cuales se pueden considerar:
Comprar la aplicación informática (o adquirir la licencia del software ya desarrollado)
Adquirir componentes de software reutilizables para luego modificar e integrar para satisfacer necesidades específicas.
Construir el software de manera personalizada, por medio de un contratista externo para satisfacer las necesidades específicas.
Estas alternativas pueden considerar características del software y del hardware. Se presenta una justificación de cada una de las alternativas propuestas definiendo sus ventajas y desventajas.
La decisión de desarrollar o comprar se basa en las siguientes condiciones:
¿El producto de software estará disponible antes que el software desarrollado de manera interna?
¿El costo de adquisición más el costo de personalización será menor que el costo de desarrollar el software de manera interna?
¿El costo del soporte técnico externo será menor que el costo del soporte técnico interno?
Estas consideraciones se aplican a cada una de las opciones de adquisición.
Para tomar la decisión sobre desarrollar o comprar se deben considerar muchos factores – no solo el precio – durante el proceso de toma de decisión, entre ellos:
◦ Disponibilidad del desarrollador-vendedor-contratista.
◦ Experiencia del desarrollador-vendedor-contratista.
◦ Concordancia con los requisitos.◦ Políticas locales.◦ Capacidad de adaptabilidad al cambio.
En las organizaciones donde hay una serie de proyectos candidatos, son presentadas varias propuestas para consideración.
Los métodos utilizados para realizar una selección óptima de proyectos y decidir si proceder sobre una propuesta de proyectos son efectivamente variados. Cada compañía u organización tiene sus propios procedimientos especiales.
La asignación de recursos (económicos, de personal) se vuelve una consideración importante, debido a que los proyectos candidatos compiten por los mismos recursos.
Análisis Costo-Beneficio
Matriz de evaluación.
Matriz de evaluación por ponderación.
Relación Costo-Beneficio.
Punto de Equilibrio.
Valor Presente Neto.
Tasa Interna de Retorno.
Pasos:◦ Determinar el costo total de cada alternativa.◦ Determinar los beneficios en $ (total
ingresos incrementados y/o reducción de gastos) para cada alternativa.
◦ Poner las cifras de los costos y beneficios en la relación beneficios para cada alternativa.
costos◦ Comparar los resultados de la relación para
las alternativas propuestas
La mejor alternativa es aquella con relación mas alta beneficios a costos
Alternativas A B C
Costos 65,000 70,000 55,000
Beneficios 80,000 120,000 90,000
Relación C/B 1.23 1.71 1.63
El punto de equilibrio es el tiempo que tomaría para que el total de los ingresos incrementados (TII) y/o la reducción de gastos (RG) sea igual al costo total.
PE = Costo x vida útil
Beneficios
La mejor alternativa es aquella que alcanza mas pronto el punto de equilibrio
Alternativas A B C
Inversión 65,000 70,000 55,000
Beneficios 80,000 120,000 90,000
Punto de equilibrio 48.75 35 37
Vida Útil = 60 meses
El VPN representa el Valor Presente (VP) menos la cantidad de la inversión inicial.
El VP es calculado utilizando el costo del capital a futuro a partir de una tasa de interés. El propósito es convertir el Valor Futuro del dinero en Valor presente.
VPN = Beneficios – Inversión inic
(1 + Tasa de interés) VPLa mejor alternativa es aquella que alcanza el mayor VPN.Si el VPN es menor que cero implica que hay una perdida a una cierta tasa de interés.
Alternativas A B C
Inversión Inicial 65,000 70,000 55,000
Beneficios 80,000 120,000 90,000
VP 66,666 100,000 75,000
VPN 1,666 30,000 20,000
Tasa de Interés = 20%
La Tasa Interna de Retorno (TIR) es aquella tasa de interés que hace que el valor actual neto sea igual a cero
0 = VPN = Beneficios – Inversión inic(1 + TIR)
TIR = Beneficios – 1 Inv. Inicial
Alternativas A B C
Inversión Inicial 65,000 70,000 55,000
Beneficios 80,000 120,000 90,000
TIR 23.07% 71.43% 63.63%
Una inversión es aceptable si su TIR excede al rendimiento requerido (interés deseado). De lo contrario, la inversión no es provechosa.
En esta técnica cada proyecto se evalúa de acuerdo a ciertos factores.
Los criterios utilizados en la evaluación deben ser decididos por un comité que determine los aspectos de importancia para la organización.
Factores a evaluar Pr. 1 Pr. 2 Pr. 3 Pr. 4 Pr. 5
1. Costo de desarrollo 5 2 1 3 4
2. Tiempo de desarrollo 4 3 1 2 5
3. Factibilidad técnica 3 1 2 4 5
4. Riesgos potenciales 3 2 1 5 4
5.Concordancia con los
objetivos empresariales
5 2 3 1 4
Totales 20 10 8 15 22
El valor mas alto determina la situación óptima o más deseable. El valor asignado refleja la importancia del peso del criterio particular.El proyecto 5 con un total de 22 es el proyecto más atractivo para perseguir basado en estos criterios y factores de peso.
Pi = ∑j PAji: Puntaje Factor j Proyecto i
Esta metodología propone obtener un puntaje para cada una de las soluciones a evaluar.
Si existiera una sola alternativa, el puntaje deberá ser calculado de todas maneras para soportar como se tomo la decisión de optar por la solución.
Los factores a evaluar son: efectividad, plataforma tecnológica, calidad técnica de la solución y ahorro de costos operacionales.
Factores a evaluar Ponderador Pr.1 Pr. 2 … Pr. n
Efectividad X% EF1 EF2 EFn
Plataforma tecnológica Y% PT1 PT2 PTn
Calidad técnica Z% CT1 CT2 CTn
Ahorro de costos oper. W% AC1 AC2 ACn
Total 100% P1 P2 Pn
Pi = ∑j PPji * Ponderadorj
Los puntajes pueden interpretarse de la siguiente forma:Cumple totalmente – 100
Cumple adecuadamente : 80 – 99Cumple con restricciones: 60 – 79Cumple con muchas restr:40 – 59No cumple : 0 – 39
Factores a evaluar Ponderador Pr.1 Pr. 2 Pr. 3
Efectividad 30% 100 80 60
Plataforma tecnológica 25% 60 100 100
Calidad técnica 35% 40 80 60
Ahorro de costos oper. 10% 50 40 60
Total 100% 64 81 70
Pi = ∑ PAji * Ponderadorj
En este caso, el resultado del análisis es el siguiente:
Pr. 1: Cumple con restriccionesPr. 2: Cumple adecuadamentePr. 3: Cumple con restricciones
Tomar decisiones en forma secuencial a medida que las propuestas de inversión van surgiendo, tiene la ventaja aparente de que no habrá ningún retraso en la aceptación e implantación de propuestas altamente productivas.
Tomar decisiones en forma periódica sobre un grupo de propuestas, tiene la ventaja de que el tomador de decisiones realizará solo aquellas propuestas que presenten mayor atractivo, sobre todo en el caso de tener fondos limitados para inversión.