excel vavedenie

Copyright 2006 2007 Laboratory of Telematics of the Bulgarian Academy of Sciences

1

1 . ВЪВЕДЕНИЕ

1 . 1 . ПЪРВИ СТЪПКИ

1.1.1. СТАРТИРАНЕ НА ПРОГРАМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ

Едно от най-типичните приложения на електронните таблици е за автоматизиране на изчисленията в офиса и дома. Табличното представяне на данни е удобно не само, когато с тях ще се извършват изчисления. Така представените данни могат да бъдат по-лесно анализирани, сортирани и визуализирани чрез представянето им в диаграми. Най-често използваната програма за управление на електронни таблици е Microsoft Excel

Стартиране на MS Excel: І начин: Отворете Start менюто (чрез кликване с левия бутон на мишката върху бутона

“Start” в левия край на лентата с задачи или натискане на клавиша от клавиатурата) и посочете Програми (Programs) или Всички програми (All Programs –

в зависимост от настройките на Windows) и от появилия се списък с програми изберете Microsoft Excel

ІІ начин: Отворете Start менюто (чрез кликване с левия бутон на мишката върху бутона

“Start” в левия край на лентата с задачи или натискане на клавиша от клавиатурата) и изпълняваме командата New Office Document

стартира се диалогов прозорец, от който можем да изберем вида на новия документ, чрез двукратно кликване върху иконата на Празна работна книга (Blank Workbook)

или селектираме иконата и натиснем бутона OK в долния десен ъгъл на прозореца.


2

От този диалогов прозорец можете да избирате и други шаблони за електронни

таблици, например таблица за балансов отчет (Balance Sheet) или фактури за продажба (Sales Invoice) и други.

Други начини за стартиране на MS Excel:

• Ако имате икона на програмата на работния плот (Desktop), можете да стартираме MS Excel, чрез двукратно кликване върху нея.

• Чрез стартиране на файл създаден от програмата MS Excel.

Какво представляват работната книга и работния лист?

Работната област на програмата MS Excel представлява електронна таблица, която се нарича работен лист (Worksheet). Основният елемент на всяка таблица е клетката, която се получава от пресичането на редовете с колоните. Въвеждането на данни става в клетките на работния лист. Всеки работен лист се състои от 65 536 реда и 256 колони. Всяка колона си има име – буква от латинската азбука от А до Z, следват AA, AB и т.н. Всеки ред също – число от 1 до 65 536 и по този начин всяка клетка от таблицата е еднозначно дефинирана чрез името на колоната и номера на реда, в които се намира:

A1, C4, AA23, AB18 и т.н.

Работните листове са групирани в работната книга (Workbook). По подразбиране работната книга в програмата MS Excel съдържа три работни листа, чиито етикети се виждат в долния ляв ъгъл на програмния прозорец. Тези етикети стандартно имат имена Sheet1, Sheet2 и т. н.

Можете да добавяте, изтривате и сменяте имената и местата на работни листове от една работна книга.

Работната книга се състои от съвкупност от работни листове, съхранени в един файл. Количеството работни листове в една работна книга при необходимост може да се увеличи до 255 или намали до 1.


3

1.1.2. ОТВАРЯНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА

За да отворите съществуваща работна книга (файл на Excel) е необходимо да направите следното:

• Изберете от менюто File →→→→ Open… или натиснете бутона на Стандартната инструментална лента. В резултат се отваря диалогов прозорец Open.

• Ако името на файла се вижда в диалоговия прозорец Open, двукратно кликвате

върху него или го посочвате и натискате бутона Open в долния десен ъгъл на прозореца.

• Ако името на търсения файл го няма в списъка с файлове в диалоговия прозорец Open, е необходимо да се промени текущата папка чрез падащия списък в полето Look in

Придвижвате се до папката, в която се намира желания файл и след това го отваряте по описания по-горе начин. Придвижването може да стане и чрез натискане на бутона за

преход в по-горно ниво (Up One Level) в диалоговия прозорец Open.

1.1.3. ОТВАРЯНЕ НА НЯКОЛКО РАБОТНИ КНИГИ

За отваряне на няколко работни книги едновременно е необходимо да ги селектирате като група в списъка от имена на файлове в диалоговия прозорец Open.

• Изберете от менюто File →→→→ Open… или натиснете бутона на Стандартната инструментална лента. В резултат се отваря диалогов прозорец Open.


4

Ако имената на търсените книги (файловете) са последователни в списъка на прозореца Open, за маркирането им се използва клавиш Shift от клавиатурата:

o маркирате името на първия файл (работна книга) o натискате и задържате клавиш Shift o маркирате името на последния файл (работна книга) от желания от нас списък.

Всички файлове (работни книги) между първия и последния се маркират. Ако имената на търсените книги (файловете) са непоследователни, за маркирането им се използва клавиш Ctrl от клавиатурата:

o маркирате името на първия файл (работна книга) o натискате и задържате клавиш Ctrl o маркирате имената на желаните файлове (работни книги)

• След като сте селектирали групата файлове (работни книги), натискате бутона Open

в долния десен ъгъл на прозореца.

1.1.4. СЪЗДАВАНЕ НА НОВА РАБОТНА КНИГА. ЗАПИС НА РАБОТНА КНИГА КАТО ФАЙЛ

Когато стартирате Excel от бутона „Start” →Programs→Microsoft Excel или от икона на Desktop се стартира програмата заедно с нова празна работна книга, в която можете да въвеждате данни. Много често в процеса на работа се налага да създавате нови работни книги. За целта трябва да направите едно от следните действия:

• Избирате бутона (New) от Стандартната лента с инструменти.

• Натискате клавишната комбинация Ctrl+N

• Изпълнявате команда от менюто File →→→→ New… Появява се прозорец на задачите (Task Pane), разположен вдясно на вашата работна област. От него избирате хипервръзката празна работна книга (Blank workbook)

Създаването на нова работна може да стане на базата на специални шаблони. Шаблонът е предварително дефинирана работна книга с вградено форматиране и предварително дефинирани полета и функции. За да изберете готов шаблон трябва да направите следното:

• Изпълнявате команда от менюто File →→→→ New…

• От появилия се вдясно прозорец на задачите (Task Pane) в областта Templates

изберете хипервръзката . Отваря се диалогов прозорец Templates.

За избор на празна работна книга

За избор на шаблон за работна книга


5

• В този диалогов прозорец можете да изберете необходимия ви шаблон чрез

селектиране на неговата икона и натискане на бутон ОК. Други шаблони можете да

изтеглите от уебсайта на Microsoft като натиснете бутона в долния ляв ъгъл.

За записване на нова работна книга като файл на вашия компютър е необходимо да направите следното:

• Изпълнявате команда от менюто File →→→→ Save или да изберете бутона (Save) от Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S. Отваря се диалогов прозорец Save as (запиши като).

• В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете

работната книга

• В текстовото поле File name въвеждаме името на файла, под което искаме да съхраним работната книга.

• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на прозореца.

1.1.5. ЗАПИС НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА КАТО ФАЙЛ

За да съхраните работна книга е необходимо да направите следното:

• Изпълнявате команда от менюто File →→→→ Save или да изберете бутона (Save) от Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S.

• В слуачй на първи запис на работната книга като файл се отваря диалогов прозорец Save as (запиши като), където в текстовото поле File name въвеждаме името на файла, а в полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете работната книга.

• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на прозореца. За да съхраните резервно копие на работна книга е необходимо да направите следното


6

• Изпълнявате команда от менюто File →→→→ Save as…. Отваря се диалогов прозорец Save as (запиши като).

• В полето Save in от падащия списък избирате папката, в която искате да запишете резервното копие на работната книга

• В текстовото поле File name въвеждате името на файла, под което искате да съхраните резервното копие на работната книга.

• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец. След като натиснете бутона Save в програмния прозорец на Excel остава активен последния записан файл ( т. е. копието на работната книга). Ако искате да се върнете, за да работите в оригиналната работна книга е необходимо да отворите менюто File и да изберете съответното име на файл от списъка с най-скоро използваните файлове, който се намира в долната част на менюто. Обикновено там се пазят имената на четирите последно използвани файлове, но бройката може да се промени чрез настройките на програмата. Когато правите промени в работна книга важно е да записвате работата си на чести интервали, за да избегнете загуба на данни. За целта трябва да направите следното:

• Изберете команда от менюто File →→→→ Save или да изберете бутона (Save) от Стандартната лента с инструменти или клавишната комбинация Ctrl+S.

Това прави текущ запис на данните в работната книга под същото име на файла. Съхраняването на работната книга като файл на дискета, протича по същия начин с единствената разлика, че в прозореца Save as трябва да се укаже, че записът ще се извърши на дискетното устройство. Ето стъпките, които трябва да извършите:

• Изберете команда от менюто File →→→→ Save as….

• В отворения прозорец Save as в полето Save in от падащия списък избирате означението 3,5 Floppy (A:)

• В текстовото поле File name въвеждаме името на файла, под което искате да

съхраните работната книга.

• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец Когато записвате работна книга като файл, можете да въведете описателна информация за съдържанието и8. Това мажете да извършите като изпълните:

• Изберете команда от менюто File →→→→Properties. Отваря се диалогов прозорец Properties


7

• Въвеждате необходимата описателна информация

• Натискате бутона OK в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец

1.1.6. ЗАТВАРЯНЕ НА РАБОТНА КНИГА

Когато завършите работа с работната книга трябва да я затворите. За да направите това е необходимо да изпълните следните стъпки:

• Изберете команда от менюто File →→→→ Close или натиснете клавишната комбинация Ctrl+F4

Ако последните изменения в работната книга не са съхранени, се появява диалогов прозорец

• Ако изберете бутона „Yes” последните изменения в работната книга ще бъдат

съхранени и работната книга се затваря. Ако работната книга не е записана като файл се стартира диалоговия прозорец Save as, в който уточняваме къде и под какво име да се запише.

• Ако отговорите с натискане на бутона ”No” работната книга се затваря, без да се запазвят последните промени.

• Ако изберете бутона ”Cancel” означава, че се отказвате от затварянето на работната книга.

За да намалите размера на прозореца на програмата Microsoft Excel е необходимо да направите едно от следните действия: В горния десен ъгъл на прозореца

• натискате бутона (Minimize), програмния прозорец се скрива от екрана, но програмата остава активна. Можем да възстановим отново прозореца чрез натискане на съответния бутон с името на файла от лентата със задачи.

• натискате бутона (Restore) ако прозорецът заема целия екран и искате да го намалите.

За да излезете от програмата Microsoft Excel е необходимо да направите една от следните стъпки

• Изберете команда от менюто File →→→→ Exit

• Изпълнете клавишната комбинация Alt+F4

• Натиснете бутона (Close) в горния десен ъгъл на програмния прозорец на Microsoft Excel.

1.1.7. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ВГРАДЕНИТЕ СИСТЕМА ЗА ПОМОЩ (HELP) В ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ MICROSOFT EXCEL.

Какво е офис помощник (Office Assistant)? Най-вероятно първото ви впечатление ви впечатление от помощната система ще бъде Office помощника – анимиран герой, който изскача на екрана малко след като стартирате Excel. Той следи вашата работа и дава полезни съвети, които се появяват в балончета подобни на тези които сте виждали в комиксите. В тях помощника ви дава


8

предложения за по-продуктивна работа, предупредителни съобщения или отговаря на въпроси, които можете да му задавате. Ако помощника е скрит от екрана, за да го извикате трябва да на правите следното: От лентата с менюта отворете менюто Help Изберете командата Show Office Assistant (покажи Office помощника)

За да се скрие помощника от екрана е необходимо да щракнете върху него с десния бутон на мишката и да изберете командата Hide (Скривам). ЗАВЪРШВАНЕ НА РАБОТАТА С ПРОГРАМАТА За да прекратите работата с програмата Excel трябва да изпълните едно от следните неща:

o изпълнете командата Exit от менюто File. o изберете клавишната комбинация Alt+F4 o натиснете бутона Close в горния десен ъгъл на екрана на програмата

1 . 2 . ИЗМЕНЕНИЕ НА РЕЖИМА НА РАБОТА НА

ПРОГРАМАТА M I C R O S O F T E X C E L

1.2.1. ИЗМЕНЕНИЕ НА НАСТРОЙКИТЕ НА ПРОГРАМАТА

За промяна на настройките е необходимо да се направите следното:

• Изпълнете командата Options от менюто Tools

• В появилия се диалогов прозорец изберете листа с настройки за изглед View

• Изберете се необходимите параметри като поставите отметка пред тях.

• Натиска се бутона ОК, за да се приемат новите настройки. Така могат да се извършат и останалите настройки на Microsoft Excel като се използват листовете с настройки съответно за редакция (Edit), за изчисления (Calculation), за записване на работната книга като файл (Save) и други.


9

1.2.2. МАЩАБИРАНЕ НА ИЗОБРАЖЕНИЕТО НА РАБОТНИЯ ЛИСТ

Понякога при работа с електронната таблицата се налага увеличаване на мащаба или намаляване на изображението с цел да се вижда по-голяма част от нея. За да направите това трябва да извършите следното:

• Отворете падащия списък Zoom (Мащабиране) от стандартната лента с инструменти

• Изберете необходимия мащаб за изображението на работния лист. Когато имаме

маркирана област от клетки в таблицата можете да изберете от същия списък Selection тогава Excel автоматично избира такъв мащаб, че в прозореца да се разположи само маркираната област.

1.2.3. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ НА ИНСТРУМЕНТАЛНИТЕ ЛЕНТИ НА ЕКРАНА

В Excel съществуват множество инструментални ленти, на които във вид на бутони се намират командите, които могат да се изпълняват в програмата, класифицирани според названието на лентата. Обикновено Excel работи с включени стандартна и форматираща лента. Понякога се налага да се включват или изключват и други инструментални ленти. Затова е необходимо да направите следното:

• Изберете от менюто View Toolbars или кликнете с десния бутон на мишката върху произволна инструментална лента. Отваря се списък с инструментални ленти. Пред лентите, които в момента се виждат на екрана има отметка.

• За да включите съответната лента от този списък трябва да кликнете върху името и,

което поставя отметка пред него.

• За да изключите лента от екрана кликнете върху името и – отметката се изключва. Лентите могат да се разполагат на различни места на екрана като се преместват с влачене.


10

1 . 3 . ТИПОВЕ ФАЙЛОВЕ ПОДДЪРЖАНИ ОТ

ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА

ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ M I C R O S O F T E X C E L

1.3.1. СЪХРАНЯВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩА РАБОТНА КНИГА ВЪВ ФАЙЛ ОТ ДРУГ ТИП

По подразбиране Microsoft Excel записва работните книги във файлове, които имат разширение XLS. Ако искате вашия файл да се използва от друга програма или от по-стара версия на Excel трябва да зададете съответно друг тип на файла. За да съхраните работната книга в различен от стандартния за Excel тип на файл трябва да направите следното:




• В полето Save as Type (тип на файла), което се намира на под полето за име, от падащия списък избирате нужния тип, например:

txt – за текстов файл html, htm – за web-страница и други.

• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец. За да съхраните работната книга във файл, който може да бъде използван от по-стари версии на Microsoft Excel трябва да направите следното:




• В полето Save as Type (тип на файла), от падащия списък избирате нужния тип, отговарящ на версията на Excel, в която искаме да използваме работната книга.

• Натискате бутона Save в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец. Ако в процеса на работа с Microsoft Excel се налага да извършвате едни и същи изчисления или прилагате едно и също форматиране към клетките на таблицата можете да създадете образец на работна книга и да я съхраните като шаблон (Template). Изготвянето на шаблони включва следните елементи:

• текстови и графични данни


11

• форматиране

• настройки на страницата, задаване на колонтитули

• формули

• макроси Шаблоните се съхраняват във файлове с разширение *.XLT в специална папка Templates. При създаването на работна книга на базата на шаблон програмата създава копие на шаблона, а оригиналния темплейт се съхранява за следващо използване. За да съхраните една работна книга като шаблон на документ (Template) в Microsoft Excel е необходимо да направите следното:

• В прозореца Save as, който се отваря при даване команда за записване на файл, в полето Save as Type (тип на файла), от падащия списък избирате Template, в полето Save in се активира папката Templates , а в полето за име на файла напишете името на шаблона. Създава се файл с разширение *.XLT

За създаването на нова работна на базата на предварително създаден шаблон е необходимо:

• . Изпълнявате команда от менюто File →→→→ New…

• От появилия се вдясно прозорец на задачите (Task Pane) в областта Templates

изберете хипервръзката . Отваря се диалогов прозорец Templates.

• В този диалогов прозорец от листа общи (General) можете да изберете шаблона,

който предварително сте запазили чрез селектиране на неговата икона и натискане на бутон ОК.


12

2 . ОСНОВНИ ОПЕРАЦИИ

2 . 1 . ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ

2.1.1. ВЪВЕЖДАНЕ НА ЧИСЛА В КЛЕТКА

За да въведете число в клетка, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе числото и го напишете. Ако числото е отрицателно, то трябва да се въведе знака „–“ пред числото или огради числото с кръгли скоби.

• За въвеждане на десетично число, въдете дробната част след десетичната запетая

• Натиснете клавиша Enter По подразбиране числото се подравнява вдясно. Ако е необходимо да се въведе число или формула като текст, пред такива данни трябва да се постави апостроф. За да въведете дата или час в клетка, трябва да се направи следното:

• Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе дата или час и въведете тези данни. Като разделител за дата се използва точка или наклонена черта (slash), а за час – двоеточие.

• За да въведете текущата дата използвайте клавишната комбинация Ctrl+; а за въвеждане на текущия час използвайте клавишната комбинация Ctrl+:

2.1.2. ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ В КЛЕТКА

За да въведете текст в клетка, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката, в която трябва да се въведе текста и го напишете.

• След въвеждане на текста натиснете клавиша Tab за активиране на клетката, която е вдясно или клавиша Enter за активиране на клетката отдолу.

За да използвате функцията автоматична запълване, при въвеждане на текст в клетка в програмата Microsoft Excel трябва да направите следното:

• Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни

• Започнете да въвеждате данните. По правилата за въвеждане на данни в програмата Microsoft Excel, автоматично запълва остатъка от дадената клетка използвайки информацията, въведена в клетките на списъка по-горе, както се вижда на примера с фамилията Иванов

• Натиснете клавиша Enter за приемане на останалите данни в клетката или

продължете да въвеждате в клетката, в случай на отказ за запълване на клетката с тези данни.

За да използвате функцията избор от списък при въвеждане на текст в клетка чрез програмата Microsoft Excel, трябва да направите следното:

• Маркирайте следващата празната клетка в колоната след списъка с данни

• Върху маркираната клетка натиснете десния бутон на мишката и изберете командата за избор от списък…(Pick from Drop-down List…)


13

• В отварящия се списък избирате нужния елемент и натискате клавиша Enter или

избирате нужния елемент от списъка по-горе с левия клавиш на мишката.

