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oracle purchasing, e-business 11i Santiago de Chile, febrero de 2010 creación y aprobación de solicitudes de compra

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oracle purchasing, e-business 11iSantiago de Chile, febrero de 2010

creación y aprobación de solicitudes de compra

2

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uso, reproducción o la divulgación del contenido de este material sin permiso previo y

por escrito de la empresa propietaria.

Derechos de Autor

© 2010, everis. All rights reserved

3

1. Ciclo de negocio

2. Solicitudes de compra

2.1 Crear solicitudes de compra

2.2 Enviar a aprobación

2.3 Revisión historial de la solicitud

2.4 Notificaciones de aprobación

índice

4

Solicitudes de compraCiclo de negocio

PagoOrden de compra

ProveedorSolicitud de cotización

Recepción

Solicitud de

compra

Necesidad Origen

Pedido Pagar

Cotización

Recibir

5

1. ciclo de negocio

2. solicitudes de compra

2.1 crear solicitudes de compra

2.2 enviar a aprobación

2.3 revisión historial de la solicitud

2.4 notificaciones de aprobación

índice

6

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

Una solicitud interna de compra es un documento que se genera para solicitar los artículos o materiales que

se necesitarán a una fecha.

Esta solicitud se envía a circuito de aprobación y cuando es aprobada se debe convertir en una orden de

compra.

introducción

Para la creación de una solicitud interna de compra, la ruta de aprobación es:

Solicitudes -> Solicitudes internas

Ruta Pantalla Solicitudes internas

7

En la cabecera de la solicitud de compra se deben completar los siguientes campos:

• Tipo

• Descripción

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

8

En el detalle de la solicitud de compra se deben completar los siguientes campos:

• Artículo: Se abre una nueva pantalla donde ingreso los segmentos del código de artículo o se puede ir

buscando cada segmento en la lista de valores asociada.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

9

Al ingresar el código del artículo los campos Categoría, Descripción y UDM se completan automáticamente

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

10

Se debe completar el campo Cantidad y el campo Precio.

Depende del tipo del artículo si el campo Precio se debe completar o se bloquea.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

11

Tipo de Destino: Se debe escoger si el tipo de destino es de gastos o inventario.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

12

Solicitante: Se completa automáticamente con el nombre del empleado que realiza la solicitud de compra.

Se puede cambiar el nombre del Solicitante utilizando la lista de valores asociada.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

13

Organización: Se ingresa la organización de destino, se busca en la lista de valores.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

14

Dirección: Se ingresa la dirección de Entrega, se busca en la lista de valores.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

15

Origen: Se ingresa origen de la Solicitud de Compra, se busca en la lista de valores.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

16

Proveedor: Se busca en la lista de valores el nombre del proveedor al cual se comprará el material

solicitado.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

17

Flex de Cabecera: Ingresar el flex contable de la Solicitud de Compra.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

18

Presionar el botón Distribuciones.

introducción

Pantalla Solicitudes internas

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

19

En las distribuciones se completan automáticamente las cuentas cargo, cuenta presupuestaria, cuenta

provisión y cuenta variación. (El generador de cuentas completa estos campos)

introducción

Pantalla Distribuciones

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

20

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

Luego que todos los campos fueron completados correctamente se graba la solicitud de compra.

introducción

Pantalla de Aprobación de Documentos

21

Solicitud de compraCrear solicitud de compra

Cuando se graba la solicitud de compra se genera automáticamente el número de Solicitud y el estado inicial

queda como “Incompleto” ya que aún no se envía a aprobar el documento.

introducción

Pantalla de Aprobación de Documentos

22

1. ciclo de negocio

2. solicitudes de compra

2.1 crear solicitudes de compra

2.2 enviar a aprobación

2.3 revisión historial de la solicitud

2.4 notificaciones de aprobación

índice

23

Solicitud de compraenviar a aprobación

Introducción

Pantalla Resumen Solicitudes internas

Presionar botón “Aprobar”

24

Solicitud de compraenviar a aprobación

Introducción

Pantalla Aprobación de Documento.

Se debe marcar el flag Reserva para realizar la reserva de fondos en la cuenta contable correspondiente.

25

Solicitud de compraenviar a aprobación

Introducción

Pantalla Aprobación de Documento.

Se deben marcar los flag Ejectar para Aprob y Reenviar.

También se debe ingresar la jerarquía de aprobación.

26

Solicitud de compraenviar a aprobación

Introducción

Pantalla Aprobación de Documento.

Con todos los campos completos, se presiona el botón aceptar y aparece una nota que indica si efectuó sin

problemas la reserva de fondos.

27

Solicitud de compraenviar a aprobación

Introducción

Pantalla Aprobación de Documento.

28

Solicitud de compraenviar a aprobación

Introducción

Pantalla Aprobación de Documento.

Nueva nota que indica que el documento se encuentra en la jerarquía que se indicó en el paso anterior y que

espera ser aprobado.

29

1. ciclo de negocio

2. solicitudes de compra

2.1 crear solicitudes de compra

2.2 enviar a aprobación

2.3 revisión historial de procesos

2.4 notificaciones de aprobación

índice

30

Solicitud de comprarevisión historial de proceso

Consultar la solicitud de compra con el número generado.

introducción

ruta

Solicitudes -> Resumen de Solicitud Interna

Pantalla Resumen de Solicitud Interna

31

Solicitud de comprarevisión historial de proceso

El estado de la Solicitud de Compra es “En Proceso” ya que aún no es aprobada.

introducción

Pantalla Resumen Solicitudes internas

32

Solicitud de comprarevisión historial de proceso

Historial de Proceso: Se puede identificar en la casilla de que aprobador se encuentra la notificación de

aprobación o bien si el estado es “Aprobado”, se puede visualizar quien aprobó la Solicitud de Compra.

introducción

Pantalla Resumen Solicitudes internas

33

Solicitud de comprarevisión historial de proceso

El orden en que se visualizan las acciones es de abajo hacia arriba.

En la última secuencia de acciones podemos visualizar en que casilla se encuentra el documento.

introducción

Pantalla Historial de Proceso

34

Solicitud de comprarevisión historial de proceso

Luego que el documento fue aprobado el estado de solicitud de compra aparece “Aprobada” y al revisar el

historial de procesos se visualiza quienes aprobaron el documento.

introducción

Pantalla Historial de Proceso

35

1. ciclo de negocio

2. solicitudes de compra

2.1 crear solicitudes de compra

2.2 enviar a aprobación

2.3 revisión historial de procesos

2.4 notificaciones de aprobación

índice

36

Solicitud de compranotificaciones de aprobación

El aprobador luego de recibir el correo electrónico indicando que tiene una notificación de aprobación en su

casilla, al ingresar a su casilla visualiza la notificación de la siguiente manera:

introducción

Pantalla Historial de Proceso

37

Solicitud de compranotificaciones de aprobación

En el detalle de la notificación se visualiza quien creó la solicitud de compra y que materiales solicita, también

se encuentran las acciones que puede realizar con esta notificación:

introducción

Pantalla Historial de Proceso

38

Solicitud de compranotificaciones de aprobación

Luego que la solicitud fue aprobada, se envía una notificación al solicitante indicando que su solicitud se

encuentra aprobada:

introducción

Pantalla Historial de Proceso

39

Solicitud de compranotificaciones de aprobación

En el detalle de la notificación se visualiza quienes aprobaron la solicitud, el detalle del material solicitado y

las acciones que se pueden realizar con esta notificación (para este tipo de notificación no es requerido

realizar alguna acción).

introducción

Pantalla Historial de Proceso

40

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