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_____________________________________________________________________________________

Etec Doutor Renato Cordeiro

Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração

ANNY CAROLYNE SANTOS RODRIGUES DE JESUS GISLENE DE FÁTIMA BINI

WESLLEY HENRIQUE VIEIRA LOPES FERNANDES

GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE

BIRIGUI - SP 2011

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ANNY CAROLYNE SANTOS RODRIGUES DE JESUS GISLENE DE FÁTIMA BINI

WESLLEY HENRIQUE VIEIRA LOPES FERNANDES

GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora da Etec Doutor Renato Cordeiro de Birigui - SP, Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração sob a orientação do Prof. Alexandre Violin Garcia e Co-orientador Fernando Vieira de Sousa.

Birigui - SP 2011

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FOLHA DE APROVAÇÃO:

ANNY CAROLYNE SANTOS RODRIGUES DE JESUS GISLENE DE FÁTIMA BINI

WESLLEY HENRIQUE VIEIRA LOPES FERNANDES

GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora da Etec Doutor Renato Cordeiro de Birigui - SP, Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração sob a orientação do Prof. Alexandre Violin Garcia e Co-orientador Fernando Vieira de Sousa.

_______________________________________________ Prof. José Avanço

Instituição: ETEC Doutor Renato Cordeiro Data: 29/06/2011

_______________________________________________

Prof. Matheus dos Santos Bastos Instituição: ETEC Doutor Renato Cordeiro

Data: 29/06/2011

_______________________________________________ Prof. Alexandre Violin Garcia Instituição: ETEC Doutor Renato Cordeiro Data: 29/06/2011

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DEDICATÓRIA

A minha família, principalmente minha querida mãe

Andréia Aparecida dos Santos que mesmo com as dificuldades me apoiou e incentivou a estudar, a buscar novos horizontes através dos estudos, e conseguir uma vida melhor. A todos os meus amigos que sempre me motivaram a estudar, me dando forças para percorrer esse caminho dos estudos. Portanto dedico o meu Trabalho de Conclusão de Curso a todos que sempre estiveram ao meu lado, querendo algo a mais para minha vida, que sempre torceram por mim.

Anny Carolyne Santos Rodrigues de Jesus

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DEDICATÓRIA

Ao meu amado filho Alexandre Luis Bini, que sempre me incentivou, nunca me deixando desistir diante das dificuldades enfrentadas, me proporcionando recursos e apoio para que concluísse esta etapa tão importante da minha vida, à minha futura nora Nayara Cristina Jorge que também sempre me motivou; e em especial ao meu grande amigo Fernando Vieira de Sousa, que conseguiu realizar um desejo seu, de conseguir que eu voltasse a estudar, me dando muita força para eu conseguir o meu aperfeiçoamento profissional.

Gislene de Fátima Bini

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DEDICATÓRIA

A minha querida mãe Arenice Vieira Lopes que sempre apoiou meus estudos, incentivando e cobrando resultados, me ajudando a concluir uma das mais importantes fases da minha vida. E ao meu grande amigo José Ricardo Bezerra de Lima, por me apoiar e incentivar a buscar cada vez mais soluções, passando por cima dos obstáculos, seguindo o pior e o mais longo caminho, porém o que trará ao final deste percurso a alegria e satisfação. A todos os amigos e familiares que me apoiaram indiretamente, e torceram para que eu concluísse este curso.

Weslley Henrique Vieira Lopes Fernandes

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AGRADECIMENTOS

Para que o nosso trabalho fosse concluído contamos com a colaboração e apoio de

nossos mestres, amigos e familiares, portanto nossos agradecimentos vão:

� A Deus, em primeiro lugar, que nos abençoa e ilumina a cada dia, nos

proporcionando a vida.

� Ao Centro Paula Souza – Etec de Birigui Doutor Renato Cordeiro, representado

pelos seus dirigentes, funcionários e colaboradores.

� Aos Mestres: que foram perseverantes, e nos qualificaram para o exercício da

profissão, nos preparando para enfrentar os desafios existentes, com muita

eficiência e eficácia.

� Ao Orientador: Prof. Alexandre Violin Garcia, pessoa muito especial, que nos

incentivou a produzir esse trabalho, nos indicando o melhor caminho para as

pesquisas, com muita disposição, nos encorajando, conseguindo assim, que

atingíssemos os nossos objetivos em comum.

� Ao Co-orientador: Prof. Fernando Vieira de Sousa, que nos auxiliou com

algumas ferramentas e informações para o desenvolvimento de nosso trabalho.

� Aos amigos: Que nos deram força e apoio para que não desistíssimos do curso,

permanecendo ao nosso lado, nos piores momentos, e, em especial à aluna

Quitéria Maria de Araújo, in memorian, que foi sempre muito aplicada e

presente, que não pode concluir o curso, mas que estará sempre presente em

nossa memória.

� Ao escritório: JC Serviços Contábeis, que nos auxiliou na conclusão do nosso

trabalho, permitindo que as nossas pesquisas fossem realizadas em três dos seus

departamentos.

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MENSAGEM

Há ao menos duas maneiras básicas de conseguir sucesso na vida. Ou você possui um talento excepcional em alguma área de atividade e explora

isso, ou você segue o caminho comum e correto de disciplina, estudo, esforço, humildade, privações e trabalho para conseguir o que deseja.

Em qualquer uma delas, não existem sonhos se realizando da noite pro dia. Nenhuma árvore nasce, cresce e oferece frutos instantaneamente. Tudo demanda

trabalho, paciência e dedicação. E também não existe sorte. O que existe é estar no lugar certo, na hora certa – mas

não por coincidência, mas por estar ativo no jogo! Não existe essa estória de marcar um gol estando no banco de reservas.

Você tem que estar em campo, chamando o jogo pra si, tomando a responsabilidade: a responsabilidade por si próprio, de quem faz a própria vida, e de

quem não espera, mas faz acontecer.

Augusto Branco

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RESUMO

Os novos modelos de gestão que surgiram com a globalização, evolução do mercado e com o avanço tecnológico, buscando a sua excelência e eficiência. Com as novas estruturas e formas organizacionais as empresas tiveram que se modernizar, criando assim, como forma de uma melhor organização a departamentalização, aumentando a sua eficiência. Os sistemas de ERP revolucionaram a gestão contribuindo com a melhoria da produção e redução de custos. Na sequência é apresentada a gestão eficiente, onde as empresas planejam um caminho a percorrer, visando a qualidade. O estudo de caso realizado no escritório JC Serviços Contábeis, tem a finalidade de compreender o novo sistema de gestão. A gestão eficiente em um escritório de contabilidade, sua administração, suas características e qualidade dos serviços, buscando melhorias com ações planejadas; seus ambientes tiveram que se adequar com as diversas mudanças tecnológicas, legais e mercadológicas, a terceirização dos serviços contábeis pelas empresas, visando o seu crescimento. O planejamento estratégico, a gestão de relacionamento com clientes e o benchmarking são apresentados como ferramentas de gestão nos escritórios contábeis a fim de se alcançar o sucesso almejado. A postura, comportamento, ética profissional dos seus dirigentes, o grande desafio de saber lidar com pessoas e a liderança, são características imprescindíveis para uma gestão eficiente e eficaz. Os aspectos técnicos e operacionais da gestão do escritório demonstrados através de seu cadastro, enquadramento correto no tipo de sociedade, suas instalações, a melhor forma de arquivo e o modo de como ocorre o trânsito dos documentos. Os seus departamentos e suas competências são apresentados como maneira de se obter um novo modelo de organização contábil com qualidade, eficiência e funcionalidade. PALAVRAS-CHAVE: Gestão, Eficiência, Organização, Contabilidade, Administração.

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ABSTRACT

The new management models that have emerged with globalization, market evolution and with technological advances, searching for excellence and efficiency. With new structures and organizational forms companies had to modernize, thus creating a better organization and departmentalization form, increasing their efficiency. ERP systems have revolutionized the management, contributing with the improvement of production and cost reduction. Following is presented the efficient management, where the companies plan a way to go, seeking quality. The case study conducted in the office JC Serviços Contábeis aims to understand the new management system. The efficient management in an accounting office, its administration, its characteristics and quality of services, seeking improvements with planned actions; their environments had to adapt with many technological changes, legal and market, the outsourcing of accounting services by companies, aimed at their growth. The strategic planning, managing customer relationship and benchmarking are presented as management tools in the accounting offices in order to achieve the desired success. The posture, behavior, professional ethics of their leaders, the big challenge of know how to deal with people and leadership are essential characteristics for an efficient and effective management. The technical and operational aspects of the management accounting office demonstrated through your registration, the correct framework of society, your installations, the better way to archive and how is the transit of documents. Their departments and competencies are presented as a way to get a new model of accounting with quality, efficiency and functionality. KEYWORDS: Managment, Efficiency, Organization, Account, Administration.

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LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Estrutura Linear .................................................................................... 25 Figura 2: Estrutura Funcional .............................................................................. 26 Figura 3: Ciclo da Gerência ................................................................................ 46 Figura 4: Seis Ingredientes da Comunicação Interpessoal Excelente ................ 62

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LISTA DE TABELAS Tabela 1: Emoções Favoráveis/Desfavoráveis ao Profissionalismo .................... 58 Tabela 2: Escolha do Tipo de Sociedade ............................................................. 66

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ...............................................................................................

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CAPÍTULO I – GESTÃO EMPRESARIAL ................................................... 18 1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO ........................................................... 18 1.1 Principais Precursores ................................................................................ 19 1.2 A Teoria da Administração Científica de Frederick Winslow Taylor ....... 21 1.3 A Teoria Clássica da Administração de Henry Fayol ................................ 22 2 A ORGANIZAÇÃO NA EMPRESA ........................................................... 23 2.1 Terceirização .............................................................................................. 23 2.2 A Estrutura Organizacional ........................................................................ 24 2.3 Tipos de Estruturas ..................................................................................... 24 3 DEPARTAMENTALIZAÇÃO ..................................................................... 27 3.1 Departamento Financeiro ........................................................................... 27 3.2 Departamento Executivo ............................................................................ 27 3.3 Departamento Administrativo .................................................................... 28 3.4 Departamento Operacional ......................................................................... 28 3.5 Departamento Jurídico ............................................................................... 28 3.6 Departamento Contábil .............................................................................. 29 3.7 Departamento Comercial ............................................................................ 29 3.8 Departamento de Marketing ....................................................................... 30 3.9 Departamento de Recursos Humanos ........................................................ 31 3.10 Departamento de Informática ................................................................... 34 4 TEORIAS MODERNAS DE GESTÃO ....................................................... 36 4.1 Administração por Objetivos ..................................................................... 37 4.2 Administração Estratégica .......................................................................... 38 4.3 Administração Participativa ....................................................................... 38 4.4 Gestão de Mudança .................................................................................... 39 4.5 Gestão Eficiente .........................................................................................

40

CAPÍTULO II – GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE .........................................................................................

43

1 UM BREVE HISTÓRICO DE CONTABILIDADE .................................... 43 2 A CONTABILIDADE E SEUS OBJETIVOS .............................................. 45 2.1 Administração da empresa Contábil .......................................................... 45 2.2 Tipos de Usuários ....................................................................................... 46 2.3 Características das Informações Contábeis ................................................ 47 2.4 Qualidade dos Serviços .............................................................................. 51 2.5 Ambiente das Organizações Contábeis ...................................................... 52 2.6 Ferramentas de Gestão Contábil ................................................................ 53 2.7 Postura Profissional dos Dirigentes ............................................................ 55 3 ASPECTOS TÉCNICOS E OPERACIONAIS DA GESTÃO DO ESCRITÓRIO ..................................................................................................

62

3.1 Cadastro do Escritório ................................................................................ 62 3.2 Tipos de Sociedade ..................................................................................... 63 3.3 Instalações Necessárias .............................................................................. 66 3.4 Trânsito de Documentos ............................................................................. 67 3.5 Melhor Forma de Arquivo .......................................................................... 68

13

3.6 Departamento e Suas Competências ..........................................................

69

CAPÍTULO III – ESTUDO DE CASO: JC SERVIÇOS CONTÁBEIS ......... 76 1 HISTÓRIA .................................................................................................... 76 2 ANÁLISE DO RESULTADO ...................................................................... 77 3 DIAGNÓSTICO FINAL ..............................................................................

81

CONCLUSÃO .................................................................................................

83

REFERÊNCIAS ...............................................................................................

85

APÊNDICES .................................................................................................... 90

14

INTRODUÇÃO

Nos últimos anos percebe-se um ambiente cada vez mais competitivo nos

escritórios contábeis, ocorrendo assim uma grande corrida no sentido de aperfeiçoamento,

conhecimento, organização, necessitando de novos modelos de gestão.

Um novo modelo de direção dos escritórios contábeis apresenta características do

tipo de organização profissional e empreendedora, podendo assim, elevar a geração de

resultados financeiros e operacionais, afim de melhorar o desempenho e sua estrutura

funcional, permitindo que as organizações produzam resultados e alcancem metas

propostas, com poder para tomada de decisões, traçando assim planos futuros.

A questão não é se o sistema de medição do desempenho de uma organização é importante ou não, mas se a medição sistemática, seguindo uma estrutura planejada, faz diferença na capacidade de uma organização apresentar resultados excelentes e sustentáveis. (FUNDAÇÃO PARA O PRÊMIO NACIONAL DA QUALIDADE, 2002, apud UENOYAMA, 2007. p.10).

Destacando a importância do contador profissional se tornar contador empresário,

desenvolvendo uma imagem positiva de sua marca pessoal, oferecendo serviços

diferenciados e identificados com as necessidades dos clientes

Um escritório contábil para ser eficiente não basta apenas possuir equipamentos e

instalações novas e modernas, mas, também, funcionários motivados, com presença do

proprietário, para que se alcance assim uma maior produtividade, e, que os serviços prestados

sejam de ótima qualidade.

Na gestão dessas organizações, as decisões são tomadas exclusivamente pelo diretor, mas,

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podem ter a participação de colaboradores que trabalhem no nível operacional, desde que se

respeite a hierarquia existente.

A insuficiência de gerenciamento, falta de estruturação dos processos, desconhecimento dos

custos dos serviços prestados; onde a contabilidade é realizada simplesmente para cumprimento de

obrigações com o fisco; sendo que é elemento e ferramenta importantíssima para a tomada de

decisões de uma empresa no momento exato; geram problemas sérios na gestão dos escritórios

contábeis.

Toda atividade humana organizada, seja de qual natureza for, dá origem a duas exigências fundamentais e opostas, que são: divisão do trabalho em várias tarefas e a coordenação dessas tarefas. Essas exigências envolvem diversos parâmetros de design, assim como fatores situacionais e parâmetros de design deteminam a estrutura organizacional de uma entidade eficaz, devendo, para tanto, haver consistência entre esses elementos. (MINTZBERG, 2003, apud, MICHIELETTO et al., 2010, p.2).

Desta forma é necessário que se tenha divisão de trabalho, isto é, uma departamentalização

dos setores, e, que essa equipe seja coordenada para que se atinja uma maior eficiênca e agilidade

no serviço.

Atualmente, os escritórios contábeis estão buscando, por meio de ferramentas de

gestão, um diferencial no mercado, e investindo mais na área gerencial. No processo de

gestão, planejar é fundamental, estabelecer objetivos, atingir metas; só com esses planos

traçados, os gestores saberão qual a melhor decisão a ser tomada. A importância do contador

empresário é definida como principal meio para o crescimento e evolução das empresas.

Com a evolução da tecnologia vieram as exigências de mudanças no sistema de

gestão dos escritórios contábeis, procurando assim, a sua excelência de organização, não

somente na questão financeira, mas, também na operacional.

