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Guide Utilisateur - Evolutions

PRH 2.0 Release 2

SC, DR, OBE - 20/12/10


Table des matières

1 Ergonomie ..................................................................................................... 5

1.1 Les socles applicatifs ............................................................................................................ 5

1.2 Organisation de la fenêtre applicative ................................................................................... 7

1.2.1 Le ruban du menu .................................................................................................................................... 8

1.2.2 L’explorateur........................................................................................................................................... 11

1.2.3 Les Alertes/Workflow ............................................................................................................................ 24

2 Evolutions Gestion Locative ..................................................................... 26

2.1 Présentation des nouvelles fonctionnalités ......................................................................... 26

2.1.1 Module Client ......................................................................................................................................... 26

2.1.2 Module Dossier Locatif .......................................................................................................................... 29

2.1.3 Module Sélection Compte ..................................................................................................................... 32

2.1.4 Module Compte Dossier ........................................................................................................................ 36

2.1.5 Module Communication ......................................................................................................................... 37

2.1.6 Module Cibles individuelles ................................................................................................................... 37

2.1.7 Module Encaissement ............................................................................................................................ 40

2.1.8 Module Prélèvements ............................................................................................................................ 43

2.1.9 Module Fluides ....................................................................................................................................... 43

2.1.10 Module Décompte .................................................................................................................................. 45

2.1.11 Module Quittancement rétroactif .......................................................................................................... 46

2.1.12 Module Quittancement .......................................................................................................................... 46

2.1.13 Module APL............................................................................................................................................. 48

2.1.14 Gestion du SLS ....................................................................................................................................... 51

2.1.15 Module Paramétrage de la communication .......................................................................................... 52

3 Evolutions Gestion des Dépenses d’Entretien ........................................ 53


3.1.1 Module Réclamations ............................................................................................................................ 53

3.1.2 Module Interventions ............................................................................................................................. 59

3.1.3 Module Régie .......................................................................................................................................... 66

3.1.4 Module Réparations Locatives .............................................................................................................. 68

3.1.5 Module Article ........................................................................................................................................ 69

3.1.6 Module Marchés Techniques ................................................................................................................. 69

3.1.7 Module Contrats d'entretien ................................................................................................................. 79

3.1.8 Module Paramètres ................................................................................................................................ 87

4 Evolutions Gestion Technique du Patrimoine ......................................... 89


4.1.1 Gestion des carnets d’identités ............................................................................................................ 89

4.1.2 Module élément ..................................................................................................................................... 96


4.1.3 Accès au carnet d’identité via l’onglet « Équipement » ....................................................................... 97

4.1.4 Accès au carnet d’identité via l’onglet « Tableau de bord » ................................................................ 98

4.2 Module patrimoine .............................................................................................................. 99

4.2.1 Créer un carnet d’identité ................................................................................................................... 100

4.2.2 Consultation d’un carnet d’identité..................................................................................................... 101

4.3 Module prévisionnel .......................................................................................................... 102

4.3.1 Gestion des filtres ................................................................................................................................ 103

4.3.2 Ventilation de l’enveloppe budgétaire ................................................................................................ 103

4.3.3 Informations sur l’équipement ............................................................................................................ 104

5 Evolutions Comptabilité Commerciale .................................................. 106

5.1 Evolutions communes à tous les modules ........................................................................ 106

5.1.1 Blocs-notes ........................................................................................................................................... 106

5.1.2 Historique de la recherche .................................................................................................................. 108

5.2 Module Budget .................................................................................................................. 109

5.2.1 Propositions de nouvelles éditions budgétaires................................................................................. 109

5.3 Module Tiers ...................................................................................................................... 110

5.3.1 Tiers....................................................................................................................................................... 110

5.4 Module Factures ................................................................................................................ 111

5.4.1 Factures ................................................................................................................................................ 111

5.4.2 Interfaces .............................................................................................................................................. 114

5.4.3 Consultation analytique ....................................................................................................................... 114

5.6 Module Produit .................................................................................................................. 115

5.6.1 Produit .................................................................................................................................................. 115

5.6.2 Interfaces .............................................................................................................................................. 116

5.7 Validation/Paiement ......................................................................................................... 116

5.7.1 Paiement ............................................................................................................................................... 116

5.8 Module Comptabilité de Programme ................................................................................. 117

5.8.1 Fiche programme/tranche .................................................................................................................. 117

5.8.2 Nouvelles éditions proposées ............................................................................................................. 118

5.9 Module Marché .................................................................................................................. 119

5.9.1 Fiche marché ........................................................................................................................................ 119


5.9.3 Consultation du marché ...................................................................................................................... 120

5.10 Module Gestion de la TVA ................................................................................................. 121

5.10.1 Suivi de la TVA ...................................................................................................................................... 121

5.11 Module Editions/Visualisation .......................................................................................... 121

5.11.1 Impression des états ............................................................................................................................ 121

6 Evolutions Comptabilité Publique .......................................................... 122

6.1 Evolutions communes à tous les modules ........................................................................ 122

6.1.1 Blocs-notes ........................................................................................................................................... 122


6.1.2 Historique de la recherche .................................................................................................................. 123

6.2 Module Budget .................................................................................................................. 124

6.2.1 Plan budgétaire .................................................................................................................................... 124

6.2.2 Décisions modificatives ....................................................................................................................... 125

6.3 Module Editions budgétaires ............................................................................................. 128

6.3.1 Propositions de nouvelles éditions budgétaires................................................................................. 128

6.4 Module Tiers ...................................................................................................................... 130

6.4.1 Tiers....................................................................................................................................................... 130

6.5 Module Factures ................................................................................................................ 133

6.5.1 Factures ................................................................................................................................................ 133

6.5.2 Interfaces .............................................................................................................................................. 137

6.5.3 Facture Type ........................................................................................................................................ 139

6.6 Module Validation/Mandatement ..................................................................................... 140

6.6.1 Mandatement ....................................................................................................................................... 140

6.7 Module Titres de recette ................................................................................................... 141

6.7.1 Titre de recette ..................................................................................................................................... 141

6.7.2 Interfaces .............................................................................................................................................. 142

6.8 Module Comptabilité de Programme ................................................................................. 144

6.8.1 Fiche programme/tranche .................................................................................................................. 144


6.9 Module Marché .................................................................................................................. 147

6.9.1 Fiche marché ........................................................................................................................................ 147


6.9.3 Consultation du marché ...................................................................................................................... 150

6.10 Module Situation de Travaux ............................................................................................. 150

6.10.1 Situation de travaux ............................................................................................................................. 150

6.11 Module Gestion de la TVA ................................................................................................. 152

6.11.1 Suivi de la TVA ...................................................................................................................................... 152

6.12 Comptabilité receveur ....................................................................................................... 153

6.12.1 Fenêtre applicative ............................................................................................................................... 153

6.12.2 Module Prise en charge ....................................................................................................................... 154


1 Ergonomie

1.1 Les socles applicatifs

Prem Habitat 2.0 est composé de 3 « socles applicatifs ». Un socle est un regroupement

d'applications par métier permettant d’effectuer une ou plusieurs tâches.

• Gestion Locative/Gestion Technique du Patrimoine (GLC/GTP)

• Gestion Financière

• Gestion des Dépenses d’Entretien (GDE)

Pour se connecter à l’un des socles, il suffit de double cliquer sur l’icône correspondant afin

d’ouvrir la fenêtre de connexion.

Dans le cas d’une gestion de plusieurs sociétés, il est nécessaire d’ouvrir un socle pour chaque

société.

La fenêtre de connexion permet de choisir l’environnement sur lequel l’utilisateur veut

travailler (environnement de production « HLMWIN » ou de test).

A noter : la touche « Shift » a été remplacée par la touche « Ctrl » pour l’ouverture de la fenêtre

de connexion permettant de choisir l’environnement sur lequel on souhaite travailler.


Il est également possible d’accéder à un socle depuis un autre socle par l’intermédiaire de l’explorateur de modules (voir chapitre 1.2.2) :

Socle Gestion locative

Cliquer sur le « Socle

Compta » pour accéder

au socle de la Gestion

Financière.


1.2 Organisation de la fenêtre applicative

L’organisation, le thème de fond et les éléments affichés dans cette fenêtre sont

personnalisables.

La fenêtre applicative se compose :

1 d’un ruban de menu propre à chaque module,

2 d’un explorateur,

3 d’une fenêtre Alertes/Workflow,

4 de la fenêtre du module ouvert.

1

2

3

4


1.2.1 Le ruban de menu

Le ruban de menu permet d’accéder aux différentes fonctionnalités de Prem’Habitat, pour le

module ouvert.

Il est possible d’afficher ou non ce ruban en effectuant un clic droit sur celui-ci. Pour cela,

cocher ou décocher « Réduire le ruban ».

• Les nouvelles fonctionnalités

Configuration d’une imprimante

Via le menu il est possible de configurer une imprimante, et ce pour tous les modules.

Aide

Il est possible d’obtenir une aide à la saisie depuis le Menu « Aide ».


• Les options d’affichage de la fenêtre principale

Ces options permettent soit de redimensionner la fenêtre d’un module (onglet « Options »), soit

de restaurer la fenêtre principale (onglet « Restauration »).

A noter : la restauration totale supprime tous les paramétrages d’affichage effectués par

l’utilisateur.

Avant restauration totale :


Après restauration totale :

Il est également possibler d’effectuer une restauration partielle en maintenant les touches

« Ctrl » et « Shift » à l’ouverture d’un socle :


• Affichage des modules

Le menu « Fenêtre » permet d’afficher à l’écran un autre module à condition que celui-ci ait été

ouvert précédemment.

1.2.2 L’explorateur

L’explorateur de Prem’Habitat est composé de 3 onglets :

• Onglet Module

• Onglet Recherche/Résultat

• Onglet Information

L’affichage de l’explorateur et de ses différents onglets est personnalisable.

• Déplacement de l’explorateur

Il est possible de déplacer l’explorateur vers l’endroit souhaité dans la fenêtre principale. Il

suffit de maintenir le clic gauche sur la barre de l’explorateur et de faire glisser la souris. Une

fois l’emplacement défini, lâcher le clic gauche de la souris.

• Affichage des onglets de l’explorateur

Il est possible d’afficher ou non certains onglets. Pour cela, faire un clic droit dans la zone où

s’affichent les modules et cocher ou décocher les onglets que l’on souhaite afficher ou

masquer. Si tous les onglets sont décochés l’explorateur se ferme automatiquement.

Il est également possible de choisir l’ordre d’affichage des onglets.


Pour cela, maintenir le clic gauche de la souris et faire glisser l’onglet où l’on souhaite l’afficher.

Ou par exemple :

Les onglets peuvent également être positionnés côte à côte, être superposés ou désolidarisés

avec le principe du glissé-déposé.

On peut également les fermer en utilisant la croix située sur la barre du haut.


• L’onglet Module

Cet onglet permet d’ouvrir les différents modules d’un domaine.

Pour ouvrir une

thématique et avoir

accès aux modules

double cliquer sur la

thématique ou

cliquer sur Thématiques

Socle

Pour ouvrir un module

cliquer sur celui souhaité.


L’explorateur propose également une gestion des favoris (idem dans l’onglet

« Recherche/Résultat »).

Pour ajouter un module dans ses favoris :

1/ Effectuer un clic droit sur le module.

2/ Choisir « Ajouter aux favoris ».

Pour supprimer un module de ses favoris :

1/ Effectuer un clic droit sur le module.

2/ Choisir « Supprimer des favoris ».

La fonctionnalité « Propriétés » permet d’obtenir des informations sur le module, enregistrées

dans la table de paramétrage des modules.


• L’onglet Recherche/Résultat

Cet onglet propose un catalogue de recherches prédéfinies.

