etapas del ciclo vital del documento
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Trabajo de la asignatura Gestiòn Documental II en desarrollo de la unidad 3TRANSCRIPT
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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
YENI RUBIANO
YISNEY ARIAS
WILDER JARAMILLO RIOS
TUTORA
LUZ MARINA ARIAS GONZÀLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
ARMENIA
2015
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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
YENI RUBIANO
YISNEY ARIAS
WILDER JARAMILLO RIOS
Trabajo presentado para cumplir con
Objetivos de la 3a Unidad:
GESTIÓN DOCUMENTAL ll
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
ARMENIA
2015
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CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÖN…..............................................................................................5
OBJETIVOS…………………………………………………………………………….6
OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………...6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………………………….6
1. ¿Qué son las agrupaciones documentales?.....................................................7
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción…………………… 7
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos……......7
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?................................................................8
5. ¿Qué implica la clasificación?..........................................................................8
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno
de ellos?................................................................................................................9
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización
en la Clasificación?.............................................................................................10
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?............................10
9. ¿Qué son unidades documentales?...............................................................11
10. Defina unidad documental simple y unidad documental compleja y dé dos
ejemplos de cada una………………………………………………………………...12
11. Defina tipos documentales y dé 3 ejemplos…………………………………..12
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases?..............13
13. Teniendo en cuenta los procesos de la gestión documental, cada integrante
debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son
las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con
fotografías o imágenes libres de derechos de autor………………………………14
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e
Histórico)……………………………………………………………………………….29
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se
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llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías)…………………………………...........................................................31 16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción hasta su conservación definitiva o
eliminación………………………………………………………….….34
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una
de estas fases o etapas………………………………………………36
CONCLUSIONES……………………………………………………………………..39
REFERENCIAS…………………………………………………………………….....40
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INTRODUCCIÓN
La administración documental tiene sentido al aparecer masas documentales que
se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o
instituciones. Dentro de la gestión documental que éstas hacen, la edad de los
documentos está demarcada por la cantidad de uso o por el progresivo
decrecimiento del valor para la tramitación.
Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de la administración
de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando
se detecta que los documentos al igual que todo ser viviente, tienen un momento de
creación (Nacimiento), trámite y vigencia (Vida productiva), plazo precaucional
(Tercera edad) y destino final, que en el caso de los documentos se presenta de dos
formas: Destrucción (Muerte) o conservación (Recuerdos).
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Reconocer la importancia de los procesos de la gestión documental en las
entidades.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las etapas del ciclo vital de los documentos de archivo
Conocer algunas políticas de conservación documental
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1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
QUE SON AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
Son el conjunto de documentos generados por una entidad o empresa, a medida
que van desempeñando sus actividades o funciones van originando los fondos,
secciones, subsecciones, series y subseries documentales de acuerdo a la
estructura del organigrama interno.
FONDOS: Es el conjunto de documentos en diferentes soportes generados por una
entidad.
SECCION: Es la unidad administrativa que produce los documentos.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo.
SUBSERIE: Unidades documentales que forman parte de una serie.
2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN.
CLASIFICACION: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad productora. ORDENACION ARCHIVISTICA: Es una operación archivística que se realiza dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series cronológicas o alfabéticas. DESCRIPCION ARCHIVISTICA: Es la representación precisa y detallada de una unidad documental, obtenida mediante la clasificación y ordenación de la información para mayor identificación y localización de estas.
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
La diferencia radica en que la ORGANIZACIÓN es el conjunto de procesos que se aplican a la estructura de un fondo documental de una entidad, lo cual hace diferencia con la ORDENACION ya que este es uno de los procesos que van dentro de la organización de una unidad administrativa al interior de una entidad.
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4. QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN? La estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales que resulten correspondan a las subdivisiones que conforman la entidad.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA ORGÁNICA
FONDO DOCUMENTAL ENTIDAD
SECCIONES DOCUMENTALES DEPENDENCIAS MAYOR JERARQUÍA
SUBSECCIONES DOCUMENTALES GRUPOS DE TRABAJO
5. ¿Qué implica la clasificación?
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta
la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo
de su gestión.
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6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste
cada uno de ellos?
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR): Identifica los creadores de los
documentos, que pueden ser:
Institucionales (Fondos Documentales) que están referidos a la totalidad de los
documentos producidos por una entidad.
Administrativos (Secciones y Subsecciones Documentales) donde la procedencia
está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o
secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura
orgánica.