Os sistemas de controle das empresas precisam adaptar-se à nova realidade do mundo dos negócios. As mudanças decorrentes da tecnologia da informação, possibilitam que a informação trafegue instantaneamente em todos pontos da empresa, obrigando alguns sistemas a serem repensados [...]. (DANTAS, 2003, apud, UENOYAMA, 2007, p. 11).

16

Para se atingir uma qualidade maior e eficaz, é, sim, necessário que se possa unir as

duas ciências: administração de empresas e contabilidade; estas, integradas, podem

melhorar, e muito as empresas em todas as suas áreas, alcançando o sucesso, atingindo

todas as suas metas.

Com uma estrutura organizacional e seus componentes: responsabilidade, autoridade,

comunicação, e, capacidade decisória, percebe-se que esta influencia diretamente no

desempenho de uma organização.

Que se crie uma sinergia, uma ordem dinâmica na organização contábil, um

desenvolvimento de um sentimento pela profissão, que se conquiste um marketing pessoal e

profissional, só assim poderemos atingir todos os nossos objetivos e metas.

Surge um questionamento inicial se o uso das ferramentas de gestão na organização de

um escritório contábil pode torná-lo mais eficiente e com melhor qualidade?

Para nortearmos o processo definimos o objetivo de apresentar as ferramentas

necessárias para uma boa gestão e organização em escritório contábil, direcionando aos

seus gestores a melhor forma de se administrar através de pesquisas realizadas no

escritório contábil JC Serviços Contábeis afim de se aplicar soluções aos negócios,

mudanças na estutura física organizacional, melhoria de qualidade, inovações, auxílio

em tomada de decisões.

Para a comprovação foram usados os métodos de referencial bibliográfico, e

pesquisas que foram realizadas em um escritório contábil, com objetivo de avaliar os

seus sistemas de gestão, suas estuturas organizacionais, de departamentalização, qual a

melhor maneira de se alcançar a motivação entre os seus funcionários, como atingir suas

principais metas e objetivos, mostrando, assim, como alcançar um resultado satisfatório

das organizações contábeis, atingindo a sua eficiência.

Como forma de demonstrar a pesquisa realizada dividimos em três capítulos

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discriminados abaixo:

Capítulo I – Demonstrar a gestão empresarial desde o ínicio da história da

administração, seus precursores e suas teorias; organizações na empresa, suas estruturas

e seus departamentos; até as teorias modernas de gestão e sua eficiência.

Capítulo II – Evidenciar a gestão eficiente em um escritório contábil; suas

características, ambientes, qualidade dos serviços, ferramentas de gestão; postura e ética

profissional dos dirigentes; forma de cadastro, tipos de sociedade, instalações, trânsito de

documentos, melhor forma de arquivo; seus departamentos e suas competências.

Capítulo III – Realização de pesquisas em três departamentos de um escritório

contábil, seus resultados com análises individuais, conclusão geral e aplicação de

métodos para uma melhor eficiência de gestão.

Ao final a conclusão e referências bibliográficas.

18

CAPÍTULO I

GESTÃO EMPRESARIAL

1 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO

A administração surgiu há pouco mais de 200 anos, com a Revolução Industrial,

onde, teve duas fases.

Na sua primeira fase, o homem artesão foi substituído por máquinas e usinas, a

produção ficou mais rápida, surgindo os centros de trabalho e os meios de transporte,

como a locomotiva e o navio a vapor; os de comunicação, como o telégrafo e o telefone;

o carvão e o ferro eram os produtos predominantes da época.

Segundo Forte e Ramirez (2003, p. 6) “Essas novas opções de mercado

provocaram inúmeras migrações, à procura de trabalho nas fábricas recém inauguradas,

surgindo, dessa forma, várias cidades ao redor destes centros de trabalho.”

Na sua segunda fase, as fábricas crescem e se transformam em grandes

organizações, com máquinas automáticas e especialização dos operários, o aço era a

principal matéria-prima; surgem o automóvel, o avião e o rádio.

Nesse período, predominaram a eletricidade e os derivados de petróleo como principais fontes de energia, e o aço, como principal matéria

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prima. Surge a estrada de ferro, o automóvel, o avião, a lâmpada elétrica, o telégrafo sem fio, o rádio etc. (FORTE, RAMIREZ, 2003, p. 6).

Com todo esse progresso, as empresas estavam desorganizadas, necessitando de

uma administração científica eficiente, integrando, assim os departamentos das

empresas para enfrentarem a concorrência no mercado.

Em 1903 surgiu o primeiro estudo científico dos métodos de gestão, sob a forma

de teoria. Desde a Escola de Administração Científica de Taylor à atualidade, é grande a

evolução dos trabalhos, foram necessárias teorias que se adaptassem ao clima e ao meio

ambiente.

[...] a corrida desenfreada ao progresso, o crescimento acelerado das empresas, de forma completamente desorganizada, obrigando-as a enquadrarem em uma administração científica capaz de substituir toda a improvisação e o empirismo verificados na época. (FORTE, RAMIREZ, 2003, p.6).

Surgiram algumas novas tendências que formaram novos modelos de gestão, por

exemplo: a globalização, onde as fronteiras de pesquisas e a prática de administração

são alteradas e reforçadas pela nova configuração dos blocos econômicos: Mercosul,

Nafta, União Européia e a formação de parcerias, onde os dirigentes de empresas

interessados em desenvolver suas organizações devem acompanhar a evolução do

mercado e o avanço tecnológico, buscando a excelência em sua administração.

1.1 Principais Precursores

Os principais precursores foram três gênios da história da administração, com

pensamentos diferentes, cada um deles conseguiu alcançar o sucesso almejando o

mesmo objetivo comum.

Havia também uma corrida atrás de maior eficiência e produtividade nas empresas, visando melhor integração entre os diversos departamentos das empresas, objetivando condições mais favoráveis

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para enfrentar a concorrência no mercado. (FORTE, RAMIREZ, 2003, p.6).

1.1.1 Frederick Winslow Taylor – 1856-1915

Americano, interrompeu seus estudos e tornou-se aprendiz em uma fábrica, foi

mecânico, estudou engenharia, então formado, desenvolveu consultoria de empresas de

forma independente, sempre com muita regra e rigor. Desenvolveu a teoria da

administração científica.

1.1.2 Henry Ford – 1863-1947

Irlandês, iniciou sua carreira como aprendiz de mecânico, fundou a Ford Motor

Company – Companhia de Motores Ford, lançou o primeiro carro popular: o T, com

preços baixos, suas vendas foram tão intensas e seus lucros foram enormes. Defendia a

ideia de que o segredo do sucesso está na habilidade de encarar os funcionários como

seres humanos.

Em primeiro lugar, um empregador deve compreender as pessoas que trabalham para ele. Ele não deve cometer o erro de pensar neles como unidades ou ganhadores de salários ou como sendo diferentes dele mesmo, em qualquer aspecto. Se ele for obter seu melhor trabalho e esforço, seu interesse e, consequentemente, os melhores resultados em seu negócio, ele deve perceber que os seres humanos que trabalham para ele têm as mesmas ambições e desejos que ele. (FORD; CHANDLER, 1977, p. 447-448, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p. 21).

1.1.3 Henry Fayol – 1841-1925

Engenheiro de minas, nomeado diretor na Societé Anonyme Commentry-

21

Fourchambaut, em 1888, com muita competência salvou a empresa da falência, graças

a sua maneira de pensar na empresa e os seus problemas básicos de administração

prática; para tanto, desenvolveu a primeira teoria da administração, defendendo que o

estudo teórico deveria preceder a prática da profissão.

1.2 A Teoria da Administração Científica de Frederick Winslow Taylor

Observou que as indústrias perdiam ou desperdiçavam matéria-prima, com base

em alguns de seus princípios, criou a padronização do trabalho, treinando e capacitando

os operários para que chegassem à eficiência no desenvolvimento no setor da produção,

inovando assim, com divisão de tarefas, supervisão e obediência hierárquica, com

tempo estimado para cumprimento das mesmas, melhorando os salários, incentivou o

trabalho em conjunto, atingindo uma maior produtividade. Com a divisão do trabalho

em subtarefas, o funcionário ganhava velocidade ao realizar um movimento único em

repetidas vezes, aumentando a produção, seu salário aumentava proporcionalmente.

Segundo Ferreira, Reis e Pereira (2009, p. 16) “Uma tarefa deve ser dividida no maior

número possível de subtarefas. Quanto menor e mais simples a tarefa, maior será a

habilidade do operário em desempenhá-la.”

Foi criticado por estudiosos da administração, pois, considerava o funcionário

como máquina, esquecendo o lado humano, valorizando simplesmente o valor

monetário, o salário, que nem sempre é o fator mais suficiente para um trabalhador.

Com os funcionários efetuando sempre a mesma tarefa, foi visível que eles não

precisavam de qualificação, esta se tornou supérflua. Na época, não havia legislação

trabalhista, nem sindicatos, portanto, com todos esses fatores descritos, a Administração

Científica explorou os empregados, em prol dos patrões.

22

Segundo Ferreira, Reis, Pereira (2009, p. 18), “Com a fragmentação das tarefas, a

qualificação do funcionário passa a ser supérflua. Ele passa a desenvolver tarefas cada

vez mais repetitivas, monótonas e desarticuladas do processo como um todo.”

Entretanto, poucos observaram que com a sua teoria ele conseguiu o aumento da

eficiência da produção, reduziu os custos, elevou os lucros e que com o aumento da

produtividade os salários também se elevaram. Além disso, por mais críticas que

recebeu, alguns de seus métodos são até hoje utilizados no processo produtivo, como a

divisão de trabalho em tarefas mínimas, estimulando a tecnologia e automação

industrial, tornando as tarefas menos monótonas e entediantes. Seguido por Henry Ford,

lançou alguns princípios que agilizavam a produção, tais como:

a) Integração vertical e horizontal: produção integrada desde a matéria-prima ao

produto final, com rede de distribuição;

b) Padronização: ou produção em massa de produtos padronizados sem nenhuma

variação, por exemplo: de cor, simplificando o processo produtivo, diminuindo

custos de produção, oferecendo preços populares, aumentando os lucros;

c) Economicidade: redução de estoques e agilização na produção, com

cumprimento de prazo de entrega.

1.3 A teoria clássica da administração de Henry Fayol

Nesta época as indústrias visavam principalmente à produção, deixando em

segundo plano o ser humano ou operário; defendia a estrutura organizacional da

empresa; e que somente existiam seis funções básicas nas empresas: técnicas,

comerciais, financeiras, segurança, contábeis e administrativas.

A administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos – governo, política, família, negócios, justiça, que sempre

23

exigem algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle, razão pela qual todos devem estudá-la [...] (FAYOL, apud PEREIRA, 2007).

Dentre seus quatorzes princípios destacamos:

a) Divisão do trabalho: especialização para se atingir uma eficiência;

b) Autoridade e responsabilidade: direito e poder de ordenar e o dever de prestar

contas;

c) Disciplina: obediência, comportamento e respeito às normas estabelecidas;

d) Remuneração do pessoal: satisfação para os empregadores e retribuição aos

colaboradores;

e) Estabilidade do pessoal: contra a rotatividade de pessoas, pois isso causa

impacto negativo sobre a eficiência da organização;

f) Espírito de equipe: com harmonia e união entre as pessoas eleva a organização.

2 A ORGANIZAÇÃO NA EMPRESA

Significa um empreendimento constituído pelo homem, ou uma empresa que têm

objetivos, metas e missões.

a) Organização formal: Planejada, com organograma; formada por órgãos:

diretoria, divisões departamentos, e, por cargos: diretor, gerente, chefe.

b) Organização informal: Formada por indivíduos de uma mesma empresa

formal, sem organograma nenhum.

2.1 Terceirização

Com o objetivo principal de reduzir gastos tributários, trabalhistas, operacionais, a

24

empresa contrata outra empresa especializada para executar o serviço, como por

exemplo: o serviço de limpeza e segurança. Segundo Prado e Takaoka (2001, p. 6) “A

Teoria Baseada em Recursos vê a empresa como uma coleção de recursos produtivos e

o seu crescimento depende da utilização desses recursos.”

2.2 A estrutura organizacional

Significa uma forma de distribuição das pessoas dentro de suas atividades

exercidas, estabelecendo níveis hierárquicos.

Estrutura Organizacional é o arcabouço que serve de base para o funcionamento adequado, coordenado, equilibrado e integrado da organização, pois apresenta as diversas inter-relações existentes entre os diferentes elementos que a conformam. Essas inter-relações abrangem aspectos técnicos e comportamentais, baseados nos condicionamentos e componentes específicos que influenciam o seu próprio desenho. (OLIVARES, 1999, p.14).

a) Forma horizontal: Área administrativa, produtiva, marketing, financeira e

recursos humanos.

b) Forma vertical: Nesta ordem: diretoria, gerência, chefia, supervisão e por fim

os demais funcionários.

2.3 Tipos de estruturas

As estruturas servem para ajudar na administração de uma empresa, como se fosse

um guia para o empreendedor. As estruturas definem como as pessoas são reunidas

dentro da empresa de acordo com escalões, de níveis hierárquicos e de áreas de

atividades.

Segundo Forte e Ramirez (2003, p.14) “Organização como função administrativa:

25

significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos da empresa,

estabelecendo as relações entre eles.”

2.3.1 Estrutura Linear

Simples e antigo, a autoridade é única de um superior, existe apenas um chefe

para cada subordinado e as decisões são únicas e exclusivamente tomadas pela diretoria

da empresa; com a desvantagem de centralização excessiva em cada chefe, e a

comunicação é muito demorada.

Figura 1: Estrutura Linear

Fonte: Forte, Ramires, 2003, p.17

2.3.2 Estrutura funcional

Possui descentralização isto é, vários chefes, especializados, de várias seções; as

decisões são tomadas também por eles, tornando-se mais rápidas; com a desvantagem

de: como são vários chefes o funcionário poder receber ordens de um ou mais chefe,

gerando assim conflitos, baseia-se na autoridade do especialista que tem conhecimento

26

técnico, mas não o comando e a decisão.

Segundo Forte e Ramirez (2003, p. 18) “[...] existe uma tendência de que os

diretores da empresa fiquem alheios ao desenvolvimento dos trabalhadores internos,

acarretando problemas nas etapas à frente do processo de produção.”

Figura 2: Estrutura Funcional

Fonte: Forte; Ramires, 2003, p.18

2.3.3 Estrutura Linha-Staff

Segue o mesmo padrão da estrutura linear e funcional, reduzindo desvantagens,

mas com o diferencial de possuir órgãos de staff; ou seja, de apoio, suporte, como

marketing, finanças, recursos humanos; e órgãos de linha, também conhecidos como

órgãos de ação, com autoridade absoluta e onde as ordens são obedecidas.

O resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, isto é, constituída pela combinação de características dos tipos de organização linear e funcional, criada como intuito de unir as vantagens de dados estilos organizacionais. A busca por um novo estilo organizacional para atender as crescentes necessidades de eficiência das empresas, impulsionou a criação desse estilo que busca especializar as áreas da organização para que os esforços dos colaboradores tenham foco em tarefas específicas. (WIKIPÉDIA, apud, CHIAVENATO, 2004)

27

3. DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Criado na era da Teoria Clássica por Henry Fayol, como uma forma de aumentar

a eficiência, segmentando os setores e dividindo as tarefas para uma melhor execução

por funções. Citaremos a seguir alguns departamentos de uma empresa, observando que

a comunicação entre esses departamentos é imprescindível para uma gestão se tornar

eficiente.