L’accès aux différentes recherches du catalogue est géré par des droits d’accès.

A partir du résultat d’une recherche il est possible d’actualiser un module via le système

d’entité (par exemple une facture) ou plusieurs modules simultanément avec le principe

d’actualisation intelligente.

L’onglet « Recherche/Résultat » permet également d’historiser les dernières recherches

effectuées.

De plus, selon le paramétrage mis en place il est possible de transférer le résultat de la

recherche sur Excel.

Historique des recherches

Catalogue des recherches


• Les principes d’actualisation dans une recherche

Exemple de recherche d’une facture

Plusieurs niveaux de recherche sont proposés. Effectuer un clic droit sur le niveau de recherche

souhaité. Selon le paramétrage mis en place on peut soit :

Dans cet exemple il s’agit de faire une recherche par « Tiers » :

Le résultat de la recherche est directement basculé et affiché dans l’onglet « Résultat » ci-après.

Les différents niveaux de recherche


A partir du résultat de cette première recherche, il est possible d’ouvrir ou d’actualiser le

module des « Tiers » en effectuant un clic droit sur le tiers voulu.


Pour poursuivre la recherche d’une facture continuer de dérouler celle-ci à partir du tiers.

Il est proposé à ce niveau d’effectuer une recherche par rapport à l’état de la facture.

Un clic droit sur la facture concernée permet d’ouvrir ou d’actualiser le module « Facture ».

Pour consulter par la suite les autres factures, faire un clic gauche dessus.

Il est également possible d’actualiser tous les modules actifs concernés par l’entité recherchée

avec la fonctionnalité « Actualiser tout ». On parle alors « d’actualisation intelligente ».

Dans cet exemple sont ouverts les modules « Tiers » et « Factures » ; ceux-ci seront donc

actualisés simultanément.

Lors d’une recherche pour

revenir au niveau précédent

double cliquer sur celui-ci.


Exemple de recherche d’une facture par rapport au module actif

Cet exemple illustre le fait qu’une même recherche peut avoir des niveaux supplémentaires

selon qu’un module est actif ou non et s’il connaît l’entité (selon le paramétrage mis en place).

Avant d’effectuer la recherche d’une facture il faut au préalable ouvrir le module « Marché » au

premier plan.

Ensuite, rechercher la facture par les « Tiers » comme précédemment.

Dans l’onglet « Résultat » s’affiche la liste des tiers mais également un niveau de recherche

supplémentaire en effectuant en clic gauche sur un tiers.

Dans cet exemple, en effectuant un clic gauche sur le tiers il est possible de visualiser les

marchés pour ce tiers.

Par contre, si ce tiers ne possède pas de marchés ce niveau de recherche n’est pas proposé.


Pour consulter un marché, effectuer un clic droit dessus puis choisir « Actualisation du module

Marché ». Pour consulter les autres marchés, une fois le module « Marchés » au premier plan,

effectuer un clic gauche sur le marché concerné.

A noter : si la recherche effectuée comporte un unique résultat, celui-ci s’affiche directement si

le module connaît l’entité.


• L’historique des recherches effectuées

L’accès à l’historique des dernières recherches effectuées se fait à partir de la thématique

« Dernières ».

Cette historisation permet de réafficher une entité métier sur laquelle on a travaillé sans avoir à

effectuer de nouveau une recherche.

Pour réafficher une entité, effectuer un clic droit puis actualiser le module concerné.

Liste des derniers

marchés affichés dans

le module « Marché »


• L’onglet Informations

Cet onglet affiche un résumé des informations concernant une entité (selon paramétrage). Il

évite ainsi d’avoir à consulter plusieurs modules.

L’onglet « Informations » fonctionne avec l’onglet « Recherche/Résultat » : il faut donc

effectuer une recherche au préalable pour que cet onglet soit alimenté.

Une fois la recherche effectuée, faire un clic gauche sur le résultat : les informations

concernant l’entité s’affichent dans l’onglet « Information ».

Cet onglet est également alimenté par les différentes recherches historisées dans la

thématique « Dernières ».

A partir de cet onglet il est possible d’actualiser un module par le biais de « Smart tag » en

effectuant un clic droit (voir les Smart Tag, ci-dessous).

Exemple de visualisation

d’informations concernant une facture


• Les Smart Tag

Les « Smart Tag » sont des liens qui permettent de naviguer entre les modules et également

entre les socles.

Ils sont signalés par une couleur bleue et soulignés.

Exemple :

Un clic droit sur le Smart tag de la colonne « Débit » permet d’actualiser le module Plan

comptable.

Autre exemple :

A partir du socle de la « Gestion financière » on accède au socle de la « Gestion locative » en

effectuant un clic droit sur le « Smart tag ».


Dans cet exemple, à partir de l’analytique, il est possible de consulter l’ensemble patrimonial

concerné en cliquant sur « Actualisation du module Ensemble » qui se trouve dans le socle de la

« Gestion locative ».

1.2.3 Les Alertes/Workflow

Dans cet onglet, on distingue deux types d’alertes :

• Les alertes applicatives : elles apparaissent après une saisie, une modification

par un utilisateur.

Exemple : dans le module « Comptabilité de programme » une date de réception du

programme a été saisie.

• Les alertes d’exploitation : elles apparaissent automatiquement.

Exemple : l’assurance de certains locataires arrive à échéance et il faut les relancer.

En revanche, le traitement d’une relance assurance n’est pas directement effectué

dans l’onglet « Alertes ».

A noter : c’est le paramétrage qui définit quels utilisateurs recevront telles ou telles alertes.

Le système de smart tag a également été intégré au niveau des alertes.

Date : date à laquelle l’alerte a été émise.

Etat : lu ou non lu signalé par une enveloppe ouverte ou fermée.

Alerte : libellé de l’alerte sous forme de « Smart tag » permettant d’accéder ici au module

« Comptabilité de programme » par un clic droit.


Pour lire une ou plusieurs alertes double cliquer dessus. Une fenêtre s’ouvre :

Pour signifier qu’une alerte a été lue, sélectionner l’alerte concernée et cliquer sur l’icône

Pour historiser une alerte, cliquer sur

Pour supprimer une alerte, cliquer sur


2 Evolutions Gestion Locative

2.1 Présentation des nouvelles fonctionnalités

2.1.1 Module Client

• Lien sur le principal

Socle GL/Module Client/Fenêtre principale/Saisie d’un nouveau client

Un lien sur le client principal a été ajouté lors de sa création. Ce lien permet de qualifier plus

finement la qualité de celui-ci (personne physique, association…).

Il est possible, selon le paramétrage, de rendre cette zone obligatoire ou non.

Lors de la création d’une nouvelle fiche dans la composition familiale, le choix du rôle et du lien sont maintenant directement proposés.

L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite du paramétrage.


• Onglet “Employeur”

Socle GL/Module Client/Onglet Employeur

Ajout de trois zones de saisie libre supplémentaires:

• Une zone Contact permettant de saisir le nom de la personne à contacter chez

l’employeur du client.

• Une zone E-mail permettant de saisir l’adresse mail de l’entreprise du client.

• Une coche Plusieurs employeurs permettant de spécifier si le client possède plusieurs

employeurs.

Ces données sont stockées dans la table EMPLOYEUR.

Les PCS (Professions et Catégories Socioprofessionnelles) sont historisées dans la table

CLIENT_CSP.

• Onglet “Lien entre fiches”

Socle GL/Module Client/Onglet Lien entre fiches

Ajout des dates de début et de fin de bail modifiables dans l’onglet Lien entre fiches.

Ces dates peuvent être utilisées, par exemple, lorsqu’une association titulaire d’un ou plusieurs

baux sous-loue à un tiers.

Elles permettent de visualiser le temps d’occupation du logement par le tiers.

Cette fonctionnalité est disponible et active en standard.


• Onglet « Handicap »

Socle GL/Module Client/Onglet handicap

Cet onglet a été rajouté afin de gérer le nouveau formulaire Cerfa de la demande de logement

lié au handicap (voir Guide Utilisateur « Enregistrement de la Demande »).

• Recherche par les coordonnées du client

Socle GL/Module Client/Fenêtre principale/Icône ou menu recherche d’une personne

Ajout d’un nouvel onglet de recherche par les coordonnées. Pour la recherche par le numéro de

téléphone, saisir celui-ci sans séparateurs. Pour la recherche par l’adresse de messagerie, saisir

celle-ci telle que saisie dans l’onglet Coordonnées.


2.1.2 Module Dossier Locatif

• Historisation des modifications des journaux de quittancement

Les changements de journaux de quittancement effectués en cours de bail sont historisés dans

la table DOSSIER_JQT_HISTO.

• Historisation des coches « Hors SLS » et « Hors Ctb »

L’historisation des coches « Hors SLS » et « Hors Ctb » pour un lot se fait dans la table

DOSSIER_SLS_CTB_HISTO.

• Recherche des lots vacants lors de la création du bail

Socle GL/Module Dossier locatif/Fenêtre principale/Fenêtre Création d’un dossier et d’un bail ou Création d’un bail dans le dossier

Lors de la création du bail la liste de la recherche des lots vacants a été complétée par des

informations sur l’étage et le prix de location du lot séparées par le caractère « / ».


• Assistant de mise en Indemnité d’occupation

Socle GL/Module Dossier locatif/Fenêtre principale/Menu Indemnités d’occupation


L’assistant de mise en indemnité d’occupation permet désormais:

• Une historisation automatique des changements de journaux de quittancement du bail

dans la table DOSSIER_JQT_HISTO.

• Selon le paramétrage, d’interdire la saisie d’une date de mise en IO différente de celle

du premier du mois.

• De gérer des dates de fin de mise en IO. Ceci permet de ne pas avoir à effectuer manuellement le changement de journal de quittancement du bail, l’arrêt des cibles individuelles, l’annulation des valorisations à 0 au niveau de la cible permanente de loyer du bail concerné.


• Gestion des dates d’entrée et de sortie

Socle GL/Module Dossier locatif/Fenêtre principale/Fenêtre Création d’un dossier et d’un bail ou Création d’un bail dans le dossier

Ajout d’une notion d’entrée physique (date à laquelle le locataire est effectivement présent

dans le logement) et d’entrée administrative (date à laquelle le bail est créé). Idem pour les

dates de sortie.



• Mode de paiement

Socle GL/Module Dossier locatif/Fenêtre principale/Icône Mode de paiement

Ajout d’une coche Débit.

Si elle est cochée, elle permet de prendre en compte dans le prélèvement le débit du compte

client en plus de l’échéance en cours.

Si la coche Crédit est cochée, il est tenu compte dans le prélèvement du crédit du compte

locataire pour l’échéance en cours.

L’utilisation de ces fonctionnalités nécessite du paramétrage.

• Gestion multi RIB.

Socle GL/Module Dossier locatif/Fenêtre principale/Icône RIB plan

S’il existe un plan d’apurement, cette option permet de gérer deux comptes différents si

l’échéance ainsi que le plan sont prélevés.

L’échéance sera prélevée sur un compte, le plan sur un autre.

Pour accéder à la fenêtre de saisie, cliquer sur l’icône « RIB Plan » :



2.1.3 Module Sélection Compte

• Arguments sur catalogue

Socle GL/Module Sélection compte/Icône ou menu Catalogue

De la même manière que le module Edition, des paramètres peuvent être intégrés lors de

l’exécution d’une requête cataloguée. Ceci permet d’affiner le résultat de la recherche.

Pré- requis : les arguments associés doivent figurer dans la requête de sélection.

• L’association des arguments se fait à partir de l’onglet Association d’arguments pour la requête sélectionnée.

• Les arguments paramétrés apparaissent ensuite dans l’onglet Arguments.



