รายงานปฏบตงานสหกจศกษา

วงจรรายจาย

Expenditure Cycle

โดย

นางสาวเสาวลกษณ ปกษาสข 5804300014

นางสาวธนารย โฉมข าพรอม 5804300015

รายงานนเปนสวนหนงของวชาสหกจศกษา

ภาควชาการบญช

คณะบรหารธรกจ มหาวทยาลยสยาม

ภาคการศกษา 3 ปการศกษา 2560

ค

ผตรวจ

..................................

......

ชอโครงงาน : วงจรรายจาย

ชอนกศกษา : นางสาวเสาวลกษณ ปกษาสข

นางสาวธนารย โฉมข าพรอม

อาจารยทปรกษา : สชาต ธระศรสมบต

ระดบการศกษา : ปรญญาตร

ภาควชา : การบญช

คณะ : บรหารธรกจ

ภาคการศกษา/ปการศกษา : 3/2560

บทคดยอ

ทกกจการทมการด าเนนธรกจตองมคาใชจาย (Expenses) เกดขน ตองมหลกฐานประกอบไมวาเปนการซอเงนสดหรอเงนเชอ เอกสารดงกลาวถกจดท าขนโดยบคคลภายนอกและออกใหแกกจการเปนหลกฐาน ปญหาของเอกสารคอการใสรหสสนคาผด ยอดช าระไมตรงกบใบสงซอ เอกสารไมครบถวน ในการน ามาบนทกบญช ท าใหมผลกระทบกบการด าเนนงานของกจการ

โดยจากการศกษาแผนกดานคาใชจายแบงออกเปน 3 ขนตอน ไดแก 1. ขนตอนการยนยนหน 2. ขนตอนการช าระหน 3. ขนตอนการเงน โดยคณะผจดท าศกษาเพอน าไปวเคราะหและหาจดบกพรอง เพอน าไปสการปรบปรงระบบการท างานใหมประสทธภาพมากยงขน

ค าส าคญ : ขนตอนการยนยนหน / ขนตอนการช าระหน / ขนตอนการเงน

ข

กตตกรรมประกาศ (Acknowledgement)

การทผจดท าไดมาปฏบตงานสหกจศกษา ณ บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด ตงแตวนท 14 พฤษภาคม 2561 ถงวนท 31 สงหามคม 2561 สงผลใหผจดท าไดรบความรและประสบการณตางๆ ทมคามากมายส าหรบรายงานสหกจศกษาฉบบนส าเรจลงไดดวยดจากความรวมมอและสนบสนนจากหลายฝายดงน

1. คณปยะภรณ องกรรต พนกงานทปรกษา

2. อาจารยสชาต ธระศรสมบต อาจารยทปรกษา

และบคคลอนๆ ทไมไดกลาวนามทกทานทใหค าแนะน าชวยเหลอในการจดท ารายงานผจดท าขอขอบพระคณผทมสวนเกยวของทกทานทมสวนรวมในการใหขอมลและเปนทปรกษาในการท ารายงานฉบบนจนเสรจสมบรณตลอดจนใหการดแลและใหความเขาใจกบชวตของการท างานจรงซงผจดท าขอขอบพระคณเปนอยางสงไว ณ ทนดวย

คณะผจดท า นางสาวเสาวลกษณ ปกษาสข นางสาวธนารย โฉมข าพรอม

สารบญ

หนา

จดหมายน าสงรายงาน.............................................................................................................................ก

กตกรรมประกาศ.....................................................................................................................................ข

บทคดยอ..................................................................................................................................................ค

Abstract..................................................................................................................................................ง

บทท 1 บทน า

1.1 ความเปนมาและความส าคญของปญหา................................................................................1

1.2 วตถประสงคของโครงงาน....................................................................................................2

1.3 ขอบเขตของโครงงาน...........................................................................................................2

1.4 ประโยชนทไดรบ..................................................................................................................3

บทท 2 การทบทวนเอกสารและวรรณกรรมทเกยวของ

2.1 วงจรรายจาย..........................................................................................................................4

2.2 การวางระบบบญชเจาหน......................................................................................................5

บทท 3 รายละเอยดการปฏบตงาน

3.1 ทและทตงของสถานประกอบการ.........................................................................................8

3.2 ลกษณะการประกอบการผลตภณฑการใหบรการหลกขององคกร.......................................9

3.3 รปแบบการจดองคกรและการบรหารงานขององคกร.........................................................12

3.4 ต าแหนงและลกษณะงานทนกศกษาไดรบมอบหมาย.........................................................12

3.5 ชอและต าแหนงงานของพนกงานทปรกษา.........................................................................13

สารบญตอ

หนา

3.6 ระยะเวลาทปฎบตงาน.........................................................................................................13

3.7 ขนตอนและวธการด าเนนงาน.............................................................................................13

3.8 อปกรณและเครองมอทใช...................................................................................................15

บทท 4 ผลการปฏบตงานตามโครงการ

4.1 แผนกจดซอ..........................................................................................................................17

4.2 แผนกรายจาย......................................................................................................................21

บทท 5 สรปผลและขอเสนอแนะ

5.1 สรปผลโครงงานหรอวจย...................................................................................................30

5.2 สรปผลการปฏบตงานสหกจ...............................................................................................32

ภาคผนวก

ประวตผจดท า

สารบญตาราง

หนา

ตารางท 2.1 ระบบการจายช าระเงน..........................................................................................................7

ตารางท 3.1 รปแบบจดองคการบรหารผบรหารระดบสง......................................................................12

ตารางท 3.2 ระยะเวลาการด าเนนงานตงแตวนท 14 พฤษภาคม ถง 31 สงหาคม พ.ศ. 2561..................14

ตารางท 4.1 วงจรรายจายการเดนทางเอกสาร........................................................................................20

สารบญรปภาพ

หนา

รปภาพท 3.1 สญลกษณ บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด.................................................................8

รปภาพท 3.2 แผนทบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด..........................................................................8

