MS EXCEL 2003

ПОЧЕТНИ ЕЛЕМЕНТИ Spreadsheet програмите или како обично се преведува програми за вкрстено пресметување или програми табелатори, се користат за претставување на податоците во форма на табела. Покрај креирањето, формати-рањето, и уредувањето на податоците, со користење на формули и функции, Excel овозможува правење на пресметки врз основа на внесените податоци и нивно графичко претставување.

АКТИВИРАЊЕ И ЗАТВОРАЊЕ НА EXCEL

Excel може да се активира преку Start менито на следниов начин:

1. Се кликнува на копчето Start за да се отвори менито Start.

2. Во Start менито се избира All Programs.

3. Во менито се избира Microsoft Office.

4. Во следното мени се кликнува на Microsoft Office Excel 2003.

Кога Excel ќе се активира, на екранот се појавува прозорец на апликацијата Excel и во него прозорец на празен документ подготвен за внесување податоци.

� Работна книга (woorkbook). Документот на кој се работи во Excel се нарекува работна книга.

� Работен лист (woorksheet). Иницијално, кога се активира Excel се креира празна работна книга која се состои од три работни листа.

� Клетка (cell). Работните листови се состојат од колони и редови во чиј пресек се формираат квадратчиња наре-чени клетки.

Excel се затвора на ист начин како и која било друга апликација, а наједноставно е со:

♦ Се кликнува на Close (X) во Excel прозорецот, или

♦ Се селектира наредбата File→Exit.

Ако во работната книга има промена на податоците и тие не се снимени, Excel ќе прикаже интерактивен прозорец кој прашува дали корисникот сака да го сними фајлот пред да се излезе.

Се избира Yes ако треба да се сними, No ако не треба и Cancel ако треба да се откаже операцијата затвора-ње на Excel.

EXCEL ПРОЗОРЕЦ

Excel прозорецот содржи многу елементи заеднички за сите прозорци кои се појавуваат под Windows, вклучувајќи ја мени лентата, лентите со алатки, статусната лента и др. Меѓутоа, како последица на специ-фичната намена на Excel, во неговиот прозорец се појавуваат и други елементи, карактеристични за Excel.

Следи описот на елементите на прозорецот, карактеристични за Excel:

Лента за формули (Formula bar). Кога ќе се селектира клетка, нејзината вистинска содржина се прикажува во оваа лента. Ако, на пример, во клетката е прикажан резултат од пресметка на не-која формула, во лентата ќе се прикаже формулата. Адресата на клетката се прикажува во леви-от дел на лентата за формули.

� Адреса на клетка. Адресата на секоја клетка се состои од буква – ознака на колоната и број – ознака на редот (A1, V3 итн).

Прозорец на работна книга (Workbook window). Секој документ во Excel е работна книга која содржи еден или повеќе работни листови. Истовремено можат да се отворат повеќе работни книги и секоја ќе биде отворена во свој прозорец чија репрезентација може да се види на лента-та за задачи.

� Во случај кога има отворено повеќе работни книги, корисникот ќе има чувство дека повеќе пати го има отворено Excel. Секој документ се прикажува во свој посебен Excel прозорец, а на лентата со за-дачи за секој се појавува соодветно копче.

Наслови на колоните (Column headings). Буквите на врвот од секој работен лист ги идентифику-ваат колоните во работниот лист.

Наслови на редовите (Row headings). Броевите кои се наоѓаат на левата страна на секој работен лист ги идентификуваат редовите во работниот лист.

Селектирана клетка (Selector). Во секој момент, барем една клетка во работниот лист е селекти-рана. Ова може да се спореди со курсорот во Word. Селектираната клетка е исцртана со подебе-ла линија.

ПРОМЕНА НА РАБОТЕН ЛИСТ

Иницијално, секоја работна книга се состои од три работни листови. По потреба може да се додаде нов ра-ботен лист или да се избрише еден од постојните. Бидејќи секоја работна книга се состои од еден или пове-ќе работни листови, се појавува потреба за промена на активниот работен лист. За таа цел се кликнува на картичката на работниот лист што треба да се избере за активен.

Поле за адреса

Наслови на редовите

Наслови на колоните

Лента за формули

Селектирана клетка

Прозорец на работната книга

Интерактивна лента за задачи

ДВИЖЕЊЕ ВО РАБОТНИОТ ЛИСТ

На екранот е прикажан само дел од работниот лист. Огромен дел од работниот лист не е во видливиот дел на прозорецот. За да се помести содржината на работниот лист и некој дел кој е надвор од прозорецот да стане видлив, или се користат лизгачите и лизгачките ленти или треба да се постави за активна соодветна-та клетка. Активната клетката се менува со комбинациите на копчињата на тастатурата прикажани во след-нава табела:

Копчиња Поместување

←,↑,→,↓ Една клетка во правец на стрелката

Ctrl+↑, Ctrl+↓ На врвот или на дното на делот кој содржи податоци

Ctrl+←, Ctrl+→ На почетокот или на крајот на делот кој содржи податоци

PgUp Еден екран погоре

PgDn Еден екран подолу

Home На почетокот на редот

Ctrl+Home На горниот лев агол на работниот лист

Crtl+End На долниот десен агол на делот кој содржи податоци

���� Многу побрзо поместување со влечење на лизгачите се постигнува ако, додека лизгачот се влече се држи при-тиснато копчето Shift.

���� За да се дојде брзо до некоја конкретна клетка на работниот лист се внесува адресата на клетката во полето за адреси на лентата за формули и се притиска Enter. На пример, за да се постави за активна клетката што е пресек на колоната означена со X и редот со број 1500, во полето за адреси треба да се впише X1500 и да се притисне копчето Enter. Веднаш во видното поле ќе се појави делот од работниот лист во кој е клетката X1500.

���� Ако клетката која треба да се постави за активна се наоѓа во видливиот дел од работниот лист, едноставно се кликнува со глувчето на неа.

КОРИСТЕЊЕ НА ЛЕНТИТЕ СО АЛАТКИ

Лентите со алатки обично се наоѓаат под лентата со менија или под хоризонталната лента со лизгач.

���� Позицијата на лентите со алатки може да се промени со клик на глувчето врз празен дел од лентата и повлекува-ње на кој било дел на екранот.

Иницијално, Excel ги прикажува стандардната (Standard) и лентата со алатки за форматирање (Formatting). За да се активира наредба преку лентите со алатки, едноставно се кликнува на алатката која ја симболизира наредбата.

���� Лентите Standard и Formatting се појавуваат во еден ред (една до друга), што секако, по желба на корисникот мо-же да се промени со повлекување опишано погоре во текстот.

� Ако алатката моментно е сива, таа не може да се употреби. Алатките не можат да се активираат кога не се апликативни за моментната активност.

Ако нема потреба да се користат, лентите со алатки можат да се исклучат за да се ослободи простор на екранот. Подоцна тие повторно можат да се вклучат, а по потреба можат да се вклучат и некои други ленти со алатки (иако некои сами се појавуваат кога се извршуваат поврзани активности).

За да се исклучи или вклучи лента со алатки треба да се извршат следниве чекори:

1. Се селектира наредбата View→Toolbars. Се појавува подмени.

2. Знакот за штиклирање веднаш до името на лентата со алатки значи дека таа моментно е вклуче-на. Ако треба да се вклучи или исклучи едноставно се кликнува на името на лентата со алатки во листата.

���� За брзо да се вклучи исклучена лента со алатки се кликнува на десното копче од глувчето на некоја вклучена лента со алатки и се појавува мени со лентите со алатки. Се кликнува на потребната и таа се вклучува.

ЗГОЛЕМУВАЊЕ И НАМАЛУВАЊЕ НА ПОГЛЕДОТ НА РАБОТНИОТ ЛИСТ

За да се зголеми или намали погледот на активниот работен лист се користи надолното мени Zoom на стан-дардната лента со алатки. Едноставно се кликнува на надолната стрелка и од менито што ќе се појави се селектира процентот на големината на приказот.

���� Во текст рамката лево од стрелката на надолното мени Zoom едноставно може да се впише саканиот процент на зголемување или намалување.

���� Ако треба да се прикаже одредена содржина од работниот лист во максимална можна големина, таа се селекти-ра и од надолното мени Zoom се селектира Selection.

Доколку е потребно, работниот лист може да се прикаже на целиот екран при што ќе се изгубат лентите со алатки и статусната лента. Тоа се прави со наредбата View→Full Screen. Враќање во претходната состојба се постигнува со клик на копчето Close Full Screen или со повторно селектирање на наредбата View→Ful Screen.

ЗАМРЗНУВАЊЕ НА НАСЛОВИТЕ НА РЕДОВИТЕ И КОЛОНИТЕ

При движењето низ поголем работен лист, често пати е потребно истовремено да се гледаат одредени ко-лони и редови (обично првите) кои ја опишуваат нивната содржина. Задржувањето на одредени колони и редови во видното поле се постигнува на следниов начин:

1. Се поставува за активна клетката која се наоѓа една колона десно од колоната што треба да се замрзне и еден ред подолу од редот што треба да се замрзне.

2. Се селектира наредбата Window→Freeze Panes.

При движењето низ работниот лист секогаш замрзнатите колони и редови остануваат во видното поле, а останатите редови и колони се подвлекуваат под нив. На тој начин е овозможено да се гледаат податоците и во другите делови на работниот лист без да се изгуби трагата од тоа што всушност претставува подато-кот.

Одмрзнувањето се прави со селектирање на истата наредба која сега има поинаков облик Window→Unfreeze Panes.

РАЗДЕЛУВАЊЕ НА РАБОТНИОТ ЛИСТ

Понекогаш кога се работи со поголеми работни листови, се појавува потреба од споредување на податоци од повеќе различни делови на работниот лист. Притоа, постојано треба да се движи низ работниот лист што може да одземе повеќе време. За да се погледаат повеќе делови од работниот лист (максимално чети-ри), тој треба да се подели на следниот начин:

1. Се поставува за активна клетката која се наоѓа една колона десно од колоната што треба да се замрзне и еден ред подолу од редот што треба да се замрзне.

2. Се селектира наредбата Window→Split.

Поделбата може да се изврши и директно во работниот простор со повлекување со глувчето. Тоа се прави на следниот начин:

1. Се кликнува и се држи хоризонталната кратката линија над стрелката нагоре на вертикалната лизгачка лента за да се направи хоризонтална поделба на работниот лист.

Се кликнува и се држи вертикалната кратка линија десно од стрелката во десно на хоризонтал-ната лизгачка лента за да се направи вертикална поделба на работниот лист.

2. Се влече до потребната локација.

3. Се пушта на потребната локација и истиот документ е поделен во повеќе прозорци што имаат свои лизгачки ленти.

Поделбата може да се промени со влечење на линиите за поделба. За да се отстрани поделбата, двојно се кликнува (двоклик) на линијата што го дели работниот лист.

КРЕИРАЊЕ, ОТВОРАЊЕ И СНИМАЊЕ РАБОТНИ КНИГИ

КРЕИРАЊЕ НОВА РАБОТНА КНИГА

При активирањето на Excel автоматски се отвора нова празна работна книга. Ако пак Excel е веќе активи-ран, тогаш нова работна книга се креира со кликнување на копчето New на стандардната лента со алатки. Нова работна книга може да се креира и со наредбата File→New каде што е овозможено користење на ур-неци (на сличен начин како во Word).

Хоризонтален разделувач

Вертикален разделувач

СНИМАЊЕ РАБОТНА КНИГА

Кога се креира нова работна книга во Excel автоматски и се доделува име Book n каде што n е број кој се зголемува за 1 со секое отворање на нова неименувана работна книга. Работната книга во ваков облик се "чува" сé додека не се напушти Excel или не се исклучи компјутерот. За да биде работната книга перма-нентно меморирана во компјутерот, односно за да може подоцна повторно да се отвори, потребно е на ра-ботната книга да се даде име и таа да се сними на некој мемориски уред. За таа цел треба да се направи следново:

1. Се селектира наредбата File→Save или се кликнува на копчето Save од стандардната лента со алатки, при што се појавува интерактивниот прозорец Save As.

2. Во текст рамката File Name се внесува името кое треба да и се даде на работната книга. Името може да содржи до 256 карактери и е пожелно тоа да ја објаснува содржината на работната кни-га.

3. Excel го нуди фолдерот My Documents како локација каде ќе се сними работната книга. Ако ра-ботната книга треба да се сними во друг фолдер или уред, треба да се кликне на надолното мени Save In и да се селектира друг фолдер и/или уред. За снимање на дискета треба да се избере 3½ Floppy (A:).

4. Се кликнува на копчето Save, по што работната книга е снимена на диск, а доделеното име се појавува во насловната лента.

���� Иницијално работните книги од Excel се снимаат во фолдерот My Documents. Фолдерот во кој ќе се снимаат до-кументите од Excel може да се промени со наредбата Tools→Options, по што се кликнува на картичката General. Потоа, се кликнува во текст рамката Default File Location и се внесува комплетниот пат на фолдерот кој поната-му ќе се подразбира како работен фолдер за документите на Excel. Се кликнува OK.

На левата страна на интерактивниот прозорец Save As се наоѓа лентата Places (места) со икони кои обезбе-дуваат врски до други фолдери во кои може да се сними работната книга. Со клик на некоја од иконите мо-жат да се повикаат:

My Recent Documents – во овој фолдер се наоѓаат врските до 50 последни користени документи. Во овој фолдер не може да се сними работната книга.

Desktop – работната површина на Windows може да се искористи како локација на која ќе се сними работната книга. Во тој случај, иконата на фајлот во кој е сместена работната книга ќе се појави на работната површина на Windows и може да се отвори со двоклик. Преку фолдерот Desktop (кој се наоѓа во коренот на хиерархиската структура на фолдери) може да се пристапи до сите останати фолдери на компјутерот.

My Documents – основен фолдер кој го користат апликациите на пакетот Office.

My Computer – фолдер во кој се гледаат локалните мемориски уреди на компјутерот.

My Network Places – фолдер преку кој се пристапува до мрежните ресурси на локалната компју-терска мрежа чиј дел евентуално е компјутерот.

���� Ако корисникот има желба работната книга да ја сними во потполно нов фолдер – фолдерот може да го креира со клик на копчето Create New Folder на лентата со алатки на интерактивниот прозорец Save As.

Откако работната книга ќе се именува и сними, потребно е таа периодично да се снима во текот на работа-та со цел да се минимизираат загубите на податоците во случај да снема електрична енергија или да наста-нат други проблеми во системот. Во секој случај, на крај на работата неопходно е таа да се сними за да се сочуваат промените внесени во текот на работата. Тоа се прави на некој од следниве начини:

♦ Се селектира наредбата File→Save.