• Suivi des soldes journaliers

Socle GL/Module Sélection compte/Menu Suivi des soldes journaliers

Le suivi des soldes journaliers permet l’analyse détaillée des soldes des locataires.

Il fonctionne par session (une session est une période de traitement) et il est possible d’ouvrir

autant de sessions que souhaité.

Le calcul d’une session ramène tous les locataires en impayé (possibilité de paramétrer un filtre

par agence ou par ensemble à la création de la session).

Une session est mise à jour par le biais des encaissements et, selon le paramétrage, par le biais

de certains événements après recalcul de celle-ci.

Paramétrage d’une session :

Le paramétrage d’une session s’effectue à partir de la fenêtre du suivi des soldes journaliers en

cliquant sur l’icône Initialiser une session.

Fenêtre de paramétrage d’une session :


Signification des différents champs :

Code : numéro d’incrémentation unique servant à identifier une session.

Initialisation : date à laquelle la session a été initialisée.

Nature de compte : compte pour lequel on ouvre une session de suivi.

Etat :

• Initialisée : la session est juste créée dans la fenêtre de paramétrage d’une session. • Calculée : la session a fait l’objet d’un calcul dans la fenêtre de traitement du suivi

journalier. • Clôturée : la session a été clôturée dans la fenêtre de paramétrage d’une session.

Une fois le paramétrage de la session effectué et la session sélectionnée, le calcul de celle-ci se fait à partir de la fenêtre de Suivi des soldes journaliers.

Le résultat du calcul est présenté sous forme de tableau :

L’accès aux informations pour un ensemble se fait par un clic sur


Signification des différents champs :

S. jour : solde du compte locataire au jour du calcul de la session.

T : nombre de termes impayés partiellement ou totalement.

S. déb M : solde en début de mois après quittancement.

S. fin N-1 : solde du mois précédent avant quittancement.

Variation : résultat de la différence entre le solde du mois en cours et le solde du mois précédent.

Date Rg : date du dernier règlement effectué par le locataire.

Mt Rg : montant du dernier règlement effectué par le locataire.

Md Rg : mode de règlement du dernier paiement effectué par le locataire.

R. PA : selon le paramétrage mis en place, cette case se coche automatiquement lorsque le locataire est en rejet de prélèvement.

Montant : montant prévisionnel du plan sur le mois précédent.

Plan : numéro du plan du locataire.

Début/Fin : dates de validité du plan.

APL : montant d’APL perçu par le locataire.

Ech. : Échéance sur laquelle l’APL a été perçue.

Mode P : mode de paiement du locataire.

Pré- contentieux : visualisation du dernier événement de la catégorie pré- contentieux saisi dans la communication avec la date de saisie dans le champ suivant.

Contentieux : visualisation du dernier événement de la catégorie contentieux saisi dans la communication avec la date de saisie dans le champ suivant.

Action : choix d’une action dans une liste paramétrée permettant d’expliquer l’origine de l’impayé.

Rôle : définit lors de la saisie de la fiche client (ex : personne physique, association…).

PCS : Professions et Catégories Socioprofessionnelles définies dans la fiche client du locataire.

G. loyer : pré- requis : utilisation du module des Aides et paramétrage. Si le locataire bénéficie d’une garantie de loyer cette case est cochée automatiquement.

P. social : partenaire social du locataire (garant, tuteur…) spécifié dans la fiche client au niveau de la composition familiale.

Note : zone de saisie libre.

Dans certaines colonnes, des informations provenant d’autres modules sont accessibles avec des boutons d’information. Le fait de disposer de ces informations au niveau de la grille de résultat évite à l’utilisateur d’avoir à ouvrir les différents modules. Un clic dans la colonne permet d’accéder au bouton.



2.1.4 Module Compte Dossier

• Locataires prélevés

Socle GL/Module Compte dossier/Fenêtre principale/Onglet écritures clôturées

Pour les locataires en prélèvement un reçu peu être édité à partir du module Compte Dossier.

Fenêtre accessible en double cliquant sur la ligne du prélèvement.


• Plan d’apurement

L’existence d’un plan ainsi que ces éléments caractéristiques sont visibles au niveau du

module. Ceci permet une meilleure visibilité de la situation du locataire. L’utilisateur n’a plus

besoin d’aller dans le module Communication pour vérifier l’existence d’un plan d’apurement.



2.1.5 Module Communication

• Plan d’apurement

Socle GL/Module Communication/Icône Plan d’apurement

Un filtre sur la nature du plan a été ajouté. Il permet de limiter la liste des modèles proposés

suivant la situation du client.

Lors de la création du plan, selon le paramétrage :

• Un contrôle sur les mensualités du plan par rapport aux revenus du locataire pourra

être effectué.

• Le montant d’un plan d’apurement pourra être plafonné à la dette du locataire.

• En création manuelle, possibilité de limiter le nombre de mois pour l’étalement.

• Possibilité d’autoriser ou non la création manuelle.

L’utilisation de ces fonctionnalités nécessite du paramétrage.

2.1.6 Module Cibles individuelles

• Nouvel onglet Quittancement Annexe/Réparations locatives.

Socle GL/Module Cibles individuelles/Onglet Quittancement annexe/Réparations locatives

Cet onglet permet de facturer des réparations locatives avec le descriptif des articles utilisés.

Deux modes de facturation :

• Intégration dans le quittancement complémentaire qui peut être désormais journalier

selon paramétrage.

• Intégration dans le quittancement mensuel.


Il est possible d’éditer immédiatement la facture à remettre au locataire lorsque celui-ci vient

régler en cliquant sur cet icône .

Description des différents champs :

Désignation : libellé de l’article utilisé. Les articles proposés dans la liste sont gérés

dans la gestion de stock du domaine Gestion des dépenses d’entretien.

V : vétusté. Si il n’y pas de vétusté appliquée sur l’article la valeur de la

colonne est N (non).

Quantité : nombre d’articles utilisés.

PU TTC : prix unitaire TTC de l’article.

TOTAL TTC : prix total TTC des articles.

Franchise : montant de la franchise appliquée.


Lieu : lieu d’exécution des travaux.

Date saisie : de la ligne.

Tx. Vét : taux de vétusté appliqué sur l’article. Ce taux est défini dans le domaine

de la Gestion des dépenses d’entretien au niveau de la gestion de

stocks.

Mt. Récup : montant facturé récupérable par le bailleur auprès du locataire.

U : unité utilisée pour le calcul des articles (unité, m2…).

Rubr : code de la rubrique utilisée pour refacturer tout ou partie des travaux

au locataire.

Numéro : du compte budgétaire.

L’utilisation de cet onglet nécessite au préalable un paramétrage des rubriques et comptes

budgétaires récupérables sur un article dans le domaine de la Gestion des dépenses

d’entretien.

• Calcul automatique de la taxe

Socle GL/Module Cibles individuelles/Onglet Cibles individuelles/Saisie d’une cible

Lors de la saisie d’une cible individuelle (pour les rubriques soumises à la TVA) le calcul de la

taxe se fait automatiquement.

Possibilité de rendre le champ Taxe obligatoire ou non selon le paramétrage.


2.1.7 Module Encaissement

• Lettrage par poste

Socle GL/Module Encaissement/Fenêtre de saisie d’un encaissement

Possibilité de lettrer le règlement sur un poste en particulier et par terme.

Exemple : un client effectue un règlement composé pour une partie de son loyer et pour l’autre

partie de réparations locatives. Le loyer ira sur un poste de lettrage et les réparations sur un

autre.


• Répartition d’une écriture sur plusieurs dossiers


Possibilité de répartir l’encaissement d’un même règlement par chèque sur plusieurs dossiers.

Cette fonctionnalité évite à l’utilisateur d’avoir à procéder à un encaissement pour chaque

locataire et permet d’avoir le nombre exact de chèques à remettre en banque.



• Ouverture automatique des bordereaux


Lors de la saisie d’un encaissement, un clic sur un journal d’encaissement ouvre

automatiquement un bordereau à la date du jour. Il n’est donc plus obligatoire de les ouvrir à

partir de la fenêtre Ouverture d’un bordereau.



• Simplification des étapes de clôture

Socle GL/Module Encaissement/Menu Clôture d’un bordereau

Les étapes de clôture ont été simplifiées et certaines éditions, comme celles des états de

clôture, ne sont plus obligatoires.

• Filtre structure sur les créances douteuses

Socle GL/Module Encaissement/Menu Créances douteuses

Possibilité de limiter le traitement au niveau organisationnel souhaité en cliquant sur si la gestion des structures est paramétrée.


2.1.8 Module Prélèvements

Socle GL/Thématique Mensuel/Prélèvements

Possibilité de définir les sessions de prélèvements de l’année suivant un calendrier. Utilisé

uniquement si traitement par batch.

S’il n’y a pas de traitement par batch, il est possible de renseigner la table T_RIB_CALENDRIER.


2.1.9 Module Fluides

• Droit spécifique

Gestion des droits/Droits par utilisateurs/fenêtre Nouveaux droits

Un droit spécifique a été rajouté au niveau de l’onglet Prix des fluides. En effet, cet onglet peut

avoir des impacts importants dans la chaîne de régularisation des charges.



• Compteurs généraux

Socle GL/Module Fluides/Onglet Points de comptage

Deux modes de gestion sont proposés pour gérer les compteurs généraux.

Rattachement d’un compteur général aux compteurs individuels

Possibilité de mise en place d’une gestion de compteurs généraux. Cette fonctionnalité permet

de lier l’ensemble des compteurs individuels au compteur général afin de suivre les écarts de

consommation.

Cette fonctionnalité est disponible en standard mais nécessite une analyse avant utilisation.

Rattachement d’un point de comptage à une cible de charges ou à une cible de fluides

Possibilité depuis l’onglet point de comptage de rattacher un compteur général à une cible de

régularisation de fluides. Ce lien permet de répartir automatiquement sur la cible la différence

entre la somme des consommations des compteurs individuels et la consommation du

compteur général.

Rattachement à une cible de charge.

Rattachement à une cible de fluide.

Cette fonctionnalité est disponible en standard mais nécessite une analyse avant utilisation.


2.1.10 Module Décompte

• Intégration du quittancement à venir

Socle GL/Module Décompte/Onglet Saisie du décompte/Onglet Quittancement total

Intégration dans le décompte de la facturation des mois non encore quittancés.


• Intégration du quittancement rétroactif

Socle GL/Module Décompte/Onglet Saisie du décompte/Onglet Détail rétroactif

Intégration du calcul du quittancement rétroactif sur le/les mois précédents afin de prendre en

compte les départs de locataire après quittancement : plus besoin d’attendre pour générer le

décompte que les cibles de rectification soient déversées dans le compte locataire.


• Zone rubrique multi comptes

A chaque rubrique de décompte, on pourra associer plusieurs comptes et un traitement

spécifique (ex : deux comptes de DG différents).



2.1.11 Module Quittancement rétroactif

• Gestion des sessions de quittancement

Socle GL/Thématique mensuel/Module Quittancement rétroactif

Possibilité de créer une session de quittancement rétroactif mensuel historisée dans la table

JOURNAL_RETRO.

• Paramètres de calcul


Les paramètres de calcul pourront être renseignés par défaut à l’ouverture du module suivant le

type (échu ou à échoir) ainsi que la périodicité et le nombre de mois de calcul rétroactif.


• Annulation de l’injection de cibles individuelles


Les cibles individuelles issues du quittancement rétroactif pourront être supprimées depuis le

module Quittancement rétroactif avant le quittancement, uniquement si aucun autre calcul n’a

été initialisé.


2.1.12 Module Quittancement

• Quittancement journalier

Socle GL/Thématique mensuel/Module Quittancement/Fenêtre Maintenance des journaux

Il est désormais possible d’effectuer un quittancement journalier des journaux

complémentaires. Ceci permet notamment de facturer immédiatement des réparations aux

locataires sans attendre le quittancement mensuel.

