fail meja · web viewborang permohonan keluar asrama 9. surat akuan dadah 10. senarai semak pakaian...
TRANSCRIPT
PENGURUSAN ASRAMA
1. Objektif
- Membolehkan PK HEM dan penyelia asrama atau sesiapa yang mengambilalih tugas dan tanggungjawabnya merujuk, meneliti dan memahami bidang tugas serta tanggungjawab
- Memudahkan kerja semak semula dan/atau pindaan kepada dokumen rasmi dan tidak rasmi pada masa akan datang
- Mempercepatkan proses kerja rutin yang ditanggung oleh PK HEM dan Penyelia Asrama- Memudahkan PK HEM dan Penyelia Asrama merancang kerjanya untuk sepanjang tahun
dengan rapi dan memastikan segala urusan kerja berjalan dengan licin dan lancar
CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI
CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI
PENGARAH
KETUA SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN
PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH*PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH
*PEGAWAI KHAS HEM
UNIT HAL EHWAL MURID*KETUA UNIT
*PENOLONG PENGARAH/PENYELIA
PENGETUA
CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA SEKOLAH
PENGETUA/GURU BESAR
CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA
PEN.KANAN HEMPENOLONG KANAN
GURU KANAN
PEMBANTU TADBIR
PENYELIA ASRAMA
KETUAWARDEN KAUNSELOR GURU
AGAMA
WARDEN
LEMBAGA PENGAWAS
KETUA-KETUA KAMAR
PENGHUNI ASRAMA
KAKITANGANASRAMA
PEMBEKAL MAKANANASRAMA
3.SENARAI TUGAS
3.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama .
3.2. Membantu dalam perlantikan warden asrama.
3.3 Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama.
3.4 Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok.
3.5 Membantu mengurus kakitangan asrama.
3.6 Memastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga.
3.7 Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual / menu yang ditetapkan.
3.8 Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.
3.9 Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.
3.10 Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan
penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
3.11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama. 3.12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni, bangunan dan alatan asrama supaya
sentiasa dalam keadaan baik.
3.13Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran.
3.14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama.
3.15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua/ Guru Besar.
3.16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/ Guru Besar.
4.PROSES KERJA
JAWATAN PROSESPengetua/PK HEM 1.Melantik Jawatankuasa Asrama
2.Mengadakan mensyuarat perancangan dan pengurusan asrama3.Mengadakan mesyuarat asrama sebulan sekali
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pendaftaran dan Penempatan murid
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pengurusan Dewan Makan dan Makanan
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pengurusan Kesihatan dan Kebajikan muird
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Semasa Gangguan Bekalan Air,Letrik dan Kecemasan
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Latihan Kebakaran
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pengurusan Bilik-Bilik Khas
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Etika Makan Beradab/Jamuan Rasmi
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Kaunselor
Aktiviti RIMUP dan Patriotisme
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Keluar mingguan (outing) dan Pulang Bermalam Mingguan,Cuti Penggal
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal Keselamatan
Laporan Keluar Masuk Pelawat Asrama
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal keselamatan
Keceriaan,kecantikan dan keselamatan asrama
PK HEM/Ketua Warden/Warden/ Penyelia Asrama/Guru Disiplin/Kaunselor
Kes disiplin dan sesi kaunseling
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Kelas Persediaan ( Prep)
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pengurusan stor, stok dan perolehan
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Unit Peperiksaan/Kaunselor
Prestasi akademik muird
PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama
Pelupusan dan hapuskira
CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN
Menerima senarai nama daripada Pengetua
Mengenalpasti bilik/perabot/alatan
Diurus Oleh Tidak Lengkap?PenyeliaAsrama
Ya
Menentukan agihan mengikut bilik
Pelajar melapor diri/taklimat
Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di
asrama
BeliDi Koperasi Tidak Lengkap?
