exposiciones temporales

8/16/2019 Exposiciones Temporales

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Edita:

© SECRETARÍA GENERAL TÉCNICASubdirección General de Publicaciones, Información y Documentación.

N.I.P.O.: 551-06-096-2

N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicación electrónica)I.S.B.N.: 84-8181-325-7

Depósito Legal: M-47.363-2006

Imprime: Artes Gráficas PALERMO, S.L.

MINISTERIO DE CULTURA


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exposicionestemporales

organizacióngestióncoordinación


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MINISTERIODE CULTURA

Carmen Calvo PoyatoMinistra de Cultura

Antonio Hidalgo LópezSubsecretario de Cultura

Julián Martínez García

Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales


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Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes

Dirección:

Elena Hernando GonzaloSubdirectora General de Promoción de las Bellas Artes

Coordinación: Anunciación Fariñas LamasCarmen Padilla MontoyaMaría de Prada López

Redacción:

Anunciación Fariñas LamasIria Losada Baltar Carmen Padilla MontoyaMaría de Prada LópezMariflor Sanz Mallo

Diseño:

ruiz.ampuero arquitectos

Maquetación:

Manuel Urea Holgado

Agradecemos la colaboración de: Ana Azor LacastaPilar Barraca de RamosElena Cortés GómezCarmen Díez RodrigoCarmen Esteban MarcosConsuelo Luca de TenaPilar Moreno Sastre

Jorge Pascual Rodríguez Alicia Pérez RodríguezPilar Sánchez Llorente.


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organización

n viabilidad del proyecto

n normas de actuación

n con•guración del equipo

profesional

n desarrollo del proyecto


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Conmemoraciones,

aniversarios,

aportaciones de investigaciones recientes,

nuevas adquisiciones que se incorporan a una colección,política expositiva de fondos que integran colecciones

estables,

programas de intercambio entre instituciones,

políticas culturales de colaboración entre instituciones

de ámbito nacional y/o internacional,

y un largo etcétera...

....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrán

justificar la organización de una exposición temporal.

En función de los diferentes objetivos y fines que se

propongan las Instituciones o Entidades organizadoras

de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de

posibilidades se multiplicará y diversificará considerable y

progresivamente.


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viabilidad del

proyecto

Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposición, y con carácter

previo a la toma de decisión sobre la producción de una exposición temporal,

el Organizador deberá realizar un estudio amplio que contemple no sólo

una valoración cultural sino también una valoración económica del proyecto

expositivo, con el fin de proceder a la estimación de su necesidad, oportunidad

y viabilidad.

Sin pretender la exhaustividad, a continuación se relacionan algunos de los

aspectos que se deberán analizar para obtener las correspondientes valoraciones

del proyecto:

valoración culturaln La oportunidad y necesidad de la realización del proyecto, y si el motivo que

lo origina está en consonancia con la misión, fines y objetivos encomendados

a la Institución o entidad organizadora.

n El rigor científico-cultural del discurso expositivo, así como la calidad del

contenido de la muestra.

n La relación de los objetos que podrían formar parte de la misma, y su

adecuación al discurso expositivo.n Los colaboradores científicos que participarán en el proyecto.

n La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibición.

n La relevancia y el interés social y cultural de posibles Instituciones o entidades

colaboradoras.

n El valor pedagógico y el interés cultural para el público que asista a la

exposición.


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valoración económican Los recursos humanos necesarios para la organización de la exposición.

n El estado de conservación de los objetos que participarán en la exposición

y si precisan algún tratamiento de limpieza, restauración u otro tipo de

intervención, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida

del préstamo.

n La valoración aproximada de los bienes culturales a efectos de contratación

de pólizas de seguro.

n La manipulación y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia

hasta el lugar de la exposición.

n El diseño, realización y montaje de elementos expositivos.

n Las actuaciones necesarias para la comunicación y difusión de la

exposición.

n La aceptación de posibles aportaciones de Instituciones o entidades

colaboradoras, o necesidad de búsqueda de los mismos.


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normas de

actuación

principios deontológicosSea cual sea el motivo que da origen a la producción y realización de una

exposición temporal, conviene señalar que el respeto a los principios de ética

y deontología1 asentados en materia de exposiciones temporales, deberá sernorma de general aceptación que guíe la actuación de todos los profesionales

que participen en su organización.

En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribución al desarrollo cultural y

social se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan deberán manifestarsede relevante interés para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.

Se habrá de tener en cuenta que:

l La solicitud de préstamo de bienes culturales para exposiciones

temporales se hará únicamente cuando su presencia resulte

imprescindible para la comprensión del discurso expositivo.

l El organizador deberá asegurarse de la procedencia lícita de los bienes

culturales.

l Se tendrá que respetar la confidencialidad y permanencia en el

anonimato del prestador, cuando el mismo así lo solicite.l El estado de conservación del objeto permitirá su movilidad sin riesgos

añadidos a los propios de su manipulación y traslado al lugar de

exposición.

1 Código de Deontología Profesional del ICOM.

Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe

elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unión Europea.

2005.


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l La exposición se realizará en salas idóneas y adecuadas a los objetos

que se expongan.

l Los objetos se exhibirán en condiciones óptimas para su preservación y

conservación.

Desde el inicio del proyecto hasta la conclusión del mismo, dichos principios

serán causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de la

producción y realización de una exposición temporal.

legislación aplicable

La organización de una exposición temporal en territorio español, requierela sujeción a la normativa jurídica estatal y autonómica vigente que regula

múltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,

destacando:

l Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Código

Civil español.

Ÿ Dedica su Titulo X a la regulación del Préstamo con carácter

general.

l Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

Ÿ Regula la salida de bienes de interés cultural de los Museos, Archivos

y Bibliotecas de Titularidad Estatal.Ÿ Regula la salida de bienes culturales del territorio español para

participación en exposiciones temporales.

l Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el

Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español

de Museos.

Ÿ Regula lo relativo a los bienes de interés cultural que se custodian en

los museos.

l Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba

el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones

Públicas.

l Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades

sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.

Ÿ Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposición Temporal.

l Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.

l Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

Ÿ Regula todo lo relativo a la exportación e importación de bienes

culturales para exposiciones temporales y los correspondientes

trámites aduaneros.


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l Ley de Presupuestos Generales del Estado.

Ÿ Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintosÓrganos de la Administración para realizar su cometido a lo largo delcorrespondiente ejercicio económico.

l Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.

l Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrollala disposición adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del

Patrimonio Histórico Español, sobre Garantía del Estado para obras

de interés cultural.

l Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada porReal Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.

l Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba elReglamento de Seguridad Privada.

