Projekt „eUczelnia - opracowanie i wdrożenie na Politechnice Gdańskiej platformy udostępniającej eUsługi dla społeczeństwa informacyjnego województwa pomorskiego” finansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla

Województwa Pomorskiego na lata 2007 - 2013. Poddziałania 2.2.2. Rozwój usług społeczeństwa informacyjnego.

Biuletyn1/2013

www.euczelnia.pg.gda.pl euczelnia@pg.gda.pl Biuro projektu: tel. (58) 348 63 84 Kierownik projektu: mgr inż. Piotr Falc

eNauka – jednolita baza zasobów

Naukowe portfolio buduje wizerunek

Ważenie potencjału naukowego

1/20132

Popyt na usługi on-line ciągle rośnie, dlatego informatyzacja Politechniki Gdańskiej wspiera coraz więcej obszarów. Po rozwiązaniach ułatwiających obsługę i organizację toku studiów przyszedł czas na moduł dedykowany kadrze naukowej.

eNauka – jednolita baza zasobów badawczych

Najnowsze rozwiązanie z Centrum Usług Informatycznych to eNauka. Moduł jest następcą wdrożonego przed laty syste-mu APIS_NB, który pierwotnie pełnił rolę ewidencji opisów bibliograficznych. Obecnie APIS_NB służy tylko do odczytu i - jak twierdzą użytkownicy - jest skarbnicą wiedzy na temat publikacji stworzonych przez naszych pracowników.To, co umożliwia eNauka to między innymi ewidencjono-wanie i przetwarzanie informacji na temat działalności naukowej uczelni. Pierwszą okazją do wykorzystania danych zebranych w nowy sposób była parametryzacja jedno-stek naukowych. Działanie polegało na uzupełnieniu tabel przygotowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. By wywiązać się z niego należycie, konieczne było stworzenie narzędzia, które skutecznie pomoże zebrać roz-proszone informacje w jednej bazie. – W ramach modułu został przygotowany mechanizm eksportu

plików, aby pracownicy wydziałów nie musieli wprowadzać wszystkich danych ręcznie. W ten sposób procesy zostały czę-ściowo zautomatyzowane. Nie dotyczyło to całego zakresu, ale zdecydowanej większości – wyjaśnia mgr inż. Piotr Kwasiżur, lider inicjatywy eNauka.Jako kryterium jakości pracy jednostki można przyjąć liczbę uzyskanych tytułów czy opracowań naukowych. Jednak śro-dowisko naukowe podkreśla, że równie ważny jest sposób prezentacji tych osiągnięć. W tym kontekście eNauka poma-ga w realizacji obowiązku raportowania. Choć system jest jeszcze rozwijany, już teraz w znacznej mierze upraszcza procesy wyszukiwania, bo dostarcza rzetel-nej wiedzy o uczelnianych zasobach naukowych. Narzędzie będzie także pomocne w trakcie zbierania materiałów do opracowania Raportu z działalności PG.

eNauka

Nowe funkcjonalności Raporty i sprawozdania Zakres usług wykonanych

• Ewidencja czasopism naukowych wraz z aktualną punktacją Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

• Historia punktacji czasopism i innych form publikacji

• Zaawansowane mechanizmy wy-szukiwania publikacji

• Profil naukowy pracownika• Profil naukowy jednostki

• Tabelaryczne ujęcie dorobku naukowego wg jednostek admini-stracyjnych lub autorów

• Raport z Działalności PG w ujęciu rocznym

• Ankieta jednostki naukowej dla Ministerstwa

• Publikacje monograficzne• Artykuły w czasopismach nauko-

wych• Ekspertyzy, normy, patenty,

doktoraty• Działalność artystyczna• Uzyskane stopnie naukowe,

nagrody i wyróżnienia• Pełnienie funkcji promotora• Członkostwo w towarzystwach,

instytucjach, organizacjach, redak-cjach, zespołach eksperckich

• Członkostwo w sieciach i konsor-cjach naukowych

• Uprawnienia do nadawania stopni• Wydawane czasopisma

1/2013 3

Naukowe portfolio buduje wizerunekCo skłoniło Panią do tego, by zaangażować się w prace grupy roboczej rozwijającej system eNauka?Ewa Klugmann-Radziemska: Moją ideą było zebranie danych na temat dorobku naukowego i organizacyjnego jednostki w jednym miejscu. Jako kierownik katedry chciałam także, by ten spis miał charakter dokumentu, a nie samo-dzielnie przygotowanej notatki w formacie Word. Dlatego pracujemy nad wygenerowaniem wiarygodnego raportu, opatrzonego sygnaturą uczelni, co nada mu rangę dokumen-tu. Skoro Politechnika pozyskała dofinansowanie w postaci projektu eUczelnia to uważam, że warto z niego mądrze skorzystać.

Na razie przeszliśmy próbę zebrania i usystematyzowania danych do oceny parametrycznej jednostki za lata 2009-2012 i raportu z działalności uczelni za rok 2012. Jednak już teraz widać, że eNauka eliminuje potencjalne błędy, pozwala oszczędzić czas.

Proszę opowiedzieć, jakie są Pani doświadczenia w za-kresie raportowania dorobku naukowego?EK-R: W przypadku postępowania habilitacyjnego lub o tytuł profesorski oraz wnioskowania o nagrodę Rektora należy zebrać w jednym dokumencie coś w rodzaju swojego nauko-wego portfolio. Spisanie wszystkich publikacji do tej pory zaj-mowało wiele czasu. Z racji tego, że dane znajdowały się w kilku bazach, zdarzały się pomyłki przy wpisywaniu punktacji.