♦ Се кликнува на копчето Save на стандардната лента со алатки.

♦ Се притиска Ctrl+S.

���� Excel автоматски ја снима работната книга под тековното име, па така интерактивниот прозорец сега не се поја-вува.

СНИМАЊЕ РАБОТНА КНИГА ПОД НОВО ИМЕ

Откако работната книга ќе се именува, може да се јави потреба од снимање на работната книга и под друго име. На пример, може да се зачува старата верзија на работната книга со оригиналното име, а новата верзи-ја на работната книга да се сними под ново име. Промената на името на работната книга се прави на след-ниов начин:

1. Се селектира наредбата File→Save As, по што се појавува интерактивниот прозорец Save As, а во текст рамката File Name се наоѓа оригиналното име на работната книга.

2. Во текст рамката File Name преку актуелното име се внесува новото име.

3. Се избира друг фолдер или мемориски уред во листата Save In, ако е потребно работната книга да се сними на друг фолдер или мемориски уред.

4. Се кликнува на копчето Save и Excel ја снима работната книга под новото име.

ОТВОРАЊЕ ПРЕТХОДНО КРЕИРАНИ РАБОТНИ КНИГИ

Секоја претходно креирана работна книга може повторно да се отвори и понатаму да се продолжи да се ра-боти со неа.

За да се отвори претходно креирана работна книга, треба да се кликне на File→Open или да се кликне на копчето Open на стандардната лента со алатки. Притоа се појавува интерактивниот прозорец Open.

Во листата на фајлови се прикажани сите фајлови и фолдери кои ги содржи тековниот фолдер. Секоја ра-ботна книга (која снимена на дискот се вика фајл) е претставена со мала икона која се наоѓа веднаш до името на фајлот, додека покрај фолдерите се наоѓа икона со ознака на фолдер. Во листата Look In е прика-жано името на тековниот фолдер. Во интерактивниот прозорец Open може да се направи некоја од следни-ве акции:

♦ Да се отвори потребниот фајл, на тој начин што ќе се кликне на името на фајлот или пак, тоа ќе се внесе во текст рамката File Name, и на крај се притиска Enter. Или, поедноставно, може двој-но да се кликне на името на фајлот.

♦ Да се прегледа содржината на фајлот, така што ќе се кликне на името на фајлот, а потоа ќе се кликне на надолното мени Views, а од него ќе се избере опцијата Preview. Инаку, ова надолно мени се користи за избор на приказот на содржината на фолдерот и се користи на ист начин ка-ко што се користат различните погледи во Windows Explorer.

♦ Да се погледаат други типови на документи на тој начин што ќе се кликне на надолното мени Files of Type и ќе се избере потребниот тип.

♦ Да се помести за еден фолдер погоре со клик на копчето Up One Level.

♦ Да се помести во друг фолдер подолу така што двојно ќе се кликне на името на фолдерот.

♦ Да се помести во друг фолдер, со клик на надолното мени Look In и со селектирање на потреб-ниот фолдер.

♦ Де се искористат можностите кои ги нуди лентата Places.

���� За побрзо отворање на работна книга на која корисникот неодамна работел, наместо да се користи интерактив-ниот прозорец Open, може да се користи листата на неодамна отворани фајлови. Оваа листа се прикажува во ме-нито File, веднаш над наредбата Exit. За да се отвори некој фајл од листата доволно е со глувчето да се кликне на неговото име.

���� Excel работна книга може да се отвори (и да се активира Excel, ако тој веќе не е активиран) со двојно кликнува-ње на името на работната книга или на нејзината икона во прозорецот Windows Explorer или во My Computer.

ПОМЕСТУВАЊЕ ПОМЕЃУ ОТВОРЕНИТЕ РАБОТНИ КНИГИ

Понекогаш можеби ќе треба да се отворат повеќе работни книги истовремено. Тие се отвораат секоја во свој Excel прозорец. Меѓутоа, во еден момент може да се работи само со една работна книга. За работната книга со која во даден момент се работи може да се каже дека е во фокус. Постојат неколку начини за до-ведување на работната книга во фокус:

♦ Ако дел од прозорецот на работната книга е видлив, се кликнува на него.

♦ Се отвора менито Window и се избира името на работната книга.

♦ Се притиска Ctrl+F6 за доведување на следната работна книга во фокус.

♦ Се кликнува на копчето на лентата со задачи што ја претставува потребната работна книга.

ЗАТВОРАЊЕ РАБОТНА КНИГА

Кога ќе се затвори работната книга, Excel го затвора нејзиниот прозорец. Кога ќе се заврши со работата на работната книга, таа би требало да се затвори за да се ослободат ресурсите на компјутерот. За да се затвори работна книга треба да се кликне на копчето Close (X) во горниот десен агол на прозорецот на работната книга. Притоа, треба да се внимава на фактот дека во прозорецот постојат две копчиња Close: горното (цр-вено) ја затвора апликацијата Excel заедно со сите отворени работни книги, а долното ја затвора работната книга без при тоа та го затвори Excel и останатите отворени работни книги.

ВНЕСУВАЊЕ НА ПОДАТОЦИ

ВНЕСУВАЊЕ ТЕКСТ

Текст е која било комбинација од букви, броеви, специјални знаци и празни места. По правило текстот автоматски е подреден до левиот раб на клетката.

Текст во одредена клетка се внесува на следниов начин:

1. Се кликнува на клетката во која треба да се внесе текст.

2. Се внесува текстот. Со внесувањето, текстот се појавува и во клетката и во лентата за формули.

3. Се притиска Enter.

���� Може да се притисне Enter, Tab или некое од копчињата со стрелка за да се заврши внесувањето текст во кле-тката. Ако е направена грешка и ако треба да се избрише текстот, т.е. да се врати претходната содржина на кле-тката се притиска Esc.

���� Ако се внесува број кој треба да биде третиран како текст, пред бројот се внесува апостроф (‘) (пр. ‘234).

ВНЕСУВАЊЕ НАСЛОВИ НА КОЛОНИ И РЕДОВИ

Насловите на колоните и редовите им даваат значење на податоците претставени во нив. Насловите на ко-лоните обично се ставаат на врвот на работната област (над податоците). Насловите на редовите се внесу-ваат на левата страна на работната област (лево од податоците).

Насловот на колоната опишува што претставуваат броевите во колоната. Типично насловите на колоните одредуваат временски период како што се години, месеци, денови, дати и сл. Насловите на редовите опи-шуваат што претставуваат броевите во секој ред. Вообичаено насловот на редот ја одредува категоријата на податоците, како име на продукт, имиња на вработени или приходи и расходи итн.

���� Кога треба да се внесат слични податоци (како серија од месеци или години) како наслов на ред или колона се користи наредбата AutoFill.

ВНЕСУВАЊЕ БРОЕВИ

За важечки броеви се третираат нумеричките ознаки и некои од следните специјални знаци: +, -, /, ., (, ), $, %,. Тоа значи дека во број можат да се вклучат запирки, децимални точки, знак за долар, знак за процент и заградите.

Број во клетка се внесува на следниов начин:

1. Се кликнува на клетката во која треба да се внесе бројот.

2. Се внесува бројот. Можат да се користат копчињата за броеви и на стандардната и на нумерич-ката тастатура. За да се внесе негативен број, пред него се става знак за минус или бројот се ста-ва во загради. За да се внесе дропка (делење), пред него треба да се стави целиот број, празно место и дропката како, на пример, 2 1/2.

� Доколку не се внесуваат броеви при користењето на нумеричката тастатура треба да се провери дали е вклучено копчето Num Lock.

3. Се притиска Enter и бројот се појавува во клетката подреден во десно.

� Ако се внесе број и тој во клетката се појави во облик на повеќе тараби (#######) или во научен стил (на пример, 7.78Е+06), тоа значи дека клетката не е доволно широка за да го прикаже внесениот број и треба да се прошири. Иако бројот не е прикажан, тој постои и ќе се прикаже кога колоната во која е клетката доволно ќе се прошири.

ВНЕСУВАЊЕ ДАТУМ И ВРЕМЕ

Датуми и времиња можат да се внесуваат во повеќе формати. Кога се внесува датум, Excel го претвора во број што одговара на бројот на денови помеѓу 1. јануари 1900 и тој датум. Иако овој број нема да се прика-же (Excel ги прикажува податоците како нормален датум), бројот се користи кога датумот треба да се упот-ребува за различни пресметки. Датум или време во клетка се внесува на следниов начин:

1. Се кликнува на клетката во која треба да се внесе датум или време.

2. Се внесува датумот или времето во оној формат во кој треба да се појави. Можат да се користат тире (-) и коса црта (/) за да се раздвојат одделни делови од датумот.

3. Се притиска Enter. Ако Excel ја препознае вредноста како датум или време, таа во клетката се појавува порамнета во десно. Ако Excel не го препознае внесувањето тоа се третира како текст и се порамнува лево.

� Постои опасност датумот да биде интерпретиран како некоја друга вредност (број или сл.). Во тој слу-чај се врши форматирање на клетката со наредбата Format→Cells и од интерактивниот прозорец се избира Number.

Следнава табела прикажува некои вредности кои ќе се третираат како датуми или време:

Формат Пример

MM/DD/YY 1/1/05

MMM-YY Jan-05

DD-MMM-YY 1-Jan-05

DD.MM.YY 1.1.05

HH:MM 12:00

HH:MM:SS 12:00:00

HH:MM AM/PM 12:00 PM

HH:MM:SS AM/PM 12:00:00 PM

MM/DD/YY HH:MM 1/1/05 12:00

HH:MM MM/DD/YY 12:00 1/1/05

АВТОМАТСКО ПОПОЛНУВАЊЕ

Многу корисна функција во Excel е пополнување на соседни клетки со слична содржина, како што се ими-ња на денови во неделата, месеци во годината или обично уфрлување на редни броеви. Кога треба да се по-полни поголем број клетки со иста содржина, доволно е податокот да се внесе само во првата. Потоа се прават следниве чекори:

1. Покажувачот на глувчето се доведува над пополнетата клетка и се повлекува (стискајќи на ле-вото копче) преку оние клетки што треба да се пополнат.

2. Се селектира наредбата Edit→Fill, и од подменито насоката во која ќе се врши пополнувањето (на пример, Down). Содржината и форматот на почетната клетка ќе бидат прекопирани во дру-гите клетки.

���� Копирањето може да се изведе и со повлекување на рачката за пополнување. По претходно внесен податок во првата клетка се кликнува на рачката и се повлекува врз клетките во кои треба да се ископира внесениот пода-ток.

� Рачка за пополнување. Рачка за пополнување претставува малиот квадрат на долниот десен агол на селектира-ната клетка. Кога покажувачот на глувчето ќе се донесе над него, тој се трансформира во форма на мал плус (+).

За разлика од функцијата Fill која само ја копира содржината, AutoFill е многу "поумен" и може многу да ги олесни честите пополнувања со редни броеви или поврзани имиња. Ако, на пример, треба да се внесат деновите во неделата, доволно е да се внесе само првиот (Понеделник) и да се повлече со рачката за повле-кување. По отпуштањето на копчето на глувчето, Excel самиот ќе ги пополни дополнителните клетки со последователните денови.

На поголемиот дел од корисниците тоа не би им било од голема помош во случај кога слични листи не би можеле и посебно да се креираат. Креирање на сопствени листи се прави на следниов начин:

1. Се селектира наредбата Tools→Options, а потоа се кликнува на картичката Custom Lists.

2. Се кликнува на копчето Add по што курсорот се појавува во List entries полето.

3. Се внесуваат елементите на листата. Зад секој елемент се притиска Enter.

4. Се кликнува на копчето OK.

И покрај тоа што автоматското пополнување е добро за помали серии на податоци, во работата сигурно ќе се наидува на ситуации каде е потребна поголема контрола или каде што ќе има големи низи клетки со ин-крементална содржина. За олеснување на работата се користи наредбата Edit→Fill→Series на следниов на-чин:

1. Се внесува податокот во првата клетка.

2. Се селектира наредбата Edit→Fill→Series и се појавува интерактивниот прозорец Series.

3. Се избира дали серијата ќе се шири по колони (Columns) или редови (Rows) и се избира видот на серија. Се дефинира чекорот (Step) и крајната вредност која ќе се внесе (Stop) во случај да е потребно. Ако е избрана датумска серија, треба да се одбере и нејзинот облик (ден, седмица, ме-сец, година).

4. Се кликнува на копчето OK.

���� Во поголемиот дел од случаи Excel ќе разбере што треба да направи и со само повлекување на рачката за попол-нување по претходно внесени и селектирани две соседни вредности.

При внесувањето на податоците ќе се забележи дека доколку податокот што се внесува во една клетка за-почнува со исти карактери како некој претходно внесен податок во истата колона, во клетката се појавува претходно внесениот податок кој може да се прифати или да се продолжува со внесувањето. Ова се должи на логиката Auto Complete која следи сé што е внесено во претходните клетки и интерно формира база на различни елелемти.

УРЕДУВАЊЕ НА ПОДАТОЦИТЕ

КОРЕКЦИЈА НА ВНЕСЕНИ ПОДАТОЦИ

Откако ќе се внесе податок во клетката, тој може да се корегира во лентата за формули или во самата кле-тка. Тоа се прави на следниов начин:

1. Се кликнува во клетката во која треба да се корегира податокот.

2. Се кликнува на лентата за формули во делот во кој се појавува податокот или двојно се кликну-ва на клетката или се притиска копчето F2.

3. Се внесуваат промените. Движењето е со помош на стрелките од тастатурата. Се притиска коп-чето Backspace за да се избришат буквите лево од курсорот или се копчето Delete за да се избри-шат буквите десно од курсорот.

4. Се кликнува на копчето Enter на лентата за формули или се притиска копчето Enter на тастату-рата за да се прифатат промените.

���� Ако корисникот се предомисли, може да кликне на копчето Cancel на лентата за формули или да го притисне копчето Esc на тастатурата и во клетката ќе остане непроменет претходниот податок.

ПОНИШТУВАЊЕ АКЦИЈА

Речиси сите акции што се направени можат да се поништат т.е. да се врати претходното. Тоа се прави со клик на копчето Undo на стандардната лента со алатки. Ако се кликне на надолната стрелка на оваа копче се појавува надолно мени – хронолошка листа на наредбите што ги повикувал корисникот. Со клик на од-редена наредба се поништуваат сите наредби од последната до наредбата на која е кликнато. Постои мож-ност и за предомислување по предомислувањето – претходно поништените акции повторно да се повикаат. Тоа се прави со клик на копчето Redo, но само ако по поништените акции не е извршена ниту една друга акција.

