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I
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
REGLAMENTOS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO" 1 DE
JULIO"CIA. LTDA. MATRIZ Y AGENCIAS.
AUTOR: ALEX ISRAEL GAVILÁNEZ CEPEDA
ASESORA: Eco. IVONNE NARVÁEZ, MBA.
Ambato – Ecuador
2014
II
III
IV
DEDICATORIA
A Dios, a mis abuelitas por que han estado conmigo en cada paso que doy, cuidándome y
dandome fuerza para continuar, derramando desde el cielo bendiciones cada día, a mis
padres Narciso y Carlota, a mis Hermanos Anita y Gustavo, a mis sobrinos Andréss y
Doménica, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo
mi apoyo en todo momento, depositando su entera confianza en cada reto que se me
presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad. Hoy se ve
reflejado los resulados, el que persevera alcanza.
Alex Israel Gavilánez Cepeda
V
AGRADECIMIENTO
Esta tesis es el resultado del esfuerzo conjunto. Por eso agradezco al director de nuestra
carrera Ing. Juan Carlos Erazo, a mi tutora de tesis, Econ. Ivonne Narváez por el apoyo y
confianza a lo largo de este tiempo ha puesto a prueba mis capacidades y conocimientos en
el desarrollo de mi trabajo de tesis el cual he finalizado cumpliendo con los objetivos
deseados, a la Cooperativa de Ahorro y Crédito 1 de Julio, por la apertura necesaria para
la aplicación de mi tema te tesis, a mis maestros a quienes les debo gran parte de mis
conocimientos, gracias por su paciencia y enseñanza a mis amigos y compañeros durante
toda mi vida universitaria, que me enseñaron el verdadero valor de la amistad, finalmente
un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad, la cual abre sus puertas a jóvenes
como nosotros, preparándonos con excelencia humana y académica para un mundo
competitivo y formándonos como personas de bien.
Alex Israel Gavilánez Cepeda
VI
INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1
Antecedentes de la Investigación. ...................................................................................... 1
Situación Problémica. ........................................................................................................ 2
Problema Científico ........................................................................................................... 3
Delimitación del problema. ................................................................................................ 4
Identificación de la Línea de Investigación. ...................................................................... 4
Objetivo general: ................................................................................................................ 4
Objetivos específicos: ........................................................................................................ 4
Idea a Defender .................................................................................................................. 4
Variables de la Investigación ............................................................................................. 5
Metodología a emplear: métodos, técnicas y herramientas empleadas en la investigación
............................................................................................................................................ 5
Métodos: ......................................................................................................................... 5
Inductivo, Deductivo: ................................................................................................. 5
Inductivo: .................................................................................................................... 5
Deductivo: ................................................................................................................... 5
Analítico-Sintético: ..................................................................................................... 5
Histórico- Lógico: ....................................................................................................... 5
Descriptivo- Sistémico: ............................................................................................... 5
Técnicas .......................................................................................................................... 5
Observación Directa. .................................................................................................. 5
Encuestas. ................................................................................................................... 6
Entrevistas. .................................................................................................................. 6
Instrumento de la Investigación. ..................................................................................... 6
Guía de Observación ........................................................................................... 6
Cuestionarios ....................................................................................................... 6
VII
Guía de entrevista ................................................................................................ 6
Investigación Bibliográfica ................................................................................. 6
Descripción de la estructura de la tesis. ............................................................................. 6
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica ......................................... 7
CAPITULO I. MARCO TEÓRICO .................................................................................. 8
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación ........................................................... 8
1. 2 Analisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ............ 8
1.2.1 Administración .......................................................................................................... 8
1.2.1.1 Importancia ......................................................................................................... 9
1.2.2 Proceso Administrativo ........................................................................................... 10
1.2.3 Organización ........................................................................................................... 11
1.2.3.1 Objetivo de la organización. ............................................................................. 13
1.2.3.2 Manuales Administrativos ................................................................................ 13
1.2.3.2.1 Objetivos de los manuales ......................................................................... 14
1.2.3.2.2 Ventajas: .................................................................................................... 15
1.2.3.2.3 Limitaciones: ............................................................................................. 15
1.2.3.2.4 Clasificación de los manuales .................................................................... 16
1.2.3.2.5 Tipos de manuales: .................................................................................... 17
1.2.3.2.5.1 Manuales De Procedimientos .......................................................... 18
1.2.3.2.5.1.1 Conceptos ..................................................................................... 18
1.2.3.2.5.1.2 Importancia ................................................................................... 18
1.2.3.2.5.1.3 Características: ............................................................................. 19
1.2.3.2.5.1.4 Ventajas: ....................................................................................... 20
1.2.3.2.5.1.5 Contenido ..................................................................................... 20
1.2.3.2.5.1.6 Etapas ........................................................................................... 21
1.2.3.2.5.1.7 Recopilación de datos ................................................................... 22
1.2.3.2.5.1.8 Análisis de los datos ..................................................................... 23
VIII
1.2.3.2.5.1.9 Autorización ................................................................................. 24
1.2.3.2.5.1.10 Tipografía ................................................................................... 25
1.2.3.2.5.1.11 Disposición del material ............................................................. 25
1.2.3.2.5.1.12 Distribución e implantación ....................................................... 25
1.2.3.2.5.1.13 Revisión y modificación ............................................................. 26
1.2.3.3 Diagramas De Flujo .......................................................................................... 26
1.2.3.3.1 Conceptos. .................................................................................................. 26
1.2.3.3.2 Ventajas .................................................................................................... 27
1.2.3.3.3 Simbología ................................................................................................. 28
1.2.3.4 Control .............................................................................................................. 31
1.2.3.4.1 Conceptos ................................................................................................... 31
1.2.3.4.2 Objetivo del control. .................................................................................. 32
1.2.3.4.3 Elementos del control: ............................................................................... 32
1.2.3.4.3.1 Medición de resultados. ...................................................................... 32
1.2.3.4.3.2Corrección. ........................................................................................... 32
1.2.3.4.3.3 Retroalimentación. .............................................................................. 32
1.2.3.4.4 Tipos de control ......................................................................................... 33
1.2.3.4.4.1 Control preventivo .............................................................................. 33
1.2.3.4.4.2 Control concurrente ............................................................................. 33
1.2.3.4.4.3Control de retroalimentación ................................................................ 34
1.2.3.5 Reglamento ....................................................................................................... 34
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de investigación. ...................................................................................... 35
1.4 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................... 37
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA ..................................................................................................................... 38
IX
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación. .................................................................................. 38
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación.
.......................................................................................................................................... 41
2.2.1 Tipos de Investigación ......................................................................................... 41
2.2.2 Métodos y técnicas .............................................................................................. 42
2.2.2.1 Métodos ........................................................................................................ 42
2.2.2.2 Técnicas ........................................................................................................ 45
2.2.2.3 Instrumentos .................................................................................................. 46
2.2.3 Población y Muestra ............................................................................................ 47
2.2.3.1Población .................................................................................................... 47
2.2.3.2 Muestra. ..................................................................................................... 48
2.2.4 Análisis e interpretación de datos ........................................................................ 50
2.2.5 Verificación de la hipótesis ................................................................................. 71
2.3 Esquema de la propuesta ....................................................................................... 74
2.3.1 Esquema de Elaboración de Manuales de Procedimientos ..................................... 74
2.3.2 Esquema de Elaboración de Reglamentos .............................................................. 75
2.5. Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 76
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA .............................................. 77
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación: ....................... 77
3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación, ............................................ 227
3.3 Conclusiones parciales del capítulo ......................................................................... 230
CONCLUSIONES GENERALES .................................................................................. 231
RECOMENDACIONES ................................................................................................. 232
X
CONTENIDO DE TABLAS
Tabla 1. Composición del Área Administrativa .................................................................. 47
Tabla 2. Composiciones de Socios: .................................................................................... 47
Tabla 3. Composiciones de la muestra de socios: ............................................................... 49
Tabla 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 Área Administrativa. . 50
Tabla 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 encuesta Área
Administrativa ..................................................................................................................... 51
Tabla 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Administrativa . 52
Tabla 7. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Administrativa . 53
Tabla 8. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 Área Administrativa . 54
Tabla 9. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 Área Administrativa . 55
Tabla 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 Área Administrativa 56
Tabla 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 57
Tabla 12. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 58
Tabla 13. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 59
Tabla 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios ..................... 60
Tabla 15. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 socios ..................... 61
Tabla 16. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 socios ..................... 62
Tabla 17. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 socios ..................... 63
Tabla 18. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 socios ...................... 64
Tabla 19. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 socios ..................... 65
Tabla 20. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 socios ..................... 66
Tabla 21. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 socios ..................... 67
Tabla 22. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 socios ..................... 68
Tabla 23. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 encuesta Área
Administrativa ..................................................................................................................... 69
Tabla 24. Frecuencias Observadas ....................................................................................... 71
Tabla 25. Frecuencia Esperada ............................................................................................ 72
Tabla 26. Descripción de procesos de Auditoria Interna ..................................................... 94
XI
Tabla 27. Descripción de actividades de la Elaboración del Plan Operativo ..................... 95
Tabla 28. Flujo grama de la Elaboración del Plan Operativo ............................................. 97
Tabla 29. Descripción de Actividades de Planificación de la Auditoria ............................. 99
Tabla 30. Flujograma de la planificación de la Auditoria ................................................ 101
Tabla 31. Descripción de actividades de la Aprobación de la planificación de la Auditoria
........................................................................................................................................... 102
Tabla 32. Flujograma de la aprobación de la planificación de la Auditoria ..................... 104
Tabla 33. Descripción de actividades de la Ejecución de la Auditoria .............................. 106
Tabla 34. Flujograma de la Ejecución de la Auditoria ...................................................... 109
Tabla 35. Descripción de actividades de la presentación del Informe Preliminar de la
Auditoria ............................................................................................................................ 111
Tabla 36. Flujograma de presentación del Informe Preliminar ........................................ 113
Tabla 37. Criterio de valoración de proveedores ............................................................... 134
Tabla 38.Descripción de procesos de Lavado y Control de Activos ............................... 150
Tabla 39. Descripción de actividades de Informes a la Unidad de Análisis Financiero ... 151
Tabla 40. Flujo grama de Informes a la Unidad de Análisis Financiero .......................... 154
Tabla 41. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Cliente” 156
Tabla 42. Flujograma Implementar la política “Conoce a tu cliente” ............................ 158
Tabla 43. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Empleado”
........................................................................................................................................... 159
Tabla 44. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado .......................... 162
Tabla 45. Descripción de actividades de implementar la Política “Conoce a tu Proveedor”
........................................................................................................................................... 164
Tabla 46. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado ......................... 166
Tabla 47. Descripción de procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo ........................... 187
Tabla 48. Descripción de actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo ...................... 188
Tabla 49. Flujo grama de Seguridad y Salud en el Trabajo .............................................. 190
Tabla 50. Descripción de procesos de Adquisición ........................................................... 214
Tabla 51. Descripción de actividades de Control de Activos Fijos ................................... 215
Tabla 52. Flujograma del control de activos fijos ............................................................. 217
Tabla 53. Descripción de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de
estudios, ejecución de obras y contratación de servicios ................................................... 219
XII
Tabla 54. Flujograma de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de
estudios, ejecución de obras y contratación de servicios ................................................... 221
Tabla 55. Descripción de actividades de uso de vehículos de la institución .................... 223
Tabla 56. Flujograma de Uso de vehículos de la institución ............................................ 226
Tabla 57.TABULACIÓN GENERAL ............................................................................... 229
Tabla 58. TABULACIÓN POR FILAS ............................................................................ 229
Tabla 59. TABULACIÓN POR COLUMNAS ................................................................. 229
CONTENIDO DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 en Área
Administrativa ..................................................................................................................... 50
Gráfico 2. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2 encuesta Área
Administrativa ..................................................................................................................... 51
Gráfico 3. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 52
Gráfico 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Administrativa.
............................................................................................................................................. 53
Gráfico 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 54
Gráfico 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 55
Gráfico 7. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 56
Gráfico 8. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 57
Gráfico 9. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 Área Administrativa
............................................................................................................................................. 58
Gráfico 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 Área
Administrativa ..................................................................................................................... 59
Gráfico 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios ................. 60
Gráfico 12. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 socios .................. 61
Gráfico 13. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 socios .................. 62
XIII
Gráfico 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 socios .................. 63
Gráfico 15. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 socios .................. 64
Gráfico 16. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 socios .................. 65
Gráfico 17. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 socios .................. 66
Gráfico 18. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 socios .................. 67
Gráfico 19. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 socios ................. 68
Gráfico 20. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 socios ................ 69
Gráfico 21 Valor Crítico ..................................................................................................... 73
Gráfico 22. Controles de riesgos ........................................................................................ 139
XIV
RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad es importante la administración en las empresas, por la búsqueda
incansable de controlar ciertos aspectos que reflejan dificultad en el cumplimiento de los
objetivos planteados.
El control interno en una empresa es muy importante ya que es uno de los factores que
incide en su actividad económica y posible desarrollo de la misma.
El presente trabajo contempla la evaluación de los procesos realizados en la Cooperativa
de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" para determinar si dichos procesos aplicados en la
organización cumplen con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.
Con el objeto de mejorar el control interno de la organización se determina la necesidad
de aplicar herramientas técnicas que permiten obtener mayor eficiencia en los procesos
que se realiza en el área administrativa de la cooperativa.
Se realiza el conocimiento de la cooperativa para entender su funcionamiento, de esta
manera diagnosticar las diferentes actividades que desempeña el área administrativa ,
con el fin de levantar la información necesaria para la elaboración de reglamentos y
manuales de procedimientos acorde con las necesidades de la organización que nos
ayudará a la identificación de riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la
empresa.
Finalmente se establecen lineamientos adecuados que permitan mantener procedimientos
regulados en las actividades con la aplicación de controles a los procesos, los cuales se
encuentran detallados en los reglamentos y manuales de procedimientos para asegurar la
disminucion de riesgos en la organización y el logro de los objetivos de la entidad.
XV
EXECUTIVE SUMARY
At present the administration is important in the companies, by the relentless pursuit of
controlling certain aspects that reflect difficulty in the fulfillment of its objectives. The
internal control in a company is very important since it is one of the factors that affects in
its economic activity and possible development of the same one. The present work
contemplates the evaluation of the processes carried out in the savings and credit
cooperative ' July 1st' to determine if these processes applied in the Organization comply
with the order to achieve the proposed objectives. It was determined the need to implement
technical tools that allowed to obtain greater efficiency in the processes that are performed
in the administrative area of the cooperative. The knowledge of the cooperative was made
to understand its operation, In this way diagnose the different activities that performs the
administrative area, in order to raise the necessary information for the development of
regulations and manuals of procedures according to the needs of the organization that will
help us to the identification of risks affecting the fulfillment of the objectives of the
company. Finally sets out appropriate guidelines that allow to maintain procedures
regulated in the activities with the application of controls to the processes, which are
detailed in the regulations and procedures manuals to ensure the decrease of risks in the
Organization and the achievement of the entity's objectives
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación.
El cooperativismo arrancó formalmente en el Ecuador a inicios del siglo XX, con el
nacimiento de varias cooperativas de consumo, ahorro y crédito promovidas por el Estado,
las organizaciones religiosas, los patronos y la cooperación internacional.
Luego, con el impulso de los programas de reforma agraria, adquirieron relevancia las
cooperativas de producción y comercialización. Con el neoliberalismo, este sector fue
perjudicado por el incesante menoscabo de su base doctrinaria y principios, por la agresiva
competencia entre cooperativas para captar más clientes y por la falta de cambios
estructurales en su institucionalidad. La pérdida de control por parte del Estado y la
dependencia de las leyes del mercado conspiraron en su división y debilitamiento.
Ecuador contaba con una institucionalidad de control ambigua y compleja en la que
operaban tres instituciones sin ninguna vinculación entre ellas: el Ministerio de Bienestar
Social, el Ministerio de Agricultura y Ganadería y la Superintendencia de Bancos. Este
inadecuado sistema de control, junto a los obsoletos marcos jurídico e institucional para la
promoción del cooperativismo, contribuyó a su disgregación.
En el 2011, se puso en vigencia la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del
Sector Financiero Popular y Solidario. Esta ley es pionera en el reconocimiento público y
jurídico de las empresas que conforman este sector económico y posibilita el compromiso
de los organismos públicos con el fomento y desarrollo de sus organizaciones para
favorecer el interés general. Su consecución fue posible gracias a la voluntad del Gobierno
y a la capacidad de diálogo permanente y responsable que los representantes de estas
organizaciones.
El sector cooperativo en el mercado financiero es cada vez mayor, así como el número de
cooperativas de ahorro y crédito en Ambato alrededor de 45 cooperativas que colocan a la
provincia como la primera en crecimiento a escala nacional. El papel más importante que
las cooperativas es la promoción de un desarrollo local - endógeno se fundamenta en tres
2
aspectos: movilización y aprovechamiento del ahorro generado, contribución al fomento de
otras organizaciones cooperativas y la mejor utilización de los recursos locales mediante
la puesta en marcha, en forma directa, de proyectos productivos.
La parroquia Santa Rosa fue fundada formalmente el 30 de Agosto 1681, es una parroquia
urbana del cantón Ambato, se encuentra ubicada en la Sierra Central del Ecuador, vía a
Guaranda (Panamericana Sur), limitada al Norte con el Cantón Ambato, al Sur con el
Cantón Tisaleo y la Parroquia Juan Benigno Vela, al Este con la Parroquia Huachi Grande
y al Oeste con las Parroquias Quisapincha y Pasa, su superficie territorial es de 9.7 Km2
constituyéndose en la parroquia más grande del cantón, en la actualidad cuenta con una
población de 22.500 habitantes que es el 100%, de los cuales 11.025 son hombres y 11.475
son mujeres, según los datos obtenidos del INEC del censo del año 2011.
Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en
donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar a éste
mediante manuales.
Los manuales administrativos constituyen una de las etapas del Proceso Administrativo
que dan forma a la estructura de la Administración universalmente reconocida; cuando la
Administración es percibida como una necesidad profesional, su ejercicio se da mediante
un proceso, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con
las demás, y que, además, se dan simultáneamente.
Situación Problémica.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” nace por las necesidades de los
pobladores del sector rural – indígenas y campesinos – de la parroquia Santa Rosa del
cantón Ambato en la provincia de Tungurahua, quienes han estado relegados de la
provisión de servicios financieros, por lo que esta COAC se ha convertido en una
alternativa para financiar sus actividades productivas.
Esta COAC nació en una comunidad rural y se ha ido desarrollando de forma individual,
en sus inicios sin ninguna especialización y sin una visión micro financiera clara, en la
3
actualidad ha crecido por la acogida de sus socios y, por la cercanía de sus oficinas, por los
productos financieros que prestan, por la calidad y calidez en el servicio.
Esta entidad micro financiera está en proceso de perfeccionamiento y crecimiento
impulsado por sus administradores y también por los organismos que la apoyan y trabajan
en esta línea, quienes han motivado su desarrollo con la finalidad de alcanzar ciertas
ventajas para poder proveer de mejores productos y servicios a sus asociados, en su
mayoría campesinos e indígenas de la localidad, para que así, mejoren su situación
económica y sobretodo su calidad de vida.
Luego de haber realizado un diagnóstico en la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de
Julio"Cia. Ltda. se pueden evidenciar las siguientes dificultades.
El personal no realiza procesos establecidos, teniendo como efecto la
duplicidad de funciones.
Existe incumplimiento en las normativas internas, teniendo como efecto la
omisión de procesos.
No se pueden lograr las actividades del área administrativa, por que no se
logran la consecución de metas.
No existe definido y delimitado claramente las responsabilidades de cada
departamento lo que provoca hostilidad en los departamentos.
No existe normas establecidas lo que presenta una grave desventajas en el uso
de autoridad frente a la incompetencia y responsabilidad de los trabajadores.
No existe un control eficaz en las actividades en el área administrativa, lo cual
no facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse fallos.
No hay procedimientos establecidos lo cual genera desperdicio de recursos y
deficiencia en cuanto o efectividad laboral.
Problema Científico
¿Cómo mejorar el control interno administrativo en la Cooperativa de Ahorro y Crédito "
1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias?
4
Delimitación del problema.
Objeto de investigación: Procesos Administrativos de Instituciones de servicios
financieros.
Campo de acción: Reglamentos y Manuales de procedimientos
Identificación de la Línea de Investigación.
Competitividad, Administración Estratégica y Operativa
Objetivo general:
Diseñar los Reglamentos y los Manuales de procedimientos del área administrativa para la
Cooperativa de Ahorro y Crédito"1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias, que
permita el mejoramiento del control interno administrativo.
Objetivos específicos:
Fundamentar teóricamente la Administración, reglamentos, manuales de
procedimientos y el control interno administrativo.
Evaluar el control interno en la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio"
Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias.
Elaborar los reglamentos y los manuales de procedimientos del área
administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda.
de la matriz y sus agencias.
Validar la propuesta por vía de expertos.
Idea a Defender
Con el diseño e implementación de manuales de procedimientos en el área administrativa
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias
se mejorará su control interno administrativo.
5
Variables de la Investigación
Variable Independiente: Reglamentos y Manuales de procedimientos.
Variable Dependiente: Control interno administrativo
Metodología a emplear: métodos, técnicas y herramientas empleadas en la
investigación
Métodos:
Se aplicaron los siguientes métodos:
Inductivo, Deductivo:
Que permite lograr los objetivos propuestos y ayudar a verificar las variables
planteadas.
Inductivo:
Porque se analizó otros factores como por ejemplo considerar el estudio o la aplicación
de manuales de procedimientos.
Deductivo:
Porque se detallará el diseño de los reglamentos y los manuales de procedimientos.
Analítico-Sintético:
Porque mediante éste método se hará posible la comprensión de todo hecho, fenómeno,
idea, caso, etc.
Histórico- Lógico:
Porque se analizó científicamente los hechos, ideas del pasado comparándolo con
hechos actuales.
Descriptivo- Sistémico:
Porque se realizó una observación de los fenómenos y casos, procurando la
interpretación racional.
Técnicas
Observación Directa.
Se dedicará mayor importancia porque será un trabajo de campo continuo para
determinar los hechos que intervienen en este fenómeno.
6
Encuestas.
Se realizó tanto a los funcionarios como a los clientes de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito "1 de Julio" para conocer cuáles son las expectativas en su organización y su
nivel de aceptación en el mismo.
Entrevistas.
Se las realizó al Gerente General para determinar expectativas referentes a la solución
de los problemas desde el punto de vista directivo.
Instrumento de la Investigación.
Los instrumentos que se utilizarán para esta investigación serán:
Guía de Observación
Cuestionarios
Guía de entrevista
Investigación Bibliográfica
Descripción de la estructura de la tesis.
En el marco teórico del presente investigación se enunciará la gran importancia que
tiene lo manuales de procedimientos en las organizaciones ya que es una herramienta que
permite definir procesos y responsabilidades que pueden ser claramente identificados, lo
cual ocasiona un flujo de información controlada y eficaz en el momento que sea
requerida, para su elaboración debemos tomar muy en cuenta los pasos para definir el
contenido que son introducción, objetivos, áreas de aplicación, responsables, políticas,
descripción de las operaciones, formatos, diagramas de flujo y terminología.
También se describirán las principales ventajas de contar con un manual de procedimientos
son que auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal, ayudan en la inducción
al puesto, describen en forma detallada las actividades de cada puesto, facilitan la
interacción de las distintas áreas de la empresa, indican las interrelaciones con otras áreas
de trabajo, Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo
eficiente de la información, entre otras.
7
Se detallará asimismo los reglamentos en la empresa que son de vital importancia para el
buen desarrollo de las actividades que se realizan en toda empresa o establecimiento, ya
que contempla en forma expresa y detallada las disposiciones obligatorias para el
empleador y los trabajadores.
Se especificará el control organizacional que es un proceso sistemático con que los
ejecutivos regulan las actividades para hacerlas compatibles con las expectativas
establecidas en los planes, en los objetivos y en la normas de desempeño, que permitirá
evaluar y controlar el cumplimiento de los objetivos y metas de la institución.
Como parte fundamental se expresara los diagramas de flujo que son parte importante del
desarrollo de procedimientos, debido a que por su sencillez grafica permite describir las
etapas de un proceso y entender como funciona para apoyar el desarrollo de los mismos,
así también se detallará los diferentes tipos de diagramas de flujo como son de formato
vertical, que las secuencias de las operaciones que se detallan de arriba hacia abajo,
formato horizontal la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha, formato
panorámico registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical
no registra, y el formato arquitectónico que describe el itinerario de ruta de una forma o
persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica
Dentro del aporte teórico se dará a conocer el control interno en la organización, los
reglamentos internos, los manuales de procedimientos sus principales ventajas, su
objetivo fundamental, y los pasos para definir de una manera correcta el contenido de los
mismos.
Se apreciará la importancia de los flujo gramas para el desarrollo de procedimientos, ya
que permite identificar las diferentes etapas de un proceso, para cumplir con las
actividades, así también se describirán los diferentes tipos de flujo gramas que permiten
adaptarse a las necesidades de la organización.
8
En cuanto a la significación practica del presente estudio, contribuirá con la Cooperativa
de Ahorro y Crédito "1 de Julio", en la formulación de una propuesta con base en la
aplicación de mecanismos y técnicas, que permita establecer un medio de control interno
en el área administrativa. Para ello se realizará una investigación amplia de la situación
actual con el objetivo de formular las posibles soluciones en caso de que existan.
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación
A la administración se le considera una de las actividades más antiguas, interesantes y
bellas. Es una necesidad humana que se ha utilizado desde el origen de los grupos
primitivos, cuando el hombre se dedicaba a cazar en grupo. Al prepararse para matar un
mamut, las tribus planeaban el acto antes de actuar, es decir, cómo y quien haría cada
actividad; elaboraban sus lanzas, cavaban para empujar al animal a alguna fosa, etc. Es
lógico pensar que algún individuo conducía y coordinaba la acción. También, después de
realizare la hazaña, evaluaban los aciertos y las fallas para mejorar el proceso.
El grupo humano cambio su vida nómada a sedentaria, de cazador a agricultor, con la
domesticación de animales. La vida en la comunidad requirió una organización social más
elevada, y poco a poco aprendió formas de producción y comercialización.(Hernández &
Rodríguez,2008,p.5).
1. 2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
1.2.1 Administración
Correa (2009) afirma: "Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos"( p.6).
Daft & Dorothy (2006) afirma: "Administración es el logro de las metas organizacionales
en una forma eficaz y eficiente a través de la planeación, organización, dirección y control
de los recursos organizacionales" (p.7-8).
9
Finch & Freeman & Gilbert (1996) afirma: "Proceso de planificación, organización,
dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y usar los recursos
disponibles de la organización para alcanzar sus metas establecidas" ( p.7).
Koontz & Weihrich & Cannice (2008) afirma: "Proceso de diseñar y mantener un
ambiente donde individuos, que trabajan juntos en grupos, cumplen metas específicas de
manera eficiente"(p.4).
Hernández & Rodríguez (2008) afirma: "Ciencia compuesta de principios, técnicas y
prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzos cooperativos, por medio de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes
que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales" ( p.7).
1.2.1.1 Importancia
La administración, es tan indispensable en la vida de todo organismo social, por todo lo
que aporta, y que hace que se puedan lograr más fácilmente los objetivos trazados por las
personas, organismos y todo aquel que la ejerza para la consecución de sus metas.
a) La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque
lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.
b) El éxito de un organismo depende de su buena administración, y sólo a través de
ésta, de los elementos materiales, humanos, tecnológicos, financieros, se logrará
obteniendo desde luego, los beneficios esperados dentro del ente social.
c) Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y
obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad simplemente no
podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. En ellas
es quizás, donde la función administrativa puede aislarse mejor de las demás.
d) Para las empresas medianas y pequeñas, quizá su única posibilidad de competir con
otras, es tal vez en el mejoramiento de su administración, es decir, obtener una
10
mejor coordinación de sus elementos, maquinaria, mercado, calificación de mano
de obra, etc., en los que indiscutiblemente, son superadas por sus grandes
competidoras.
e) La elevación de su productividad, (preocupación quizá la de mayor importancia
actualmente) en el campo económico social, depende de la adecuada
administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica y
social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que
serlo. García A (2010). Administración Financiera I. Recuperado de: hppt://
www.eumed.net/libros/2010c/729/
1.2.2 Proceso Administrativo
Finch, Freeman & Gilbert (1996) afirma: "Es una forma sistemática de hacer las cosas,
se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho que todos los
gerentes, sean cuales fueren sus actitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas
actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean, las
etapas del proceso administrativo son: Planificación, organización, dirección y control"
(p.12)
Hernández & Rodríguez (1996) afirma: "El proceso administrativo es el instrumento
teórico básico del administrador profesional que le permite comprender la dinámica del
funcionamiento de una empresa (organización)" (p.129).
Santillana (2002) afirma: "El proceso administrativo es una corriente que estudia y sitúa a
la administración separándola a través de las fases o elementos que la componen, la
postura más aceptada es la que los clasifica en planeación, organización, integración,
dirección y control" (p.110).
11
Rodas & Arroyo (2005) afirma: "Es todo proceso social que tiene como finalidad
planear, determinar, clasificar, y evaluar todas las actividades y personas que integran un
sistema organizacional" ( p.94).
1.2.3 Organización
Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura
intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La
estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las
tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las
personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.
El propósito de una estructura organizacional es contribuirá la creación de un entorno
favorable para el desempeño humano. Se trata entonces del instrumento administrativo, y
no de un fin en sí mismo. Aunque en la estructura deben definirse las tareas por realizar,
los papeles deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del
personal disponible.
En este sentido la organización consiste en:
a. La identificación y clasificación de las actividades requeridas.
b. La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos.
c. La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la
autoridad necesaria para supervisarlo.
d. La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un
departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizará cuales tareas
y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que
resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para
12
establecer redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a
los objetivos empresariales.
Para la mayoría de los administradores el término Organización implica una estructura de
funciones o puestos intencional y formalizada. Estructura intencional de funciones
significa que las funciones que se pide cumplir a las personas deben diseñarse
intencionalmente para garantizar la realización de las actividades requeridas y la adecuada
correspondencia entre éstas a fin de que los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y
eficientemente en grupos. (Correa,2009,p.12)
Hernández & Rodríguez (2008) afirma: Organización (estructuración) es la acción
administrativa-técnica de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos,
jerarquías, conforme a la responsabilidad delegada, definida y expresada en los
organigramas, manuales y descripciones de puestos(p.134).
Organización se refiere a la división de la organización entera en unidades, comúnmente
llamadas divisiones o departamentos, y en subunidades, conocidas con el nombre de
secciones, que tiene determinadas responsabilidades, y una jerarquía de relaciones
jerárquicas: una estructura. Con ese vocablo también se denota la coordinación de dichas
unidades y subunidades, a fin de que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los
objetivos globales de la organización.
La reunión de ejecutivos en el caso de Wakefield no tenía por objeto diseñar la estructura
de una organización, pero muestra cómo se coordinan las unidades y subunidades.
Resolver "conflictos referentes a las funciones" consiste en decir a quién se asigna la
responsabilidad de determinadas tareas o actividades. Los subordinados se
comprometieron a encargarse de algunas partes del trabajo que suponía el nuevo proyecto.
Al gerente del proyecto se le dijo que determinara las consecuencias que las estimaciones
del nuevo proyecto acarrearían para el departamento de producción. Más aún, todas las
obligaciones del proyecto hubieron de ser integrados en comités divisionales más grandes.
(Hampton, 2010, p.54)
13
1.2.3.1 Objetivo de la organización.
El objetivo de la organización visto como un elemento del proceso administrativo, no
como entidad, está relacionado con la división del trabajo dentro de la entidad y cómo esta
división, a su vez, viene a conformarse en un todo para cumplir con los objetivos propios
de la entidad. La organización le dice a cada individuo qué tiene que hacer dentro de la
entidad, cómo lo tiene que hacer, y cómo lo puede dirigir y ayudar.
El desarrollo de todas estas interrelaciones e interacciones es, en sí mismo, una especie de
planeación que se construye sobre la planeación inicial o básica. (Santillana, 2002, p.113)
1.2.3.2 Manuales Administrativos
Son fundamentalmente instrumentos de comunicación. Aquellas organizaciones que no los
utilizan suelen canalizar sus normas e instrucciones mediante comunicaciones aisladas que,
ni bien cumplan con el objetivo de información, no logran integrarse en un cuerpo
orgánico y, por lo tanto, es difícil ubicarlas y establecer si se encuentran vigentes.
Generalmente, el uso de manuales se encuentra difundido en empresas grandes, ya que en
la pequeña empresa la personalidad del empresario y la falta de personal capacitado
dificultan la aplicación de técnicas organizativas.
