excel

[MODUL EXCEL 2007 - MAHIR] Pilot Project EMIS-ICT Strengthening in Aceh

2010

USAID-DBE1: Management and Education Governance

Microsoft Excel 2007 Tingkat Mahir

Training ICT USAID-DBE1

83

MMIICCRROOSSOOFFTT EEXXCCEELL 22000077

MMAAHHIIRR Tujuan

Diharapkan peserta memahami penggunaan rumus pada Microsoft Excel 2007 terutama tentang fungsi-fungsi, pembuatan grafik, dan pengolahan data dengan Pivot serta mengetahui tentang Macro.

Waktu 4 Sesi (1 sesi 45 menit).

Metode Paparan dan diskusi, Praktik

Media dan Bahan Komputer masing-masing peserta, LCD projector, Petunjuk Teknis

1. Menjalankan Microsoft Excel

Memulai Microsoft Excel, klik Start - All Programs - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007.

2. Mengenal Fungsi-fungsi

Fungsi adalah suatu rumus dalam Excel yang harus diawali dengan tanda = dalam suatu

cell, setelah itu baru masukan fungsi yang akan digunakan. Beberapa fungsi yang sering

digunakan, misalnyaadalah fungsi formula contoh pemakaiannya =B5*C5, fungsi statistic


USAID-DBE1 Training ICT

84

contoh pemakaiannya =sum(B5:B20), dan masih banyak fungsi lainya yang akan

Bapak/Ibu pelajari dibawah ini.

Fungsi Left : Untuk mengambil karakter dari sebelah kiri sebanyak yang diinginkan.

Formatnya:

=LEFT(data yang diambil, jumlah yang diambil)

Contoh : = LEFT(PENDIDIKAN,4) Hasilnya : PEND Fungsi Right : Untuk mengambil karakter dari sebelah kanan sebanyak yang

diinginkan. Formatnya:

=RIGHT(data yang diambil, jumlah yang diambil)

Contoh : = RIGHT(PENDIDIKAN,4) Hasilnya : DKAN Fungsi Mid : Untuk mengambil karakter dari posisi tertentu sebanyak yang

diinginkan. Formatnya:

=MID(data yang diambil, posisi awal, jumlah pengambilan)

Contoh : = MID(PENDIDIKAN,4,3) Hasilnya : DID Fungsi Len : Untuk mengetahui berapa jumlah karakter termasuk spasi.

Formatnya:

=LEN(letak data)

Contoh : = LEN(PENDIDIKAN) Hasilnya : 10 Fungsi Lower : Mengubah teks dari huruf besar ke huruf kecil. Formatnya:

=LOWER(letak data)

Contoh : = LOWER(PENDIDIKAN) Hasilnya : pendidikan Fungsi Upper : Merubah teks dari huruf besar ke huruf kecil. Formatnya:

=UPPER(letak data)

Contoh : = UPPER(pendidikan) Hasilnya : PENDIDIKAN Fungsi Texs : Untuk menggabungkan teks dari satu kolom dengan kolom lainnya.

Formatnya:

=Texs(&)Teks



85

Contoh : = Pendidikan&Dasar Hasilnya : PendidikanDasar Fungsi Time : Untuk memasukkan atau menampilkan waktu. Formatnya:

=TIME(Jam,Menit,Detik)

Contoh : = TIME(15,30,00) Hasilnya : 3:30 PM

Fungsi Date : Untuk menampilkan atau membuat tanggal. Formatnya:

=DATE(Tahun,Bulan,Tanggal)

Contoh : =DATE(2009,11,25) Hasilnya : 11/25/2009

Fungsi Year : Untuk menampilkan tahun dari suatu data tanggal. Formatnya:

=YEAR(letak data tanggal)

Contoh : =YEAR(11/25/2009) Hasilnya : 2009

Fungsi Month : Untuk menampilkan Bulan dari suatu data tanggal. Formatnya:

