SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO DE REGISTRO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: BIENESTAR LABORAL Y ESTÍMULOS

OBJETIVO:

ALCANCE:

Inicia: Identificación de las políticas institucionales y actividades a realizar en materia de bienestar laboral y estímulos, para la elaboración del Plan.

¿Qué Hace?:

Termina: Evaluación del Plan de Bienestar Laboral y Estímulos.

RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL\COORDINADOR GRUPO DE DESARROLLO HUMANO \ PROFESIONAL UNIVERSITARIO

2. CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN DEL PROCESO

PROVEEDORES ENTRADASP H

ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTESV A

P

P

P

P

H

H

H

H

H

V

V

Código: MGH-PBLE-01

MACROPROCESO: GESTIÓN HUMANAVersión: 1

Fecha: 31 de octubre de 2008

Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos partiendo de las iniciativas de los funcionarios, con el fin de crear y mantener un clima organizacional, así mismo mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del servidor público, otorgando estímulos pecuniarios y no pecuniarios, créditos educativos condonables por servicios y el mejoramiento de su nivel de vida y el de sus familias, de acuerdo a las normas que lo establecen.

Se estudian las diferentes propuestas para su aprobación, se solicita presupuesto y se entregan los documentos requeridos en contratación administrativa.

Caja de Compensación Familiar, entidades que

ofrecen sus servicios para el desarrollo de este tipo de

actividades, ICETEX, SNRServidores públicos,

funcionarios.

Políticas, Programa de Bienestar Laboral y Estímulos, Cotizaciones

del evento , Oficios o solicitudes de los trabajadores, Resoluciones

institucionales.

Definir políticas de bienestar laboral y estímulos y diagnóstico de necesidades basado en las actividades desarrolladas en la vigencia anterior.

Plan de Bienestar Social y Estímulos. Acta de Comité de

Capacitación, oficios a los funcionarios solicitantes,

Informes sobre ejecución de actividades.Circulares o

memorandos donde se informa a los funcionarios el desarrollo de alguna

actividad, respuestas a los servidores públicos-funcionarios-

Funcionarios de la SNR, hijos de los funcionarios.

Planear actividades a desarrollar en el transcurso del año.

Realizar acto administrativo donde se adopte el Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos.

Recibir las solicitudes de los funcionarios para ser beneficiarios de crédito condonable por servicios con el ICETEX y convocar a Comité de Capacitación.

Solicitar el presupuesto para el desarrollo del Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos.

Realizar el listado con los documentos soportes para convocar a Comité de Capacitación y su respectiva aprobación.

Elaborar acta de reunión, así mismo informar a cada uno de los funcionarios solicitantes sobre los resultados de la misma.

Proyectar oficio al ICETEX solicitando el desembolso.

Ejecutar las actividades programadas de acuerdo al cronograma según el plan de bienestar laboral y estímulos

Verificar el cumplimiento del cronograma establecido según el acto administrativo que establece el Plan de Estímulos e Incentivos.

Hacer seguimiento a los desembolsos y verificar el cumplimiento de los mismos.

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO DE REGISTRO Código: MGH-PBLE-01

MACROPROCESO: GESTIÓN HUMANAVersión: 1

Fecha: 31 de octubre de 2008

V

A

RECURSOS

HUMANOS INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

INTERNOS EXTERNOS

Manual de Calidad, Manual de Procesos y Procedimintos, Manual de Funciones.

5. REQUISITOS APLICABLESNORMA NTCGP 1000:2004 LEGALES Y REGLAMENTARIOS

Capítulos 4 (todo), 5 (todo), 6 (todo), 7 (7.1, 7.2, 7.4, 7.5) y Capítulo 8 (todo). Constitución Politica, Decreto 1568 de1998, Decreto 2929 de 2005, Decreto 412 de 2007.

6. INDICADORES

NOMBRE FORMULA

Cobertura Número de funcionarios participantes por año / Número total de funcionarios Gestión Número de actividades realizadas / Número de actividades programadas por añoFinanciación Presupuesto asignado por año / Presupuesto solicitado por añoEjecución Presupuesto ejecutado por año / Presupuesto asignado por añoParticipación Funcionarios Número de funcionarios participantes / Número de funcionarios inscritosParticipacion Niños Número de niños participantes / Número de niños inscritos

7. RIESGOS Y CONTROLES

RIESGOS CONTROLES

1. La incorrecta utilización del presupuesto.

2. No cumplir con el desarrollo de las actividades por la falta de personal capacitado.

3. Incumplimiento de las normas por desconocimiento.

7. No contar con las herramientas básicas para el desarrollo de las actividades.

8. No autoevaluar el proceso por parte del funcionario responsable.

9. No formular ni desarrollar el Plan de Mejoramiento

Caja de Compensación Familiar, entidades que

ofrecen sus servicios para el desarrollo de este tipo de

actividades, ICETEX, SNRServidores públicos,

funcionarios.

Políticas, Programa de Bienestar Laboral y Estímulos, Cotizaciones

del evento , Oficios o solicitudes de los trabajadores, Resoluciones

institucionales.

Plan de Bienestar Social y Estímulos. Acta de Comité de

Capacitación, oficios a los funcionarios solicitantes,

Informes sobre ejecución de actividades.Circulares o

memorandos donde se informa a los funcionarios el desarrollo de alguna

actividad, respuestas a los servidores públicos-funcionarios-

Funcionarios de la SNR, hijos de los funcionarios.