Ya
Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama
/Warden/Penyelia Asrama
Penghuni mendapat tempat
SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Terima senarai nama pelajar
2. Kenalpasti alatan/bilik lengkap
3. Agihan penempatan
4. Menerima pelajar yang melapor diri
5. Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama
6. Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori
7. Pelajar di bawa ke bilik yang ditentukan
8. Pastikan pelajar mendapat tempat
7. NORMA KERJA
NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu
1 Menerima senarai nama 2 Minit
2 Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti
bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar
1 Jam
3 Jawatankuasa Penempatan membuat agihan
penempatan pelajar
1 hari
4 Pelajar melapor diri / taklimat
Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal
di asrama
Menyerahkan alatan kepada
pelajar/mengutip yuran
1 jam
5 Pelajar dibawa oleh petugas ke bilik yang
ditentukan
5 minit
6 Petugas / Penyelia Asrama menyemak
borang akuan penerimaan
1 minit
7 Pelajar mendapat tempat di asrama 5 minit
8. PERATURAN & PEKELILING
8.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1987 Pengurusan & Kawalan Asrama Sekolah Harian
8.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.12/1989 Garispanduan Dari Segi Pencegahan Kebarkaran Bangunan Dormitori & Asrama
9. BORANG-BORANG
1. KEMASUKAN PELAJAR
Bil. Jenis Borang1. Borang Permohonan Kemasukan Asrama2. Surat Tawaran3. Surat Permohonan Kemasukan Asrama Ditolak4. Surat Akuan Ibu Bapa / Penjaga5. Borang Maklumat Diri (Sma)6. Borang Perjanjian Jaminan Tatatertib Asrama(Aku Janji)7. Surat Akuan Anti Dadah8. Borang Permohonan Keluar Asrama9. Surat Akuan Dadah10. Senarai Semak Pakaian Dan Peralatan / Barang Keperluan
Kepala Surat Sekolah______________________________________________________________________________
BORANG PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA
BUTIR-BUTIR PEMOHON
1. NamaPenuh: ………………………………………………………………………..…………
(Tulis dengan huruf besar mengikut Kad Pengenalan)
2. Jantina:.................................3.Kaum:........................................4.Agama:...................................
5.NoK/P/SijilKelahiran:......................................6.Warganegara:................................................ 7.Alamatpenuh: ...............................................................................................................................
7.No.Tel: . ...........................................................(R)..................................................................(H/P)
8. Jarak rumah ke sekolah:......................................................................................................................
9. Sekolah terdahulu:....................................................................10:Ting/Darjah:................................
11. Kelulusan akademik terakhir: ........................................................................................................ (Sertakan salinan slip peperikasaan)12. Kegiatan Ko.Korikulum:.
i. Sukan/permainan .................................. Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun ................
ii. Kelab/persatuan .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun.................
iii. Unit Beruniform .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun ................
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT
LULUS / TIDAKTarikh terima borang :……………Tarikh masuk :……………………No Dom/Bilik :…………………...No. Pendaftaran:…..………………
(Gambar)Pasport
13. Alahan makanan:*Ya/Tidak Jika ya nyatakan jenis alahan......................................................
14. Jenis-jenis penyakit yang dihidapi ...................................................................................................
15. Pengalaman tinggal di asrama: *Ya/Tidak 14.Tempoh…………………(Tahun)
16. Jika Ya, Nyatakan nama dan alamat asrama dahulu:....................................................................
17. Sebab-sebab memohon tinggal di asrama:i. ………………………………………………………………………………………………
…ii. ………………………………………………………………………………………………
…iii. ………………………………………………………………………………………………
…
Tarikh: ............................ ( ) Nama/Tandatangan Murid
BUTIR-BUTIR IBU BAPA/PENJAG A
Maklumat Bapa Ibu Penjaga*Nama
No.K.Pengenalan
WarganegaraAlamat rumah
No.telephonPekerjaanPendapatan bulanan (sertakan salinan slip gaji yang disahkan)Alamat majikan
Tandatangan dan cop Penghulu/wakil Rakyat(Jika bekerja sendiri)
*Jika bukan dijaga oleh ibubapa
TANGGUNGAN
Bil Nama Kaitan Persaudaraan Tahun/Ting Anggaran Perbelanjaan
Sebulan010203040506
Saya mengaku maklumat di atas ádalah BETUL dan BENAR.