Ce quittancement journalier s’effectue dans le module Quittancement à l’aide de l’icône Initialisation du Quittancement Journalier.

La suite du quittancement s’effectue comme habituellement.

Plusieurs quittancements journaliers peuvent être lancés dans la même journée.


Cette fonctionnalité est disponible en standard.

• Le terme actif

Remplacement du contrôle du terme actif par l’historisation des journaux de quittancement

avec un droit d’écriture sur le dossier locatif.

• Ajout d’une période de début et de fin de facturation

Cela permet, pour les quittancements non mensuels, de spécifier les mois de début et de fin de

période quittancée.

• Prise en compte des dates de début et de fin de rattachement d’un lot à une cible permanente dans le quittancement, le décompte et la régularisation des charges

Socle GL/Thématique Cibles/Module Module Cibles permanentes/Fenêtre principale

Ces dates ont été mises en place pour résoudre les problèmes de régularisation des charges.

Elles seront prises en compte dans la facturation.



2.1.13 Module APL

Socle GL/Thématique mensuel/Module APL

Le traitement de l’APL se fait désormais par session : il est possible de créer une session par

caisse ainsi que par utilisateur. Plusieurs utilisateurs différents peuvent donc traiter l’APL

simultanément.

Intégration de deux nouvelles notions dans le traitement de l’APL :

• La notion de session automatique si intégration de fichiers informatiques.

• La notion de session manuelle si saisie manuelle d’un fichier.

Ces deux notions ont été intégrées dans les recherches d’une session :

La partie haute de la fenêtre permet de définir les différents critères de recherche.


La partie basse de la fenêtre affiche le résultat de la recherche.

Signification des différents champs de la partie basse de la fenêtre :

Session : code de la session de traitement.

Période : année et mois de traitement de la session d’APL.

Agence : nom de la caisse concernée (CAF, MSA).

Résidence : spécifique ADOMA.

Bordereau : la lettre P signifie bordereau de paiement.

la lettre R signifie bordereau de rappel.

Origine : la lettre A signifie que la session est automatique.

la lettre M signifie que la session est manuelle.

Etats : la lettre I signifie que la session est initialisée donc disponible pour le

traitement.

la lettre P signifie que seule la partie paiement du bordereau a été validée.

la lettre N signifie que seule la partie non paiement (suspension et retenue)

a été validée.

la lettre C signifie que le bordereau a été validé et clôturé dans son

ensemble.

Non p : non paiement. Cette colonne indique si le bordereau contient des

suspensions ou retenues d’APL.

Type d’aide : APL, AL, etc.

• Gestion par sessions automatiques

Le transfert des fichiers APL se fait comme habituellement par le biais de l’onglet Fiche-

Transfert des fichiers APL.

Ensuite, il faut aller rechercher la session à traiter suivant les différents critères proposés.


Le reste du traitement de l’APL s’effectue de la même façon, seule une validation

supplémentaire a été rajoutée à l’étape 3 :

La première étape consiste à enregistrer le traitement de l’APL mais il est encore possible à ce

stade d’apporter des modifications.

La deuxième étape consiste à valider le traitement de l’APL. Après validation, il n’est plus

possible d’apporter des modifications.


• Gestion de l’APL ou de l’AL par session manuelle

Si le fichier APL ou AL n’est pas fourni sous la forme d’un fichier informatique, il est possible de

traiter ces aides par la création d’une session manuelle.

La création d’une session manuelle de traitement de l’APL se fait à partir du menu Nouvelle.

1

2



• Gestion des indus

Cette fonctionnalité permet de gérer les indus de la CAF en automatique.

Cette fonctionnalité nécessite du paramétrage.

• Gestion des requêtes par famille

Globalisation du traitement de l’APL par caisse, nature d’aide et type d’aide.

• Ajout d’un contrôle sur les identifications d’un dossier

Le contrôle est effectué sur les périodes de validité du dossier du locataire selon le terme d’APL

traité.

C’est donc le dossier ouvert qui est pris en compte dans le traitement de l’APL.

Cela évite d’avoir à traiter les anomalies du type plusieurs dossiers.


2.1.14 Gestion du SLS

• Module Client

Socle GL/Thématique Client/Module Client

Onglet SLS :

• Affichage de la catégorie de ménage.

• Mise à jour de l’année en automatique.


2.1.15 Module Paramétrage de la communication

• Modules communication, dossier locatif, sélection compte, planning.

Socle GL/Thématique Paramétrage/Module Communication/Fenêtre Maintenance des modèles

Possibilité de mise en place d’un filtre sur les modèles de courriers suivant la situation du client

ou le type de bail/dossier.

Exemple : pour un bail de type logement un bail de type garage ne sera pas proposé lors de

l’ouverture de la fenêtre d’édition des courriers.


• Paramétrage des courriers.

Deux zones de paramétrage des champs de courriers (4 et 5) ont été rajoutées.

Possibilité de protéger le courrier par un mot de passe par catégorie : seul l’utilisateur

connaissant le mot de passe pourra modifier le courrier.


3 Evolutions Gestion des Dépenses d’Entretien


Le module Gestion des Réclamations a été déplacé dans le socle applicatif « Gestion Locative/Gestion Technique du Patrimoine ». Mais il est toujours possible de le lancer à partir du socle GDE.

3.1.1 Module Réclamations

• Réclamation pour un client non locataire

Socle GL/module Réclamations/Ecran principal/Saisie de la réclamation

Il est désormais possible de saisir une réclamation pour un client, une personne physique ou

morale (association…) non locataire. Cette fonctionnalité est utile, par exemple, dans le cas

d'une réclamation d'un prospect, soit d’un demandeur non locataire, qui demanderait l'état

d'avancement de son dossier.

Des modifications conséquentes ont été apportées dans la gestion des réclamations :

• La gestion des réclamations a été séparée de celle des interventions

techniques (Bons de Travaux), car les réclamations ne sont pas nécessairement liées à du patrimoine.

• Dans l’interface de saisie, des regroupements d'informations de même nature ont été effectués pour une meilleure lisibilité :

1 Informations temporelles 2 Informations principales 3 Patrimoine 4 Travaux (ajout : affichage du code du sinistre) 5 Locataire 6 Correspondants


Les réclamations sans rattachement au patrimoine peuvent être saisies, mais elles ne peuvent

pas donner suite à un bon ou demande de travaux. Pour une réclamation sans patrimoine

aucune information du patrimoine ne s’affiche, comme illustré ci-dessous.

1

2

3

4

5

6


Si l’on essaye de créer un bon de travaux, un message bloquant empêche de le créer :

• Création d'un état « E »

Socle GL/module Réclamations/Ecran principal/Saisie de la réclamation

Un état « E » a été créé pour distinguer les réclamations qui sont en cours de rédaction de

celles qui sont à traiter.

Cet état permet de distinguer celles qui sont à traiter de celles qui sont en cours de traitement.

Rappel de la liste des états :

• R : En cours de rédaction.

• E : Editée, la rédaction est prise en compte.

• T : En Traitement, (rappel la création d’un bon impose le passage à l’état T).

• X : La réclamation est classée (rappel : si tous les bons liés à la réclamation sont traités, la réclamation passe à l’état X).

• S : Suppression, la réclamation n’est plus prise en compte dans les réclamations traitées.

Dans le module des bons de travaux, les réclamations visibles dans le champ « Réclamation »

sont celles à l’état E ou T.


Tableau récapitulatif des différents états en fonction des actions menées :

Action Etat initial de la

réclamation

Etat final de la

réclamation

Commentaire

Impression R E L’impression d’une réclamation fait

passer celle-ci à l’état E sauf si un

bon est lié à celle-ci, dans ce cas

la réclamation passe à l’état T.

Impression (si un bon est lié à

la réclamation)

R T

Création d’un bon R T Il est possible de créer un bon à partir

d’une réclamation à l’état R ou E. Création d’un bon E T

Annulation de l’impression E R L’annulation fait passer la

réclamation de l’état E ou T à l’état

R.

Annulation de l’impression T R ou E L’annulation à l’état T fait passer la

réclamation à l’état R.

• Tri du résultat de la recherche des réclamations

Socle GL/module Réclamations/Ecran principal/Recherche de la réclamation

Afin de permettre une meilleure lisibilité lors de la recherche des réclamations, si aucun choix de tri n’est fait (1), le résultat est tout de même trié dans l’ordre chronologique décroissant.

1


Résultat :

• Blocage de la génération de « Bons sur contrat non gérés»

Socle GL/module Réclamations/Ecran principal/Onglet Création de Bon

Dans une réclamation, si l’on veut saisir un bon sur contrat et qu’il n'existe pas de constat saisi

pour le patrimoine impacté, un message bloquant empêche la création de bon sur contrat.

• Choisir un fournisseur/marché lors de la création du bon


L'écran de création des bons est maintenant accessible par l’onglet dédié « Création de Bon ».

Cet onglet permet de saisir l’exercice et le fournisseur, le marché ou l'équipe de régie.

L’onglet « Courriers en réponse » a été déplacé à la suite des onglets.

Les informations concernant l’agrément du patrimoine rattaché ont été déplacées dans l’onglet

de création de bon, car celles-ci sont utilisées uniquement dans le cas de travaux à réaliser.


Onglet Création de Bon avec les champs « Destinataire » et « Equipe ».

On distingue l'équipe de régie du destinataire de la réclamation.

• Champs pour la création d'un bon/demande de travaux


De nouveaux champs sont à saisir pour pouvoir créer un bon de travaux ou une demande de

travaux :

1 Service traitant le bon : service propriétaire du bon. 2 Exercice comptable : doit être renseignée pour pouvoir saisir les champs suivants. 3 L'entreprise, le marché ou l'équipe de régie selon le type de bon à créer.

1

2

3


3.1.2 Module Interventions

• Accès direct au module Factures

Socle GDE/module Interventions/Ecran principal/Saisie du Bon

A partir d’un bon de commande simple, un bon de commande entreprise ou d’un bon

d’échéance, il est désormais possible d’accéder au module Factures et de visualiser la facture,

liée au bon ou au marché, en effectuant un clic droit sur celle à actualiser.

Ecran illustrant l'accès direct au module facture :

Pré requis : Le bon doit être lié à une facture.


• Réceptionner un BT avec un tarif de l'année N-1

Socle GDE/module Interventions/Ecran principal/Saisie du Bon sur marché

Le champ « Tarif » (1) a été ajouté pour permettre de changer le tarif du marché : changement de tarif en début d'année avec saisie du reliquat sur l'exercice N-1. Celui-ci n'est accessible que

si le bon est sur marché.

Les tarifs proposés sont filtrés sur la notion de clôture du tarif. Seuls les tarifs non clôturés sont

accessibles. Il est donc possible d’autoriser ou d’interdire l’utilisation d’anciens tarifs.

Ecrans illustrant la possibilité de

changer de tarif.

1


• Personnalisation du courriel d’un bon de commande

Il est désormais possible de personnaliser le corps du message lors de l'envoi du bon de

commande par courriel.

Voir le « Paramétrage des nouvelles fonctionnalités » :

Personnalisation du corps du message lors de l'envoi du bon de commande par mail

• Ajout de la TVA dans l'aide de l'article


La colonne « TVA » a été ajoutée dans l’écran « Liste des articles du marché». Celle-ci permet

d'afficher le taux de TVA des articles. Ce qui permet de choisir des articles ayant le même

libellé mais un taux de TVA différent.

A la saisie d’articles, la liste des articles s’affiche ainsi que la TVA :


• Ajout de critères de recherche

Socle GDE/module Interventions/Ecran principal/Recherche de Bons

Il est dorénavant possible de rechercher les bons par la :

• date de réception,

• date d’exécution des travaux prévisionnelle,

• date d’exécution des travaux réelle.