La necesidad de manuales se hace evidente cuando el tamaño y la complejidad de la
organización requieren normalización, ya que en empresas familiares o pequeñas se aplica
la modalidad de trabajo en equipo y la adaptación mutua como medio de coordinación.
(Correa, 2009, p.19)
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o
instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo
social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Como puede deducirse, es un instrumento importante en la administración, puesto que los
manuales persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al
personal para alcanzar los objetivos de la empresa.
14
Los manuales, por otra parte, deben servir para explicar las normas más generales con un
lenguaje que pueda ser entendido por los empleados de todos los niveles, y en su caso por
los administradores, dando énfasis a la información de los procesos y procedimientos
administrativos. Los manuales administrativos facilitan además, el adiestramiento y
orientación del personal; coadyuvan a normalizar y controlar los trámites de
procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas
administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido.
(Rodríguez, 2002, p.224)
Fincowsky, (1998) afirma: Los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las
instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus
tareas.( p.147).
Los manuales administrativos constituyen medios valiosos para la comunicación, y fueron
concebidos dentro del campo de la administración para registrar y transmitir, sin
distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa,
así como la de las unidades administrativas que la constituyen.
La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho imperativo no sólo por
un ordenamiento, o por la moda, sino debido al creciente volumen de las operaciones, al
incremento de personal, a la adopción de técnicas modernas y la complejidad misma de las
estructuras administrativas. Todo ello hace imprescindible el uso de instrumentos
administrativos que faciliten la actuación de los elementos humanos que colaboran en la
obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones de la empresa, así como para
proporcionar la información que requieren los administradores en el cumplimiento de sus
obligaciones y deberes principales. (Rodriguez, 1999, p.245)
1.2.3.2.1 Objetivos de los manuales
Según su clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes
objetivos:
15
Presentar una visión de conjunto del organismo social.
Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas.
Facilitar el reclutamiento y la selección de personal.
Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas áreas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
(Rodríguez, 1999, p.245)
1.2.3.2.2 Ventajas:
a) Tiene una función unificadora, ya que son un compendio de las funciones y
procedimientos que se desarrollan en una organización.
b) La gestión y la toma de decisiones no quedan supeditadas improvisaciones o
criterios personales, sino que son regidos por normas que mantienen continuidad.
c) son un instrumento de comunicación que informa sobre prácticas de la empresa
para mejorar la comprensión de sus necesidades globales.
d) Sirven de consulta y para dirimir problemas de jurisdicción o de nivel de autoridad,
evitando así conflictos.
e) Son útiles para el entrenamiento y capacitación del personal y posibilitan una
evaluación objetiva de su desempeño.
1.2.3.2.3 Limitaciones:
a) No consideran los aspectos informales de la organización.
b) Su confección y su actualización pueden requerir esfuerzo y costo significativos.
c) Una redacción defectuosa o poco cuidada pueden dificultar su uso y,
consecuentemente, el desenvolvimiento de las operaciones.
16
d) En caso de ser muy detallados, limitan la discrecionalidad, y por tal limitan la
iniciativa individual. (Correa,2009,p.19)
1.2.3.2.4 Clasificación de los manuales
Los manuales administrativos se pueden clasificar en diferentes formas, nombres diversos
y otros criterios, pero pueden resumirse de la siguiente manera:
a) Por su contenido. La primera clasificación se refiere al contenido y se desprende de la
propia definición de manual que se ha dado. Así tenemos que habrá manuales de:
Historia de la empresa.
Organización de la empresa.
Políticas de la empresa.
Procedimientos de la empresa.
Contenido múltiple, que trate dos o más de estos temas, por ejemplo.
Manuales de puesto (precisa labores, procedimientos y rutinas de un puesto).
Manuales de técnicas (trata acerca de los principios y técnicas de una actividad
determinada, por ejemplo el manual de técnicas de sistemas y procedimientos).
b) Por su función específica. Al área de actividad de que trata el manual, así puede
haber manuales de:
Ventas.
Compras.
Finanzas.
Personal.
Créditos y cobranzas.
Otras funciones.
Generales, que se ocupen de dos o más de estas áreas.
c) Función que desempeñan los manuales administrativos en una organización
descentralizada. La delegación provoca una acción para confiar responsabilidad y
autoridad por parte de la dirección superior de una empresa, en sus divisiones o sucursales.
17
El buen éxito de la descentralización depende de que el directivo principal y sus ayudantes
mantengan un control suficiente para prevenir que la delegación se convierta en una
abdicación.
El equilibrio de las actividades de control en una organización descentralizada es muy
delicado y requiere una comprensión muy especial por parte del personal de sistemas y
procedimientos, sobre todo en lo referente a su función de elaborar y distribuir manuales.
Existen algunas reglas básicas para la manualización bajo el estilo descentralizado de
organización y son:
Con la descentralización, los ejecutivos asesores tienen la responsabilidad de formular
indicaciones de políticas relacionadas con las actividades.
Los procedimientos de control financiero y otros más que se relacionen con él deberán
publicarse a fin de que la autoridad para acciones específicas quede delegada de acuerdo
con el plan de descentralización. (Correa,2009,p.245-246)
1.2.3.2.5 Tipos de manuales:
De Normas: principales definiciones de normas y políticas.
De Organización: contiene los gráficos de la organización y especifican en detalle
la estructura.
De Procedimientos: presentan los sistemas y técnicas específicos para la
realización de las tareas. Las tres categorías citadas no siempre resultan claramente
definidas en la práctica. Lo que debe incluir el manual es: contenido, objetivo del
manual, objetivos y políticas de la organización, jerarquía, autoridad, control,
misiones y funciones, atribuciones, delegación, remplazo, información, relaciones,
responsabilidad, organigrama, y regímenes de autorizaciones. (Correa,2009,p.20)
18
1.2.3.2.5.1 Manuales De Procedimientos
1.2.3.2.5.1.1 Conceptos
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se
consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad administrativa.
En ellos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que
intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación; suelen
contener un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un
trabajo, con ilustraciones a base de símbolos y diagramas para aclarar los datos.
En los manuales de procedimientos de oficina es costumbre incluir las formas que se
emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado. Este
tipo de manual también se le denomina: manuales de operación, de rutinas de trabajo, de
trámites y métodos de trabajo, de práctica estándar.(Rodríguez,1999,p.247)
1.2.3.2.5.1.2 Importancia
La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la
posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar
a cabo sus tareas. El manual ofrece además al personal una guía del trabajo, guía que
resultará particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.
Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de operación de los
sistemas de las oficinas, radica precisamente en los métodos de información.
(Rodriguez,1999,p.253)
Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficinas radica
principalmente en el campo de llegar a uniformar los métodos. Siempre existe una mejor
manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentra este método, debe
establecerse como el método que precisamente ha de seguirse.
19
El hecho de que no se utilicen en forma uniforme métodos que existen para hacer tareas es
motivo de gran desperdicio de tiempo y esfuerzo en las oficinas. El manual de
procedimientos por sus características persigue esa finalidad.
Es importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y se pongan a
disposición del personal en un manual. Éste viene a ser una guía del trabajo que resultará
muy valiosa. (Rodriguez,1999,p.247)
1.2.3.2.5.1.3 Características:
Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden referirse a:
a) Tareas y trabajos individuales, por ejemplo cómo operar una minicomputadora, una
máquina de contabilidad, etcétera.
b) Prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de
toda una unidad administrativa y su relación con las demás que intervengan.
c) Prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales de
procedimientos de: ventas, producción, finanzas, personal, etcétera.
Ejecución del programa de manualización de largo alcance muchas direcciones o gerencias
titubean antes de abordar un programa a fondo, cuyo propósito primario sea el de adoptar
los procedimientos en forma manual. Es natural que resulte así, si consideramos lo
siguiente:
a) La necesidad de efectuar una planeación para la organización y un trabajo de
desarrollo de políticas antes de trazar los procedimientos y llevarlos al papel.
b) El valor limitado de un manual que detalla procedimientos que ya están en proceso
de cambio debido a la implantación de otros métodos de trabajo.
c) Los beneficios que se obtendrán de la preparación de los manuales, comparados
con el costo que represente el personal para hacerlos.
d) De lo anterior se desprende que es necesario estimar de una manera objetiva los
efectos a mediano y largo plazo, costos y beneficios de un programa de elaboración
de manuales de procedimientos.
20
e) Con frecuencia esto requiere que el método convencional de preparar
procedimientos escritos, asunto por asunto, sea ajustado a las necesidades
específicas del organismo social. Si las actividades referentes a la confección de los
manuales necesitan ser anexadas al programa de planeación organizativa y con ello
la simplificación del trabajo del organismo que se trate, puede ser entonces más
practicable un programa de largo alcance.(Rodríguez,1999,p.248)
1.2.3.2.5.1.4 Ventajas:
Existen los manuales de procedimientos interdepartamentales que cuentan entre sus
ventajas lo siguiente:
a) Los analistas deben desarrollar y presentar hechos, no exposiciones breves de la
situación o asunto.
b) La unidad de sistemas y procedimientos, cuya misión es ayudar a los
departamentos operativos, destacará más los detalles que los términos generales.
c) A la dirección, gerencias y jefes de departamento, se les dan detalles en forma
fácil de comprender y de referencia rápida.
d) Los procedimientos representados gráficamente (flujogramas o diagramas de
flujo) sirven como hojas de operación para los empleados.
.(Rodríguez,1999,p.253)
1.2.3.2.5.1.5 Contenido
No existe una uniformidad en el contenido de estos manuales, tampoco existe un patrón ni
una forma maestra para su preparación. Sin embargo, hay secciones que aparecen casi
siempre en todos ellos, tales como:
a) Introducción.
Objetivo del manual.
b) Organigrama.
Interpretación de la estructura básica de la organización, en la cual se explican
cosas como:
21
Tipo de organización (geográfica, por producto, etc.) amplitud de la
centralización o descentralización y relación entre personal de línea y el asesor.
c) Gráficas.
Diagramas de flujo.
d) Estructura procedimental.
Descripción narrativa de los procedimientos.
e) Formas.
Por lo general rediseñadas y planeadas.
Instructivos de las formas.
f) Políticas de organización relacionadas con aspectos fundamentales de la
dirección, tales como:
Planeación.
Comunicaciones
Control.
Desarrollo del personal.
El empleo en mayor o menor escala de cada una de las secciones anteriores, depende de los
procedimientos de que se trate, del lector al que vaya dirigido o de la preferencia y
experiencia del especialista que lo elabore.
Algunos manuales dan preferencia al uso del texto (descripción narrativa) sobre los
diagramas, las formas, consideran que el lenguaje escrito permite explicar el procedimiento
y, sobre todo, señalar objetivos, políticas y responsabilidades. (Rodríguez,1999,p.248-
249)
1.2.3.2.5.1.6 Etapas
La planeación del estudio permitirá distinguir en las pláticas primarias la cobertura de la
planeación del programa, y es aquí donde se determina el enfoque que se le dará
al manual y el detalle del mismo, y se podrá informar a niveles superiores acerca de los
posibles problemas existentes en la elaboración del mismo.
22
Posteriormente se preparará una descripción de las funciones y actividades que deberá
ejecutar el equipo de trabajo y se estudiarán en forma general, las cartas de organización y
organigramas del área, estudio y localización exacta de los objetivos, el estudio de los
trabajos de organización efectuados con anterioridad (en su caso), estudio de los sistemas y
procedimientos, ventajas y desventajas en el método que se deberá utilizar.
Dentro de esta fase de planeación se pueden utilizar algunas técnicas como gráfica de
Gantt, el método P.E.R.T. Estas técnicas se enriquecen con el uso del camino crítico
(C.P.M.), el cual permite estimar el enlace de tiempo y tomar decisiones entre alternativa
de menor duración y mayor costo.
Una vez aprobados los trabajos iniciales, se procederá a recoger la información de las áreas
que se han de investigar conjuntamente, con esto se analizará la forma de entrevista,
creación de cuestionarios y la aplicación de estas técnicas. (Rodríguez,1999,p.249)
1.2.3.2.5.1.7 Recopilación de datos
Consiste en recoger información de las unidades administrativas que se han de investigar
conjuntamente. Para la recolección de toda la información pertinente, acerca de los
procedimientos, el analista puede auxiliarse de los siguientes medios:
a) Investigación documental. Consiste principalmente en recolectar y hacer un
primer examen de la información que exista, gráfica o escrita, en archivos de la
empresa, sobre elementos del o los procedimientos de que se trate, por ejemplo
descripción de funciones o actividades, organigramas del área, formas impresas,
políticas, etcétera.
b) Entrevistas con los empleados. Consiste en obtener información de las
explicaciones verbales de los empleados, sobre las operaciones en que interviene,
cómo, dónde, cuándo y para qué las ejecuta.
23
Esta información es básica, puesto que nadie mejor que el empleado conoce los
detalles de su trabajo. Los datos pueden recogerse en un papel de trabajo, en forma
de gráfica analítica (diagrama de flujo), precisando en dónde empieza y en dónde
termina el procedimiento analizado.
c) Entrevistas con los supervisores o jefes inmediatos. Con el objeto de completar
los datos que se omiten en las explicaciones de los empleados, para definir
discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios de dos o más
empleados; llenar lagunas que aparezcan en la descripción del procedimiento o
bien aclarar las dudas que tenga el analista.
d) Observación directa. Tiene como finalidad el completar, confrontar y verificar
los estudios que hayan realizado conforme a la investigación documental. El
analista observará la ejecución de un procedimiento, a través de todos sus pasos;
para confirmar, rectificar o completar la información recogida por otros medios.
e) Cuestionarios. Consiste en recoger la información por medio de preguntas
planeadas, en el área que se ha de investigar; lo ideal es combinar el cuestionario
con una entrevista dirigida. Toda información obtenida a través de cuestionarios
deberá ser completada y verificada por medio de la observación, ya sea de hechos
o de registros. (Rodríguez,1999,p.249-250)
1.2.3.2.5.1.8 Análisis de los datos
El análisis de la información obtenida nos permitirá conocer muchas de las actividades que
tiene un determinado puesto dentro del organismo social, sus interacciones, sus grados de
autoridad y responsabilidad, siendo aquí donde el análisis nos debe dar a conocer las
siguientes características.
Identificación del puesto y la situación exacta del mismo, dentro de la
estructura orgánica del área a que pertenece.
Estudiar las funciones o actividades principales del puesto, y la relación de éste
con otros.
24
Análisis de trabajos similares e iguales en actividades y funciones básicas.
Análisis de las relaciones que tiene el puesto, con elementos materiales (equipo,
materiales y otros).
Observar los flujos de trámite con el que está relacionado, como documentos,
formas, registros y destino de los mismos.
Después del análisis de la información, se procederá a la elaboración
del manual.
Elaboración del proyecto
Con los datos anteriores, el analista procederá a la elaboración del proyecto del manual,
que someterá a la consideración de su jefe.
Para la elaboración del proyecto, se recomienda brindar por escrito los procedimientos
(descripción narrativa); después la elaboración de los diagramas de flujo, de tramitación
correspondientes a cada área de trabajo investigada; por último, se ordena las formas a
utilizar junto con el instructivo de cada una de ellas.
Ya elaborado el proyecto y para poder facilitar la implantación del manual se hará una
revisión conjunta con los jefes de las áreas afectadas para la corrección o aumento de
alguna operación, política, función, etc., que no se hubiera tomado en cuenta.
(Rodríguez,1999,p.250-251)
1.2.3.2.5.1.9 Autorización
Terminado el proyecto del manual por el órgano responsable, es recomendable que este
proyecto sea autorizado por las partes que intervienen:
a) Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que
se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
b) De la unidad de sistemas y procedimientos, si la hay, el grupo de técnicos o del
asesor externo.
25
c) Una vez aprobado el manual se diseñará en definitiva el formato, tomando en
cuenta un lenguaje claro y sencillo. Es importante observar en el texto las
siguientes recomendaciones.
El texto debe ser redactado del modo más claro posible.
Debe usarse un lenguaje al alcance de todos.
Debe redactarse en forma positiva más que negativa o de prohibición.
(Rodríguez,1999,p.251)
1.2.3.2.5.1.10 Tipografía
Ésta puede ser la de máquina de escribir, computadoras con matrices a máquina o en
imprenta. Pueden usarse distintos tipos de mayúsculas en los trabajos mecanográficos para
los títulos de los párrafos para que se destaquen al resto del texto. (Rodríguez,1999,p.251)
1.2.3.2.5.1.11 Disposición del material
Se recomienda iniciar con un índice de su contenido, para facilitar su consulta. A
continuación se coloca la introducción, posteriormente el organigrama correspondiente,
después los diagramas de flujo, seguidos por los textos (descripción narrativa) de los
procedimientos, a continuación se integran las formas seguidas de su instructivo
respectivo.
De acuerdo con la decisión y las necesidades del manual pueden ir las políticas de
organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección, tales como:
planeación, comunicaciones, control, desarrollo del personal directivo.
(Rodríguez,1999,p.252)
1.2.3.2.5.1.12 Distribución e implantación
Una vez editado el manual, la responsabilidad de su distribución debe quedar asignada a la
unidad de sistemas y procedimientos, o a un órgano particular (por ejemplo al
departamento de servicios administrativos) y deberá llevarse un registro de los poseedores
de manuales.
26
La implantación debe ser lo más acertada posible para poder corregir oportunamente los
errores observados durante el proceso de implantación, estar acorde con el caso y
necesidades específicas del organismo social; y así tenemos que la implantación puede
efectuarse por los siguientes métodos: el instantáneo, el piloto, en paralelo.
(Rodríguez,1999,p.252)
1.2.3.2.5.1.13 Revisión y modificación
Considerando que las operaciones de un organismo social van en aumento progresivo,
transformándose en una acumulación de trámites, es necesario observar la dinámica de
los manuales revisándolos y actualizándolos constantemente.
El valor de un manual y en especial el de procedimientos, depende de la validez de su
información. Por tanto, es responsabilidad de la unidad de sistemas y procedimientos o de
su equivalente mantenerlo al corriente cuando las circunstancias hayan cambiado.
Cuando exista otro procedimiento o método mejor para realizar las operaciones. Por
conducto del responsable de la unidad administrativa, propondrá la modificación a la
unidad de sistemas y procedimientos, o a su equivalente, encargada de su elaboración,
Independientemente de lo anterior, se recomienda que cada dos años deberán revisarse
los manuales, por parte de la unidad de sistemas y procedimientos o su equivalente,
encargada de revisarlos para que no pierdan su actualidad.(Rodríguez,1999,p.252)
1.2.3.3 Diagramas De Flujo
1.2.3.3.1 Conceptos.
Representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas y materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
27
detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o
recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una
descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.(Fincowsky,1998,p.163)
Un diagrama de flujo o mapa de proceso identifica la secuencia de actividades o flujo de
materiales e información en un proceso. Los diagramas de flujo ayudan a la gente que
participa en el proceso a entenderlo mucho mejor y con mayor objetividad al ofrecer un
panorama de los pasos necesarios para realizar la tarea.(Evans & Lindsay,2008,p.663)
Render (2004) afirma: Dibujo empleado para analizar el movimiento de personas o
materiales (p.257)
1.2.3.3.2 Ventajas
a) De uso.
Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico
b) De destino
Al personal que intervendrá en los procedimientos le permite identificar y realizar
correctamente sus actividades.
c) De aplicación
Por la sencillez de su representación facilita la práctica de las operaciones.
d) De comprensión e interpretación
Puede ser comprendida por todo el personal de la organización o de otras organizaciones
e) De interacción
Permite el acercamiento y mayor coordinación entre diferentes áreas u organizaciones.
28
f) De simbología
Disminuye la complejidad grafica por lo que los mismos empleados pueden proponer
ajustes o simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.
g) De diagramación
Se elabora en el menor tiempo posible y no se requiere técnicas o recursos especiales de
dibujo.(Fincowsky,1998,p.184-185)
1.2.3.3.3 Simbología
Proceso: es el que nos da pauta para describir que parte del proceso se lleva a cabo.
Proceso alternativo: en dado caso es cuando tenemos una segunda opción para poder
realizar un proceso distinto que lleve al mismo fin
Decisión: Es cuando te da opción de tomar una alternativa, en dado caso que la respuesta a
una pregunta sea si o no
Datos: Lectura de datos, también se le conoce como LECTORA
Proceso predefinido: Básicamente esta muestra los subprocesos que se llevan a cabo en el
diagrama de flujo. También se le llama BLOQUE.
29
Almacenamiento interno: Es la que se utiliza cuando tienes datos almacenados en la
memoria
Documento: También llamado IMPRESIÓN es aquel en el que se produce el documento o
imprime el resultado.
Multidocumento: Este crea o imprime varios documentos
Terminador o Iniciador: es con el cual damos inicio o fin a un programa
Preparación: A como yo lo se es cuando tienes mas de dos opciones que dan diferentes
fines, y este símbolo nos ayuda para poder hacer esto
30
Entrada Manual: Es en la cual se introducen las variables del programa
Conector: Esto más que nada nos ayuda a conectar cuando separamos el diagrama por
falta de espacio, también esto es llamado ENLACE DE DIAGRAMA.
Conector fuera de página: a mi entender es cuando se llama a otra página y así empezar
un proceso nuevo
Dirección: También llamada CONEXIÓN, es la que conecta a todo el diagrama para que
lleve un orden
Saucedo X, ( 9 de septiembre de 2012), símbolos para diagramas de flujo, Fundamentos
de base de datos, recuperado de: http://xoxivicky.blogspot.com/2012/09/simbolos-para-
diagramas-de-flujo.html
31
1.2.3.4 Control
1.2.3.4.1 Conceptos
Control Es el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las
medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede
controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados están operando en la forma
deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo.
Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo
el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo erraron, para
descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a
ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones,
anticipados a ellas (Correa,2009,p.28).
Rodríguez & Hernández (2008) afirma: Es la acción administrativa técnica de evaluar
los resultados de una empresa o institución conforme a lo planeado y a los elementos de
medición (indicadores o estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción
correctiva correspondiente (p.135).
Robbins & Coulter (2005) afirma: Proceso que consiste en supervisar las actividades
para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación
significativa (p.458).
Hampton (2010) afirma: El control es un proceso que consiste en vigilar el proceso
basándose en los objetivos y normas obtenidos de la planeación. El control cierra el ciclo
de los procesos gerenciales pues relaciona el progreso o avance real con el que se previo al
momento de la planeación (p.55).
Daft & Dorothy (2006) afirma: El control organizacional es un proceso sistemático que
consiste en la regulación de las actividades organizacionales para hacerlas consistentes con
32
las expectativas establecidas en los planes, en las metas y en los estándares de desempeño.
(p.550)
1.2.3.4.2 Objetivo del control.
El ejercicio del trabajo diario inevitablemente se ve afectado por las condiciones
cambiantes y por la variedad de capacidades humanas. En consecuencia, se requiere
identificar aquellas desviaciones a los planes y rutinas establecidas y darles atención de
una manera efectiva. El control es una fase del proceso administrativo, que tiene como
objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o etapas del
referido proceso administrativo. Por tal razón, no se deberá ver como una fase aislada, sino
formando parte de las otras cuatro.( Santillana,2002,p.113)
1.2.3.4.3 Elementos del control:
Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá como
modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.
1.2.3.4.3.1 Medición de resultados.
La acción de medir la ejecución y los resultados, puede de algún modo modificar la misma
unidad de medida.
1.2.3.4.3.2Corrección.
La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones en relación con los estándares.
1.2.3.4.3.3 Retroalimentación.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde
se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.(Correa,2008,p.28)
33
1.2.3.4.4 Tipos de control
1.2.3.4.4.1 Control preventivo
El control que trata de identificar y de prevenir las desviaciones antes de que ocurran
recibe el nombre de control preventivo. Algunas veces denominado como control
preliminar.
La atención en los recursos humanos, materiales y financieros que fluyen hacia la
organización. Su propósito es asegurar que la calidad de los insumos sea lo suficientemente
alta para prevenir la ocurrencia de problemas cuando la organización desempeña sus
tareas.
Los controles preventivos son evidentes en la selección y en la contratación de los nuevos
empleados. Las organizaciones tratan de mejorar la probabilidad de que los empleados
tengan un desempeño acorde con los estándares mediante la identificación de las
habilidades necesarias y mediante el uso de pruebas y de otros dispositivos de selección
que hagan posible contratar a las personas que tengan esas habilidades.
1.2.3.4.4.2 Control concurrente
El control que vigila las actividades actuales de los empleados para asegurarse de que sean
consistentes con las normas del desempeño recibe el nombre de control concurrente.
El control concurrente evalúa las actividades actuales del trabajo, se basa en las normas del
desempeño e incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las actividades de los
empleados.
Muchas operaciones de manufactura incluyen dispositivos que miden si los artículos que se
producen satisfacen las normas de calidad. Los empleados vigilan las mediciones; si
observan que los estándares no se cumplen en alguna área, hacen la corrección o señalan a
la persona apropiada que ocurre algún problema.
Otros controles concurrentes incluyen las formas en las cuales las organizaciones influyen
en sus empleados.
34
1.2.3.4.4.3Control de retroalimentación
Algunas veces denominado control posterior a la acción o control del producto final, el
control de retroalimentación concentra la atención en los productos finales de una
organización; en particular, la calidad de un producto o servicio final.(Daft &
Dorothy,p.551-554)
1.2.3.5 Reglamento
El reglamento interno de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones
a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus relaciones de trabajo.
El reglamento hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores
del respectivo establecimiento, salvo estipulación en contrario que, sin embargo, sólo
puede ser favorable al trabajador(a). María Patricia Schild,(7 de abril de 2002),
Importancia del reglamento Interno de Trabajo en su Empresa, recuperado de
http://exitojuridico.blogspot.com/2010/04/importancia-del-reglamento-interno-
de.html
El reglamento es el conjunto de normas administrativas subordinadas a la ley, obligatorias,
generales e impersonales, expedidas unilateral y espontáneamente por el Presidente de la
República, o por la Asamblea de Representantes del Distrito Federal en virtud de
facultades discrecionales que le han sido conferidas por la Constitución o que resulten
implícitamente del ejercicio del Poder Ejecutivo.
Ese conjunto de normas en número superior al de las leyes son creadoras de una situación
jurídica general, abstracta, que en ningún caso regula una situación jurídica concreta y son
dictadas para la atención pormenorizada de los servicios públicos para la ejecución de la
ley, y para los demás fines de la Administración pública. En algunas legislaciones el
reglamento se denomina ordenanza, especialmente en la administración municipal. El
reglamento facilita la aplicación de la ley. También se alude a los reglamentos sobre el
régimen interior de las instituciones administrativas, desde luego excluidos los reglamentos
de las corporaciones paraestatales. (Serra, 2003, p. 197)
35
Fraga (2007) dice: El reglamento es una norma o conjunto de normas jurídicas de carácter
abstracto e impersonal que expide el Poder Ejecutivo en uso de una facultad propia y que
tiene por objeto facilitar la exacta observancia de las leyes expedidas por el Poder
Legislativo (p. 104).
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de investigación.
Al pasar los años el hombre ha aprovechado los recursos que encuentra en el entorno
transformándolos en la herramienta o elemento para evadir una necesidad o para llevar a
cabo una tarea, o propósito.
La administración de empresas es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos, para
alcanzar mayor productividad y ayudar al desarrollo económico de la sociedad.
A formarse nuevas organizaciones ya sea con fines de lucro o sin fines, grandes o
pequeñas, surge la necesidad de tener una administración, para organizar, planificar, dirigir
y controlar los procesos que se lleven a cabo para generar un producto o servicio con la
finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes lo cual nos permita alcanzar las
metas y objetivos propuestos en la visión institucional, para el cumplimiento con eficacia
de distintos objetivos en un grupo de personas es imprescindible diseñar y mantener un
ambiente adecuado para optimizar el tiempo y los recursos en una empresa para que sea
útil y efectiva, con mayor responsabilidad en las acciones que realicen permitiendo a las
personas hacer sus mejores aportaciones al grupo de trabajo y alcanzar el éxito
empresarial.
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales
se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso que
ayudan a cumplir eficientemente los propósitos de la entidad, las cuatro etapas principales
son la organización, planeación, dirección y control.
36
Una etapa del proceso administrativo es el control para determinar lo que se esta llevando
a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la
ejecución de los planes, puesto que el control implica la existencia de metas y planes.
El Control interno nos permite evitar manejos inadecuados, actos de corrupción y
desperdicios de los recursos, que perjudiquen a la productividad de la organización, se
debe contar con un eficiente sistema que permita tener organizadas las distintas
actividades que se lleva a cabo para el cumplimiento de las metas y objetivos de la
organización.
Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficinas radica
principalmente en el campo de llegar a uniformar los métodos. Siempre existe una mejor
manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentra este método, debe
establecerse como el método que precisamente ha de seguirse.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,
tiene que preparar los procedimientos integrales los cuales son los que forman el pilar para
poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y objetivos que participen en el cumplimiento con la función
empresarial.
Para mejorar los procesos es necesario que las empresas establezcan como una opción
instaurar manuales de procedimientos ya que es un documento que nos permite conocer
en todo momento las actividades cronológicas para el desarrollo de una actividad
específica dentro de los distintos departamentos, delimitan responsabilidades y
participación en cada actividad.
Los manuales de procedimientos tiene gran utilidad dentro de toda organización por que
permite el adiestramiento e inducción de un puesto de trabajo describiendo detalladamente
las funciones del mismo, una de las funciones principales es uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar un cambio oportuno, también es útil para
cumplir con eficiencia las responsabilidades, de lo que deben hacer y cómo deben hacerlo,
37
esto definitivamente es un factor que personalmente considero de suma importancia porque
es uno de los objetivos que persigue la Administración.
1.4 Conclusiones parciales del capítulo
Después de haber concluido el capitulo I se puede llegar a las siguientes conclusiones:
La administración es una actividad de máxima importancia en las empresas ya que
nos ayuda a conseguir los objetivos y las metas propuestas.
El proceso administrativo comprende de cuatro etapas fundamentales que son
planificación, organización, dirección y control que nos permite optimizar tiempo
y recursos.
Los manuales de procedimientos resultan indispensables para cualquier
organización ya que logra la mayor eficiencia de los recursos y facilitan la
estandarización de los procesos.
El control interno esta representado por un conjunto de políticas y procedimientos
con el fin de proporcionar seguridad en las tareas de producción
38
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO
DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación.
El cooperativismo arrancó formalmente en el Ecuador a inicios del siglo XX, con el
nacimiento de varias cooperativas de consumo, ahorro y crédito promovidas por el Estado,
las organizaciones religiosas, los patronos y la cooperación internacional.
Luego, con el impulso de los programas de reforma agraria, adquirieron relevancia las
cooperativas de producción y comercialización. Con el neoliberalismo, este sector fue
perjudicado por el incesante menoscabo de su base doctrinaria y principios, por la agresiva
competencia entre cooperativas para captar más clientes y por la falta de cambios
estructurales en su institucionalidad. La pérdida de control por parte del Estado y la
dependencia de las leyes del mercado conspiraron en su división y debilitamiento.
Ecuador contaba con una institucionalidad de control ambigua y compleja en la que
operaban tres instituciones sin ninguna vinculación entre ellas: el Ministerio de Bienestar
Social, el Ministerio de Agricultura y Ganadería y la Superintendencia de Bancos. Este
inadecuado sistema de control, junto a los obsoletos marcos jurídico e institucional para la
promoción del cooperativismo, contribuyó a su disgregación.
En el 2011, se puso en vigencia la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del
Sector Financiero Popular y Solidario. Esta ley es pionera en el reconocimiento público y
jurídico de las empresas que conforman este sector económico y posibilita el compromiso
de los organismos públicos con el fomento y desarrollo de sus organizaciones para
favorecer el interés general. Su consecución fue posible gracias a la voluntad del Gobierno
y a la capacidad de diálogo permanente y responsable que los representantes de estas
organizaciones.
El sector cooperativo en el mercado financiero es cada vez mayor, así como el número de
cooperativas de ahorro y crédito en Ambato alrededor de 45 cooperativas que colocan a la
provincia como la primera en crecimiento a escala nacional. El papel más importante que
las cooperativas es la promoción de un desarrollo local - endógeno se fundamenta en tres
39
aspectos: movilización y aprovechamiento del ahorro generado, contribución al fomento de
otras organizaciones cooperativas y la mejor utilización de los recursos locales mediante
la puesta en marcha, en forma directa, de proyectos productivos.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 DE JULIO”, nace por la idea y aporte económico
de un grupo de 16 personas (familiares) de la comunidad de Chacapungo perteneciente a la
parroquia de Juan Benigno Velo – Cantón Ambato , en una reunión el 1 de Julio del año
1998 como una Pre – Cooperativa con el nombre de unión familiar, cuyo objetivo era
financiar a los pequeños agricultores del sector el trabajo de sus campos así evitando las
intervenciones de los prestamistas, en el año de 1999 y con la necesidad de legalizar la
institución inicia los trámites en la Dirección Nacional de Cooperativas logrando del
Acuerdo Ministerial 1749 un 20 de Diciembre del 2000. La Cooperativa “1 de Julio”
brinda los servicios de ahorro, inversiones de crédito, ahorro a la vista, microcréditos,
hipotecario, créditos emergentes, a demás servicios adicionales como pago del bono, de
desarrollo humano, cobro de luz y Soat.
