evaluaciÓn a procesos y procedimientos misionales y … · 2019-07-02 · ramirez auxiliar...

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EVALUACIÓN A PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES Y

DE APOYO

SECRETARÍA GENERAL

GRUPO DECORRESPONDENCIA

AUDITORÍA PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE

CORRESPONDENCIA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá D. C., Febrero de 2.015


1. OBJETIVO Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló el Grupo de Correspondencia, adscrito a la Secretaría General, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2.013, respecto del correcto direccionamiento de correspondencia, devoluciones y traslados internos, que corresponden a este procedimiento, por parte del Grupo a diferentes dependencias de la Institución, generados a través del Sistema Integrado de Archivo y Correspondencia SUPERCOR. 2. CRITERIO El criterio que guiará la Auditoría se orienta a verificar el cumplimiento de la normatividad en materia de Archivo y Correspondencia, así como los procesos y procedimientos vigente a la fecha de realización de la Auditoría. 3. ALCANCE El alcance de la Auditoría, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Agosto de 2.014 y el 31 de Enero de 2.015. 4. METODOLOGÍA La metodología a ser aplicada es la generalmente utilizada en este tipo de ejercicios, para lo cual se agotarán las siguientes técnicas: 4.1. Visita in situ. 4.2. Requerimiento de información a la Coordinadora del Grupo de

Correspondencia y Oficina de Tecnologías de la Información. 4.3. Análisis y valoración de la información Suministrada. 4.4. Elaboración del Informe Preliminar de Auditoría. 4.5. Presentación, traslado y /o conciliación del Informe Preliminar; en ejercicio

del derecho de defensa, contradicción y materialización del principio del debido proceso.

4.6. Presentación del Informe Final de Auditoría.


5. JUSTIFICACIÓN De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. La justificación del presente ejercicio, se fundamenta en la necesidad de realizar control posterior, donde se pueda dar cuenta de la legal y oportuna actuación desplegada por la Entidad en ejecución de su función de Control, al efectuar el debido direccionamiento de correspondencia, devoluciones y traslados internos, que corresponden a este procedimiento, por parte del Grupo de Correspondencia a diferentes dependencias de la Institución, generados a través del Sistema Integrado de Archivo y Correspondencia SUPERCOR. Para la presente Auditoría, al realizar la visita In Situ, se tuvo en cuenta para el mismo, el Informe Ejecutivo denominado “INFORME DE SEGUIMIENTO A TRÁMITES EN ÁREAS Y DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD, A TRAVÉS DEL SISTEMA SUPERCOR

INTEGRADO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA”, del ejercicio de seguimiento que hizo la Oficina de Control Interno en el mes de Diciembre de 2.014.


6. MARCO LEGAL

Ley 594 de 2000

“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”

Acuerdo 060 de 2001

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”

Resolución No. 0280 del 05 de marzo de 2009

“Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos dela Superintendencia Nacional de Salud y se derogan la Resoluciones Número 898 de 2005, 28280 de2005 y 1230 de 2008”

Ley 1437 de 2011

“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”

Ley 1564 de 2012

“Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”

Resolución Reglamentaria 000310 de 2011

“Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental”

Circular Interna No. 035 de 2013

“Protocolo para él envió de correspondencia y la radicación de documentos recibidos por los medios de comunicación oficiales”

Resolución No. 004086 del 19 de Diciembre de 2.014

“Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos dela Superintendencia Nacional de Salud, y se dictan otras disposiciones”

Cuadro No. 1


7. INFORME El auditor designado de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, con el propósito de cumplir con el objetivo propuesto en el desarrollo de la presente auditoría, en principio ilustrará lo relativo al marco legal que regula el proceso objeto de monitoreo. Una vez se determine cuál es la normatividad a tener en cuenta para ejecutar la función auditada, se hará verificación entre lo evidenciado por el equipo auditor respecto de la normatividad vigente, lo cual permitirá obtener las conclusiones respectivas, y de ser necesario elevar las recomendaciones a que haya lugar. 7.1. Procedimiento:

A continuación el auditor de la Oficina de Control Interno, da muestra del proceso que ejecuta el Grupo de Correspondencia en la recepción de documentos, con base en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones.


7.1.1. Procedimiento Gestión y Trámite de Comunicaciones Oficiales y Externas, Recibidas.

Son los documentos que llegan por ventanilla al Centro de Atención al Usuario o por empresas de correo.

Establece la dependencia destino y se direcciona el documento; Lo realiza funcionario de 4-72 o de la Entidad-RADICADOR

Se digitaliza el documento con todos sus anexos y se carga al sistema; Lo realiza funcionario de 4-72 o de la Entidad-DIGITALIZADOR Se elaboran las planillas de entrega de documentos, a cada dependencia (formato GDFT14); Lo realiza funcionario de la Entidad

Se entregan los documentos, de acuerdo con los horarios establecidos, a cada dependencia (formato GDFT14); Lo realiza funcionario de la Entidad

INICIO

FIN

Digitalización

Elaboración Planilla

Distribución Documentos

Recepción documentos


7.1.2. Procedimiento Gestión y Trámite de Tutelas Recibidas.

Son los documentos que llegan por ventanilla al Centro de Atención al Usuario o por empresas de correo.

Establece la dependencia destino y se direcciona el documento; Lo realiza funcionario de 4-72 o de la Entidad-RADICADOR

Se digitaliza el documento con todos sus anexos y se carga al sistema; Lo realiza funcionario de 4-72 o de la Entidad-DIGITALIZADOR Se elaboran las planillas de entrega de documentos, a cada dependencia (formato GDFT14); Lo realiza funcionario de la Entidad Se envía correo electrónico a la dependencia, informando que hay tutelas para entregar, solicitando que se acerquen a recogerlas. Si esta acción no se realiza, al siguiente recorrido de entrega de documentos, se remiten con planilla (formato GDFT14); Lo realiza funcionario de la Entidad

INICIO

FIN

Digitalización

Elaboración Planilla

Envío correo electrónico a la dependencia

Recepción documentos


7.1.3. PROCEDIMIENTO GESTION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS QUE

LLEGAN POR CORREO ELECTRONICO.