Verificar el lleno de los requisitos para la respectiva condonación del créditos.

Crear estrategias que permitan optimizar los recursos para el desarrollo del plan.

Secretario General, Coordinador del Grupo de Desarrollo Humano, Profesiona Especializado,l Universitasrio y/o Tecnico Administrativo, Auxiliar Administrativo.

Equipos de oficina, telecomunicaciones, servicios públicos domiciliarios, mantenimiento de infraestructura física, ambiente físico adecuado, modelos, técnicas, software, hardware, metodologías, microfichas, folio magnetico, tecnología de imagen y mantenimiento.

Buenas condiciones de trabajo, adecuada iluminación,ventilación,espacio físico, clima de trabajo armónico entre los compañeros de trabajo y con sus jefes, trabajo en equipo, comunicación efectiva.

4. No incorporar el Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos dentro de los planes, programas y proyectos de la Entidad.

5. No definir acciones preventivas del Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos dentro del mapa de Riesgos.

6. No informar oportunamente sobre las actividades a desarrollar del Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos.

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO DE REGISTRO Código: MGH-PBLE-01

MACROPROCESO: GESTIÓN HUMANAVersión: 1

Fecha: 31 de octubre de 2008

EXTERNOS

8. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

ELABORÓ APROBÓ

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO

10. Restarle importancia y no tener la cobertura del Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos por parte de la Alta Dirección.

Que por recorte presupuestal se incurra en la asignacion de poco o nada de presupuesto para la ejecución del Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos.

No estar informado sobre las actualizaciones de las normas que regulan la administracion del talento humano, especialmente en el desarrollo del Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos.

No contar con los recursos suficientes para proyectar y ejecutar un Plan Anual de Bienestar Laboral y Estímulos que tenga cobertura a nivel nacional.

NOMBRE DEL PROCESO

OBJETIVO

ALCANCE

RESPONSABLE DEL PROCESO Escribir el cargo de la persona que responde por el proceso ante la alta dirección.

ACTIVIDAD

SALIDA

CLIENTE

ENTRADA

PROVEEDOR

INFRAESTRUCTURA

RECURSO HUMANOIndentificar los cargos que intervienen en el proceso de transformación.

AMBIENTE DE TRABAJO

QUE CONTROLAR

QUIEN CONTROLAEntidad o cargo responsable de ejercer el control

COMO CONTROLADescripción del metodo de control utilizado

FRECUENCIA DEL CONTROLCada cuanto serán recogidos los datos

CRITERIO DE ACEPTACIÓN

DOCUMENTOS CRITICOS INTERNOS

DOCUMENTOS CRITICOS EXTERNOS

REGISTROS

INDICADOR En esta casilla se coloca el nombre dado al indicador propuesto para medir la eficacia del proceso.

FORMULA DEL INDICADORDatos que se relacionan para la evaluación

PERIODICIDADFrecuencia con la que se calcula el indicador

RESPONSABLE Cargo responsable por realizar los calculos

META

Nombre del proceso, el cual debe coincidir con los nombres asignados en el mapa de procesos Ejemplo:

Debe iniciar con un verbo y muestra la razón de ser del proceso, indica lo que busca lograr el proceso o la meta esperada y por la cual existe el proceso en la organización.

Definir el conjunto de actividades y responsabilidades a ejecutar para desarrollar el proceso, se debe tener en cuenta la iniciación y terminación del proceso.

Debe iniciar con un verbo y es lo que se ejecuta. Ejemplo: Recibir solicitudes, radicar, abrir expediente, , analizar, etc.

Corresponde al resultado obtenido después de realizada la actividad. Es un producto, servicio, documento, información, etc. Que se le entrega a otro proceso o a una parte interesada externa.

En esta casilla se menciona qué proceso o parte interesada externa recibe la salida, después de ejecutada la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor u otra entidad)

Es el producto, servicio, documento, información, etc. que es entregado por el proveedor (casilla anterior) para dar inicio al desarrollo de la actividad.

En esta casilla se menciona qué proceso o parte interesada externa, entrega la entrada para poder ejecutar la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno)

Corresponde a las herramientas, equipos, software, hardware, infraestructura, etc. que deben ser suministrados por la organización, con el fin de que se pueda ejecutar el proceso

Factores del ambiente laboral que se deben tener en cuenta para garantizar la conformidad del producto o servicio los cuales deben abarcar los aspectos fisicos y humanos.

REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR

Requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2000 y las regulaciones aplicables que enmarcan el desarrollo de las actividades del proceso.

En esta casilla se mencionan los aspectos o características que deben ser tenidas en cuenta y sobre las cuales se debe hacer un control específico, con el fin de obtener resultados favorables y de esta manera evitar que la actividad no sea exitosa.

Es la definición del resultado que se pretende alcanzar . El control requiere ante todo que se especifique una norma o estándar (medida definida operativamente que se utiliza como medio de comparación)

Nombre los procedimientos, normas, manuales e instructivos en los cuales se describe la ejecución de la actividad.

Decretos, leyes, procedimientos, instructivos, resoluciones y demás documentos que regulen las actividades que se desarrollan la DRI.

Nombre las evidencias (formatos diligenciados, registros, bitácoras, etc.) que demuestran la ejecución de la actividad.

Compromiso especifico y medible que se debe alcanzar dentro de restricciones de tiempo y costo. (verbos de acción)