Etapas para la organización de

eventos

ETAPA 1 Diseño y cotización

En esta etapa se establecen OBJETIVOS

¿Qué quiero hacer? ¿Para qué lo quiero hacer? ¿A qué público va dirigido?

Estas interrogantes darán paso para determinar el TIPO DE EVENTO idóneo que permitirá cumplir los objetivos (taller, rueda de prensa, fiesta, foro, brindis, seminario, una verbena)

Las planificaciones se deben realizar en base a la cantidad de asistentes

al evento, así como la fecha del mismo y el lugar en el que se llevará a

cabo.

ETAPA 2 Producción

En esta etapa se COORDINAN actividades, tomando en cuenta los recursos económicos, materiales y humanos necesarios para realización del evento.

Se procede a organizar la estructura del evento, asignando grupos de trabajo o comités que tendrán responsabilidades pre establecidas.

También se establece un cronograma de actividades, las cuales contemplan fechas y horarios en los que se debe desempeñar cada acción, de esta manera se lleva el control y orden del evento.

En la etapa de producción se define el presupuesto, los materiales o mobiliarios necesarios (sillas, luces, video beam, mesas, micrófonos, lapiceros, laptops, etc.), la decoración o escenografía del lugar, el transporte, refrigerios, seguridad y otros servicios brindados al público (carnets, certificados de asistencia, material POP).

Así como también se procede a idear técnicas publicitarias e invitaciones al evento. Es importante destacar que en esta etapa se procede a contratar el personal y los servicios requeridos para realizar el evento.

ETAPA 4

Montaje

Se procede a reunir al personal contratado para el evento en el lugar en el que se llevara a cabo, para asignar espacios de trabajo, organizar los materiales o mobiliarios y realizar pruebas de sonido, iluminación y/o video.

ETAPA 3

Ejecución En esta etapa se procede a realizar la acción principal del evento, en el cual estarán dispuestos el recurso humano y técnico, así como también los invitados que acudan. Se ejecutan las acciones planteadas en base al cronograma previamente planificado.

ETAPA 5 Desmontaje

Etapa posterior a la producción del evento. Los invitados se han retirado del lugar y la actividad ha finalizado. Se procede a retirar y organizar los materiales utilizados.

ETAPA 6 Evaluación de resultados

En esta etapa de postproducción se verifica si el objetivo fue alcanzado, y si las acciones se llevaron a cabo de la manera idónea y en el horario establecido. Se realiza una valoración total del evento y se diagnostican las fallas que pudieron haber ocurrido.

ESTUDIO DE CASO

ETAPA 1 Diseño y cotización

El Instituto Municipal de Cultura y Arte de Barquisimeto (IMCA), quiere llevar a cabo la realización de murales, con el objetivo de embellecer las calles de Barquisimeto, difundir la cultura y crear actividades recreacionales. El evento está dirigido a jóvenes de la ciudad de Barquisimeto, sin importar su destreza artística y serán éstos los que lleven a cabo la actividad, de esta manera se incentiva el cuidado de la ciudad y se acentúa el sentido de pertenencia si los mismos ciudadanos se sienten participes del cambio.

Se realizarán cuatro murales en el oeste de Barquisimeto el primer sábado y domingo de Agosto.

ETAPA 2 Producción

Se necesitará de un coordinador de la actividad por cada mural, en total cuatro coordinadores. Ocho artistas que dirijan la actividad, repartidos en dos por cada mural, quienes ayudarán a los jóvenes que asistan. Se necesita de la seguridad de un módulo de policial en los cuatro lugares donde se realizaran los murales.

En cuanto a los recursos financieros: Se necesitan 15.000 Bs para la compra de 10 galones de pintura de diferentes colores, brochas y rodillos, hidratación y un pequeño refrigerio para los asistentes, así como también el transporte para movilizar los materiales.

La convocatoria para el evento se realizará a través de una gira de medios regionales, y una rueda de prensa que se llevará a cabo en la Sede de la escuela de Artes de la UCLA, además de difundir la invitación a través de la página web de la alcaldía, como también en sus redes sociales y las del IMCA.

El evento se realizará el 1 y 2 de agosto, de 9:30 de la mañana a 4:00 de la tarde, con dos horas de receso en el que los asistentes podrán disfrutar de un refrigerio.

ETAPA 3 MontajeA las 8:00 de la mañana los coordinadores, junto a los artísticas que colaboraran en la actividad se reunirán en la plaza La Justicia, donde serán movilizados junto a los materiales necesarios, hacia las distintos lugares en donde se realizarán los murales.

ETAPA 4 Ejecución

Los asistentes a la actividad se convocarán a las 9 y 30 de la mañana, donde los coordinadores y colaboradores los estarán esperando con los materiales organizados. Dentro del horario establecido se darán las instrucciones, se precederá a explicar el diseño del mural, los colores que tendrá y se organizarán grupos de trabajo para cada área del mural (fondeo de la pared, dibujo o boceto, pintura del mural y retoques o detalles finales).

Se cumplirá con el tiempo de receso y el refrigerio, así como también se estará monitoreando la actividad, la seguridad y la hidratación de las personas que asistan.

ETAPA 5 DesmontajeSe procede a despedir a las personas que asistieron, a recoger y organizar los materiales, transportarlos hacia el lugar donde se almacenarán (Son dos días en los que se llevará a cabo el evento, por lo que el primer día, los materiales serán transportados a un sitio para guardarlos hasta el día siguiente para continuar con la jornada).

ETAPA 6Evaluación de

resultadosSe procede a verificar si el objetivo fue alcanzado, avaluando la cantidad de personas que asistieron, el orden con el que se realizó la actividad, si fueron cumplidos los horarios, si la seguridad fue optima, además de verificar si la cantidad de recursos fueron suficientes y si los murales se finalizaron. Se toma en cuenta la receptividad de las personas, sus comentarios y apreciaciones pues lo que se busca además de promover la cultura es crear en las personas sentido de pertenencia para incitarlos a cuidar la ciudad y ejecutar acciones a beneficio de la comunidad.