3.1 Departamento Financeiro

Compete a este departamento controlar os recursos financeiros necessários,

analisar orçamentos e investimentos para manter uma empresa em bom funcionamento.

É um departamento importante, pois centraliza todas as atividades da empresa e têm as

responsabilidades de executar todos os outros, como por exemplo: compra, vendas e

marketing. Um bom planejamento financeiro oferece muitas vantagens com relação à

previsão de resultados, com boa disciplina operacional e conscientização dos objetivos

para que sejam tomadas as decisões com mais rapidez e agilidade.

3.2 Departamento Executivo

É responsável pela análise e execução de projetos da empresa de ordem interna ou

externa.

Os executivos realizam o seu trabalho por meio de trabalho de outras pessoas. Eles tomam decisões alocam recursos e dirigem as atividades de outros com intuito de atingir determinados objetivos. Eles trabalham em uma organização, a qual pode ser definida como uma unidade coordenada, composta de duas ou mais pessoas. (GRAPEIA, 2009)

28

3.3 Departamento Administrativo

É considerado como o oxigênio de uma empresa, possibilita a realização de

atividades, objetiva lucros, investimentos. Controla entrada e saída de recursos

financeiros, viabilidade de negócios que tragam crescimento e desenvolvimento com

estabilidade para a empresa. Ligado à diretoria, administra ou gerencia todos os outros

departamentos.

3.4 Departamento Operacional

Executa, em conjunto, as atividades no setor produtivo da empresa, como

operações de maquinários, manipulação de materiais e a todo o trabalho físico. É

responsável pela produção dos bens, a quantidade e qualidade do mesmo, produção em

lotes econômicos, pequeno investimento em estoque, definição de melhores métodos de

trabalho, e menor movimentação de materiais.

3.5 Departamento Jurídico

Analisa todos os relatórios de ordem jurídica, dando o seu parecer, tem como

atribuição:

a) Propor ações jurídicas relativas à direção da empresa;

b) Defender a empresa nas ações contrárias e administrativas;

c) Representar a empresa perante a administração pública;

d) Redigir e analisar contratos;

e) Analisar negócios empresariais;

29

f) Zelar pelo cumprimento da lei;

g) Manter informada a diretoria quanto à riscos processuais.

Enfim, é peça fundamental e necessária junto aos outros departamentos da

empresa.

3.6 Departamento Contábil

Controlado por contadores, é responsável pela contabilidade da empresa, tem

papel fundamental na tomada de decisões, elabora demonstrações contábeis como: B.P.

– Balanço Patrimonial, D.R.E. – Demonstração do Resultado do Exercício, D.L.P.A. –

Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados, D.F.C. – Demonstração do Fluxo

de Caixa, encaminhando-os para o departamento de marketing para as devidas

publicações nos meios de comunicação.

A contabilidade fundamenta-se em princípios, leis e outras normas decorrentes das relações sociais entre pessoas, empresas e instituições em geral, sendo portanto vinculada à área das ciências sociais aplicadas. (FORTES, 2001, p. 37, apud OLIVEIRA; CERQUEIRA, 2003, p. 2).

3.7 Departamento Comercial

Responsável pelo atendimento ao cliente interna e externamente. Os gestores

comerciais planejam, dirigem e coordenam as atividades relacionadas com venda de um

produto ou serviço de uma empresa. O departamento comercial é muito importante, uma

empresa só tem o rendimento satisfatório quando as suas receitas superam as despesas.

Algumas das atividades do departamento comercial são:

a) Levantamento de necessidades dos clientes;

30

b) Negociação;

c) Análise de mercado.

3.8 Departamento de Marketing

Os objetivos principais deste departamento são: atrair novos clientes e mantê-los

fiéis à empresa. Também responsável pela propaganda e marketing da empresa,

campanhas publicitárias e pesquisas de mercado, cuidar das marcas da empresa junto

aos principais veículos de comunicação. Marketing é entender e atender clientes.

Segundo Kotler (1993, apud MARCOLAN et al., 2005, p. 552) “O marketing é

um processo social e gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e

desejam através da criação, oferta e troca de produtos de valor com os outros.”

3.8.1 Marketing Pessoal

Hoje o marketing pessoal é uma ferramenta muito eficiente para fazer com que

seus pensamentos, atitudes, apresentação e comunicação estejam ao seu favor em

qualquer ambiente de trabalho.

Para se ter um bom marketing pessoal, primeiramente o profissional deve estar preparado para desempenhar suas funções básicas, como também é necessário que o mesmo esteja a um tempo mínimo no mercado, para absorver o conhecimento adquirido. (LAURINDO, 2001, p. 5, apud PELEIAS et al., 2005, p. 4).

Ter cuidado com a ética e a capacidade de liderar, ter habilidade de se auto-

motivar e também motivar as pessoas a sua volta.

São todos os esforços estratégicos e comunicacionais para ofertar serviços de qualidade, criados para suprir a necessidade e desejos do cliente, utilizando os instrumentos de marketing, sempre de acordo com a ética. O marketing contábil bem realizado deve na realidade, influir como os clientes percebem o profissional, o escritório, e essa

31

percepção é que irá gerar uma imagem positiva ou negativa. O contabilista deve construir uma marca pessoal universal. (BERTOZZI, 2003, apud PELEIAS et al., 2005, p. 4).

Atualmente as empresas analisam sua experiência profissional, mas também estão

atentas para sua capacidade intelectual, sua ética para definir sua contratação.

Existem alguns detalhes que merecem uma atenção especial:

a) Estar sempre pronto e capacitado para enfrentar todos os tipos de mudanças;

b) Ter consciência de suas atitudes para alcançar seus objetivos;

c) Focar problemas e controlar seus sentimentos;

d) Acreditar em sua capacidade de realização e superar obstáculos.

e) Manter-se motivado;

f) Ser gentil e atencioso ao lidar com as pessoas;

g) Pontualidade é absolutamente necessário;

h) Honestidade e objetividade;

i) Cuidado com a aparência;

j) Forma de se expressar, não gesticule demais, fale baixo e devagar.

3.9 Departamento de Recursos Humanos

O departamento de recursos humanos é mais conhecido como RH, e é responsável

pelo recrutamento e seleção de funcionários, seja interno ou externo, e benefícios

sociais da empresa.

É ele que analisa currículos, seleciona candidatos e verifica se você está apto para

os cargos oferecidos dentro da organização.

O recrutamento e a seleção são o primeiro passo rumo a uma relação produtiva com o funcionário. Reservar tempo para entrevistar minuciosa e imparcialmente pode resultar em um funcionário motivado que irá permanecer na empresa por muito tempo. (CHIAVENATO, 2002, apud BILLA; MIRANDA, 2005, p. 3, 2002).

32

3.9.1 Recrutamento e seleção de pessoal

Diferentemente do antigo departamento de pessoal, onde eram somente efetuados

admissões, demissões, folhas de pagamentos e pagamentos de salários, hoje o setor é

responsável pelo recrutamento e seleção de pessoas certas para ocuparem cargos e

funções certos, com habilidades, responsabilidades, qualificações, comportamentos

devidos, e que tenham perseverança; analisa currículos, comprova as informações ali

descritas, evitando o trabalho supérfluo.

Destacando que as pessoas ou colaboradores são o principal ativo das empresas, o

que não acontecia nas teorias científica de Taylor, e clássica de Fayol, onde eram

sempre deixados em segundo plano.

O ser humano vive em busca frenética para satisfazer suas necessidades pessoais, que são escalonadas em ordem de prioridades, a cada novo desafio vencido, sempre haverá outro que irá surgir, é uma realidade aplicada às grandes organizações. (MASLOW, apud FERREIRA, 2010).

3.9.2 Benefícios sociais

Conhece-se por benefícios aquelas facilidades, conveniências ou vantagens

que um colaborador recebe da empresa, no sentido de causar estímulos para que

estes se sintam motivados. Responsável também pelo gerenciamento dos planos de

benefícios sociais, onde cada empresa constrói seu plano de benefícios sociais, que

geralmente está apontado para certos objetivos, sendo eles para curtos e/ou longos

prazos, dependendo de cada benefício e do porte de cada empresa. Dentre vários

objetivos sociais destacamos: melhoria da qualidade de vida dos empregados, melhoria

do clima organizacional e aumento da produtividade em geral.

33

Segundo Forte e Ramirez (2003, p. 61) “O intuito desses benefícios é economizar

esforços e tempo dos funcionários, propiciando-lhes facilidades e vantagens para que

possam dedicar todo o seu melhor tempo disponível na busca de uma melhor

produtividade.”

Para a empresa reduz a rotatividade, elevando a lealdade do empregado junto à

empresa, facilitando o recrutamento e a retenção do pessoal, aumentando o bem-estar e

a moral dos empregados.

São vantagens que os colaboradores recebem das empresas para que eles se

sintam motivado, melhorando o relacionamento social entre eles, aumentando a

satisfação no trabalho e reduzindo a insegurança, que contribui para o desenvolvimento

pessoal e bem-estar individual e com a equipe, que conseqüentemente melhora as

relações entre empregado e empresa, relacionados com a conscientização da

responsabilidade social da organização.

A importância dos benefícios sociais espontâneos é reconhecida pelos funcionários, que, em muitas vezes, evitam desligar-se das empresas para não perderem as vantagens proporcionadas pelo salário acrescido de um pacote de benefícios. (FORTE; RAMIREZ, 2003, p. 62).

a) Benefícios sociais espontâneos: são vantagens, gratificações, seguros de

vida, prêmios de produção recebidos da empresa e lazer, refeitório, recreações,

atividades comunitárias.

b) Benefícios sociais legais: são exigidos pela Legislação Trabalhista: 13°

salário, férias, aposentadoria, auxílio doença, salário família, salário

maternidade, seguro de acidentes de trabalho.

3.10 Departamento de Informática

Responsável pela área de informática, internet, site, e-mail, domínios, manutenção

34

dos computadores, e também pelos S.I.G – Sistemas Gerenciais de Informações.

Os sistemas de controle das empresas precisam adaptar-se a nova realidade do mundo dos negócios. As mudanças decorrentes da evolução da tecnologia da informação possibilitam que a informação trafegue instantaneamente em todos os pontos da empresa, obrigando alguns sistemas a serem repensados [...]. (DANTAS, 2003, p.3, apud, UENOYAMA, 2007, p.11)

3.10.1 E.R.P. – Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos da

Empresa

Alguns dos benefícios alcançados pela Tecnologia da Informação são: a melhoria

da produção e redução de custos, e o gerenciamento de tudo o que ocorre dentro da

empresa.

Em sistemas de maior porte o componente usuário está dividido em dois grupos: um formado por um conjunto de pessoas que, tradicionalmente compõem o CPD – Centro de Processamentos de Dados da empresa, e outro que são os usuários propriamente dito. (VELLOSO, 1999, p. 25, apud OLIVEIRA; CERQUEIRA, 2003, p. 4).

3.10.2 T.I. – Tecnologia da Informação na Logística

Muitas grandes empresas especializadas em logística abandonaram o papel e o

Excel e investiram em sistemas de ERP, que controlam o tráfego de mercadorias

reduzindo os custos. Infelizmente, no Brasil, não existem ainda muitas empresas

especializadas em tecnologia da informação, provocando assim que seu preço se torne

um tanto quanto elevado.

Segundo Hilton Rocha, consultor de negócios e processos em supply chain da

infor-empresa global - cadeia de fornecimento da informação-empresa global, os

investimentos no Brasil ainda são baixos.

35

Vem crescendo, mas ainda não atingiu um bom nível. As corporações que adquirem serviços logísticos, por exemplo, ainda se preocupam com o menor custo final e não com o valor agregado, e isto se reflete nos investimentos em automatização. Entre um servidor e uma empilhadeira, se investe no segundo. E T.I. ainda não é explorado da forma como deveria, até porque logística é vista como despesa em muitas empresas. (TIINSIDE, 2010, p. 8).

Portanto, investir em T.I. é preciso, pois a empresa atinge assim sua excelência em

distribuição, controla toda a operação e o que acontece com os seus caminhões,

consegue entregar seus produtos com mais rapidez, otimizando o serviço e reduzindo

custos.

3.10.3 T.I. na Gestão empresarial

Surgiram na década de 50 os primeiros sistemas de gestão empresarial; além de

lentos, os computadores eram muito caros, mas os sistemas já eram eficientes, pois

reduziam o tempo de cálculos que demoravam meses.

Na década de 90, surgiu o P.C., e as grandes empresas já se informatizavam, com

os sistemas de gestão empresarial. Daí, com a redução de preços dos próprios

computadores, internet, os E.R.P’s se tornaram frequentes em todas as empresas, se

tornando não só um diferencial, mas também um pré-requisito.

3.10.4 Tipos de Sistemas de Gestão Empresarial

São quatro os principais tipos de sistemas de gestão empresarial, eles servem para

ajudar na organização de dados de uma empresa, para facilitar a verificação de

informações mais antigas, evitando problemas futuros.

a) S.G.P. – Sistema de Gestão Patrimonial: Controla e cataloga os dados do

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inventário, os bens patrimoniais, como imóveis; marcas e patentes, estudos

científicos e investimentos, bem como os seus valores, atualizando-os.

b) G.D.E. – Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos: Cataloga os dados

dos documentos da empresa, como: descrição, imagem, arquivos de

computador.

c) S.C.E. – Sistema de Controle de Estoque: Armazena os dados referente aos

estoques de matérias-primas, produtos acabados e o consumo de insumos,

gerando relatórios de verificação.

d) S.C.P. – Sistema de Controle da Produção: Integrado com os sistemas de

controle de estoque e com a contabilidade, controlando as linhas de produção e

atualizando as quantidades e valores dos estoques.

Portanto, podemos afirmar que os S.G.E. são ferramentas eficazes na

administração e planejamento das empresas, promovem a integração entre os

departamentos, diminuindo a morosidade e o fim do retrabalho operacional.

Investir em T.I. reduz tempo, gera maior rentabilidade e uma visão de um futuro

mais próximo.

4. TEORIAS MODERNAS DE GESTÃO

A abordagem contingencial é uma estratégia que passou a ocupar espaço a partir

dos anos 60 diante das dificuldades de adaptação.

É um sistema que tem como objetivo definir formas e metas de relação com o

desempenho individual, envolvendo todos os níveis administrativos. Serve como

indicador comum, para definição de responsabilidades de cada indivíduo objetivando

resultados para sua atividade.

37

É uma técnica de planejamento e avaliação conjunta de prioridades que estabelece

resultados a serem alcançados em determinados períodos e acompanha o desempenho e

correções necessárias.

A Teoria da Contingência nasceu a partir de uma série de pesquisas feitas para verificar quais os modelos de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos de indústrias. Os pesquisadores, cada qual isoladamente, procuraram confirmar se as organizações eficazes de determinados tipos de indústria seguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como a divisão do trabalho, a amplitude de controle, a hierarquia de autoridade, etc. (PEREIRA, apud LIRA, 2011)

Serve como base democrática e participativa para novos métodos de avaliação do

desempenho humano, compatibilizando objetivos organizacionais e individuais.

4.1 Administração por objetivos

Uma empresa tem sempre que se modernizar para enfrentar novos desafios. Para

se alcançar o sucesso é necessário que se invista em tecnologia, o qual vem provocando

um impacto enorme em toda a sociedade, que se trace uma estratégia, determinando os

objetivos básicos de longo prazo e que se obtenham recursos suficientes para

concretizar esses objetivos.

Definir esses objetivos é uma tarefa prioritária do sistema de gestão; a empresa

deve saber claramente o que pretende alcançar, considerando seus pontos fortes e

fracos. Uma das características que a empresa deve ter para atingir a eficiência é a

integração interdepartamental.