La Cooperativa 1 de Julio con su oficina Matriz y agencia Pilahuín está ubicado en la
provincia de Tungurahua que limita al norte con Cotopaxi y Napo, al sur con la provincia
de Chimborazo y Morona Santiago, al este con la provincia de Pastaza y al Oeste con la
provincia de Bolívar.
La provincia de Tungurahua está dividida en diez cantones a saber: Ambato, Baños de
Agua Santa, Cevallos, Mocha, Patate, Quero, San Pedro de Pelileo, Santiago de Píllaro,
Tisaleo.
La zona está situada entre las cordillera Occidental y Oriental, unida por ramales
secundarios transversales, goza de un clima templado, con temperaturas que fluctúan entre
los 14° y 15°C en las cordilleras geográficas Sam56 UTM 760500 Este y 9858500Norte.
Su población es de 441.034 habitantes de los cuales 252.707 (57%) están en el área rural.
En esa provincia se observa el fenómeno de la migración hacia la cabecera cantonal que se
ha desarrollado con rapidez.
40
La agricultura es la actividad principal a esta se dedican el 40% de la población
económicamente activa, los principales productos que se cultivan en la zona son:
tubérculos, raíces, hortalizas y frutas, también se desarrollan la industria manufacturera, la
artesanía y el comercio.
La cede matriz se encuentra ubicada en la Parroquia Santa Rosa del Cantón Ambato, la
misma que presta sus servicios a la parroquia Juan V. Vela, cuenta con una sucursal
ubicada en la parroquia Pilahuin y otra en la ciudad del Tena provincia del Napo.
En la actualidad los habitantes de Santa Rosa, Juan Benigno Vela y Pilahuin son alrededor
de 15.579 hombres y 16.406 mujeres según datos del último censo del INEN realizado en
el 2010, los cuales se dedican dentro de los centros poblados al comercio, en las zonas
aledañas a la agricultura, ganadería, trabajos esporádicos obtenidos bajo ingresos
económicos, siendo los principales productos agrícolas las hortalizas, tubérculos, frutas, en
la parte pecuaria la crianza de animales de especies menores, especialmente de cuyes, y en
poca escala animales mayores que son muy importantes para el desarrollo económico de
sus familias
Por otro lado la ciudad del Tena en donde se encuentra la agencia de La Cooperativa de
Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda, cuenta con 51,640 habitantes de ellos 15,661 viven en
la zona urbana y 35,979 en el área rural, el 32% de la población económicamente activa se
dedica a las actividades agrícolas y pecuarias, la prestación de servicios en calidad de
funcionarios, empleados públicos, de la pequeña industria y manufactura le siguen en
importancia.
En la ciudad del tena la administración publica provincial, existe buena actividad
económica que repercute en la instalación de diferentes tipos de comercio como tiendas,
almacenes, comedores, hoteles, cooperativas de taxis y camionetas, etc. Otro centro
económico es Misahuallí puesto que ahí converge el turismo nacional e internacional.
La población económicamente activa del cantón trabaja para el desarrollo y progreso de
su sector y de la provincia, quienes viven en el campo se dedican a la agricultura (64,58%),
ganadería, explotación de la manera, la caza y la pesca. Los ciudadanos que habitan en el
41
sector urbano significan el 35,42%, de los cuales trabajan en funciones públicas (13,06%),
como: el comercio, turismo, transporte, artesanías (4,16%), etc. Hay un significado grupo
humano que se dedica a lavar oro en los ríos.
En el cantón Tena tiene las siguientes parroquias: Tena (urbana), Ahuano, Tálag,
Chontapunta, Misahuallí, Pano y Puerto Napo. Tena es la cabecera cantonal y capital de
la provincia de Napo, aquí se concentra la Administración Provincial, una hermosa ciudad
dividida por el rio Tena, el mismo que en el centro de la población recibe las aguas del
rio Pano, mediante una ordenanza municipal se fijo su fecha de fundación española el 15
de noviembre de 1560.
La administración seccional está a cargo del Ilustre Municipio del Tena, conformado por el
señor alcalde y 7 señores concejales elegidos por votación popular. El Municipio se
encarga del desarrollo urbano y rural del cantón, este tiene que ver con la organización de
los pueblos, dotación de agua, recolección de basura, control de mercados, cementerios,
calles y plazas.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación.
La presente investigación aplica el paradigma: cualitativo– cuantitativo.
Cualitativo.- Porque nos ayuda a entender la necesidad de la aplicación de un manual de
procedimientos y reglamentos para el desempeño laboral.
Cuantitativo.- Se ha utilizado la estadística para la investigación de campo por medio del
cual se utilizó la tabulación de datos, de encuestas que se aplicaron para la investigación.
2.2.1 Tipos de Investigación
La presente investigación es de carácter investigativo bibliográfico porque está dirigida a
determinar la situación de las variables y a la vez también su aplicación al ofrecer
propuestas factibles para la solución del problema.
42
2.2.2 Métodos y técnicas
En la realización de este proyecto se utilizó los siguientes métodos
2.2.2.1 Métodos
Para la realización de la presente tesis se aplicaron los siguientes métodos:
Inductivo-Deductivo
Permitirá lograr los objetivos propuestos y ayudar a verificar las variables planteadas, para
lo cual se utilizó un procedimiento mediante el cual se logró inferir cierta propiedad o
relación a partir de hechos particulares, es decir, permitió el tránsito de lo particular a lo
general. Se complementa con el procedimiento deductivo, mediante el cual el investigador
transita de aseveraciones generales verdaderas a otras, o a características particulares del
objeto.
Las inferencias deductivas constituyen un conjunto de pasos concatenados, que parten de
cierta verdad establecida para llegar a otras, sin contradicciones lógicas.
Se utilizó el método inductivo-deductivo por cuanto permitió la relación de lo general con
lo particular, constituye un método teórico muy utilizado en el tránsito del conocimiento
empírico al teórico, permite fundamentar los principales resultados del nivel teórico. Es un
método esencial para las ciencias exactas y naturales y presente en las sociales.
Inductivo
Se considera el estudio o aplicación de manuales de procedimientos y reglamentos para
mejorar el control interno administrativo
Deductivo
Detalla la estructura de los reglamentos y manuales de procedimientos para mejorar el
control interno administrativo.
Analítico-Sintético
Mediante éste método se hará posible la comprensión de todo hecho, fenómeno, idea, caso,
etc., permitiendo el tránsito, en el estudio del fenómeno, del todo a las partes que lo
43
componen y de estas al fenómeno pensado. Este estado es cualitativamente superior,
debido a que implica que la percepción del todo conlleva un proceso de comprensión y
explicación más plena del objeto.
El análisis es un procedimiento mental que logra la descomposición de una integridad en
sus partes y relaciones componentes. Este procedimiento se complementa con el de
síntesis, que permite la integración, a nivel mental, de las partes constitutivas del objeto.
En esta nueva comprensión del objeto de forma total se alcanza una profundización en el
conocimiento del todo, en tanto además de su asimilación fenoménica, puede explicarse su
estructura interna y relaciones entre sus partes.
El método analítico-sintético porta dos métodos básicos en toda investigación científica, ya
que permite penetrar en aspectos que pueden constituir causas del fenómeno, y así,
desentrañar los elementos que necesita modificar el investigador para cambiar el
comportamiento del todo, en estrecha relación con sus partes constitutivas
Histórico- Lógico
Mediante este método se analizará científicamente los hechos, ideas del pasado
comparándolos con hechos actuales.
Permitió descubrir el devenir y desarrollo del fenómeno, se centró en sus aspectos más
fundamentales y se apoyó en dos procedimientos. El procedimiento histórico, que produce
cronológicamente, los hitos fundamentales de la trayectoria de desarrollo del fenómeno
que es objeto de estudio. A partir del mismo es posible estructurar la regularidad interna,
mediante el procedimiento lógico, que explica ese fenómeno. De este modo, se puede
arribar a una comprensión más profunda del conocimiento del objeto.
El empleo del método histórico-lógico no se limitó a la historicidad del objeto, si no que
observa a este en su decursar para arribar a regularidades del mismo que se vinculan con
el problema. Por tanto, no se agota con el relato histórico, ni se detiene en especificidades
colaterales al campo de acción y al problema investigativo.
44
Así mismo, no se trata de imaginar la lógica estructural, ni de funcionamiento del
fenómeno, sin esclarecer su génesis ni explicar las diferentes manifestaciones que ha
tenido. Precisamente se integran ambos procedimientos en un método, ya que se
complementan e interaccionan mutuamente.
Descriptivo- Sistémico
Porque se realizará una observación de los fenómenos y casos, procurando la
interpretación racional, permitiendo estudiar el objeto y atendiendo a sus componentes y al
conjunto de relaciones entre ellas y con el medio, para explicar su movimiento y su
desarrollo.
La estructuración sistémica esclarece las relaciones de subordinación y de coordinación
entre sus elementos constitutivos. Es expresión de la concatenación universal entre los
fenómenos. El objeto se analiza desde dos puntos de vista; como parte integrante de un
todo y como un todo compuesto por partes. Imprimir carácter de sistema al objeto de
estudio es una característica actual del desarrollo científico en todas las esferas del saber.
El método sistémico presupone la determinación de las siguientes características:
Cualidad resultante
Componentes
Estructura
Relaciones con el medio
La función es la característica externa del sistema y se pone de manifiesto en su dinámica.
En una investigación científica se presenta por lo general, una combinación de métodos y
no uno solo, lo cual permite valorar el estudio del objeto desde distintos puntos de vista, lo
que sin duda acerca el conocimiento al objeto real
45
2.2.2.2 Técnicas
Observación Directa
La observación que se realice directamente en el lugar de los hechos será muy útil y
significativa puesto que solo el contacto directo y la relación con la problemática y
propuesta permitirán captar información real, confiable y objetiva la cual una vez
procesada aportará en todos los aspectos de este proyecto para poder observar el hecho o
fenómeno.
Documental.
Esta técnica para captar información secundaria permitirá no solo estar a la vanguardia de
los últimos adelantos técnicos y científicos de los componentes del proyecto, sino también
de aspectos de otras ciencias y áreas puedan aportar a la investigación. La investigación
secundaria se la obtendrá atreves de una serie de documentos y levantamientos
bibliográficos.
Encuesta
Se realizó al personal administrativo y socios con el fin de conocer las expectativas y el
nivel de aceptación de la institución.
Además se recopiló información mediante un cuestionario que fue elaborado previamente
para conocer la valoración y el criterio de los encuestados sobre la insatisfacción. A
diferencia de la entrevista el encuestado no necesariamente se ve comprometido con el
criterio que brinda, ya que puede no revelar su identidad. Los criterios son recogidos por
escrito.
Es necesario aclarar que la entrevista y la encuesta no son excluyentes, por el contrario son
técnicas empíricas que se complementan, fueron aplicadas a diferentes estratos de la
muestra, en dependencia del estudio que se hace.
46
Entrevista
Se la realizó al Gerente General para determinar una toma de decisión oportuna a la
solución de los problemas desde el punto de vista directivo.
2.2.2.3 Instrumentos
Para sustentar las técnicas anteriores es necesario utilizar instrumentos de investigación
que nos permitan captar información como:
Guía de Observación
Este documento permite encausar la acción de observar ciertos fenómenos, por lo general,
se estructura a través de columnas que favorecen la organización de los datos recogidos.
La guía de observación puede actuar como marco teórico, al consultar esta guía, el
observador accederá a información que le ayudará a saber cómo realizar su tarea y
encuadrar su trabajo. Por lo tanto, podrá acudir a la guía de observación antes de cada
paso.
Guía de Entrevista
Se realizó en base a un listado de preguntas relacionadas con el tema de investigación
dirigida al Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”.
Cuestionario
Para recopilar la información se utilizó cuestionarios con preguntas cerradas y de opción
múltiple al Área administrativa y socios de La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de
Julio”, con la finalidad de que el encuestado seleccione las respuestas de acuerdo a su
criterio personal.
Interpretación de datos
Una vez aplicado el instrumento y recabada la información requerida, se efectuó su
tratamiento, procesamiento e interpretación, los resultados obtenidos permiten la
verificación de la hipótesis e idea a defender, vinculan los resultados de los análisis con
47
las teorías y con conocimientos ya existentes y aceptados. Se debe cuidar que la
interpretación no exceda a la información que aportan los datos.
2.2.3 Población y Muestra
La presente investigación se aplicó a los Socios y empleados del área administrativa de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio¨, matriz y agencias.
2.2.3.1Población
Tabla 1. Composición del Área Administrativa
Detalle Número
Área Administrativa 08
TOTAL 08
Elaborado por: Alex Gavilánez
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”
Tabla 2. Composiciones de Socios:
Detalle Número
MATRIZ SANTA ROSA 3453
AGENCIA TENA 1923
AGENCIA PILAHUIN 521
TOTAL 5897
Elaborado por: Alex Gavilánez
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”
48
2.2.3.2 Muestra.
En la investigación realizada al área Administrativa no fue necesario calcular la
muestra, puesto que el número de empleados que conforman la área administrativa
es de 10 empleados, y con el objetivo de obtener un resultado con mayor exactitud
se trabajó con el 100% de encuestados.
En la investigación realizada a los socios de la Cooperativa fue necesario calcular
la muestra, puesto que el número de socios es de 5897, y con el objetivo de
obtener un resultado con mayor exactitud, a continuación se detalla.
Para desarrollar la investigación de campo se utilizó la fórmula de población finita al
desconocer va0plores de desviación estándar de estudios anteriores.
En donde:
𝑛 =Z2 pqN
e2(N − 1) + Z2pq
N = Población (5897 socios)
n = Tamaño de la muestra
Z = Nivel de confianza del 95% que es igual a 1.96
p = Proporción de éxito: 0.5
q = Proporción de no éxito: 0.5
e = Error en la proporción de la muestra = 5% = 0.05
Aplicando la formula tendremos:
𝑛 =(1.96)2x0.5x0.5(5897)
0.052(5897 − 1) + 1.962𝑥0,5(0.5)
n= 360.72
n=361
49
Tabla 3. Composiciones de la muestra de socios:
Detalle Número Muestra %
MATRIZ SANTA
ROSA
3453 211 58%
AGENCIA TENA 1923 118 33%
AGENCIA
PILAHUIN
521 32 9%
TOTAL 5897 361 100%
Elaborado por: Alex Gavilánez
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”
50
2.2.4 Análisis e interpretación de datos
Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante encuesta aplicada a los
empleados del área administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio ¨.
1. ¿Cree usted que en la Cooperativa existe un adecuado control interno
administrativo?
Tabla 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 Área Administrativa.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 3 38%
NO 5 62%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 1. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 en Área
Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 62% del personal administrativo, manifiestan que no existe un
adecuado control interno en la cooperativa, mientras un 38% que si existe.
38%
62%
SI
NO
51
2. ¿Considera importante la implementación de Reglamentos y Manuales de
procedimientos para mejorar el control interno administrativo en la
Cooperativa?
Tabla 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 encuesta Área
Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 6 75%
NO 2 25%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 2. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2 encuesta Área
Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiestan que si es
importante la implementación de herramientas para mejorar el control interno de la
cooperativa, mientras un 25% opinan que no es importante.
75%
25%
SI
NO
52
3. ¿Existen personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno
administrativo de la Cooperativa?
Tabla 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 6 75%
NO 2 25%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 3. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiestan que si existen
personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno de la cooperativa,
mientras un 25% opinan que no existen.
75%
25%
SI
NO
53
4. ¿Se utilizan sistemas para simplificar y hacer más efectivo el control interno
administrativo?
Tabla 7. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 1 12%
NO 7 88%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Administrativa.
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 88% del personal administrativo, manifiestan que no se utilizan
sistemas para simplificar y hacer mas efectivo el control interno de la cooperativa,
mientras un 12% opinan que si utilizan sistemas.
12%
88%
SI
NO
54
5. ¿Califique al control interno administrativo de la Cooperativa?
Tabla 8. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
BUENO 4 50%
MALO 1 12%
REGULAR 3 38%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 Área Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 50% del personal administrativo, manifiestan que el control
interno de la cooperativa es bueno, un 38% opinan que es regular y un 12% aprecian que
es malo.
50%
12%
38%BUENO
MALO
REGULAR
55
6. ¿Cuenta la Cooperativa con Reglamentos y Manuales de Procedimientos?
Tabla 9. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0%
NO 8 100%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 Área Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 100% del personal administrativo, manifiesta que la cooperativa
no cuenta con Reglamentos y Manuales de Procedimientos.
0%
100%
SI
NO
56
7. ¿Tiene Ud. conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos?
Tabla 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 1 12%
NO 7 88%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 7. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 Área Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 88% del personal administrativo, manifiesta que no tiene el
conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos, mientras un 12% opinan
que si utilizan sistemas.
12%
88%
SI
NO
57
8. ¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de
procedimientos se optimizará los recursos?
Tabla 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 6 75%
NO 2 25%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 8. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiesta con la aplicación
de reglamentos y manuales de procedimientos se optimizará los recursos, mientras un 25%
opinan que no se optimizarán.
75%
25%
SI
NO
58
9. ¿Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las
metas comprometidas de la cooperativa?
Tabla 12. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 2 25%
NO 6 75%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 9. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 Área Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiesta que no se encuentra
claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas comprometidas por la
cooperativa, mientras un 25% opinan que si.
25%
75%
SI
NO
59
10. ¿Cumple usted a cabalidad con los procesos y subprocesos definidos para el
desarrollo de las actividades?
Tabla 13. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 Área Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 8 100%
NO 0 0%
TOTAL 8 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 Área
Administrativa
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 100% del personal administrativo, manifiesta que cumplen a
cabalidad con los procesos y subprocesos definidos para el desarrollo de las actividades.
100%
0%
SI
NO
60
Encuesta dirigida a los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio ¨.
1. Conoce usted los servicios que brinda la Cooperativa?
Tabla 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 146 40%
NO 215 60%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 60% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no conocen
los servicios que brinda la institución, mientras un 40% si conocen.
40%
60%
SI
NO
61
2. Considera que la atención que brinda la institución es:
Tabla 15. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Muy Ágil 86 24%
Ágil 189 52%
Poco Ágil 55 15%
Lenta 31 9%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 12. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 52% de los socios de la cooperativa, manifiestan que la atención
brindada es ágil, un 24% opinan que es muy ágil, un 15% que es poco ágil, y un 9% que
la atención es lenta.
24%
52%
15%
9%
Muy Ágil
Ágil
Poco Ágil
Lenta
62
3. El tiempo que se demoró en realizar su trámite cree que es:
Tabla 16. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Rápido 86 24%
Normal 229 63%
Lento 46 13%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 13. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 63% de los socios de la cooperativa, manifiestan que el tiempo
que se demoró en realizar su tramite es normal, un 24% opinan que es rápido y un 13%
que es lento.
24%
63%
13%
Rápido
Normal
Lento
63
4. Estima que existe falta de información sobre los beneficios que ofrece la
Cooperativa?
Tabla 17. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 235 65%
NO 126 35%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 65% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no existe
información sobre los beneficios que ofrece la cooperativa, mientras un 35% opinan que si
existe.
65%
35%
SI
NO
64
5. ¿Conoce usted el procedimiento necesario para la apertura de una cuenta en la
Cooperativa?
Tabla 18. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 245 68%
NO 116 32%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 15. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 69% de los socios de la cooperativa, manifiestan que conocen
el procedimiento necesario para la apertura de una cuenta en la cooperativa, mientras un
31% no la conocen.
68%
32%
SI
NO
65
6. ¿Usted ha realizado depósitos iguales o mayores a $5000,00?
Tabla 19. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 171 47%
NO 190 53%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 16. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 55% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no han
realizado depósitos mayores o iguales a los $5000, mientras un 45% si lo han realizado.
47%
53%
SI
NO
66
7. ¿Conoce el procedimiento a seguir cuando realiza depósitos mayores o
iguales a $5000?
Tabla 20. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 106 29%
NO 255 71%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 17. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 71% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no
conocen el procedimiento a seguir cuando realiza depósitos mayores o iguales a $5000,
mientras un 29% si lo conocen.
29%
71%
SI
NO
67
8. ¿Al momento de realizar un depósito mayor o igual a 5000,00 le han hecho
firmar un documento que justifique la licitud de fondos de su transacción?
Tabla 21. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 361 100%
NO 0 0%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 18. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 100% de los socios de la cooperativa, manifiestan que al
momento de realizar un deposito mayor o igual a $5000 que si le han hecho firmar un
documento que justifique la licitud de su transacción.
100%
0%
SI
NO
68
9. ¿Como usted califica la seguridad de las instalaciones de la Cooperativa?
Tabla 22. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 socios
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
Buenas 199 55%
Malas 48 13%
Regulares 114 32%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 19. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 55% de los socios de la cooperativa, manifiestan que las
instalaciones de la cooperativa son buenas, mientras un 32% opinan que son regulares y
un 13% que las instalaciones son malas.
55%
13%
32%
Buenas
Malas
Regulares
69
10. ¿Considera importante la implementación de Reglamentos y Manuales de
procedimientos para mejorar el control interno administrativo en la
Cooperativa?
Tabla 23. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 encuesta Área
Administrativa
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 89 25%
NO 272 75%
TOTAL 361 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Gráfico 20. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 socios
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Alex Gavilánez
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no es
importante la implementación de herramientas administrativas para mejorar el control
interno en la Cooperativa, mientras un 25% opinan lo contrario.
25%
75%
SI
NO
70
Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante entrevista aplicada al Ing.
Richard Patiño, Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio¨.
1. Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas
comprometidas de la cooperativa?
Cada empleado tiene sus diferentes actividades que deben cumplir, para cumplir
con las metas de la cooperativa
2. Se revisa y evalúa periódicamente la eficacia de los controles
No, se revisa ni se evalúa la eficacia los controle de la institución
3. ¿Por qué considera usted que la cooperativa tiene que mejorar el control
interno administrativo?
Para cumplir a cabalidad cada uno de los procesos para alcanzar los objetivos de
la institución
4. Existen Manuales de Procedimientos para las actividades que realiza el área
administrativa?
No existen manuales de procedimientos para el área administrativa lo que repercute
en el cumplimiento de los objetivos
5. ¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de
procedimientos se mejorará en control interno administrativo?
Si ya que son herramientas indispensables para cumplir cada uno de los procesos y
las actividades que realizan los empleados dentro del área administrativa
71
2.2.5 Verificación de la hipótesis
Con los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a los funcionarios del área
administrativa de COAC “1 de Julio”, se toma como referencia la pregunta Nº2 y de la
encuesta aplicada a los socios de la cooperativa la pregunta Nº10.
Modelo Lógico
Ho: Con el diseño e implementación de manuales de procedimientos en el área
administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz
y sus agencias no se mejorará su control interno administrativo.
H1. Con el diseño e implementación de manuales de procedimientos en el área
administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz
y sus agencias se mejorará su control interno administrativo.
Elección de la prueba estadística Chi Cuadrado
Donde:
∑= Sumatoria
fo =Frecuencia observada
fe = Frecuencia esperada
ni= sumatoria de columnas
nj= sumatoria de filas
Tabla 24. Frecuencias Observadas
Encuesta SI NO ni
Funcionarios del área
administrativa
6 2 8
Socios 89 272 361
nj 95 274 369
Fuente: investigación de campo
Elaborado por : Alex Gavilánez
72
Tabla 25. Frecuencia Esperada
Encuesta SI NO
Funcionarios del área
administrativa
2,05 5,94
Socios 92,94 268,05
Fuente: investigación de campo
Elaborado por : Alex Gavilánez
Valor de la prueba
X2 = (6−2,05)2
2,05+
(89−92,94)2
92,94+
(2−5,94)2
5,94+
(272−268,05)2
268,05
X2= 10,45
Nivel de significancia:
El nivel de significancia con él que se trabajó es de:
99%
α= 0,01
Cálculo del grado de libertad
gl= (F-1)(C-1)
gl= (2-1)(2-1)
gl= 1
73
Dónde:
gl= Grado de libertad.
C= Columnas de la tabla.
F= Filas de la tabla.
Decisión Final.
Gráfico 21 Valor Crítico
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por : Alex Gavilánez
De acuerdo a la validación del Chip Cuadrado se rechaza la hipótesis nula y se considera
afirmativa la hipótesis alterna por lo que Con el diseño e implementación de manuales de
procedimientos en el área administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de
Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias se mejorará su control interno administrativo.
6,35 10,45
74
2.3 Esquema de la propuesta
2.3.1 Esquema de Elaboración de Manuales de Procedimientos
MANUALES DE PROCEDIMIENT
OS PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA
PORTADA
OBJETIVOS
AMBITO DE APLICACIÓ
N
FORMULACION DEL MANUAL
MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
SIMBOLOGÍA
UTILIZADA
RELACIÓN DE
MACROPROCESOS Y PROCESOS
ANEXOS
75
2.3.2 Esquema de Elaboración de Reglamentos
76
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
En esta investigación se ha realizado bajo enfoques cuantitativos y cualitativos de
manera que se cumplan los objetivos generales y específicos, buscando
confiabilidad, validez y precisión, mediante los métodos estadísticos.
En la cooperativa no existe herramientas para simplificar y hacer más efectivo el
control.
No existen definida las actividades para los empleados del área administrativa
En el área administrativa carece de reglamentos que repercuta en el cumplimiento
de los objetivos.
Falta de manuales de procedimientos.
No existe las medidas adecuadas de seguridad y salud en la institución
77
CAPITULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
TEMA: REGLAMENTOS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA DE LA COAC ¨1 DE JULIO¨ MATRIZ Y AGENCIAS.
Los presentes Reglamentos y Manuales de procedimientos, constituyen una herramienta
importante en la búsqueda de mantener controles preventivos que permitan situaciones
futuras o existentes en el desarrollo de las principales actividades del área administrativa
de la cooperativa, con el fin de optimizar la utilización de los recursos humanos,
financieros y de capital de la entidad.
la implementación de los manuales y reglamentos ayuda a la administración a mantener
procedimientos controlados , de esta forma ejecutar el trabajo de acuerdo a lo que estipula
la Ley de Economía Popular y Solidaria, contando con una herramienta que permita la
correcta ejecución de procedimientos en forma ordenada y sistemática, lo que conlleva a
generar información eficaz y adecuada en la toma de decisiones, evitando incurrir en
procesos mal ejecutados, contribuyendo a la mejora del sistema de control interno en la
cooperativa.
A continuación se detalla los Reglamentos y Manuales de procedimientos los cuales
contienen lineamientos sobre los principales ciclos operativos en su actividad de servicios,
tales como Auditoria Interna, Control de Lavado de Activos y Fondos Lícitos, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Adquisiciones de Bienes Muebles e Inmuebles realización de
Estudios, Ejecución de Obras y Contratación de Servicios.
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación:
78
AUDITORÍA
INTERNA
REGLAMENTO
79
INTRODUCCIÓN
El Consejo de Administración Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” en uso de las
atribuciones que le confiere el Art.34 , del Reglamento de la Ley Orgánica Economía
Popular y Solidaria, el Art.22 del Estatuto Social de la institución en los literales 4 y 5.
Considerando:
Que es necesaria la creación de un Reglamento de Auditoria Interna, de conformidad
implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto
cumplimiento para todas las oficinas en las cuales la Cooperativa preste sus servicios de
intermediación Financiera, a partir de su aprobación
Capítulo I
DISPOSICIONES GENERALES
Art.1.-El presente Reglamento tiene por objeto, establecer directrices básicas en cuanto a
los aspectos técnicos y metodológicos, para el adecuado funcionamiento del Sistema de
Control Interno, así como regular el ámbito de acción de las unidades de Auditoría interna.
Art.2.- La Auditoría interna es parte integral del sistema de control interno de la
cooperativa y tiene como cometido la comprobación del cumplimiento de la suficiencia, de
la legalidad, de la eficiencia y de la eficacia de dicho sistema. Debe prestar un servicio de
asesoría constructiva y de protección al patrimonio institucional, con miras al logro de las
metas y objetivos de la administración.
Art.3.- La Administración activa de la Cooperativa, es responsable de establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y la imputación de esa
responsabilidad, en lo personal, corresponde a los respectivos jerarcas, según cada
estructura organizativa.
Art.4.- La Administración debe proveer los medios para la capacitación y entrenamiento
al personal de la Auditoría interna, con el fin de lograr un adecuado desarrollo profesional
en el área propia de su competencia y en disciplinas complementarias para el cumplimiento
de sus funciones.
80
Art.5.- La Auditoría interna de la Cooperativa, evalúa a la Administración activa en forma
oportuna, independiente y posterior, en cuanto a las operaciones contables, financieras,
técnicas y administrativas, como base para dar la asesoría constructiva y de protección a
que se refiere el artículo segundo de este reglamento.
Capítulo II
DE LA ORGANIZACIÓN
Art.6.- La Auditoría interna depende orgánicamente de la Junta Directiva, pero su trabajo
técnico se desarrollará con total independencia funcional y de criterio respecto de ella.
Art.7.- La Auditoría interna está bajo la responsabilidad y dirección última del Auditor,
quien deberá reunir las condiciones de idoneidad profesional y moral requeridos para el
cargo.
Art.8.- Le corresponde a la Junta Directiva el nombramiento del Auditor, quien ejercerá
sus cargos en forma indefinida y responderán directamente ante aquella por su gestión.
Para su validez, el nombramiento requiere el voto favorable de al menos dos tercios de la
totalidad de los miembros del Consejo de Administración.
Art.9.- El Auditor es inamovible en su puesto, salvo que a juicio de la Junta Directiva y
previa formación de expediente, se demuestre que no cumplen debidamente las funciones y
deberes inherentes a sus cargos o que han incurrido en alguna causal de despido sin
responsabilidad patronal. La destitución o suspensión del Auditor sólo podrá acordarse
con el voto de al menos dos vocales del Consejo de Administración.
Art.10.- La Auditoría interna se organiza según lo requiera el cumplimiento de sus
funciones y con el personal profesional y asistente necesario, el cual debe poseer suficiente
conocimiento y experiencia sobre auditoría interna, sobre el funcionamiento de la
Cooperativa y sobre las disposiciones que exige le Ley de Economía Popular y Solidaria,
de modo que lo califiquen para ejercer en forma apropiada sus funciones.
Art.11.-La Auditoría interna debe tener los recursos humanos, tecnológicos, asesoría
técnica y profesional interna o externa e instalaciones físicas apropiadas, para el
cumplimiento de sus funciones.
81
Capítulo III
COMPETENCIAS, DEBERES Y POTESTADES
Art.12.- El Auditor asiste a las sesiones de los consejos de administración y vigilancia
con derecho a voz pero sin voto. Le corresponde verificar que se cumplan las resoluciones
y acuerdos de la misma.
Al finalizar cada trimestre, presentará a conocimiento de la Junta un informe de labores
realizadas por la Auditoría en el período. En la agenda de las primeras sesiones de cada
trimestre se incluirá un capítulo para el análisis del informe.
Además, en el mes de enero de cada año, el Auditor presentará un informe sobre las
actividades ejecutadas en el año anterior, y en el segundo trimestre de cada año, presentará
el Plan Anual Operativo de la Auditoría para el año siguiente.
Art.13.-Corresponde al Auditor en su caso, dictar las directrices necesarias para mantener
por escrito y debidamente actualizados los lineamientos básicos, que regulan la gestión de
la Auditoría, entre ellos los siguientes instrumentos:
a) Un manual de organización con la descripción de políticas generales, metas,
servicios y su estructura interna.
b) Un manual con las normas y procedimientos generales de auditoría que utiliza en la
ejecución de sus funciones.
c) Programas de supervisión para mantener los niveles de calidad en cuanto a la
aplicación de las normas técnicas y prácticas de Auditoría.
Art.14.-La Auditoría interna, con el propósito de mantener su independencia y su carácter
asesor, no ejercerá ninguna labor propia de la Administración activa, salvedad hecha de la
necesaria participación en su propia administración. El Auditor no puede ejercer
funciones en otras unidades de la Cooperativa, ni participar en comisiones de trabajo o
similares, de naturaleza eminentemente administrativa que tengan potestades resolutivas.