=MONTH(letak data tanggal)

Contoh : =MONTH(11/25/2009) Hasilnya : 11

Fungsi Abs : Untuk merubah bilangan negative kebilangan positif. Formatnya:

=ABS(letak bilangan)

Contoh : =ABS(-50) Hasilnya : 50

Fungsi Mod : Untuk mengambil nilai dari hasil pembagian. Formatnya:

=MOD(nilai, pembagi)

Contoh : =MOD(20, 6) Hasilnya : 2

CONCATENATE : Menggabung dengan dua atau lebih string teks ke dalam satu string

teks

=Concatenate(teks1, teks2..)

Contoh : = Concatenate (11,Bln,2009, Thn) Hasilnya : (11 Bln 2009 Thn)



86

3. Fungsi-fungsi Statistik

=SUM(Range) : Berfungsi untuk menjumlahkan atau mentotalkan data dalam range.

=AVARAGE(Range) : Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dalam range.

=COUNT(Range) : Berfungsi untuk mengetahui ada berapa data dalam range.

=MAX(Range) : Berfungsi untuk mengetahui berapa nilai yang terbesar dalam range.

=MIN(Range) : Berfungsi untuk mengetahui ada berapa nilai yang terkecil dalam range.

=Count(Range) : Berfungsi untuk mengetahui jumlah data dalam range.

Contoh Kasus 1 (mandiri):

Kerjakan Worksheet baru pada sheet1 ganti nama sheetnya menjadi Pembelian. Simpan File dengan nama Stok Barang.

Toko BukuScience Collection Banda Aceh Laporan Pembelian Buku Bulan Oktober 2009

NO KODE BUKU

JUDUL BUKU PENGARANG PENERBIT ISBN HARGA

BELI

1 A0001 Microsoft Excel MediaBapak/Ibu 13-978-979 35,000

2 B0001

KPU(Kumpulan Pengetahuan Umum) Dra. Emilia S. Widya Duta 571-489-580 18,000

3 A0005 Troubleshooting Madcoms Andi 979-731-585 45,000

4 B0003

Kisah Para Pahlawan Bangsa Rahimsyah Widya Duta 586-731-585 20,000

5 C0002

Budidaya Padi Sawah Tabela Ir. Setijo Pitojo Penebar Swadaya 888-489-581 22,000

6 B0002

Practical English Conversation A. Shamad Rabith Widya Duta 58-951-222 25,000

7 C0001 Bertanam Padi Gogo Prasetyo Penebar Swadaya 979-489-391 18,000

8 A0003

Teknologi Informasi dan Komunikasi Agus Wahadyo Widya Duta 97-951-734 50,000

9 A0002 Microsoft Access Agus H. Marlissa Indah Surabaya 20-111-979 25,000

10 A0004 Dasar-Dasar Komputer Rujianto Widya Duta 50-451-979 45,000

TOTAL PEMBELIAN 303,000

RATA-RATA PEMBELIAN 30,300

NILAI YANG TERBESAR 50,000

NILAI YANG TERKECIL 18,000

JUMLAH DATA 10

Contoh Kasus 2:

Kerjakan pada sheet 1 ganti nama sheetnya menjadi Tenaga Pendidik. Simpan File dengan nama Pendidikan.



87

PENDIDIKAN DAN TENAGA PENDIDIKAN SERTA PENGEMBANGANNYA

TENAGA RURU SD/MI NANGROE ACEH DARUSSALAM

No. Nama Jabatan NIP Jenis

Kelamin Pendi.