Tarikh :_____________________________ ( )Nama dan T.Tgn
Bapa/Penjaga
SENARAI SEMAK
Bil Perkara Tanda (/)01 Salinan K.Pengenalan/Surat Beranak02 Salinan K.Pengenalan Ibubapa/Penjaga03 Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PMR/SPM/Akhir Tahun04 Salinan Slip gaji ibubapa/penjaga05 Surat pengesahan pendapatan daripada Ketua Kampung06 Gambar bersaiz pasport 1 keping07 Sampul surat berukuran 4” X 9” beralamat sendiri dan stem 0.30 sen08 Surat Akuan Disiplin
SURAT AKUAN IBU BAPA / PENJAGA
Saya ______________________ ibu / bapa / penjaga kepada murid bernama
______________________________________ . Nombor Kad Pengenalan
______________________ di tahun / tingkatan ____________ akan mula tinggal di asrama
_____________ di dorm / bilik ___________.
Dengan kerelaan hati saya:
a. Saya bersetuju menjelaskan semua bayaran yang dikenakan berhubung dengan
persekolahan / asrama anak / jagaan saya dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya tidak
dijelaskan pihak sekolah / asrama boleh mengambil tindakan yang sesuai.
b. Bersetuju mewakilkan kepada Pengetua / Warden untuk menandatanani bagi pihak diri
saya, Surat Keizinan yang diperlukan oleh doktor hospital kerajaan, untuk menggunakan
ubat bius dan melakukan pembedahan ke atas anak / jagaan saya apabila berlaku
kecemasan yang memerlukan tindakan serta merta.
c. Mengizinkan anak / jagaan saya mengambil bahagian dalam sebarang kegiatan dan
lawatan sambil belajar yang dianjurkan oleh pihak asrama, sekolah, Jabatan Pelajaan
Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia atau sebarang pertubuhan yang disertainya.
.
____________________________ Disaksikan oleh:
(Tandatangan Ibu / Bapa / Penjaga)
Alamat :
___________________________ Nama : _____________________
___________________________ No K/P : ____________________
___________________________ Jawatan : ____________________
___________________________ Cop Rasm i: __________________
No. Telefon :________________
(*Saksi: Ketua kampong /
Penghulu / Pegawai
Kumpulan A)
LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
Ruj. Kami :
Tarikh :
Kepada,
________________________
________________________
________________________
Tuan,
TAWARAN MASUK KE ASRAMA TAHUN _________
Sukacita dimaklumkan bahawa anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/
Tingkatan ______________ telah ditawarkan menduduki asrama sesi _________________.
2. Pihak tuan diminta melaporkan diri di pejabat asrama seperti maklumat di bawah;
2.1 Tarikh :
2.2 Masa :
2.3 Tempat :
2.4 Pakaian Pelajar : Pakaian Seragam Sekolah
3. Pembayaran yuran asrama boleh dijelaskan pada hari tersebut. Butir-butir bayaran seperti
lampiran.
4. Tawaran ini sah sehingga:
______________________________________________________
5. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai.
Sekian, terima kasih.
‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
Saya yang menurut perintah,
Pengetua
LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
Ruj. Kami :
Tarikh :
Kepada,
________________________
________________________
________________________
Tuan,
PENOLAKAN PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA
Dukacita dimaklumkan bahawa permohonan anak / jagaan tuan ________________________
Tahun/ Tingkatan ______________ tidak diluluskan adalah disebabkan seperti berikut;
BIL PERKARA TINDAKAN
1. Borang permohonan tidak lengkap
2. Masalah / Rekod Disiplin
3. Prestasi Akademik kurang memuaskan
4. Tiada kekosongan tempat di asrama
5. Lokasi tempat tinggal berhampiran dengan sekolah
6. Masalah kesihatan
7. Lain-lain masalah
2. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai.
Sekian, terima kasih.
‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
Saya yang menurut perintah,
Pengetua
LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
BORANG PERJANJIAN JAMINAN TATATERTIB ASRAMA
Penuhkan dengan huruf besar
NAMA PELAJAR : _______________________________________________________
NO KP / SB :________________________________________________________
JANTINA : ________________________________________________________
ALAMAT POS : ________________________________________________________
NO TEL :_________________________________________________________
LAFAZ PERJANJIAN
“ SAYA YANG BERNAMA SEPERTI DI ATAS, DENGAN INI MENGAKU DAN BERSETUJU AKAN
MEMATUHI SEGALA PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG ASRAMA SELAMA SAYABELAJAR DI
SEKOLAH INI DAN SANGGUP MENERIMA SEBARANG HUKUMAN YANG BERKAITAN
TERMASUK DIBUANG ASRAMA. PERSETUJUAN INI DIBUAT ATAS KERELAAN HATI SAYA
SENDIRI TANPA DESAKAN DAN PAKSAAN DARI MANA-MANA PIHAK” .
_________________ ____________________________
Tandatangan Pelajar Tandatangan Ibu bapa / Penjaga
Nama : _____________________
Tarikh: ___________________
Disahkan oleh: Saksi :
_________________________ __________________________
( ) ( )
Cop Rasmi : ___________________________
( Pengetua / Penghulu/ Penggawa/ Ketua Kampung/ Pegawai Kerajaan)
Potong mana yang tidak berkenaan
(Alamat ibu bapa)
________________________
________________________
________________________
________________________________________________________________________________________
Tarikh :
Pengetua,
_______________________
_______________________
_______________________
Tuan,
MEMOHON KELUAR DARI ASRAMA
Merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memaklumkan bahawa anak/ jagaan saya yang tinggal di asrama
sekolah ini ingin memohon keluar dari asrama.
2. Maklumat anak / jagaan saya adalah seperti berikut;
2.1 Nama : ________________________________
2.2Tingkatan : ________________________________
2.3 Kamar/Bilik : ________________________________
2.4 Tarikh Masuk :_________________________________
2.5 Tarikh Keluar :_________________________________
2.6 Sebab-sebab keluar :_________________________________
3. Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan sangat diharapkan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
___________________________ ________________________
( ) ( )
Ibu bapa / Penjaga Pelajar
_____________________________________________________________________________________________
URUSAN PEJABAT :
Permohonan keluar asrama anak / jagaan tuan diluluskan / tidak diluluskan pada
____________________ .
Pegawai yang meluluskan, Tarikh :
____________________
(Warden / Penyelia Asrama)
PROSES KERJA PENGURUSAN MAKANAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Membuat pesanan Penyelia Asrama /
Warden
2 Menerima bahan mentah Penyelia Asrama /
Warden
3 Memeriksa kualiti dan kuantiti
bahan mengikut spesifikasi yang
ditetapkan (mingguan/harian)
Warden / Penyelia
Asrama
(Makanan)
4 Proses memasak Pekerja Dewan Makan
(Dapur)
5 Memeriksa kualiti dan kuantiti
masakan
Penyelia Asrama/Warden
6 Makanan disajikan Pekerja Dewan Makan
7 Pelajar makan
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MAKANAN
Membuat pesanan
Menerima bahan mentah
Memeriksa kualiti dan kuantiti
Tolak/Ganti Tidak Puashati?
Ya
Bahan mentah dimasak
Memeriksa kuantiti dan kualiti masakan
TidakTindakan Puashati?Susulan/Ganti
Ya
Makanan disajikan
Pelajar makan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN MAKANAN
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Membuat pesanan
2.Terima bahan mentah
3. Periksa kualiti dan kuantiti
4. Ambil tindakan susulan (Jika tidak
5. Pastikan bahan dimasak
6. Periksa kuantiti dan kualiti masakan
7. Ambil tindakan susulan(Jika tidak menepati kuantiti dan kualiti
7. Pastikan semua penghuni asrama mendapat makanan.
NORMA KERJA PENGURUSAN MAKANAN
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Membuat pesanan 10 minit
2 Menerima bahan mentah daripada
pembekal
10 minit
3 Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan
makanan yang dibekalkan mengikut
spesifikasi yang ditetapkan.
1 jam
4 Menentukan bahan dimasak 5 minit
5 Menentukan penghuni asrama mendapat
makanan mengikut kuantiti yang
ditetapkan dan berkualiti.
