EXCELERATOR

26.05.2021

Agenda

• Kort om

• Pålogging og oppsett

• Kort om malene

• Gjennomgang av malene

- BEVAAR_DRIFT

- BEVAAR_DRIFT_PERIODE

- BEVLTB_DRIFT

• Feilsituasjoner

• Praktisk gjennomgang Excelerator

• Praktisk gjennomgang Planlegger

• Excelerator er et tillegg i Excel som gjør det mulig for Excel å kommunisere med Unit4 ERP

• Brukes blant annet til å laste inn data til budsjettmodulen (Planlegger)

• Dette gjøres ved benytte maler som inneholder et spesifikt oppsett

- Oppsettet ligger i skjulte kolonner og rader

- Slettes disse kolonnene eller radene vil malen ikke fungere

• For BOTT er det satt opp 3 maler for innlesning av budsjett

*filnavn kan være endret i deres produksjonsmiljø

• Data som gjelder lønn importeres i Unit4 ERP fra lønnsdatabanken

Kort om

PÅLOGGING OG OPPSETT

• Gjøres via https://login.dfo.no

- Antall menypunkt vil være avhengig av brukerens roller

• For adgang til Excelerator, åpnes «Fagbruker lønn/regnskap v2»

- Under dette kurset skal vi benytte ikonet som heter «Excelerator BOTT Kurs 01»

- I produksjon benyttes «Excelerator UH01»

- Ved å trykke på Excelerator-ikonet vil Excel åpne seg

Pålogging

• Det kan være behov for å aktivere tillegget Excelerator- Velg «Fil» øverst til venstre i Excel

- Veg «Alternativer» ganske langt ned i menyen

- Velg «Tillegg» fra venstre sidemeny

- Velg COM-tillegg i nedtrekksmenyen nederst på siden og trykk «Start»

- I det nye vinduet – sett kryss for «Unit4 Excelerator»

- Trykk «OK»

Excel – legge til Excelerator

• Excelerator skal nå være tilgjengelig fra båndet øverst i Excel

• I dette kurset og i produksjon skal vi benytte følgende funksjonalitet

- «Logg inn» - brukes for å logge inn

- «Postlegge» – brukes for å sette i gang innlesning av data til Planlegger

• Merk at det er laget en egen knapp i malene for innlesning som vi anbefaler å bruke

- «Loggfil» – brukes for å feilsøke

Excelerator

• For å logge inn med Excelerator velges

menypunktet «Logg inn»

• Trykk på knappen «Mer/Mindre»

• Kontroller at Unit4 Business World er valgt

som «Connection Type»

• Alt annet skal være ferdigutfylt

Excelerator – logg inn

KORT OM MALENE

Åpne en mal

• For å åpne en mal benyttes vanlig

excelfunksjonalitet for åpning av filer

- Velg knappen "Fil" i Excel

- Trykk "Åpne"

- Gå til filområdet hvor malene er lagret

- Velg ønsket mal

• Øverst i hver mal ligger det informasjon hvor data leses inn til

• Firmakode er hvilket firma data skal leses inn for. For UiO skal det stå UL.

• Budsjettversjon er versjonen (BEVAAR2020, BEVLTB)

• Budsjettår skal tilsvare versjonen sitt år

• Oppsett tilsvarer oppsett i Planlegger. Denne skal som hovedregel ikke

endres da hver mal er satt opp til å fungere mot spesifikke oppsett

Generelt om malene

• Malene har makroer(VBA) som skal hjelpe brukere med å utføre en kontroll

av data før innlesning skjer.

- Kontrollerer at det ikke finnes duplikate rader i datasettet

- At obligatoriske verdier er fylt ut

- Verdiene har riktig antall tegn

• Det er også laget en egen knapp for å postere(lese inn) data

- Merk at dette kan også gjøres fra menypunktet «Unit4 Excelerator», men vi anbefaler å

benytte knappen over

Generelt om malene

• Konto, koststed, delprosjekt, prosjekt og beløp må fylles inn

• Budsjettrader må være unike

- Identiske rader overskriver hverandre ved innlesning

- Kombinasjonen av konto, koststed, delprosjekt, prosjekt, delprosjekt og just.kode gjør transaksjonen unik

- Autopostering, periodiseringsnøkkel og beskrivelse bidrar ikke til å gjøre transaksjonen unik

• Alle konteringsverdier må finnes i Unit4 ERP

Generelt om malene

BEVAAR_DRIFT

• Malen BEVAAR_DRIFT er satt opp til å lese data med oppsettet AAR_DRIFT

• I dette kurset skal de blå inputfeltene se slik ut:

• Malen leser inn data tilsvarende dette registreringsbildet i Unit4 ERP:

BEVAAR_DRIFT

• Kolonnene i malen tilsvarer kolonne i registreringsbildet i Planlegger

• Obligatorisk

- Konto, Koststed, Delprosjekt, Prosjekt og beløp

- Beløp periodiseres over 12 måneder

• Frivillig

- Arbeidspakke, justeringskode, autopostering, periodiseringsnøkkel og

beskrivelse

BEVAAR_DRIFT

BEVAAR_DRIFT_PERIODE

• Malen BEVAAR_DRIFT_PERIODE er satt opp til å lese data med oppsettet AAR_DRIFT

• Forskjellen fra den andre malen er muligheten til å fylle inn beløp per måned

• Det er viktig å merke seg at men bruker enten denne malen eller BEVAAR_DRIFT per

transaksjon

- Om man bruker begge malene på samme kombinasjon av konteringsverdier vil kun den siste innlesningen

gjelde

- Kan være aktuelt å bruke BEVAAR_DRIFT_PERIODE for transaksjoner man ønsker å periodisere manuelt,

mens BEVAAR_DRIFT benyttes på andre transaksjoner der dette ikke er viktig

BEVAAR_DRIFT_PERIODE

BEVLTB_DRIFT

• Malen BEVLTB er satt opp til å lese data med oppsettet BEVLTB

• Malen leser inn data tilsvarende dette registreringsbildet i Unit4 ERP:

BEVLTB_DRIFT

• Kolonnene i malen tilsvarer kolonne i registreringsbildet i Planlegger

• Obligatorisk

- Konto, Koststed, Delprosjekt, Prosjekt og minst en av beløpskolonnene

• Frivillig

- Arbeidspakke, justeringskode, autopostering, periodiseringsnøkkel og

beskrivelse

BEVLTB_DRIFT

FEILSITUASJONER

• Vi begynner med å se på feilsituasjoner som kan oppdages ved å kjøre

kontrollfunksjonalitet «Gjennomfør kontroll»

• Her har vi lagt inn noen rader med data og er klare til å lese inn

• Før vi trykker på «Poster dette arket», velger vi «Gjennomfør kontroll»

- Dette for å avdekke eventuelle feil med utfyllingen

Feilsituasjoner – gjennomfør kontroll

• Når vi trykke på «Gjennomfør kontroll» vil det komme

en popup som beskriver feilene

• Feilmeldingen

- Det er oppdaget at rad 14 og 16 er duplikater

- Rad 17 har feil antall tegn for koststed

- Rad 18 mangler verdi for koststed

• Når dette er korrigert vil innlesning gå som planlagt

- Slå sammen duplikatene eller legge til justeringskode

- Fylle inn manglende verdier

- På neste lysbilde skal vi se på feilmeldinger som kan komme

under selve innlesningen

Feilsituasjoner – gjennomfør kontroll

• Ved å trykke på poster dette arket, har det nå kommet en ny type feilmelding

• Vi ser i popup at det er funnet 2 feil, den første feilen gjelder verdi for koststed

- Trykker vi på «Yes» får vi se loggfilen som inneholder feilbeskrivelsene

• I de fleste sammenhengene er vi kun ute etter feilbeskjedene nederst i loggfilen

Feilsituasjoner – loggfilen i Excelerator

• Vi ser at vi har fått feilmelding på for rad 14 og 16, kolonne C

• Koststed har en verdi som ikke er gyldig. 11000001 finnes ikke/er stengt i Unit4 ERP

• Datasettet inneholder én feil til som ikke dukket opp i loggen

- Delprosjekt på rad 16 finnes ikke, men det kom ikke noe feil på det

- I loggen får vi bare opp første feil på hver rad. Ettersom rad 16 også hadde feil på koststed fikk vi opp feil

kun for denne

• Ved å korrigere de to første feilene, vil den tredje feilen dukket opp i loggen ved neste

innlesningsforsøk dersom den ikke er rettet

Feilsituasjoner – loggfilen i Excelerator

• I dette eksemplet har vi lagt til noen feil

- Rad 14 og 16 er duplikater

- Rad 15 mangler delprosjekt

• Vi benytter «Postlegge»-knappen under menyen for Excelerator

- Dette for å omgå kontrollen i makroen for å demonstrere hva som skjer

Feilsituasjoner – duplikater

• Innlesningen gir ingen feilmeldinger

• Vi ser at kun 1 transaksjon er bokført

- Parameter aktiveres kun dersom alt er fylt ut på raden

- Rad 14 ble lest inn, så overskrevet (oppdatert) av rad 16

- Dermed ble det kun 1 ny transaksjon

Feilsituasjoner – duplikater

PRAKTISK GJENNOMGANG

Praktisk gjennomgang

• Vi skal laste inn data til kursbasen

- Åpne Excel via DFØ-ID

- Sjekke at tillegget er lagt til i Excel

- Hente opp malen BEVAAR_DRIFT

- Fylle inn data

- Lese inn data til Unit4 ERP Planlegger

• Alle deltakere får tildelt et koststed

• Alle deltakere kan følge felles eksempel ved å bytte

ut koststed med det som er tildelt

Praktisk gjennomgang – eksempel på data

Praktisk gjennomgang – feil i data

• Prøv å ta bort delprosjekt på en rad, se hva som skjer når du trykker «poster»

• Prøv å erstatt koststed på en av radene med 11111111, se hva som skjer