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Administración de proyectos

TERMINACIÓN DEL PROYECTO

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INTRODUCCIÓN

La cuarta y ultima fase del ciclo de vida del proyecto es la terminación o cierre

del mismo.

Esta fase comienza después de que el trabajo se ha completado.

El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo; con el

fin de mejorar el desempeño en el futuro.

Se incluyen varias acciones para cerrar el

proyecto en forma adecuada. Estas deben

considerarse e incluirse en el plan inicial

Estas actividades podrían incluir:

Organización

Archivo

Pagos finales

Realización de reuniones de

evaluación posteriores

La fase de terminación empieza:

Cuando el desempeño del proyecto se completa y el resultado es aceptado

Puede ser formal cuando tiene que pasar un conjunto

de pruebas que se establecieron en el contrato

Se debe verificar que se hayaentregado el servicio o producto

El contratista o la empresa se debe asegurar que las copias

de la documentación apropiada se organicen y

archiven.

Asegurar que el cliente haya hecho todos los

pagos a subcontratistas o consultores y por cualquier material

comprado.El gerente de proyecto

debe preparar la evaluación por escrito

del desempeño de cada miembro del equipo.

Realizar reuniones de evaluación posteriores al proyecto.

Ningún proyecto exitoso debe terminar sin algún

tipo de celebración.

El propósito es evaluar el desempeño del proyecto, determinar si los beneficios se lograron cumplir e

identificar las mejoras en el desempeño futuro.

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Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto

Internamente deben realizarse 2 evaluaciones

EVALUACIÓN INTERNA

INDIVIDUALES

GRUPO

Evaluación interna

Individual

Los miembros del equipo

Grupo

Todo el equipo del proyecto

El gerente del proyecto debe sostener una reunión

individual con cada uno delos miembros del equipo.

Reuniones individuales

Resúmenes individuales

Revelaciones

confidenciales

Identificar

temas comun

es

Hablar directam

ente

Proporciona

Permite

Finalmente

Contiene

Reuniones de Grupo

Discute lo ocurrido

Identificar recomendacione

s

Proporcionar una agenda de evaluación

REUNIONES EN GRUPO

Proporcionar una agenda de evaluación

Desempeño Técnico

Se analiza el desempeño real con los cambios que se

hicieron y ver las consecuencias que trajeron

consigo.

Desempeño en cuanto a costos

Comparativo de los costos finales y reales con los

presupuestos originales, si el contrato fue rentable.

Desempeño del programa

Igual es una comparación y se observa el tiempo que

tardo en terminar el proyecto

Planeación y control del proyecto

Se analiza el nivel de detalle de la planeación

Relaciones con el cliente

La comunicación y participación del cliente

en el proyectoRelaciones de equipo

La coordinación y comunicación.

Comunicación

Identificación y solución de problemas

Soluciones

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RETROALIMENTACIÓN DEL

CLIENTE

RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

Para esta se debe hacer una reunión con el cliente para la evaluación posterior a la terminación del proyecto. El propósito de esta junta debe ser si el proyecto proporcionó al cliente los beneficios anticipados, evaluar le nivel de satisfacción del cliente y obtener retroalimentación del mismo.

Entre los participantes de la reunión se debe incluir a al gerente de proyecto, a miembros clave del equipo y a representantes importantes de la organización del cliente que estén relacionados con el proyecto.

El gerente del proyecto es el que debe efectuar la programación de la reunión para el momento en el que el cliente esté en posición de decir si el proyecto cumplió con las expectativas y logro los beneficios previstos.

¿Como lograr la Retroalimentación?

Idealmente el contratista debe sentarse con el cliente y formularle preguntas abiertas. Esto ayudara a que el cliente mencione directamente las partes del proyecto con las cuales esta satisfecho e insatisfecho.

Si el cliente está satisfecho:

Primero, el contratista debe preguntar al cliente respecto a cualquier otro proyecto que pudiera realizar (quizá sin pasar por un proceso de competencia por la SDP)

Si el cliente está satisfecho:

Segundo, el contratista debe solicitar autorización al cliente para mencionarlo como referencia con otros clientes

La otra forma para lograr recibir la retroalimentación del cliente con respecto a su satisfacción con los resultados del proyecto es por medio de una encuesta de evaluación posterior a la terminación del proyecto.

Puntos a Tratar

¿Qué tan completo fue el alcance de trabajo? Calidad de trabajo Desempeño del programa Desempeño del presupuesto Comunicación Relaciones con el cliente Desempeño general

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Cancelación del proyecto

El costo podría incrementarse mas de lo previsto.

Otro es un cambio en la economía de la empresa

Por sus bajas ventasO si la empresa es adquirida por otra

Puede haber circunstancias en la cuales se requiera que un proyecto se cancele antes de

terminarlo

El cliente también puede cancelar el proyecto

Debido a su insatisfacción

Puede contratar a otro contratista para

que termine el proyecto

Las consecuencias posibles de la cancelación de un cliente insatisfecho son:

El contratista puede sufrir una perdida financiera

La reputación del contratista se dañaríaNo habría negocios futuros

Una manera de evitar la cancelación de un proyecto por un cliente insatisfecho seria:

Monitorear su nivel de satisfacción a lo largo del proyecto

Aplicar acciones correctivas a la primera señal de insatisfacción

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Conclusión

ASEGURARSE…

Todas las facturas hallan sido pagados

Todos los pagos hallan sido cobrados

Todos lo paquetes de trabajo hallan sido terminados

EVALUACIÓN POSTERIOR A LA TERMINACIÓN DEL PROYECTO

Que tan completo fue el alcance de trabajo?

Calidad del trabajo

Desempeño del programa

Desempeño del presupuesto

Comunicación

Relaciones con el cliente

Desempeño general

Conclusión

Durante la elaboración de un proyecto se debe llevar a cabo un monitoreo del avance real con

respecto al planeado y al concluir cada paquetes de trabajo hacer un análisis general

de estas funciones.

Plasmar los resultados de manera grafica explicita y sencilla.

Al juntar todos los análisis generales de los paquetes de trabajo y crear un reporte general del

desempeño real evaluado con el planeado se convertirá en una herramienta muy útil al momento

del cierre del proyecto y al presentarle los resultados al cliente.

Útil para presentación de referencia para proyectos similares en el futuro.

Evidencia de capacidad de alcance y posiblemente usarse como referencia basa para

promesas te términos de proyectos similares pero mas cortos, se le podrá dar seguridad al cliente de que se terminara en tiempo y forma.

INTEGRANTES

Galicia Gutiérrez Joel E.López Torres MoisésMontes Tenorio Crys

Rivas Ávila EdgarValdez Reyes Herolinda