ORDEN ORIGINAL: Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos
administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para
el desarrollo de un trámite. Se relaciona con las Unidades Documentales en las que
se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por
función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los
que fue creada.
FUNCIONES: En la clasificación, las funciones determinan las series que
corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de
actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los
objetivos encomendados a cada dependencia.
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7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación?
Funciones Comunes: Son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven
de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (Personal,
presupuesto, asuntos jurídicos, etc.).
Funciones Específicas: Desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón
de ser, haciéndola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las
áreas técnicas.
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES: En este paso se identifican las
Agrupaciones Documentales: Fondo, Sección, Subsección, a partir de la
información contenida en los actos administrativos de creación y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.
De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse
los siguientes fondos documentales:
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ESTRUCTURA ORGÀNICA: Identificar las Subsecciones y Secciones
Documentales relacionadas con la documentación producida por cada una
de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos
se subdividen.
Ejemplo: Manuales de funciones, organigramas, reglamentos internos, manual de
procedimientos, entre otros.
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: Se identifican con las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los
objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece
trámites y procedimientos administrativos que se reflejen en la producción
documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa.
9. ¿Qué son unidades documentales?
UNIDADES DOCUMENTALES
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
Puede ser simple o compleja.
La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en
las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas; sin
embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad
documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las demás y
un contenido informativo homogéneo.
Por ejemplo un Informe, es el documento que registra los hechos o
investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio
o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razón social, seguido
de la dependencia que lo origina, título, fecha, autor o responsable, texto y firma.
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10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y
de dos ejemplos de cada una.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (documento)
Se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta
unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es. No todas las unidades
documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los
expedientes están formados por unidades documentales simples.
Ejemplo:
una fotografía
un informe, etc.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA
Cuando está integrada por diferentes tipos documentales de diversa índole y que
responden a una secuencia dentro del trámite respectivo formando un
expediente.
Ejemplo:
Hojas de vida.
procesos jurídicos.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
TIPO DOCUMENTAL Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Ejemplos:
Comprobante de pago
Tramites de licencias
Memorando
Libro de caja.
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12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Fases
Archivos históricos
son aquellos a los que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación
permanente, dad que cobran especial valor para la
investigación, la ciencia y la cultura. Son documentos de conservación permanente.
Archivos de
gestiónComprende toda la documentación
que es sometida a continua utilización y consulta
administrativapor las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.Archivos centrales
En el que se agrupan documentos que por disposición de la tabla de
retención documtal son transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y es objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
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13. Teniendo en cuenta los procesos de la gestión documental, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de autor.
Participación: Yisney Arias
Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Dirección: Carrera 8 No 6C-38 Bogotá D.C.
PLANEACIÓN
En el marco del Sistema Único de Gestión, es requisito que en la revisión de
los procesos, de sus caracterizaciones y procedimientos se realice una
evaluación detallada de las actividades que generan documentos, a fin
establecer su pertinencia y si estos generan valor agregado, al igual que se
evalúe la oportunidad de automatizarlos. Se debe prestar especial atención
a que las dinámicas de optimización de procesos. No generen ausencia de
evidencias documentales.
PRODUCCIÓN
Diseño de la documentación requerida para el proceso: se deben identificar
los documentos requeridos para esta teniendo en cuenta las actividades que
desarrollan las dependencias y el diseño de los procesos.
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GESTIÓN Y TRÁMITE
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad
existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
Identificación del trámite
Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta.
Se controla este proceso de respuesta a comunicados a través de un
programa llamado SIED (Sistema Integrado Electrónico Documental),
donde cada documento es ingresado a este sistema para su consulta.
ORGANIZACIÓN
La organización de archivos u organización documental inicia en las
diferentes oficinas que hacen parte de cada una de las dependencias del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuya actividad se ejerce sobre cada
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uno de los documentos que se producen como resultado de la ejecución de
las funciones misionales de cada dependencia que se encuentran
mencionadas dentro de la estructura orgánica del Ministerio. Esta
organización se realiza con la conformación de cada uno de los expedientes
que hacen parte de las diferentes series documentales plasmadas en la tabla
de retención documental de la misma.
La documentación de apoyo que se conserva en los Archivos de Gestión
deben ser organizados sin proceso de foliación, conservados en carpetas de
yute y relacionados en el Formato Único de Inventario Documental,
contribuyendo con esto a la disminución del uso de AZ, recuperación en el
menor tiempo posible de la información y control de la información.