รปภาพท 3.3 สนคาและบรการของบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด................................................10

รปภาพท 4.1 ตวอยางใบสงซอ...............................................................................................................19

รปภาพท 4.2 วธตงเจาหนเขาระบบโปรแกรม Express..........................................................................22

รปภาพท 4.3 สมดรายวนจาย................................................................................................................28

บทท1

บทน ำ

1.1 ควำมเปนมำและควำมส ำคญของปญหำ

ทกกจการทมการด าเนนธรกจตองมรายจาย (Expenditure) หรอคาใชจายอนๆ ซง

เกดขนจากการด าเนนงาน และเมอกจการไดมการจายเงน กจการจะตองมหลกฐาน

ประกอบการจายเงนไมวาจะเปนการซอเงนสด หรอเงนเชอ เอกสารดงกลาวเปนเอกสารท

จดท าขนโดยบคคลภายนอกจดท าขนและออกใหกจการเปนหลกฐานการสงซอสนคาหรอ

รบบรการ ปญหาของเอกสารดงกลาวมกเกดขนเปนประจ าในการน ามาประกอบการ

ลงบญช เชน เอกสารไมครบ ขอมลบางสวนไมสมบรณ ท าใหมผลกระทบตองบการเงน

และท าใหการด าเนนธรกจไมเปนไปตามเปาหมาย

บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด มระบบรายจาย(Account Payable) มคาใชจาย

แบงออกเปน 2 ประเภท คอ 1 คาสนคา 2 คาใชจายอนๆ โดยมการท างานเปน 3 ขนตอน 1

ขนตอนการตงเจาหน 2 ขนตอนการช าระหน 3 ขนตอนการออกเชค โดยมโปรแกรม

Express เพอใชในการท างานใหมความเปนระบบ และงายตอการด าเนนงานและการ

เรยกใชขอมล

วงจรรายจาย ( Expenditure Cycle ) เปนวงจรทเกยวของกบกจกรรมการสงซอ

สนคาหรอบรการถอเปนสงส าคญตอการด าเนนงานเปนอยางมาก ตองระมดระวงตงแต

การสงซอสนคาตลอดจนถงการช าระเงนและตรวจทานเอกสารทไดรบมาจากผขายเพอ

ไมใหเกดขอผดพลาด จงเกดการด าเนนงานโครงงานวงจรรายจาย ท าการวเคราะหหา

จดบกพรอง และขอผดพลาดทเกดจากการด าเนนงานเพอเปนตวอยางและหาแนวทางท

ถกตองตามทก าหนดและน าไปสการปรบปรงระบบการท างานใหมประสทธภาพและตรง

ตามเปาหมายของบรษทมากยงขน

2

1.2 วตถประสงคของโครงงำน

1.2.1 เพอศกษาถงวงจรรายจายและรบรถงคาใชจายทางบญช ทมภาระผกพนทาง

หนสนทเกดขนจากการซอสนคาและคาใชจายอนๆในการด าเนนงาน

1.2.2 เพอศกษาถงขนตอนการบนทกบญชโดยใชโปรแกรม Express การบนทกการ

ช าระหนใหกบเจาหนและศกษาการบนทกใบส าคญจายเงน(Payment Voucher)

1.2.3 เพอศกษาถงกระบวนการออกเชคสงจาย การจดท ารายงานทางการเงน และการ

จดเกบเอกสาร

1.3 ขอบเขตของโครงงำน

โครงงานเรองวงจรรายจายของ บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด โดยขอบเขต

การศกษาอยในระหวางเดอน พฤษภาคม ถง สงหาคม พ.ศ.2561 โดยมรายละเอยดของ

ขอบเขตดงน

1.3.1 ขนตอนการตงเจาหน คอการตงบญชเจาหนในระบบ ระบบจะบนทกคาใชจาย

สวนทจายเจาหนหรอผขาย(Supplier)และคาใชจายทงหมดทใชในองคกร และการท า

ใบส าคญตงหน(Account Payable Voucher) โดยใชโปรแกรม Express

1.3.2 ขนตอนการช าระหนใหกบเจาหน คอการบนทกการช าระหนใหกบเจาหนใน

ระบบ และการท าใบส าคญจายเงน (Payment Voucher) โดยใชโปรแกรม Express

1.3.3 ขนตอนการเงน คอการช าระเงนใหกบเจาหนในรปแบบของการโอนเงนเขา

ธนาคาร เงนสด และการออกเชค การจดท ารายงานทางการเงน และการจดเกบเอกสารทาง

บญช โดยใชโปรแกรม Express

3

1.4 ประโยชนทไดรบ

1.4.1 พนกงานใหมสามารถน าเปนคมอนเปนแนวทางในการปฏบตงานทเกยวของกบ

ระบบการท างาน ของวงจรรายจาย และสามารถน าไปเปนแนวทางในการท างานใน

อนาคตได

1.4.2 องคกรสามารถน าขอมลในรายงานเลมนไปพฒนาองคกรใหมประสทธภาพมากขน

1.4.3 คณะผจ ดท าสามารถน าประสบการณในการออกปบตสหกจ ไปใชใน

ชวตประจ าวน และการท างานจรงในอนาคต

บทท 2

การทบทวนเอกสารและวรรณกรรมทเกยวของ

2.1 วงจรรายจาย (Expenditure Cycle)

วงจรรายจายประกอบดวย กจกรรมหลก 3 อยาง ดงน

1. ซอสนคา/บรการ

2. รบสนคา/บรการ

3. จายเงนใหแกผขาย/ผใหบรการ

วงจรรายจายประกอบดวยกจกรรมทางธรกจทเกยวของกบการจดซอสนคาและบรการ และการจายเงนจากการจดซอสนคาและบรการเหลานน

