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FACULDADE CAPIVARI - FUCAP
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE MELHORIA DO
CONTROLE INTERNO NA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SECAB
MARINA DE SOUZA MOTTA
CAPIVARI DE BAIXO - SC
2014
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FACULDADE CAPIVARI - FUCAP
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
MARINA DE SOUZA MOTTA
AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE MELHORIA DO
CONTROLE INTERNO NA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SECAB
Trabalho de Conclusão de curso
submetido ao Curso de Graduação de
Ciências Contábeis da Faculdade
Capivari para a obtenção do título de
Bacharel em Ciências Contábeis.
Orientador (a): Maria Aparecida
Cardozo, Msc.
CAPIVARI DE BAIXO - SC
2014
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Marina de Souza Motta
AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE MELHORIA DO
CONTROLE INTERNO NA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SECAB
Este Trabalho de Conclusão de Curso foi julgado adequado para
obtenção do Título de Bacharel em Ciências Contábeis e aprovado em sua
forma final pela Banca Examinadora.
Capivari de Baixo, 09 de Julho de 2014.
_________________________________
Prof.ª Msc. Maria Aparecida Cardozo
Coordenadora do Curso
Banca Examinadora:
________________________________
Prof.ª Msc. Maria Aparecida Cardozo
Orientadora
Faculdade Capivari
________________________________
Prof.º Esp. Marcos Danilo Viana
Membro da banca
Faculdade Capivari
________________________________
Profº. Msc. Expedito Michels
Membro da banca
Faculdade Capivari
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DEDICATÓRIA
Dedico aos Meus Avós Mari Silva Marega Motta
e José Emerick Motta e aos Meus pais José Assis
Motta e Maria Aparecida de Souza que com todo
seu amor, apoio, confiança, nunca fizeram desistir
com toda preocupação nos momentos difíceis, devo
todo esse esforço a vocês, obrigada por
acreditarem na realização desse sonho amo muito
vocês.
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AGRADECIMENTOS
A Deus, por ser a razão de toda minha inspiração, minha força e fortaleza
em toda essa caminhada, por me dar discernimento e conhecimento,
sempre com sua destra me guiando e me fortalecendo;
Aos meus pais, José Assis Motta e Maria Aparecida de Souza, que com
muito amor, carinho, incentivo e compreensão não mediram esforços para
eu alcançar esse objetivo em minha vida;
Às minhas irmãs Mari e Marissol, pelo apoio e paciência e estímulo
durante minha caminhada;
Aos meus avós, Mari Silvia e José, por acreditarem nesse objetivo, por
toda confiança, educação e preocupação em todos os momentos difíceis;
Aos meus professores especialmente ao meu amigo Maicon Correia, que
sempre me apoiaram e nunca me deixaram desanimar;
À minha sobrinha Júlia, que com todo seu amor e, principalmente, carinho
que me motivou a concluir essa jornada;
Ao Diretor Geral - Expedito Michels e a toda equipe da Faculdade
Capivari, por todo apoio e incentivo nas coletas de dados da minha
pesquisa, principalmente nos departamentos financeiros; à Carina
Constantino, que com sua paciência e dedicação, não mediu esforços para
o sucesso desta pesquisa;
Ao pessoal da Vila Real Contabilidade, que me receberam muito bem em
seu escritório, respondendo todas minhas dúvidas, através dos meus
questionamentos;
A minha orientadora amada, Maria Aparecida Cardozo, por toda sua
dedicação, apoio e confiança que orientou minha pesquisa, obrigada pela
realização desse trabalho;
E, por último, a todas as pessoas que contribuíram direta ou indiretamente
para a realização deste trabalho.
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” Os sonhos não determinam o lugar onde vocês
vão chegar, mas produzem a força necessária para
tirá-los do lugar em que vocês estão. Sonhem com
as estrelas para que vocês possam pisar pelo
menos na Lua. Sonhem com a lua para que vocês
possam pisar pelo menos nos altos montes.
Sonhem com os altos montes para que vocês
possam ter dignidade quando atravessarem os
vales das perdas e das frustrações. Bons alunos
aprendem à matemática numérica, alunos
fascinantes vão além, aprendem a matemática da
emoção, que não tem conta exata e que rompe a
regra da lógica. Nessa matemática você só aprende
a multiplicar quando aprende a dividir, só consegue
ganhar quando aprende a perder, só consegue
receber, quando aprende a se doar."
Augusto Cury
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RESUMO
Com os avanços tecnológicos e o crescimento econômico do mercado, a
necessidade da gestão empresarial induziu que os gestores buscassem
novos métodos de aperfeiçoamento para suas atividades administrativas
com intuito de expandir seus negócios, deixando ainda mais competitivas.
Tiveram, então, que se adaptar às novas circunstâncias relacionadas a seu
ambiente interno. Com o crescimento da empresa, os departamentos
internos tiveram que se dividir e se adaptar às novas mudanças para
melhoria de suas atividades operacionais. Neste sentido, no presente
trabalho, apresenta-se o papel da auditoria interna no processo de
melhoria do controle interno na instituição SECAB. Para tanto, tem-se
como pergunta de pesquisa: qual o papel da auditoria no processo de
melhoria do controle interno na instituição SECAB? Para responder a
pergunta de pesquisa, o objetivo geral é identificar os principais aspectos
da auditoria interna capazes de contribuir para o processo de melhoria do
controle interno. Portanto, os objetivos específicos são: (a) Estudar a
estrutura organizacional da instituição objeto de estudo; (b) identificar a
existência do controle interno, como departamento, setor ou como função;
(c) verificar atribuições e atividades exercidas pelo departamento, setor
ou função, que se caracterize como controle interno; (d) relacionar
procedimentos e métodos de auditoria interna capazes de auxiliar no
processo de melhoria do controle interno. A metodologia utilizada para
descrição do estudo de caso é caracterizada por uma pesquisa exploratória
e qualitativa, através da análise e observância das atividades executadas
nos departamentos específicos da instituição, e identificação dos
procedimentos do controle interno. Ao final, verificou-se que o papel da
auditoria interna é contribuir no processo decisório de melhorias para
instituição. Neste sentido, destaca-se, de acordo com a literatura, que a
auditoria interna pode ser a principal ferramenta de gestão empresarial.
Considerando que a SECAB segue os regulamentos do regimento interno,
a proposta de uma auditoria interna seria viável e de grande importância
para instituição, detectando e prevenindo possíveis erros, bem como
avaliando e examinando as atividades desempenhadas pelos setores
financeiros.
Palavras-Chave: Auditoria Interna. Processo de Melhorias. Controle
Interno. Instituição de Ensino.
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1- Alocação do departamento de auditoria interna dentro de
uma organização..............................................................................54
Figura 2- Avaliação do sistema de controle interno e volume de
testes.................................................................................................65
Figura 3- Controles contábeis e controles internos..........................68
Figura 4 - Princípios fundamentais de controle interno...................73
Figura 5 - Organograma Institucional..............................................84
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LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Características que distinguem as
auditorias..........................................................................................57
Quadro 2 - Técnicas de Auditoria....................................................62
Quadro 3 - Principais Procedimentos e Atividades de acordo com a
Teoria...............................................................................................90
Quadro 4 - Análise de sugestões de melhorias dos departamentos
financeiros.......................................................................................94
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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ACIT Associação Empresarial de Tubarão – Amurel
AUDIBRA Instituto dos Auditores Internos do Brasil
CFC Conselho Federal de Contabilidade
CRC Conselho Regional de Contabilidade
CVM Comissão de Valores Mobiliários
FUCAP Faculdade Capivari
IBGC Instituto Brasileiro de Governança Corporativa
IBRACON Instituto dos Auditores Independentes do Brasil
MEC Ministério de Educação e Cultura
PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
PDI Plano de Desenvolvimento Institucional
PPRA Programa de Prevenção de Risco Ambientais
SAE Secretaria de Apoio ao Estudante
SECAB Sociedade Educacional de Capivari de Baixo
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................ 25
1.1 OBJETIVOS ........................................................................................ 26
1.1.1 Objetivo geral ............................................................................. 26
1.1.2 Objetivos específicos .................................................................. 27
1.2 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA .................................................... 27
1.3 DELIMITAÇÃO DA PESQUISA ........................................................ 28
1.4 ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA ....................................................... 28
2 RELATÓRIO DE ESTÁGIO: CARACTERIZAÇÃO DO
OBJETO DE ESTUDO ............................................................... 29
2.1 SOCIEDADE EDUCACIONAL DE ENSINO SUPERIOR
(SECAB) .................................................................................. 29
2.2 VILA REAL CONTABILIDADE ................................................ 30
2.3 DIREÇÃO GERAL ............................................................................... 31
2.4 DIREÇÃO FINANCEIRA .................................................................... 33
2.5 SECRETARIA GERAL ........................................................................ 33
2.6 DIRETORIA ACADÊMICA E DIREÇÃO DE ENSINO .................... 34
2.7 COORDENAÇÃO DE CURSO............................................................ 35
2.8 A CONTROLADORIA DA SECAB .................................................... 36
2.9 DEPARTAMENTO DE PESSOAL...................................................... 36
2.9.1 Funções de funcionários que trabalham na Instituição .......... 38
2.10 TESOURARIA ................................................................................... 38
2.11 SECRETARIA DE APOIO AO ESTUDANTE (SAE) ...................... 41
2.12 BIBLIOTECA ..................................................................................... 41
3 REFERENCIAL TEÓRICO .................................................... 43
3.1 SURGIMENTO, EVOLUÇÃO E CONCEITO DA
CONTABILIDADE ...................................................................... 43
3.1.1 Finalidades da Contabilidade .................................................... 44
3.1.2 Campos de Aplicação da Contabilidade ................................... 45
3.1.3 Ramos da Contabilidade ............................................................ 46
3.2 SURGIMENTO, ORIGEM E EVOLUÇÃO DA AUDITORIA ........... 47
3.2.1 Conceitos de Auditoria ............................................................... 48
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3.2.2 Objetivos da auditoria ............................................................... 49
3.2.3 Reflexos da auditoria sobre a riqueza patrimonial ................. 49
3.2.4 Órgãos relacionados à auditoria ............................................... 50
3.2.5 Ética Profissional para auditor ................................................. 51
3.3 AUDITORIA EXTERNA ..................................................................... 52
3.4 AUDITORIA INTERNA ...................................................................... 53
3.4.1 Objetivos da auditoria interna .................................................. 54
3.4.2 Das responsabilidades da auditoria interna ............................ 55
3.5 DIFERENÇAS ENTRE AUDITORIA INTERNA X EXTERNA ........ 56
3.6 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA .............................................. 58
3.7 PLANEJAMENTO DE AUDITORIA INTERNA ................................ 59
3.8 PAPÉIS DE TRABALHO ..................................................................... 60
3.8.1 Aspectos fundamentais dos papéis de trabalho ....................... 60
3.9 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA INTERNA .............................. 61
3.10 CONTROLE INTERNO ..................................................................... 63
3.10.1 Características do controle interno ........................................ 65
3.10.2 Tipos de Controles: Contábeis e Administrativos ................. 67
3.10.3 A Importância do controle interno ......................................... 68
3.11 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DO CONTROLE INTERNO ....... 69
3.12 LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE
INTERNO ..................................................................................... 74
3.13 AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO ...................................... 76
4 METODOLOGIA DA PESQUISA ........................................... 79
4.1 ENQUADRAMENTO METODOLÓGICO ......................................... 79
4.2 PROCEDIMENTOS PARA A COLETA E ANÁLISE DE DADOS ... 81
5 ESTUDO DE CASO: ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS
RESULTADOS ............................................................................ 83
5.1 LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA
SECAB .......................................................................... ................83
5.2 CONTROLE INTERNO, DEPARTAMENTO, SETOR OU
FUNÇÃO ...................................................................................... 85
5.3 ATRIBUIÇÕES E ATIVIDADES ........................................................ 86
5.4 AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE MELHORIAS DO
CONTROLE INTERNO ............................................................... 88
23
5.5 PROPOSTAS DE MELHORIAS.......................................................... 94
6.1 RECOMENDAÇÃO ............................................................................. 98
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25
1 INTRODUÇÃO
Cada vez mais as empresas impulsionadas pela globalização
enfrentam constantes mudanças empresariais, tornando seus ambientes
mais competitivos e o mercado mais exigente.
Diante dessa competitividade é necessário que as instituições
busquem novos métodos de aperfeiçoamento que auxiliem na tomada de
decisão para o sucesso empresarial.
Os métodos de aperfeiçoamentos são medidas adotadas pelas
empresas, para o auxílio no processo de melhorias para com a instituição
e, com isso, verifica-se que a Contabilidade tem um papel significativo
dentro do ambiente institucional. Pois, é uma ciência contábil que tem o
objetivo de obter evidências claras ligadas ao patrimônio das entidades,
controlar as operações, atividades financeiras, registros contábeis e,
também, auxiliam a administração na tomada de decisão.
Diante à globalização, avanços tecnológicos e o mercado
competitivo, vários fatores contribuíram para preocupação dos gestores,
um dos fatores que levou os administradores a buscar novos
investimentos, realizou na busca de novos métodos e procedimentos que
auxiliassem na tomada de decisão, para uma organização de sucesso.
Para isso, uma sociedade educacional de ensino superior necessita
da verificação de seu controle interno, para que, através deles, em sua área
administrativa possam-se adotar métodos e procedimentos com objetivo
de verificar erros e melhorar as atividades relacionadas ao controle
interno e proteção do ativo da instituição.
A verificação do controle interno consiste na observância das
funções exercidas pelos departamentos internos da instituição. Constitui
ainda, na conferência de que os funcionários estejam exercendo suas
funções de maneira eficaz, de modo que cumpre as normas estabelecidas
pelo regimento interno e execute suas atividades de forma integra e
comprometimento para com a instituição.
Desta forma, consiste também avaliar os métodos e as normas da
instituição, juntamente com a necessidade de um bom funcionamento do
controle interno para alcançar seus objetivos. Pois, de nada adianta a
instituição ter funções relacionadas ao controle interno, sem que alguém
responsável verifique.
Para tanto, é condição fundamental que os controles internos sejam
eficazes e eficientes e que os gestores tenham responsabilidade, perante a
instituição. É o auxílio diretamente como controle imediato, na avaliação
de suas funções para o cumprimento das metas orçamentárias,
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estabelecidas através, do regimento interno na comprovação da
legalidade, na avaliação dos resultados e no controle das movimentações
de bens, direitos e obrigações.
Deste modo, a sociedade educacional particular de ensino superior
SECAB, objeto deste estudo, tem uma postura rigorosa na obediência do
seu regimento interno, para, que através deles, possam ser seguidas as
normas, e avaliadas todas as necessidades que a instituição tem para o
cumprimento de seus objetivos.
Com a necessidade de maior observação, referente às atribuições
estabelecidas pelos departamentos e verificação dos controles internos,
verifica-se que a instituição necessita de um departamento que assuma
uma posição de coordenação e responsabilidade por ele, e com isso,
recebe o nome de auditoria interna, a qual tem o papel importante no
processo de melhorias para o controle interno da instituição,
recomendando melhorias através de seus exames de investigações,
voltados para o cumprimento e aprimoramento do seu controle interno.
A auditoria interna trata-se de uma atividade
avaliativa e de assessoramento que tem a
responsabilidade de avaliar o processo de melhoria
para o controle interno e prevenindo de ocorrências
que afetem negativamente o alcance dos objetivos
da Instituição (CREPALDI, 2012 p.134).
Assim, o presente estudo de caso, realizado em uma sociedade
educacional de ensino superior, tem como pergunta de pesquisa: qual o
papel da auditoria interna no processo de melhorias do controle interno
da instituição SECAB?
1.1 OBJETIVOS
Nesta seção, apresentam-se o objetivo geral e os objetivos
específicos que norteiam a pesquisa.
1.1.1 Objetivo geral
O objetivo geral da pesquisa é identificar os principais aspectos da
Auditoria Interna capazes de contribuir para as melhorias no processo do
Controle Interno de uma instituição de ensino superior.
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1.1.2 Objetivos específicos
Para alcançar o objetivo geral, considera-se como objetivos
específicos: (a) Estudar a estrutura organizacional da instituição objeto de
estudo; (b) identificar a existência de controle interno, nos departamentos,
setores ou como função; (c) verificar atribuições e atividades exercidas
pelos departamentos, setores ou função, que se caracterize como controle
interno; (d) relacionar procedimentos e métodos de auditoria interna
capazes de auxiliar no processo de melhoria do controle interno.
1.2 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA
Esta pesquisa se justifica tendo em vista a necessidade de estudar
a auditoria Interna no processo de melhorias dos Controles Internos na
Instituição de Ensino SECAB, destacando os métodos e procedimentos
que contribuíram no processo de melhoria do controle interno e no
desempenho das atividades relacionadas aos departamentos.
Considerando que existe um regimento interno na instituição de
ensino, que devem ser seguido e obedecido de forma cautelosa. A
instituição conta com desempenho das atividades dos seus colaboradores
e administradores, que influenciaram no processo do controle interno.
Com isto, pode-se afirmar que a auditoria interna, dentro da
instituição, tem a função de contribuir com melhorias do controle interno,
verificando a sua adequação de forma eficaz e eficiente, auxiliando os
colaboradores e administradores no desempenho de suas atividades.
Sabendo que a instituição tem o objetivo, numa visão sistêmica, o
desejo de crescimento em ser referência de ensino superior, além de um
bom funcionamento do controle interno o que é fundamental, ou seja, é a
peça chave para o crescimento de a instituição. Quanto maior for a
eficiência do controle interno, maior será a contribuição de melhorias e
os objetivos a serem alcançados, garantindo confiabilidade, segurança em
suas informações contábeis, financeiras e administrativas, destacando a
atividade da auditoria interna, como um setor avaliativo e de
assessoramento que contribuirá pelo processo de melhoria dos controles
internos, auxiliando o dono da instituição e administradores na tomada de
decisão.
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1.3 DELIMITAÇÃO DA PESQUISA
O presente estudo de caso apresenta algumas limitações referentes
à execução da pesquisa.