TRANSFERENCIA
Las transferencias primarias deben obedecer al Cronograma de
Transferencias que se elabora en conjunto con las dependencias entre los
meses de noviembre y diciembre, del año inmediatamente anterior
Las Transferencias Secundarias, obedecen a tos procesos de valoración que
realizará el Ministerio a partir de enero y establecerá el cronograma de
transferencias en concordancia con lo establecido en el Decreto 1515 de
2013, en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos
de valor histórico al Archivo General de la Nación.
El Ministerio cuenta con un modelo de archivo descentralizado por grupos o
direcciones, para los Archivos de Gestión y un Archivo Central que custodia
las transferencias primarias.
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DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
La disposición final de documentos es el resultado de la valoración
documental de acuerdo al ciclo de vida de los documentos y las funciones
de la entidad productora.
Eliminación
La decisión sobre la eliminación de los documentos es responsabilidad del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, Grupo de Trabajo Gestión
Documental de la entidad y del Coordinador de archivo de la misma.
La eliminación de documentos se realizará mediante picado, y cuando dicha
actividad se realice por un tercero y fuera de las instalaciones del Ministerio,
se realizará en presencia de un funcionario de la Oficina de Control Interno
del Ministerio. Previamente a la eliminación, se debe elaborar et inventarlo
de la documentación a eliminar con la respectiva acta. El papel picado se
entregará al Programa de Gestión de Ambiental, con el fin de que se realice
la disposición adecuada del mismo.
Una vez se haya realizado el proceso de valoración documental y si así se
decide, se transferirá al Archivo General de la Nación los documentos de
valor histórico o de conservación permanente o declarados como Bienes de
Interés Cultural -BIC, existentes en el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
PASAR
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PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
De manera permanente, la administración debe proveer el mobiliario
adecuado y mantener la infraestructura física para la conservación y
preservación a largo plazo de los archivos del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, acorde al formato en que se encuentren.
VALORACIÓN
La valoración será realizada por el Grupo de Gestión de Información o por
un tercero debidamente calificado para tal actividad.
Como herramienta metodológica para la realización de la valoración, se
define para el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Ficha de
Valoración, la cual debe contener la siguiente información:
a. INFORMACIÓN BÁSICA
Denominación de la serie
Oficina productora
Finalidad de la gestión
Legislación
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Documentos que forman el expediente
Efectos legales de los datos que contiene la serie documental
Acceso a la información que contiene la serie documental
Fechas extremas de la serie documental
Volumen de la documentación expresado en metros lineales
Sistema de ordenación
Tipo de soporte
Presentación
Ubicación de la documentación
b. VALORACIÓN
Criterios de evaluación
Propuesta de disposición final
Observaciones
Participación: Yeni Rubiano
Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Dirección: Cr 30 # 40-34, Bogotá D.C.
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Planeación: La estructura se da de acuerdo a las necesidades de los
usuarios como medio de apoyo a la gestión contractual y pos contractual en el fondo de desarrollo local de suba.
Producción: Apoya los temas relacionados al Plan de Desarrollo Local,
también hace seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias que la ciudadanía, también se articula a las instancias de participación local y distrital y todos estos documentos viven un nivel de producción diario debido a la cantidad de requerimientos que se presentan.
Gestión y trámite: Se inicia en el momento que se recepción el documento
en que hace la solicitud o trámite el ciudadano, luego se verifica que la información coincida con funciones de la entidad y se diligencia una planilla de control y luego se hace entrega al área para que realice su proceso de acuerdo al tema, pero estos documentos no tienen disposición final sino hasta que sea resuelto al 100%.
Organización: Estos documentos son organizados en orden cronológico
en carpetas identificadas según el tipo de solicitud que se hace (reclamaciones, derechos de petición, quejas, etc.), en un archivo único que existe dentro de la entidad el cual se podría definir central pues allí se conservan las carpetas mientras es solucionado el requerimiento.
Transferencia: luego de ser resuelto los tramites en cajas x-200
debidamente rotuladas con el nombre de la entidad y un número consecutivo de caja y las carpetas rotuladas una a una con la misma información que se digita en base de datos con que se queda la entidad, son enviadas cada seis meses que se hace cierre de semestre a una bodega que tiene la alcaldía mayor de Bogotá para estas entidades y se dejan allí hasta que cumplan su tiempo de permanencia, son ubicadas por entidades en general en caso de ser consultadas.
Disposición de documentos: Este proceso lo realiza personal capacitado
que se encuentra en estas bodegas y son estos los que le aplican el alistamiento y conservación final a los documentos en caso de aplicarlo, pero de la entidad tal cual se fueron generando los documentos.