2.1.3. ВЪВЕЖДАНЕ НА ЗНАЦИ И СПЕЦИАЛНИ СИМВОЛИ В КЛЕТКА

Понякога в процеса на работа с електронни таблици е необходимо да използвате на работния лист, знаци или специални символи, които ги няма на клавиатурата, например

или . За да вмъкнете специални символи като използвате Автоматична замяна в електронната таблица на Microsoft Excel, трябва да направим следното:

• Изпълнете командата от меню Tools → AutoCorrect Options…

• В отворения диалогов прозорец Автоматична замяна (AutoCorrect) се убедете, че нужния ви символ присъства в дясната колона на таблицата (Replace). Запомнете съответстващата на специалния символ последователност от стандартни клавиши в лявата колона на таблицата (With).

• Натиснете клавиша OK за затваряне на диалоговия прозорец.

• В клетката на електронната таблица за да вмъкнете специалния символ въведете съответната последователност от стандартни клавиши от лявата колона на таблицата в диалоговия прозорец.

За да вмъкнете на специални символи чрез използване на таблицата със символи на Microsoft Excel трябва да направите следното:


14

• Стартирайте таблицата със символи от Start→Programs→Accessories→System

Tools→Character Map.

• В отворения прозорец на таблицата със символи изберете нужния ви

специален символ, и натиснете клавиша Select (автоматично избрания символ се копира в полето за копиране на символи (Characters to copy). След това натискате клавиша Copy (съдържанието на поле се копиране на символи се копира в буфера за обмен (Clipboard)).

• Ако нужния символ отсъства в прозореца, от списъка на Font избирате друг шрифт.


15

• След копирането на специалния символ в Clipboard превключете на програмата Microsoft Excel чрез лентата със задачите (Task Bar) или чрез клавишната комбинация Alt+Tab.

• В прозореца на програмата позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на

символа и натиснете бутона Paste или използвайте менюто . В меню Font трябва да сте избрали шрифта Symbol!

Но най-често използвайте командата Symbol от менюто за вмъкване Insert. От появилия се диалогов прозорец Symbol трябва да изберете шрифт (Font), в който има съответния специален символ, да маркирате символа и да натиснете клавиша Insert.

В този прозорец може да се дефинира клавишна комбинация на често използваните символи.

2.1.4. ВЪВЕЖДАНЕ В КЛЕТКА НА ПРОСТИ ФОРМУЛИ

За да въведете в клетка формула трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката, в която трябва да въведете формулата.

• Въведете символа „=” (равно)

• Въведете израза, който трябва да се изчисли. Израза може да съдържа операнди, стойности, адреси на клетки и символи за математически операции, като „+” (събиране) или „–” (изваждане). Например: =(A5+B8)*C3. При това адресите на клетките трябва задължително да се наберат на английски език!

• След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се изчислява резултата от израза в клетката.

Ако формулата има грешка вместо данни ще има резултат, започващ със знака „#”. Друг начин за въвеждане във формулата на адреси на клетки:

• Маркирайте клетката, в която е резултата от формулата.

• Въведете символа „=” (равно)

• С помощта на клавишите за управление на курсора маркирайте клетката, чийто адрес се използва във формулата или кликнете с мишката на клетката, чийто адрес се използва във формулата. Програмата Microsoft Excel автоматично пренася адреса на тази клетка във формулата.


16

• Наберете от клавуатурата знак за математическа операция, например „+” или „*”.

• Повторете предишните две стъпки, докато формулата не бъде въведена правилно.

• След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Автоматично се изчислява резултата от израза в клетката.

Приоритети на аритметическите операции в програмата Microsoft Excel.

В програмата Microsoft Excel аритметическите операции се изпълняват в следния ред: 1. логически функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT). 2. „+” или „–” (като знаци на числа) 3. „^” (въвеждане на степен) 4. „*” или „/” (произведение или частно) 5. „+” или „–” (събиране или изваждане) 6. „&” (обединение на 2 текстови реда в един) 7. = < > <= >= (логически операции) В програмата Lotus 1-2-3 приоритета на изпълнение на аритметичните операции се различава от приоритета в програмата Microsoft Excel. Затова еднакви формули могат да дадат различни резултати при използването им в различни програми.

2.1.5. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ОТМЯНА

За отмяна на последното невярно изпълнено действие трябва да направите едно от следните действия:

• Натиснете бутона Отмени (Undo) от лентата със стандартни бутоните

• Изпълнете командата Отмени (Undo) от меню Edit

• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+Z

За отмяна (повторение) на последното отменено действие трябва да направите едно от следните действия:

• Натиснете бутона Върни (Redo) от лентата със стандартни бутоните

• Изпълнете командата Върни (Redo) от меню Edit

• Натиснете клавиша F4

2 . 2 . ИЗБОР НА ДАННИ

2.2.1. МАРКИРАНЕ НА СЪСЕДНИ И НЕСЪСЕДНИ КЛЕТКИ

За да маркирате клетка трябва да направите следното:

• Кликнете с левия клавиш на мишката на нужната клетка

За да маркирате област от несъседни клетки трябва да направите следното:

• Кликнете с левия клавиш на мишката на първата клетка от областта за маркиране.

• Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl.

• Кликнете с левия клавиш на мишката на следващата несъседна клетка от областта за маркиране.

• Отпуснете клавиша Ctrl.

За да маркирате област от съседни клетки трябва да направите следното:



17

• Задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние влачейки (премествайки) мишката до последната клетка от областта за маркиране.

За да маркирате на правоъгълна област от съседни клетки трябва да направите следното:


• Дръжте в натиснато състояние клавиша Shift и кликнете с левия бутон на мишката на последната клетка от областта за маркиране.

• Отпуснете клавиша Shift. За да маркирате всички клетки от работния лист (Sheet) трябва да направите следното действие:

• Кликнете с левия клавиш на мишката в лявата горна част на работната област в програмата Microsoft Excel в мястото на пресичане на заглавния ред със заглавната колона.

• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+А.

За да маркирате няколко работни листа (Sheet) трябва да направите следното действие:

• Кликнете с левия клавиш на мишката на първия лист (Sheet) от областта за маркиране.

• Задръжте клавиша Ctrl и кликнете с левия бутон на мишката на всеки следващ лист от областта за маркиране.


За да маркирате всички работни листа (Sheet) от цялата работна книга трябва да направите следното действие:

• Кликнете върху кой да е работен лист и натиснете десния бутон на мишката.

• В откриващото се контекстно меня изберете Избери всички листи (Select All

Sheets)


18

2.2.2. МАРКИРАНЕ НА КОЛОНИ И РЕДОВЕ. МАРКИРАНЕ НА НЕСЪСЕДНИ КОЛОНИ И РЕДОВЕ.

За да маркирате ред трябва да направите следното действие:

• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на реда, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.

За да маркирате непрекъсната област от последователни редове трябва да направите следното действие:

• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.

• Позиционирайте мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.

• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift

• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на последния ред от областта за маркиране.

• Отпуснете клавиша Shift.

За да маркирате прекъсната област от непоследователни редове трябва да направите следното действие:

• Кликнете с мишката на цифрата вляво, където е заглавието на първия ред от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.

• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl

• Кликнете с мишката на всяка следваща цифра вляво, където е заглавието реда за маркиране когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.


За маркиране на колона трябва да направите следното:

• Кликнете с мишката на буквата отгоре, където е заглавието на колоната, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.

За да маркирате непрекъсната област от последователни колони трябва да направите следното действие:

• Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.


19

• Позиционирайте мишката на буквата отгоре в заглавния ред, където е заглавието на последната колона от областта за маркиране, докато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.

• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Shift

• Кликнете с мишката на буквата, където е заглавието на последния ред от областта за маркиране.

• Отпуснете клавиша Shift.

За да маркирате прекъсната област от непоследователни колони трябва да направите следното действие:

• Кликнете с мишката на буквата отгоре в заглавния ред на първата колона от областта за маркиране, когато указателя на мишката добие вид на черна стрелка, която сочи вдясно.

• Натиснете и задръжте натиснат клавиша Ctrl

• Кликнете с мишката на буквата на всяка колона, която искате да маркирате, когато мишката добие вид на черна стрелка, която сочи надолу.


2 . 3 . КОПИРАНЕ , ПРЕМЕСТВАНЕ , ИЗТРИВАНЕ .

2.3.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА БУФЕРА ЗЯ ОБМЕН (CLIPBOARD) ЗА ДУБЛИРАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКА В ДРУГА ЧАСТ НА РАБОТНИЯ ЛИСТ.

За да копирате съдържанието на клетка в рамките на един работен лист, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които искате да копирате.

• Позиционирайте указателя на мишката на рамката на маркираната за копиране

област за да добие мишката вида на стрелка за копиране .

• Задръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl, влачете при натиснат ляв бутон на мишката до новото място, от където ще се копира маркираната област.

• Отпуснете клавиша Ctrl. Всички формули, които се намират в областта за копиране автоматично променят относителните адреси на клетките, които участват във формулите при копиране на ново място. При използване на Буфера за Обмен (Clipboard) при копиране на данни от програмата Microsoft Excel в друго приложение трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копираме.


20

• Изпълнете командата Copy от меню Edit или натиснете клавишната комбинация

Ctrl+C или бутона от лентата със стандартни бутони.

• Превключете на програмата, в която ще копирате маркираната област от клетки. Това може да стане чрез бутона от лентата със задачи или с клавишната комбинация Alt+Tab.

• Позиционирайте курсора на мястото, където ще се вмъкнат данните от буфера

(Clipboard).

• Изпълнете командата Paste от меню Edit или натиснете клавишната комбинация

Ctrl+V или бутона от лентата със стандартни бутони.

При Microsoft Office 2000 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 12 фрагмента от информацията.

Копиране на няколко фрагмента информация в буфера за обмен (Clipboard)

При Microsoft Office 2002 има възможност да копирате във буфера (Clipboard) 24 фрагмента от информацията. При опит за копиране в буфера за обмен (Clipboard) 25-ти

фрагмент програмата ще го запише на мястото на първия. За да запишете няколко фрагмента в Clipboard, трябва да ги записвате един по един, при Clipboard, който се вижда на екрана. За да се визуализира Clipboard на екрана, трябва да направите едно от следните действия:

• Изпълнете командата Office Clipboard… от меню Edit.

• Натиснете два пъти клавишната комбинация Ctrl+C.

• Натиснете два пъти бутона Copy от лентата със стандартни бутони.

Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All) и Изтрий всичко (Clear All)

За да запишете няколко фрагмента от информация в Буфера за обмен (Clipboard)

трябва да направите следното:

• Ако Областта за задачите (Task Pane) не се вижда на монитора, трябва да изпълните командата Office Clipboard от менюто Edit


21

Буфера за обмен (Clipboard) съдържа в себе си бутоните Постави всичко (Paste All) и Изтрий всичко (Clear All), а също и бутони с фрагменти информация, която се намира в буфера (не повече от 24 фрагмента). При избор с мишката на фрагмент от информацията чрез кликване в дясната част на този фрагмент, се открива меню, в което са събрани двете команди Постави (Paste) и Изтрий (Delete).

• Позиционирайте курсора на мястото за вмъкване на фрагмента от буфера

• Изберете фрагмента от буфера и от менюто изберете Постави (Paste). За да преместите или копирате данни на друг Работен лист в рамките на една Работна

книга, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или местите.

• За да преместите данните позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки.

• Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Alt и при натиснат ляв бутон на мишката влачите върху името на работния лист, в който трябва да местите.

• Отпуснете клавиша Alt.

• За да копирате данните изпълнете същата процедура при натиснати клавиши Alt и Ctrl.

За да преместите или копирате данни в друга Работна книга, трябва да направите следното:

• Отворете друга Работна книга

• От менюто Прозорец (Window) изпълнете командата Arrange… и от отворения диалогов прозорец изберете Tiled (Horizontal, Vertical) и натиснете OK.

• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате или

местите.

• За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки.

• Натиснете и дръжте в натиснато състояние клавиша Ctrl и при натиснат ляв бутон на мишката влачите в другата Работна книга.

• Отпуснете клавиша Ctrl. За да копирате данни в съседни клетки (запълване), трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще копирате.


22

• Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка (манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс.

• В това състояние, с натиснат ляв клавиш на мишката, влачите наляво, надясно,

нагоре или надолу, където е областта от клетки за запълване.

• След копирането отпуснете левия бутон на мишката. Когато използвате Буфера за обмен (Clipboard) за да копирате обекти между различни Работни листи, Работни книги или Програми, трябва да направите следното:

• Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране.

• От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната

комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy от лентата със стандартни бутони.

• Превключете в прозореца на програмата, в която искате да копирате обекта (или идете на друг работен лист или в друга работна книга).

• Позиционирайте мишката в левия горен ъгъл на фрагмента, който ще копирате от Clipboard

• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната

комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони.

За да копирате обекта на нова позиция в Работния лист, трябва да направите следното:

• Кликнете с левия бутон на мишката, за да маркирате обекта за копиране.

• Задръжте натиснат клавиша Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на мишката, обекта за копиране на новата позиция в работния лист.

• Отпуснете клавиша Ctrl. За да вмъкнете празна клетка с цел създаване на място за копиране на данните в работния лист, трябва да направите следното:


• За да копирате данните, позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки.

• Задръжте натиснати клавишите Shift и Ctrl, влачейки при натиснат ляв бутон на мишката, обекта за копиране на новата позиция в работния лист.

• При влаченето индикатора за вмъкване показва мястото където ще се копира. При това вертикалния индикатор за вмъкване показва, че клетките вдясно ще бъдат преместени за да се освободи място за вмъкване, а хоризонталния индикатор за вмъкване показва, че клетките отдолу ще бъдат преместени за да се освободи място за вмъкване.

• Отпуснете клавиша Shift и Ctrl. За да копирате числени стойности в клетките, които следват надолу в колоната, трябва да направите следното:

• В произволна клетка от работния лист въведете числена стойност или формула

• Маркирайте следващата по-долу клетка в колоната.

• За да копирате данните от горната клетка натиснете клавишната комбинация Shift+Ctrl+”.


23

• Натиснете клавиша Enter за да въведете данните в активната клетка. Ако в клетката с оригинала се намира формула, то версията на копираната клетка ще съдържа само резултата от формулата. За да копирате формулата, трябва да натиснете клавишната комбинация Ctrl+’ (апостроф). За да копирате колона от данни в ред, трябва да направите следното:


• От меню Edit изпълнете командата Copy или използвайте клавишната

комбинация Ctrl+C или използвайте бутона Copy от лентата със стандартни бутони.

• Маркирайте първата клетка от областта, където ще копирате данните

• Изпълнете командата Paste Special…

• В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Transpose.

• Натиснете клавиша OK.

За да копирате формула в няколко следващи клетки по редове или по колони, трябва да направите следното:

• В клетка от работния лист въведете нужната формула.

• Маркирайте клетката с формулата.

• Позиционирайте мишката в долния десен ъгъл, където е активната точка (манипулатор) така че мишката да добие вида на черен плюс.

• В това положение задръжте левия бутон на мишката в натиснато състояние и влачете върху нужната област за копиране.

• След окончателното копиране отпуснете левия бутон на мишката.

2.3.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ В ДАДЕН РАБОТЕН ЛИСТ (SHEET).

За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, данните от които ще местите.

• От меню Edit изпълнете командата Cut.

• Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните


24

• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте клавишната

комбинация Ctrl+V или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони.

За да преместите съдържанието на клетки в даден Работен лист чрез влачене с левия бутан на мишката, трябва да направите следното:


• Позиционирайте мишката на рамката на маркираната област, така че мишката да добие вид на стрелки.

• Влачете при натиснат ляв бутон на мишката върху новово място.

• Отпуснете левия бутон на мишката.

2.3.3. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ (SHEET) В РАМКИТЕ НА ЕДНА РАБОТНА КНИГА.

За да преместите съдържанието на клетки между Работените листи на една Работна книга чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното:



• Изберете в долната част на екрана на програмата Microsoft Excel работния лист на който искате да преместите данните.

• Маркирайте първата клетка от областта, в която ще премествате данните

• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони.

2.3.4. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТИТЕ ИЗРЕЖИ (CUT) И ПОСТАВИ (PASTE), ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИ МЕЖДУ РАБОТЕНИТЕ ЛИСТИ МЕЖДУ АКТИВНИ РАБОТНИ КНИГИ.

За да преместите съдържанието на клетки между активни Работни книги чрез командите Cut и Paste, трябва да направите следното:



• От панела със задачи (Task bar) натиснете бутона на работната книга на Microsoft Excel, в която трябва да преместите маркираните данни. Бутонът е там ако работната книга е била предварително създадена.

• Изберете в избраната книга Работния лист на който ще премествате данните.

• Маркирайте първата клетка от диапазона, където ще местите данните

• От меню Edit изпълнете командата Paste или използвайте бутона Paste от лентата със стандартни бутони.


25

2.3.5. ИЗТРИВАНЕ СЪДЪРЖАНИЕТО НА МАРКИРАНА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ

За да изтриете съдържанието на маркирана област от клетки, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете.

• Натиснете клавиша Delete. Ако изтритите данни участват във формула, резултата от формулата може да е неверен или в резултат от формулата може да се получи грешка.

За да изтриете данни със запазване на форматирането или само съдържанието, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете.

• За да изтриете данни със запазване на форматирането от меню Edit използвайте

командата Clear→→→→Contents.

• За да изтриете форматирането на клетките, от меню Edit използвайте командата

Clear→→→→Formats. За да изтриете ред или колона, трябва да направите следното:

• Кликнете с мишката на заглавието на този ред или тази колона, които трябва да изтриете.

• От меню Edit използвайте командата Delete. Избраните ред или колона се изтриват и на мястото на изтритите се премества долния ред или дясната колона.

За да изтриете клетката или областта от клетки, трябва да направите следното.

• Маркирайте клетката или областта от клетки, съдържанието на които ще триете и от меню Edit използвайте командата Delete.

• В диалоговия прозорец, който се отваря изберете Shift cells left, за да се преместят клетки които са вдясно на мястото на изтритите или Shift cells up, за да се преместят клетките, които са отдолу на мястото на изтритите.

• Натиснете клавиша OK.

2 . 4 . ТЪРСЕНЕ И ЗАМЯНА

2.4.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДАТА ЗА ТЪРСЕНЕ НА ОПРЕДЕЛЕНО СЪДЪРЖАНИЕ В КЛЕТКИТЕ.

За да търсите информация в Работния лист, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото съдържание.

• От меню Edit изпълнете командата Find или използвайте клавишната комбинация Ctrl+F

• В диалоговия прозорец Find въведете текста за търсене. Фрагментът за търсене не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа. За да зададете параметри за търсене натиснете бутона Options<<.


26

• Натиснете бутона Find Next, за да търсите на следващо място в Работния лист,

зададения фрагмент от информация или натиснете бутона Find All, за да намерите в Работния лист всички места, където се намира зададения фрагмент от информация.

2.4.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА КОМАНДИТЕ ЗА ЗАМЯНА НА ОПРЕДЕЛЕНО СЪДЪРЖАНИЕ НА КЛЕТКИ.