Se abre el correo electrónico, se revisa el contenido y se direcciona a la dependencia destino; Lo realiza funcionario de la Entidad

Se adjuntan las imágenes del correo remisorio y sus anexos; Lo realiza funcionario de la Entidad

INICIO

FIN

Verificación anexos

Recepción correo electrónico


7.2. Planta de Personal.

En los siguientes cuadros se describe la planta de personal adscrita al Grupo de Correspondencia, a la fecha de la realización dela auditoría.

GRUPO DE CORRESPONDENCIA

PERSONAL PLANTA SNS

NOMBRE CARGO

FECHA VINCULACIÓN

GRUPO

TIPO VINCULACIÓN

FUNCIÓN

Andrea Yolima Rojas Castro*

Profesional especializado 2028 19 01/08/2014 Provisional

Coordinadora Grupo de correspondencia

Soraya Mahecha Romero Profesional especializado 2028 12 09/08/2013 Provisional Profesional apoyo

Heidi Jhoana Ospina Cruz Técnico Operativo grado 12 (E.) 14/07/2013

Carrera Administrativa

Coordinación motorizados, elaboración planilla entrega documentos a dependencias

Pedro Luis Tengono García Auxiliar administrativo 4044-13 12/01/2012 Provisional Digitalizador

Laura Yesenia Aguirre Garay

Auxiliar administrativo grado12 18/07/2014 Provisional Digitalizador

Omar Andrés Guerrero Cifuentes

Operario calificado grado 11 18/07/2014 Provisional

Radicación correos y envío de correo electrónico certificado

William Arturo Nocua Ramirez

Auxiliar administrativo grado 11 01/08/2014 Provisional

Radicación de correspondencia

Wilson Rafael Villar Ruiz Auxiliar administrativo grado 13 (E.) 07/01/1994

Carrera Administrativa

Entrega y recibo de correspondencia

Sandra Patricia Caicedo Barrera Secretaría ejecutiva 30/10/2014 Provisional

Archivo, descargues radicados de salida, devoluciones


PERSONAL 4-72

NOMBRE FECHA

INGRESO SUPERSALUD

SEDE

NINI JHOANNA GARCIA GALEANO 29/07/2014 MEDELLIN

CLAUDIA PATRICIA CAICEDO GALVIS 30/07/2014 CALI

LIZETH LEONOR BORNACELLY CRESPO 31/07/2014 BARRANQUILLA

MARÍA EUGENIA SANCHEZ RIAÑO 01/08/2014 BUCARAMANGA

MABEL YOHANA TORRES CARDONA 04/08/2014 NEIVA

OSCAR ALEXANDER JARAMILLO 23/12/2014 BOGOTA

WALTER MAHECHA 23/12/2014 BOGOTA

ELKIN HURTADO 23/12/2014 BOGOTA

TATIANA MONROY 23/12/2014 BOGOTA

JOHANA ANDREA CORTES 23/12/2014 BOGOTA

DIANA CECILIA CASAS 23/12/2014 BOGOTA

JULIETH VIVIANA GUERRERO 29/01/2015 BOGOTA

LIS ROLDÁN 29/01/2015 BOGOTA

En relación a la Planta de Personal del Grupo de Correspondencia se hicieron entrevistas con tres (3) funcionarios de Planta de la Superintendencia Nacional de Salud y con tres (3) trabajadores de la Empresa 4/72, con el fin de determinar situaciones concernientes con la labor que desempeñan y, como resultado de las mismas, se resume así lo expresado por ellos. 1.- En cuanto a los trabajadores de la Empresa 4/72 se estableció que no se les dio instrucciones al momento de ingreso a la Superintendencia Nacional de Salud, específicamente sobre la estructura de la Entidad para conocer de fondo el direccionamiento que se le debe dar a las entradas de los documentos.

El Entrenamiento lo reciben de los mismos compañeros de 4/72 que ya venían vinculados con la Entidad; y ocasionalmente de funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud.

De igual manera no se les instruyó sobre las normas de Archivo y Correspondencia que rige para la Superintendencia Nacional de Salud.


En cuanto a la capacitación de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, igualmente no se les dio la suficiente capacitación para el ejercicio del cargo, reiteramos, todo ello conforme a lo afirmado en las entrevistas sostenidas con funcionarios de la Entidad y de la firma 4/72 por parte del auditor designado para la auditoría a la que corresponde este informe

2. En ejercicio de la labor de Digitalización de documentos, la dificultad se presenta para todos los digitalizadores, en razón a que no es posible determinar el tiempo de la labor teniendo en cuenta que el mismo depende del número de folios a digitalizar, es decir que no se tarda el mismo tiempo para un documento de pocos folios, a uno de un gran volumen de los mismos, lo cual atrasa el proceso de digitalización.

Una actividad que demanda tiempo para realizar la digitalización, es la Limpieza de documentos: Quitar ganchos, legajadores, limpiar el documento cuando tienen cinta y después ordenar el documento como originalmente es aportado por el cliente o usuario.

Además, en el momento de cargar las imágenes por medio de la funcionalidad que tiene implementado el SUPERCOR para tal fin; el tiempo de respuesta es muy demorado (El proceso de aceptación de imágenes puede durar más de diez minutos).