10 minit
PROSES KERJA PENGURUSAN KESIHATAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Membuat laporan Kapten
2 Menerima laporan Warden / Penyelia Asrama
3 Pemeriksaan awal dan rawatan awal Warden / Penyelia Asrama
4 Mengisi borang rawatan dan
menghantar pelajar (jika perlu rujuk)
Penyelia Asrama/ Warden
5 Mendapatkan rawatan di hospital/
Klinik
Doktor
6 Memaklumkan kepada
penjaga/pentadbir sekiranya
dimasukkan ke wad
Ketua Warden / Warden
7 Menandatangani surat izin
pembedahan sekiranya berlaku
kecemasan.
Ibubapa / Penjaga
8 Menguruskan penghantaran
peralatan pakaian dan lain-lain
sekiranya dimasukkan ke wad.
Warden / Penyelia Asrama
9 Menguruskan kemasukkan ke bilik
sakit sekiranya mendapat cuti sakit.
Penyelia Asrama
10 Mengaturkan lawatan untuk
menziarahi pelajar di wad.
Warden/Guru Tingkatan
11 Membawa pelajar pulang ke asrama Warden / Penyelia Asrama
12 Menyediakan laporan khas rawatan
dalam buku log
Warden / Penyelia Asrama
13 Menyediakan laporan kejadian
wabak kepada pentadbir
Ketua Warden / Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN KESIHATAN
Membuat laporan
Terima laporan
Pemeriksaan awal
Rawatan Serius?Ringan Tidak
Ya
Isi borang rawatan
Sediakan pengangkutan ke hospital
Rawatan HospitalCuti Sakit?
Masuk bilik Sakit/ Ya Tidak Masuk Wad?Balikkerumah
Tidak Ya
Hadir Sekolah Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga /
pentadbir
PembedahanTidak
Ya
Tandatangan kebenaran pembedahan
Hantar peralatan/pakaian pelajar
Terima lawatan/ziarah
Keluar Wad
Balik ke asrama
SENARAI SEMAK PENGURUSAN KESIHATAN
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Membuat laporan
2. Terima laporan
3. Buat pemeriksaan awal
4.Pastikan penyakit serius/ tidak
5. Pastikan borang rawatan/surat pengesahan sekolah diisi (sekiranya perlukan rawatan lanjut)
6.Hantar pesakit ke hospital
7. Maklumkan kepada ibu bapa /penjaga/ pentadbir
8.Dapatkan tandatangan kebenaran pembedahan (Jika perlu)
9.Hantar peralatan/pakaian pesakit
10.Maklumkan kepada pengawas bilik sakit
11.Aturkan lawatan/ziarah
12.Jemput pesakit/penghuni asrama apabila keluar wad.
13.Uruskan kemasukan ke bilik sakit
NORMA KERJA PENGURUSAN KESIHATAN
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Membuat laporan 2 minit
2 Warden terima laporan daripada
pengawas
3 minit
3 Penyelia Asrama/Warden melakukan
pemeriksaan awal.
5 minit
4 Penyelia asrama/warden mengisi borang
rawatan dan surat jaminan
10 minit
5 Pelajar dihantar untuk mendapatkan
rawatan segera di hospital bagi kes yang
serius
1 jam
6 Pelajar sakit biasa/tidak serius diberikan
rawatan mengikut keperluan.
5 minit
7 Warden bertugas memaklumkan kes
kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir jika
dimasukkan ke wad.
10 minit
8 Ibubapa /penjaga menandatangani surat
izin pembedahan (dalam kes kecemasan)
1 Jam
9 Warden bertugas/Penyelia Asrama
menguruskan penghantaran keperluan
alatan/pakaian pesakit yang dimasukkan
ke wad.
1 Jam
10 Warden bertugas menguruskan program
menziarahi pesakit di hospital.
5 minit
11 Warden bertugas/Penyelia Asrama
menjemput/membawa pesakit pulang dari
hospital ke asrama.
1 hari
12 Warden bertugas/Penyelia Asrama
menempatkan pelajar yang mendapat
cuti sakit ke bilik sakit/menguruskan
pelajar balik (jika sakit berjangkit)
1 Jam
PROSES KERJA SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Membuat aduan Kapten
2 Menerima aduan Warden
3 Menyiasat punca gangguan Warden / Penyelia Asrama
4 Membuat laporan kepada
Pengetua/Guru Besar untuk
menghubungi JBA atau TNB/JKR
Elektrik
Warden / Penyelia Asrama
5 Mengambil tindakan susulan untuk
mengatasi gangguan tersebut.