За да търсите и заменяте информация в Работния лист, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката или областта от клетки, в които ще търсите даденото съдържание.

• От меню Edit изпълнете командата Replace или използвайте клавишната комбинация Ctrl+H и натиснете бутона Options<<

• В диалоговия прозорец Find what въведете текста който търсите. Фрагментът за търсене не трябва да бъде по-дълъг от 255 символа.

• В диалоговия прозорец Replace with въведете текста с който заменяте

фрагмента.

• Натиснете един от следващите бутони: Find Next за да търсите на следващо място в Работния лист, зададения фрагмент от информация или натиснете бутона Find All, за да намерите в Работния лист всички места, където се намира зададения фрагмент от информация. Чрез бутона Replace заменяте маркирания фрагмент с информация а чрез бутона Replace All заменяте навсякъде в Работния лист търсения фрагмент от информацията. За да приключите търсенето и замяната натиснете бутона Close.

2 . 5 . РЕДОВЕ И КОЛОНИ


27

2.5.1. ВМЪКВАНЕ НА РЕДОВЕ И КОЛОНИ

За да вмъкнете редове в работния лист, трябва да направите следното:

• Маркирате реда, който ще се премести надолу след вмъкването на новия ред.

• За да маркирате няколко реда трябва докато държите натиснат левия бутон на мишката да влачите мишката по заглавната колона на редовете вляво.

• Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert.

• Или от меню Insert използвайте командата Rows. За да вмъкнете колони в работния лист, трябва да направите следното:

• Маркирате колоната, която ще се премести вдясно при вмъкването на нова колона.

• За да маркирате няколко колони трябва докато държите натиснат левия бутон на мишката да влачите мишката по заглавния ред на колоните отгоре.

• Натиснете десния бутон на мишката на произволно място в маркирания фрагмент. От появилото се контекстно меню изберете командата Insert

• Или от меню Insert използвайте командата Columns.

2.5.2. ПРОМЯНА ВИСОЧИНАТА НА РЕДОВЕ И ШИРИНАТА НА КОЛОНИ.

За да променим ширината на колона, трябва да направим следното:

• Намерете дясната граница на колоната, ширината на която трябва да променим и поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на

мишката приема вида на двустранна стрелка .

• Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете дясната граница на колоната вляво за да намалите ширината на колоната или вдясно за да увеличите ширината на колоната.

Ако въведеният в колоната текст превишава ширината на колоната, този текст ще заема толкова колони вдясно, колкото е необходимо за да се вижда при условие, че вдясно е празно. Ако клетките вдясно съдържат информация, ще се отреже от клетката тази информация, която превишава размера на клетката и в този случай трябва да се увеличи ширината на колоната. Ако въведената в клетката информация е числова, дата или час и тя превишава ширината на колоната, в клетката ще се получи #####. Тук няма грешка, но за да се види числовата информация, датата или часа в нормален вид трябва да се увеличи ширината на колоната. За изберете автоматична ширина на колоната според максималния размер на данните в тази колона, трябва да направите следното.

• Маркирате колоната или колоните, за които трябва да приложите автоматична ширина.

• Намерете дясната граница на която и да е от маркираните колони и поставете указателя на мишката там. Указателя на мишката добива вида на двустранна стрелка, която сочи наляво и надясно .

• В тази позиция кликнете два пъти с левия бутон на мишката.

За да променим ширината на колона, по подразбиране, трябва да направим едно от следните неща:

• От меню Format→→→→Columns изпълнете командата Standard Width…

• От меню Format→→→→Columns изпълнете командата Width…и задайте ширина на колоната, която ще се използва по подразбиране Натиснете бутона OK.

За да промените височината на ред, трябва да направите следното:


28

• Намерете долната граница на реда, височината на който трябва да промените и поставете мишката на това място в заглавния ред на колоните. Указателят на

мишката приема вида на двустранна стрелка .

• Дръжте натиснат левия клавиш на мишката и в това състояние преместете долната граница на реда нагоре за да намалите височината на реда или надолу за да увеличите височината на реда.

За да изберете нова автоматична височина на реда:

• Маркирайте реда, височината на който трябва да промените.

• От контекстното меню изберете командата Row Height, за да зададете новата височина на реда. Диапазона на изменение на височината на реда е от 0 до 409 точки (point). Натиснете бутона OK.

• Или от меню Format използвайте командата Rows→→→→Height. За да изберете автоматична височина на реда в зависимост от данните в този ред, трябва да направите следното.

• Маркирайте реда, височината на който трябва да промените.

• От меню Format изпълнете командата Rows →→→→AutoFit.

2 . 6 . СОРТИРАНЕ НА ДАННИ

2.6.1. СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И НАМАЛЯВАЩ РЕД НА ЧИСЛОВИТЕ ДАННИ

За да сортирате числови данни, трябва да направите следното:

• Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате.

• Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ ред от лентата със стандартни бутони.

• Проверете резултата от сортирането.

2.6.2. СОРТИРАНЕ НА ИЗБРАНИ КЛЕТКИ В НАРАСТВАЩ И НАМАЛЯВАЩ РЕД ПО АЗБУЧЕН РЕД

За да сортирате текстови данни, трябва да направите следното:

• Маркирайте произволна клетка в колоната, чийто данни искате да сортирате.

• Натиснете бутона за сортиране във възходящ ред или сортиране във низходящ

ред от лентата със стандартни бутони.

• Проверете резултата от сортирането.

Какво значи списък в програмата Microsoft Excel?

Базите данни представляват списъци (серии) от редове, които съдържат асоциирани данни. Програмата Microsoft Excel позволява да се създават таблици на работния лист, които се наричат бази данни към които можем да приложим команди за търсене и извличане на нужната информация. Електронните таблици, съдържащи бази данни в Microsoft Excel обикновено се казват списъци. Списъкът се създава като информация, състояща се от редове с еднотипни данни. Много операции за обработка и анализ на данните в списъка са автоматизирани. За ефективното използване на тези предимства при създаване и въвеждане в списък, трябва да спазвате следните правила.

• Не разполагайте на работния лист повече от един списък.

• Списъкът трябва да е отделен от другите данни в работния лист с поне един празен ред и поне една празна колона. Като следствие от това трябва да се избягват празните редове и празните колони вътре в списъците.


29

• Всяка колона се нарича поле и трябва да съдържа еднотипна информация. Всеки ред се нарича запис и трябва да съдържа пълна информация за обекта.

• Първият ред трябва да съдържа етикети, описващи съдържанието на съответното поле. Редът с етикетите (или заглавните полета) трябва да бъде оформен различно от останалите данни в списъка, например с удебелен шрифт. Програмата използва тези етикети за създаване на отчети, търсене и сортиране на данни.

На изображението отгоре се вижда списък от 7 полета. Първият ред на списъка съдържа имената на полетата, всяка колона съхранява точно определена информация. За да сортирате данните в списък в Microsoft Excel трябва да направите следното:

• Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни.

• От меню Data изберете командата Sort…

• В диалоговия прозорец Sort, Microsoft Excel сортира по колоната, в която сте маркирали клетка.

• В списъка за сортиране Sort by може да изберете заглавието на друга колона по

която искате да сортирате списъка.

• Изберете вида на сортирането по възходящ (Ascending) или по низходящ (Descending) ред.

• Натиснете OK Ако в прозореца за сортиране е включена опцията No header row а списъка има заглавен ред, то заглавният ред ще бъде сортиран заедно с останалите редове. Ако искате да сортирате списък в Microsoft Excel по повече от един параметър, трябва да направите следното:

• Маркирайте произволна клетка вътре в списъка с данни.


30

• От меню Data изберете командата Sort…

• В диалоговия прозорец Sort, в менюто Sort by избирате заглавието на колоната, по която ще е първото сортирате.

• В менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e второто сортиране.

• В следващото менюто Then by избирате заглавието на колоната, по която ще e последното сортиране.

• За всеки зададен параметър на сортиране изберете вида на сортирането по възходящ (Ascending) или по низходящ (Descending) ред.

• Натиснете OK. Забележка: Ако маркирате колона в списъка и стартирате команда за сортиране излиза

следното предупреждение:

1) Ако изберете Expand the selection, сортирате по зададените параметри целия списък. 2) Ако изберете Continue with the current selection, в списъка сортирате само тази колона.


31

3 . ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ

3 . 1 . АРИТМЕТИЧЕСКИ И ЛОГИЧЕСКИ

ФОРМУЛИ

3.1.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ПРОСТИ АРИТМЕТИЧЕСКИ И ЛОГИЧЕСКИ ОПЕРАЦИИ В ПРОГРАМАТА ЗА ИЗЧИСЛЕНИЯ С ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ

За да въведете формула в клетка на електронна таблица е необходимо да се направи следното:

• Кликнете в клетката, в която ще се намира резултата от формулата.

• Въведете символа „=” (равно).

• Въведете израза, резултата от който трябва да се изчисли. Този израз може да съдържа операнди, стойности, променливи, а също и символи, означаващи аритметични операции, като A5+F7.

За да обозначите математически операции може да се използват следните символи:

• + (събиране); - (изваждане); * (умножение); / (деление).

• След въвеждане на формулата натиснете клавиша Enter. Резултата се изчислява автоматично и се визуализира в клетката с формулата.

• Формулата може да се визуализира в Реда за формули, горната част на прозореца на програмата Microsoft Excel, ако се кликне в клетката с резултата от формулата.

• Ако в резултат от формулата се е получила грешка, то като резултат от формулата в клетката се появява ред, започващ със символа „#”

• Ако сами не можете да намерите източника на грешката, може да използвате инструмента за проследяване на грешки във формулата.

За да пуснете проследяването на грешките (Error Trace) във формулата, трябва да направите следното;

• Щракнете в клетката с формулата, която съдържа грешната стойност.

• Кликнете в появилия се бутон със стрелка надолу .

• Разгледайте всички възможни причини и решения.

3.1.2. ОПИСАНИЕ НА СТАНДАРТНИТЕ ГРЕШКИ ВЪВ ФОРМУЛИТЕ

Основните съобщения за грешки във формулите биват следните видове:

• ##### – резултата от формулата не може да се покаже коректно поради недостатъчната ширина на колоната.

• #REF! – Невярна препратка във формулата. Като правило тази грешка възниква в случай ако сме изтрили клетка,чиито адрес се използва в дадената формула.

• #NAME? – Програмата Microsoft Excel не може правилно да интерпретира текст във формулата. Като правило, тази грешка възниква в случай че адреса на клетката е написан на български.

3.1.3. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ВГРАДЕНАТА ПОМОЩНА СИСТЕМА ЗА ОПРАВЯНЕ НА ГРЕШКИ ВЪВ ФОРМУЛИТЕ

За да получите вградената справочна информация (Help), в случай на възникване на грешки във формулите, трябва да направите следното:

• Щракнете в клетката с формулата, която съдържа грешната стойност.


32

• Кликнете на бутона Help Microsoft Excel в лентата със Стандартните бутони.

• В появилото се поле Help на екрана въведете ключовата дума “error” и натиснете бутона Търси (Start searching).

• • Изберете от менюто за откриване на грешки във формулите (hide error values and

error indicators in cells) или описанието ERROR.TYPE

• За получаване на най-пълна информация за съществуващата грешка изберете Покажи всичко (Shaw All).

3.1.4. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТА АВТОМАТИЧНО ЗАПЪЛВАНЕ (AUTOFILL) ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ПОРЕДИЦИ (СЕРИИ).

За да използвате инструмента автоматично запълване (AutoFill), трябва да направите следното:


33

• Въведете началното значение на диапазона от данни в първата клетка от поредицата.

• За да зададете за поредицата конкретното нарастване, изберете следващата клетка от диапазона и въведете следващия елемент от данните. Величината на нарастването се определя от разликата на двата начални елемента.

• Маркирайте клетката или клетките, съдържащи началните значения.

• Изтеглете манипулатора за запълване (малкия черен квадрат в десния долен ъгъл на избраната клетка) върху клетките, които искате да запълните с поредицата (при поставяне на мишката на маркера за запълване мишката има вида на символа „плюс”). За попълване на възходяща поредица изтегляте манипулатора надолу или вдясно. За попълване на низходяща поредица изтегляте манипулатора нагоре или вляво.

• Освободете левия клавиш на мишката, за да получите поредицата. Инструментът автоматично запълване може да използван за числени данни, дати, време, названията на месеците и на дните на седмицата.


34

3.1.5. ПРЕДИ АВТОМАТИЧНОТО

ЗАПЪЛВАНЕ

3.1.6. СЛЕД АВТОМАТИЧНОТ

О

ЗАПЪЛВАНЕ

3.1.7. 3.1.8.

3.1.9. 3.1.10.

3.1.11. 3.1.12.

3.1.13. 3.1.14.

3.1.15. 3.1.16.

За избор на вариант на запълване може да се използва бутона със списък на параметрите за автоматично запълване.


35

Например, може да се копират само клетките ако изберем командата Копиране на

клетки (Copy Cells), а може да се избере режим Запълни само формата (Fill Formatting Only) или Запълни само стойностите (Fill Without Formatting). За да разгледате вградените в програмата MS Excel поредици за автоматично запълване трябва да направите следното:

• От менюто Tools изберете Options

• От списъка с параметри изберете Custom Lists…

• В списъка Custom Lists се виждат вградените поредици (серии)

Можете да създавате и потребителски списъци, както и да ги триете.

• Изберете NEW LIST. Кликнете на бутона Add и в полето List entries въведете разделени със запетая поредицата от данни.

• Ако сте въвели в MS Excel поредица, можете да я маркирате и в същото меню да използвате бутона Import, за да добавите поредицата в списъка.

• Поредица се трие като се маркира в списъка и се използва бутона Delete.

3.1.17. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ОТНОСИТЕЛНИ АДРЕСИ НА КЛЕТКИ ВЪВ ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ

Какво се разбира под относителен адрес на клетка? Необходимостта от въвеждане на това понятие се появява, когато при копиране, местене, изтриване, вмъкване на клетка, ред или колона могат да се изменят както адресите на клетки към които има обръщение във формулата, така и адресите на клетки, които съдържат формули с обръщение към други клетки. За да не се наруши


36

логиката на изчисленията, е необходимо да се разбират и използват относителните адреси във формулите. Обръщението към името на клетка във формула, което се използва се нарича относително адресиране. Това означава, че програмата за изчисления с електронни таблици Microsoft Excel взема под внимание разположението на една спрямо друга на тези клетки, към които има обръщение във формулите, и тези клетки в които се намира обръщението (формулата). Например ако формулата „=A1” се намира във клетка B2, то програмата Microsoft Excel ще разбира това така: „запишете в клетка B2 значението на клетка, която се намира един ред нагоре и една колона вляво.” Ако същата формула („=A1”) се намира в клетка D3 то програмата ще разбира това така: „запишете в клетката D3 стойността на клетката, която се намира ква реда нагоре и три колони вляво. ” Изменението на относителния адрес във формулите при копиране и местене с помощта на Буфера за обмен (Clipboard) или при копиране с помощта на манипулатора за автоматично запълване може нагледно да се илюстрира от следните примери:

Относителният адрес на клетка A1 във формулата, който се намира в клетка B1 означава „обръщение към същия ред и една колона вляво”. При копиране на формулата от клетка B1 относителния адрес на клетката се променя, при това остава „обръщение към същия ред и една колона вляво”.

При преместване относителния адрес не си сменя вида само сменя своята същност. Намирайки се в клетка B1, обръщението във формулата към клетка A1 означава „обръщение към същия ред и една колона вляво”. Попадайки в клетка C2, това обръщение ще означава „обръщение към един ред нагоре и две колони вляво”.

Как копирането на относителния адрес на клетка във формула се прилага практически?

Да разгледаме пример, в който трябва да пресметнем сумата от стипендии на студентите, като се има предвид индексацията, а също и сумата от стипендии по месеци въз основа на данните показани по-долу:

В клетка E3 въвеждаме формулата =B3+C3+D3, която смята стипендията на студента Иванов за първата четвърт от годината. С помощта на манипулатора за запълване или чрез Буфера за обмен (Clipboard) копираме формулата от клетка E3 в диапазона клетки E4:E5. Понеже адресацията на клетките във формулата е относителна (това значи че при копиране на формулата надолу се увеличава с единица адресацията на редовате, при копиране на формулата на дясно – адресацията на колоните), навсякъде се получава верен резултат.


37

По същия начин въвеждайки в клетка B6 формулата =B3+B4+B5 и копирайки тази формула се пресмята стипендията по месеци на студентите в диапазона B6:D6. За избор на вариант на запълване на клетките може да се използва бутона с списък на Параметрите на запълване. Например може да се избере режим Копирай само

формата (Fill Formatting Only) или Копирай само стойностите (Fill Without Formatting).

3.1.18. ИЗПОЛЗВАНЕТО НА АБСОЛЮТНИ АДРЕСИ ВЪВ ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ

Какво значи абсолютен адрес на клетка?

За разлика от относителното адресиране на клетки във формулите, абсолютния адрес не се променя при копираене на формулата с помощта на Clipboard или с манипулатора за запълване или при местене. При задаване на абсолютен адрес във формула се използва допълнителен символ „$”. Например $A$1 или $D$4. Абсолютният адрес във формулата показва точно (абсолютно) в електронната таблица адреса на клетката към която се обръща.

За да получим абсолютен адрес символа „$” може да се набере от клавиатурата в режим на редактиране на формули с клавиша F4, като предварително сме поставили курсора на нужния адрес. Как копирането на абсолютния адрес на клетка във формулите се прилага на практика? Да разгледаме пример, където е необходимо да пресметнем в колона F сумата от стипендиите на студентите за първата четвърт на годината с отчитане на индексацията:


38

Изчисляваме сумата на стипендиите на студентите с индексацията. За това кликваме във клетка F3 и въвеждаме формулата =E3+B1. С помощта на манипулатора за автоматична запълване или чрез Clipboard копираме тази формула в диапазона F4:F7. Получава се неверен резултат, защото адреса на B1 е относителен и се променя при копиране.

Редактираме формулата в F3. Маркираме клетката, натискаме клавиша F2, за да поставим курсора след относителния адрес B1 и натискаме клавиша F4. Относителният адрес B1 става абсолютен $B$1 (символа $ може да се напише и с клавиатура. Копираме получената формула в диапазона F4: F7. Навсякъде се получава правилен резултат, защото абсолютния адрес при копиране не се променя. Съществува още един вид адресиране което се казва смесено. В този вид адреси единия компонент на адреса е относителен, а втория абсолютен, например $A1 или D$4. Смесените адреси трябва да се използват когато във формулата е важен не пълния адрес на клетката, а нейното положение в определена колона или определен ред.

3 . 2 . РАБОТА С ФУНКЦИИ

3.2.1. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ФУНКЦИЯТА ЗА СУМИРАНЕ (SUM)

За да сумирате автоматична числови данни, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката, в която трябва да се пресметне резултата.