3.- Los entrevistados, funcionarios de la Superintendencia y los colaboradores de 4/72, fueron unánimes en señalar la caída y bajo rendimiento constante del Sistema SUPERCOR, situación que incide ostensiblemente en el trabajo de radicación, en razón a que se atrasa el procedimiento o actividad, por la paralización de las labores de los encargados de esta función, en lo cual también tiene incidencia al alto volumen de documentación que se allega para radicación.

Esta situación la evidenció, In Situ, el Auditor de la Oficina de Control Interno en el ejercicio de la Auditoría, por lo cual en este momento se pone de presente, ya que se recomienda de manera respetuosa y comedida, que la Oficina de Tecnologías de la Información, como administradora del Sistema SUPERCOR; pueda tomar acciones tendientes a corregir los aspectos anteriormente señalados, los cuales no son factores del fuero interno de los funcionarios de la Entidad ni de los colaboradores de la firma 4/72; es decir que no pueden controlarlos para realizar la labor de radicación de manera mucho más eficiente, efectiva y eficaz.


7.3. De la Muestra. El Auditor de la Oficina De Control Interno, con el fin de establecer evidencias en el ejercicio de la Auditoría, y de acuerdo con lo señalado en el Plan de Auditoría, con memorando radicado con el NURC 3-2015-002161 del 06 de Febrero de 2.015, solicitó a la Oficina de Tecnologías de la Información, respecto del alcance establecido, 1° de Agosto de 2.014 a Enero 31 de 2.015, con el fin de establecer los registros o reportes del Sistema Integrado de Archivo y Correspondencia SUPERCOR, la siguiente información:

“1. Número total de radicados de la Entidad desde el 1º de Agosto de 2014 hasta el 31 de Enero de 2015, inclusive (Documentos que han ingresado a la Entidad por el Grupo de Correspondencia en el período antes mencionado)

2. Relación de Devoluciones o Traslados efectuados dentro del sistema.

3. Relación de salidas, que se encuentran en estado “DEVUELTO”

Teniendo en cuenta la respuesta de la Oficina de Tecnologías de la Información, con memorando radicado con el NURC 3-2015-002732 del 13 de Febrero de 2.015, la Oficina de Control Interno presenta el siguiente análisis, a cada uno delos reportes solicitados: 7.3.1. Total de radicados de la Entidad desde el 1º. De Agosto de 2014 hasta el 31 de

Enero de 2015.


El cuadro presenta una información de las entradas de documentos al Grupo de Correspondencia, en el periodo del 1° de Agosto de 2.014 a Enero 31 de 2.015, en las cuales están incluidas las entradas registradas por la Pagina Web de la entidad, que se direccionan automáticamente a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana. Con base en estos documentos de entrada, mediante la práctica de pruebas de Auditoría y con la técnica del muestreo selectivo se establecerá el correcto o incorrecto direccionamiento de los documentos que se envían a las diferentes dependencias de la Entidad. 7.3.2. Devoluciones o Traslados internos de radicados de entrada efectuados

dentro del Sistema SUPERCOR. En el periodo que comprende el alcance de la Auditoría, conforme al reporte dela Oficina de Tecnologías de la Información, se registraron en el sistema 36.339 “Traslados”, que significa que son traslados internos entre dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, que no fueron devueltos al Grupo de Correspondencia por errores de direccionamiento, es decir, que estas actuaciones se surtieron, o bien entre Superintendencias Delegadas u otras Oficinas, o bien entre Direcciones y/o Grupos de las respectiva dependencias. Es importante señalar que el Sistema SUPERCOR arroja este indicador, toda vez que se evidencian dentro del campo “HISTORIAL” uno o varios traslados como se indicó anteriormente. Queremos indicar con lo anterior, que con el reporte que actualmente genera el sistema SUPERCOR, no es posible establecer si las Devoluciones o Traslados corresponden a mal direccionamiento de correspondencia o si los documentos (Radicados) han sido trasladados por un Superintendente Delegado, Director o Coordinador para que un profesional realice el trámite correspondiente; es decir el número de Devoluciones o Traslados involucra tanto la correspondencia mal direccionada; como los traslados efectuados en desarrollo de la labor misional o de apoyo, lo que imposibilita entonces a la Oficina de Control Interno generar una estadística sobre el correcto direccionamiento por parte del Grupo de Correspondencia, de los tramites de competencia de las diferentes dependencias de la Institución.


Ante todo lo expuesto, la Oficina de Control Interno, de manera respetuosa y comedida recomienda tomar acciones tendientes a establecer esta clase de estadísticas, en procura de ejecutar un verdadero autocontrol, que permita ejecutar acciones de mejora en este sentido, con cifras claras de disminución de mal direccionamiento de correspondencia, sugiriendo que al menos se lleve un control manual en tablas de Excel, mientras la Oficina de Tecnologías de la Información como administradora del Sistema SUPERCOR, brinde una opción adicional, la que desde ahora se recomienda implementar. A pesar de lo anteriormente expuesto, la Oficina de Tecnologías de la Información allegó a la oficina de Control Interno otro reporte correspondiente a las “Devoluciones al Grupo de Correspondencia”, en el cual se registraron ochenta y tres (83) casos en el periodo analizado, lo que significa el 0,23% del registro de los 36.339 denominados “traslados”. El Auditor de la Oficina de Control Interno, con base en los ochenta y tres (83) registros de las “Devoluciones al Grupo de Correspondencia”, tomó como muestra de diez (10) de ellos para verificar la trazabilidad y el direccionamiento de los documentos que allí se señalan.

