etat avancement systeme_archivage_confejes
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Etat des lieux de la gestion des archives à la CONFEJES et proposition pour une gestion électronique.TRANSCRIPT
Nouakchott du 25-30 Mars 2013: Rétraite du personnel de la CONFEJES
Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
Par Sylvestre KOUAKOU
(Volontaire International de la Francophonie)
Volontariat international de la Francophonie
SOMMAIRE
1.
Etat des lieux à l’arrivée
Propositions
Evaluation des besoins
Chronogramme d’exécution
Activés déjà réalisées
Difficultés rencontrées
Sylvestre KOUAKOU Etat d’avancement du système d’archivage de la CONFEJES
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1. Etat des lieux (1)
Effort considérable de pré-archivage
Masse de documents de 50 linéaire incinérée
Rangement de documents dans les boîtes d’archives (138 cartons)
Plan de classement inachevé
Omission de la série C3: actions jeunesse
Erreur dans l’attribution des séries : les « ressources humaines », qui devraient constituer une série, se retrouve sous série se retrouve de la série « actions stratégiques du SG ».
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1. Etat des lieux (2)
Prestation de Net Stock en 2006
Archivage manuel des documents CONFEJES (12.000) datant
de 1980 à 2006
Base de données électronique de 6097 documents créée avec
Access 2003
Base de données jamais exploitée par le personnel
CONFEJES. Raison évoquée : impossible de l’ouvrir
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2. Propositions
1. Révision du Plan de classement
Souplesse et élasticité en changeant la codification désormais 2D2 au
lieu de D2-2
2. Proposition de Gestion électronique des documents
Reprise en main de la BD laissé par Net Stock
recourir aux services de prestataires spécialisés en
administration de base de données (pour le paramétrage et la
sécurité) et en système réseaux (pour le partage en réseau local ou
internet)
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p
Nouveau système d’archivage électronique avec l’application ICA_Atom
Application web de description archivistique
Paramétrage assurée par l’archiviste mais besoin de
prestataire pour le partage en réseau surtout internet
Vu la situation financière actuelle de la CONFEJES, nous avons recommandé cette dernière option
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2. Propositions (2)
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(02) Formations du personnel
Création, gestion d’un dossier
Prise en main du système d’archivage electronique mis en
place
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2. Propositions (3)
3. Evaluation des besoins
Besoins en matériels de bureau pour le conditionnement des
dossiers et le rangement des boîtes d’archives
Besoins en équipement informatique pour la réalisation d’un système d’archivage numérique
Besoins humains (02 stagiaires) pour la mise en œuvre conjointe de l’archivage manuel et électronique au bout 8 mois de mandat.
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4. Chronogramme d’exécution
Le plan d’actions et d’achats
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5. Activités déjà réalisées
Plan de classement revu
Fiche de description archivistique réalisée
Environ 70 / 138 cartons d’archives soit environ 1750 dossiers
traités manuellement sans attribution de cote
Installation et paramétrage de ICA Atom
Conception d’un guide pratique de gestion des dossiers
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5. Difficulté rencontrée
Retard engendré par les déplacements réguliers et l’indisponibilité
Secrétaire Général et/ou de mon référent.
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5. Activités et Actions à réaliser
Le plan d’actions et d’achats
Achat de meubles de rangement
Achat de l’équipement informatique pour la numérisation
Poursuivre l’archivage manuel
Mise en œuvre du système de gestion électronique des archives
Formation sur l’utilisation du système électronique
Évaluation du système électronique mis en place
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