• Натиснете бутона Автосума (AutoSum) от лентата със стандартни бутони. Microsoft Excel създава функция за автоматично сумиране, подразбирайки като област за сумиране най-близките по разположение клетки с данни.

• Ако предполагаемата област от клетки за сумиране е вярна, натиснете клавиша Enter.

• В противен случай маркирайте областта за сумиране, която ви трябва и натиснете клавиша Enter.

Подобни по създаване и използване на функцията сума (Sum) са следните функции (т.е. най-често използвани функции):

• Average – изчислява средното аритметично на числовите данни от маркираната област.

• Max - изчислява максималната (най-голямата) стойност от числовите данни в маркираната област

• Min - изчислява минималната (най-малката) стойност от числовите данни в маркираната област

• Count – изчислява броя на числовите стойност в маркираната област. За да използвате горните функции трябва да направите следните действия:

• Маркирайте клетката, в която трябва да се получи резултата.

• Отворете списъка от функции, който се намира в менюто на Автосума

(AutoSum) на панела със стандартните бутони и изберете съответната функция


39

За да използвате всички функции в Microsoft Excel трябва да извършите едно от следните действия:

• От същото меню изберете More Functions…

• От менюто Insert изберете Function…

• Използвайте бутона Вмъкни функция (Insert Function)

• В прозореца за вмъкване на функции намерете в списъка на категориите нужната ви категория или включете от категориите All.

• Маркирайте нужната ви функция и натиснете OK.

3.2.2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ФУНКЦИЯТА ЗА СРЕДНО АРИТМЕТИЧНО (AVERAGE)

Освен описаните по-горе начини за използвате функцията Average може да използвате и следния:

• Маркирайте клетката, в която трябва да се пресметне резултата.

• Въведете в клетката =Average(

• Маркирайте областта от клетки, данните от които участват във формулата

• Въведете ).

• Натиснете клавиша Enter.


40

4 . ФОРМАТИРАНЕ Работната книга обикновено съдържа няколко работни листа с електронни таблици. Принципът на функциониране на работната книга има добър замисъл защото позволява да се съхраняват различни таблици със свързано съдържание в един файл. Когато сте в една работна книга лесно можете да се придвижвате от една таблица в друга и да прехвърляте данни. Работните листове по подразбиране имат имена Sheet1, Sheet2 и т.н., което прави ориентирането за съдържанието на таблиците трудно. Вие можете да променяте имената на работните листове. Това може да стане по следните начини:

• Показвате името на листа, който искате да преименувате и кликвате с десния бутон на мишката върху него.

• От появилото се контекстно меню избирате команда Rename (преименувай)

• Името на листа се маркира и вие можете да въведете от клавиатурата новото.

• Натискате клавиш Enter Маркирането на името на работния лист маже да стане и с двукратно кликване върху името на листа и след това въвеждате новото име.

4 . 1 . ФОРМАТИРАНЕ НА ЧИСЛАТА ВЪВ

КЛЕТКИТЕ

За бързо изменение на формата на числата в активната клека или маркираната област от клетки могат да се използват бутоните от лентата за форматиране:

Бутон за форматиране на валута (Currency)– добавя към числото или числата в маркираната област означение за националната валута. Например, числото 12345 ще се изобразява като 12345,00 лв

Бутон за форматиране на процент (Percent Style) – умножава числото или числата в маркираната област по 100 и поставя знак „%”. Например, числото 0,25 ще се изобразява като 25%.

Бутон за форматиране с разделител (Comma Style) – изобразява числата с два знака след десетичната запетая и центрира числата в клетките. Например, числото 25 ще се изобразява като 25,00

Бутон за увеличаване броя на знаците след десетичната запетая (Increase Decimal)– всяко натискане на бутона увеличава знаците след десетичната запетая. Например, числото 235 ще се изобразява като 235,0

Бутон за намаляване броя на знаците след десетичната запетая (Decrease Decimal)– всяко натискане на бутона отнема знак след десетичната запетая до достигане на цяло число. Например, числото 235,00 ще се изобразява като 235,0 За да използвате тези бутони трябва:


41

• Заставате в клетката, в която искате да форматирате числото или маркирате областта от клетки с числа

• Натискате съответните бутони от лентата за форматиране. За бутоните, които увеличават или намаляват броя на знаците всяко натискане премахва или добавя по един знак. Колкото знака искате да добавите или премахнете толкова пъти трябва да натиснете съответния бутон.

Забележка: форматирането не влияе на действителните числови стойности на числата в клетките, то е само начин на визуализиране на числата. Например, ако въведете число с шест знака след десетичната запетая и го форматирате като число с два десетични знака, числото се изписва с два знака след десетичната запетая, но Excel използва действителната стойност в изчисленията. Освен бутоните от форматиращата лентата за форматиране на числата се използва командата Cell от менюто Format. Тази команда дава голям набор от числови формати за валута, за дата, за час, за дробни числа и други. Можете да форматирате празни клетки, тогава след въвеждането на числата, те се изобразяват по начина по който сте избрали. За да изберете числов формат на клетки от таблицата трябва данаправите следното:

• Застанете в клетката или макирайте област от клетки, към които искате да приложите форматирането.

• Кликнете с десния бутон на мишката върху маркираната област • В отвореното контекстно меню изберете Format Cell.

Това може да се изпълни и като изберете от менюто Format → Cell. И в двата случая се отваря диалогов прозорец Format Cell

Този диалогов прозорец съдържа страница Number, която предлага 12 категории вградени числови формати.

• Посочете категория от списъка Category, отдясно в прозореца се показват форматите и настройките към нея.

4.1.1. ФОРМАТЪТ GENERAL

По подразбиране това е форматът приложен към клетките, ако не сте променяли форматирането. Този формат изписва числото така както е въведено с изключение на следните случаи: не се показват незначещите нули; например, числото 123,20 се показва като 123,2 десетично дробно число, въведено без цяла част се показва с цяла част 0; например ако въведете ,123 се показва 0,123.


42

4.1.2. КАТЕГОРИЯТА NUMBER

Чрез този формат можем да задавате броя дробни позиции в полето Decimal Places; например с три дробни позиции числото 12,3456 се изписва 12,345, а числото 12,3 като 12,300

Отметнете Use 1000 Separator, за да добавите разделител за хилядите, който за България е интервал между стотиците и хилядите; Числото 12345 се изписва 12 345. Можете да изберете как да изглеждат отрицателните числа, като изберете един от посочените примери в полето Negative numbers.

4.1.3. КАТЕГОРИЯТА ЗА ВАЛУТА (CURRENCY)

Чрез този формат освен настройките, които има в категорията Number можете да посочите валутен знак, който избирате от падащия списък в полето Symbol.


43

4.1.4. ФОРМАТ ЗА ДАТА (DATE)

В полето Type на тази категория можете да изберете вида в който да се показва датата. полето Locate (местонахождение) можете да изберете съответна държава и в полето Type се изписват традиционните начини на изписване на датите в тази държава.

4.1.5. КАТЕГОРИЯ PERCENTAGE

Форматите от тази категория служат за изписване на стойности в проценти, което означава, че числото се умножава по 100 и се прибавя знак „%”. Настройките на този формат касаят броя дробни позиции; например, ако изберете процентен формат без дробни позиции за числото 0,123456, в клетката ще се покаже 12%, а с две дробни позиции – 12,34%. Процентен формат без дробни позиции можете да зададете от

бутона от инструменталната лента.

• След като сте избрали необходимия формат и сте направили нужните настройки по него трябва да натиснете бутона ОК в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец за да бъде приложено форматирането към клетките, които са маркирани.

4 . 2 . ФОРМАТИРАНЕ НА ТЕКСТА В КЛЕТКИТЕ

НА ЕЛЕКТРОННАТА ТАБЛИЦА

4.2.1. ПРОМЯНА НА ШРИФТА И РАЗМЕРА НА ТЕКСТА.

В работните листове шрифтовете се използват за отличаване на различни видове информация, наблягане върху определени резултати или най-общо за оформяне на външния вид на таблицата. За да промените вида на шрифта приложен към записите в една работна книга трябва да направите следното:

• Застанете в клетката, в която искате да форматирате текста или маркирайте област от клетки.

• От форматиращата лента с инструменти отворете падащия списък с шрифтове (Font) и изберете името на нужния шрифт. В новите версии на Excel в този списък имената са изписани със съответния шрифт, т.е. можете да видите веднага какво е изчертаването на буквите в избрания от вас шрифт.


44

Ако е необходимо да промените големината на буквите трябва да направите следното:

• Застанете в клетката, в която искате да форматирате текста или маркирайте област от клетки.

• От форматиращата лента с инструменти отворете падащия списък с големини на знаците (Size) и изберете нужния размер.

Когато искате отделни текстове да се отличават от общия можете да прилагате различни стилове (Font Style) към избрания от нас шрифт. Най-често използваните стилове са: получер (Bold) – прави текста удебелен и почернен. този стил можете да приложите

към данните от избрана клетка или област от клетки чрез натискане на бутона от инструменталната лента за форматиране курсив (Italic) – прави текста наклонен, прилагането му става чрез натискане на бутона

подчертан (Underline) – подчертава текста. За да го приложите трябва да натиснете

бутона ат форматиращата лента с инструменти. Можете да ползвате стиловете поотделно или заедно. Когато е използван някой от тези бутони за прилагане на стил, той остава в положение натиснат (включен).

За да премахнете приложено с бутон форматиране трябва да го натиснете повторно т.е. да го изключите.

4.2.2. ФОРМАТИРАНЕ НА ДАННИТЕ С РАЗЛИЧЕН ЦВЯТ

Често за да откроите дадени резултати се налага да промените цвета на данните в определени клетки. Това можете да извършите по следния начин:

• Застанете в клетката, в която искате да промените цвета на данните или маркирайте област от клетки.

• От форматиращата инструментална лента посочвате бутона цвят на шрифта (Font Color) и натискате стрелката сочеща надолу до него


45

• От отварящата се палитра избирате нужния цвят В Excel можете да задавате вида, големината, цвета на шрифта и да прилагате стилове с

помощта на команда от менюто Format → Cell или ако изберете командата Format

Cell от контекстното меню, което се появява като кликнете с десен бутон на мишката в маркирана клетка или област. Отваря се диалогов прозорец Format Cell. От него избирате страницата Font

В тази страница можем да избирате форматирането в съответните полета.

4.2.3. ИЗБОР НА ПОДРАВНЯВАНЕ И ОРИЕНТАЦИЯ НА СЪДЪРЖАНИЕТО НА КЛЕТКИТЕ В ЕЛЕКТРОННАТА ТАБЛИЦА

Microsoft Excel разпознава данните въведени в клетките и по подразбиране ги подравнява текста в ляво на клетката, а числата вдясно. Ако искате да промените това подравняване е необходимо да направите следното:

• Застанете в клетката, в която искате да промените подравняването на текста или маркирайте област от клетки.

Кликнете с десния бутон на мишката върху маркираната област и от отвореното

контекстно меню изберете Format Cell или изберете от менюто Format → Cell. И в двата случая се отваря диалогов прозорец Format Cell

• Изберете страницата подравняване (Alignment) в този прозорец.

Поле за избор на шрифт

Поле за избор на вида на подчертаване

Поле за избор на размер

Поле за избор на цвят


46

• Направете нужните настройки на параметрите на тази страница: За хоризонтално и вертикално подравняване на данните в клетките използвайте полетата за подравняване на текст (Text alignment) Хоризонтално подравняване – от падащия списък можете да зададете един от режимите Left, Center, Right за подравняване на съдържанието в клетките съответно ляво, центрирано или дясно.

Fill – при задаване на този режим съдържанието на клетката се повтаря няколко пъти до запълване на цялата ширина на клетката. Ако клетката се разшири при зададено такова подравняване запълването продължава. Center Across Selection – Центрира данните спрямо предварително маркирана област General – подравняването, което е включено по подразбиране в Excel, подравнява текста в ляво, а числата – вдясно.

клетка А1 – ляво подравнена, В1 – центрирана, С1 – дясноподравнена А3 – Fill A5 – центрирана спрямо селекция (Center Across Selection)

Режимът Left (Indent) е свързан с полето за отстъп Indent (отстъп) вдясно от списъка Horizontal, при всяко увеличаване на стойността в него записът в клетката се премества с един знак надясно. Аналогична можете да задавате отстъпи и при дясно подравнени данни. тогава съдържанието на клетката се премества с един знак наляво.

В колона А е зададено ляво подравняване и съответни отстъпи


47

В колона В е зададено дясно подравняване и съответни отстъпи Хоризонталните настройки за подравняване можете да извършите от инструменталната лента за форматиране:

• Застанете в клетката, в която искате да промените подравняването на съдържанието или маркирайте област от клетки.

• Натиснете някой от бутоните за подравняване

ляво подравняване центрирано дясно подравняване Когато използвате някои от бутоните за подравняване, той застава в положение натиснат, за да покаже, че режимът е активен. Повторното натискане на този бутон изключва неговото действие и в клетката се включва режимът по подразбиране General. За да зададете отстъпи на текста в клетките можете да използвате бутоните:

Бутонът Increase Indent увеличаване на отстъпа. Той не се изключва с повторно натискане , а всяка натискане увеличава отстъпа. За да намалите отстъпа трябва да се

натисне бутона Decrease Indent . Тези бутони са активни само, когато е включено ляво подравняване на съдържанието на клетката. Вертикални настройки на клетката – от падащия списък можете да зададете една от възможностите:

Bottom (долу) – данните се разполагат в долната част на клетката Center (центрирано) – данните се разполагат в центъра спрямо височината на клетката Top (горе) – данните се разполагат в горната част на клетката Justify (двустранно) – разпределя съдържанието на клетката равномерно спрямо горния и долния ръб. Ако клетката съдържа само два реда първия застава отгоре, а втория – отдолу.

Ориентация на текста Полето Orientation позволява накланяне на текста на произволен ъгъл. Excel автоматично напасва височината на реда, в който е наклонения текст.


48

Избирате ъгъла, под който искате да наклоните текста чрез кликване в циферблата вдясно в диалоговия прозорец или въведете стойността на ъгъла в полето Degrees.

Ето как изглежда текста, когато е зададена ориентация:

Опции за контрол на текста – избират се като включите съответната отметка пред желаната опция.

Wrap text – разрешава съдържанието на клетката да се разполага на повече от един ред. Shrink to fit – намалява размера на шрифта толкова, че съдържанието да може да се изпише изцяло в ширината на клетката. Ако за клетката е активен режимът Shrink to fit, шрифтът се намалява и уголемява автоматично при промяна на ширината на колоната. Merge cell – слива клетките от маркирана област. Опцията е приложима ако са маркирани две или повече клетки и в резултат се получава една голяма клетка, която ползва адреса на най-горната лява клетка от слятата област.

В областта А1:D1 клетките е зададена опция Merge cell. Клетките от А1 до D1 образуват една клетка, която има адрес А1 В клетката А3 е зададена опция Wrap text В клетката А5 е зададена опция Shrink to fit

От опциите за контрол на текста най-често се използва Merge cell за направите заглавен ред или полета при изготвите формуляри. На инструменталната лента за форматиране

има бутон Merge and Center , който слива маркираните клетки и центрира съдържанието им.


49

• Маркирайте клетките, които искате да слеете.

• Натиснете бутона от форматиращата лента с инструменти Забележка: Ако всяка от маркираните клетки има отделно съдържание Excel дава съобщение, което предупреждава, че в слятата клетка остава съдържанието само на най-горната лява клетка от маркираната област. Съдържанието на другите клетки се загубва.

При използване на този бутон, той остава в положение натиснат, за да покаже, че опцията е активна. Ако искате върнете разделението на клетките трябва да застанете в слятата клетка и отново да натиснете бутона.

4.2.4. ЗАДАВАНЕ НА РАМКИ В ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА

Когато работите с Excel на екрана се виждат разделителните линии между клетките, но ако не сте задали специално рамки на таблицата тези линии не се отпечатват. За да зададете граници е необходимо да направите следното:

• Застанете в клетката или маркирайте област от клетки, на които искате да зададете граници.

• Натиснете стрелката, сочеща надолу до бутона Borders (граници) от форматиращата лента с инструменти

• От падащото меню изберете нужния тип граница. Първият бутон премахва всички

граници от клетките в маркираната област. Върху останалите са показани умалени мостри на съответните рамки и съчетания от рамки, които се прилагат след като кликнете върху съответния бутон. След като използвате някой от бутоните, той остава запаметен върху бутона Borders, за да можете да го използвате повторно само с натискане на бутона, без да отваряте падащото меню.

Задаване на граници с помощта на инструмента Draw Borders (нарисувай граница).

• Натиснете стрелката, сочеща надолу до бутона Borders (граници) от форматиращата лента с инструменти. От падащото меню изберете Draw Borders. Това стартира допълнителна инструментална лента Borders, а показалеца на мишката се

видоизменя в моливче .

• От полето Line Style (стил на линията) можете да изберете вида на чертата


50

• Вдясно върху лентата Borders е разположен бутона Line Color (цвят на линията) , от който можете да укажете желания от вас цвят за границата.

• С помощта на показалеца-моливче кликвайте върху разделителните линии на клетките – те се очертават с избраната от вас линия. Ако искате да нарисувате граници на по-голяма област трябва да я маркирате.

Ако искате да премахнете зададени вече граници можете да замените инструмента

Draw Border с инструмент Erase Border (изтрий границата) от лентата Borders.

Показалецът на мишката се видоизменя в гума и когато кликнете на някоя граница, тя се изтрива. Задаване на граници с помощта на командата за форматиране на клетки от менюто Format Задаването на граници на клетките може да стане и от познатия ви диалогов прозорец Format Cell. За да го стартирате трябва да направите едно от следните действия:

• Застанете в клетката или маркирайте област от клетки, на които искате да зададете граници.

• Кликнете с десния бутон на мишката върху маркираната област и от отвореното контекстно меню изберете Format Cell

или

• изберете от менюто Format → Cell. И в двата случая се отваря диалогов прозорец Format Cell. От него трябва да изберете

листа Border (граница):

С помощта на кликване с мишката можете да изберете необходимия вид линия от полето Line Style, вдясно на прозореца, където са показани основни видове линии. Възможността None означава, че не желаете граница на клетките. От полето Color под вида на линията можете да укажете нужния цвят на линията, ако е необходимо. За да приложите избраната от вас граница е необходимо да укажете дали желаете тази граница за само за външните линии, като натиснете бутона Outline


51

или за вътрешните, като натиснете съответно бутона Inside

. Ако искате и външна и вътрешна граница, натиснете и двата бутона последователно. Забележка: Ако сте маркирали само една клетка, бутонът Inside е неактивен. Ако искате да се откажете от приложените вече граници, трябва да изберете бутона None

Когато сте задали вече граници, т.е. използвали сте бутоните Inside и Outline в полето Border на диалоговия прозорец Format Cell можете да видите мостра на позицията на ограждащите линии, а бутоните за съответните граници са в положение натиснати. Ако искате да се откажете само от отделен вид граница можете да изключите съответния бутон, отговарящ за нея.