DEVOLUCIONES A CORRESPONDENCIA

No. RADICADO TRÁMITE DE DEVOLUCIÓN A

CORRESPONDENCIA OBSERVACIONES

1

1-2014-072329

04/08/2014 09:01

RADICADO: 04/08/2014 09:01:48 AM Acción: 09/08/2014 11:25:18 AM Acción: Documento trasladado. Dependencia origen: Despacho Del Superintendente Delegado Para La Supervisión Institucional Grupo De Correspondencia; 28/08/2014 06:39:08 PM Acción: Documento trasladado del Grupo De Correspondencia al Superintendente Delegado Para La Función Jurisdiccional Y De Conciliación; fecha 04/09/2014 11:42:11 AM Documento trasladado del Superintendente Delegado Para La Función Jurisdiccional Y De Conciliación al Grupo De Correspondencia; 23/09/2014 04:50:22 PM Acción: Documento trasladado. Dependencia origen: Grupo De Correspondencia Dependencia traslado: Despacho Del Superintendente Delegado Para La Supervisión Institucional.

CONCLUSIÓN: El documento fue radicado el 04 de Agosto de 2014 y entre los traslados internos entre dependencias y estas con el Grupo de Correspondencia.

Transcurrió UN (1) MES y VEINTE (20) DÍAS en los traslados del radicado.

2

1-2014-075175

08/08/2014 15:50

RADICADO: 08/08/2014 03:50:57 PM; 13/08/2014 02:42:21 PM Acción: Documento trasladado del Despacho Del Superintendente Delegado Para La Función Jurisdiccional Y De Conciliación al Grupo de Correspondencia; 13/08/2014 03:31:09 PM Acción: Documento trasladado. Dependencia origen: Grupo De Correspondencia Dependencia traslado: Dirección De Atención Al Usuario

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 08 de Agosto de 2014 y se direccionó al Grupo de Correspondencia el día 13/08/2015, mismo día en el cual el Grupo de Correspondencia lo direccionó a la dependencia indicada.

Transcurrieron CINCO (5) DÍAS en los traslados del radicado.


3

1-2014-089696

12/09/2014 18:04

RADICADO: 12/09/2014 06:04:52 PM; 18/09/2014 08:43:21 AM Acción: Documento trasladado. Dependencia origen: Dirección De Atención Al Usuario Dependencia traslado: Grupo De Correspondencia; el 23/09/2014 05:46:50 PM se trasladó nuevamente a la Dirección De Atención Al Usuario.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 12/09/2014 con origen en un correo electrónico. El 18 de septiembre: Dirección De Atención Al Usuario lo traslado al Grupo de Correspondencia solicitando desglosar la radicación del mismo en diferentes radicados. El 23/09/2014 05:46:50 PM El grupo de Correspondencia direcciona nuevamente a la Dirección De Atención Al Usuario el radicado indicando que no es posible gestionar esta solicitud teniendo en cuenta el correo electrónico es un documento integral que se radica como un documento único, Transcurrieron ONCE (11) DÍAS en los traslados del radicado. Se aclara que no hubo un error de direccionamiento ya que el traslado se realizó por solicitud de DESGLOSE del documento.

4

1-2014-084650

02/09/2014 09:51

RADICADO: 02/09/2014 09:51:15 AM; fecha 02/09/2014 04:29:29 PM Acción: Documento trasladado. Dependencia origen: Despacho Del Superintendente Delegado Para Las Medidas Especiales Dependencia traslado: Grupo De Correspondencia, 02/09/2014 04:46:32 PM Acción: Documento trasladado. Dependencia origen: Grupo De Correspondencia Dependencia traslado: Despacho Del Superintendente Delegado Para La Supervisión Institucional.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 02/09/2014 09:51:15 AM. y ese mismo día surtió el siguiente trámite: fue trasladado a la Superintendente Delegado Para Las Medidas Especiales, dependencia lo devuelve al Grupo de Correspondencia y este Grupo lo traslada al Despacho Del Superintendente Delegado Para La Supervisión Institucional. En este caso se direccionó correctamente el mismo día.

5

1-2014-086319

05/09/2014 08:54

RADICADO: 05/09/2014 08:54:48 AM; el 08/09/2014 10:51:31 AM Acción: Se registró recibo de documento; el 09/09/2014 11:43:21 AM Documento trasladado del Grupo De Tutelas al Grupo De Correspondencia; fecha 11/09/2014 11:47:44 AM Documento trasladado del Grupo De Correspondencia Dependencia traslado a la Dirección De Atención Al Usuario.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 05/09/2014.El 11/09/2014 11:43:21 AM el Grupo De Tutelas devuelve el radicado al Grupo de Correspondencia. Y este último traslada el documento a la Dirección De Atención Al Usuario el 11/09/2014 11:47:44 AM, Transcurrieron CINCO (5) DÍAS DESPUÉS en los traslados del radicado.


6

1-2014-085373

03/09/2014 10:47

RADICADO: 03/09/2014 10:47:17 AM fecha 04/09/2014 02:34:55 PM Acción: Se registró recibo de documento fecha 04/09/2014 02:37:51 PM Acción: Documento trasladado del Despacho Del Superintendente a la Dirección De Atención Al Usuario; fecha 18/09/2014 02:47:14 PM Acción: Documento trasladado de la Dirección De Atención Al Usuario al Grupo De Correspondencia; fecha 23/09/2014 04:59:05 PM Acción: Documento trasladado del Grupo De Correspondencia a la Dirección De Atención Al Usuario.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 03/09/2014. El 18 de septiembre: Dirección De Atención Al Usuario lo traslado al Grupo de Correspondencia solicitando desglosar la radicación del mismo en diferentes radicados. El 23/09/2014 El grupo de Correspondencia direcciona nuevamente a la Dirección De Atención Al Usuario el radicado indicando que no es posible gestionar esta solicitud teniendo en cuenta que las peticiones hacen parte integral del comunicado, Se aclara que no hubo un error de direccionamiento ya que el traslado se realizó por solicitud de DESGLOSE del documento.

