1. 1. ELABORACION DE DOCUMENTOS PRESENTADO POR: LEIDY VARGAS, JESSICA SERRANO Y KATERINE MOLINA. PRESENTADO A: JEISSON CHAVES CURSO: 11-03 SENA J.T AO: 2015
2. 2. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte en lengua natural o convencional.
3. 3. 1.El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte fsico y conservados a travs del tiempo se constituye un patrimonio documental. 2.El patrimonio integrado por documentos los profesionales de la Documentacin tratan con el objeto de garantizar su conservacin y su difusin. 3. Los documentos fijan el conocimiento y el saber y garantizan su conservacin.
4. 4. Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en funcin de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar son: Libros: Publicaciones no peridicas. Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volmenes.
5. 5. Publicaciones peridicas: Cualquier publicacin que aparece por entregas sucesivas sin limitacin previa respecto a su duracin y, en general, con una periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les llama diarios. Documentacin de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominacin de actas. y recogen las aportaciones de la comunidad tcnico-cientfica sobre un tema especfico. Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institucin universitaria en vistas a la obtencin de un ttulo o diploma en esta Institucin.
6. 6. Bibliografas: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual. Catlogos: Son colecciones de registros bibliogrficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vdeos, mapas, etc Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografas, se caracterizan por indicar la localizacin del documento original. Bases de datos: Es un conjunto de datos homogneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organizacin o asunto. Permite al investigador una bsqueda exhaustiva y son de fcil actualizacin. Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos cientficos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de informacin secundarias por excelencia. Repertorios: Coleccin o recopilacin de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temtica determinada.
7. 7. Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley la misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia.
8. 8. Superior 3 o 4 cm Izquierdo 3 o 4 cm Derecho 2 o 3 cm Inferior 2 o 3 cm
9. 9. EL SEOR LLEVAA CABO LAS SOLUCIONES DE PROBLEMAS JUDICIALES CERTIFICA Que una vez revisada las hojas de juicio en la sala de juntas el dia 02 de mayo de 2014, el seor Bernardo Pedraza con cedula de ciudadana 15.956.971 no tendr que presentarse al juicio citado en la hoja de juicios. Esta orden tiene una vigencia hasta despus de 5 das si el seor no se comunica con el encargado de juicios dentro de esos das tendr que asistir al juicio por obligacin el cual seria en el dia 02 de junio de 2014. PAULAANDREA RODRIGUEZ
10. 10. Bogota D.C 02 de agosto de 2010 LA EMPRESA MORRIS SEGURITY HACE CONSTAR Que el empleado lvaro Vargas Rivera con cedula de ciudadana 15.956.941 lleva trabajando 15 aos en la empresa como celador. Esta constancia se expide para una nueva hoja de vida Cesar Gutirrez GERENTE Transcriptor: Leidy Tatiana Vargas Gmez
11. 11. Internas: Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina, con destino a las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes. Los tipos documentales bsicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en las entidades tanto enviadas como recibidas son el memorando y el circular.
12. 12. Externas: Son las comunicaciones oficiales que ingresan y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, direccin donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.
13. 13. Internas: La comunicaciones enviadas de este medio, se transmitirn teniendo en cuenta la informacin que forma integral de las series establecidas en las tablas de retencin documental, para la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administracin.
14. 14. Externas: Las entidades que dispongan de Internet y correos electrnicos, reglamentaran su utilizacin y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrn el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
15. 15. CONCEPTO Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. (Art. 3 Ley 594 de 2000) La gestin documental se reconoce, como una actividad intrnsecamente ligada a los archivos y su desarrollo e s paralelo a la bsqueda de la transparencia en la gestin administrativa DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Son unidades estructuradas de informacin registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de informacin
16. 16. Documentos no comerciales Hoja de vida Un currculum vtae, tambin simplificado C. V. o currculum, es el documento que resume los datos y experiencias ms importantes de una persona. El trmino suele aplicarse a la bsqueda de trabajo. En estos casos, el aspirante a un empleo, ayuda o similar debe presentar un documento con todo lo que ha hecho hasta la fecha, a modo de resumen de sus mritos
17. 17. Correspondencia personal Es el trato recproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria. Folleto Un folleto es un texto impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario
18. 18. FOLLETO
19. 19. REVISTAS Publicacin peridica en forma de cuaderno con artculos de informacin general o de una materia determinada, con una cubierta flexible y ligera y a menudo ilustrada PUBLICACIONES SERIADAS Publicacin, editada en cualquier medio fsico, que aparece en partes sucesivas, cada una de las cuales presenta designaciones numricas o cronolgicas y que pretende continuarse indefinidamente.
