11. Sistemul de planificare a timpuluiProblemele referitoare la gestionarea timpului pot fi solutionate prin implementarea unor tehnici de planificare a timpului. Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt: Managementul timpului sau tehnici si instrumente pentru a economisi timpul 175 Managementul prin obiective (MBO), spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficele Gantt, Mind mapping-urile, fisele de evaluare a sedintelor. Mult mai moderne si eficiente, dar care necesita efort investitional sunt software-urile specifice care permit adaptarea stilului de lucru al managerilor romani la standardul occidental. 1. Spreadsheet urile sunt foi de calcul continand coloane pentru: arii cheie, obiective, termene limita, costuri si alte detalii. Tabel nr.1 Foi de evidenta Spreadsheets Sursa: [FWD.AIESC.RO, 2004] Fig. 1 Tehnici de planificare a timpului 2. Managementul bazat pe obiective si-a castigat recunoasterea odata cu aparitia, in 1954, a volumului Practice of management de Peter Drucker. Pentru a da rezultate semnificative, procesul de stabilire a obiectivelor trebuie sa se faca la toate nivelele organizatiei, de la top manager pana la cea mai joasa pozitie a ierarhiei. Implementarea managementului bazat pe obiective incepe prin comunicarea scopurilor organizatiei tuturor angajatilor in cadrul unei intruniri. In conformitate cu aceste scopuri, acestia isi propun obiectivele individuale legate de slujba propriu zisa a fiecaruia. Managerul aproba sau modifica, daca este necesar, prin negociere, obiectivele individuale propuse ale angajatilor. Ulterior, acesta verifica progresele inregistrate in indeplinirea obiectivelor individuale ale angajatilor, iar prin realizarea unui feed-back eficient si in masura in care circumstantele o dicteaza, poate autoriza modificarea obiectivelor in ideea respectarii programului propus initial. In tabelul nr. 2 este prezentat un model de grafic de planificare [Humphries, 1998, 207]. 3. Mind mapping-ul este o tehnica de planificare a timpului, ce permite utilizarea la maxim a puterii mintii. Mind mapping ul cuprinde procesul de brainstorming si un grafic Obiective Termen limita Masurare Activitati Planificare

176 DANIELA-TATIANA CORODEANU pentru inregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor doua elemente, se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor si se poate crea un arbore de decizie. Mind mapping ul foloseste cuvinte, linii, culori, imagini si sunete pentru a stimula activitatea cerebrala si are patru caracteristici importante: subiectul este reprezentat intr-o imagine centrala; componentele principale ale proiectelor pornesc din imaginea centrala pe caile principale; componentele minore sunt legate de componentele principale; toate ramurile sunt conectate intre ele (pe baza ierahiei) formand o structura nodala. Tabel nr. 2 - Grafic de planificare a timpului in MBO Sursa:[OLLIE.DCCD.AC.UK, 2004] Grafic de planificare

Activitate Resurse Scara a timpului

Companiile au inceput sa utilizeze aplicatiile de mind mapping pentru antrenamente, schimburile de idei, cresterea productivitatii in toate zonele si in marketing. Tot mai multe companii invata cum sa utilizeze mai bine avantajele retelelor de calculatoare. Astfel, ideile pot circula mai repede intre componentii firmei, ducand la o crestere a productivitatii timpului si la economie de timp. 4. Lista de prioritati reprezinta cea mai simpla si in acelasi timp cea mai folosita tehnica de planificare a timpului. De exemplu, lista de prioritati la S.C. AMOS COM S.R.L cuprinde.: obtinerea autorizatiei de furnizare si distributie internet; stabilirea unei relatii eficiente si economicoase de timp; formarea clasei de clienti; asigurarea fidelitatii furnizorului etc. 5. Graficul Gantt este constituit dintr-o bara orizontala sau un grafic liniar, care se realizeaza astfel: activitatile sunt reprezentate pe ordonata, iar timpul pe abscisa; sunt desenate pentru fiecare activitate un dreptunghi sau o linie, aratand durata de realizare a acesteia; sunt aratate dependentele dintre activitati; partea din dreptunghi hasurata sau partea din linie marcata reprezinta timpul alocat fiecarei activitati care deja s-a scurs; momentul prezent este reprezentat cu ajutorul unei linii care poate arata foarte usor activitatile desfasurate in avans sau in intarziere.Aplicatiile care incorporeaza graficele Gantt sunt PRINCE, MacProject si Microsoft Project. Nu exista standarde acceptate pentru graficele Gantt. Aplicatiile folosesc informatii Managementul timpului sau tehnici si instrumente pentru a economisi timpul 177 direct din programul de activitati sau prin introduderea de catre utilizator in urma prestabilirii utilitatii acestui graphic. Printre facilitatile oferite de aplicatii se numara: Afisarea termenului scadent sau a datei limita de executie a unui proiect. Aflarea cu usurinta a membrilor echipei implicatii intr-o oarecare activitate. Posibilitatea de combinare a tehnicilor de planificare ale timpului. Fise de evaluare a sedintelorSedintele reprezinta o problema importanta, avand in vedere ca sedintomania pare sa afecteze un numar mare de manageri.Managerii trebuie in primul rand sa cunoasca tipurile principale de sedinte/reuniuni, obiectivele si rolul lor.

