evaluasi modul sales and distribution pada pt. trs...
TRANSCRIPT
EVALUASI MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT. TRS (STUDI
KASUS : APLIKASI SFA DAN TRS SND)
Grace Michiko; Yoshua Adrianus; Rudy Setyawan; Yanti, S.Kom., MM.
Bina Nusantara University, Jl. K. H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480,
telp.+62.21 534 5830 - +62.21 535 0660, fax +62.21 530 0244
ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN adalah melakukan analisis fit/gap terhadap proses bisnis dan aplikasi yang sedang berjalan pada penjualan general trade dan canvas PT. TRS serta melakukan penilaian terhadap risiko dari gap-gap yang terjadi. METODE PENELITIAN yang digunakan ialah metode pengumpulan data yang terdiri dari interview, kuesioner, observasi, serta metode analisis yang terdiri dari fit/gap dan risk evaluation. HASIL YANG DICAPAI adalah memberikan informasi mengenai gap-gap dan risiko-risiko yang mungkin terjadi dari adanya gap serta memberikan saran perbaikan atas gap-gap dan risiko-risiko tersebut. SIMPULAN yang diperoleh adalah proses bisnis pada PT. TRS sudah berjalan dengan baik, sedangkan pada aplikasi SFA dan TRS SnD masih banyak terdapat kekurangan sehingga dibutuhkan pengembangan lebih lanjut.
Kata kunci: Evaluasi, sales and distribution, sfa, trs snd, fit/gap.
ABSTRAK
The objective of this study is to do a fit/gap analysis business processes and current applications in PT. TRS, limited to its General Trade and Canvas sales and to do an estimation of risks based on the gaps that were found. The research methods that used in this study are data collection methods which consists of interview, questionaire, and observation and analysis methods which consists of fit/gap analysis and risk evaluation. The achieved results are providing information on gaps and risks that may occur from the gaps and providing suggestions for improvement on found gaps and risks. The conclusions obtained are the business process in PT. TRS already well, while SFA application and TRS SnD have a lot of flaws and in need of further development.
Keywords: Evaluation, sales and distribution, sfa, trs snd, fit/gap PENDAHULUAN Latar Belakang
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi salah satu solusi bagi perusahaan dengan
bisnis yang kompleksitasnya tinggi. Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang mendukung proses bisnis dengan menyediakan informasi secara realtime yang terintegrasi antar divisi-divisi fungsional perusahaan. Dengan adanya ERP, perusahaan dapat memanipulasi data atau informasi dalam jumlah yang besar untuk diolah dan ditampilkan sesuai dengan yang diinginkan. Oleh karena itu sistem ERP memiliki peran yang vital bagi keunggulan kompetitif pada sebuah perusahaan.
Dewasa ini sudah cukup banyak sistem ERP yang telah dikembangkan oleh para vendor software, antara lain Infor, Microsoft Dynamics, Oracle, dan SAP. Salah satu sistem ERP yang paling banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan sekarang ini adalah SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). ERP dari SAP ini sendiri dikembangkan sejak tahun 1986 dari versi R1 dan sekarang sudah menjadi versi R3.
PT. TRS merupakan salah satu perusahaan distributor terbesar di Indonesia untuk consumer products antara lain peralatan rumah tangga, peralatan dapur, susu, permen, dan sebagainya. PT TRS mempunyai kurang lebih 45 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Sebagai perusahaan distribusi barang yang besar, PT. TRS menggunakan sistem SAP versi R3 ECC 4.7C mulai tahun 2000.
Karena kustomisasi SAP untuk mendukung salah satu proses bisnis utama PT. TRS tidak membuahkan hasil, PT. TRS mulai mengembangkan sendiri suatu sistem ERP yang dinamai TRS SnD. Sistem TRS SnD ini difokuskan untuk operasional penjualan produk direct cover dan canvas.
Untuk menghemat biaya dan mengintegrasikan data, pada penggunaannya sistem TRS SnD diintegrasikan dengan beberapa fungsi pada modul Material Management dan Finance sistem SAP. Sesuai dengan pendapat Herzog pada A Comparison of Open Source ERP Systems (2006: 13), you can also use the best modules of different ERP systems. To save integration costs, this approach is only recommended for medium to large organizations.
Integrasi antara dua sistem ERP merupakan hal yang tidak mudah dan memungkinkan timbulnya masalah. Tentunya perlu dilakukan evaluasi baik dari sisi sistem TRS SnD sendiri ataupun dari sisi proses untuk mengidentifikasi gap yang ada. Evaluasi pada sistem TRS SnD pada PT. TRS ini akan menggunakan metode Fit Gap Analysis. Ruang Lingkup Dalam penulisan ini, akan dibahas mengenai :
a. Proses Bisnis dan siklus penjualan dengan menggunakan sistem TRS SnD-SAP yang berjalan pada PT. TRS di Cabang Tangerang.
b. Pembahasan akan lebih difokuskan pada penjualan General Trade, yaitu Taking Order dan Canvas.
c. Proses sales return hingga invoice return d. Aplikasi Sales Force Automation (SFA) sebagai penunjang proses penjualan. e. Analisis Fit/Gap dan Evaluasi resiko pada aplikasi yang sedang berjalan.
Sedangkan berbagai hal yang tidak disertakan dalam pembahasan yaitu a. Customer Service Level dan hal-hal yang berhubungan dengan promo penjualan dari principal. b. Survey-survey yang dilakukan oleh salesman untuk kebutuhan marketing principal.
Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah :
a. Melakukan analisis fit/gap terhadap proses bisnis dan aplikasi yang sedang berjalan pada penjualan general trade dan canvas PT. TRS
b. Melakukan evaluasi resiko pada TRS SnD dan SFA. Manfaat Manfaat yang ingin dicapai dalam penulisan Skripsi ini adalah:
a. Memberikan informasi mengenai gap dan risiko pada aplikasi TRS SnD dan SFA. b. Menghasilkan saran perbaikan atas proses bisnis penjualan dengan aplikasi SFA dan TRS SnD
untuk membantu perusahaan dalam memahami proses bisnis yang sedang berjalan.
METODE PENELITIAN Dalam hal penyusunan skripsi ini, digunakan metode pengumpulan data serta metode analisis. Dalam metode pengumpulan data, digunakan studi kepustakaan dengan mencari dan mengumpulkan informasi terkait teoritis yaitu melalui buku-buku ilmiah dan literature yang berhubungan dengan topik skripsi sebagai landasan teori dalam penulisan skripsi. Kemudian dilakukan observasi yaitu melalui internship pada kantor head office PT. TRS. Selain itu, dilakukan pula survei, baik berupa wawancara yang melibatkan proses tanya jawab dengan pihak-pihak terkait, maupun kuesioner dengan memberikan daftar pertanyaan dan pernyataan tertulis terhadap user pada cabang PT. TRS serta staff IT pada head office PT. TRS. Dalam metode analisis, digunakan metode fit/gap analysis dengan membandingkan proses dan fungsi sistem pada perusahaan yang sedang berjalan dengan proses dan fungsi sistem yang diharapkan pada pada perusahaan. Kemudian dilakukan penilaian mengenai resiko-resiko yang ada dan penanggulangannya, berdasarkan suatu standar tertentu dengan risk evaluation.
