Europeiska Ungdomsparlamentet

INFORMATION FRÅNVALBEREDNINGEN

Innehåll

4 STYRELSENS SAMMANSÄTTNING

9 VALBEREDNINGEN

10 VIKTIGA DATUM / NOMINERA

11 KANDIDERA

13 RÖSTNING

Här finns all information du behöver för att nyttja din demokratiska rätt på EUP Sveriges årsmöte den 8 maj genom att kandidera, nominera och besluta vilka medlemmar som får förtroendeuppdrag under verksamhetsåret 2016/2017.

Nedan finner du information om förbundsstyrelsens arbete, valberedningen och valprocessen.

Valberedningen har inför EUP Sveriges årsmöte 2016 bestått av ordförande Nathalie THIEL samt Ludvig DIETMANN, Sigrun FAGERFJÄLL och Leo SJÖBERG.

Styrelsens Ammansättning

Förbundsstyrelsen är föreningens verkställande or-gan och ansvarar för föreningens verksamhet. För att den ska fungera bra, föra föreningens utveckling framåt och på ett bra sätt representera medlemmar-na behövs kompetenta, engagerade och ambitiösa medlemmar. Detta är desto viktigare med tanke på att EUP Sverige nu anställt en generalsekreterare, och därmed är ordföranden arbetsledare. Ordföranden ansvarar därmed för arbetsledning av såväl anställda som förtroendevalda. Vidare har även EUP Sveriges verksamhet expanderat nämnvärt på senaste tiden och styrelsens arbete har därför ökat i betydelse.

Som ledamot i EUP Sveriges förbundsstyrelse är du en av personerna som arbetar främst strategiskt men även operativt med förvaltningen och utvecklingen av EUP Sverige. Tillsammans är styrelsen bland annat ansvarig för organisationens övergripande aktiviteter, förvaltning av medlemmar, ekonomi, representation mot medlemmar och externa parter samt ansvarig för att ta organisationen vidare framåt i utvecklingen. Ledamöter i förbundsstyrelsen förväntas i snitt lägga 10 timmar på sitt förtroendeuppdrag, men antalet timmar varierar mellan poster samt perioder under verksamhetsåret.

Som ledamot i förbundsstyrelsen är det viktigt att ha förståelse för att man inte endast arbetar inom sin portfölj, utan även utanför portföljen med saker i

enlighet med organisationens strategi och verksam-hetsplan. Detta kan dels handla om att arbetsleda arbetsgrupper, representera organisationen externt men främst vara en ambassadör för organisationen och aktivt jobba med att sprida organisationens värderingar och möjligheter till nya medlemmar. Som ledamot i styrelsen förväntas du delta på alla styrelse-möten vilket oftast handlar om 3 per halvår (6 totalt). Resor du gör i egenskap av ledamot betalas av organ-isationen samt eventuellt behov av boende.

Enligt stadgarna skall styrelsen bestå av en (1) ord-förande, två (2) vice ordförande, en (1) lärare, en (1) kassör samt minst två och högst fyra ordinarie le-damöter.

Förbundsstyrelsen 2015/2016 består av:

Ordförande: Josefine WALLENÅ Vice Ordförande: Tua MALMBERG Vice Ordförande: Christina ABDULAHAD Kassör: Nicklas KÖVAMEES Projektkoordinator: Jesper THUNSTRÖM Regional koordinator: Désirée HERMANN Sekreterare och PR-ansvarig: Olivia LÖVGREN TERN-MAN Lärarrepresentant: Jessica LINDER

Styrelsens Ammansättning

Styrelsens PortföljerPå förbundsstyrelsens första möte beslutas det hur arbetet och ans-varsuppdelningen inom styrelsen ska se ut under året. Vice ordförande och förbundsordförande väljs separat från styrelseledamoterna under årsmötet. Portföljerna kassör och lärarrepresentant måste ingå i för-bundsstyrelsen, resterande av styrelsens olika portföljer fördelas uti-från förbundsordförandes förslag. Portföljerna kan se olika ut år för år beroende på förbundstyrelsens behov och önskemål.