Terakhir Jurusan Mengajar

Jumlah Jam

Pelajaran

Tanggal diangkat

Tanggal SK Terakhi

Masa Kerja Status Golongan

(dd-mm-yyyy) (Thn-bln)

1 Maria Guru 12341 P D2 Bhs Indonesia Bahasa 5 20/01/2000 05/10/2002 2 Thn9 Bln Guru Tetap PNS I

2 Ana Truj Guru 12342 P S1 Matematika Matematika 2 10/01/2001 10/10/2002 1 Thn9 Bln Guru Non PNS II

3 Antonio Guru 12343 L D2 Penjas Penjas 4 10/02/2002 10/10/2004 2 Thn8 Bln Guru Honor III

4 Thomas Guru 12344 L S1 Matematika Kesenian 5 01/10/2002 10/10/2005 3 Thn0 Bln Guru Bantu IV

5 Christina Guru 12345 P D2 Bhs Arab Bahasa Arab 3 10/03/2001 10/10/2006 5 Thn7 Bln Guru Tetap PNS I

6 Ali Johari Kp. Sekolah 12346 L S1 IPA IPA 2 10/03/1990 10/10/2006 16 Thn7 Bln Guru Tetap PNS I

7 Kristanto Kp. Sekolah 12347 L S1 Seni Budaya Kesenian 3 10/03/1995 10/10/2006 11 Thn7 Bln Guru Tetap PNS I

8 Cut Afni Kp. Sekolah 12348 P S1 Agama Agama 1 10/03/1997 10/10/2006 9 Thn7 Bln Guru Tetap PNS I

Untuk masa kerja gunakan rumus



88

4. Fungsi Logika

Untuk expresi logika digunakan operator relasi sebagai berikut: = : Sama dengan > : Lebih besar dari < : Lebih kecil dari : Tidak sama dengan >= : Lebih besar atau sama dengan



89

Gunakan Rumus untuk mencari Total, Discount, dan Total Bayar

a. Total diperoleh dari Harga Satuan dikali dengan Jumlah

b. Discount di peroleh 10% apabila pembelian lebih dari atau 100000

c. Total Bayar dikurangi discount

6. Fungsi Pembacaan Tabel

VLOOKUP : Pembacaan dalam bentuk Vertical

=VLOOKUP(Nilai Kunci, letak table, nomor kolom)

HLOOKUP : Pembacaan dalam bentuk Horizontal

=HLOOKUP(Nilai Kunci, letak table, nomor baris)

Contoh kasus 5 (mandiri).

Kerjakan Worksheet baru pada sheet1 ganti nama sheetnya menjadi Gaji. Simpan File dengan nama Keuangan. 1) Buat table seperti dibawah ini.

DAFTAR GAJI PEGAWAI

Bagian: Administrasi

No. Gol Nama Gaji Total

Pajak Gaji

Pegawai Gaji Pokok Tunjangan Transportasi Gaji Bersih

1 1C Diana 1,000,000 120,000 100,000 1,220,000 40,000 1,180,000

2 1B Dailami 800,000 70,000 100,000 970,000 24,000 946,000

3 1B Rafi 800,000 70,000 100,000 970,000 24,000 946,000

4 1C Eis 1,000,000 120,000 100,000 1,220,000 40,000 1,180,000

5 1A Budi 600,000 50,000 100,000 750,000 12,000 738,000 TOTAL 4,200,000 430,000 500,000 5,130,000 140,000 4,990,000

Tabel Gaji

Tabel Potongan Pajak

Gol Gaji Pokok Tunjangan Transportasi

1A 1B 1C

1A 600,000 50,000 100,000

2% 3% 4%

1B 800,000 70,000 100,000

1C 1,000,000 120,000 100,000

2) Letakkan pointer di sel D5 untuk mengisi gaji pokok, perintah yang digunakan adalah

=VLOOKUP(B5,$B$13:$E$16,2), kemudian Copy ke bawah.

3) Letakkan pointer di sel E5 untuk mengisi Tunjangan, perintah yang digunakan adalah




90

4) Letakkan pointer di sel F5 untuk mengisi transportasi, perintah yang digunakan adalah


5) Letakkan pointer di sel G5 untuk mengisi Total Gaji, perintah yang digunakan adalah

=D5+E5+F5, kemudian Copy ke bawah.