HASIL DAN BAHASAN Hasil Analisis Penggunaan PDA PT. TRS
Berdasarkan analisis kuesioner dan wawancara singkat yang dilakukan. Aplikasi PDA pada PT. TRS ini lebih banyak mendapatkan tanggapan negatif dibanding dengan tanggapan positifnya. Beberapa point yang menunjukkan kekurangan PDA pada PT. TRS yaitu: 1. Mobile application SFA yang ada pada PDA sekarang belum maksimal, PT. TRS menggunakan
PDA untuk salesman taking order hanya untuk kepentingan menginput dan mentransfer order, sedangkan transaksi yang dilakukan salesman tidak hanya menangani order saja, tetapi juga menangani retur dan penagihan pembayaran. a. Proses penanganan retur yang berjalan saat ini dimana salesman menangani retur secara
manual melalui dokumen BPPR 4 rangkap yang selanjutnya akan diserahkan kepada Area Sales Supervisor untuk diminta otorisasinya.
b. Proses penanganan penagihan pembayaran yang berjalan saat ini dimana salesman ketika sampai di outlet pertama kali, menyerahkan faktur yang sudah jatuh tempo dan daftar inkasso kepada outlet. Ketika outlet menyerahkan pembayaran pelunasan hutang sebagian, yang terjadi kemudian adalah salesman yang harus mencatat pada lembar daftar inkasso tersebut. Terkadang salesman sering menemukan kasus dimana nominal tagihan yang tercantum pada daftar inkasso berbeda dengan nominal sebenarnya yang harus ditagih, hal ini mengakibatkan salesman harus merevisi secara manual dengan cara dicoret. Jika PDA dipergunakan dalam proses penagihan dengan cara menambah menu billing, maka proses penagihan akan menjadi lebih akurat serta tidak mengurangi keabsahan dokumen.
c. Bila dihubungkan dengan banyaknya jobdesk salesman, banyaknya dokumen yang harus dibawa salesman menjadi tidak praktis. Seharusnya input retur pun bisa dilakukan melalui PDA.
2. Salesman membutuhkan data yang akurat dan up to date, berdasarkan hasil kuesioner untuk kategori data, terbukti masih terdapat keluhan salesman yang menyatakan data master seperti harga, nama outlet, dan lainnya yang tidak dapat muncul ketika diproses ataupun data yang didapatkan tidak valid. Salesman membutuhkan transaksi yang dilakukan ataupun data yang diperlukan dapat diakses secara real time. Salah satunya untuk masalah stok yang sangat dibutuhkan keakuratan datanya.
3. Kapasitas PDA yang dipakai PT. TRS masih sering menimbulkan error atau not responding. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, terangkum apabila error dan not responding yang ditimbulkan mempengaruhi kinerja salesman, bahkan IT support PT. TRS menyadari bahwa kapasitas PDA yang ada sekarang dengan aplikasi yang digunakan hanya untuk input order saja
sering menimbulkan error, apabila ditambah dengan menu lain pasti tidak akan berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan dari kapasitas hardware yang memang kurang mendukung
Hasil Fit/Gap Analysis Tabel 1 Persentase Hasil Fit/Gap Analysis
Degree of Fit
Fit Partial Fit Gap
Ranking
High 39,29%
(11/28 * 100%) 17,86%
(5/28 * 100%) 17,86%
(5/28 * 100%)
Medium 3,57%
(1/28 * 100%) -
10,71% (3/28 * 100%)
Low 7,14%
(2/28 * 100%) -
3,57% (1/28 * 100%)
Total Requirement 50% 17,86% 32,14%
Hasil Risk Evaluation
Table 2 Risk Level Matrix Table HIGH MEDIUM LOW HIGH 1 2
MEDIUM 4b 4a
LOW 5 3
Risk Level Matrix Table menggambarkan Risk Probability secara vertikal dan Risk Impact secara horizontal sehingga dapat diperoleh kriteria High, Moderate High, Moderate Low, dan Low.
Keterangan dari gambar matriks: Angka – Mewakili risks yang ditemukan Contoh: angka 1 menggambarkan risiko hardware failure dengan high probability dan medium impact, risiko ini tergolong dalam criteria high. Langkah-langkah perbaikan perlu dikembangkan. Dari gambar Risk Level Matrix Table tersebut dapat diperoleh hasil berupa:
1. Kriteria High Probability Medium Impact Kriteria High Probability Medium Impact ditempati risiko Hardware failure, risiko ini tergolong dalam kriteria high. Langkah-langkah perbaikan harus diimplementasikan segera.
2. Kriteria High Probability Low Impact Kriteria High Probability Low Impact ditempati ancaman Telecommunications interruptions, risiko ini tergolong dalam kriteria moderate high. Langkah-langkah perbaikan sebaiknya segera dikembangkan.
3. Kriteria Low Probability Low Impact Kriteria Low Probability Low Impact ditempati ancaman Unauthorized use, risiko ini tergolong dalam kriteria low. Pada saat ini perbaikan tidak perlu dilakukan.
4. a. Kriteria Medium Probability Low Impact
Kriteria Medium Probability Low Impact ditempati ancaman Software error. Risiko ini tergolong dalam kriteria moderate low. Resiko ini sebaiknya diamati sebelum diambil langkah-langkah selanjutnya. b. Kriteria Medium Probability Medium Impact Kriteria Medium Probability Medium Impact ditempati ancaman Software error. Risiko ini tergolong dalam kriteria moderate high. Langkah-langkah perbaikan sebaiknya segera dikembangkan.
5. Kriteria Low Probability Medium Impact Kriteria Low Probability Medium Impact ditempati ancaman Operator/ User Error, risiko ini tergolong dalam kriteria moderate low. Resiko ini sebaiknya diamati sebelum diambil langkah-langkah selanjutnya.
.
Analisis Hasil Temuan Masalah Setelah melakukan analisis proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. TRS, kami menemukan beberapa masalah sebagai berikut:
Temuan Masalah 1
Salesman dibagi menjadi per principal, sehingga penerimaan taking order hanya dilakukan per principal
Penyebab Adanya permintaan principal untuk dapat meningkatkan fokus penjualan
Akibat Salesman hanya dapat menginput proses penjualan ke dalam PDA berdasarkan produk line principal serta mengakibatkan banyaknya kunjungan yang dilakukan salesman berdasarkan product principalnya.
