excel 2007 alapok angol - akonyv.huakonyv.hu/excel_elemei/excel_2007_alapok_angol_minta.pdf ·...

Excel 2007 angol nyelvű változat

2


Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 606 543 8 © Dr. Pétery Kristóf PhD, 2007 © Mercator Stúdió, 2007 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489

TARTALOM 3


TARTALOM

TARTALOM ...................................................................................... 3

ELŐSZÓ............................................................................................ 6

AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI ............................................... 11 Az Office új megjelenése.............................................................. 11 Az Excel újdonságairól röviden..................................................... 15

EXCEL 2007 ALAPOK.................................................................... 27 Az Excel 2007 jellemző adatai...................................................... 28 Fogalmak magyarázata ................................................................ 29

A billentyűzet kezelése .............................................................. 31 Az egér kezelése ....................................................................... 35 A képernyő, az ablakok és a menük.......................................... 38 Párbeszédpanelek és parancsok............................................... 53

Az Excel használata ..................................................................... 55 Megjelenítési üzemmódok ............................................................ 55

Normál nézet ............................................................................. 57 Oldaltörés megtekintése............................................................ 60 Oldalelrendezés nézet ............................................................... 60 Teljes képernyős nézet.............................................................. 62 Nyomtatási kép nézet ................................................................ 62 Egyéni nézetek .......................................................................... 63

A cellák ......................................................................................... 63 Környezeti beállítások................................................................... 64 Állománykezelés........................................................................... 64

Fájlformátumok és könyvtárak................................................... 65

4 TARTALOM


Állománykezelő parancsok ........................................................ 68 Új munkafüzet létrehozása ........................................................ 71 Meglévő munkafüzet megnyitása .............................................. 75 Állományok keresése ................................................................ 82 Megtekintés weblapként ............................................................ 86 Fájl mentése.............................................................................. 87 Egy állomány lezárása .............................................................. 90 Az összes fájl bezárása............................................................. 91 Állományok törlése .................................................................... 91 Állományok csoportos nyomtatása ............................................ 92 Állományok átnevezése............................................................. 92 Állományok postázása és másolása.......................................... 92 Állományok tulajdonságai .......................................................... 95

A munkafüzetek helyreállítása.................................................... 100 A munkafüzetek használata........................................................ 101

Változások követése................................................................ 106 Alapszolgáltatások...................................................................... 111

Kurzormozgatás ...................................................................... 112 Kijelölések ............................................................................... 114 Adatbevitel............................................................................... 118 Vágás és áthelyezés ............................................................... 131 Szerkesztőparancs ismétlése .................................................. 138 Szerkesztőparancs visszavonása............................................ 139 Automatikus javítás ................................................................. 139 Automatikus kitöltés................................................................. 142 Automatikus számolás............................................................. 142 Helyesírás-ellenőrzés .............................................................. 144

A segítség................................................................................... 145 Súgó tartalom .......................................................................... 146 Keresés a súgóban.................................................................. 148 Elérhetőség és egyebek .......................................................... 150

A munka befejezése ................................................................... 153

TARTALOM 5


SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA .............................. 154 Keresés és csere........................................................................ 156 Keresés varázslóval.................................................................... 158

IRODALOM................................................................................... 160

ELŐSZÓ 6


ELŐSZÓ

Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szak-könyv is bizonysága ennek. Az Excel 2007-es (vagyis 12.0-ás) vál-tozata, mint a Microsoft Office 2007 rendszer tagja, ismét könnyeb-ben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb ke-zelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egy-aránt. A program elindítása után a legfeltűnőbb jelenség éppen a radikálisan átdolgozott kezelői felület, amelyet a fejlesztők több ezer órás felhasználói szokásokat rögzítő videofelvétel elemzése alapján alakítottak ki.

A program megjelenését nagy várakozás előzte meg. Mivel a Microsoft lehetővé tette termékük béta változatának letöltését hon-lapjáról, ezt a tettüket „minden idők legsikeresebb letöltési akciója” néven emlegetik, hiszen egy-két hónap alatt több mint 300 millió letöltés történt.

A program a Microsoft Office 2007 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Mic-rosoft Office 2007 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálód-tak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjelení-teni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentu-mokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett.

