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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
Facultad de Ciencias Puras y Naturales
Postgrado en Informática
Tecnología Cliente/Servidor
Evaluación de Requerimientos para un Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos de la Empresa ALFA LTDA
Trabajo Final
Presentado a: Ing. Boris Clavijo, MBA
Presentado por: Roger Saravia Aramayo
La Paz, Bolivia – 7 de Julio de 2008
Resumen
En éste proyecto se desarrolla la evaluación de los requerimientos para un sistema de gestión de recursos humanos (SGRRHH) destinado a una organización ficticia ALFTA LTDA empleando tecnología cliente/servidor y consideraciones organizacionales.
Primero, se plantea lógicamente el problema. Luego, se presenta el marco teórico. Con el fin de cimentar un buen conocimiento sobre el dominio de aplicación, se hace una investigación y recopilación sobre la temática de los recursos humanos. También se hace una recopilación sustancial aunque breve de toda la materia que respalda la tecnología cliente/servidor. Posteriormente, se presenta el desarrollo práctico desglosando las consideraciones organizacionales, las características del SGRRH, los requerimientos del SGRRHH, las especificaciones del SGRRHH, el diseño del SGRRHH basado en tecnología cliente/servidor, los pasos a tomar y juicios sobre la factibilidad del SGRRHH. Finalmente, se tienen algunas conclusiones importantes.
Palabras Clave
APLICACIONES DISTRIBUIDAS, ARQUITECTURA DE 3 CAPAS, CSCW, DDP, GROUPWARE, INTRANETS, METODOLOGÍA EN CASCADA, MIDDLEWARE, REDES INALÁMBRICAS, SISTEMAS DE INFORMACIÓN, TECNOLOGÍA CLIENTE/SERVIDOR, CARACTERÍSTICAS, COMPOSICIÓN DE RRHH, ESPECIFICACIONES, FUNCIONES DE RRHH, GRRHH, MODELO DE INTERACCIÓN FUNCIONAL, MODELOS CLÁSICOS, NECESIDADES, POLÍTICAS DE RRHH, PYMES, REQUERIMIENTOS, RRHH, SGRRHH
Índice
1 INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................... 2 1.1 ESCENARIO................................................................................................................................................................... 2 1.2 PROBLEMA Y ABORDAJE DEL PROBLEMA..................................................................................................................... 2
2 OBJETIVOS........................................................................................................................................................................ 2 3 MARCO TEÓRICO (SINTETIZADO) ............................................................................................................................ 3
3.1 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................................. 3 3.2 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RRHH................................................................................................................ 3 3.3 ORGANIGRAMA Y COMPOSICIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RRHH............................................................................... 4 3.4 POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................................ 5 3.5 RRHH: EL MEJOR DEPARTAMENTO PARA UNA FUNCIÓN DE APOYO........................................................................... 6 3.6 LA NUEVA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS (GRRHH) ........................................................................................... 6
3.6.1 Modelos................................................................................................................................................................... 7 3.6.2 Modelo de Werther y Davis (1996)......................................................................................................................... 7 3.6.3 Modelo de Zayas (1996) ......................................................................................................................................... 7 3.6.4 Modelo de Idalberto Chiavenato (2002)................................................................................................................. 7
3.7 TECNOLOGÍA CLIENTE/SERVIDOR: PROCESAMIENTO DISTRIBUIDO DE DATOS ............................................................ 7 3.8 TECNOLOGÍA CLIENTE/SERVIDOR ................................................................................................................................ 8 3.9 APLICACIONES DISTRIBUIDAS ...................................................................................................................................... 8 3.10 INTRANETS ................................................................................................................................................................... 9 3.11 REDES INALÁMBRICAS ............................................................................................................................................... 10 3.12 INTRODUCCIÓN AL GROUPWARE ................................................................................................................................ 10
4 DESARROLLO PRÁCTICO........................................................................................................................................... 11 4.1 CONSIDERACIONES ORGANIZACIONALES ................................................................................................................... 11 4.2 EVALUACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE RRHH......................................................... 13 4.3 EVALUACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE RRHH .......................................................... 14 4.4 DE LOS REQUERIMIENTOS A LAS ESPECIFICACIONES DEL SGRRHH.......................................................................... 15 4.5 DISEÑO DEL SGRRHH BASADO EN TECNOLOGÍA CLIENTE/SERVIDOR...................................................................... 17 4.6 PASOS A TOMAR: GENERALIDADES ............................................................................................................................ 19 4.7 FACTIBILIDAD: GENERALIDADES ............................................................................................................................... 20
5 CONCLUSIONES............................................................................................................................................................. 21 REFERENCIAS.......................................................................................................................................................................... 22
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1 Introducción
1.1 Escenario
El escenario de éste proyecto se extiende en el área computacional de la tecnología cliente/servidor aplicada a la rama recursos humanos de la administración de empresas. Se trata de una organización ficticia denomina ALFA LTDA cuyo departamento de recursos humanos actualmente hace uso nulo de la tecnología.