Rekomendasi Menghilangkan adanya salesman per principal, digabungkan menjadi salesman untuk semua principal dan penginputan pesanan per outlet
Temuan Masalah 2
Proses sales return masih dilakukan secara manual, jadi ketika adanya retur dari outlet, masih dilakukan pencatatan melalui dokumen BPPR (Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur)
Penyebab PDA tidak mendukung untuk proses retur
Akibat Dengan adanya pencatatan melalui dokumen, sehingga admin sales perlu melakukan penginputan kembali ke dalam sistem, sehingga pemrosesan menjadi lama, dan menambah tugas admin sales secara tidak langsung
Rekomendasi Penambahan fungsi sales return pada mobile application yang digunakan oleh salesman
Temuan Masalah 3
Tidak ada maintain limit credit ketika adanya pembayaran dilakukan
Penyebab Pemrosesan pembayaran baru diproses oleh admin inkasso
Akibat Limit credit tidak terupdate sehingga pesanan dari outlet bisa saja bermasalah dengan limit credit
Rekomendasi Penambahan fungsi input penagihan (billing) pada mobile application, sehingga maintain limit credit dapat dilakukan ketika salesman menerima pembayaran dari outlet
Temuan Masalah 4
Sales order yang melebihi limit kredit tetap dapat diproses hingga Faktur DN
Penyebab Sistem mobile application SFA dan TRS SnD hanya memberikan Warning tetapi tidak memblock sales order secara langsung.
Akibat Tidak sesuai dengan procedure perusahaan yang ada
Rekomendasi Menambah fungsi block dan approval untuk sales order yang melebihi limit kredit.
Temuan Masalah 5
Pemenuhan pesanan outlet terkadang tidak dapat dipenuhi karena tidak ada atau kurang stok
Penyebab Tidak ada fungsi maintain stock pada mobile application SFA.
Akibat Proses pemenuhan pesanan dari outlet hanya berdasarkan quantity yang ada sehingga menyebabkan pihak outlet kecewa karena stok yang diminta tidak sesuai dengan permintaan, dan tentu saja tidak mendapat promosi atau diskon.
Rekomendasi Penambahan fungsi maintain stock pada mobile application sehingga apabila stok sudah tidak cukup / tidak ada dapat diketahui langsung oleh salesman
Temuan Masalah 6
Dokumen yang digunakan untuk pendistribusian seringkali banyak coretan, misalnya coretan pada Faktur DN pada bagian quantity
Penyebab Adanya kemungkinan barang rusak ditengah jalan atau barang yang diterima tidak sesuai pesanan, sehingga quantity yang diterima hanya yang dalam kondisi bagus saja atau sesuai pesanan.
Akibat Dokumen menjadi kurang valid karena banyaknya coretan, dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penginputan
Rekomendasi Menambahkan/merancang ulang dokumen-dokumen yang terkait, seperti penambahan kolom quantity yang diterima di dalam dokumen DN.
Temuan Masalah 7
Terlalu banyak dokumen yang dicetak, seperti: Summary Order per Outlet dan Summary Order per Product, serta Daftar Inkasso Awal dan Akhir.
Penyebab Admin sales mencetak dokumen dengan rangkap yang sama yaitu 4 rangkap supaya tidak ribet, sedangkan untuk Daftar Inkasso Awal isinya sama dengan Daftar Inkasso Akhir.
Akibat Tidak paperless
Rekomendasi
Mengurangi jumlah rangkap untuk dokumen-dokumen, summary order per outlet dan summary order per product dari masing-masing 4 rangkap menjadi 2 rangkap, serta membuat rancangan Daftar Inkasso untuk menggantikan Daftar Inkasso Awal dan Akhir.
Temuan Masalah 8
User interface kurang user friendly serta adanya kolom yang tidak memiliki fungsi tetapi harus diisi, misal ketika membuat sales order, perlu diinput nomer purchase order
Penyebab Adanya bug /error Akibat Proses tidak dapat dilanjutkan tanpa mengisi kolom tersebut terlebih dahulu
Rekomendasi Membuat user interface yang user friendly pada aplikasi yang digunakan oleh user sehingga memudahkan user dalam menggunakannya
Temuan Masalah 9
Pada saat penginputan dalam penjualan canvas, salesman melakukan dua kali kerja yaitu menginput pesanan di dalam PDA dan mencatat pesanan di Nota Penjualan Kanvas.
Penyebab Salesman canvas menuliskan pesanan di dalam PDA sebagai bukti pembelian dan pembayaran penjualan untuk pihak outlet.
Akibat Transaksi yang dilakukan untuk tiap outlet akan lebih lama dan tentunya tidak efektif dan efisien
Rekomendasi Penambahan mobile printer untuk salesman canvas.
Temuan Masalah 10
Pemrosesan pesanan dilakukan di dua sistem ERP. Di Tira SnD diproses sales order per outlet, sedangkan di SAP R/3 4.7 diproses hasil invoice outlet-outlet per salesman
Penyebab Sering terjadi selisih ketika di A/R sehingga merubah proses bisnis seperti yang sedang berjalan sekarang ini.
Akibat Tidak efisien dan efektif
Rekomendasi Penggunaan website application sebagai pengganti aplikasi TRS SnD sebagai sarana untuk mendetailkan dan memudahkan penjualan yang dilakukan
Temuan Masalah 11
PDA sering mengalami hang, crash ketika digunakan
Penyebab Spec kurang mendukung untuk SFA Akibat Menghambat dalam transaksi karena harus merestart ulang PDA
Rekomendasi Penggantian PDA dengan smartphone yang baru dan dapat memenuhi mobile application.
Temuan Masalah 12
Salesman tidak dapat mengetahui total harga barang sebelum pesanan diproses
Penyebab Aplikasi hanya dapat memunculkan total harga barang setelah pesanan telah diproses
Akibat Customer/pihak outlet tidak dapat mengetahui total pesanan, sehingga terkadang tidak mendapatkan promo.
Rekomendasi Penambahan fungsi total barang sebelum pesanan diproses
Usulan Prosedur Bisnis yang Baru
Tabel 3 Usulan Prosedur Penjualan Taking Order Tunai
Tabel 4 Usulan Prosedur Penjualan Taking Order Credit
Faktur
1Faktur
2
Taking Order Sales (Credit)
Outlet Salesman Admin Sales Bagian Gudang Bagian Shipping Admin Inkasso Cashier
Summary
Order per Outlet
Summary
Order per Outlet
2
Summary
Order per Outlet
1Summary
Order per Outlet
2
Picking Ticket
1
Picking Ticket
1
Web Server
Daftar Inkasso
Faktur
2
Daftar Inkasso
Daftar Inkasso
Faktur
2
Start
Make a
payment and
make an
order
A
A
O
C
Process Incoming
Payment in
SAP & Update
Status di Web App
END
Entry Data
Order
O
Yes Warning!AR > Limit
Kredit
No Accepted
Yes
No
Cancel Order
END
Check and
record stock
outlet and
make a
billing
Customer
Service Level
F
G
Check &
Accept
Goods
SAP R/3 4.7
G
Process Billing
per salesman in
SAP & Billing per
outlet di Web App
DN [signed]
1
H
DN [signed]
2
DN [signed]
1
N
DN [signed]
2
H
END
Summary
Order per Outlet
2
DN [signed]
1
No
YesOut of Stock?