СЕЛЕКТИРАЊЕ КЛЕТКИ

При извршување на повеќе наредби во Excel, претходно треба да се селектираат клетките на кои се однесу-ва наредбата. Селектирањето се изведува користејќи ги следниве методи:

♦ Една клетка се селектира се клик врз нејзе.

♦ Соседни клетки се селектираат со клик на клетката што се наоѓа на аголот од групата и влечење дијагонално до другиот агол.

♦ Една колона се селектира со клик на полето со наслов на колоната (букви)

♦ Соседни колони се селектираат со клик на полето со наслов на првата колона и влечење до по-лето со наслов на последната колона.

♦ Еден ред се селектира со клик на полето со наслов на редот (број).

♦ Соседни редови се селектираат со клик на полето со наслов на првиот ред и влечење до полето со наслов на последниот ред.

♦ За да се селектираат несоседни клетки, редови и колони или каква било комбинација од нив, пр-во се притиска копчето Ctrl, а потоа се изведуваат претходно опишаните методи за селектирање одделните сегменти.

♦ Цел работен лист се селектира со клик на коцката што е над полето со наслов на првиот ред, т.е. лево од полето со наслов на колоната A.

���� Селектираните делови се со црна, а податоците со бела боја.

КОПИРАЊЕ ПОДАТОЦИ

Копирањето на податоци во сите Windows апликации се изведува на сличен начин. Во Excel тоа се прави со извршување на следниве чекори:

1. Се селектира областа што ќе се копира.

2. Се селектира наредбата за копирање Edit→Copy, по што копијата од областа се сместува во Clipboard.

� Clipboard е простор во меморијата во кој се сместува копијата на областа која се копира. Clipboard е дел од опе-ративниот систем (Windows). Во апликациите од пакетот Office каков што е случајот со Excel се користи специ-јален Office Clipboard кој е дел од пакетот Office. Office Clipboard обезбедува 24 различни копирања и тоа важи само за апликациите од пакетот Office. Само последното копирање се наоѓа во Clipboard на Windows. За да се пристапи до содржините на Office Clipboard се селектира наредбата Edit→Office Clipboard и во интерактивната лента за задачи ќе се покажат можните копирања.

3. Се позиционира на локацијата на вметнување.

4. Се повикува наредбата Edit→Paste

���� Ако се користи Office Clipboard во четвртиот чекор од постапката се кликнува на содржината што треба да се внесе од интерактивниот прозорец Clipboard.

Истите податоци можат да се копираат на различни места со повторување на чекорите 3. и 4.

���� Најбрз начин за копирање е со методот "влечи и пушти". Се селектира областа која се копира, се повлекува по-кажувачот на глувчето до некоја од границите на селектираната област и тој се трансформира во стрелка. Се притиска копчето Ctrl, се кликнува и се носи на саканата локација каде се пушта.

ПОМЕСТУВАЊЕ ПОДАТОЦИ

Поместувањето на податокот е слично како копирањето со таа разлика што тој не останува на оригинална-та локација. Преместувањето се прави на следниов начин:

1. Се селектира областа која се поместува.

2. Се селектира наредбата Edit→Cut, по што копијата од областа се сместува во Clipboard.

3. Се позиционира на локацијата на вметнување.

4. Се повикува наредбата Edit→Paste.

���� И при поместувањето може да се користи Office Clippboard на ист начин како при копирањето.

���� Најбрз начин за поместување е со методот "влечи и пушти". Се изведува на ист начин како и копирањето, со тоа што не се држи притиснато копчето Ctrl.

БРИШЕЊЕ ПОДАТОЦИ

Бришењето на податоците е мошне едноставно: се селектираат клетките чија содржина треба да се избри-ше и се притиска копчето Delete.

Excel овозможува и бришење на форматите што се применети на содржината на клетката, на самата содр-жина (клетката останува празна но ги задржува форматите) и забелешката (што може да се додаде кон се-која клетка, а може да се види само кога ќе се побара). За извршување на оваа операција се селектира на-редбата Edit→Clear, а потоа All (бришење на форматите, содржината и напомената), Formats (само форма-тите), Contents (содржината) или Comments (само забелешките).

ПРОНАОЃАЊЕ И ЗАМЕНА НА ПОДАТОЦИ

Наредбата Replace (замени) во Excel овозможува да се пронајде некоја содржина и таа да се замени со но-ва. За да се замени текст, треба да се направи следново:

1. Се селектира наредбата Edit→Replace по што се појавува интерактивниот прозорец Replace. По потреба се кликнува на копчето Options за да се овозможат дополнителни можности за прецизи-рање на пребарувањето.

2. Во текст рамката Find what се внесува текстот што треба да се пронајде.

3. Во текст рамката Replace with се внесува замената на текстот.

4. Ако треба да се пронајде текстуален податок што изгледа точно онака како е напишан во текст рамката Find what (мали и големи букви), се кликнува на Match Case. Ако треба да се пронајдат клетките што содржат податоци еквивалентни на бараниот податок (не содржат ниту еден знак повеќе) се кликнува на Find Entire Cells Only.

5. Се кликнува на Find Next за да се лоцира и означи содржината што се бара.

6. За секое пронајдено појавување на примерокот, корисникот може да повика одредена акција со кликнување на едно од следниве копчиња:

Replace со што ќе се замени пронајдениот текст и ќе се продолжи со пребарувањето.

Find Next со што пронајдениот означен текст ќе се остави непроменет и ќе се продолжи со пре-барувањето.

Replace All со што сите пронајдени содржини ќе се променат наеднаш.

� Ако се направи грешка при замената на текстот, таа може да се поправи со селектирање на наредбата Edit→Undo Replace.

ПОДРЕДУВАЊЕ ПОДАТОЦИ

Податоците на работниот лист често пати се внесуваат без некој однапред одреден редослед. Можно е тие дополнително да се подредат според одреден критериум. Ова е особено значајно ако се работи за обемни табели. Притоа, ако на пример, се работи за список на лица, со подредување (сортирање) тој може се преу-реди на тој начин што списокот ќе биде азбучен (или абецеден ако не се користи македонска јазична под-дршка).

Подредувањето се врши на следниот начин:

1. Се селектираат областа што ги содржи податоците што треба да се подредат.

2. Се селектира наредбата Data→Sort по што се појавува интерактивниот прозорец Sort.

3. Се кликнува на копчето Options со цел да се одреди дали ќе се изврши подредување на редовите (Sort top to bottom) или на колоните Sort left to right)

4. Се избира колоната/редот според кој треба да се изврши подредувањето.

5. Се избира дали подредувањето ќе биде по растечки (Ascending) или опаѓачки (Descending) ре-дослед.

6. Подредувањето може да се изврши најмногу според три критериуми. Следните критериуми се одредуваат во секциите Then by со повторување на чекорите 4 и 5.

7. Се кликнува на копчето OK.

���� Подредување може да се изврши и со примена на автоматски филтер. Првите две можности во филтерот се од-несуваат токму на растечкиот или на паѓачкиот редослед на подредувањето.

АВТОМАТСКО ФИЛТРИРАЊЕ

Прикажувањето на само одредени редови во табелата (редови што исполнуваат одреден услов) е овозмо-жено со помош на наредбата AutoFilter. Автоматскиот филтер се користи на следниот начин:

1. Се селектираат насловите на колоните што ги содржат податоците со помош на кои се врши филтрирање.

2. Се селектира наредбата Data→Filter→AutoFilter, по што на секое од селектираните клетки ќе им се придружи ознака за надолно мени.

3. Се кликнува на надолното мени на клетката (насловот на колоната) за да се избере кои редови ќе бидат прикажани:

Sort Ascending – подредување на редовите според растечки редослед на вредностите во дадената колона.

Sort Descending – подредување на редовите според паѓачки редослед на вредностите во дадената колона.

All – сите редови. Се користи за да се поништи ефектот на претходното филтрирање во таа ко-лона.

Custom – податоци што задоволуваат одреден логички услов. Се отвора интерактивен прозорец во кој можат да се наведе условот (на пример, помало од 7).

Top 10 – се отвора интерактивен прозорец кој обезбедува одредување дали ќе се прикажат први-те или последните 10 редови.

Секоја вредност што се појавува во барем еден ред – за да се прикажат сите редови што во даде-ната колона ја содржат соодветната вредност.

Blanks – за да се прикажат само редовите што немаат никаква вредност во дадената колона.

NonBlanks – за да се прикажат само редовите што имаат некаква вредност во дадената колона.

���� Можно е истовремено филтрирање по повеќе колони – критериуми. Се повторува чекорот 3 од претходната по-стапка за секоја колона во која се врши филтрирањето. Автоматскиот филтер се исклучува со наредбата Data→Filter→ AutoFilter.

ФОРМАТИРАЊЕ ПОДАТОЦИ Нумеричките вредности обично се нешто повеќе од само броеви: тие претставуваат парични вредности, ка-матна стапка, процент, датум или нешто друго. На прв поглед да стане јасно за што се работи, треба да се користат соодветните формати, со помош на кои сите сродни вредности ќе изгледаат на ист начин.

Се означува областа на клетки што треба на ист начин да се прикажат, а потоа од менито Format се избира Cells или само се притиска Ctrl-1 на тастатурата. По ова се појавува интерактивен прозорец за форматира-ње на клетките Format Cells.

НУМЕРИЧКИ ФОРМАТИ

Со кликнување на картичката Number на интерактивниот прозорец Format Cells, се отвора можност за из-бирање на веќе дефиниран или за креирање нов начин на прикажувањето на податоците. На левата страна се категориите (Category) каде се избира видот на форматот што ќе се користи. Потоа во листата Type се кликнува на оној формат што најмногу одговара на потребите. Тука се прикажува и пример на неговиот ефект (Sample). Ако е потребно да се дефинира сопствен формат се избира категоријата Custom и во листа-та Type се избира сличен формат што ќе се преправи во она што е потребно. Новиот формат, после притис-кањето на OK, ќе биде мемориран, па така подоцна ќе може да биде применуван без повторно внесување.

Најлесно е веднаш по отворањето на интерактивниот прозорец Format Cells да се внесе она што е потребно во полето Type и со тоа да се прескокне барањето по категории. Треба да се обрне внимание и на форматот за валутата (Currency) кој, ако се наведе само знакот тараба (#), ја додава и ознаката наведена во контрол-ниот панел на Windows (ако таму пишува ДЕН тој текст ќе се појавува). На лентата со алатки за формати-рање се наоѓаат неколку претходно дефинирани формати што можат да се добијат со клик со глувчето.

���� На пример, ако бројот што се внесува треба да има облик на телефонски број 2580-159 во Custom форматот ќе се напише ####-###. Кога во клетката ќе се внесе бројот 2580159, тој ќе се трансформира во 2580-159.

���� Ако треба да се исклучи некој дефиниран формат и да се врати општ (General) формат, се избира клетката и се задава наредбата Edit→Clear→Formats.

ПОРАМНУВАЊЕ ТЕКСТ

Во картичката Alignment на интерактивниот прозорец Format Cells се наоѓаат важни опции за форматирање на текстот. Општиот формат подразбира поставување на текстот на лева, а броевите на десната страна. Би-дејќи тоа често не е задоволувачко, оставени се можности за хоризонтално и вертикално поставување, како и испишување на текстот под произволен агол.

Хоризонталното форматирање е класично: општо, лево, десно, центрирано и порамнето од двете страни (General, Left, Right, Justify). Помалку познати опции се порамнувањето (Fill) каде што содржината на кле-тките се повторува, сé додека не се пополни (може да се шири и на соседните клетки) и центрирање преку селекција (Center Across Selection), кое ја центрира целата содржина преку сите означени клетки, што е по-годно за наслови. На лентата со алатки за форматирање се наоѓаат најчесто користените формати за хори-зонтално прилагодување.

Вертикално, содржината може да се постави на горната или долната страна (Top и Bottom), во средината (Center) или од долната до горната страна така да се пополни целата височина на клетката (Justify).

Ако текстот не може да се стави во еден ред, се вклучува опцијата Wrap Text. Shrink to Fit го смалува или го зголемува текстот за да одговара на широчината на клетката. Merge Cells комбинира неколку клетки во една.

ИЗБОР НА ФОНТ

Картичката Font на интерактивниот прозорец Format Cells дава можност за избор на фонтот (видови на букви) и нивната големина. Бидејќи текстовите и бројките се внесуваат во основен формат, тие не изгледа-ат особено убаво. Како би се оставил подобар впечаток, ќе мора да се работи на подобрувањето на изгле-дот на табелата. Видот на буквите се избира од збирот на фонтови инсталирани на компјутерот.

Фонтот се внесува директно со кликнување на полето Font или со избор од листата. Примерот веднаш се појавува во полето за проверка (Preview). Во Font style се одредува дали буквите да бидат коси (Italic) или здебелени (Bold). Големината се избира во полето Size и се изразува во точки (pt, еден см е скоро 30 то-чки). Во полето Underline се одбира подвлекување (со една или две линии), додека во полето Color се изби-ра бојата на текстот или броевите. Во ефекти спаѓаат и прецртување (Strikethrough), експоненти (Superscript) и индекси (Subscript).

���� На лентата со алатки за форматирање се наоѓаат копчиња за избор на фонтот, негова големина, здебелување, на-косување, подвлекување и избирање на бојата на текстот. Атрибутите може да се менуваат и пред да се почне со внесување на податоците.

ГРАНИЦИ НА КЛЕТКИТЕ

Со кликнување на картичката Border на интерактивниот прозорец Format Cells се добива можност една или повеќе клетки "да се облечат" во разни линии и да им се додели боја по желба. Изборот се врши така што се кликнува во соодветното поле на групата Border, а потоа и на саканиот вид на линија и нејзина боја. Си-те линии можат да бидат различни: постојат полиња за лев, десен, горен и долен раб, како и Outline за це-локупната надворешна линија на означената група клетки.

���� За да се има подобар преглед како навистина ќе изгледа сето тоа на хартија, може да се исклучи прикажувањето на линиите на мрежата (grid) со наредбата Tools→Options каде на картичката View ќе се исклучи опцијата Gridlines.

БОЕЊЕ И ЗАСЕНЧУВАЊЕ НА КЛЕТКИТЕ

Во картичката Patterns на интерактивниот прозорец Format Cells може да се избере и боење или засенчува-ње на означените клетки.

