GRADUACION DIPLOMADO

Divisin AcadmicaCoordinacin De Educacin a DistanciaDiplomado En Protocolo y Ceremonial

Integrantes Figueroa Belkis Monge, Carolina Roa, Degni Grupo N 10 Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro GualCurso: Organizacin de Eventos Culturales, Acadmicos y Deportivos

GRADUACION DIPLOMADO EN PROTOCOLOTrabajo Semana N 6

INTRODUCCIN

El Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual, celebr la graduacin del diplomado que se imparti en el Instituto como es el de Protocolo y Ceremonial que ha formado a un importante nmero de servidores.

A la cita estn invitadas las autoridades acadmicas y administrativas, del Instituto estarn presentes el Msc. Enrique Acua (Director), Lic. Jos Montoya (Coordinador) y la Lic. Mara Anglica Carvajal D'Orlemont (Coordinadora) quienes presidirn la mesa de honor. Asimismo, asistirn las profesoras Dana Casanova, Leonor Pardo y familiares de los graduados

En el transcurso del acto se entregar a cada uno de los 35 graduados el diploma que certifica su especializacin en el rea, orientado a aportar un gran valor curricular y consolidar su formacin profesional.

Cabe desatacar que este Diplomado fue impartido por este prestigioso Instituto y tuvo una duracin de 200 horas, a distancia, dur 6 meses y cont con seis mdulos.

El manejo de estas normas aplicadas al mbito laboral y especficamente al mbito institucional brinda a los empleados la capacidad de utilizar estos aportes de manera cotidiana, tanto en el trato con distintos pblicos como en la organizacin de pequeos o grandes eventos institucionales. Esto se traduce en una mejora de la imagen que una institucin proyecta tanto a sus pblicos internos como externos. Por lo tanto, el impacto de este proyecto, sera beneficiar a sus propios recursos humanos, indispensables para una gestin eficiente que requieran este tipo de conocimientos que puedan llevar a la prctica de manera inmediata.

Fundamentacin del evento.

Un evento enmarcado en un acto de graduacin se realizar con la finalidad de evidenciar los logros y el resultado obtenido por parte de los alumnos y del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual al mismo tiempo que sirve para desarrollar las destrezas y los conocimientos obtenidos en el diplomado de Protocolo y Ceremonial Bsico. En este sentido cabe resaltar que las ceremonias de graduacin marcan un gran logro en la vida de la persona, ya sea una graduacin de preescolar o de la universidad.

Tambin se pone de manifiesto los factores necesarios a considerar para planificar un programa determinado, ya que este toma tiempo y requiere de conocimiento tcnico y experiencia; de lo cual depende que un evento sea exitoso. En este caso se toma como referencia la realizacin de un evento de graduacin para la proyeccin de un evento; sin embargo, la organizacin de un evento, depende de la razn de ser del mismo y su magnitud; por lo que no existe una receta nica es necesario contar no slo con los conocimientos sino con la experiencia en el rea.

PRE EVENTO

1.- Nombre del Evento: Graduacin del Diplomado Protocolo y Ceremonial del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual.

2.- Comit Organizador:

Coordinador General:

Supervisar todo lo relacionado con el cumplimiento del listado de necesidades y el trabajo de los distintos comits.Listado de necesidades; conformado por tres personas.

-. Aprobacin propuesta del evento.-. Reserva de Auditorio del IAEPG-. Solicitud de personal de protocolo-. Solicitud de refrigerios.-. Diplomas y medallas-. Realizacin del presupuesto de gastos-. Asignacin de personal para la graduacin.-. Convocatoria a los invitados especiales.-. Pdium -. Presdium-. Estandarte de la Institucin-. Guion de ceremonia o programa interno-. Mesa auxiliar para los Diplomas-. Distribucin del comit de protocolo.-. Adquisicin de materiales y equipos de sonido y audiovisual.-. Diseo e impresin del material promocional y programa-. Distribucin del material promocional y de los programas.-. Publicacin de la informacin relacionada con el evento.-. Inscripcin y confirmacin de los participantes.-. Uniformes y vestuario del protocolo.-. Vocativos-. Listado protocolar.