1.2 Problema y Abordaje del Problema
Un problema identificado es la carencia de eficiencia y competitividad en el funcionamiento y respuesta por parte del departamento de RRHH de ALFA LTDA que no dispone de un sistema de información; ineficiencia que posteriormente se ve reflejada en la repuesta de la misma empresa.
A pesar de la fuerte inversión en tecnología que se registra en los últimos años, pequeñas y medianas empresas (PyMEs), siguen mostrando evasivas al momento de adoptar tecnología que redunde en su propio beneficio.
Se pretende abordar el problema mediante el planteamiento de un sistema de información de gestión de recursos humanos (SGRRHH) que empleé la tecnología cliente/servidor incluyendo consideraciones organizacionales.
2 Objetivos
Evaluar los requerimientos para un SGRRHH.
Emplear tecnología cliente/servidor y consideraciones organizacionales.
Identificar los componentes principales de un SGRRHH.
Establecer un plan o los pasos a tomar.
Discutir su desarrollo y factibilidad.
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3 Marco Teórico (Sintetizado)
3.1 Departamento de Recursos Humanos
La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
3.2 Funciones del Departamento de RRHH
Esencialmente de servicios. Sus funciones varían dependiendo del tipo de organización; a su vez, asesora, no dirige a sus gerentes y tiene la facultad de dirigir las operaciones de los departamentos. Entre sus funciones esenciales destacar las siguientes:
Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.
Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.
Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.
Reclutar al personal idóneo para cada puesto.
Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal.
Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos.
Llevar el control de beneficios de los empleados.
Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorandums o contactos personales.
Supervisar la administración de los programas de prueba.
Desarrollar un marco personal basado en competencias.
Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales.
El objetivo básico que persigue RRHH con estas funciones, es alinear las políticas de RRHH con la estrategia de la organización; lo que permitirá implantar la estrategia a través de las personas.
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3.3 Organigrama y Composición del Departamento de RRHH
Ilustración 1. Organigrama y composición del Departamento de RRHH.
Puesto Funciones
GGEERREENNTTEE DDEE RREECCUURRSSOOSS HHUUMMAANNOOSS Proporcionar al personal adecuado y capacitado para la organización.
SSeeccrreettaarriiaa ddeell GGeerreennttee ddee RReeccuurrssooss HHuummaannooss Asistir de manera personal al Gerente de Recursos Humanos con los relacionados con la oficina.
JJeeffee ddee RReecclluuttaammiieennttoo yy SSeelleecccciióónn Proporcionar a las mejores personas aspirantes para un puesto dentro de la empresa.
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JJeeffee ddee CCoonnttrraattaacciióónn Realizar la contratación del personal de nuevo ingreso de acuerdo a las políticas de la empresa y la LFT.
JJeeffee ddee CCaappaacciittaacciióónn Proporcionar a los nuevos empleados la capacitación adecuada para el desempeño de sus funciones.
JJeeffee ddee NNóómmiinnaass Elaborar de manera clara, precisa y puntal el rol de nóminas de todos los empleados de la empresa.
JJeeffee ddeell DDeeppaarrttaammeennttoo ddee HHiiggiieennee yy SSeegguurriiddaadd Elaborar los reglamentos y políticas necesarios para asegurar la seguridad de los empleados y las instalaciones de la empresa.
IInnvveessttiiggaacciióónn Corroborar la veracidad de los datos expuestos por los solicitantes.
AAuuxxiilliiaarr ddee NNóómmiinnaass Solucionar los problemas inherentes a la conformación de la nómina, esto es asistir al Jefe de Nóminas.
3.4 Políticas de Recursos Humanos
A fin de que Recursos Humanos trabaje de la mejor manera posible, y con el propósito de evitar conflictos de índole personal o laboral se proponen las siguientes políticas que deberán de ser seguidas de manera estricta y sin distinción de puesto o rango.
1) Se contratará a todas las personas que cubran de manera puntual los requisitos del puesto al cual están solicitando.
2) Se privilegiará la experiencia y la estabilidad en anteriores trabajos.
3) No se contratará a personas que presenten una alta inestabilidad laboral.
4) Las personas con antecedentes penales sólo serán contratadas para puestos de línea y jamás para puestos de confianza.