Nedan presenteras de portföljer som funnits i förbundsstyrelsen under verksamhetsåret 2015/2016 och är ingen garanti för att portföljerna kommer att se likadana ut under nästkommande verksamhetsår. Tex-terna är skrivna av styrelseledamoterna som haft respektive portfölj under 2015/2016.

OrdförandeSom ordförande i förbundsstyrelsen ligger en stor del av arbetet kring att koordinera och samordna styrelsens arbete, se till att övergripande planering av året följs och att styrelsen arbetar strategiskt efter den verk-samhetplan och strategi som finns. Som ordförande kallar du till och led-er styrelsemöten, ansvarar för att beslut som tas följs upp och genom-förs samt är arbetsledare åt generalsekreteraren. Du representerar även föreningen mot medlemmar och externa parter samt inom paraplyorgan-isationer där EUP är delaktiga. Som ordförande är det viktigt att du kan arbeta både strategiskt och operativt. Du har ansvar att hjälpa de övriga i styrelsen att genomföra sina uppgifter men på en koordinerande nivå mer än en operativ. Uppdraget är ideellt men också tidskrävande, och som ordförande är det viktigt att du kan fokusera på ditt förtroendeuppdrag och prioritera framför andra intressen. EUP Sverige tar idag stora steg, och som ordförande ska du kunna kliva med och leda både den ordinarie verksamheten och föreningens utveckling. Som kandidat till ordförande-posten är erfarenhet nödvändigt, men viktigast är ett stort engagemang och en vilja att leda EUP Sverige framåt.

Vice Ordförande – InternationellT ANSVARInom denna portfölj är du ansvarig för EUP Sveriges kontakt med andra Nationalkommittéer. Dels som del i ditt arbete med Board of Nation-al Committees genom att författa eller bidra till gemensamma propositioner, men också genom att knyta kontakter och skapa långvariga samar-beten mellan länderna. Detta innebär till exem-pel att du står som ansvarig för att hitta sessioner att skicka våra delegationer till samt bjuda in in-ternationella delegationer till svenska sessioner.

Inbjudningar är även en central del av portföljen. Du står som ansvarig för att bjuda in internatio-nella trainers, presidenter och juryordföranden till arrangemang. Inom portföljen ligger även ansvaret för att koordinera urvalsprocessen för volontärer till sessioner. Koordinationen av in-ternationella officials på våra sessioner faller även inom din portfölj. Du är presidenter och juryordförandes primära kontaktpersoner innan sessionerna. Det är även du som ansvarar för att skriva officiella inbjudningar till volontärer för vi-sum och universitets räkning. Vidare innehåller din portfölj ansvaret för att koordinera varje jurys arbete under den nationella urvalsprocessen.

Vice ordförande med Internationellt Ansvar är en tidskrävande portfölj som kräver att du kän-ner passion för ditt arbete. Kontakt med andra är en central del av rollen och därför kan din tid bli svår att planera då den till stor del även beror på andras engagemang. Detta sagt så är portföljen strategisk, engagerande och erbjuder bred in-sikt i EYP Internationals arbete. Om networking, samarbeten, kommunikation och strategi ligger inom dina intressen, då är den här portföljen för dig!

Vice Ordförande – nationellT ANSVARVice ordförande med nationellt ansvar utgör till-sammans med ordförande och vice ordförande med internationellt ansvar för styrelsens presid-ium. Som vice ordförande är man ordförandes ställföreträdare vid frånvaro. Det kan också han-dla om att hjälpa till att förbereda styrelsemöten genom att ordna med dagordning, möteshandl-ingar eller leda mötet. Att vara vice ordförande med nationellt ansvar är en väldigt bred post som är varierande och som inkluderar många olika områden.