Art.15.- Los servidores de la Auditoría desempeñarán sus funciones de modo que su labor
sea medio de mejoramiento de la organización y funcionamiento general de la
Cooperativa. Por ello, actuarán con buen trato verbal, tacto y cortesía en el desempeño de
sus funciones, sin que por ello se deje de mantener la objetividad del trabajo.
82
Art.16.- Para el cumplimiento de su cometido, la Auditoría interna, tendrá los siguientes
deberes:
a) Preparar un plan anual operativo en materia de su competencia, en que se
contemple los estudios de rutina, así como los estudios especiales.
b) Comunicar por escrito los resultados de cada estudio de auditoría que se lleve a
cabo, con las recomendaciones pertinentes.
c) Preparar y remitir en forma directa al Consejo de Vigilancia conforme a lo que
establezca el mismo Consejo.
Art.17.- Para el cumplimiento de sus deberes, la Auditoría interna tiene la potestad de
intervenir todas las áreas y actividades de la Administración de la Cooperativa, a efecto de
confrontar su ajuste con la normativa aplicable y con principios básicos del servicio
público y de la buena administración, todo de conformidad con las normas y
procedimientos de Auditoría Generalmente Aceptados, así como con las disposiciones de
la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Art.18.- Para lograr el propósito del artículo anterior, la Auditoría interna, tiene las
siguientes potestades:
a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los registros, informes, libros,
archivos, datos, valores, documentos, medios computarizados o magnéticos de las
unidades administrativas, operativas, plantas físicas u otras instalaciones de la
Cooperativa, así como cualquier otra fuente de datos y de información requeridas.
b) Solicitar la asesoría que requiera para el cumplimiento de sus funciones por los
medios que correspondan.
c) Las demás previstas en la Ley de Economía Popular y Solidaria
Art.19.-Al auditor interno le competen las funciones propias de la Administración de
Recursos Humanos de la Auditoría. Las potestades y competencias en esta materia estarán
normadas según el esquema vigente de delegación para aprobar movimientos de personal.
83
Capítulo IV
DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Art.20.- Las auditorías de programa y estudios especiales se planificarán para el ejercicio
de un año calendario. Dichos programas estarán sujetos a revisión, análisis, actualización
y adaptación de las necesidades que demanden las circunstancias.
Art.21.- La Auditoría obtendrá material de prueba suficiente, competente y relevante,
aplicando las técnicas y prácticas de auditoría, que permitan sustentar los memorandos e
informes que proporcione.
En toda auditoría se hará uso de los papeles de trabajo consistentes en cédulas,
cuestionarios, diagramas y otros documentos en los cuales quedarán registrados los datos e
información relativa a cada actividad realizada.
El tipo de pruebas, extensión y su alcance serán determinados según las técnicas de
muestreo o juicio profesional. Dichas pruebas serán aplicadas de conformidad con las
atribuciones de la Auditoría y lo que fuere de aplicación en las disposiciones de la Ley de
Economía Popular y Solidaria.
Art.22.-Cuando existan casos bajo examen que indiquen irregularidades o conducta
indebida, o exista, la sospecha de la existencia de tales casos, la Auditoría está facultada
para realizar entrevistas escritas o por medio de otro mecanismo de forma que se pueda
obtener otras evidencias según las circunstancias para mejorar la calificación de los
hechos.
Art.23.- Las informaciones obtenidas por los funcionarios de la Auditoría en el ejercicio
de sus funciones, tendrán carácter confidencial y no podrán revelar o comentar los datos,
hechos, conclusiones, recomendaciones o acciones tomadas y la evidencia que los
respalda, salvo en cumplimiento de sus deberes legales y reglamentarios y con autorización
del Auditor.
84
Capítulo V
DE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Art.24.-La Auditoría interna debe comunicar los resultados de las auditorías de programas
o estudios especiales, mediante memorandos, oficios o informes parciales durante la
ejecución del trabajo o cuando situaciones graves así lo justifiquen, y al finalizar la
intervención por medio de informe final, a efecto que se tomen las decisiones del caso en
tiempo, propósito y conveniencia. Dicha comunicación se dirigirá al funcionario ejecutivo
que corresponda; a la Presidencia, Gerencia y al Consejo de Vigilancia, cuando la
gravedad o importancia de los hechos lo ameriten o cuando las decisiones a tomar sean de
su exclusiva competencia.
Art.25.-En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se aplicará
principalmente, lo dispuesto en el manual para el Ejercicio de Auditoría interna en las
Entidades y Órganos Sujetos a la Fiscalización de la Superintendencia de Economía
Popular y Solidaria y otras disposiciones aplicables.
Art.26.- Los hallazgos obtenidos en los estudios de auditoría, deben ser comentados con
los funcionarios responsables de la unidad o actividad auditada, de previo a emitir las
conclusiones y recomendaciones definitivas que contendrá el informe final, para obtener de
ellos sus puntos de vista, opiniones, propuestas alternas de mejoras y que facilite la
implantación práctica de las recomendaciones. Dicho comentario quedará debidamente
documentado.
Art.27.- Cuando en el desarrollo de la evaluación se determine la presunta existencia de
irregularidades o errores relevantes imputables a una o varias personas determinadas, y se
individualicen posibles responsables, se dará oportuna audiencia al o los presuntos
responsables, con indicación de las irregularidades que se les atribuyen a fin de que con
acceso al expediente que se levante, puedan alegar lo que estime pertinente, de modo que
el informe final cuente con los elementos suficientes para una decisión.
Art.28.-El funcionario ejecutivo responsable de la implantación de las recomendaciones
comunicadas por la Auditoría interna, dispondrá de un plazo máximo de treinta días
hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo, para informar sobre la aceptación o
85
rechazo de tales recomendaciones. El rechazo debe ser motivado, y ofrecer soluciones
alternas razonables, para subsanar las deficiencias encontradas.
Al concluir la auditoría programada o el estudio especial, el departamento auditado debe
atender al funcionario de la Auditoría interna, para efectuar la conferencia final sobre los
resultados de la evaluación. Del resultado de esta conferencia debe dejarse constancia
escrita.
Art.29.-Si con respecto a las recomendaciones o parte de ellas contenidas en la
comunicación de resultados, el funcionario ejecutivo responsable de disponer su
implantación encuentre motivos que imposibiliten ponerlas en práctica o discrepa de éstas,
deberá exponer por escrito ante la Auditoría interna, los motivos debidamente razonados y
una solución alterna que subsane las deficiencias encontradas; lo anterior, dentro del plazo
máximo de treinta días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recibo.
De prevalecer disparidad de criterios el asunto lo resolverá el Consejo de Vigilancia de la
Institución o en última instancia la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
instancia de cualquier parte o de ambas, las cuales deberán acudir ante ella, dentro del
octavo día posterior al surgimiento del conflicto. una vez listo el expediente, deberá
resolver el conflicto dentro de los treinta días hábiles siguientes.
Art.30.- La Auditoría interna dispondrá de un programa de seguimiento de las
recomendaciones aceptadas por la Administración, que hayan sido formuladas en sus
informes, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones han sido ejecutadas.
Para tales propósitos, la Auditoría interna podrá solicitar, cuando estime conveniente, al
responsable de la implantación de las recomendaciones oficialmente aceptadas, o a quien
corresponda, referirse por escrito y en detalle sobre el cumplimiento de dichas
recomendaciones y de los plazos para su efectiva, eficiente y oportuna aplicación, sin
perjuicio de cualesquiera otras verificaciones y evaluaciones que lleva a cabo.
Art.31.- Es responsabilidad de la Administración la adopción de todas las medidas y
acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implantación de las
recomendaciones emitidas por la Auditoría interna que hayan sido debidamente aceptadas,
86
así como incluir en sus planes anuales de trabajo la ejecución de aquellas que por su
alcance y complejidad así lo requieran.
Art.32.- La exhibición de informes a entidades legitimadas, en forma parcial o total, será
atribución de la Presidencia, Gerencia o Consejo de Vigilancia, según sea el caso. La
Auditoría interna lo podrá hacer en función de sus actividades o por requerimiento judicial.
Capítulo VI
DISPOSICIONES FINALES
Art.33.-La Auditoría interna señalará en cada caso el plazo en el cual debe suministrarse
lo solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto
en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución
de sus funciones. Para aquellos casos en que es la Gerencia quien recibe y canaliza la
correspondencia de las unidades que la integran, tales plazos empezarán a contar a partir
del día siguiente del recibo por la Gerencia. Cuando la solicitud no pueda ser atendida
dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarle a la Auditoría interna
dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición.
Art.34.- Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio por todo el
personal de la Cooperativa. La negativa injustificada a atender oportunamente las
solicitudes de información o de otro tipo planteadas por la Auditoría interna se considerará
como falta grave, para los efectos laborales y sin perjuicio de las responsabilidades de
cualquier otra naturaleza. Cualquier discrepancia que se presente en cuanto a su
interpretación y ejecución, será resuelta por la Junta Directiva, teniendo el criterio del
Auditor interno, previo a la toma de la decisión final.
Capítulo VII
PLAN OPERATIVO ANUAL
Art.35.- El Plan Operativo Anual de Auditoría Interna, debe ser aprobado por el Consejo
de Vigilancia, dentro del mes de noviembre correspondiente al año precedente de la
gestión que se planifica y remitir un ejemplar del mismo, adjuntando copia legalizada del
acta de su aprobación. Dicho plan deberá considerar, por lo menos, los siguientes aspectos:
87
a) Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;
b) Revisión del funcionamiento del Sistema de Control Interno;
c) Evaluar el cumplimiento y avances del Plan Estratégico;
d) Detalle de las actividades programadas a efectuarse por la Unidad de Auditoría
Interna y la oportunidad en que se van a desarrollar, determinando fechas
probables de presentación de informes y reportes, cuyo contenido mínimo debe
comprender;
Cajeros Automáticos y Sistemas relacionados (si corresponde);
Cartera de Inversiones;
Caución de Gerente u Órganos equivalentes, síndicos, ejecutivos y
funcionarios;
Consolidación de estados financieros del conglomerado (si corresponde);
Instrumentos Electrónicos de Pago y Sistemas relacionados;
Límites Legales y relaciones Técnicas;
Lavado de dinero o legitimación de ganancias ilícitas;
Puntos de reclamo;
Riesgo crediticio y calificación de cartera de créditos;
Riesgo de liquidez;
Riesgo por tipo de cambio y posición cambiaria;
Riesgo Operativo;
Registro de Bancos Extranjeros de primera línea (si corresponde);
Servicio propio de transporte de material monetario (si corresponde);
Sistemas de Información y Comunicación de al menos;
88
89
AUDITORÍA
INTERNA
REGLAMENTO
90
1. OBJETIVOS
El presente Manual de Procesos busca dotar al Departamento de Auditoria de la COAC “1
De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los procesos con
eficiencia, eficacia y economicidad.
1.1 Objetivos Generales
Describir las acciones a realizar por el departamento de Auditoria.
fortalecer la sistematización del trabajo del auditor y unificar el trabajo de todos
los equipos y unidades;
contribuir como mecanismo de capacitación para el personal que se incorpora a la
Institución
1.2 Objetivos Específicos
Definir y describir los procesos de la estructura básica organizacional y sus
responsables, estableciendo las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.
Establecer los perfiles de los responsables en cada uno de los procesos, definiendo
los requisitos para cada uno, a fin de contar con personal idóneo en el departamento
de Auditoria de la cooperativa.
Establecer los requerimientos básicos para el desarrollo de los procesos tanto en
conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico.
Establecer los lineamientos metodológicos para el desarrollo de las actividades del
departamento de Auditoria generados como instrumento que dará cumplimiento a
los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.
Constituir un instrumento idóneo para suministrar información y definir con mayor
precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del
Departamento de Auditoria a los directivos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“1 De Julio”
2. AMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual está dirigido al departamento de Auditoria de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito “1 De Julio”, que desarrollen los procesos aquí presentados.
91
La utilización y el acatamiento de los lineamientos contemplados en este Manual es
responsabilidad de todas las áreas y por tanto, se debe velar desde las instancias directivas
como operativas, por la correcta y completa aplicación de los procedimientos y actividades
que aquí se describen.
3 FORMALIZACIÓN DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos ha sido adoptado oficialmente por la Gerencia de la
cooperativa con base en lo establecido en el Acta de Consejo de Administración No. 14
De fecha 8 de octubre del 2013 y debe ser difundido y aplicado por todos los empleados
que participan en el proceso.
4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
El Manual es de uso privado de la COAC “1 De Julio”, copias de él sólo están localizadas
en las áreas pertinentes y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas.
Las modificaciones o ajustes que se convenga deban ser incorporados, son de
responsabilidad exclusiva del Departamento de Auditoria, en consecuencia, cualquier
modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada ante este
departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una descripción de
las tareas que en lo sucesivo se adoptarían.
Las actualizaciones se harán por medio de circulares reglamentarias de la Gerencia y se
deben sustituir, eliminar o adicionar las hojas según se indique. A nivel de Matriz y
Agencias, contarán con una copia en medio magnético e impreso a fin de facilitar la
consulta. Toda actualización será formalizada mediante envío de nuevo medio.
92
6. SIMBOLOGÍA UTILIZADA
La descripción y el alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el
presente manual se describen a continuación.
CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN
TERMINAL:
Indica la iniciación o terminación de un Proceso o
Subproceso
OPERACIÓN:
SÍMBOLO A - Representa la acción necesaria para
transformar una información recibida o crear una nueva se
utiliza para describir el trabajo de añadir información a
cualquier documento o registro existente realizada
manualmente.
SÍMBOLO B - Si es automatizado, es decir, se apoya en un
aplicativo o base de datos sistematizada.
DECISIÓN:
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos
alternativos la tendencia es a suprimir cada vez más este
símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de
manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto,
evitándose preguntas innecesarias.
DOCUMENTO:
EL SÍMBOLO A - Representa cualquier tipo de
comunicación y aporta información para que este se pueda
desarrollar.
SÍMBOLO B - Cuando el documento tiene copias.
REFERENCIA DE PROCESO O SUBPROCESO:
Cuando el desarrollo del proceso se deba realizar otro
proceso o subproceso completo que requiere ser descrito en
forma separada, se utilizará este símbolo identificando
93
6. RELACIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS
La matriz de macro procesos refleja la desagregación de estos procesos, como se observa
en la tabla siguiente .
claramente tal proceso o subproceso en línea continua cuando
el proceso o subproceso se encuentra descrito dentro del
manual y en línea discontinua cuando el proceso o
subproceso nombrado pertenece a un manual diferente.
CONECTOR:
Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo,
evitando la intersección de líneas normalmente se indica la
continuidad de una actividad con otra mediante letras o
números insertos en el símbolo.
Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se
utiliza el símbolo a y un número.
Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al
inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo b y una letra.
SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL TRABAJO:
Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan
las distintas actividades.
A
94
Tabla 26. Descripción de procesos de Auditoria Interna
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Auditoria Interna
MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO SOCIO/CLIENTE PRODUCTO-RESULTADO
Fiscalización
Auditoria Interna
Elaboración de Plan
Operativo
Auditoria Interna
Presentación Anual del Plan Operativo
Planificación de la
Auditoria
Auditoria Interna
Cronograma de las actividades a realizar.
Aprobación de la
planificación de la
Auditoria por los Consejos
de Vigilancia y
Administración
Consejo de Vigilancia
Aprobación de la planificación de la
auditoria por el Consejos de Vigilancia
Ejecución de la Auditoria
Empleados de la Matriz
y Agencias de la
Cooperativa. Recolección de datos
Informe de resultados Consejo de Vigilancia
Presentación de los hallazgos obtenidos en
la Auditoria
Elaborado por: Alex Gavilánez
Revisado por: Consejo de Vigilancia
Emisión: 8 de octubre del 2013
95
Tabla 27. Descripción de actividades de la Elaboración del Plan Operativo
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACRO PROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Elaboración del Plan Operativo
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Elaboración de un
Diagnóstico de la
Cooperativa
Auditor
Interno
Elaborar un diagnostico
de la cooperativa.
Áreas de la
cooperativa
Papeles de
trabajo
Diagnostico del estado
actual
2 Determinación de los
Objetivos Institucionales
Auditor
Interno
Determinar los objetivos
institucionales
Departamento
de Auditoria
Interna
Papeles de
trabajo
Objetivos
institucionales
determinados
3 Determinación de
Proyectos y Actividades
Auditor
Interno
Elaborar proyectos y
actividades que ayuden a
cumplir los objetivos
propuestos
Departamento
de Auditoria
Interna
Proyectos y actividades
establecidos
96
4 Elaboración del POA por
cada Dirección o
Departamento
Auditor
Interno
Examinar a los diferentes
departamentos que
cumplan con las
actividades de forma
correcta
Departamentos
de la
Cooperativa
POA por cada
dirección o
departamento
establecido.
5 Consolidación del
Documento de Plan
Operativo Anual
Auditor
Interno
Realizar el informe de las
evidencias halladas
Departamento
de Auditoria
Interna
Papeles de
trabajo
POA Establecido
6 Aprobación del POA por
el Concejo de
Administración
Auditor
Interno
Dar a conocer el POA
establecido al Concejo de
Administración para su
aprobación
Consejo de
Administración
Papeles de
trabajo
POA aprobado
7 Difusión del POA Auditor
Interno
Dar a conocer a los
integrantes de la
institución las actividades
que se deberán cumplir en
el periodo establecido
Matriz y
Agencias
POA Difundir a los
empleados el POA
establecido
Elaborado por: Alex Gavilánez
Revisado por: Consejo de Vigilancia
Emisión:8 de octubre del 2013
97
Tabla 28. Flujo grama de la Elaboración del Plan Operativo
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACROPROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Elaboración del Plan Operativo Anual
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Departamento de Auditoria Área a Auditar Consejo de Administración
INICIO
1 Elaboración de un Diagnóstico de la
Cooperativa
2 Determinación de los Objetivos Institucionales
3 Determinación de Proyectos y Actividades
98
4 Elaboración del POA por cada Dirección o
Departamento
5 Consolidación del Documento de Plan
Operativo Anual
6 Aprobación del POA por el Concejo de
Administración
7 Difusión del POA
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
NO
SI
NO
O
99
Tabla 29. Descripción de Actividades de Planificación de la Auditoria
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACRO PROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Planificación de la Auditoria
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO
Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Orden de
Trabajo y Carta
de Presentación
Auditor
Interno
Emitir la "orden de trabajo" la
cual
contendrá:
a. Objetivo general de la auditoría.
b. Alcance de la auditoría.
c. Nómina del personal que
inicialmente integra el equipo.
d. Tiempo estimado para la
ejecución.
e. Instrucciones específicas para la
ejecución (Determinará sí se
elaboran la
Planificación preliminar y
específica o una sola que incluya
las dos fases).
Departamento
de Auditoria
Interna
Presentación
del trabajo
escrito
Orden de trabajo
y carta de
presentación
establecidos
100
2 Planificación
Preliminar
Auditor
Interno
Obtener o actualizar la
información general sobre la
entidad y las principales
actividades sustantivas y
adjetivas, a fin de identificar
globalmente las condiciones
existentes para ejecutar
la auditoría, cumpliendo los
estándares definidos para el efecto
Departamento
de Auditoria
Interna
Papeles de
trabajo
Planificación
Preliminar
establecida
3 Planificación
Específica
Auditor
Interno
Considerar el objetivo general de
la auditoria y el reporte de la
planificación preliminar para
determinar los componentes a ser
evaluados.
Obtener información adicional de
acuerdo con las instrucciones
establecidas en la planificación
preliminar.
Evaluar la estructura de control
interno del ente o área a examinar.
Departamento
de Auditoria
Interna
Áreas de
trabajo de la
cooperativa
Planificación
especifica
establecida
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
101
Tabla 30. Flujograma de la planificación de la Auditoria
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACROPROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Planificación de la Auditoria
No ACTIVIDAD RESPONSABLE:
Auditor Interno
INICIO
1 Orden de Trabajo y Carta de Presentación
2 Planificación Preliminar
3 Planificación Específica
4 FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
102
Tabla 31. Descripción de actividades de la Aprobación de la planificación de la Auditoria
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACRO PROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Aprobación de la planificación de la Auditoria
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO
Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Convocatoria a
los miembros
Consejo de
Vigilancia a
sesión
Extraordinaria
Consejo de
Vigilancia
Convocar a pedido del Auditor
Interno a sesión extraordinaria a
los miembros del Consejo de
Vigilancia, con el objetivo de
aprobar la planificación de la
auditoria.
Secretaria
Computadora,
impresora, hojas
de papel
Comunicado a
los miembros
del Consejo de
Vigilancia a
sesión
2 Constatación
del Quórum
reglamentario.
Secretario Verificar la asistencia de los
miembros del Consejo de
Vigilancia a la citada sesión
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Nómina de los
miembros del
Consejo de
Vigilancia.
Comprobar la
asistencia de los
miembros del
Consejo de
Vigilancia
3 Instalación de
la sesión
Presidente del
Consejo de
Vigilancia
Apertura de la sesión Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Instalación de la
sesión
convocada
103
4 Asunto a tratar Auditor Interno Aprobación de la planificación de
la Auditoria Interna
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Papeles de
trabajo
Aprobación por
el Consejo de
Vigilancia la
planificación de
la Auditoria
Interna
5 Clausura de la
sesión
Presidente del
Consejo de
Vigilancia
Termino de la clausura de la
sesión efectuada
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Sesión realizada
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
104
Tabla 32. Flujograma de la aprobación de la planificación de la Auditoria
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACROPROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Aprobación de la planificación de la Auditoria
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONSEJO DE VIGILANCIA AUDITOR INTERNO
INICIO
1 Convocatoria al Consejo de Vigilancia a
sesión Extraordinaria
2 Constatación del Quórum reglamentario.
3
Instalación de la sesión
4 Asunto a tratar
SI
NO
105
5 Clausura de la sesión
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
106
Tabla 33. Descripción de actividades de la Ejecución de la Auditoria
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACRO PROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Ejecución de la Auditoria
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO
Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Elaborar los
programas de
auditoria
Auditor
Interno
Elaborar el programa de auditoria
el cual debe ser sencillo y
comprensivo.
El programa debe estar
encaminado a alcanzar el objetivo
principal.
El programa debe permitir
examinar, analizar, investigar,
obtener evidencias para luego
poder dictaminar y recomendar.
Elaborar formatos pre establecidos
los cuales deben ser flexibles
Departamento
de Auditoria
Interna
Papeles de
trabajo
Programa de
Auditoria
Establecido
107
El programa debe ser
confeccionado en forma
actualizada y con amplio sentido
crítico de parte del Auditor.
2 Elaboración de
papeles de
trabajo
Auditor
Interno
Realizar un registro en cédulas y
documentación fehaciente que
contenga los datos e información
obtenidos en el examen, así como
la descripción de las pruebas
realizadas y los resultados de las
mismas sobre los cuales sustenta la
opinión que emite al suscribir el
informe
Áreas de la
Cooperativa
Papeles de
trabajo
Garantizar en
forma adecuada
que la auditoria
se hizo de
acuerdo a las
normas de
auditoria
generalmente
aceptadas.
3 Aplicación de
pruebas
sustantivas y de
procedimientos
Auditor
Interno
encontrar la información para
probar la efectividad de las
políticas y actividades de control
interno, así como de las pruebas
sustantivas y procedimientos
analíticos que le permitan cumplir
el plan y programa de auditoria
Áreas de la
cooperativa
Papeles de
trabajo
.
Obtener
evidencia sobre la
efectividad del
diseño y
operación de las
actividades de
control
4 Identificación
de hallazgos
Auditor
Interno
Identificar los principales hallazgos
que se refieren a presuntas
deficiencias o irregularidades,
identificadas como resultado de la
aplicación de los procedimientos
de auditoría.
Áreas de la
cooperativa
Papeles de
trabajo
Identificar el
riesgo con la
detección de
hallazgos bien
sustentados con
evidencias
suficientes,
competentes y
pertinentes
108
5 Informe
preliminar de
hallazgos y
sugerencia de
modificaciones
y ajustes.
Auditor
Interno
Expresar por escrito su opinión
sobre el área o actividad auditada
en relación con los objetivos
fijados, señalan las debilidades de
control interno, si las ha habido, y
formular recomendaciones
pertinentes para eliminar las causas
de tales deficiencias, a través de
medidas correctivas y preventivas.
Sala de
reuniones de la
Cooperativa
Papeles de
trabajo
Presentación del
Informe
Preliminar de la
auditoria al
Consejo de
Vigilancia.
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
109
Tabla 34. Flujograma de la Ejecución de la Auditoria
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACROPROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Ejecución de la Auditoria
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
AUDITOR INTERNO CONSEJO DE
VIGILANCIA
INICIO
1 Elaborar los programas de auditoria
2 Elaboración de papeles de trabajo
110
3 Aplicación de pruebas sustantivas y de
procedimientos
4 Identificación de hallazgos
5 Informe preliminar de hallazgos y sugerencia
de modificaciones y ajustes
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
111
Tabla 35. Descripción de actividades de la presentación del Informe Preliminar de la Auditoria
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACRO PROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Presentación del Informe Preliminar
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO
Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Convocatoria
al Consejo de
Vigilancia a
sesión
Extraordinaria
Consejo de
Vigilancia
Convocar a pedido del Auditor
Interno a sesión extraordinaria a
los miembros de Consejo de
Vigilancia, con el objetivo de
presentar y aprobar el informe
preliminar de hallazgos y
sugerencia de modificaciones,
ajustes de la auditoria interna
Secretaria
Computadora,
impresora, hojas
de papel
Comunicado a
los miembros de
Consejo de
Vigilancia a
sesión
2 Constatación
de la sesión
Secretario
Verificar la asistencia de los
miembros de Consejo de
Vigilancia a la citada sesión
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Nómina de los
miembros de
Consejo de
Vigilancia.
Comprobar la
asistencia de los
miembros de
Consejo de
Vigilancia
112
3 Instalación de
la sesión
Presidente del
Consejo de
Vigilancia
Apertura de la sesión
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Instalación de la
sesión
convocada
4 Asunto a tratar Auditor Interno Presentación y Aprobación del
informe Preliminar de la
Auditoria Interna
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Papeles de
trabajo
Aprobación por
de los miembros
del Consejo de
Vigilancia el
informe
Preliminar de la
Auditoria
Interna
5 Clausura de la
sesión
Presidente del
Consejo de
Vigilancia
Termino de la clausura de la
sesión efectuada
Sala de
reuniones de
la
Cooperativa
Sesión realizada
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
113
Tabla 36. Flujograma de presentación del Informe Preliminar
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia
MACROPROCESO: Fiscalización
PROCESO: Auditoria Interna
SUBPROCESO: Presentación del Informe Preliminar
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
CONSEJO DE VIGILANCIA AUDITOR INTERNO
INICIO
1 Convocatoria a los miembros del Consejo de
Vigilancia a sesión Extraordinaria
2 Constatación del Quórum reglamentario
3
Instalación de la sesión
4 Asunto a tratar
SI NO
114
5 Clausura de la sesión
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
115
CONTROL DE
LAVADOS DE
ACTIVOS Y
FONDOS
ILÍCITOS
REGLAMENTO
116
.
INTRODUCCIÓN
El Consejo de Administración Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” en uso de las
atribuciones que le confiere el Art.34 , del Reglamento de la Ley Orgánica Economía
Popular y Solidaria, el Art.22 del Estatuto Social de la institución en los literales 4 y 5.
Considerando:
Que es necesaria la creación de un Reglamento De Control de Lavado de Activos y Fondos
Ilícitos, implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto
cumplimiento para todas las oficinas en las cuales la Cooperativa preste sus servicios de
intermediación Financiera, a partir de su aprobación.
Como sujetos obligados a informar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y
Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos
CAPÍTULO I
POLÍTICA GENERAL DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FONDOS
ILÍCITOS
Art.1.- AMBITO Y APLICACIÓN.
El Consejo de Administración, es el encargado de dictar y revisar las políticas generales
para el control de Lavado de Activos de la cooperativa, en su sujeción al manual de
procedimientos, por las atribuciones que le confiere la Ley de Economía Popular y
Solidaria.
El comité de cumplimiento, por delegación del consejo de administración se encargará de
la aplicación del presente reglamento conforme se determina en el estatuto, para lo cual
podrá dictar el manual de control de lavado de activos respectivo.
117
CAPÍTULO II
RESPONSABILIDAD Y CONTROL
Art.2.- RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES
RESPONSABILIDADES
Son responsables en el seguimiento y control del lavado de activos, de la siguiente manera.
a) El Comité de Cumplimiento, es la máxima instancia en el control del lavado de
activos, actúa por intermedio del Oficial de Cumplimiento y tomara la decisión de
no aceptar los fondos ilícitos en caso que se comprobara la existencia de los
mismos.
b) El Comité de Cumplimiento, es el responsable de nombrar al Oficial de
Cumplimiento y además se encargara de informar, verificar, analizar toda la
información obtenida de los socios que realicen transacciones inusuales en la
institución.
c) El oficial de cumplimiento deberá tener el perfil y los requisitos para ocupar el
cargo.
d) El comité de cumplimiento estará compuesto por:
Gerente General
Oficial de Cumplimiento
Presidente del Consejo de Administración
Presidente del Consejo de Vigilancia
e) Todos los miembros del Comité de Cumplimiento tendrán voz y voto.
f) El comité sesionará ordinariamente una vez al mes, la sesión estaría presidida por
el Gerente.
g) En el caso que el oficial de cumplimiento detecte una operación y transacción
inusual e injustificada, el comité sesionará de manera urgente extraordinariamente,
con la finalidad de que dicho reporte pueda ser remitido a la Unidad de Análisis
Financiero (UAF), de manera inmediata.
118
ATRIBUCIONES:
Son atribuciones del Comité de Cumplimiento las siguientes:
a) Proponer al Consejo de Administración las políticas generales de prevención
lavado de activos;
b) Someter a aprobación del Consejo de Administración, el manual de control interno
sobre prevención de lavado de activos y sus actualizaciones;
c) Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el
informe mensual presentado por el oficial de cumplimiento, dejando expresa
constancia en la respectiva acta;
d) Recibir y analizar los informes sobre operaciones o transacciones económicas
inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento, para llevarlos
en forma inmediata a conocimiento del gerente de la Cooperativa, previo su envío
a la Unidad de Análisis Financiero - UAF;
e) Emitir recomendaciones al oficial de cumplimiento sobre las políticas de
prevención de lavado de activos y efectuar el seguimiento de las mismas.
f) Aprobar los procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y
financiamiento de delitos, evaluar periódicamente y adoptar las medidas
necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus deficiencias.
g) Aprobar la asignación de recursos técnicos y la contratación de los recursos
humanos necesarios para implementar y mejorar los procedimientos de lavado de
activos y financiamiento de delitos.
h) Definir las instancias responsables de la vinculación del cliente que por sus
características, actividades que desempeñan, transacciones que realizan, entre otros,
puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y
financiamiento de delitos.
i) Aprobar el plan anual que presente el oficial de cumplimiento en la primera reunión
de cada año.
j) Evaluar trimestralmente el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada
prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.
k) Designar la persona o grupos de personas responsables del diseño de las
metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos, para la oportuna
detección de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas,
119
con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la
mínima solicitada en este capitulo
l) Determinar las sanciones para quien incumpla con los procesos de prevención de
lavado de activos y de financiamiento de delitos
Art.3.- CONTROL
Es responsabilidad del oficial del cumplimiento aplicar las siguientes medidas de control:
a) Registrar a través de medios fehacientes, fidedignos y confiables todas las
operaciones que superen el lumbral establecido de 5,000 dólares americanos.
b) Monitorear permanentemente las operaciones de la cooperativa a fin de detectar
transacciones que se consideren como inusuales e injustificada, recibir los informes
de dicha transacciones, de acuerdo al mecanismo implementado por la Cooperativa
en el manual para prevenir el lavado de activos de activos y el financiamiento de
delitos.
c) Analizar las operaciones o transacciones inusuales e injustificadas que hubiere
detectado, o que hayan sido comunicadas por el personal de la cooperativa, para
sobre la base de dicho análisis y con los documentos de sustento suficientes,
preparar el correspondiente informe para el comité, a fin de que este organismo
determine la procedencia de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero (UAF)
d) Implementar la política conozca a su cliente, la misma que deberá ser aplicada a los
socios y clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales, considerando lo
siguiente:
Identificar al socio y verificar su identidad implementando documentos,
datos e información confiable.
Identificar al beneficiario final de la operación o transacción.
Obtener la información sobre el propósito y la naturaleza de la relación
comercial o contractual.