Pareto- a sustinut cu dovezi ca 80% din tot ceea ce se realizeaza pe pamant se face cu doar 20% din efortul omenirii

Metoda ABC este foarte des folosita si presupune sa notati A, B, C, D sau E in dreptul fiecarei activitati, in functie de valoarea ei.Astfel, sarcinile de tip A trebuie realizate urgent; nerealizarea lor aduce consecinte foarte rele, pe cand indeplinirea lor are rezultate excelente.Sarcinile de tip B pot fi amanate o perioada, dar rezultatele vor fi tot mai slabe cu cat sunt amanate mai mult.Sarcinile de tip C sunt acele activitati pe care v-ar placea sa le faceti, dar nerealizarea lor nu atrage consecinte in planul muncii.Sarcinile de tip D sunt acelea care pot fi delegate si, in sfarsit,Sarcinile de tip E sunt cele lipsite de importanta, care pot fi inlaturate din lista fara nici un fel de consecinte.Ideal in practicarea acestei metode este sa desfasurati activitatile in functie de importanta lor, respectiv mai intai sarcinile de tip A, apoi cele de tip B si tot asa.

Matricea lui Convey- I cadran- conine activiti care sunt att urgente, ct i importante, Acesta este cadranul necesitii care ne solicit frecvent, dar dac te axezi doar pe cadranul I, acesta se extinde, te acapareaz i te epuizeaz. n cadranul III activitile sunt urgente, dar neimportante, chiar activiti neltoare de multe ori. Cadranul IVeste neimportant i neurgent. El include domeniul risipei i al exceselor, al actelor de evadare. De exemplu, faptul de a sta la televizor fr msur, de a practica jocuri interminabile pe computer i de a pierde ore ntregi pe internet. Cadranul II include activiti neurgente i importante. Aici suntem frecvent activi, planificm i ne pregtim pentru viitor, imaginm, intuim sau gndim preventiv, construim relaii, cretem prin experien i prin dezvoltarea de abiliti. n acest domeniu hrnim gsca care face oule de aur.Cadranul II este cadranul eficacitii.

Ceea ce e important e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important!.

Cei mai multi dintre noi tindem sa rezolvam ce este urgent in locul a ceea ce este important, iar specialistii spun ca asta nu e chiar cea mai corecta abordare. am mentionat matricea lui eisenhower ca instrument ce te poate ajuta sa iti planifici tmpul mai usor.

Metoda Schawb???

21???

1. Planificarea contextuala. Planul zilnic. Metoda Alpii ???

Beneficiile planificarii

Tehnica POMODORO este una dintre cele mai importante strategii de management al timpului. A fost creata in anii `80 de italianul Francesco Cirillo si consta, pe scurt, in impartirea timpului de lucru in intervale de 25 de minute in care desfasori o singura activitate. Dupa cele 25 de minute urmeaza 5 minute de repaus, apoi se incepe al doilea Pomodoro. La fiecare 4 Pomodoro complete va acordati o pauza mai lunga, de 20-30 de minute, astfel incat organismul sa se relaxeze si sa se energizeze, iar mintea sa se limpezeasca .Motivul pentru care aceasta tehnica este foarte eficienta este acela ca, prin pauze scurte, dar dese, creste agilitatea mintii si gradul de asimilare, precum si capacitatea de a ne concentra pe ce avem de facut.Interesant!Numele tehnicii provine de la un cronometru de bucatarie in forma de rosie ( rosie, in italiana, se spunepomodoro) folosit pentru prima data in acest scop de catre Cirillo.Pentru realizarea acestei tehnici avem nevoie de un cronometru, o foaie de hartie si un creion.Pasii necesari pentru aplicarea tehnicii Pomodoro:2. planificati ce aveti de facut in ziua respectiva ( To Do list);3. estimati, pentru fiecare activitate, un numar de x Pomodoro, in functie de timpul pe care il considerati necesar ( ex.: ca sa scriu acest articol am nevoie de aproximativ 50 minute, respectiv 2 x Pomodoro); notati, in dreptul fiecarei activitati, numarul de Pomodoro necesar;4. alegeti prima sarcina de indeplinit;5. setati cronometrul la 25 minute;6. incepeti sa lucrati la sarcina respectiva;7. dupa epuizarea celor 25 de minute, luati pauza; odata finalizata o activitate, bifati-o pe foaia de lucru