Jak eNauka zmieniła ten proces?EK-R: Moduł ułatwił mi wgląd do danych, jak również ich przetwarzanie. Te same zbiory mogę oglądać w różnych układach – w zależności od tego, czy robię zestawienie na potrzeby katedry, czy Ministerstwa. Jako uczelnia dążymy do systemowego składania zestawień. W działaniu tym niezwy-kle istotna jest również jakość sprawozdawanych informacji, które według mnie powinny być jednoznaczne, rzetelne i wiarygodne.

Warto również mądrze się chwalić dokonaniami. Jaki jest przepis na zmobilizowanie personelu do korzystania z nowych narzędzi?EK-R: Uważam, że osobisty kontakt z pracownikami pozwala im uświadomić, że narzędzie jest ważne i przydatne. Naj-pierw trzeba wykonać konkretną pracę, żeby móc później korzystać z zasobów systemu. Dlatego jednokrotnie wpro-wadzone dane na temat publikacji posłużą pracownikom do wniosku o awans czy nagrodę, a jednostce ułatwi to przygotowanie różnego rodzaju sprawozdań. Skorzystają na tym nie tylko poszczególni pracownicy, ale również wydziały, a w efekcie cała uczelnia. W ten sposób budujemy prestiż Politechniki Gdańskiej.

Na jakim etapie tej drogi jesteśmy? EK-R: Nie oczekuję, że informatycy bezbłędnie przeniosą róż-nego rodzaju przepisy Ministerstwa na język systemu. Chcia-łam jednak podkreślić, że podczas prac nad eNauką nie było takiej sytuacji, że któregoś pomysłu nie da się technicznie wykonać. Zaangażowanie zespołu programistów z CUI oraz grupy roboczej pozwoliło nam wypracować metodę zbiera-nia danych. Jedyny problem to czas potrzebny na realizację kolejnych funkcjonalności. Jestem przekonana, że nasze starania zostaną w przyszłości docenione przez współpracowników, jak również komisje akredytacyjne.

Prof. dr hab. Ewa Klugmann-Radziemska jest Prodziekanem ds. Rozwoju Wydziału Chemicznego Politechniki Gdańskiej, kieruje Kate-drą Aparatury i Maszynoznawstwa Chemicznego, która zajmuje się badaniami w zakresie: zasobów, możliwości pozyskania, konwersji, magazynowania i transportu energii, w tym energii ze źródeł odna-wialnych. Jest autorką ponad 200 publikacji naukowych i referatów konferencyjnych oraz siedmiu książek i skryptów.

1/20134

Ważenie potencjału naukowegoDział Spraw Naukowych był jednostką koordynującą proces zbierania informacji do Ankiety Jednostki Na-ukowej na podstawie rozporządzenia* MNiSW. Zadanie było o tyle trudne, że swoim zasięgiem obejmowało lata 2009-2012.Mariusz Madajczyk: Na opracowanie materiału uczelnia miała dwa miesiące. Wydziały, co prawda dysponowały częścią danych, ale miały one charakter rozproszony. Do-datkowo liczne zmiany wprowadzane do Ankiety przez OPI powodowały konieczność powtórnego zbierania informacji. eNauka okazała się tutaj pomocnym narzędziem. Pozwoliła ona na jednoznaczne i uporządkowane zebranie danych, które obecnie przetwarzane są na wiele sposobów.

Co pokazały te doświadczenia?MM: Przy okazji przejścia przez proces ankietyzacji mogliśmy przede wszystkim zweryfikować kilka istotnych funkcjonalno-ści systemu eNauka. Z punktu widzenia politechniki narzę-dzie ujednoliciło rozproszone dane, a to z kolei znacznie ułatwiło i przyspieszyło proces raportowania.

W jakim celu i jakie dane sprawozdaliśmy?MM: Zgodnie z ustawą o zasadach finansowania nauki wszystkie wydziały są poddawane parametryzacji. W tym celu każdy z nich przedstawia informacje na temat dorobku naukowego i organizacyjnego, infrastruktury badawczej oraz

inwestycji. Na tej podstawie przyznawane są im odpowied-nie kategorie. Od nich zależy przydział środków na dalszą działalność jednostki, a także prestiż całej uczelni.

Na wyniki ankiety przyjdzie nam czekać do października. W środowisku akademickim pojawiają się jednak wątpli-wości, czy potencjał naukowy jest czymś, co faktycznie da się zmierzyć? MM: Każda publikacja ma swoją określoną przez Minister-stwo wagę punktową. Zasady są zatem przejrzyste. Poli-technika ma tę przewagę, że zbiera informacje za pomocą elektronicznego formularza. Parametryzacji nie należy się bać, bo każda informacja zwrotna może być motywacją do zmian.

* Rozporządzenie MNiSW z dnia 13 lipca 2012 roku poz. 877 w sprawie kryte-riów i trybu przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym

1. Wyszukiwarka prac n-b

2. Katalog czasopism naukowych 4. Fiszka o publikacji wyeksportowana z poziomuwyszukiwarki

3. Formularz dodawania nowej pracy n-b

mgr Mariusz Madajczyk – kierownik Działu Spraw Naukowych, który

zajmuje się koordynowaniem spraw związanych ze studiami doktoranckimi (m.in. konsultacje

regulaminów i przepisów, stypendia naukowe), prowadzeniem dokumentacji prac naukowo

- badawczych, raportowaniem do MNiSW, GUS, udzielaniem konsultacji przy składaniu

wniosków na Działalność Statutową czy inwestycje aparaturowe.