exempel på hur köpare och säljare bör kommunicera för att göra bättre affärer magnus...

Exempel på hur köpare och säljare bör kommunicera för att göra bättre affärer

Magnus JosephsonUpphandlingsjurist26 januari 2011

Tel: +46 8 678 10 [email protected]

Magnus Josephson AB

Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor

22 februari 2011Forum för offentlig upphandling 2

Sammanfattningsvis…

• Kommunikation är informationsutbyte

• Som upphandlare bestämmer du hur mycket information du behöver för att kunna fatta beslut

• Som leverantör måste du ha en plan för hur din information skall nå marknaden för att skapa bäst effekt

• LOU reglerar ingenting om hur information skall ske före och efter upphandlingarna – tänk fritt!



Magnus Josephson – UpphandlingsjuristExpert på affärer med och av offentlig sektor

MÅL:Bidraga till att företag tjänar mer pengar på offentlig upphandlingBidraga till att myndigheter gör bättre affärer

Kommunikation

Hur kan min kund nå marknaden med sitt budskap?

95-99 NOU (Nämnden för offentlig upphandling)99-04 Hallvarsson & Halvarsson kommunikationskonsult04-09 OPIC Utbildare och konsult2009 – Magnus Josephson AB – Expert på framgångsrik försäljning

mot offentlig sektor

Lärare/Mentor på Handelshögskolan, IHM, Almi och Talarforum

Skriver i Upphandling24 och Handelstidningen Justitia

Kontakt: 08 - 678 10 20 [email protected]



Varför är det så svårt att kommunicera rätt?

Magnus Josephson



Exempel: Västra GötalandsregionenAktörer i inköpsprocessen

Inköpsråd

Styrgrupper

Projektgrupper

Inköpscontroller

Verksamhets-representanter

Inköpschef

Projektledare/inköpare

INKÖPSRÅDETintra.vgregion.se/inkopsradet



INKÖPSRÅDET

INKÖPSOMRÅDEN

intra.vgregion.se/inkopsradet



Analys

UpphandlingOrganisation

ProcessorgRoller & ansvar

InköpsorganisationAvtalsvård

RegelverkLOU, EU förordningar

mm

Policy

Miljö & sociala hänsyn

BeställningPortal EH-system

INKÖPSPROCESSEN

Leverantörs-samverkan




Behovs- och totalkostnads

analys

Leverantörs- marknadsanalys

Strategi Anbuds-infordran

Förhandling

& Avtal Order

hantering Leverans-hantering

UppföljningAnbudsutvärdering

AnalysBestämmer inköpsstrategi

AnalysBestämmer inköpsstrategi

Upphandling

Upphandling

AvtalsvårdFörlänger värdet

AvtalsvårdFörlänger värdet

INKÖPSPROCESS I TRE STEG




Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Före upphandlingen?

Magnus Josephson



Följande faktorer är HELT avgörande för framgång (för båda parter)

1. Kommunikation/Dialog – JA!------------------2. Med rätt personer… Vilka?3. Om rätt saker… Vad?4. Vid rätt tillfälle… När?5. På rätt sätt… Hur?6. Regelbundet… Hur ofta?7. På rätt ställe… Var?



1. Kommunikation/Dialog – JA!

• Myndigheten måste

– Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha!

– Skapa en plan för kommunikation

– Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc

• De flesta myndigheter har ingen genomtänkt plan för kommunikation i med privat sektor

• Detta skapar stor osäkerhet och rädsla för kommunikation

• …och många missade chanser



1. Kommunikation/Dialog – JA!

• Företagen måste

– Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha!

– Skapa en plan för kommunikation

– Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc

• De flesta företag har ingen genomtänkt plan för kommunikation i sin försäljning mot offentlig sektor

• Detta skapar osäkerhet och rädsla för kommunikation…

• …och många övertramp tyvärr



2. Med rätt personer… Vilka?

• Jag lanserar härmed två roller hos köparsidan:

– Affärsansvarig – Före upphandlingarna

– Kontraktsansvarig – Efter upphandlingarna

Båda har uppgiften att kommunicera med marknaden och avtalsleverantörer




• Köpar- och säljarsidan måste ta fram relevanta samtalspartners

• Sök hos köparen:

– Kund - Engagerad behovskunnig

– Påverkare - Expert

– Användare - LOU-kunnig

• Kund = Den som betalar

• Påverkare resp Användare = Alla andra, t ex Referensgrupp




• Leverantörer – vilka skall ni skicka fram?

• Skapa en spegelbild av er organisation jämfört med köparens organisation

• Era säljare kommer bara upp till en viss nivå

• Vill ni högre upp måste ni skicka ngn med högre befattning

• Ex: Politiker möter VD/Lednings-/Styrelseperson

• Ofta överdrivet fokus på upphandlaren

• Användarna ofta största målgruppen – underutnyttjad!



3. Om rätt saker… Vad pratar man om?

• Behovet – givetvis…

• Köparsidan internt - Vilket är behovet för…

– Patienten/patientnytta

– Användarna som sjukvårdspersonalen

– Politiker

– Ekonomi



Tre frågor som skall ställas inför en upphandling

• Vad är målet med affären?

• Vem är kund?

• Hur skapar vi rätt team?



3. Om rätt saker… Vad?

• Leverantörer: Kunden frågar er

– ”Vi älskar ert företag, vi vill jättegärna ha er som leverantör även nästa gång!

– Hur gör vi för att köpa era produkter och tjänster på ett så bra sätt som möjligt och i enlighet med LOU?”