Ÿ Regula la utilización de los servicios de escolta, así como los serviciosde seguridad privada en espacios públicos.

l Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se apruebael Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

l Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplían los medios de tutelade los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen

normas procesales para facilitar la aplicación de diversos reglamentos

comunitarios.

Ÿ Regula los derechos de autor y los derechos de reproducción.

l Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.

Ÿ Regula la participación solidaria de los ciudadanos en actuaciones devoluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro públicaso privadas.

l Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y ComunicaciónInstitucional.


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configuración del

equipo profesional

Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realización, se procederá

a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y

control de las diferentes fases que culminarán en la realización de la exposición

temporal.

comisariadoEl comisariado o dirección científica de la exposición asume la responsabilidad

de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la selección de los

bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios deactualidad, deberá compaginar la aportación de un elevado contenido científico-

cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para

especialistas y expertos como para el público en general.

Funciones:

l Elaborar el proyecto científico-cultural y definir sus características.

l Seleccionar y localizar los objetos a exponer.

l Coordinar el discurso expositivo y diseño de montaje.

l Aportar la información complementaria a la exposición: textos,

documentos, gráficos, etc.

l Redactar los textos para el material de comunicación y difusión de la

exposición.

l Colaborar con el equipo de diseño y de coordinación en la supervisión

del montaje de la exposición.

l Realizar la coordinación científica del catálogo, en su caso.


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diseño de montajeSe desarrollará en estrecha colaboración con la entidad organizadora y las

directrices del comisariado de la exposición ya que el montaje deberá respetar

la coherencia del discurso científico-cultural, además de favorecer su lectura,

comprensión e interpretación por el público.

Generalmente, el diseño de la exposición se realiza por equipos profesionales

formados por arquitectos, diseñadores y otros especialistas en diferentes tareas

complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe

conciliar la estética con condiciones de conservación preventiva y seguridad

de los bienes culturales.

El diseño del montaje conlleva:

l Elaboración del proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que

incluirá distribución y ubicación de las piezas, itinerario y circulación de

visitantes.

l Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario

que se requiera.

l Delineación de planos para su construcción.

l Definición de materiales.

l Propuesta de iluminación.

l

Diseño de la gráfica de la exposición.l Dirección técnica del montaje en colaboración con el comisario y el

coordinador.

coordinación técnicaAúna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del

proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para

su realización, llevando a cabo:

l Solicitud del préstamo de los objetos que participarán en la exposición.

l Análisis de las condiciones del préstamo, y de las necesidades

específicas de los objetos para la contratación de:

Ÿ Diseño de montaje.

Ÿ Intervenciones de limpieza, restauración...

Ÿ Embalaje y Transporte.

Ÿ Póliza de Seguro.


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l Solicitud de la Garantía del Estado, en su caso.

l Control de recepción y devolución de objetos.l Control y supervisión del montaje y desmontaje.

l Coordinación técnica del catálogo.

otros profesionalesPara el buen desarrollo del proyecto se requiere de:

n Personal Técnico y Administrativo:

Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestióny tramitación jurídica, económica y administrativa.

n Personal de Difusión y Comunicación:

Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluación

de la muestra.

Asimismo será necesario la colaboración complementaria de otros profesionales

y técnicos en:

n Restauración:

En numerosas ocasiones será necesario proceder a tareas de limpieza y/o

restauración de los bienes culturales para que reúnan las condiciones idóneasde exhibición.

n Fotografía:

Si el titular del bien no dispone de material fotográfico del objeto, o éste

no tiene la calidad suficiente para una buena reproducción en el material

que se requiera, el organizador tendrá que prever la obtención del mismo

por fotógrafos profesionales.

n Especialistas en nuevas tecnologías:

La creciente incorporación de materiales audiovisuales e informáticos en el

propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicación

y difusión requiere de personal especializado en estas áreas.

Además de la contratación de empresas con personal especializado en:

l Manipulación, transporte y montaje de bienes culturales.

l Vigilancia y seguridad.


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desarrollo del

proyecto

Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y

definido el equipo profesional que se ocupará de su puesta en marcha, se inicia

el desarrollo del proyecto.

Las herramientas más importantes que van a facilitar dicho desarrollo serán los

Convenios de Colaboración, la Gestión Económica y la Coordinación Técnica, a

las que se dedican los próximos tres capítulos de esta publicación.

convenios de colaboraciónSiempre que se estime oportuna la colaboración de otras Instituciones o

entidades interesadas en el proyecto, tanto públicas como privadas, los términos

de dicha colaboración deberán manifestarse por escrito en diferentes acuerdos

y convenios de colaboración que ordenen y regulen el reparto de tareas,

responsabilidades y contrapartidas.

Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en

profundidad y con detalle en el capítulo dedicado a ‘convenios de colaboración’-

se podrían destacar, entre otros, los que hacen referencia a:

n Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que

por su titularidad podrán ser públicas o privadas (Administraciones Públicas-Estatal, Autonómica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,

Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)

n Fórmulas de financiación que permitan distribuir la gestión del gasto público

entre diferentes administraciones y/o Instituciones públicas y privadas,

o lograr acuerdos de cofinanciación pública-privada mediante la gestión

de la aportación económica del sector privado a través de las diferentes

modalidades de Patrocinio.


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gestión económicaUna vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre

Administración y entidades colaboradoras, la gestión económica de la

Administración estará sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del

Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio económico, como a la Ley

de Contratos de las Administraciones Públicas.

Así, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias

de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,

la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas fija la tipología de los

mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la

forma de su adjudicación.

Además, la ejecución del presupuesto estará sometida a control interno en

todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado, a

través de su doble función de intervención y de control financiero, asegurará

la actuación del sector público con sometimiento a los principios de legalidad,

eficacia y economía.

coordinación técnicaFinalmente y para el buen desarrollo del proyecto, será necesaria una

coordinación técnica que asegure la puesta en común de las múltiples tareasimprescindibles para la producción y realización de la exposición temporal.

La solicitud de bienes culturales, en calidad de préstamo temporal, para su

participación en la exposición, que se realice a Instituciones, entidades y/o

colecciones públicas o privadas generará una serie de compromisos que deberán

ser asumidos por el organizador de la muestra.

Una vez establecidas las premisas de la conservación preventiva y seguridad que

requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a través de suscripción de

las correspondientes pólizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte

de los bienes así como su instalación en la sala de exposición por personal

especializado, permitirán la exhibición de los mismos en óptimas condicionesde contemplación por el público.

Al mismo tiempo se deberá llevar a cabo una programada publicidad y difusión

de la misma, desde la organización del acto inaugural y presentación a los

medios de comunicación, pasando por la edición de diferentes publicaciones,

hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendrá que

ser previsto en el proyecto de una exposición para intentar alcanzar su máxima

difusión y comunicación social.