7

1-2014-090282

15/09/2014 15:49

RADICADO: 15/09/2014 03:49:35 PM Acción: Documento radicado el 18/09/2014 02:21:02 PM Acción: Documento trasladado de la Dirección De Inspección Y Vigilancia Para Prestadores De Servicios De Salud al Grupo De Correspondencia; el 23/09/2014 04:20:03 PM se trasladó del Grupo De Correspondencia as la Oficina De Tecnologías De La Información.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 15/09/2014, el 18/09/2014 el Documento fue trasladado de la Dirección De Inspección a Correspondencia y el 23/09/2014 04:59:05 PM se direccionó a la Dirección De Atención Al Usuario, Transcurrieron OCHO (8) DÍAS en los traslados del radicado.

8

1-2014-086747

05/09/2014 15:09

RADICADO: 05/09/2014 03:09:11 PM Acción: fecha 08/09/2014 10:52:02 AM; fecha 10/09/2014 09:26:16 AM Acción: Documento trasladado del Grupo De Tutelas Dependencia al Grupo De Correspondencia; fecha 10/09/2014 09:26:55 AM Acción: Documento trasladado del Grupo De Correspondencia a la Dirección De Atención Al Usuario.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 05/09/2014, el 10/09/2014 Documento trasladado del Grupo De Tutelas al Grupo De Correspondencia. El 10/09/2014 El grupo de correspondencia direcciona nuevamente a la Dirección De Atención Al Usuario. Transcurrieron CINCO (5) DÍAS en los traslados del radicado.

9

1-2014-092570

19/09/2014 11:43

RADICADO: 19/09/2014 11:43:13 AM fecha 22/09/2014 04:17:57 PM Acción: Se registró recibo de documento: 17/10/2014 06:51:21 PM Documento trasladado de la Dirección De Participación Ciudadana a la Dirección De Atención Al Usuario; fecha 20/10/2014 10:25:29 AM Acción: Documento trasladado de la Dirección De Atención Al Usuario al Grupo De Correspondencia; 20/10/2014 02:19:03 PM Acción: Documento trasladado del Grupo De Correspondencia a la Dirección De Atención Al Usuario; fecha 20/10/2014 02:33:53 PM Acción: Documento trasladado de la Dirección De Atención Al Usuario Dependencia a la Dirección De Participación Ciudadana.

CONCLUSIÓN: Documento radicado el19/09/2014 11:43:13 AM. Se evidencia que este documento fue trasladado en trasladado de la de la Dirección De Participación Ciudadana a la Dirección De Atención Al Usuario y el Grupo de Correspondencia el 20/10/2014. Finalmente el documento se traslada de Correspondencia a Dirección De Atención Al Usuario el 20/10/2014 02:33:53 PM, transcurrió. Transcurrió UN (1) MES DESPUES DE RADICADO en los traslados del radicado. Se aclara que este caso no corresponde a un error de direccionamiento.


10

1-2014-088545

11/09/2014 09:02

RADICADO: 11/09/2014 09:02:36 Documento trasladado del Despacho Del Superintendente a la Dirección De Atención Al Usuario¸;fecha 15/09/2014 10:30:56 AM Documento trasladado de la Dirección De Atención Al Usuario al Grupo De Correspondencia; fecha 23/09/2014 05:46:10 PM Acción: Documento trasladado del Grupo De Correspondencia a la Dirección De Atención Al Usuario.

CONCLUSIÓN: El documento se radicó el 11/09/2014. El 15 de septiembre: Dirección De Atención Al Usuario lo traslado al Grupo de Correspondencia solicitando desglosar la radicación del mismo en diferentes radicados. El 23/09/2014 El grupo de Correspondencia direcciona nuevamente a la Dirección De Atención Al Usuario el radicado indicando que no es posible gestionar esta solicitud teniendo en cuenta que las peticiones hacen parte integral del comunicado. Se aclara que no hubo un error de direccionamiento ya que el traslado se realizó por solicitud de DESGLOSE del documento

Realizada la verificación pertinente, conforme se describe en las “OBSERVACIONES”, la Oficina de Control Interno concluye lo siguiente: De acuerdo a la muestra seleccionada, se evidencia que el direccionamiento de los documentos, en el 60% de los casos no se hizo correctamente ni con la celeridad debida, es decir, se devolvieron documentos al Grupo de Correspondencia. Adicionalmente, consideramos importante exponer el caso del NUR C1-2014-072329 del 04/08/2014 09:01, incorporado en la muestra tomada por el Auditor de la oficina de Control Interno; en el cual el documento fue radicado el 04 de Agosto de 2014 y entre los traslados internos y dos devoluciones al Grupo de Correspondencia y el último direccionamiento transcurrió un (1) mes y veinte (20) días, situación que denota demasiado tiempo para una correcta entrega del documento a la dependencia competente para su conocimiento. Igualmente se aprecia el NURC 1-2014-092570 que fue radicado el 19/09/2014 11:43:13 AM. Se evidencia que el direccionamiento original del documento fue correcto, sin embargo el documento fue trasladado al Grupo de Correspondencia un mes después de radicado, el 20/10/2014 haciendo una solicitud diferente al direccionamiento, la cual se atendió el mismo día y fue devuelto a la dependencia de origen.


