PERIODO ACADEMICOABRIL – AGOSTO

2016

Escuela Superior Politécnica de Chimborazo

“ESPOCH”Facultad de salud publica

Escuela de medicinaInformática

TRABAJO DE INFORMATICA

ExcelNOMBRE:

BRYAN VÁSQUEZ

SEMESTRE:CUARTO

PARALELO“A”

DOCENTE:ING. MIGUEL AVALOS

Escuela de medicina

ContenidoTabla de gráficos...................................................................................................................II

Tabla de ilustraciones...........................................................................................................III

1. ¿Qué es Excel?................................................................................................................1

2. Ambiente de trabajo........................................................................................................1

2.1 Elementos................................................................................................................2

2.1.1 Barra de herramientas de acceso rápido...........................................................2

2.1.2 Barra de titulo...................................................................................................2

2.1.3 Cinta de opciones.............................................................................................3

2.1.4 Barra de formulas.............................................................................................3

2.1.5 Barra de etiquetas.............................................................................................3

2.1.6 Cabeceras de columnas y filas.........................................................................4

3. Listas personalizadas......................................................................................................4

3.1 Listas Integradas («Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel», s. f.)...............................................................43.2 Listas Personalizadas...............................................................................................4

4. Formato condicional.......................................................................................................5

4.1 Pasos para crear un formato condicional.................................................................5

5. Validación de datos........................................................................................................6

6. Tipos de datos con los que se puede trabajar.................................................................6

7. Tipos de Operadores y procedencia...............................................................................6

8. Bibliografía:...................................................................................................................7

Bryan Vásquez

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Tabla de ilustraciones

Ilustración 1: Ambiente de trabajo excel...............................................................................2Ilustración 2: Opciones avanzadas.........................................................................................4Ilustración 3: Editar listas personalizadas..............................................................................5

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Excel1.¿Qué es Excel?

Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo compuesto por columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo.(«Definición de Excel — Definicion.de», s. f., «Que es Excel - todo sobre Excel - que es excel.», s. f.)

2.Ambiente de trabajo

El icono de trabajo de Excel que si lo tenemos instalado lo encontraremos en el paquete de Microsoft Office muchas veces se encuentra como acceso directo en el escritorio

La pantalla inicial de Excel tiene cambios en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas. (B, 2011)

En la siguiente imagen observaremos los elementos principales de la pantalla inicial de Excel con los nombres respectivos

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Ilustración 1: Ambiente de trabajo excel

2.1 Elementos2.1.1Barra de herramientas de acceso rápido.

Como su nombre lo indica nos permite acceder a una serie de acciones de forma rápida está situada en tu hoja de Excel arriba a la izquierda («Barra de herramientas de acceso rápido», s. f.)

Los iconos que contiene son:

Icono de Excel.- si le damos clic en este nos saldrá opciones de minimizar, cerrar, maximizar, mover entre otras

Icono de guardado.- Nos ayuda a guardar el archivo de manera rápida

Deshacer.- Nos permite retroceder la última acción o modificación que hayamos hecho al archivo

Rehacer.- Con este podemos volver a insertar algo que hayamos retrocedido

Opción de personalización.- Con este podemos añadir otras opciones a la barra de herramientas de acceso rápido como es nuevo, abrir otro documento Excel, impresión rapido, correo entre otras

2.1.2Barra de titulo Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento

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Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar y cerrar

En el borde derecho de esta barra tenemos 3 iconos

Minimizar Maximizar o minimizar Cerrar

2.1.3Cinta de opciones La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha que contiene herramientas agrupadas

La cinta de opciones tiene

Pestañas

Cada una de estas tiene distintas herramientas que nos van a permitir editar, modificar, añadir, guardar, es prácticamente la parte fundamental del programa de Excel.

2.1.4Barra de formulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

2.1.5Barra de etiquetas Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el

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Escuela de medicina marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro)(B, 2011)

2.1.6Cabeceras de columnas y filas Las cabeceras de las columnas van a estar representadas por letras del alfabeto mientras que las cabeceras de las filas estarán representadas por números

3.Listas personalizadasLas listas personalizadas nos ayudan a escribir de manera rapido y siguiendo un orden algunas características solamente escribiendo una palabra y arrastrando en el cursor +

3.1 Listas Integradas («Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel», s. f.)

Office Excel proporciona las siguientes listas integradas día de la semana y mes del año.

Do, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb

Domingo, Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado

Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic

Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre

3.2 Listas Personalizadas Para crear una lista personalizada en Excel 2010 iremos a

Archivo, Opciones, Avanzadas y buscaremos en General el botón Modificar listas

personalizadas

Ilustración 2: Opciones avanzadas

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Escuela de medicina Introducimos la lista que deseamos pulsando una vez finalizada agregar y

grabar en la siguiente pantalla

Ilustración 3: Editar listas personalizadas

4.Formato condicional El formato condicional resaltar rápidamente información importante en una hoja de cálculo ya sea cambiando el formato de la letra, color negrita, cursiva, subrayado o coloreando toda la celda. Sin embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden realizar.

4.1 Pasos para poner un formato condicional integrado Se selecciona todas las celdas a las que deseemos aplicas el formato Accede a la pestaña Inicio. Selecciona el menú Formato condicional y selecciona una opción de las pre-

establecidas como: Resaltar regla de celdas, Regla superiores o inferiores, barra de datos, escala de color o conjunto de iconos

Pulsa sobre Formato necesario y ajuste las modificaciones deseadas.