As coletas de dados são realizadas através do acompanhamento dos
departamentos da sociedade educacional de ensino superior (SECAB),
em um período de um mês de pesquisa presencial, que buscou observar
as funções exercidas por cada departamento. Sendo realizadas em todos
os departamentos, contando com a disponibilidade dos funcionários, para
fornecer dados pertinentes à pesquisa.
1.4 ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA
O presente estudo foi dividido em 6 capítulos que proporcionam
maior entendimento, de forma clara e objetiva. O primeiro capítulo
demonstra como está sendo realizada a pesquisa, com uma introdução
destacando a pergunta pesquisa, qual o papel da auditoria interna no
processo de melhoria do controle interno da instituição SECAB? destaca-
se também o objetivo geral, objetivos específicos, justificativa no estudo,
limitações da pesquisa e a organização da pesquisa.
No segundo capítulo, é apresentado o relatório do estágio, objeto
do estudo de caso, que é caracterizado pela sociedade educacional de
ensino de Capivari de Baixo.
O terceiro capítulo apresenta a abordagem do referencial teórico
do estudo pesquisado. Que trata dos conceitos de contabilidade, suas
finalidades, conceitos da auditoria, objetivos de auditoria interna, normas,
procedimentos, controle interno, tipos de controles, suas características,
princípios fundamentais do controle interno, entre outros.
No quarto capítulo, é apresentada à metodologia da pesquisa,
baseada em conceitos de alguns autores, podendo ser dividida em
enquadramento metodológico e procedimentos para coleta e análise de
dados.
O quinto capítulo apresenta a análise e discussão dos resultados,
que leva em consideração a disposição dos objetivos específicos da
pesquisa, destacando cada um deles em resposta ao objetivo geral.
E, finalmente, no sexto capítulo, são apresentadas as conclusões e
as recomendação de melhorias para o controle interno da instituição,
seguidos está às referências utilizadas para o estudo de caso, e as consultas
para fundamentação do estudo.
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2 RELATÓRIO DE ESTÁGIO: CARACTERIZAÇÃO DO
OBJETO DE ESTUDO
O presente estudo de caso caracteriza-se por uma pesquisa
realizada na Sociedade Educacional de Ensino de Capivari de Baixo Ltda.
(SECAB)1.
2.1 SOCIEDADE EDUCACIONAL DE ENSINO SUPERIOR
(SECAB)
A SECAB é uma sociedade de direito privado com fins lucrativos,
regularizada pelo cartório de registros de títulos e documentos e pessoas
jurídicas da comarca de Capivari de Baixo, Mantenedora da Instituição
Particular de Ensino Superior (FUCAP).
O poder executivo da SECAB é exclusivamente da entidade
Mantenedora, que mantém a instituição particular de ensino superior
Faculdade Capivari (FUCAP), que estabelece por meio de um regimento
interno, e cumprimento de normas e leis rígidas, que devem ser seguidas
e obedecidas. Assim como os atos normativos internos dos seus docentes
e discentes, e as autoridades próprias de seus órgãos deliberativos e
executivos.
A SECAB tem como responsabilidade, perante as autoridades, a
faculdade e o instituto superior de educação Vygotski, prover recursos
necessários para o funcionamento da instituição de ensino superior, É na
Mantenedora que funciona todo o acesso de informações perante o
Ministério de Educação e Cultura (MEC), e as atualizações perante a
legislação vigente.
A missão da SECAB é desenvolver, por meio da educação superior
um ensino de excelência, o potencial realizador das pessoas, contribuindo
para formação de cidadãos sadios, habilitados para a profissão, para vida
profissional e integrados à comunidade.
A Instituição Particular de Ensino Superior FUCAP está localizada
na Avenida Nações Unidas, 500, no bairro: Santo André, no município de
Capivari de Baixo- SC.
1 As informações da caracterização da empresa foram retiradas do regimento
interno e de indagações e observações durante o período de estágio.
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2.1.1 Departamentos da sociedade educacional superior (SECAB)
Os departamentos estão totalmente divididos e estruturados
segundo o cronograma elaborado pela sociedade educacional (SECAB),
conforme segue:
Mantenedora
Polo EAD
Vila Real Contabilidade
Assessoria Jurídica
Direção Geral
Direção Financeira
Secretaria Geral
Coordenação de Cursos
Direção Acadêmica
Controladoria
Setor de Pessoal
Tesouraria
Secretaria de Apoio Estudantil
Biblioteca
TI
Secretaria PG
Coordenação de Pós-Graduação
2.2 VILA REAL CONTABILIDADE
A empresa Villa Real Contabilidade é uma organização contábil
fundada no ano de 1989 por Eliane e Carlos. Tem seus objetivos claros
de gestão, voltados a serviços contábeis de qualidade, obtendo, assim, a
satisfação do cliente SECAB.
Toda a equipe da Vila Real Contabilidade encontra se envolvida
no processo de atendimento aos clientes e comprometida com a resolução
de problemas, somando ferramentas, como, a informática, a uma
permanente atualização profissional, inclusive os próprios diretores.
O compromisso é uma estrutura para que cada necessidade -
administrativa, contábil, pessoal, jurídica ou fiscal - seja atendida por um
departamento específico. Isso soma maior velocidade no tempo de
resposta a uma grande segurança na obtenção dos dados.
A informática é a ferramenta que se soma ao conhecimento técnico
dos profissionais para dar origem a um serviço de qualidade, com
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precisão, confiabilidade e no menor prazo, utilizando os recursos da
Internet para pesquisas e da rede local para armazenagem das
informações.
O conhecimento técnico é priorizado na escolha das pessoas que
compõem a equipe. O Escritório de contabilidade Vila Real investe na
atualização permanente dos profissionais, a fim de garantir que o serviço
seja prestado em conformidade com as normas e práticas mais recentes.
Mas há outro atributo ainda mais valioso que é cultivado e
incentivado na postura dos profissionais da empresa: o
comprometimento. Cada um deles busca os resultados que o cliente
necessita, numa parceria estreita e abrangente, com a qual ele pode contar
em qualquer situação. Uma parceria baseada na premissa de que o sucesso
da Villa Real Contabilidade é fruto exclusivo do sucesso dos clientes.
A empresa Vila Real Contabilidade possui um quadro de 11
colaboradores, sendo que um de cada departamento está envolvido na
contabilidade da SECAB. Cinco funcionários com graduação em
Ciências Contábeis, três estão cursando a graduação e dois possuem curso
técnico em contabilidade.
Para execução de um trabalho eficaz e com excelência, a Vila Real
Contabilidade conta com três departamentos que estão divididos em:
departamento pessoal, fiscal e contábil.
O departamento de Pessoal é responsável pela elaboração da folha
de pagamento e demais rotinas pertinentes;
O departamento Fiscal tem a função de lançar documentos fiscais
e respectivas apurações de impostos;
O departamento Contábil é responsável por realizar lançamentos
contábeis e elaboração de balancetes, balanços e busca Informações
acessória a Prefeitura, Receita Federal e demais órgãos, CRC-SC, CFC
quando for solicitado.
2.3 DIREÇÃO GERAL
A Direção Geral da SECAB é o órgão executivo superior de gestão
de todas as atividades acadêmicas e administrativas da instituição.
O Diretor Geral é designado pela Mantenedora SECAB; sendo
assim, são deveres e atribuições a serem seguidos, segundo o regimento
interno institucional:
Ser responsável por representar a
instituição, juntamente com as pessoas ou
instituição pública ou privada, convocando e
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presidindo reuniões do conselho superior de
educação;
Elaborar o plano de desenvolvimento
institucional, do qual conste a proposta
orçamentária do PDI (Plano de Desenvolvimento
Institucional), homologada pelo Conselho;
Conferir graus acadêmicos, assinar
diplomas, títulos e certificados escolares,
decorrentes das atividades regulares
extracurriculares da faculdade; zelar pela
manutenção da ordem e da disciplina no âmbito da
faculdade, respondendo por abuso ou omissão;
Propor à entidade Mantenedora a
contratação ou dispensa de pessoal docente e
técnico-administrativo da faculdade, na função de
recursos humanos;
Autorizar, previamente as publicações que
envolvam responsabilidades da faculdade,
ouvidoria a entidade Mantenedora;
Propor revisão de matéria objeto de
decisões do Conselho Superior no prazo de 5
(cinco) dias úteis;
Decidir os casos de natureza urgente ou que
impliquem matéria omissa ou duvidosa, neste
Regulamento, “ad refrendum” do Conselho
Superior, submetendo-os a apreciação final do
mesmo Conselho; comunicar à Entidade
Mantenedora os fatos e ocorrências que escapem à
rotina da vida da Faculdade, relativos aos corpos
docentes, discentes, técnico-administrativo e de
apoio, bem, como aos dos órgãos suplementares;
Aplicar as penalidades regimentais de sua
alçada;
Supervisionar as atividades de coordenação
administrativa da Faculdade;
Delegar competência no âmbito de suas
atribuições; cumprir e fazer cumprir as disposições
deste Regimento, da legislação em vigor e as
decisões dos órgãos colegiados da Faculdade;
Efetuar o relacionamento harmônico da
Faculdade com a sua Entidade Mantenedora;
exercer as demais atribuições que lhe sejam
impostas pela lei, neste Regimento e em razão de
normas complementares aprovadas.
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O Diretor Geral é um representante legal da instituição perante os
órgãos reguladores, os órgãos políticos e sociais.
2.4 DIREÇÃO FINANCEIRA
A Direção Financeira é um dos pontos mais fortes da instituição,
tendo em vista sua responsabilidade e competência em de lidar com
funções de grande importância, como administração pessoal, material,
contabilidade e patrimônio da faculdade, cuidando dos programas de
recebimentos, com o objetivo de controlar os gastos e receitas.
São atribuições e responsabilidades do Diretor Financeiro:
Coordenar os setores;
Fechamentos dos caixas;
Preparar pagamentos;
Supervisionar o desempenho das tarefas administrativas;
Exercer os atos de administração;
Elaborar normas para o funcionamento dos setores, a ele
subordinados e superintender suas atividades, encaminhando para
aprovação do Conselho Superior;
Administrar a execução do orçamento da Faculdade e
encaminhar a Direção Geral à prestação de contas a ser submetido à
Entidade Mantenedora;
Adotar medidas cabíveis para aquisição guarda e fornecimento
de material permanente e de consumo, efetuando o controle qualitativo e
quantitativo;
Participar das reuniões dos conselhos, representar ou substituir o
Diretor Geral nas ausências ou impedimentos eventuais; elaborar, no
prazo de 60 (sessenta) dias após o encerramento do ano letivo, o relatório
anual de trabalho da Faculdade, para depois ser apreciado pelo Conselho
Superior; exercer a função de controladoria, na execução do PDI.
2.5 SECRETARIA GERAL
A Secretaria Geral é órgão de apoio administrativo, que tem a
responsabilidade de exercer as atividades relacionadas ao registro,
controle acadêmico e apoio ao estudante da instituição.
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Responsável por fiscalizar os registros da vida escolar, a secretaria
geral tem à função, de protocolo de pedidos, produzir documentos, ofertar
os serviços educacionais, além de atender a comunidade externa e interna.
O setor conta com a colaboração de quatro funcionários
responsáveis pela execução de suas atividades de forma produtiva e
eficaz. As funções da secretária estão divididas nas seguintes:
Protocolo: encarregar-se da correspondência, solicitação de
Documentos através de requerimentos devidamente numerados e datados.
ex: atestados de matriculas, e ou frequência, pedidos de provas de
segunda chamada, histórico escolar, entre outros.
Secretaria Acadêmica: faz a organização de arquivos de modo a
assegurar preservação dos documentos. Como exemplo dessas atividades,
cada aluno tem uma pasta individual, mantidas em arquivo de aço,
organizadas por curso e ano, pastas de alunos com matriculas trancadas,
por curso de graduação, técnico ou pós- graduação.
Setor de Informação e Comunicação: tem a função de atender,
prontamente, a qualquer pedido de informação ou esclarecimento de
interessado. Este setor também se prontifica a realizar o marketing da
instituição, realizando propagandas, campanhas de vestibulares,
incentivos, que interessam o público acadêmico, gerando satisfação, e
qualidade de ensino.
Setor de Registro e Expedição: executar os registros de
documentos, como diplomas e certificados.
2.6 DIRETORIA ACADÊMICA E DIREÇÃO DE ENSINO
A Diretoria Acadêmica e a Diretoria da Instituição de Ensino são
órgãos de apoio acadêmico, cuja competência é superintender, orientar,
coordenar e fiscalizar todas as atividades de ensino, pesquisa e extensão
da Faculdade Capivari e do Instituto Superior, respectivamente.
As funções atribuídas são: orientar, coordenar e fiscalizar as
atividades acadêmicas da Faculdade e do Instituto respectivamente;
coordenar as atividades relacionadas com o funcionamento e
desenvolvimento de pós-graduação; promover mecanismos de
acompanhamento, controle e avaliação sistemáticas da produtividade e
qualidade do ensino, promover o intercâmbio cultural, científico,
tecnológico e artístico com entidades públicas e privadas, nacionais e
internacionais; estudar e propor as políticas de pós-graduação “lato
sensu” e “Strito Sensu”, pesquisa e extensão e coordenar estas atividades;
desenvolver ações que visem participar das reuniões dos conselhos,
representar; ou substituir o diretor geral nas atividades acadêmicas em sua
35
ausência ou impedimentos eventuais; exercer outras atribuições
correlatas, delegadas pelo diretor geral; presidir as reuniões do Instituto
Superior de Educação Vygotski, na ausência de seu presidente.
Na direção acadêmica, as funções das atividades são atribuídas por
quatros funcionários, sendo um bolsista que desenvolve todas as
atividades do setor. Entre elas, contratos de alunos, registros acadêmicos,
notas e frequência, planos de ensinos, relacionamento com professores e
alunos, elaboração de cronogramas de turmas, contratação de professor,
memorando para o pagamento, as formaturas cerimoniais, emissão de
certificados, projetos do curso.
2.7 COORDENAÇÃO DE CURSO
O Colegiado de Curso é a menor unidade da estrutura da Faculdade
para todos os efeitos de organização administrativa, didático-científica e
de recursos humanos.
Constituem cada colegiado os professores das disciplinas que
integram o curso e a um representante do corpo discente, indicado pela
representação estudantil.
Cada Colegiado é responsável pelo planejamento, distribuição e
execução das tarefas que lhe são peculiares, em todos os níveis e para
todos os fins da educação superior, em subordinação aos órgãos
superiores de coordenação do ensino e da pesquisa na forma do
regimento. O colegiado de curso é dirigido por um coordenador,
substituído em suas faltas e impedimentos eventuais por um suplente,
ambos designados pelo Diretor para mandato de 1 (um) ano.
O Colegiado reúne-se, ordinariamente, em datas fixadas no
calendário escolar e, extraordinariamente, quando convocados pelo
coordenador, por iniciativa própria, por solicitação do diretor ou a
requerimento de dois terços de seus membros. Os Coordenadores de
Curso devem:
Representar o Curso junto aos demais órgãos da Faculdade;
Convocar e presidir as reuniões do Colegiado;
Supervisionar e fiscalizar a execução das atividades
programadas, bem como assiduidade dos professores e alunos;
Apreciar sobre o processo de contratação e dispensa dos quadros
de professores e servidores técnico-administrativos e manter, sob sua
responsabilidade, o registro da vida funcional dos mesmos;
36
Apresentar, anualmente, ao Colegiado e à Diretoria, relatório de
suas Atividades;
Opinar sobre o perfil de professores, tutores e monitores a serem
admitidos nos quadros de educação presencial e a distância;
Sugerir a contratação ou dispensa de pessoal.
2.8 A CONTROLADORIA DA SECAB
O setor de Controladoria da Instituição da Faculdade Capivari é
um setor de gestão econômica e financeira, sendo responsável por gerar
informações para auxiliar aos gestores na tomada de decisões, como
também fazer a avaliação do processo organizacional.
As principais atividades exercidas no setor de controladoria são:
Bancos (controles de saldos, entradas e saída);
Contas a pagar (materiais para uso e consumo da empresa, gastos
com energia elétrica, água, investimentos com computadores, livros,
máquinas, Imposto, salário, Encargos Sociais);
Lançamentos e controles internos das despesas;
Negociação e Cobrança;
Elaboração de prestação de contas relacionadas a bolsas de
estudo do artigo 170/171;
Controle de cheques (saídas e devolução de cheques);
Preparação e organização da documentação para enviar a
contabilidade. (Nota fiscal emitidas (receitas), extratos bancários, todas
as despesas pagas).
Neste setor de controladoria são usados vários tipos de relatórios
para o controle interno financeiro, dentre os quais se destacam:
Movimentação por centro de custos e movimentação por planos de
contas.
2.9 DEPARTAMENTO DE PESSOAL
O setor de pessoal é responsável por cuidar, organizar e administrar
todas as rotinas, relacionadas à relação de emprego existente entre
empregado e empregador, como: contratação de funcionários, pagamento
de salários, férias, transporte, 13ºsalário, licença médica, organização dos
horários e outros.
37
Basicamente, o setor de pessoal é constituído pelas atividades:
Admissão, Compensação e Desligamento.
Admissão de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo o processo
de integração do indivíduo na empresa, dentro dos critérios
administrativos e jurídicos. Tem início na busca do profissional no
mercado de trabalho, adequar nas funções do cargo e efetuar o registro de
acordo com as conformidades da legislação do trabalho.
Compensação de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo
processo de controle de frequência, pagamento de salários e benefícios,
bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições. A partir da
integração dos empregados na empresa, tem início no controle do fluxo
de frequência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controle de
benefícios e finaliza em cálculos de tributos.
Desligamento de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo
processo de desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-
se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato,
Justiça do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina de fiscalização. Tem
início a partir do desligamento do empregado e termina quando da sua
efetiva quitação do contrato de trabalho.
