宁波江东雅星软件科技有限公司

F8 外贸商务管理软件 V5.0

解决方案

宁波江东雅星软件科技有限公司

公司简介

雅星软件科技有限公司创立于 2006 年，是一家专业致力于企业信息平台建设与服务，以软件研发、产品销售、企业管理咨询为主要业务的高新技术企业。在项目开发与实施过程中，公司形成了以企业协同管理为主体，多个子系统组成，覆盖商务管理、生产管理、仓库管理为核心的一系列管理软件。为广大的外向型企业服务。

公司现有一批高级的管理咨询、软件研发、项目实施、销售为一体的专业人才组成。保持公司软件研发的技术的先进性，同时为今后实施服务奠定了一个坚实的基础。

公司的全体员工秉承“精益求精”的企业宗旨、让服务“更专业、更快捷、更周到”及“想客户之所想、急客户之所急”的售服目标，积极主动为客户办好每一件事，做好每一个产品。

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软件功能描述 商务管理 流程图 采购管理 流程图 单证储运 流程图 财务管理 流程图 数据分析 系统设置 基本数据

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外贸业务管理所面临的难题 业务透明度低、监控困难

　　业务员的高度集权使得领导很难进行业务监控； 　　客户档案个人掌握，容易流失； 　　领导及财务对客户资信等很难考评，从而增大公司风险； 　　对应收帐款管理缺乏有效及时的分析和控制手段；

手工劳动，工作低效 　　频繁多变的报价计算给业务人员增加大量的工作量； 　　大量单证作业，单证间的严格匹配，而且要符合客户和政府业务主管部门的时限，使得业务员陷于其中，疲惫不堪；

沟通不畅，过程脱节 　　出口业务与生产备货环节脱节，易造成发货延误或库存积压； 　　进出口业务部门与财务之间信息沟通不畅，造成财务部门对企业的资金的流向和流量失控，无法起到对企业运作协调和指导作用；

市场多变，政策多变 　　国际竞争压力的增强，用户需求甚至国家政策的不断变化，需要外贸企业迅速做出反应；

外部信息化压力 　　供应商、客户、政府机关、竞争对手都在进行信息化建设，外贸企业必须建立与之适应的商务平台；

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系统的管理特点 全程动态集成管理

　　全程的动态集成合同管理，使管理者和业务人员对整个业务细节一目了然； 　　业务与财务的一体化管理，使财务与业务部门的操作同步，有效控制了企业的资金流； 　　全程数据共享使企业内部形成通畅的信息传递网络； 　　系统强大的预警提示及审批定义功能，确保业务操作及时准确高效受控；

全面预算管理、严格的风险控制 　　项目、合同全面预算，切实做到事前计划、事中控制； 　　严格可控的客户信用额度管理，有效地帮助企业降低营运风险；

缜密的权限管理 　　业务及数据权限控制，即保持系统受控又保证了数据安全；　　授权管理功能，确保业务操作连续运转；

灵活的机制设定 　　流程、单据、报表、字段、打印格式的自定义功能，完全适应外贸企业流程、组织机构的变化以及主管部门的报表需求；

核算明细、全面 　　全面的客户、商品评价体系，全方位挖掘企业的利润点； 　　绩效考核从签约、收入、利润等多角度分析，准确及时公平可信；

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商务管理流程图

产品询价客户报价

生产订单

职能部门外销部

外销订单

客户询价

出货计划

出运结算 销售分析成品采购

已出、未出货查询

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商务管理 本系统由客户资料、客户报价、外销订单、生产订单、出货计划、样

品管理、出货分析、产品证书管理、客诉处理九大模块组成。 根据客户的要求进行新产品的开发，通过开发后的样品和现有的产品

进行反复报价，直至确认下客户订单，由客户报价（也可由多个报价）自动生成销售订单，报价和销售订单可以用多种方法进行返单作业（如从报价、销售订单、产品、客户货号 、样品、出货、产品询价中所需的数据源），必要时可直接在报价和销售订单中直接输入，提供图文报价单，并可跟踪交易历史，提高报价和销售订单的制作效率，报价和销售订单中具有示警功能，预防销售订单确认延期和销售订单中产品不能按时交货。

根据外销订单自动生成生产订单，也可以进行分批作业。 根据外销订单自动生成出货计划，可以进行分批与合并作业，对分批出货的产品进行严格控制，有效的避免多出和漏出的情况，对整个出货过程进行跟踪，可以在某一段时间内计划需要出货的销售订单和产品，系统还能明确的反映出来分几次出，每次什么时间出的，出运了多少，哪个发票号，还有多少没出完等。