Uma vez definidos os objetivos são estabelecidos métodos e distribuídas às responsabilidades para a sua consecução. Para o bom resultado contínuo da empresa, os objetivos devem ser continuamente revistos e ajustados às novas exigências e aspirações organizacionais. (HUMBLE, 1970, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p. 108).

Através de criação de oportunidades, desenvolvimento pessoal, transformam-se

recursos em empresa, ampliando-os, e, esses recursos são os humanos, os

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colaboradores.

O foco no negócio da empresa é um dos principais diferenciais de uma boa gestão,

quando um gestor não sabe o que fazer, sua empresa fica sem saber que rumo tomar,

toda empresa é o reflexo das decisões que toma.

A Descentralização administrativa ocasiona um melhor desempenho,

aperfeiçoando a estrutura organizacional. Para uma boa gestão é necessário que o gestor

controle seu próprio desempenho.

Segundo Drucker (1981, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p. 110), “Um dos

maiores benefícios da administração por objetivos foi o fato de ela ter permitido

substituir a administração através da dominação pela administração através do

autocontrole.”

4.2 Administração estratégica

Sua principal característica é traçar planos, definir o que deseja que o seu negócio

seja no futuro, procura capacitar as pessoas a pensar estrategicamente, alcançando uma

mudança de comportamento.

4.3 Administração participativa

Uma constante nos novos modelos de gestão é a participação dos funcionários nas

decisões da empresa.

Participação consiste basicamente na criação de oportunidades para que as pessoas influenciem decisões que as afetarão. Essa influência pode variar pouco ou muito. Participação é como um caso de delegação, na qual o subordinado obtém maior controle, maior liberdade de escolha em relação às suas próprias responsabilidades. (Paterman, 1970, apud FERREIRA; REIS; PEREIRA, 2009, p.129).

39

4.4 Gestão de mudança

Ao administrador atual cabe a tarefa de prevenção e antecipação das mudanças,

liderar pessoas, motivando-as, desenvolvendo uma cultura de desafio constante.

Investimento em pessoas, tecnologia e informações é necessário para enfrentar as

dificuldades encontradas pelo caminho.

[...] o fundamental é considerar a organização como um todo, composto por várias partes componentes, interligadas e interagentes. Tomada em seus aspectos básicos, toda organização deve analisar seus recursos humanos, materiais/financeiros e tecnológicos que, fluindo através da organização, são responsáveis pela manutenção do funcionamento do sistema, no sentido de cumprir sua missão. (FERREIRA, REIS, PEREIRA, 2009, p. 242)

Os colaboradores passam a ser dominantes nas empresas; são pessoas planejando,

organizando, controlando e dirigindo; com inovações promovem que a empresa alcance

metas e objetivos, maximizando a riqueza, são perceptores de que novas técnicas e

modelos de gestão empresarial, apesar de serem eficientes, também têm suas

desvantagens, mas que poderão ser vencidas, melhoradas, e que através destas

desvantagens sendo estudadas, analisadas, pode-se também chegar ao equilíbrio de uma

gestão eficiente e eficaz.

Sua finalidade, as razões e os porquês, são questões mais facilmente explicáveis em nível empresarial, embora na maioria das vezes sempre depois que ocorrerem. A única coisa que diferencia nossa época das anteriores é a velocidade das mudanças que se tornam cada vez maiores. (FERREIRA, REIS, PEREIRA, 2009, p. 240)

São gestores, empreendedores que fazem os negócios acontecerem, determinando

sua:

a) Missão: que dá uma direção à empresa, ligada diretamente aos seus objetivos;

b) Visão: é o sonho da empresa, algo concreto a ser alcançado;

c) Valores: que representam os princípios éticos, regras morais de seus

administradores e colaboradores.

40

4.5 Gestão Eficiente

Poucas são as empresas que planejam um caminho a percorrer. Muitas não visam

a qualidade e sim o custo do serviço, necessário que se busque conhecimento, utilize

novas tecnologias, invista-se em pessoal qualificado, aumentando a sua produtividade e

competitividade no mercado e agregando valores aos seus produtos e serviços.

A necessidade de aplicar esta prática nas empresas é crescente em um momento onde fatores econômicos forçam as empresas a evoluírem para gerir os negócios com mais controle e rigor. O gerenciamento eficiente da informação pode ser um fator fundamental para a manutenção e o sucesso organizacional em um mercado competitivo e em constante mutação. (ALBUQUERQUE, 2009).

Para uma gestão eficiente, a informação é um fator fundamental para se manter o

sucesso da empresa dentro do mercado. As empresas buscam se aprimorar nos seus

sistemas, pois a competitividade e fatores econômicos forçam-nas a se atualizar e

acompanhar as mudanças internas e externas.

Estamos vivendo a era da informação, uma empresa que não se utiliza de

indicadores terá uma gestão sem parâmetros e sem feedback, o monitoramento de

processos e atividades com uma certa freqüência ajudam em tomadas de decisões, com

velocidade e de forma racional e exata.

Esta prática de monitoramento de indicadores pode provocar mudanças na

organização, e algumas vezes uma reestruturação em processos de produção. O uso de

indicadores melhora o controle dos objetivos organizacionais, eficiência,

relacionamento entre clientes e fornecedores, contribui também com as atividades do

marketing, melhorando produtos e serviços.

Uma empresa que não utiliza indicadores pratica uma gestão sem parâmetros, sem feedback de suas ações internas e/ou externas. Empresas que não fazem uso de indicadores para monitorar o andamento de processos e atividades assim com seus resultados, com freqüência correm riscos no processo de tomada de decisão. Sem informação precisa não há como decidir de maneira racional sobre

41

estes processos e atividades. Estes indicadores são fundamentais para se determinar os rumos da empresa no planejamento estratégico. (ALBUQUERQUE, 2009).

A vantagem que a empresa obtém é a possibilidade de compreender prioridades

de ação em determinados momentos. É preciso que os gestores e colaboradores tenham

bom relacionamento. Os líderes definem as metas e incentivam a equipe.

O gestor precisa ter bom relacionamento com sua equipe, motivando-a, a ter o

mesmo objetivo, para cumprir as metas desejadas, deve saber administrar conflitos,

saber executar e respeitar opiniões e dialogar.

Gestão eficiente é ter um diferencial, para se alcançar destaque na empresa. É

necessário que se tenha um projeto bem planejado, é ter uma idéia brilhante e colocar

em prática. Ter mão de obra qualificada, com alguns anos de experiência no mercado de

trabalho. Em busca de qualidade nas organizações procuramos ferramentas de Gestão

Empresarial, pois as mudanças ocorrem com frequência, transformando o mundo dos

negócios.

Para se alcançar sucesso profissional precisamos avaliar essas mudanças no

sentido de como elas podem afetar as empresas ou não. O sucesso estratégico de uma

empresa depende de normas técnicas e científicas que auxiliam na busca de qualidade

total que nada mais é do que a qualidade de tudo que é feito numa empresa.

Administrar, hoje, é muito mais fácil do que antigamente, pois, temos inúmeras

ferramentas disponíveis para nós, os gestores, nos aperfeiçoarmos, em busca de um

melhor resultado para uma organização eficiente e eficaz. Com planejamento

estratégico que são planos, ações e caminhos que indicam como vamos atingir os nossos

objetivos e ambições.

Em uma perspectiva estratégica de mudança, vê-se a organização como um sistema aberto e inserido em um contexto social, econômico e político; privilegia-se sua forma de relacionar-se com a sociedade, isto é, sua razão de ser, seus produtos e serviços. Enfatiza-se a tomada de decisões considerando, sobretudo, o fluxo de informações entre a

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organização e seu ambiente: como se identificam e selecionam demandas, apoios e alternativas de ação, bem como o papel de cada participante desse processo; valoriza-se a busca de racionalidade: o pensar estrategicamente. Julga-se que para mudar uma organização é necessário definir sua missão, seus objetivos e suas formas de identificar e selecionar alternativas de ação. (MOTTA, 1998, apud ALBUQUERQUE, 2009).

Para fazer um projeto ser aceito na empresa primeiramente devemos fazer uma

pesquisa econômica no mercado; qual o retorno do investimento; e depois verificar o

objetivo deste projeto como, por exemplo, se é vender mais; para isso precisamos

entender ou ter sabedoria da necessidade da empresa.

Analisar os riscos, impacto no mercado, estabelecer metas e prazos a serem

cumpridos em curto, médio e longo prazo, estratégia, prevendo possíveis atrasos, pois, a

falta de descumprimento de prazo acarreta o fracasso do projeto e pode causar prejuízo

à empresa.

A Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos. (STONER, 1999, p.4, apud GUEDES, 2006).

Necessário, primeiramente, que se determine onde a empresa quer chegar, que se

tenha um foco, porque às vezes, sabemos o que fazer, mas não sabemos como fazer; que

se forme uma boa equipe de trabalho, que esta seja unida e tenha competência,

juntamente com o gerente do projeto, que as tarefas sejam divididas, pois a equipe

responderá pelas falhas ou pelo sucesso. Um projeto precisa ter um gerente ou gestor

para que o mesmo possa acompanhar, coordenar, cooperar; senão pode fracassar e não

conseguir atingir seus objetivos. Só assim, alcançaremos, com certeza, nossos objetivos

e nosso sucesso empresarial, com eficiência e eficácia.

43

CAPÍTULO II

GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE

1 UM BREVE HISTÓRICO DA CONTABILIDADE

Com o surgimento da indústria moderna entre os séculos XVIII e XIX, o homem

deixa a caça, e começa a se organizar economicamente, principalmente com o direito de

uso do solo e as propriedades herdadas de seus pais, já denominada, nesta época, como

patrimônio, todos os valores passaram a ser chamados de patrimônio, daí a necessidade

de registros do comércio, onde se origina a contabilidade. Nesta época as compras e

vendas eram efetuadas através de trocas, sempre à vista, não se existiam os créditos e

eram controladas por relatórios simples; mas os bens ou valores aumentavam cada vez

mais e já se faziam necessárias mais informações, como valorizar os seus próprios bens

e serviços, aumentar as posses, índices de produção de uso e consumo, os quais eram

controlados com ramos de árvores; quando se desenvolve, então o papiro – papel, e o

cálamo – pena de escrever. Na Itália surge o termo Contabilitá – Contabilidade.

A evolução da Ciência Contábil resume-se em quatro períodos:

a) Contabilidade do mundo antigo - desde o início das civilizações até 1202 da

44

Era Cristã, quando surge o livro Liber Abaci – Livro do Ábaco, de autoria de

Leonardo Pisano;

b) Contabilidade do mundo medieval - de 1202 da Era Cristã até 1494, com

apareceu o Tratactus de Compustis et Scripturis – Contabilidade por Partidas

Dobradas, do Frei Luca Paciolo; período importante na história da

contabilidade, denominado: Era Técnica, época que surgiu o livro caixa, que

controlava registros de recebimentos e pagamentos em dinheiro;

c) Contabilidade do mundo moderno – de 1494 até 1840, com a obra La

Contabilitá Applicatta alle Amministrazioni Private e Pubbliche-

Contabilidade aplicada à administração pública e privada, de Franscesco Villa;

período em que o trabalho escravo cedeu lugar ao trabalho assalariado,

tornando os registros mais complexos, aparece a conta Capital, representada

pelos recursos integralizados na empresa;

d) Contabilidade do mundo científico – desde 1840 até a atualidade – Nesta

época, século XVII, a contabilidade chegava às universidades, já existia a

calculadora, e a contabilidade era confundida com administração, os

contadores eram chamados de guarda-livros. No Brasil, com a vinda da família

real portuguesa, aumentou a atividade colonial, surgindo o Tesouro Nacional e

Público, o Banco do Brasil, e as tesourarias eram compostas somente por um

inspetor, um contador e um procurador fiscal, que eram responsáveis por todas

as funções desde a arrecadação até a administração financeira e fiscal.

Atualmente o contador vem ganhando destaque no mercado em Auditoria,

Controladoria e Atuarial, que são áreas de análises contábeis e operacionais,

ele participa das tomadas de decisões das empresas; daí podemos afirmar que a

contabilidade é muito mais que um mero registro ou efetuar lançamentos

45

contábeis, emitir demonstrações contábeis e financeiras, e, sim, denominá-la

como um instrumento básico de gestão.

2 A CONTABILIDADE E SEUS OBJETIVOS

Enfrentar desafios de adaptação das condições no mercado exigente, competitivo,

com grandes mudanças para um melhor resultado é o que diferencia os escritórios

contábeis atuais dos mais antigos, com eficiência ou obtenção de máximo retorno sobre

os recursos empregados.

2.1 Administração da empresa contábil

Com o surgimento de um novo modelo de gerência, os escritórios contábeis

tiveram necessariamente que se adequarem à novos padrões de administração para

atenderem aos seus objetivos, buscando uma melhora constante e maior produtividade,

enfrentando, assim, seus concorrentes em padrão mundial.

Através da evolução dos tempos as empresas foram obrigadas a adaptar os seus

gestores com rapidez, rumo ao processo de globalização, tecnologia e economia. Os

colaboradores precisam ter flexibilidade no trabalho, participando, dando ideias; pois,

atualmente, eles têm consciência dos seus direitos, então, necessário se faz que os

conquistemos, pois a concorrência no mercado é muito forte e precisamos de pessoas

qualificadas.

Segundo Tachizawa, Ferreira e Fortuna (2001, apud ROSA; FUTIDA, 2009, p.17)

“Neste cenário, o papel gerencial, mantendo a base inicial e retendo aspectos

fundamentais assimilados no processo evolutivo, passa a incorporar novas atividades.

46

Gerenciar é orientar o trabalho, é ter poder, com autoridade e responsabilidade

sobre pessoas, com um objetivo comum: atingir melhores resultados; é responder pela

parte financeira, equipamentos, tomar decisões, buscando uma máxima produtividade.

As tarefas fundamentais de uma gerência são: planejar, organizar, dirigir e

controlar, que nada mais é do que prever acontecimentos que afetem negativamente os

resultados, antecipando assim decisões; definir as tarefas para as pessoas certas; dirigir a

equipe com liderança e eficácia; controlar o planejado e corrigir os erros que possam

acontecer.

Figura 3: Ciclo da Gerência

Fonte: Rosa; Futida, 2009, p. 19

2.2 Tipos de Usuários

a) Usuário Interno: é o que utiliza as informações específicas ligadas à empresa,

somadas com informações adicionais que a contabilidade financeira não

demonstra, tornando essas informações decisivas para as tomadas de decisões

aos administradores. A contabilidade gerencial busca mostrar diferentes

situações que ajudam os gerentes, para que estes planejem, controlem e tomem

decisões corretas, com isso as empresas obtêm o diferencial da contabilidade

financeira que prende aos princípios fundamentais; diferencial esse que fornece

Organização Controle

Planejamento

Direção

Ciclo da Gerência

47

diferentes soluções para várias decisões.

Para os usuários internos à entidade, interessam além das demonstrações contábeis como ponto de partida, também subsidiam os tomadores internos de decisão, outros tipos de relatórios que aliem conceitos e informações derivantes do sistema de Contabilidade financeira (Geral) – que produz os relatórios tradicionais, a outros derivantes da Contabilidade de Custos, da administração financeira, da administração da produção e outras disciplinas que apresentam conceitos importantes para a tomada de decisões.(IUDÍCIBUS; MARION, 1999, p. 54, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 4).

A contabilidade gerencial auxilia na tomada de decisões, que é flexível a cada

gestor e a cada empresa, com informações corretas para que a empresa continue ativa.

b) Usuário externo: tem como principal objetivo publicar as demonstrações

contábeis, que são extraídas informações da contabilidade financeira.