Можете да поставяте граници и като кликвате на съответната ограждаща линия в самото поле с мострата.

• След като уточните необходимите граници трябва да натиснете бутон ОК.

4.2.5. ЗАДАВАНЕ НА ЦВЯТ И ДЕСЕН НА КЛЕТКИ ОТ ЕЛЕКТРОННАТА ТАБЛИЦА

Вече се научихте кака да оцветявате текста в клетките, за да го откроите от останалия. Много често, за да наблегнем върху някои важни данни се използва оцветяване на клетките. Това можете да направите по следния начин:

• Застанете в клетката или маркирайте област от клетки, на които искате да зададете цвят на запълване.

• Натиснете стрелката, сочеща надолу до бутона Fill Color (цвят на запълване) от форматиращата лента с инструменти

• От падащата палитра избирате желания цвят. Същото можете да направите и от диалоговия прозорец Format Cell:

• Застанете в клетката или маркирайте област от клетки, на които искате да зададете цвят на запълване.

• Кликнете с десния бутон на мишката върху маркираната област и от отвореното контекстно меню изберете Format Cell

или

• изберете от менюто Format → Cell.


52

И в двата случая се отваря диалогов прозорец Format Cell. От него трябва да изберете

листа Paterns (шарка):

От палитрата в полето Color можете да изберете цвят на запълване чрез кликване върху желания цвят. От падащия списък в полето Pattern

можете да изберете десен на защриховане на клетката.

• След като уточните необходимия цвят и шарка на запълване трябва да натиснете бутон ОК.

Ако в дадена клетка или област сте задали цвят на запълване, но искате да се върнете към цвета по подразбиране т. е. да премахнете запълването от палитрата в прозореца Format Cell трябва да изберете No Color или от бутона на форматиращата лента с

инструменти Fill Color (цвят на запълване) от падащия списък изберете No Fill.

4.2.6. АВТОМАТИЧНО ФОРМАТИРАНЕ НА ТАБЛИЦА

За цялостно форматиране на таблицата могат да се използват готови дизайнерски решения за формати, които има вградени в Excel. За да изберете такъв формат трябва да направите следното:

• Маркирайте област от клетки, които искате да форматирате. Забележка: Ако е маркирана само една клетка, автоматичното форматиране не може да се приложи.

• Изпълнете командата от меню Format → AutoFormat…Стартира се диалогов прозорец AutoFormat за избор на готово форматиране:


53

• С помощта на мишката можете да изберете нужния образец за форматиране на

таблицата.

• Натиснете бутона ОК. Въпреки, че форматите, които се предлагат чрез командата AutoFormat са готови, все пак имате възможност да влияете отчасти върху тях. Това може да стане чрез натискане на бутона Options…(параметри) в дясната част на диалоговия прозорец AutoFormat.

Прозореца се удължава и се показва полето Formats to Apply:

От него можете да изберете към кои параметри искате да приложите форматирането. За да отмените, например форматирането на числата трябва да изключите отметката в полето Number. В този случай таблицата ще се форматира с избрания формат, но числата няма да приемат числовото форматиране.

4 . 3 . ПРОВЕРКА НА ПРАВОПИСА В M I C R O S O F T

E X C E L

За разлика от Microsoft Word проверката на правописа в Excel не е автоматична, но можете да я стартирате, когато решите:

• Застанете в горната лява клетка на таблицата.

• Изберете от менюто Tools командата Spelling. Ако Excel намери дадена дума с грешен правопис, на екрана се появява диалогов прозорец Spelling:


54

В най-горното поле на този прозорец се появява грешно написаната дума, а в полето Suggestion (предложения) се предлага списък с алтернативни възможности. Замяната може да направите или с двукратно кликване върху избраната дума или чрез показване на думата и натискане на бутона Change в дясната страна на диалоговия прозореца. При натискане на бутона Change All, думата ще бъде заменена при всяко появяване в текста.

Ако думата не е сгрешена, можете да натиснете бутона , за да запазите

думата само при това нейно появяване или бутона , за да я запазите при всяко друго появяване. Ако думата, която Excel приема за грешна, в действителност не е и вие желаете програмата да спре да я определя като такава в текущата и всички работни книги в бъдеще, трябва да я добавите към потребителския правописен речник чрез бутона

. Ако проверката е започнала от средата на таблицата след като обходи текста до края, Excel дава съобщение, с което се дава възможност да се започне проверката от началото на таблицата.

Когато Excel е проверил всички записи в клетките се появява съобщение, че проверката е завършена.

Ако допускате често едни и същи грешки при писане можете да накарате Excel автоматично да коригира правописната грешка всеки път, когато я допуснете. Това става с помощта на вградения в Microsoft Office – AutoCorrect. За да разгледате неговите елементи трябва да направите следното: Изберете от менюто Tools командата Auto Correct Options… Стартира се диалогов прозорец AutoCorrect:

В него има стандартно въведени символи за замяна. Например ако въведем от клавиатурата поредицата от символи (с), автоматично ще бъдат преобразувани в знака ©. Разгледайте с помощта на лентата за позициониране всички елементи от списъка за замяна.


55

Можете да добавяте ваши елементи в този списък като направите следното:

• В полето Replace трябва да въведете думата, която искате да замените (например дума на която сте забелязали, че често допускате грешка).

• В полето With въведете думата, с която искате да я замените т.е. вярната дума.

• Натиснете бутона Add. Тази дума се прибавя най-накрая в списъка за замяна на елементите на AutoCorrect.

• Натиснете бутона ОК Когато искате да изтриете елемент от този списък трябва да го изберете от него. Сгрешената дума и думата за замяна се показват в полетата Replace и With, за да ги премахнете използвайте бутона Delete под списъка.

4 . 4 . НАСТРОЙКА НА СТРАНИЦАТА В

M I C R O S O F T E X C E L

4.4.1. ЗАДАВАНЕ НА ПОЛЕТА

Като се вземе предвид размера на работния лист, правилното отпечатване на таблицата е важен въпрос. Настройките на печатната страница се извършват чрез командата Page Setup. Чрез нея можем да:

• настроим размера и ориентацията на хартията

• да зададем белите полета на печатната страница

• да дефинирате колонтитули

• да мащабирате таблицата. За да промените размера на белите полета на страницата трябва да направите следното:

• Изберете от менюто File командата Page Setup. Стартира се диалогов прозорец Page Setup

• От него изберете втория лист Margins (полета)

• Задайте нужните стойности в съответните полета: бели полета: Left (ляво) Right (дясно) Top (горе) Bottom (долу) положение на горен и долен колонтитул (Header, Footer) спрямо края на страницата центриране на данните спрямо листа (хоризонтално и вертикално)

• Натиснете бутон ОК

Бели полета Положение на колонтитулите

Центриране спрямо страницата


56

4.4.2. ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ПЕЧАТНАТА СТРАНИЦА И МАЩАБИРАНЕ НА ТАБЛИЦАТА

• Изберете FILE→Page Setup стартира диалогов прозорец Page Setup

• От него изберете първия лист Page

• Задайте необходимите настройки

Ориентация на

хартията

Мащаб на

отпечатване

Размер на

хартията


57

4.4.3.

4.4.4. ОТ ТЕЗИ ОПЦИИ СЕ ОПРЕДЕЛЯ КАКВА ДА БЪДЕ ОРИЕНТИРАНА ХАРТИЯТА ПРИ ОТПЕЧАТВАНЕ НА ДАННИТЕ

4.4.5. PORTRAIT (ВЕРТИКАЛНА) – ОТГОРЕ-НАДОЛУ

4.4.6. LANDSCAPE (ХОРИЗОНТАЛНА) - НАСТРАНИ

4.4.7.

4.4.8.

4.4.9.

4.4.10. ЗАБЕЛЕЖКИ

4.4.11. КОГАТО ИЗПОЛЗВАТЕ ОПЦИЯТА ПОБЕРИ В, MICROSOFT EXCEL ИГНОРИРА РЪЧНО ПОСТАВЕНИТЕ ГРАНИЦИ МЕЖДУ СТРАНИЦИТЕ

4.4.12. EXCEL НЕ РАЗШИРЯВА АВТОМАТИЧНО ДАННИТЕ, ЗА ДА ЗАПЪЛНИ СТРАНИЦИТЕ

4.4.13. КОГОТО ИЗПОЛЗВАТЕ И ДВЕТЕ

ПОЛЕТА FIT TO И BY ТАБЛИЦАТА СЕ ПОБИРА В БРОЙ СТРАНИЦИ, КОИТО СА ЧИСЛО, ПРОИЗВЕДЕНИЕ НА ДВЕТЕ ЦИФРИ, ПОПЪЛНЕНИ В ПОЛЕТАТА

4.4.14. МАЩАБ НА ОТПЕЧАТВАНЕ

4.4.15. ADJUST TO: РЪЧНО ЗАДАВАНЕ НА МАЩАБА, КАТО СЕ ЗАДАВА КОЕФИЦИЕНТ НА МАЩАБИРАНЕ (ОТ 10% ДО 400%)

4.4.16. FIT TO (ПОБЕРИ В): АВТОМАТИЧНО НАМАЛЯВАНЕ ДО ПОБИРАНЕ В ОПРЕДЕЛЕН БРОЙ СТРАНИЦИ

4.4.17. ПОБИРАНЕ ПО ШИРИНА НА СТРАНИЦАТА

• В ПЪРВОТО ПОЛЕ ДО ПОБЕРИ В ВЪВЕДЕТЕ 1 (ЗА ШИРИНА 1 СТРАНИЦА).

• ВЪВ ВТОРОТО ПОЛЕ ДО ПОБЕРИ В ИЗТРИЙТЕ СТОЙНОСТТА, ТАКА ЧЕ БРОЯТ НА СТРАНИЦИТЕ ДА НЕ Е УКАЗАН

4.4.18. ОТПЕЧАТВАНЕ НА РАБОТЕН ЛИСТ, ТАКА ЧЕ ДА СЕ ВМЕСТИ В ЗАДАДЕН БРОЙ СТРАНИЦИ

• В ПОЛЕТО BY ВЪВЕДЕТЕ БРОЯ НА СТРАНИЦИТЕ, В


58

КОИТО ИСКАТЕ ДА ОТПЕЧАТАТЕ ДОКУМЕНТА.

4.4.19.

4.4.20. РАЗМЕР НА ХАРТИЯТА, НА КОЯТО ЩЕ ОТПЕЧАТВАТЕ – PAPER SIZE

4.4.21. КАЧЕСТВО НА ОТПЕЧАТВАНЕ – PRINT QUALITY. ПО-ГОЛЯМАТА РАЗДЕЛИТЕЛНА СПОСОБНОСТ ОБЕЗПЕЧАВА ПО-ВИСОКО КАЧЕСТВО НА ОТПЕЧАТВАНЕ

• Натиснете бутон ОК

4.4.22. ЗАДАВАНЕ НА ГОРЕН И ДОЛЕН КОЛОНТИТУЛ

Третият лист от прозореца Page Setup – Header/ Footer ни дава възможност да укажем какво да бъде съдържанието на горния и долния колонтитул (Header и Footer). Excel осигурява списък от вградени настройки за колонтитулите. Те включват заглавието, номера на страницата, името на автора и др. За да използвате тези настройки трябва:

• Избирате листа Header/ Footer на диалоговия прозорец Page Setup

• От стрелката сочеща надолу в полето Header или Footer отваряте падащия списък с

вградени настройки:

• Избирате нужното съдържание за колонтитула

• Натиснете бутон ОК Ако сте решили да въведете произволен текст в горния или долния колонтитул трябва да натиснете един от бутоните Custom Header или Footer. Стартира се нов прозорец, в


59

който въвеждате исканото съдържание в съответната позиция и го форматирате по желан начин:

4.4.23. 4.4.24. БУТОН ЗА ФОРМАТИРАНЕ НА ШРИФТ

4.4.25. 4.4.26. АВТОМАТИЧНА НОМЕРАЦИЯ НА СТРАНИЦИ

4.4.27. 4.4.28. АВТОМАТИЧНО ВМЪКВАНЕ НА ОБЩИЯ БРОЙ

СТРАНИЦИ

4.4.29. 4.4.30. АВТОМАТИЧНО ВМЪКВАНЕ НА ТЕКУЩА

ДАТА

4.4.31. 4.4.32. АВТОМАТИЧНО ВМЪКВАНЕ НА ТЕКУЩ ЧАС

4.4.33. 4.4.34. ВМЪКВАНЕ НА ПЪТ И ИМЕ НА ФАЙЛ

(РАБОТНАТА КНИГА)

4.4.35. 4.4.36. АВТОМАТИЧНО ВМЪКВАНЕ НА ИМЕ НА

РАБОТНАТА КНИГА

4.4.37. 4.4.38. АВТОМАТИЧНО ВМЪКВАНЕ НА ИМЕ НА

РАБОТНИЯ ЛИСТ

4.4.39. 4.4.40. ВМЪКВАНЕ НА ГРАФИЧЕН ОБЕКТ

4.4.41. 4.4.42. НАСТРОЙКИ НА ГРАФИЧЕН ОБЕКТ

Забележка: Горните и долните колонтитули са видими само когато са отпечатани или в специален режим на Print Preview (предварителен преглед).

4.4.43. ДОПЪЛНИТЕЛНИ ПАРАМЕТРИ – ОБЛАСТ НА ОТПЕЧАТВАНЕ, ЗАГЛАВНИ РЕДОВЕ И ДР.

В четвъртият лист на диалоговия прозорец Page Setup – Sheet имате възможност да настроите допълнителни параметри при отпечатването на данни: да укажете областта на отпечатване,


60

да посочите клетките в които се намират имената на редовете или колоните, ако искате те да се отпечатват на всяка страница, да разрешите отпечатването на мрежата на таблицата, ако не сте я форматирали с граници да посочите реда на отпечатване на данните, ако таблицата ви е много голяма.


61

4.4.44. 4.4.45. АКО НЕ СТЕ Я ЗАДАЛИ

ПРЕДВАРИТЕЛНО PRINT

AREA (ОБЛАСТ НА ОТПЕЧАТВАНЕ) МОЖЕТЕ ДА Я ЗАДАДЕТЕ В ТОВА ПОЛЕ

4.4.46.

4.4.47. ИМЕНА НА РЕДОВЕ ИЛИ КОЛОНИ, КОИТО ИСКАТЕ ДА СЕ ПОВТАРЯТ НА ВСЯКА СТРАНИЦА.

4.4.48.

4.4.49. ОПЦИИ ЗА ПРИНТИРАНЕ НА НЯКОЙ ЕЛЕМЕНТИ ОТ ТАБЛИЦАТА.

4.4.50. GRIDLINES (МРЕЖА),

4.4.51. BLACK AND WHITE (ПРЕМАХВАНЕ НА ОЦВЕТЯВАНЕ)

4.4.52. COMMENTS (ОТПЕЧАТВАНЕ НА КОМЕНТАРИ)

4.4.53. CELL ERRORS AS (НАЧИН НА ОТПЕЧАТВАНЕ НА ГРЕШКИТЕ)

4.4.54.

4.4.55. ОПЦИИ ЗА ПОСЛЕДОВАТЕЛНОСТ

4.4.56. ПОКАЗВАНЕ НА РЕДА В КОЙТО ДА СЕ ОТПЕЧАТАТ ДАННИТЕ АКО ЗАЕМАТ ПОВЕЧЕ ОТ ЕДНА СТРАНИЦА ПО ШИРИНАТА ИЛИ ПО ДЪЛЖИНАТА НА ТАБЛИЦАТА

5 . ОТПЕЧАТВАНЕ

5 . 1 . ОТПЕЧАТВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА

5.1.1. ПРЕДВАРИТЕЛЕН ПРЕГЛЕД НА ПЕЧАТНАТА СТРАНИЦА

Преди да отпечатате данните си на принтер, желателно е да погледнете как ще изглеждат на листа хартия и ако е наложително да направите корекции. Това е възможно чрез командата Print Preview от менюто File. За да включите този режим на предварителен преглед е необходимо:

• Изберете командата от менюто File → Print Preview или натиснете бутона Print Preview от стандартната лента с инструменти.

• Работният лист се показва във вида, в който ще бъде отпечатан. Описание на бутоните в изглед Print Preview


62

5.1.2.

5.1.4.

5.1.3. БУТОНИ ЗА ПРЕДВИЖВАНЕ ДО СЛЕДВАЩА ИЛИ ПРЕДИШНА СТРАНИЦА

5.1.5. 5.1.6. БУТОН ЗА УВЕЛИЧАВАНЕ НА

МАЩАБА НА СТРАНИЦАТА С ЦЕЛ ДА СТАНАТ ЧЕТЛИВИ ДАННИТЕ

5.1.7. 5.1.8. БУТОН ЗА ПРИНТИРАНЕ ИЛИ

СМЯНА НА НАСТРОЙКИТЕ ЗА ПРИНТИРАНЕ

5.1.9. 5.1.10. ПРЕХОД КЪМ ДИАЛОГОВИЯ

ПРОЗОРЕЦ „PAGE SETUP”, В КОЙТО СЕ ПРАВЯТ НАСТРОЙКИТЕ НА СТРАНИЦАТА

5.1.11. 5.1.12. ВКЛЮЧВА ЛИНИИ, КОИТО

ПОКАЗВАТ РАЗПРЕДЕЛЕНИЕТО НА ПОЛЕТАТА НА ЛИСТА

5.1.13. 5.1.14. ПРЕМИНАВА КЪМ ТАБЛИЦАТА В

PAGE BREAK PREVIEW

5.1.15. 5.1.16. ИЗКЛЮЧВА ИЗГЛЕД PRINT

PREVIEW И ПРЕМИНАВА КЪМ ТАБЛИЦАТА В NORMAL VIEW

• За да настроите ръчно полетата и разположението на колонтитулите можете да използвате бутона Margins. Така изглежда екранът на изглед Print Preview с включен бутон Margins. Хоризонталните и вертикални линии показват характеристиките на листа

Всяка една от тези граници на полета можете да премествате ръчно чрез издърпване на съответната линия и по този начин настройките за печат да стават на око.

Горно бяло поле

Горен колонтитул

Header

Поле за данни

Ляво бяло поле Дясно бяло поле

Ширина на колоните в таблицата


63

Можете да настройвате ръчно мащаба на таблицата и да определяте как да се разпределят данните на печатните страници:

• Използвате бутона Page Break Preview от изгледа Print Preview или от менюто View изберете командата Page Break Preview.

Работният лист променя своя изглед като се показват само клетките, които са попълнени и прекъсването на страницата е обозначено със сини линии. Това е изглед, при който в работния лист ни се показва как ще бъде разделена таблицата с данните на печатни страници

Ако застанете с показалеца на мишката върху някоя от пунктираните черти, той се превръща в двупосочна стрелка, която дава право да издърпате края на страницата в някоя посока. По този начин ръчно определяте къде да минава разделителя на страницата. Когато преместите синята пунктирана линия, тя става плътна черта, така Excel отбелязва ръчно поставения край на страница

Вмъкване на вертикален или хоризонтален знак за край на страница

• Изберете ред под или колона вдясно от мястото, където искате да вмъкнете хоризонтален или вертикален знак за край на страница,

• от менюто Insert изберете Page Break или чрез десния бутон Insert Page Break (Вмъкни край на страница)

Премахване на край на страница

• Плъзнете знака за край на страница извън областта за печат. • За да премахнете всички ръчни знаци за край на страница, щракнете с десния бутон

върху някоя клетка в работния лист и след това щракнете върху Reset All Page

Break (Върни всички знаци за край на страница).