Ahora bien, en cuanto al NURC 1-2014-084650 del 02/09/2014 09:51, el documento se radicó el 02/09/2014 09:51:15 AM. En este caso se direccionó correctamente el mismo día, surtiendo el trámite de devolución al Grupo de Correspondencia y envío a la dependencia competente. Con base en la muestra tomada, la Oficina de Control Interno, concluye que el proceso de recepción, registro y direccionamiento de las comunicaciones oficiales externas recibidas en la Entidad presenta algunos casos de incorrecto direccionamiento. No obstante lo anterior, con base en el reporte de la Oficina de Tecnologías de la Información que allegó a la oficina de Control Interno correspondiente a las “Devoluciones al Grupo de Correspondencia”, en el cual se registraron ochenta y tres (83) casos en el periodo analizado, lo que significa el 0,23% del registro de los 36.339 denominados “traslados” no es una situación que impacte en forma negativa la labor de radicación del Grupo de Correspondencia ya que no es un valor significativo frente el número total de radicaciones. Igualmente la Oficina de Control Interno evidenció que las dependencias están realizando traslados incorrectos al Grupo de Correspondencia, en un tiempo muy prolongado, teniendo en cuenta que para el alcance de la Auditoría -1° de Agosto de 2.014 a Diciembre 31 de 2.015- regía la Resolución No. 0280 del 05 de marzo de 2009, Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad, las dependencias de la Entidad debían tener en cuenta lo estipulado en la Circular Interna N°000035 de 2013 en la cual se establecen los lineamientos a seguir en los casos de errores en el enrutamiento de correspondencia recibida, el cual señala: “Cuando el error en el enrutamiento de los documentos se produzca en el Grupo de Archivo y Correspondencia, el servidor público receptor, debe informar al Coordinador del grupo, dentro de las (24) horas siguientes al cargue de la bandeja de entrada. Pasado el término estipulado en el párrafo anterior, el servidor público deberá remitir a la dependencia competente el documento respectivo, argumentando las razones por las cuales no informó al Grupo de Archivo y Correspondencia dicha anomalía y asumiendo la responsabilidad, que de su omisión se genere.” (Subrayado fuera de texto). Igualmente el actual Manual de Procesos y Procedimientos (Resolución No. 004086 del 19 de Diciembre de 2.014) señala que cuando un documento sea mal direccionado a una dependencia, esta última debe redirigirlo al área competente dentro de los dos (2) siguientes a su recibo y efectuar la entrega. (Subrayado fuera de texto)


7.3.3. Relación de salidas, que se encuentran en estado “DEVUELTO” De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Tecnologías de la Información, de las salidas* de correspondencia de la Entidad, se registraron 6.662 documentos en estado “DEVUELTO”, de los cuales 588 corresponden al CALL CENTER, que representan el 9% del gran total inicialmente señalados, lo que entonces arroja un número de trámites devueltos al Grupo de Correspondencia de 6.074. Para mayor ilustración se presenta las dependencias con mayor volumen de devoluciones: Salidas* Entiéndase para efectos de este informe, por salidas, aquellas comunicaciones que se originan en la Institución, con destino a clientes externos o usuarios de la Superintendencia Nacional de Salud.

El cuadro refleja las dependencias con mayor volumen de devoluciones, siendo el Grupo de Notificaciones la dependencia con 1.954 tramites devueltos, seguida de la dirección de Atención al Usuario con 1.541 y el Grupo de Cobro Coactivo con 811, lo que significa que en estas tres dependencias se concentra el 54% de la Devoluciones.

1.954

1.541

811

398 315 238 181 181

DEVOLUCIONES POR DEPENDENCIAS

Grupo de Notificaciones Dirección de Atención al Usuario

Grupo Cobro Persuasivo y Coactivo Grupo de Cartera

Grupo de Tutelas Dirección de Participación Ciudadana

Dirección I.V. EAPB Delegada Función Jurisdiccional


Ahora bien, es importante resaltar que las tres (3) dependencias con mayor número de devoluciones, manejan un alto volumen de correspondencia, en razón a las funciones que ejercen, respecto de la notificación de los actos administrativos y de la atención a los usuarios de la salud (Atención de PQRs), respectivamente. El Auditor de la Oficina de Control Interno, con el ánimo de presentar recomendaciones en busca del mejoramiento continuo, de la información suministrada por la Oficina de tecnologías de la Información, procedió a extractar las principales causas de devolución de las tres (3) dependencias con mayor número de Devoluciones, lo que hemos incorporado en la filmina siguiente:

Estas cuatro (4) causales que representan el 71% del total de Devoluciones, lo que lleva a recomendar a la Oficina de Control Interno de manera respetuosa lo siguiente: Que la dependencias que manejan un alto volumen de correspondencia, en razón a las labores que ejercen, respecto de la notificación de los actos administrativos y de la atención a los usuarios de la salud, aúnen esfuerzos, en procura de ubicar el verdadero y correcto domicilio del destinatario de la correspondencia enviada, por los medios que sean más idóneos pertinentes, entre otros Cámaras de Comercio, DIAN; en razón a que las devoluciones generan costos adicionales a la Superintendencia Nacional de Salud, e inciden directamente en la demora en los procesos y procedimientos que conciernen a las dependencias de la Entidad.

NO EXISTE ELNUMERO

NO RESIDE DIRECCIÓN ERRADA CERRADO

1.758 1.586

1.048

725

CAUSALES DEVOLUCIÓN


Con esta recomendación la Oficina de Control Interno está indicando buscar la cultura del Autocontrol, toda vez que el Modelo Estándar de Control Interno –MECI-contiene, entre uno de sus componentes este elemento. 8. ACCIONES DE MEJORA QUE HA IMPLEMENTADO EL GRUPO DE

CORRESPONDENCIA

El grupo de Correspondencia, de acuerdo a la información suministrada al Auditor,

en visita In Situ, realizó las siguientes acciones de mejora:

Se actualizó la entrega de las devoluciones de correspondencia a las

dependencias de la Entidad, toda vez que existía un cúmulo de devoluciones

(1.800) pendientes de entrega aproximadamente desde el mes de marzo de

2014.