Os principais serviços utilizados no setor de pessoal são:
Controle ponto dos funcionários;
Coleta e conferência de dados da folha de pagamento, antes
mesmo de enviar à contabilidade;
Com relação ao corpo docente, a cada semestre tem o controle
da quantidade de créditos a serem pagos. Ex: a cada semestre pode
diminuir a disciplina para cada professor;
Conferências de planos de saúde dos funcionários;
Empréstimo consignado, cartão utilcard da Associação
empresarial de Tubarão (ACIT) cartão benefício, controle.
Controle do mérito acadêmico: existe um controle de artigos,
revistas publicações de professores que ganham um percentual em cima
do salário;
Controle da orientação do TCC, controlando quais os professores
e alunos a serem orientados;
Segurança do Trabalho, responsável pelo acompanhamento e
Programa de Controle Médico de Saúde (PCMSO) e Programa de
Prevenção de Risco Ambiental (PPRA);
Desligamento responsável pela rescisão de contrato de trabalho;
38
Controle atualizado de documentação dos professores,
principalmente as titulações;
Controle de Professor Horista: é aquele professor que ministra a
aula só um dia da semana;
Controle de Professor parcial: é aquele professor que ministra
suas aulas três vezes ou mais por semana;
Controle de Professor Integral: Neste caso são os coordenadores
de cursos que trabalham em período integral.
2.9.1 Funções de funcionários que trabalham na Instituição
As funções da Instituição de ensino estão divididas nas seguintes:
Auxiliar Administrativo;
Assistente Administrativo;
Bibliotecária;
Serviços Gerais I e II;
Vigia;
Gerente de TI;
Secretária Geral;
Professor;
Assistência Social;
Estagiários;
Assistentes de Secretaria.
2.10 TESOURARIA
A Tesouraria é um setor de grande importância. Os responsáveis
por esse setor exercem suas principais atividades através do controle e
conferência de débitos dos alunos e recebimentos das mensalidades dos
cursos de graduação, pós-graduação e cursos técnicos. Emitem
documentos financeiros e boletos conforme as necessidades de cada
aluno, lançamento e baixa de taxas de documentação acadêmica de
acordo com requerimento encaminhado pela secretaria Geral.
A Tesouraria desenvolve importante trabalho, no controle eficaz
de conferência, das informações e movimentação financeiras de todos os
departamentos da instituição. Além de proporcionar esses serviços, é na
Tesouraria que os alunos buscam informação sobre bolsas de estudos,
financiamentos estudantis e descontos. Importante setor que faz a ligação
direta de todos os pontos estratégicos e decisórios da organização.
39
A Tesouraria desenvolve suas atividades através do manual de
procedimento interno que auxilia no seu desempenho. As atribuições do
seu departamento são:
Atendimento ao público em geral;
Informações de cursos, valores de mensalidades, bolsas de
estudos, descontos, financiamentos estudantil;
Controlar e planificar a posição de débitos de alunos para
liberação da renovação de matrículas;
Controlar e conferir todos os recebimentos e mensalidades que
foram efetivados na tesouraria de todos os cursos de graduação,
pós- graduação, cursos técnicos e outros;
Garantir a cobrança e registrar todos os recebimentos efetuados
sendo em dinheiro, cheque, cartão de débito ou crédito e depósito
bancário;
Emitir, conferir e encaminhar relatórios de arquivos de retorno
de banco (mensalidades pagas/ creditadas em banco pelos
alunos) para o responsável pelo departamento administrativo
financeiro;
Emitir, conferir e encaminhar relatórios financeiros sobre
situação de pendências/ débitos dos alunos inadimplentes, para o
responsável do setor de negociação, visando ao cumprimento das
obrigações financeiras dos alunos e o recebimento dos créditos
da instituição de ensino;
Gerar, alterar, estornar, cancelar mensalidades quando houver
necessidade;
Registrar e retirar mensalidades pendentes de protestos (SPC,
jurídicos, SERASA), quando autorizado pelo responsável do
setor de negociação;
Conferir e baixar depósitos bancários;
Elaborar planilha de valores de mensalidades dos cursos
conforme reajuste anual;
Registrar cheques à vista e pré-datados no sistema;
Negociar mensalidades pendentes dos alunos, quando houver
autorização;
Emitir boletos bancários dos cursos e o recibo, conforme pedido
do aluno;
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Emitir extrato financeiro total do aluno para o imposto de renda
e para pedido de colação de grau, conforme solicitação na
secretaria acadêmica pelo aluno;
Gerar e baixar taxas de atestados e declarações, cursos diversos,
documentação acadêmica, conforme solicitação através de
requerimento de fins diversos, na secretaria acadêmica pelo
aluno;
Controlar e conferir situação financeira de alunos desistentes
para o cancelamento do mesmo;
Controlar pedido de trancamento de alunos, conferir a situação
financeira e dar andamento no processo de trancamento;
Abertura e fechamento de caixa tesouraria;
Emitir e encaminhar relatórios de resumo de caixa no final do
expediente para conferência de entradas e saídas de valores,
(dinheiro, cheques, cartão de débito e crédito) e registros de
mensalidades para o responsável pelo departamento
administrativo financeiro. 2
Devido à parceria e convênio com o banco Caixa Econômica
Federal, a Tesouraria da instituição é correspondente do Caixa Aqui:
1. Atendimento ao público em geral;
2. Saques e depósitos;
3. Recebimentos de boletos e faturas;
4. Pagamentos diversos (INSS, FGTS, PIS, Seguro-desemprego);
5. Saldos e extratos;
6. Transferências;
7. Recarga de pré-pago.
8. Abertura e fechamento de caixa;
9. Emitir e conferir relatório de saldo do convênio e transações
diárias, encaminhar para o departamento administrativo financeiro;
10. Emitir e conferir relatório de saldo do convênio e prestação de
contas, encaminhando para o departamento administrativo financeiro.
2 Caixa Aqui são correspondentes da Caixa Econômica Federal, estão espalhados por todo Brasil, com objetivo de levar os serviços e produtos da empresa até mesmo em locais de difícil acesso, onde não existe agências bancárias.
41
2.11 SECRETARIA DE APOIO AO ESTUDANTE (SAE)
A Secretaria de Apoio ao Estudante na FUCAP, é um setor voltado
inteiramente aos acadêmicos, com objetivo de ser um apoio
psicopedagógico, orientando no que diz respeito a suas dificuldades
pessoais e educativas, dando oportunidade ao acadêmico no
desenvolvimento de atividades profissionais capaz de contribuir
positivamente com sua aprendizagem social, profissional e cultural.
Além disso, a secretaria de apoio ao estudante tem a obrigação de
assessorar as empresas em relação à pré-seleção de candidatos, a
renovação e ou substituição do compromisso de estágio.
2.12 BIBLIOTECA
A biblioteca da instituição de ensino superior FUCAP é um setor
responsável pela prestação de serviços e atendimento aos usuários
acadêmicos, docentes e o público externo, com intuito de orientar da
melhor forma possível em suas pesquisas bibliográficas.
Com mais de 12.042 livros, 138 obras raras, 35 títulos de
periódicas e diversas obras de referências, é um setor que se preocupa
com a qualidade do seu serviço, em prestar atendimento exclusivo no
auxílio de aprendizagem educacional. Para isso, o acervo bibliográfico é
atualizado constantemente, por indicação dos professores e por
solicitação do profissional bibliotecário, em razão de novas edições ou
para atualização dos temas objeto de estudos, além de publicações
destinadas a subsidiar planejamentos e projetos de pesquisa e extensão,
bem como o enriquecimento constante por meio de doações da
comunidade.
A biblioteca possui um acervo periódico técnico nacional
adequado às funções. Para tanto, mantém assinaturas correntes de
periódicos, constantemente ampliadas de acordo com as indicações dos
coordenadores e docentes e levam em conta os projetos de ensino,
pesquisa e extensão.
Além do acervo específico de livros e periódicos, a FUCAP possui
o acervo audiovisual com diversos assuntos e títulos, material operacional
de apoio para consulta de alunos e professores, que tem como objetivo
atualizar e dinamizar as aulas, assim como os trabalhos realizados por
alunos. Faz parte do acervo audiovisual fitas VHS, didáticas e CDs, com
diversos assuntos e títulos.
42
A biblioteca está aberta ao público acadêmico, para consultas de
acervos e permite o empréstimo domiciliar aos usuários, vinculados à
faculdade (alunos, professores, e o público externo), que terão um prazo
de sete dias, para a devolução dos acervos bibliográficos dentro da
instituição, não é permitida a saída de acervos para os usuários externos.
43
3 REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo são apresentadas fontes do conteúdo bibliográfico,
com objetivo de fornecer maiores informações sobre o referencial teórico
da pesquisa. Fundamenta-se através da conceituação de diversos autores
em relação ao surgimento da contabilidade, conceito, finalidade e
ramificações.
Num segundo momento, apresenta-se a origem da auditoria, sua
evolução, seus conceitos e objetivos, os tipos de auditoria, interna e
auditoria externa, as diferenças entre auditoria externa e interna, as
normas de auditoria, os papéis de trabalho, os procedimentos de auditoria,
e a auditoria no processo de melhoria do controle interno.
Em um terceiro momento, o referencial teórico relata e aborda os
conceitos de controle interno, os tipos de controles administrativos e
contábeis, a importância do controle interno, os princípios fundamentais
do controle interno, o levantamento do sistema de controle interno e a
avaliação do controle interno.
3.1 SURGIMENTO, EVOLUÇÃO E CONCEITO DA
CONTABILIDADE
A Contabilidade é tão antiga quanto à própria história da
civilização. Iudícibus (2009) afirma que a contabilidade já existia desde
os tempos dos povos primitivo, em função da necessidade de controlar,
medir e preservar o patrimônio familiar e, até mesmo, em função de trocar
bens para maior satisfação das pessoas.
Segundo Ribeiro (2011) a origem dos procedimentos contábeis
como mecanismo de controle de operações econômico relativo às
compras, às vendas e aos investimentos realizados pelo homem se perde
no tempo. Entretanto, a Contabilidade se firmou como ciência das
partidas dobradas no final do século XV. Os métodos de partidas dobradas
fundamentam-se na relação de débito/crédito, tendo sido criado pelo frade
franciscano Luca Paccioli e apresentado no seu livro sobre geometria
aritmética, na cidade de Veneza, na Itália.
A Contabilidade é a ciência que estuda o patrimônio e suas
variações. Moura (2002, p. 33) define que “A contabilidade é uma ciência
que permite, através de suas técnicas, manter um controle permanente do
patrimônio da empresa”. O autor destaca ainda que o objetivo da
44
contabilidade é permitir um controle dos fatos decorrentes da gestão do
patrimônio das entidades econômico- administrativas.
Franco (2006), caracteriza a contabilidade como ciência que estuda
os fenômenos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro,
a classificação, a demonstração expositiva, a análise e a interpretação
desses fatos, com o fim de oferecer informações e orientações necessárias
à tomada de decisões sobre a composição do patrimônio líquido, suas
variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza
patrimonial.
Pode-se dizer, então, que a contabilidade é um instrumento que
fornece o máximo de informações necessárias que auxiliam as pessoas
em uma entidade, no processo de tomada de decisão de seus
administradores.
Iudícibus (2009), define que o objetivo da contabilidade como
sendo o de fornecer informação estruturada de natureza econômica,
financeira e, subsidiariamente, física, de produtividade e social, aos
usuários internos e externos à entidade objeto da Contabilidade.
Para Franco (1999), a contabilidade tem a função de registrar,
classificar, demonstrar, auditar e analisar todos os fenômenos que
ocorrerem no patrimônio líquido das entidades, com o objetivo de
fornecer informações, interpretações e orientação sobre a composição e
as variações na tomada de decisão.
Esse mecanismo contábil passou a ser utilizado universalmente,
chegando até nossos dias como eficiente instrumento de controle que
pode ser aplicado tanto aos patrimônios de pessoa física como de pessoas
jurídicas, tenham finalidades lucrativas ou não.
3.1.1 Finalidades da Contabilidade
As principais finalidades da Contabilidade é fornecer informações
de ordem econômica e financeira do patrimônio, para facilitar nas
tomadas de decisões por parte dos seus usuários.
A Contabilidade tem a finalidade de controlar a entidade, ou seja,
ter o controle do que está acontecendo no patrimônio da empresa, com
intuito de seguir regras estabelecidas através da política da administração,
registrando os fatos a fim de produzir informações necessárias, que
possibilitem ao titular do patrimônio o planejamento e o Controle para
tomadas as decisões com objetivo a ser almejado.
Gonçalves (2007) define técnica como um conjunto de métodos
organizados de forma sistemática, desenvolvidos e postos em execução
com o propósito de ser alcançar determinado fim. O autor ainda destaca
45
que para atingir suas finalidades, a Contabilidade utiliza das seguintes
técnicas contábeis:
Escrituração: é a técnica que oferece os meios e métodos
utilizados nos registros dos fatos contábeis relacionados com o
patrimônio. A escrituração deve ser mantida em registros permanentes e
ainda obedecer aos preceitos da legislação comercial e da lei 6404/76.
Demonstrações Contábeis: é a técnica que se encarrega de expor
os fatos contábeis, através de relatórios visando facilitar a interpretação
da composição dos fatos que afetam o patrimônio. ex: Balanço
Patrimonial, Demonstração de Resultado do Exercício, Fluxo de Caixa,
etc.
Análise de Balanço: é a técnica especializada que oferece os
métodos de decomposição, comparação e interpretação das
Demonstrações Contábeis, visando estudar o Patrimônio. O Patrimônio é
definido como sendo o conjunto de bens, direitos e obrigações de uma
entidade.
Auditoria Contábil: consiste no exame de documentos, livros e
registros, com a finalidade de verificar se os registros e as demonstrações
Contábeis representam a posição real e se estão de acordo com os
princípios de contabilidade geralmente aceitos. É a técnica que confirma
a exatidão dos registros e das Demonstrações Contábeis.
Consolidação de Balanço: unificação das demonstrações
Contábeis da empresa controladora e de suas controladas, visando
apresentar a situação econômica e financeira de todo o grupo, como se
fosse uma única empresa.
3.1.2 Campos de Aplicação da Contabilidade
Ribeiro (2010) ressalta que o campo de aplicação da Contabilidade
abrange todas as entidades econômico-administrativas, até mesmo as
pessoas físicas e as pessoas jurídicas de direito público, como a União, os
Estados, os Municípios, as Autarquias etc.
Entidades econômico-administrativas: são organizações que
reúnem os seguintes elementos: pessoas, patrimônio, titular, ação
administrativa e fim determinado. Quanto ao fim a que se destinam as
entidades econômico-administrativas podem ser: Entidades com fins
econômicos - são as empresas que visam lucro para preservar e/ou
aumentar o patrimônio líquido. Ex.: empresas comerciais, industriais,
agrícolas, etc. Entidades com fim socioeconômico - intituladas
instituições que visam lucro que reverterá em benefício de seus
46
integrantes. (Ex: associações, clubes sociais, etc.) Entidades com fins
sociais - também chamadas instituições, têm por obrigação atender às
necessidades da coletividade a que pertencem. Ex.: hospitais.
Embora o campo de aplicação da Contabilidade seja nas entidades,
ela se faz presente na vida cotidiana da sociedade.
3.1.3 Ramos da Contabilidade
De acordo com o ramo de atividade desenvolvido pela entidade,
haverá também o ramo da contabilidade específico que pode ser aplicado
em cada setor. Iudícibus, (2009, p.24) explica detalhadamente as
ramificações que podem ser classificadas por:
Contabilidade Pública: é o ramo da contabilidade que estuda, orienta,
controla e demonstra a organização e execução da Fazenda Pública; o
patrimônio público e suas variações. Pode se conceituar contabilidade
pública como aplicação de recursos, planejamentos e confirmações que
têm como objetivo controlar o patrimônio público, fornece informações
sobre os resultados alcançados e os aspectos de natureza orçamentária,
econômica, financeira e física do Patrimônio da entidade do setor público
e suas mutações.
Contabilidade Financeira: conceitua contabilidade financeira como
elemento que cuida das elaborações e divulgações das informações
contábeis de uma entidade, diretamente relacionadas a usuários externos
os quais são acionistas, governo, bancos e credores, potenciais
investidores e o fisco.
Contabilidade de Custos: a contabilidade de custos, é o ramo que se
destina a contabilidade para aspectos gerenciais de uma entidade, como
auxílio às funções para desempenho, planejamento e controle nas tomadas
de decisões da empresa.
Contabilidade Gerencial: voltada para fins internos, procura suprir os
gestores de um elenco maior de informações, exclusivamente para a
tomada de decisões. Diferencia-se dos tipos de Contabilidades já
abordadas, pois não se pretende aos Princípios Fundamentais da
Contabilidade. Nela o profissional exerce uma função de Controller. Contabilidade Tributária: a contabilidade tributária é o ramo da
Contabilidade responsável pela apuração dos fatos geradores de
informações e pagamentos de tributos.
47
3.2 SURGIMENTO, ORIGEM E EVOLUÇÃO DA AUDITORIA
De acordo com Attie (1998), o surgimento da auditoria está
ancorado na necessidade de confirmação por parte dos investidores e
proprietários quanto à realidade econômico-financeira espelhada no
patrimônio das empresas investidas e, principalmente, em virtude do
aparecimento de grandes empresas multi geograficamente distribuídas e
simultâneas ao desenvolvimento econômico que propiciou participação
acionária na formação do capital de muitas empresas.
Para Almeida (2010), a auditoria surgiu como parte da evolução
do sistema capitalista. No início, as empresas eram fechadas e pertenciam
a grupos familiares. Com a expansão do mercado e o acirramento da
concorrência, houve a necessidade de a empresa ampliar suas instalações
fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnológico e
aprimorar os controles e procedimentos internos em geral, principalmente
visando à redução de custo e, portanto, tornando mais competitivos seus
produtos e serviços no mercado.
De acordo com Sá (2002, p. 21),
A revolução industrial, operada na segunda metade
do século XVII, imprimiu novas diretrizes às
técnicas contábeis e especialmente às de auditoria,
visando atender as necessidades criadas com o
aparecimento de grandes empresas em que tal
natureza de serviço é praticamente obrigatória.