20. 20. Documentos no contables Estos se llaman documentos informativos, y son de carcter solamente de soporte COTIZACION Es poner precio a algo estimar a alguien o algo en relacin con un fin, pagar una cuota PEDIDO Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. REMISION La Nota de Remisin es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido
21. 21. COTIZACION
22. 22. PEDIDO
23. 23. REMISION
24. 24. Documentos contables Los documentos contables son todos los comprobantes por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad
25. 25. RECIBO DE CAJA MENOR
26. 26. Comprobante de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeas como para grandes empresas. Nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos especficos.
27. 27. Nota crdito Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Notas bancarias Es el documento que el banco entrega a su cliente (sellado por el cajero) declarando haber recibido dinero (pesos, cheques u otros valores) en calidad de depsito en cuenta corriente o en caja de ahorro Nota debito comercial Llamase as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.
28. 28. Nota debito
29. 29. Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes para que lo diligencien al consignar. el original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. HAY DOS TIPOS DE FORMULARIOS: uno para consignar en efectivo y cheques de banco locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
30. 30. Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado
31. 31. Es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
32. 32. Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.
33. 33. Es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de despacho o salida de mercancas, ordenando al almacn entregar el producto solicitado al cliente.
34. 34. El artculo 619 del Cdigo de Comercio ensea que los ttulos valores pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participacin y de tradicin o representativos de mercancas. Varios criterios se han intentado en la doctrina para determinar una clasificacin acertada y precisa en esta materia. Tomando como base la clasificacin de la norma citada tendremos que afirmar una clasificacin teniendo en cuenta:
35. 35. A) El contenido de la prestacin o el objeto sobre el cual recae B) La moneda, C) El lugar de creacin, D) La forma de creacin, E) El cumplimiento de las formalidades, F) La funcin econmica, G) La naturaleza jurdica del creador o emisor del ttulo, H) El rgimen aplicable, I) La causa, J) La ley de circulacin.
36. 36. Caractersticas: Debe contener mencin explcita del tipo de documento que es (en este caso, un cheque), nombre y domicilio de la entidad bancaria, fecha y lugar de emisin, orden de pago por una cantidad determinada de dinero, nombre y firma de mano propia o autgrafa del librador o titular de cuenta, y nombre completo del beneficiario. Algunas entidades bancarias, adems, para evitar fraudes y falsificaciones, le asignan una numeracin a sus cheques como control interno.
37. 37. La letra de cambio es un documento muy difundido y es utilizado para transferir la propiedad de cosas, artculos y servicios en trminos particulares; en muchas ocasiones se encuentra avalado con un contrato y de no ser as con dos avales es suficiente
38. 38. El pagar es un ttulo de crdito, con determinadas formalidades, que contiene la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero a una persona determinada.
39. 39. La factura cambiaria de compraventa es otra clase de titulo valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual est estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
40. 40. Los CDT s o Certificados de Depsito a Trmino son ttulos valor que emite un banco, corporacin financiera o compaa de financiamiento comercial a un cliente que ha hecho un depsito de dinero con el propsito de constituir dicho CDT. Hay que saber que en cada banco nos pueden pedir un monto mnimo de capital para constituir el CDT y tambin que estos depsitos se hacen a un trmino fijo, mnimo de 30 das, aunque comnmente se hacen a 60, 90, 180 Y 360 das.
41. 41. Es aquel en el que los valores que se transan no tienen preestablecido el rendimiento, siendo las acciones el ttulo caracterstico de este mercado. La rentabilidad est ligada a las utilidades obtenidas por la empresa en la cual se invierte, as como a las posibles variaciones en los precios de los valores, dadas por las condiciones existentes en el mercado.
42. 42. Los Bonos constituyen una interesante alternativa de inversin a mediano plazo, pues son ttulos que representan un derecho sobre un crdito colectivo a cargo de la entidad emisora. Esta modalidad de inversin generar rendimientos a una tasa de inters variable indexada a la DTF +/- unos puntos adicionales, de acuerdo con las condiciones de cada emisin de bonos.
43. 43. GRACIAS