exa mod1 2010 v1 copia

1

Excel Avanzado

Pontificia Universidad Catlica del Per

Mdulo 1 Uso del Grabador de Macros 2010

2

Fernando Santos Fernndez

INFOPUC

3

Excel Avanzado


Tema 1: Acceso a la ficha Programador 1.1 Ingreso a la Ficha programador

Antes de comenzar a crear macros, es necesario que nuestra instalacin de Microsoft Excel este configurado para que podamos acceder a las opciones necesarias, como primer paso habilite la ficha del programador, para ello desde Microsoft Excel acceda a la opcin ubicada en la parte superior para Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.

En esta opcin se encontrar las opciones para aadir o eliminar botones de acceso rpido y tambin se encontrar la opcin Ms comandos, elija la opcin Ms comandos. En la parte izquierda de las opciones seleccione la opcin Personalizar cinta de opciones

4


INFOPUC

1.2 Reconociendo los elementos de la Ficha de Programador

Al lado derecho se encontrar las opciones correspondientes a la personalizacin de la cinta de opciones, en particular, la relacin de fichas que se encuentran disponibles. Seleccione la ficha Programador la cual contiene todas las opciones necesarias para la creacin de macros presione aceptar y la pantalla de Excel aparecer como se muestra a continuacin:

5

Excel Avanzado


1.3 Configuracin del nivel de seguridad

Desde la ficha Programador existen los grupos Cdigo, Complementos, Controles, Xml, y Modificar, cada uno con diversas opciones, la primera que se emplear es Seguridad de macros dentro del grupo Cdigo, elija Seguridad de macros.

Dentro de la opcin Configuracin de macros, en la parte derecha aparecer el ttulo con el mismo nombre dentro de este ttulo aparecen las opciones:

6


INFOPUC

Deshabilitar todas las macros sin notificacin: si esta opcin estuviese

seleccionada al tratar de abrir un archivo que contiene macros no aparecer ningn mensaje de alerta, se abrir el archivo pero no se cargarn las macros.

Deshabilitar todas las macros con notificacin: (esta es la opcin habilitada por

defecto). Cuando esta opcin est seleccionada, al tratar de abrir un archivo que contiene macros aparecer un mensaje de alerta como se muestra a continuacin:

7

Excel Avanzado


Elija Habilitar contenido para que se puedan cargar las macros del archivo. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente: esta opcin

tiene un comportamiento similar a la segunda opcin Deshabilitar todas la macros con notificacin, a excepcin de que esta opcin s llega a cargar aquellas macros que contienen una firma digital, lo cual no es muy frecuente de encontrar.

Habilitar todas la macros no recomendado; puede ejecutarse cdigo

posiblemente peligroso: esta opcin, para los fines de este curso, debe encontrarse habilitada, seleccinela y presione Aceptar. Cierre todas las ventanas de Excel y vuelva a intentar abrir un archivo que contiene macros; en esta ocasin no se presentar ningn mensaje de alerta y se cargarn las macros incluidas en el archivo.

8


INFOPUC

Debe tomarse en cuenta que en algunas empresas por fines de seguridad no se permite el cambio de esta opcin, si la empresa en la que se encuentra tiene normas que impiden el cambio de esta opcin, no la cambie y realice los ejercicios en su equipo personal. Otro elemento indispensable que se requiere conocer para poder trabajar con macros, son los tipos de archivo disponibles, en Excel 2010 al momento de grabar un archivo aparecen las opciones indicadas en la siguiente imagen.

9

Excel Avanzado


La opcin Libro de Excel realizar el grabado del archivo y emplear la extensin .xlsx, esta primera opcin no permite el uso de macros, por lo que cuando se realice el grabado del archivo no se grabarn las macros que sean creadas. La alternativa Libro de Excel habilitado para macros grabar el archivo con extensin .xlsm, esta opcin permite que el archivo contenga macros y es la que se debe emplear para fines de este curso. La opcin Libro binario de Excel grabar el archivo con extensin .xlsb el cual est optimizado para trabajar con archivos de gran tamao. Cuando se use Libro de Excel 97-2003 se generar un archivo con extensin .xls el cual tambin permite el uso de macros, pero contiene las restricciones propias de un archivo correspondiente a la versin 2003 de Excel.