Konkret kan det också handla om att deltaga på konferenser och event som exempelvis LSU:s årsmöte, Almedalen m.m. för att knyta kontakter och representera organisationen. Som vice ord-förande är man också ansvarig för att tillsam-mans med lärarrepresentanten i styrelsen leda lärararbetsgruppen, utveckla lärarprogram till EUP Sveriges sessioner och andra projekt, så som EYP Partner schools, för att öka involveringen av lärare i EUP Sveriges verksamhet.

Vice ordförande ansvarar också för kompetensut-veckling, vilket innebär att hitta lämpliga utbild-ningar till styrelseledamöter och medlemmar. I år har konceptet “Pool of Trainers” utvecklats, vilket innebär att kartlägga kompetensen inom organi-sationen, för att sedan kunna utöka den.

Portföljen i år har också inneburit ansvar för Erasmus + ansökningar. Vice ordförande med nationellt ansvar har planerat, sökt och följt upp ansökningarna, vilket har varit den mest tid-skrävande uppgiften. Den naturliga utvecklingen är dock att EUP Sveriges Generalsekreterare ska ansvara för Erasmus + framöver.

Sammanfattningsvis har posten en stor prägel av strategiskt arbete där det gäller att hela tiden tän-ka på hur vi som organisation eller styrelse kan göra någonting bättre eller mer effektivt. Kort och gott så handlar denna portfölj om att vara redo för det mesta och därför krävs det att man är flex-ibilitet, tar ansvar och har ett stort driv för att vilja föra EUP Sverige till nya nivåer.

Vice Ordförande – InternationellT ANSVARInom denna portfölj är du ansvarig för EUP Sveriges kontakt med andra Nationalkommittéer. Dels som del i ditt arbete med Board of Nation-al Committees genom att författa eller bidra till gemensamma propositioner, men också genom att knyta kontakter och skapa långvariga samar-beten mellan länderna. Detta innebär till exem-pel att du står som ansvarig för att hitta sessioner att skicka våra delegationer till samt bjuda in in-ternationella delegationer till svenska sessioner.

Inbjudningar är även en central del av portföljen. Du står som ansvarig för att bjuda in internatio-nella trainers, presidenter och juryordföranden till arrangemang. Inom portföljen ligger även ansvaret för att koordinera urvalsprocessen för volontärer till sessioner. Koordinationen av in-ternationella officials på våra sessioner faller även inom din portfölj. Du är presidenter och juryordförandes primära kontaktpersoner innan sessionerna. Det är även du som ansvarar för att skriva officiella inbjudningar till volontärer för vi-sum och universitets räkning. Vidare innehåller din portfölj ansvaret för att koordinera varje jurys arbete under den nationella urvalsprocessen.

Vice ordförande med Internationellt Ansvar är en tidskrävande portfölj som kräver att du kän-ner passion för ditt arbete. Kontakt med andra är en central del av rollen och därför kan din tid bli svår att planera då den till stor del även beror på andras engagemang. Detta sagt så är portföljen strategisk, engagerande och erbjuder bred in-sikt i EYP Internationals arbete. Om networking, samarbeten, kommunikation och strategi ligger inom dina intressen, och om du har möjlighet att lägga ner ca 20 timmar i veckan på ditt arbete, då är den här portföljen för dig!

Sekreterare / PR-KoordinatorSom sekreterare ansvarar du för att protokollföra förbundsstyrelsens möten, och för att de public-eras stadgaenligt. Som en del av arbetet för or-ganisationens transparens ansvarar du även för att kontinuerligt redogöra för uppdateringar från förbundsstyrelsen inför de regionala styrelserna. Du är även ansvarig för andra relevanta infor-mationsutskick till organisationens medlemmar som exempelvis i samband med NSP.

Som PR-ansvarig svarar du för organisationens externa kommunikation. I rollen arbetar du med strategisk kommunikation riktad mot sociala me-dia, media och allmänheten. Detta aktualiseras i synnerhet vid de nationella, och de regionala sessionerna, men också löpande under verksam-hetsåret. Du är även ansvarig för att alla medlem-mar använder organisationens grafiska profil.