Warden / Penyelia Asrama
6 Menyediakan laporan dalam buku
log
Warden / Penyelia Asrama
CARTA ALIRAN PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK
Membuat aduan
Terima aduan
Menyiasat punca kejadian
Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Hubungi pihak berkenaan (JBA/TNB/JKR)
Tindakan susulan segera
SENARAI SEMAK PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Membuat aduan
2. Terima aduan
3.Siasat punca kejadian
4.Maklumkan kepada Pengetua/Guru Besar
5. Hubungi pihak berkenaan (JBA /TNB/JKR)
6.Laksanakan tindakan susulan
NORMA KERJA PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Membuat aduan 2 minit
2 Menerima aduan 3 minit
3 Menyiasat punca kejadian 30 minit
4 Memaklumkan kepada Pengetua / Guru
Besar
5 minit
5 Menghubungi pihak berkenaan
JBA/TNB/JKR
30 minit
6 Melaksanakan tindakan susulan 1 Jam
6. PROSES KERJA LATIHAN KEBAKARAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Merancang dan menetapkan tarikh Ketua Warden
Guru Penasihat Kadet
Bomba
2 Menyediakan pelan laluan
kebakaran
Warden / Kadet Bomba
3 Menghubungi pihak bomba Warden
4 Mengadakan taklimat latihan
kebakaran
Pegawai Bomba / Warden
5 Latihan kebakaran dilaksanakan Warden
6 Penilaian Pegawai Bomba / Warden
7 Laporan Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN
Merancang dan menetapkan tarikh
latihan kebakaran.
Menyediakan pelan laluan kebakaran
Menghubungi pihak bomba
Taklimat latihan kebakaran
Latihan kebakaran dilaksanakan
Arahan Tidak Puashati?Buat SemulaPada masa lain Ya
Laporan
SENARAI SEMAK LATIHAN KEBAKARAN
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Rancangan dan tetapkan tarikh latihan
2.Sediakan pelan laluan kebakaran
3.Hubungi pihak bomba
4. Beri taklimat latihan kebakaran
5.Jalankan/laksanakan latihan kebakaran
6.Buat penilaian/sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Merancang dan menetapkan tarikh
latihan
1 jam
2 Menyediakan pelan laluan kebakaran 1 jam
3 Menghubungi pihak bomba 15 minit
4 Taklimat latihan kebakaran 1 jam
5 Menjalankan /melaksanakan latihan
kebakaran
15 minit
6 Membuat laporan/penilaian 30 minit
PROSES KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Menubuhkan jawatankuasa PK HEM
2 Merancang aktiviti penggunaan bilik
khas
Ketua Warden
3 Menyusun jadual tugas Warden Undang-undang
dan Peraturan
Asrama
4 Menyelia kebersihan dan keceriaan
bilik-bilik khas.
Warden / Penyelia Asrama
5 Penilaian Warden
6 Tindakan susulan Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Menubuhkan ahli jawatankuasa
Merancang aktiviti penggunaan bilik khas
Menyusun jadual tugas
Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas
Membersihkan TidakMenyusun dan Puas hati?Menceriakan semula
Ya
Diteruskan/Pengiktirafan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Tindakan Tandakan Catatan( )
1.Tubuhkan Ahli Jawatankuasa
2.Rancangan aktiviti penggunaan bilik khas.
3. Susunan jadual tugas
4.Menyelia:
- kebersihan
- Keceriaan
- susunan peralatan/perabot
5.Sediakan laporan/penilaian
6.Tindakan susulan
NORMA KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Merancang aktiviti penggunaan bilik khas 1 jam
3 Menyusun jadual tugas 30 minit
4 Menyelia kebersihan,keceriaan dan
susunan perabot/peralatan.