Se hizo una brigada con los funcionarios de radicación de la Empresa 4/72;

para que incorporaran las devoluciones al sistema SUPERCOR; y se

planillaron a las diferentes dependencias para su entrega. Esta brigada

según consta en Acta del 16 de octubre de 2014, se desarrolló los días 15,

16, 20 y 21 de Octubre de 2014 en horario adicional de 5 a 7 PM.

El Archivo a cargo del Grupo de Correspondencia del periodo

correspondiente de Enero a Mayo de 2014 se encontraba completamente

desordenado, por lo cual se programó un plan de choque para la

organización del mismo, de tal forma que quedará clasificado por fecha y por

NURC en orden consecutivo, según consta en Actas del 4 al 10 de noviembre

de 2014 y del 4 de diciembre de 2014.

Para tal efecto se realizaron las siguientes actividades:

Organización por día, fecha de documentos.

Inclusión de documentos sueltos en la fecha correspondiente.

Identificación de documentos faltantes.

Se estableció que a partir del 1 de agosto de 2014 todos los documentos que llegan a la Supersalud deben ser entregados a la dependencia competente para su respectiva custodia y archivo, de acuerdo con la recomendación del Archivo General de la Nación.


En este punto se aclara que teniendo en cuenta que en el Grupo de Correspondencia digitaliza los documentos al momento de radicar, y en procura del cumplimiento de la Política Presidencial Cero Papel, los originales de los documentos radicados se estaban archivando en el Grupo de Correspondencia, ya que por Supercor el documento radicado llegaba digitalizado a la respectiva dependencia y se entregaba el original solo a determinadas dependencias como la Superintendencia Delegada de la Función Jurisdiccional y de Conciliación y a la Superdelegada de Procesos Administrativos, dependencias que requieren en la construcción de expedientes, los originales de los documentos. La circunstancia ahora comentada hacía que los radicados saltaran de un número a otro, por lo que mientras no exista el expediente digital en la Institución, el Archivo General de la Nación recomendó que los originales de los documentos radicados sean entregados a cada dependencia competente, donde deben archivarse estos, atendiendo las tablas de retención documental y normas archivísticas.

Se crearon varios puntos de control en un formato así:

Radicador a digitalizador: Esto ha sido de mucha utilidad porque permite establecer rápidamente quienes radicaron y digitalizaron cada uno de los documentos que ingresan a la entidad.

Digitalizador al que elabora la planilla: Se hace la planilla de entrega a las dependencias.

Verificación del funcionario que hace que todos los documentos planillados se encuentren en el paquete a entregar.

Se actualizó el Manual de Destino de Documentos de acuerdo con la reestructuración de la Entidad, con el fin de facilitar el direccionamiento de los documentos por parte de los funcionarios radicadores.

Se ha insistido ante las dependencias para que den cumplimiento a la Circular 035 de 2013.

Se comunicó a todas las dependencias vía correo electrónico la implementación del Formato “Planilla de Entrega de Documentos a Correspondencia” Formato GDFT15, para que tuvieran en cuenta que a partir de febrero de 2015 los documentos solo se reciben planillados en este Formato.


Se organizó en archivador todo el archivo de gestión propio del grupo. 8.1. Capacitación e Inducción.

Es importante resaltar que la Subdirección Financiera solicitó al Grupo de Talento Humano, su concurso para desarrollar actividades de capacitación e inducción; en razón a que los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, como las personas externas que trabajan en el Grupo de Correspondencia, requieren conocer muy bien las funciones de las dependencias, con el fin direccionar correctamente toda la documentación que llega a la Entidad.

De igual manera, la Secretaría General a través de la Subdirección Administrativa realizará una jornada donde se darán a conocer los nuevos procesos, procedimientos y directrices para la vigencia 2015 en el manejo de la Correspondencia, la próxima implementación del correo electrónico certificado y la mensajería expresa entre otros. Con ello se busca identificar y establecer las responsabilidades en el seguimiento y control de la correspondencia de cada dependencia en procura de mejorar el flujo de información.

9. DIFICULTADES PARA EL DESARROLLO DE LA LABOR

De acuerdo a la información suministrada por el Grupo de Correspondencia, los mayores inconvenientes que se presentan en esa dependencia se resumen en:

Fallas en el Sistema SUPERCOR, lo cual genera demoras en la radicación y digitalización de documentos.

Deficiencias en el cubrimiento de las novedades de personal por parte de 4-72. En el caso de incapacidades, calamidades o retiros.

Establecida la normatividad a tener en cuenta para cumplir con el Objetivo de la Auditoría, se hizo comprobación entre lo evidenciado por el auditor de la oficina de Control Interno, respecto de las pruebas practicadas, lo cual permitió obtener las conclusiones respectivas, y de ser necesario elevar las recomendaciones a que hubiere lugar, las cuales se enuncian a continuación.


CONCLUSIONES

1. En cuanto a los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud y los trabajadores de la Empresa 4/72 se estableció que no se les dio instrucciones ni la capacitación suficiente, al momento de ingreso a la Superintendencia Nacional de Salud, específicamente sobre la estructura de la Entidad para conocer de fondo el direccionamiento que se le debe dar a las entradas de los documentos a la Entidad. De igual manera no se les instruyó sobre las normas de Archivo y Correspondencia que rige para la Superintendencia Nacional de Salud.