5) Las personas con antecedentes laborales podrán ascender a los puestos de confianza después de haber laborado por lo menos cuatro años dentro de la empresa y que hayan demostrado responsabilidad y estabilidad.
6) Las mujeres deberán de gozar de los mismos sueldos que los hombres cuando estas realicen actividades iguales.
7) El género no es, bajo ningún motivo, un elemento para decidir un ascenso.
8) Las mujeres embarazadas, que trabajen para la empresa, gozarán de manera total de sus derechos laborales.
9) Las mujeres en estado de gestación no pueden ser contratadas, ya que esto significa un costo demasiado alto para la empresa.
10) Los tatuajes en cualquier parte del cuerpo no se consideran un elemento para negar la contratación de una persona.
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11) La empresa procurará en todo momento alentar el crecimiento personal y laboral de sus empleados.
12) El reglamento se aplica de manera directa e implacable, entendiendo que nadie puede ser favorecido.
13) Los horarios de entrada y salida de personal serán respetados.
14) La empresa debe dar oportunidades de crecimiento a todos sus empleados.
3.5 RRHH: El Mejor Departamento para una Función de Apoyo
¿Qué significa ejercer un papel de apoyo? Significa hacer la mayor parte del trabajo y atribuirse muy poco parte del mérito. Recursos Humanos puede mejorar significativamente el proceso de reconocimiento y la satisfacción de los empleados en el trabajo. Puede facilitar adecuadamente el proceso al ayudar a establecer la estructura del programa, encuestar a los empleados y a sus jefes y ofrecer información y guía al equipo directivo. Si se cuenta con un presupuesto adecuado y el apoyo de la administración, RRHH puede ser una parte muy importante y exitosa del equipo de administración del reconocimiento.
3.6 La Nueva Gestión de Recursos Humanos (GRRHH)
La función de recursos humanos debe ser realizada en toda la organización y no sólo a partir de un departamento....
Estos nuevos preceptos acerca del factor humano y hacia la GRRHH (Gestión de Recursos Humanos) han sido incorporados en mayor o menor medida de acuerdo a cada organización, y se ha desencadenado una necesidad de contar con un sistema de RRHH adecuado a los requerimientos organizacionales, así lo plantean Velásquez y Miguel (2001) cuando sostienen que gracias al producto de factores socioeconómicos condicionantes, se ha llevado a la concepción de diferentes modelos para la aplicación práctica de sistemas de gestión de estos recursos.
Cuesta (2005) agrega que la nueva concepción sistémica y la búsqueda de la sinergia de la actual gestión de RRHH impulsó la búsqueda de modelos conceptúales funcionales de gestión de recursos humanos: “Se incentiva la búsqueda de modelos propios, autóctonos, reflejando las peculiaridades de la empresa ajustada a la cultura organizacional y a la cultura del país”.
En las filosofías gerenciales, el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones han elevado la inteligencia y el talento de las personas hacia una posición más protagónica en el logro de las ventajas competitivas sustentables de la organización. Por lo que se hace necesario optimizar los recursos humanos mediante la aplicación de adecuados modelos de gestión de recursos humanos que garanticen el tránsito hacia la gestión del talento humano. Así lo plantea Fleitas (2002) cuando explica que los modelos de GRRHH y del talento humano desarrollados internacionalmente demuestran la necesidad de que en las actividades de gestión interactúen acciones de diseño ingenieríl, técnico-económicas, organizativas y de comportamiento humano con vistas a lograr convertir el RRHH en una fuente de ventaja competitiva sustentable.
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3.6.1 Modelos
Todos estos modelos exigen un nuevo tratamiento a la RRHH reconociendo su valor indiscutible y el papel que juega la GRRHH. Cada uno posee ventajas y desventajas, por tanto se debe analizar la situación específica de la empresa y del entorno para que se adopte alguno de ellos.
3.6.2 Modelo de Werther y Davis (1996)
Este modelo plantea la interdependencia entre las actividades claves de RRHH, que son agrupadas en cinco categorías y hoy son trascendentes en la GRRHH; y los objetivos sociales, organizativos, funcionales y personales que rigen a la empresa. Sin embargo, este modelo no cuenta con una proyección estratégica de los recursos humanos; pero es positivo el papel inicial que le otorga a los fundamentos y desafíos, donde incluye al entorno como base para establecer el sistema y muestra a la auditoria como elemento de retroalimentación y de continuidad en la operación de la GRRHH.