Para seus usuários Externos, conforme a Lei 6.404/76 apud Marion (1994): A Lei das Sociedades por Ações estabelece que ao fim de cada exercício social a entidade deva elaborar de acordo com os princípios de contabilidade as seguintes demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial, Demonstrações do Resultado do Exercício, Demonstrações de Lucros e Prejuízos Acumulados ou Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido; Demonstrações de Origens e Aplicações de Recursos. (IUDÍCIBUS; MARION, 1999, p.54, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 4).

Essas informações fornecidas pela contabilidade são predestinadas à acionistas,

administradores, para o fisco, bancos, investidores e para a sociedade.

A contabilidade deve estar sempre preparada para atender às necessidades dos

usuários, pois é através dela que obtemos informações, capacitando funcionários para

planejar, controlar e tomar as decisões corretas.

2.3 Características das informações contábeis

Com o passar dos tempos a contabilidade deixou de medir apenas a evolução do

patrimônio das organizações. Ela foi se aperfeiçoando cada vez mais de acordo com as

necessidades de cada empresa, obrigando-as a ter cada vez mais a procura de escritórios

48

de contabilidade, para que o administrador ou presidente esteja sempre atualizado das

novidades que surge a cada dia, e aplicando este conhecimento dentro da empresa para

melhores e/ou maiores resultados.

Com o advento da tecnologia da informação e o processo de globalização mundial as exigências cresceram e se diversificaram. A competição global exige que as empresas estejam comprometidas com contínuo e completo aperfeiçoamento de seus produtos, processos e colaboradores. Um dos principais ativos de uma empresa são suas informações e seus recursos humanos que delas se utilizam (...) a qualidade e confiabilidade desses dados influem decisivamente no sucesso dos negócios. (RAUPP, 2000, p. 44, SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 5)

O mundo hoje necessita dessas informações contábeis em tempo real, e nós

precisamos estar aptos para gerar esta informação naquele momento, sendo este um dos

maiores desafios da contabilidade, além de levar estar informações, a contabilidade tem

como objetivo apresentar a informação para o planejamento da empresa,

conseqüentemente para ter controle e tomar a decisão correta.

Portanto, como os gestores estão sempre tomando decisões, cabe à contabilidade

estar apta com as informações oportunas, confiáveis e adequadas para determinada

situação.

A informação contábil não deve privilegiar somente uma pessoa, mais sim

proporcionar estas informações a todos para que possam fazer uso destas.

A contabilidade é uma das áreas mais importantes dentro de uma organização,

pois, é ela que com suas informações fazem a empresa crescer cada dia mais.

A informação deve ser adequada aos fins a que se destina, uma vez que facilite o entendimento do usuário, deve emergir da verdade, ser eficaz e atingir o objetivo do usuário, deve ser precisa e não conter erros, precisa ser relevante, confiável e segura para a tomada de decisões, deve ser apresentada de forma simples afim de se tornar compreensível para quem precisa dela. (VASCONCELOS, 2002, p. 25, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 5).

Para que se tome uma decisão, é preciso que a informação gerada pela

contabilidade seja de qualidade.

49

As características qualitativas são atributos que tornam as informações contábeis úteis para os usuários. Estes atributos são: a confiabilidade, relevância, compreensibilidade e comparabilidade. (IASB –

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD – JUNTA DAS NORMAS CONTÁBEIS, 1998, p. 35, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 6)

a) Confiabilidade

Quando a empresa gera uma informação de qualidade, e que não tenha erros, ela

tem que passar a confiança para que os usuários colaborem e que possam utilizar esta

informação com veracidade.

A informação tem a qualidade de confiabilidade quando está livre de erros relevantes, e podem os usuários depositar confiança como representando fielmente aquilo que ela diz representar ou poderia razoavelmente esperar-se que representa-se. (IASB 1998, p. 36, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 6)

A IASB coloca também que a informação apresente os requisitos necessários para

que ela seja confiável, como: representação adequada, primazia de essência sobre a

forma, neutralidade, prudência e integridade.

b) Relevância

Para que seja tomada uma decisão, a informação tem que ser relevante, ou que se

sobressaia, que seja necessária, importante.

A fim de ser útil, a informação precisa ser relevante para as necessidades de tomada de decisão dos usuários. A informação possui a qualidade da relevância quando influencia as decisões econômicas dos usuários ajudando-os a avaliar eventos passados, presentes ou futuros ou confirmando ou corrigindo suas avaliações anteriores. (IASB, 1998, p. 35, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 7).

A informação se tornou um elemento importante para a empresa, independente

dos resultados.

As decisões consistem realmente na escolha entre os cursos alternativos de ação que têm conseqüências futuras, as quais geralmente são incertas. Pode-se diminuir os efeitos adversos desta incerteza, tornando-se bem informado sobre o assunto relacionado à decisão. Quanto mais informações relevantes sobre o assunto de uma decisão forem acumuladas, mais claro será o curso de ação correto. (HORNGREN, 1978, p. 104, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 7).

50

c) Compreensibilidade

A informação após ser gerada deve ser exposta aos usuários, de modo que seja

compreensível.

Essas informações devem ser evidenciadas de modo que possibilite a todos os

usuários; de fácil entendimento, mas sempre mostrando de maneira completa as

operações da organização. Porém é necessário que o usuário tenha conhecimento de

contabilidade e de seus negócios, para que compreenda as informações.

Uma qualidade essencial é que as informações apresentadas nas demonstrações contábeis é que elas sejam prontamente entendidas pelos usuários. Para esse fim presume-se que os usuários tenham conhecimento razoável do negócio, atividades econômicas contabilidade. (IASB, 1998, p. 35, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 8).

Sendo assim, a informação compreensível e o usuário com o conhecimento

necessário, tornam-se eficaz a comunicação entre ambas as partes.

d) Comparabilidade

Os proprietários de empresas devem comparar demonstrações contábeis de anos

anteriores para que seja feita uma análise da empresa, a fim de identificar sua própria

posição financeira e seu desempenho.

Segundo Shigunov e Shigunov (2003, p. 9) “O contador deve considerar a

importância das características qualitativas no seu dia-a-dia para a prestação dos

serviços contábeis, até como forma de se manter no mercado.”

Com o resultado das avaliações, deve-se fazer um parâmetro de sua posição

financeira com outras empresas do mercado que sejam concorrentes. A empresa precisa

conhecer as políticas contábeis junto com suas declarações para seguir as normas

brasileiras de contabilidade.

Os usuários devem comparar as demonstrações contábeis de uma empresa ao longo do tempo a fim de identificar tendências na sua própria posição financeira e no seu desempenho. Os usuários devem também ser capazes de comparar as demonstrações contábeis de

51

diferentes empresas a fim de avaliar em termos relativos, a sua posição financeira. (IASB, 1998, p. 37, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 9).

2.4 Qualidade dos Serviços

A qualidade começa quando a empresa procura por processos organizacionais,

para atender as necessidades de seus clientes, buscando melhorias com ações

planejadas.

Segundo Kaplan e Rieser (1996, p. 34, apud Shigunov; Shigunov, 2003, p. 12),

“Qualidade é uma maneira de gerenciar os negócios da empresa. Aprimoramento da

qualidade só pode ser alcançado em uma empresa com a participação de todos.”

Com o desenvolvimento de um processo organizacional de qualidade é totalmente

benéfico para os clientes externos, como para os funcionários internos, pois auxilia-os

com padrões, normas e procedimentos a fim de diminuir falhas e de refazer um trabalho,

sendo assim, aumenta a satisfação do cliente com o serviço que lhe foi prestado.

A sobrevivência das organizações depende diretamente de quão hábil é a organização para reorganizar-se internamente, para mudar hábitos e atitudes das pessoas envolvidas, mudando para comprometê-las com o processo de crescimento do negócio onde elas possam ter a certeza que fazem parte do processo se comprometendo e interagindo entre si produtivamente. (SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 12)

Com a chegada da era da informação, as empresas estão percebendo a necessidade

de estarem atualizadas, antes a informação era usada somente para o fisco, hoje se

tornou essencial o uso das tecnologias da informação.

Os escritórios que adotam a qualidade de seus serviços entram no mercado de

trabalho com o diferencial necessário em relação às empresas que não aderiram a este

processo.

Paralelamente à satisfação do cliente está a satisfação das necessidades da empresa, tanto do empresário quanto dos funcionários

52

que nela trabalham. Ao buscar a qualidade não devemos dispensar a atenção aos colaboradores, tendo em vista a produtividade e como conseqüência o lucro. (KALKMANN, 2002, apud SHIGUNOV; SHIGUNOV, 2003, p. 13)

2.5 Ambiente das Organizações Contábeis

Com as diversas mudanças tecnológicas, legais e mercadológicas, houve uma

imensa mudança no ambiente das organizações contábeis. Um desses motivos foi a

mudança na Lei das Sociedades Anônimas; o processo das normas brasileiras de

contabilidade foram ajustados aos padrões internacionais, com o SPED Contábil –

Sistema Público de Escrituração Digital.

Hoje, as grandes empresas também buscam a terceirização dos seus serviços

contábeis, considerando uma decisão importante para o crescimento da empresa e

evidenciam os contadores como parceiros para a continuidade e crescimento do seu

negócio; com esse aumento de serviços oferecidos aos escritórios contábeis, aumenta

também a concorrência no setor, onde muitos deixam sua conduta ética de lado,

barateando os honorários, diminuindo assim a qualidade dos serviços, é a chamada

concorrência desleal. Toda organização deve ter um portfólio, lista onde consta todo o

seu trabalho em andamento relacionado com os objetivos do negócio, e este evoluiu

para assessorias, perícias contábeis, auditorias, consultorias e acompanhamento

necessário a um desempenho satisfatório das empresas contratantes.

Portfólio ótimo é aquele em que tem a quantidade certa de produtos, em consonância com as condições da empresa, e em que cada um dos produtos não só se justifica, mas também contribui para o sucesso dos demais. (MARION, ROSA, 2004, p. 43, apud RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 6).

As organizações contábeis devem sempre praticar o marketing dos seus serviços

oferecidos para captar mais clientes, agregando valor aos seus serviços prestados.

53

O marketing envolve todo o processo empresarial. Ele começa a atuar antes da ideia do produto e vai até a satisfação do cliente e a consolidação do vínculo com ele. Assim sendo, o marketing tem muito a ajudar quando se trata de promover uma mudança empresarial para colocar uma organização mais sintonizada com o ambiente. (MARION, ROSA, 2004, apud RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 7).

Portanto, cada vez mais as organizações contábeis devem investir parte dos seus

recursos em publicidade veiculadas em todas as mídias, para ser enxergada e analisada

com mais valor pelos seus concorrentes. Um exemplo de anúncio abaixo:

Nossa grande vocação é a contabilidade e todos os temas que circundam essa ciência: controles financeiros, supervisão fiscal, inteligência tributária, suporte tecnológico, gestão de pessoas e folhas de pagamentos salariais. Mas nossa grande missão, mesmo, é cuidar bem da sua empresa. (GESTÃO EMPRESARIAL, 2009, p. 35, apud RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 6).

2.6 Ferramentas de Gestão Contábil

Através de metodologias administrativas, traçamos as diversas etapas que

devemos seguir num determinado processo a fim de avaliar nossas capacidades, e

potencialidades, para tanto utilizamos ferramentas de gestão apropriadas à estrutura e

forma de atuação das empresas tanto no ambiente administrativo, financeiro e

patrimonial, como em recursos humanos.

A utilização de boas ferramentas de gestão pode ser um passo importante na decisão de ampliação de mercados, diversificação de portfólio de serviços, expansão dos negócios ou a simples manutenção do estabelecimento. O mercado se movimenta rapidamente em vários sentidos e quem ficar parado tende a ser rapidamente ultrapassado pela concorrência, pelas tecnologias, pelas leis e pelo próprio conhecimento que se renova constantemente. (RODRIGUES; LEMOS, 2009, p. 15).

2.6.1 Planejamento Estratégico

Todas as empresas têm que ter um planejamento, pois este é de extrema

54

importância para a organização, saber o que tem que fazer, e uma instrução de qual

rumo seguir.

Para conhecer o conceito, é preciso saber o que significa as palavras planejamento

e estratégico.

Um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. (Oliveira, 2011, p. 46, apud LOUREIRO, 2007, p. 29)

O Planejamento Estratégico trata-se das decisões organizacionais, sobre:

a) Mercados a serem servidos;

b) Produtos a serem comercializados;

c) Investimentos a serem feitos;

d) Construção de novas unidades produtivas;

e) Tecnologia a ser incorporada pela organização.

Essas decisões no geral tem um alcance de longo prazo.

Portanto, o planejamento estratégico é uma das ferramentas de gestão mais usada

nas empresas, e tem como objetivo atuar com eficiência dentro de uma organização.

2.6.2 Gestão de Relacionamento com Clientes

Atualmente para se ter uma empresa reconhecida, é preciso ter um bom

relacionamento com os clientes, e o que acontece na maioria das empresas é que na

medida com que as empresas crescem elas começam a deixar os clientes de lado

passando a se preocupar mais com as áreas operacionais da organização e com seus

colaboradores.

Uma estratégia de negócios voltada para otimizar a lucratividade, vendas e satisfação com os clientes, da adoção de comportamentos voltados para a satisfação dos clientes e da implementação de processos e tecnologias que suportam interações coordenadas com os

55

clientes através de canais de relacionamento. (DOMINGUEZ, 2001, p. 2, apud LOUREIRO, 2007, p. 26)

Portanto, é necessário que as empresas tenham um bom relacionamento com os

clientes para seu melhor desenvolvimento, e até mesmo para a empresa ser reconhecida,

conseguir um maior número de clientes, para que todos vivam num bom ambiente

profissional e que possam ter um bom relacionamento. Contudo as empresas devem dar

total atenção aos clientes.

2.6.3 Benchmarking

Benchmarking é uma forma, uma ferramenta de gestão usada para buscar

informações, ideias, processos de gerenciamento que implantados deram certos e que

poderão ser desenvolvidos nas empresas.

O processo contínuo de medir produtos, serviços e processos, comparando-os dos líderes das indústrias ou dos mais fortes concorrentes. Isso resulta na procura de melhores práticas, que vão conduzir a um desempenho superior, utilizando a medida de desempenho, implementando continuamente mudanças e praticando emulação para realizar o melhor. (OAKLAND, 1994, p.183, apud LOUREIRO, 2007, p. 25)

Benchmarking por ser uma ferramenta analítica, ou seja, antes de ser aplicada

deve ser analisado os processos, para que o mesmo possa ser aplicado sem prejudicar o

processo já existente na empresa, tem como vantagens a melhoria do conhecimento e a

introdução de novos conceitos na organização.

2.7 Postura Profissional dos dirigentes.

Em nossa vida social temos que nos adequar a vários ambientes dotados de regras

que regulam o nosso comportamento, e quando essas regras são cumpridas são

56

chamadas de conduta adequada, e um conjunto de regras adequadas é chamado de

papel, dentro desse papel podemos concordar, discordar, ou simplesmente seguir as

condutas mais apropriadas, aquelas que achamos que são corretas e a manifestação

efetuada no papel é chamada de postura.

Segundo Rosa e Futida (2009, p. 23) “Uma postura adequada, neste sentido,

requer: Conhecimento do papel; Aceitação do papel; Disciplina para exercícios das

condutas do papel.”