Синята пунктирана черта указва края на страниците,които автоматично се вмъкват от Excel

Етикет за номера на страницата

Когато показалецът е такава стрелка издърпвате маркера за край на страница


64

За да се върнете към нормален изглед на работния лист изберете от менюто View →→→→

Normal.

5.1.17. ОТПЕЧАТВАНЕ – ОСНОВНИ НАСТРОЙКИ

Когато сте готови с настройките на печатната страница и сте направили предварителния преглед на таблицата можете да преминете към отпечатването на работния лист. • Ако искате да отпечатате цялата таблица само в едно копие можете да използвате

бутона Print от инструменталната лента за форматиране.

• Ако искате да отпечатате определени страници или повече копия на таблицата

трябва да използвате командата от менюто File →→→→ Print. Стартира се диалоговия прозорец Print

Поле за определяне на принтера – в него определяте на кой принтер искате да стане отпечатването в случай, че компютърът ви е свързан с повече от един принтер. От падащия списък, който се показва при натискане на стрелката в полето Printer Name, избирате името на принтера

Поле за определяне на страниците за отпечатване – в него определяте каква област от страници искате да отпечатате

Поле за определяне на областта в която се намира таблицата , която искате да отпечатате

Поле за определяне на принтера

Поле за определяне на страниците на отпечатване

Поле за определяне на областта на печатане

Всички страници

Страници от до

Областта, която е селектирана

Активната в момента таблица

Таблиците от активната работна книга


65

Поле за определяне на броя копия

5.1.18. ЗАДАВАНЕ НА ОБЛАСТ ЗА ОТПЕЧАТВАНЕ

Областта, която искате да отпечатате може да дефинирате предварително. Това е много полезно, когато често трябва да принтирате само отделна част от таблица.За да определите област на принтиране трябва да направите следното: селектирайте желаната област, която искате да отпечатате

изберете от менюто File →→→→ Print Area→→→→ Set Print Area

Така зададената област на отпечатване е валидна до отменянето и8, което отново става

от менюто File→→→→ Print Area →→→→ Clear Print Area

Забележка Ако при отпечатване или при преглед с Print Preview не се отпечатват или не се виждат всички данни, които искате, първо задайте Clear Print Area, за да

изтрийте с ако има дефинирана някаква предишна област. Областта на отпечатване може да се зададе и в четвъртият лист на диалоговия прозорец Page Setup в полето Print Area по следния начин:

• Натискате бутона с червена стрелка вдясно от полето.

• Прозореца се смалява като се показва само това поле

• Маркирате клетките от областта, която искате да отпечатате. Адреса на тази област се изписва в полето

• Натискате бутона с червена стрелка вдясно от полето, за да върнете предишния вид на прозореца

• Натискате бутона ОК

6 . СПЕЦИАЛНИ ФУНКЦИИ

6 . 1 . ИМПОРТИРАНЕ НА ОБЕКТИ

6.1.1. ИМПОРТИРАНЕ НА ОБЕКТИ (ИЗОБРАЖЕНИЯ, ДИАГРАМИ, ТЕКСТОВИ ДОКУМЕНТИ) В РАБОТНА КНИГА НА MICROSOFT EXCEL

Какво представлява импортирането на данни в програмата за управление на електронни таблици Microsoft Excel Освен обработката на данни, които въвеждате в програмата, в Excel има възможност да се обработват, редактират и анализират данни въведени с друга програма, в частност текстови данни и графични изображения.

• Ако данните са съхранени в документ, създаден от Microsoft Word или друг разпознаваем от Excel файлов формат, те могат да се копират в електронната таблица, вместо да се въвеждат на ново.

• Ако текстовите данни са съхранени в непознат за Microsoft Excel формат, автоматично се стартира Text Import Wizard (Помощник за импортирани на текстови данни), който ще ви помогне правилно да преобразувате данните.

Попълва се броя копия, които искате да отпечатате

Реда, в който искате да се отпечатват копията


66

За да преобразува текстовите данни в електронна таблица е необходимо те да са форматирани по такъв начин, че между записите, които искаме да се разпределят в отделни клетки, трябва да се използва един и същ разделител или да са с еднаква дължина. Най-често използваните форматирания на текстовите данни са: Текст – текстовият документ представлява обикновен текст, който съдържа само символите за край на ред (клавиш Enter). Обикновено така форматираните данните се импортират като всеки ред се разпределя в отделна клетка от таблицата. Текст с разделител табулация – в текстовия документ за разделител между съдържанието на отделните клетки се използва знака за табулация (Tab от клавиатурата). По същия начин могат да се използват и други специални символи като разделители. Например интервал, запетая и др. Текстовият файл с разделители запетая често се нарича CSV (Comma Separated Values) файл. Текст с фиксирана дължина на записите – в текстовия документ или данните са с еднакъв брой символи или между тях са вмъкнати интервали, за да се постигне подравняване в колони. Text Import Wizard представлява последователност от диалогови прозорци.

Включвайки определени опции вие можете да контролирате начина, по който Excel ще пренесе текстовите данни в клетките на електронната таблица За да се импортирате данни с помощта на Text Import Wizard трябва да направите следното:

• Изберете команда File → Open. Отваря се диалогов прозорец Open.

• От него в полето Files of type в падащия списък изберете Text file (*.txt; *.prn; *.csv)

• В падащия списък на полето Look In изберете името на папката, в която е съхранен документа, който ще импортирате. Изберете неговото име и натиснете бутона Open.

• Стартира се първия диалогов прозорец на Text Import Wizard – Step1 от 3.

В тази първа стъпка трябва да укажете дали данните са с разделител – Delimited, ако в текстовите данни са разделени с някакъв знак, или Fixed with ако са с еднакъв брой символи. В повечето случаи Excel сам разпознава дали в текста има разделител или не. В долната част на диалоговия прозорец се извежда Preview на данните и как ще бъдат разположени по редове в електронната таблица. В тази стъпка можете да укажете от кой ред да започне импортирането в полето Start import at row, ако не са ви необходими всички данни от файла.

• Натиснете бутона Next.


67

• Отваря се втори диалогов прозорец Step2 от 3 на помощника за импортиране на данни.

• Втози прозорец можете да укажете символа, който разделя текстовите данни в

полето Delimiters. По подразбиране този разделител е табулация.

• В полето Data Preview можете да видите дали правилно е избран разделителя и дали вярно са се интерпретирали данните.

Ако данните ви са с фиксирана дължина на тази стъпка в полето Data Preview можете ръчно да промените предлаганото от Excel разделение на данните, като преместите. Можете да добавяте колони, като кликнете на мястото, където трябва да се разделят данните. Появява се нова вертикална линия, която определя нов аколона. Премахването на линия става с двукратно кликване върху нея.

• Натиснете бутона Next.

• Отваря се трети диалогов прозорец Step3 от 3 на помощника за импортиране на текстови данни, в който можете да укажете нужното форматиране за всяка колона.


68

Маркирайте дадена колона и в полето Column data format (формат на данните) изберете нужния формат, който искате да се приложи към данните в тази колона: General – прилага текстов или числов формат в зависимост от данните. Например във втора колона за данните в примера е зададен General формат. Той ще приложи текстов формат за данните в заглавната клетка (мъже), а останалите клетки ще бъдат форматирани като числа. Text – независимо какви са данните, те се интерпретират като текст Date – ако зададете този формат, вие можете да изберете от падащия списък един от шестте налични формата за дати. Do not import column (skip) – ако решите, че някоя от колоните не ви е необходима, можете да зададете на Excel да нея импортира.

• Натиснете бутона Finish. Excel отваря разделения на колони текстов файл.

Вмъкване на картинка в електронна таблица. За да вмъкнете картинка в електронна таблица е необходимо да направите следното:

• Изпълнете командата от менюто Insert → Picture → From File. отваря се диалогов прозорец Insert Picture

• В полето Look in изберете папката, в която е съхранен графичния файл и посочете неговото име.

• Натиснете бутона Insert За да копирате рисунка, таблица или диаграма от друг работен лист трябва да направите следното:

• Покажете името на работния лист, който съдържа рисунката (таблица, диаграма) от списъка с работни листове в долната част на прозореца на програмата

• Маркирайте рисунката (таблица, диаграма)

• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+C или натиснете бутона Copy от стандартната лента с инструменти или изпълнете команда от менюта Еdit → Copy, за да копирате маркирания фрагмент в буфера за обмен (Clipboard)


69

• Покажете името на работния лист, в който искате да поставите копието на рисунката (таблица, диаграма)

• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+V или натиснете бутона Paste от

стандартната лента с инструменти или изпълнете команда от менюта Еdit → Paste За да копирате рисунка, таблица или диаграма от друга работна книга или файл на Microsoft Word е необходимо да направите следното:

• Отворете файла, от който искате да копирате рисунката (таблица, диаграма).

• Маркирайте рисунката (таблица, диаграма)

• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+C или натиснете бутона Copy от стандартната лента с инструменти или изпълнете команда от менюта Еdit → Copy, за да копирате маркирания фрагмент в буфера за обмен (Clipboard)

• С помощта на лентата с задачи в долната част на екрана изберете бутона с името на работната книга и покажете името на работния лист, в който искате да сложите копието на рисунката (таблица, диаграма)

• Натиснете клавишната комбинация Ctrl+V или натиснете бутона Paste от

стандартната лента с инструменти или изпълнете команда от менюта Еdit → Paste

6.1.2. ПРЕМЕСТВАНЕ И ПРОМЯНА НА РАЗМЕРИТЕ НА ГРАФИЧЕН ОБЕКТ ВМЪКНАТ В ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА

За да преместите графичен обект в Microsoft Excel трябва да направите следното:

• Кликнете с мишката върху обекта. По границите на обекта се появяват кръгли маркери, които указват, че обекта е маркиран, а показалеца на мишката става

стрелка във формата на кръст , която разрешава местене на обект.

• Натиснете левия бутон на мишката, като сочите на произволно място в обекта и без

да отпускате преместете графичния обект на новата позиция.

• Отпуснете левия бутон на мишката. За да копирате графичен обект в Excel трябва да направите следното:

• Кликнете с мишката върху обекта, за да го маркирате.

• Натиснете и задръжте натиснат клавиш Ctrl

• Натиснете левия бутон на мишката, като сочите на произволно място в обекта и без да отпускате преместете графичния обект на новата позиция.


• Отпуснете клавиш Ctrl На новото място се появявя нов обект копие на първия. Промяна на размерите на графичен обект вмъкнат в електронна таблица

• Кликнете с мишката върху обекта, за да го маркирате. По границите на обекта се появяват кръгли маркери и когато посочим с мишката върху тях, показалеца се видоизменя в двупосочна стрелка .


70

• В това положение натискате левия бутон на мишката и преместваме съответната граница на обекта на нова позиция. Обекта се разтяга в посоката в която сте издърпали.


6 . 2 . ГРАФИКИ И ДИАГРАМИ

6.2.1. ПОСТРОЯВАНЕ НА РАЗЛИЧНИ ВИДОВЕ ДИАГРАМИ ЗА АНАЛИЗИРАНЕ НА ДАННИТЕ В ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА

Диаграма – графичен обект, който визуализира числова информация. С помощта на една диаграма може данните от един работен лист да се превърнат в графика, в която да има сравнение или да се наблюдава някаква тенденция. Диаграмата може да е проста или сложна, може да представлява линии, стълбчета, кръг и др., както и да е комбинация от няколко от тях За по-лесно създаване и по-пълно отразяване на данните в диаграма, Excel ви предлага помощна програма - Chart Wizard (Съветник за диаграми).

Преди да преминете към създаването на диаграма необходимо да маркирате само онези

клетки от таблицата, които искате да бъдат отразени в диаграмата. За да бъдат включени и заглавията на редовете и колоните от данни е необходимо и тези клетки да бъдат включени в маркираната област. За да маркирате прекъсната област от клетки е необходимо да задържите натиснат клавиш Ctrl, докато маркирате.

Натиснете бутона Chart Wizard от стандартната лента с инструменти или чрез избиране на командата Chart от меню Insert (Insert → Chart), както е показано на следващата фигура:

на екрана се извежда първия от общо 4 прозореца, в които става настройването и създаването на диаграмата


71

Две са основните неща, които трябва да разберем и да извършите в този прозорец: Избор на правилната диаграма – съветника ви дава възможност за избор на вида на диаграмата, като ни предлага два основни типа диаграми – Standart Types и Custom

Types. От стандартните видове диаграми можем да избираме стълбчета, блокчета, кръгови, графика на функции и др. подобни най-често срещани и използвани типове. Ако се налага или искате да използвате някой специфичен вид диаграма, добри възможности за избор ни се предлага в листа Custom Types Предварителен преглед на избраната диаграма можете да направите чрез бутона Press

and Hold to View Sample. След като сме уточнили типа на диаграмата преминавате към следващата стъпка, чрез бутона Next.

Втората стъпка позволява да се променят или да се зададат (ако преди това не е направено) данните, които ще бъдат отразени в диаграмата. Както и да се определи как да бъдат сравнени данните. чрез полето Data Range – се определя областта от клетки; можем да промените областта от данни, която се включва в диаграмата

Тип на диаграмата

Под тип на диаграмата

За да се убедите, че тази диаграма отразява данните добре, натиснете и задръжте бутона


72

чрез радио бутоните Rows и Columns се определя по какъв критерий ще бъдат сравнявани сериите – по редове или по колони След извършването на тези настройки можете да преминете нататък с натискането на бутон Next. Третата стъпка представлява същинското форматиране на диаграмата. Преминавайки към третата стъпка от създаването на диаграмата се отваря следния диалогов прозорец:

Тук разделите, които можете да редактирате са 6, като значението на всеки от тях е следното: Titles (заглавия)- поставяне на заглавия на диаграмата,заглавия на абсцисната и ординатната ос на диаграмата; Axes (оси)- различните опции служат за показване и скриване на информацията за разграфените стойности по отделните оси; Gridlines (мрежа) - показване и скриване на линиите, които преминават през диаграмата; Legend (легенда) –освен че от тук можете да контролирате дали диаграмата ще има или няма да има легенда, се определя и на кое място ще бъде разположена тя; Data Labels (етикети на данните) – можете да поставите имената на сериите, на категориите, числовите стойности, стойности в проценти и др.; Data Table - показване на таблицата с всички данни, използвани за създаването на диаграмата. Това е удобно, когато поставяме диаграмата в отделен лист на работната книга и искаме данните да се виждат с диаграмата; Преходът към последната, четвърта стъпка в Chart Wizard става с натискането на бутон Next. В нея трябва да определите къде ще бъде разположена новосъздадената графика:

As new sheet …- в текущата работна книга се създава нов лист с име Chart1, в който се разполага диаграмата. Като обект в (As object in) някой от съществуващите листове на работната книга, най-често, където е таблицата с данните.


73

След като се направи избор за местоположението на графиката се избира бутона Finish, с което приключва създаването на диаграмата.

6.2.2. РЕДАКТИРАНЕ НА ДИАГРАМА

Дори и след създаването на диаграма с помощта на Chart Wizard (Съветник за

диаграми), може да се наложи да се редактират нейните елементи. Кликнете с мишката върху диаграмата. Тя се обгражда с рамка, за да ни укаже, че това е маркирания в момента обект, който можем да местим, да променяме размера му или да редактираме. Когато диаграмата е селектирана лентата с менюта на програмата Microsoft Excel изменя своя вид: на мястото на менюто Data се появява специализираното меню Chart, с команди отнасящи се за промяна на диаграмите.

Първите четири команди от това меню отговарят точно на четирите стъпки, които настроихте с Chart Wizard. Ако сте пропуснали да настроите нещо, можете да го направите и след създаването на диаграмата Диаграмата може да се редактира като се използва лентата с инструменти Chart, която се стартира автоматично при маркирана диаграма или можем да се стартира като

изберете нейното име в списъка с инструментални ленти от менюто View → Toolbars.

Бутони на лентата Chart


74

6.2.3. 6.2.4. ТОВА ПОЛЕ, ПОЗВОЛЯВА ОТ

СПИСЪК ДА БЪДЕ ИЗБРАН ЕЛЕМЕНТА, КОЙТО ЩЕ БЪДЕ РЕДАКТИРАН.

6.2.5. 6.2.6. ЧРЕЗ ИЗБИРАНЕТО ТОЗИ БУТОН

АКТИВИРА ПРОЗОРЕЦ, ПОЗВОЛЯВАЩ ФОРМАТИРАНЕТО НА ИЗБРАНИЯ В ПЪРВОТО ПОЛЕ ОБЕКТ.

6.2.7. 6.2.8. БУТОНЪТ CHART TYPE

ПОЗВОЛЯВА ДА БЪДЕ ПРОМЕНЕН ТИПА НА ГРАФИКАТА КАТО СЕ ИЗБЕРЕ ДРУГ ТИП ОТ ПАДАЩИЯ СПИСЪК, КОЙТО СЕ ОТВАРЯ С НАТИСКАНЕ НА СТРЕЛКАТА СОЧЕЩА НАДОЛУ.

6.2.9. 6.2.10. БУТОН LEGEND ПОКАЗВА /

СКРИВА ЛЕГЕНДАТА.

6.2.11. 6.2.12. БУТОН DATA TABLE

ПОКАЗВА/СКРИВА ТАБЛИЦАТА, НА БАЗАТА НА КОЯТО Е НАПРАВЕНА ДИАГРАМАТА.

6.2.13. 6.2.14. ТЕЗИ ДВА БУТОНА

ПОЗВОЛЯВАТ СРАВНЯВАНЕ НА ДАННИТЕ СЪОТВЕТНО ПО РЕДОВЕ И ПО КОЛОНИ.

6.2.15. 6.2.16. БУТОНИ ЗАДАВАТ ПОСОКА НА

ТЕКСТА ПО ЧАСОВНИКОВАТА И ОБРАТНО НА ЧАСОВНИКОВАТА СТРЕЛКА.

Редактиране на отделен елемент на диаграмата може да стане и чрез двукратно кликване върху него. Стартира се диалогов прозорец, в който се дават възможностите за редакция на обекта. Например, за да редактирате скалата на деление на осите е необходима да направите следното:

• Кликнете двукратно върху оста, която искате да промените. Стартира се диалогов прозорец Format Axis.