Realizar un proceso continuo de debida diligencia durante la relación que
se mantenga entre el socio y la cooperativa.
e) Exigir al representante legal de la cooperativa que adopte las medidas que
correspondan, respecto del incumplimiento de las disposiciones legales y
120
reglamentarias, así como de los procedimientos de la prevención de lavado de
activos y financiamiento de delitos, por parte de los empleados de la cooperativa.
f) Presentar al directorio un informe que contenga la siguiente información:
Un resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas por el
personal de la cooperativa, así como las de las reportadas a la Unidad de
Análisis Financiero (UAF) y
Los incumplimientos por parte de los directivos, funcionarios, empleados y las
acciones adoptadas.
g) Coordinar el desarrollo de programas de capacitación dirigidos tanto a los
funcionarios y empleados antiguos como a los nuevos empleados, que permita a
cada uno de ellos, considerando sus funciones específicas, detectar operaciones
inusuales.
h) Absolver consultas del personal de la cooperativa relacionadas con las naturalezas
de las transacciones frente a la actividad del cliente y otras que les presentaren en el
ámbito de la prevención para el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
i) Formular e implementar un programa de monitoreo de cuentas
CAPÍTULO III
Art. 4.- POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Este es el primer pilar y la medida de prevención y detección más importante para evitar el
lavado de activos y financiamiento de delitos.
Busca identificar al cliente potencial, permanente, ocasional, actual, establecer su
procedencia, profesión, actividad económica, negocio principal, relaciones cercanas con
personas naturales y vinculadas con sociedades y empresas.
Buscar llegar a conocer al socio con la suficiente profundidad para establecer con exactitud
el origen de los valores y el dinero utilizado en las transacciones.
Los directivos, administradores, funcionarios, empleados de la cooperativa, a efectos de
conocer a sus socios, deberán actuar de conformidad con las directrices establecidas en el
presente reglamento.
121
Implica el conocimiento y verificación de todos los datos de las personas naturales o
jurídicas consideradas como socios para la cooperativa al inicio de relación comercial o
contractual y posteriormente.
En el marco de la política de conocimiento al cliente a ser efectuada, se requerirá a todo
socio la provisión de información que permita a la cooperativa tener un adecuado
conocimiento de sus socio, a fin de poder incluirlos en perfiles financieros, en razón del
volumen, índole de negocio o cualquier otra actividad económica que declare, tipo y
características de las operaciones que el cliente realiza (montos, monedas, cuentas, lugares
de realización, fechas, periodicidad), y operativos, en función de origen de los fondos,
frecuencia, volumen, características, determinando que el volumen y movimiento de
fondos guarden relación con las actividades declaradas por el cliente y su capacidad
económica entre nosotros.
Para este efecto de conocimiento al socio, la cooperativa recabará la información del socio
a efecto de generar formularios o reportes con la misma.
Este formulario o reportes de conocimiento del cliente, la cooperativa incluirá la siguiente
información, sin perjuicio de que la cooperativa decida requerir información adicional.
Para personas naturales:
a) Nombres y apellidos completos, asi como de sus apoderados, de ser el caso.
b) Numero de indenficación: cédula de ciudadania, cédula de identidad o pasaporte
vigente.
c) Nombres y apellidos del conyuge .
d) Dirección y números de teléfono del domicilio y dirección del correo electrónico de
ser el caso, si el clienete reside en el exterior, se consignara el país y lugar de
residencia.
e) Actividad económica principal y detalle de ingresos que provengan de la misma
f) Detalle de ingreso diferentes a los originados en la actividad económica principal
g) Informacion financiera que incluya valor de los ingresos y egresos mensuales,
patrimonio y origen de los recursos empleados en las operaciones
h) Cuentas que posea o maneje en instituciones del sistema financiero.
i) Firma del cliente y del funcionario que recepte la información.
122
j) Si el cliente depende economicamente de un tercero, deberá suministrar los datos
de la persona de quien provienen los recursos utilizados.
A efectos de verificar la informacion entregada, la cooperativa requerira la provición
de la siguiente documentación a las personas naturales:
a) Copia del documento de identificación.
b) Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de
extranjeros no residentes en el Ecuador.
c) Referencias bancarias y/o comerciales.
d) Copia de al menos un recibo de cualquier de los servicios básicos.
e) Declaración de origen y destino lícito de recursos.
f) En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá anexar
la documentación de la persona de quien provengan los recursos utilizados para
efectuar las operaciones o transacciones.
g) Resultado de la revisión interna en listas.
h) La actualización de los documentos de respaldo, formularios del conocimiento al
cliente serán actualizados anualmente.
Para personas jurídicas:
a) Razón social o denominación y numero del registro Único del Contribuyentes
(RUC)
b) Objeto social y actividad económica
c) Dirección y número de teléfono de la oficina principal, sucursales y agencia, de ser
el caso, y dirección del correo electrónico.
d) Nombres y apellidos completos, números de identificación, dirección del domicilio
y número de teléfono de su(s) representantes legal(es) y apoderado(s).
e) Información financiera relativa al patrimonio e ingresos mensuales y origen de los
recursos empleados en las operaciones.
f) Cuentas e inversiones que mantengan en entidades financieras.
g) Firmas del representante legal y del funcionario que recepta la información.
123
A efectos de verificar la información entregada, la cooperativa requerirá la provisión
de la siguiente documentación a las personas naturales:
a) Certificado de existencia legal con fecha de expedición no mayor aun mes.
b) Copia de la escritura de constitución y sus reformas.
c) Copia de los estatutos sociales vigentes.
d) Nomina actualizada de socios o accionistas en la que consten los montos de
acciones o participaciones y certificado de cumplimiento de obligaciones,
otorgados por el organismo de control correspondiente.
e) Copia certificada del nombramiento del representante legal o apoderado.
f) Copia del documento de identificación de otras personas que se encuentren
autorizadas a representar a la empresa, de ser aplicable.
g) Copia del documento de identificación de las personas que sean firmas autorizadas
de la empresa.
h) Estados financieros auditados, mínimo del año anterior, si aplica.
i) Certificado de pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia
de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas a través de las
página web, en caso de ser aplicable.
j) Copia de al menos un recibo de cualquier de los servicios básicos.
k) Resultado de la revisión interna en listas.
La actualización de los documentos de respaldo, formularios, declaraciones del
conocimiento al cliente serán actualizados anualmente.
Adicionalmente a la información y documentación a ser requerida a los clientes, sin
perjuicio si estos son naturales o jurídicos, se les requerirá la suscripción de una
declaratoria de licitud de fondos.
124
CAPÍTULO IV
Art.5.- POLÍTICAS DE DEBIDA DILIGENCIA CON RESPECTO A LA
ACEPTACIÓN DE NUEVOS SOCIOS Y MONITOREO DE LOS YA
EXISTENTES.
Los socios potenciales o nuevos deberán evidenciar mediante una declaración ante el
funcionario responsable, que en las negociaciones que realizan con sus clientes, se
aplican políticas de debida diligencia y procedimiento de prevención de lavado de
activos, previo al inicio de la relación comercial.
En una primera instancia, el funcionario responsable, luego de haber tenido un primer
contacto con el cliente, haber realizado una debida diligencia y haberlo aceptado como
tal y también luego del cliente haber aceptado las condiciones pre-establecidas, deberá
solicitarle información y documentación pertinente, debiendo documentarse en forma
adecuada y estandarizadas en los formularios diseñados para el efecto, con base a la
normativa emitida por la Ley de Economía Popular y Solidaria y la Unidad de
Análisis Financiero UAF.
El funcionario que actué como oficial de Cumplimiento debería aplicar los
procedimientos de debida diligencia y comprobar que la información y la
documentación proporcionada sean verídicas, coherentes, consistentes y reales.
CAPÍTULO V
Art. 6.- POLÍTICAS Y CAUSALES PARA EVALUAR LA NO ACEPTACIÓN DE
SOCIOS.
La cooperativa mantendrá políticas de no aceptación de socios cuando:
a) No cumplan con los requisitos de identificación establecidos en la normativa.
b) Transacciones con personas naturales o jurídicas que consten o hayan constando en
lista de observados nacionales e internacionales, como sentenciados por delitos de
lavado de activos o financiamiento de delitos.
c) La cooperativa evitará establecer relaciones comerciales con sociedades o empresas
comerciales constituidas en países considerados como paraísos fiscales definidos
por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), o
125
que estén al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el
anonimato de los verdaderos dueños, accionistas, beneficiarios finales o
administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas
acciones sean emitidas al portador.
CAPÍTULO VI
ART. 7.-POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO
Las politicas de recursos humanos para la selección de los directivos, funcionarios,
empleados de la cooperativa, deben garantizar la ideoneidad y solvencia moral de los
aspirantes a las diversas posiciones de trabajo en la entidad, asi como la solvencia
académica y capacidad profesional para desempeñarse en las funciones y actividades que
les son encomendadas.
La aplicación de la politica ¨conozca a su empleado¨ es continua y debe propender a que
la cooperativa tenga un adecuado y actualizado conocimiento de todos los directivos,
funcionarios y empleados, para cuyo efecto, el área de recursos humanos, en coordinación
con el oficial de cumplimiento, requerirá la siguiente información en lo que fuere
aplicable.
a) Nombres y apellidos completos, y, estado civil.
b) Direccion domiciliaria, número telefónico y dirección de correo electrónico, si es
aplicable.
c) Hoja de vida con el detalle de sus trabajos y actividades anteriores, estudios y
créditos académicos.
d) Referencias personales y laborales.
e) Copia delos recibos de cualquiera de los servicios básicos.
f) Declaración de origen licito de recuros, siempre y cuando éstos provengan de
fuentes distintas a las de la realción laboral, en los formularios diseñados por cada
entidad.
g) Declaracion de la situación financiera, total de activos y pasivos (Declaración
Patrimonial)
126
h) Perfil de competencias y de cargos.
i) Fecha de ingreso a la entida.
Para el caso del representante legal y miembros del directorio, se requerirá
adicionalmente:
a) Declaracion juramentada ante Notario Público de no encontrarse incurso en las
siguientes obligaciones:
No haber sido condenados mediante sentencia ejecutoriada, alpago
deobligaciones con instituciones del sistema financiero o por obligaciones
tributarias, así como los que hubieren incumplido una sentencia dictado por un
tribunal de Arbitraje, mientras esté pendiente la obligación.
No haber sido judicialmente declarados insolventes o en estado de quiebra.
Los representantes legales y administradores de cooperativa que se hayan
sometido a procesos de concurso preventivo o concordato y quienes tengan
glosas confirmadas en última instancia por la Contraloría General del Estado o
las salas de lo Contencioso Administrativo de las cortes provinciales, según el
caso.
No estar impedidos de ejercer el comecio y ni haber sido condenados por
delitos contra la propiedad, las personas, la fe pública o la administración
Pública; así como los sancionados con inhabilitación o remoción de sus cargo
por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
No haber sido condennados mediante sentencia ejecutoria por los delitos
tipificados en la ley sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
No encontrarse inhabilitados para ejercer cargos públicos en general, o cargos
directivos en instituciones del sistema financiero o sociedades mercantiles.
No haber sido condenados o sancionados por alguna autoridad administrativao
judicial.
En la declaración juramentada ante el notario, constará la declaración expresa
de que la persona designada cuenta con el conocimiento y experiencia
suficiente que lo acredita como debidamente capacitado para conocer,
identificar y resolver los riesgos del negocio que se compromete a dirigir,
administrar o representante.
127
b) Hoja de vida, en la cual se haga énfasis en la instrucción y la experiencia
profesional en las materias afines al negocio a administrar, dirigir o representar,
adjuntando los docuementos que respalden tal información
Para el caso de funcionarios estos datos se compilaran en la solicitud de empleo generada
por la Gerencia General.
A más de requerir la información referente a la vinculación, deberá solicitar la sigiente
información documentada con el fin de llevar un registro que se deberá actualizar por lo
menos una vez al año, sin perjuicio de que el funcionario que actúe como Oficial de
Cumplimiento la revise, valide, verifique y del ser el caso solicite o requiera información
adicional en cualquier momento.
Para la vinculación y permanencia de los empleados, se debería considerar lo
siguiente:
El proceso de vinculación de personal y partes relacionadas.
Confirmar que las referencias laborales, personales, patrimoniales y judiciales
presentadas por los aspirantes, sean reales.
Verificar que los documentos presentados por los aspirantes sean auténticos.
La Gerencia General solicitará al Oficial de Cumplimiento que revise en las listas
de personas sindicadas e implicadas al personal aspirante, previo a su contratación
y dejar evidencia de las observaciones.
La información registrada en los diferentes formularios y/o documentos
presentados por los directivos, funcionarios, empleados de la Cooperativa, deberá
ser confirmada y actualizada anualmente.
En los contratos de trabajo que suscriban los funcionarios y empleados de la
cooperativa, se deberán incluir cláusulas relativas a la obligación de transparentar el
origen de sus ingresos, su situación personal y las actividades profesionales o
económicas que realiza en forma adicional a las propias de la naturaleza del
contrato.
De igual forma se deberán incluir cláusulas en las que se autoriza a la entidad o al
funcionario que actúe como Oficial de Cumplimiento para que en cualquier
128
momento pueda investigar y verificar la información y la documentación
proporcionada por el funcionario o empleado contratado, con el fin de prevenir el
lavado de activos y el financiamiento de delitos.
Al momento de incorporar un nuevo funcionario o empleado a la Cooperativa, se le
deberá hacer entrega física o digital del reglamento y del Manual de Control
Interno para la Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos,
siendo obligación del nuevo personal informarse y comprometerse a realizar los
esfuerzos necesarios para cumplir con lo dispuesto en la entidad. El nuevo personal
deberá firmarlo como demostración de su aceptación.
Con el fin de determinar a tiempo señales de alerta temprana con relación al conocimiento
del empleado se establecerá las siguientes:
Los cambios en las costumbres y nivel de vida de los funcionarios y empleados de
la entidad, la cual debe estar en concordancia con su nivel de ingresos y
declaraciones patrimoniales.
Se debe considerar el nivel de endeudamiento.
Demostración de conductas inusuales o fuera de lo normal, tales como resistencia a
salir de vacaciones, renuncia a ejercer otras funciones, colaboración inusual y no
autorizada.
En caso de no tener justificativos válidos para tales conductas el Oficial de
Cumplimiento los reportará al representante legal y/o UAF en los casos que
amerite.
Los directivos, funcionarios y empleados de la Cooperativa, deberán observar lo
dispuesto en este manual respecto al proceso de capacitación continua y
permanente, participando activamente en el proceso antes mencionado.
El personal que mantenga relación directa con los empleados deberá dar a conocer
las medidas de prevención de lavado de activos adoptadas por la cooperativa.
Adicionalmente será el cargado del proceso de inducción al personal nuevo.
El personal que mantenga relación directa con los empleados requerirá información
completa, clara y confiable, previa al inicio de la relación laboral siendo su
responsabilidad la verificación y confirmación de dicha información, así como el
correcto ingreso y actualización de la misma en las bases de datos.
129
Responsables:
Gerente General
Oficial de Cumplimiento
Directores y Jefes de Área
Art.8.-PROCEDIMIENTO: Selección De Personal
Cuando el director o jefe de área requiere la contratación de nuevo personal, solicita
autorización al Gerente de la Cooperativa.
Una vez autorizada la contratación por parte del Gerente, el director o jefe de área buscará
diferentes opciones a través de:
- Base de Datos (ex funcionarios, pasantes o aspirantes)
- Referencias
- Universidades
Para el caso de prácticas pre-profesionales se podrá aplicar los convenios vigentes con las
distintas universidades, con el fin de dar cumplimiento a los mismos.
Los aspirantes podrán o no rendir una prueba de conocimientos aplicable al cargo
requerido.
El Gerente revisa las hojas de vida receptadas frente al Perfil del Cargo solicitado (excepto
para practicantes).
Los aspirantes pre-seleccionados llenarán la solicitud de empleo donde conste toda la
información de conozca a su empleado.
El Oficial de cumplimiento procederá con las siguientes revisiones:
Verificación telefónica de las referencias laborales y personales,
Listas negras.
Verificación de juicios pendientes en la página web de la función judicial.
Los aspirantes pre-seleccionados serán entrevistados por el Gerente de la
cooperativa.
130
El Gerente se contacta con los aspirantes no seleccionados para informarles la decisión de
no contratación y extenderles su agradecimiento por el tiempo invertido en el proceso de
selección.
Los datos de los aspirantes no seleccionados pasan a alimentar la base de datos de la
Cooperativa.
Art.9.-Inducción Del Nuevo Funcionario
El nuevo funcionario es recibido por el Gerente General, quién procederá a realizar el
proceso de inducción, informando al funcionario sobre el contenido de este manual.
El funcionario nuevo deberá entregar los siguientes documentos para la creación de la
carpeta personal:
Hoja de Vida Actualizada
Foto
Copia de la Cédula de Identidad
Copia de la Papeleta de Votación
Mecanizado del IESS (si aplica)
Certificados de Educación
Certificados de Cursos
Certificados Laborales
Referencias (mínimo 3)
Copia de planilla de alguno de los servicios básicos
Certificado Médico pre ocupacional
Art. 10.- Inducción al Practicante
El nuevo practicante es recibido por el Gerente General quién procederá a realizar el
proceso de inducción, informando al funcionario sobre el contenido de este manual.
El nuevo practicante deberá entregar los siguientes documentos para la creación de la
carpeta personal:
Hoja de Vida Actualizada
Foto
131
Copia de Cédula de Identidad
Certificado de Educación
CAPÍTULO VII
ART.11.-POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL PROVEEDOR
a) Para la aplicación de la política "conozca su proveedor", se considerarán los
siguientes parámetros:
Conocer las actividades de los proveedores de bienes o servicios, ya sean personas
naturales o jurídicas, que desean iniciar una relación comercial con la Cooperativa.
El responsable administrativo, previo a entablar relaciones comerciales con los
proveedores, solicitará al Oficial de Cumplimiento se los revise en las listas
nacionales e internacionales a las que tenga acceso la Cooperativa.
El responsable administrativo, verificará y confirmará la información presentada
por los proveedores y sus representantes legales y mantendrá archivos de toda la
documentación requerida.
Todos los documentos formarán parte del historial de los proveedores y serán
debidamente archivados en carpetas individuales para los análisis correspondientes
y su posterior actualización anual, sin perjuicio de actualizarlos cuando el caso lo
amerite.
La Cooperativa deberá suscribir los respectivos contratos formales con los
proveedores de bienes y servicios, luego de cumplir con todas las exigencias
legales y reglamentarias.
Art.12.- Alcance.- Este procedimiento aplica para la selección de proveedores de
productos y servicios críticos que afecten a la calidad de los productos o servicios
provistos por la Cooperativa:
a) Proveedores en General:
Compensación y Liquidación
Telecomunicaciones (relacionados con los sistemas transaccionales)
Distribuidores de Software/Hardware Mantenimiento de Software / Hardware
b) Proveedores externos que presten servicios relacionados con procesos internos de la
Cooperativa.
132
c) Capacitadores externos
Art.13.-Políticas
Para garantizar que las compras de productos y servicios críticos para la calidad sean
realizados a proveedores calificados, se ha creado el Comité de Proveedores que se
encuentra conformado por.
Gerente General
Oficial de cumplimiento
Contador de la Cooperativa
Y otros funcionarios que se consideren necesarios (opcional)
Las funciones del Comité de Proveedores, relacionadas con el Registro y Selección de
Proveedores:
Fijar la documentación y demás requisitos necesarios para registrar y
seleccionar un proveedor.
Revisar la documentación enviada por los proveedores.
Llevar a cabo la selección de proveedores.
Art. 14.- Responsables
Comité de Cumplimiento
Art.15.- Procedimiento para selección de proveedores en general
Para iniciar el proceso de registro de un proveedor en la Cooperativa, el área administrativa
debe iniciar la búsqueda de proveedores, a través de los siguientes medios:
Proveedores tomados de la Guía telefónica.
Proveedores Referenciados.
Proveedores Actuales.
Con esta información se crea una base de datos.
Se realizará la revisión en listas negras del proveedor y representante legal previo a su
selección.
133
A los proveedores de la base de datos, el área administrativa envía el formulario "Registro
de Proveedores", para ser debidamente diligenciado por el proveedor, con la siguiente
documentación en los casos que aplique:
Presentación de la Empresa
Catálogo de productos y/o servicios ofrecidos (Fecha de inicio de operaciones)
Precios de productos y/o servicios
Políticas de Formas de Pago y Tiempos de Entrega
Estructura Organizacional y Organigrama
Portafolio de Clientes
Certificados de Calidad (Si los tiene)
Descripción del servicio de mantenimiento y atención posventa
Certificación de Distribuidor Autorizado por cada marca que cotice (si lo tiene).
Copia del Nombramiento del Representante Legal
Copia del RUC
Copia de la Cédula del Representante Legal
Otros valores agregados que ofrezca su empresa
Certificado de cumplimiento de obligaciones tributarías
Declaración Juramentada (En caso que el proveedor declare que es una Persona
Políticamente Expuesta se pasará al Oficial de Cumplimiento para la aplicación
de la debida diligencia ampliada y autorización respectiva).
El "Registro de Proveedores" se actualizará anualmente.
Una vez que el área administrativa recibe esta información, cita al Comité de Proveedores
para realizar una primera evaluación en base a la información del "Registro de
Proveedores", su documentación adjunta y otros que apliquen.
La evaluación es registrada en el registro "Formulario de Selección de Proveedores", bajo
los siguientes criterios y valoración:
134
Tabla 37. Criterio de valoración de proveedores
CRITERIO VALORACIÓN
Excelente 10
Bueno 8
Regular 6
Malo 4
Deficiente 2
Elaborado por: Alex Gavilánez
Nota: Para aquellos Proveedores que son la única opción de compra en el país y/o
proveedor del exterior, es opcional llenar el "Formulario de Selección de Proveedores".
El promedio de los resultados obtenidos en el formulario de selección permite que el
Comité de Proveedores seleccione aquellos proveedores con un puntaje superior a 7,50.
En caso de que ningún proveedor cumpla con la calificación mínima de 7,50, y no existan
proveedores calificados en ese momento, se podrá escoger al que tenga mayor calificación,
debido a que es necesario contar con al menos un proveedor calificado.
Una vez que se determinan los proveedores seleccionados, el área administrativa diligencia
el formato "Directorio de Proveedores Calificados". En este se incluyen tanto los
Proveedores Seleccionados como los Proveedores Únicos.
CAPÍTULO VIII
METODOLOGÍA DE CONFIRMACIÓN. ACTUALIZACIÓN Y REPORTE DE
INFORMACIÓN
Art. 16.- Confirmación, validación y actualización de la Información
Otro de los pilares fundamentales para una adecuada aplicación de normas y políticas de
prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, es la calidad de información
con la que la Cooperativa cuente en sus bases de datos, así como en sus archivos físicos de
soporte de las actividades.
A este tenor, se deberían establecer los siguientes procedimientos a ser observados en la
entidad:
135
a) Recepción y verificación de documente de soporte
Al inicio de las relaciones de negocios con las empresas o sociedades, es importante
verificar y confirmar la documentación e información proporcionada. Es responsabilidad
de las áreas involucradas, validar la información proporcionada, ya que en esta instancia se
produce el primer filtro de control dentro de la fase de conocimiento del cliente.
Se verificará que la documentación soporte esté completa, actualizada y correcta de
acuerdo a los requisitos determinados por la Cooperativa.
b) Confirmación de la información
Es responsabilidad de las áreas involucradas confirmar la información proporcionada por
las empresas o sociedades.
En caso de que en el proceso de confirmación existan incongruencias respecto a la
integridad y veracidad de la información proporcionada, se reportará tal situación al Oficial
de Cumplimiento, para su análisis y toma de decisiones.
c) Registro de la información
La información suministrada y que ha sido sujeta a procedimientos de confirmación y
verificación, deberá ser ingresada en el sistema informático.
d) Verificación de la información
Será responsabilidad de los jefes de área, verificar el correcto y oportuno ingreso de la
información de los socios en el sistema informático de la cooperativa y registrar en el
sistema y en la documentación soporte la constancia de la verificación realizada.
e) Archivo de soporte de las transacciones efectuadas
La información receptada se archivará en carpetas individuales por cada socio, con la
finalidad de realizar revisiones posteriores y luego enviarlas al archivo general. Es esta
documentación la que en cualquier instancia podrá ser requerida por el organismo de
supervisión y control.
f) Actualización de la información
El responsable de la relación comercial, al menos una vez al año y cuando considere que se
ha suscitado variaciones sustanciales en el estatus o movimiento de la cuenta de las
empresas o sociedades, actualizar los datos en el sistema informático de la Cooperativa
136
Art.17.- De los reportes a los organismos de control:
a) A la Unidad de Análisis Financiero UAF
El Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa de conformidad con las resoluciones e
instructivos que expida la Unidad de Análisis Financiero - UAF, deberá enviar la siguiente
información:
Reporte de operaciones económicas inusuales e injustificadas.
Reporte de no existencia de operaciones económicas inusuales e injustificadas.
Reporte de tentativas de operaciones económicas inusuales e injustificadas, siempre
y cuando se tuviere una constancia material del intento del hecho.
Reporte de operaciones económicas acumuladas o que individualmente sean
iguales o superiores a los $10,000 cuando sean realizadas en beneficio de una
misma persona y dentro de un periodo de 30 días.
Reporte de no existencia de operaciones económicas que igualen o superen el
umbral establecido.
Reporte de operaciones propias
Informe anual de capacitación
Otros requerimientos que establezca la Unidad de Análisis Financiero - UAF.
b) Al Directorio
El Oficial de Cumplimiento presentará trimestralmente al Directorio, informes
relacionados con el avance del plan operativo anual de trabajo, así como de las gestiones
realizadas para verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de
lavado de activos por parte de los directivos, funcionarios, empleados de la Cooperativa.
c) Atención de requerimientos judiciales
Los requerimientos de información provenientes de juzgados y fiscalías, relacionados con
la comisión de un delito, serán preparados por el Oficial de Cumplimiento y puestos en
conocimiento de la Gerencia.
La cooperativa atenderá los requerimientos hechos por la autoridad competente.
137
CAPÍTULO IX
Art.17.- PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ARCHIVO DE INFORMACIÓN
La información que se reporte garantiza reserva absoluta de conformidad con lo dispuesto
en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos.
Con relación al procedimiento referente al Control y al Archivo de la información, la
Cooperativa contemplará lo siguiente:
a) Los directivos, funcionarios y empleados, así como el auditor interno y auditor
externo de la Cooperativa, si los hubiere, no podrán dar a conocer a personas no
autorizadas y en especial a las empresas o sociedades que hayan efectuado o
intenten efectuar operaciones o transacciones económicas inusuales e
injustificadas, que se ha comunicado a las autoridades competentes la
información sobre las mismas y guardaran absoluta reserva al respecto. El
incumplimiento de esta política, obliga al Oficial de Cumplimiento a comunicar
el hecho al representante legal, quien tomará la decisión de reportar a la Unidad
de Análisis Financiero - UAF.
b) La información suministrada a la Unidad de Análisis Financiero - UAF, para la
prevención o investigación de lavado de activos, financiamiento de delitos o
delitos en general, al Consejo de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas
CONSEP y a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, que tengan
relación con el control anti lavado, tiene el carácter de confidencial; por
consiguiente su divulgación no autorizada por parte de los directivos,
funcionarios y empleados de la cooperativa, será sancionada de conformidad
con lo establecido en la reglamentación interna, sin perjuicio de las sanciones
civiles y penales que establezca la Ley.
c) Los archivos de la Cooperativa, en los que consten documentos, formularios y
reportes relacionados con las políticas y procedimientos descritos en el Manual,
deben ser archivados asegurando su integridad, confidencialidad y
138
disponibilidad. Toda la información relacionada con la prevención del lavado
de activos, se mantendrá y actualizará permanentemente.
d) Los documentos que respalden las operaciones de los socios, deberán
conservarse por un periodo de 10 años posteriores a la fecha de finalización de
la última transacción o relación contractual, considerando las disposiciones
establecidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de
Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos. Estos archivos se conservarán
durante los 5 primeros años en forma física y durante los 5 años subsiguientes
en forma digital, pudiendo todavía conservarse los archivos en forma física.
Los archivos de la Cooperativa, en los que consten documentos, formularios y reportes
relacionados con las políticas y procedimientos descritos en el Manual, deben ser
archivados asegurando su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
CAPÍTULO X
SISTEMAS DE GESTIÓN DE RIESGOS, MATRICES DE RIESGOS
Art.18.- De los factores de Riesgo y Exposición frente al Lavado de Activos y al
Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos
Para minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y (mandamiento del
terrorismo y otros delitos la Cooperativa implementará matrices de riesgo cuyo objetivo
será el identificar los riesgos inherentes a las distintas actividades y categorías de los
socios, la unidad de cumplimiento se encargará de levantar e implementar medidas de
control adecuadas para evitar que la entidad sea usada para el delito de lavado de dinero y
financiamiento al terrorismo y otros delitos.
Estos controles se los puede llevar a cabo en base al levantamiento de información de los
procesos, para poder detectar los posibles eventos de riesgo que podrían suscitarse.
La Cooperativa se enfocará en:
139
Gráfico 22. Controles de riesgos
Elaborado por: Alex Gavilánez
Identificar: los riesgos inherentes a nivel institucional en las líneas de negocios,
productos o servicios.
Medir o Evaluar: Evaluar sus posibilidades de probabilidad versus impacto de
riesgo por cliente, por producto o servicio, por factores geográficos, y
jurisdicciones.
Tratar el riesgo es decir
a) Evitar el riesgo - Desinvertir - Prohibir - Parar - Redirigir - Eliminar
b) Retener el riesgo - Aceptar - Soportar el Precio - Auto asegurar – Planear
c) Reducir el riesgo - Dispersar – Controlar
d) Transferir el riesgo - Asegurar - Reasegurar - Coberturas - Compartir Terciaria -
Indemnizar
e) Explotar el riesgo - Rediseñar - Expandir - Crear - Reorganizar – Renegociar
Controlar: Decidir no seguir con una actividad, producto o línea, utilizar técnicas de
mitigación y mantener y monitorear el riesgo.
Monitorear: en forma permanente los resultados de tos controles aplicados y su
grado de efectividad, para detectar aquellas operaciones que resulten inusuales e
injustificadas y corregir las deficiencias existentes en el proceso de gestión del
riesgo.
140
Art.19.-Metodología de evaluación del riesgo
Una vez identificados los riesgos que puede presentarse hay que evaluarlos en términos de
una combinación de la probabilidad de que ocurran y las consecuencias en términos de
pérdidas o gravedad del daño que pueden producir si ocurren.
PROBABILIDAD X IMPACTO = NIVEL DE RIESGO
Se pueden distinguir tres niveles de probabilidad y tres niveles de impacto de que el riesgo
se presente:
Niveles de Probabilidad
PROBABLE.- Enormes consecuencias, daño o efecto
POCO PROBABLE.-Moderado nivel de impacto
IMPROBABLE.- Pequeñas consecuencias o efecto
Niveles de Impacto
Alto = 3
Medio = 2
Bajo = 1
Por lo tanto, la entidad tendrá que determinar qué riesgos aceptará bajo los procedimientos
de debida diligencia normales, cuáles considerará inaceptables y aquellos riesgos que serán
tratados caso por caso y que solo aceptará si puede aplicar los niveles de diligencia
reforzada o ampliada.
Puede establecer transacciones limitadas para los productos de mayor riesgo, obtener la
autorización del Gerente para la aceptación de determinados socios o clasificar a los socios
en diferentes categorías con diferentes métodos de identificación y verificación.
Un socio puede pasar de ser considerado de bajo riesgo a alto riesgo si cambia su operativa
y demanda nuevos servicios. Por contra, un socio de alto riesgo puede ser calificado como
de bajo riesgo si la entidad considera su relación satisfactoria a lo largo del tiempo.
141
La Cooperativa llevará a cabo una matriz genérica de la entidad y una matriz específica
donde se establecen los posibles eventos de riesgo con relación al lavado de dinero, las
probabilidades de ocurrencia, impactos, responsables, tratamiento del riesgo, y el control
dentro del procedimiento.
De esta manera mediante un mapa de riesgos se puede visualizar el riesgo de la entidad
inherente versus el riesgo residual que se genera después de la aplicación de los controles.
Para poder establecer el perfil del socio se lo levantará sobre la base de información de
actividad económica, servicios a los que accede, sobre el propósito de la relación
comercial, jurisdicción, tipo de persona, ubicación geográfica; para establecer el perfil
financiero-operativo del diente se tomará en cuenta los montos y la frecuencia con que el
diente acceda a los productos o servicios, y el origen de los fondos.
El riesgo es adjudicado a la persona en base a los factores vistos en el párrafo anterior. Es
decir, se calcula el riesgo en que puede estar incurriendo la entidad tomando como base a
la persona y el tipo de servicio que se está accediendo para poder verlo en su totalidad.
Art.20.- Clasificación de los clientes en función del Riesgo
Para clasificar los clientes la entidad se basará en la metodología de riesgo antes propuesta
en función de:
Actividad Económica.- Se deja constancia de la profesión del cliente la cual puede
no coincidir con la actividad desempeñada, por ello se maneja una lista taxativa de
actividades que el diente debe declarar al momento de ingresarlo.