4.2 Pasos para crear un formato condicional Accede a la pestaña Inicio. Selecciona el menú Formato condicional y selecciona la opción Nueva

regla. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. Seleccionaremos el tipo de regla Aplicar formato únicamente a las celdas

que contengan... En el primer cuadro combinado escoge la opción Valor de la celda. En el segundo recuadro selecciona entre. En el tercer recuadro escribe 50. En el último recuadro escribe 250.

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Escuela de medicina Pulsa sobre Formato... En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la pestaña Fuente en Estilo

selecciona Negrita cursiva. En Color selecciona el color marron. En la pestaña Relleno selecciona el color gris claro. Pulsa el botón Aceptar en los dos cuadros de diálogo.

5.Validación de datos La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

5.1 ImportanciaDe manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

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Escuela de medicina 5.2 Comando validación de datos

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

5.3 Aplicar valoración de datosPara aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.

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Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.

5.4 Omitir BlancosAbsolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve explicación.

De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre seleccionada.

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Escuela de medicina 5.5 Crear lista de validación de datosPara analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:

Número entero Decimal Fecha Hora Longitud de texto

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de la siguiente manera:

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Escuela de medicina Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado previamente.(«Validación de datos en Excel - Excel Total», s. f.)

6.Tipos de datos con los que se puede trabajarExisten dos tipos de valores para ingresar en las celdas:

6.1 Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.

Texto.-

Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos.

Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la izquierda de la celda.

Para escribir el título de la columna solo debe posicionarse en la celda correspondiente y digitarlo.

Números.-

Corresponden exclusivamente a números.

Para los números se pueden seleccionar formatos predefinidos o existe la posibilidad de crear nuevos formatos.

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Escuela de medicina Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón derecho del Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione FORMATO DE CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos predefinidos. También en esta opción podrá crear los nuevos formatos.

El símbolo # significa que la cifra puede o no estar:

#.### miles con punto

#.##0,00 si no aparece ningún el número colocará 0,00 en caso contrario colocará los decimales.

Para reemplazar al símbolo de moneda que trae predefinido el Excel, ingrese en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL y en el icono Internacional lo podrá modificar.

Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el signo $ pero alineado a la izquierda.

Fechas

12/01/12. En La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar las fechas.

Horas.-

09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar la hora.

6.2 Fórmulas: Son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.

Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un signo = (igual).

Ej. Obtener la suma total de los importes:

a)   Con una operación matemática:

Posicionese en la celda C9 y escriba

=C5+C6+C7+C8

b) Con una función:

=SUMA (C5:C8)

Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO DE CELDAS”

identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5,c6,c7 y c8.

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Escuela de medicina Digite esta función en la celda C11.

Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11

c) Utilizando el botón de  Auto suma   (en 97)   o    (en 2007)

Posicionese en la celda C9, pulse la tecla SUPR o DEL para borrar el contenido de la misma, pulse el botón de autosuma.

Para utilizar este  botón debe posicionarse en la celda inferior de la columna que desea sumar y Excel automáticamente reconocerá cual es el rango de celda a sumar.

Para obtener totales de filas y de columnas y de la intersección de ambas, seleccione todas las filas, todas las columnas, la primer fila y columna en blanco que le sigue a las que tienen datos, luego pulse el botón de autosuma. (Gutierrez, 2011)

7.Tipos de Operadores y procedencia Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones.

7.1 Operadores aritméticos Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:

Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática.

7.2 Operadores de comparaciónLos operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos

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Escuela de medicina como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:

Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.

7.3 Operadores de TextoLas fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.

7.4 Operadores de referenciaLos operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia.

7.5 Procedencia de operadores Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos:

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Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha.(Ortíz, 2013)

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8.Bibliografía: B, J. L. C. (2011, septiembre 24). ENTORNO DE TRABAJO EXCEL 2010:

INTRODUCCIÓN GENERAL A EXCEL 2010. Recuperado a partir de

http://entornoexcel2010.blogspot.com/2011/09/introduccion-general-excel-2010.html

Barra de herramientas de acceso rápido. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016, a partir de

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Barra-De-Herramientas-De-

Acceso-R-Apido.htm

Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel. (s. f.).

Recuperado 30 de junio de 2016, a partir de

https://support.office.com/es-es/article/Crear-o-eliminar-una-lista-personalizada-para-

ordenar-y-rellenar-datos-d1cf624f-2d2b-44fa-814b-ba213ec2fd61

Definición de Excel — Definicion.de. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016, a partir de

http://definicion.de/excel/

Gutierrez, G. (2011, febrero 25). EXCEL: TIPOS DE DATOS QUE MANEJA EXCEL.

Recuperado a partir de http://gabrielagutierrezglez.blogspot.com/2011/02/tipos-de-

datos-que-maneja-excel.html

Ortíz, M. (2013, enero 17). Tutorial Excel 2010: Tipos de operadores en Excel. Recuperado a

partir de https://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-tipos-de-operadores-en-excel/

Que es Excel - todo sobre Excel - que es excel. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016, a

partir de http://www.queesexcel.net/

Validación de datos en Excel - Excel Total. (s. f.). Recuperado 4 de julio de 2016, a partir de

https://exceltotal.com/validacion-de-datos-en-excel/

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