Para Mello (2011), o grande salto da auditoria acorreu no século
XX após a crise econômica americana de 1929, formalmente organizada
em 26 de março de 1957 quando formado o Instituto de Contadores
Públicos do Brasil e oficialmente reconhecida apenas em 1968 em São
Paulo, por ato do Banco Central do Brasil. Porém, o fortalecimento da
atividade ocorreu em 1972, por regulamentação do Banco Central do
Brasil, Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pela formação de um
órgão nacional para congregação e disciplina dos profissionais,
denominado Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, o chamado (IBRACON).
Em síntese, a causa da evolução da auditoria foi a do
desenvolvimento econômico dos países, do crescimento das empresas e
48
expansão das atividades produtoras, gerando crescente complexidade na
administração dos negócios e de práticas financeiras.
De acordo com Crepaldi (2012), a auditoria no Brasil teve início
com desenvolvimento da indústria e do comércio. Verificou-se que os
auditores internos, na realidade, de suas funções mais amplas, além da
conferência de valores e documentos, transformando-se, de meros
conferentes e revisores, em olhos e ouvidos da Administração, de força
atuante para obter controles funcionais, nas análises de contas de despesas
e rendas, e hoje até colaborando no setor de produção, junto com a
administração para melhoria dos setores da entidade.
Diante disso Almeida (2012), afirma que para atender à
Administração da empresa, seria necessária uma auditoria mais periódica,
com maior grau de profundidade e visando também a outras áreas não
relacionadas com contabilidade, sistema de controle de qualidade,
administração de pessoal. Portanto, surgiu o auditor interno como uma
ramificação da profissão de auditor externo, e consequentemente, do
contador.
Franco e Marra (1991) afirmam que à auditoria vale-se, portanto,
de todos os meios de prova ao seu alcance, para apurar a veracidade dos
registros, mesmo que tenha de recorrer às provas extras contábeis, ou
mesmo fora da empresa auditada.
3.2.1 Conceitos de Auditoria
Segundo Attie (1998, p.25), “a auditoria é uma especialização
contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial
implantado com objetivo de expressar uma opinião sobre determinado
dado”.
Crepaldi (2012, p.3) define auditoria como sendo “o levantamento,
estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações,
rotinas e demonstrações financeiras de uma entidade”.
Para Sá (2002), a auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao
sistemático exame de registros, demonstrações e de quaisquer informes
ou elementos de consideração contábil, visando a apresentar opiniões,
conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos
patrimoniais da riqueza azienda, pública ou privada, quer ocorridos, quer
por ocorrer ou prospectados e diagnosticados.
Já para Franco e Marra (2001), a auditoria compreendem em
exame dos documentos, livros, registros, inspeções e obtenção de
informações e confirmação, internas e externas, relacionada com
49
patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das
demonstrações contábeis deles decorrentes.
No entanto, as definições podem ser entendidas de várias maneiras,
mas principalmente, entende-se por auditoria como um conjunto de
estudos e procedimentos técnicos, com objetivo de expressar opinião
sobre as demonstrações financeiras de uma entidade a ser auditada.
Para Attie (1998), os exames de auditoria obedecem às normas de
auditoria e incluem procedimentos de comprovação dos dados em estudo
caracterizados por uma atitude de reflexão competente e independente.
Os exames compreendem aos procedimentos que os auditores
utilizam, para emitir sua opinião, através das investigações, para obter
elementos necessários de suas comprovações.
3.2.2 Objetivos da auditoria
O objetivo da Auditoria, segundo Attie (2011) é expressar uma
opinião sobre as demonstrações contábeis, e assegurar que elas
representem, em seu conjunto, adequadamente, a posição patrimonial e
financeira, o resultado de suas operações, as mutações do seu patrimônio
líquido e os demais demonstrativos correspondentes aos períodos em
exames, de acordo com as práticas contábeis no Brasil.
Para Franco & Marra (2001), o objetivo da auditoria é verificar se
as demonstrações contábeis representam adequadamente a situação nelas
demonstradas, de acordo com princípios fundamentais e normas de
contabilidade, aplicadas de maneira uniforme.
Dessa forma, o objetivo principal da auditoria é expressar uma
opinião sobre as demonstrações contábeis, e verificar se elas representam
adequadamente a verdadeira situação demonstrada pela empresa que está
sendo auditada.
3.2.3 Reflexos da auditoria sobre a riqueza patrimonial
Segundo Crepaldi (2012, p.5), a proteção que a auditoria oferece à
riqueza patrimonial, dando maior segurança e garantia administradores,
proprietários, fiscos e financiadores do patrimônio, apresenta os seguintes
aspectos:
Sob o Aspecto Administrativo: contribui para redução de
ineficiência, negligência, incapacidade e improbidade de empregados e
administradores;
Sob o Aspecto Patrimonial: possibilita melhor Controle dos bens,
direitos e obrigações que constituem o patrimônio;
50
Sob o Aspecto Fiscal: é o fator mais rígido no comprimento das
obrigações fiscais, resguardando o patrimônio contra multas, o
proprietário contra penalidades decorrentes da lei de sonegação de fiscal
e o fisco contra sonegação de imposto;
Sob Aspecto Técnico: contribui para a mais adequada utilização
das Contas, maior eficiência dos serviços contábeis, maior precisão das
informações e garantia de que a escrituração e as demonstrações contábeis
foram elaboradas de acordo com princípios de Contabilidade;
Sob Aspecto Financeiro: resguardar créditos de terceiros-
fornecedores e financiadores, contra possíveis fraudes e delapidações do
patrimônio, permitindo maior controle dos recursos para fazer em face de
esses compromissos;
Sob Aspecto Econômico: assegurar maior exatidão dos custos e
veracidade dos resultados, na defesa do interesse dos investidores e
titulares do patrimônio.
3.2.4 Órgãos relacionados à auditoria
De acordo com Almeida (2010, p.6), os órgãos relacionados com
a auditoria interna são os seguintes:
3.2.4.1 Comissões de Valores Mobiliários (CVM)
A comissão de Valores Mobiliários (CVM), criada pela lei nº
6.385/76, é uma entidade autárquica e vinculada ao ministério da fazenda.
Representa como um órgão fiscalizador no mercado de capitais no Brasil.
3.2.4.2 Institutos dos Auditores Independentes do Brasil
(IBRACON)
O instituto dos Auditores Independentes do Brasil surgiu com o
objetivo de concentrar em um único órgão, todas as representatividades
dos profissionais, auditores e contadores. É reconhecido pelos órgãos
reguladores pela seriedade no trabalho, além de cuidar de todos os
interesses da área contábil.
3.2.4.3 Conselho Federal e regional de Contabilidade (CFC e CRCs)
O Conselho Federal de Contabilidade e os Conselhos Regionais de
Contabilidade (CFC e CRCs) foram criados pelo Decreto-lei nº9295, de
51
27-05-1946. Esses são os conselhos responsáveis pelos registros e
fiscalização do exercício da profissão contábil.
3.2.4.4 Institutos dos Auditores Internos do Brasil (AUDIBRA)
O Instituto dos Auditores Internos do Brasil, fundado em 20-11-
1960, é uma sociedade civil de direito privado e não tem fins lucrativos.
Seu principal objetivo é promover o desenvolvimento da auditoria
interna, mediante os intercâmbios de ideias, reuniões, conferências,
intercâmbio com outras instituições, congressos, publicações de livros e
revistas e divulgação da importância da auditoria interna junto a terceiros.
3.2.5 Ética Profissional para auditor
O caráter de um auditor está relacionado à execução dos seus
trabalhos, com toda credibilidade, possíveis de certezas em suas
confirmações, podendo ser estruturadas com maior integridade e eficácia.
É extremamente importante que o auditor siga os princípios éticos
profissionais, no qual se relaciona através de sua conduta com maior
credibilidade.
Desta forma, Franco e Marra (2001, p.185) destacam que a ética
profissional não permite que o auditor procure obter clientes através de
propaganda comercial, de autoelogios, de oferecimento de baixos
honorários, de pagamento de comissão por agenciamento de serviços ou
de qualquer outra forma de exercer influência sobre o cliente.
Attie (2011, p. 14) descreve as principais posturas que um auditor
deva ter:
Integridade: a integridade estabelece crédito de conduta, além de
fornecer a base de confiabilidade atribuída a seus julgamentos;
Objetividade: os auditores internos exibem o mais alto grau de
objetividade profissional na coleta, avaliação e comunicação de
informações sobre a atividade ou processo examinado. Os auditores
internos efetuam uma avaliação equilibrada de todos os auditores
internos. Os auditores internos efetuam uma avaliação equilibrada de
todas as circunstâncias relevantes e não são indevidamente influenciados
pelos interesses próprios ou de terceiros na formulação dos julgamentos;
Confidencialidade: o trabalho da auditoria permite que a pessoa
do auditor e os assistentes designados para o trabalho tenham livres e
irrestrito acesso às informações estratégicas importantes, assim como as
características de produção, distribuição etc.; Estes são os elementos de
significativa importância uma vez que também permite conhecer os
52
elementos patrimoniais e o resultado não só nas operações em curso, mas
nas estratégicas montadas pela organização;
Competência: os auditores internos aplicam o conhecimento,
habilidades e experiências necessárias na execução dos serviços da
auditoria interna;
Independência: manter uma atitude de independência com relação
ao agente controlado, de modo a assegurar imparcialidade no seu
trabalho, bem como nos demais aspectos relacionados com sua atividade
profissional;
Cautela e zelo profissional: agir com prudência, habilidade e
atenção de modo a reduzir ao mínimo a margem de erro e acatar as normas
de ética profissional, o bom senso e seus atos e recomendações, o
cumprimento das normas gerais de controle interno e o adequado
emprego dos procedimentos de aplicação geral ou específica;
Comportamento ético: deve ter sempre presente que, como
servidor público, se obriga a proteger os interesses da sociedade e
respeitar as normas de conduta que regem os servidores públicos, não
podendo valer-se da função em benefício próprio ou de terceiros, ficando,
ainda, obrigado a guardar confidencial idade das informações obtidas, não
devendo revelá-las a terceiros, sem autorização específica, salvo se
houver obrigação legal ou profissional de assim proceder.
3.3 AUDITORIA EXTERNA
Por se tratar de uma auditoria com maior independência, na
emissão dos seus pareceres, podendo usufruir de suas opiniões, sobre as
Demonstrações Contábeis e financeiras, além de investigar as situações
que encontram o patrimônio da empresa, com intuito de estabelecer
métodos e medidas, surge então à figura do auditor independente
Crepaldi (2012), compreende que a auditoria externa é o conjunto
de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer
sobre a adequação com que estes representam à posição patrimonial e
financeira, o resultado das operações, as mutações do patrimônio líquido,
a demonstração do fluxo de caixa, e a demonstração do valor adicionado
da entidade auditada consoante às normas Brasileiras de Contabilidade.
O auditor externo pela relevância do seu trabalho perante o
público, dado a credibilidade que oferece ao mercado, se constitui numa
figura ímpar que presta inestimáveis serviços ao acionista, aos
banqueiros, aos órgãos do governo e ao público geral.
De acordo com Attie, (1998) o auditor externo deve estar
absolutamente independente e imparcial da interpretação de tudo que for
53
apresentado, atestando a cada dado um pronunciamento conclusivo. A
independência necessita orientar o trabalho do auditor no sentido da
verdade, evitando interesses, conflitos, vantagens, sendo factual em suas
afirmações. Seu trabalho precisa ser encaminhado com observância às
normas de auditoria e aos padrões e técnicas aplicáveis aos exercícios de
sua função, valendo-se, for o caso, de opiniões de outras profissões
técnicas quando o momento assim exigir.
A competência profissional do auditor externo deve estar
comprometida na função da credibilidade das demonstrações auditadas,
de acordo com as normas de auditoria e os princípios contábeis,
estabelecendo suas responsabilidades e comprometimento profissional,
justamente por ser esse profissional ter um grau de independência e
especialização. É necessário que ele cumpra os prazos de seu trabalho até
o último dia do encerramento do seu contrato.
3.4 AUDITORIA INTERNA
Com a expansão dos negócios financeiros e o crescimento da
empresa a administração da empresa, sentiu a necessidade do
acompanhamento dos sócios administradores. Com isso os proprietários
não poderiam supervisionar pessoalmente as atividades dos setores,
sentiram-se na obrigação de procurar novos procedimentos para
auxiliarem na tomada de decisões internas da empresa, ligadas as normas
e procedimentos internos.
Segundo Mello (2011), a auditoria interna é uma atividade de
avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada
para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas
de controle interno, bem como da qualidade do desempenho das áreas,
em relação às atribuições e os planos, às metas, aos objetivos e às políticas
definidos para as mesmas.
Para Crepaldi (2002), a auditoria interna compreende os exames,
análises, avaliações, levantamentos e comprovações metodologicamente
estruturados para avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência
e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e controles
internos integrados ao ambiente e de gerenciamento de riscos, com vista
à administração da entidade no cumprimento dos seus objetivos.
A Auditoria Interna é de grande importância dentro do ambiente
empresarial, pois é uma análise que compreende um conjunto de
procedimentos e atividades, que tem por finalidade examinar a
integridade e eficácia dos controles internos, e das informações físicas
contábeis, financeiras e operacionais da entidade, prestando um excelente
54
desempenho de suas atividades, que poderão ser analisadas e distribuídas
para os diretores e administradores, podendo assim chegar à conclusões
exatas para a melhoria da entidade.
De acordo com Almeida (2010), o auditor interno é um empregado
da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado
àquele cujo trabalho examina. Além disso, o auditor não deve desenvolver
atividades que ele possa vir um dia examinar (como, por exemplo,
elaborar lançamentos contábeis), para que não interfira em sua
independência.
Para Franco e Marra (2001), a auditoria interna é aquela exercida
por funcionários da própria empresa, em caráter permanente. Apesar de
seu vínculo à empresa, o auditor interno deve exercer sua função com
absoluta independência profissional, preenchendo todas as condições
necessárias ao auditor externo, mas também exigindo da empresa o
cumprimento daquele que lhe cabem.
A título de um exemplo, em uma estrutura organizacional, o
departamento de auditoria interna ficaria situado da seguinte forma,
conforme mostra a figura 1:
Figura 1: Alocação do Departamento de Auditoria interno dentro de uma
organização. Fonte: Almeida (2010, p.5).
3.4.1 Objetivos da auditoria interna
Segundo Almeida (2010), o auditor interno interessa-se por
qualquer fase das atividades dos negócios em que possa ser útil à
administração. Isso pressupõe sua incursão em campos além de
contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão completa das operações
PRESIDÊNCIA
Departamento de
Auditoria Interna
Diretoria
Técnica
Diretoria
Financeira
Diretoria
Administrativa
55
submetidas a exame. Testa a qualidade do trabalho, revisa, recomenda;
enfim, assiste à administração e lhe fornece informações periódicas,
principalmente no que tange:
À aplicabilidade e à adequação de controles internos, financeiros
e operacionais; revisando e avaliando a correção, adequando e aplicando
os controles contábeis, financeiros e outros de natureza operacional,
proporcionando controles eficazes a um custo variável;
À extensão do cumprimento das diretrizes, planos e
procedimentos, determinando o grau de atendimento;
À salvaguarda dos ativos, quanto à escrituração, guarda de perdas
de todas as espécies, determinando o grau de controle dos ativos da
empresa quanto à proteção contra perdas de qualquer tipo;
À avaliação da qualidade de desempenho na execução das
responsabilidades delegadas, determinando a fidelidade dos dados
administrativos originados da empresa;
À recomendação de Melhorias operacionais.
3.4.2 Das responsabilidades da auditoria interna
A responsabilidade da auditoria interna é assessorar a organização
de modo condizente com as normas para o exercício profissional da
auditoria interna (Normas Brasileiras para a Auditoria Interna, publicadas
pelo Instituto dos Auditores internos do Brasil, em 11/92 e pelas Normas
Profissionais do Auditor Interno- NBC PI 01.
A NBC PI 01 é uma norma brasileira de contabilidade intitulada
normas profissionais de auditor interno. Estas normas estabelecem as
condições de competência técnico-profissional, de independência e
responsabilidade na execução dos trabalhos, da guarda de documentação
e sigilo, de cooperação com o auditor independente e utilização do
trabalho de especialista.
De acordo com Crepaldi (2012), as responsabilidades da auditoria
interna na organização, devem ser claramente determinadas pelas
políticas da empresa. A autoridade correspondente deve propiciar ao
auditor interno livre acesso a todos os registros, propriedades e pessoal da
empresa que possam vir a ter importância para o assunto em exame. O
auditor interno deve sentir-se à vontade para revisar as diretrizes, planos,
procedimentos e registros.
As responsabilidades do auditor interno devem ser:
56
Informar e assessorar a administração e desincumbir-se das
responsabilidades de maneira condizente com o Código de Ética do
Instituto dos Auditores Internos;
Coordenar suas atividades com a de outros, de modo a atingir
com mais facilidade os objetivos da auditoria em benefício das atividades
da empresa.
Para Attie (1998) a auditoria interna tem a responsabilidade de
desenvolver suas tarefas em todas as empresas associadas, de caráter
permanente, e em todos os locais aplicáveis, analisando as políticas,
procedimentos, usos e costumes, documentação, sistemas e métodos, para
buscar a eficiência, o aprimoramento e a padronização dos controles
aplicáveis às operações e atividades pertinentes da empresa.
Portanto, os auditores precisam contar com o apoio dos
administradores, para execução de suas atividades, de forma que possa ter
livre acesso de interferência e colaboração dos departamentos envolvidos,
submisso ao exame de auditoria interna.