Tipo de persona.- Natural, jurídica o PEP.
Jurisdicción.- Existe una lista taxativa de diferentes formas jurídicas, fas cuales
algunas son consideradas más riesgosas que otras (Sociedades Anónimas con
acciones al portador o nominativas, paraísos fiscales, fundaciones). Su país de
incorporación o residencia. También se maneja una lista taxativa de países que
tienen determinado puntaje en fundón de si son considerados de alto riesgo o no.
Ubicación Geográfica.- Se manejará una lista taxativa de provincias que tienen
determinado puntaje en función de si son considerados de alto riesgo o no.
Los productos o servicios de riesgo.- Se refiere en este caso al objetivo que tiene el
Cliente con respecto a los productos que ofrece la entidad.
142
Montos.- Se los realizará en base a montos negociados según el producto y para
cada tipo de cliente en específico.
Las matrices antes expuestas son una herramienta que ayudará a la Cooperativa a
identificar, medir, controlar y monitorear los posibles riesgos a los cuales se ve expuesto.
CAPÍTULO XI
SUJETOS DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS
La cooperativa, realizará el seguimiento a todos sus socios que realicen transacciones en la
institución y cumplan con los parámetros contemplados en el presente reglamento, y demás
disposiciones que emitan el Comité de Cumplimiento y el Consejo de Administración.
Art.21.-Parámetros
Todos los socios que realicen transacciones en la Institución están obligados a ser sujetos
de Control del Lavado de Activos y con más razón quienes superen o cumplan los
siguientes lumbrales:
a) Realizar aperturas de cuentas, inversiones, ahorros programados, depósitos y
pagos de créditos que superen el lumbral establecido de los $5,000 (cinco mil
dólares americanos) por cada mes.
b) Haber tenido problemas judiciales.
c) Declarar una actividad económica productiva, y no demostrar la autenticidad de
la misma.
d) No presentar justificativos de ingresos, bienes muebles o inmuebles que se
declaren de su propiedad para la obtención de crédito.
h) Estar inmerso en actividades ilícitas de lavado de dinero o narcotráfico.
CAPÍTULO XII
JUSTIFICATIVOS Y SANCIONES.
ART.22.-Justificativos
Toda transacción que supere el lumbral establecido será obligatorio presentar lo siguiente:
143
a) Llenar el Formulario de Licitud de Fondos establecido por la Institución.
(CONSEP)
b) La cooperativa solicitará en caso de ser necesario los documentos para
justificar la procedencia del dinero.
ART.23.- Sanciones
El socio que no presente el justificativo solicitado o se compruebe estar involucrado en
tareas ilícitas de lavado de activos acatará las siguientes sanciones:
a) PREVENTIVA.- Suspensión y bloqueo de la cuenta de ahorros de manera
temporal, hasta que justifique la procedencia del dinero.
b) DEFINITIVA.- Expulsión de la Institución en caso que se compruebe
estar inmerso en actividades ilícitas de lavado de activos.
Estas sanciones serán resueltas por el Comité de Cumplimiento con la aprobación de
Consejo de Administración, en caso de que el socio este inmerso en lo dispuesto en el
literal b, la información será reportada al Órgano de Control Pertinente.
ART.25.-Disposiciones Generales
a) Todos los reportes que entregue la cooperativa de sus socios hacia el Órgano de
Control Pertinente, tienen el carácter confidencial, salvo en caso de mandato
judicial o resolución de los órganos superiores.
b) La cooperativa en salvaguarda de sus intereses, se reserva el derecho de dar
seguimiento al origen de los fondos, con la solicitud de los documentos e
información para justificar el destino de los mismos y la entrega de
Información a UAF.
c) Para que un socio sea sancionado deberá ser notificado por la Institución
indicando la falta que está cometiendo en base a este reglamento.
d) Queda terminantemente prohibido a los directivos o al gerente general, ejecutar
alguna acción contraria en el presente reglamento por recomendación o presión
interna o externa.
e) En caso fortuito o de fuerza mayor que haya impedido la presentación de
reportes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), el oficial de cumplimiento
dispone de un día contado desde el vencimiento del término del reporte, a través
de los debidos respaldos.
144
145
CONTROL DE
LAVADOS DE
ACTIVOS Y
FONDOS
ILÍCITOS
REGLAMENTO
146
1. OBJETIVOS
El presente Manual de Procesos busca dotar al Departamento de Cumplimiento de la
COAC “1 De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los
procesos con eficiencia, eficacia y economicidad.
1.1 Objetivos Generales
Describir las acciones a realizar por el Departamento de Cumplimiento.
Suministrar información sobre los diferentes procesos desempeñados en el
Departamento de Cumplimiento con el fin de contribuir al mejor desempeño de las
actividades que busca controlar el Lavado de Activos.
1.2 Objetivos Específicos
Establecer los requerimientos básicos para el desarrollo de los procesos tanto en
conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico para el control
de lavado de activos.
Establecer los lineamientos metodológicos para el desarrollo de las actividades del
departamento de cumplimiento generados como instrumento que dará
cumplimiento a los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.
Constituir un instrumento idóneo para suministrar información y definir con mayor
precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del
Departamento de cumplimiento a los directivos de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito “1 De Julio”
2. AMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual está dirigido al área de administración de la Matriz y de las Agencias,
que desarrollen los procesos aquí presentados.
La utilización y el acatamiento de los lineamientos contemplados en este Manual es
responsabilidad de todas las áreas y por tanto, se debe velar desde las instancias directivas
como operativas, por la correcta y completa aplicación de los procedimientos y actividades
que aquí se describen.
147
3 FORMALIZACIÓN DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos ha sido adoptado oficialmente por la Gerencia de la
cooperativa con base en lo establecido en el Acta de Consejo de Administración No. 14
De fecha 8 de Octubre del 2013 y debe ser difundido y aplicado por todos los empleados
que participan en el proceso.
4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
El Manual es de uso privado de la COAC “1 De Julio”, copias de él sólo están localizadas
en el área administrativa y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas.
Las modificaciones o ajustes que se convenga deban ser incorporados, son de
responsabilidad exclusiva del Departamento de Cumplimiento, en consecuencia, cualquier
modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada ante este
departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una descripción de
las tareas que en lo sucesivo se adoptarían.
Las actualizaciones se harán por medio de circulares reglamentarias de la Gerencia y se
deben sustituir, eliminar o adicionar las hojas según se indique. A nivel de Matriz y
Agencias, contarán con una copia en medio magnético e impreso a fin de facilitar la
consulta. Toda actualización será formalizada mediante envío de nuevo medio.
148
5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA
La descripción y el alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el
presente manual se describen a continuación.
CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN
TERMINAL:
Indica la iniciación o terminación de un Proceso o
Subproceso
OPERACIÓN:
SÍMBOLO A - Representa la acción necesaria para
transformar una información recibida o crear una nueva se
utiliza para describir el trabajo de añadir información a
cualquier documento o registro existente realizada
manualmente.
SÍMBOLO B - Si es automatizado, es decir, se apoya en un
aplicativo o base de datos sistematizada.
DECISIÓN:
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos
alternativos la tendencia es a suprimir cada vez más este
símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de
manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto,
evitándose preguntas innecesarias.
DOCUMENTO:
EL SÍMBOLO A - Representa cualquier tipo de
comunicación y aporta información para que este se pueda
desarrollar.
SÍMBOLO B - Cuando el documento tiene copias.
REFERENCIA DE PROCESO O SUBPROCESO:
Cuando el desarrollo del proceso se deba realizar otro
proceso o subproceso completo que requiere ser descrito en
forma separada, se utilizará este símbolo identificando
149
6. RELACIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS
La matriz de macro procesos refleja la desagregación de estos procesos, como se observa
en la tabla siguiente.
claramente tal proceso o subproceso en línea continua cuando
el proceso o subproceso se encuentra descrito dentro del
manual y en línea discontinua cuando el proceso o
subproceso nombrado pertenece a un manual diferente.
CONECTOR:
Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo,
evitando la intersección de líneas normalmente se indica la
continuidad de una actividad con otra mediante letras o
números insertos en el símbolo.
Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se
utiliza el símbolo a y un número.
Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al
inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo b y una letra.
SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL TRABAJO:
Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan
las distintas actividades.
A
150
Tabla 38.Descripción de procesos de Lavado y Control de Activos
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
DEPENDENCIA: Gerencia
DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Cumplimiento
MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO SOCIO/CLIENTE PRODUCTO-RESULTADO
Control de riesgos
Gestión de reportes para la
presentación de lavado de
activos.
Políticas generales de
prevención de lavado de
activos
Informe a la Unidad de
Unidad de Análisis
Financiero (UAF),
Implementar la política de
“Conoce a tu Cliente”
Implementar la política
“Conoce a tu Proveedor”
Implementar la política
“Conoce a tu empleado”
Socios y clientes a
nivel de Matriz y
Agencias.
Oficial de
Cumplimiento
Presentación de reportes a la Unidad de
Análisis Financiero (UAF)
Establecer políticas de control
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
151
Tabla 39. Descripción de actividades de Informes a la Unidad de Análisis Financiero
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Gestión de Reportes para la Prevención de Lavado de Activos
SUBPROCESO: Informes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF)
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Recopilación de la base
de datos de la matriz y
agencias (depósitos
iguales o superiores a
$10,000)
Oficial de
cumplimiento
Solicitar al
departamento de
sistemas le remita el
reporte mensual de los
depósitos iguales o
superiores a $10,000
Departamento
de
cumplimiento y
área de
informática
Transacciones
(anexo
DCU.0001) Base de datos
En el caso de no
existir el formulario
del CONCEP firmado
por el socio, el cajero
(a) responsable deberá
acudir al domicilio del
mismo para solicitar
llenar el formulario
correspondiente
2 Verificación de los
formularios del
CONSEP (depósitos
iguales o superiores a
$5,000)
.
Oficial de
cumplimiento
Solicitar al área de
cajas se remita todos
los formularios del
CONSEP registrados
durante el mes para su
respectiva verificación
de acuerdo a la base de
datos expedida por el
área de sistemas.
Departamento
de
cumplimiento
Formulario
del CONCEP
(anexo
DCU.0002)
Verificación de los
formularios del
CONSEP
152
3 aprobación del informe
depósitos iguales o
superiores a $10,000
Comité de
cumplimiento
Verificar y aprobar la
información emitida
por el departamento de
cumplimiento, previa a
la elaboración de las
estructuras de Unidad
de la Análisis
Financiero (UAF).
Departamento
de
Cumplimiento
Informe del
departamento
de
cumplimiento.
(anexo
DCU.0003) Aprobación del
informe
En caso de que el
comité de
cumplimiento por
alguna razón
fundamentada no este
de acuerdo con el
informe presentado
por el oficial de
cumplimiento
solicitará a esta
dependencia proceda a
realizar los cambios
pertinentes.
4 Presentación de
reportes a la Unidad de
Análisis Financiero
(UAF)
Oficial de
Cumplimiento
Llenar y presentar los
reportes en las
estructuras de Unidad
de Análisis Financiero
(UAF) hasta los
primeros 15 días de
cada mes y subir la
información a la página
web de Unidad de
Análisis Financiero
Departamento
de
Cumplimiento
Estructuras
(anexo
DCU.0001)
Presentación de
estructuras
-Se reportaran en las
estructuras las
operaciones o
transacciones
económicas inusuales
o injustificadas y las
operaciones y
transacciones
individuales cuya
cuantía sea igual o
superior a $10,000 de
los Estados Unidos de
América o su
equivalente en otras
monedas, así como las
operaciones y
transacciones
económicas que
igualen o superen el
umbral legal.
153
5 Recepción de los
resultados de
presentación
Oficial de
cumplimiento
Imprimir y archivar el
correo electrónico
emitido por la UAF
confirmando la
recepción de Reportes
Departamento
de
Cumplimiento
Correo
electrónico
(anexo
DCU.0004)
Recepción de los
resultados de
presentación
6 Archivo de Información Oficial de
cumplimiento
Respaldar los informes
remitidos a la UAF en
medios magnéticos
hasta por 10 años.
Departamento
de
Cumplimiento
Material
magnético
Archivo de
información
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
154
Tabla 40. Flujo grama de Informes a la Unidad de Análisis Financiero
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Gestión de Reportes para la Prevención de Lavado de Activos
SUBPROCESO: Informes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF)
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Departamento de Cumplimiento Área de Sistemas Comité de cumplimiento
INICIO
1 Recopilación de la Base de datos de la Matriz
y Agencias (Depósitos iguales o superiores a
$10,000)
2 Verificación de los formularios del CONCEP
(Depósitos iguales o superiores a $5,000)
3 Aprobación del Informe
depósitos iguales o superiores a $10,000
4 Presentación de Reportes a la Unidad De
Análisis Financiero (UAF)
SI NO
155
5 Recepción de Resultados de Presentación
6 Archivo de Información
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
156
Tabla 41. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Cliente”
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Políticas generales de prevención de lavado de activos
SUBPROCESO: Implementar la política “Conoce a tu cliente”
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Establecer medidas
para identificar a
nuestro cliente
potencial,
permanente,
ocasional y actual
Comité de
cumplimiento.
Tener contacto con el
cliente.
Recabar información
del socio requiriendo
cumplir con Los
requisitos necesarios
implantados por la
cooperativa (Anexo
DCU005)
Analizar la
documentación
presentada
Aceptación como
Departamento
de
Cumplimiento
Ley de
Economía
Popular y
Solidaria
Medidas de control
para los socios
establecidas
La actualización de
los documentos de
respaldo, formularios,
declaraciones del
conocimiento al cliente
serán actualizados
anualmente
157
socio.
2 Monitorear los
movimientos
económicos de los
socios.
Oficial de
cumplimiento
Monitorear
permanentemente la
razón del volumen,
índole de negocio o
cualquier otra
actividad económica
que declare, tipo y
características de las
operaciones que el
cliente realiza
(montos, monedas,
cuentas, lugares de
realización, fechas,
periodicidad)
Departamento
de
cumplimiento
Reportes
diarios
Control constante
en las
transacciones de
los socios
En caso de que el
comité de
cumplimiento por
alguna razón
fundamentada no este
de acuerdo con el
informe
3 Presentar al directorio
un informe
Oficial de
cumplimiento
Presentar un informe
con la naturaleza de
las transacciones
frente a la actividad
del socio.
Departamento
de
cumplimiento
Informe de
las
operaciones
de los socios
Presentar al
directorio un
informe
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
158
Tabla 42. Flujograma Implementar la política “Conoce a tu cliente”
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Políticas generales de prevención de lavado de activos
SUBPROCESO: Implementar la política “Conoce a tu cliente”
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comité de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento
INICIO
1 Establecer medidas para identificar a nuestro
cliente potencial, permanente, ocasional y
actual
2 Monitorear los movimientos económicos de
los socios.
3 Presentar al directorio un informe sobre
operaciones inusuales
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
159
Tabla 43. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Empleado”
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Políticas generales de prevención de lavado de activos
SUBPROCESO: Implementar la política de “Conoce a tu empleado”
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Autorización de
contratación de nuevo
personal
Gerente
El director o jefe de
área requiere la
contratación de nuevo
personal, solicita
autorización al Gerente
de la Cooperativa
Gerencia Autorización
de contracción
Autorización o
negación de
contratación de
nuevo personal
2 Búsqueda de
aspirantes
Jefe o director
de área
buscará diferentes
opciones a través de:
- Base de Datos
(ex funcionarios,
pasantes o aspirantes)
- Referencias
- Universidades
Departamento
solicitante
Computadora
Internet
Base de datos
Búsqueda de
aspirantes para
ocupar el cargo
Para el caso de
prácticas pre-
profesionales se podrá
aplicar los convenios
vigentes con las
distintas
universidades, con el
fin de dar
cumplimiento a los
mismos.
160
3 Presentar hoja de vida y
Cumplir con los
requisitos para
aspirantes.
Aspirantes Receptar las hojas de
vida de los aspirante,
con los requisitos
establecidos por la
institución “Conoce a
tu Empleado” ( Anexo
DCU006)
Gerencia
Requisitos
para aspirantes
Receptar hojas de
vida con los
requisitos necesarios
4 Revisar los documentos
de los aspirantes
Gerente y
Oficial de
cumplimiento
Verificación de la
información de los
aspirantes mediante:
• Verificación
telefónica de las
referencias laborales y
personales,
• Listas negras.
• Verificación de
juicios pendientes en la
página web de la
función judicial.
Departamento
de
cumplimiento
Documentos
de los
aspirantes
Verificación de
información de los
aspirantes
5 Pre selección de
candidatos
Gerente y
Oficial de
Cumplimiento
Entrevistar a los
candidatos pre-
seleccionados
Gerencia Documentos
de los
aspirantes
Selección del nuevo
funcionario
6 Comunicación de
resultados
Gerente Contactar con los
aspirantes no
seleccionados para
informarles la decisión
de no contratación y
extenderles su
agradecimiento por el
tiempo invertido en el
proceso de selección.
Y al aspirante
seleccionado comunicar
su logro como nuevo
Gerencia Teléfono,
internet
Comunicar los
resultados del
aspirante
seleccionado
Los datos de los
aspirantes no
seleccionados pasan a
alimentar la base de
datos de la
Cooperativa.
161
funcionario de la
institución
7 Contratación Gerente Proceder a las firmas de
los contratos por parte
del aspirante
seleccionado como
nuevo funcionario de la
institución
Gerencia Contrato de
trabajo
Firmas de contrato
de trabajo
8 Inducción al nuevo
funcionario
Gerente
Jefe o director
de área
Realizar el proceso de
inducción, informando
al funcionario las
actividades que debe
cumplir con el correcto
uso de los manuales de
cada departamento.
Área de trabajo Manual de
procedimiento
y reglamento
Inducción al nuevo
funcionario
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
162
Tabla 44. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Gestión de Reportes para la Prevención de Lavado de Activos
SUBPROCESO: implementación de la política conoce a tu empleado
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Jefe o director de área Gerente Oficial de Cumplimiento
INICIO
1 Autorización de contratación de nuevo
personal
2 Búsqueda de aspirantes
3 Presentar hoja de vida y Cumplir con los
requisitos para aspirantes.
4 Revisar los documentos de los aspirantes
163
5 Pre selección de candidatos
6 Comunicación de resultados
7 Contratación
8 Inducción al nuevo funcionario
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
164
Tabla 45. Descripción de actividades de implementar la Política “Conoce a tu Proveedor”
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Políticas generales de prevención de lavado de activos
SUBPROCESO: Implementar la política “Conoce a tu Empleado”
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Crear una base de datos Comité de
cumplimiento
Buscar proveedores, a
través de los siguientes
medios:
• Proveedores
tomados de la Guía
telefónica.
• Proveedores
Referenciados.
• Proveedores
Actuales.
Departamento
de
cumplimiento
Base de datos
Guía
telefónica
Internet
Base de datos de
proveedores
2 Revisión en las listas
negras
Comité de
cumplimiento
Realizar la revisión en
listas negras del
proveedor y
representante legal.
Departamento
de
cumplimiento
Computador,
Internet
Analizar a los
proveedores y
representantes
legales en las listas
negras
3 Envió de formulario de
registro de
proveedores
Comité de
cumplimiento
Enviar el formulario
"Registro de
Proveedores", para ser
debidamente
Departamento
de
cumplimiento
Computador,
internet
Envió de los
requisitos para el
registro de
proveedores.
El "Registro de
Proveedores" se
actualizará anualmente.
165
diligenciado por el
proveedor, con la
documentación
requerida (Anexo
DCU007)
4 Evaluación de
proveedores
Comité de
cumplimiento
Comité de
proveedores
Citar al Comité de
Proveedores para
realizar una primera
evaluación en base a la
información del
"Registro de
Proveedores",
Bajo los siguientes
criterios y valoración:
Excelente 10, Bueno 8,
Regular 6, Malo 4,
Deficiente 2.
Departamento
de
Cumplimiento
Información
de proveedores
Determinar
proveedores
Para aquellos
Proveedores que son la
única opción de
compra en el país y/o
proveedor del exterior,
es opcional llenar el
"Formulario de
Selección de
Proveedores".
5 Registro de
proveedores
Comité de
cumplimiento
y comité de
proveedores
Diligenciar el formato
"Directorio de
Proveedores
Calificados". En este se
incluyen tanto los
Proveedores
Seleccionados como
los Proveedores
Únicos.
Departamento
de
Cumplimiento
Base de datos Registro en la base
de datos de
proveedores
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
166
Tabla 46. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Control de Riesgos
PROCESO: Gestión de Reportes para la Prevención de Lavado de Activos
SUBPROCESO: Implementar la Política “Conoce a tu Empleado”
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comité de Cumplimiento
INICIO
1 Crear una base de datos
2 Revisión en las listas negras
3 Envió de formulario de registro de
proveedores
167
4 Evaluación de proveedores
5 Registro de proveedores
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
SI NO
168
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
REGLAMENTO
169
INTRODUCCIÓN
El Consejo de Administración Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” en uso de las
atribuciones que le confiere el Art.34 , del Reglamento de la Ley Orgánica Economía
Popular y Solidaria, el Art.22 del Estatuto Social de la institución en los literales 4 y 5.
Considerando:
Que es necesaria la creación de un Reglamento de Seguridad e higiene en el Trabajo,
implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto
cumplimiento para todas las oficinas en las cuales la Cooperativa preste sus servicios de
intermediación Financiera, a partir de su aprobación
Art. 1 El objeto del presente Reglamento es el de contar con un Comité de Seguridad y
Salud del Trabajo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”; encargado de
regular las acciones de: difusión, consulta y vigilancia de las disposiciones de Seguridad,
Salud y Medio Ambiente.
CAPÍTULO I
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Art. 2.- Organización del comité de seguridad y salud:
La conformación del Comité de Seguridad y Salud del Trabajo para hacer cumplir el
Reglamento de Seguridad y Salud y todas las disposiciones de la Legislación de riesgo de
trabajo que apliquen en ella.
1. El Comité estará conformado por tres representantes de los trabajadores y tres
representantes designados por el Consejo de Administración, quienes entre sus miembros
designarán un Presidente y un Secretario que durará cuatro años en sus funciones,
pudiendo ser relegidos indefinidamente. Si el presidente representa al cuerpo directivo, el
secretario representará a los trabajadores.
Cada representante tendrá un suplente elegido de la misma forma que el titular y que será
principalizado en caso de falta o impedimento de este. Concluido el período para el que
fueron elegidos deberá designarse al presidente y secretario tomando en consideración la
alternancia entre las partes.
170
a) Para ser Miembro del Comité, deberá trabajar en la Cooperativa, ser mayor de
edad, saber leer y escribir y tener conocimientos básicos de seguridad y salud
ocupacional.
b) Todos los acuerdos del comité se adoptarán por mayoría simple, se repetirá la
misma hasta por dos veces más, en un plazo no mayor de ocho días. De subsistir el
empate se recurrirá al Jefe de la Dirección Provincial de Riesgo del Trabajo del
IESS.
c) Las actas de constitución del comité serán comunicadas por escrito al Ministerio de
Relaciones Laborales y al IESS, así como al empleador y a los representantes de los
trabajadores. Igualmente se remitirá durante el mes de enero, un informe anual
sobre los principales asuntos tratados en las sesiones del año anterior.
d) El Comité sesionará ordinariamente cada mes y extraordinariamente cuando
ocurriere algún accidente grave o al criterio del Presidente o petición de la mayoría
de sus miembros. Las sesiones deberán efectuarse en horas laborales.
e) Los Miembros del Comité durarán en sus funciones cuatro años, pudiendo ser
relegidos indefinidamente.
Art. 3.- Funciones.- Son funciones del Comité de Seguridad y Salud del Trabajo:
a) Promover la observancia de las disposiciones sobre prevención de riesgos profesionales.
b) Analizar y opinar sobre el Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional de la
Institución. Así mismo, tendrá facultad para, de oficio o a petición de partes, surgir o
proponer reformas al Reglamento de Seguridad y Salud de la Institución.
c) Realizar la inspección general de las oficinas, instalaciones y equipos de la Matriz y
Agencias, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias.
d) Conocer los resultados de las investigaciones que realicen organismos especializados,
sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que se produzcan.
e) Cooperar y realizar campañas de prevención de riesgos y procurar que todos los
trabajadores reciban una formación adecuada en dicha materia.
f) Analizar las condiciones de trabajo en la Institución y solicitar a sus directivos la
adopción de medidas de higiene y seguridad en el trabajo.
171
g) Vigilar el cumplimiento del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y sesionar
mensualmente.
CAPÍTULO II
DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS
Art. 4.- La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio” en su condición de empleadora,
tiene la obligación de hacer cumplir todos los derechos de los trabajadores consagrados en:
la Constitución de la República, Convenios Internacionales ratificados por el Ecuador,
Código del Trabajo, Ley de Seguridad Social y demás normas aplicables; así como las que
en esta materia entren en vigencia con posterioridad.
Art. 5.- Obligaciones Generales de La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”
Son obligaciones generales de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”
a) Los riesgos provenientes del trabajo son del cargo de la Cooperativa y cuando a
consecuencia de ellos, el trabajador sufre daño personal, estará en la obligación de
indemnizarlo de acuerdo con las obligaciones de este Reglamento, siempre que tal
beneficio no sea concedido por el IESS.
b) La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio” está obligada a asegurar a sus
trabajadores condiciones de trabajo que no presten peligro para su salud o su vida.
c) Adoptar las medidas necesarias para la prevención de los riesgos que no pueden
afectar a la salud y el bienestar de los trabajadores en los lugares de trabajo de su
responsabilidad.
d) Mantener en buen estado de servicio las instalaciones, máquinas, herramientas y
materiales para un trabajo seguro.
e) Entregar gratuitamente a sus trabajadores vestidos adecuados para el trabajo y los
medios de protección personal y colectiva necesarios.
f) Organizar y facilitar los servicios médicos, comités y departamentos de seguridad,
con sujeción a las normas legales vigentes.
g) Efectuar reconocimientos médicos periódicos de los trabajadores en actividades
peligrosas; y especialmente, cuando sufran dolencias o efectos físicos o se
encuentren en estados o situaciones que no respondan a las exigencias psicofísicas
de los respectivos puestos de trabajo.
172
h) Especificar las facultades y deberes del personal directivo, técnicos y mandos
medios en orden a la prevención de los riesgos del trabajo.
i) Instruir sobre los riesgos de los diferentes puestos de trabajo y la forma y métodos
para prevenirlos, al personal que ingresa a laborar en la Institución.
j) Dar formación en materia de riesgo, al personal de la Institución, con especial
atención a los directivos, técnicos y mandos medios, a través de capacitación
regular y periódica.
k) Adoptar medidas necesarias para el cumplimiento de las recomendaciones dadas
por el Comité de Seguridad y Salud, Servicios Médicos o Servicios de Seguridad.
l) Entregar a cada trabajador un ejemplar del Reglamento de Seguridad y Salud de la
Institución, dejando constancia de dicha entrega.
m) Facilitar durante las horas de trabajo la realización de inspecciones, en esta materia
tanto a cargo de las autoridades administrativas como de órganos internos de la
Institución.
n) Dar aviso inmediato, por medio de la Gerencia, a las autoridades de trabajo y al
IESS de los accidentes y enfermedades profesionales ocurridas en sus centros de
trabajo y entregar una copia al Comité de Seguridad y Salud.
o) Asignar los recursos financieros que demanden los planes de seguridad
presentados, de modo que se cumplan en el mayor porcentaje posible.
Esto asegurará la participación oportuna del recurso humano, técnico, tecnológico, etc. que
sea necesarios para lograr los objetivos.
Art. 6.- Obligaciones Generales de los Trabajadores
a) Cumplir las disposiciones de este Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo
expedido en forma legal.
b) Comunicar al empleador o a su representante los peligros de daños materiales que
amenazan la vida o los intereses de empleadores y trabajadores.
c) Sujetarse a las medidas preventivas e higiénicas que impongan las autoridades.
d) Participar en el control de desastres, prevención de riesgo y mantenimiento de la
higiene en los locales de trabajo cumpliendo las normas vigentes.
e) Asistir a los cursos sobre control de desastres, prevención de riesgos, salvamento y
socorrismo programados por la Institución u organismos especializados del sector
público.
173
f) Usar correctamente los medios de protección personal y colectiva proporcionados
por la Institución y cuidar de su conservación.
g) Informar al empleador de las averías y riesgo que puedan ocasionar accidentes de
trabajo, a fin de que se adopte las medidas adecuadas y oportunas.
h) Cuidar de su higiene personal, para prevenir contagio de enfermedades y someterse
a los reconocimientos médicos periódicos programados por la Institución.
i) No introducir bebidas alcohólicas ni otras sustancias toxicas a los centros de
trabajo, ni presentarse o permanecer en los mismos en estado de embriaguez o bajo
efectos de dicha sustancias.
j) Colaborar en la investigación de los accidentes que hayan presenciado o de los que
tengan conocimiento.
Art. 7.- Prohibiciones del Empleador
Está prohibido a la Cooperativa y a todos quienes ejercen autoridad en ella:
a) Obligar a sus trabajadores a laborar en ambientes insalubres por efecto del polvo, gases
o sustancias toxicas; salvo que previamente se adopten las medidas preventivas necesarias
para la defensa de la salud.
b) Permitir a los trabajadores que realicen sus actividades en estado de embriaguez o bajo
la acción de cualquier sustancia tóxica.
c) Facultar al trabajador el desempeño de sus labores sin el uso de ropa y equipo de
protección personal cuando fuera necesario.
d) Permitir el trabajo en máquinas, equipos, herramientas o locales que no cuenten con las
defensas o guardas de protección u otras seguridades que garanticen la integridad física de
los trabajadores.
e) Transportar a los trabajadores en vehículos inadecuados para este efecto.
f) Dejar de cumplir las disposiciones que sobre prevención de riesgos emanen de la Ley,
Reglamentos y las disposiciones del Ministerio de Relaciones Laborales, del IESS.
g) Dejar de acatar las indicaciones contenidas en los certificados emitidos por la comisión
de evaluación de las incapacidades del IESS sobre cambio temporal o definitivo de los
174
trabajadores, en las actividades o tareas que puedan agravar sus lesiones o enfermedades
adquiridas dentro de la propia Institución; y,
h) Permitir que el trabajador realice una labor riesgosa para lo cual no fue entrenado
previamente.
Art. 8.- Prohibiciones de los Trabajadores
a) Efectuar trabajos sin el debido entrenamiento previo para la labor que van a realizar.
b) Ingresar al trabajo en estado de embriaguez o habiendo ingerido cualquier tóxico.
c) Fumar o prender fuego en sitios señalados como peligrosos o de alto riesgo para causar
incendios, explosiones o daños en las instalaciones de la Institución.
d) Distraer la atención en sus labores, con juegos, riñas, discusiones, que puedan ocasionar
accidentes.
e) Alterar, cambiar, reparar o accionar maquinaria o instalaciones, sistemas electrónicos,
etc., sin conocimientos técnicos o sin previa autorización superior.
f) Modificar o dejar inoperantes mecánicos de protección en máquinas o instalaciones
superior.
g) Dejar de observar las reglamentaciones colocadas para la promoción de las medidas de
prevención de riesgos.
Art. 9.- Sanciones
El Comité Paritario de Seguridad y Salud del Trabajo, solicitará a la Autoridad
competente para las acciones correspondientes por el incumplimiento a este
Reglamento.
Art. 10.- Del responsable de la gestión de seguridad y salud:
Organización y Funciones
175
El Presidente del Comité es el responsable de la Gestión de Seguridad, Salud y Medio
Ambiente, quien tiene como actividades las de Administrar el Plan de Seguridad
Preventiva, participar en las reuniones del comité, atender las visitas de los reguladores.
Art. 11.- Funciones del Presidente de la gestión de seguridad, salud y Medio Ambiente
a) Reconocimiento y Evaluación de los Riesgos.
b) Promoción y Adiestramiento de los trabajadores.
c) Llevará Registros de la Accidentalidad, Ausentismo y Evaluación, Estadística de
los resultados.
d) Mantener Informado al Consejo de Administraciónde las no conformidades que se
presenten.
Art. 12.- Servicio médico
La Cooperativa de Ahorro y C rédito “1 de Julio” mantiene la vigilancia de la Salud de sus
funcionarios por medio de los certificados médicos otorgados por la Dirección Provincial
de Salud correspondiente a su domicilio principal Parroquia Santa Rosa, sus Agencias en la
Parroquia Pirhuín y la ciudad del Tena.