10


INFOPUC

Tema 2: Uso del grabador para tareas simples 2.1 Primera macro haciendo uso del grabador

En la ficha Programador, dentro del grupo Cdigo, existe la opcin Grabar Macro, elija esta opcin.

Luego de elegir Grabar macro aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla existen las siguientes opciones: Nombre de la macro: Debe elegirse un nombre que describa el propsito de la macro. Mtodo abreviado: aparece CRTL+ la posibilidad para elegir alguna tecla adicional, muchas de las teclas tienen comportamientos predefinidos como por ejemplo para Copiar y Pegar, se recomienda usar Shift (maysculas), ms alguna letra a fin de que la combinacin sea de tres teclas como por ejemplo: CTRL + SHIFT + C.

Guardar macro en: tiene tres opciones Este libro, la cual es la opcin seleccionada por defecto y significa que las macros se grabarn como parte del archivo empleado, las otras opciones son Libro nuevo, esta opcin grabar las macros en un archivo separado, y Libro de macros personal el cual almacenar las macros en un archivo que forma parte de la versin instalada de Office. Elija Este libro para los ejercicios empleados en el curso.

11

Excel Avanzado


Descripcin: es un campo opcional y corresponde a una resea o comentarios que se deseen colocar en relacin con la macro, este campo suele emplearse para contar con una descripcin detallada del propsito de la macro. Presione Aceptar, luego de ello donde se ubicaba la opcin Grabar macro ahora aparece Detener grabacin.

Es en este momento que el grabador comienza a funcionar e interpreta las acciones realizadas convirtiendo cada accin (eliminacin de una fila, adicin de una columna, etc.) en comandos en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), dentro de una macro.

A continuacin, proceda a eliminar la fila 5, para ello presione con el botn izquierdo del mouse la fila 5, luego con el botn derecho elija eliminar. Finalmente haga clic en Detener grabacin, con lo cual volver a aparecer el botn Grabar macro. Luego desde la ficha Programador elija Visual Basic que se encuentra dentro del grupo Cdigo.

Se abrir el Editor de Visual Basic, desde el que se trabajar con las macros; en la parte izquierda se encuentra el explorador de proyectos donde se encuentran las carpetas Microsoft Excel Objetos y Mdulos, y dentro de la opcin mdulos se encuentra Mdulo1 el cual contiene la macro creada con el grabador de macros, la cual debe ser similar a la siguiente, la cual tendr el nombre Macro1

12


INFOPUC

2.2 Realizacin de operaciones simples con el grabador de macros

Repita los pasos realizados en el acpite anterior, presione Grabar macro, realice una accin, y luego presione Detener grabacin, para cada una de las siguientes acciones, con ello se grabar una macro para cada accin.

Aadir una hoja Aadir una lnea Grabar el archivo Eliminar una columna Adicionar una columna Escribir en la celda E10 de la hoja1 Borrar el contenido de la celda E10 de la hoja1 Borrar completamente el contenido de la hoja1

2.3 Ejecucin de macros grabadas previamente

A fin de ejecutar las macros creadas previamente desde la pantalla de Excel, en la ficha programador elija la opcin Macros y se mostrar la ventana Macro la cual contendr la relacin de macros creadas y que se encuentran disponibles para ser ejecutadas, escoja una de las macros haciendo doble clic sobre ella, o seleccione una macro y presione ejecutar. La macro a ejecutarse repetir las acciones realizadas durante la grabacin de la macro elegida.