• Bon de commande envoyé au format PDF

Socle GDE» , module Interventions, Ecran principal, Saisie du Bon

Le fichier envoyé est au format « .pdf » et non plus au format « .rtf ».

• Restriction de la visualisation et de l'accès des bons

Socle GDE/modules Bon de Commande Simple/Entreprise/Marchés Techniques/Ecran principal

Cette restriction consiste à interdire la visualisation des bons aux autres services. Ainsi, seuls

les utilisateurs, du même service que le créateur, peuvent consulter les bons.

La recherche se fait par service :

Ecran de résultat de la recherche des bons


Un message bloquant s’affiche, lors de la recherche de l’historique ou lors de l’actualisation,

lorsque le bon n’est pas du même service :

• Changer de tiers après réception de la commande


Lorsque le bon est à l’état « T », qu’il n’est pas lié à une facture et qu’aucune ligne n’est

réceptionnée, il est dorénavant possible de changer d’entreprise :

Ecran de saisie des bons


Pré requis :

• Bon à l’état « T »

• Bon non lié à une facture

• Lignes du bon non réceptionnées

• Accéder aux devis après suppression du bon de commande


Après une suppression logique du bon de commande (état « S »), il est désormais possible de

visualiser le devis :

Pré requis : Il doit y avoir un devis rattaché au bon.


3.1.3 Module Régie

• Création d'un état « E »

Socle GDE/Module Régie/Ecran principal/Saisie du Bon régie

Un état « E » a été créé pour distinguer les différentes étapes de traitement d'un bon régie.

Cet état permet de distinguer les bons qui sont en cours de rédaction, des bons qui sont à

traiter par la régie. Il permet aussi de distinguer ceux qui sont à traiter de ceux qui sont en

cours de traitement.

Rappel de la liste des états :

• R : en cours de rédaction

• E : édité, le bon est à traiter par la régie

• T : en traitement

• X : le bon est classé

• S : suppression

Tableau récapitulatif des différents états en fonction des actions menées :

Action Etat initial du bon régie Etat final du bon régie

Impression R E

Renseignement de la date de réception E T

Annulation de l’impression E R

Annulation de l’impression T R


• Suppression logique des équipes de régie

Socle GDE/module Paramètres/Ecran principal/Choix 32 Equipes de régie

Un nouveau champ a été ajouté dans le masque de saisie des équipes de régie. Ce champ

permet la suppression logique d'une équipe de régie :

Cette suppression logique a pour effet de ne pas afficher les équipes de régie supprimées

logiquement dans la liste :

• 0 pas de suppression logique

• 1 suppression logique activée

Liste de sélection des équipes de régie

Pré requis : pouvoir saisir des équipes de régie.


3.1.4 Module Réparations Locatives

• Modification du n° de quittancement complémentaire

Socle GDE/module Réparations locatives/Ecran principal/Génération de cible individuelle

Un nouveau champ « Compl » a été ajouté au tableau de Génération des cibles individuelles. Ce

champ « Aidé» propose différents choix possibles.

La valeur proposée par défaut dépend du paramétrage.

Ecran de modification du n° de quittancement complémentaire


3.1.5 Module Article

• Ajout d'un filtre pour articles non supprimés logiquement

Socle GDE/module Articles/Ecran principal/Gestion de la Nomenclature

Un nouveau filtre a été ajouté. Il permet de sélectionner les articles non supprimés

logiquement, soit les articles qui n'apparaissent plus dans la liste des articles.

Le choix fait dans ce champ est mémorisé lors de la fermeture du module, par défaut il est

positionné sur « non-supprimés ».

3.1.6 Module Marchés Techniques

• Gestion des avenants

Socle GDE/module Marchés Techniques/Ecran principal/Saisie des marchés Techniques

Un bouton « Budget» (1) a été ajouté à la barre d'outils du module. Ce bouton permet de visualiser les différents mouvements saisis.

Ecran des mouvements saisis.

1

2

3


Le deuxième onglet permet de consulter l’historique par année :

Le choix d’une année se fait par un clic sur la ligne du tableau supérieur et permet de voir

l’historique budgétaire de l’année pour le marché.

• Marchés à commandes pluriannuels


La méthode de calcul du montant annuel du marché a changé : le champ « Total du marché »

n'est plus utilisé, le montant annuel est obtenu par sommation des avenants.

Le montant de la première année est saisi directement dans le tableau.

Après enregistrement, on peut consulter le montant total et le montant de l’année.

Ecran de saisie des marchés à commandes.

Pour modifier les montants du marché (ou si les montants n’ont pas été saisis), un bouton (1) permet d’accéder à une interface de visualisation et de modification similaire aux marchés

comptables.


Un double clic sur le tableau (2) permet d'afficher la même interface.

Le premier onglet permet de saisir un avenant :

Le deuxième onglet permet de consulter l’historique par année :

Le choix d’une année par un clic sur la ligne du tableau supérieur permet de voir l’historique

budgétaire de l’année pour le marché.

1/ Saisie d’un avenant :

• La description est libre.

• La date proposée est celle du jour.

• Le type de mouvement est à choisir parmi une liste.

1

2


Liste des types de mouvements

2/ Pré-enregistrement d’un avenant :

3/ Enregistrement définitif d’un avenant :


Résultat après enregistrement :


• Utilisation des sous traitants dans les bons de commande sur marché


Un onglet a été ajouté dans la fenêtre de saisie des marchés techniques. Cet onglet contient un

tableau géré comme dans les marchés d’investissement :

• Un double clic sur l’entête de colonne (numéro ou libellé) permet d’ajouter un

co-contractant ou sous traitant. • L’enregistrement se fait par la disquette.

Exemple d’enregistrement d'un sous-traitant

REMARQUE : L’intervenant peut être utilisé dans les modules de bons de commande.


• Contrôler l'utilisation des marchés dans les modules de commande

Socle GDE/module Marchés Techniques/Contrats d'Entretien/Ecran principal

Il est désormais possible de ne pas utiliser le marché dès sa création, ce qui laisse le temps de

compléter le bordereau de prix, les prestations et de les vérifier.

Module Contrats d'Entretien avec la nouvelle case à cocher :


• Nombre de sous marchés non limité

Socle GDE/module Marchés Techniques/Fenêtre principal

Le nombre de sous marchés pour un même marché n’est plus limité à un, il peut donc y avoir

une arborescence plus importante.

• Amélioration de la recherche d'un article dans un bordereau de prix

Socle GDE/module Marchés Techniques/Contrats d'Entretien/Onglet Bordereau de prix

Afin de faciliter la recherche d'articles dans le bordereau de prix, 3 critères de filtrage ont été

ajoutés, ces filtres sont similaires à la gestion de la nomenclature des articles :

• Code de l’article

• Libellé de l’article

• Corps d’état de l’article

Utilisation des filtres : Les filtres se déclenchent dés que l’on quitte un champ, ils sont

combinatoires et sont annulés si tous les champs sont vides.


Onglet Bordereau de prix du module Contrats d'Entretien :


Onglet Bordereau de prix du module Marché à Commandes :

Exemple :


3.1.7 Module Contrats d'entretien

• Calcul des indices

Socle GDE/module Contrats d'Entretien/Calcul des indices

Les indices du coût du travail horaire, tous salariés (ICHT-TS1 & ICHT-TS2) ont été remplacé par

un seul et nouvel indice (ICHT_IME).

ICHTT-ME regroupe ICHTTS1 & ICHTTS2

Cette création impact les indices suivant :

� ICHTTS1 : pour les industries mécaniques et électriques. � ICHTTS2 : pour les services principalement rendus aux entreprises.

Ce changement doit être pris en compte dans le calcul des formules de révisions des

prestations de contrats.

Procédure du remplacement d'indice :

1) Calculer les nouveaux prix unitaires des prestations des contrats suite à la révision en prenant en compte le changement d’indice. La valeur de remplacement dans la formule sera remplacée par valeur du nouvel indice multiplié par son coefficient de raccordement.

2) Saisir le code du nouvel indice, la date de changement et la valeur du coefficient de raccordement.

3) Dans le cas de changement d’indice, il faut interdire la saisie de la valeur de l’ancien indice pour les mois antérieurs à la date de changement.

4) Donc, il n’y a pas modification de formule à effectuer.

5) Dans la grille de saisie des indices : afficher la valeur du nouvel indice et la valeur de

l’ancien indice calculée dynamiquement dans une colonne à coté de l’ancienne valeur.


Données à traiter :

Les formules utilisant les indices ICHTTS1, ICHTTS2 ne seront pas modifiées.

Exemple : indice ICHTTS1 remplacé par l’indice ICHTIME.

1/ Saisir le nouvel indice ICHTIME :

Ecran de saisie du nouvel indice


2/ Renseigner l’indice de remplacement :

Ecran de saisie de l'indice de remplacement

3/ Saisir la date d’effet de l’indice de remplacement ainsi que le coefficient de

raccordement.

La colonne « Remplacement » est renseignée automatiquement.


Ecran de saisie du nouvel indice

Valeur de remplacement = valeur de l’indice de remplacement * coefficient de

raccordement

4/ Enfin, procéder à la révision.


• Suppression du champ « fréquence d'échéance»

Socle GDE/module Contrats d'Entretien/Ecran principal

La fréquence d'échéance a été retirée de l'entête du contrat. Elle est paramétrable dans les

prestations.

• Affichage de la date d'échéancier lors du lien avec l'engagement

Socle GDE/Module Bon d'échéance/Module facture/rattachement au bon

Lors de la saisie du descriptif du bon d'échéance, il est désormais possible de saisir la période

d'échéance.

Dans le module facture, en comptabilité, lorsque l'on effectue une recherche du bon

d’échéance pour le lier à la facture. Les périodes d’échéances ont été inscrites dans le

descriptif et sont affichées dans la liste des bons.


Exemple de recherche d'un bon d'échéance dans le module Facture :


• Génération des bons d'échéances avec le code agrément

Socle GDE/module Contrats d'entretien/Génération de bons d'échéances

Dans le module de gestion des contrats, lorsqu’on lance la génération des bons d'échéances,

ceux-ci sont créés avec l'agrément du contrat.

Ecran illustrant l'agrément du contrat sur les bons d'échéance

L’agrément du contrat est transmis au bon d'échéance, dans un premier temps, puis à la

facture.


3.1.8 Module Paramètres

• Améliorations des préférences d'imputation budgétaires/analytiques

Socle GDE/module Contrats d'entretien/Génération de bons d'échéances

Un nouveau bouton a été ajouté dans le menu configuration des Bons de commande simple.

Ce nouveau bouton « Imputation» permet de saisir les préférences d'imputations budgétaires

et analytiques, il permet de remplir le compte, l’activité, le lieu, le type et la rubrique de manière

plus simple et plus contrôlée.

Il offre, de plus, la possibilité de désactiver le remplissage des informations en un seul

paramètre en gardant le reste du paramétrage.

Liste des nouvelles possibilités :


Tableau récapitulatif des différentes options avec de leurs impacts :

Compte Activité Lieu Type rubrique

0 Aucuns X X X X X

1 Les derniers saisis X X X X X

2 Toujours les

mêmes

X X X X X

3 Ceux de l’article X X X

Une option permet de ne pas utiliser les choix des imputations gérées dans les préférences

- Option 0 :

Ne renseigner aucun champ. - Option 1 :

Remplir les champs indiqués dans les préférences avec les valeurs utilisées lors

du dernier enregistrement d’une ligne de commande. - Option 2 :

Renseigner les champs indiqués dans les préférences avec toujours les même

valeurs définies dans les préférences. - Option 3 :

Renseigner les champs indiqués dans les préférences si ces informations sont

renseignées au niveau de l’article.