Preservación a largo plazo: Conoce solamente el proceso de
digitalización.
Valoración: Los documentos que son solo de información, sobre niveles de capacitación y programación de actividades para los ciudadanos no se les aplican estos procesos solo se informa al personal correspondiente y se utilizan para reutilizar o para hacer productos de aseo para la misma entidad, pero los demás documentos son consultados por las TRD que tienen en la entidad.
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Participación: Wilder Jaramillo
Entidad: ECOPETROL S.A.
Dirección: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali
Ecopetrol S.A. es la empresa más grande del país y la principal compañía
petrolera en Colombia. Por su tamaño, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de
las 35 petroleras más grandes del mundo y es una de las cuatro principales
de Latinoamérica.
CIUDAD O MUNICIPIO: Santiago de Cali
TELÉFONO:(57) (2) 8886140
WEB: www.ecopetrol.com.co
FUNCIÓN PRINCIPAL DEL ARCHIVO:
Conservar y custodiar la documentación
generada por la Empresa prestadora de
servicios especializados del sector de
hidrocarburos, distribución de energía y
servicios técnicos para la industria.
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RECEPCIÓN Y TRÁMITE DEL DOCUMENTO:
Unidad de Correspondencia
La recepción de la documentación tanto interna como externa se realiza
exclusivamente en el CGC (Centro de Gestión de Correspondencia) cuyo horario
de atención se establece de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. en jornada continua de lunes a
viernes.
Cada oficio que llegue en sobre cerrado con destino a la entidad, será considerado
como documentación oficial e institucional y por lo tanto debe ser abierto y radicado
oportunamente, al igual que la copia del usuario que remite.
Se debe proceder con especial cuidado con las comunicaciones que presenten
señales sospechosas, entre otras: correspondencia sin datos del remitente o para
devoluciones de correo, sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel
metálico que sobresalgan, sobres o empaques con manchas de aceites o
decoloraciones, y así cualquier correspondencia que a vista se vea no apta para
radicar.
Correspondencia Externa
Obedece a toda correspondencia relacionada con la gestión y funciones de la
entidad, producida por otras entidades o personas naturales, para dar trámite
oportuno a estas solicitudes se deja constancia de la fecha de recepción por medio
del radicado del documento.
Radicación De Correspondencia Externa
Toda la documentación a radicar que llegue a nombre de la entidad, se ingresa a
software con los siguientes datos:
Identificación del remitente
Entidad persona natural o jurídica
Fecha del documento
Identificación de la dependencia y destinatario de la unidad
Canal por el cual se recibió (fax, correo o personal)
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Numero de radicación de origen
Referencias y/o asuntos
Numero de folios
Numero de anexos
Fecha de radicación del documento
Correspondencia Interna
Recepción por Ventanilla
El funcionario puede ir personalmente a dejar la correspondencia en caso fortuito o
urgente para la ejecución de un trámite. La oficina de correspondencia realiza una
verificación de cada oficio que llegue para ser radicado, este debe cumplir con los
siguientes requisitos:
El oficio debe tener original y dos copias
Imagen corporativa
El documento no debe presentar enmendaduras o tachados
El documento se elabora con las normas vigentes establecidas por la entidad
Después de validar el contenido y diseño del oficio se prosigue con la radicación
La oficina de correspondencia se encuentra con la facultad de devolver al
funcionario productor, la correspondencia que no se encuentre dentro de los
parámetros establecidos en el momento que estos serán detectados y se informara
inmediatamente para que realice los correcciones que tenga lugar.
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DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL:
Todas las dependencias contaran con dos tipos de carpetas: una azul y una roja,
las cuales se rotaran y se cambiaran tengan o no documentos, los horarios de los
recorridos son: 7:30 A.M., 10:30 A.M., 1:30 PM y 4:30 P.M.
La entrega se debe realizar con una planilla de control de entrega de
comunicaciones con el fin de que al momento que sea entregada la correspondencia
esta sea firmada como acuse de recibo. Adicionalmente al momento de la entrega
se recibe de las áreas la correspondencia que debe ser enviada a otras entidades.
CONSULTA DOCUMENTAL:
La consulta de documentos de los archivos en su fase de gestión se hace en la
oficina responsable de su custodia. Por su parte, la consulta en su fase de Archivo
Central se hace directamente en las instalaciones del depósito del archivo central,
para lo cual los usuarios cuentan con el apoyo del inventario documental y del
respectivo personal de la dependencia de archivo. Los funcionarios responsables
de los archivos tomaran las medidas de precaución necesarias, tales como:
supervisión, acompañamiento o consulta in situ, para evitar la mutilación,
sustracción o adulteración de los documentos.