Bukti Terima
Kas
Bukti Terima
Bank
Bukti Setoran
B
DN [signed]
2
SAP R/3 4.7
F
Deliver
Order
E
Bukti Terima
kas
Check &
Deposit
Payment
from
Outlets
Bukti Terima
Bank
C
Daftar Inkasso
Bukti Setoran
Daftar Inkasso
Faktur
1Faktur
2
Daftar Inkasso
Faktur
2
DB Server
Faktur
2
Web Server
Web Server
FTP Server
Process Order
Faktur
1Faktur
2
SAP
R/3 4.7
Process
Delivery Order
Picking Ticket
1
Picking Ticket
2
Picking
Goods
Process Summary
Order in SAP
Summary Order
per Salesman txt
D
Picking Ticket
2
Picking Ticket
2
Process
Summary Order
E M
Process
Picking Order
Process DN
Process
Goods Issue
D
DB Server
B
Faktur
1Faktur
2
Summary
Order per Outlet
Summary
Order per Outlet
2Summary
Order per Outlet
Summary
Order per Outlet
2
Picking Ticket
1
N
Summary
Order per Outlet
1
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN [signed]
3
DN [signed]
3
H
DN [signed]
3
I
M
Tabel 5 Usulan Prosedur Penjualan Canvas
Faktur
1Faktur
2
Taking Order Sales (Credit)
Outlet Salesman Admin Sales Bagian Gudang Bagian Shipping Admin Inkasso Cashier
Summary
Order per Outlet
Summary
Order per Outlet
2
Summary
Order per Outlet
1Summary
Order per Outlet
2
Picking Ticket
1
Picking Ticket
1
Web Server
Daftar Inkasso
Faktur
2
Daftar Inkasso
Daftar Inkasso
Faktur
2
Start
Make a
payment and
make an
order
A
A
O
C
Process Incoming
Payment in
SAP & Update
Status di Web App
END
Entry Data
Order
O
Yes Warning!AR > Limit
Kredit
No Accepted
Yes
No
Cancel Order
END
Check and
record stock
outlet and
make a
billing
Customer
Service Level
F
G
Check &
Accept
Goods
SAP R/3 4.7
G
Process Billing
per salesman in
SAP & Billing per
outlet di Web App
DN [signed]
1
H
DN [signed]
2
DN [signed]
1
N
DN [signed]
2
H
END
Summary
Order per Outlet
2
DN [signed]
1
No
YesOut of Stock?
Bukti Terima
Kas
Bukti Terima
Bank
Bukti Setoran
B
DN [signed]
2
SAP R/3 4.7
F
Deliver
Order
E
Bukti Terima
kas
Check &
Deposit
Payment
from
Outlets
Bukti Terima
Bank
C
Daftar Inkasso
Bukti Setoran
Daftar Inkasso
Faktur
1Faktur
2
Daftar Inkasso
Faktur
2
DB Server
Faktur
2
Web Server
Web Server
FTP Server
Process Order
Faktur
1Faktur
2
SAP
R/3 4.7
Process
Delivery Order
Picking Ticket
1
Picking Ticket
2
Picking
Goods
Process Summary
Order in SAP
Summary Order
per Salesman txt
D
Picking Ticket
2
Picking Ticket
2
Process
Summary Order
E M
Process
Picking Order
Process DN
Process
Goods Issue
D
DB Server
B
Faktur
1Faktur
2
Summary
Order per Outlet
Summary
Order per Outlet
2Summary
Order per Outlet
Summary
Order per Outlet
2
Picking Ticket
1
N
Summary
Order per Outlet
1
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN
1DN
2DN
3DN
4
DN [signed]
3
DN [signed]
3
H
DN [signed]
3
I
M
Tabel 6 Usulan Prosedur Penjualan Taking Order Return
Taking Order Sales Return
Admin Sales
Return Goods
Receipt Form
Bagian Shipping
Summary
Sales Return
per Salesman
Admin InkassoBagian GudangArea Sales SupervisorSalesman CanvassOutlet
Summary
Sales Return
per Salesman
Process Summary
Order in SAP
C
A
Summary
Sales Return
per Salesman
Check &
Place
Goods
Returns
B
Summary Sales
Return per
Salesman txt
Summary
Sales Return
per SalesmanSales Return
per Outlet
2Sales Return
per Outlet
2
Process Invoice
Returns
Take
goods
returns
Submit
Data
Returns
O
Sales Return
per Outlet
Submit
Goods
Returns
Sales Return
per Outlet
END
Summary
Sales Return
per Salesman
FTP
Server
B
Process
Delivery Order
Sales Return
per Outlet
START
Make a
validation
Record Data
Returns
Process
Goods ReceiptSAP R/3 4.7
Sales Return
per Outlet
2
Sales Return
per Outlet
2
A
Prepare
Goods
Returns
Sales Return
per Outlet
2
C
Sales Return
per Outlet
2
Summary
Sales Return
per Salesman
Sales Return
per Outlet
2
Summary
Sales Return
per Salesman
DB Server
Web Server
DB Server
Web Server
Web Server
Return Goods
Receipt Form
Tabel 7 Rekapan Perubahan Proses Bisnis No. Proses Bisnis yang Lama Proses Bisnis yang baru 1. Salesman melakukan data penjualan
dengan mendownload data penjualan pada pagi hari, sebelum kunjungan.
Data penjualan dapat diakses langsung via mobile web application yang terkoneksi langsung dengan server.
2. Input order per outlet dilakukan oleh salesman melalui sales force automation mobile application di PDA
Input order per outlet dilakukan oleh salesman melalu mobile web application menggunakan perangkat baru yang lebih menunjang.
3. Proses maintain stock untuk taking order secara real time tidak ada.
Dengan adanya tambahan kolom remaining stock, maka dapat diketahui stock barang yang telah dipesan oleh outlet, tetapi belum diproses.
4. Penggunaan TRS SnD dan SAP untuk Proses Order
Proses order dilakukan di dalam SAP dan untuk detailnya dapat diproses di dalam web application, seperti pembuatan Sales Order per outlet, DN per outlet, Faktur per outlet.
5. Penggunaan Faktur DN sebagai Surat Jalan untuk pengiriman barang
Penggantian Faktur DN dengan DN untuk Surat Jalan, dengan menambahkan kolom Quantity yang diterima oleh pihak outlet dan menghilangkan harga, total, PPN.
6. Pencetakkan document Faktur DN, summary order per outlet dan summary order per product masing-masing 4 rangkap dan diserahkan ke Bagian Gudang untuk picking goods.
Pencetakkan picking ticket dari SAP sebanyak 2 rangkap diserahkan ke Bagian Gudang untuk dilakukan picking goods, sedangkan document summary order per outlet dicetak 2 rangkap dan diserahkan langsung ke bagian shipping.
