Ook met een klassiek document management systeem is het vaak nog een hele opgave om voor elke gebruiker in een organisatie, het juiste document op het juiste moment tevoorschijn te halen. De ontwikkelaars van Ex Arte pakken dit probleem eigenzinnig aan: door documenten procesmatig te integreren over alle afdelingen en alle applicaties heen.

Ex Arte, gevestigd in Leuven, is een jong en vooruitstre-

vend softwarehuis dat gespecialiseerd is in document en

workfl ow management oplossingen. “Sinds onze oprich-

ting in 2007 houden wij ons bezig met documentenbe-

heer geïntegreerd op de Microsoft-stack”, zegt CEO An

Vander Aa. “En dat vooral op Microsoft Dynamics ERP en

Dynamics CRM. Onze producten zijn van bij de start ge-

schreven om ze naadloos te laten samenwerken met de

Dynamics-software.”

PROCESMATIGE AANPAKTraditioneel worden documentmanagementsystemen

aangeleverd door de leverancier van de copier en scan-

ner in het bedrijf, zegt Vander Aa. Op de documenten

wordt dan een OCR of Optical Character Recognition-soft-

ware losgelaten, waarna het resultaat wordt aangeboden

aan het ERP-systeem.

“Voor ons is dat maar één stapje in het proces”, legt Van-

der Aa uit. “Onze opvatting is dat elk document een be-

paalde waarde heeft in het bedrijfsproces. Niet het archi-

veren en digitaliseren op zich moet het doel zijn, wel het

aanbieden van het juiste document, aan de juiste persoon

op het juiste tijdstip. Ongeacht of het gaat om een

factuur, een o� erte, een prestatiefi che,

een klachtenbrief of een evaluatie-

formulier. En ongeacht in welke

applicatie je dat document ook

nodig hebt. Zoiets vereist pro-

ceskennis en de skills om

je software te integreren

met partnerprogramma’s.

Document management

is voor ons veel meer dan

het optimaliseren van je boekhouding. Het gaat over het

volledig ondersteunen van alle processen over alle de-

partementen heen.”

Die procesmatige aanpak wordt dus doorgetrokken door-

heen interne software als Dynamics CRM, Dynamics AX,

Dynamics NAV en O� ce 365. Maar ook het extern delen

van documenten, via SharePoint, is mogelijk. “Ons plat-

form vervangt SharePoint niet”, onderstreept Vander Aa.

“Het is er wel complementair aan.”

HET BEGIN VAN DE MISERIEStel bijvoorbeeld dat u op het punt staat een contract te

tekenen met een klant. “Dan begint de miserie natuurlijk”,

glimlacht de CEO. “Wie heeft er intern reeds goedge-

keurd? Wie had nog welke opmerkingen? Wie heeft de

laatste versie? Vroeger zou zo’n document x keer afge-

drukt worden en in x versies bestaan op x computers. In

zulk een cruciale fase van een verkoop wilt u zo weinig

mogelijk tijd en resources verspillen aan dit soort proces-

sen. Met dat soort kopzorgen maken wij dus komaf. Via Ex

Arte is het een fl uitje van een cent om dit procesmatig te

gaan aanpakken en optimaliseren.”

Ex Arte verzorgt namelijk het hele proces, van creatie

over goedkeuring, ondertekening en archivering tot het

ter beschikking stellen doorheen de administratie. En dit

alles zonder dat er ook maar één vel papier aan te pas

komt. “Het hoeft geen betoog dat zoiets een ware zegen

is voor je administratiekosten”, zegt Vander Aa. “Op deze

manier zal immer de doorloop van een document door-

heen je bedrijf veel sneller en vlotter gaan.”

Ex Arte digitaliseert al uw documenten en

verwerkt die informatie in uw Micro-

soft Dynamics-systeem. Vervolgens

stelt de Document Manage-

ment Foundation-component

ze op het juiste moment ter

beschikking aan de juis-

te mensen en dit inclusief

complexe of variabele

goedkeuringsprocessen

en het gebruik van digitale handtekeningen. Vander Aa:

“Zo hebben we vanaf dit jaar hiervoor ook de integratie

met DocuSign. Op die manier kan u vanuit uw Microsoft

Dynamics-toepassing rechtstreeks een document aanbie-

den aan een ondertekenaar, zonder de informatie die zich

reeds in uw CRM- of ERP-toepassing bevindt, nogmaals te

moeten gaan kopiëren of opnieuw in te geven.”

ONDERWEG GOEDKEURENIn deze tijden van mobile en anytime, anyplace, anywhere,

is het natuurlijk belangrijk om ook onderweg documen-

ten te kunnen valideren. “De laatste versie van de Work

Item List, de component waar documenten goedgekeurd

worden, laat zich perfect bedienen op een tablet”, zegt

Vander Aa. “Dus ook onderweg, in de trein, in de auto of

terwijl je wacht in de luchthaven.”

VOORSPRONG OP JE CONCURRENTHeel wat bedrijven begrijpen al dat het, wat papieren do-

cumenten betreft, heel erg de moeite loont om de interne

processen beter te structureren. In een bedrijfsomgeving

die almaar vaker volledig digitaal werkt, is het echter be-

langrijk om goed te bese� en dat ook het digitale proces

niet uit het oog mag verloren worden, zegt Vander Aa. “Je

kunt er als bedrijf nu al concurrentieel voordeel uit halen.

Als je een document of een certifi caat voor je klant snel

en meteen aan de juiste persoon aanbiedt, heeft dit een

rechtstreekse impact op zijn administratieve kost. In het

selectieproces voor leveranciers wordt daar vandaag wel

degelijk al rekening mee gehouden.”

Ook voor de volgende versies van de Ex Arte-software

staan weer innoverende functionaliteiten en een verre-

gaande integratie op de roadmap. “We zijn er stellig van

overtuigd dat dit the way to go is”, besluit Vander Aa.

Wilt u weten waarom al meer dan tachtig ondernemingen

in de Benelux en Frankrijk de software van Ex Arte

gebruiken om hun documentenstroom te optimaliseren

en zo e� ciënt mogelijk te kanaliseren?

Bel dan 016/41.30.14 of mail info@exarte.be

Ex Arte: durven doordenken in documentenbeheer

An Vander Aa, CEO

Ex Arte nv | Wetenschapspark Arenberg, Gaston Geenslaan 10 B3, 3001 Leuven | +32 16 41 30 14 | info@exarte.be | www.exarte.be