���� На лентата со алатки за форматирање се наоѓа копче за боење на клетките.

АВТОМАТСКО ФОРМАТИРАЊЕ

Форматирањето на податоците во Excel може да биде многу ефектно но, притоа, може да се изгуби доста време. Како истото би се извршило што е можно подобро и побрзо, Excel нуди две мошне моќни алатки: Auto Format и Format Painter. Auto Format донесува повеќе порано форматирани табели што брзо и лесно можат да се применат, додека Format Painter служи за брзо копирање на форматите што веќе се користени во работната книга.

За примена на автоматското форматирање треба да се направи следново:

1. Се означува областа (табелата) која треба да се форматира.

2. Се селектира наредбата Format→Auto Format, по што се појавува интерактивниот прозорец AutoFormat.

���� Лентата со лизгач овозможува пребарување помеѓу дефинираните формати.

3. Се кликнува на соодветното автоматско форматирање.

���� Секој елемент на форматирањето може да биде исклучен од форматирањето. Исклучувањето се прави со клик на копчето Options, по што интерактивниот прозорец AutoFormat се проширува со контролни копчиња за секој елемент: броеви, фонтови, порамнување, страни, бои и широчини или височини на клетките што со клик можат да се исклучат.

4. Се кликнува на копчето OK и форматирањето се применува на селектираната област во работ-ниот лист. Секако, потоа можат и да се доработат некои детали.

Форматот на табелата или клетките може да се прекопира на друго место на два начина: со наредбата Edit→Copy, а потоа Edit→Paste или со користење на веќе спомнатиот Format Painter, чие што копче се на-оѓа на стандардната лента со алатки (со слика во форма на четка). Клетките од кои треба да се земе форма-тот се означуваат и се кликнува на копчето Format Painter на лентата со алатки. Курсорот се менува во чет-ка со знак плус покрај неа. Сега само се повлекува преку клетките што треба да добијат нов формат тој се применува.

���� Сите форматирања можат да се извршат пред да се внесат податоците за разлика од Word каде тоа е можно откако текстот ќе биде внесен.

УСЛОВНО ФОРМАТИРАЊЕ

Excel дава можност за условно форматирање (Conditional Formatting). Ако, на пример, треба да се потенци-раат моментите кога одредени клетки достигнуваат негативни вредности, за нив може да се примени црве-но обојување.

За да се примени условно форматирање треба да се направи следново:

1. Се селектира клетката на која треба да се примени условното форматирање. Се селектира само една клетка. Подоцна форматирањето може да се копира на другите клетки.

2. Се селектира наредбата Format→Conditional Formatting и се појавува интерактивниот прозорец Conditional Formatting.

3. Во секцијата Condition 1 се избира Cell value is со цел форматот на клетката да зависи од вред-носта на клетката.

4. Во следното надолно мени се избира клучниот збор: between – помеѓу, equal to – еднакво на, less than – помало од, grather than – поголемо од, во повеќе меѓусебни комбинации, комбинирани и со зборчето not – не (на пример, less than).

5. Во текст рамките се внесуваат вредностите (на пример, 0).

6. Се кликнува на копчето Format по што ќе се отвори интерактивен прозорец за форматирање во кој ќе се одреди форматот што ќе се примени во случај кога условот ќе биде исполнет. Форма-тирањето може да опфати боја и стил на фонт (Font), боја на подлогата (Patterns) и граници на клетките (Border) и се завршува со клик на копчето OK.

7. Се кликнува на копчето Add со цел да се одредат други условни форматирања на истата клетка Condition 2, 3 итн. што се постигнува со повторување на чекорите 3-7.

8. Се кликнува на копчето OK.

���� Условното форматирање на клетката во претходната постапка може да се копира на други клетки, на пример со алатката Format Painter (четка).

МАНИПУЛАЦИЈА СО КЛЕТКИ, РЕДОВИ, КОЛОНИ И РАБОТНИ ЛИСТОВИ

ВМЕТНУВАЊЕ КЛЕТКИ, РЕДОВИ И КОЛОНИ

Понекогаш е потребно да се внесат дополнителни информации во работниот лист, некаде во постојните податоци. Преку менито Insert можат да се внесат една или повеќе клетки или цели редови и колони.

За да се вметне една или група на клетки, треба да се направат следниве чекори:

1. Се селектираат клетките каде што е потребно да се вметнат нови клетки. Excel ќе вметне онолку клетки колку што се селектирани.

2. Се селектира наредбата Insert→Cells. Се појавува интерактивниот прозорец Insert.

3. Се избира Shift cells right (помести ги клетките во десно) или Shift cells down (помести ги кле-тките надолу) за да се одреди во која насока да се поместат постојните клетки.

4. Се кликнува на копчето OK и Excel ги внесува новите клетки, а постојните ги поместува во на-ведената насока.

� Ако не се обрне внимание, вметнувањето на клетки, редови или колони, може да предизвика сериозни нарушувања во пресметките. Ако постојат формули кои реферираат на адресите на клетките што ги промениле местата, тие референци можеби ќе мораат рачно да се постават на нови адреси.

Вметнувањето на цели редови и колони во работниот лист е многу лесно. Еве што треба да се направи:

1. Се избира клетка на местото на кое треба да се вметне ред или колона. Ако треба да се вметнат повеќе редови или колони се селектираат онолку клетки колку што нови редови или колони тре-ба да се вметнат.

2. Се селектира наредбата Insert→Rows (за да се вметнат редови) или Insert→Columns (за да се вметнат колони). Excel ги вметнува новокреираните редови или колони и ги преместува редови-те или колоните кои претходно се наоѓале во просторот на вметнувањето надолу или во десно. Внесените редови или колони го содржат истиот формат како клетките што се избрани во чеко-рот 1.

СПОЈУВАЊЕ КЛЕТКИ

Во Excel можат да се спојат повеќе клетки и да се формира голема клетка. Спојувањето клетки е посебно практично кога се креираат описни наслови на почетокот на работниот лист. Спојувањето на повеќе клетки во една во која ќе се напише насловот, се прави на следниов начин:

1. Се внесува насловот во горната лева клетка на опсегот што треба да се искористи за наслов. Ако насловот е во повеќе редови се притиска Alt+Enter за да се внесе секој нов ред.

2. Се селектира опсегот во кој треба да се смести насловот.

3. Се селектира наредбата Format→Cells.

4. Се кликнува на Alignment картичката.

5. Се кликнува на Merge Cells.

6. Се кликнува на копчето OK. Селектираните клетки се споени во една клетка, која може да се форматира според потребите.

���� Селектираните клетки можат да се спојат и податоците во клетката да се центрираат со клик на копчето Merge and Center на лентата со алатки за форматирање.

БРИШЕЊЕ КЛЕТКИ, РЕДОВИ И КОЛОНИ

Понекогаш е потребно клетките да се елиминираат комплетно. Кога се бришат клетки, Excel ги отстранува клетките и ги приспособува податоците во околните клетки за да ги пополни празнините.

Ако треба клетките да се отстранат комплетно, треба да се направи следново:

1. Се селектира опсегот на клетките што треба да се отстранат.

2. Се селектира наредбата Edit→Delete. Се појавува интерактивниот прозорец Delete.

3. Се избира потребната опција: Shift cells left (помести ги клетките во лево) или Shift cells up (по-мести ги клетките нагоре) за да се одреди начинот на пополнување на испразнетите места по бришењето на клетките.

4. Се кликнува на OK.

���� Бришењето на клетки, редови или колони, како и вметнувањето, ако не се обрне внимание може да предизвика сериозни нарушувања во пресметките. Ако постојат формули што реферираат на адресите на клетките што ги промениле местата, тие референци можеби ќе мораат рачно да се постават на нови адреси.

Бришењето редови или колони е слично со бришењето клетки. Кога ќе се избрише ред, редовите под него се поместуваат нагоре за да ја пополнат празнината. Кога се брише колона, колоните од десната страна се поместуваат лево.

За да се избрише ред или колона се прават следниве чекори:

1. Се селектира редот или колоната (се кликнува на бројот на редот или буквата на колоната) што треба да се избришат. Може да се избришат повеќе редови или колони со нивно селектирање.

2. Се селектира наредбата Edit→Delete. Excel ги брише редовите или колоните и ги преименува останатите редови и колони.

ПРОМЕНА НА ДИМЕНЗИИТЕ НА КОЛОНИ И НА РЕДОВИ

Иницијално, сите клетки на работната листа имаат иста широчина и височина што најчесто не е погодно. Затоа, тие по потреба можат да се менуваат како со користење на глувчето така и со соодветни наредби.

Еве како се приспособува широчината на колоните или височината на редовите со глувче:

1. За да се промени широчината на само една колона или височината на само еден ред, овој чекор се прескокнува. За да се промени широчината или височината на два или повеќе редови или ко-лони, тие прво се селектираат.

2. Покажувачот на глувчето се доведува над границите на насловите на редовите или колоните и тој се трансформира во цртичка со две стрелки. Се употребува десната граница од насловот на колоната за да се приспособи широчината на колоните односно долната граница од насловот на редот за да се приспособи височината на редот.

3. Се повлекува граница на потребната големина.

4. Се пушта копчето на глувчето.

���� За да се направи колона широка колку нејзината најширока вредност, двојно се кликнува на десната граница на насловот на колоната или се селектира колоната и се селектира наредбата Format→Column→AutoFit Selection.

���� За да се креира ред колку што е висок највисокиот податок, двојно се кликнува на долната граница на насловот на редот или се селектира редот и се селектира наредбата Format→Row→AutoFit Selection.

���� За да се променат повеќе од една колона или ред во исто време, тие првин се селектираат и потоа двојно се кликнува на најдолната или најдесната граница или се селектира соодветната наредба Format→Column→AutoFit Selection или Format→Row→AutoFit Selection.

Прецизно одредување на широчините на колоните и височините на редовите е овозможено преку интера-ктивни прозорци.

Широчината на колоните прецизно се поставува на следниов начин:

1. Се селектираат колоните чија широчина треба да се промени.

2. Се селектира наредбата Format→Column→Width и се појавува интерактивниот прозорец Column Width.

3. Се внесува широчината на колоната.

4. Се кликнува OK или се притиска Enter.

Иницијално Excel прави редови малку повисоки од највисокиот текст во колоната. На пример, ако највисо-киот текст е со големина 10 точки, тогаш Excel ги прави редовите високи 12.75 точки. Височината на редо-вите може да се промени и прецизно да се постави на следниов начин:

1. Се селектираат редовите чија што височина треба да се промени. За да се смени височината на еден ред, се избира која било клетка во тој ред.

2. Се селектира наредбата Format→Row→Height и се појавува интерактивниот прозорец Row Height.

3. Се внесува широчината на колоната.

4. Се кликнува OK или се притиска Enter.

РАБОТНИ ЛИСТОВИ

Со работните листови се ракува скоро на ист начин како со клетките. Тие можат да се означуваат, копира-ат, преместуваат... во рамките на една или повеќе работни книги. Селектирањето е едноставно, само се кликнува на картичката на саканиот лист.

Постојат два начина на селектирање на повеќе работни листови:

♦ Кога се селектираат неколку соседни листа, се кликнува на картичката на првиот, а потоа, др-жејќи го притиснато копчето Shift, се кликнува на картичката на последниот лист во групата.

♦ За селектирање несоседните листови се кликнува на нивните картички држејќи го притиснато копчето Ctrl.

Додавањето на нови листови се одвива така што се избира листот пред кој треба да се додаде нов, потоа се селектира наредбата Insert→Worksheet. Се брише така што несаканите листови се означуваат и се извршу-ва наредбата Edit→Delete Sheet.

Преместувањето и копирањето се изведува на сличен начин – со означување проследено со наредбата Edit→Move or Copy Sheet.

Потоа во интерактивниот прозорец се внесува податок во која книга одат листовите и пред кој лист се уфр-луваат. Ако треба да се изврши операцијата копирање, а не преместување само се кликнува на Create a Co-py квадратчето. Друг начин за овие операции е "влечи и спушти" (drag and drop): се означуваат картичките на листовите што треба да бидат преместени и потоа со глувчето се "одвлекуваат" на саканото место. Ко-пирањето се изведува на ист начин, но со притиснато копче Ctrl при одвлекувањето.

Работните листови можат да се именуваат на тој начин што листот ќе се означи и ќе се повика интерактив-ниот прозорец Format→Sheet→Rename. Попрегледно е да се имаат имиња како што се "набавка", "залихи", "табела" и сл. отколку sheet3.

Ако биде потребно, работните листови можат и привремено да се "сокријат" со помош на наредбата Format→Sheet→Hide, а подоцна да се вратат со Format→Sheet→Unhide.

���� Сите акции над работен лист можат да се извршат на побрз начин со десен клик над картичката на работниот лист и со избирање на соодветната наредба од менито што ќе се појави.

ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ Основна намена на Excel се табеларните пресметки. За да може нешто да се пресмета, треба да се зададат формули за зависност на соодветни клетки. Со долгата еволуција на овој вид програми се искристализира-ле вистинските потреби на луѓето и се развиени многу алатки што помагаат во наоѓањето на најдобро ре-шение.

Формулите можат да содржат оператори, референци на клетки, константи… Ако, на пример, треба да се пресмета средна вредност на три броја впишани во клетките A1, B1 и C1 се користи: =(A1+B1+C1)/3.

���� Секоја формула мора да започне со знакот за еднаквост (=).

РЕДОСЛЕД НА ОПЕРАЦИИ

Математичките оператори што Excel ги препознава се степенување (^), собирање (+), одземање (-), множе-ње (*) и делење (/). Операциите во формулата се изведуваат по стандарден редослед – од лево на десно, со почитување на приоритетната операција. "Најстара" операција е степенувањето, следна категорија се мно-жење и делење, а во последната спаѓаат собирање и одземање. Заградите се користат на вообичаен начин и служат за менување на редоследот на извршувањето.

ВНЕСУВАЊЕ ФОРМУЛИ

Формулата се внесува со отчукување или со означување на адресите на клетките.

Внесувањето на формули со отчукување се прави на следниов начин:

1. Се избира клетката во која треба да се појави резултатот на формулата.

2. Се внесува знак за еднакво (=).

3. Се внесува формулата. Формулата се појавува и во линијата за формули.

4. Се притиска на копчето Enter и Excel го пресметува резултатот.

���� Ако треба да се откаже внесувањето и да се изостави отчуканиот дел, доволно е да се притисне Esc.