Nouvelle ligne :

Toutes les options :

Ne renseigner aucun champ : les informations venant des préférences seront

affichées après le choix de l’article.

Saisie de l’article :

Renseigner les champs selon les informations des préférences, si le compte est

renseigné et s’il est validé, l’imputation analytique sera conservée et contrôlée.

Saisie du compte :

Si le compte saisi est valide, l’imputation analytique sera remplie selon les

préférences et la validité de celle-ci sera contrôlée.


4 Evolutions Gestion Technique du Patrimoine


La version Prem’Habitat PRH2.0 impose un nouveau standard ergonomique. Ainsi

l’environnement de la Gestion Technique du Patrimoine (G.T.P.) fait désormais parti du socle de

la Gestion Locative (GL).

La G.T.P. impacte 3 domaines d’activité :

• D’abord la Gestion financière : pour la mise en place des calculs prévisionnels de dépenses (Scénarios ou Scénarii prévisionnels) au travers de la gestion des équipements et des travaux.

• Ensuite le Service Technique : pour le suivi des interventions, selon la localisation patrimoniale et la planification, et le suivi des visites des équipements de sécurité.

• Enfin la Gestion locative : pour la mise en place des décomptes de surfaces corrigées et utiles, les équipements adaptés aux personnes à mobilité réduite etc.

4.1.1 Gestion des carnets d’identités

Socle Gestion Locative\Gestion du Patrimoine \ Paramétrage \ Onglet Carnet d’identité

L’une des évolutions majeure de la G.T.P. est sans doute la gestion du carnet d’identité. Le

carnet d’identité (CI) est une fiche d’information personnalisable tant au niveau de l’entête que

de son contenu. Ce dernier peut être rattaché à un équipement ou à un élément du patrimoine.

Désormais, accessible par plusieurs modules, une gestion des droits d’accès est disponible.

Nouveautés :

• Ruban des options (Z1)

• L’ergonomie conviviale et efficace

• Point d’accès plus étendu (le Patrimoine, le prévisionnel, Élément …)

• Acquisition automatique de données


Descriptif des icônes (Z1) :

: Nouveau Carnet d’identité.

: Modifier un carnet d’identité.

: Supprimer un carnet d’identité.

: Rechercher un carnet d’identité.

: Nouveau champ du carnet d’identité.

: Modifier un champ du carnet d’identité.

: Supprimer un champ du carnet d’identité.

Z1

Z2

Z3


Descriptif des champs (Z2) : Liste des carnets d’identité

Code : Indique le numéro du CI.

Libellé : Indique le nom du carnet d’identité.

Type d’objet : Indique le niveau de rattachement du CI.

Descriptif des champs (Z3) : Champs du carnet d’identité

Famille : Indique la famille ou catégorie de données manipulées.

Libellé champ : Indique le nom des champs du carnet d’identité.

Typ : Indique le format de la donnée (Caractère, numérique, date).

Longueur : Nombre de positions selon le type du champ.

Obli : Indique si la saisie du champ est obligatoire ou non (Non ou Oui).

Aidé: Indique si le champ donne accès ou non à une liste de valeurs

paramétrable.

Req : Indique s’il y a des requêtes de mise à jour associées au champ (Non/ Oui).

• Entête du carnet d’identité (CI)

SOCLE Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Paramétrage \ onglet Carnet d’identité \ Bouton Nouveau carnet d’identité

Le point important dans la création de l’entête du carnet d’identité est son niveau de

rattachement intitulé « Type d’élément » ou « Type objet » car il imposera le point d’accès à son

utilisation.

Cheminement :

Cod : Indiquer le numéro du carnet d’identité.

Libellé : Saisir le nom du carnet d’identité.

Type d’élément : Indiquer le niveau de rattachement du carnet d’identité.

Valider : Ne l’activer que pour clôturer et enregistrer la saisie.

Annuler : Ne l’activer que pour annuler la saisie en cours et ferme la grille.


• Corps du carnet d’identité

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Paramétrage \ onglet Carnet d’identité \ Bouton Nouveau Champ du carnet d’identité

Quatre types de données pour la création du corps du carnet d’identité : Caractère, Numérique,

Date et SQL.

De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées :

• Gestion des droits d’accès via onglet « Droit ».

• Modification automatique de données via des requêtes (onglet « Requête »).

Pré requis :

• Accéder à la gestion des carnets d’identité

• Sélectionner un carnet d’identité


Groupe: Indique le nom du carnet d’identité.

Famille: Indique la famille de données ou d’information (liste de valeurs

paramétrable).

Libellé: Nom du champ à remplir.

Type de donnée: Indique le Format de la donnée à saisir (caractère, numérique, date et SQL).

Longueur: Nombre d’unité ou de caractères maximum autorisé.

Obligatoire: Cocher la case pour une saisie obligatoire de la donnée à l’utilisation.


Requête de sélection : Champ permettant la saisie de requêtes ramenant une donnée en

automatique. Accessible avec le Type de donnée « SQL ».

• Paramétrage du champ aidé

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Paramétrage \ onglet Carnet d’identité\ Bouton Nouveau Champ du carnet d’identité

Permet la mise en place d’une liste de valeurs paramétrables.

Pré requis :

• Accéder à la gestion des carnets d’identité.

• Sélectionner un carnet d’identité.

Cheminement :

Groupe : Indique le nom du carnet d’identité.

Famille : Indique la famille de données ou d’information (liste de valeurs paramétrable).

Libellé : Nom du champ à remplir.

Champ aidé avec la liste suivante : Cocher pour la mise en place de la liste de valeurs.

Ajouter : Permet d’ajouter d’une ligne de valeur.

Supprimer: Permet d’effacer la ligne de valeur sélectionnée.


• Gestion des droits d’accès

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Paramétrage \ onglet Carnet d’identité

Selon la base des profils l’utilisateur autorisé pourra mettre en place les droits d’accès par

profil.

Les profils sont à créer via le module gestion des droits option « Déclarer les droits d’un

profile ».

Pré requis :

• Accéder à la gestion des carnets d’identité

• Sélectionner un carnet d’identité

• Sélectionner un champ du carnet d’identité


Droit de lecture pour les profils: Profils autorisés à la lecture des champs du carnet

d’identité.

Droit d’écriture pour les profils : Profils autorisés à l’écriture des champs du carnet d’identité.


• Paramétrage du champ d’information automatique

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Paramétrage \ onglet Carnet d’identité \ Bouton Nouveau Champ du carnet d’identité

Cette fonctionnalité permet de ramener une donnée en automatique via une requête SQL.

Pré requis :

• Accéder à la gestion des carnets d’identité.

• Sélectionner un carnet d’identité.


Groupe : Indique le nom du carnet d’identité.

Famille : Indique la famille de données ou d’informations.

Libellé : Nom du champ à remplir.

Type de donnée : Indique le format de la donnée à saisir (SQL).

Longueur : Par défaut est égale à 2000 caractères.

Obligatoire : Cocher la case pour une saisie obligatoire de la donnée à l’utilisation.

Requête de sélection : Permet de saisir la requête ramenant la donnée automatique.


• Saisie obligatoire du CI

Paramétrable dans la table GTP_PARAMETRAGE :

• Code 13 = 1, utilisation standard

• Code 13 = 2, saisie obligatoire du CI

Si le code 2 est activé alors, à la création d’un équipement, le carnet d’identité associé s’affiche

et demande à être complété.

4.1.2 Module élément

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Élément

Le module « Élément » permet de gérer les carnets d’identité, les équipements et les éléments

environnementaux. Ce dernier permet également de visualiser un historique des interventions

selon une localisation et un tableau de bord sur les équipements.

Nouveautés :


• Ergonomie conviviale et efficace

• Affichage enrichi

Grille « Élément » \ Onglet Équipement :

Z1


Descriptif des icônes :

: Créer Nouveau équipement.

: Modifier un équipement.

: Mouvement de l’équipement.

: Supprimer un équipement.

: Extraction des équipements vers Excel.

: Créer un nouveau constat.

4.1.3 Accès au carnet d’identité via l’onglet « Équipement »

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Élément \ onglet « Équipement »

S’il existe, le carnet d’identité lié à un équipement sera accessible via le module « Élément ».

Pré requis :

• Lancer le module « Élément ».

• Sélectionner via l’explorateur du patrimoine une localisation.

Grille « Élément » \ Onglet Équipement :

Un double clic sur un équipement fait apparaitre le carnet d’identité associé.


4.1.4 Accès au carnet d’identité via l’onglet « Tableau de bord »

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Élément \ onglet « Tableau de bord »

L’accès au carnet d’identité via le tableau de bord est également prévu.

Pré requis :

• Lancer le module « Élément ».


Cheminement :

• Développer l’arborescence de l’équipement.

• Sélectionner un équipement (affichage du bouton CI).

• Cliquer le bouton CI (affichage du carnet d’identité).


4.2 Module patrimoine

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Patrimoine

Le module « Patrimoine » permet de gérer le patrimoine physique de l’organisme.

Nouveautés :


• Ergonomie conviviale et efficace

• Le catalogue de recherche patrimonial

Grille « Patrimoine » \ Lot :

Des raccourcis correspondants aux besoins quotidiens sont représentés (Z2).

Z2

Z1


4.2.1 Créer un carnet d’identité


Pré requis :


• Activer l’option « Carnet d’identité »

Grille de saisie:

Descriptif des icônes :

: Nouveau carnet d’identité

: Enregistrer le carnet d’identité

: Annuler la saisie

Z1



Carnet: Indique le carnet d’identité souhaité.

Nom: Libellé de la saisie en cours.

Historique: Indication sur la date de création du carnet d’identité.

Carnet d’identité par défaut: Cocher cette case permet d’afficher le carnet d’identité

sélectionné à la consultation.

Corps du carnet d’identité (Z1) : Contenu du carnet d’identité à remplir.

4.2.2 Consultation d’un carnet d’identité


Pré requis :


• Activer l’option « Carnet d’identité »

Grille de présentation :


4.3 Module prévisionnel


Le module « Prévisionnel » permet de créer des scénarii de dépenses et de pouvoir effectuer des opérations telles que le lissage, le décalage ou encore les deux sur le résultat d’un calcul prévisionnel.

Nouveautés :

• Ruban des options (Z1).

• Ergonomie conviviale et efficace.

• Des critères plus étoffés pour filtrer les données.

• Une ventilation de l’enveloppe budgétaire.

Grille « Prévisionnel » \ Scénarii :

Z1


4.3.1 Gestion des filtres

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Prévisionnel \ Avancé

Les filtres de visualisation peuvent être masqués par le bouton

Grille de présentation :

Cheminement :

• Cliquer sur le bouton pour masquer la zone Z2.

• Cliquer à nouveau sur le bouton pour afficher les zones Z1 et Z2.

4.3.2 Ventilation de l’enveloppe budgétaire

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Prévisionnel \ Onglet « Avancé »

Ajout d’un tableau de ventilation de l’enveloppe budgétaire dans la consultation « Avancé » du

prévisionnel.

Pré requis :

• Lors du paramétrage du « Budget prévisionnel » indiquer le montant de l’enveloppe

budgétaire.

• Sur l’onglet « Scénarii », sélectionner un calcul prévisionnel.

• Saisie d’un budget prévisionnel


Descriptif :

Dans la zone Z1 : Affichage du détail du calcul prévisionnel selon les filtres utilisés.

Dans la zone Z2 : Affichage de la ventilation de enveloppe budgétaire selon le montant de

dépenses calculé.