3.6.3 Modelo de Zayas (1996)
Se destaca el carácter sistémico de la GRRHH, planteando una interdependencia entre los tres subsistemas: de organización; de selección y desarrollo de personal; y el formado por el hombre y las distintas interacciones que el mismo establece. A partir de la determinación de la misión, se definen los objetivos y la estructura organizativa y de dirección, lo que lleva implícito el diseño de cargos mediante la realización del análisis y descripción de los cargos y ocupaciones, determinando así las exigencias y requerimientos de los mismos y las características que deben poseer los trabajadores. Todo ello servirá de base para definir las fuentes de reclutamiento, los métodos de selección y la formación y desarrollo del personal, lo que condiciona las características del personal que ingresa en la organización y las interrelaciones que se producen.
3.6.4 Modelo de Idalberto Chiavenato (2002)
Chiavenato plantea que los principales procesos de la moderna gestión del talento humano se centran en 6 vertientes: en la admisión de personas relacionado directamente con el reclutamiento y selección, en la aplicación de personas (diseño y evaluación del desempeño) en la compensación laboral, en el desarrollo de las personas; en la retención del personal (capacitación, etc.) y en el monitoreo de las personas basados en sistemas de información gerencial y bases de datos. Estos procesos están influenciados por las condiciones externas e internas de la organización.
3.7 Tecnología Cliente/Servidor: Procesamiento Distribuido de Datos
“Un sistema de procesamiento de datos en el cual el procesamiento es descentralizado, con las computadoras y los dispositivos de almacenamiento ubicados en lugares dispersos.”
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“Procesamiento de datos en el cual algunas de las funciones son realizadas en lugares diferentes y conectados a través de tecnologías de transmisión de datos.”
Temáticas:
Procesamiento Centralizado de Datos.
Procesamiento Distribuido de Datos.
Aplicaciones Distribuidas.
Bases de Datos Distribuidas.
3.8 Tecnología Cliente/Servidor
“Un modelo para la interacción entre procesos de software que son ejecutados de forma concurrente. Los procesos clientes envían sus solicitudes a un proceso servidor, el cual proporciona respuestas a dichas solicitudes.”
Temáticas:
Paradigmas.
Entorno Cliente/Servidor.
Arquitectura Cliente/Servidor.
Middleware.
Aplicación Programming Interface (API).
Base de Datos Relacional.
Structured Query Language (SQL).
3.9 Aplicaciones Distribuidas
Una aplicación dividida en varios componentes los cuales se encuentran dispersos en un número de máquinas.
Una aplicación replicada en un número de máquinas.
Un número de aplicaciones diferentes distribuidas en un número de máquinas.
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Temáticas:
Particionamiento Vertical.
Particionamiento Horizontal.
Correo Electrónico.
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
Electronic Data Interchange (EDI).
Arquitectura EDI.
3.10 Intranets
Una intranet es una red dentro de una organización que usa tecnologías de Internet para permitir a sus usuarios encontrar, usar, y compartir documentos y páginas Web.
Las empresas usan intranets para comunicarse con sus empleados.
Una red basada en TCP/IP que pertenece a una organización.
Un sitio Web que está disponible en una red local y que no es accesible desde fuera de dicha red (al acceso público).
Un mecanismo de integración para procesos, personal e información dentro de una organización.
Internet
Intranet
Clientes
Servidores
Firewall Internet
Intranet
Clientes
Servidores
Firewall
Ilustración 2. Arquitectura de una Intranet.
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Temáticas:
Estructura de una Intranet.
Beneficios Organizacionales.
Planeamiento de una Intranet.
Extranet.
3.11 Redes Inalámbricas
Originalmente pensado para reducir costos de cableado; pero los nuevos edificios ahora ya tienen suficiente cableado incorporado.
Todavía muy útil en edificios donde el cableado es un problema.
Edificios con bastas áreas abiertas.
Edificios históricos con cableado insuficiente.
En oficinas pequeñas donde una red cableada no es económica.
Típicamente, una red inalámbrica estará conectada a la red convencional bajo las mismas premisas.
Temáticas:
Redes Infrarrojas (IR).
Redes de Radio Frecuencia (spread spectrum).
Redes de Microondas.
Servicios IEEE 802.11.
Bluetooth.
Satélite.
Cobertura y Ancho de Banda.
Dispositivos Móviles.
3.12 Introducción al Groupware
Groupware es un término usado para describir las tecnologías electrónicas que dan soporte a la colaboración “persona a persona”.
Groupware incluye correo electrónico, sistemas para conferencias electrónicas (EMS), videoconferencias de escritorio (DVC), así como sistemas de flujo de trabajo (workflow) y reingeniería de procesos de negocios (BPR).
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Brinda soporte para los esfuerzos de equipos y otros paradigmas que requieren que la gente trabaje junta.
Maximiza la interacción humana a tiempo que minimiza la interferencia de la tecnología.