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Concluida su exhibición al público, la consiguiente evaluación de la exposición

en base a los diferentes objetivos que la organización se haya fijado al inicio de

la misma constituirá el auténtico cierre de una exposición temporal.

Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de

la documentación generada en torno a la exposición temporal, es importante

señalar que éste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa de

menor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso ético y una

obligación jurídica que atañe a la conservación del patrimonio documental tal

y como establece la Ley del Patrimonio Histórico Español.

DESARROLLO DELPROYECTO EXPOSITIVO

CONOCIMIENTOS MUSEOGRÁFICOS

TRABAJO EN EQUIPO

COMISARIO

GESTOR

DISEÑADOR

PROYECTO CIENTÍFICO

JURÍDICO

ADMINISTRATIVO

COORDINADOR

PUBLICACIONES

ESPACIO EXPOSITIVOPUBLICACIONES

EXPOSICIÓN - COMUNICACIÓN

EMISOR - ORGANIZADOR RECEPTOR - VISITANTE


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convenios de

colaboración

n consideraciones generales

n convenios de la subdirección

general de promoción de las

bellas artes

n procedimiento de tramitación


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El objetivo de este capítulo consiste en proponer una

guía que permita orientar a aquellas entidades que estén

interesadas en organizar una exposición en colaboración

con otra institución.

La ya de por sí amplia figura del CONVENIO presenta lautilidad, en este marco de colaboración, de reflejar en un

solo texto el alcance y características de cada exposición,

así como las diversas expectativas, necesidades y

objetivos que se plantean las Instituciones cuando

deciden cooperar entre sí para poner en marcha el

proyecto expositivo.

Efectivamente, si la exposición ya inaugurada muestrael satisfactorio resultado en el que convergen todas las

etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el

esfuerzo común de multitud de intervinientes, el convenio

no deja de ser un documento que, permaneciendo en un

trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia

los compromisos adoptados por cada parte, siempre

necesario para que se pueda conseguir dicho objetivo

final.


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consideraciones

generales

Cuando se utiliza el término convenio para aludir al documento en el que se

plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposición, se hace

necesario formular una advertencia previa pues, como señala G. Fernández

Farreres, la denominación de convenio se utiliza dentro del ámbito general de

actuación de la Administración Pública, en tanto que declaración que procede

no sólo de la voluntad de la Administración –como sería el caso de un acto

administrativo– sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de

otros sujetos.

Por este motivo, se puede acoger la definición que ofrece Pablo Martín Huerta

de los convenios interadministrativos como “negocios jurídicos de Derecho

público y de carácter intuitu personae que celebran las Administraciones yentes públicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades

derivadas de la colaboración administrativa”.

Sin embargo, también es cierto que a través de la utilización del término

convenio no se pretende hacer, como observa José Mª. Rodríguez de Santiago,

una remisión a una precisa naturaleza jurídica del acto en cuestión, sino sólo

expresar que en la formación del mismo intervienen voluntades concurrentes

de dos o más sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administración

Pública.

En resumen, a lo largo de las páginas que siguen se va a entender por convenio

aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de

actuaciones, originando una relación jurídica de colaboración entre dos o más

sujetos que tiene como fin la organización de una exposición.

n fundamento

n regulación


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fundamentoEn el caso de que la Administración sea una de las partes del convenio, como

ocurre con las exposiciones que organiza la Subdirección General de Promoción

de las Bellas Artes, la relación jurídica adquiere un carácter público que obliga

a aplicar las normas administrativas. En atención a este aspecto, puede ser

útil indicar los motivos por los cuales estas características presentan algunas

peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuación se exponen son

adaptables a las necesidades de cada entidad en función de sus circunstancias

y del régimen jurídico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.

El convenio se utiliza para conseguir un fin común. Cuando una de las partes

es una Administración Pública, dicho fin ha de encontrarse amparado por una

norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio deCultura atribuyen a la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales la

función de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder

desarrollar esta competencia en colaboración con otras entidades.

Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de

colaboración es la relativa a su denominación, esto es, por qué se escoge el

término de “convenio” y no, por ejemplo, el de “contrato”, entendido en su

acepción formal como acuerdo de dos o más voluntades tendente a la creación

de un vínculo jurídico.

El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,

en el caso de las Administraciones Públicas, el convenio se convierta en lahabilitación normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en

el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo

el transporte de las obras, el catálogo, etc., podrán justificar su objeto en el

convenio de colaboración del que traen causa.

Es preciso, pues, distinguir el ámbito que corresponde al convenio de

colaboración del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado

que la utilización de uno u otro por parte de la Administración no es opcional.

El convenio de colaboración permite distribuir entre las partes firmantes los

compromisos necesarios para la realización de la exposición; los contratos, por

su parte, hacen efectiva la ejecución de los distintos servicios comprometidos.

El convenio se firma entre las dos o más entidades que libremente han decidido

celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Públicas, necesitan

seguir para su perfección el procedimiento establecido en la normativa sobre

contratos, que será el que determine cuál será la empresa adjudicataria del

mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratación

administrativa.

En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda

conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,


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habría que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones

Públicas.

Es cierto que tanto los convenios de colaboración como los contratos

administrativos son instrumentos adecuados para la realización de funciones

administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de

Contratos de las Administraciones Públicas se aplican a los convenios de

colaboración para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto

Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio; en

adelante, “Ley de Contratos”). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en

el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios

no se manifiesta en una contraposición de intereses (v. gr., una prestación de

servicios a cambio de una contraprestación económica), sino que se trata de una

actividad y una gestión que se pretende encauzar en una determinada direcciónmediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administración

participe en la financiación de dicha actividad o que, incluso, esta financiación

sea llevada a cabo por otra entidad a través del patrocinio.

Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del ámbito de aplicación de

dicha Ley los siguientes convenios:

1º. Los convenios de colaboración que celebre la Administración General del

Estado con la Seguridad Social, las Universidades Públicas, las Comunidades

Autónomas, las Entidades locales, organismos autónomos y restantes

entidades públicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre sí,

salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras públicas, servicioso suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma

Ley de Contratos.

2º. Los convenios que, con arreglo a las normas específicas que los regulan,

celebre la Administración con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho

privado, siempre que su objeto no esté comprendido en el de los contratos

regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.

Asimismo, es importante destacar que la búsqueda de la colaboración con los

particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administración

de los límites que el principio de legalidad impone a su actuación.

Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboraciónque celebra una Administración Pública con otra entidad una evidente naturaleza

administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdicción

contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir

de su interpretación y cumplimiento (artículo 8.3 de la Ley 30/1992, de 26

de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común).


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regulaciónEl principio de colaboración, conforme dispone el artículo 3.2 de la Ley

de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento

Administrativo Común, rige las relaciones entre las Administraciones Públicas.

Este principio de carácter general es también aplicable a las relaciones de

colaboración que, en virtud de un convenio, la Administración General del

Estado pueda entablar con otras entidades de carácter privado.

De forma esquemática se puede citar la regulación actualmente vigente en

materia de convenios de colaboración de la forma que sigue:

n

Convenios entre la Administración General del Estado yla Administración de las Comunidades Autónomas

El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común regula los convenios de colaboración que

puede celebrar la Administración General del Estado y los organismos públicos

vinculados o dependientes de ella con los órganos correspondientes de las

Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias.

Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientación política

sobre la actuación de cada Administración en una cuestión de interés común o

a fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración

en un área de interrelación competencial o en un asunto de mutuo interés sedenominarán Protocolos Generales.

nConvenios entre la Administración Local y las

Administraciones del Estado y de las Comunidades

Autónomas

Estos convenios encuentran su habilitación legal en el artículo 57 de la Ley

7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, de forma que la

cooperación económica, técnica y administrativa entre dichas Administraciones,

tanto en servicios locales como en asuntos de interés común, se desarrollará

con carácter voluntario, bajo las formas y en los términos previstos en las leyes,pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.

nConvenios de colaboración que celebre la Administración

General del Estado con otras entidades

Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administración General del Estado puede

celebrar convenios de colaboración, además de con otras Administraciones,

con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado.


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nConvenios de colaboración empresarial en actividades de

interés generalEl apartado primero del artículo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de

régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al

mecenazgo, entiende por convenio de colaboración empresarial en actividades

de interés general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artículo

16 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda

económica para la realización de las actividades que efectúen en cumplimiento

del objeto o finalidad específica de la entidad, se comprometen por escrito

a difundir, por cualquier medio, la participación del colaborador en dichas

actividades.

Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general,los convenios celebrados por la Subdirección General de Promoción de las Bellas

Artes no se incluyen entre los previstos por el artículo 6 de la Ley de Régimen

Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo

Común, sino que se amparan en la habilitación más genérica prevista en la Ley

de Contratos, a la que antes se aludió, lo cual se manifiesta en la simplificación

de su tramitación.


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convenios de la

subdirección

general de promoción

de las bellas artes

A continuación se indican, sin ánimo de establecer una enumeración exhaustiva,

los convenios más representativos elaborados por la Subdirección General de

Promoción de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades

derivadas de la organización de la mayor parte de las exposiciones.

n clases

n contenido


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clases

nConvenio marco de colaboración

Permite expresar la voluntad de colaboración en el desarrollo de proyectos y

actividades comunes que posteriormente se plasmarán en convenios específicos

para actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio

de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que

establezca el propio convenio.

nConvenio de colaboración para la organización de una

exposición

Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de

las partes firmantes para la organización de una exposición concreta, una vez

que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdirección

General de Promoción de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal

una exposición organizada por otra institución.

nProtocolo general

El convenio adoptará esta forma con el objetivo de que un órgano de la

Administración General del Estado y otro de una Comunidad Autónoma puedan

fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración en

la organización de una exposición.

nConvenio de cesión temporal

Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de producción propia de

la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, entre las que destacan

muestras fotográficas de los más diversos autores españoles contemporáneos, la

Subdirección dispone de un modelo de convenio de cesión temporal que permite

articular estas itinerancias como préstamos ágiles a terceras instituciones en

España y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, únicamente se solicita

de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organización de

la exposición en su sede, no exigiéndose ninguna contraprestación económicaa cambio.

nCesión de salas por parte otra entidad

En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la

Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, es necesario solicitar

la colaboración de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones

adecuada a este fin.


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nPatrocinio

En los convenios de colaboración se puede reflejar la posibilidad de que las partesfirmantes recurran a la colaboración de determinadas entidades, a los efectos

de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden

en la organización de la exposición.

Asimismo, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes celebra,

al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las

entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios

de colaboración cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposición por

parte de una entidad sujeta al derecho privado.

contenido

n Estructura

El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la

exposición, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del

ordenamiento jurídico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo

del artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas

y del Procedimiento Administrativo Común, deberán especificar el contenido

previsto en el apartado segundo de dicho artículo.

En el caso de los convenios que tramita la Subdirección General de Promoción

de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mínimo

de apartados que conforman su estructura:

l Título o denominación del convenio.

Ha de reflejar el objeto del convenio, que será una de sus cláusulas.

l Lugar y fecha de firma.

Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar y

la fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con

el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdirección General

de Promoción de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma

no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el día en

que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre

su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto

definitivo.

l Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresión de

“reunidos”, “comparecen”, u otra similar, haciendo referencia a la justificación

de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones


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Públicas) con los que actúan en representación de la Institución por la que

firman.

l Identificación de los motivos por los que se considera oportuno firmar el

convenio, utilizando la expresión “manifiestan”, “exponen”, o cualquier otra

indicación similar.

En este apartado conviene hacer una presentación de los objetivos y fines

de cada institución firmante, su relación con el objeto del convenio, las

razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes

del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren

oportuno formular. A título de ejemplo, se pueden hacer las siguientes

presentaciones:

n Presentación del Ministerio expresando, por ejemplo, “que el

Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...)”.

n Presentación de la/s otra/s entidades firmantes.

n Presentación del Museo o del titular de la colección, en su caso.

n Presentación de la exposición.

n Indicación de que ambas partes acuerdan formalizar el presente

convenio con arreglo a las cláusulas que siguen.

l Clausulado.

Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Según el tipo de

exposición, seguirá un modelo preestablecido, como es el caso de los

convenios de cesión temporal, o se redactará de forma específica, ordenandoel clausulado en función de las obligaciones que corresponden a cada

entidad, especificándolas por separado, así como los compromisos comunes,

en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las cláusulas

atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo

de ejemplo, más adelante.

l Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre

de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institución a la que

representa.

l Anexos, en su caso.

La relación de obras que componen la exposición suele reflejarse en uno deestos anexos, que también ha de ser firmado por ambas partes.

nPrincipales cláusulas

l Objeto.

Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, “el presente convenio tiene

por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante)

la exposición..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la

ciudad... entre las fechas...”


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l Compromisos.

Permite recoger, en una o varias cláusulas, las obligaciones a las que secompromete cada una de las partes.

Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el

patrocinio de una exposición o la cesión de una sala, el clausulado se reduce a

las previsiones mínimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del

patrocinio, la cláusula “compromisos” reflejará que la Subdirección General

de Promoción de las Bellas Artes organiza una exposición y que la entidad

patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad económica para

colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administración

contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una

aportación en especie, esto es, una aportación de los servicios ya contratados

por el propio patrocinador.l Calendario y sedes.

Requerirá una cláusula separada, en el caso de que estos aspectos no se

hayan concretado anteriormente.

l Seguro.

Debe especificarse a cuál de las partes corresponde contratar el seguro para

obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad “clavo a clavo”.

l Seguridad.

Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto físicas

(humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesióntemporal se establece que las condiciones de seguridad deberán seguir las

Directrices para los Acuerdos de Préstamo del ICOM de 1974.

l Desperfectos.

En los convenios de cesión temporal se introduce una cláusula que impide

a la parte receptora o al personal de las salas de exhibición manipular o

restaurar ninguna de las obras de la exposición sin el previo conocimiento

y consentimiento del Ministerio mientras dure el período de cesión.

l Transporte.

Por lo general, se efectuará por una empresa de transporte de toda

solvencia técnica, debiéndose determinar a quién corresponde sufragareste concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y

lugar de destino).

l Desembalaje y reembalaje.

Se debe concretar la parte que deberá sufragar la construcción de los

embalajes, así como la realización del desembalaje y del reembalaje, que

se realizará por una empresa de toda solvencia técnica.


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l Montaje.

Se especificará la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivadosde las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje

de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envío

de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al

desmontaje.

l Comisariado

El convenio establecerá a quién corresponde asumir este compromiso.

Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado

que se mencionará en un contrato específico, salvo que la exposición sea

fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su

selección previa.

l Catálogo.

Debe indicarse la tirada, el idioma en el que será redactado, en su caso,

y la parte que asumirá su coste. Es importante hacer una referencia a los

logotipos y créditos institucionales, sin perjuicio de su regulación en una

cláusula específica.

l Derechos de autor.

En su caso, ha de introducirse una cláusula relativa a la protección de los

derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos,

según proceda, sin perjuicio de que su concreción se plasme en un contrato

aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos de

propiedad intelectual.

l Créditos y publicidad.

Con independencia de que se hayan mencionado en la cláusula relativa

al catálogo, conviene prever en el convenio una cláusula por medio de la

cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y

en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los

créditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, así como

los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas

partes firmantes, supervisarán estos aspectos a través de un coordinador

técnico.

l Régimen jurídico de las obligaciones del Ministerio.

Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para

la ejecución de los compromisos adquiridos en el convenio están sujetos

a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, así como a la Ley

47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.


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l Comisión mixta de seguimiento.

El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicasy del Procedimiento Administrativo Común requiere la constitución de este

órgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que

se rigen por dicho artículo.

l Resolución de controversias.

En esta cláusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicará

que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan

surgir sobre la interpretación, modificación, ejecución, resolución y efectos

que puedan derivarse del mismo se resolverán entre las partes, agotando

todas las formas posibles de conciliación para llegar a una solución amistosa.

En su defecto, serán competentes para conocer de las cuestiones litigiosas

los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.

Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidad

extranjera, se precisará que la competencia para conocer de las cuestiones

litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de España,

que son los del orden contencioso-administrativo.


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procedimiento

La duración del procedimiento de tramitación de un convenio de colaboración

puede depender de múltiples factores como son, principalmente, la concreción

del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactarel texto, los trámites internos que han de superar de cada una de las partes

firmantes, etc.

n inicio: trámites previos

n redacción del convenio

n tramitación

n firma

n archivo y seguimiento del convenio


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inicio: trámites previosLos trámites previos parten de una serie conversaciones informales en las

que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y

oportunidad por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, y

autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales,

se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente

la distribución de las obligaciones que posteriormente se concretarán en el

convenio.

redacción del convenion La competencia de representación

La colaboración ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones

competenciales o de representación de cada entidad firmante.

Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de

compromisos u obligaciones, es preciso que el órgano administrativo justifique

adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se

efectúa el nombramiento de la autoridad firmante, así como de la norma que

le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citaría

el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura básica del Ministerio de

Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar elconvenio en representación del Ministerio, así como cualquier otra disposición

que se estime conveniente.

Por su parte, en relación con las entidades privadas, es necesario hacer constar

que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse

en el sentido que se pretende en el mismo (“bastanteo”), de conformidad

con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al

representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros

actos con la Administración Pública o que permitan reconocer la competencia

y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un

acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.

nNegociaciones

En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el

contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumirá cada una

de las partes. La estructura del convenio, el número de cláusulas y su contenido

dependerá del curso de las negociaciones.

Con el objetivo de simplificar este trámite, y de aplicación restringida a las

exposiciones de producción propia que ofrece en itinerancia, la Subdirección


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General de Promoción de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio

de cesión temporal que únicamente requiere ser adaptado a circunstancias

muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposición, el recorrido

del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institución cesionaria que

cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su

representación.

Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas

informáticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos,

lo cual permite agilizar la comunicación entre las partes.

nConformidad de ambas partes al texto

Normalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo

electrónico o una conversación telefónica.

tramitación

nControl jurídico

Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto

del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los

efectos de que emita el correspondiente informe jurídico.

Asimismo, el Abogado del Estado comprobará los documentos justificativosde la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,

expresando de modo concreto su eficacia en relación con el fin para el que

hayan sido presentados, tal y como dispone el artículo 29 del Real Decreto

997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio

Jurídico del Estado.

nControl presupuestario y económico

La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la

función interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los

actos del sector público estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a

la realización de gastos. En consecuencia, la Subdirección General de Promoción

de las Bellas Artes debe, con carácter previo, tramitar la correspondiente

retención de crédito y, a continuación solicitar el informe de fiscalización

previa.

Es de destacar que la fiscalización de los convenios de colaboración se prevé

expresamente en el apartado decimotercero de la Resolución de 4 de marzo de

2002, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se

hace público el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por


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el que se da aplicación a la previsión del artículo 95.3 del texto refundido de la

Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de función interventora.

n Texto definitivo

Las observaciones formuladas en la fase de control jurídico y de control

presupuestario y económico del Ministerio deberán ser incorporadas al borrador,

siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los

efectos de obtener un texto definitivo.

nOtros trámites

Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la

traducción del convenio a otro idioma, lo cual se realizará una vez que el textosea definitivo.

firmaCon independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente

habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes

estampen también su firma en cada una de sus páginas, así como en los anexos,

si los hubiera.

Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdirección General de

Promoción de las Bellas Artes remitirá a la contraparte los ejemplares originales

del convenio, en número de uno por cada parte interviniente, con el fin de que

proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en último lugar.

archivo y seguimiento del convenioUna vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas procederá al

archivo de su correspondiente ejemplar.

El convenio mantendrá su vigor hasta el momento en el que finalicen las

actuaciones en él previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien

su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que así lo

impongan.

En consecuencia, el Ministerio realizará un seguimiento de las obligaciones

comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto,

asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley

47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.


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TRÁMITES A REALIZAR ENTRE LAS

PARTES FIRMANTES

TRÁMITES INTERNOS DE LA S.G. DE

PROMOCIÓN DE LAS BELLAS ARTES

Trámites previos

Control jurídico

Texto definitivo

Archivo y seguimiento del convenio

Acreditación de

la competencia o

capacidad de

representación

Negociaciones

(e-mail)

Conversaciones

informales

Autorización del

proyecto

Particulares

(bastanteo)

Administración

(norma, acto denombramiento)

Control

presupuestario

económico

Envío de los ejemplares originales a la

contraparte para su firma en todas sus

hojas

Firma de lacontraparte

Envío de

ejemplares

originales al

Ministerio

Envío del

convenio firmado

a la contraparte

Firma del

Ministerio

Conformidad de

ambas partes

Retención de

crédito (RC)

Fiscalización

previa

Retoques al

borrador


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gestión económica

n programación económica

n gestión !nanciera

n contratación administrativa


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Entendiendo la gestión económica como losprocedimientos establecidos para la ejecución de lospresupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en elcaso de las exposiciones temporales organizadas por

el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,en este manual nos centraremos en el estudio de los

procedimientos de gestión del gasto.

Partiendo de un presupuesto de carácter limitativo queimpide realizar gasto por importe superior al autorizado yque únicamente podrá utilizarse para conseguir el objeto

para el cual fue aprobado, la GESTIÓN ECONÓMICA seajustará siempre a los principios de legalidad, eficacia y

economía a los que se somete la actividad económica delas Administraciones Públicas.

Justificada por la necesidad de contar con el trabajode profesionales externos a la Administración para el

desarrollo del proyecto expositivo, la gestión económicadel gasto se inicia con el estudio de la viabilidad

económica del proyecto expositivo, y en concreto conel estudio de su financiación, con la delimitación de

necesidades y con las estimación de su coste.

Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecuciónpropiamente dicha del gasto a través de los distintosprocedimientos previstos, entre los que veremos con

mayor detenimiento, por su importancia, la contrataciónadministrativa.


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programación

económica

A través de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año, seaprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintosÓrganos de la Administración General del Estado para realizar su cometido alo largo del correspondiente ejercicio económico.

En lo que se refiere a la gestión de la Subdirección General de Promoción de lasBellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa específico degastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carácter limitativoy únicamente a través de alguna de las modificaciones previstas en la LeyGeneral Presupuestaria (transferencias de crédito, créditos extraordinarios...)podrá ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas

presupuestarias y a través de ellas se financiarán los distintos trabajos necesariospara la realización de estas exposiciones temporales.

La programación económica consiste pues en repartir y ordenar este presupuestode gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado año,comprobando la viabilidad económica de cada una de ellas a través de lassiguientes fases: el estudio de su financiación, la delimitación de necesidadesy la estimación de su coste.

n financiación

n

delimitación de necesidadesn estimación de costes


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financiaciónDesde el punto de vista económico, lo primero que hay que saber de unaexposición a la hora de valorar su viabilidad económica, es si ésta va a serproducida y financiada en su totalidad por la Administración, o si existirá algúntipo de participación externa. En función de ello, podemos hablar de dos clasesde exposiciones:

n Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidadpor la Administración y como consecuencia los gastos previstos para sucelebración son también asumidos en su totalidad por ella. En este casohablamos de una exposición de producción propia, en la que la contrataciónde todos los trabajos depende únicamente de la Administración.

n Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otrainstitución pública o privada, en cuyo caso hablamos de exposición deproducción compartida. En este caso, existirá un Convenio de Colaboraciónque regulará entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas lasde carácter económico. En el clausulado de ese Convenio se especificaránlas partidas de gastos que asumirán cada una de las partes, o en el caso detratarse de un Patrocinio, si la aportación económica será para una partidao partidas determinadas.

delimitación de necesidadesUna vez se sabe cómo se va a financiar la exposición, el paso siguiente consistiráen la elaboración de una relación de necesidades, entendiendo en este caso pornecesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realización de laexposición que haya que encargar a una empresa o profesional y que conllevenun gasto. Si está prevista una producción compartida pero no están del tododefinidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.

Para elaborar esta relación de necesidades, el servicio económico debecontar con la colaboración de la coordinación técnica, pues será la que mejorconozca junto al comisariado la exposición, que facilitará o conseguirá toda la

información necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.

Si bien es verdad que cada exposición es distinta a las demás y tiene sus propiasnecesidades, siempre habrá una serie de trabajos comunes a todas ellas queconstituyen su columna vertebral y que serán los primeros con los que debemoscontar salvo que, por Convenio, corresponda su realización a otra Institución.Estos trabajos son:


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nComisariado

El comisario es el ideólogo de la exposición y la persona encargada de realizarel proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de lamuestra y el discurso científico-cultural que pretende.

nDiseño expositivo

Realizado por un profesional cualificado, es un proyecto técnico en el que

se tratará de plasmar el contenido y el discurso científico-cultural que quiere

transmitir el comisario de la exposición.

nDiseño del catálogo

Al igual que en el caso anterior, es un proyecto técnico realizado por un

profesional en el que se plasmará el contenido y el discurso científico-cultural

de la exposición, manteniendo, si así se desea, una línea de diseño acorde

con el diseño expositivo.

n Edición del catálogo

Conforme al diseño presentado y bajo la supervisión de la persona que lo

ha realizado, se contrata a una imprenta para su edición.

n Seguro

Si no se solicita Garantía del Estado1 para asegurar las obras, se suscribirá

una póliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra lasobras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolución al final de

la exposición (cobertura “clavo a clavo”)2.

n Embalaje y transporte

Se contratará con una empresa especializada la realización de un embalaje

adecuado para las obras, así como su recogida y transporte hasta la sala de

exposiciones y su posterior devolución en las mismas condiciones.

nMontaje y desmontaje

Realizado por una empresa especializada, ejecutará el proyecto técnicopresentado por el diseñador de la exposición.

La regulación de las condiciones de realización de estos trabajos y los

compromisos económicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con

carácter general a través de los procedimientos de contratación previstos para

la Administración Pública que veremos más adelante.