Вториот начин е сличен, но адресите на клетките што содржат операнди не се внесуваат рачно, туку на се-која од нив се кликнува со глувчето, а Excel сам ја внесува адресата. На овој начин можат да се внесуваат како адреси на поединечни клетки така и области (со повлекување).

1. Се избира клетката во која треба да се појави резултатот од формулата.

2. Се внесува знакот за еднакво (=).

3. Се кликнува на клетката чија адреса треба да се појави во формулата. Адресата на клетката се појавува во лентата за формули.

4. Се внесува математички оператор после вредноста за да се индицира наредната операција што треба да се изведе. Операторот се појавува во линијата за формули.

5. Се повторуваат чекорите 3. и 4. сé додека е потребно.

6. Се притиска Enter за да се прифати формулата или Esc за да се откаже операцијата.

Лево од полето за внесување се икони со ознаки "X" и "√", што ја имаат истата улога како и копчињата Esc и Enter. Тука е и копчето со ознака fx, кое активира дополнителен алат за внесување на сложени формули – волшебникот Function Wizard.

� Во почетокот сигурно често ќе се добиваат пораки за грешки, Error.!. Најчесто грешките се делење со нула, референцирање празна клетка, бришење клетка што се користи во некоја формула или со кори-стење на области кога се очекува адреса на само една клетка.

ПРИКАЖУВАЊЕ НА ФОРМУЛИТЕ

Excel во нормална работа не го покажува текстот на формулата што се наоѓа во клетката, туку само нејзи-ниот резултат. Ако се кликне на клетката, содржината ќе се појави во соодветното поле на лентата со алат-ки за формули, каде може и да се поправи. Понекогаш е потребно на работниот лист да се погледнат сите формули.

Тоа се прави на следниов начин:

1. Се селектира наредбата Tools→Options.

2. Се кликнува на картичката View.

3. Во областа Window options се кликнува на Formulas.

4. Се кликнува на OK.

���� Со притискање на Ctrl-' (акцент) може да се изврши префрлање од модот за прикажување на содржината (резул-татот) во модот за прикажување на текстот на формулите и обратно.

КОРЕГИРАЊЕ ФОРМУЛА

Формулата се поправа како и секој друг текст во клетката: клетката се означува, се притиска на копчето F2 за да се влезе во модот за поправање (edit mode) или само се кликнува на формулата што се појавила на лентата за формули. Исто така, може и двапати да се кликне на клетката, што на крајот го дава истиот ре-зултат. Понатаму поправките се одвиваат како и кај обичен текст.

КОПИРАЊЕ ФОРМУЛА

Копирањето на формулите е слично како и копирањето на останатите податоци. Тоа се прави на стандар-ден начин:

1. Се означува клетката која ја содржи формулата што се копира.

2. Се селектира наредбата Edit→Copy.

3. Се означуваат една или повеќе клетки во кои треба да се ископира формулата.

���� Постои можност, истата формула, да се ископира на друг работен лист или работна книга – прво се избира ра-ботниот лист или работната книга, а потоа клетката во која се копира.

4. Се селектира наредбата Edit→Paste.

За брзо копирање во рамките на на екранот поедноставно е да се користи методот "влечи и пушти": клетка-та се означува и држејќи го притиснато копчето Ctrl, се одвлекува на саканото место. Ако треба да се копи-ра формулата на повеќе соседни места, се користи автоматското пополнување (Auto fill). Ако по пуштање-то на формулата на нова локација на екранот излезе порака за грешка, треба да се проверат референците на клетката од која се земаат податоци.

При автоматско пополнување и копирање програмата внимава на референците на клетките и ги прилагоду-ва релативно во однос на новата положба на работниот лист. На пример, ако во некоја табела има податоци што се распоредени по редови и на крајот на првиот се креира формулата A1+C1*D1, по операцијата за ав-томатско пополнување надолу, тие ќе ги содржат формулите A2+C2*D2, A3+C3*D3 и т.н. Формулите, се-како, можат да бидат и многу посложени и да референцираат и на податоци надвор од работниот лист.

Кога референците на некоја од клетките не треба да се менуваат при копирање или поместување, тие треба да се зададат во апсолутен облик. За да стане апсолутна референцата на клетката, пред буквата на колоната и бројот на редот што ја сочинува адресата мора да се додаде знакот долар ($).

Можат да се применуваат и мешани референци: буквата на колоната може да биде апсолутно референцира-на, а бројот на редот не, на пр. $А2/2.

� Апсолутна референца е референца на клетка во формула што не се менува кога формулата се копира на нова ло-кација.

� Релативна референца е референца на клетка во формула која сама се прилагодува кога формулата се копира.

� Комбинирана референца е референцата која е само парцијално апсолутна, како A$2 или $A2. Кога формулата која употребува комбинирани референци се копира во друга клетка, релативниот дел на референцата на клетка-та сам се прилагодува.

Ако работниот лист е посложен и содржи поголем број формули, поместувања, копирања, зависности на клетките, можното појавување на взаемна меѓузависност и сл. може да резултира со потешкотии во следе-њето на пресметките. Но, на располагање е лентата со алатки Formula Auditing.

Со алатките од оваа лента можат графички (со стрелки) да бидат прикажани зависностите на клетките.

Алатки Значење на алатките на лентата Formula Auditing

Error Checking Ќе прикаже можни синтаксни грешки во формулите

Trace Precedents Ќе прикаже од вредноста на кои клетки зависи вредноста во селектираната клетка

Remove Precedent Arrows

Ќе ги тргне стрелките што прикажуваат од вредноста на кои клетки зависи вредноста во селектираната клетка

Trace Dependents Ќе прикаже вредностите на кои клетки зависат од вредноста на селектираната клетка

Remove Dependents Arrows

Ќе ги тргне стрелките што прикажуваат вредностите на кои клетки зависат од вредноста на селектираната клетка

Remove All Arrows Ќе ги тргне сите стрелки

Circle Invalid Data Проверка на можна взаемна меѓузависност на клетки

Clear Validation Circles Ќе ги тргне приказите на взаемна меѓузависност на клетките

ФУНКЦИИ

Функции се комплекс на веќе готови формули што изведуваат серија операции во определен опсег на вред-ности. На пример, за да се одреди сумата на серија броеви од клетката A1 до H1, може да се внесе функци-јата =Sum(A1:H1) наместо да се внесува =A1+B1+C1 и така натаму. Функциите можат да користат опсег на референци (како B1:B3), опсег на имиња и/или бројни вредности (како 585, 86).

Секоја функција се состои од следниве три елементи:

♦ Знакот = покажува дека содржината на клетката е функција (формула).

♦ Името на функцијата, како SUM, покажува кои операции ќе се изведат.

♦ Аргументот како (A1:H1), ги покажува адресите на клетките со вредностите над кои функцијата ќе работи. Аргументот често е опсег на клетки, но тоа може да биде и посложено.

Функциите можат да се внесат или пишувајќи ги во клетките или употребувајќи посебен волшебник Function Wizard што ќе биде прикажано во понатамошниот текст. Понатаму ќе бидат подетално објаснети функциите што најчесто се користат.

УПОТРЕБА НА AUTOSUM

Бидејќи SUM е една од најчесто употребуваните функции, Excel обезбедува брз начин за внесување – ед-ноставно се кликнува на копчето AutoSum на стандардната лента со алатки. Зависно од моментно избрана-та клетка, AutoSum погодува кои клетки треба да бидат сумирани. Ако AutoSum избере погрешен опсег на клетки, селекцијата може дополнително да се поправи.

Следниве чекори ја опишуваат постапката на користење на AutoSum:

1. Се избира клетката во која треба да се внесе сумата.

2. Се кликнува на копчето AutoSum на стандардната лента со алатки. AutoSum внесува =SUM() ка-де меѓу заградите ќе бидат определен опсегот на клетките лево или над селектираната клетка. Околу опсегот се појавува вибрирачка рамка.

3. Ако опсегот што Excel го предложил не е коректен, се повлекува преку опсегот што треба да се употреби (на ист начин како што се врши селектирање), или на лентата за формули се внесува коректниот опсег.

4. Се притиска копчето Enter, или се кликнува на копчето Enter на лентата за формули. Excel ја пресметува сумата на селектираниот опсег.

АВТОМАТСКИ ПРЕСМЕТУВАЧ

Ако е потребно брзо да се провери некоја сума, може да се користи калкулатор или да се внесуваат привре-мени формули во работните листови. Во Excel постои уште една алатка за брзи пресметки наречена авто-матски пресметувач (AutoCalculate). Автоматскиот пресметувач овозможува брза проверка на сумата или просекот, ги брои клетките со нумерички податоци и наоѓа максимални или минимални вредности во селе-ктираниот опсег.

Автоматскиот пресметувач се користи на следниов начин:

1. Се селектира опсегот на клетки за кои се врши пресметката.

2. На статусната лента се појавува Sum=x каде x е сумата на вредностите во селектираниот опсег на клетки.

Ако треба да се изведе некоја друга пресметка се кликнува со десното копче на статусната ли-нија и од менито што во таа прилика ќе се појави се избира потребната функција. Тоа може да биде: средна вредност (Average), број на клетки во опсегот што содржат податоци (Count), број на клетки во опсегот што содржат нумерички податоци (Count Nums), најголемата вредност во опсегот (Max), најмалата вредност во опсегот (Min), сума на сите нумерички вредности во опсе-гот (Sum) или да се исклучи автоматскиот пресметувач (None).

� Ако статусната линија не е прикажана се селектира наредбата View→Status Bar.

ВОЛШЕБНИК ЗА ФУНКЦИИ

Од голема помош при внесувањето комплексни формули е волшебникот Function Wizard. Користењето на функцискиот волшебник се сведува на извршувањето на следниве чекори:

1. Се селектира клетката што треба да ја содржи формулата (резултатот).

2. Се селектира наредбата Insert→Function или на стандардната лентата со алатки се кликнува на надолното мени AutoSum и од него се избира опцијата More Functions по што се отвора интера-ктивниот прозорец Insert Function.

Во текст рамката Serach for a function се внесува опис на функцијата што е потребна (на англи-ски јазик) или, поедноставно во надолното мени Or select a category се избира категоријата на потребната функција (нејзината логичка припадност). Некои од категориите се финансиски (Financial), математички (Math&Trig), статистички (Statistical) и други. Може да се повика и

список на сите функции (All), оние дефинирани од корисникот (User Defined) и оние кои најче-сто се користат (Most Recently Used).

3. Се избира категоријата на која и припаѓа функцијата што се бара.

4. Се избира функцијата и се кликнува на копчето OK.

5. Се појавува интерактивниот прозорец Function Arguments чија содржина зависи од функцијата.

Во текст рамките на овој интерактивен прозорец се внесуваат аргументите на функцијата. Тие се внесуваат или со тастатурата или со глувчето на тој начин што се кликнува на клетката чија содржина ќе биде аргумент на функцијата (или повеќе клетки ако аргументот треба да биде об-ласт).

6. Се кликнува на копчето OK.

НЕКОИ ПОЗНАЧАЈНИ ФУНКЦИИ ВО EXCEL

Бројот на функции што ги нуди Excel е голем и зависи од модулите што се инсталирани во текот на инста-лацијата на Excel. Овој број е голем од причина што е голем и широк дијапазонот на неговите корисници.

Во следната табела се прикажани некои поважни функции, со кои е објаснета нивната примена и синтакса, како и неколку карактеристични примери.

Функција Опис

ABS Враќа апсолутна вредност на број. Апсолутна вредност на број е број без предзнак.

Синтакса: ABS(Number)

Number е реален број од кој треба да се добие апсолутна вредност.

Примери: ABS(2) = 2

ABS(-2) = 2

SQRT(ABS(-16)) = 4

AVERAGE Функцијата Average пресметува средна (просечна) вредност на опсегот на селектирани клетки.

Синтакса: AVERAGE(Number1,Number2, ...)

Number1, number2, ... се 1 до 30 нумерички аргументи за кои се бара средна вредност.

Пример: Ако A1:A5 се нарече Rezultat и ги содржи броевите 10, 7, 9, 27 и 2 тогаш:

AVERAGE(A1:A5) = 11

AVERAGE(Rezultat) = 11

AVERAGE(A1:A5,5) = 10

COUNT Ги пребројува клетките што содржат нумерички вредности (броеви) во опсегот на клетки и броевите во листата аргументи.

Синтакса: COUNT(Value1,Value2, ...)

Value1,Value2, ... се 1 до 30 аргументи чија содржина се пребројува, а тие можат да бидат опсези на клетки, подрачја или вредности.

Пример:

COUNT(A1:A7) = 3

COUNT(A4:A7) = 2

COUNT(A1:A7,2) = 4

COUNTIF Ги пребројува клетките кои содржат нумерички вредности (броеви) во опсегот на клетки и броевите во листата аргументи.

Синтакса: COUNTIF(Range,Criteria)

Range е опсегот на клетки во кој се бројат клетките.

Criteria е критериумот во форма на број, израз или текст кој дефинира кои клетки ќе бидат изброени.

Пример 1: Ако A3:A6 содржат "јаболка", "портокали", "праски" и "јаболка"

COUNTIF(A3:A6,"јаболка") = 2

Пример 2: Ако B3:B6 содржат 32, 54, 75 и 86

COUNTIF(B3:B6,">55") = 2

COUNTA Ги пребројува клетките кои содржат вредности (не се празни) во опсегот на клетки и аргументи во листата аргументи.

Синтакса: COUNTА(Value1,Value2, ...)

Value1,Value2, ... се 1 до 30 аргументи чија содржина се пребројува, а тие можат да бидат опсези на клетки, подрачја или вредности.

Пример:

COUNTA(A1:A7) = 6

COUNTA(A4:A7) = 4

COUNTA(A1:A7, 2) = 7

COUNTBLANK Ги пребројува празните клетки во опсегот.

Синтакса: COUNTBLANK(Range)

Range е опсегот на клетките во кој се бројат празните клетки.

Пример:

COUNTBLANK(A1:A2) =0

COUNTBLANK(A1:A7) = 1

COUNTBLANK(A3:A6) = 1

COUNTBLANK(A4:A7) = 0

MAX Ја дава најголемата вредност во опсегот.

Синтакса: MAX(Number1,Number2, ...)

Number1, Number2, ... се 1 до 30 нумерички аргументи за кои се бара најголемата вредност.

Пример: Ако A1:A5 ги содржат броевите 10, 7, 9, 27 и 2:

MAX(A1:A5) = 27

MAX(A1:A5,30) = 30

MIN Ја дава најмалата вредност во опсегот.