• Vad svarar ni?



3. Om rätt saker… Vad?

• Samtalet mellan kund och leverantör skall inte i första hand handla om vad som skall säljas…

• …utan HUR det skall köpas



Frågor att diskutera med kunden

• Varför vill ni köpa detta? Huvudskälet?

• Vad upphandlas? Skall ni köpa en produkt, tjänst eller en lösning/funktion/process/effekt?

• Skall köparen eller leverantören visa lösningen?

• Vem gör en förstudie? Kunden? Leverantören?

• Möte med leverantören?

• Upphandlingsform? Förhandling?

• När kan köparen/säljaren räkna hem investeringen?



Två frågor säljaren måste besvara

• Vad skall utvärderas?

• Hur skall det utvärderas?



3. Om rätt saker… Vad pratar man om?

• Säljarna

– Den som känner till mest om marknaden är mest attraktiv att tala med

– Ex Tieto – har kartlagt hundratals upphandlingar sedan 90-talet.

– De vet allt om trender i krav, avtalsperioder, upphandlingsformer mm.

• Exempel på marknadsföring



Marknadsföring mot off sektor - Xerox reklam för ramavtal med Verva



Broschyr till kunderna



Varför välja Xerox?



Inbjudan till informationsdag



Forum För Medtech Upphandling- För landstingen i Sverige

I samarbete med:Magnus Josephson, OPIC

Stockholm, Sweden1-2 december 2009, Stockholm



Välkommen till det första Forumet för Medtech upphandling.

INBJUDAN TILL FORUM FÖR MEDTECH UPPHANDLING

Hälso- och sjukvården i Sverige står inför tuffa utmaningar de närmsta åren. Knappa resurser, fler patienter som behöver opereras, samt ny (på kort sikt ofta kostsam) innovativ teknik väntar på implementation. Till detta kommer svårigheten att göra bra affärer inom ramarna för LOU som ofta ger upphandlare strama tyglar, för hur inköpsprocessen kan hanteras. I tillägg till detta så gör svårigheter att utvärdera anbuden att upphandlingen alltför ofta hamnar hos domstol.

Då dessa problem är gemensamma för både sjukhuspersonal, landstingen samt leverantörer, så anser vi att en öppen dialog är extremt viktig, så att vi utnyttjar alla resurser för att kunna effektivisera svensk hälso- och sjukvård. Därför bjuder vi i samband med årets upphandlingsgala in till ett möte i dialogens tecken, kring dessa frågor.

Vi ser fram emot att träffa er i Stockholm !



Tidningsbilaga



Info om vad avtalet innebär



4. Vid rätt tillfälle… När?

• Köpare – När som helst

– Mellan upphandlingarna – I oskarpt läge

– Under upphandlingen – för ”Look and feel”.

– Efter upphandlingen – för Avtalsuppföljning



4. Vid rätt tillfälle… När?

• Leverantörer

– Kartlägg oskarpa läget: analysera avtalsperioder

– Gör säljkalender

– Hitta säljfönstret röd/grön zon



5. På rätt sätt… Hur?

• Nyckelordet är ”Kunskapsöverföring” = Utbildning

• Från myndigheten

– Om verksamhetsbehov, mål, organisation mm

• Från företaget

– Hur skall man köpa det ni säljer?

– Vad skall upphandlas?

– Analysstyrd marknadsföring

– Problemlösning



6. Regelbundet… Hur ofta?

• Få och stora events?

– Ex årlig jättekonferens all inclusive?

• Många små?

– Ex frukost-/lunch/eftermiddagsseminarier



7. På rätt ställe… Var?

• Skapa ett neutralt forum

• Svårt hos leverantören

• Svårt hos myndigheten

• Bättre på en konferensanläggning

• Bättre genom en tredje part typ Swedish Medtech



Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Under upphandlingen?

Magnus Josephson



Vad säger LOU om dialog under uh?

• ”Den skall vara likabehandlande”

• Sunt förnuft

• Alltså: Man FÅR ha dialog med leverantörer

• Man BÖR träffa leverantörerna om det krävs ”look and feel”

• Uh av nyckelkompetens VIKTIGT att träffa leverantörer



Hur kan kommunikation motverka överprövningar?

• Det är bristen på kommunikation som är vanligaste orsaken till överprövning

• Värst att inte förstå VARFÖR man förlorat… inte förlusten sig

• Bjud in en missnöjd leverantör. Lyssna. Försök förstå. Svara. Skapa förtroende.

• Om de har rätt – var inte rädd att ändra ditt beslut



Vad leder till bristande kommunikation?

• Korta anbudstider

• Fel ställda frågor

• Frågorna visar inte konsekvensen av t ex ett krav

• Alltför korta svar

• Transparens = JAG fattar!

• Bristande transparens = JAG fattar INTE!



Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Efter upphandlingen?

Magnus Josephson



Avtalsperioden – hur skapa bra dialog?

• Uppstartsmöte

• Regelbunden avstämning

• Utse dialogansvariga i Referensgruppen

• Sätt upp tydliga mål med varje möte – Varför träffas?

• Utse ”affärsansvarig” som bara håller på med uppföljning



Magnus Josephson – Upphandlingsjurist

Vill ni köra utbildning/ workshop/ idéseminarium i dessa frågor på er myndighet eller företag?

Kontakt utbildning eller konsultation: +46 8 – 678 10 [email protected]



Tack för idag!Magnus Josephson

exempel på hur köpare och säljare bör kommunicera för att göra bättre affärer magnus...

Documents