4.3.3 Informations sur l’équipement

Socle Gestion Locative \ Gestion du Patrimoine \ Prévisionnel \ Onglet « Avancé » \ Information sur l’équipement

Pour chaque ligne du prévisionnel (équipement) un accès vers le carnet d’identité est désormais

proposé.

Z2

Z1


Pré requis :

• Sélectionner un scénario.

• Se positionner sur l’équipement au niveau du rattachement au patrimoine.

• Cliquer sur pour l’affichage du carnet d’identité.

Grille d’information sur l’équipement :

Descriptif :

Historique des interventions (Z1) : Tableau récapitulatif des bons de commande

entreprises liés au patrimoine.

Historique du carnet d’identité (Z2) : Affichage du contenu du carnet d’identité associé.

Z1

Z2


5 Evolutions Comptabilité Commerciale

5.1 Evolutions communes à tous les modules

5.1.1 Blocs-notes

Une nouvelle gestion du bloc-notes est proposée avec une historisation de l’ensemble des

modifications effectuées sur la fiche.

Il est possible de consulter ses blocs-notes, de les enregistrer, d’y ajouter des notes…, en

cliquant simplement sur l'icône ou par les boutons de raccourci proposés sur la fiche.

Il est possible de saisir l’ensemble des notes utiles (dans la limite de 4000 caractères) que l’on

souhaite rattacher à l’élément concerné (tiers, facture, marché…).

Une fois la saisie effectuée, un clic sur le bouton « Historiser le bloc note » permet à la fois

• d’enregistrer les notes saisies,

• d’ajouter dans le champ situé au dessus, une ligne supplémentaire comportant la

chronologie, l’auteur, ainsi que la date de modification de la note.


La fenêtre du bloc note intègre également l’historique des mails transmis.


5.1.2 Historique de la recherche

Ce nouveau bouton permet d’afficher les dernières recherches effectuées.

Les différents choix proposés sur cette fenêtre :

Éditer les dernières recherches effectuées.

Extraire sur Excel les dernières recherches effectuées.

Initialiser la fenêtre des dernières recherches effectuées.

Sélectionner la recherche.


5.2 Module Budget

5.2.1 Propositions de nouvelles éditions budgétaires

Module Budget/ Fenêtre principale/ Nouvelles éditions budgétaires

La fonctionnalité « Imprimer » accessible par le bouton , permet d’éditer les états relatifs

au budget.

Une nouvelle édition « 045 » « Balance budgétaire des dépenses par service » a été intégrée,

elle permet d’éditer la balance budgétaire associée à un ou plusieurs services, comptes et

sections.

Ajout du critère de sélection d’une fourchette de date sur l’édition 025 « Liste des transferts de

budget ».


5.3 Module Tiers

5.3.1 Tiers

Module Tiers/Fenêtre principale/Gestion des tiers

Un nouvel attribut « Blocage au paiement » offre la possibilité de bloquer le paiement des

factures dès leur création.

Les lettres d’information de paiement au fournisseur pourront être transmises par courrier ou

par courriel. La version d’envoi de la lettre fournisseur n’est pas encore opérationnelle.


• Dans le choix existant de « Mise à jour en masse des délais » (accessible via le menu

Edition/ Mettre à jour/Les délais de paiement…), deux nouvelles options ont été ajoutées :

o « Mise à jour en masse des délais sur les marchés »

o « Mise à jour des délais sur les factures non comptabilisées » : avec le choix de

mise à jour sur « les fiches avec valeur identique » ou « tous ».

5.4 Module Factures

5.4.1 Factures

Module Factures/Fenêtre principale/Saisie des factures

• Affichage du code sinistre sur les lignes d’imputation de la facture :


Ajout d’un contrôle maximum de jours entre la date de réception, la date externe, la date de

début de délai global de paiement et la date de fin de délai global de paiement. La valeur

paramétrée par défaut est de 90 jours.

Une correction a été apportée afin de contrôler l’existence du lien analytique avec le compte

comptable lors du contrôle comptable.

Ajout du statut WF (Web service Fait) avec le logiciel de LAD Azur. Ce statut s’applique aux

factures pour lesquelles le service a été réalisé.


• Editions proposées

Ajout du n° d'engagement sur les éditions 004 « Liste des factures validées non payées » et

007’ « Factures validées non payées (Tri cpte/budgétaire)».

Ajout du libellé du marché et du RIB sur l’édition 002 « Liste des factures contrôlée ».

Ajout des délais sur les éditions 014 « Etat de justification des soldes fournisseurs hors RG » et

015 « Etat de justification des soldes fournisseurs de RG ».

Ajout de deux éditions 019 « Balance âgée (par Compte) » et 020 « Balance âgée (par Tiers) ».

Ajout de l’édition 021 « Liste des factures payées avec intérêts moratoires » : les factures déjà

traitées et donc ayant le type de mouvement : 90 Intérêts moratoires générés ou 91 Intérêts

moratoires abandonnés seront exclues de cette édition. Un paramétrage de ces deux codes

mouvements doit être réalisé au préalable.

Ces deux nouveaux évènements seront proposés à travers la fenêtre historique de la

facture et par l’onglet « Mouvement » afin de les mémoriser sur l’historique de la facture.


5.4.2 Interfaces

Module Factures/Fenêtre principale/Gestion des interfaces

Affichage des informations paramétrées dans la table des interfaces sur la fenêtre d’injection.

5.4.3 Consultation analytique

Module Factures/Fenêtre Consultation analytique/Nouvelles éditions

Ajout d’une nouvelle édition 6 « Fiche d’équilibre de gestion »


5.6 Module Produit

5.6.1 Produit

Module Factures/Fenêtre Consultation analytique/ Nouvelles éditions

• Suppression en masse des produits non validés

Une fois la recherche des titres effectuée, sur la fenêtre de résultat, sélectionner les

produits à supprimer, puis cliquer sur le bouton

Ajout d’un nouveau champ géré sur chaque ligne d’imputation des produits issus de l’injection

du quittancement. Cette information permet une gestion plus fine sur le verrou de vérification

de l’injection des écritures de quittancement.


5.6.2 Interfaces

Affichage des informations paramétrées dans la table des interfaces sur la fenêtre d’injection

5.7 Validation/Paiement

5.7.1 Paiement

Module Validation Paiement/Fenêtre Paiement/Nouvelles éditions

Ajout d’une nouvelle édition ‘103’ « Récapitulatif par programme »

Ajout du descriptif 1 de la facture sur l’édition ‘102’ « Liste des paiements »


5.8 Module Comptabilité de Programme

5.8.1 Fiche programme/tranche

Les montants des produits liés à la FSFC sont présents sur la fenêtre de résultat d’affichage du

détail des produits associés au programme/tranche.


5.8.2 Nouvelles éditions proposées

Module Comptabilité de programme/Fenêtre Principale/Nouvelles éditions

Edition ‘ 050’ « FSFC récapitulative (18 colonnes) »

Edition ‘051’ « FSFC par type (18 colonnes) »

Edition ‘052’ « FSFC individuelle (18 colonnes) »

Edition ‘R50’ « Récapitulatif F.S.F.C. récapitulative (18 colonnes) »

Edition ‘R51’ « Récapitulatif F.S.F.C. par type (18 colonnes) »

Edition ‘053’ « Liste des engagements par programme »

Ajout du taux de TVA et du numéro de siret sur l’édition ‘010’ « Liste des factures par

compte/programme validées »

Une correction a été apportée pour l’envoi sur Excel de toutes les colonnes des éditions ‘031’

« FSFC par type (nouveau format) » et ‘032’ « FSFC individuelle (nouveau format) »

Une correction a été apportée afin d’inclure les factures payées manuellement sur les éditions

des factures payées par programme/tranche (‘022’,’023’,’026’,’042’)


5.9 Module Marché

5.9.1 Fiche marché

Module Marché/Fenêtre principale/Gestion de la numérotation des marchés

Un nouveau droit « Traitement spécifique » à déclarer dans le module des droits permet de

renuméroter un marché avec présence ou non de consommation et avec remise à niveau de

toutes les informations saisies liées à ce marché (budget, factures, fiche financière, gestion de

la TVA…).

Ajout du témoin « Avance forfaitaire » sur la fiche marché, si ce dernier

n’est pas activé, alors les champs avances et remboursements forfaitaires seront grisés sur la

fenêtre de saisie de la situation de travaux.



Module Marché/Fenêtre principale/Nouvelles éditions

Edition ‘014’ « Etat des avances forfaitaires ».

Edition ‘ 015’ « Cautions en cours ».

Ajout du code lot sur les éditions ‘002’ « liste des marchés par tiers » et ‘003’ « Liste des

marchés par programme ».

Ajout du critère de sélection « Date de réception » : celle-ci est renseignée sur la fiche marché

et proposé sur les éditions ‘005’ « Liste des marchés non soldés » et ‘010’ « Liste des RG non

soldées ».

5.9.3 Consultation du marché

Module Marché/Fenêtre Consultation d’un marché /Suivi consolidé du marché

Une correction a été apportée sur la consultation consolidée d’un marché dans le cas de la

suppression d’un sous-traitant.


5.10 Module Gestion de la TVA

5.10.1 Suivi de la TVA

Module Gestion de la TVA /Fenêtre Suivi de la TVA/Gestion des sessions de déclaration de TVA

Possibilité de déclôturer la dernière session clôturée par le biais du bouton

Ajout d’une nouvelle édition ‘007’ « Ecriture de TVA en attente de déclaration ».

5.11 Module Editions/Visualisation

5.11.1 Impression des états

Module Editions Visualisations / Fenêtre principale /Nouvelles éditions

Ajout d’une nouvelle édition ‘018’ « Balance analytique (activité/compte/axe) ».


6 Evolutions Comptabilité Publique

6.1 Evolutions communes à tous les modules

6.1.1 Blocs-notes

Une nouvelle gestion du bloc-notes est proposée avec une historisation de l’ensemble des

modifications effectuées sur la fiche.

Il est également possible d’afficher les blocs-notes, de les enregistrer, d’y ajouter des notes…,

en cliquant simplement sur l'icône par les boutons de raccourci proposés sur la fiche.

L’utilisateur peut ainsi saisir l’ensemble des notes utiles (dans la limite de 4000 caractères)

qu’il souhaite rattacher à l’élément concerné (Tiers, facture, marché…).

Une fois la saisie effectuée, un clic sur le bouton « Historiser le bloc note » permet à la fois

d’enregistrer les notes saisies et de rajouter dans le champ situé au dessus, une ligne

supplémentaire comportant la chronologie, l’auteur, ainsi que la date de modification de la

note.


La fenêtre du bloc note intègre également l’historique des mails transmis :

6.1.2 Historique de la recherche

Un nouveau bouton « Historique des consultations » permet d’afficher les dernières

recherches effectuées.


Les différents choix proposés sur cette fenêtre :

Permet d’éditer les dernières recherches effectuées

Permet d’extraire sur Excel les dernières recherches effectuées

Permet d’initialiser la fenêtre des dernières recherches

Permet de sélectionner la recherche

6.2 Module Budget

6.2.1 Plan budgétaire

Rajout du témoin Engagement obligatoire interdisant toute saisie de facture sur ce compte

budgétaire sans lien avec un bon de travaux ou un bon de commande simple.


6.2.2 Décisions modificatives

Rajout d’une option permettant d’associer les décisions modificatives à une session.

Pour avoir accès à la fenêtre « Gestion de sessions de décisions modificatives » il faut au

préalable activer l’option de paramétrage et attribuer les droits utilisateurs via le module

« Gestion de droits ».

Sur la fenêtre Décisions Modificatives, le menu « Gestion des sessions » a été ajouté sous le

menu « Fiche » proposé sur le ruban.


L'activation de la gestion de session va obliger l'utilisateur à avoir une session ouverte pour

saisir ces décisions modificatives.