7. Tidak ada maintain stock in transit. Terdapat maintain stock in transit untuk barang yang dipicking.
8. Penyerahan dokumen dari Bagian Gudang kepada Bagian Shipping untuk dilakukan pengiriman berupa document Faktur DN 4 rangkap, summary order per outlet dan summary order per product masing-masing 2 rangkap.
Bagian Shipping setelah mendapat konfirmasi dari Bagian Gudang telah selesai picking barang, maka akan mengambil summary order per outlet 2 rangkap dan DN 4 rangkap untuk pengiriman barang.
9. Proses pemotongan stock di SAP dilakukan ketika adanya proses upload textfile invoice per salesman sebagai sales order, lalu diproses hingga goods issue. Dari sini barulah terpotong stock barang di Gudang Virtual SAP.
Proses pemotongan stock di SAP real time, karena ketika barang keluar dari Gudang, maka akan dilakukan post goods issue di SAP sehingga stock di Gudang Utama SAP akan langsung berkurang.
10. Proses billing atau pembuatan invoice dilakukan oleh admin sales
Proses billing atau pembuatan invoice dilakukan oleh admin inkasso
11. Pada TO Kredit, pembuatan Daftar Inkasso Awal sebelum tagihan dan Daftar Inkasso Akhir setelah tagihan untuk diserahkan ke cashier.
Membuat Daftar Inkasso, nantinya Daftar Inkasso ini juga diserahkan kepada cashier.
12. Pada TO Kredit, pembayaran dari outlet baru dapat diproses ketika admin inkasso telah menerima bukti pembayaran dari cashier
Pembayaran dari outlet dapat langsung diproses di dalam mobile web application dengan Status “Tertagih”, serta adanya proses maintain limit kredit secara atas pembayaran hutang yang dilakukan outlet.
No. Proses Bisnis yang Lama Proses Bisnis yang baru 13. Pada canvas, proses permintaan barang
untuk canvas, admin sales mencatat permintaan barang ke dalam CGR.
Admin sales menginput pesanan canvas ke dalam web application.
14. Pada canvas, adanya proses pencatatan NPK sebagai bukti pembayaran serta menginput pesanan ke dalam PDA menggunakan aplikasi SFA. Selain itu salesman juga membuat LPPC.
Proses pencatatan di dalam NPK dihilangkan. Untuk bukti pembayaran, nantinya akan dicetak struk dengan menggunakan mobile printer. Salesman menginput pesanan dengan menggunakan mobile web application yang nantinya dapat menghasilkan LPPC.
14. Retur dilakukan manual dengan mencatat di dalam BPPR
Retur diinput ke dalam aplikasi mobile web application.
15. Proses approval dilakukan dengan tanda tangan.
Approval dilakukan di dalam web application
16. Penggunaaan BPPR untuk retur dan pengambilan barang retur
Penggunaan sales retur per outlet sebagai pengganti BPPR dan penambahan sales return per salesman sehingga memudahkan dalam pengambilan barang retur oleh bagian shipping.
17. Tida ada lampiran dari bagian Gudang kepada admin sales setelah melakukan pengecekkan barang Retur
Adanya tambahan lampiran berupa Form Penerimaan Barang Retur
Usulan Daftar Inkasso, dan Form Penerimaan Barang Retur
Salesman : Tjahyadi
Item List
Tanggal : 28 Januari 2013
Daftar Inkasso
Mengetahui
Salesman Admin Inkassso
Total Billing : 1,800,000
Cashier
Gambar 1 Usulan Daftar Inkasso
Helper :
Item List
Tanggal :
Form Penerimaan Barang Retur
Mengetahui
Warehouseman Kepala Gudang
Gambar 2 Usulan Form Penerimaan Barang Retur
Usulan Rancangan Infrastructure jaringan
Back End
Web Server
DB Server
FTP Server (Service)
Desktop
ServerService
FTP Server (Service)
ServerService
Desktop
Mobile Web Application Mobile Web Application
Gambar 3 Rancangan Infrastructure Jaringan
Keterangan gambar 1. Web Server
Server yang bertugas sebagai wadah sehingga client yang terkoneksi internet dapat mengakses berbagai konten informasi .
2. FTP Server : Protokol aplikasi yang menggunakan protokol TCP / IP. Berguna untuk mendownload file dari komputer yang bertindak sebagai server ke komputer lain. Biasa FTP dipakai untuk mendownload aneka program atau aplikasi ke komputer atau perangkat dari suatu server. Istilahnya seperti distributor data.
3. Database Server : Komputer induk yang berfungsi untuk mengatur atau menjadi kordinator pada sistem jaringan web server dan ftp server ini. Database sever bertugas menangani penyimpanan, pengolahan, pendistribusian data secara terpusat, juga sebagai pusat aplikasi yang kelak didownload untuk mobile client.
4. Mobile : Aplikasi mobile yang dimaksud pada gambar tersebut ialah PDA atau smartphone.
5. Back End PC : Komputer yang datanya dikelola oleh bagian IT Pusat. Data itu berupa master product, master outlet, informasi promosi, kenaikan / penurunan harga, master salesman
6. Desktop client Desktop client yang dimaksud adalah user yang mengakses web server via web browser
Penjelasan rancangan web application dan mobile web application
Peletakan seluruh server, baik itu web server, Database server, FTP Server terletak di kantor pusat PT. TRS. Master Barang pada Database Server ini terintegrasi dengan Master Barang pada Database SAP sehingga apabila ada update Master Barang pada sistem SAP maka akan terupdate secara real time.
Untuk Master Barang di dalam database server ini terdapat tambahan 1 kolom yaitu kolom Available Stock yang berfungsi untuk mengupdate stock Master Barang yang telah dipesan outlet tetapi belum diproses secara langsung di dalam SAP sehingga ketika adanya pesanan yang masuk dari salesman akan mengupdate stock di dalam stock available ini.
Untuk mobile web application, FTP Server ini akan melakukan update pada Master Barang secara real time dan juga untuk Daftar Tagihan.
Mobile web application akan mengirimkan sales order yang diinput oleh salesman dan mengirimkannya via FTP server, lalu akan mengupdate available stock pada Database Server.
Untuk web application, web server ini akan mengirimkan web content yang terupdate dari database server. Admin sales selanjutnya akan memproses data order melalui web application ini.
Usulan rancangan user interface untuk web application
FinanceSales Master ReportHome
Tjahyadi
Mubaroq
12/1/2013
PO0001
396,000
39,600
435,600
Syafei
Cash
Open
©2013 web application
| log off
Sales Create Sales OrderSales > Sales Order > Create
Salesman
Outlet
SO No.
... SO Status
SO Date
PO No.
...
Product List
Total Kotor
PPN
Total Bersih
Save PrintCancel
Created by
Delete ProductAdd Product Edit Product
...