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为了便于对销售订单和报价的有效管理，系统提供了严格的批准、审核功能，为了配合审核的需要，在报价和销售订单模块中提供了成本核算，同时还提供了审核撤销、作废、恢复等功能。

为了提高对客户的服务水平，有效的跟踪客户间的关系，系统在客户资料管理摸块中设有对应客户所有的历史交易情况，防止不正常情况的发生，避免资源的流失。

对样品的收发和样品费用进行管理，为了提高样品的利用率，系统提供了样品分析和样品统计的功能。

为了严把质量关对客户的投诉信息通过分析处理进行登记和管理，便于有效地控制质量问题的发生，投诉信息可在客户和产品的历史中方便查看。

系统对产品证书、测试报告以及各种相关的文档进行管理，为客户对企业的验厂等提供相应的依据并和相关的产品资料库连接

商务管理

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采购管理流程图

物料需求薄

材料采购

成品采购订单

主生产计划

材料采购分析 1

外销订单

库存

成品采购分析

生产订单

材料送检

产品 BOM

职能部门采购部

产品询价

委外加工

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采购管理 本系统由供应商、产品询价、成品采购订单、物料采购需求、材料采购单、快件单、材料送检单、委外加工、未出货查询、成品质检报告 10 大模块组成。

对供应商的信息进行详细的登记和评估，并记录他的经营范围、生产能力、规模的大小、质量情况如何和相关的文件可放在供应商的附件中，监控供应商交易的历史过程。

由主生产计划自动生成物料需求计划并根据库存情况自动生成材料采购单，通过产品询价的价格审定，确定供货单位，下达材料采购单，系统设有批准、审核功能，同时还提供了审核撤销、作废、恢复等功能。

由销售订单自动生成成品采购订单，通过产品询价的价格审定，确定供货单位，下达成品采购订单，系统设有批准、审核功能，同时还提供了审核撤销、作废、恢复等功能。

通过产品询价为采购部和业务部提供最可靠的价格、质量，保证货源的供应，也是为企业得到利润最大化的关键。

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采购管理 所有的成品、半成品、原料、包装物和外协件等可在库存里即

时查询，并对仓库人员提交的缺料单进行及时零星采购，使生产有序进行。

对所有的收、发快件进行管理，能方便得套打出各种单据如TNT、 FEDEX、 UPS、 DHL等国外快件，还支持国内的如天天、顺风等国内快件，同时对快件所产生的费用进行统计，并和样品管理、客户资料模块进行关联以方便查询。

材料送检是由材料送货单位来料时仓库根据采购订单所需要的数量提交给质检部门。

如包装和其他物品需要委外加工来完成生产作业的。 如成品采购的产品要进行质量验收并出具验货报告，来严格控

制产品质量。

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单证储运管理流程图

出货计划

外销订单

出货通知 报关单证

议付单证

出运结算

船代公司

核 销 单

订 舱

信 用 证仓 库

职能部门单证、储运部

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单证储运管理 本系统由订仓、出库通知、信用证管理、出运结算、核销单管理、议付单证、报关单证、船代公司 8 大模块组成。

收到信用证后由单证人员核对相应的外销订单输入信用证管理模块进行管理是写生产订单和成品采购订单的基本条件，保证交货期的顺利完成；

根据出货计划来自动生成订仓（托单）、报关单证（如发票、装箱单、报关单、产地证、美国海关发票、加拿大海关发票、报关外销订单等）作业，确认后并对产品相关的供应商和生产仓库发出出库通知，根据要求制定地点按时交货；

交货作业完成后根据实际出货数量进行结算作业自动生成议付单证（如发票、装箱单、受益人证明、银行汇票、保险单、货物托运单、应收款、开票资料作业；

对外管局所领的成批核销单进行入库管理，并根据出运结算中的发票号对应领取核销单进行核销作业，核销单所在的位置和是否收回，有效地追踪每个核销单的使用情况，系统设有提示功能，保证退税畅通；

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财务管理流程图

出运结算

外销订单

收款信息

预收款 外加工入库

开票资料

材料入库

付款信息

预付款

材料采购

收款分析 付款分析

运费登记

外协统计

对账清单

职能部门财务部

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财务管理 本系统由预收货款，预付货款，收款信息，开票资料，付款指令书，付款信

息，工资单、运费登记，费用管理、外协统计、对帐后清单 11大模块组成。 外销订单确认后，客户的定金作为预收付款处理，财务人员做预收货款作业，

当产品实际出运结算后由出运结算单据自动生成应收款，把预收的定金系统作自动冲帐作业，反映实际的应收款，当客户第二次收款时作应收款冲减作业，多余部分作为应收款余额，并进入外销发票台账，可在台账中查询某一客户的某一发票号下面的收款情况。