A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szöveg-szerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excel-

ELŐSZÓ 7


nek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán is-mertség szempontjából utoléri a Wordot is).

Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden más-hol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalál-ni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanak-kor itt jóval több igazi újdonság jelent meg.

Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről ter-mészetesen bővebben olvashatnak a kötetben:

Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változat-ban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben az Excel 2007-ben 16384 oszlop*1048576 sor!

Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarok-ban látható Office gombból gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyi-táson és mentésen túl a Save As almenüben menthetünk az Excel 97-2003 formátuma mellett PDF1 vagy XPS formátumba is.

Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, 97-2003 formátumú munkafüzetet, mely kompatíbilis a korábbi változatokkal, XML ada-tokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust.

A korábbi Eszközök (Tools) menüt itt is megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható Excel Options gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési mód-jának beállításához.

A legszembetűnőbb változtatás, itt is az – összhangban az Office többi tagjával –, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervez-ték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai

1 „lapzárta” után érkezett: a Microsoft az Adobe tiltakozása nyomán kivette a PDF konverziót a végleges változatból…

8 ELŐSZÓ


vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el.

A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetle-nül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megje-lennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfele-lően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthe-tünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszéd-panelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap mun-kaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata melletti kis szimbólumra kell kattintani.

Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Conditional Formatting gombbal megjelenített almenüből szám-talan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Highlight Cells Rules paranccsal a korábbi feltételes formázás-hoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Ekkor a választ-ható matematikai összehasonlítás eredményeképpen, a feltételt tel-jesítő cellák hátterét és szövegszínét módosíthatjuk.

Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 18 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is.

A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb meg-ismerésében. „A Microsoft Office Excel 2007 – Alapok” című kötet-ben írtuk le a program futtatásával kapcsolatos alapvető tudnivaló-kat. A többi kötet már feltételez bizonyos – a korábbi kötetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett – ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az Alapok kötetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi ré-szekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott – általá-ban az első előfordulási – helyen magyarázunk meg.

Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2007 használatával kap-csolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban

ELŐSZÓ 9


terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni eb-ből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekin-tését.

A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-Book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is.

A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mel-lett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a fel-használók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ab-lakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg na-gyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdon-sága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amely-nek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ága-kat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhi-vatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor ele-gendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista meg-felelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében ke-reshetünk.

A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekez-tünk – a terjedelem adta korlátokon belül – megfelelő mélységben ismertetni.

A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítás-technikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP ope-rációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk ké-szítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez

10 ELŐSZÓ


minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.

Szentendre, 2007. március

Köszönettel a szerző.

EXCEL 2007 ALAPOK 11


AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI

Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Mic-rosoft Office Excel 2007-es változatának (12.0.4518.1014 kódszámú angol nyelvű változat) újdonságait, amelyek részletezésére a ké-sőbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutat-juk be a Microsoft Office 2007 rendszer, majd az Excel utóbbi válto-zatának legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól.

A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem ren-delkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára ért-hetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is.

Az Office új megjelenése A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, me-lyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megta-lálható újdonságok.

Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fej-lesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásá-val – a témához igen szűkre szabott keretek között – próbáljuk meg bemutatni.

De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk? Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcso-mag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai,

12 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI


vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok „közkeletűbb” felé-nek, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word progra-moknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage prog-ram jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább.

Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lé-nyeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csök-kenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges mérete-ket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előál-líthatók XML konverzióval.

A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát kö-vették. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsof-tot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt progra-mok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga” szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, paran-csok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban be-vezetett gyakorlatnál.

Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nem-csak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon

AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 13


sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái).

Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalom-mal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy „fél” darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat.

De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezd-jük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehéz-kes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni.

A Home szalag a szerkesztés alapvető parancsaival

Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpanele-ket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen „ha-gyományos” eszköztár testre szabásakor – Customize Quick Access Toolbar – találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A



fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarká-ba kell kattintanunk.

Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Home szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kat-tintsunk a stílus szimbólumára (például a Heading 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Style feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformá-záshoz szükséges – a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tar-talmú – párbeszédpaneleket a Font és a Paragraph feliratok mellet-ti kis ikonokra kattintva.

Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók

Az Insert szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható



egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A di-agram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Type your text here ablakát), amelyben min-den zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szö-vegtartalom. A Design szalagon egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás.

Az Excel újdonságairól röviden Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felület-elemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon.

Több új diagramtípus is megjelent

Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes for-



mázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen le-hetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagra-mokat alkalmazhatunk.

Sávdiagram a cellán belül

Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti terü-letet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a for-mázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk.

Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellá-kat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részlete-sen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Conditional Formatting kinyíló New Rule parancsával készíthetünk új szabályt.

Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is al-kalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei.



Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti

értékek

A Home szalagon található formázó galériák hasonló módon mű-ködnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra.

A Top/Bottom Rules paranccsal a legfelső, vagy legalsó adato-kat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk.

A Data Bars paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékek-



kel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül ma-radnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásol-ja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyfor-mán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást.

Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában „nem ütik” egymást.

A feltételes formátumok egymásra halmozhatók

A Color Scales menüben például a kijelölt tartomány celláihoz ér-tékarányos, folyamatos színezést adhatunk, amely a cella hátterén érvényesül.

A feltételes formázások almenüinek végén látunk egy More Rules parancsot, amelynek segítségével egyénileg módosíthatunk a szabályokon, illetve további hasonló szabályokat alakíthatunk ki. Ekkor az éppen aktuális szabályból indulunk ki, amelyet módosítha-tunk. A színezésnél például beállítható a legkisebb és a legnagyobb értékhez tartozó szín, vagy a színezés egyéb szabályai (három szín esetén a középső szín helye stb.). Egyéni szabályok kialakítására szolgál a Conditional Formatting menü New Rule parancsa is.



Egyéni formázási szabályokat is kialakíthatunk

Az Icon Sets menüben az értéktartományt kvantilisek szerint felosz-tó és ikonokkal jelző formázást állíthatunk be. Az egyéni szabályok-kal beállíthatjuk, hogy az ikonok alkalmazásához milyen százalékos értékhatároknak, vagy abszolút cellaértékeknek kell teljesülni. Ezek-ből egyszerűen megállapíthatók, hogy az adatok az alsó-felső har-madban, negyedben, ötödben stb. vannak, illetve átlagosak, vagy egy általunk különösen fontosnak ítélt sávban vannak.

A Manage Rules paranccsal megjelenített párbeszédpanelen be- és kikapcsolhatók a szabályok, így egyetlen jelölőnégyzet átállításá-val érvényesíthetők, illetve ideiglenesen megszüntethetők. Ha ismét szükség van a szabályra, csak töröljük a szabály melletti Stop If True jelölőnégyzetet. Ugyancsak egyszerűen módosíthatjuk a sza-bály érvényesítési területét.

A „szabálymenedzser” párbeszédpanelen a felesleges szabály egyszerűen törölhető a Delete paranccsal. A szabályok módosításá-ra pedig az Edit rule gombot nyomjuk meg.

Nemcsak az adott tartományban, de a kijelölt cellákon, illetve munkalapon is törölhető a feltételes formázás szabálya a Clear Rules almenü parancsaival.



Az ikonkészletekkel a kvantilisek ábrázolhatók

A szabályok sorrendje is beállítható



A Home szalag Format as Table gombjából megjeleníthető listából rengeteg előre beállított táblázatformát választhatunk. Ezeket nem használhatjuk viszont másik adattáblával átfedésben. A táblázatfor-mák (New Table Quick Style) és kimutatás-táblázatok (New PivotTable Quick Style) is átalakíthatók

Hasonlóan sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cell Styles gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakítha-tunk egyedi formázással (New Cell Style), de egyesíthetünk is cel-lastílusokat (Merge Styles). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe.

Megváltozott a listák rendezése, szűrése is. Egy listabeli cella he-lyi menüjében választhatjuk a szűrést cellaérték, ikon, cellaszín, be-tűszín szerint, vagyis a feltételes formázással beállítható tulajdon-ságok alapján is. Például így kiszűrhetjük az első kvantilisbe eső adatokat is.

Számtartalmú listaelemek szűrése

A listafejben egyetlen helyi menübe egyesítették a szűrés és rende-zés parancsait. Számszerű adatok szűréséhez beállíthatjuk az



egyenlő, nem egyenlő, nagyobb, kisebb, közötti, felső tíz, átlag felet-ti és átlag alatti adatok szűrése mellett a korábban megismert pár-beszédpanelen beállítható egyéni szűrőket is.