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Préstamo
Realizar una solicitud verbal o por correo eléctrico al responsable de la dependencia
de archivo, posteriormente se lleva a cabo la búsqueda en la base de datos y así
ubicar el documento solicitado.
Quien solicite el préstamo del expediente debe firmar la ficha de préstamo. Cuando
sea devuelto el documento, el funcionario de archivo debe verificar folio por folio el
estado de cada uno de los documentos.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:
Involucra todas las actividades técnicas aplicadas a los documentos para la
conformación e identificación de expedientes de archivo. La organización
archivística involucra las actividades de: clasificación, ordenación, depuración,
foliación, rotulación e inventario.
Clasificación documental
Los documentos se relacionan en un formato, se procede a verificar que
corresponda a lo allí descrito y luego por medio del inventario se ubica la última
carpeta para agruparlo según su asunto.
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Ordenación documental
Este proceso consiste en ubicar los tipos documentales que conforman un
expediente en orden cronológico o en el orden como se desarrollan los trámites,
verificando que el documento más antiguo se encuentre ubicado al inicio de la
carpeta y el más reciente al final de la misma.
Depuración
Se retira del expediente las duplicidades o copias, se retiran hojas en blanco,
folletos, periódicos, revistas, plegables, siempre y cuando no hagan parte integral
del expediente. Se retira de igual forma ganchos y material abrasivo que esté
presente en el documento, alinear a la parte superior a tamaño oficio. Cuando hay
documentos menores a media carta, se pegan en una hoja blanca.
Foliación
Se deben foliar cada una de las hojas que se encuentran en las carpetas en el
vértice superior derecho de la hoja y en sentido de la lectura del documento
utilizando lapicero de tinta negra. Si se presentan errores de foliación se hará una
línea horizontal sobre el número incorrecto. Cada expediente estará conformado por
máximo 200 folios.
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ALMACENAMIENTO:
Se almacenan los documentos ordenados y foliados en las carpetas dispuestas para
tal fin (CARPETAS DOS TAPAS DE YUTE)
Se utilizan cajas X200 y serán identificadas con un código de barras que ayuda a
su identificación en el inventario. Cada caja debe contener 6 carpetas.
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:
Transferencias primarias
Obedecen a las que se realizan por parte de las dependencias y corresponden a los
expedientes que ya han cumplido su tiempo de retención en archivo de gestión de
acuerdo a La TRD y deben ser trasferidos al archivo central. Para poder realizar las
trasferencias primarias se deben tener en cuenta lo siguiente:
Contar con las tablas de retención documental donde se reflejan todas las
series y subseries documentales de las diferentes dependencias.
Inventario documental de cada una de las carpetas expedientes que se van
a trasferir al archivo central.
Verificar el cronograma de trasferencias establecidos por la Gestoría Técnica
de Gestión Documental
Utilizar para el embalaje cajas X200 que cumplan con las especificaciones
técnicas sugeridas por el archivo general de la nación
Acompañar toda trasferencia de un oficio remisorio y el inventario documental
Puntear de manera conjunta entre la dependencia que trasfiere y el archivo
central, el inventario en el 100% de las carpetas y expedientes a trasferir
El líder del proceso aprobará con su firma la realización de la trasferencia.
Trasferencias secundarias
Son las del archivo central al histórico y corresponden a los expedientes que ya han
cumplido su tiempo de retención en el archivo central de acuerdo a las TRD. Se
tienen en cuenta los pasos que su tuvieron en las trasferencias primarias.
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14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,
Archivo Central e Histórico).
Participación: Yisney Arias
Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Dirección: Carrera 8 No 6C-38 Bogotá D.C.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Está basada en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de
Retención Documental (TRD), herramientas disponibles para consulta de los
funcionarios en la intranet del Ministerio. Por lo que es una obligación de las
dependencias velar por la clasificación de los documentos que conforman los
archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales, la
agrupación de los documentos en expedientes, subseries y series,
atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos
exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General
de la Nación (Acuerdo 05 de 2013, Archivo General de la Nación).
ARCHIVO DE GESTIÓN: En esta instancia se reúne la
documentación en trámite con su momento de planificación y
tramitación, en busca de solución de los asuntos iniciados, además la
documentación está sometida a continua utilización y consulta
administrativa por los mismos grupos o dependencia del Ministerio u
otras que las soliciten. En esta fase se desarrollan los siguientes
procesos del Programa de Gestión Documental:
Planeación, producción, gestión y trámite, organización y
transferencia.
