UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE FILOSOFÍA LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN

INTEGRANTES:MARGARITA QUILO

MÓNICA HAROARMANDO PALACIOS

BEATRIZ LECHÓNNOEMÍ SANGOLUISA

MSC. KARLITA MUÑOZCURSO: 4to “B”

AÑO LECTIVO: 2013

ETAPA DE LA ORGANIZACÍON EN EL

PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN(SEGÚN DIFERENTES AUTORES)

• Estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, nivelesy actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivosseñalados.

AGUSTÍN REYES PONCE

• Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los finesestablecidos creando unidades administrativas, asignando en su casofunciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo lasrelaciones que existe entre dichas unidades.

EUGENIO SISTO VELASCO

• Coordinación de las actividades de todos los individuos que integran unaempresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posiblede los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los finesque la propia empresa persigue.

ISAAC GUZMÁN VALDIVIA

• La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de sereshumanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones eintegra sus actividades hacia objetivos comunes.

JOSEPH L. MASSIE

• Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, asignar a cadagrupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo ycoordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de laempresa.

HAROLD KOONTZ Y CYRIL O’DONNELL

LA ORGANIZACIÓN

Es una Función administrativa

Que consiste

En

Definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas

ELEMENTOS BÁSICOS

ELEMENTO HUMANO

LOS ELEMENTOS

FÍSICOS Y MATERIALES

LA EMPRESA O

INSTITUCIÓN

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Estructura

Implica el establecimiento del

marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que

establece la disposición y correlación de

funciones, jerarquías y actividades necesarias

para lograr los objetivos

Sistematización

Todas las actividades y recursos de la

empresa deben de coordinarse

racionalmente a fin de facilitar el

trabajo y la eficiencia

Agrupación y asignación de actividades y

responsabilidades

Organizar implica la necesidad de

agrupar, dividir y asignar funciones a fin fe promover la especialización

Jerarquía

La organización, com

o estructura, origina la necesidad de establecer niveles

de responsabilidad

dentro de la empresa

Simplificación de funciones

Establecer los métodos mas sencillos para

realizar el trabajo de la mejor

manera posible

AUTORIDAD

Se manifiesta a través de órdenes concretas y debe interpretarse como la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido.

Existen la autoridad de:

• Formal (Liderazgo, Carisma) Es la que ha sido consistentemente definida para hacerfrente a los objetivos.

• Operativa .- Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino másbien da facultad para decidir sobre determinadas acciones.

• Técnica .- Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertosconocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia.

• Personal.- Es aquella que poseen ciertas personas en razón de sus cualidadesmorales, sociales, psicológicas, etc., que los hacen adquirir un ascendienteindiscutible sobre los demás, aun sin hacer recibido autoridad formal ninguna.

• Informal.- ( se da dentro de los compañeros)

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NDE LA ESPECIALIZACION.- Cuando más se divide el trabajo, se obtiene mayoreficiencia, precisión y destreza.

DE LA UNIDAD DE MANDO.- Para cada función debe existir un solo jefe.

DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD, OBEDIENCIA.- Debe precisarse el grado deresponsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciendoal mismo tiempo la autoridad correspondiente.

DEL EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN, CONTROL.- A cada grado de delegación debecorresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar launidad de mando.

TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

LOS ORGANIGRAMAS

• Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

• SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:

Un elemento (figuras)

La estructura de la organización

Los aspectos más importantes de la organización

Las funciones

Las relaciones entre las unidades estructurales

SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, este muestra:

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia

Las comunicaciones y sus vías

Las vías de supervisión

Los niveles y los estratos jerárquicos

Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

Las unidades de categoría especial.

UTILIDAD

• Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

• La división de funciones. • Los niveles jerárquicos. • Las líneas de autoridad y responsabilidad. • Los canales formales de la comunicación. • La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. • Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. • Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la

empresa en cada departamento o sección de la misma.

ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

• Mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de líneas.

• Los cargos del mismo nivel jerárquico deberán tener nombres equivalentes o que indiquen el nivel.

• Los cargos auxiliares o de asesoría deberán permanecer aproximados al órgano principal respectivo.

Tipos de Organigramas:

• 1

POR SU FINALIDAD

informativo informalformalanalítico

como información accesible a personas no especializadas

cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

representa el modelo de

funcionamiento planificado o

formal de una organización

análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional

Tipos de Organigramas:

POR SU ÁMBITO

Generales

Contienen información

representativa de una organización hasta determinado nivel

jerárquico

Específicos

Muestran en forma particular la

estructura de un área de la organización.

Ejemplo de Generales

Ejemplo de Específicos

Tipos de Organigramas:

Este grupo se divide en tres

tipos de organigramas

POR SU CONTENIDO

Funcionalesprincipales funciones que tienen asignadas

Integrales

Son representaciones gráficas de todas las

unidades administrativas

De puestos, plazas y unidades

ndican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas

existentes

Ejemplo de Integrales

Ejemplo de Funcionales

Ejemplo de : organigrama De puestos, plazas y unidades

Tipos de Organigramas:Este grupo se

divide en cuatro tipos

de organigramas

PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN

GRÁFICA

Verticales

Horizontales

Mixtos

De Bloque

Circulares

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:

I. Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir de la autoridad, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

II. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas.

III. Mixtos: Este tipo se utiliza en combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de representación gráfica , en organizaciones con un gran número de unidades en la base.

IV. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos

V. Circulares: En este tipo, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

VENTAJAS

Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción

• 1

Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

Muestra quien depende de quién

VENTAJAS

Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles

• 1

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal

DESVENTAJAS:

* No muestra más que las relaciones formales

Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales

No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales

MANUALES: Sirviendo como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soportepara la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, enla cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de laempresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

CUADROS OCUPACIONALES: Permite la optimización de recursos, al reducirdesplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar el funcionamientoorganizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, laeliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación otabulación del trabajo.

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Permite la optimización derecursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejorar elfuncionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución defunciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y lanivelación o tabulación del trabajo.

DIAGRAMAS DE OPERACIONES O DE PROCESOS: permiten identificar los problemas y lasoportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya quepermite identificar los pasos redundantes, los flujos de los procesos , los conflictos deautoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

ERRORES de ORGANIZACIÓN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD

MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)

EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)

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