• В листа Scale можете да промените параметрите: Minimum – минимално значение Maximum – максимално значение Major unit – стъпка на основно деление Minor unit – стъпка на второстепенно деление Crosses at – пресичане на осите в стойност


75

• Натиснете бутон ОК За промяна на цветовата схема на обектите се стартира диалогов прозорец с палитра, от който можете да изберете желания цвят. Например за промяна на фона на чертожната повърхност, кликвате двукратно върху нея. Стартира се палитра от която избирате новото оцветяване.

6.2.17. ИЗМЕНЕНИЕ НА ТИПА НА ДИАГРАМАТА

За да изменените типа на графиката или диаграмата чрез инструменталната лента Chart трябва да направите следното:

• Кликнете с мишката, за да маркирате диаграмата. Появява се лентата с инструменти Chart (ако не се появи изберете нейното име в списъка с инструментални ленти от

менюто View → Toolbars)

• Изберете бутона Chart Type и чрез стрелката сочеща надолу отворите падащото меню с различни видове диаграми.


76

• Посочете нужния тип диаграма. Забележка – когато избирате кръгов тип диаграма трябва да имате в предвид, че данните трябва да са в една колона или един ред. Чрез тази диаграма се показва относителният дял на анализираните данни спрямо цялото. Следващите примери показват как се интерпретират едни и същи данни в различни типове диаграми:

Приходи Разходи

Януари 280 156

Февруари 442 461

Март 336 221

Април 212 124

Май 448 223

Юни 293 154

Юли 198 98

Август 432 401

Септември 564 564

Октомври 232 132

Ноември 365 365

Декември 683 444

6.2.18. AREA CHART 6.2.19. 3-D AREA CHART

6.2.20.

0

200

400

600

800

1000

1200

Януари

Февруари

Март

Април

Май

Юни

Юли

Август

Септември

Октомври

Ноември

Декември

Разходи

Приходи

6.2.21.

Юни

Юли

Август

Септември

Октомври

Ноември

Декември

Приходи

Разходи

0

100

200

300

400

500

600

700


77


78

6.2.22. 3-D SURFACE CHART 6.2.23. BAR CHART

6.2.24.

Януари

Март

Май

Юли

Септември

Ноември

Приходи

0

100

200

300

400

500

600

700

600-700

500-600

400-500

300-400

200-300

100-200

0-100

6.2.25.

0 200 400

Януари

Февру ари

Март

Април

Май

Юни

Юли

Авгу ст

Септември

Октомври

Ноември

Декември

6.2.26. 3-D BAR CHART 6.2.27. RADAR CHART

6.2.28.

0 100 200 300 400 500 600 700

Януари

Март

Май

Юли

Септември

Ноември

Разходи

Приходи

6.2.29.

0

200

400

600

800

Яну ари

Февру ари

Юни

Юли

Авгу ст

Септември

Октомври

Ноември

Декември

6.2.30. COLUMN CHART 6.2.31. 3-D COLUMN CHART


79

6.2.32.

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Януари Април Юли Октомври

Приходи

Разходи

6.2.33.

0

100

200

300

400

500

600

700



80


81

6.2.34. BUBBLE CHART- ОТРАЗЯВА САМО ЕДНАТА СЕРИЯ ДАННИ

6.2.35. LINE CHART

6.2.36.

Приходи

0

100

200

300

400

500

600

700

800

-5 0 5 10 15

Приходи

6.2.37.

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Януари Април Юли

6.2.38. 3-D LINE CHART 6.2.39. (XY) SCATTER CHART

6.2.40.

0

100

200

300

400

500

600

700


Приходи

Разходи

Приходи

Разходи

6.2.41.

0

100

200

300

400

500

600

700

800

0 2 4 6 8

6.2.42. PIE CHART – ОТРАЗЯВА САМО ЕДНАТА СЕРИЯ ДАННИ

6.2.43. 3-D PIE CHART - ОТРАЗЯВАЕДНАТА СЕРИЯ ДАННИ


82

6.2.44.

Приходи

Януари

Февру ари

Март

Април

Май

Юни

Юли

Авгу ст

Септември

Октомври

Ноември

Декември

6.2.45.

Приходи


83

6.2.46. DOUGHNUT CHART 6.2.47. 3-D CYLINDER CHART

6.2.48.

Януари

Февру ари

Март

Април

Май

Юни

Юли

Авгу ст

Септември

Октомври

Ноември

Декември

6.2.49.

0

100

200

300

400

500

600

700


6.2.50. 3-D CONE CHART 6.2.51. 3-D PYRAMID CHART

6.2.52.

0

100

200

300

400

500

600

700


Приходи

Разходи

Приходи

Разходи

6.2.53.

0

100

200

300

400

500

600

700


6.2.54. ПРЕМЕСТВАНЕ И ПРОМЯНА НА РАЗМЕРА НА ДИАГРАМАТА

За да преместите диаграмата някъде на друго място в работния лист е необходима да направите следното:

• Кликнете с мишката върху диаграмата. Тя се обгражда с рамка, за да ни укаже, че това е маркирания в момента обект.

• Позиционирайте показалеца на мишката някъде в очертаната с рамка област

• Натиснете левия бутон на мишката и без да отпускате преместете обекта на нова позиция.

• Отпуснете левия бутон на мишката. За да промените размера на диаграмата трябва да:


• Позиционирайте показалеца на мишката в някой от черните квадратни маркери. Там

тя се видоизменя в двупосочна стрелка .


84

• Натиснете левия бутон на мишката и без да отпускате преместете рамката на обекта на нова позиция. Това уголемява или намалява диаграмата в посоката, в която сме издърпали

• Отпуснете левия бутон на мишката. За да изтриете диаграмата от работния лист е необходимо да направите следното:


• Натиснете клавиш Delete от клавиатурата


85

7 . ПРИЛОЖЕНИЯ


86

7 . 1 . ЛЕНТАТА СЪС СТАНДАРТНИ БУТОНИ -

S T A N D A R D


87

7.1.1. ФУНКЦИИ НА НАЙ-ЧЕСТО СРЕЩАНИТЕ БУТОНИ В ЛЕНТА STANDARD

7.1.2. 7.1.3. NEW

7.1.4. СЪЗДАВА НОВ ПРАЗЕН ДОКУМЕНТ, ОСНОВАН НА СТАНДАРТНИЯ ШАБЛОН BOOK

7.1.5. 7.1.6. OPEN

7.1.7. ОТВАРЯ ВЕЧЕ СЪЗДАДЕН ФАЙЛ, ЕКВИВАЛЕНТНО НА

FILE → OPEN

7.1.8. 7.1.9. SAVE

7.1.10. ЗАПАЗВА АКТИВНИЯ ФАЙЛ С НЕГОВИТЕ ТЕКУЩО ФАЙЛОВО ИМЕ, МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ И ФАЙЛОВ ФОРМАТ ЕКВИВАЛЕНТНО НА

FILE → SAVE

7.1.11. 7.1.12. PERMISSION

7.1.13. IRM НА MS OFFICE ПРЕДПАЗВА НЯКОИ СПЕЦИАЛНИ ДОКУМЕНТИ ДА БЪДАТ ФОРМАТИРАНИ, РЕДАКТИРАНИ, КОПИРАНИ И ИЗПРАЩАНИ КАТО СЪОБЩЕНИЯ ПО ПОЩАТА ОТ НЕ ОТОРИЗИРАНИ ХОРА

7.1.14. 7.1.15. E-MAIL

7.1.16. ИЗПРАЩА ЕЛЕКТРОННАТА ТАБЛИЦА КАТО ПРИКАЧЕН ФАЙЛ В E-MAIL ИЛИ РАБОТНИЯ ЛИСТ В СЪДЪРЖАНИЕТО НА ПИСМОТО.

7.1.17. 7.1.18. PRINT

7.1.19. ОТПЕЧАТВА РАБОТНИЯ ЛИСТ НА ПРИНТЕРА ПО ПОДРАЗБИРАНЕ, ЕКВИВАЛЕНТНО НА

FILE → PRINT

7.1.20.

7.1.21. PRINT PREVIEW

7.1.22. ПОКАЗВА РАБОТНИЯ ЛИСТ ВЪВ ВИДА, В КОЙТО ЩЕ БЪДЕ


88

ОТПЕЧАТАН, ЕКВИВАЛЕНТНО НА

FILE → PRINT PREVIEW

7.1.23.

7.1.24. SPELLING AND GRAMMAR

7.1.25. СТАРТИРА ПРОВЕРКА НА ПРАВОПИСА, ГРАМАТИКАТА И СТИЛА НА ПИСАНЕ, ЕКВИВАЛЕНТНО НА

TOOLS → SPELLING AND GRAMMAR…

7.1.26. 7.1.27. RESEARCH

7.1.28. ОТВАРЯ В ДЯСНАТА ЧАСТ НА ЕКРАНА ПРОЗОРЕЦ ЗА ТЪРСЕНЕ

7.1.29. 7.1.30. CUT

7.1.31. ИЗТРИВА МАРКИРАНИЯ ФРАГМЕНТ И ГО ЗАПИСВА В CLIPBOARD

7.1.32. 7.1.33. COPY

7.1.34. КОПИРА МАРКИРАНИЯ ФРАГМЕНТ В CLIPBOARD

7.1.35. 7.1.36. PASTE

7.1.37. ПОСТАВЯ СЪДЪРЖАНИЕТО НА CLIPBOARD В ПОСОЧЕНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ

7.1.38. 7.1.39. FORMAT

PAINTER

7.1.40. КОПИРА ФОРМАТА ОТ ИЗБРАНА КЛЕТКА И ГО ПРИЛАГА КЪМ ДРУГИ КЛЕТКИ

7.1.41. 7.1.42. UNDO

7.1.43. ОТМЕНЯ ПОСЛЕДНАТА КОМАНДА. ИЗПОЛЗВАЙКИ ПАДАЩОТО МЕНЮ, МОЖЕ ДА ПРЕМАХНЕТЕ НЯКОЛКО СТЪПКИ.

7.1.44. 7.1.45. REDO

7.1.46. ВРЪЩА ОТМЕНЕНОТО С БУТОНА UNDO. ИЗПОЛЗВАЙКИ ПАДАЩОТО МЕНЮ, МОЖЕ ДА ВЪРНЕТЕ


89

НЯКОЛКО СТЪПКИ

7.1.47.

7.1.48. INSERT HYPERLINK

7.1.49. СЪЗДАВА НОВА ИЛИ РЕДАКТИРА СЪЩЕСТВУВАЩА ХИПЕРВРЪЗКА

7.1.50. 7.1.51. AUTOSUM

7.1.52. ВЪВЕЖДА В МАРКИРАНАТА КЛЕТКА ФУНКЦИЯТА СУМА – SUM.

7.1.53.

7.1.54. SORT ASCENDING

7.1.55. СОРТИРА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ ВЪВ ВЪЗХОДЯЩ РЕД

7.1.56. 7.1.57. SORT

DESCENDING

7.1.58. СОРТИРА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ ВЪВ НИЗХОДЯЩ РЕД

7.1.59. 7.1.60. CHART

WIZARD

7.1.61. СТАРТИРА ПОМОЩНИКА ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДИАГРАМИ

7.1.62. 7.1.63. DRAWING 7.1.64. ПОЯВЯВА СЕ ИЛИ СЕ

СКРИВА ЛЕНТАТА DRAWING

7.1.65. 7.1.66. ZOOM

7.1.67. УВЕЛИЧАВА ИЛИ НАМАЛЯВА МАЩАБА НА ВИЖДАНЕ НА АКТИВНАТА ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА В ПРОЦЕНТИ

7.1.68. 7.1.69. HELP

7.1.70. ИЗВИКВА В ПРОЗОРЕЦА ПОМОЩНАТА ПРОГРАМА HELP, ЧРЕЗ КОЯТО СЕ ПОЛУЧАВА СПРАВОЧНА ИНФОРМАЦИЯ ЗА РАБОТА С MS EXCEL.

7 . 2 . ФОРМАТИРАЩАТА ЛЕНТА - F O R M A T T I N G


90

7.2.1. 7.2.2. FONT 7.2.3. ИЗБИРА ШРИФТ, КОЙТО СЕ ПРИЛАГА ВЪРХУ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ

7.2.4. 7.2.5. FONT SIZE 7.2.6. ИЗБИРА РАЗМЕР НА

ЗНАЦИТЕ, КОЙТО СЕ ПРИЛАГА ВЪРХУ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ

7.2.7. 7.2.8. BOLD 7.2.9. ПРИЛАГА ВЪРХУ

ДАННИТЕ В МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ СТИЛ ПОЛУЧЕР

7.2.10. 7.2.11. ITALIC 7.2.12. ПРИЛАГА ВЪРХУ

ДАННИТЕ В МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ СТИЛ КУРСИВ

7.2.13. 7.2.14. UNDERLINE 7.2.15. ПРИЛАГА НА ЗНАЦИТЕ

В МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ СТИЛ ПОДЧЕРТАН

7.2.16. 7.2.17. ALIGN

LEFT 7.2.18. ЛЯВО ПОДРАВНЯВАНЕ

НА ДАННИТЕ В КЛЕТКИТЕ ОТ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ

7.2.19. 7.2.20. CENTER 7.2.21. ЦЕНТРИРАНЕ НА

ДАННИТЕ В КЛЕТКИТЕ ОТ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ

7.2.22. 7.2.23. ALIGN

RIGHT 7.2.24. ДЯСНО ПОДРАВНЯВАНЕ

НА ДАННИТЕ В КЛЕТКИТЕ ОТ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ

7.2.25. 7.2.26. MERGE

AND CENTER 7.2.27. ОБЕДИНЯВА

ИЗБРАНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ В ЕДНА И ЦЕНТРИРА ДАННИТЕ

7.2.28. 7.2.29. CURRENCY 7.2.30. ДОБАВЯ СЛЕД

ДАННИТЕ СИМВОЛА ЗА ВАЛУТА В ЗАВИСИМОСТ ОТ РЕГИОНАЛНИТЕ НАСТРОЙКИ НА КОМПЮТЪРА

7.2.31. 7.2.32. PERCENT

STYLE 7.2.33. ПРИЛАГА КЪМ

ДАННИТЕ ОТ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ФОРМАТ ЗА ПРОЦЕНТ,


91

КАТО УМНОЖАВА ЧИСЛОТО ПО 100 И ДОБАВЯ ЗНАКА ЗА „%”

7.2.34. 7.2.35. COMMA

STYLE 7.2.36. ПРИЛАГА КЪМ

ДАННИТЕ ОТ МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ФОРМАТ НА ДЕСЕТИЧНО ЧИСЛО СЪС ЗАПЕТАЯ

7.2.37. 7.2.38. DECREASE

DECIMAL 7.2.39. УВЕЛИЧАВА

КОЛИЧЕСТВОТО ЗНАЦИ СЛЕД ДЕСЕТИЧНАТА ЗАПЕТАЯ

7.2.40. 7.2.41. INCREASE

DECIMAL 7.2.42. НАМАЛЯВА

КОЛИЧЕСТВОТО ЗНАЦИ СЛЕД ДЕСЕТИЧНАТА ЗАПЕТАЯ

7.2.43. 7.2.44. DECREASE

INDENT 7.2.45. НАМАЛЯВА ОТСТЪПА

НА ДАННИТЕ СЪС ШИРИНАТА НА СИМВОЛ ОТ ИЗБРАНИЯ СТАНДАРТЕН ШРИФТ

7.2.46. 7.2.47. INCREASE

INDENT 7.2.48. УВЕЛИЧАВА ОТСТЪПА

НА ДАННИТЕ СЪС ШИРИНАТА НА СИМВОЛ ОТ ИЗБРАНИЯ СТАНДАРТЕН ШРИФТ

7.2.49. 7.2.50. BORDERS 7.2.51. ДОБАВЯ ИЛИ

ПРЕМАХВА НА РАМКИ В МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ

7.2.52. 7.2.53. FILL

COLOR 7.2.54. ДОБАВЯ, ЗАМЕНЯ ИЛИ

ИЗТРИВА ЦВЕТА НА ЗАПЪЛВАНЕ В МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ

7.2.55. 7.2.56. FONT

COLOR 7.2.57. ФОРМАТИРА ДАННИТЕ

В МАРКИРАНАТА ОБЛАСТ ОТ КЛЕТКИ В ЦВЯТ ПО ИЗБОР

7 . 3 . ПРИДВИЖВАНЕ В РАБОТЕН ЛИСТ ИЛИ В

РАБОТНА КНИГА

За да се преместите в дадена клетка с помощта на мишка, трябва да направите следното:

• Преместете указателя на мишката в нужната клетка и натиснете левия бутон на мишката.


92

За бързо придвижване в клетка, трябва да направите следното:

• Въведете адреса на клетката в полето Име (Name box), разположено в горния ляв ъгъл над работната област до полето Formula Bar.

• За да застанете в дадената клетка натиснете клавиша Enter.

Придвижване от една клетка в друга с помощта на клавиатурата

За да се придвижите от една клетка на електронната таблица в друга с помощта на клавиатурата, може са използвате следните клавишни комбинации.

Кл а в ишна к ом бин а ци я Прид вижва н е

←←←← Придвижване с една клетка наляво

↑↑↑↑ Придвижване с една клетка нагоре

→→→→ Придвижване с една клетка надясно

↓↓↓↓ Придвижване с една клетка надолу

Enter Придвижване с една клетка надолу

Shift+Enter Придвижване с една клетка нагоре

Tab Придвижване с една клетка надясно Shift+Tab Придвижване с една клетка наляво

Ctrl+→→→→ Придвижване в най-дясната клетка в работната област или последната 256-та колона на работния лист.

Ctrl+↑↑↑↑ Придвижване в най-горната клетка на текущата работна област или работния лист

Ctrl+←←←← Придвижване в най-лявата клетка в работната област или първата колона на работния лист.

Ctrl+↓↓↓↓ Придвижване в най-долната клетка в текущата работна област или последния 65 536-ти ред на работния лист

Home Придвижване в първата клетка на реда, в който сме

Ctrl+Home Придвижване в първата клетка на работния лист

Ctrl+End Придвижване в последната заета клетка (десния долен ъгъл) на заетата област от работния лист.

Page Down Придвижване Един екран надолу

Page Up Придвижване Един екран нагоре

Alt+Page Down Придвижване Един екран надясно

Alt+Page Up Придвижване Един екран наляво

Ctrl+Page Down Придвижване в следващия работен лист (Sheet) в Workbook

Ctrl+Page Придвижване в предишния работен лист (Sheet) в Workbook

F5 Придвижване в конкретна клетка


93

За да се придвижите в електронната таблица чрез командата Go To от менюто Edit, трябва да направите следното:

• Изпълнете командата Go To… от менюто Edit

• В отворения диалогов прозорец, в полето Reference въведете името на клетката, например C10

• Натиснете клавиша Enter

За да се придвижите в първия или последния Работен лист (Sheet) на Работната книга (Book), трябва да направите следното:

• За да се придвижите в първия Работен лист (Sheet) на Работната книга (Book),

натиснете бутона в левия долен ъгъл на програмата Microsoft Excel

• За да се придвижите в последния Работен лист (Sheet) на Работната книга

(Book), натиснете бутона в левия долен ъгъл на програмата Microsoft Excel За да вмъкнете клетки или област от клетки в работния лист на програмата, трябва да направите следното:

• Маркирайте клетката, където трябва да вмъкнете нова клетка или област от клетки

• Изпълнете командата Cells… от меню Insert

• В отварящия се диалогов прозорец изберете една от възможностите:

o Shift cells right – за да вмъкнете новите клетки вляво от активната клетка o Shift cells down – за да вмъкнете новите клетки над активната клетка o Entire row – за да вмъкнете ред над реда съдържащ активната клетка o Entire column – за да вмъкнете колона преди (вляво) колоната

съдържаща активната клетка

• Натиснете клавиша OK


94

7 . 4 . МЕНЮТА В M I C R O S O F T E X C E L

Меню FILE

New … Създава нов празен документ. Open … Отваря или търси файл.