1 Ver apartado “Garantía del Estado”2 Ver apartado “Suscripción de póliza con compañía privada”


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Acompañando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna

vertebral de la exposición, y también el grueso de la inversión, existen otros

muchos que no por ser más accesorios o tener menor trascendencia económica,

dejan de ser importantes para el conjunto de una exposición. A todos hay que

tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A

continuación se presenta una lista de los más frecuentes:

n Redacción de textos y fichas para el catálogo.

n Realización y/o positivado de fotografías para el catálogo.

n Trabajos de documentación.

n Restauración de piezas.

n Enmarcado.

n Producción audiovisual.

n Publicidad.

n Talleres y actividades de difusión.

n Servicio de azafatas.

n Servicio de vigilancia.

n Servicio de limpieza.

n Edición de material divulgativo.

n Invitaciones.

n Acto inaugural.

estimación de costesUna vez delimitadas las necesidades se realiza la estimación de su coste. Se

tendrá en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a

imputar a un único ejercicio presupuestario o a más, pues resulta habitual que

el periodo de preparación de una exposición abarque más de uno. Así, por

ejemplo en el caso de una exposición que se celebre a primeros de un año, ésta

tendrá trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses

antes de su inauguración, en el ejercicio presupuestario anterior, como serían

por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseño del montaje.

Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, más cercano a la

inauguración o durante su celebración, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio

presupuestario; serían, por ejemplo, la producción de un audiovisual, o un servicio

de azafatas. Y por último, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en

los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguración, por

ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,

como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.


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Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio

presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para

hacerlo son:

n El propio presupuesto de que se dispone..

n El estudio de la exposición.

Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposición, el tipo depiezas que la componen o la localización de las mismas, que nos aportaninformación para determinar en qué partidas será necesaria una mayoro menor inversión: unas piezas delicadas pueden requerir un embalajeespecialmente costoso, obras con una valoración muy alta supondrán unaprima de seguro también elevada, si se quiere atraer a un público infantil

habrá que programar talleres y actividades didácticas, si las piezas están casitodas en España el coste de su transporte será menor que si se encuentranen el extranjero, etc.

n El conocimiento de los precios de mercado.

n La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.

Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cómo será ladistribución del gasto y cual será el coste total previsto, decidiendo en últimoextremo sobre su viabilidad o no viabilidad económica.

Si la exposición es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones

comienza la fase de gestión financiera propiamente dicha, a través de la cualse materializa la ejecución de todos estos gastos.


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gestión

financiera

La gestión financiera tiene por objeto la ejecución propiamente dicha del

presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecución se realiza a través de distintas

fases, iniciándose con la autorización del gasto y terminando con su pago

material.

Los procedimientos de gestión para llevarlo a cabo, son los pagos por “caja fija”,

los pagos “a justificar”, la “contratación administrativa” y excepcionalmente

la contratación privada. No obstante también veremos en este apartado cómo

los Convenios de Colaboración cuando tienen contenido económico pueden

dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratación administrativa, por su

importancia se le dedica un apartado propio.

Durante su ejecución, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno

en todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado

(IGAE), a través de la función interventora, controla antes de su aprobación,

todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones

de contenido económico, con el fin de asegurar que su gestión se ajusta a

las disposiciones aplicables en cada caso, y a través de la función de control

financiero, el sometimiento de la actividad económico-financiera del sector

público a los principios de legalidad, eficacia y economía.

Además, y una vez ejecutada, la actividad económico financiera se someterá al

control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba

la Cuenta General del Estado de cada año.

n fases de la gestión del gasto

n procedimientos de gestión del gasto


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fases de la gestión del gastoAprobado el presupuesto, su ejecución va a pasar por una serie de fases sucesivas

entre sí. En el procedimiento general son las siguientes:

n Aprobación del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el

procedimiento de ejecución del gasto, por el cual la autoridad competente

para gestionar el gasto autoriza su realización por una cuantía determinada,

reservando para ello parte del crédito presupuestario. Contablemente se

materializa con la emisión de los documentos contables RC (“Retención de

Crédito”) y A (“Aprobación”).

n Compromiso o disposición del gasto, es el acto administrativo en virtud del

cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular,

la realización de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos

a través del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con la

emisión del documento contable D (“Disposición del Gasto”).

n Reconocimiento de la obligación, es el acto administrativo en virtud del cual

la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto,

la existencia de una deuda legítima ante una empresa o particular que ha

realizado un trabajo para la Administración. A partir de este momento se

puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente

se materializa con la emisión del documento contable O (“Reconocimiento

de la Obligación).

n Ordenación del pago, es el acto administrativo por el que la autoridadcompetente que ha reconocido la existencia de una obligación, solicita se

proceda a la realización de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero

con cargo al crédito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido

realizado. Contablemente se materializa con la emisión del documento

contable K (Orden de Pago).

n Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.

Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente

que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto así lo determine,

se ejecuten dos de estas fases simultáneamente, dando lugar a los documentos

contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un únicodocumento contable denominado ADOK.


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procedimientos de gestión del gastoConstituyen las diferentes formas de tramitación del gasto y son las

siguientes:

n Anticipos de Caja Fija

Regulados en el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio sobre anticipos de caja

fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter

extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras

destinados a la atención inmediata, y posterior aplicación presupuestaria, de

gastos periódicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de

trabajos de pequeña cuantía que genera una exposición, pueden efectuarse

por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratación, utilizandoeste procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como

se ha indicado, de gastos de carácter periódico o repetitivo en bienes corrientes

y servicios. Deberán seguir la tramitación establecida en cada caso y se podrá

utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no

exceda de 5.000 €. El pago se realiza contra factura y la forma habitual para

contratarlos es la solicitud y aceptación de un presupuesto.

nPagos a justificar

Regulados en el Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados “a

justificar”, son una excepción dentro de los procedimientos de gestión del gastoy consisten en la provisión de fondos que se realiza a las oficinas contables, para

atender gastos sin la previa aportación de las documentación justificativa de los

mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar

en el extranjero. Se utiliza únicamente en los casos especialmente regulados en

cada departamento ministerial, sólo podrán satisfacerse obligaciones del mismo

ejercicio y deben ser justificados en un plazo máximo de tres meses.

nContratación administrativa

Regulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto

refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en el RealDecreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley

de Contratos de las Administraciones Públicas. Es la principal herramienta con

la que cuentan las Administraciones para la gestión del gasto. A través de ella

se regula la relación que se establece entre la Administración y una empresa o

particular al que se encomienda la realización de un determinado trabajo.