Portföljen är formbar och du har goda möjligheter att vara kreativ. Förkunskaper i Indesign är inte ett krav, men en förutsättning för att du ska kun-na genomföra de uppgifter som faller inom ra-men för PR-arbetet. Förkunskaper i bildrediger-ingsprogram såsom Photoshop är meriterande.

Regional KoordinatorSom Regional Koordinator fungerar du som länk-en mellan förbundsstyrelsen och medlemsfören-ingarna. I det dagliga arbetet ingår mycket mail-kommunikation, dels för att svara på frågor från medlemsföreningarna, dels för att förmedla ut in-formation från nationellt håll. Dessutom arbetar koordinatorn mer intensivt under vissa perioder, exempelvis vid organiserandet av utbildningshel-ger för alla medlemsföreningar (BAT-helger) eller inför medlemsföreningarnas årsmöten. Förutom mailkommunikation har du ansvar för att granska projektansökningar från medlemsföreningarna tillsammans med förbundskassören, samt strat-egiskt planera medlems-och skolrekryteringen.

I rollen ingår även att bistå medlemsföreningarna i upprättandet av verksamhetsplaner, samt hål-la regelbundna möten med ordförandegruppen. Därutöver finns utrymme att arbeta med frågor som du är extra intresserad av, allt ifrån skol-kontakt till EUP-ambassadörer. Det går utmärkt att kombinera med studier eller arbete, att kolla mailen varje dag är dock mycket viktigt. Tidigare erfarenhet från förtroendeuppdrag på lokal nivå är en mycket bra förberedelse för rollen som Re-gional Koordinator.

KassörOrganisationens ekonomi genomsyrar allt vårt ar-bete; utan våra ekonomiska tillgångar skulle vi inte ha möjlighet att genomföra projekt, ha kvar vårt kontor eller några anställda. Därför innebär posten som kassör ett stort ansvar. Kassörens ser dels till att organisationens pengar används på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med de styrdokument som antagits, granskar därför budgetar för samtliga sessioner och lokala projekt. Dels ansvarar kassören också ak-tivt för att använda förbundets huvudbudget som ett verktyg för att arbeta mot de långsiktiga strate-giska målen. Med andra ord är det huvudsakligen kassörens ansvar att en budget tas fram varje år som sedan följs upp, vilket med fördel sker i samarbete med presidiet och generalsekreteraren. Det är även kassörens ansvar att alla ekonomiska transaktioner redovisas på ett korrekt sätt samt att alla intressent-er kan få insikt i organisationens ekonomi under årsmötet och löpande under verksamhetsåret.

I nuläget kommer huvuddelen av EUP Sveriges fi-nansiering ifrån det statsbidrag som vi får från My-ndigheten från Ungdoms- och Civilsamhällesfrågor, och det är av yttersta vikt att dessa pengar - såväl som andra bidrag från mindre bidragsgivare - för-valtas på ett ansvarsfullt sätt så att bidragsgivare även i framtiden kan ha förtroende för EUP. Det-ta är självklart ett viktigt fokus för kassören. Men i slutändan är kassörens absolut viktigaste ansvar gentemot organisationens medlemmar. Utan akti-va, duktiga och passionerade medlemmar så skulle EUP inte få några bidrag och därför är det viktigt att pengarna spenderas på ett sätt som gynnar med-lemmarna och organisationens lokala verksamhet. Kassören har därför kontakt med alla delar av or-ganisationen, såsom lokala styrelser, huvudorgan-isatörer samt projektledare. Kassören får därför en djup inblick i alla aspekter av EUPs verksamhet, och samarbetar med organisationens mest engagerade medlemmar.