El groupware es software de colaboración; es decir, software que ayuda a grupos de trabajo y equipos a trabajar juntos para realizar tareas de grupo.
Procesos deliberados de grupo además del software que los soporta.
Colaboración mediada por computadora que incrementa la productividad o funcionalidad de los procesos de persona a persona.
Temáticas:
Correo Electrónico y Mensajería.
Programación y Calendarios Electrónicos.
Sistemas para Conferencias Electrónicas.
Conferencias de Datos en Tiempo Real (Sincrónica, Videoconferencias de Escritorio).
Conferencias de Datos No en Tiempo Real (Asincrónica).
Gestión de Documentos de Grupo.
Flujo de Trabajo (Workflow).
Utilitarios para Grupos de Trabajo y Herramientas de Desarrollo.
“Frameworks” para Groupware.
Servicios de Groupware.
Aplicaciones de Groupware.
Aplicaciones y Productos Colaborativos basados en Internet.
4 Desarrollo Práctico
4.1 Consideraciones Organizacionales
Actualmente cualquier empresa, independientemente del tamaño que tenga, está sometida a una fuerte presión para aumentar su productividad, reducir sus costos y ofrecer un servicio de alta calidad. Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) constituyen una herramienta esencial para que las empresas mejoren su eficiencia y la calidad de sus productos y servicios, así como para fomentar su penetración en el mercado.
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¿En qué forma la tecnología cliente/servidor afecta la manera en que las organizaciones operan y son administradas hoy?
En definitiva se dan muchos cambios en la organización con el software de recursos humanos en la empresa, como ser:
- cambia la forma de trabajar
- los procesos se hacen rápidos, eficientes y homogéneos (no hay que depender de las planillas Excel que cada persona hace)
- se agiliza la toma de decisiones, ya que con una simple acción se pueden conocer datos y estadísticas muy valiosas sobre el personal
No es sólo comprar un software. Impacta en la gente de manera diversa, requiere de un proceso de adaptación y el área de Recursos Humanos es la responsable del éxito del proyecto.
Cuando se instala un sistema integrado de gestión (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning systems) las áreas de algunas empresas que se organizan como compartimentos incomunicados pasan a integrar sus procesos y esto genera un importante cambio en la forma de trabajar.
¿Qué tipo de servicios o sistemas necesita el departamento de recursos humanos para su solución electrónica?
Cada organización o empresa tiene necesidades propias y requiere del software que más se adapte a sus necesidades, que posea el soporte apropiado para cada negocio.
Estas soluciones integradas resuelven gran parte de las necesidades del área Recursos Humanos:
- administración de personal (asistencia, puntualidad, médico, etc.)
- gestión de los recursos humanos (desarrollo de carreras, búsquedas de personal, etc.)
- liquidación de sueldos y haberes
La adquisición del software de recursos humanos es una gran responsabilidad ya que la implementación trae consigo la capacitación de todos los integrantes del área. Una vez que la empresa se decide por el producto, la implementación del mismo lleva un promedio de 3 meses y luego, si bien puede recurrir al soporte, la empresa debe contar con líderes que asistan en la utilización de esta solución. El equipo de proyecto debe estar integrado por líderes capaces de transmitir el conocimiento y cuando esto falla las consecuencias no se hacen esperar. Si no se capacita adecuadamente a los nuevos integrantes, es posible que en el mediano plazo se vaya perdiendo la utilidad del producto, por ende perdiendo la inversión.
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¿Cómo pueden ser implementados estos sistemas en el departamento de recursos humanos?
Las claves para el desarrollo exitoso de la implementación del software de Recursos Humanos, radica en:
1) en la seriedad, trayectoria y capacidad de soporte técnico de la empresa que lo pone en marcha.
2) en lograr un cambio organizacional previo y durante la implementación que asegure la buena predisposición de las personas (no sólo del área de Recursos Humanos, sino también del área de Sistemas que asiste en forma permanente y de la Alta Dirección que da el visto bueno para iniciar el cambio) hacia el proyecto
3) en la capacitación del personal para utilizar las funcionalidades del producto si es posible en un ciento por ciento.
4.2 Evaluación de las Características del Sistema de Gestión de RRHH
Aplicando el apartado 3.2 “Funciones del Departamento de RRHH” del marco teórico, es posible identificar las características a partir de las necesidades del Dpto. de RRHH. Entonces, el SGRRHH deberá considerar:
Manejo de Base de Postulantes y pedidos de requerimiento de Personal.
Legajos de recursos interactivos, con control de irregularidades.
Gestión de Consultas auto-configurables.
Carga de Producción Horaria de los recursos.