Si à l'ouverture de la fenêtre aucune session n'est ouverte un message d'anomalie apparaît :


Pour créer une session, l'utilisateur doit choisir l'exercice, saisir un libellé puis cliquer sur le

bouton

Le filtre « Etat » permet d'afficher toutes les sessions, les sessions ouvertes ou uniquement les

sessions clôturées.

Sert à supprimer une session. Une session pourra être supprimée uniquement si elle est

vide.

Permet de clôturer une session alors que le bouton permet de dé clôturer une

session. La clôture de la session n’est autorisée uniquement si on a un équilibre des décisions

de dépenses et de recettes.

Permet d'actualiser la fenêtre sans enregistrer.

Permet d'éditer le tableau alors que le bouton permet d'envoyer le contenu de ce

tableau dans Excel.


Lorsque l'utilisateur veut saisir une DM, le n° de session impacté est sélectionné

automatiquement et celui ci sera mémorisé à l'enregistrement de la DM.

6.3 Module Editions budgétaires

6.3.1 Propositions de nouvelles éditions budgétaires

Module Editions/Fenêtre principale/Nouvelles éditions budgétaires

Les nouvelles éditions budgétaires que propose la nouvelle version du logiciel sont les

suivantes:

Edition ‘ 072’ « Balance rétroactive des dépenses par chapitre ».

Edition ‘073’ « Balance rétroactive des recettes par chapitre ».

Edition ‘074’ « Liste des transferts de budget par chapitre ».

Edition ‘075’ « Liste des décisions modificatives par chapitre ».


Edition ‘076’ « Liste des fiches budgétaires par chapitre ».

Edition ‘077’ « Tableau de suivi de l'exécution des dépenses budgétaires ».

Edition ‘078’ « Tableau de suivi de l'exécution des recettes budgétaires.

Edition ‘079’ « Liste des certificats de ré imputation » (uniquement pour les sociétés avec

recette externe).

Rajout d’un filtre « Récupérable et Non récupérable » sur les éditions ‘040’ « Balance

rétroactive des dépenses » et ‘041’ « Balance rétroactive des recettes ».

Sur l’édition ‘057’ « Liste des factures payées avec intérêts moratoires » exclusion des factures

ayant un type de mouvement « 90 » Intérêts moratoires générés et « 91 » Intérêts moratoires

abandonnés.


6.4 Module Tiers

6.4.1 Tiers

Module Tiers/Fenêtre principale/Gestion des tiers

Un nouveau témoin « Lettre fournisseur » pour l’envoi des lettres fournisseurs a été rajouté avec

trois valeurs possibles.


Dans le choix existant de « Les délais de paiement», deux nouvelles options sont proposées

« Mise à jour en masse des délais sur les marchés » et « Mise à jour sur les factures non

validées »

Renseigner le nouveau délai ordonnateur et receveur et indiquer si l’on souhaite appliquer ces

nouvelles valeurs sur les tiers, les marchés, les factures non comptabilisées pour les valeurs

identiques à l’ancien délai ou tous quelque soit le délai d’origine.


Dans la consultation du détail des marchés techniques associés au tiers accessible, le bouton

permet d’afficher la liste des marchés à bordereaux. En double cliquant sur une ligne, le

système affiche cette fenêtre avec l’affichage du disponible du marché.


6.5 Module Factures

6.5.1 Factures

Module Factures/Fenêtre principale/Saisie des factures

• Affichage du code sinistre sur les lignes d’imputation de la facture :


• Modification du descriptif de l’entête de la facture après mandatement et avant la prise den charge du mandat par la recette (recette intégrée) :


• L’option de gestion de quantités au niveau de l’analytique intègre une nouvelle aide sur les compteurs avec des restitutions proposées dans les éditions du module facture.

• Le suivi quantitatif est paramétré au niveau des rubriques analytiques avec les choix

suivants (m3, kwh, tonne, nbre d’appels, temps connexion, compteur…).

Rajout d’un contrôle maximum de jours entre la date de réception, la date externe, la date de

début de délai global de paiement et la date de fin de délai global de paiement. La valeur

paramétrée par défaut est de 90 jours.

Sur l’édition ‘057’ « Liste des factures payées avec intérêts moratoires » les factures déjà

traitées et donc ayant le type de mouvement cité ci-dessous seront exclues. Ces deux nouveaux

évènements sont à renseigner à travers la fenêtre historique de la facture et par l’onglet

« Mouvement ».

o « 90 » Intérêts moratoires générés

o « 91 » Intérêts moratoires abandonnés


Une correction a été apportée afin de contrôler l’existence du lien analytique avec le compte

budgétaire lors du contrôle comptable si l’option de filtre des liens analytiques sur le compte

budgétaire a été activée.

Suppression logique d’un taux de TVA accessible par le menu « Edition » et le choix « Maintenir

les taux de tva ».

Rajout d’un filtre lors de la création du lien avec la facture avec les choix possibles suivants :

o « 0 » affichage de tous les bons

o « 1 » affichage des bons du service associé à l’utilisateur

o « 2 » affichage des bons de l’utilisateur


6.5.2 Interfaces

Module Factures/Fenêtre principale/Gestion des interfaces

Pour le connecteur « Prem’Habitat vers Sage Patrimoine » permettant de remonter les factures

dans les fiches biens, il est désormais possible de remonter les lignes de factures non pas par

compte budgétaire mais par rapport à la valeur du compte de liaison « Trésor » paramétrée au

niveau du plan budgétaire.

Intégration des fichiers de type ‘EDI’ correspondant aux factures d’EDF sur les fonctionnalités

facture et facture-type.

Menu « Edition », « Session », « Edi » et le système ouvre une fenêtre qui permet de récupérer le

fichier et de l’intégrer.


Affichage des informations paramétrées dans la table des interfaces sur la fenêtre d’injection.


6.5.3 Facture Type

Module Factures/Fenêtre Factures Type/Gestion des factures type

Possibilité de supprimer logiquement une facture type et de la réactiver.


6.6 Module Validation/Mandatement

6.6.1 Mandatement

Module Validation/Mandatement/Fenêtre mandatement/Gestion des mandats payés

Sur la fenêtre de résultat de recherche des bordereaux de mandatement, le système affiche

deux nouvelles informations le nombre de mandats payés et la somme des mandats payés


6.7 Module Titres de recette

6.7.1 Titre de recette

Module Validation/Mandatement/Fenêtre mandatement/Gestion des mandats payés

Ce module offre deux nouveautés :

• Modification du descriptif de l’entête du titre après validation et avant la prise den

charge du titre par la recette (Recette intégrée).

• Suppression en masse des titres de recette non validés : après la recherche des

titres et sur la fenêtre de Résultat, sélectionner les titres à supprimer et cliquer sur le

bouton


6.7.2 Interfaces

Module Validation/Mandatement/Fenêtre Validation/Gestion des Interfaces

Le nouveau module offre deux nouveautés :

Pour le connecteur « Prem’Habitat vers Sage Patrimoine » il est désormais possible de

remonter les lignes de titres non pas par compte budgétaire mais par rapport à la valeur du

compte de liaison « Trésor » paramétrée au niveau de la définition du compte budgétaire.


Affichage des informations paramétrées dans la table des interfaces sur la fenêtre d’injection :


6.8 Module Comptabilité de Programme

6.8.1 Fiche programme/tranche

Module Comptabilité de Programme/Fenêtre Programme/Gestion de la numérotation du prog.


renuméroter le code programme/tranche avec une remise à niveau de toutes les informations

saisies sur ce code programme/tranche :


Les montants des titres liés à la FSFC sont présents sur la fenêtre de résultat d’affichage du

détail des titres associés au programme/tranche :

Module Comptabilité de Programme/Fenêtre Fiche financière/Suivi des titres de recettes



Module Comptabilité de Programme /Fenêtre principale/ Nouvelle éditions

Edition ‘ 050’ « FSFC récapitulative (18 colonnes) »

Edition ‘051’ « FSFC par type (18 colonnes) »

Edition ‘052’ « FSFC individuelle (18 colonnes) »

Edition ‘R50’ « Récapitulatif F.S.F.C. récapitulative (18 colonnes) »

Edition ‘R51’ « Récapitulatif F.S.F.C. par type (18 colonnes) »

Edition ‘XX’ « Détail des engagements d’un programme »

Ajout de bouton multi-sélection sur les éditions suivantes ‘014’ ,’031’,’R31’et ‘R51’

Une correction a été apportée pour l’envoi sur Excel de toutes les colonnes des éditions ‘031’

« FSFC par type (nouveau format) » et ‘032’ « FSFC individuelle (nouveau format) »


6.9 Module Marché

6.9.1 Fiche marché

Module Marché /Fenêtre principale /Gestion de la numérotation des marchés


renuméroter un marché avec une remise à niveau de toutes les informations saisies sur ce

marché.


Module Marché/Fenêtre principale/Gestion des marchés de sous-traitants

Une nouvelle option permet désormais de créer une fiche de sous-traitant :

o Rechercher le marché titulaire par le bouton de recherche et l’afficher

o Menu ‘Fiche/Nouveau ‘ sélectionner le choix ‘Marché de sous-traitance’

o Compléter l’ensemble des champs obligatoires (numéro, libellé, Mt Ht, taux de

TVA, Mt TTC, Date de création, Intervenant et son Rôle)

o Cliquer sur le bouton pour déclarer le RIB du marché (voir page suivante)

o Valider le marché en cliquant sur l’icône

A la création du marché de sous-traitant, le système créé un mouvement de type avenant de

sous-traitant en ‘-‘ sur le marché du titulaire et en ‘+’ sur le marché du sous-traitant.



Module Marché/Fenêtre principale/Nouvelles éditions

Edition ‘009’ « Etat des avances forfaitaires ».

Edition ‘ 010’ « Cautions en cours ».

Rajout d’un critère de sélection ‘Date de réception’ renseignée sur la fiche marché et proposé

sur les éditions ‘005’ « Liste des marchés non soldés » et ‘007’ « Etat des retenues de

garantie ».


6.9.3 Consultation du marché

Module Marché/ Fenêtre principale /Historique des modifications du marché

Une correction a été apportée sur la consultation consolidée d’un marché dans le cas par

exemple de la suppression d’un sous-traitant.

6.10 Module Situation de Travaux

6.10.1 Situation de travaux

Module Situation de Travaux /Fenêtre principale /Gestion des situations de travaux

Le module offre deux nouveautés :

• Gestion des avances et des remboursements en cumulés.

Les montants des avances et des remboursements sont gérés indépendamment du cumul des

travaux.


• Gestion de situation de sous-traitants :

Le système offre la possibilité de générer en automatique les entêtes de factures et les

situations de travaux en automatique à partir de la situation du titulaire.

Une fois la saisie de la situation du titulaire enregistrée, cliqué sur

Le système ouvre la fenêtre de gestion des situations de travaux des marchés de sous-traitant associés et il suffit de saisir le montant TTC de la situation du sous-traitant à payer et génération en automatique et attribution d’un numéro d’archive.


6.11 Module Gestion de la TVA

6.11.1 Suivi de la TVA

Module Gestion de la TVA/ Fenêtre Suivi de la TVA ; Gestion des sessions de déclaration de TVA

Le module Gestion de la TVA offre désormais la possibilité de dé-clôturer une session de

déclaration de TVA.


6.12 Comptabilité receveur

6.12.1 Fenêtre applicative

Désormais, il existe un socle spécifique relatif qui regroupe l’ensemble des modules relatifs à la

comptabilité receveur.


6.12.2 Module Prise en charge

Module Prise en Charge/ Fenêtre Prise en charge des dépenses/Gestion des mandats

Possibilité d’afficher les mandats par date de fin de délai.

evolutions_premhabitatr2_r1.0.pdf

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