Payment Type
Halo, Syafei
Sales Order
Summary Order
Delivery Note
- Create
- Edit
- Display
- Approval
Friday, 24 May 2013
Canvas Goods Receipt
Gambar 4 User Interface Create Sales Order
FinanceSales Master ReportHome
Tjahyadi
17/1/2013
Tjahyadi
17/01/2013
1
| log off
Sales Approval Sales OrderSales > Sales Order > Approval
©2013 web application
Validation
Sales Order List
Halo, Syafei
Salesman
SO Date
...
...
sd
sd
...
...
Total SO
Sales Order
Summary Order
Delivery Note
- Create
- Edit
- Display
- Approval
Friday, 24 May 2013
Canvas Goods Receipt
Gambar 5 User Interface Approval Sales Order
FinanceSales Master ReportHome
2
1,000,000
100,000
1,100,000
0
Tjahyadi
17/1/2013
Tjahyadi
17/01/2013
| log off
Sales Process Summary OrderSales > Summary Order > Process
Sales Order List
Total SO
Total Nilai SO
Total Discount
Total PPN
Grand Total
Process Print
©2013 web application
Halo, Syafei
Summary Order per Outlet
Summary Order per Product
Download TextFile
Salesman
SO Date
SO No.
...
...
sd
sd
sd
...
...
... ...
Summary Order No
Sales Order
Summary Order
Delivery Note
- Process
Friday, 24 May 2013
Canvas Goods Receipt
Gambar 6 User Interface Process Summary Order
FinanceSales Master ReportHome
13/1/2013
12/1/2013
PO00001 Syafei
S0360041361
Tjahyadi
Mubaroq
0000013693 5/1/2013
©2013 web application
| log off
Sales Create Delivery NoteSales > Delivey Note > Create
Salesman
Outlet
SO No
DN No.
DN Date
SO Date
PO No Created by
Product List
Save Cancel
Summary Order No. Summary Date
Halo, Syafei
Sales Order
Summary Order
Delivery Note
- Create
- Edit
- Display
Friday, 24 May 2013
...
...
...
...
Canvas Goods Receipt
Gambar 7 User Interface Create Delivery Note
FinanceSales Master ReportHome
13/1/2013
Syafei
Sofyan
©2013 web application
| log off
Sales Create Canvas Goods ReceiptSales > Canvas Goods Receipt > Create
Salesman
CGR No.
CGR Date
Created by
Product List
Save Cancel
Halo, Syafei
Sales Order
Summary Order
Delivery Note
- Create
- Edit
- Display
Friday, 24 May 2013
...
...
Canvas Goods Receipt
Delete ProductAdd Product Edit Product
Gambar 8 User Interface Create Canvas Goods Receipt
FinanceSales Master ReportHome
13/1/2013
30/1/2013
SyafeiTjahyadi
Mubaroq
14578
396,000
39,600
435,600
©2013 web application
| log off
Finance Create InvoiceFinance > Invoice> Create
Salesman
Outlet
Invoice No. Invoice Date
Maturity Date
Created by
...
Product List
Save PrintCancel
SO No.
...
...
Halo, Syafei
Total Kotor
PPN
Total Bersih
Invoice
Summary Invoice
Billing List
- Create
- Display
Friday, 24 May 2013
Gambar 9 User Interface Create Invoice
FinanceSales Master ReportHome
30/01/2013
Tjahyadi
Hutang
30/01/2013
1,800,000
©2013 web application
| log off
Finance Create Billing ListFinance > Billing List > Create
Maturity Date
...
Save PrintCancel
Billing List
Salesman
...
Billing List No.
Status
s/d ...
Total Billing
Invoice
Summary Invoice
Billing List
- Create
- Display
Friday, 24 May 2013
Halo, Syafei
Gambar 10 User Interface Create Billing List
FinanceSales Master ReportHome
30/01/2013
Tjahyadi
Lunas
30/01/2013
1,800,000
Tjahyadi
| log off
Finance Display Summary InvoiceFinance > Summary Invoice > Display
Maturity Date
...
PrintCancel
Billing List
Salesman
...
Billing List No.
Status
s/d ...
Total Billing
... ...s/d
...s/d
Invoice
Summary Invoice
Billing List
- Display
Friday, 24 May 2013
Halo, Syafei
©2013 web application Gambar 11 User Interface Display Summary Invoice
FinanceSales Master ReportHome
©2013 web application
| log off
Master Display Master ProductMaster > Master Product > Display
Product List
Search
113421
Sari Husada
Pcode
Product Name
Product Line
...
...
...
Stock Only Display Available Stock
113440sd ...
Friday, 24 May 2013
Halo, Syafei
Master Product
Master Outlet
Master Salesman
Master PJP
- Display
Gambar 12 User Interface Display Master Product
FinanceSales Master ReportHome
Tjahyadi
Canvas
Jln. Barito Raya no. 4 RT. 04 RW. 03
Serpong, Tangerang Banten
08122849090
| log off
Create Master SalesmanMaster > Master Salesman > Create
Master
Salesman ID
Salesman Name
Type
Address
Telephone No.
Save Cancel
Master Product
Master Outlet
Master Salesman
Master PJP
Friday, 24 May 2013
Halo, Syafei
- Edit
- Create
©2013 web application
- Display
Gambar 13 User Interface Create Master Salesman
FinanceSales Master ReportHome
200026
Tangerang
Simon TK
Toko Kelontong
Jln. Imam Bonjol no. 45 Serpong,
Tangerang Utara Banten
02189556
08123456789
| log off
Create Master OutletMaster > Master Salesman > Create
Master
Outlet ID
Save Cancel
Branch
Outlet Name
Outlet Type
Address
Telephone No
Payment Type
Handphone No
Cash Credit
Credit Limit
Master Product
Master Outlet
Master Salesman
Master PJP
- Edit
- Create
- Display
Friday, 24 May 2013
©2013 web application
Halo, Syafei
Gambar 14 User Interface Create Master Outlet
FinanceSales Master ReportHome
©2013 web application
| log off
Create Master PJPMaster > Master PJP > Create
Master
Tangerang
Tjahyadi
Branch
Salesman
Save PrintCancel
...
Master Product
Master Outlet
Master Salesman
Master PJPPJP List
DeleteAdd Edit
PJP No.
Friday, 24 May 2013
Halo, Syafei
Gambar 15 User Interface Create Master PJP
FinanceSales Master ReportHome
17/01/2013
Salesman
Tjahyadi
17/01/2013
2
1,100,000
| log off
Report Sales ReportReport > Sales Report
Friday, 24 May 2013
©2013 web application
Halo, Syafei
Sales Report
Return Report
Sales Date ...
Search by
Keyword
to ...
... ...to
Sales Order List
Total SO
Grand Total
Cancel Print
Gambar 16 User Interface Sales Report
FinanceSales Master ReportHome
17/01/2013
Product Name
SGM 3
31/01/2013
2
90,000
| log off
Report Return ReportReport > Sales Report
Friday, 24 May 2013
©2013 web application
Halo, Syafei
Sales Report
Return Report
Sales Date ...