ProjektkoordinatorSom ledamot i förbundsstyrelsen med ansvar för projektkoordinering har man möjligheten att arbe-ta nära med alla de projekt som årligen arrangeras inom EUP Sverige. Detta är ett bra sätt att få en dju-pare förståelse för vad organisationen jobbar med, hur den är uppbyggd och hur styrelsejobbet är kop-plat till de projekt och evenemang organisationens medlemmar deltar i. Störst fokus ligger på den na-tionella uttagningsprocessen där projektkoordi-natorn har det övergripande ansvaret tillsammans med huvudorganisatörerna för sessionernas ge-nomförande. Konkreta exempel på det kan vara fra-marbetning av teman för sessionerna, organiseran-det av utbildningshelger för huvudorganisatörer, organisatoriska frågor och strategisk utveckling av uttagningsprocessen.

alberedningen

Vårt UppdragValberedningen ansvarar för att föreslå kandidater till valen av ordförande, vice ordförande, styrelseledamöter, valberedningens ordförande, valberedningen samt revi-sorer.

Valberedningen arbetar utifrån ledorden oberoende, transparens samt tillgänglighet. Det betyder att vi tit-tar på de kandidaturer som inkommer utifrån objektiva kriterier såsom kompetens, erfarenhet, motivation samt geografisk spridning för att uppnå en välbalanserad hel-het med en blandning av perspektiv och idéer. Det bety-der också att vi ser det som en viktig prioritet att finnas där för medlemmarna genom att svara på frågor per mejl eller telefon.

Slutligen kommer valberedningen att lägga fram ett förslag till årsmötet, i enlighet med föreningens stadgar. Alla kandidater och valberedningens förslag kommer att publiceras på den här delen av hemsidan.

Årets ValberedningValberedningen skall enligt föreningens stadgar bestå av en av årsmötet vald ordförande och styrelseledamöter. Valberedningen ska bestå av en ordförande och minst två och högst fyra ledamöter..

Årets valberedningen består av:

Nathalie THIEL (valberedningens ordförande) Ludvig DIETMANN (ordinarie ledamot) Sigrun FAGERFJÄLL (ordinarie ledamot) Leo SJÖBERG (ordinarie ledamot)

Nominera...

Viktiga Datum3 april: kandidaturtiden och nomineringstiden börjar

17 april: kandidaturtiden och nomineringstiden slutar

24 april: Valberedningens förslag publiceras och förhands-röstningen startar

30 april kl 9.00: Förhandsröstning slutar, skickas till gs@eup.se

8 maj: Årsmöte

Alla medlemmar har rätt att nominera någon annan till en eller flera av de poster som väljs av årsmötet. Skicka din nominering till valbered-ning@eup.se. Du som nominerats kontaktas se-dan av valberedningen och får bekräfta att Du vill kandidera. Om du vill nominera någon så inklud-era följande uppgifter om personen du vill nomi-nera:

1. Namn

2. Ålder

3. Mailadress och telefonnummer

4. vilka poster du vill nominera denna till och an-ledning till nominering

5. Vet personen i fråga om att Ni nominerar denne?

Observera att det endast är möjligt att nominera personer som är medlemmar i föreningen.

Det är möjligt att kandidera till en eller flera av föl-jande poster :

• Styrelsens ordförande

• Styrelsens vice ordförande

• Ordinarie styrelseledamot

• Kassör

• Valberedningens ordförande

• Valberedningen

• Revisor

... Och Kandidera...... Till StyrelsenFör att kandidera till styrelsen svarar du på nedan-stående frågor och skickar tillsammans med ett foto på dig till valberedning@eup.se innan den 17 april.

Kandidaturtiden börjar den 3 april och alla kandi-daturer läggs upp på hemsidan när kandidaturtiden avslutats. Ditt svar kommer sedan att publiceras på hemsidan så att övriga medlemmar har en chans att sätta sig in i de olika kandidaterna. Det går även bra att skicka sin kandidatur på engelska.

1. Namn

2. Ålder

3. Medlemsförening

4. Mailadress och telefonnummer

• Vad för kunskaper och erfarenheter kan du dra nyt-ta av i styrelsearbetet? Vad kan du tillföra styrelsen?

• Vilka/vilken arbetsområden är du mest intresserad av att arbeta med? Varför? Vad vill du åstadkomma under året?

