etkin e-mail yönetimi eğitimihizliokuma.com/liveedu/outlook_ayarlari.pdf · etkin e-mail...

Etkin E-mail Yönetimi Eğitimi

Sayfa 1 / 11

Etkin E-Mail Yönetimi Eğitimi


Sayfa 2 / 11

Etkili Outlook Teknikleri – 1. Görevden Yönet

INBOX GÖRÜNÜMÜNDE TO-DA BAR’I (TASK PANE) GÖRÜNTÜLEMEK

1. Yukarıda “View“ menüsüne tıklayın. 2. Açılan listeden ‘Layout’ bölümünden ‘To-Do Bar’ı seçin. 3. Aşağı doğru açılan listeden “Normal“ı seçin. Aynı anda 2 ay

görünecek şekilde genişliği ayarlayın. 4. Takvimlerin hemen altında bulunan Task tablosunda

herhangi bir sütun başlığına sağ tıklayın. 5. Açılan menüden “View Settings...“i seçin.

TO-DO BAR AYARLARI 1- ‘View Settings’i seçin.

2- “Columns“u seçin. “Show these fields in this order“ penceresindeki sıralamanın sırasıyla ‘Icon,

Priority, Attachment, Subject, Flag Status’ olacak şekilde gerekli ekleme çıkarma ve sıralama

ayarlarını yapın.

3- “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın. (“Advanced View Settings“ penceresine geri dönecek.)

2

1

1 2

4

5


Sayfa 3 / 11

ÖNCELİĞE GÖRE GRUPLAMA YAPMAK 2- “Group By...“ı seçin. En üstte solda “Automatically

Group According to Arrangement“ seçili ise seçimi iptal

edin.

3- “Show Field in View“ın seçili olduğundan emin olun.

4- “Group Items by“ seçeneklerinden “Priority“i seçin.

Yanındaki “Descending“i seçin.

4- “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın. (“Advanced View

Settings“ penceresine geri dönecek.)

BAŞLANGIÇ TARİHİNE GÖRE SIRALAMA YAPMAK

1- “Sort...“ düğmesini seçin.

2- Açılan pencereden “Sort Items By“ Listesinden “Start

Date“i seçin. Hemen yanında “Descending“in seçili

olduğundan emin olun.



FİLTRELERİ AYARLAMAK

1- “Filter...“ı seçin. Çıkan ekrandan “Advanced“ sekmesine girin. Açılan pencerede “Date Completed’

ve ‘Flag Completed Date“ isimli filtreleri “Remove“ düğmesi ile kaldırın.

2- Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine basarak

başlayın. Açılan listeden “Date/Time Fields“ı seçin ve

altmenüsünden de “Start Date“i seçin.

3- “Conditions“ Listesinden “On or Before“u seçin ve

“Value“ Kutusuna “Today“ yazın.

4- “Add to List“ düğmesine tıklayarak filtrelere ekleyin.

5- Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine tekrar

basın. Açılan listeden “Info/Status Fields“ı seçin ve

altmenüsünden de “Status“u seçin.

6- “Conditions“ Listesinden “Not Equal to“yu, “Value“

kutusundan da “Completed“ı seçin.


1


Sayfa 4 / 11


basın. Açılan listeden “Date/Time Fields“ı seçin ve

altmenüsünden de “Start Date“i seçin.

9- “Conditions“ List’den “Does Not Exist“i seçin.



basın. Açılan listeden “All Mail Fields“ı seçin ve

altmenüsünden de “Flag Status“u seçin.

12- “Conditions“ List’den “Equals“i seçin.

13- ‘’Values’ Listesinden de ‘Unflagged’ı seçin.





Sayfa 5 / 11

DİĞER AYARLAR

1. “Advanced View Settings“ penceresinden “Others Settings”e tıklayın. Aşağıdaki kutu karşınıza

çıkacak. 2. Ayarları aynen sağdaki resimdeki gibi

yapacağız. 3. Öncelikle, Sağ üstteki üç kutucuğun

da seçili olduğundan emin olun. 4. Ekranın ortasında “Reading Pane“

bölümünde “Bottom“ın seçili olduğunu kontrol edin.