ARCHIVO CENTRAL: Aquí se agrupan documentos transferidos por
los distintos grupos y dependencias del Ministerio y que es el lugar
conocido como Archivo o Deposito Principal, una vez finalizado su
trámite pero que siguen siendo objeto de consulta por los mismos
grupos o dependencias u otras que las soliciten. En esta fase se
desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
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Organización, Consulta, Conservación, Disposición final de
documentos.
ARCHIVO HISTORICO: Es lugar ubicado en el Archivo General de la
Nación donde se transfiere desde el Archivo o Deposito Principal, la
documentación que por decisión del Comité de Desarrollo
Administrativo del Ministerio, se debe conservar permanentemente
dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de
Gestión Documental:
Organización, consulta, conservación, disposición final de
documentos.
Participación: Yeni Rubiano
Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Dirección: Cr 30 # 40-34, Bogotá D.C.
En esta entidad solo se cuenta con archivo de gestión, puesto que por espacios y estructura de la entidad el archivo central e histórico no se encuentra interno sino en bodegas especiales de la alcaldía local de suba ubicadas en Fontibón. Los procesos de gestión documental que se aplican en esta entidad son: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia.
Participación: Wilder Jaramillo
Entidad: ECOPETROL S.A.
Dirección: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali
ARCHIVO DE GESTIÓN Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa para las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. La administración de los archivos de gestión comprende las actividades de:
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Recolección / recibo de documentos Apertura y conformación de expedientes según TRD Reorganización y actualización de expedientes Ordenación cronológica Rotulación Foliación Uso de Testigos Documentales Inventario documental Archivo Transferencias primarias Consulta y préstamo de documentos
ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La administración de los archivos comprende las siguientes actividades:
Recepción de transferencias primarias Traslado de documentos Verificación de los inventarios de traslado y/o transferencia, entregados en
formato electrónico por el responsable de la actividad. Actualización de la base de datos de archivo central Codificación y ubicación de cajas
La Coordinación de Gestión Documental es el área que autoriza la ejecución de transferencias documentales o la movilización a otros sitios, de archivos transferidos.
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué
importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar
algunas fotografías).
Participación: Yisney Arias
Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Dirección: Carrera 8 No 6C-38 Bogotá D.C.
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La unidad de correspondencia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
tiene como objetivo Recibir, radicar y distribuir las comunicaciones oficiales de los
clientes internos y externos garantizando una distribución eficaz y eficiente,
acorde con los procesos y/o dependencias del MHCP, teniendo en cuenta los
canales de recepción tanto físicos como los que proveen los medios tecnológicos
Desde la recepción de la comunicación oficial en la ventanilla única de radicación,
o de la comunicación oficial enviada por las diferentes dependencias y/o procesos
del MHCP, o las recibidas a través de los medios de Tecnología dispuestos por
la Entidad, hasta la distribución y entrega de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas a su destinatario final.
Elaborar, firmar y registrar la comunicación en el sistema de Gestión
Documental
Clasificar manualmente las comunicaciones de acuerdo al proceso o
dependencia competente
Distribuir comunicaciones oficiales recibidas
Participación: Yeni Rubiano
Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Dirección: Cr 30 # 40-34, Bogotá D.C.
Esta unidad de correspondencia tiene gran importancia ya que es el primer filtro que tiene la entidad tanto para hacer el envío de información libre y confidencial a otras entidades o personas y así mismo tiene la obligación dentro de sus funciones de recibir las comunicaciones que ingresen y direccionarlas a su debido remitente de forma rápida y segura de acuerdo a los parámetros y normas establecidas dentro del área de correspondencia interna y externa. Los procesos que desempeña la correspondencia son: gestión y trámite, organización, transferencia. Participación: Wilder Jaramillo
Entidad: ECOPETROL S.A.
Dirección: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali
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La unidad de correspondencia de Ecopetrol S.A., se conoce con el nombre de
Centro de Gestión de Correspondencia (CGC) y es la responsable de prestar, en
forma centralizada, los servicios de recepción, radicación y control de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
En cumplimiento de lo establecido por el Acuerdo 060 de 2001, los Centros de
Gestión de Correspondencia, prestarán el servicio en las regionales y/o puntos de
operación que Ecopetrol requiera, a través de una ventanilla abierta a los grupos de
interés, bajo la administración del Centro de Servicios Compartidos.