กระบวนการปฏบตงานในวงจรรายจาย

แบงเปน 2 ประเภทตามลกษณะของงาน ดงน

ประเภทท 1 กระบวนการปฏบตงานของวงจรรายจายมการซอสนคาหรอบรการเปนเงนสด

ประเภทท 2 กระบวนการปฏบตงานของวงจรรายจายมการซอสนคาหรอบรการเปนเงนเชอ

วธการตรวจสอบวงจรรายจาย

ผสอบบญชจะพจารณาระบบควบคมของวงจรรายจาย เมอผสอบบญชประเมนความเสยงจาก

การควบคมไดแลว ผสอบบญชสามารถก าหนดความเสยงจากการตรวจสอบบญชเจาหนการคา

กบบญชคาใชจาย และสามารถออกแบบการตรวจสอบเนอหาสาระไดอยางเหมาะสม

5

2.2 การวางระบบบญชเจาหน

การจดการระบบบญชเจาหนหรอระบบซอ เปนเรองส าคญ ถามการจดการเอกสารทดจะเกดความคลองตวในการด าเนนธรกจอกทงยงชวยใหกจการสามารถตรวจสอบและควบคมความเปนไปในกจการได จะคนหาภายหลงกสะดวก ซงการวางระบบบญชเกยวกบการจดซอมขอบเขต ดงน

1. การซอสนคาส าเรจรป พสดการผลต เครองมอเครองใช จะตองไดรบการอนมตและเปนไป

ตามระเบยบของการจดซอ

2. การรบของมการตรวจสอบ ปรมาณและคณภาพ ตรงกบการสงซอ

3. การจายเงน ตองมนใจวาเปนสนคาตามวธการและระเบยบของการจดซอ

4. ของทไดรบมาแลวมระบบการควบคมทเหมาะสม

ระบบบญชส าหรบการจดซอและควบคมสนคา

หนาราน จดท าใบสงซอ (PR)

ฝายจดซอ จดท าใบสงซอ (PO) ผจดการท าใบอนมต

Supplier จดเตรยมสนคาและออก Invoice เตรยมจดสงสนคา

ฝายบญช ท าการรบ/ท าการเพมหนหรอลดหน หากมการขอซอเพมหรอสงคนสนคา

ฝายคลงสนคา ตรวจนบสนคาและบนทกรบสนคา

เอกสารทเกยวของโดยทวไปททางการก าหนดใหกจการตองจดเกบเพอสนบสนนการบนทกบญช

1. เอกสารภายนอกทกจการไดรบจาก Supplier เชน ใบสงของ/ใบก ากบภาษ ใบวางบล/ใบแจงหน

และเมอไดมาเราจะช าระเงนใหกบ Supplier หรอเรยกอกอยางหนง วา “เจาหนการคา” ของเรา

แลวจะไดใบเสรจรบเงน(จะตองมลายมอชอของผจดท าเอกสารก ากบไว)

2. เอกสารทกจการจดท าขนเพอใชเองภายใน เชน ใบส าคญรบและใบส าคญจาย จะตองมการ

ระบวธและการค านวณตางๆ ทใชประกอบการจดท าเอกสาร

6

เอกสารทตองจดเกบมเรองทตองค านงถงคอ 1. ตองจดเกบใหครบถวนตามททางการก าหนด เชน การบนทกบญชคาใชจายตองมใบเสรจรบเงน

ทผขาย (Supplier) ออกใหพรอมกบใบก ากบภาษซอ

2. ตองเพยงพอส าหรบการควบคมภายในของกจการเอง เชน ทะเบยนเชค ใบรบของ ใบสงซอ (PO)

ทะเบยนทรพยสน (ส าเนาใบก ากบภาษทมรายการซอทรพยสน) เปนตน

3. ตองจดเกบอยางเปนระเบยบเพอประโยชนในการคนหา เชน เวลาบนทกกใหอางองใหครบถวน

ใบส าคญจายตองเรยงล าดบกอนหลง ท าเหมอนกนทกหมวดบญช เชน ใบส าคญจาย (PV)

เดอนมกราค6101-0001เดอนกมภาพนธ 6102-0001 เปนตน

4. กรมสรรพกรก าหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารบญชวา กจการจะตองจดเกบเอกสารไวเปน

เวลาอยางนอย 5 ป สถานทตองเปนทท าการของกจการ

แผนกงานทเกยวของกบระบบจดซอ

แผนกจดซอ มหนาทรบสงจากแผนกขายวาสนคาอะไรหมดและจ าเปนตองสงซอ (ควรสงมาเปน “ใบสงซอ”) จากนนกสบราคาและท าการเจรจากบผขายท าอยางเดยวกน 3 รานคา จากนนเปรยบเทยบราคากอนทจะตกลงซอสนคา โดยจะตองท า “ใบสงซอ” ขออนมตจดซอ

ใบสงซอ (PO)

จดพมพขนมา 3 ใบ ตนฉบบ เกบไวทแผนกบญช ส าเนาใบท 1 แฟกซใหผขาย พรอมลงวนท โทรฯ ยนยนสงซอ แลวเกบไวทแผนกจดซอ สวนส าเนาใบท 2 สงใหแผนกพสด (หรอแผนกคลง)

แผนกพสด (หรอแผนกคลง)

เมอใบสงซอสงถงมอผขาย ทางผขายกจะสงสนคามาให เจาหนาทพสดมหนาทตรวจรบสนคา กอนเซนรบสนคากตองตรวจสอบกอนวาสนคาทไดรบตรงกบ “ใบสงของ/ใบก ากบภาษ” หรอไม และตรงกบ ใบสงซอ (PO) หรอไมถาไมตรงกไมตองเซนรบ ถาตรงกนกเซนรบแลวสงตนฉบบใบก ากบภาษซอไปทแผนกบญช พรอมใบรบของทแผนกพสดจดท าขน และใหกบผขายพรอมส าเนาใบก ากบภาษซอทเซนรบแลว

7

เอกสารทเกยวของกบระบบบญช

1. ใบสงซอ (จากแผนกจดซอ)

2. ใบรบของ (จากแผนกพสด)