2.7.1 Postura profissional

Postura profissional nada mais é, então, do que uma adequação perfeita da

conduta ao papel profissional, com harmonia e de bom caráter entre a equipe e

superiores, efetividade no trabalho, proporcionando assim uma maior empregabilidade e

promoções, contribuindo para ampliação da sua realização. De acordo com Rosa e

Futida (2009, p. 23) “A postura adequada é premiada usualmente com aprovação social,

que cria base para a captação de cooperação.”

2.7.2 Comportamento

O dirigente de uma empresa ocupa a posição de comando e este precisa exercer

uma postura adequada, com reflexão, aceitação do papel e ter conduta. Cada vez mais se

espera que as empresas tenham responsabilidade social e as empresas contábeis

precisam atender a essas expectativas.

Responsabilidade social pode ser definida como o compromisso que uma instituição deve ter perante a sociedade, expresso por meio de atitudes e atos que a afetem positivamente, de modo abrangente, ou a alguma comunidade, de modo específico, agindo proativamente e

57

eticamente no que diz respeito ao seu papel na sociedade e a sua prestação de contas para com ele. A organização neste sentido, assume responsabilidades de caráter moral, além do que está previsto na legislação, mesmo que não diretamente vinculada às suas atividades, mas que possam, de alguma forma contribuir com o desenvolvimento das comunidades. Assim, numa visão expandida, responsabilidade social é toda e qualquer ação que venha contribuir para o crescimento e melhoria de vida da sociedade. (ASHLEY, 2003, apud SANTOS, 2009)

Necessário se faz uma reflexão para que se obtenha um quadro perfeito de

posturas adequadas ao dirigente, acompanhando sempre os seguintes ângulos:

a) Postura Ética: refere-se à promoção do bem, do justo e do correto; observando

sempre a lei, o código de ética profissional do contabilista, o exercício da

profissão com respeito e dignidade, aceitação à responsabilidade do poder.

b) Postura Política: refere-se à contribuição com harmonia para a direção geral da

empresa, com aceitação das normas com cooperação e esforços da organização.

c) Postura Estratégica: refere-se à solução de problemas, realização de metas, com

conhecimentos novos, como tecnologia, gestão, contribuição para a tomada de

decisões e acompanhar as ameaças e oportunidades do mercado empresarial.

d) Postura Gerencial: refere-se à uma gestão com maior aplicação de seus

recursos e talentos, promovendo harmonia crescimento, criação de cultura de

competência na equipe, colabora com outras áreas para se atingir os objetivos

de toda a empresa.

e) Atitudes e Sentimentos de Dirigentes: atitude é o modo de como o dirigente

reage frente a uma pessoa, uma ideia ou uma situação, como ter uma atitude

específica com relação a funcionários mais jovens ou a um método de trabalho.

Essas atitudes podem ser negativas, quando um dirigente que tem preconceitos

contra o trabalho da mulher, tratando-as de modo inadequado, afetando a

motivação delas e a produtividade; ou positivas quando um dirigente cultiva

atitudes abertas, capazes de promover a cooperação, a motivação e a

58

produtividade.

Igualmente, o perfil emocional das pessoas tem tudo a ver com sua postura profissional. Há sentimentos que não são favoráveis ao bom desempenho no trabalho. Torna-se, então, necessário que o supervisor os controle, para que o seu profissionalismo se expresse. E há, por outro lado, sentimentos que induzem ao melhor desempenho, os quais devem obrigatoriamente ser cultivados pelo profissional. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 26)

Tabela 1: Emoções Favoráveis/ Desfavoráveis ao Profissionalismo.

Favoráveis Desfavoráveis • Otimismo • Pessimismo • Entusiasmo • Ceticismo • Bondade • Maldade • Amizade, coleguismo • Inveja, competitividade inapropriada • Amor – em termos gerais e específicos • Ira, rancor

Fonte: Rosa; Futida, 2009, p.26

2.7.3. Ética profissional

Geralmente, quando um profissional está em início de carreira, leva consigo a

imagem de que para crescer profissionalmente é necessário que se bajule o líder ou o

patrão, que se diminua o colega de trabalho, isso é um grande erro e uma falta de ética.

Assim, a Ética é o conjunto de normas morais pelo qual o indivíduo deve orientar seu comportamento na profissão que exerce e é de fundamental importância em todas as profissões e para todo ser humano, para que possamos viver relativamente bem em sociedade. Com o crescimento desenfreado do mundo globalizado, muitas vezes deixamos nos levar pela pressão exercida em busca de produção, pois o mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e exigente, e às vezes não nos deixa tempo para refletir sobre nossas atitudes. (JORGE, 2008)

Muitas vezes confundimos o termo bajulação, que quase sempre faz parte de

cortesia com o líder, esses mecanismos de sustentação de emprego e promoção estão

cada vez mais escassos.

Segundo Rosa e Futida (2009, p. 29), “A postura profissional e ética, por outro

lado, dá força e sustentação. Pode haver até algum desvio temporário na organização,

59

com a premiação de comportamentos não profissionais, mas ao longo do tempo se volta

à racionalidade.”

O profissionalismo está sempre ligado com a eficiência, ocasionando, assim,

promoções, empregabilidade e crescimento na carreira.

2.7.4 O dirigente de empresa contábil e seu comportamento

Quase sempre o dirigente de uma empresa contábil é contador, e este tem

muitas responsabilidades, exerce papel importantíssimo na vida empresarial de seus

clientes, na tomada de decisões, para tanto, ele precisa sempre estar muito bem

informado e atualizado, corretamente.

O dirigente de empresa contábil tem diferentes papéis. Primeiro, é contador e como tal tem responsabilidades referentes à profissão. Segundo, é dirigente, e igualmente tem responsabilidades específicas daí decorrentes. Terceiro, é um profissional do saber, isto é, aquele de quem se espera uma seriedade no trato com questões do conhecimento, com a informação correta. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 30).

2.7.5 Lidando com pessoas

A tarefa mais difícil de um dirigente é a de lidar com pessoas; é um grande

desafio conseguir que se obtenha um trabalho disciplinado, com objetivos traçados em

comum e com motivação.

Com as mudanças diversas ocasionadas pela modernidade, as empresas

necessitam de pessoas que aceitem e colaborem com os seus planos, que se empenhem

com muito talento e que foquem os seus esforços na mesma direção para que haja a

realização desses planos. Portanto, toda e qualquer empresa precisa que seus

colaboradores sigam três elementos fundamentais:

60

a) Adesão: que os funcionários estejam sempre presentes na empresa, que

dediquem suas horas de trabalho ao trabalho, e não percam tempo com

assuntos particulares ou diversões. Para que isso aconteça, o dirigente deve ter

uma comunicação muito clara com a equipe, mostrando sempre o porque de tal

decisão e qualificar sempre muito bem a empresa, para que não se tenha

rejeição ou resistência contra a empresa.

b) Empenho: a empresa precisa, nos dias de hoje de pessoas que dêem o máximo

de si, que se esforcem, não tenham preguiça e sejam disciplinados, mas para

que isso aconteça, o funcionário precisa entender que o seu trabalho é

importante, que dá resultados, precisa ser valorizado, e que possam também

participar de algumas decisões da empresa, precisa acreditar que seu empenho

tenha sentido e valor.

Isso não poderá ocorrer se o funcionário for abandonado no local de trabalho. Ele precisa ser notado, acompanhado, orientado e até mesmo cobrado em base constante. Cabe ao supervisor discutir o trabalho com o funcionário, avaliá-lo, orientá-lo com críticas construtivas e sugestões de melhora, agradecer a colaboração recebida, elogiar o que o funcionário vem fazendo de bom, valorizar o funcionário perante a empresa. Se isso for feito, o empenho é uma conseqüência quase que automática. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 52).

c) Direcionamento dos esforços: um funcionário responsável, envolvido, que dá o

melhor de si, que aceita os planos da empresa, pode achar que isso não é

suficiente para ele, que precisa saber qual rumo a empresa quer tomar, suas

prioridades.

d) Para se obter um direcionamento adequado, o dirigente precisa treiná-los para a

função certa, que eles possam dar opiniões e sugestões e que foquem os

objetivos em primeiro lugar.

O supervisor tem a responsabilidade de prover o necessário direcionamento. Ele deve atuar como treinador, como técnico de futebol – que empurra o time para frente, como conselheiro. Deve avaliar o funcionário sempre, estimulá-lo para ir mais longe, ajudá-lo

61

na administração do tempo e das atividades. E deve ajudá-lo a desenvolver as necessárias atitudes positivas com relação às outras áreas e funções. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 53).

2.7.6 Liderança na empresa contábil

Um contador, como dirigente da empresa contábil traz vantagens e desvantagens,

isso observado na prática.

a) Vantagens: se identificar com o pessoal que é da mesma área; autoridade

intelectual, conhecimento para a clientela e imagem de responsabilidade.

b) Desvantagens: geralmente, o contador é muito tecnicamente centrado, falta-lhe

jogo de cintura para lidar com determinadas pessoas. Para melhorar com seus

colaboradores, é necessário que ele faça uma auto-crítica de suas qualidades e

deficiências e crie um programa de adequação à liderança participativa.

Por fim, é importante lembrar também que, sendo a organização contábil uma prestadora de serviços, a boa liderança é a chave da produtividade, que é a chave do oferecimento de um bom serviço ao cliente, que, por sua vez, é a chave do sucesso. Logo, investir no desenvolvimento da liderança vale a pena. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 58).

Figura 4: Seis Ingredientes da Comunicação Interpessoal Excelente

Credibilidade Qualidade daquele em que se pode acreditar.

Empatia Capacidade de ver e sentir as coisas do modo que o outro as vê e sente.

Expressividade Capacidade se de expressar plenamente com clareza: sentimentos, pensamentos,

intenções. Influência

Capacidade de obter adesão. Atratividade

Capacidade de despertar simpatia e admiração. Compromisso

Uso maduro da comunicação. Fonte: Rosa; Futida, 2009, p. 58.

62

3 ASPECTOS TÉCNICOS E OPERACIONAIS DA GESTÃO DO

ESCRITÓRIO

De acordo com Rosa e Futida “A Contabilidade é uma ciência que estuda e

pratica as funções de controle e de registros relativos aos atos e fatos da administração e

da economia”, segundo definição postulada no I Congresso Brasileiro da Contabilidade.

(2009, p. 73).

A contabilidade, exercida por contadores registra e interpreta as informações

patrimoniais, financeiras e econômicas, de qualquer Pessoa Jurídica ou entidades sem

fins lucrativos, de direito público ou privadas.

O Contabilista deve obter seu registro no Conselho Regional de Contabilidade –

CRC, para ter direito ao exercício da sua profissão. O mercado de trabalho é imenso,

tanto pode exercer as suas funções em empresas públicas, privadas, instituições; como

também em escritórios de contabilidade, mas precisa seguir sempre os Princípios do

Código de Ética do Contabilista.

Para conhecer as prerrogativas desta profissão, é recomendável que se conheça a Resolução CFC nº 560/83. Lembre-se sempre de que o bom contabilista não se compra com a sonegação, antes a combate; não se mancomuna com o erro, procura eliminá-lo; não avilta a profissão e os honorários a que faz juz, pelo contrário, coloca a primeira em alto padrão de decência e estipula o segundo de forma a viver com dignidade. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 75).

3.1 Cadastro do escritório

O escritório contábil tanto pode ser inscrito como escritório individual ou

organização contábil ou sociedade, independente do número de empresas que prestará

serviços e também do local onde será instalado.

63

3.1.1 Inscrição, alteração e restabelecimento de escritório individual

Para se inscrever como escritório individual é necessário preencher requerimento

modelo padrão do CRC, estar com as suas anuidades em ordem, recolher as taxas

conforme tabela e se houver algum débito em nome do titular ou dos sócios deve ser

regularizado com antecedência. Esses requisitos também são exigidos tanto para

alteração ou restabelecimento do escritório individual.

3.1.2 Baixa de Escritório Individual

Para encerramento ou baixa de escritório individual é necessário preencher

requerimento padrão do CRC; o contabilista e o escritório deverão estar com suas

anuidades em ordem; proceder com o encerramento na prefeitura municipal da cidade

através de requerimento padrão; também apresentar o alvará cadastral emitido pelo

CRC, e por fim, recolher as devidas taxas conforme tabela.

3.2 Tipos de Sociedade

Existem dois tipos de sociedade: a sociedade empresária e a sociedade simples.

a) Sociedade Simples: é quando dois profissionais da mesma área, ou seja, dois

contadores abrem um escritório contábil, mas os clientes têm total liberdade

para procurarem por um ou outro contador, em razão do conhecimento e da

confiança que inspira.

b) Sociedade empresária: é quando os profissionais resolvem transformar o

escritório contábil em uma organização contábil, pois encerra-se assim a

64

influência do caráter pessoal dos profissionais.

O exemplo do médico que tem um consultório em sociedade com outro médico. Pelo fato de as pessoas procurarem este ou aquele profissional em razão do conhecimento e da confiança que cada um deles inspira, essa sociedade será considerada simples. Entretanto, caso resolvam transformar essa clínica em um hospital, passará a ser uma sociedade empresária, pois não há mais a influência de caráter pessoal dos profissionais, mas o elemento de empresa como organização econômica. Para ele, neste caso, os sócios exercerão profissionalmente atividade econômica organizada para a produção de serviços. (ULHÔA, apud ROSA; FUTIDA, 2009, p. 79)

Existem duas formas de atuação: autônomo ou sociedade profissional.

É relevante a opção quanto à forma de atuação junto à clientela em geral, da forma jurídica que se estabelece um profissional no mercado de prestação de serviços. O profissional pode se apresentar como autônomo ou por meio de uma empresa de sociedade civil. (ROSA, FUTIDA, 2009, p. 79).

a) Autônomo: perante o fisco federal é equiparado como pessoa física; perante os

empregados equiparado pela previdênca social como pessoa jurídica, com

responsabilidades de recolhimentos de previdência social junto ao Instituto

Nacional do Seguro Social – I.N.S.S., fundo de garantia por tempo de serviço –

F.G.T.S., contribuições sindicais, confederativas e assistenciais. É obrigatório o

registro perante o CRC e tem limitação no seu campo de atuação, se for

técnico, mas se for contador não há limites, podendo participar de perícias

judiciais, auditorias, análise de balanços entre outras.

Segundo o Conselho Federal de Contabilidade – CFC, “As prerrogativas

profissionais dos Técnicos em Contabilidade bem como dos Bacharéis em Ciências

Contábeis estão previstas nos artigos 25 e 26 do Decreto-lei nº 9.295/46, de 27 de maio

de 1946.

Artigo 25º, são considerados trabalhos técnicos de contabilidade:

a) Organização e execução de serviços de contabilidade em geral;

b) Escrituração dos livros de contabilidade obrigatórios, bem como de todos os

65

necessários no conjunto da organização contábil e levantamento dos

respectivos balanços e demonstrações;

c) Perícias judiciais ou extra-judiciais, revisão de balanços e de contas em geral,

verificação de haveres, revisão permanente ou periódica de escritas, regulações

judiciais ou extra-judiciais de avarias grossas ou comuns, assistência aos

Conselhos Fiscais das sociedades anônimas e quaisquer outras atribuições de

natureza técnica conferidas por lei aos profissionais de contabilidade.

Artigo 26 Salvo direitos adquiridos ex-vi do disposto no art. 2º do Decreto nº

21.033, de 8 de fevereiro de 1932, as atribuições definidas na alínea c do artigo anterior

são privativas dos contadores diplomados.”