Art. 13.- De la responsabilidad por niveles:
1. Son responsabilidades de todos quienes tengan o dirijan a su cargo personal.
a) Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad estipuladas en el presente Reglamento
Interno.
b) Cumplir y hacer cumplir el orden, limpieza y disciplina, en las áreas de trabajo bajo su
responsabilidad.
c) Asegurarse que los peligros potenciales estén debidamente identificados y que el
personal tome las precauciones necesarias.
3.Mandos Medios
a) No permitir que ningún subalterno realice funciones o trabajos para los cuales no se
encuentre capacitado o entrenado.
176
b) Realizar inspecciones periódicas a los puestos de trabajo para observar y determinar
condiciones y acciones sub-estándares, con la finalidad de tomar acciones correctivas y
evitar que se produzcan accidentes e incidentes.
c) Inspeccionar el estado de los medios de defensa contra incendios de sus respectivas
áreas de trabajo e informar a la Administración y al Comité de Seguridad y Salud del
particular.
d) Verificar el estado de operatividad de las rutas de evacuación de emergencia,
determinando que se encuentran libres de todo objeto que pueda impedir la salida de
personas en una posible evacuación.
4. Ayudantes - Auxiliares – Personal Administrativo
a) Respetar las reglas de seguridad que se tienen para el área en que se trabaja.
b) Comunicar a sus respectivos jefes de área las condiciones inseguras que se observe en
sus puestos o entorno de trabajo.
c) Asistir a las charlas, talleres, seminarios de prevención de riesgos de trabajo organizado
por el Comité de Seguridad o de la Institución.
d) Participar en los simulacros de evacuación y de actuación para los casos de incendios.
CAPÍTULO III
DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS EN POBLACIONES VULNERABLES
Art. 14.- Prevención de riesgos para el personal femenino.- La Cooperativa de Ahorro y
Crédito “1 De Julio” en los procesos de inducción dará a conocer a su personal femenino
los factores de riesgos a los que están expuestas en sus áreas de trabajo y las medidas de
prevención de riesgos que deben observar para evitar lesionarse.
Como refuerzo a la campaña de prevención les entregará un ejemplar del Reglamento de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Art. 15.- A los servidores con capacidades especiales se les asignarán labores específicas
de acuerdo con la Ley. Igual atención tendrán las mujeres embarazadas y otros grupos
vulnerables; quienes cumplirán las disposiciones legales y reglamentarias.
177
CAPÍTULO IV
DE LOS RIESGOS DE TRABAJO
Sección 1ª.
Art. 16.- De los riesgos mecánicos
Todo trabajo en altura que se realice como parte de mantenimiento, se lo deberá
ejecutar cumpliendo las normas establecidas de uso adecuado de escaleras de
seguridad.
Todo trabajador que labore para la Cooperativa o terceros deberán mantener
limpias y ordenadas sus áreas de trabajo como parte de su actividad diaria.
Todo pasillo y escalera deberán estar libres de objetos; así como también los
canales y cajas de aguas lluvias deberán estar cubiertas con rejillas o placas de
cemento con el propósito de evitar caídas a los trabajadores, visitantes o
estudiantes.
Todo mobiliario tales como escritorios, sillas, archivadores, etc. no debe
presentar aristas vivas o partes salientes que podrían causar cortes o
punzaduras.
Toda instalación de gas deberá cumplir con lo establecido por la Dirección de
Nacional de Hidrocarburos para que no represente un riesgo de incendio.
Cada área de trabajo sean estas oficinas, bodegas, laboratorios, deberán constar
con iluminación natural o artificial suficiente requerida para la función que en
ellas se desempeña.
Todo trabajador que en sus áreas de trabajo estén bajo el efecto de la pantalla
del computador deberá utilizar la respectiva protección en la pantalla.
Todo trabajador de mantenimiento que esté sometido a una fuente emisora de
ruido como es el uso de herramientas eléctricas o de combustión interna deberá
utilizar protección auditiva.
Todo trabajador o personal cuya actividad sea bajo los efectos de los rayos ultra
violetas de la luz solar deberá realizar sus actividades tomando las debidas
medidas de precaución.
178
Sección 2ª.
Art. 17.- Eléctricos
Todas las extensiones eléctricas, enchufes, tomas, conectores que utilicen los
trabajadores deberán aislarse y protegerse adecuadamente contra la humedad.
Ninguna instalación eléctrica deberá tener partes o conductores expuestos
enparedes.
Toda caja de breacker, armarios eléctricos y cajas de conexión siempre deberá tener
su respectiva tapa en posición de cerrado y su respectiva identificación del riesgo.
Sección 3ª.
De los Riesgos químicos
Art. 18.- De los riesgos químicos
El manejo de pinturas, insumos líquidos de limpieza y todo químico del
laboratorio debe considerarse peligroso, y por lo tanto se deberá tomar las
precauciones indicadas por el fabricante, Comité de Seguridad y Salud o
Asesor.
Los químicos deben almacenarse en lugares rotulados cuya temperatura y
ventilación garanticen la conservación de los mismos, sin que estos representen
un riesgo en su manipulación.
Las sustancias químicas que los estudiantes manipularen en el laboratorio deben
presentar riesgos muy bajos o no presentar riesgo alguno.
La Cooperativa, deberá tener las hojas de seguridad de cada producto químico
que consuma, en la que conste las características específicas del producto.
En caso de accidente deberá tomar los primeros auxilios conforme a lo
estipulado en las hojas de seguridad del producto químico.
Sección 4ª.
Art. 19.- De los riesgos biológicos
179
Todo sitio de trabajo, deberán mantener controlado la presencia de insectos que
pueda representar un riesgo para sus trabajadores y clientes.
Todos los servicios higiénicos, deberá conservarse en buen estado de limpieza e
higiene con el propósito de evitar enfermedades.
Todo surtidor de agua al servicio del personal o clientes deberá constar con su hoja
de mantenimiento actualizada.
Sección 5ª.
De los Riesgos ergonómicos
Art. 20.- De los riesgos ergonómicos
Todo trabajador que realizare actividades de levantamiento de objetos que podría
entrar en riesgo de sobre esfuerzo, lo deberá llevar a cabo con la ayuda adecuada.
Todo trabajador que labore sentado deberá poseer su mobiliario de fácil adaptación
para evitar estrés laboral.
Todo mobiliario debe presentar condiciones ergonómicas aceptables y no causar
malestar corporal.
Todo Jefe vigilará a sus trabajadores que no adoptan posiciones corporales
incómodas en el trabajo que atenten en salud.
Sección 6ª.
De los Riesgos psicosociales y de talento
Art. 21.- De los riesgos psicosociales y de talento
La Autoridad nominadora, seleccionará a sus trabajadores considerando las
características del puesto, tomando en cuenta los factores de riesgo que se puede
encontrar en el mismo.
Todo trabajador antes de ingresar deberá cumplir con la ficha pre ocupacional que
garantice la condición de salud del mismo.
Sección 7ª.
Prevención de accidentes mayores
180
Art. 22.- De la señalética; todas las instalaciones áreas y espacios contarán con rotulación,
señalización de prevención de riesgo, carteleras informativas de prevención de riesgos tales
como: ZONA LIBRE DE HUMO, EXTINTORES DE INCENDIO, SALIDAS DE
EMERGENCIA. La rotulación y señalización tienen el carácter de información,
advertencia, prohibición, obligación y de prevención.
El diseño, los formatos, los colores y la ubicación de la rotulación y señalización se
sujetarán a las normas legales y reglamentarias.
Art. 23.- De la vigilancia de la salud de los Servidores
La vigilancia de la salud parte desde la fase de aspirante, solicitando los exámenes básicos
y el certificado de salud.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA: Encárguese de la difusión, capacitación del presente Reglamento a la
Gerencia.
SEGUNDA: Todo lo no previsto en el presente Reglamento se sujetará a lo dispuesto en el
Código de Trabajo, Código de Salud, Reglamento General de Riesgo del Trabajo del IESS,
y demás disposiciones legales que se dicten sobre la materia.
181
182
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
REGLAMENTO
183
1. OBJETIVOS
El presente Manual de Procesos busca dotar al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo
de la COAC “1 De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los
procesos con eficiencia, eficacia y economicidad.
1.1 Objetivos Generales
Describir las acciones a realizar por el al Comité de Seguridad y Salud.
fortalecer la sistematización del trabajo del Comité y unificar el trabajo de todos
los equipos y unidades;
contribuir como mecanismo de capacitación para el personal que se incorpora a la
Institución
1.2 Objetivos Específicos
Definir y describir los procesos de la estructura básica organizacional y sus
responsables, estableciendo las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.
Establecer los perfiles de los responsables en cada uno de los procesos, definiendo
los requisitos para cada uno, a fin de contar con personal idóneo en el departamento
de Auditoria de la cooperativa.
Establecer los requerimientos básicos para el desarrollo de los procesos tanto en
conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico.
Establecer los lineamientos metodológicos para el desarrollo de las actividades del
departamento de Auditoria generados como instrumento que dará cumplimiento a
los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.
Constituir un instrumento idóneo para suministrar información y definir con mayor
precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos al Comité
de Seguridad y Salud en el Trabajo
2. AMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual está dirigido al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo de Ahorro
y Crédito “1 De Julio”, que desarrollen los procesos aquí presentados.
La utilización y el acatamiento de los lineamientos contemplados en este Manual es
responsabilidad de todas las áreas y por tanto, se debe velar desde las instancias directivas
184
como operativas, por la correcta y completa aplicación de los procedimientos y actividades
que aquí se describen.
3 FORMALIZACIÓN DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos ha sido adoptado oficialmente por la Gerencia de la
cooperativa con base en lo establecido en el Acta de Consejo de Administración No. 14
De fecha 8 de octubre del 2013 y debe ser difundido y aplicado por todos los empleados
que participan en el proceso.
4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
El Manual es de uso privado de la COAC “1 De Julio”, copias de él sólo están localizadas
en las áreas pertinentes y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas.
Las modificaciones o ajustes que se convenga deban ser incorporados, son de
responsabilidad exclusiva al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, en consecuencia,
cualquier modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada
ante este departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una
descripción de las tareas que en lo sucesivo se adoptarían.
Las actualizaciones se harán por medio de circulares reglamentarias de la Gerencia y se
deben sustituir, eliminar o adicionar las hojas según se indique. A nivel de Matriz y
Agencias, contarán con una copia en medio magnético e impreso a fin de facilitar la
consulta. Toda actualización será formalizada mediante envío de nuevo medio.
185
5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA
La descripción y el alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el
presente manual se describen a continuación.
CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN
TERMINAL:
Indica la iniciación o terminación de un Proceso o
Subproceso
OPERACIÓN:
SÍMBOLO A - Representa la acción necesaria para
transformar una información recibida o crear una nueva se
utiliza para describir el trabajo de añadir información a
cualquier documento o registro existente realizada
manualmente.
SÍMBOLO B - Si es automatizado, es decir, se apoya en un
aplicativo o base de datos sistematizada.
DECISIÓN:
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos
alternativos la tendencia es a suprimir cada vez más este
símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de
manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto,
evitándose preguntas innecesarias.
DOCUMENTO:
EL SÍMBOLO A - Representa cualquier tipo de
comunicación y aporta información para que este se pueda
desarrollar.
SÍMBOLO B - Cuando el documento tiene copias.
REFERENCIA DE PROCESO O SUBPROCESO:
Cuando el desarrollo del proceso se deba realizar otro
proceso o subproceso completo que requiere ser descrito en
forma separada, se utilizará este símbolo identificando
186
6. RELACIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS
La matriz de macro procesos refleja la desagregación de estos procesos, como se observa
en la tabla siguiente.
claramente tal proceso o subproceso en línea continua cuando
el proceso o subproceso se encuentra descrito dentro del
manual y en línea discontinua cuando el proceso o
subproceso nombrado pertenece a un manual diferente.
CONECTOR:
Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo,
evitando la intersección de líneas normalmente se indica la
continuidad de una actividad con otra mediante letras o
números insertos en el símbolo.
Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se
utiliza el símbolo a y un número.
Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al
inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo b y una letra.
SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL TRABAJO:
Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan
las distintas actividades.
A
187
Tabla 47. Descripción de procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
DEPENDENCIA: Gerencia
DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo
MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO SOCIO/CLIENTE PRODUCTO-RESULTADO
Control de la Seguridad y
Salud en el Trabajo
Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo
Vigilancia de Seguridad y
Salud en el trabajo
Comité de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Cumplimiento del Reglamento de
Seguridad y Salud en el trabajo
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
188
Tabla 48. Descripción de actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Control de la Seguridad y Salud en el Trabajo
PROCESO: Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SUBPROCESO: Seguridad y Salud en el Trabajo
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Realizar la inspección
general de las oficinas,
instalaciones y equipos
de la Matriz y Agencias,
recomendando la
adopción de las medidas
preventivas necesarias,
para velar por el aseo
permanente de las
mismas
Comité de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Realizar constantemente
inspecciones de las de las
oficinas, instalaciones y
equipos de la Matriz y
Agencias, recomendando
la adopción de las
medidas preventivas
necesarias.
Áreas de la
cooperativa
Inspecciones e
Implementación de
medidas preventivas
en la Matriz y
Agencias de la
cooperativa
2 Cooperar y realizar
campañas de prevención
Comité de
Seguridad y
Coordinar con el
comité de Seguridad y
Áreas de la
cooperativa
Folletos,
computador,
Realización de
campañas y
189
de riesgos y procurar que
todos los trabajadores
reciban una formación
adecuada en dicha
materia.
Salud en el
Trabajo
Salud en el trabajo la
realización de campañas
con el fin de capacitarles
a los trabajadores contra
riesgos laborales.
infocus,
banners
capacitación a los
trabajadores sobre
prevención de riesgos
3 Implementar planes de
mejora
Comité de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Evaluar el estado
situacional en riesgos de
la institución con el fin
de implementar nuevas
oportunidades de mejora
Áreas de la
cooperativa
Reglamentos Adoptar nuevas
medidas de
prevención de riesgos
acorde a las
necesidades de los
trabajadores
4 Vigilar el cumplimiento
del Reglamento de
Seguridad y Salud
Ocupacional y sesionar
mensualmente.
Comité de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Sesionar en forma
mensual, con el objetivo
de informar sobre
cumplimiento del
Reglamento de Seguridad
y Salud
Consejo de
Administración
Reglamentos Cumplimiento del
reglamento de
Seguridad y Salud
Ocupacional.
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
190
Tabla 49. Flujo grama de Seguridad y Salud en el Trabajo
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Control de la Seguridad y Salud en el Trabajo
PROCESO: Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SUBPROCESO: Seguridad y Salud en el trabajo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comité de Seguridad y Salud en el
Trabajo
INICIO
1 Realizar la inspección general de las
oficinas, instalaciones y equipos de la
Matriz y Agencias, recomendando la
adopción de las medidas preventivas
necesarias, para velar por el aseo
permanente de las mismas
2 Cooperar y realizar campañas de
prevención de riesgos y procurar que todos
los trabajadores reciban una formación
adecuada en dicha materia.
191
3 Implementar oportunidades de mejora
4 Vigilar el cumplimiento del Reglamento de
Seguridad y Salud Ocupacional y sesionar
mensualmente.
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
NO
192
ADQUISICIONES DE
BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
REALIZACIÓN DE
ESTUDIOS, EJECUCIÓN
DE OBRAS Y
CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS
REGLAMENTO
193
INTRODUCCIÓN
El Consejo de Administración Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” en uso de las
atribuciones que le confiere el Art.34 , del Reglamento de la Ley Orgánica Economía
Popular y Solidaria, el Art.22 del Estatuto Social de la institución en los literales 4 y 5.
Considerando:
Que es necesaria la creación de un Reglamento de Adquisiciones de Bienes Muebles e
Inmuebles Realización de Estudios, Ejecución de Obras y Contratación de Servicios de
conformidad implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto
cumplimiento para todas las oficinas en las cuales la Cooperativa preste sus servicios de
intermediación Financiera, a partir de su aprobación
CAPÍTULO I
OBJETIVOS Y ALCANCES
Art.1.- El presente reglamento se aplicará en todas las Unidades Administrativas de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia.Ltda. , para la administración,
adquisición y ventas de bienes muebles e inmuebles; para administración y venta de bienes
adjudicados judicialmente o recibidos en dación en pago; para realización de estudios,
ejecución de obras y contratación de servicios; y para administración de la proveeduría,
correspondencia y archivo general.
Capítulo II
DE LAS PROVISIONES PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES,
REALIZACIÓN DE ESTUDIOS, EJECUCIÓN DE OBRAS Y CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS
Art.2.-La Cooperativa en la formulación del presupuesto financiero y de Inversiones de
cada año, consignará las partidas correspondientes para la adquisición de bienes, ejecución
de obras, realización de estudios y contratación de servicios que fueren necesarios para la
marcha y desarrollo empresarial.
194
Art.3.- Ante eventualidades que surgieran y no esté prevista la correspondiente partida en
el presupuesto y que requieran su atención, excepcionalmente el Consejo de
Administración podrá disponer la adquisición con los fundamentos técnicos presentados y
suscritos por la Gerencia General y dentro de las facultades que se establecen en el
presente Reglamento.
CAPÍTULO III
DE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Art.4.- Son activos fijos de la entidad: los bienes muebles o inmuebles adquiridos por
inversión directa de capital propio, las donaciones o legados a favor de la Cooperativa, los
contratos de arrendamiento mercantil una vez ejercida la opción de compra.
Art.5.- El Consejo de Administración, definirá las políticas de administración de activos
fijos, para evitar su deterioro, extravío y mal uso de éstos.
Art.6.- La contabilización de los bienes muebles e inmuebles adquiridos por la
Cooperativa se efectuará de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Único de Cuentas
emitido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
Art. 7.- La Cooperativa contratará pólizas de seguro contra robos, incendio, pérdidas y
otros riesgos con cobertura suficiente para todos los bienes muebles e inmuebles de la
Institución, las que se actualizarán anualmente.
Art. 8.- Los Activos Fijos de la Cooperativa serán inventariados y registrados
individualmente por ítems y se constatarán anualmente o las veces que sea necesario.
Art. 9.- En el registro constará la fecha de adquisición, características del bien, valor, área
y persona a quien se le asigna para su uso y responsabilidad.
Art. 10.- Responsabilidad.- Son responsables de los bienes muebles e inmuebles de la
Cooperativa: la Gerencia General, los Jefes de agencias, y quien están en uso y custodia de
los activos fijos que por sus funciones le han sido asignados.
195
Art.11.-Custodia: Son responsables de la custodia de los activos fijos de la Institución: El
Gerente General y los Jefes de Agencia, y sus obligaciones son:
a) Mantener un inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles que se
encuentren bajo su custodia de acuerdo al registro, identificando el código,
departamento al que se ha destinado su uso, persona a la que está asignado.
b) Recibir o entregar mediante actas de entrega – recepción, los bienes de la
institución a los responsables de su uso y cuidado.
c) Archivar las actas de entrega - recepción.
d) Incluir en las pólizas de seguro de la Institución, todos los bienes muebles e
inmuebles que se adquieran.
e) Entregar al responsable de la bóveda, para su custodia, los originales de los títulos
de propiedad de los bienes muebles e inmuebles de la Cooperativa, registrados.
f) Los activos fijos muebles entregados a una persona, no podrán ponerse para el uso
de otra, si no es con la autorización escrita de la Subgerencia Administrativa y el
Jefe inmediato.
Art. 12.- Baja Contable de Activos Fijos. La baja contable del registro en libros de
activos fijos de la Cooperativa será autorizada por el Consejo de Administración en los
siguientes casos:
a) Por enajenación del bien;
b) Por donación del bien;
c) Por deterioro del bien; y,
d) Por pérdida del bien.
Art. 13.- Para proceder con lo indicado en el artículo anterior, se deberá cumplir con lo
siguiente:
a) Contabilizar la baja de acuerdo a lo especificado en la Codificación de
Resoluciones de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
b) Sí se determina que la pérdida del activo fijo es a causa de negligencia del
colaborador que lo custodiaba, la reposición será a su costa.
196
CAPÍTULO IV
DE LAS BASES TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
Art.14.- Las adquisiciones de bienes y servicios, como la ejecución de obras y realización
de estudios, cuyos valores superen las facultades del Gerente General, necesariamente,
estarán sujetas al concurso, las cuales serán formuladas por la Gerencia General; ante el
Consejo de Administración o Asamblea General en su orden, quienes así mismo, de ser
necesario, podrán recurrir al apoyo de profesionales en la materia de que se trate.
Art.15.- Las bases de los concursos que se efectuarán serán presentadas por la Gerencia
General y aprobadas por el Consejo de Administración o la Asamblea General en su orden
de competencia, de conformidad con los montos de cada uno de estos organismos.
Art.16.- Las bases de los concursos contendrán los siguientes puntos:
a) Descripción de las características técnicas de los bienes que se desee adquirir, o
descripción técnica de la obra a construir, así como tratándose de servicios y estudios, se
especificará los alcances que deberá comprender la naturaleza de esta.
b) Condiciones económicas base referencial
c) Solvencia profesional para cada adquisición o servicio
d) Plazo de Ejecución de las obras o de la prestación de servicios o estudio
e) Garantías por cumplimiento de contratos o servicios.
Art.17.- En las bases se expresará la exigencia a los concursantes de acuerdo a la
naturaleza de la adquisición, obra o servicio a contratarse, quienes presentarán sus ofertas
en sobres cerrados, con las debidas seguridades que sea imposible conocer su contenido,
pero sí con la identificación de quién es el oferente.
Las bases contendrán los siguientes documentos:
a) Oferta técnica
b) Oferta económica y plazo de ejecución
197
c) Solvencia profesional del oferente y más documentos que constarán de la
descripción de las bases
d) Tipo de garantías a aceptarse.
Art.18.- El Consejo de Administración de ser su competencia, procederá a aprobar las
bases y dispondrá se inicie el respectivo proceso de adquisición de bienes, presentación de
servicios, ejecución de obras o realización de estudios.
CAPÍTULO V
DE LA COMISION CALIFICADORA DE LAS OFERTAS
Art.19.- Son proveedores de la Cooperativa las personas naturales y jurídicas que hayan
reunido los requisitos reglamentarios y hayan sido calificados como tales.
Art.20.- Para la adquisición de bienes o servicios, ejecución de obras o realización de
estudios, cuyos valores superen las facultades del Gerente General del monto de $1.500
dólares, se constituye una comisión calificadora de ofertas y que estará integrada de la
siguiente manera:
a) Gerente General, quien presidirá
b) Dos Vocales del Consejo de Administración
c) Un Vocal del Consejo de Vigilancia
a) El Contador General
Art.21.- Esta comisión calificadora luego que haya tenido la aceptación del Consejo de
Administración, así como la autorización de la Asamblea General según el caso, procederá
a dar inicio al concurso para lo que convocará públicamente o por invitación directa los
diversos profesionales para que participen de este concurso sujetándose a las bases que
podrán ser adquiridas y conocidas por los interesados.
En esta convocatoria se hará constar la naturaleza de la obra, servicio o estudio a
realizarse, así como el bien a adquirirse; el monto referencial del costo de la obra o
servicio, plazo de ejecución, fecha de entrega de la oferta y más condiciones generales para
el oferente.
198
Art.22.- Los oferentes en el día y hora señalados en la convocatoria podrán ser partícipes
de la apertura de las ofertas que en forma pública, donde conocerán: plazo, costo de la obra
o servicio y garantías exigidas.
Art.23.- La Comisión calificadora posteriormente analizará y evaluará las ofertas
presentadas, de lo cual informará al Consejo de Administración sobre esta calificación en
el orden que consideren desde la mejor oferta, para lo que deberá tomar en cuenta, plazo de
ejecución, monto de la oferta así como las garantías fijadas.
Si alguno o algunos de sus integrantes estuvieren en desacuerdo con la mayoría de este
criterio, deberá constar en el informe a presentar debidamente fundamentando sus razones.
Esta comisión calificadora presentará su informe al Consejo de Administración en el plazo
que el organismo señale, en el caso de no presentar deberá justificar los motivos para su
omisión, caso contrario serán sancionados por el Consejo de Administración, siempre y
cuando no hayan solicitado prórroga debidamente justificada.
Art.24.- El informe de la comisión, incluso podrá recomendar al Consejo de
Administración que declare desierto el concurso si las ofertas no cumplieran con las bases
exigidas o que al menos no se presentaren tres.
Art.25.- La Comisión calificadora de ofertas, podrán por pedido de uno de sus miembros o
de su presidente, contar con uno o más asesores técnicos para evaluación técnica de la
oferta al momento de la calificación.
CAPÍTULO VI
DE LAS FACULTADES Y NIVELES DE DECISIÓN
Art.26.- Se establecen los siguientes niveles y facultades de decisión para la adquisición de
bienes servicios, ejecución de obras y realización de estudios.
a) Se autoriza al Gerente de la Cooperativa, bajo su responsabilidad, celebrar
contratos y realizar adquisiciones hasta por el monto de 1.500 dólares, debiendo
presentar el informe correspondiente por cada adquisición a los Consejos de
Administración y de Vigilancia.
199
b) Los contratos y las adquisiciones del Gerente, que superen los 300 dólares, deberán
realizarse previo a la recepción de por lo menos dos ofertas obtenidas directamente
de firmas comerciales, sean estas personas naturales o jurídicas.
c) La Asamblea General resolverá sobre la adquisición de bienes y servicios,
ejecución de obras y realización de estudios, cuyos valores superen las facultades
del Consejo de Administración y autorizará a ésta para que proceda con la
ejecución de la resolución.
Art.27.- El Gerente General al finalizar cada mes informará al Consejo de Administración
sobre las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por él dentro de sus facultades así
como las realizadas por el Gerente en sus facultades.
CAPÍTULO VII
DE LOS PROCEDIMIENTOS
Art. 28.- Para la aplicación de lo determinado en los artículos precedentes, se establecen
los siguientes procedimientos:
a) Adquisición Directa.
b) Concurso Interno de Precios; y
c) Concurso Público de Precio
CAPÍTULO VIII
DE LA ADQUISICIÓN DIRECTA
Art. 29. Facultad del Gerente para contratar
Se autoriza al Gerente de la Cooperativa, bajo su responsabilidad, celebrar contratos y
realizar adquisiciones hasta por el monto de 1.500 dólares, debiendo presentar el informe
correspondiente por cada adquisición a los Consejos de Administración y de Vigilancia.
Art.30.-Los contratos y las adquisiciones del Gerente, que superen los 300 dólares,
deberán realizarse previo a la recepción de por lo menos dos ofertas obtenidas
directamente de firmas comerciales, sean estas personas naturales o jurídicas.
Las ofertas contendrán como mínimo:
200
- Nombres y firma de los oferentes
- Registro Único de Contribuyente (RUC)
- Especificaciones del bien o bienes a adquirirse o servicio a contratarse;
- Costos unitarios y totales;
- IVA
- Descuentos que se concedan;
- Fecha de la presentación de la proforma y duración de la misma
- Plazo de entrega;
- Garantías.
Una vez concluido el proceso, la documentación se archivará en expediente separado con
las autorizaciones del funcionario que aprobó las adquisiciones.
CAPÍTULO IX
DEL CONCURSO INTERNO DE PRECIOS
La ejecución de obras, adquisición de bienes muebles e inmuebles, contratación de
servicios, cuya cuantía, supere los 1.500 dólares y no exceda los 15.000 dólares se
someterán a concurso interno de precios.
Art. 31.- La selección se realizará sobre la base de la presentación de por lo menos tres
ofertas obtenidas directamente por la Cooperativa de firmas comerciales, sean estas
personas naturales o jurídicas.
Las propuestas contendrán como mínimo:
- Nombres y firma de los oferentes
- Registro Único de Contribuyente (RUC)
- Especificaciones del bien o bienes a adquirirse o servicio a contratarse;
- Costos unitarios y totales;
- IVA
- Descuentos que se concedan;
- Fecha de la presentación de la proforma y duración de la misma
- Plazo de entrega;
- Garantías (pagarés , letras de cambio); y,
- Los demás requisitos que para el propósito específico de la respectiva
201
contratación, establezca el Consejo de Administración en uso de sus
atribuciones
Una vez concluido el proceso, la documentación se archivará en expediente separado con
las resoluciones de los funcionarios o directivos que aprobaron las adquisiciones
Art. 32.- Todas las adquisiciones se deberán efectuar previo la determinación de la
respectiva disponibilidad presupuestaria.
Art. 33.- El concurso interno de precios será ejecutado por el Comité de Adquisiciones
CAPÍTULO X
DEL CONCURSO PÚBLICO DE PRECIOS
Art. 34. -Se someterán a concurso público de precios previa autorización del Consejo de
Administración, las adquisiciones que superen los USD $ 15.000 dólares.
a) Los estudios y adquisiciones de bienes inmuebles;
b) La adquisición de bienes muebles, maquinaria y equipos; y,
c) Construcciones, aplicaciones y/o adecuaciones de inmuebles cuando no se realicen
por administración directa.
Art. 35.- Todos los estudios, adquisiciones, construcciones y/o adecuaciones, deberán
someterse a las disposiciones que sobre ellas emita el Consejo de Administración,
considerando el presupuesto referencial, fuente de financiamiento, disponibilidad de
fondos certificada por Gerencia y bases elaboradas para el concurso.
Las bases del concurso deberán contener:
a) Modelo de carta de presentación y compromiso;
b) Modelo de formulario de propuesta;
c) Instrucciones a los oferentes sobre el objeto de la contratación;
d) La elaboración y presentación de las propuestas y causas para su rechazo;
202
e) Facultad de declarar desierto el concurso;
f) Trámite de aclaración;
g) Garantía de seriedad de la oferta equivalente al 2% en el monto total;
h) Determinación de la existencia de permanencia legal de los oferentes según sean los
casos;
i) Adjudicación y modificación de éstas;
j) Forma de celebrar el contrato;
k) Sanciones por no hacerlo y garantías exigidas;
l) Proyecto de contrato que a más de las cláusulas propias contendrá:
Estipulaciones relativas a la terminación o resolución
Recepciones provisionales, parciales y definitivas.
Garantías
m) Plazo estimado de ejecución del contrato.
n) Lista del equipo mínimo requerido, si fuere del caso.
Art. 35.- Toda solicitud tendiente a obtener la autorización para convocar a concurso
público de precios deberá reunir los siguientes requisitos:
a) Presupuesto referencial:
b) Fuentes de financiamiento;
c) Disponibilidad de fondos, certificada por el Gerente General;
d) Bases de concurso elaboradas por el Consejo de Administración; y,
e) Modelo de convocatoria en el que se especificará:
Objeto del concurso;
Existencia de recursos para la inversión a realizarse;
Forma de pago;
Lugar que se deberán retirar las bases y presentar las ofertas con especificación de
día y hora límites para el retiro y presentación; y,
Fecha de apertura de los sobres.
203
CAPÍTULO XI
DE LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS PARA CONCURSO PÚBLICO
Art. 36.- Las ofertas se presentarán con las debidas seguridades en dos sobres cerrados que
impidan conocer su contenido antes de la apertura oficial y que se hallen redactadas en
idioma castellano de acuerdo a los modelos elaborados por la entidad.
Los documentos contenidos en los sobres uno y dos deben presentarse foliados y
rubricados por el proponente en original y copias certificadas.
Art. 37. -El sobre No 1 contendrá:
a) Carta de presentación y compromiso según el modelo preparado por la institución;
b) El estado de situación económico - financiera del oferente, cortado al mes
inmediato anterior al de la fecha de presentación, suscrito por el representante legal y por
un contador público autorizado, si se trata de una persona jurídica;
c) Certificado de cumplimiento de obligaciones expedido por la entidad de control
respectiva, cuando fuere del caso;
d) Certificaciones bancarias que acrediten la solvencia económica del oferente y,
e) Otros que el Consejo de Administración considere necesarios.
Art. 38.- El sobre No 2 contendrá;
a) La propuesta económica según el modelo preparado por la Cooperativa;
b) El cronograma valorado del trabajo y de análisis de precios unitarios de cada uno de
los rubros, en caso de ejecución de obras o prestación de servicios, o para adquisición de
bienes el detalle de sus características técnicas, precios unitarios y el plazo de entrega de
estos.
c) El original de la garantía de seriedad de la propuesta para asegurar la celebración
del contrato, igual al 2% del monto total de la oferta.
204
Art. 39.-El término para la presentación de las ofertas no será inferior a 10 días laborables,
ni mayor a 18, contados desde la fecha de la invitación.
Art. 40.- La Comisión Calificadora procederá a la apertura de los sobres cerrados que
contienen las propuestas, en presencia de los interesados si desearen concurrir.
Art. 41.- Dentro del máximo de sesenta (60) días de abiertas las propuestas se procederá a
la ejecución del contrato.
Art.42.- Previamente a la suscripción del contrato, el adjudicatario presentará la garantía
del fiel cumplimiento equivalente al 5% de la totalidad del contrato y una garantía
adicional equivalente al 100% del buen uso del anticipo de acuerdo a la forma de pago que
establezca.