3. ใบสงของ/ใบก ากบภาษซอตนฉบบ (เอาไวท ารายงานภาษมลคาเพมตอนสนเดอน)

4. ส าเนาใบสงของ/ใบก ากบภาษซอ (จะไดรบตอนทผขายน ามาพรอมใบวางบล)

5. ใบวางบล

เมอไดรบเอกสารครบถวนแลว ฝายบญชด าเนนการ

1. ตรวจสอบเอกสารแลวจดท าใบส าคญจาย (Payment Voucher) ปะหนาเอกสารทงหมด

ตามรายงานท 1-5 ยกเวนใบก ากบภาษซอตวจรง (เขาแฟมรายงานภาษ ภ.พ.3)

2. การเงนท าการโอนหรอท าเชคสงจายเจาหน โดยเชคทสงจายจะตองสงจายในนามเจาหน

เพอใหมหลกฐานวาใครคอผรบเงนใหตรงกนกบเอกสารใบสงซอและใบก ากบภาษซอ

3. เมอจายเงนแผนกการเงนจะตองใหเซนรบเชคทใบส าคญจายและตองไดรบใบเสรจรบเงน

น ามาแนบกบใบส าคญจาย

ระบบการจายเงน

การตงเบก

จดท าใบส าคญจาย จดท าเชค

และอนมตจายเงน

บทท3

รายละเอยดการปฏบตงาน

3.1 ทและทตงของสถานประกอบการ

ชอองคกร บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด ทตง 40/61 ซอยเพชรเกษม77/4 ถนนเพชรเกษม แขวงหนองคางพล เขตหนองแขม กรงเทพมหานคร 10160 โทรศพท 02 809 7017 เวปไซต http://www.tl.co.th/

รปภาพท 3.1 สญลกษณ บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด

รปภาพท 3.2 แผนทบรษท บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด

9

3.2 ลกษณะการประกอบการผลตภณฑการใหบรการหลกขององคกร

บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด ด าเนนธรกจดานเทคโนโลยสารสนเทศครบวงจร เมอ

วนท 11 มกราคม พ.ศ.2553 โดยเปนตวแทนจ าหนายคอมพวเตอร ฮารดแวร และซอฟแวร ทม

คณภาพและไดมาตรฐาน ภายใตตรา สนคาของผผลต ชนน าในอตสาหกรรมดานไอท พรอมทง

บรการใหค าปรกษาดานเทคโนโลยททนสมย ผนวกกบการ สะสมประสบการณ ของผบรหารและ

ทมงานมออาชพ โดยเลงเหนถงความส าคญในการน าเทคโนโลยสารสนเทศ เขามามสวนรวมใน

การ พฒนาธรกจและองคกรใหบรรลเปาหมายและเกดประโยชนสงสดอยางตอเนอง ปจจบนสนคา

ดานเทคโนโลยสารสนเทศเขามามบทบาทตอการด ารงชวตของคนในสงคมมากยงขน ดวย

เทคโนโลยทพฒนาอยางรวดเรว บรษทฯ จงคดสรรเทคโนโลยททนสมย อกทงสามารถตอบโจทย

ผบรโภคใหเกด ความพงพอใจสงสด พรอมเสนอทางเลอกใหมและความหลากหลายแกผใชงาน

อยางตอเนองเพอเปนการตอกย าการเปนองคกรไอทเซอรวสอยางเตมตว

นโยบายองคกร

บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด ยดมนนโยบายบรหารสการพฒนาทย งยนเดนหนาไป