Comisiones de Trabajo:

Comit de Finanzas: una 1 persona encargado de realizar el presupuesto de gastos y de estimar los ingresos del evento as como es el encargado de buscar los recursos. Comisin de Logstica: estar conformado por supervisor y dos ayudantes

Este comit se encargar de todo lo relacionado con:-. Supervisar la disponibilidad del auditorio y la distribucin de las mesas y asientos.-. Supervisar los equipos en la sala y la recepcin y distribucin del catering.-. Recepcin de los refrigerios y el descorche.-. Ser el responsable de las instalaciones y velar por la seguridad del acto: acceso y salida antes, durante y despus del evento.-. Ubicacin de los reporteros y fotgrafos del evento.

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo;

-. Distribucin del programa en las distintas oficinas del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual y todas las Direcciones del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores.-. Publicacin en la intranet del Ministerio y la lista de los asistentes y participantes a la graduacin.-.Distribuir a los guas de protocolo para la apertura y cierre de la graduacin y asignar los puestos.-.Supervisar el orden del programa y la asistencia de las altas autoridades.-. Tambin supervisar las palabras de inauguracin y cierre y la presentacin del programa al pblico en general.

Listado Protocolar.

Directora General de Recursos Humanos del MPPREYsmara Cardozo

Director General (E)MSc. Enrique AcuaJefe Divisin AdministrativaEcon.Klida Daz GonzlezJefe Divisin AcadmicaMSc. Omar Galndez

Coordinadora del EventoBelkis Figueroa

Coordinadora de LogsticaCarolina Monge

Coordinadora de Relaciones Pblicas y ProtocoloDegni Roa

Maestro de CeremoniaSal Tejada

Los graduandos debern ubicarse en sus asientos, marcados con su nmero de lista asignado. Al llegar a la recepcin, los alumnos debern solicitar a la Coordinacin de Protocolo las instrucciones para recibir su medalla y diploma de graduacin.La bandera nacional se colocar a la derecha del presdium a su izquierda se colocar el estandarte del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual.

3.- Fecha del Evento: sbado 02 de agosto del 2014

4.- Nmero y tipo de asistentes al evento: 35 graduados del Diplomado en Protocolo y Ceremonial.5.- Lugar de realizacin: Auditrium del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual De Principal a Santa Capilla, Edif N 16. Hora: 08:00am6.- Cronograma de actividades:

7.- Estimacin de Recursos:

Humanos: Coordinador del evento, personal tcnico y se servicios generales, productor, asistentes de protocolo, asistente tcnico de audiovisuales, diseador grfico, jefe de prensa. Estimando un equipo de doce personas distribuidos en los comits mencionados directamente, y las personas contratadas o asistentes por parte de los medios de comunicacin y afines.

Materiales: Entre los materiales se contar con auditorio con sus equipos de sonido, iluminacin, asientos, mesn, presdium, impresos grficos, medallas, diplomas kit de prensa, vocativos.

Tcnicos: sonido, iluminacin.

Egresos: Se contar con financiamiento total del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual

DescripcinTotal Bsf

Alquiler togas y birretes80.000,00

Medallas y reconocimientos100.000,00

Impresos Grficos: (programas, trpticos, pendones)40.000,00

Servicio de catering 180.000,00

TOTAL GENERAL400.000,00

Ingresos: Se maneja solo presupuesto de egreso, por parte del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual, no se reciben ingresos de este evento.

9.- Promocin del evento:

Medios de Comunicacin escrito a travs de memorndum al personal y publicacin realizada en la intranet del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores

10.- Diseo y elaboracin de impresos:Tickets numerados de acuerdo a los invitados y graduandos

EVENTO

Propuesta EstticaEn un acto de graduacin, tanto los graduandos como sus acompaantes deben mantener el orden y el respeto cnsono con el significado que el mismo tiene para todos los participantes e invitados especiales, para lo cual se debe mantener una actitud de respeto, cnsona con el momento.En la entrega del Ttulo por parte del Director General, el graduando le dar la mano a l y al jefe de la Divisin Acadmica del instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual; luego, slo a una de las dems autoridades del presdium, para evitar el congestionamiento en la tarima del mismo. Al finalizar el Acto Acadmico, y al retirarse las autoridades y los Profesores que acompaan el desfile acadmico, los graduandos deben mantenerse de pie en orden respetuoso delante de sus respectivos asientos, hasta retirarse las autoridades del Instituto.