3.5 DIFERENÇAS ENTRE AUDITORIA INTERNA X EXTERNA
Crepaldi (2012, p.43) enfatiza que mesmo que identificado o
interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo,
deve-se salientar que existem diferenças fundamentais, sendo as
principais:
Extensão dos Trabalhos: o escopo dos trabalhos feitos pelo
auditor interno normalmente é determinado pela gerência, enquanto as
extensões de exame do auditor externo são determinadas pelas normas
usuais reconhecidas no país ou requeridas por legislação específica;
Direção: o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que
o sistema contábil e de controle interno funcionam eficientemente, a fim
de que os dados contábeis fornecidos à gerência apresentem os fatos com
exatidão. Os trabalhos do auditor externo, entretanto, são demonstrações
contábeis a serem apresentadas à terceiros, como por exemplo, aos
acionistas, investidores, fornecedores, à fiscalização, reflitam com
propriedade a situação contábil de uma empresa em certa data, e os
resultados das operações do período examinado.
Responsabilidade: a responsabilidade do auditor interno é para com a gerência, ao passo que a responsabilidade do auditor externo
geralmente é mais ampla. É evidente que o auditor interno, sendo
funcionário da empresa, não tem a condição de total independência que
possui o auditor externo;
57
Métodos: não obstante as diferenças apontadas, os trabalhos de
ambos são efetuados em geral por métodos idênticos. O auditor interno
segue mais as rotinas de cunho interno, ou seja, observa o cumprimento
rígido das normas internas, pois ele tem domínio da cultura da empresa,
enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas
associadas às leis de forma bem ampla. Ele tem melhor domínio dos
aspectos de interesse coletivo.
De forma geral, ambas as Auditorias são parecidas em relação ao
trabalho executado, utilizando-se dos mesmos procedimentos técnicos, e
grande observância na verificação dos controles internos, formulando
sugestões de melhorias para as deficiências encontradas, modifica a
extensão dos trabalhos de acordo com a eficiência dos sistemas contábeis
e dos controles internos existentes.
Assim, Crepaldi (2012, p.45) destaca as diferenças entre Auditoria
Externa e Interna conforme destaca o quadro 1 que trata das característica
que distinguem as auditorias.
Quadro 1- Características que distinguem as auditorias.
Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna
Sujeito Profissional
Independente
Auditor Interno
(funcionário da
empresa).
Ação e Objeto Exame das
demonstrações
financeiras
Exames dos controles
operacionais.
Finalidade Opinar sobre as
demonstrações
financeiras
Promover melhorias
nos controles
operacionais.
Relatório Principal Parecer
Recomendações do
controle interno e
eficiências
administrativas.
Grau de Independência Mais amplo Menos amplo
Interessados no
Trabalho
A empresa e o público
em geral
A empresa
Responsabilidade Profissional, Civil e
Criminal.
Trabalhista
Números de áreas
cobertas pelos exames
durante um período
Menor Maior
Intensidade dos
trabalhos em cada área
Menor Maior
58
Continuidade do
trabalho
Periódico Contínuo
Fonte: Crepaldi, 2012, p.45.
3.6 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
Franco e Marra (2001) afirmam que as normas de auditoria são
entendidas como as regras estabelecidas pelos órgãos reguladores da
profissão contábil, em todos os países, com o objetivo de regularização e
diretrizes a serem seguidas por esses profissionais no exercício de suas
funções. Elas estabelecem conceitos básicos sobre as exigências em
relação à pessoa do auditor, à execução de seus trabalhos e o parecer que
deverá ser emitido.
As normas de auditoria são medidas de orientação, qualidade e
execução, no parecer dos auditores, porém se diferenciam dos
procedimentos usados pela auditoria, pois eles se relacionam com as
ações a serem praticadas no processo da auditoria. As normas são
responsáveis pelas as medidas e providência de qualidade no trabalho de
execução das ações, e dos objetivos à serem alcançados através dos
procedimentos, que poderão influenciar no processo da sua alta avaliação
pessoal através de sua capacitação nos relatórios a serem emitidos.
Para Attie (1998), os auditores internos devem ter a
responsabilidade de observar e seguir estas normas pré-estabelecidas,
mantendo sempre um alto padrão de honestidade, objetividade, diligência
e lealdade.
Segundo o CFC (2003), as Normas Brasileiras de Contabilidade,
tem a função de agir como instrumentos de órgãos reguladores na
realização dos trabalhos de auditoria interna, portanto os auditores que
prestam os serviços de auditoria devem estar atualizados para atender as
normas vigentes e o comprometimento na realização do seu trabalho de
forma eficaz.
Deste modo a NBC PI 01 – Normas Profissionais do Auditor
Interno afirma que: o contador, na função de Auditor Interno, deve manter
o seu nível de competência profissional pelo conhecimento atualizado das
Normas Brasileiras de Contabilidade, das técnicas contábeis,
especialmente na área de auditoria, da legislação inerente à profissão, dos conceitos e técnicas administrativas e da legislação aplicável à Entidade;
desse modo, o Código de Ética do instituto de Auditores Internos
estabelece normas para a prática da profissão de auditor interno.
59
3.7 PLANEJAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
Antes de realizar o trabalho de uma auditoria interna, o auditor
deve planejar seu trabalho, com intuito de estabelecer métodos de forma
que atinja seu objetivo e cumpra suas obrigações, reduzindo no decorrer
do seu trabalho os erros, aumentando o grau de seus testes em seus
exames, possibilitando um trabalho de auditoria eficaz.
Desse modo, Attie (1998) afirma que o planejamento é o alicerce
sobre o qual todo trabalho deve ser fundamentado e funciona como um
mapa estrategicamente montado para atingir o alvo. A montagem do
planejamento objetiva percorre uma estrada predeterminada, num rumo
identificado, estabelecido e analisado.
Para Crepaldi (2012), o auditor deve documentar seu planejamento
geral e preparar programa de trabalho por escrito, detalhando o que for
necessário à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em
termos de natureza, oportunidade e extensão.
De acordo com a NBC TI 01, relata no item 12.2.1.2 para elaborar
um planejamento da Auditoria Interna devem-se considerar os fatores
relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:
a) Conhecimento detalhado da política e dos instrumentos de
gestão de riscos das entidades;
b) O conhecimento detalhado das atividades operacionais e dos
sistemas contábil e de controles internos e seu grau de
confiabilidade da entidade;
c) A natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de
Auditoria Interna a serem aplicados, alinhados com a política
de gestão de riscos da entidade;
d) A existência de entidades associadas, filiais e partes
relacionadas que estejam no âmbito dos trabalhos da Auditoria
interna;
e) O uso do trabalho de especialistas;
f) Os riscos de auditoria querem pelo volume ou pela
complexidade das transações e operações;
g) O conhecimento do resultado e das providências tomadas em
relação aos trabalhos anteriores, semelhantes ou relacionados;
h) As orientações e as explicativas externadas pela administração
aos auditores internos e;
i) O conhecimento da missão e objetivo estratégicos da entidade.
60
Diante, das considerações citadas, pode se observar que o
planejamento adequado é à base de um trabalho eficiente de um programa
de auditoria interna bem definida.
3.8 PAPÉIS DE TRABALHO
Attie (1998, p. 157), diz que “os papéis de trabalho são espelhos
da pessoa do auditor que os preparou, colocando, de forma escrita, seus
sentimentos e pontos de vista acerca da matéria examinada”.
Consideram-se papéis de trabalho todos os documentos
comprobatórios suficientes, com o objetivo de estabelecer procedimentos
e apoiar o parecer adotado pelo auditor, onde que o mesmo possa registrar
e ordenar suas informações de forma clara, que contribui para o subsídio
no processo de formulação do parecer.
Para Almeida (2010), Os principais objetivos dos papéis de
trabalho são os seguintes:
Atender às normas de auditoria geralmente aceitas;
Acumular as provas necessárias para suportar o parecer do
auditor;
Auxiliar o auditor durante a execução de seu trabalho;
Facilitar a revisão por parte do auditor responsável, para que ele
se assegure de que o serviço foi efetuado de forma correta;
Servir como base para avaliação dos auditores;
Ajudar no trabalho da próxima auditoria (um conjunto de papéis
de trabalho bem preparados serve de guia na auditoria do outro exercício
social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente):
Representar na justiça (no caso de ser movida uma ação contra o
auditor ou a firma de auditoria) as evidências do trabalho executado.
3.8.1 Aspectos fundamentais dos papéis de trabalho
Trata-se de aspectos fundamentais dos papéis de trabalhos, todos
os exames de auditoria, propiciando um registro escrito, que pode ser
obtido de forma permanente, referente às informações obtidas e registrado
em relatos padronizados para melhor entendimento e julgamento do
profissional auditor, podendo assim executar seu trabalho de forma clara
e objetiva.
Para Attie (1998, p. 157), os aspectos fundamentais dos papéis de
trabalho, podem-se destacar os seguintes:
61
Completabilidade: os papéis de trabalho necessitam serem
completos por si sós. Eles precisam relatar o começo, meio e fim do
trabalho praticado;
Objetividade: os papéis de trabalho necessitam ser objetivos e
demonstrar os caminhos trilhados pelo auditor para a condução de seus
intentos;
Concisão: o papel de trabalho precisa expor ideias, ser ociosos,
de forma clara e auto-sulfiente;
Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados segundo o
raciocínio lógico, apresentando a sequência natural dos fatos e objetivo a
ser atingido;
Limpeza: aos papéis de trabalho é necessário esmero na sua
preparação, eliminando-se todas e quaisquer imperfeições e incorreções.
3.9 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA INTERNA
Segundo Almeida (2010, p.34),” os procedimentos de auditoria
representam um conjunto de técnicas que o auditor utiliza para colher as
evidências sobre as informações das demonstrações financeiras”.
Para Attie (2008), a aplicação dos procedimentos de auditoria deve
ser realizada através de provas seletivas, testes e amostragens, em razão
da complexidade e volume das operações, cabendo ao auditor, com base
na análise de riscos de auditoria e outros elementos de dispuser,
determinar a amplitude dos exames necessários à obtenção dos elementos
de convicção que sejam válidos para todos.
É importante que as entidades utilizem os procedimentos de
auditoria, pois é através dessa ferramenta de trabalho que possibilita que
o auditor busque evidências necessárias para alcançar os objetivos, com
intuito de realizar uma auditoria satisfatória.
Dessa forma, a utilização dos procedimentos de auditoria requer um
cuidado imediato no processo de aplicação dos métodos de trabalho,
podendo buscar, através de subsídios, os fundamentos necessários para se
chegar a um determinado objetivo.
De acordo no que consta a Resolução CFC (2003) na relação dos
procedimentos de auditoria, no item 12.2.3.1 os procedimentos da
auditoria interna constituem em exames e investigações, incluindo teste de observância e teste substantivos que permitem ao auditor interno, obter
subsídios, suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações
à administração da entidade.
62
Diante disto, Attie (1998) afirma que os procedimentos de
auditoria são as ferramentas técnicas, das quais o auditor se utiliza para a
realização de seu trabalho, consistindo na reunião das informações
possíveis e necessárias e avaliação das informações obtidas, para a
formação de sua opinião imparcial.
Deste modo, faz-se necessário, demonstrar as ferramentas de
trabalho utilizadas pelos auditores que possibilita a formação da sua
opinião, logo abaixo no quadro 2 apresenta as técnicas de auditoria e a
descrição de cada uma delas abordadas por Attie (1992).
Quadro 2- Procedimentos usuais da Auditoria
Técnicas de Procedimentos Descrição das Técnicas de
Auditoria
Exame Físico – proporciona ao
auditor a formação de opinião
quanto à existência física do
objeto ou item examinado.
Contagem de Caixa
Contagem de duplicatas das
contas a receber/ a pagar.
Confirmação – implica a
obtenção de declaração formal e
imparcial de pessoas
independentes à empresa que
estejam habilitadas a confirmar.
Confirmação de contas a
receber;
Confirmação de bancos conta
movimento;
Confirmação das pessoas
autorizadas a assinar pela
empresa. Exame de Documentos
Originais- é o procedimento de
auditoria voltado para exames
de documentos que comprovem
transações comerciais ou de
controle.
Documentação de vendas
realizadas;
Documentação de serviços
adquiridos ou vendidos.
Conferência de Cálculos – é o
procedimento voltado para a
constatação da adequação das
operações aritméticas.
Soma do razão auxiliar de
clientes/ fornecedores;
Cálculo dos juros a
receber/pagar. Exame de Escrituração - é a
técnica utilizada para a
constatação de veracidade das
informações obtida, entre
outras.
Análise de contas a receber
diversas;
Análise de conta razão de
caixa;
Conciliação bancária. Investigação Minuciosa- é o
exame em profundidade da
matéria auditada, que pode ser
um documento, uma análise,
Exame minucioso de
razoabilidade da provisão
para devedores duvidosos;
63
uma informação obtida, entre
outras. Exame detalhado da
documentação de compras/ vendas;
Exame minucioso dos
pagamentos realizados. Inquérito- consiste na
formulação de perguntas na
obtenção de respostas
satisfatórias.
Inquérito acerca do aumento
das vendas do período;
Inquérito sobre a existência
de duplicatas a receber em
atraso; e
Inquérito sobre controles
internos existentes. Exame dos Registros
auxiliares- é o suporte de
autenticidade dos registros
principais examinados.
Exame de registro auxiliar de
contas a receber/ a pagar;
Exame de registro auxiliar de
vendas;
Exame de registro auxiliar de
recebimentos e pagamentos. Correlação das informações
Obtidas- é o relacionamento
harmônico do sistema contábil
de partidas dobradas.
Correlação do recebimento
de duplicatas a receber;
Correlação dos pagamentos a
fornecedores que afetam as
contas a pagar do disponível;
Constituição da provisão
para devedores duvidosos
que afeta o resultado e as
contas a receber. Observação – é a técnica
indispensável à auditoria, pode
revelar problemas ou
deficiências através de exames.
Observação quanto à
uniformidade de obediência
aos princípios de
contabilidade;
Observação de passivos não
registrados.
Fonte: adaptado de Attie (1992).
3.10 CONTROLE INTERNO
Para entender a definição de controle interno, em uma instituição ou empresa, é preciso atribuir às funções, ou seja, projetar o que deve ser
feito em cada departamento, em um plano organizacional estruturado em
conjunto, integrado, por métodos e procedimentos adotados pela empresa,
com o intuito de proteção do seu patrimônio.
64
“O controle interno compreende o plano de
organização e o conjunto de coordenação dos
métodos e medidas, adotadas pelas empresas, para
proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a
fidedignidade de seus dados contábeis, promover a
eficiência operacional e encorajar a adesão à
política traçada pela administração” (ATTIE, 1998
p.110).
Quando se aplica, os controles internos em uma Instituição, o que
deverá ser levado em consideração, com maior êxodo, e uniformidade,
são os procedimentos que são os métodos e medidas realizadas por
funcionários, e a observância da estrutura organizacional dos controles e
à sua execução, no processo de avaliação.
De acordo com Attie (1998), o controle tem um significado de
relevância somente quando é concebido para garantir o cumprimento de
um objetivo definido, quer seja administrativo, ou gerencial, dessa forma
o controle não é algo sem face ou sem forma, mas um dado físico que
avalia uma função observável.
Diante dessa avaliação é preciso considerar vários pontos que
poderão ser examinados através da organização do controle e à sua
execução diante o processo da auditoria, outro fato relevante é a relação
da auditoria com o controle interno.
Crepaldi, (2012) relata que é preciso que se distinga que o termo
controle interno não tem os mesmo significado de auditoria interna. A
auditoria interna equivale a um trabalho organizado de revisão e
apreciação do trabalho, normalmente é executado por um departamento
especializado, ao passo que o controle interno refere-se aos
procedimentos e à organização adotada como planos permanentes da
empresa.
Assim, o controle interno facilitou o trabalho dos auditores, vistos
que a avaliação dos relatórios emitidos pela empresa se tornam mais
confiáveis em seus dados, e seguros, devido à aplicação do controle
interno de qualidade.
Segundo Crepaldi, (2012), as normas de auditoria geralmente aceitas, referentes ao trabalho no campo, estabelecem que os auditor deve
avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada, a fim de
determinar a natureza, época e extensão dos procedimentos de auditoria.
65
Figura 2 - Avaliação do Sistema de Controle Interno e Volume de Testes. Fonte: Crepaldi, 2012, p. 419.
Na figura 2, é dado um exemplo ilustrativo da relação da avaliação
do controle interno com o volume de testes de auditoria. Nessa figura, a
nota 0 (zero) significa que não existe controle, e a nota 8 (máxima)
significa que o controle interno é excelente.
3.10.1 Características do controle interno
De acordo com Attie (2008, p.111), o controle não é algo sem face
ou sem forma, mas um dado físico que avalia uma função observável.
Pode se observar a existência de vários fatores que necessitam ser claro e
objetivamente exposto:
a) Plano de Organização: o objetivo do plano de organização é
prestar um serviço de forma clara, com responsabilidade e ligação direta
com as autoridades. Trata-se da organização de um sistema, no qual são
totalmente estruturados de forma independente, através de suas divisões
adequadas e balanceados de uma maneira que os registros já existentes
sejam verificados seus controles internos com exatidão e clareza, dentro
de cada atividade dos departamentos. É importante que o plano de
organização tenha independência estrutural, nas funções e suas operações,
custódia, contabilidade e auditoria interna. b) Métodos e medidas: a empresa pode ser caracterizada por
vários métodos e medidas para a conjunção de vários subsistemas que
compõem à cadeia de procedimentos destinados à gerarem e registrar
informações finais, promovendo o controle interno sobre as operações e
66
as atividades de preferência formalizadas através de métodos e medidas
que ajudaram o auditor a chegar ao resultado final.
c) Proteção do Patrimônio: compreende como salvaguarda dos
interesses da empresa, ou seja, protegendo contra quaisquer perdas e
riscos, devidos a erros e irregularidade; a proteção do patrimônio refere-
se aos bens, direitos e obrigações que se encontram divididos em diversos
departamentos. É responsável por seu controle, exemplo:
O almoxarifado: é responsável pelo material de estocagem e
requer manutenção, guarda e distribuição;
A tesouraria: por sua vez controla os saldos bancários, entradas e
saídas de numerário e assim por diante;
O setor pessoal: é responsável pelo cálculo e controle da folha de
pagamento, assim como recolhimento de encargos sociais.