6) Letakkan pointerdi sel H5 untuk mengisi Pajak, perintah yang digunakan adalah

=HLOOKUP(B5,$G$13:$I$14,2)*D5, kemudian Copy ke bawah.

7) Letakkan pointer di sel 15 untuk mengisi Gaji Bersih, perintah yang digunakan adalah

=G5-H5.

7. Membuat Grafik

Langkah-langkah membuat grafik yang harus Bapak/Ibu lakukan ialah pertama-tama

menyiapkan data untuk membuat grafik dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Data harus tersusun atas baris dan kolom

2. Bila data yang akan Bapak/Ibu sorot kolomnya tidak teratur gunakan tombol control

(Ctrl) untuk memilihnya

Contoh Kasus 6: Sebagai contoh data yang akan dibuatkan grafiknya adalah:

1. Buatlah grafik Pendaftar kelas 1 untuk tiga tahun terakhir berdasarkan jenis kelamin

Sorotlah data dari B3 : K7

Aktifkan menubar Insert

klik icon column (Gambar)



91

Pilih bentuk grafik Stacked Cylinder

Maka secara Wizard akan terbentuk grafik seperti gambar dibawah, tentu saja belum seperti yang Bapak/Ibu maksud.



92

Mengedit Grafik

Pastikan berada pada menubar Design

Pilih icon Select Data

Muncul form Select Data Source

Klik Remove untuk menghapus semua data yang terpilih

Klik Add untuk mengambil kembali data seperti yang Bapak/Ibu maksud

Mengambil data Laki-laki (L)

Sorot Series Name dengan mengklik Select Range

Klik range C4 untuk rangkaian L

Sorot Series Values untuk mengambil data Laki-laki dalam tiga tahun

Tekan tombol Ctrl jangan dilepas klik satu persatu C8, F8, I8



93

Klik OK

Klik Edit category Horizontal

Tekan tombol Ctrl jangan dilepas Klik C3, F3, I3



94

Mengambil data Perempuan (P)

Klik Add untuk mengambil kembali data seperti yang Bapak/Ibu maksud

Sorot Series Name dengan mengklik Select Range

Klik range D4 untuk rangkaian P

Sorot Series Values untuk mengambil data Perempuan dalam tiga tahun

Tekan tombol Ctrl jangan dilepas klik satu persatu D8, G8, J8

Klik OK

Klik Edit category Horizontal untuk P

Tekan tombol Ctrl jangan dilepas klik C3, F3, I3



95

Klik OK

2. Kerjakan grafik Daya Tampung kelas 1 untuk tiga tahun terakhir

0

50

100

2007/2008 2008/2009 2009/2010

25

35

60

Pendaftar Kelas 1

P

L

0

50

100

150

2007/2008 2008/2009 2009/2010

Kecendrungan Daya Tampung Kelas 1

Rencana Daya Tampung Kelas 1



96

3. Kerjakan grafik yang diterima kelas 1 untuk tiga tahun terakhir

8. Pivot Table

PivotTable adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat mampu

menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar. PivotTable bukan hanya memutar

sumbu tabel, tetapi mampu melakukan kalkulasi setiap item yang dibutuhkan

menggunakan cara dan perhitungan sesuai pilihan. Oleh karena PivotTable ini dapat

diletakkan pada range atau sheet yang lain, maka Bapak/Ibu dapat melakukan perubahan-

perubahan pada PivotTable tanpa harus mengubah data aslinya.

Dalam melakukan perhitungan, PivotTable bukan hanya melakukan penjumlahan saja,

melainkan penghitungan dengan fungsi yang lain seperti mencari rata-rata, mencari

prosentase, standar deviasi, dan lainnya.