• Styrelsearbete är lagarbete; hur kan du bidra till att hjälpa och peppa andra i förbundsstyrelsen? Bes-varas ej av ordförandekandidater

• Vart ser du EUP Sverige om 5 år? Vad är din roll i att realisera detta?

För ordförande• Hur ser du på ledarrollen?

• Hur ska du motivera styrelsen under årets gång?

• Hur ska du hjälpa till i styrelseledamöternas per-sonliga utveckling?

För Vice ordförande• Hur ska du balansera mellan din portfölj och ans-var i presidiet?

Kassör• Har du någon tidigare erfarenhet av ekonomiskt ansvar? I så fall, vad? Om inte, hur planerar du för att kompensera för det?

I kandidaturen ska de allmänna frågorna besvaras samt de specifika frågorna för portföljerna

Ordinarie ledamot: max 600 ord Ordförande: max 1200 ord Vice Ordförande: max 900 ord Kassör: max 600 ord

... Till valberedningenFör att kandidera till valberedningen eller valbered-ningens ordförande svarar du på nedanstående frågor och skickar tillsammans med ett foto av dig till valberedning@eup.se innan den 17 april. Ange om du kandiderar till valberedningens ordförande eller ordinarie ledamot i valberedningen. Max 300 ord.

Namn Ålder Medlemsförening Mailadress och telefonnummer

• Hur ser du på valberedningens roll och arbete? Vad har du för tankar kring valberedningens uppdrag?

• Vad gör dig till en bra valberedningsledamot? Har du några kunskaper eller erfarenheter som du kan dra nytta av som valberedningsledamot?

... Till RevisorSom föreningens revisor förväntas du granska föreningens verksamhetsberättelse och styrelses protokoll för verksamhetsåret, för att undersöka om styrelsen fullföljer sitt ansvar och handlar i förenin-gens och medlemmarnas bästa. För att kandidera, kontakta valberedningen på valberedning@eup.se senast 17 april. Max 300 ord.

Namn Ålder Medlemsförening Mailadress och telefonnummer

• Hur ser du på revisorns roll och arbete? Vad har du för tankar kring revisorns uppdrag?

• Vad gör dig till en bra revisor? Har du några kunskaper eller erfarenheter som du kan dra nytta av som revisor?

RöstningMandatperioden som valet vid årsmötet gäller är ett år från och med 1 juli 2016 till 30 juni 2017. Omval är tillåtet obegränsat antal gånger. Votering i personval sker med sluten omröstning om det begärs, annars med acklamation.

Ordförande och vice ordförande väljs först av årsmötet och sedan styrelsele-damöter, revisor/-er, valberedningens ordförande och valberedningens ledamöter var för sig.

Det står var och en fritt att rösta enligt valberedningens förslag eller efter eget hu-vud.

RösträttAlla medlemmar av föreningen har rösträtt. Styrelsen har tolkat detta som att alla medlemmar/stödmedlemmar som fanns registrerade i medlems-registret en månad (8 april) innan årsmötet (8 maj) har rösträtt vid årsmötet.

Röstning i FörvägNaturligtvis är det möjligt att rösta även om du är förhindrad att delta vid årsmötet. Enligt stadgarna behöver du vid förtidsröstning avlägga dina röster på val av (1) ordförande, två (2) vice ordförande, en (1) kassör och en (1) lärare samt en rangordning av fyra (4) ordinarie ledamöter. Du får även rangord-na fler än fyra ordinarie ledamöter om en av kan-didaterna även kandiderar till en annan portfölj i styrelsen än ordinarie ledamot. Observera därför att du måste ha skickat in ett fullständigt förslag för att rösten ska vara giltig. Du kan med andra ord inte rösta på enstaka individer.

Förtidsröstningen är hemlig tills att omröstningen sker under årsmötet. Skicka din förtidsröstning till EUP Sveriges generalsekreterare gs@eup.se med din röst före lördagen 30 april 2016 kl 09.00.

Producerad av Valberedningen 2016 för EUP Sverige

Bilder i publikationen tagna av Klára Scholleova