5. Kutunun aşağı bölümlerinde “Other Options“ bölümünde yer alan ilk kutucuktaki tik işaretini kaldırın. (Use compact layout in widths smaller than ... characters).

6. En altta yer alan “Always use single-line layout”un seçili olduğundan emin olun.

7. “OK“e basın.

OVERDUE TASKS KURALI ETKİSİZ HALE GETİRME VE TASKS DUE TODAY AYARINI YAPMA

1. “Advanced View Settings“ penceresinden “Conditional Formatting”e tıkla. Yandaki kutu karşınıza çıkacak.

2. “Overdue Tasks” kuralının yanında yer alan kutucuktaki tik işaretini kaldırın.

3. Yeni bir kural girmek için “Add”e basın.

3


Sayfa 6 / 11

4. ”Name:” kutusuna “Start Date Today” yazın

5. “Font”a tıklayın. “Font” kutusundan “Underline” kutucuğunu işaretleyin. ‘Ok’e basın.

6. Kutunun sol altında yer alan “Condition”a basın. Açılan pencerenin orta solundaki “Field“ düşmesine basarak başın. Açılan listeden “Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin. Yandaki ekranda görüldüğü gibi “Condition:“ “today“ olacak şekilde ayarlayın.

7. “Add to list“e tıklayın, ve “OK“e basın. İki kez daha “OK“e tıklayarak işlemi sonuçlandırın.

“TASKS REMINDERS”I KALDIRMA

1. “File“ menüsünden “Options“ı tıklayın. 2. Açılan “Outlook Options“ penceresinden ‘Tasks’ butonuna basın. 3. Sağ taraftaki ‘Task Options’ Bölümünden ‘Set reminders on Tasks with Due Dates’in yanındaki

kutu seçili olmayacak şekilde –aşağıdaki resimde olduğu gibi, ayarlayın.

1

2

3


Sayfa 7 / 11

Etkili Outlook Teknikleri – 2. Sakla

DEPO KLASÖRÜ YARATMAK

1. "Inbox"a sağ tıklayın. 2. "New Folder"ı seçin. 3. "Name" bölümüne "Depo" yaz ve

"OK"e bas. GEÇİCİ KLASÖRÜ YARATMAK VE 5 HAFTA ÖNCEKİ MAİLLERİ OTOMATİK SİLDİRMEK

1. "Inbox"a sağ tıklayın. "New Folder"ı seçin. 2. "Name" bölümüne "Temporary" yazın ve "OK"e

basın. 3. " Temporary "ye sağ tıklayın. "Properties"i seçin.

"AutoArchive" sekmesinden, "Archieve this folder using these settings"i seçin.

4. ‘Clean items older than’i ‘5’ , ‘Weeks’ olarak ayarlayın.

5. Aşağıdan da ‘Permanently delete old items’ı seçin.

KATEGORİZE ETME

1. Herhangi bir e-maile sağ tıkla. "categorize"ı seçin.

2. "All Categories"i seçin. 3. ‘Color Categories’ Listesinde kendi ihtiyacına

göre yeni kategori isimleri ekleyin ve renklerini düzenleyin.


Sayfa 8 / 11

KATEGORİZE SÜTUNUNU EKLE

1. "Depot" klasörünü seçin. 2. Sütun başlığına sağ tıklayın. 3. "View Settings"i seçin. 4. Açılan pencereden "Columns..."ı seçin. 5. Yeni açılan pencereden, "Category"yi ekleyin.

MULTİ-FOLDER SİSTEMDEN KATEGORİ SİSTEMİNE GEÇME

1. Daha önceden tanımlamış olduğun "subfolder"lardan birini açın.

2. Folder içindeki e-maillerin hepsini seçin ve sağ tıklayarak, subfolder ismiyle kategorize edin ve tüm e-mailleri "DEPO"ya sürükleyin.

Gelen e-maili oku.