Dengan menggunakan teknologi PivotTable, Bapak/Ibu akan dapat melakukan hal-hal

sebagai berikut:

a) Membuat beberapa macam tampilan dan laporan dari suatu sumber yang sama.

b) Memindahkan field ke berbagai lokasi dalam laporan.

c) Menentukan/memilih field mana yang akan ditampilkan dalam suatu laporan.

d) Mengumpulkan field yang berisi numerik dalam beberapa cara.

e) Memanfaatkan Filter untuk mengontrol nilai-nilai yang mana yang akan

ditampilkan.

f) Menggali data numerik untuk menyatakan penopang data set.

g) Membuat beberapa bentuk laporan lain dari sebuah PivotTable yang telah ada.

0

20

40

60

80

100

2007/2008 2008/2009 2009/2010

Jum

lah

Dit

eri

ma

Tahun Ajaran

Diterima Kelas 1



97

Contoh Kasus 7:

Bapak/Ibu mencoba PivotTable dengan contoh yang sangat sederhana. Gunakan data pada Contoh Kasus 1, Data Tenaga Pendidikan. Berikut adalah tahapannya:

Buka File Pendidikan

Blok range tabel yang akan dibuat Pivot (yaitu B4 : N14)

Klik menubar Insert

Muncul form Create Pivot Table

Klik OK



98

Conteng Field Jabatan, Pendi. Terakhir dan Status

Drag Pendi. Terakhir ke dalam kolom Values untuk menjumlahkan

Hasilnya ialah seperti berikut ini:

Row Labels Count of

Pendi. Terakhir

Guru 5

D2 3

Guru Honor 1

Guru Tetap PNS 2

S1 2

Guru Bantu 1

Guru Non PNS 1

Kp. Sekolah 3

S1 3

Guru Tetap PNS 3

Grand Total 8

Contoh Kasus 8 (mandiri).

Kerjakan Worksheet baru pada sheet1 ganti nama sheetnya Pivot AMK, Simpan File dengan nama Analisa AMK. Siapkan data seperti gambar dibawahini.

Data yang akan dijadikan Pivot ialah seperti berikut:

NO Kabupaten Kecamatan Desa Sekolah Bentuk Status Siswa

Mengulang Jumlah Siswa

AMK

1 Aceh Pidie Grong-Grong SDN Grong-Grong SD Negeri 5 120 0.188

2 Aceh Pidie Grong-Grong SDN Pangge Pilok SD Negeri 8 150 0.258

3 Aceh Pidie Delima SDN 3 Aree SD Negeri 4 180 0.369

4 Aceh Pidie Delima SDN Reubee SD Negeri 3 160 0.214

5 Aceh Pidie Grong-Grong MIN Grong-grong MI Negeri 7 100 0.236

6 Aceh Pidie Grong-Grong MIN Bambi II MI Negeri 6 110 0.877

7 Aceh Pidie Delima MIS Reubee MI Swasta 8 85 0.999

8 Aceh Tengah Bies SDN 4 Bies SD Negeri 9 200 0.222

9 Aceh Tengah Bies SDN 1 Bies SD Negeri 5 500 0.999

10 Aceh Tengah Bies MIN Uning SD Negeri 4 100 0.741

11 Aceh Tengah Bebesan SDS 1001 SD Swasta 5 200 0.235

12 Aceh Tengah Kutepanang MIS Ratawali MI Swasta 4 140 0.654

13 Aceh Tengah kebayakan MIS Ujong Temetas MI Swasta 3 120 0.321

14 Aceh Tengah Laut Tawar SDS Pendidikan Islam SD Swasta 2 130 0.256

15 Aceh Tengah Laut Tawar MIS Muhammadiyah MI Swasta 1 100 0.159



99

Lakukanlah PivotTable dengan hasil seperti berikut ini:

Values

Row Labels Sum of Siswa

Mengulang

Sum of Jumlah Siswa

Sum of AMK

Aceh Pidie 41 905 3.141

Delima 15 425 1.582

MIS Reubee 8 85 0.999

SDN 3 Aree 4 180 0.369

SDN Reubee 3 160 0.214

Grong-Grong 26 480 1.559

MIN Bambi II 6 110 0.877

MIN Grong-grong 7 100 0.236

SDN Grong-Grong 5 120 0.188

SDN Pangge Pilok 8 150 0.258

Aceh Tengah 33 1490 3.587

Bebesan 5 200 0.235

SDS 1001 5 200 0.235

Bies 18 800 1.962

MIN Uning 4 100 0.741

SDN 1 Bies 5 500 0.999

SDN 4 Bies 9 200 0.222

kebayakan 3 120 0.321

MIS Ujong Temetas 3 120 0.321

Kutepanang 4 140 0.654

MIS Ratawali 4 140 0.654

Laut Tawar 3 230 0.415

MIS Muhammadiyah 1 100 0.159

SDS Pendidikan Islam 2 130 0.256

Grand Total 74 2395 6.728

9. Macro Excel

Definisi Macro Macro adalah rangkaian instruksi di Microsoft Excel untuk tugas yang harus dilakukan pada worksheet tertentu atau data. Dengan mencatat atau melakukan pemrograman tindakan tertentu, pengguna Excel menggunakan macro untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang-ulang, format lembar data, atau melakukan operasi matematika yang kompleks. Dengan menggunakan macro, pengguna Excel dapat meluncurkan hampir tak terhingga banyaknya tugas dan proses dengan sentuhan sederhana satu tombol, sangat mempercepat kerja spreadsheet yang rumit.



100

Jadi lebih ringkasnya Macro adalah bahasa program aplikasi yang terdapat di dalam aplikasi excel yang tertulis secara otomatis. Namun Bapak/Ibu dapat juga menciptakan/ menulis macro dengan pengunaan editor untuk mengoptimalkan tugas-tugas.

Apakah Macro Berbahaya? Sebagai macro yang diprogram dalam Visual Basic, mereka mampu menghapus dan merusak file pada hard drive atau jaringan. Virus umumnya dilakukan melalui Excel macro, sehingga Bapak/Ibu seharusnya tidak membuka spreadsheet dengan macro dari sumber yang tidak diketahui. Bagaimana Macro Jalankan? Macro dijalankan dengan mengakses mereka di bagian Macro menu Tools dalam Excel. Macro juga dapat ditugaskan untuk item menu baru, keyboard hotkeys, atau tombol toolbar. Bagaimana Macro Dibuat? Cara paling mudah untuk membuat macro Excel adalah memiliki catatan Excel tindakan Bapak/Ibu, melalui menu pilihan, "Tools> Macro> Record New Macro". Macro juga dapat diprogram secara manual di Excel Visual Basic editor. Cara menjalankan Macro:

Klik Microsoft Office Button

Pilih Excel Options



101

Muncul form Excel Options

Pilih Popular pada kategori under Top options for working with Excel

Conteng check box Show Developer tab in the Ribbon

Klik OK. Maka tabulasi menu muncul Developer

Contoh cara yang paling sederhana untuk membuat macro dengan mengunakan kode VBA (Visual Basic Editor)

Klik tab Developer

Didalam group Code Klik Visual Basic Maka muncul windows Explorer Project VBA



102

Klik kanan ThisWorkbook

Klik View Code Secara otomatis akan muncul Workbook (Code)



103

Ganti General menjadi Workbook dan Description menjadi Open

Private Sub Workbook_Open()

End Sub

Ketik seperti gambar dibawah ini

MsgBox "File ini telah terinfesi Virus...!"

Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value = "File ini terinfeksi virus pada tanggal"

Worksheets("Sheet1").Range("B1").Value = Date

Simpan workbook dengan nama: Tes Macro dan Type : Excel macro-enabled workbook (.xlsm). Lihat gambar berikut ini:



104

Klik Save

Tutup file Project VBA dan excel Tes Macro, kemudian coba jalankan kembali file Tes Macro.

excel

Documents