A empresa se dispõe de diversas atividades que requer
conhecimento amplo de cada setor de forma que seja conduzida, e
resolvida dentro dos padrões adequados, minimizando os erros e riscos.
d) Exatidão e Fidedignidade dos dados contábeis: compreende
à uma adequada precisão e confiabilidade, referente aos dados contábeis,
como relatórios contábeis, financeiros e operacionais, que necessitam de
informações adequadas e oportunas para o gerenciamento da
administração da empresa.Com isso, é necessário classificar os dados
dentro de uma estrutura de um plano de contas, pois facilita o registro
contábil, ajuda na preparação do documento e a contabilização em tempo
hábil. A contabilidade controla os fatos, porém não faz o levantamento do
balancete diário à cada fato ocorrido, um exemplo é o pedido de vendas e
compras, colocado no controle, mas não contabilizado, até que haja
documentação necessária para fazê-lo. A empresa necessita de
informações que possa auxiliar na administração de negócios e que
possibilitam entendimento uniforme das informações, pois só terá
validade a partir do momento que ela for exata, confiável e oportuna,
dessa forma precisa basear-se em dados verídicos, informados
tempestivamente.
e) Eficiência Operacional: compreendem em um conhecimento,
aplicação e ação tempestiva e uniforme, por meios necessários de saber a
condução de tarefas à serem praticadas pela empresa. Uma empresa
necessita de uma linha de mestra de raciocínio e conduta. Cada um dos
seguimentos tem sua particularidade e cada indivíduo precisa conhecer
sua tarefa. A empresa se dispõe de políticas que estabelecem
procedimento, assim como a observação das normas salutares no
cumprimento dos deveres e funções, com a existência de pessoal
67
qualificado, treinado para desenvolver suas atividades e adequadamente
supervisionado por seus responsáveis, tendem a programar a desejada
eficiência das operações.
f) Políticas Administrativas: assegura os desejos e objetivos da
administração, definidos através de política e indicados por meio de
procedimentos. Trata-se de um sistema de regras relativas à direção dos
negócios e a pratica dos princípios, normas e funções destinadas à um
resultado final.
Os fatores citados acima são essenciais para um controle interno
de qualidade, qualquer grave deficiência, implicará irá ao funcionamento
do sistema do controle, por isso é necessário o uso de todos esses
elementos para um bom resultado.
3.10.2 Tipos de Controles: Contábeis e Administrativos
Segundo Crepaldi (2012 p.423), os controles contábeis
compreendem o plano de organização e todos os métodos e
procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a propriedade
dos itens que o compõem. Compreendidos por:
Segregação de funções: cria independência entre as funções de
execução operacional, custódia dos bens patrimoniais e sua
contabilização;
Sistema de autorização: controla as operações através de
métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e riscos
envolvidos;
Sistema de registro: compreende a classificação dos dados
dentro de uma estrutura formal de contas, existência de um plano de
contas que facilita o registro e preparação das demonstrações contábeis, e
a utilização de um manual descritivo.
Já os controles administrativos compreendem o plano de
organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para
proporcionar eficiência às operações, dar ênfase à política de negócios da
empresa, bem como a seus registros financeiros. Compreendidos por:
Normas salutares, que observam práticas saudáveis aos interesses
da empresa no cumprimento dos deveres e funções;
Pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas atividades
bem instruídas e supervisionadas por seus responsáveis.
Podem-se resumir, em uma figura abaixo, os controles internos em
relação aos procedimentos administrativos e o sistema contábil.
68
Figura 3 - Sistemas contábeis e de controles internos.
Fonte: Oliveira; Diniz, 2001, p. 142.
3.10.3 A Importância do controle interno
A importância do Controle interno é suportar propriamente a
gestão patrimonial da empresa, buscando a manutenção do resultado
satisfatório. A importância do controle interno fica patente a
partir do momento em que se torna impossível
conceber uma empresa que não disponha de
controles que possam garantir a continuidade do
fluxo de operações e informações proposto
(ATTIE, 1998, p.112).
Para verificar a importância do Controle Interno é necessário
analisar o crescimento e a diversificação da empresa que é dividido por
suas fases.
De acordo com Attie (1998, p.113), a fase inicial do Controle
interno é verificar-se de que o dono é o ponto referencial do controle. É
ele que analisa e controla praticamente todos os segmentos da empresa,
Procedimentos
Administrativos
Sistema Contábil
Manual de normas e
procedimentos
Segregação das
funções
Atribuição de
responsabilidade
Adequada delegação
de funções
Organograma bem
definido e
transparente
Correta situação
financeira e
patrimonial
Informações
gerenciais,
conforme as
necessidades dos
usuários.
Sistema de
avaliação de
desempenho
69
verifica-se a pontualidade dos funcionários, a observação da produção, do
crescimento das vendas, os padrões de qualidade dos produtos, o prazo de
entrega das mercadorias, os recebimentos delas, pedidos, e analisados no
seu balanço as contas à pagar para seus fornecedores e as contas a receber.
Para Crepaldi (2012), por controles internos entende-se que são
todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização
e verificação administrativa, que permite prever, observar, dirigir e
governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que
produzem reflexos em seu patrimônio.
Complementando as informações, Almeida (2010, p.5) enfatiza
que “com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior
ênfase ás normas ou procedimentos internos, devido ao fato de que o
administrador, ou, em alguns casos, o proprietário da empresa não poderia
supervisionar pessoalmente todas as suas atividades”.
Assim, o controle interno assegura que os funcionários cumpram
as normas e medidas adotadas pela empresa, com objetivo de controlar, e
obter maior segurança nas demonstrações contábeis, detectando erros,
irregularidades e eventos que podem ocasionar em prejuízos ao
patrimônio da empresa.
A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento
do sistema de controle interno, pela verificação do cumprimento das
normas estabelecidas pela empresa, se estão sendo obedecidas pelos
funcionários e, por modificação, no sentido de adaptá-las às novas regras.
Crepaldi (2012, p.425), complementando as informações, “não
adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem
que alguém verifique periodicamente”.
3.11 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DO CONTROLE INTERNO
Responsabilidade
As atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa
devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por inscritos,
mediante o estabelecimento de manuais internos da organização.
Segundo Almeida (2010, p.43), “a administração da empresa é
responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, e a
verificação de que se está sendo seguido pelos funcionários, e por sua
modificação, no sentido de adaptá-lo às novas circunstâncias
É importante assegurar que todos os procedimentos da empresa
estão sendo realizados de forma eficaz, evitar e detectar possíveis erros,
assim a administração com setores internos torna-se responsável pelo
70
planejamento, instalação e supervisão do controle interno de qualidade,
podendo ser verificado através do auditor interno (ALMEIDA, 2010).
Rotinas internas
A empresa deve definir no manual de organização todas as suas
rotinas internas. Deste modo, Almeida (2010), diz que as rotinas internas
compreendem aos formulários internos e externos, como por exemplo:
Requisição de aquisição de material ou serviços;
Formulário de cotação de preços (para solicitar preços aos
fornecedores);
Mapa de solicitação (para selecionar o fornecedor que ofereceu
as melhores condições comerciais);
Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao
fornecedor);
Aviso de recebimento de material (evidência do recebimento de
bens comprados);
Mapa de controle de programação financeira;
Fichas de lançamentos contábeis;
Boletim de fundo fixo (para fins de prestação de contas dos
valores pagos através do caixa).
Acesso aos ativos
A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e
estabelecer controles físicos sobre esses. O acesso aos ativos da empresa
representa:
Manuseio de numerário recebido antes de ser depositada em
conta corrente bancária;
Emissão de cheque sozinho (única assinatura);
Manuseio de cheque assinados;
Manuseio de envelopes de dinheiro de salários;
Custódia de ativos (dinheiro em caixa, cautela de títulos,
estoques, imobilizado, etc.).
71
Segregação de funções
A segregação de função consiste na separação entre as funções de
autorização, aprovações de operações, execução, controle e
contabilização, estabelecem que uma mesma pessoa não tenha acesso aos
ativos e os registros contábeis, que não detenha dos poderes e atribuições
em desacordo contra os princípios do controle, devido ao fato de funções
serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno (ALMEIDA,
2010).
Os registros contábeis compreendem o razão geral e os registros
inicial, intermediário e final. O acesso a esses registros representa as
pessoas que preparam ou manuseiam informações que servem de base
para sua elaboração, em circunstâncias que lhes permitem modificar os
dados desses registros. Por exemplo, caso o funcionário tivesse acesso aos
ativos e registro contábil, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-
lo contabilmente para as despesas, o que levaria a ocultar
permanentemente essa transação.
Confronto dos ativos com os registros
A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus
ativos, sob as responsabilidades de alguns funcionários, sejam
periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. O
objetivo desse procedimento é detectar desfalques de bens ou até mesmo
registro contábil inadequado de ativos.
São exemplos desse confronto:
Contagem de caixa e com comparação com saldo do razão geral;
Contagem física de títulos e comparação com o saldo do razão
geral;
Conciliações bancárias (reconciliação, em determinada data-
base, do saldo da conta corrente bancária segundo o razão da
contabilidade, com o saldo pelo extrato enviado pelo banco);
Inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado
confrontando com os registros individuais e comparação do somatório
dos saldos desses registros com saldo da respectiva conta do razão geral.
Se as empresas não adotarem os procedimentos de comparar os
ativos com os registros contábeis, fica em aberto a possibilidade de o
funcionário custo diante apoderar-se indevidamente do ativo sem que esse
fato seja por muito tempo.
72
Amarração do sistema
De acordo com Crepaldi (2012), o sistema de controle interno deve
ser conhecido de maneira que sejam registradas apenas as transações
autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência.
Esse fato exige uma série de providências, tais como:
Conferência independente do registro as transações contábeis;
Conferência independente dos cálculos;
Conferência da classificação contábil de todos os registros finais
(ficha de lançamento ou voucher) por um contador experiente;
Estabelecimento de Controles sequenciais sobre as compras e
vendas de forma que assegura as transações a serem contabilizadas na
época devida;
As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo
que uma área de controle a outra.
Custo de controle x benefício
Devido à necessidade das empresas, não atingir os lucros propostos
e o confronto com as grandes concorrências em meio à globalização no
mercado de trabalho, surge a necessidade de estudar meios que possam
auxiliar as empresas a obter um controle mais preciso sobre seus custos.
Segundo Almeida (2010, p.49),
O custo do controle interno não deve exceder os
benefícios que dele se espera obter. Isso quer dizer
que os controles mais sofisticados (normalmente
mais onerosos) devem ser estabelecidos para
transações de valores relevantes, enquanto os
controles menos rígidos devem ser implantados
para as transações menos importantes.
Os custos em uma organização representam os gastos relativos que
foram utilizados no ambiente de produção de outros bens e serviços;
podem-se considerar gastos como, por exemplo: matérias-primas,
embalagens, mão de obra fabril, aluguéis da fábrica, etc. De acordo com Attie (2008), a implantação dos próprios
procedimentos de controle precisa levar em conta o custo de implantação
e o benefício que pode trazer. Embora o cálculo no benefício apresente
dificuldades práticas de aplicação, devido ao fato de que nem sempre é
possível estimar os benefícios que o controle propiciará no futuro, é
73
preciso levá-lo em consideração principalmente nos casos em que a
implantação de novos controles pode ter efeito relevante sobre o custo da
empresa.
Para compreender o que o autor diz acima, imagine uma empresa,
tendo suas instalações físicas, contando com o crescimento da empresa
através de seus colaboradores, podendo ser divididos através de setores
os quais: administrativos, setor de compra e venda de seus produtos, setor
de produção, comercial e direção geral. Nesses setores, trabalham pessoas
que geram um tipo de gastos, podendo ser identificados como
investimento que geram gastos que são ativados do balanço patrimonial
da empresa, e ficam parados até o momento de ser utilizados ou
consumidos, recebendo uma classificação entre gastos e despesas. Um
exemplo a ser citado é a aquisição de matéria-prima, no momento de sua
aquisição, estará contabilizada no estoque de mercadoria, sendo um ativo
registrado pela empresa em valor gerando em benefícios futuros.
Figura 4- Princípios fundamentais de controle interno
Fonte: Mello, 2011, p.63
Princípios
Fundamentais
do Controle
Interno
Confronto
dos ativos
com registros Amarração
do sistema
Auditoria
Interna
Custo x
Benefício
Limitação
do Controle
Interno
Segregação
de funções
Acesso aos
Ativos
Rotinas
Internas
Objetivo
Responsabilidade
74
Limitação do Controle Interno
Segundo Crepaldi (2012, p. 432), as limitações do controle interno
são, principalmente, com relação a:
Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa;
Instrução inadequada dos funcionários com relação ás normas
interna;
Negligência dos funcionários na execução de suas tarefas diárias.
Em virtude dos pontos acima relatados, mesmo no caso de a
empresa ter um excelente sistema de controle interno, o auditor deve
executar procedimentos mínimos de auditoria.
3.12 LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
De acordo com Almeida (2010), as informações sobre o sistema de
controle interno são obtidas das seguintes formas:
Leitura dos manuais internos de organização e procedimentos;
Conversa com funcionários da empresa;
Inspeção física desde o início da operação (compra, venda
pagamento, etc.) até o registro no razão geral.
Complementando, Attie (1998, p.214) especifica cada uma das três
formas utilizadas para o registro dos procedimentos de controles internos:
Método Descritivo: consistem na descrição detalhada das
características do sistema que está conhecendo, considerando explicações
referentes às funções, aos procedimentos, registros, impressos, arquivos,
empregados e departamentos envolvidos no sistema.
Método Fluxograma: a utilização de fluxogramas é aplicável a
todos os trabalhos e tende a facilitar a compreensão da matéria em exame,
sendo a descritiva mais aplicada onde a utilização de fluxogramas é
antieconômica ou em controles que estão sendo modificados.
Os fluxogramas têm sido utilizados como instrumentos de
documentação de controle interno. Permitem representar graficamente os
ciclos operacionais e oferecem as seguintes vantagens.
Efetuar o levantamento numa sequência lógica e ordenada;
Visualizar, num lance de olhos, as áreas em conjunto, o que não
se pode obter com uso de questionário, normalmente divididos em seções
e, muito menos, com método descritivo;
75
Evitar a duplicidade de descrições que quase sempre exigem e
uso de formulários quando várias áreas são alcançadas por determinada
operação;
Facilitar a identificação de deficiência de controle interno em
especial, pois evidenciam aspectos relacionados com a eficiência de
operacional, que podem passar despercebidos quando se empregam
questionários (por exemplo, a duplicidade de trabalhos ou trabalhos
desnecessários);
Evitar problemas de semântica, que ocorrem na utilização de
métodos narrativas, desde que a simbologia utilizada seja perfeitamente
definida e não suscite dúvidas.
Método de questionário: esse método baseia-se na utilização de
lista de perguntas referentes a aspectos básicos do sistema. Os
questionários utilizados são padronizados e contêm pergunta úteis em
toda auditoria e visa fornecer ao auditor independente, além de um
conhecimento genérico, uma avaliação global quanto ao funcionamento
do sistema.
Existem diversos tipos de questionários, a saber:
Alguns exigem respostas em forma narrativa;
Outros pedem respostas simples: “sim”, “não” ou “não
aplicável”. Normalmente, as perguntas são feitas de modo que uma
resposta negativa denote, em princípio, deficiência;
Outros, ainda, cujas respostas devem ser uma combinação de
ambos os tipos.
Entre as vantagens que os questionários apresentam sobre os
métodos anteriormente expostos, citam-se as seguintes:
Caso o auditor tenha muitas tarefas semelhantes, permitem
redução dos custos;
Facilitam a administração do trabalho, por sistematizarem os
exames;
Orientam o auditor na tarefa de conhecimento e avaliação de
sistemas simples e podem evitar omissões na consideração de algum
aspecto do sistema;
Quando as perguntas devem ser respondidas com “sim”, “não”
ou “não aplicável”, facilitam a identificação de deficiências.
76
3.13 AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
Segundo Crepaldi (2012), a avaliação do controle interno consiste
ao auditor aplicar medida significativa na consideração de transição
relevante e ativa correlatados envolvidos na auditoria, tendo como
finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais nas
demonstrações financeiras. O interesse do auditor em relação ao Controle
Interno é de caráter Analítico, sendo capaz de determinar até onde seu
programa de auditoria deve ser reduzido ou estendido, em virtude da
eficiência dos controles usados pela empresa, como por exemplo, uma
extensão de exames finais de balanços, tendo como finalidade de
determinar a natureza, profundidade e sugerir assim o aprimoramento em
relatório específico.
Para Sá (2002, p. 106), “avaliação do controle interno é, pois, o
processo auxiliar da auditoria através do qual mede a capacidade dos
meios utilizados por uma empresa ou instituição para proteger seu
patrimônio e os objetivos destes”.
Attie (1998, p.219), afirma que “a avaliação adequada de um
sistema de controle interno requer conhecimento e entendimento dos
procedimentos e métodos prescritos, assim como um grau de certeza do
que eles estão sendo aplicados e funcionam conforme os planos”.
De acordo com Almeida (2010), a avaliação do controle interno
compreende:
Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer;
Verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato
esses erros e irregularidades;
Analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a
existência de erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data
e extensão dos procedimentos de auditoria;
Emitir relatórios- comentário dando sugestões para o
aprimoramento do sistema de controle interno na empresa.
Segundo Crepaldi, (2012 p. 439), tendo documentado o sistema de
controle interno, deve-se proceder a sua avaliação crítica para determinar
sua eficácia e os pontos passíveis de melhoria. Muitas vezes, nessa etapa,
conclui-se que o sistema não é eficaz; sendo assim, não se executarão os
testes de cumprimento, pois ainda que o resultado seja satisfatório, não se
atingirão os objetivos.
77
Durante a fase de avaliação, um aspecto de grande importância é a
identificação dos controles-chave do sistema. O controle chave é aquele
que:
Assegura que um sistema administrativo produza informação
fidedigna; e.
Serve de base para satisfação dos objetivos de auditoria.