当材料采购订单和成品采购订单确认后如供应商需付定金的财务人员作预付货款作业：

成品采购—实际出货结算后由结算单据自动生成开票资料，由开票资料生成、把预付的定金系统作自动冲帐作业，反映实际的应付款，当第二次付款时作应付款冲减作业，多余部分作为应付款余额，并进入外销发票台账，可在台帐中查询某一客户的某一发票号下面的付款情况。

材料采购订单—由材料入库单据自动生成开票资料，由开票资料生成应付款、把预付的定金系统作自动冲帐作业，反映实际的应付款，当第二次付款时作应付款冲减作业，多余部分作为应付款余额。

以上二部份作业应收款时，需有开票资料中填入增值税发票号码（如遇到不开票的物品公司可以用虚拟发票号来代替）增值税是企业抵扣税收的前提条件，系统严格控制增值税发票的到位，为企业退税核销做出相应的帮助。

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财务管理 对各种费用和运费进行统一登记和管理，运费自动计入在出运结算中的运费栏目，为各种绩效考核提供依据。

对外协加工的产品入库后自动生成开票资料，发票到位后自动计入应付款。

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数据分析管理 本系统由业务进程分析、销售分析、已出货分析、应收款分析、应付款分析、

业务毛利分析、索赔管理、样品分析、成品采购分析、材料采购分析、发票台帐 11大模块组成。

决策人员可以在本系统里监控操作人员各个环节的进程，根据自选条件来判断如客户报价、外销订单、采购订单、生产订单、主生产计划、物料需求计划、材料采购订单、生产指令、订舱 、出运、单证操作、出库通知、核销单领用、报关、核销单收回等的业务、生产、出货全过程。

系统提供了销售分析、材料采购分析、成品采购分析、出货分析，为决策层参加各种展会，新产品开发、客户资源的利用和业务人员的考核提供了重大的决策依据。

销售分析—按时间、业务员、客户、产品、国别、海关编码、部门、货币、付款方式、产品类别，也可以进行组合分析。

成品采购分析—按时间、供应商、产品、采购业务员。 材料采购分析 -采购单号、采购人员、主生产计划号、外销订单号、颜色、

材料名称、规格。 已出货分析—按时间、业务员、客户、产品、国别、部门、币种、付款方

式、产品类别，也可以进行组合分析。

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数据分析管理 应收、应付强大的分析功能，并可打印收、付款明细单，并为

客户、供应商及时对帐，以免造成漏收多付为企业的资金周转得到有效保证。

系统根据实际出运的单据统计出每一票的毛利、整个公司、单个客户和单个业务员在某一时间段内所创造的效益（毛利）。

对索赔的产品、工厂、业务员、客户数量金额和索赔原因进行统一管理，以免类似的情况发生。，

提供样品的分析和统计，为决策层提供了相应的依据，作为业绩考核的部分依据。

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其它类管理 系统提供强大的权限控制功能（三级权限制）。 对业务人员的流动、换岗等情况，系统提供客户分配功能，以防客户

资源的流失，客户资料在业务员和业务员之间得到严格的控制，避免一个客户和多个业务员交易，以免对公司产生不良的影响。

不同权限的人进入不同的模块，这样可以使系统操作人员更加明确工作范围和责任，同时也方便的公司的日常管理。主要模块提供了附件管理功能，以一种独特的方式对公司运行中的各种文档提供管理。

方便快捷的消息管理，在系统的大部分模块中都可以方便的发送消息给公司内的工作人员，还可以发送文件，实现了局域网内的即时通信。

系统提供强大的设置功能：示警设置（客户报价、外销订单、生产定单、材料采购订单、成品采购订单、生产进度、报价、最大库存量、最小库存量、应收款、应付款、核销单、客户资料）。

提供整个数据库的安全性管理，采用多种方法备份数据，保证系统数据的安全可靠。

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本系统的设计原理：以当前最先进的管理模式，同时，根据 ISO9000 、 9001，设计而制作的。

系统结构特点：三层结构面向大中型企业的软件架构，可以支持 200 个客户端同时使用，多种方式支持异地办公，结构灵活，平台加模块，模块可以多种方式灵活拆分，流程清晰，操作简单，人性化意识强。

本系统的数据库采用大型数据库MSSQL，操作平台采用Windows98 以上系列。

系统设计原理及系统结构

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愿您工作愉快！