พรอมกบ ประสทธภาพธรกจดานเทคโนโลยสารสนเทศเพอตอบสนองทกความตองการของ

ผบรโภคจงวางกลยทธในการด าเนนธรกจระยะยาว ดงนมงเนนพฒนาระบบบรการเพอตอบสนอง

ความตองการทหลากหลายของผบรโภคโดยการสงมอบผลตภณฑ และบรการทนาเชอถอเพอให

ผบรโภคเกดความพงพอใจสดสด รวมถงการปรบปรงกระบวนการทางธรกจอยางตอเนองใหบรรล

เปาหมายทตงไว พฒนาระบบปฏบตการองคกร และบคลากรโดยสนบสนนใหพนกงานทกระดบ

เขาฝกอบรม เพอเสรมสรางทกษะใหเปนมออาชพ อกทงสงเสรมความรวมมอภายในองคกร เพอให

การท างานรวมกนมประสทธภาพสงสด และมงไปสเปาหมายเดยวกนพฒนาสความเปนผน าธรกจ

ดานเทคโนโลยสารสนเทศครบวงจรดวยการลงทนในเทคโนโลยททนสมย พฒนาดานผลตภณฑ

ซอฟแวรลขสทธเฉพาะของบรษทฯ ใหมคณภาพและประสทธภาพเทยบเทาระดบชนสากล เพอกาว

สความเปนหนงในผน าตลาดอตสาหกรรมดานไอท

10

พนธกจ

บรษทมงมนสความเปนผน าธรกจดานเทคโนโลยสารสนเทศครบวงจร เพอเปนสอกลางใน

การคดสรรผลตภณฑคณภาพระดบไฮเอนด (Hi End) เทคโนโลยสมยใหมมาพฒนาประสทธภาพ

ในการด าเนนงาน เพอเพมศกยภาพในการแขงขนในตลาดอตสากรรมไอทสงเสรมใหมการจดสรร

ทรพยากรบคคลทด พรอมสนบสนนความรวมมอภายในองคกรเพอใหการท างานรวมกนม

ประสทธภาพพฒนาระบบบรการโดยการสงมอบผลตภณฑทรวดเรวเพอใหผบรโภคเกดความพง

พอใจสงสด

11

รปภาพ 3.3 สนคาและบรการของบรษท ทารเลนท เทคโนโลยจ ากด

12

3.3 รปแบบการจดองคกรและการบรหารงานขององคกร

3.3.1 รปแบบการจดองคการงานผบรหารระดบสง

ตารางท 3.1 รปแบบจดองคการบรหารผบรหารระดบสง

3.3.2 ส านกงานการบรหารงานขององคการ

บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด

3.4 ต าแหนงและลกษณะงานทนกศกษาไดรบมอบหมาย

ต าแหนง พนกงานบญชแผนก ระบบจาย

13

ลกษณะงานทไดรบมอบหมาย

- จดเตรยมเอกสารตางๆ ถายเอกสาร เรยงเอกสารเขาแฟม

- กรอกขอมลเอกสารลงในโปรแกรมบญช

- ปรนเอกสารทบนทกเพอน าไปใหหวหนาแผนกตรวจเพอความถกตอง

3.5 ชอและต าแหนงงานของพนกงานทปรกษา

ชอพนกงานทปรกษา คณปยะภรณ องกรรต

ต าแหนง หวหนาแผนกบญช การเงนและบคคล

แผนก บญช(Account)

3.6 ระยะเวลาทปฎบตงาน

ระยะเวลาในการด าเนนงาน ตงแตวนท 14 พฤษภาคม ถง 31 สงหาคม พ.ศ. 2561

3.7 ขนตอนและวธการด าเนนงาน

“โครงงานวงจรรายจาย” คณะผจดท าไดศกษาแตละขนตอน ตงแตการเกดคาใชจายจนถง

การช าระเงนโดยมขนตอนการท างานดงน

3.7.1 การรวบรวมขอมลไดจากการสงเกตการณแบบมสวนรวมในการท างานและสมภาษณ

พนกงานทปรกษาและผทมสวนเกยวของไดขอมลดงน

3.7.1.1ขนตอนการสงซอสนคา

1. การท าใบสงซอ (Purchase Order : PO) แผนกจดซอจะออก (PO) ตามสนคาทลกคาตองการ

3.7.1.2 ขนตอนการยนยนหน

1. คลงสนคาจะตองท าการรบสนคาโดยออกใบรบสนคาแนบกบใบสงซอ

2. เอกสารสงตอมาใหแผนกบญชท าการบนทกยนยนเจาหนโดยกรอกขอมลเขา

โปรแกรม Express

14

3. ปรนใบยนยนเจาหนเพอแนบกบใบสงซอ

4. ผานการตรวจสอบจากหวหนาแผนก

5. รวบรวมเอกสารเพอน าสงใหขนตอนการช าระหน

3.7.1.3 ขนตอนการช าระเงน

1. รวบรวมเอกสารใบรบสนคาและใบสงซอ

2. ตรวจสอบความถกตองของยอดเงนในใบสงซอ

3. ผานการตรวจจากหวหนา

4. รวบรวมเอกสารเพอน าสงใหขนตอนการเงน

3.7.1.4 ขนตอนการเงน

1. แผนกการเงนจะท างานโอนเงนช าระสนคาใหกบเจาหนโดยดยอดเงนช าระหนในสมดจองโอน

2. น าเอกสารการโอนเงนมาใหแผนกบญช ท าการบนทกใบส าคญจายในระบบโปรแกรม Express

3. ปรนใบส าคญจายแนบกบใบยนยนเจาหน

4. สงใหหวหนาแผนกบญชตรวจสอบเอกสาร

5. รวบรวมเอกสารเขาแฟม

3.7.2 ระยะเวลาในการด าเนนงาน

ตารางท 3.2 ระยะเวลาในการด าเนนงาน ตงแตวนท 14 พฤษภาคม ถง 31 สงหาคม พ.ศ. 2561

ขนตอนการด าเนนงาน พฤษภาคม มถนายน กรกฎาคม สงหาคม

1. รวบรวมเนอหา

2. ปฏบตงานแตละแผนก

3. วเคราะหระบบหาสาเหตปญหา

4. แนวทางแกไข

5. จดท าเลมโครงงานสหกจศกษา

15

3.8อปกรณและเครองมอทใช

1. เครองคอมพวเตอร

2. เครองถายเอกสาร

3. เครองคดเลข

4. เครองปรน

ซอฟตแวร

1. โปรแกรม Microsoft Office Excel

2. โปรแกรม Express

บทท 4

ผลการปฏบตงานตามโครงการ

การศกษาโครงงานเรอง “วงจรรายจาย” (Expenditure Cycle) มกระบวนการท างานทงหมด 3 ขนตอนไดแก 1. ขนตอนการตงเจาหน (โดยพนกงานบญชของบรษทเปนผต งเจาหน) 2.ขนตอนการช าระหนใหกบเจาหน 3. ขนตอนการเงน ซงในแตละขนตอนการบนทกบญชนนควรใหความระมดระวง มฉะนนอาจกอใหเกดปญหา และความไมสมบรณในการท างานได

การด าเนนธรกจ จะตองมรายจาย (Expenditure) หรอคาใชจาย (Expenses) เกดขนจากการด าเนนงาน กลาวคอ ตนทนสวนทหกออกจากรายไดในรอบระยะเวลาทด าเนนการงานหนงคาใชจายสามารถแบงไดเปน 3 ประเภท ดงน

1. ตนทนขาย หมายถง ตนทนของสนคาทขายหรอบรการทให กลาวคอในกจการซอเพอขายตนทนของสนคาทขายจะรวมราคาซอและคาจายทจ าเปน เพอใหสนคาอยในสภาพพรอมทจะขาย สวนในกจการผลตเพอขายตนทนสนคาของสนคาทขาย คอตนทนการผลตสนคานน บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด เนองจากท าธรกจดานเทคโนโลยสารสนเทศครบวงจร ตนทนประกอบดวย

- ซอสนคาเพอจ าหนาย - คาแรงงาน เชน คาเงนเดอนพนกงาน

2. คาใชจายในการด าเนนงาน เชน คาน า คาไฟ คาโทรศพท คาเชาส านกงาน เปนตน 3. คาใชจายอน เชน ดอกเบยจาย ภาษเงนได เปนตน