2. En el ejercicio de la Auditoría se evidenció que en el Grupo de Correspondencia

es constante la caída del Sistema SUPERCOR, situación que incide ostensiblemente en el trabajo de radicación, en razón a que se atrasa el procedimiento o labor en sí, por la paralización de las labores de los encargados de esta función, dado además, el alto volumen de documentación que llega a la Oficina de radicación. Esta situación la evidenció, In Situ, el Auditor de la Oficina de Control Interno en el ejercicio de la Auditoría

3. Con base en la muestra tomada, la Oficina de Control Interno, concluye que el

proceso de recepción, registro y direccionamiento de las comunicaciones oficiales externas recibidas en la Entidad, aunque presenta algunos casos de incorrecto direccionamiento. No obstante lo anterior, con base en el reporte de la Oficina de Tecnologías de la Información que allegó a la oficina de Control Interno correspondiente a las “Devoluciones al Grupo de Correspondencia”, en el cual se registraron ochenta y tres (83) casos en el periodo analizado, lo que significa el 0,23% del registro de los 36.339 denominados “traslados” no es una situación que impacte en forma negativa la labor de radicación del Grupo de Correspondencia ya que no es un valor significativo frente el número total de radicaciones.


4. Igualmente la Oficina de Control Interno evidenció que las dependencias están

realizando traslados incorrectos al Grupo de Correspondencia, en un tiempo muy prolongado, teniendo en cuenta que para el alcance de la Auditoría -1° de Agosto de 2.014 a Diciembre 31 de 2.015- regía la Resolución No. 0280 del 05 de marzo de 2009, Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad, las dependencias de la Entidad debían tener en cuenta lo estipulado en la Circular Interna N°000035 de 2013 en la cual se establecen los lineamientos a seguir en los casos de errores en el enrutamiento de correspondencia recibida y en el Manual de Procesos y Procedimientos (Resolución No. 004086 del 19 de Diciembre de 2.014).

5. La Secretaría General a través de la Subdirección Administrativa realizará una

jornada donde se darán a conocer a los enlaces de correspondencia de cada dependencia los nuevos procesos, procedimientos y directrices para la vigencia 2015 en el manejo de la Correspondencia, la próxima implementación del correo electrónico certificado y la mensajería expresa entre otros. Con ello se busca identificar y establecer las responsabilidades en el seguimiento y control de la correspondencia de cada dependencia en procura de mejorar el flujo de información.

RECOMENDACIONES

1. En todas las dependencias de la Entidad y en especial a los funcionarios, se hace necesario concientizar de manera más intensa sobre la importancia que tiene la atención de la correspondencia y los requerimientos internos y externos, los cuales son radicados a través del Sistema de Gestión de Archivo y Correspondencia SUPERCOR, dándole el trámite inmediatamente y, así establecer si debe redireccionarlo en forma inmediata a la dependencia competente de acuerdo al manual de procesos y procedimientos vigente para la Entidad - Resolución No. 004086 del 19 de Diciembre de 2.014, en concordancia con la Ley 1437 de 2.011, Código de procedimiento Administrativo y del o Contencioso Administrativo y la Circular Interna 000035 de 2013.


2. La Oficina de Control Interno respetuosamente solicita a los directivos de la

Entidad, Secretaria General, Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Direcciones y Subdirecciones que deben estar atentos de cada uno de los trámites asignados a los funcionarios adscritos a su área, para que se puedan tomar las medidas correctivas con el funcionario responsable de la actividad, por lo que la Oficina de Control Interno reitera la importancia de hacer seguimientos periódicos a los trámites asignados al área, así como la oportunidad y calidad en las respuestas emitidas, en desarrollo del Autocontrol. Esta recomendación se reitera, ya presentada en procesos de auditoría anteriores, específicamente en el de seguimiento a trámites asignados a colaboradores de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. La Oficina de Control Interno, respetuosamente recomienda a la Secretaría

General, a través de la Subdirección Administrativa, desarrollar actividades de capacitación e inducción en razón a que los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud como las personas externas que trabajan en el Grupo de Correspondencia requieren conocer muy bien las funciones de las dependencias, con el fin direccionar correctamente toda la documentación que llega a la Entidad. En relación con esta recomendación, queremos manifestar que conforme se ha señalado en el cuerpo de este informe, ya se solicitó la inducción sugerida, pero recomendamos que pueda materializarse. Igualmente, se debe propender por identificar y establecer las responsabilidades en el seguimiento y control de la correspondencia de cada dependencia en procura de mejorar el flujo de información.

4. Así mismo, la Oficina de Control Interno recomienda que, tanto Secretaría

General como la Oficina de Tecnologías de la Información, unifiquen esfuerzos para realizar las actuaciones pertinentes para realizar el mantenimiento preventivo y los ajustes técnicos necesarios al sistema SUPERCOR, de acuerdo a los requerimientos de los usuarios, en razón a las continuas caídas y bloqueo del mismo, con el fin de garantizar la confiabilidad y precisión en los reportes que genera y mantener sus bases de datos actualizadas y depuradas.


5. Con el fin de fomentar el componente de Autocontrol del MECI, la Oficina de Control Interno respetuosamente recomienda a las dependencias que manejan un alto volumen de correspondencia, en razón a las labores que ejercen, respecto de la notificación de los actos administrativos y de la atención a los usuarios de la salud, aúnen esfuerzos, en procura de ubicar el verdadero domicilio del destinatario de la correspondencia enviada, por los medios que sean más idóneos pertinentes, entre otros Cámaras de Comercio, DIAN; en razón a que las devoluciones generan costos adicionales a la Superintendencia Nacional de Salud, así como la demora en los procesos y procedimientos que conciernen a las dependencias de la Entidad.

Las recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, si bien no son de carácter obligatorio, pero buscan el mejoramiento continuo de la Institución efectuando aportes en procura del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

En los anteriores términos, rendimos el presente informe elaborado por la Oficina de Control Interno, y en caso de requerirse ampliación o aclaración del algún aspecto, estaremos prestos a suministrarlas Cordialmente,

______________________________ Juan David Lemus Pacheco Jefe de la Oficina de Control Interno Proyectó: PEDRO ANTONIO CRUZ NAVAS Abogado Oficina de Control Interno.

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