Dosyalamana gerek yoksa "SİL".

Sadece kısa bir süre gerekli olacaksa "GEÇİCİ"ye sürükle.

Uzun süre ihtiyacın olacaksa (opsiyonel: e-maile sağ tıkla, "Categorize"ı seç, uygun kategoriyi işaretle) "DEPO"ya sürükle.

2

Neden Depo (tek klasörde tüm e-mailleri saklama)? Araştırmalara göre, çok sayıda, karmaşık klasörleme sistemleri zihnin dikkatini dağıtıyor ve belirli bir konuya odaklanmasını zorlaştırıyor. E-maili dosyalarken klasör seçme de zihin için ekstra bir yük.

Outlook’un yeni sürümlerinde arama özellikleri çok gelişti. E-maillerinizi Outlook’un ‘Advanced’ arama özelliklerini kullanarak bulun.


Sayfa 9 / 11

C.3 Etkili Outlook Teknikleri – 3. Önceliklendir

İKİNCİL KLASÖRÜ YARATMAK

1. "Inbox"a sağ tıkla. "New Folder"ı seç. 2. "Name" bölümüne "İkincil" yaz ve "OK"e bas.

İKİNCİL ACİLİYETE SAHİP GÖNDERİCİLERDEN GELEN E-MAİLLERİ OTOMATİK "İKİNCİL"E TRANSFER ETMEK

1. E-mail’e sağ tıkla, ‘Rules’u tıklayarak "create rule"u seçin. "From"u seç. "Move the item to

folder"ı seç, ve çıkan pencereden "İkincil" klasörünü seçip "OK"e tıkla.

İKİNCİL ACİLİYETE SAHİP KONU BAŞLIKLI E-MAİLLERİ OTOMATİK "İKİNCİL"E TRANSFER ETMEK (örn: haftalık durum bilgilendirmesi)

1. "File" menüsünden kural tanımlanacak ‘Account’un ‘Manage Rules & Alerts’ ayarlarına tıklayın. 2. ‘New’i seçin. ‘Rules Wizard’ penceresi açılacak.

3. "Stay Organized"den "Move messages with spesific words in the subject to a folder"ı

işaretleyin. "Step 2: Edit the Rule description" bölümünden altı çizilmiş "specific words"ü tıklayın. Çıkan pencerede aranacak kelimeyi girin (örnek "haftalık durum") ve OK'e basın.

1


Sayfa 10 / 11

4. "Step 2: Edit the Rule description" bölümünden altı çizilmiş "specified"ı tıklayın ve açılan pencereden "İkincil" klasörünü seçin ve "Ok"i tıklayın.

5. "Next"i tıkla. "Finish"i tıklayarak sonlandır.

E-MAILLERI RENKLENDİRME (örn: cc: maillerine gri renk verme)

1. "Inbox" görünümünde üstteki bara sağ tıklayın ve “view settings”i seçin. 2. ‘View Settings’ penceresinden ‘Conditional Formatting’i seçin.

3. Sağ üstteki “Add”a basın ve “cc mails” yazarak yeni biçim oluşturun.

4. ‘Font’a basın ve çıkan ekranda “renk”i “gri” yapın. ‘Tamam’a basın.

5. ‘Condition’a basın.

1

2

3

3 4


Sayfa 11 / 11

6. “Filter” ekranında, “Where I am” imlecine tik atın, sağ taraftan “on the CC line with other people”ı seçin. 7. Üstteki “Advanced” imlecine tıkla. Sol alttaki “Field”e tıklayın, “Frequently Used Fields”dan “CC:”yi seçin, “Condition”a “contains”i seçin. “Value”a da isim soyadınızı girin. (Dikkat! “Value”a girdiğiniz isim şirket mail hesabına kayıtlı olan isimle aynı olsun.). “Add-to-list”e basın ve Tamam’a basıp çıkın.

,

6

6

7

7

7

etkin e-mail yönetimi eğitimihizliokuma.com/liveedu/outlook_ayarlari.pdf · etkin e-mail...

Documents