วงจรรายจาย ระบบนชวยในดานการลงบญชเจาหนและการช าระในคาสนคาหรอการบรการใหแกผขาย ซงธรกจโดยทวไปมกไมไดซอดวยเงนสด ในทางตรงกนขามมกจะเปดบญชสนเชอและสงเสรมไปช าระในภายหลง ระบบนเหนความส าคญทางดานการช าระเงนเปนเรองใหญ เนองจากเราสามารถยดเวลาการช าระเงนใหกบผขายไดนานเทาใดกเทากบวากจการใชผลประโยชนเพมขนจากการน าเงนไปหมนในดานอนๆ มากขนเทานน การพจารณาวาเมอใดควรช าระหน

17

จากทคณะผ จ ดท าไดมาฝกงานทบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด ในต าแหนง พนกงานบญช เพอศกษาวธการด าเนนงานของระบบเจาหน มกระบวนการท างาน 3 ขนตอนหลกๆ ดงน

1. ขนตอนการตงเจาหน

2. ขนตอนการช าระหนใหกบเจาหน

3. ขนตอนการเงน

แตกอนทจะเกดกระบวนการ 3 ขนตอนน ทางบรษทจะตองมการสงซอสนคาจากผผลต

เสยกอนถงจะเขาสกระบวนการนได

คาใชจายแบงออกเปน 2 ประเภท 1. คาใชจายดานสนคาเพอขาย 2. คาใชจายดานอนๆ

การสงซอสนคานนแผนกจดซอจะเปนผด าเนนการมเอกสารประกอบ ดงน

1. ใบสงซอหรอ PO (Purchase requisition)

4.1 แผนกจดซอ

หนาทแผนกจดซอคอ จดท าใบสงซอ จดหาผขายสนคา เพอตอบสนองความตองการของผใช ตามคณลกษณะ คณสมบต จ านวน และองคประกอบ ความตองการอนๆ

4.1.1 การท าใบสงซอ (Purchase Order : PO)

ท าใบสงซอ คอ เอกสารขอตกลงหรอสญญาในเชงพาณชย ทออกโดยผซอเพอสงซอพสดสนคาหรอบรการจากผขาย โดยระบชนด จ านวน และราคา พรอมทงอาจจะรวมถงเงอนไขตางๆ ตามทไดตกลงกบผขาย

การจดซอสนคาของบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด จะจดซอสนคาทเกยวของกบอปกรณเทคโนโลยตางๆ รวมถงระบบ Digital Signage เปนตน

18

การท าใบสงซอ แผนกจดซอจะท าไดกตอเมอมใบสงขายจากแผนกเซลลทผานการอนมตจากหวหนาแผนก แผนกจดซอจงจะจดท าใบสงซอ (PO) ตามชนตอนการออกใบสงซอโดยพมพขนมา 3 ใบ ตนฉบบเกบไวทแผนกจดซอ ใหผขายเพอยนยนสงซอ ส าเนาใบท 1 บญชสงใหแผนกคลง โดยใบสงซอจะตองมการระบรายละเอยดดงตอไปน

1. บญช 6. รหสสนคา (ถาม) 2. เลขทใบสงซอ 7. รายละเอยดสนคา 3. รหสและชอผขาย 8. ราคาตอหนวย 4. วนทจดสง 9. จ านวนสนคา และจ านวนเงน 5. เลขทใบสงขาย

เมอท าเอกสารใบสงซอเสรจ พนกงานจดซอสงใบสงซอใหผมอ านาจเซนอนมตกอนท าการจดซอ จงจะจดสงใบสงซอใหกบผขายไดหลงจากสงใบสงซอใหผขายแลว พนกงานจดซอตองตดตามผลการสงซอและแจงใหผขอซอทราบทาง E-mail และตดตามผลการสงซอ รวมถงการก าหนดน าสนคาเขาใหสอดคลองกบการสงสนคา

19

รปภาพท 4.1 ตวอยางใบสงซอ

20

ตารางท 4.1 วงจรรายจายการเดนทางเอกสาร

21

4.2 แผนกรายจาย

4.2.1 ขนตอนการตงเจาหน

ขนตอนการตงเจาหน มหนาทใบส าคญตงหน (Account Payable Voucher) คอ การตงบญชเจาหนในระบบจะบนทกบญชคาใชจายสวนทจาย Supplier (คคา/อนๆ) และคาใชจายทงหมดทใชจายในองคกรเปนการรบรคาใชจายทางบญชมภาระผกพนทางหนสนทเกดขนจากการซอ และคาใชจาย ท าใหทราบสถานะของการเพมหน ลดหน โดยบนทกบญชลงในโปรแกรม Express ซงจะเชอมโยงกบระบบบญชแยกประเภท (GL) ระบบจดซอ (PO) ท าใหระบบงานงายตอการใชงานซงการตงเจาหนในทนแบงออกเปน 2 ประเภท คอ 1 การตงเจาหนคาสนคา 2. การตงเจาหนคาใชจายอนๆ (โดยพนกงานบญชของบรษทเปนผต งเจาหน)

เมอขนตอนการสงซอและขนตอนการสงมอบเสรจสน ทางฝาย Supplier จะสงเอกสารมาพรอมวนสงมอบ เอกสารจะประกอบดวยดงน

1. ใบแจงหน/ใบวางบล (Invoice) คอ เอกสารทออกโดยบรษทผขายสนคา เพอแจงหนใหกบผซอสนคา ทยงไมไดช าระเงน หรอแจงในวนครบก าหนดการช าระเงน

2. ใบก ากบภาษและส าเนา (Tax Invoice) คอ หลกฐานส าคญในระบบภาษมลคาเพมทผประกอบการจดทะเบยนตลอดจนบคคลอนตามทกฎหมายก าหนดมหนาทตองจดท าและสงมอบใหแกผซอหรอผรบบรการ ใบก ากบภาษมจ านวน 3 ชนด คอ 2.1 ใบก ากบภาษแบบเตมรป 2.2 ใบก ากบภาษอยางยอ 2.3 ใบลดหน (เฉพาะกรณทมการลดหนเทานน)