Programa Interno Desarrollo de la Ceremonia Iniciacin: nombramiento y desfile de las altas autoridades El acto se inicia con saludo y apertura del acto del Director General del Instituto Pedro Gual con palabras de Bienvenida y se declara abierto el acto. A continuacin se suele entonar el Himno nacional. Palabras de apertura a cargo de la invitada especial, la Directora General de Recursos Humanos Discurso del Jefe de la Coordinacin Acadmica: Contina el maestro de ceremonias quien dirige el acto. Juramento de los graduados. Entrega de Diplomas: las autoridades son los que entregan los diplomas a cada graduado. En la recepcin de los diplomas, los graduandos saludan con un apretn de manos, importante recordar que se recibe el documento con la mano izquierda y de esta forma la derecha queda libre para el saludo. Los graduados suben al estrado en grupos a medida que el maestro de ceremonias los nombra. Ingresan, como se dijo, por la izquierda, y se paran delante de la autoridad que les entregar el diploma. Entrega de premios especiales: los premios de honor y las menciones especiales se entregan con la misma rutina; la medalla de oro al promedio ms alto es el ltimo premio y lo entrega la autoridad de ms jerarqua. Discurso de un egresado: cuando se incluye en el programa, un graduado es el encargado de hablar en representacin de todos. Presentacin de la coral del Ministerio del Poder Popular Para Relaciones Exteriores. Cierre del acto: lo har el maestro de ceremonia.

POST EVENTO

1.- Memoria del Evento.Recopilar toda la informacin publicada en prensa dentro y fuera de la institucin y del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores, antes, durante y despus de la realizacin del festival a fin de evaluar la importancia de ste en los medios y dejar constancia se la memoria histrica del mismo para documentar los antecededles del mismo para futuras ediciones.2.-Cierre financieroEn este momento se realizarn los pagos respectivos de acuerdo a lo acordado previamente tanto a los proveedores como al personal que trabajo en todas las etapas del evento y se realizar el registro respectivo de los pagos realizados, cheques emitidos, etc; y se verificar si no queda cuenta pendiente por pagar. 3.- Realizacin de informe- evaluacin del evento.Realizar conjuntamente con el Director del evento y todos los comits involucrados un informe sobra la realizacin del evento, el xito y las contingencias suscitadas en la realizacin del mismo. Tambin se incorporarn el cierre de las cuentas contables del mismo y el reporte de las actividades de cada comit.

CONCLUSIONES

La realizacin de los proyectos de los actos de grado contribuye a la mejor planificacin y ejecucin del evento y del ceremonial respectivo; ya que en este tipo de evento el ceremonial tiene mucha importancia ya que le aporta el orden y la relevancia del mismo. En este sentido, a travs de est puesta en escena, se da a conocer la labor y los resultados de gestin del Instituto de Altos Estudios Diplomticos Pedro Gual en el logro de sus objetivos ms destacados como lo es Desarrollar programas de formacin de postgrado y de perfeccionamiento profesional para contribuir al desarrollo de los planes estratgicos del MPPRE, lo que se refleja en fomentar la motivacin al logro y a la excelencia y calidad revolucionaria, en el desempeo de sus labores diarias y en manifestar a la sociedad y a la comunidad los resultados del esfuerzo diario. Asimismo, aportan las herramientas y los conocimientos necesarios para el buen desenvolvimiento de los trabajadores que de una u otra manera se relacionan con el quehacer internacional e interinstitucional desde una perspectiva de respeto, buenas costumbres, y manejando un lenguaje de orden y altos estndares sociales.Por lo tanto es necesaria la formacin del personal y del servidor pblico en todo tipo de eventos, ya que elevan el nivel, personal, institucional, laboral y social y muestran la imagen de Venezuela y de la Institucin ante nuestra sociedad y el mundo.

BIBLIOGRAFIAhttp://www.iutdelta.edu.ve/documentos/Instructivo_de_acto_de_grado_pnf.pdf fecha: 01/08/2014