Синтакса: Min(Number1,Number2, ...)

Number1, Number2, ... се 1 до 30 нумерички аргументи за кои се бара најмалата вредност.

Пример: Ако A1:A5 ги содржат броевите 10, 7, 9, 27 и 2:

MIN(A1:A5) = 2

MIN(A1:A5, 0) = 0

RAND Генерира случаен реален број помеѓу 0 и 1.

Синтакса: RAND()

Примери: Да се генерира случаен број поголем или еднаков од 0 и помал од 100:

RAND()*100

SUM Ја пресметува сумата на вредностите што ги содржат клетките во опсегот.

Синтакса: SUM(Number1,Number2, ...)

Number1, Number2, ... се 1 до 30 нумерички аргументи за кои се бара најголемата вредност.

Примери: SUM(3,2) = 5

Ако клетките A2:E2 содржат 5, 15, 30, 40 и 50:

SUM(A2:C2) = 50

SUM(B2:E2,15) = 150

SUMIF Пресметува сума за оние клетки во опсегот кои исполнуваат одреден услов.

Синтакса: SUMIF(Range,Criteria,Sum_range)

Range е опсегот на клетките кои се пресметуваат (проценуваат);

Criteria е критериумот во форма на број, израз, или текст кој дефинира од кои вредности (клетки) ќе се пресметува сумата;

Sum_range се клетките кои содржат вредности чија сума ќе се пресмета ако условот Criteria е исполенет.

Пример:

SUMIF(A1:A4;">199";B1:B4)=63

SUMIF(A1:A4;">200";B1:B4)=49

ROUND Заокружува број на определен број децимали.

Синтакса: ROUND(Number,Num_digits)

Number е број што се заокружува.

Num_digits го определува бројот на децимали на кои се заокружува бројот

Примери: ROUND(2.15, 1) = 2.2

ROUND(21.5, -1) = 20

ROUNDUP Заокружува број кон првиот поголем број на определен број на децимали.

Синтакса: ROUNDUP(Number,Num_digits)

Number е број кој се заокружува.

Num_digits го определува бројот на децимали на кои се заокружува бројот

Примери: ROUNDUP(3.2,0) = 4

ROUNDUP(3.14159, 3) = 3.142

ROUNDDOWN Заокружува број кон првиот помал број на определен број на децимали.

Синтакса: ROUNDDOWN(Number,Num_digits)

Number е број што се заокружува.

Num_digits го определува бројот на децимали на кои се заокружува бројот

Примери:

ROUNDDOWN(3.2, 0) = 3

ROUNDDOWN(76.9,0) = 76

ROUNDDOWN(3.14159, 3) = 3.141

ROUNDDOWN(-3.14159, 1) = -3.1

ROUNDDOWN(31415.92654, -2) = 31,400

INT Враќа заокружен број кон најблискиот цел број.

Синтакса: INT(Number)

Number е бројот за кој се бара заокружување.

Примери: INT(8.9) = 8

INT(-8.9) = -9

Децималниот дел на бројот во клетката А1 се добива со формулата:

A1-INT(A1)

ODD Враќа заокружен број кон најблискиот цел непарен број.

Синтакса: ODD(Number)

Number е бројот за кој се бара заокружување.

Примери:

ODD(1.5) = 3

ODD(3) = 3

ODD(2) = 3

ODD(-1) = -1

ODD(-2) = -3

EVEN Враќа заокружен број кон најблискиот цел парен број.

Синтакса: EVEN(Number)

Number е бројот за кој се бара заокружување.

Примери: EVEN(1.5) = 2

EVEN(3) = 4

EVEN(2) = 2

EVEN(-1) = -2

SQRT Ја пресметува вредноста на квадратен корен од даден број. Доколку бројот е негативен, враќа порака за грешка (#NUM!).

Синтакса: SQRT(Number)

Number е бројот за кој се бара квадратниот корен.

Примери: SQRT(16) = 4

SQRT(ABS(-16)) = 4

DEGREES Вредности искажани во радијани ги трансформира во степени.

Синтакса: DEGREES(Angle)

Angle е аголот изразен во радијани чија вредност треба да се трансформира во степени.

Пример: DEGREES(PI()) =180

PI Го враќа бројот 3.14159265358979, математичката константа Пи, со точност од 15 децимали.

Синтакса: PI()

Примери: Ако радиусот на кругот е во клетка наречена Radius, површината (пло-штината) на кругот ја пресметува формулата:

PI()*(Radius^2)

SIN

(COS, TAN)

За зададен број кој изразува радијани враќа вредности на соодветните тригонометриски функции. Конверзијата на stepeni во радијани може да се изврши со формулата =stepeni*PI()/180.

Синтакса: SIN(Number)

Number е бројот на радијани од кој се бара вредноста на синусот.

Примери: SIN(PI()) = 1.22E-16 што е приближно на 0.

SIN(PI()/2) = 1

SIN(30*PI()/180) = 0.5 (синус од 30 степени)

ГРАФИКОНИ

ВИДОВИ ГРАФИКОНИ

Кога сé што е потребно е пресметано и табелата е визуелно уредена, Excel нуди можност за графичко прет-ставување на податоците. Постои приличен број претходно дефинирани видови на графикони. Кој графи-кон ќе се избере зависи од видот на податоците и начинот на кој треба тие да се претстават, секако, може, да се внесат и разни измени. Основни групи на графикони се:

Пита (Pie). Овој вид на графикони се употребува за да се прикаже врската помеѓу деловите од целината.

Хоризонтални ленти (Bar). Овој вид на графикони се употребува за споредување на вредности во даден момент во времето.

Вертикални столбови (Column). Слично како кај Bar графиконите, се употребува за да се истакнат разликите помеѓу одделни вредности.

Линии (Line). Овој вид на графикони се употребува за да се истакнат трендовите и разликите на вредностите во однос на времето.

Области (Area). Слично како кај Line графиконите, се употребува за да се истакнат количествата на промени на вредности во однос на времето.

Поголем дел на основните видови можат да се претстави и во тродимензионален (3D) облик. Покрај тоа што делуваат попрофесионално и поубаво од стандардните дводимензионални, тие често можат да им по-могнат на корисниците лесно да ги разликуваат групите на податоци.

ОСНОВНИ ТЕРМИНИ

Во работата со графиконите, треба да бидат познати неколку основни термини:

Data Series (серии на податоци) се столбовите, питите, линиите или другите елементи кои прет-ставуваат вредности во графиконот. На пример, еден графикон може да прикаже серија на вред-ности за ист објект. Ако има повеќе објекти, секој од нив се претставува со одделна серија на податоци. На пример, за да се прикажат графиконите за продажба во две продавници ќе бидат потребни две серии на податоци, по една за секоја продавница. Често сериите на податоци одго-вараат на редовите во работниот лист.

Categories (категории). Категориите одговараат на бројот на елементите во серијата. Графико-нот може да содржи две серии на податоци за да се спореди продажбата во две продавници и четири категории за да се спореди продажбата во секое тромесечје. Категориите најчесто одго-вараат на колоните во работниот лист.

Axis (оски). Дводимензионален графикон има две оски: X оска (хоризонтална) и Y оска (верти-кална). X оската ги содржи сериите на податоци и категории во графиконот, а Y оската вредно-стите кои тие ги имаат. Во тродимензионалниот графикон Z оската ја претставува вертикалната рамнина, X оската и Y оската ги претставуваат двете страни од подот на графиконот.

Legend (легенда) Ги дефинира одделните серии од графиконот. На пример, легенда на графико-нот со пита ќе прикаже што претставува секое парче од питата.

Gridlines (линии). Во графиконот можат да се користат прави линии нормални на некоја од оските и претставуваат стандардни вредности на оската кои се протегаат на целиот графикон поради споредба со вредностите на сериите и категориите.

Графиконите можат да се креираат како дел од работниот лист на кој се наоѓаат податоците, кога се наре-куваат втиснати (embedded), или на посебен работен лист. Втиснатиот графикон ќе се отпечати на листот заедно со табелата која ги содржи податоците, додека графиконот направен на посебен работен лист ќе се отпечати одделно. Двата вида се поврзани со податоците кои ги претставуваат и промените во табелата автоматски се одразуваат на сите поврзани графикони.

КРЕИРАЊЕ ГРАФИКОНИ

Графиконите се креираат со помош на волшебникот за креирање графикони (Chart Wizard). Овој волшеб-ник се повикува со наредбата Insert→Chart или со клик на неговото копче на стандардната лента со алатки. Без оглед на начинот на повикување на волшебникот, за да се креира графикон потребно е да се извршат следниве чекори:

1. Се селектираат податоците што треба да се претстават со графикон. Ако е потребно во графико-нот да се вклучат и насловите на колоните и редовите во табелата со која се претставени пода-тоците се селектираат и тие.

2. Се кликнува на копчето Chart Wizard на стандардната лента со алатки. Се појавува интерактив-ниот прозорец Chart Wizard Step 1 of 4.

3. Во подрачјето Chart type на интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 1 of 4 се избира видот на графиконот и во подрачјето Chart sub-type се избира некоја од неговите варијации. Се клик-нува на копчето Next>. Се појавува интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 2 of 4.

���� Ако се кликне и се задржи на копчето Press аnd Hold to View Sample во подрачјето Chart sub-type ќе биде прика-жан графиконот базиран на реалните податоци.

4. Овој чекор дава дополнителна можност за одредување на областа од која се земаат податоците. Во текст рамката Data Range таа може да се промени со внесување на вредности со тастатурата. Областа може да се промени и со превлекување на глувчето преку нова област.

Во основа Excel претпоставува дека различните серии на податоци се претставени во редови. Оваа претпоставка може да се промени и податоците претставени во колони да се третираат ка-ко серии ако се кликне на опцијата Series In Columns. Се кликнува на копчето Next>. Се појаву-ва интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 3 of 4.

5. Интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 3 of 4 содржи шест картички. Во секоја од нив се дефинира некој сегмент од изгледот на графиконот:

Titles. Во оваа картичка се внесуваат насловите на графиконот (Chart title), на категориите прет-ставени на X оската (Category (X) axis) и на вредностите претставени на Y оската (Value (Y) axis). Насловите едноставно се внесуваат во соодветните текст рамки.

Axes. Во оваа картичка се избира дали на оските на графиконот ќе бидат прикажани категории-те (Category (X) axis) и вредностите (Value (Y) axis).

Gridlines. Оваа картичка пружа можност да се избере дали ќе бидат прикажани правите линии кои презентираат стандардни вредности на секоја од оските и тоа со поголем (Mayor) и/или по-мал (Minor) чекор.

Legend. Во оваа картичка се одредува дали ќе се прикаже легендата на сериите и ако се прика-же, во кој дел од графиконот таа ќе се прикаже.

Data Labels. Оваа картичка дава можност во графиконот заедно со сериите и категориите да се прикажат точните вредности (Show value), проценти (Show percent), значењето (Show Label), не-која нивна комбинација или да не се прикаже ништо (None).

Data Table. Ако во оваа картичка се вклучи опцијата Show data table, на дното на графиконот ќе биде прикажана табелата во која се претставени податоците прикажани со графиконот.

Откако ќе се одредат наведените можности се кликнува на копчето Next>. Се појавува интера-ктивниот прозорец Chart Wizard Step 4 of 4.

6. Во интерактивниот прозорец Chart Wizard Step 4 of 4 се избира дали графиконот ќе биде прика-жан во некој од постојните работни листови (се кликнува на As object in и од надолното мени се избира листот) или на нов лист (As new sheet и во текст рамката преку Chart 1 се внесува името на новиот работен лист).

7. Се кликнува на копчето Finish и графиконот се креира врз основа на информациите дадени од корисникот во текот на претходната процедура.

���� За да се помести втиснат графикон се кликнува на графиконот и се повлекува на нова локација. За да се проме-ни големината на графиконот се кликнува на графиконот и се повлекува една од неговите рачки (црните ква-дратчиња коишто го опколуваат). Се повлекува рачката на аголот за да се промени височината и широчината или се повлекува странична рачка за да се смени само широчината.

КОРЕКЦИИ НА ГРАФИКОНОТ

Најчесто е потребно графиконот да се доуреди, да му се промени типот, бојата или натписите. Притоа, по-вторно може да се користи волшебникот. Доволно е да се означи графиконот со еден клик, а потоа со клик на иконата на волшебникот повторно се поминува преку претходно опишаната постапка.

Дополнителна помош пружа лентата со алатки за графикони (Chart) што се вклучува со наредбата View→Toolbars→Chart. На оваа лента се наоѓаат неколку алатки: надолно мени за селектирање на секој од објектите на графиконот, копче за повикување на интерактивниот прозорец за форматирање на сериите, надолно мени за избор на видот на графиконот, копче за вклучување и исклучување на легендата во графи-конот, копче за вклучување и исклучување на приказот на табелата во графиконот, копче за одредување на колоните како серии и копче за одредување на редовите како серии.

Волшебникот ќе го понуди тоа што иницијално треба да се направи, но уште малку дотерување е неопход-но, особено затоа што на графиконот треба да му се променат фонтовите за наслови и натписи, големината на буквите, боите и сл.

За да се направат вакви корекции треба да се знае дека секој графикон е составен од објекти како што се: X-оска, наслов, столб, дел со питата, натписи и сл. Со клик на објектот или со негов избор од надолното мени на лентата за работа со графикони, тој ќе се направи активен, и околу него ќе се појават рачки (hand-les). Потоа можат да се прават корекции на неговиот изглед користејќи ги интерактивните прозорци за форматирање кои најчесто содржат повеќе картички што зависи од селектираниот објект на графиконот. Селектирањето на објект се врши со клик врз објектот.

Иако постојат повеќе видови графикони со објекти карактеристични за секој вид, како најзначајни објекти можат да се издвојат насловите, сериите, оските и легендите. Во понатамошниот текст следат постапките на нивно форматирање.

ФОРМАТИРАЊЕ НАСЛОВИ

Насловите на графиконите се одредуваат во третиот интерактивен прозорец (картичка Titles) во волшебни-кот за креирање на графикони. Доколку тоа не е направено во текот на креирањето на графиконот, допол-нително додавање е можно со селектирање на графиконот (клик врз него) и повторно повикување на вол-шебникот.

Форматирањето на кој било наслов кој се појавува во графиконот се прави на следниов начин:

1. Се селектира насловот кој треба да се форматира со клик на него или со негов избор од надол-ното мени на лентата со алатки за графикони.

2. Се кликнува на копчето Format… на лентата со алатки за графикони. Се појавува интерактивни-от прозорец за форматирање на наслови.