Art.43.- El contrato se celebrará dentro del término de diez (10) días posteriores a la
adjudicación.
Art.44.-En caso de declararse desierto el concurso se realizará una nueva convocatoria
dentro de los 15 días siguientes a esta declaratoria, la que se sujetará al mismo
procedimiento establecido en los artículos anteriores.
CAPÍTULO XII
DE LOS OFERENTES
Art .45.- Las ofertas podrán ser presentadas por personas naturales o jurídicas, reconocidas
como vendedoras de los bienes o servicios que oferten así como por profesionales
competentes dentro del área o naturaleza de la obra o estudio, quienes deberán acreditar su
solvencia profesionales, capacidad legal, experiencia y capacidad para contratar.
Art.46.- Los oferentes, se sujetarán específicamente a las bases de cada concurso que le
proporcione la Cooperativa así como a los términos y plazos que consten en la
convocatoria. No se admitirá ofertas que sean presentadas incompletas a las exigencias de
las bases y convocatoria, aquellas que sean presentadas extemporáneamente a la fecha y
hora específica que consta en la convocatoria y las bases del concurso, igualmente no serán
admitidas aquellas que no presenten las garantías exigidas.
205
CAPÍTULO XII
DE LA APROBACIÓN Y NOTIFICACIÓN AL BENEFICIARIO Y DE LA
FORMALIZACION DEL CONTRATO
Art.47.- La resolución sobre los resultados del concurso será adoptada por el Consejo de
Administración por ser esa la facultad y dentro del plazo que consta de las bases del
concurso.
Art.48.- La resolución que adopte el estamento respectivo, será comunicado a través de la
Gerencia General, a los oferentes que participaron en el concurso; así mismo, se le dará
plazo de veinte días adjudicado para la suscripción del contrato plazo que correrá a partir
de la notificación por escrito.
Art.49.- El Gerente General en su calidad de representante legal de la Cooperativa, será
quien suscriba todos los contratos por compra de bienes y servicios, ejecución de obra y
realización de estudios que sean aprobados. Podrá así mismo participar en la suscripción
del contrato el Presidente de la Cooperativa o funcionario que el Consejo de
Administración designe:
Art.50.- En la suscripción del contrato formará parte obligatoria del mismo los siguientes
documentos que han sido sujetos del concurso:
a) Convocatoria
b) Bases del concurso
c) Oferta adjudicada
d) Informe de la comisión calificadora
e) Resolución de Adjudicación del contrato
f) Garantías de fiel cumplimiento del contrato, garantía del anticipo a entregarse y el
porcentaje fijado como fondo de garantía, los mismos que serán devengados de
conformidad a lo expresado en el contrato.
g) La forma bilateral o unilateral de dar por terminado el contrato
h) Las multas que consten de las bases en caso de incumplimiento en el servicio, obra
o estudios a los plazos fijados
i) Y todas las demás normas contractuales que por naturaleza son necesarias en este
documento.
206
Art.51.-La Gerencia General en forma directa o a través de los funcionarios respectivos
hará el seguimiento de las cláusulas contractuales convenidas así como suscribirá las actas
de entrega recepción tanto provisional como definitiva.
Art.52.- De surgir controversias en la ejecución del contrato, el Gerente General queda
facultado para iniciar las acciones legales pertinentes que vayan en bien de precautelar los
intereses de la Institución.
CAPÍTULO XII
DEL USO DE LOS VEHÍCULOS DE LA INSTITUCIÓN
Art. 53.-Para precautelar el uso y mantenimiento de los vehículos de la Cooperativa (autos
y motos), se tomará en cuenta lo siguiente:
a) El uso de los vehículos institucionales será autorizado por el Gerente General, y en las
agencias los jefes de agencia
b) La entrega del vehículo al responsable de conducirlo, será mediante acta de entrega
recepción.
c) El vehículo podrá ser utilizado por el Presidente, Directivos, Gerente General y
Colaboradores de la Cooperativa, tomando en cuenta las siguientes condiciones:
Que la autorización dé prioridad a la solicitud de mayor importancia para la
Institución.
Que el uso sea estrictamente para actividades institucionales.
El vehículo deberá ser conducido únicamente por el responsable designado.
El Gerente General y Jefes de Agencia deben mantener vigentes las matrículas y
pólizas de seguros de los vehículos.
Art.54.- Terminada la gestión, el responsable guardará el vehículo en el garaje contratado
por la institución; cuando se esté en comisión de servicios, en un garaje o sitio seguro.
Art.55.-El pago por abastecimiento de combustible, se realizará mediante factura emitida
por el proveedor.
Art.56.- Los responsables de autorizar el uso de los vehículos, cuando sea necesario,
entregarán al conductor, una nota de pedido para el abastecimiento de combustible. El
207
original será entregado al proveedor y la copia con la firma de recepción del proveedor al
responsable para la revisión y archivo correspondientes.
Art. 57.- De las Responsabilidades del Conductor:
a) Mantener al vehículo asignado en condiciones de buen funcionamiento y
presentación.
b) Llenar y llevar correctamente la orden de movilización del vehículo, la que será
entregada al responsable de autorizar el uso del vehículo, se usará el (Anexo 1)
c) En caso de accidente, elaborará un informe detallado de las causas y circunstancias
que ocasionaron el suceso. El informe será entregado al siguiente día hábil de
producido el suceso, al responsable de autorizar el uso del vehículo con copia a
Auditoria Interna.
d) Terminada la gestión del conductor entregará la llave del vehículo al responsable
de autorizar su uso.
e) Observar la Ley General de Tránsito, sus reglamentos y las disposiciones de las
autoridades competentes.
f) Respetar a los usuarios y cumplir con las normas que rigen la adecuada y
responsable conducta profesional y humana.
g) El descuido o negligencia en el uso del vehículo que cause daños y perjuicios a la
institución o a terceros, dará lugar a la responsabilidad personal y pecuniaria del
chofer o Jefe de Seguridad, según corresponda.
Art. 58.- De las Prohibiciones del conductor del vehículo:
a) Usar el vehículo sin autorización del responsable de autorizar su uso.
b) Entregar el vehículo a personas no autorizadas.
c) Acudir a los lugares que atenten contra la moral pública.
d) Utilizar el vehículo para fines ajenos a los de la Institución.
e) Causar daño intencional al vehículo.
f) Conducir en estado etílico o bajo influencia de sustancias estupefacientes o
psicotrópicas
208
209
ADQUISICIONES DE
BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
REALIZACIÓN DE
ESTUDIOS, EJECUCIÓN
DE OBRAS Y
CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS
REGLAMENTO
210
1. OBJETIVOS
El presente Manual de Procesos busca dotar al Comité de Adquisiciones de la COAC “1
De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los procesos con
eficiencia, eficacia y economicidad.
1.1 Objetivos Generales
Describir las acciones a realizar por el Comité de Adquisiciones.
fortalecer la sistematización del trabajo del auditor y unificar el trabajo de todos
los equipos y unidades;
contribuir como mecanismo de capacitación para el personal que se incorpora a la
Institución
1.2 Objetivos Específicos
Definir y describir los procesos de la estructura básica organizacional y sus
responsables, estableciendo las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.
Establecer los requerimientos básicos para el desarrollo de los procesos tanto en
conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico.
Establecer los lineamientos metodológicos para el desarrollo de las actividades del
Comité de Adquisiciones generados como instrumento que dará cumplimiento a los
objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.
Constituir un instrumento idóneo para suministrar información y definir con mayor
precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del Comité
de Adquisiciones a los directivos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De
Julio”
2. AMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual está dirigido al Comité de Adquisiciones de la Cooperativa de Ahorro
y Crédito “1 De Julio”, que desarrollen los procesos aquí presentados.
La utilización y el acatamiento de los lineamientos contemplados en este Manual es
responsabilidad de todas las áreas y por tanto, se debe velar desde las instancias directivas
como operativas, por la correcta y completa aplicación de los procedimientos y actividades
que aquí se describen.
211
3 FORMALIZACIÓN DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos ha sido adoptado oficialmente por la Gerencia de la
cooperativa con base en lo establecido en el Acta de Consejo de Administración No. 14
De fecha 8 de octubre del 2013 y debe ser difundido y aplicado por todos los empleados
que participan en el proceso.
4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
El Manual es de uso privado de la COAC “1 De Julio”, copias de él sólo están localizadas
en las áreas pertinentes y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas.
Las modificaciones o ajustes que se convenga deban ser incorporados, son de
responsabilidad exclusiva del Comité de Adquisiciones, en consecuencia, cualquier
modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada ante este
departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una descripción de
las tareas que en lo sucesivo se adoptarían.
Las actualizaciones se harán por medio de circulares reglamentarias de la Gerencia y se
deben sustituir, eliminar o adicionar las hojas según se indique. A nivel de Matriz y
Agencias, contarán con una copia en medio magnético e impreso a fin de facilitar la
consulta. Toda actualización será formalizada mediante envío de nuevo medio.
212
5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA
La descripción y el alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el
presente manual se describen a continuación.
CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN
TERMINAL:
Indica la iniciación o terminación de un Proceso o
Subproceso
OPERACIÓN:
SÍMBOLO A - Representa la acción necesaria para
transformar una información recibida o crear una nueva se
utiliza para describir el trabajo de añadir información a
cualquier documento o registro existente realizada
manualmente.
SÍMBOLO B - Si es automatizado, es decir, se apoya en un
aplicativo o base de datos sistematizada.
DECISIÓN:
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos
alternativos la tendencia es a suprimir cada vez más este
símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de
manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto,
evitándose preguntas innecesarias.
DOCUMENTO:
EL SÍMBOLO A - Representa cualquier tipo de
comunicación y aporta información para que este se pueda
desarrollar.
SÍMBOLO B - Cuando el documento tiene copias.
213
6. RELACIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS
REFERENCIA DE PROCESO O SUBPROCESO:
Cuando el desarrollo del proceso se deba realizar otro
proceso o subproceso completo que requiere ser descrito en
forma separada, se utilizará este símbolo identificando
claramente tal proceso o subproceso en línea continua cuando
el proceso o subproceso se encuentra descrito dentro del
manual y en línea discontinua cuando el proceso o
subproceso nombrado pertenece a un manual diferente.
CONECTOR:
Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo,
evitando la intersección de líneas normalmente se indica la
continuidad de una actividad con otra mediante letras o
números insertos en el símbolo.
Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se
utiliza el símbolo a y un número.
Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al
inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo b y una letra.
SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL TRABAJO:
Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan
las distintas actividades.
A
214
Tabla 50. Descripción de procesos de Adquisición
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
DEPENDENCIA: Gerencia
DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Comité de Adquisiciones
MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO SOCIO/CLIENTE PRODUCTO-RESULTADO
Adquisiciones de Bienes
muebles e inmuebles
realización de estudios,
ejecución de obras y
contratación de servicios
Administración ,control y
contratación
Control de activos fijos Empleados de la Matriz
y Agencias de la
Cooperativa.
Mantener un registro actualizado del control
de los activos fijos de la institución
Contratación de Bienes
muebles e inmuebles
realización de estudios,
ejecución de obras y
contratación de servicios
Gerente, Consejo de
Administración y
Vigilancia y Contador
Adquirir un bien o un servicio.
Uso de los vehículos de la
institución Gerente
Usar de una manera responsable los
vehículos de la cooperativa.
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
215
Tabla 51. Descripción de actividades de Control de Activos Fijos
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
PROCESO: Administración ,control y contratación
SUBPROCESO: Control de activos fijos
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Definir políticas
Comité de
Adquisiciones
Establecer políticas para
el control de los activos
fijos según los
requerimientos de la
institución
Áreas de la
cooperativa
Ley de
Economía
Popular y
Solidaria
Políticas para el
control de activos fijos
establecidas
2 Contabilización de
bienes
Comité de
Adquisiciones
Registrar en inventarios
las compras de los bienes
de la institución.
Departamentos
de la cooperativa
Inventarios Mantener un registro
de los bienes de la
institución.
3 Contratar pólizas de
seguros
Comité de
Adquisiciones
Definir los bienes que se
desee asegurar
Realizar cotizaciones de
los seguros
Analizar
cuidadosamente y
cerciorar que la misma
Empresa de
seguros
Contratos,
proformas
Cobertura de seguro
216
le proporcionará la
compensación del daño o
perjuicio que la
cooperativa desea
asegurar.
Verificar que los datos
anotados en la carátula
de la póliza sean
correctos.
Formalizar el contrato
con la compañía de
seguros bajo las
condiciones, alcances y
periodos de vigencia
contenidas en su póliza,
y que cuente con los
recibos emitidos por la
compañía aseguradora,
debidamente firmados
por el agente autorizado.
Adquirir un plan de
seguro según la
necesidad de la empresa
Archivar la copia de la
póliza contratada
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
217
Tabla 52. Flujograma del control de activos fijos
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
PROCESO: Administración ,control y contratación
SUBPROCESO: Control de activos fijos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comité de Adquisiciones
INICIO
1 Definir políticas
2 Contabilización y registro de bienes
218
3 Contratar pólizas de seguros
FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
SI NO
219
Tabla 53. Descripción de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
PROCESO: Administración ,control y contratación
SUBPROCESO: Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO
Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Requisición Departamento
que lo requiera
Elaborar la requisición de compra,
cotizando el material o servicio, la
herramienta o los suministros que
se vaya a solicitar acorde a las
necesidades.
Departamento
solicitante
Computador e
impresora,
cotizaciones
Abastecer de los
insumos
necesarios para el
cumplimiento de
las actividades
2 Comprobar si
existe partida
presupuestaria
para la
adquisición
Gerente
Verificar si existe la partida
presupuestaria para la adquisición
del bien o servicio
Gerencia Presupuesto
anual
Confirmar la
partida
presupuestaria
necesaria
3 Solicitud de
Cotizaciones
Comité de
adquisiciones
Enviar solicitudes de cotizaciones
del material o servicio, la
herramienta o los suministros que
se vaya a solicitar a los diferentes
Gerencia Internet o
convocatoria
Comunicar a los
diferentes
proveedores
sobre los
Si el monto del bien o
servicio que se desea
adquirir supera las
facultades del gerente, se
220
proveedores de la institución materiales,
servicios o
suministro que se
desea adquirir
lo realizará por concurso
de precios.
4 Ofertas o
Cotizaciones
recibidas.
Comité de
Adquisiciones
Recibir por parte de los
proveedores las cotizaciones del
bien o servicio que se desea
adquirir
Gerencia Internet,
cotizaciones
Recibir
cotizaciones de
los proveedores
5 Análisis de
Ofertas
Comité de
Adquisiciones
De las ofertas recibidas para la
adquisición del bien o servicio, se
analizará las cotizaciones para su
previa contratación.
Sala de
reuniones
Cotizaciones Analizar las
cotizaciones
recibidas
6 Orden de
Compra u
Orden de
Servicio.
Comité de
Adquisiciones
Elaborar las respectivas
retenciones conforme a la ley,
firmas del contrato.
Empresa
oferente
facturas,
retenciones,
cheques,
contratos
Bien o servicio
requeridos con
sus respetivos
documentos de
respaldo.
7 Informe de
Recepción o
Informe de
Conformidad.
Comité de
Adquisiciones
Acta de entrega recepción del
bien o servicio para su previo
archivo
Departamento
solicitante
Acta de
entrega
recepción
Bien o servicio
requerido.
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
221
Tabla 54. Flujograma de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
PROCESO: Administración ,control y contratación
SUBPROCESO: Flujograma de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de
servicios
No ACTIVIDAD RESPONSABLE:
Departamento Solicitante Comité de Adquisición Gerente
INICIO
1 Requisición
2 Comprobar si existe partida presupuestaria
para la adquisición
222
3 Solicitud de Cotizaciones
4 Ofertas o Cotizaciones recibidas.
5 Análisis de Ofertas
6 Orden de Compra u Orden de
Servicio.
7 Informe de Recepción o Informe de
Conformidad.
8 FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
223
Tabla 55. Descripción de actividades de uso de vehículos de la institución
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DEPENDENCIA: Gerencia
MACRO PROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
PROCESO: Administración ,control y contratación
SUBPROCESO: Uso de vehículos de la institución
Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO
Y/O
RESULTADO
OBSERVACIONES
1 Llenar la orden
de movilización
Gerente
La máxima autoridad está
facultado para autorizar la
movilización de los vehículos.
Los funcionarios que deban
cumplir con una comisión que
implique
viáticos, o subsistencias, deberán
tramitar, con al menos cuarenta y
ocho horas de
anticipación la respectiva,
La orden de movilización se
emitirá en formularios
preimpresos y prenumerados, y
Gerencia
Orden de
movilización
(anexo OM001)
Usar de una
manera
responsable los
vehículos de la
cooperativa.
224
contendrá los siguientes datos:
a) Identificación de la entidad,
antecediendo a la misma el
encabezamiento siguiente:
"Orden de Movilización;
b) Lugar, fecha y hora de emisión
de la orden;
c) Motivo de la movilización;
d) Lugar de origen y de destino;
e)Tiempo de duración de la
comisión;
f.) Nombres y apellidos
completos del conductor y del
servidor público a cuyo cargo
está
el vehículo oficial, con los
números de las cédulas de
ciudadanía;
g) Descripción de las principales
características del vehículo, es
decir, marca, color,
número de placas de
identificación y de la matrícula;
y,
h) Apellidos y nombres, y firma
225
del funcionario que emitió la
orden
2 Emitir un
informe
posterior a la
utilización
Personal que
utilizó el
vehículo
Realizar un informe posterior a
la utilización del vehículo , con el
principal objetivo de la salida,
antecedentes de las actividades y
anexos del lugar de visita
Gerencia Informe Informe
posterior a la
utilización del
vehículo
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
226
Tabla 56. Flujograma de Uso de vehículos de la institución
FLUJOGRAMA
INFORMACIÓN:
DEPENDENCIA: Gerencia
MACROPROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios
PROCESO: Administración ,control y contratación
SUBPROCESO: Uso del de vehículos de la institución
No ACTIVIDAD RESPONSABLE:
Conductor
INICIO
1 Llenar la orden de movilización
2 Emitir un informe posterior a la utilización
3 Llenar la orden de movilización
8 FIN
ELABORADO POR: Alex Gavilánez
REVISADO POR: Consejo de Vigilancia
EMISIÓN: 8 de octubre del 2013
227
3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación,
228
229
Tabla 57.TABULACIÓN GENERAL
COLORES
Ing. Richart
Patiño
Ing. Juan Carlos
Erazo ITEM
1 V V FACTIBILIDAD
2 V V PERTINENCIA
3 V V
RESOLUCIÓN DEL
PROBLEMA
4 V v APORTE TEÓRICO
5 V v
SIGNIFICACIÓN
PRÁCTICA
Tabla 58. TABULACIÓN POR FILAS
No. ITEM
3
RESOLUCIÓN DEL
PROBLEMA V V
2 PERTINENCIA V V
1 FACTIBILIDAD V V
4 APORTE TEÓRICO V v
5 SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA V v
Tabla 59. TABULACION POR COLUMNAS
No. ITEM
Ing. Richart
Patiño
Ing. Juan Carlos
Erazo
1 FACTIBILIDAD V V
2 PERTINENCIA V V
3
RESOLUCIÓN DEL
PROBLEMA V V
4 APORTE TEÓRICO V v
5 SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA V v
230
3.3 Conclusiones parciales del capítulo
En el presente capitulo se da a conocer la elaboración de la propuesta de investigación
la cual está conformada, por la elaboración de reglamentos y manuales, los cuales se
realizó con la finalidad de establecer procesos para las actividades que desempeña el
área administrativa.
La validación de expertos determina la viabilidad e importancia de la propuesta de
tesis, con la finalidad de abalizar para su respectiva aplicación.
Los Reglamentos y Manuales de Procedimientos están basados de acuerdo lo que
estipula la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, organismo que regula el
funcionamiento del sector financiero del Ecuador.
La implementación de los reglamentos y manuales de procedimientos en la cooperativa
permitirá optimizar tiempo, recursos y capital.
Las medidas adoptadas, tienen el principal objetivo de mejorar el control interno en la
cooperativa, estableciendo procesos para cada actividad que se realice dentro del área
administrativa.
231
CONCLUSIONES GENERALES
En La Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. no existe reglamentos,
manuales de procedimientos que permitan obtener un control interno adecuado en la
área administrativa de la institución, provocando que el nuevo personal desconozca a un
inicio los procesos que debe seguir.
Se ha implementado mecanismos de control interno en la institución, con la elaboración
de reglamentos y manuales de procedimientos, con el fin de estandarizar los procesos
de las actividades que realiza el área administrativa.
Las bases teóricas de la investigación están establecidas de acuerdo a la propuesta
realizada.
La aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de la investigación permitió realizar
el diagnostico de la organización, dándonos como resultado que no existe control en
las actividades que realiza el área administrativa, esto se genera por no contar con
procesos previamente establecidos.
En las instituciones es necesario implementar controles internos, con el objeto de
proporcionar eficiencia en los procesos para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Las políticas fueron elaborados de acuerdo a lo que establece la Ley de Economía
Popular y Solidaria que controla las entidades Financieras del Ecuador, con el fin de
mejorar la economía popular del país.
232
RECOMENDACIONES
Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda utilice los manuales y
reglamentos como fuente de consulta, para garantizar el cumplimiento eficiente de las
actividades que se realizan en el área administrativa.
Al efectuar los procesos de Auditoria Interna, Lavado y Control de Activos, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de
estudios, ejecución de obras y contratación de servicios se cumplan con las
actividades establecidas para cumplir con los objetivos de la institución.
Para la aplicación efectiva de los controles detallados en los manuales es necesaria la
difusión del mismo con el fin de dar cumplimiento a los controles internos establecidos
y vigilar el desempeño de los subordinados.
Es importante comunicar en el área administrativa de la organización para dar a
conocer al personal de sus responsabilidades que requieran llevar a cabo de ahora en
adelante.
Realizar monitoreos sobre el funcionamiento de los controles establecidos para
determinar si existen deficiencias en los procedimientos y poder realizar modificaciones
necesarias para la administración de riesgos
Capacitar al personal involucrados sobre el uso de los Reglamentos y Manuales.
Optimizar los recursos existentes y realizar un seguimiento permanente.
Es importante considerar que el desarrollo de una empresa debe ir de la mano con sus
planes, programas y procedimientos, por tal razón se deberá efectuar análisis y
evaluaciones periódicas de los nuevos procedimientos, con la finalidad de mantener
actualizado los presentes reglamentos y manuales.
233
BIBLIOGRAFÍA
ALAYON, Ricardo, (Organización de Empresas),2003, México, 3ra Edición, Mc Graw
Hill.
CORREA Fernando, (Administración), 2009,El CID editor.
CHIAVENTAO Idalberto, (Administración, proceso Administrativo), Mc Graw Hill,
2000
EVANS Robert & LINDSAY William (Administración y Control de la calidad),2008,
Cengage Learning.
FERNANDEZ, José Antonio (El proceso Administrativo), México, 2010.
FINCOWSKY Franklin, (Organización de empresas), 1995, México, McGRAW-HILL.
HERNANDEZ Sergio, (Administración Teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias
para la competitividad) , 2da Edición, 2008, México, Mc Graw Hill .
HAMPTON David, (Administración), 3ra Edición, 2010, México, Mc Graw Hill .
Reference Library.
RODRIGUEZ Joaquín, (Manuales Administrativos), 3ra Edición, 2002, México,
Cangare Liaoning Editores.
RAY WHITTINTONG, (Principios de Auditoria),14ta edición, Mc Graw Hill.
SANTILLANA Juan, (El proceso Administrativo), 2da Edicion,2002, Gale Virtual
STONER & FREEMAN (Administración), 1996, Pearson Educación.
THOMPSON B. y ANTEZANA (Proceso Administrativo), 2010.
THOMPSON Janeth (Herramientas Administrativas) ,2010
234
ANEXOS:
ENTREVISTA
Entrevista dirigida al Ing. Richard Patiño, Gerente General de la Cooperativa de Ahorro
y Crédito ¨1 de Julio¨.
Objetivo: Diagnosticar el control interno de la Cooperativa.
1. Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas
comprometidas de la cooperativa?
2. Se revisa y evalúa periódicamente la eficacia de los controles?
3. ¿Por qué considera usted que la cooperativa tiene que mejorar el control
interno administrativo?
4. Existen Manuales de Procedimientos para las actividades que realiza el área
administrativa?
5. ¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de
procedimientos se mejorará en control interno administrativo?
235
ENCUESTA
Encuesta dirigida a los empleados del Área Administrativa de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito ¨1 de Julio¨
OBJETIVO: Diagnosticar el control interno de la Cooperativa.
INSTRUCCIONES: Lea detenidamente cada pregunta y conteste con sinceridad,
marcando con una X o con su criterio personal.
¿Cree usted que en la Cooperativa existe un adecuado control interno?
¿Considera importante la implementación de Reglamentos y Manuales de
Procedimientos para mejorar el control interno en la Cooperativa?
¿Existen personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno de la
Cooperativa?
¿Se utilizan sistemas para simplificar y hacer más efectivo el control interno?
¿Califique al control interno de la Cooperativa?
Bueno
Malo
Regular
236
¿Cuenta la Cooperativa con Reglamentos y Manuales de Procedimientos?
¿Tiene Ud. conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos?
¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de procedimientos
se mejorará el control interno?
¿Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas
comprometidas de la cooperativa?
¿Cumple usted a cabalidad con los procesos y subprocesos definidos para el desarrollo
de las actividades?
237
ENCUESTA
Encuesta dirigida a los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio ¨.
OBJETIVO: Diagnosticar la falta de control interno de la Cooperativa.
INSTRUCCIONES:
Lea detenidamente cada pregunta y conteste con sinceridad, marcando con una X o con
su criterio personal.
Conoce usted los servicios que brinda la Cooperativa?
Considera que la atención que brinda la institución es:
Muy ágil:
Ágil:
Poco ágil:
Lenta:
El tiempo que se demoró en realizar su trámite cree que es:
Rápido:
Normal:
Lento:
Estima que existe falta de información sobre los beneficios que ofrece la
Cooperativa?
238
¿Conoce usted el procedimiento necesario para la apertura de una cuenta en la
Cooperativa?
¿Usted ha realizado depósitos iguales o mayores a $5000,00?
¿Conoce el procedimiento a seguir cuando realiza depósitos mayores o iguales a
$5000?
¿Al momento de realizar un depósito mayor o igual a 5000,00 le han hecho firmar
un documento que justifique la licitud de fondos de su transacción?
¿Como usted califica la seguridad de las instalaciones de la Cooperativa?
Buenas
Malas
Regulares
¿Cree usted que existe medidas de seguridad en la institución en caso de alguna
emergencia?
239
Anexo DCU.0001
240
241
242
243
Anexo DCU.0002
244
Anexo DCU003
245
246
Anexo DCU 004
247
248
249
REQUISITOS
“CONOZCA SU CLIENTE”
Para personas naturales:
k) Nombres y apellidos completos, asi como de sus apoderados, de ser el caso.
l) Numero de indenficación: cédula de ciudadania, cédula de identidad o pasaporte vigente.
m) Nombres y apellidos del conyuge .
n) Dirección y números de teléfono del domicilio y dirección del correo electrónico de ser el caso, si el
clienete reside en el exterior, se consignara el país y lugar de residencia.
o) Actividad económica principal y detalle de ingresos que provengan de la misma
p) Detalle de ingreso diferentes a los originados en la actividad económica principal
q) Informacion financiera que incluya valor de los ingresos y egresos mensuales, patrimonio y origen
de los recursos empleados en las operaciones
r) Cuentas que posea o maneje en instituciones del sistema financiero.
s) Firma del cliente y del funcionario que recepte la información.
t) Si el cliente depende economicamente de un tercero, deberá suministrar los datos de la persona de
quien provienen los recursos utilizados.
A efectos de verificar la informacion entregada, la cooperativa requerira la provición de la siguiente
documentación a las personas naturales:
i) Copia del documento de identificación.
j) Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de extranjeros no
residentes en el Ecuador.
k) Referencias bancarias y/o comerciales.
l) Copia de al menos un recibo de cualquier de los servicios básicos.
m) Declaración de origen y destino lícito de recursos.
n) En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá anexar la
documentación de la persona de quien provengan los recursos utilizados para efectuar las
operaciones o transacciones.
o) Resultado de la revisión interna en listas.
p) La actualización de los documentos de respaldo, formularios del conocimiento al cliente serán
actualizados anualmente.
Para personas jurídicas:
h) Razón social o denominación y numero del registro Único del Contribuyentes (RUC)
i) Objeto social y actividad económica
j) Dirección y número de teléfono de la oficina principal, sucursales y agencia, de ser el caso, y
dirección del correo electrónico.
k) Nombres y apellidos completos, números de identificación, dirección del domicilio y número de
teléfono de su(s) representantes legal(es) y apoderado(s).
l) Información financiera relativa al patrimonio e ingresos mensuales y origen de los recursos
empleados en las operaciones.
m) Cuentas e inversiones que mantengan en entidades financieras.
n) Firmas del representante legal y del funcionario que recepta la información.
250
REQUISITOS
“CONOZCA SU EMPLEADO”
j) Nombres y apellidos completos, y, estado civil.
k) Direccion domiciliaria, número telefónico y dirección de correo electrónico, si es aplicable.
l) Hoja de vida con el detalle de sus trabajos y actividades anteriores, estudios y créditos académicos.
m) Referencias personales y laborales.
n) Copia delos recibos de cualquiera de los servicios básicos.
o) Declaración de origen licito de recuros, siempre y cuando éstos provengan de fuentes distintas a las
de la realción laboral, en los formularios diseñados por cada entidad.
p) Declaracion de la situación financiera, total de activos y pasivos (Declaración Patrimonial)
q) Perfil de competencias y de cargos.
r) Fecha de ingreso a la entida.
Para el caso del representante legal y miembros del directorio, se requerirá adicionalmente:
c) Declaracion juramentada ante Notario Público de no encontrarse incurso en las siguientes
obligaciones:
No haber sido condenados mediante sentencia ejecutoriada, alpago deobligaciones con
instituciones del sistema financiero o por obligaciones tributarias, así como los que hubieren
incumplido una sentencia dictado por un tribunal de Arbitraje, mientras esté pendiente la
obligación.
No haber sido judicialmente declarados insolventes o en estado de quiebra.
Los representantes legales y administradores de cooperativa que se hayan sometido a procesos
de concurso preventivo o concordato y quienes tengan glosas confirmadas en última instancia
por la Contraloría General del Estado o las salas de lo Contencioso Administrativo de las cortes
provinciales, según el caso.
No estar impedidos de ejercer el comecio y ni haber sido condenados por delitos contra la
propiedad, las personas, la fe pública o la administración Pública; así como los sancionados
con inhabilitación o remoción de sus cargo por la Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria.
No haber sido condennados mediante sentencia ejecutoria por los delitos tipificados en la ley
sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
No encontrarse inhabilitados para ejercer cargos públicos en general, o cargos directivos en
instituciones del sistema financiero o sociedades mercantiles.
No haber sido condenados o sancionados por alguna autoridad administrativao judicial.
En la declaración juramentada ante el notario, constará la declaración expresa de que la persona
designada cuenta con el conocimiento y experiencia suficiente que lo acredita como
debidamente capacitado para conocer, identificar y resolver los riesgos del negocio que se
compromete a dirigir, administrar o representante.
d) Hoja de vida, en la cual se haga énfasis en la instrucción y la experiencia profesional en las materias
afines al negocio a administrar, dirigir o representar, adjuntando los docuementos que respalden tal
información
Para el caso de funcionarios estos datos se compilaran en la solicitud de empleo generada por la Gerencia
General.
ANEXO DCU006
251
REQUISITOS
“CONOZCA SU PROVEEDOR”
Presentación de la Empresa
Catálogo de productos y/o servicios ofrecidos (Fecha de inicio de operaciones)
Precios de productos y/o servicios
Políticas de Formas de Pago y Tiempos de Entrega
Estructura Organizacional y Organigrama
Portafolio de Clientes
Certificados de Calidad (Si los tiene)
Descripción del servicio de mantenimiento y atención posventa
Certificación de Distribuidor Autorizado por cada marca que cotice (si lo tiene).
Copia del Nombramiento del Representante Legal
Copia del RUC
Copia de la Cédula del Representante Legal
Otros valores agregados que ofrezca su empresa
Certificado de cumplimiento de obligaciones tributarías
Declaración Juramentada (En caso que el proveedor declare que es una Persona Políticamente Expuesta se
pasará al Oficial de Cumplimiento para la aplicación de la debida diligencia ampliada y autorización
respectiva).
ANEXO DCU007
252
Anexo: OM001
Instalaciones de la COAC “1 de Julio”
253
254
255
Acta de Aprobación de Los reglamentos y Manuales
256