13

Excel Avanzado


14


INFOPUC

Tema 3: Uso del grabador para tareas complejas 3.1 Identificacin de las partes de la tarea a ser solucionada

Al comenzar a emplear el grabado es posible considerar que se puede encender el grabador (presionar Grabar macro), realizar varias acciones de forma seguida, y luego apagar el grabador (presionar Detener grabacin), si ya tiene algo de experiencia con el grabador esa podra ser una alternativa. Sin embargo si est realizando sus primeras macros sera conveniente que las tareas complejas las aborde por partes, es decir, identifique cuales son todas las acciones que comprende la tarea y realice cada una de las acciones por separado. Entonces, grabe una macro para cada accin y luego cree una macro que permita ejecutar las macros creadas previamente. Asumiendo que se dispone de dos macros como en el siguiente ejemplo, se crear una macro que sirva para ejecutar las dos macros creadas previamente.

3.2 Ejecucin de tareas individuales al mismo tiempo

Note las semejanzas entre ambas macros, ambas comienzan con sub, seguidas por el nombre de la macro, parntesis, luego las lneas del programa y una finalizacin con end sub, por lo que escribir una macro que cuente con dichas partes, se usar como nombre mimacro, y en las lneas del programa se colocar los nombres de las macros que se requieren utilizar, el cdigo quedara como se observa en la siguiente imagen:

15

Excel Avanzado


Ejecute mimacro y notar que se han ejecutado las dos macros invocadas dentro de la macro realizada.

3.3 Recomendaciones acerca del uso del grabador

Hasta este momento se ha empleado el grabador con la finalidad de grabar acciones sencillas con el fin de resolver tareas complejas. Es importante entonces identificar las partes de la tarea por separado para luego ejecutarlas todas. Sin embargo existen algunas limitaciones en el grabador: a) No realiza iteraciones, es decir la macro realiza exactamente lo realizado una sola

vez. Si se requiere que una accin se repita, hay que repetir la ejecucin de la macro tantas veces como repeticiones necesitemos. Si queremos que esta repeticin se haga automticamente, debemos realizar esta indicacin personalmente.

b) No es posible asignar variables, las cuales son necesarias para almacenar valores de forma temporal.

c) No se pueden ejecutar condiciones, es decir, si en un determinado punto del programa se debe elegir como continuar, dicha eleccin, no se puede simular con el grabador debe escribirse manualmente.

Finalmente, al generar cdigo con el grabador, puede producirse de forma involuntaria un cdigo innecesario, el cual debera ser omitido a fin de optimizar el funcionamiento y/o la comprensin de la macro.

16


INFOPUC

Sin embargo, la utilidad del grabador de macros es muy alta por que permite identificar cdigo que puede ser reutilizado, por lo que no es necesario memorizar muchas de las instrucciones propias del lenguaje empleado, bastar entonces con encender el grabador de macros repetir la accin cuyo cdigo se desea recordar, y luego apagar el grabador de macros, con ello quedar grabado en un mdulo el cdigo que requerimos emplear.

Participacin en el blog Revise y comente los ejemplos de funciones en el blog, estos ejemplos le ayudarn a disponer de mayores recursos para emplearlos en la creacin de macros. http://www.excel-avanzado.com/funciones-vba

Tarea 1 Descargue el archivo Tarea1.xlsm renmbrelo colocando su nombre como parte del nombre del archivo, conserve Tarea1 como parte del nombre, utilice el grabador de macros para crear una macro para cada uno de los siguientes puntos:

Borrar todo el contenido de la hoja1. Copiar todo el contenido de la hoja2 a la hoja1. Colocar negritas al encabezado en la hoja1. Colocar un tipo de letra y tamao de letra distinto a toda la hoja1. Eliminar las columnas que considere innecesarias en la hoja1. Ajustar el tamao de las columnas en la hoja 1. Realizar un cambio que usted considere conveniente en la hoja1.

Luego, cree una macro que invoque a todas las macros creadas previamente. Para la entrega final grabe el documento completo de la siguiente forma: Apellido-Nombre-Tarea 1.xlsm. Por ejemplo, si se llama Ana Torres, el nombre del archivo sera Torres-Ana-Tarea1.xlsm Finalmente registre el archivo en la Plataforma del Curso.

exa mod1 2010 v1 copia

Documents