3. Интерактивниот прозорец содржи три картички што овозможуваат различни аспекти на форма-тирањето:

Patterns. Додавање на линии (Border) и боја на подрачјето (Area).

Fonts. Избор на букви и ефекти на буквите (тип, големина, боја).

Alignment. Порамнување на текстот кое може да биде хоризонтално, вертикално и негова ори-ентација која може да биде под произволен агол.

4. Откако ќе бидат извршени потребните форматирања, се кликнува на копчето OK.

���� Форматирањето на легендата е слично како и форматирањето на насловите со таа разлика што наместо картич-ката Alignment во интерактивниот прозорец е картичката Placement во која се одредува позицијата на легендата во графиконот.

ФОРМАТИРАЊЕ СЕРИИ

Сериите претставуваат податоци од ист тип и во графиконот се претставени со објекти со исти својства (форма, боја…). Постои можност за форматирање на целата серија или пак на само еден нејзин елемент. Форматирањето на серијата се прави на следниов начин:

1. Се селектира серијата.

���� Целата серија се селектира со клик врз еден нејзин објект или од надолното мени на лентата со алатки за графи-кони се избира Series “ime” каде име е насловот на серијата. Еден елемент на серијата се селектира со клик врз него откако е селектирана целата серија.

2. Се кликнува на копчето Format Data Series на лентата со алатки за графикони. Се појавува инте-рактивниот прозорец за форматирање на серии.

3. Интерактивниот прозорец содржи пет картички кои овозможуваат различни аспекти на форма-тирањето:

Patterns. Додавање на линии (Border) и боја на серијата (Area).

���� Со клик на копчето Fill Effects се добиваат интересни можности за боење (премин од една во друга боја, тексту-ри, шрафирање, слики).

Axis. Се избира формата на столбот која може да биде квадар, цилиндер, конус, пирамида итн.).

Data Labels. Оваа картичка дава можност во графиконот заедно со сериите и категориите да се прикажат точните вредности (Show value), проценти (Show percent), значењето (Show Label), не-која нивна комбинација или да не се прикаже ништо (None).

Series Order. Во оваа картичка се врши поместување на една серија во однос на друга.

Options. Дополнителни опции за форматирање (агли, ротации итн) зависно од типот на графико-нот.

4. Откако ќе бидат извршени потребните форматирања, се кликнува на OK.

� Треба да се има предвид дека кај различни видови графикони, интерактивниот прозорец за формати-рање на сериите може да има други картички или пак нивната содржина да не соодветствува со прет-ходно опишаните картички. Постапката за форматирање на серии е опишана на пример кога серијата е претставена во тродимензионален Bar графикон.

ФОРМАТИРАЊЕ ОСКИ

Оските се карактеристични за графикони претставени во координантен систем. На оските се претставени категориите и бројните вредности на сериите и тие се форматираат преку форматирањето на оските. Фор-матирањето на оските се прави на следниов начин:

1. Се селектира оската.

���� Оската се селектира со клик врз нејзе или од надолното мени на лентата за алатки за графикони се избира Value Axis или Category Axis.

2. Се кликнува на копчето Format Axis на лентата со алатки за графикони. Се појавува интерактив-ниот прозорец за форматирање оски.

3. Интерактивниот прозорец содржи пет картички кои овозможуваат различни аспекти на форма-тирањето:

Patterns. Избор на линијата (Axis) и цртички со вредности на оската.

Scale. Дефинирање на скалата на оската: нејзиниот почеток (Minimum) и крај (Maximum), како и поголемите (Major unit) и помалите (Minor unit) стандардни вредности чии линии би се протега-ле на графиконот за споредување на вредностите на сериите. Тука, исто така, може да се одреди скалата да биде логаритамска или да се прикаже инверзно.

Number. Форматирање на броевите (види Форматирање податоци).

Fonts. Избор на букви и ефекти на буквите (тип, големина, боја, итн).

Alignment. Ориентација на текстот што се појавува на оските (вредности или категории) која може да биде под произволен агол.

4. Откако ќе бидат извршени потребните форматирања, се кликнува на OK.

� Постапката за форматирање на оски е опишана на пример кога серијата е претставена во тродимензи-онален Bar графикон.

ФОРМАТИРАЊЕ ТРОДИМЕНЗИОНАЛЕН ГРАФИКОН

Особено погодни за око се тродимензионалните графикони, посебно кога се поставени под соодветен агол и со добро изберени бои. За да се истакнат деталите, можеби ќе треба да се помести и сврти графиконот. Тоа се прави на следниов начин:

1. Се селектира наредбата Chart→3-D View и се појавува интерактивниот прозорец 3-D View.

2. Се одредува елевацијата (Elevation) – височината од која се набљудува. Контролите се означени со стрелки свртени нагоре и надолу.

3. Се одредува ротацијата (Rotation) – местото во хоризонталната рамнина од кое се набљудува графиконот. Вртењето се врши околу оската Z.

4. Се одредува перспективата (Perspective) – впечатокот на перспектива, со поместување на точка-та од која се набљудува графиконот, поблиску или подалеку.

���� Перспективата се исклучува со поставување на вредностите на нула или вклучување на опцијата Right Angle Axis. Со притискање на копчето Default сé се враќа во првобитната состојба.

5. Се кликнува на копчето OK.

Друг начин на поставување на тродимензионален графикон во најдобра положба е со кликнување со глув-чето на некој од аглите (места каде што се допираат две рамнини) или со избирање од надолното мени на лентата за графикони на објектот Corners. Во овој случај се појавуваат црни квадратчиња што претставува-ат рачки за поместување: со влечење на која било од нив може да се ротира целиот графикон. Веројатно е полесно оваа операција да се извршува така што ќе се гледаат контурите на самиот графикон, а тоа се до-бива со држење на копчето Ctrl за време на влечењето.

БАЗИ НА ПОДАТОЦИ ВО EXCEL

БАЗИ НА ПОДАТОЦИ

Excel може да се користи како алатка за чување, организирање и пребарување податоци. На пример, ако треба да се направи список на луѓе на кои треба да им се испратат писма, треба да се создаде база на пода-тоци, а потоа во базата да се внесат податоци како што се: име, презиме, улица, број и град. Табеларната форма на работниот простор што го користи Excel обезбедува внесување на секој од податоците во посеб-на клетка. Сите клетки за секое од лицето сочинуваат запис.

Со други зборови, во Excel клетка е поле, а ред претставува запис. Имињата на колоните се викаат имиња на полиња.

� База на податоци. Во Excel база на податоци претставува множество меѓусебно поврзани податоци претставени со непрекинат опсег на табелата (работниот лист). Секоја клетка (поле) во секој ред (запис) содржи податоци од ист вид. Записи (редови) можат да се додаваат, да се бришат, да се подредуваат, да се анализираат, графички да се прикажуваат и да се печатат.

ПЛАНИРАЊЕ И КРЕИРАЊЕ БАЗА НА ПОДАТОЦИ

Планирањето на базата на податоци претставува процес на одредување на полињата што ќе ги сочинуваат записите на базата. Притоа е потребно да се одговори на следните прашања:

♦ Кои клетки го сочинуваат записот? Ако се работи за адресар, тогаш треба да се определат пода-тоците што ќе се внесуваат за секое од лицата во адресарот.

♦ По кое поле ќе се подредуваат записите во базата? Ако станува збор за подредување според аз-бучниот ред на презимињата во адресарот, тогаш имињата треба да бидат внесувани во посебно поле.

♦ Кои видови податоци се потребни за пребарување? Ако станува збор за лица во адресарот кои ќе се пребаруваат според нивната професија, тогаш за професијата треба да се определи едно поле.

♦ Кое поле најчесто ќе се користи? Ова поле би требало да се стави во првата колона.

♦ Која е најдолгата информација во секоја колона? Оваа информација е потребна за определување на ширината на секоја од колоните.

За креирање на база на податоци во Excel не се користи некоја посебна наредба. Таа се креира едноставно со внесување на податоците на ист начин како што тоа се прави во секој работен лист. Притоа, корисникот мора да се придржува кон следните правила:

♦ Имињата на полињата се внесуваат во најгорниот ред на базата на податоци. Притоа, тоа не мо-ра да биде првиот ред на работниот лист.

♦ Не смеат да се појават две идентични имиња на полиња во една база.

♦ Податоците се запишуваат во секоја клетка во редот со цел да се создаде запис. Иако одредена клетка може да се остави празна, подоцна при одредени операции со базата тоа може да предиз-вика извесни компликации.

♦ Помеѓу редовите (записите) во базата, како и помеѓу насловниот и првиот запис со податоци во базата не се оставаат празни редови.

♦ Базата на податоци може да се протега на еден работен лист.

КОРИСТЕЊЕ ФОРМУЛАРИ ЗА ВНЕСУВАЊЕ, УРЕДУВАЊЕ И БРИШЕЊЕ ПОДАТОЦИ

Иако внесувањето и уредувањето на податоците во базата може да се врши на идентичен начин како што тоа се прави на обичен работен лист, на располагање стои уште една можност – со користење на формулар. Формуларот за внесување, уредување и бришење на податоци се повикува и се користи на следниот начин:

1. Се селектира наредбата Data→Form по што се појавува формуларот на кој се гледаат насловите на полињата и нивната содржина за првиот запис.

� Пред селектирањето на наредбата, селекторот мора да биде поставен на некоја од клетките што се дел од базата.

2. Се кликнува на копчето Find Prev или Find Next за да се повика претходниот односно следниот запис чии податоци се прикажани во формуларот. За иста цел може да се користи и вертикални-от лизгач кој се наоѓа помеѓу полињата и командните копчиња на формуларот. Редниот број и

вкупниот број записи се прикажани во горниот десен агол на формуларот – над командните копчиња.

3. За корекции на содржината на полињата се кликнува во соодветната текст рамка и се вршат ко-рекциите.

4. Се кликнува на копчето Delete ако тековниот запис треба да се избрише.

5. Се кликнува на копчето New ако треба да се додаде нов празен запис на дното на базата.

6. Се кликнува на копчето Close за да се заврши работата со формуларот.

ПРОНАОЃАЊЕ ПОДАТОЦИ СО ПОМОШ НА ФОРМУЛАР

Наредбата Find во Excel овозможува да се пронајде некоја содржина на работниот лист, односно табелата и како таква таа може да се користи и при работа со бази на податоци на ист начин. Сепак, со користење на формулар, пронаоѓањето може да се прави на еден покомплексен, поорганизиран и попрегледен начин.

Пронаоѓањето на потребните податоци со помош на формулар се прави на следниот начин:

1. Се селектира наредбата Data→Form по што се појавува формуларот на кој се гледаат насловите на полињата и нивната содржина за првиот запис.

2. Се кликнува на копчето Criteria по што текст рамките на формуларот се празнат.

3. Се внесуваат условите во текст рамките.

4. Се кликнува на копчето Find Prev или Find Next за да се повика претходниот, односно следниот запис што одговара на зададените критериуми.

5. Кога ќе се заврши со прегледувањето на записите, се кликнува на копчето Form за да се помине во начин на работа во кој преку формуларот можат да се уредуваат податоците или Close за завршување на работата со формуларот.

Во текст рамките се внесуваат вредностите што треба да бидат идентични со вредностите на записите што треба да се пронајдат. На пример, ако треба да се пронајдат сите записи што во одредено поле имаат содр-жина Скопје во соодветната текст рамка ќе се напише Скопје. Ако се напише Ско, ќе се најдат и записите што евентуално во тоа поле имаат содржина Скопско пиво, Скопско поле, Скопје, Скотланд јард итн.

При внесувањето на текстуалните критериуми дозволено е користење на џокери каде што џокерот ? прет-ставува еден знак, а * претставува повеќе знаци. На пример, С?о може да претставува Ско или Сло, а ако критериумот е С*о, тогаш покрај Ско и Сло, условот ќе го задоволи и Стојко.

При внесувањето на условите во текст рамките е дозволено внесување на споредбени оператори: =, <>, <, <=, > и >=. На пример, ако треба да бидат пронајдени сите записи што во одредено поле имаат вредност поголема од 1000, во соодветната текст рамка ќе се напише >1000.

���� Подредувањето и филтрирањето се активности што често се користат во базата на податоци. Овие постапки се опишани како постапки воопшто за работа во Excel претходно во текстов.

ПИВОТ ТАБЕЛИ

АНАЛИЗА НА ПОДАТОЦИТЕ ВО EXCEL

Базите на податоци во Excel можат да содржат илјадници записи. Анализата на толкаво количество подато-ци би претставувала сериозен проблем. Затоа, Excel содржи посебна алатка за анализа наречена пивот та-бела (Pivot table) или кумулативна табела.

Анализата на податоците во базата на податоци може да има неколку нивоа на сложеност:

♦ Најниското ниво на сложеност подразбира пребарување на базата со цел да се пронајде и да се стекне увид во некој податок.

♦ Следно ниво на сложеност во анализата на податоците во базата се постигнува со сложени пре-барувања со филтрирање и подредување.

♦ Највисоко ниво на анализа претставува анализа со истовремено користење на повеќе променли-ви. На пример, одредено претпријатие се бави со продажба на компјутерска опрема и тоа има продавници во неколку градови (Скопје, Куманово, Битола, Струмица). Потребно е да се прика-же прометот во сите градови, во секое тромесечје (1., 2., 3. и 4.) за секој вид опрема (компјуте-ри, принтери и скенери). Ваквата анализа може да се направи со користење на повеќе функции SUM() или просто испишување формули.