Tablero de comando con emisión de e-mail de alertas configurables.
Gestión de Logística.
Liquidación de Sueldos (multi-convenio).
Gestión de Pagos (Control de Tesorería).
Gestión de Contratos y Facturación a Clientes.
Gestión de Rentabilidad.
Ilustración 3. Características del SGRRHH partir de las necesidades del Dpto. de RRHH.
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4.3 Evaluación de los Requerimientos del Sistema de Gestión de RRHH
Una vez establecidas las características del SGRRHH a partir de las necesidades del Dpto. de RRHH, es posible identificar los requerimientos del sistema tal como se muestra a continuación:
Deberá permitir administrar eficientemente todo el personal de la empresa sin importar el convenio de la persona.
Deberá permite evaluar a los recursos disponibles para tener el control de las irregularidades a la fecha.
Deberá permitir generar legajos a través de formularios configurados de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Deberá generar automáticamente un e-mail reportando los avisos, alertas e irregularidades que fueron configuradas para el control diario.
A través de un Generador de Consultas, deberá permitir crear consultas personalizas según las necesidades de cada sector.
Deberá generar estadísticas de estados de recursos, por área de ocupación, ausencias, horas trabajadas, etc. (véase ilustración 4).
Deberá generar liquidaciones de sueldos a través de conceptos configurables y a la medida de las necesidades de la empresa.
Deberá brindar a nivel gerencial una vista global de la rentabilidad de la empresa por periodo y de acuerdo a los contratos vigentes.
Ilustración 4. Ejemplo de detalle de gráfico de Ausencias.
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4.4 De los Requerimientos a las Especificaciones del SGRRHH
Módulo Gestión de Recursos
Permitirá el registro y actualización de los recursos pertenecientes a la empresa como así también los postulantes a distintos puestos. De esta manera será posible luego gestionar requerimientos de personal.
Módulo Gestión de Consultas
Generará consultas personalizadas de recursos con cualquier filtro ingresado para dar respuesta a cualquier demanda.
Módulo Tablero de comando y Control
A través de la definición de Perfiles de recursos será posible obtener a la fecha la situación actual de los recursos en las Áreas de Trabajo. Este Tablero estará diseñado para que resulte fácil la búsqueda de irregularidades en el personal de la empresa, evitando el trabajo manual. El control se realiza generando alertas o irregularidades configurables para cada tipo de necesidad.
Ilustración 5. Especificaciones de los principales módulos del sistema.
Módulo Liquidación de Sueldos
Permitirá generar conceptos de pago a través de un generador de fórmulas capaz de armar condiciones complejas para la liquidación de Sueldos y Jornales. La liquidación de Sueldos y el Pago se generará por convenio o por producción de acuerdo a como se configure cada una de los recursos. Incluirá un módulo para el cálculo del Impuesto a las Ganancias y generación automática de retenciones. Emite los archivos necesarios para los aplicativos de Cargas Sociales y (AFP).
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Estadísticas
Generará reportes y estadísticas a nivel gerencial para la toma de decisiones y para obtener el estado actual de la situación.
Gestión de Contratos y Facturación a Clientes
Generará a través de la parametrización de Contratos individualizados la facturación mensual de la empresa. Permitirá conocer la previsión del ingreso y su evolución.
Manejo de Logística
Permitirá el traslado de los activos de la empresa entre las distintas sucursales como también la asignación a los recursos. Además controla la documentación, consumo y mantenimiento de los activos mediante el análisis de lo previsto y lo realizado.
Cálculo de Rentabilidad
Genera la situación real de la empresa para cada periodo, tomando la información de los contratos actuales y los egresos de los pagos efectuados. Posibilitará el estudio de la evolución de cada contrato.
Ilustración 6. Modelo de interacción funcional de los módulos del SGRRHH.
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4.5 Diseño del SGRRHH Basado en Tecnología Cliente/Servidor
El SGRHH será implementado aplicando tecnologías cliente/servidor a razón de las siguientes ventajas:
Permite el acceso a una base de datos centralizada
Logra un compromiso hacia aplicaciones abiertas y modulares
La tecnología de redes es fundamental para su operación
Una red interconectada de máquinas pequeñas y poderosas
Sistemas abiertos
Permite un fácil crecimiento
Un entorno individual de operación para cada cliente
TTeeccnnoollooggííaa CClliieennttee//SSeerrvviiddoorr aa sseerr eemmpplleeaaddaa:: JJuussttiiffiiccaacciióónn::
Procesamiento Distribuido de Datos (DDP) Permite clientes (usualmente computadoras más pequeñas) dispersos a través de toda la organización.