A szöveges tartalmú cellákat szűrhetjük egyenlőség, nem egyen-lőség, kezdet, végződés, tartalmazás, nem tartalmazás szerint és egyéni szűrővel. Természetesen itt is szűrhetünk szín szerint.

A rendezést is végezhetjük a feltételes formázással beállított tu-lajdonságok szerint. Ezzel egybe gyűjthetjük a szűrőfeltétel szerint azonos tulajdonságú rekordokat.

Rendezés a feltételes formázással beállított jellemző szerint

Az Insert szalag az objektumok beszúrásának eszköze. Itt is talá-lunk újdonságot, nemcsak a régi parancsokat helyezték el az új ve-zérlőelemen.

Az Insert szalag

Ezeket az Office többi alkalmazásában is használhatjuk, mint példá-ul a többek közt az üzleti folyamatok ábrázolására alkalmas IGX Graphic objektumot. Ezek a diagramok egyszerűen hozhatók létre, és átalakíthatók egymásba. A diagramtípus választása után egy



külön szövegablakba visszük be a tartalmat. A szöveges tartalom megtartása mellett választhatunk másik diagramtípust, melynek tu-lajdonságai (mérete, színe, térhatása) egyedileg formázhatók.

Az IGX diagramok egyszerűen átalakíthatók

Az Insert szalag újdonsága még az aláírás szolgáltatás (Signature Line).

A Page Layout szalag a lapelrendezés és oldalbeállítás, valamint a nagyléptékű formázás eszköze.

A Page Layout szalag

A Page Setup, vagy a Sheet Options felirat melletti kis ikonnal a hagyományos oldalbeállítási párbeszédpanelek mellett a PDF kon-verzióval kapcsolatos beállító párbeszédpanelt is megjeleníthetjük (a Sheet lap Options gombjára kattintva). Ugyanezt a panelt jeleníti meg a Print Titles gomb is.

A Themes gombbal előre összeállított stílusgyűjteményeket ér-vényesíthetünk.



Az előre összeállított stílusgyűjtemények

A Scale to Fit csoportban állítjuk be a munkalap adott méretre zsu-gorítását (hogy a tartalom hány oldalon férjen el). Egyébként a munkafüzet nagyítását most a szerkesztőablak alján látható csúsz-kával szabályozzuk.

Gyakorlatilag nem sok újdonságot tartalmaz a függvények beil-lesztésére szolgáló Formulas szalag. A függvények beillesztése, a képletek ellenőrzése (Formula Auditing), nevek kezelése viszont egyszerűbbé vált. Nyolc új függvény jelent meg, amelyekkel OLAP kockákat elemezhetünk.

A Formulas szalag



Kevés újdonságot tartalmaz az adatműveleteket tartalmazó Data szalag is. A korábbi rendezési művelettel szemben viszont, amikor csak három szempontot vehettünk figyelembe, most korlátlanul ren-dezhetünk, azaz akár az összes adatbázis-mezőt figyelembe vehet-jük. Itt is könnyebbé tették a külső adatok átvételét (From Other Sources).

A rendezést tetszőleges számú szempont szerint végezhetjük

A Review szalag az ellenőrzés, korrektúrázás (megjegyzések köve-tése), munkalap-védelem parancsait tartalmazza. Itt csak kisebb változásokat tapasztaltunk a változtatások követésében (Track Changes).



A Review szalag

A View szalag a megjelenítés parancsait tartalmazza. Ez utóbbiba kerültek a korábbi Nézet (View) és Ablak (Window) menü paran-csai. Részben hasonló kapcsolókat találunk a Page Layout szala-gon (rácsháló és azonosítók elrejtése), illetve a szerkesztőablak al-ján (nézetváltás, nagyítás).

A View szalag

A súgó elérésére az F1 gyorsgombot, vagy a szalagfül-sor jobb ol-dalán látható ? gombot használhatjuk.

excel 2007 alapok angol - akonyv.huakonyv.hu/excel_elemei/excel_2007_alapok_angol_minta.pdf ·...

Documents