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El proceso de correspondencia debe velar por la transparencia en la gestión
administrativa de Ecopetrol S.A y el Centro de Gestión de Correspondencia debe
conformar y administrar el archivo de todas las evidencias y planillas de registro,
control y distribución de las comunicaciones, así como el Consecutivo de
Comunicaciones Oficiales (Físico y/o digital), de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retención.
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento
que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde
su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
Participación: Yisney Arias
Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Dirección: Carrera 8 No 6C-38 Bogotá D.C.
Tipo de documento: DERECHO DE PETICIÓN
Producción
La dependencia deberá elaborar las comunicaciones (Internas y Enviadas)
acorde con el formato establecido por la entidad ya sea digital o análogo, las
cuales en todo momento deberán quedar reflejadas en el Sistema de Gestión
Documental, así como la secuencia de actividades ejecutadas por la persona
asignada.
Gestión y trámite
Se direcciona el documento a la persona encargada de dar la respuesta, todo
lo realizan en el sistema de SIED para que las personas tengan acceso a el.
Organización
Se aplican tablas de retención y se establece la serie a la que pertenece.
Se ordenan en orden cronológico, respetando el principio de orden natural.
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Foliar
Se realiza la descripción del documento por medio de un inventario ya
diseñado
Transferencia
En el archivo de gestión dura 2 años
En el archivo central dura 3 años
Se selecciona el 5% de los documentos para ser transferidos al archivo
histórico.
Disposición de documentos
Se digitaliza y/o microfilma toda la documentación
Se selecciona el 5% de los documentos para ser transferidos al archivo
histórico
Se elimina la documentación restante
Preservación a largo plazo
Se digitaliza y/o microfilma toda la documentación
Se selecciona el 5% de los documentos para ser transferidos al archivo
histórico.
Valoración
Se diligencia la Ficha de Valoración, determinando su disposición final que
seria se microfilman y/o digitalizan todos, la selección del 5% de los
documentos para ser transferidos al archivo histórico y el resto se eliminan.
Participación: Yeni Rubiano
Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Dirección: Cr 30 # 40-34, Bogotá D.C.
Tipo de documento: DERECHO DE PETICIÓN
El documento es entregado a la entidad y se radica por medio de correspondencia.
La persona encargada lo registra en el libro de control con los datos específicos que solicita.
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Es direccionado y entregado al remitente interno encargado del proceso sobre el cual este notificado el documento.
El funcionario estudia el documento y genera los demás documentos que se requieran para armar el paquete de trámite completo.
El funcionario envía copia electrónica a las oficinas que se encuentren involucradas para continuar con el trámite y gestión del requerimiento.
No se estipula un tiempo exacto de cada solicitud como puede ser de semanas a veces abarca meses.
Se solicita al ciudadano algunos documentos para conclusión del derecho de petición que requiere y culminar todo el paquete de información para evaluar y aprobar de ser el caso el tema.
Después de generar alguna respuesta se imprimen las respuestas electrónicas enviadas por las demás oficinas y el ente rector y se anexan a la carpeta.
Se le envía citación al ciudadano donde se le informa el resultado y se le solicita firmar para su conocimiento y evitar reclamaciones futuras los documentos donde es enterado del caso.
Se cierra la carpeta con el oficio denominado cierre de sesión y se entrega a archivo de forma definitiva.
Debe permanecer en el archivo de la entidad cuatro años y luego se envía para archivo central e histórico donde debe ser conservado y digitalizado allí por quince años luego se puede eliminar.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Participación: Yeni Rubiano
Entidad: CASA DE LA PARTICIPACION
Dirección: Cr 30 # 40-34, Bogotá D.C.
El derecho de petición en estas etapas: Planeación, producción, gestión y trámite,
organización y transferencia tiene un valor primario administrativo.
Valor secundario histórico es determinado por la tabla de retención y valoración.
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Participación: Yisney Arias
Entidad: MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Dirección: Carrera 8 No 6C-38 Bogotá D.C.
Valor primario: Se identifica el derecho de petición como uno de ellos porque tiene
ejecución permanente e indispensable para la solución del trámite y relaciona varias
funciones de otras oficinas.
Valor secundario: Se aplica porque son documentos que no es muy frecuente que
suceda pero hay casos en los que tienen que ser solicitados en préstamo debido a
alguna reclamación o investigación sobre la respuesta que se haya estipulado y
estimado para dicho proceso.
Participación: Wilder Jaramillo
Entidad: ECOPETROL S.A.