Search by
Keyword
to ...
... ...to
Return List
Total Retur
Grand Total
Cancel Print
Gambar 17 User Interface Return Report
Usulan rancangan user interface untuk mobile web application
TransactionMasterFile Information
Log Out
Refresh
GPS
Start
0
0
10.000.000
0/15
Salesman : Dedi
Date : 12 Januari 2013
Time : 09.00
Sales Target :
Sales :
Return :
PJP :
Cabang : Tangerang
Gambar 18 Menu File
TransactionMasterFile
Master Product
Master Outlet
Information
0
0
10.000.000
0/15
Salesman : Dedi
Date : 12 Januari 2013
Time : 09.00
Sales Target :
Sales :
Return :
PJP :
Cabang : Tangerang
Gambar 19 Menu Master
TransactionMasterFile Information
Daftar Inkasso
Daftar PJP
0
0
10.000.000
0/15
Salesman : Dedi
Date : 12 Januari 2013
Time : 09.00
Sales Target :
Sales :
Return :
PJP :
Cabang : Tangerang
Gambar 20 Menu Transaction
TransactionMasterFile Information
Promotion
Message
0
0
10.000.000
0/15
Salesman : Dedi
Date : 12 Januari 2013
Time : 09.00
Sales Target :
Sales :
Return :
PJP :
Cabang : Tangerang
Gambar 21 Menu Information
Sari Husada
Nama Product
SGM Ananda
Product Line
Search by
Keyword Search
Master Product
Close
Available Stock
Gambar 22 Master Product
Kode Outlet
200
Search by
Keyword Search
Master Outlet
Close
Tunai Kredit
Add View
Gambar 23 Master Outlet
10:00:34
Toserba
2.000.000
1.500.000
200016 : Aneka Baru
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
Time In : Time Out :
Type Outlet
Kredit Limit
Order Note
History
Transaction
Billing
Total Tagihan
FinishReturn
Gambar 24 Menu untuk Outlet
Order
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
200016 : Aneka Baru
Order ListNo Order Total
Grand Total
Add Edit Delete
Tgl Order
Gambar 25 Order
12-01-2013
Order
Close
Date 200016 : Aneka Baru
Order List
Nama Produk Qty
PPN
Add
Edit
Delete
Rord# PoNo
Harga
Total Bersih
Save Total Kotor
Bonus
Unit
Gambar 26 Add Order
Nama Product
SGM Ananda
3
Sari Husada
24
car
Search by
Keyword Search
Order
Close
Available
Stock
Qty Order
Add
113421-SGM Ananda 1 Box 400 Gr 20.000
Product Line
Isi per Car
Unit
Gambar 27 Add Product
Billing
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
200016 : Aneka Baru
Billing List
No Invoice Tgl Tagih
Grand Total
Total Status
Add Payment Edit Payment
Gambar 28 Billing
Billing
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
200016 : Aneka Baru
Save
No Invoice
Tgl Invoice
Tgl Tagih
Jumlah
Bayar
Gambar 29 Add Payment
History Transaction
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
200016 : Aneka Baru
Transaction History
No SO Tanggal Total Status
Date Awal
Date Akhir Process
Gambar 30 History Transaction
Return
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
200016 : Aneka Baru
Return ListNo Retur
Add Edit Delete
Tgl Retur Status
Gambar 31 Menu Return
12-01-2013
Return
Close
Date 200016 : Aneka Baru
Return List
Add
Edit Delete
RRetur#
Total ReturSave
Nama Produk Qty Unit
Gambar 32 Add Return
Nama Product
SGM Ananda
Sari Husada
50
24
pc
Search by
Keyword Search
Return
Close
113421-SGM Ananda 1 Box 400 Gr
Product Line
Qty Order
AddIsi per Car
Unit
Gambar 33 Add Product di Retur
Search by
Keyword Search
Daftar Tagihan
Close
Process
Date Awal
Date Akhir
Tgl Jatuh Tempo
Gambar 34 Daftar Inkasso
Promotion
Close
Date Time : 12 Januari 2013 10:00:34
Info Promosi
Beli 5 pack SGM tipe apa saja, bonus 1 pack
Gambar 35 Promotion
Spesifikasi yang dibutuhkan dalam mengembangkan web application dan mobile web application
Tabel 8 Spesifikasi untuk web application
Database Server Web Server FTP Server
Hardware IBM System x3690
X5 IBM System x3530 M4 IBM System x3530 M4
Processor Intel® Xeon®
Processor E7-2803 6C / 1.73GHz x2
Intel® Xeon® Processor E5-2630 6C / 2.3GHz x2
Intel® Xeon® Processor E5-2630 6C / 2.3GHz x2
Memory 16 GB DDR3 RDIMM
x 4 8 GB DDR3 RDIMM x4 8 GB DDR3 RDIMM x4
Storage 16 TB SATA III 4 TB SATA III 4 TB SATA III
Optical Drive UltraSlim Enhanced SATA Multi-Burner
- -
Software
Operating System
Microsoft Windows Server 2008 Standard
Edition x64
Microsoft Windows Server 2008 Standard
Edition x64
Microsoft Windows Server 2008 Standard Edition x64
Application Software
1. Microsoft SQL Server 2008
2. MDAC 2.8 SP1
1. IBM WebSphere Application Server 2. MDAC 2.8 SP1
1. Microsoft Internet Information Services 7
2. MDAC 2.8 SP1
Tabel 9 Spesifikasi untuk mobile web application
Back End PC Desktop Client Mobile Gadget
Hardware Custom Built Custom Built Samsung I9070 Galaxy S
Advance
Processor Intel® Core™ i5-2310
Processor / 3.20 GHz
Intel® Core™ i3-2120 Processor
/ 3.30 GHz
Dual-core 1 GHz Cortex-A9
Memory 2 GB DDR3 x 2 1 GB DDR3 x 2 768MB RAM
Storage 512 GB SATA III 256 GB SATA III 16 GB
Optical Drive DVDRW 22X SATA -
Software
Operating System
Microsoft Windows 7 Starter Edition x86
Microsoft Windows 7 Starter Edition x86
Android OS, v2.3.6
Application Software
Microsoft Office 2007 Adobe Reader 11
Mozilla Firefox 17 MDAC 2.8 SP1
Microsoft Office 2007 Adobe Reader 11
Mozilla Firefox 17 MDAC 2.8 SP1
-
Rancangan Jadwal Pengembangan web application dan mobile web application.