Тромесечје Град Производ Промет 1 Битола Компјутери 89.998,00 1 Битола Принтери 98.003,00 1 Битола Скенери 97.553,00 1 Куманово Компјутери 81.394,00 1 Куманово Принтери 96.369,00 1 Куманово Скенери 90.855,00 1 Скопје Компјутери 91.813,00 1 Скопје Принтери 96.710,00 1 Скопје Скенери 81.165,00 1 Струмица Компјутери 99.850,00 1 Струмица Принтери 93.609,00 1 Струмица Скенери 81.724,00 2 Битола Компјутери 98.550,00 2 Битола Принтери 93.144,00 2 Битола Скенери 99.341,00 2 Куманово Компјутери 94.417,00 2 Куманово Принтери 98.314,00 2 Куманово Скенери 90.559,00 2 Скопје Компјутери 96.064,00 2 Скопје Принтери 98.564,00 2 Скопје Скенери 90.226,00 2 Струмица Компјутери 99.648,00 2 Струмица Принтери 93.882,00 2 Струмица Скенери 80.402,00 3 Битола Компјутери 94.289,00 3 Битола Принтери 80.117,00 3 Битола Скенери 95.984,00 3 Куманово Компјутери 81.081,00 3 Куманово Принтери 84.874,00 3 Куманово Скенери 97.181,00 3 Скопје Компјутери 84.564,00 3 Скопје Принтери 92.960,00 3 Скопје Скенери 89.032,00 3 Струмица Компјутери 91.917,00 3 Струмица Принтери 86.641,00 3 Струмица Скенери 91.041,00 4 Битола Компјутери 86.752,00 4 Битола Принтери 95.938,00 4 Битола Скенери 93.283,00 4 Куманово Компјутери 95.991,00 4 Куманово Принтери 99.833,00 4 Куманово Скенери 90.276,00 4 Скопје Компјутери 98.569,00 4 Скопје Принтери 99.826,00 4 Скопје Скенери 98.554,00

4 Струмица Компјутери 82.155,00 4 Струмица Принтери 91.443,00 4 Струмица Скенери 91.032,00

���� Вредностите на прометот се пополнувани во Excel со случајни вредности помеѓу 60.000,00 и 100.000,00 со фор-мулата =ROUND(RAND()*40000+60000;0).

���� Базата прикажана во табелата ќе биде основа за примерите во понатамошниот текст.

НАЧИН НА ФУНКЦИОНИРАЊЕ НА ПИВОТ ТАБЕЛА

Пивот табела е табела што ги прикажува податоците од базата на податоци во збирен облик. За разлика од обичните збирни табели, пивот табелата овозможува промена на начинот на кој се прикажани збирните по-датоци со едноставно повлекување со глувчето.

Многу поедноставно кажано, пивот табелата функционира на тој начин што ги собира податоците во едно поле (поле на податоци) и ги прикажува по распоредот прикажан во друго поле (поле на редови).

� Поле на податоци. Во базата на податоци се однесува на колона во која се наоѓаат податоци. Се работи за нуме-рички податоци чии вредности ќе бидат предмет на математички пресметки.

� Поле на редови. Поле со текстуални податоци со не многу голем број на можни вредности. Се користи за насло-ви на редови во пивот табелите.

Единствените вредности во полето на редови на базата на податоци стануваат наслови на редовите во пи-вот табелата. Од претходниот пример на база на податоци, пивот табелата би ги прикажала збирно износи-те за секој град посебно.

Прометот е можно понатаму да се разбие на помали единици, со наведување на трето поле наречено поле на колони (на пример, тромесечјата).

� Поле на колони. Поле со текстуални податоци со не многу голем број можни вредности. Се користи за наслови на колони во пивот табелите.

���� Како поле на колони може да се користи и полето со вид на опрема (Производи).

КРЕИРАЊЕ ПИВОТ ТАБЕЛА

Креирањето на пивот табела е прилично едноставно затоа што се користи волшебник – Pivot Table and PivotChart Wizard кој се спроведува низ три чекори. Откако базата на податоци е подготвена, пивот табела се прави на следниот начин:

1. Се селектира наредбата Data→Pivot Table and PivotChart Report по што се појавува првиот инте-рактивен прозорец на волшебникот:

Во интерактивниот прозорец треба да се одговори на прашањата каде се наоѓаат податоците од кои треба да се направи анализа и каков вид на извештај треба да се креира (табела или графи-кон).

���� Во рамките на оваа книга е предвидено извор на податоците да биде првата опција Microsoft Office Excel list or database (Excel работна листа или база на податоци) и Pivot Table (пивот табела), а читателот може да направи самостоен обид за користење на другите можности.

���� Со избор на опцијата PivotChart report (with PivotTable report) ќе се добие пивот табела и графикон базиран на податоците во пивот табелата.

2. Се кликнува на копчето Next по што се појавува вториот интерактивен прозорец на волшебни-кот:

Во овој чекор се определува опсегот на клетки во базата на податоци што ќе бидат предмет на анализа во пивот табелата. Доколку пред активирањето на волшебникот, селекторот бил во ба-зата на податоци, тогаш во текст рамката Range е понуден целиот опсег на базата. Селектирање-то може да се изврши со глувчето или опсегот да се направи со наведување на адресите на опсе-гот на клетки што ќе биде предмет на анализа во пивот табелата.

3. Се кликнува на копчето Next и се појавува последниот интерактивен прозорец на волшебникот:

Во овој чекор се избира можноста пивот табелата да биде на нов или на истиот работен лист и се кликнува на копчето Finish по што завршува волшебникот, но не и постапката за креирање на пивот табелата.

4. Ако во претходниот чекор е избрана опцијата New worksheet, во работната книга се вметнува нов работен лист и тој се повикува како активен. Истовремено се појавува лента со алатки PivotTable и интерактивната алатка PivotTable Field List (листата на полиња во пивот табелата).

♦ На работниот лист со сини линии е исцртана логичката форма на пивот табелата со четири об-ласти:

Поле на страницата – Drop Page Fields Here (спушти го овде полето на страницата).

Поле на редови – Drop Row Fields Here (спушти го овде полето на редови).

Поле на колони – Drop Column Fields Here (спушти го овде полето на колоните).

Поле на податоци – Drop Data Items Here (спушти ги овде податоците).

� Поле на страници. Поле со текстуални податоци со не многу голем број можни вредности. Се користи за одвоју-вање на податоците врзани за ентитетите на посебни страници.

♦ На лентата со алатки се наоѓаат насловите на полињата во базата на податоци: Тромесечје, Град, Производ, Промет.

5. Се повлекува соодветниот наслов на полињата на базата од лентата со алатки Pivot Table и се пушта над соодветната област на логичката табела:

Поле на страницата. Производ се повлекува врз Drop Page Fields Here.

Поле на редови. Град се повлекува врз Drop Row Fields Here.

Поле на колоните. Тромесечје се повлекува врз Drop Column Fields Here.

Поле на податоци. Промет се повлекува врз Drop Data Items Here.

6. Како резултат на претходната постапка се добива пивот табела:

Форматирањето на табелата се врши на начин како што тоа се прави со обичните табели во Excel. На прет-ходната пивот табела направено е автоматско форматирање со наредбата Format→AutoFormat при што е избран урнекот Table 1 и форматирани се нумеричките податоци со наредбата Format→Cells→Number, ка-де што е вклучени опциите за прикажување на две децимални места и сепараторот на 1000. После овие форматирања табелата изгледа вака:

ТРАНСФОРМАЦИИ НА ПИВОТ ТАБЕЛА

Пивот табелата е динамична и можни се различни трансформации на нејзиниот изглед:

♦ Може да се забележи дека насловите на полињата се во форма на надолни менија. Со клик на надолната стрелка на секој од насловите на полиња може да се селектира една од опциите (вред-ностите) што се содржини на полето во базата. На пример, на претходно креираната пивот табе-ла, полето на страницата е Производ а десно од него вредноста All. Со клик на надолната стрел-ка ќе се отвори можност за избор: Компјутери, Принтери или Скенери. Ако се кликне на Комп-јутери, во пивот табелата, наместо вкупните вредности за сите производи (All) ќе се прикажат вкупните вредности за продажбата само на компјутери.

♦ Со повлекување на насловите на полињата во други области се менува формата на табелата. Ако, на пример, на претходната табела се изврши повлекување на полето на страницата (Произ-вод) во областа на полето на редовите (Град), пивот табелата ќе го добие следниот изглед:

♦ Со повлекување на насловот на колоната или на редот во рамките на иста област може да се промени редоследот на прикажување на податоците во пивот табелата. На пример, се кликнува на Битола, а потоа покажувачот на глувчето се повлекува кон еден од рабовите на клетката. Ко-га покажувачот ќе се трансформира во стрелка, се кликнува и се повлекува на пример, над Ку-маново. Табелата ќе го добие следниот изглед:

♦ Ако по креирањето на пивот табелата се променат вредностите во базата, нема да се изврши автоматско пресметување и ажурирање на пивот табелата. Тоа се прави со клик на копчето Refresh Data на лентата за алатки Pivot Table.

♦ Латинските наслови во пивот табелата од типот Total или Grand Total можат да се сменат со ед-ноставно внесување на потребниот текст во соодветен фонт, на пример Вкупно.

♦ Ако се кликне на надолното мени PivotTable на лентата со алатки PivotTable и се селектира на-редбата Show Pages ќе се креираат посебни страници (работни листови) за сите можни опции што ги нуди полето на страниците.

Во примерот станува збор за формирање посебни страници (работни листови) што автоматски ќе бидат именувани според содржината и во секоја од нив пивот табела за производите компју-тери, принтери и скенери.

При печатење на пивот табелата, нема да бидат отпечатени надолните стрелки што се користат за управу-вање со приказот на полињата.

ПЕЧАТЕЊЕ

ОДРЕДУВАЊЕ ПАРАМЕТРИ ЗА СТРАНИЦАТА

Пред печатење на работната книга или на само еден нејзин дел, пожелно е да се проверат одредени параме-три што иницијално се поставени во Excel. Целото администрирање на акциите врзани со печатењето се врши преку интерактивниот прозорец Page Setup што се повикува со наредбата File→Page Setup. Интера-ктивниот прозорец Page Setup го сочинуваат четири картички Page, Margins, Heder/Footer и Sheet.

Големината и ориентацијата на хартијата за печатење како и некои други елементи се одредуваат во кар-тичката Page на интерактивниот прозорец Page Setup. Во оваа картичка се наоѓаат следниве елементи:

Orientation – ориентацијата на листот ако табелите се широки, треба да се определи во легната (Landscape) ориентација, наместо исправена (Portrait).

Scaling – овозможува со зголемување или намалување на исписот изразен во проценти.

Paper Size – големината на листот во наши прилики обично е А4.

Scaling – служи за промена на големината, зголемување или намалување на материјалот за печа-тење (зумирање).

Print Quality – квалитет на печатењето зависи од можностите на принтерот, корисно е да се ста-ви помала вредност за пробни примери и работни копии.

First Page Number – бројот на првата страница е број што ќе биде испишан на првата отпечатена страница.

Маргините на листот и центрирањето на делот што се печати во однос на страницата се одредуваат во кар-тичката Margins на интерактивниот прозорец Page Setup.

Во оваа картичка се наоѓаат следниве елементи:

Top, Bottom, Left, Right – служат за прилагодување на горната, долната, левата и десната марги-на односно оддалеченоста на работ на текстот од работ на листот.

Heder, Footer – оддалеченост на хедерот и футерот од горниот и долниот раб на листот.

Center on page – центрирање на тоа што се печати во однос на страницата, хоризонтално и/или вертикално.

Текстот што ќе се појавува на врвот и на дното на секоја страница (хедер и футер) се поставуваат во кар-тичката Heder/Footer на интерактивниот прозорец Page Setup. Во оваа картичка може да се избере некој од веќе понудените хедери и футери или да се направи свој користејќи ја опцијата Custom.

Опциите за избор на податоците за печатење се наоѓаат во картичката Sheet на интерактивниот прозорец Page setup.

Во оваа картичка се наоѓаат следниве елементи:

Print Area – област за печатење. Може да се внесе област или адреси на клетките кои треба да се отпечатат, или едноставно да се превлече со глувчето над таа област. Ако ништо не се избере, тогаш Excel подразбира дека е потребно да се пренесат на хартија сите клетки што содржат по-датоци.

���� Областа која ќе се печати може да се избере и со наредбата File→Set Print Area откако областа претходно ќе се селектира.

Rows to repeat at top, Columns to repeat at left – печатење на насловни редови и колони. Во случај табелата да се простира на повеќе страници, може да се одреди ред или колона што ќе се повто-рува и ќе се печати на секоја страница.

Gridlines – се вклучува за да се печатат замислените линии, граници на клетките.

Black and white – за да се печати црно-бело.

Page order – го одредува редоследот на испишување на податоците од работната книга: во сек-ции од врвот надолу (Down, then ower) или од лево кон десно (Ower, then down).

Print – се кликнува за да се започне печатењето.

ПРЕГЛЕД ПРЕД ПЕЧАТЕЊЕ

Со опцијата Print Preview се проверува како направеното ќе изгледа на хартија и на време се воочуваат евентуалните грешки, без чекање принтерот да ја заврши својата работа и без непотребно трошење хартија.

Со копчињата Next и Previous постои можност за движење по страниците, а ако е потребен подетален прег-лед на содржината се кликнува на копчето Zoom или пак се кликнува во саканата област.

Во овој преглед можат да се прилагодуваат маргините со клик на копчето Margins. Тогаш ќе се покажат ис-прекинати линии што ги означуваат рабовите на содржината на страницата што на краевите имаат рачки за поместување. Со нив визуелно можат да се одредат потребните растојанија. Во случај на листот да се наоѓа табела, ќе се појават рачки на вертикалите меѓу клетките, со чие поместување може да се менува широчи-ната на колоните. Овој поглед се затвора со Close или директно се печати со Print.

ПРЕКРШУВАЊЕ НА СТРАНИЦА

Кога се печати работната книга, самиот Excel решава каде ќе се прекршуваат страниците, во согласност со поставената големина на листот, границите и обемот на материјалот. Секако, прекршувањата можат да се постават и директно. Тоа се прави на следниов начин:

1. Се селектира редот (или колоната) што треба да премине на следна страница.

2. Се селектира наредбата Insert→Page Break.

Ако прекршувањето се уфрла и хоризонтално и вертикално, доволно е да се означи полето долу и десно од последното долно десно поле што треба да биде отпечатено и се селектира наредбата Insert→Page Break.

И во двата случаи се јавува здебелена линија што покажува каде ќе настане прекршувањето.

���� За да се избрише назнаката за прекршување на страницата треба да се означи редот на кој е извршено прекршу-вањето и се селектира наредбата Insert→Remove Page Break.

ПЕЧАТЕЊЕ

По проверката на изгледот и последните адаптации, се селектира наредбата за печатење File→Print, која повикува интерактивен прозорец во кој можат да се дефинираат неколку опции.

Page Range – дозволува печатење на една или на повеќе страници. Ако означената област зазема 15 страници, а треба да се печатат од петтата до десеттата, почетната страница се внесува во по-лето From (5), а крајната во полето To (10). Треба да се обрне внимание на начинот на кој се распоредуваат страниците кога ќе се случи целиот текст хоризонтално да не може да се смести на еден лист.

Print What – овозможува да се печатат моментално означените клетки, означените работни ли-стови или целата работна книга.

Copies – избирање на бројот на копии што треба да се отпечатат.