Close

Затваря активния файл без приключване работата на приложението. Ако задържите натиснат клавиша SHIFT, докато отваряте менюто FILE ще имате командата Close All (вместо Close), която затваря едновременно всички отворени файлове.

Save Съхранява активната работна книга в нейния файл с текущото му име, място и файлов формат.

Save As … Съхранява активната работна книга в нов файл с възможност за различни файлово име, място и файлов формат.

Save As HTML … Ако тази команда не се явява в менюто, можете да я имате като инсталирате допълнителната (add-in) програма Internet Assistant.

Save Workspace …

Съхранява списък на всички отворени работни книги, техните размери и позиции на екрана във файл на работното пространство, така че екрана да изглежда по същия начин, когато следващия път отворите този файл.

Page Setup … Установява размера на печатната страница, полетата върху нея и др. Print Area Подменю с команди за работа с област за отпечатване. Print Preview Показва как ще изглежда работната книга, когато бъде разпечатана. Print … Отпечатва активната работна книга или избраните елементи.

Properties Изобразява свойствата на активната работна книга.

Recently Used File List Изобразява списък на файловете, които последни са били отваряни.

Exit Затваря програмата след напомняне за не съхранени работни книги.

Подменю Print Area

Set Print Area Дефинира избраната област като област за отпечатване, която е единствената област от работната книга, която ще бъде отпечатана.

Clear Print Area Премахва областта за отпечатване в активния лист.

Меню EDIT

Undo Отменя последната команда или последния въведен елемент Redo Отменя действието на командата Undo

Cut Премахва селекцията от документа и я поставя в Clipboard. Copy Копира селекцията от документа в Clipboard. Paste Вмъква съдържанието на Clipboard и заменя всяка селекция. Paste Special … Вмъква, свързва или вгражда съдържанието на Clipboard. Paste as Hyperlink Вмъква съдържанието на Clipboard като Хипервръзка.

Fill Подменю с команди за попълване на клетки в таблицата Clear Подменю с команди за изтриване на части от клетките Delete … Премахва избрания обект. Delete Sheet Премахва избраните листа от работната книга. Move or Copy Sheet … Премества или копира листа на друго място или в друга книга.

Find … Търси в избрана област или листа зададени символи и избира първата клетка, която ги съдържа.

Replace … Търси и замества определени текстове.

Go To … Придвижване в работния лист в клетка или област от клетки с определени характеристики.


95

Подменю Fill

Down Копира съдържанието и форматите от най-горната клетка на една избрана област в клетките от долу.

Right Копира съдържанието и форматите от най-лявата клетка на една избрана област в клетките от дясно.

Up Копира съдържанието и форматите от най-долната клетка на една избрана област в клетките от горе.

Left Копира съдържанието и форматите от най-дясната клетка на една избрана област в клетките от ляво..

Across Worksheets … Копира съдържанието и форматите на област от клетки, избрани в активния работен лист, в същата област в други избрани листа.

Series … Попълва избрана област от клетки с една или друга последователност от числа или дати. Началната стойност на серията се определя от съдържанието на първата клетка в избраната област.

Justify

Преразпределя текстово съдържание на горната лява клетка от избрана област между клетките, намиращи се под нея. Ширината на избраната област определя дължината на символния низ, който ще се помести в отделните клетки. Предишното съдържанието на клетките от лявата колона се губи.

Подменю Clear

Clear All Премахва съдържанието и форматирането, включително коментариите, от избраните клетки.

Formats Премахва само формата от избраните клетки. Contents Премахва съдържанието (данни или формули) от избраните клетки. Comments Премахва само коментариите, добавени към избраните клетки.

Меню VIEW

Normal Задава изображение на работния лист за основните работи в EXCEL. Page Break Preview Задава изображение на работния лист за подготовка за отпечатване.

Toolbars Подменю за избор на ивици с инструменти. Formula Bar Показва или скрива лентата за формули. Status Bar Показва или скрива ивицата за състояние.

Header and Footer … Задава или изменя текста на постоянните заглавия. Comments Задава или отменя показването на създадените коментарии.

Full Screen Режим на цял екран. Скрива повечето екранни елементи. Zoom … Задава мащаба на изображението върху екрана

Меню INSERT

Cells … Вмъква клетки, редове или колони на брой, определен в селекцията. Rows Вмъква редове на брой, определен в селекцията. Columns Вмъква колони на брой, определен в селекцията. Worksheet Вмъква нов работен лист в ляво от избрания лист.

Chart … Стартира стъпкова процедура, която създава вградена диаграма върху работен или диаграмен лист.

Page Break/ Remove Page

Вмъква разделител за страница от ляво и над избраната клетка. Променя се на Remove Page, която премахва ръчно установен разделител, ако е избрана клетка, съседна на такъв разделител.

Function … Изобразява списък с функции и техните формати и ви позволява да зададете стойности на аргументите.


96

Name Подменю с команди за работа с имена на клетки. Comment Вмъква коментар в избраната клетка.

Picture Подменю с команди за работа с графични обекти от тип “picture”.

Map … Създава географска карта, базирана на избраните данни (съкращения на имена на държави …).

Object … Вмъква обект в точката на вмъкване. Hyperlink … Вмъква или редактира хипервръзка, определена от вас.

Подменю Name

Define … Създава име за клетка, област, константна или изчисляема стойност, което да използвате за обръщения към клетки, области или стойности.

Paste … Вмъква избраното име в активната лента за формула. Ако тя не е акт-ивна, двукратно щракване на името я активизира и вмъква името.

Create … Създава имена, като използва етикети в избраната област.

Apply … Търси формулите в избраните клетки и замества използваните адреси на клетки с определените за тях имена, ако такива съществуват.

Label … Създава имена, като използва текстови етикети от редовете или колоните в избраната област.

Подменю Picture

Clip Art … Отваря галерията за илюстрации “Clip Galery”, откъдето можете да изберете графично изображение, което до включите във вашия файл.

From File .. Вмъква в активния документ съществуваща картина (picture).

AutoShapes

Изобразява категориите автоматични форми (AutoShape). Изберете категория, изберете и формата която желаете, след това щракнете или влачете в активния прозорец, където искате да вмъкнете формата. За да изчертаете форма, която запазва определеното предварително отношение височина/ширина, натиснете SHIFT докато влачите.

Organization Chart Вмъква обекта “организационна диаграма” (Organization Chart). WordArt … Създава текстови ефекти чрез вмъкване на подвижен (drawing) обект.

From Scanner Сканира графично изображение чрез Microsoft Photo Editor, а след това вмъква резултата като картина (picture).

Меню FORMAT

Cells … Прилага формати върху избраните клетки. Row Подменю с команди за форматиране на редове. Column Подменю с команди за форматиране на колони. Sheet Подменю с команди за изменение формата на листове.

AutoFormat … Прилага вградени комбинации от формати, наречени Автоформат. Conditional Formatting…

Прилага формати върху избраните клетки, ако се изпълняват определени критерии, базирани на зададени стойности или формули.

Style … Дефинира или прилага върху селекцията комбинация от формати, наречени стилове.

Подменю Row

Height … Изменя височината на избраните редове. За целта можете да изберете само една клетка в реда.

AutoFit Определя най-малката височина, необходима да изобрази клетката, чието съдържание е най-високо.

Hide Скрива от екрана избраните редове. Те не се премахват от листа. Unhide Изобразява скритите редове от текущата селекция.

Подменю Column


97

Width … Изменя ширината на избраните колони. За целта можете да изберете само една клетка в колоната.

AutoFit Selection Определя най-малката ширина, необходима да изобрази съдържанието избраните клетки.

Hide Скрива от екрана избраните колони. Те не се премахват от листа. Unhide Изобразява скритите колони от текущата селекция. Standard Width … Изменя стандартната ширина на колоните в работния екран.

Подменю Sheet

Rename Преименува активния лист.

Hide Скрива от екрана активния лист. Листът остава отворен и е достъпен за другите листа. Единственият видим лист не може да се скрива.

Unhide Показва на екрана всички скрити листа.

Background … Вмъква разпределено по целия екран графично изображение, базирано върху растерно изображение, което вие избирате.

Меню TOOLS

Add-Ins … Определя кои допълнителни средства (add-ins) да бъдат достъпни автоматично, когато стартирате Microsoft Excel.

Customize … Въвежда потребителски изменения на бутоните от инструменталните ивици, меню командите и клавишните (shortcut key) съответствия.

Options … Модифицира средата за работа на приложението, включваща екранните изображения, отпечатването, редактирането и др.

Меню DATA

Sort … Нарежда информацията в избраните редове по азбучен ред, по числови стойности, по дати.

Filter Подменю с команди за извличане на информация от база с данни.

Подменю Filter

AutoFilter Най-бързия начин за избор (филтриране) само на тези елементи, които искате да бъдат включени в списък.

Show All Показва всички редове на филтриран списък.

Меню WINDOW

New Window … Отваря нов прозорец със съдържанието на активния прозорец. Arrange … Показва всички прозорци върху екрана. Hide Скрива прозореца на активната книга. Прозорецът остава отворен. Unhide … Показва прозорците на скритите работни книги.

Split Разделя активния прозорец на части (pane) или премахва съществуващо разделение.

Freeze Panes “Замразява” горната, лявата (спрямо активната клетка) или двете части на прозореца. Използвайте командата, за да виждате заглавните редове или колони докато местите по екрана съдържанието на работния лист.

Window List Съдържа списък на работните книги, от които избирате активната.

Меню HELP

Microsoft Excel Help “Офис асистент”, даващ помощна информация.

Contents and Index Отваря съдържание, помощен индекс и средство за търсене на помощна информация за работа с Microsoft Excel.

What’s This? Какво е това? - Извежда информация за избран елемент.


98

Синтаксис на формулите

=(B4+25)/SUM(D5:F5)

Cell reference Адрес на клетка

Numeric Constant-Числова константа

Worksheet function- Функция

Range reference-Адрес на област

Division operator-Оператор за деление

Addition operator-Оператор за събиране

Аритметични оператори Значение

+(плюс) Събиране

– (минус) Изваждане, отрицание

* (звездичка) Умножение

/ (дясно наклонена черта) Деление

%(процент) Процент

^ (колибка) Повдигане на степен

Оператори за сравнение Значение

= (равно) Равно на

> (по-голямо) По-голямо от

< (по-малко) По-малко от

>= (по-голямо или равно) По-голямо от или равно на

<= (по-малко или равно) По-малко от или равно на

<> (неравно) Неравно на


99

1. ВЪВЕДЕНИЕ ............................................................................................. 1

1.1. ПЪРВИ СТЪПКИ..............................................................................................1 1.1.1. Стартиране на програма за управление на електронни таблици .................1 1.1.2. Отваряне на съществуваща работна книга ...................................................3 1.1.3. Отваряне на няколко работни книги ............................................................3 1.1.4. Създаване на нова работна книга. Запис на работна книга като файл ........4 1.1.5. Запис на съществуваща работна книга като файл .......................................5 1.1.6. Затваряне на работна книга...........................................................................7 1.1.7. Използване на вградените система за помощ (Help) в програмата за управление на електронни таблици Microsoft Excel. ..................................................7

1.2. ИЗМЕНЕНИЕ НА РЕЖИМА НА РАБОТА НА ПРОГРАМАТА MICROSOFT EXCEL ..8 1.2.1. Изменение на настройките на програмата ...................................................8 1.2.2. Мащабиране на изображението на работния лист .......................................9 1.2.3. Визуализация на инструменталните ленти на екрана..................................9

1.3. ТИПОВЕ ФАЙЛОВЕ ПОДДЪРЖАНИ ОТ ПРОГРАМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА

ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ MICROSOFT EXCEL ............................................................10 1.3.1. Съхраняване на съществуваща работна книга във файл от друг тип........10

2. ОСНОВНИ ОПЕРАЦИИ......................................................................... 12

2.1. ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ .......................................................................12 2.1.1. Въвеждане на числа в клетка ......................................................................12 2.1.2. Въвеждане на текст в клетка.......................................................................12 2.1.3. Въвеждане на знаци и специални символи в клетка..................................13 2.1.4. Въвеждане в клетка на прости формули ....................................................15 2.1.5. Използване на командите за отмяна ...........................................................16

2.2. ИЗБОР НА ДАННИ ...................................................................................16 2.2.1. Маркиране на съседни и несъседни клетки................................................16 2.2.2. Маркиране на колони и редове. Маркиране на несъседни колони и редове. ......................................................................................................................18

2.3. КОПИРАНЕ, ПРЕМЕСТВАНЕ, ИЗТРИВАНЕ. .......................................19 2.3.1. Използване на буфера зя обмен (Clipboard) за дублиране съдържанието на клетка в друга част на работния лист. .......................................................................19 2.3.2. Използване на инструментите Изрежи (Cut) и постави (Paste), за преместване съдържанието на клетки в даден Работен лист (Sheet). .......................23 2.3.3. Използване на инструментите Изрежи (Cut) и постави (Paste), за преместване съдържанието на клетки между Работените листи (Sheet) в рамките на една Работна книга. ....................................................................................................24 2.3.4. Използване на инструментите Изрежи (Cut) и постави (Paste), за преместване съдържанието на клетки между Работените листи между активни Работни книги. ............................................................................................................24 2.3.5. Изтриване съдържанието на маркирана област от клетки.........................25

2.4. ТЪРСЕНЕ И ЗАМЯНА ..............................................................................25 2.4.1. Използване на командата за търсене на определено съдържание в клетките.......................................................................................................................25 2.4.2. Използване на командите за замяна на определено съдържание на клетки. ....................................................................................................................26

2.5. РЕДОВЕ И КОЛОНИ.................................................................................26 2.5.1. Вмъкване на редове и колони .....................................................................27 2.5.2. Промяна височината на редове и ширината на колони. ............................27


100

2.6. СОРТИРАНЕ НА ДАННИ ........................................................................28 2.6.1. Сортиране на избрани клетки в нарастващ и намаляващ ред на числовите данни..........................................................................................................28 2.6.2. Сортиране на избрани клетки в нарастващ и намаляващ ред по азбучен ред..................................................................................................................28

3. ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ ...................................................................... 31

3.1. АРИТМЕТИЧЕСКИ И ЛОГИЧЕСКИ ФОРМУЛИ ..................................31 3.1.1. Използване на прости аритметически и логически операции в програмата за изчисления с електронни таблици .........................................................................31 3.1.2. Описание на стандартните грешки във формулите ...................................31 3.1.3. Използване на вградената помощна система за оправяне на грешки във формулите ...................................................................................................................31 3.1.4. Използване на инструмента Автоматично запълване (AutoFill) за създаване на поредици (серии)...................................................................................32 3.1.5. Използване на относителни адреси на клетки във формули и функции...35 3.1.6. Използването на абсолютни адреси във формули и функции ...................37

3.2. РАБОТА С ФУНКЦИИ .............................................................................38 3.2.1. Използване на функцията за сумиране (Sum) ............................................38 3.2.2. Използване на функцията за средно аритметично (Average) ....................39

4. ФОРМАТИРАНЕ..................................................................................... 40

4.1. ФОРМАТИРАНЕ НА ЧИСЛАТА ВЪВ КЛЕТКИТЕ...............................................40 4.1.1. Форматът General .......................................................................................41 4.1.2. Категорията Number ...................................................................................42 4.1.3. Категорията за валута (Currency) ..............................................................42 4.1.4. Формат за дата (Date) ..................................................................................43 4.1.5. Категория Percentage ...................................................................................43

4.2. ФОРМАТИРАНЕ НА ТЕКСТА В КЛЕТКИТЕ НА ЕЛЕКТРОННАТА ТАБЛИЦА .......43 4.2.1. Промяна на шрифта и размера на текста....................................................43 4.2.2. Форматиране на данните с различен цвят ..................................................44 4.2.3. Избор на подравняване и ориентация на съдържанието на клетките в електронната таблица .................................................................................................45 4.2.4. Задаване на рамки в електронна таблица ...................................................49 4.2.5. Задаване на цвят и десен на клетки от електронната таблица...................51 4.2.6. Автоматично форматиране на таблица ......................................................52

4.3. ПРОВЕРКА НА ПРАВОПИСА В MICROSOFT EXCEL ........................................53

4.4. НАСТРОЙКА НА СТРАНИЦАТА В MICROSOFT EXCEL....................................55 4.4.1. Задаване на полета ......................................................................................55 4.4.2. Определяне на печатната страница и мащабиране на таблицата ..............56 4.4.3. Задаване на горен и долен колонтитул .......................................................58 4.4.4. Допълнителни параметри – област на отпечатване, заглавни редове и др. ..................................................................................................59

5. ОТПЕЧАТВАНЕ...................................................................................... 61

5.1. ОТПЕЧАТВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦА ..................................................61 5.1.1. Предварителен преглед на печатната страница .........................................61 5.1.2. Отпечатване – основни настройки..............................................................64 5.1.3. Задаване на област за отпечатване .............................................................65

6. СПЕЦИАЛНИ ФУНКЦИИ ..................................................................... 65

6.1. ИМПОРТИРАНЕ НА ОБЕКТИ..........................................................................65


101

6.1.1. Импортиране на обекти (изображения, диаграми, текстови документи) в работна книга на Microsoft Excel ...............................................................................65 6.1.2. Преместване и промяна на размерите на графичен обект вмъкнат в електронна таблица.....................................................................................................69

6.2. ГРАФИКИ И ДИАГРАМИ................................................................................70 6.2.1. Построяване на различни видове диаграми за анализиране на данните в електронна таблица.....................................................................................................70 6.2.2. Редактиране на диаграма ............................................................................73 6.2.3. Изменение на типа на диаграмата ..............................................................75 6.2.4. Преместване и промяна на размера на диаграмата ....................................83

7. ПРИЛОЖЕНИЯ ....................................................................................... 85

7.1. ЛЕНТАТА СЪС СТАНДАРТНИ БУТОНИ - STANDARD ......................................86

7.2. ФОРМАТИРАЩАТА ЛЕНТА - FORMATTING ...................................................89

7.3. ПРИДВИЖВАНЕ В РАБОТЕН ЛИСТ ИЛИ В РАБОТНА КНИГА ...........................91

7.4. МЕНЮТА В MICROSOFT EXCEL....................................................................94

excel vavedenie

Documents