Tabel 10 Usulan Jadwal Pengembangan web application dan mobile web aplication
Keterangan Tabel: Terdapat 4 tahap pada proyek ini:
a. Tahap Persiapan dan Analisis Pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap user dan sistem lama, apa saja yang menjadi kebutuhan user dan kelemahan sistem lama akan menjadi pedoman dalam perancangan web application dan mobile web application. Serta pada tahap ini user melakukan budgeting untuk pembuatan aplikasi dan perangkat hardware baru. Kemudian user meminta approval dari pihak manajemen. Apabila sudah mendapat approval maka proyek segera dapat dijalankan.
b. Tahap Perancangan Pada tahap ini, user membuat rancangan user interface berikut dengan pembuatan coding. Pembuatan user interface untuk web application dan mobile web application dilakukan bertahap. Setelah user interface telah selesai dibuat, maka user akan segera mengajukan rancangan tersebut kepada pihak manajemen sebelum dilakukan pengcodingan.
c. Tahap Pengujian Tahap ini merupakan tahap setelah user interface dan coding selesai dibuat, maka mobile web application yang baru akan diintegrasikan dengan coding dan user interface pada perangkat hardware yang baru. Lalu mobile web application ini dijalankan dengan tujuan untuk melihat apakah aplikasi telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Apabila ditemukan bug atau error maka dilakukan revisi kembali hingga hardware dan aplikasi dapat berjalan dengan normal dan sesuai dengan kebutuhan user.
d. Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahap penginstallan aplikasi dan hardware baru. Setelah dilakukan instalasi pada hardware dan koneksi dengan mobile application, maka terlebih dahulu akan dibuatkan SOP sebagai panduan dasar dalam penggunaan aplikasi tersebut. Setelah SOP selesai dibuat maka PDA baru akan disosialisasikan kepada para user.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari keseluruhan hasil evaluasi terhadap proses bisnis yang telah dilakukan pada PT. TRS, maka dapat diambil simpulan bahwa: 1. Hasil evaluasi menggunakan metode fit/gap analysis mendapatkan hasil sebagai berikut :
a. Hasil perhitungan fit/gap analysis menghasilkan persentase fit sebesar 50%, partial fit sebesar 17,86% dan gap sebesar 32,14%. Kondisi ini dapat disimpulkan bahwa proses bisnis sudah
berjalan cukup baik namun aplikasi yang digunakan belum dapat mencukupi semua kebutuhan user. Masih terdapat banyak kekurangan, sehingga butuh pengembangan lebih lanjut.
b. Berdasarkan hasil kuesioner, dihasilkan persentase kontra (-) lebih besar dibanding persentase pro (+) nya, sehingga dapat dikatakan PDA ini masih kurang berkontribusi bagi perusahaan.
2. Hasil evaluasi berdasarkan risk evaluation a. Hasil pada tabel risk evaluation menunjukkan bahwa PT. TRS memiliki tingkat risiko dalam
kategori medium terutama untuk masalah hardware failure atau software error yang menimbulkan akibat yang merugikan bagi perusahaan.
Saran Dari hasil simpulan di atas, maka diberikan saran untuk pengembangan selanjutnya, sebagai berikut:
a. PT. TRS memerlukan application control untuk memastikan integritas, kerahasiaan dan ketersediaan informasi pada aplikasi.
b. PT. TRS melakukan evaluasi terhadap mobile web application dan sistem TRS SnD secara berkala untuk mengetahui kinerja dan merencanakan pengembangan aplikasi berdasarkan proses bisnis yang ada.
c. PT. TRS memiliki SOP pengoperasian aplikasi agar user menjalankan proses bisnis sesuai dengan prosedur.
d. PT. TRS mengadakan training untuk para user baru agar mengurangi tingkat terjadinya kesalahan oleh user dan memperlancar aktivitas yang berkaitan dengan aplikasi.
REFERENSI Babey, Evelyn R. (2012). Costs of Enterprise Resource Planning System Implementation and Then Some.
Wiley Periodicals. (Online). p22. Diakses pada tanggal 05 Desember 2012 dari onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/he.237/pdf
Bodnar, George H., William S. Hopwood. (2010). Accounting Information Systems. (Tenth Edition). New York: Pearson
Dewanto, W., Falahah. (2007). ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika.
Gelinas, Ulric J., Richard B. Dull, Patrick R. Wheeler. (2012). Accounting Information System. (Ninth Edition). United States of America: South-Western Cengage Learning.
Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. (Seventh Edition). USA: Cengage Learning.
Hendarti, Henny, Hari Setiabudi Husni, Tangkas Udiono, Ade Anugrah. 19 Juni (2010). Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan, ISSN: 1907-5022, diakses 30 Januari 2013 dari http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1896/167
Herzog, Thomas. June (2006). A Comparison of Open Source ERP Systems. diakses 27 November 2012 dari http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.127.6017&rep=rep1&type=pdf&embedded=true
Monk, Ellen F., Bret J. Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning. (Third Edition). United State of America: Course Technology, Cengage Learning.
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi Jakarta. Jakarta: Salemba Empat. O’Brien, James A., George M. Marakas. (2009). Management Information System. (Ninth Edition). New
York: McGraw-Hill O'Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.
Peltier, Thomas R. (2005). Information Security Risk Analysis.(Second Edition). Florida: Auerbach Publications
Pol, Prakash, Madhup Paturkar. (2011). Methods of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects. Infosys. (Online). p2. diakses pada tanggal 27 November 2012 dari http://www.infosys.com/SAP/thought-leadership/Documents/methods-fit-gap-analysis.pdf
Rainer, R. Kelly Jr, Casey G. Cegielski. (2011). Introduction to Information Systems : Supporting and Transforming Business. (Third Edition). United State of America: John Wiley & Sons, Inc.
Rama, Dasaratha V., Frederick L. Jones. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Sanusi, Anwar. (2011). Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat. Sarosa, Samiaji. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Grasindo. Satzinger, John W., Robert B. Jackson and Stephen D. Burd. (2010). Object-Oriented Analysis and
Design with the Unified Process. United State of America: Course Technology, Cengage Learning. Stair, Ralph., George Reynolds. (2010). Principles of Information Systems. United State of America:
Course Technology, Cengage Learning. Stair, Ralph., George Reynolds. (2012). Fundamentals of Information Systems. (Sixth edition). United
State of America: Course Technology, Cengage Learning. Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Tsai, Wen-Hsien, Pei-Ling Lee, Yu-Shan Shen, Hsiu-Ling Lin. A Comprehensive Study of the
Relationship between Enterprise Resource Planning Selection Criteria and Enterprise Resource Planning System Succes. Elsevier. (Online). p36-46, diakses pada tanggal 05 Desember 2012 dari http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0378720611000930.
Umar, Husein. 2008. Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Waterloo. 9 October (2012). Fit/Gap Dokument. Fit Gap Analysis diakses 9 Desember 2012 dari http://ist.uwaterloo.ca/is/Methodologies/Templates/FitGap%20Document%20template.pdf. Wijaya, Santo F., Darudiato, Suparto. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis
(First Edition). Yogyakarta: Graha Ilmu. RIWAYAT PENULIS Grace Michiko lahir di kota Jakarta pada 27 Maret 1991. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Yoshua Adrianus lahir di kota Purwokerto pada 06 Juli 1991. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Rudy Setyawan lahir di kota Pati pada 27 September 1991. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.