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nConvenios de Colaboración

Explicados en el capítulo anterior, no es que los Convenios sean en sí mismosun instrumento de gestión del gasto público, pero sí a través de ellos puede

articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos económicos adquiridos

por la Administración no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institución

con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificación

del gasto realizado, sean abonados por la Administración a esa Institución.

También el Convenio puede regular la aportación de una cantidad por parte

de una Institución para su gestión directa por la Administración, en este caso

se produciría una modificación presupuestaria denominada generación de

crédito por la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un

ingreso no previsto. El dinero así generado se utilizará en las partidas definidas

en el Convenio a través de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la

contratación administrativa que veremos a continuación.


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contrataciónadministrativa

Aunque forma parte de la gestión financiera, por la importancia que tiene en

la ejecución del presupuesto de gastos, la contratación administrativa merece

que se le dedique su propio apartado.

No obstante, al ser la contratación administrativa un procedimiento utilizadopor las Administraciones Públicas para hacer efectiva la ejecución de gran parte

de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su ámbito de

aplicación es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el

estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos

de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan más

relevantes para la producción de una exposición.

Además, y dado que es habitual la preparación simultánea de varias exposiciones

que generan numerosos contratos, se verán dos herramientas que permitirán

organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el

calendario de contratación, y la ficha de seguimiento de expedientes.

Una vez finalizada la exposición, será importante realizar una memoria

económica que refleje los gastos realizados a través tanto de los expedientes

de contratación como de las demás formas de gasto.

También será importante el correcto archivado de todos los expedientes de

gasto, no sólo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la

memoria histórica de la exposición, sino también porque son documentos

susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un último

control interno en su auditoria anual.

n regulación de los contratosn clasificación de los contratos

n expedientes de contratación

n seguimiento de expedientes

n calendario de contratación

n memoria económica y archivo


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regulación de los contratosLa contratación administrativa se regula en:

l Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto

refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

l Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real

Decreto 1098/2001.

Su ámbito de aplicación, como indica su título, se extiende a todas las

Administraciones Públicas y su contenido es aplicable a la realización de un

gran número de actividades.

clasificación de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente

entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificación de los

diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

n Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administración se

dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,

se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:

l La ejecución de obras.

Por ejemplo la construcción de una carretera.

l La gestión de servicios públicos.

Por ejemplo la concesión de un servicio de cafetería en un edificio

público.

l La realización de suministros.

Por ejemplo la fabricación de vitrinas para una exposición.

l Los trabajos de consultoría y asistencia.

Por ejemplo la contratación de los trabajos del comisariado de una

exposición.

l La realización de servicios.

Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposición.

Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres

últimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la producción

de una exposición.

Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados

anteriores.


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n Por el procedimiento de adjudicación. Regulado en el art. 73 de la Ley de

Contratos, los contratos podrán adjudicarse por procedimiento:

l Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una

proposición.

l Restringido, en el que solo podrán presentar proposición los

empresarios seleccionados por la Administración, previa solicitud de

los mismos.

l Negociado, en el que el contrato se adjudicará al empresario

justificadamente elegido por la Administración, previa consulta

y negociación con uno o varios empresarios. En este caso sólo

podrán presentar proposiciones los empresarios invitados por la

Administración. No es un procedimiento habitual de contratación y su

utilización esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.

n Por la forma de adjudicación. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos,

las formas de adjudicación de un contrato son:

l El concurso, en el que la adjudicación recaerá en el licitador que en

su conjunto haga la proposición más ventajosa, teniendo en cuenta

no sólo su oferta económica sino todos los criterios que se hayan

establecido en el pliego de cláusulas administrativas particulares3.

l La subasta, en la que la adjudicación recaerá en el licitador que oferte

el precio más bajo.

Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,el procedimiento de adjudicación utilizado puede ser el abierto o el restringido,

nunca el negociado.

n Contratos menores. Regulados en el artículo 56 de la Ley de Contratos,

constituyen una excepción porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las

formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente

por su cuantía4 (actualmente no pueden exceder de 12.020,24€ en el caso de

los contratos de suministros, de consultoría y asistencia y en los de servicios). La

tramitación de su expediente puede realizarse únicamente con la aprobación del

gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones

técnicas en el que se definan las características del trabajo a realizar por el

contratista, y además pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es laagilización de los expedientes de contratación de pequeños trabajos.

Según la clasificación anterior, en la gestión de exposiciones, los contratos más

utilizados por su objeto son los de consultoría y asistencia y los de servicios,

3 Ver apartado “Expediente de contratación”4 Cuantía vigente en la fecha de edición de esta publicación. Las cuantías podrán ser modificadas en

Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposición adicional

primera de la Ley de Contratos.


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y en alguna ocasión el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene

prestaciones que afectan a más de un tipo de contratos, son los llamados

contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificaría en función del objeto

que tenga un mayor peso en la contratación y se regularía por las normas que le

fueran de aplicación. Por ejemplo, si sólo es necesaria la construcción de vitrinas

para un determinado montaje, estaríamos ante un contrato de suministro de

fabricación, pero si se trata de un proyecto más amplio que incluye además el

montaje de paneles, la instalación de la iluminación y la colocación de la gráfica

estaríamos ante un contrato de servicios.

Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24€, se tramitarán

como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de

adjudicación será el concurso con procedimiento abierto cuya tramitación es

mucho más larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarseen los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, únicamente en

los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, pero

es muy útil y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los

30.050,61€ (ver nota nº5) (art. 210h), en los que habrá concurrencia de ofertas

con la invitación de un mínimo de tres empresas, y también en el supuesto que

establece su utilización “cuando por razones técnicas o artísticas o relacionadas

con la protección de derechos exclusivos tan sólo puede encomendarse el objeto

del contrato a un único empresario”(art. 210b).

expediente de contrataciónLa preparación de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen

a conformar lo que llamamos “expediente de contratación”. Su tramitación

será más o menos compleja según el procedimiento y la forma tramitación del

contrato que utilicemos. Siempre será más complicada y larga la tramitación de

un concurso público que la de un procedimiento negociado, y la de éste será

más que la tramitación de un contrato menor que como ya indicamos, es una

excepción por la simplicidad en su tramitación. No obstante los documentos

más importantes que conformarán este expediente tanto de un concurso como

de un procedimiento negociado son:

l Certificado de insuficiencia de medios.

l Memoria explicativa.

l Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

l Pliego de Prescripciones Técnicas.

l Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas.

l Ofertas presentadas.

l Resolución de adjudicación.


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l Plazo de duración.

l Procedimiento y forma de adjudicación.l Documentos a presentar por los licitadores.

l

exposiciones temporales

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