Enquanto a administração está interessada em todos os aspectos do
sistema de controle interno, o auditor volta-se para os controles relevantes
à consecução de seus objetivos (controles-chave). Os controles-chave de
um sistema variam em função dos objetivos de auditoria, assim como os
objetivos de auditoria variam de acordo com as necessidades da
administração.
78
79
4 METODOLOGIA DA PESQUISA
Esse capítulo encontra-se dividido, em enquadramento
metodológico e procedimentos para coleta e análise de dados.
4.1 ENQUADRAMENTO METODOLÓGICO
Esta pesquisa se caracteriza como um estudo de caso, sobre a
natureza do objetivo da pesquisa exploratória, com objetivo de adquirir
conhecimento, aprimorar ideias e descobertas sobre determinados
assunto.
As pesquisas exploratórias, para Gil (2007) têm como objetivo
proporcionar maior familiaridade com problema, com vistas a torná-lo
explícito ou a constituir hipóteses. Pode se dizer que estas pesquisas têm
como objetivo principal o aprimoramento de ideias ou a descoberta de
intuições.
Assim, o presente estudo permite adquirir conhecimento e
ampliação de uma visão sistêmica, com a oportunidade de verificar
situações que contribuíram para sugestões de melhoria sobre o objeto que
está sendo estudado.
Ao referir à pesquisa exploratória, Andrade (2002) ressalta
algumas finalidades primordiais, como proporcionar maiores
informações sobre o assunto que se vai investigar; facilitar a delimitação
do tema de pesquisa; orientar a fixação dos objetivos e a formulação das
hipóteses; ou descobrir um novo tipo de enfoque sobre o assunto.
Diante disso Beuren (2008, p.80) afirma que, à medida que o
estudo integre algumas dessas finalidades, estará caracterizada a pesquisa
exploratória. Dessa forma, para que o estudo na Contabilidade seja
considerado exploratório, deverá concentrar-se em algo que necessita ser
esclarecido ou exploratório nesse campo de conhecimento.
Um exemplo de pesquisa exploratória no presente estudo de casos
é a verificação dos processos de melhoria do controle interno da
instituição.
Gil (1999, p. 73) salienta que,
O estudo de caso é caracterizado pelo estudo
profundo exaustivo de um ou de poucos objetos, de
maneira a permitir conhecimentos amplos e
detalhados dos mesmos, tarefa praticamente
80
impossível mediante os outros tipos de
delineamentos considerados.
De acordo com Beuren (2004), a pesquisa do tipo estudo de caso
caracteriza-se principalmente pelo estudo concentrado de um único caso.
Esse conteúdo é preferido pelos pesquisadores que desejam aprofundar
seus conhecimentos em determinados casos específicos.
Cabe destacar ainda que trata de um estudo teórico e prático,
contribuindo através de ideias e descobertas, para de certo modo
contribuir com melhorias relacionadas a este assunto.
A pesquisa é designada pela natureza de um estudo teórico e
prático. Teórico por atribuir valores aos estudos relacionados aos
conceitos de diversos autores, e prático por se tratar de uma investigação
de um estudo de caso, descobertas de métodos e melhorias para o
aprimoramento do assunto. É determinada sobre lógica do método
dedutivo da pesquisa investigatória, com a função explicitar o conteúdo
verdadeiro através da premissa geral, que é identificado como controle
interno, objeto do estudo, com a investigação das seguintes afirmações, a
instituição não tem controle interno, apenas funções do controle interno
exercidas por um departamento no qual é chamado de setor de
controladoria.
Para Marcone e Lakatos (2008, p.64), o método dedutivo tem o
propósito de explicitar o conteúdo das premissas, analisando isso sob
outro enfoque. Dir-se-ia que os argumentos dedutivos ou estão corretos
ou incorretos, ou as premissas sustentam de modo completo a conclusão
ou, quando a forma é logicamente incorreta, não a sustentam de forma
alguma; portanto há graduação intermediária.
As coletas de dados realizadas para o aprimoramento da pesquisa
foram elaboradas através de dados primários e secundários; primárias
pela aplicação de entrevistas semiestruturadas, contato presente, com o
pesquisador e o entrevistador, através de perguntas elaboradas por um
questionário; e dados secundários, pela busca de informações como
documentos, regimento interno, contrato social, entre outros.
De acordo com Beuren (2008), a coleta de dados tem por fim sua
análise e interpretação, visando responder à pergunta de pesquisa. Assim
deve ser evidenciada a forma escolhida para proceder à análise e
interpretação dos dados e, se for o caso, uma explicação para cada tipo de
dados, uma vez que esta pode variar em função de natureza dos dados.
Conforme Triviños (1987), a entrevista semiestruturadas é a parte
de certos questionamentos básicos, apoiados em teorias e hipóteses, que
interessam à pesquisa, e que, em seguida, adicionam-se a uma grande
81
quantidade de interrogativas, fruto de novas hipóteses que surgem no
decorrer da entrevista. Assim, o informante, seguindo espontaneamente
sua linha de pensamento e suas experiências cotidianas, influencia a
elaboração do conteúdo da pesquisa.
A pesquisa se constitui com abordagem qualitativa.
De acordo com Marcone e Lakatos, (2007), a metodologia
qualitativa preocupa-se analisar e interpretar aspectos mais profundos,
descrevendo a complexidade de comportamento humano. Fornece análise
mais detalhada sobre as investigações, hábitos, atitudes, tendências de
comportamento etc.
A pesquisa qualitativa, conforme Minayo (1996) trabalha com o
universo de significados, motivos, aspirações, crenças, valores e atitudes,
o que corresponde a um espaço mais profundo das relações, dos processos
e dos fenômenos que não podem ser reduzidos à operacionalização de
variáveis.
Para Sabino (1966, p. 204), a análise quantitativa se efetua “com
toda informação numérica resultante da investigação”, que se apresentará
com um conjunto de quadros, tabelas e medidas.
Em relação aos resultados alcançados da pesquisa, trata-se de uma
pesquisa qualitativa, por gerar conhecimento, e descobertas do assunto
estudado, sobre procedimentos técnicos, pela busca de pesquisas
bibliográficas, utilizada na contribuição de diversos autores, e outros
métodos como artigos, sites relacionados ao assunto, que aprimoraram,
dando mais credibilidade ao estudo de casos.
4.2 PROCEDIMENTOS PARA A COLETA E ANÁLISE DE DADOS
A pesquisa foi elaborada a partir de um estudo de caso, realizado
em uma sociedade educacional de ensino superior, localizado na cidade
de Capivari de baixo - SC.
Os principais passos que levaram a ampliação do estudo foram
analisados a partir dos objetivos específicos; no qual pretendeu em
primeiro lugar levantar a estrutura organizacional da instituição objeto de
estudo, para um segundo momento identificar a existência do controle
interno, como departamento, setor ou como função, posteriormente
verificar atribuições e atividades exercidas pelo departamento, setor ou
função, que se caracterize como controle interno e, finalmente, relacionar
procedimentos e métodos de auditoria interna capazes de auxiliar no
processo de melhoria do controle interno.
O segundo passo foi a coleta de dados primários, pela aplicação de
uma entrevista semiestruturada, direcionada ao setor de contabilidade,
82
controladoria, departamento pessoal e tesouraria, considerando o
organograma institucional. Após as coletas das informações primárias, foi
possível conseguir informações secundárias, como regimento interno,
organograma institucional, contrato social, planilhas de controle de
custos, entre outros, que proporcionaram mais qualidade ao estudo de
caso.
Através do estudo, acrescentou-se mais valor à pesquisa, com uso
de um quadro semiestruturado, através das entrevistas, que buscou
investigar, se os departamentos estavam seguindo seus roteiros interno, e
quais os métodos para se chegar à coleta de dados para contribuição de
melhoria. Com a proposta de um setor de auditoria interna, como um setor
dentro da instituição responsável pelo controle interno, com maior grau
de profundidade da pesquisa, foi possível verificar que não existe um
setor especifico de auditoria interna, mas existem sim funções do controle
interno exercidas por um setor específico.
A partir da caracterização da instituição, foi possível buscar
informações de referências bibliográficas, de diversos tipos de fontes:
livros, artigos, sites relacionado ao assunto que proporcionaram maior
credibilidade ao assunto.
83
5 ESTUDO DE CASO: ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS
RESULTADOS
Neste capítulo são apresentados e detalhados os dados coletados,
através da análise da pesquisa, realizada na Sociedade Educacional de
Capivari de Baixo (SECAB), buscando demonstrar os controles internos
nos setores específicos da instituição, entre eles destacam o setor de
controladoria, tesouraria e departamento pessoal, os quais estão
submissos por uma diretoria financeira. O roteiro deste capítulo leva em
consideração a disposição dos objetivos específicos da pesquisa,
destacando inclusive o Estudo da estrutura organizacional, a existência do
controle interno, como um departamento, setor ou função. Verificam-se
as atribuições e atividades exercidas pelos departamentos, como setor ou
função que caracterize como controle interno e, por último, relacionam-
se os procedimentos e métodos de auditoria interna capazes de auxiliar no
processo de melhoria do controle interno em resposta ao objetivo geral.
5.1 LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA
SECAB
A sociedade educacional particular de ensino superior possui uma
Mantenedora, como primeiro nível administrativo, que é responsável por
tomar medidas necessárias para um bom funcionamento do controle,
respeitando os limites do regimento interno. Verifica-se que subordinadas
a ela existem a assessoria jurídica, a Contabilidade Vila Real, o Polo
EAD, uma secretaria geral, e três diretorias: diretoria geral, diretoria
financeira e diretoria acadêmica.
O departamento que representa o foco principal da pesquisa faz
parte da Diretoria Financeira, no qual é responsável por supervisionar as
atribuições desenvolvidas pelos departamentos que são subordinados a
ela, dentre eles destacam-se: o departamento de controladoria, tesouraria
e departamento pessoal, nos quais possuem uma ligação direta com os
serviços terceirizados, como a contabilidade, que cuida de todo o processo
contábil e fiscal.
O departamento Financeiro possui seis funcionários, que são
distribuídos nas seguintes divisões: divisão de contas a receber, contas a
pagar, divisão de controladoria, divisão de tesouraria e departamento de
pessoal.
84
Figura 5 - Organograma Institucional
Fonte: Regimento Interno da SECAB
Mantenedora
SECAB
Polo EAD
Ass. Jurídica
Vila Real Contabilidade
FUCAP- Diretor Geral
Avaliação- NDE- CPA
Diretor
Financeiro
Secretaria
Geral
Coord. de
Cursos
Graduação
Direção
Acadêmica
Tes
ou
rari
a
Set
or
Pes
soa
l
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85
5.2 CONTROLE INTERNO, DEPARTAMENTO, SETOR OU
FUNÇÃO
O departamento de Controladoria na SECAB é um setor de gestão
econômica e financeira, sendo responsável por gerar informações para
auxiliarem os gestores na tomada de decisão, como também fazer a
avaliação do processo organizacional. Esse departamento é responsável
por todas as contas a pagar, negociações de cobranças, lançamentos, entre
outros.
Buscando alguns conceitos de Controladoria baseados em alguns
autores, foi possível identificar o setor de controladoria como função do
controle interno.
Segundo Mossimann, Alves e Fisch (1993, p. 14), “a controladoria
consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão
econômica”. Pode ser visualizada sob dois enfoques:
a) Como um órgão administrativo com uma missão, função e
princípios norteadores definidos no modelo de gestão do
sistema da empresa;
b) Como uma área do conhecimento humano com fundamentos,
conceitos, princípios e métodos oriundos de outras ciências.
Enquanto órgão administrativo, a controladoria auxilia no processo
de gestão por meio de informações para a tomada de decisão.
Para Caggiano e Figueiredo (2006, p.26), o órgão administrativo
Controladoria “tem por finalidade garantir informações adequadas ao
processo decisório, colaborando com os gestores na busca de eficácia
gerencial”.
Segundo Peleias (1991, p. 95), “a missão da controladoria é dar
suporte à gestão de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta
atinja seus objetivos, cumprindo assim, sua missão”.
Para Caggiano e Figueiredo (2006), a missão da controladoria é
zelar pela continuidade da empresa, a fim de atingir o objetivo expresso
pela missão a Controladoria procura definir o modelo de gestão que
conduza aos resultados planejados. O modelo de gestão, ou modo pelo
qual a empresa conduz seus negócios, determina o processo de gestão de
organização definindo a forma como se deve ser operacionalizado nas
suas fases de planejamento, execução e controle.
Deste modo, a missão da controladoria é assegurar a eficácia da
instituição, por meio de resultados.
86
A posição da empresa está fundamentada por valores, crenças,
expectativas dos gestores e administradores, constituindo um conjunto de
regras definidas que compõem as diretrizes institucionais.
Verifica-se que a instituição não tem um departamento de
auditoria, mas sim um departamento de controladoria que exerce as
funções do controle interno.
5.3 ATRIBUIÇÕES E ATIVIDADES
A Contabilidade da Sociedade Educacional de Capivari de Baixo
(SECAB) é realizada por uma empresa contábil terceirizada, que se
chama Escritório de Contabilidade Vila Real Contabilidade, localizado na
cidade de Florianópolis-SC. O escritório contábil, possui um quadro de
11 funcionários e, por três setores: contábil, fiscal e departamento pessoal.
Todos estão envolvidos nos registros e demais atividades da contabilidade
da SECAB.
O departamento Financeiro da SECAB constitui num quadro com
seis funcionários, que são distribuídos nas seguintes divisões: divisão de
contas a receber, contas a pagar, bancos, divisão de controladoria, divisão
de tesouraria e departamento pessoal.
O setor de Controladoria, dentro do departamento financeiro, é
responsável por registrar os lançamentos e controle das movimentações
financeiras da instituição.
A instituição conta com um sistema para os lançamentos e
controles de relatórios e segregações. Todas as movimentações
financeiras são registradas no sistema e exportadas para a contabilidade,
para que a contabilidade no final do mês realize as apurações dos
impostos.
Além do acompanhamento e toda movimentação do sistema e a
exportação das informações, a Contabilidade precisa da colaboração dos
setores financeiros, para emitir as seguintes guias de impostos. Desse
modo os setores financeiros da SECAB encaminham todas as
documentações, como prova de documentos via e-mail, para o escritório
de contabilidade; O setor de Controladoria encaminha os documentos
antes mesmo do dia seis, para o setor contábil. Já os documentos do
departamento pessoal da SECAB, encaminha as informações e os
documentos para a contabilidade até o dia dois. Após a conferência de
todas as transações relacionadas à SECAB, conferência de débitos e
créditos, documentações regulares, a Contabilidade Vila Real, por fim,
encaminha as guias dos Impostos para SECAB, via e-mail.
87
Além disso, a SECAB tem um convênio com a Caixa Econômica
Federal, e os salários são creditados nas contas dos funcionários, até o 5º
dia útil, lembrando que as documentações originais ficam todas
arquivadas, no prazo de um ano.
A descrição das atividades relacionadas que caracterize o controle
interno no departamento financeiro são as seguintes:
Controle Bancário: são os controles de saldos, entradas e saída.
Contas a receber: são aplicados procedimentos adequados para os
atendimentos aos clientes, dos prazos e pagamentos concedidos, evitando
antes mesmo de riscos inerentes que prejudique, antes mesmo que isso
aconteça, são tomadas as providências com relação à cobrança de
mensalidades em atrasos. Esses procedimentos podem ser avaliados no
processo de verificação na área de cobrança da instituição de ensino.
Contas a pagar: materiais para uso e consumo da empresa, gastos com
energia elétrica, água, investimentos com computadores, compras de
livros, máquinas, imposto, salário, encargos sociais.
Lançamentos de controles internos das despesas: são os relatórios para
o controle interno financeiro, nos quais se destacam os relatórios de
movimentação por centro de custo (Analítico e Sintético), e os relatórios
por planos de contas.
Movimentação por centro de custos (analítico e sintético): Nesse
relatório, é possível visualizar as receitas e despesas, de um determinado
centro de custo específico, seja de forma analítica (detalhada) ou de forma
sintética (resumida), podendo ser filtrado o período desejado. Os centros
de custos são centros para determinar as receitas e despesas de
determinadas áreas ou setores da empresa, ou no caso estudado, os cursos
da instituição. Nesse relatório, cada curso de graduação, cada turma de
pós-graduação tem um centro de custo, onde são alocadas as despesas e
receitas provenientes do centro de custo.
Movimentação por planos de contas: Este relatório permite
controlar e verificar todas as movimentações de despesas ou receitas por planos de contas. Exemplo: plano de contas “salários”, podendo ser
visualizado de forma analítica ou sintética, sendo filtrado pelo período
desejado. Os planos de contas são as contas que norteiam os trabalhos
gerenciais e contábeis, possibilitando alocar o tipo de despesas e receitas
88
em determinada conta. Como por exemplo: gastos com energia elétrica
aloca no plano de contas “energia elétrica”, possibilitando uma melhor
organização das informações.
Os tipos de planos de contas, como movimentação por centro de
custos e movimentação por plano de contas, devem adequar-se ao tipo da
necessidade da empresa; dentre eles destacam-se:
Despesas de turmas: relatório que permite selecionar uma
determinada turma de pós-graduação e verificar todas as receitas e
despesas da turma, demonstrando o total de entradas e saídas constituindo
um saldo final. As formas de demonstração de relatórios são de forma
analítica, sintética e gráfica.
Recebimento na data selecionada: este relatório tem a função
de filtrar todas as receitas em determinada data, podendo ser separadas
por cursos, por turma, ou departamentos (graduação, pós, cursos
técnicos).
Carta de Cobrança: permite selecionar um determinado aluno,
filtrando suas mensalidades vencidas, gerando automática uma carta de
cobrança com os dados do aluno.
Extratos de Negociação de Mensalidade: este relatório
apresenta as negociações de mensalidades feitas na instituição, podendo
ser visualizada as negociações de formas separadas (pagas, pendentes,
todas ou vencidas).