3. ตนฉบบใบสงซอ (PO) คอ ใบสงซอสนคาทบรษทเปนผจดท าใหผขาย

4. ใบเสรจรบเงนหรอใบสงของ (Receipt) คอ เอกสารทบรษทออกใหกบลกคาทช าระเงน

ใหกบบรษทตามใบแจงหนทเรยกเกบ ซงเปนหลกฐานแสดงวาไดรบเงนเปนกรณถกตอง

แลว

5. สตอก รซป (Stock Reciepts) การบนทกความเคลอนไหวของสนคาคงเหลอ

จากแผนกคลงส านกงานใหญ

22

เมอไดเอกสารจากแผนกจดซอ และ Supplier ทางพนกงานการเงนจะท าการดงขอมลททาง

จดซอไดบนทกขอมลลงในโปรแกรม Express ดงมาเพอท าใบยนยนเจาหน และแนบเอกสาร เพอ

สงใหหวหนาแผนกตรวจ

4.2.2 ขนตอนการช าระหนใหกบเจาหน (AP Payment)

ขนตอนช าระหน มหนาทใบส าคญจายเงน (Payment Voucher หรอ PV) เปนขนตอนการ

ช าระหนใหกบเจาหน กลาวคอเมอบรษทท าการซอสนคาหรอบรการ ทท าใหเกดภาระหนสนท

บรษทจะตองช าระเงน โดยดงบญชเจาหนในระบบ ในโปรแกรม Express

4.2.2.1 วธตงเจาหนเขาระบบโปรแกรม Express

1. หนาระบบโปรแกรม Express

23

2. หนาแรกของการเขาระบบ Express

3. เลอกการเงน

24

4. เลอกจายเงน

5. เลอกจายช าระหน

25

6. ใสขอมล

1. ใสเลขทของแผนกบญช

2. ใสเลขทใบจายเงน

3. ใสวนทท าเอกสาร

4. ใสเลขทผจ าหนาย

5. เลอกรายการทตองการช าระเงน

6. เลอกชองทางการจายเงน

26

7. หลงจากใสขอมลเสรจแลว เลอกสมดรายการบญชในสมดรายวน

8. ตรวจสอบยอดและขอมล

27

9. กดสงปรน

รปภาพท 4.2 วธตงเจาหนเขาระบบโปรแกรม Express

28

เมอถงเวลาสง Print จะมหนาดงน

รปภาพท 4.3 สมดรายวนจาย

29

4.2.3 แผนกการเงน

แผนกการเงนมหนาทในการบนทกบญช ท าเชคสงจาย จายช าระหนดวยเงนสด เงนฝาก

ธนาคาร และมหนาทรบผดชอบในการตรวจสอบความถกตองครบถวนของการบนทกรายการ การ

จดท ารายงานการเงนและบญช และการจดเกบเอกสารทางบญช

ขนตอนการเงน

การจายเงน สามารถท าไดตอเมอไดเอกสารครบประกอบดวย

1. ใบส าคญจายเงน

2. ส าเนาใบก ากบภาษ

3. ใบสงซอ

4. ใบแจงหน

5. ใบวางบล

การจายช าระเงน จะจายช าระตอเมอวนทมการสงมอบสนคาเกดขน เพราะทางแผนกคลง

จะรบสนคาเขาคลง เชคของเรยบรอย กจะท าการจายเงนใหตามเงอนไขการจายช าระของ Supplier

แตละราย ซงมทงรปแบบการโอนเงน เงนสด จายเชค ส าหรบ Supplier รายทมเครดต

บทท 5

สรปผลและขอเสนอแนะ

5.1 สรปผลโครงงานหรอวจย

5.1.1 สรปโครงงานหรองานวจยโดยเปรยบเทยบกบวตถประสงค

จากทคณะผจดท าไดท าโครงงานวงจรรายจาย ของบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด สรปงานดงน

วงจรรายจาย มทงหมด 3 ขนตอน คอ

1. ขนตอนการยนยนหน

2. ขนตอนการช าระหน

3. ขนตอนการเงน

1. ขนตอนการยนยนหน มหนาทจดท าใบยนยนหน

การยนยนหนจะท าการยนยนยอดเงนของสนคาทสงซอ ททางเจาหนาทคลงไดท าการรบสนคาตาม

ใบสงซอทออกโดยแผนกจดซอ

-เอกสารทใชในการยนยนหนไดมาจากแผนกจดซอแผนกคลงสนคา

-ใบแจงหน ใบวางบล (Invoice)

-ตนฉบบใบก ากบภาษและส าเนา (Tax Invoice)

-ใบสงซอ (PO)

-ใบเสรจรบเงนหรอใบสงของ (Receipt)

-ใบรบสนคา (Bill of landing)