Para un procesamiento de información más efectivo desde el punto de vista operacional, económico y geográfico.
Hacer del trabajo más agradable y productivo
Intranets Personales Usan estándares basados en Internet.
Las intranets personales transfieren gran cantidad de procesos basados en papel a la intranet.
Manuales y textos.
Directorio de correo y teléfonos.
Organigrama de la empresa.
Noticias y comunicaciones internas.
Documentos de soporte y ayuda.
Base de Datos Replicada Todo el contenido de la base de datos es copiado a dos o más computadoras.
Provee respaldo y recuperación (backup)
Alta disponibilidad
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Arquitectura Cliente/Servidor de 3 Capas Para superar las limitaciones de la arquitectura de 2 capas, una capa intermedia lógica (servidor de aplicaciones) agregada entre el dispositivo de entrada/salida (capa de presentación) y el servidor (capa de datos).
Middleware Provee interfaces y protocolos estandarizados entre clientes y bases de datos a nivel de servidor.
Esconde la complejidad de las fuentes de datos al usuario final.
Compatibles con amplio rango de software y hardware diferente, y de diferentes proveedores.
Todas las aplicaciones usan un API uniforme.
Sistema de E-Mail Único Permite a usuarios de un sistema compartido intercambiar mensajes.
Cada usuario tiene un identificador único y un buzón de correo.
El envío de un mensaje simplemente consiste en colocarlo en el buzón de correo del destinatario.
Redes Inalámbricas Extensión de Redes Locales.
Interconexión entre Edificios.
Acceso Móvil.
Ejemplo:
Permitir a un empleado retornar de un viaje para transferir datos desde su PC portátil a un servidor en la oficina.
Reducción en los costos de instalación
Ilustración 7. Modelo cliente-servidor en arquitectura de capas.
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(*) Groupware: Gestión de Documentos Soporte para procesadores de palabras y programas
de formateo de documentos.
Control de versiones y seguridad de documentos.
Integración con bases de datos o repositorios empresariales de documentos/imágenes.
(*) Groupware: Flujo de trabajo (workflow) Estándares para integración de workflow.
Traspaso de documentos e información entre productos.
Automatización de procesos pobres.
Integración con EDI y otros servicios al cliente.
(*) Aunque aquí se usa el término “Groupware” porque muchos autores consideran sinónimo de CSCW, en realidad se aplicará CSCW (computer supported cooperative work) que trata sobre las actividades colaborativas y su coordinación mediante sistemas computacionales. CSCW se enfoca en las herramientas y técnicas de “Groupware” así como sus efectos psicológicos, sociales y organizacionales.
4.6 Pasos a Tomar: Generalidades
Implementación
En la implementación participarán cuatro usuarios funcionales: uno de ellos encargado del área de planillas y otro a cargo de la administración de personal, planificación de costos al personal y gestión de tiempos. Las otras dos personas del equipo se encargaron de los procesos del Área de Desarrollo de Personal, capacitación, selección de personal y organización. Dos consultores internos de Tecnología de la Información (IT) se encargarán del apoyo al equipo de Recursos Humanos en la parte técnica. Finalmente, dos gerentes de proyecto, según su cargo, verán la parte de sistemas y de procesos.
La implementación total del SGRRHH se estima tomará siete meses incluyendo el mes de capacitación. Normalmente, cuando se implementan soluciones de este tipo, se demora entre tres y cuatro meses estabilizar el sistema y brindar el apoyo al usuario.
ANÁLISIS DEREQUERIMIENTOS
DISEÑO DELSISTEMA
DISEÑO DEPROGRAMAS
CODIFICACIÓN
TESTING UNITARIO E INTEGRADO
TESTING DEL SYSTEMA
TESTING DE ACEPTACIÓN
OPERACIÓN YMANTENCIÓN
Ilustración 8. Metodología en Cascada.
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Adaptando la Solución a la Cultura de la Empresa (Consideración Etnográfica)
El desarrollo de la herramienta se hará siempre pensando en que todos los usuarios finales deberán utilizarla para que la inversión realizada tenga un retorno tangible. Será importante adaptar la solución a la cultura de la empresa. Cuando sea necesario, tendrán que desarrollarse aspectos adicionales específicos a la empresa para así adaptar la tecnología al lenguaje de comunicación propio de la empresa.
Entrenamiento
El entrenamiento para el personal que implementó el proyecto durará aproximadamente un mes y será de tres etapas: la primera a nivel de introducción con el propósito de que los integrantes del equipo conozcan el sistema y sus alcances. La segunda etapa consistirá específicamente en explicar la funcionalidad de las aplicaciones de Recursos Humanos que se implementarán. La tercera etapa se referirá a la configuración detallada del sistema.