2 jam
5 Menyediakan laporan 30 minit
6 Tindakan susulan 1 jam
PROSES KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua/Guru Besar
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos Ketua warden
3 Mendapatkan persetujuan Pengetua/Guru Besar
4 Melaksanakan aktiviti Warden /AJK
5 Penyeliaan Warden
6 Penilaian Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN
Menubuhkan ahli jawatankuasa
Merancang aktiviti dan anggaran kos
Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar
Ubahsuai Tidak Setuju?
Ya
Laksanakan aktiviti
Penyeliaan dan penilaian
TidakBerkesan?
Ya
Aktiviti diteruskan
Menyediakan laporan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa
2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran kos
3. Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar 4. Laksanakan aktiviti 5. Buat Penyeliaan / penilaian
6. Sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos 2 jam
3 Meminta persetujuan Pengetua/Guru
Besar
10 minit
4 Melaksanakan aktiviti 2 jam
5 Membuat penyeliaan / penilaian 1 jam
6 Menyediakan laporan 1 jam
PROSES KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos PK HEM
3 Mendapatkan persetujuan Pengetua
4 Melaksanakan aktiviti Ketua warden
5 Penyeliaan Warden
6 Penilaian Ketua warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI
Menubuhkan ahli jawatankuasa
Merancang aktiviti dan anggaran kos
Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar
Ubahsuai Tidak Dipersetuju?
Ya
Laksanakan aktiviti
Sediakan laporan dan penilaian
Tidak Berkesan?
Ubahsuai
Ya
Aktiviti diteruskan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN RIADAH DAN REKERASI
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa
2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran kos
3. Dapatkan kebenaran Pengetua / Guru Besar
4. Laksanakan aktiviti
5. Buat Penyeliaan / penilaian
6. Sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos 2 jam
3 Meminta persetujuan Pengetua/Guru
Besar
10 minit
4 Melaksanakan aktiviti 2 jam/hari
5 Membuat penyeliaan / penilaian 2 jam/hari
6 Menyediakan laporan 1 jam
PROSES KERJA ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua/Guru Besar
2 Merancang aktiviti PK HEM
3 Taklimat,bimbingan dan panduan
kepada penghuni asrama
Ketua Warden
4 Pelaksanaan aktiviti Ketua Warden
5 Menyelia aktiviti Warden
6 Penilaian Ketua Warden
7 Menyediakan laporan Ketua Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI
Menubuhkan ahli jawatankuasa
Merancang aktiviti
Taklimat, panduan dan bimbingan kepadaPenghuni asrama.
Melaksanakan aktiviti
Penyeliaan
Penilaian
Perjumpaan Khas Tidak Berkesan?
Ya
Pengiktirafan / Teruskan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa
2. Merancang aktiviti
3. Beri taklimat dan panduan kepada penghuni asrama.
4. Laksanakan aktiviti
5. Buat Penyeliaan dan Penilaian
6. Ambil tindakan susulan
NORMA KERJA ETIKA MAKAN/JAMUAN RASMI
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Membuat perancangan aktiviti 1 jam
3 Beri taklimat dan panduan kepada
penghuni asrama
1 jam
4 Melaksanakan aktiviti 1 jam
5 Membuat penyeliaan dan penilaian 1 jam
6 Tindakan susuan 2 jam
PROSES KERJA KEJITUAN PATRIOTISME
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua/Guru Besar
2 Merancang aktiviti Ketua Warden
3 Taklimat,bimbingan dan panduan
kepada penghuni
Ketua Warden
4 Melaksanakan aktiviti Warden
5 Menyelia aktiviti Warden
6 Penilaian/pengiktirafan Warden
7 Laporan/Tindakan susulan Warden
CARTA ALIRAN KEJITUAN PATRIOTISME
Menubuhkan ahli jawatankuasa
Merancang aktiviti
Taklimat,panduan dan bimbingan kepadapenghuni
Melaksanakan aktiviti
Penyeliaan
Penilaian
Perjumpaan TidakKhas Berkesan?