Em 28 de outubro de 1983, o CFC, através da Resolução CFC nº 560/83, detalhou

ainda mais as prerrogativas estabelecidas no Decreto-lei, afirmando que não há

restrições para os técnicos quanto à assinatura de balanços, mas sim quanto a realização

de Trabalhos de Auditoria, Perícia, e Análise de Balanços, entre outras.

b) Sociedade Profissional: essa opção é considerada como Pessoa Jurídica e o

CRC não admite leigos na sociedade, os sócios deverão ser técnicos em

contabilidade ou contadores e o contrato social deverá ser aprovado

primeiramente pelo Conselho e depois registrado no Cartório de Registro Civil

das Pessoas Jurídicas ou Cartório de Títulos e Documentos, que registra e

publica no Diário Oficial do Estado, posteriormente é emitido o registro,

fornecendo a Certidão Cadastral de Empresa de Contabilidade, com seu devido

número de inscrição.

O CRC exerce uma fiscalização séria sobre os escritórios contábeis e seus

contadores, através de denúncias, processos contra leigos, falsidade ideológica e

66

deslizes profissionais.

Em resumo, sociedade empresária é quando os sócios são meros administradores, delegando o trabalho a seus funcionários ou auxiliares, em que a empresa oferece os serviços. Nesse caso, a empresa deverá ser registrada na Junta Comercial. Sociedade simples ocorre quando os sócios oferecem seus serviços pessoais executando o trabalho intelectual com ou sem auxiliares. Nessa situação, a empresa deverá ser registrada no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Ambas as sociedades podem ser limitadas. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 81)

Tabela 2: Escolha do Tipo de Sociedade

Faça Sua Opção Firma Individual Sociedade de Quotas por Responsabilidade

Não há necessidade de conseguir um sócio. Como o nome diz, basta o próprio empresário.

É preciso um sócio, mesmo que a participação seja mínima, de 1%.

A responsabilidade da empresa se confunde com a do empresário. Seus bens pessoais, por exemplo, podem ser utilizados para cumprimento de obrigações da empresa com terceiros, em falência e dívidas tributárias.

A responsabilidade da empresa é limitada ao seu próprio capital. Não há risco para os bens dos sócios.

A pessoa do empresário fica vinculada à empresa, que fica registrada com o mesmo nome.

A pessoa do sócio fica desvinculada da pessoa jurídica, que possui uma razão social e nome próprio.

A negociação com outras empresas é dificultada, pois há receio da criação de vínculo empregatício.

É mais fácil negociar com outras empresas, pois não há riscos de caracterizar vínculo empregatício.

No caso de Falecimento do Empresário, a empresa tem que ser encerrada.

Mesmo com o falecimento de um dos sócios, a empresa tem continuidade. É preciso apenas alterar o contrato social.

Fonte: Rosa; Futida, 2009, p. 82

3.3 Instalações necessárias

A localização da organização contábil deverá ser centralizada, de fácil acesso, tem

que haver segurança, fator importante, tanto para a empresa como para seus

funcionários e clientes. As instalações devem ser modernas, de bom gosto e é

perfeitamente possível que sejam estabelecidas em apartamentos ou em conjuntos

comerciais.

Quando da escolha do local para a instalação de sua empresa, observe que a atividade empresarial de contabilidade não é uma atividade de vitrine, ou seja, não requer estar junto à calçada da cidade, como, por

67

exemplo, uma loja comercial que necessita da exposição de seus produtos ou mercadorias. (ROSA; FUTIDA, 2009, p. 133).

Alguns dos itens necessários para a abertura da empresa contábil são: sede da

empresa, móveis e utensílios, telefone, fax, microcomputadores, calculadoras

eletrônicas, impressoras e ainda usamos a velha máquina de escrever para

preenchimento de alguns documentos.

3.4 Trânsito de Documentos

O ideal seria devolver imediatamente os documentos contabilizados e registrados

em livros fiscais, que devem estar em ordem de registros, de acordo com o Livro Diário;

mas, com o aumento de obrigações fiscais, tributárias e contábeis, na maioria dos

escritórios contábeis, aplica-se a devolução após o encerramento do exercício, quando

da entrega de suas Declarações de Imposto de Renda Pessoa Jurídica – DIPJ; e, estando

assim também seus livros fiscais e contábeis devidamente assinados, encadernados e

registrados nos órgãos competentes: Junta Comercial do Estado, Cartório Civil de

Pessoa Jurídica; através de Protocolos de Devolução de Documentos, e esse controle

tem que ser rígido, para evitar extravios de documentos.

Segundo Rosa e Futida (2009, p. 135), “A sistemática de utilização do protocolo

deve ser aplicada sempre que possível, para evitar jogo de empurra-empurra em caso de

extravio de documentos, tanto nos recebimentos quando nas devoluções de documentos

para os clientes.”

Uma prática e moderna opção para o trânsito diário de documentos vêm sendo

adotadas por todas as organizações contábeis, que é o sistema de malotes, devidamente

etiquetados com os nomes das empresas, ou clientes, geralmente, cada um possui dois

malotes, um permanece na empresa e outro no escritório, e três vezes por semana, no

68

mínimo, são trocados, isto é, entregam-se os documentos, impostos e demais ao cliente,

e este por sua vez, envia os que estão em seu poder para o escritório efetuar os seus

serviços.

3.5 Melhor forma de arquivo

Obrigatoriamente, os documentos devem ser arquivados em ordem organizada e

cronológica, pois o Fisco poderá solicitar a comprovação desses documentos. Devem

obedecer às técnicas modernas, racionalizando espaços físicos, com critérios e normas;

como por exemplo, a microfilmagem, que ainda não é aceita pelo Fisco no Brasil, mas,

que, com certeza reduzirá muito os custos e espaços dentro do escritório e das empresas.

3.5.1 Teoria das 3 Idades:

a) Idade Corrente: representada pelos documentos de uso freqüente, dentro do

exercício fiscal, como documentos contábeis, fiscais e previdenciários, esses

arquivos são necessários para atendimento, principalmente ao Fisco.

b) Idade Intermediária: Representada por documentos que não tem mais

necessidade de permanecerem no escritório, pois já foram registrados, pelo

exercício findo, em Declarações de Imposto de Renda, Balanço Patrimonial,

dentre outros.

c) Idade Permanente: Representada por documentos que por possuírem valor

histórico da empresa, oferecem subsídios a economistas, administradores,

estatísticos e outros, que analisam a evolução da empresa.

69

3.5.2 Arquivo-morto

Existe o arquivo-morto ou arquivo-inativo, que são representados por documentos

que não tem mais uso freqüente na empresa, cujas informações já estão armazenadas em

relatórios internos e externos. O prazo legal e fiscal para a guarda desses documentos é

de cinco anos; ao prescrever o período de fiscalização; exceto os de ordem trabalhistas e

previdenciárias, que é de dez anos; os livros Diário, Razão Analítico, Balancete

Patrimonial e de Resultados, são de guarda permanente.

De acordo com Rosa e Futida (2009, p. 140), “Quando a empresa estiver sob

fiscalização tributária e previdenciária, o prazo de guarda dos documentos somente se

encerrará ao término do processo.”

3.6 Departamentos e suas competências

Em um novo modelo de organização contábil deve haver uma mudança em sua

estrutura física e organizacional, para isso, a departamentalização é necessária e

funcional e cada departamento tem as suas competências.

3.6.1 Departamento Fiscal

É uma área muito importante, pois envolve toda a tributação da empresa, o

responsável por este departamento necessita estar sempre atualizado e atento à

legislação, pois as mudanças são diárias e se houverem erros podem acontecer

fiscalizações e multas; e nesse caso, a organização pode ser responsabilizada. As suas

funções básicas são:

70

a) Registros e escrituração de notas fiscais de entradas, saídas, prestação de

serviços;

b) Emissão ou listagens dos livros de entradas, saídas, Imposto Sobre Serviço de

Qualquer Natureza – ISSQN, apuração do Imposto sobre circulação de

mercadorias e serviços – ICMS; apuração do Imposto sobre Produtos

Industrializados – IPI;

c) Escrituração e emissão do Livro de Inventário, que pode ser mensal ou anual;

d) Transmissão de Guias de Informação e Apuração do ICMS – GIA-ICMS,

Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com

Mercadorias e Serviços – SINTEGRA, Sistema Público de Escrituração Digital

– SPED FISCAL;

e) Apuração mensal de impostos:

Federais: Programa de Interação Social – PIS, Contribuição para o Financiamento

da Seguridade Social – COFINS, Imposto de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ,

Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido – CSLL;

Estaduais: Impostos sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS,

Impostos sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – Substituição Tributária

Municipais: ISSQN, Taxa de Licença e Funcionamento.

3.6.2 Departamento de Pessoal

Suas funções básicas são: admissões e rescisões contratuais de trabalho de

funcionários, contratos de experiência, folhas de pagamentos, holerites, cálculos de

apuração de encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS e Previdência Social.

Suas obrigações mensais: transmissão do Cadastro Geral de Empregados e

71

Desempregados – CAGED, Guia de Recolhimento de Fundo de Garantia do Tempo de

Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório

do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – GRRF, PIS sobre folha de pagamento.

Suas obrigações periódicas: cálculo de férias, exames periódicos, Programa de

Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO, Programa de Prevenção de Riscos

Ambientais - PPRA, Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP, laudo técnico das

condições do ambiente de trabalho.

Suas obrigações eventuais: solicitação de Certidão Negativa de Débitos – CND

Previdenciária, Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

– CRF-FGTS, perante a Caixa Econômica Federal – CEF.

3.6.3 Departamento de Recursos Humanos – RH

Tem papel estratégico e fundamental dentro da organização contábil, pois gere

pessoas, que é o principal ativo da empresa.

Suas principais responsabilidades são:

a) Iniciativa de atrair e motivar pessoas,

b) Recrutamento e seleção de pessoas,

c) Desenvolver planos de incentivos para um desempenho focado em resultados,

identificar e captar talentos internos e externos, encorajar o auto-

desenvolvimento para que o colaborador possa exercer o papel de líder.

Segundo o Manual de Orientação e de Procedimentos para as Organizações Contábeis.

O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial atenção, seja pela peculiar condição da relação entre a empresa e seus empregados, seja pela exigüidade de prazos para a execução das muitas rotinas envolvidas, aliadas às severas multas quando da sua não observância. (CRC-RS – CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL, 2009, p. 14)

72

3.6.4 Departamento Jurídico

O principal objetivo do departamento jurídico é visar o lucro da empresa, para

isso ele deve estar submetido ao cumprimento das suas metas.

Suas principais atribuições são: propor ações judiciais, relativas a direitos da

empresa ou cliente;

a) Defender a empresa nas ações que lhe são contrárias;

b) Interpor recursos perante os tribunais;

c) Defender a empresa em processos administrativos;

d) Representar a empresa perante os órgãos da administração pública e perante os

tribunais.

e) Acompanhar o andamento das ações judiciais e dos processos administrativos;

f) Redigir e analisar contratos e sugerir cláusulas que possam comprometer no

futuro o patrimônio da empresa;

g) Emitir pareceres, responder a consultas, analisar negócios empresariais;

h) Auditar internamente os procedimentos de outros departamentos.

A pressão implementada pela empresa para viabilizar uma alta performance, a eficiência, a redução de custos, faz parte da realidade das empresas e da rotina de todos os executivos. Essa pressão atinge o advogado interno, o departamento jurídico, atingindo indiretamente os advogados externos, posto que há um aumento do controle exercido sobre a atividade do jurídico externo, buscando-se a obtenção de informações sobre o andamento dos processos, análise de riscos e do contingenciamento, agilidade na análise de documentos e emissão de pareceres. (BORTMAN, 2010).

3.6.5 Departamento Contábil

Composto por pessoal experiente e altamente qualificado. O Departamento

Contábil elabora todas as demonstrações contábeis da organização exigidas pela

73

Legislação de acordo com as normas contábeis, auxilia tributariamente. É de suma

importância para a tomada de decisões, mostrando o caminho certo a ser seguido.

Existe até uma metáfora sobre a importância da contabilidade como ferramenta

gerencial que compara uma empresa sem contabilidade, a um barco perdido no meio do

oceano e sem bússola, de autor desconhecido.

Suas principais atribuições são:

a) Escrituração dos lançamentos contábeis, onde todo o movimento da empresa é

digitado em sistema Enterprise Resource Planning – Planejamento dos

Recursos da Empresa – ERP;

b) Escrituração dos livros Diários, Razão e Balancetes de Verificação, Livro de

Apuração do Lucro Real – LALUR;

c) Elaboração das Demonstrações Contábeis exigidas pela Legislação Societária e

Fiscal como: Balanço Patrimonial – BP, Demonstração do Resultado do

Exercício – DRE, Demonstração dos Lucros e Prejuízos Acumulados – DLPA,

Demonstração do Fluxo de Caixa – DFC, Demonstração de Origens e

Aplicações dos Recursos – DOAR;

d) Análise das Demonstrações Contábeis;

e) Controle dos Bens do Ativo Permanente;

f) SPED, obrigatório para as empresas Lucro Real, e brevemente para as

empresas de Lucro Presumido, onde todos os lançamentos vão diretamente

para os computadores da Receita Federal.

g) Elaboração e entrega da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da

Pessoa Jurídica – DIPJ, Declaração Anual do Simples Nacional – DASN,

Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON, Declaração

de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF.

74

h) Relatórios Gerenciais que são executados para auxiliar o gestor da empresa na

análise das informações contábeis, como: comparativo de períodos, regime de

tributação, análises de custos e despesas em relação às receitas em percentuais.

3.6.6 Departamento Paralegal

Responsável pelos documentos legais de constituição da Pessoa Jurídica – PJ, que

são arquivadas em pastas próprias à disposição da Fiscalização.

Suas atribuições são:

a) Arquivamento de documentos como Contratos Sociais, Requerimentos de

Empresário Individual, Estatutos, Atas, na Junta Comercial e em Cartórios de

Registro Civil de Pessoas Jurídicas;

b) Regularização de empresas junto a Secretaria da Fazenda Estadual – SEFAZ;

c) Regularização de empresas junto às Prefeituras Municipais;

d) Obtenções de Certidões junto à Cartórios de Registro de Imóveis e Cartórios de

Protestos;

e) CND, junto à Receita Federal de Brasil – RFB, Fazenda Estadual, Municipal e

Previdenciária;

f) Atuação perante os órgãos públicos, representando interesse dos clientes;

g) Regularização com solicitação de alvarás de funcionamento de empresas

perante a Companhia de Tecnologia de Saneamento Ambiental – CETESB, Corpo de

Bombeiros, Agência Nacional de Vigilância Sanitária – ANVISA, Instituto Nacional

da Propriedade Industrial – INPI;

h) Obtenções de Parcelamentos perante a RFB, SEFAZ, Prefeitura Municipal – PM;

i) Termo de opção pelo Simples Nacional.

75

3.6.7 Departamento de Arquivo

Local destinado ao arquivamento de todos os documentos legais como: contratos

sociais, requerimentos empresariais, documentos contabilizados, notas fiscais de

entradas e de saídas, documentos de departamento pessoal, livros fiscais e contábeis, em

pastas identificadas e etiquetadas e em caixas box ou padrão; é fundamental que se

tenha uma organização desses documentos para um bom andamento da empresa.

76

CAPÍTULO III

ESTUDO DE CASO: JC SERVIÇOS CONTÁBEIS

1 HISTÓRIA

O início de carreira profissional foi com dez anos de idade, como boy em um

escritório contábil. No dia, fiz um teste juntamente com mais quatro garotos e fui

aprovado, daí trabalhei 11 anos sem registro, e estava muito cansado porque não havia

mais condições de melhorias, pois o proprietário só prometia e não cumpria nada.