31

ขนตอนการยนยนหน คอ การยนยนหนในระบบ ระบบบนทกการยนยนหนในสวนทบรษทได

ท าการซอสนคา เปนการรบรคาใชจายทางบญช มภาระผกพนทางหนสน ทเกดขนจากการซอ โดยใช

โปรแกรม Express ในการท างาน

2. ขนตอนการช าระเงน เปนขนตอนการช าระเงนใหกบเจาหน ตรวจสอบเอกสารทใชในการช าระ

หนวามความถกตองครบถวนเอกสารทใชในการช าระเงนน าถกสงมาจากขนตอนการยนยนหน โดย

พนกงานตองตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

3. ขนตอนการเงน มหนาทช าระเงนใหแก Supplier โดยด าเนนผานเวปไซตของแตละนนาคาร

( BBL TMB ) ด าเนนการโดยแผนกการเงนเปนผโอนช าระ และแจงให Supplier รบทราบ

5.1.2 ขอจ ากดหรอปญหาของโครงการ

จากทคณะผจดท าไดท าโครงงานระบบวงจรรายจาย โดยวนการศกษาแบบมสวนรวมในการ

ปฏบตงานท าใหทราบถงปญหาของการท างานโดยสรปได ดงน

1. เอกสารทใชในการด าเนนงานสญหาย เชน ตนฉบบใบสงซอ

2. อปกรณการใชงานมปญหาบอยท าใหเกดการลาชาในการท างาน

3. เอกสารมขอมลไมครบถวน

4. เอกสารมความผดพลาด เชน รหสสนคา

5.1.3 ขอเสนอแนะ

เนองจากเอกสารทใชในการด าเนนงานสญหายหรอหาไมเจอ คณะผจดท าเหนวาควรมหอง

ส าหรบเกบเอกสารโดยเฉพาะ และจดวางเอกสารแยกเปนหมวดหมหรอแยกตามแผนกการท างานอยาง

ชดเจน เพอความสะดวกตอการท างานและหาเอกสารมากยงขน

32

5.2 สรปผลการปฏบตงานสหกจ

5.2.1 ขอดของการปฏบตงานสหกจศกษา

การปฏบตงานสหกจศกษา ภายในบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด โดยคณะผจดท าได

ปฏบตงานอยแผนกบญช

การปฏบตงานสหกจศกษา คณะผจดท าไดมโอกาสลงมอปฎบตงานจรง ซงท าใหทราบถงระบบ

การท างานวงจรรายจายมากขน และไดเรยนรถงการท างานกบบคคลอนวาแตกตางจากการเรยนใน

มหาวทยาลยอยางไร และควรปฎบตอยางไรเพอท างานรวมกบผอน

การปฏบตงานครงนท าใหคณะผจดท าไดประสบการณมากมายกบการท างานและรถงการแกไข

ปญหาทพบในขณะปฏบตงาน ซงเปนประโยชนแกคณะท างาน ท าใหมความพรอมในการเตรยมตวท

จะออกไปปฏบตงานจรง

5.2.2 ประโยชนของการปฏบตงานสหกจศกษา

การปฏบตงานสหกจศกษา ภายในบรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด โดยคณะผจดท าได

ปฏบตงานอยแผนกบญช และท าใหคณะผจดท าไดรบประโยชนในดานตาง ๆ ดงน

1. ตอนกศกษา ไดท าความเขาใจเกยวกบการตงเจาหนและการช าระหน ท าใหรถงทมาของการท า

เอกสารตาง ๆ และรถงการใชโปรแกรม Express ในการท างานดานตาง ๆ รถงการจดเกบเอกสารและ

เรยงล าดบความส าคญของเอกสารแผนกตางและสามารถน าไปใชในการท างานไดจรง ๆ

2. ตอบคคลภายนอก สามารถน าไปใชเปนแนวทางในการท างานเรองวงจรรายจายได

3.ตอมหาวทยาลย มหาวทยาลยและสถานประกอบการมความสมพนนทดตอกน

33

5.2.3 ปญหาทพบของการปฏบตงานสหกจศกษา

1. สถานทในการท างานคบแคบไมพอวางเอกสาร

2. บคลากรในองคกรนอยจงท าใหเกดการลาชาในการท างานในบางแผนกซงท าใหแผนกอนมการ

ลาชาตามล าดบงาน

3. อปกรณการท างานมปญหาบอย เชน เครองปรนซไมสามารถปรนซได หรอคอมพวเตอรคาง

4. บางขนตอนในการท างานยงไมสามารถท าความเขาใจไดมากพอ

5.2.4 ขอเสนอแนะ

การปฏบตงานสหกจศกษาท บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จ ากด เปนบรษททองคกรขนาดเลก

ระบบการท างานคอนขางซบซอน และบางแผนกยงไมมความมนใจในการท างาน ควรมบคลากรเพม

เพอขยายองคกรและท าใหสมาชกมความมนใจในการท างานมากขน เพอไมใหเกดการผดพลาดหากเกด

ปญหาจะไดมบคลากรเจาหนาทชวยแกไขปญหาทเกดขนเพอใหสามารถด าเนนงานตอได

บรรณานกรม

บรษท ทารเลนท เทคโนโลย จากด. (2561). ขอมลบรษททารเลนท เทคโนโลย จากด. เขาถงไดจาก

http://www.tl.co.th/.

มหาวทยาลยราชภฎเชยงราย สานกวชาบญช. (2561). กระบวนการวงจรรายจาย. เขาถงไดจาก

http://accounting.crru.ac.th/worksheets.php?pageid=admin1&idl=15.

มหาวทยาลยสยาม. (2561). สานกสหกจศกษา. เขาถงไดจาก

http://coop.siam.edu/images/coopfrom/coop_report_updated_10nov58.pdf.

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สาขาวชาวทยาการจดการ. (2561). ระบบสารสนเทศทางการบญช. เขาถง

ไดจาก https://digitallib.stou.ac.th/.

Pang Nattida. (2561). วงจรรายจาย (Expenditure Cycle). เขาถงไดจาก

https://prezi.com/n_0nuzl1cbm2/expenditure-cycle/?webgl=0.

ภาคผนวก

ประวตผจดท ำ

ชอ-นามสกล : นางสาว เสาวลกษณ ปกษาสข

รหสนกศกษา : 5804300014

คณะ : บรหารธกจ สาขา : บญช

ทอย : 361 ถนนจอมทองบรณะ แขวงบางปะกอก

เขตราษฎรบรณะ กทม. 10140

เบอรโทรศพท : 090-272-3778

ชอ-นามสกล : นางสาว ธนารย โฉมข าพรอม

รหสนกศกษา : 5804300015

คณะ : บรหารธกจ สาขา : บญช

ทอย : 365/125 ถนน พทธมณฑลสาย 4

แขวง/เขต ทววฒนา กทม 10170

เบอรโทรศพท : 098-849-8610