Estrategia de Comunicación
Como soporte al proyecto y con el apoyo del Departamento de Comunicaciones Internas, se preparará una estrategia dependiendo de los tipos de usuario, ya sean los “high users” del sistema ubicados en el Área de Recursos Humanos o los demás empleados que usarán el sistema de acuerdo con sus requerimientos. Asimismo, se realizará una estrategia de entrenamiento por tipo de usuario y por herramienta. Una vez implantada la solución, todos los jueves se lanzarán reportes actualizados con novedades explicando, por ejemplo, cómo ingresar las características de la herramienta, cómo hacer uso de procesos, cómo elaborar una solicitud de vacaciones y entrenamientos, o cómo realizar la evaluación de desempeño.
4.7 Factibilidad: Generalidades
La factibilidad del desarrollo e implementación del presente SGRRHH puede estimarse a partir de los beneficios que el mismo implicará para la empresa. De ésta manera, el SGRRHH sí refleja factibilidad según las ventajas sobresalientes que implicarán los resultados y que se exponen a continuación:
Se contará con una única base de datos.
Al estar integrados los procesos de selección, reclutamiento, administración de personal y planillas, ya no habrán problemas de errores de pago ni con la actualización de datos del personal.
El ahorro en dinero podría llegar a un porcentaje considerable porque otras empresas contratadas cobraban por manejar la planilla de los empleados.
Un aspecto importante es que, existirá un ahorro considerable de tiempo en tareas operativas que antes hacían los usuarios del Área de Recursos Humanos.
Habrá una redistribución de funciones y se maximizará el rol del empleado del departamento de RRHH.
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El gran beneficio es que la solución generará información que permitirá la toma de decisiones más acertadas.
Ya no se registrarán las horas de entrenamiento del personal en Excel. Se clasificarán las horas de entrenamiento del empleado por función, por posición, por personal de planilla y personal de servicio, entre otros criterios. Lo que antes tomaba días, ahora demorará unos segundos.
5 Conclusiones
La Administración de RRHH busca compenetrar el recurso humano con el proceso productivo de la empresa, haciendo que éste último sea más eficaz como resultado de la selección y contratación de los mejores talentos disponibles en función del ejercicio de una excelente labor de estos. Así como también la maximización de la calidad del proceso productivo depende de igual modo de la capacitación de los elementos humanos para hacer más valederos sus conocimientos.
El Dpto. de RRHH de una empresa busca que las estrategias y políticas que usa cada departamento sean las más adecuadas y en todo caso funge como asesoría y consultaría de cada departamento. Este es un departamento que une de la manera más eficiente los Recursos Humanos.
Se ha evidenciado una evolución de las funciones del Dpto. de RRHH dentro de las empresas; ya no se puede concebir a esta instancia como un departamento aislado de la organización, sino como un medio para alcanzar la eficiencia y eficacia derivadas en una mayor competitividad y rentabilidad.
Deben crearse nuevos modelos de sistemas de gestión de RRHH para cada empresa tratando de establecer una herramienta teórico-metodológica valiosa para el diseño y/o perfeccionamiento de los sistemas de recursos que tome en cuenta la interdependencia organizativa con el entorno y que permita por sobre todo atraer al personal idóneo a un puesto perfectamente diseñado.
Deberá verse de que manera la gestión del conocimiento es aplicada sistemáticamente a fin de que se produzcan las innovaciones necesarias que permitan a la organización alcanzar una ventaja competitiva.
La evolución natural del mercado está propiciando que los empresarios de las empresas comiencen a considerar a las TIC como una herramienta vital para alcanzar sus objetivos de negocio, especialmente en lo referente a la reducción de costos, maximización de la productividad, manejo de procesos e información de forma eficiente y relación con los clientes.
Las herramientas tecnológicas como un SGRHH no solo apoyan al departamento de Recursos Humanos, sino que también permiten distribuir entre todos los empleados, en línea, los requerimientos vinculados a la gestión del área. Un ejemplo de ello es que los gerentes pueden conocer el estado administrativo de sus empleados (bonos, vacaciones, entrenamiento, sueldos, entre otras informaciones) desde su computador con solo un click.
Luego de la implementación de un SGRRHH, se abre un nuevo reto. La empresa tiene las posibilidades de llegar a otro nivel de relación con sus empleados; es decir, se tiene la capacidad de explotar la tecnología a su “máximo nivel”.
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Referencias
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SAP ANDINA Y DEL CARIBE (2008) “Gestión de RRHH con Ahorro y Rentabilidad”. [En red]. Localizable mediante: http://www.yahoo.com