Então, tomei coragem e pedi demissão e resolvi montar uma sociedade com um

amigo, e, como já tinha uma boa experiência, montamos um escritório contábil. No

primeiro ano foi muito difícil; pois tínhamos apenas meia dúzia de clientes, sem

dinheiro, e trabalhando em um local de favor. Afinal, quase desistimos, mas superamos,

e aí o meu sócio não cumpria com as suas obrigações, deixando a maioria das tarefas

somente por minha conta e responsabilidade; eu resolvia tudo, e, dividíamos os

rendimentos, o que achava injusto. Trabalhamos juntos durante 8 anos, formamos uma

boa carteira de clientes, mas eu quis separar; e, claro, ele não queria, mas vivíamos com

a conta bancária devedora, pagando juros, porque também era ele quem gerenciava o

77

caixa.

Depois de muito tentar, um dia meio desesperado, pedi ajuda a Deus e tive uma

ideia, se eu conseguisse separar a sociedade, o nome do meu escritório teriam as iniciais

de Jesus Cristo; até escrevi no dia: Escritório JC, e aí, como milagre, realmente houve

um incidente entre nós e conseguimos separar a sociedade; fiquei com os piores

clientes, levantamos o ativo e passivo de cada um, o dinheiro que tive que devolver para

ele referente à sua parte, o fiz; mas, não recebi a parte à que eu tinha direito. Daí fui pra

minha casa, usei minha sala, um dos banheiros e até minha garagem; passei por muitas

dificuldades, mas graças a Deus venci. Hoje, possuo um prédio próprio onde funciona o

escritório, com boas instalações e um bom número de clientes; nunca mais paguei juros,

e tudo está na mais perfeita paz, e, o mais importante, a minha família é responsável

pelo gerenciamento do Escritório JC Contábil, que graças a Deus, superou a todos os

obstáculos que tivemos. Hoje estamos a cada dia tentando aperfeiçoar e atender melhor

os nossos clientes.

2 ANÁLISE DO RESULTADO

Para o estudo de caso foram aplicados questionários em três setores do escritório:

proprietário, gerente do Departamento Contábil e gerente do Departamento Pessoal,

com o propósito de análises dos dados coletados e conclusões para aplicações em sua

melhoria e aperfeiçoamento, assim as questões analisadas foram:

1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa?

Especifique qual.

Alternativas Porcentagens Cursos de capacitação 66,67% Desenvolvimento de liderança 00,00% Treinamento empresarial 33,33%

78

Análise: No escritório contábil pesquisado, 66,67% dos entrevistados

responderam que investe em cursos de capacitação; 33,33% em treinamento

empresarial; e nenhum respondeu em desenvolvimento de liderança.

2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma?

Qual?

Alternativas Porcentagens Linear 100,00% Funcional 00,00% Linha - Staff 00,00%

Análise: No escritório contábil pesquisado, 100% dos entrevistados responderam

que a estrutura linear é a única utilizada; e nenhum respondeu funcional ou linha – staff.

3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários?

Alternativas Porcentagens Sim 100,00% Não 00,00%

Análise: No escritório contábil pesquisado, 100 % dos entrevistados responderam

que a hierarquia é respeitada pelos funcionários; e nenhum respondeu que não é

respeitada.

4) A empresa possui departamentalização? Quais?

Alternativas Porcentagens Financeiro 16,67% Contábil 16,67% Informática 00,00% Paralegal 00,00% Administrativo 16,67% Marketing 00,00% Fiscal 16,67% Arquivo 16,66% Jurídico 00,00% Recursos Humanos 00,00% Pessoal 16,66%

79

Análise: No escritório contábil pesquisado, 100,00% dos entrevistados

responderam que existem os Departamentos: Financeiro, Contábil, Administração,

Fiscal, Arquivo e Pessoal; e nenhum respondeu: Departamento de Informática,

Paralegal, Marketing, Jurídico e Recursos Humanos.

5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual?

Alternativas Porcentagens Campanhas publicitárias 00,00% Endomarketing 00,00% Pesquisas de mercado 66,67% Nenhum 33,33%

Análise: No escritório contábil pesquisado, 66,67% dos entrevistados

responderam que a empresa trabalha com pesquisas de mercado; 33,33% responderam

nenhuma existência de algum tipo de marketing; e nenhum respondeu campanhas

publicitárias e endomarketing.

6) No departamento pessoal existe um sistema para contratação dos funcionários?

Qual?

Alternativas Porcentagens Recrutamento e seleção de pessoal 33,33% Comprovação das informações curriculares 00,00% Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos 66,67%

Análise: No escritório contábil pesquisado, 33,33% dos entrevistados

responderam que existe o recrutamento e seleção de pessoal; 66,67% responderam que

existe a avaliação das qualificações, habilidades e comportamentos; e nenhum

respondeu que existe a comprovação das informações curriculares.

7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa?

Alternativas Porcentagens Melhoria da produção 66,67% Gerenciamento interno 00,00% Redução dos custos 33,33%

80

Análise: No escritório contábil pesquisado, 66,67% dos entrevistados

responderam melhoria da produção; 33,33% responderam redução dos custos; e nenhum

respondeu gerenciamento interno.

8) No departamento contábil qual o nível do colaborador?

Alternativas Porcentagens Estagiários 00,00% Técnico 40,00% Superior 60,00%

Análise: No escritório contábil entrevistado, existem 40% de colaboradores com

nível técnico, 60% com nível superior e nenhum estagiário.

9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório?

Alternativas Porcentagens Planejamento estratégico 50,00% Gestão de relacionamento com clientes 50,00% Benchmarking 0,00%

Análise: No escritório contábil pesquisado, dos entrevistados, 50% responderam

planejamento estratégico; 50% gestão de relacionamento com clientes; e nenhum

benchmarking.

10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de

devolução? De que forma?

Alternativas Porcentagens Após os lançamentos necessários mensalmente 40,00% Após o exercício findo 60,00% Após a entrega das D.I.R.P.J. 00,00%

Análise: No escritório contábil pesquisado, dos entrevistados, 40% responderam

que devolvem os documentos após os lançamentos necessários mensalmente; 60%

responderam após o exercício findo, e nenhum respondeu que é após a entrega da

D.I.R.P.J.

81

3 DIAGNÓSTICO FINAL

Após a coleta, tabulação e análise dos dados efetuados no escritório contábil

pesquisado foi verificado que a sua gestão cresce com os cursos de capacitação e

treinamento empresarial; com uma estrutura organizada e hierarquia respeitada. Com a

departamentalização, foi observado que possui os principais departamentos, e que existe

o investimento em pesquisas de mercado. Os seus sistemas ERP contribuem para a

melhoria da produção e também com a redução dos custos. Os seus colaboradores são

avaliados por suas qualificações, habilidades e comportamentos; e que são, em sua

maioria de nível superior. Utiliza as principais ferramentas de gestão, como

planejamento estratégico e de relacionamento com clientes.

Conclui-se que o escritório contábil pesquisado segue um bom padrão de

organização com gestão eficiente e moderna.

Como proposta de intervenção algumas sugestões para uma melhor gestão

eficiente do escritório contábil:

a) Que a empresa proporcione cursos de desenvolvimento de liderança, já que os

seus departamentos possuem líderes, contribuindo assim para a evolução;

b) Que em sua departamentalização, inclua-se o departamento paralegal; que

talvez até por desconhecimento do título não tenha sido evidenciado; por ser de

muita importância para o escritório; e também o departamento de marketing,

ou então simplesmente um gestor de marketing, para que assim possa participar

de campanhas publicitárias e de endomarketing, desenvolvendo e evidenciando

cada vez mais a sua marca;

c) Que o Sistema ERP seja utilizado também no gerenciamento interno, pois o

escritório possui gestores responsáveis pelos departamentos existentes,

82

beneficiando–os com uma melhor qualidade.

Portanto ficam as propostas acima com o intuito de melhorias futuras para uma

gestão com eficiência e eficácia, dependendo da avaliação e aceitação da empresa.

83

CONCLUSÃO

O trabalho desenvolvido apresenta um novo modelo de gestão, a gestão eficiente

em um escritório contábil.

A qualidade dos serviços prestados, o atendimento fiel aos clientes, a divisão de

tarefas e a atribuição de autoridade, a liderança, melhorias no processo de tomada de

decisões, envolvendo a organização em um esforço único, desenvolvendo uma cultura

de aprendizagem, com perseverança, tornando-as mais competitivas no mercado.

A pesquisa apresentou-nos que o escritório pesquisado está enquadrado nesse

novo perfil de modelo de gestão eficiente.

Neste ponto, é necessário observar a conclusão do presente trabalho de pesquisa.

Verificando os objetivos inicialmente propostos, podemos assim resgatar o objetivo

geral que buscava apresentar as ferramentas necessárias para uma boa gestão e

organização em escritório contábil, direcionando aos seus gestores a melhor forma de se

administrar, afim de se aplicar soluções aos negócios, mudanças na estrutura física

organizacional, melhoria de qualidade, inovações, auxílio em tomada de decisões.

Observa-se assim, que o objetivo foi alcançado, pois, durante toda a pesquisa foi

identificado que as ferramentas de gestão auxiliam na tomada de decisões e ampliação

dos negócios e que com a departamentalização houveram mudanças na estrutura física e

organizacional do escritório contábil.

84

Mesmo assim, para reafirmar o objetivo geral, e torná-lo melhor dimensionado e

para alcançar de forma positiva através das metas, que todas foram atingidas, na medida

em que:

a) Foi apresentado um modelo de organização dos departamentos de Recursos

Humanos, Fiscal, Contábil, Paralegal;

b) Ficou identificada a avaliação da importância de se obter um sistema moderno

de arquivos;

c) Foi demonstrado que a melhor forma de se conseguir uma boa equipe de

trabalho é a motivação, qualificando-os de maneira que aprendam a conviver e

trabalhar em equipe.

Podemos concluir que a resposta para o questionamento inicial, antes da

realização da pesquisa, que era se o uso da gestão na organização de um escritório

contábil pode torná-lo mais eficiente e com melhor qualidade, a priori, completamente

alcançada durante a pesquisa, pois realmente, através de pesquisas em um escritório

contábil pudemos avaliar que, da capacidade de uma melhor gestão, dependem a

qualidade de serviços oferecidos e a eficiência para se alcançar o sucesso almejado.

Por fim fica aqui definido que a pesquisa realizada não esgota o tema abordado,

podendo assim existir futuras pesquisas sobre o assunto.

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REFERÊNCIAS

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86

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APÊNDICES

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APÊNDICE A – Questionário de pesquisa com o proprietário.

1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa? Especifique

qual. ( ) Cursos de capacitação ( ) Treinamento empresarial ( ) Desenvolvimento de liderança

2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma? Qual? ( ) Linear ( ) Funcional ( ) Linha-Staff

3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários? ( ) Sim ( ) Não

4) A empresa possui departamentalização? Quais ? ( ) Financeiro ( ) Administrativo ( ) Jurídico ( ) Contábil ( ) Marketing ( ) Recursos Humanos ( ) Informática ( ) Fiscal ( ) Pessoal ( ) Paralegal ( ) Arquivo

5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual? ( ) Campanhas publicitárias ( ) Pesquisas de mercado ( ) Endomarketing ( ) Nenhum

6) No departamento pessoal existe um processo para contratação dos funcionários? Qual?

( ) Recrutamento e seleção de pessoal ( ) Comprovação das informações curriculares ( ) Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos

7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa? ( ) Melhoria da produção ( ) Redução dos custos ( ) Gerenciamento interno

8) No departamento contábil qual o nível de formação dos colaboradores? ( ) Estagiários ( ) Técnico ( ) Superior

9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório? ( ) Planejamento estratégico ( ) Gestão de relacionamento com clientes ( ) Benchmarking

10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de devolução? De que forma?

( ) Após os lançamentos necessários mensalmente ( ) Após o exercício findo ( ) Após a entrega das D.I.R.P.J.

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APÊNDICE B – Questionário de pesquisa com gerente do departamento pessoal.

1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa? Especifique

qual. ( ) Cursos de capacitação ( ) Treinamento empresarial ( ) Desenvolvimento de liderança

2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma? Qual? ( ) Linear ( ) Funcional ( ) Linha-Staff

3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários? ( ) Sim ( ) Não

4) A empresa possui departamentalização? Quais ? ( ) Financeiro ( ) Administrativo ( ) Jurídico ( ) Contábil ( ) Marketing ( ) Recursos Humanos ( ) Informática ( ) Fiscal ( ) Pessoal ( ) Paralegal ( ) Arquivo

5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual? ( ) Campanhas publicitárias ( ) Pesquisas de mercado ( ) Endomarketing ( ) Nenhum

6) No departamento pessoal existe um processo para contratação dos funcionários? Qual?

( ) Recrutamento e seleção de pessoal ( ) Comprovação das informações curriculares ( ) Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos

7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa? ( ) Melhoria da produção ( ) Redução dos custos ( ) Gerenciamento interno

8) No departamento contábil qual o nível de formação dos colaboradores? ( ) Estagiários ( ) Técnico ( ) Superior

9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório? ( ) Planejamento estratégico ( ) Gestão de relacionamento com clientes ( ) Benchmarking

10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de devolução? De que forma?

( ) Após os lançamentos necessários mensalmente ( ) Após o exercício findo ( ) Após a entrega das D.I.R.P.J.

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APÊNDICE C – Questionário de pesquisa com o gerente de contabilidade.

1) Existe algum tipo de capacitação na área administrativa da empresa? Especifique

qual. ( ) Cursos de capacitação ( ) Treinamento empresarial ( ) Desenvolvimento de liderança

2) Existe uma estrutura organizacional na empresa baseada em organograma? Qual? ( ) Linear ( ) Funcional ( ) Linha-Staff

3) Se a estrutura for funcional a hierarquia é respeitada pelos funcionários? ( ) Sim ( ) Não

4) A empresa possui departamentalização? Quais ? ( ) Financeiro ( ) Administrativo ( ) Jurídico ( ) Contábil ( ) Marketing ( ) Recursos Humanos ( ) Informática ( ) Fiscal ( ) Pessoal ( ) Paralegal ( ) Arquivo

5) A empresa trabalha com algum tipo de marketing? Qual? ( ) Campanhas publicitárias ( ) Pesquisas de mercado ( ) Endomarketing ( ) Nenhum

6) No departamento pessoal existe um processo para contratação dos funcionários? Qual?

( ) Recrutamento e seleção de pessoal ( ) Comprovação das informações curriculares ( ) Avaliação das qualificações e habilidades e comportamentos

7) Qual a maior importância do sistema de ERP para a empresa? ( ) Melhoria da produção ( ) Redução dos custos ( ) Gerenciamento interno

8) No departamento contábil qual o nível de formação dos colaboradores? ( ) Estagiários ( ) Técnico ( ) Superior

9) Quais as ferramentas que são utilizadas na gestão do escritório? ( ) Planejamento estratégico ( ) Gestão de relacionamento com clientes ( ) Benchmarking

10) O método de trânsito dos documentos é realizado através de protocolos de devolução? De que forma?

( ) Após os lançamentos necessários mensalmente ( ) Após o exercício findo ( ) Após a entrega das D.I.R.P.J.

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BINI, Gislene de Fátima – 1963 FERNANDES, Weslley Henrique Vieira Lopes – 1994 JESUS, Anny Carolyne Santos Rodrigues – 1994 GESTÃO EFICIENTE EM UM ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE, 93 p. – Monografia da Habilitação Profissional Técnica de Nível Médio Técnico em Administração CENTRO PAULA SOUZA Etec Doutor Renato Cordeiro – Birigui - SP - 2011

1. Contabilidade 2. Gestão 3. Eficiência