Dirección: Cl 13 No. 4-25 Piso 15, Santiago de Cali
Tipo de documento: RECIBO DE CAJA
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NOMBRE DE LA ENTIDAD
TIPO DE DOCUMENTO
DEFINICIÓN DEL DOCUMENTO
Información
La información que contiene cumple con los
requisitos establecidos en el Código del
Comercio para los comprobantes de
contabilidad.
Soporte Papel
Recorrido Dependencias que le competen
Normalización
La normatividad técnica NTC 4436
“Información y documentación Papel para
documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y durabilidad”
Valor
Primario: CONTABLE
Porque hace parte de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas y registros
de los movimientos económicos de la entidad
Vigencia
La vigencia es establecida por el Código de
Comercio, artículo 60: “Los libros y papeles a
que se refiere este capítulo deberán ser
conservados por 10 años.
Plazo precaucional
No se requiere, el documento es digitalizado
después de 10 años y el papel es destruido
mediante un acta de eliminación.
Valor Secundario (Històrico)
Memoria Institucional
Historia
Ciencia
Cultura
Investigación
Como se explicó anteriormente fue
digitalizado mediante proceso de selección
(Muestras).
En las muestras de las órdenes de pago se
pueden evidenciar la variedad de formatos
utilizados, modelos de formas de pago
realizados y el comportamiento de la moneda
a través de la historia de la entidad
productora.
Valor
Secundario: HISTÓRICO
Porque son fuentes primarias de información,
útiles para la reconstrucción de la memoria
de la institución.
DOCUMENTO SELECCIONADO POR WILDER JARAMILLO
En la primera etapa, contemplamos el momento de gestión, la cual comprende
tres fases: planeación, elaboración y tramitación.
En la fase de planeación, en mi entidad productora la información de este
documento cumple con los requisitos establecidos en el código de comercio
para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido es el papel y es
tomado directamente por la oficina que ejerce control sobre este documento que
es el departamento de contabilidad, esta es la fase de planeación.
En la fase de elaboración se lleva a cabo mediante la normalización y , por la
condición de ser documento de archivo se rige la normatividad archivística
jurídica que se contempla en el código de comercio para los recibos de caja con
sus respectivos campos (fecha, origen, descripción, cuantía de la operación,
numeración consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo
se le anexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones
etc.), este documento utiliza un papel con efectos de durabilidad archivística, las
tintas de impresión deben poseer estabilidad química, no presentar modificación
de color, así se previene su deterioro.
En la fase de tramitación, este formato lo genera directamente el paquete
contable, el departamento de tesorería con las respectivas consignaciones.
PRIMERA EDAD:
MOMENTO DE GESTIÓN
También llamada Pre-archivado
SEGUNDA EDAD:
MOMENTO INTERMEDIO
O CENTRAL
TERCERA EDAD:
MOMENTO PERMANENTE –
HISTÓRICO
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. Este es un Documento de archivo
porque es producido por el Departamento de Tesorería de la empresa.
PLANEACIÓN
ELABORACIÓN: Es la fase de la edición
TRAMITACIÓN: Funciones archivísticas
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CONCLUSIONES
La memoria institucional radica su importancia en la conservación de la información,
ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida.
Debido al incontrolable y desmesurado crecimiento de los documentos producidos
por las organizaciones, se hace necesario establecer programas de depuración que
eviten el almacenamiento de información irrelevante.
Un programa de evaluación a partir del análisis y el planeamiento, organiza y valora
los documentos desde la fase misma de producción u origen, siguiendo con el
trámite, vigencia y plazo precaucional, buscando dar un manejo eficiente al flujo de
información, hasta llegar a la determinación del tiempo de conservación, mediante
la definición de sus valores.
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REFERENCIAS
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Acuerdo 027 de 2006 [en línea],
31 de octubre de 2006 [revisado 30 de agosto de 2015]. Disponible en Internet:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_027_DE_2006.pdf
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Cartilla de clasificación
documental [en línea], 2001 [revisado 30 de agosto de 2015]. Disponible en Internet:
http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/142343/mod_resource/content/1/CARTILLA
%20DE%20CLASIFICACION%20DOCUMENTAL.pdf
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Cartilla de ordenación [en línea],
2003 [revisado 30 de agosto de 2015]. Disponible en Internet:
http://190.26.215.130/?idcategoria=2329
GONZÁLEZ DE RÍOS, Beatriz. Organización de archivos. Primera edición.
Colombia. Grupo Editorial Norma, 1995