Controle de cheques: permite visualizar a situação de cheque
de determinado aluno. (Se está em caixa, se foi para depósito, se foi pago
a terceiros entre outros), podendo ser pesquisado por nome do aluno, ou
dados do cheque.
Controle de cheques: saídas e devolução de cheques.
Preparação de documentação: organização da documentação
para enviar a contabilidade. (Nota Fiscal emitida (receitas), extratos
bancários, enfim, todas as despesas pagas).
5.4 AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE MELHORIAS DO
CONTROLE INTERNO
Dentro de uma organização estruturada, é fundamental que os
controles internos sejam eficazes e eficientes.
Segundo Almeida (2010), de nada adianta a implantação de um
excelente sistema de controle interno, sem que se tenha um
acompanhamento, no sentido de verificar se estes estão sendo seguidos
pelos empregados da empresa.
89
De acordo com Crepaldi (2012), o controle interno de qualidade é
relevante na garantia de qualidade dos serviços prestados e deve abranger
a totalidade das atividades dos auditores, notadamente, diante da
repercussão que os relatórios de auditoria vêm, interna e exatamente,
afetando a entidade auditada.
Para a solução de problemas na estrutura organizacional da
instituição, é fundamental a aplicação dos controles internos e a
verificação contínua dos processos a serem analisados por uma auditoria
interna.
Deste modo, Crepaldi (2012) enfatiza que a auditoria interna
compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e
comprovações metodologicamente estruturados para avaliação da
integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos
processos, dos sistemas de informações e controles internos integrados ao
ambiente e de gerenciamento de riscos, com vista à administração da
entidade no cumprimento dos seus objetivos.
Segundo Mello (2011), a auditoria interna é uma atividade de
avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada
para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas
de controle interno, bem como da qualidade do desempenho das áreas,
em relação às atribuições e os planos, às metas, aos objetivos e às políticas
definidos para as mesmas.
De acordo com os conceitos dos autores, a auditoria interna assume
um papel importante no processo de melhoria de controles internos; é uma
atividade independente de assessoramento da administração, para auxiliar
na tomada de decisões da empresa; é voltada para avaliação, eficiência e
eficácia dos sistemas operacionais dos departamentos internos; possibilita
também detectar falhas e erros, e contribuem para a melhoria de cada
departamento, principalmente os específicos, como tesouraria,
controladoria e o departamento pessoal.
Segundo a Resolução do CFC (2003) e a NBC T 12 de (2004), a
atividade da auditoria interna está estruturada em procedimentos, com
enfoque técnico, objetivo, sistemático e disciplinado, e tem por finalidade
agregar valor ao resultado da organização, apresentando subsídios para o
aperfeiçoamento dos processos da gestão e dos controles internos, por
meio da recomendação de soluções para as não conformidades apontadas
nos relatórios (CFC, 2003; NBC, 2004).
90
Para o processo de auditoria interna dentro de uma instituição, é
essencial o uso de ferramentas de trabalho de auditoria que possibilitem
alcançar os objetivos específicos para cada setor. Com a função de
realização de um serviço satisfatório, os auditores devem estabelecer
métodos e a aplicação de pocedimentos de auditoria intena.
Conforme a Resolução do CFC (2003), em relação aos
procedimentos de auditoria, “constituem exames e investigações,
incluindo testes de obsevância ou testes de controle e teste substantivos
(comprobatórios) ou procedimentos substantivos, que permitem ao
auditor interno obter subsídios sulficientes para fundamentar suas
conclusões e recomendações à administração da entidade”.
No item 12.2.3.2 da Resolução do CFC (2003), os testes de
observância ou testes de controles,visam a obtenção de razoável
segurança de que os controles internos estabelecidos pela administração
estão em efetivo funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento
pelos funcionários e administradores da entidade.Na sua aplicação,
devem ser considerados os seguintes procedimentos:
A)Inspeção: verificação de registros, documentos e ativos
tangiveis;
B) Observação: acompanhamento de processo ou procedimento
quando de sua execução;
C) Investigação e Confirmação: Obtenção de informações, perante
pessoas físicas ou jurídicas conhecedoras das transações, dentro ou fora
da entidade.
Já no item 12.2.3.3 da Resolução do CFC (2003), os testes
substantivos (comprobatórios) ou procedimentos substantivos, visam à
obtenção de evidência quanto à sulficiência, exatidão e validade dos
dados produzidos pelos sistemas de informação da entidade.
Diante disso, Attie (1992) afirma que os procedimentos de auditoria
são as ferramentas técnicas das quais o auditor se utiliza para a realização
de seu trabalho, consistindo na reunião das informações possíveis e
necessárias e avaliação das informações obtidas, para a formação de sua
opinião imparcial.
Baseados nos conceitos apontados, o quadro 3 apresenta a
comparação entre a fundamentação téorica apresentada dos
procedimentos de auditoria existentes e na relação dos princípios
fundamentais de controle interno, que pretendeu intentificar se os
departamentos estavam seguintes suas normas, de acordo com as funções
do controle interno na Sociedade Educacional de Capivari de Baixo.
91
Quadro 3- Principais Procedimentos e Atividades de acordo com a teoria.
Nº Atividade/Procedimento de acordo
com a teoria Sim
Em
partes Não
1
A administração financeira é responsável
pela supervisão dos setores internos que
envolve as atribuições financeiras ? X
2 As atribuições dos setores internos estão
claramente definidas? X
3 Existem documentos que se caracterizam
como normas internas? X
4 As normas internas estão sendo
cumpridas? X
5 Existe segregação de função entre os
lançamentos e os registros contábeis? X
6 Os acessos aos ativos são limitados às
funções/cargos? X
7
É feito um recrutamento de seleção de
pessoas adequadas para o desempenho de
suas funções? X
8 A contagem física dos caixas é
avaliada/conferida simultaneamente? X
9 É feita a contagem física de títulos e
comparados com saldo razão? X
10 São registrados todos recebimentos na
tesouraria? X
11 A instituição utiliza algum mapa de
controle Financeiro? X
12
É feita a conferência da folha de
pagamento antes de enviar para
contabilidade? X
13
Há conferência da classificação contábil
de todos os registros finais pelo escritório
de contabilidade? X
14
As funções que envolvem o controle
interno,estão sendo aplicadas
adequadamente? X
15
O sistema operacional é amplo, de forma
que facilite o registro das atividades do
funcionário? X
16 Existe controle de entrada e saída de
funcionários? X
Fonte: (ATTIE, 1992; NBC T 12, 2003; ALMEIDA, 2010; CREPALDI, 2012).
92
Deste modo, portanto, foi possível comparar os procedimentos de
auditoria e os princípios fundamentais do controle interno, tirados da
literatura dos autores (ATTIE, 1992; NBC T 12, 2003; ALMEIDA, 2010;
CREPALDI, 2012), e a análise feita através da observância das atividades
dos departamentos financeiros, no qual confirmou por uma investigação
da pesquisa, que os controles internos estavam sendo aplicado de forma
correta. Também foi possível verificar se os funcionários estavam
cumprindo suas atividades e executando suas funções de forma integra e
eficaz. O quadro 4 seguiu um roteiro semiestruturado da seguinte forma:
se existe funções do controle interno; sim, ou não, ou se cumpre em
partes. Quanto às funções existentes do controle interno encontradas no
setor financeiro e comparadas com as teorias dos autores tem os seguintes
resultados:
Quanto à Responsabilidade: a direção financeira é responsável
por elaborar normas, administrar as execuções orçamentárias da
instituição, acompanhar o fechamento do caixa, no departamento da
tesouraria, e na preparação dos documentos, além de supervisionar os
setores financeiros no desempenho de suas tarefas administrativas.
As atribuições dos funcionários ou setores internos
da empresa devem ser claramente definidas e
limitadas, de preferência por inscritos, mediante o
estabelecimento de manuais internos da
organização (ALMEIDA, 2010, p 43).
Em relação às atribuições de funções que caracterize o controle
interno, observou-se que os funcionários estão executando suas funções
de forma correta e eficaz. Na execução das atividades, geralmente a
mesma pessoa que executa as atividades é a mesma que registra os
lançamentos, e conferência dos dados com a diretora financeira
responsável.
Rotinas internas: a instituição possui um regimento interno que
é seguido regularmente, e outras normas internas, como plano de
desenvolvimento institucional (PDI), do qual consta a proposta
orçamentária que submete a aprovação do conselho superior de educação, controle financeiro realizado pelo planejamento de todas as programações
financeiras, através de reuniões, elaboradas pelo diretor geral.
Acesso aos ativos: o acesso aos ativos da instituição é um acesso
limitado por funcionários. Um exemplo verificado de acesso aos ativos
pode-se referir ao departamento de controladoria. Através das atividades
93
exercidas por uma mesma pessoa responsável, é ela que controla as
atividades e ao mesmo tempo registra no sistema operacional, porém é
subordinada pela diretoria financeira que confere suas atividades. No
setor da tesouraria, o acesso é limitado por duas pessoas responsáveis, e
são elas mesmas que executam suas funções e registram no sistema, sendo
supervisionadas pela diretora financeira. O departamento pessoal também
está subordinado à diretoria financeira, que o acompanha em todas suas
execuções e registros.
Segregação de funções adequada: todas as funções dos
departamentos financeiros estão segregadas e separadas adequadamente.
O acesso aos registros é limitado, permite que uma mesma pessoa que
executa suas atividades relacionadas ao ativo, não tenha acesso aos
registros contábeis. Um exemplo observado no setor da controladoria
estabelece ao responsável do setor que cumpra suas obrigações de efetuar
os lançamentos e controles internos financeiros, e todas as informações
registradas em um sistema interno, logo após de toda preparação e
conferência dos dados, o responsável envia toda documentação para o
escritório de contabilidade, que acompanha todas as movimentações de
lançamentos e registro interno financeiro.
Desse modo, a contabilidade efetua os registros, adequadamente, e
confere os lançamentos de débitos e créditos, evitando que o mesmo
funcionário que tenha acesso aos ativos e assim minimiza o risco de
algum ato de irregularidade como, por exemplo, em desviar fisicamente
o ativo e baixa-se as despesas, o que levaria ocultar uma transação se ele
tivesse acesso aos registros contábeis.
Outro exemplo de segregação de função é o recrutamento da
seleção de professores onde fica a cargo da coordenação que seleciona os
profissionais adequados, para o desempenho de suas funções, e
encaminha os dados para o departamento pessoal, que faz todo processo
de admissão pessoal.
Confronto aos ativos: o controle do departamento financeiro
estabelece junto com as rotinas administrativas, e a colaboração de seus
funcionários, maior grau de confiabilidade, e fidelidade nas informações
financeiras, através do comprometimento de suas atividades.
Um exemplo observado sobre o confronto aos ativos é a contagem
de caixa e comparação com saldo do razão em geral; isso ocorre na tesouraria da instituição, a tesouraria possui dois caixas, a contagem física
é efetuada simultaneamente no final do expediente, pela supervisão da
diretoria financeira, junto com seus funcionários. O acesso da contagem
de caixa é restrito.
94
A Tesouraria desenvolve um papel importante na execução, pois
existe controle eficaz de conferência, controle das informações e
movimentações financeiras de todos os departamentos da instituição.
Algumas atribuições das tarefas realizadas na tesouraria são:
Registrar todos os recebimentos efetuados
como dinheiro, cheques, cartões de debito e
créditos e deposito bancário;
Emitir, conferir relatório e encaminhar para
diretora financeira;
Gerar, alterar, estornar mensalidades
quando houver necessidade, quando houver
estorno, alteração é encaminhando um
relatório do motivo que levou a efetuar esse
processo para diretoria financeira, antes
mesmo de acontecer isso a controladoria já
tem um conhecimento sobre determinado
acontecimento.
A controladoria faz a contagem física de títulos e comparação, com
saldo razão, a conciliação bancária (reconciliação, em determinada data
base, do saldo da conta corrente bancária, segundo o razão da
contabilidade, com o saldo pelo extrato bancário enviado pelo banco).
Amarração do sistema de controle interno: registro de
transações somente as autorizadas, por seus dados corretos e dentro do
período de competência. O departamento pessoal é responsável pela
conferência de dados da folha de pagamento. Antes mesmo de enviar para
contabilidade, é feita a conferência dos registros e transações; o controle
sobre o cartão ponto, verificando a entrada e saída de funcionários;
controles de créditos a serem pagos ao corpo docentes, conferência de
plano de saúde, e controles de professores, entre outros.
Todos os departamentos relacionados à diretoria financeira são
responsáveis pelas conferências de registros e transações.
5.5 PROPOSTAS DE MELHORIAS
As análises que foram assinaladas, como não cumpre, ou cumpre
em partes, poderão passar por um processo de sugestões de melhorias.
Observadas, através da auditoria, sentiu-se que os funcionários
necessitavam aprimorar suas funções, para que possam executar ainda
melhor suas atividades.
95
Nos setores financeiros, foram verificadas as seguintes propostas
de melhorias, conforme o quadro 5:
Quadro 4- Análise de sugestões de melhoria dos departamentos Financeiros
Departamentos Financeiros Sugestões de Melhorias
Departamento de
Controladoria
A Controladoria necessita de um
registro de controle das provisões de
contas e compromissos a pagar. Esse
processo facilitará a visualização
informatizada das contas a pagar,
através de relatórios dos compromissos
a pagar em determinado período, antes
mesmos das faturas chegarem no setor.
Ex: as contas de energia elétrica e
água; no momento não há visualização
das contas das despesas a pagar, pois
não existe um registro de
compromisso, se existisse ficaria mais
fácil de identificar os gastos
antecipadamente, e gerar um relatório
geral do total da despesa.
Departamento de Pessoal * Sistema mais amplo que facilite o
registro das atividades dos
funcionários.
* Ponto eletrônico, para facilitar a
entrada e saída de funcionários. Tesouraria A tesouraria acabou de passar por várias
melhorias em seu ambiente interno,
verificou que suas necessidades foram
atendidas, o sistema melhorou,
ampliaram mais o setor, mas foi
possível observar que alguns
funcionários estão sobrecarregados, e
precisam de estagiário para execução de
suas tarefas.
Fonte: elaborada pela autora.
Com a finalidade de contribuir para o processo de melhoria, tendo
como base os dados apresentados no quadro, foram recomendados que a
pesquisa na área financeira fosse contínua.
É indispensável o acompanhamento do controle interno, para que,
através dele, se possam detectar os erros e falhas existentes com objetivo
de constatar a veracidade de todas as operações realizadas.
96
Os principais problemas encontrados se referem à inexistência da
Auditoria Interna, e a fragilidade nos sistemas internos da instituição, em
relação aos controles das contas a pagar. Acredita-se que a principal
deficiência encontrada no setor de controladoria, é relacionada aos
compromissos a pagar, pois não há uma rotina de controle que permita
registrar os compromissos, antes dos documentos e faturas a pagar
chegarem a instituição. Para isso, sugere-se, aprimorar os sistemas
internos informatizados, para atender as necessidades do setor, facilitando
a execução dos trabalhos. E, por último, foi detectado deficiências no
sistema ao departamento pessoal, com a necessidade de obter um sistema
mais amplo, para poder executar suas atividades.
97
6 CONCLUSÃO
Pretendeu-se, com este trabalho, demonstrar o papel da auditoria
interna no processo de melhorias do controle interno em uma Sociedade
Educacional de Capivari de Baixo (SECAB).
Diante de tanta competitividade e um mercado cada vez mais
exigente, as instituições impulsionadas pela globalização enfrentam
constantes mudanças em seus ambientes internos empresariais,
permitindo que os gestores tomem as melhores providências de tomada
de decisão. Deste modo, a auditoria interna se destaca como principal
ferramenta para o sucesso empresarial.
Desta forma, evidencia-se a importância de um departamento de
auditoria interna em uma instituição educacional, a fim de manter os
processos organizacionais eficientes e seguros, detectando os erros e
contribuindo com melhorias. A auditoria interna possibilita um
conhecimento mais abrangente sobre a instituição a ser auditada. É um
processo que estabelece um levantamento de toda a estrutura institucional
e que, através dos procedimentos de observações, possam ser detectados
os erros existentes.
Portanto, de acordo com os procedimentos de observações, foi
possível apresentar que os departamentos deverão passar por um processo
de aprimoramento nas funções que envolvem o controle interno, e a
administração geral estabelecer normas, permitindo que elas sejam
cumpridas sobre responsabilidades de alguns funcionários e observadas
através de um departamento de auditoria interna, que tem o papel de
contribuir para o processo de melhoria do controle interno e o processo
decisório da instituição.
De modo geral, também tem-se como resultado que não existe a
figura do controle interno, porém existem funções que envolvem os
procedimentos aplicáveis ao controle operacional, que são executadas por
funcionários e não reguladas por um sistema formalizado que se
caracterize como um controle interno.
Considerando que o controle interno tem a responsabilidade de
fornecer segurança sobre os objetivos que as instituições pretendem
chegar, avaliando a eficácia e eficiência das atividades operacionais, e que
sua principal função no desempenho das atividades é proteger os ativos
contra possíveis irregularidades cumprindo normas de um regimento
interno e avaliando todo processo que envolve a instituição. Pode-se
chegar a uma afirmação de que esse suposto controle interno, identificado
na empresa estudada, apenas forneça uma segurança razoável e não
98
segurança absoluta para atender todas as necessidades da direção
superior.
6.1 RECOMENDAÇÃO
Portanto, acredita-se que as deficiências encontradas nos
departamentos financeiros, é caracterizada por uma deficiência no contas
a pagar, pois não há uma rotina de controle que permita registrar os
compromissos, antes dos documentos e faturas chegarem à instituição.
Sugere-se também a necessidade de um sistema operacional mais amplo,
e um ponto eletrônico para facilitar os registros de entradas e saídas dos
funcionários.
Para isso, recomenda-se aprimorar os sistemas internos
informatizados, para atender as necessidades do setor, facilitando a
execução dos trabalhos e, o principal para todas recomendações, que o
proprietário possa contribuir com todo processo de melhorias, atendendo
as necessidades dos funcionários e contribuindo para o desenvolvimento
da instituição.
99
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