Ya
Pengiktirafan / Teruskan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa
2. Rancangan aktiviti
3. Beri taklimat dan panduan kepada penghuni
4. Laksanakan aktiviti
5. Buat Penyeliaan
6. Buat Penilaian
7. Sediakan laporan
NORMA KERJA PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Membuat perancangan aktiviti 1 jam
3 Beri taklimat dan panduan kepada
penghuni
1 jam
4 Melaksanakan aktiviti 1 hari
5 Membuat penyeliaan dan penilaian 1 jam
6 Menyediakan laporan 1 jam
. PROSES KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Mengedar dan memberi taklimat
jadual waktu harian
Pengetua / Guru Besar Undang-undang
dan Peraturan
Asrama
2 Menguatkuasakan jadual harian Ketua Warden
3 Mengambil tindakan susulan Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN JADUAL HARIAN
Mengedar jadual harian
Memberi taklimat
Mempamerkan jadual harian di dorm dan Papan kenyataan.
Penguatkuasaan
Tindakan Tidak Dipatuhi?disiplin
Ya
Pengiktirafan / pengukuhan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN JADUAL HARIAN
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Edar jadual harian
2. Taklimat
3. Pamer jadual harian di tempat strategik
4. Penguatkuasaan
5. Pengiktirafan
6. Tindakan susulan
NORMA KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN ASRAMA
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Mengedarkan jadual harian 10 minit
2 Memberi taklimat 1 jam
3 Pamerkan jadual harian di tempat
strategik
15 minit
4 Melaksanakan penguatkuasaan 1 hari
5 Memberi pengiktirafan 15 minit
6 Mengambil tindakan susulan 1 jam
PROSES KERJA “OUTING” DAN PULANG BERMALAM
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Menerima permohonan Ketua Warden
2 Memproses permohonan Warden Undang-undang
dan Peraturan
Asrama
3 Memberi kelulusan/menolak Ketua Warden
4 Menyerahkan kad kebenaran Pengawal Keselamatan
5 Penghuni asrama keluar dengan
mematuhi peraturan berpakaian
Warden / Pengawal
Keselamatan
6 Penghuni balik dan melaporkan diri
ke pondok Pengawal Keselamatan
Warden / Pengawal
Keselamatan
7 Mengambil tindakan susulan Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG BERMALAM
Menerima permohonan
Memproses permohonan
Tolak Tidak Lengkap? permohonan
Ya
Tandatangan kad kebenaran
Penghuni menyerahkan kad kebenaran di pondok pengawal keselamatan
Penghuni keluar (patuhi pakaian)
Penghuni balik semula ke asrama
Melapor diri dipondok pengawal keselamatan
TidakKad Tepati masa?Ditahan
Ya
Tindakandisiplin Ambil semula kad
SENARAI SEMAK PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Terima permohonan
2. Proses permohonan
3. Pastikan maklumat lengkap
4. Tandatangan Kad kebenaran
5. Pastikan penghuni menyerahkan kad di pondok pengawal
keselamatan
6. Pastikan penghuni keluarmengikut jadual dan mematuhiperaturan berpakaian
7. Pastikan penghuni balik semulake asrama menepati masa(ikut jadual)
8. Ambil tindakan susulan kepada
penghuni yang tidak mematuhi
peraturan.
NORMA KERJA PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG BERMALAM
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Menerima permohonan 10 minit
2 Memproses permohonan 30 minit
3 Memastikan maklumat pemohon lengkap 10 minit
4 Menandatangani kad kebenaran 30 minit
5 Memastikan penghuni menyerahkan kad
kebenaran.
15 minit
6 Memastikan penghuni keluar mengikut
jadual dan mematuhi peraturan
berpakaian
15 minit
7 Memastikan penghuni balik semula ke
asrama
1 jam
8 Mengambil tindakan susulan kepada
penghuni yang tidak mematuhi peraturan.
30 minit
PROSES KERJA MASUK KELUAR PELAWAT
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1 Pelawat melapor diri di pondok
pengawal keselamatan
Pengawal Keselamatan Peraturan dan
Undang-undang
Sekolah dan
Asrama
2 Menyemak dan merekod butiran
pengenalan pelawat
Pengawal Keselamatan
3 Mengambil kad pelawat Pengawal Keselamatan
4 Membenarkan pelawat masuk Pengawal Keselamatan
5 Pelawat berjumpa petugas siaraya AJK Penghuni
6 Membuat hebahan kehadiran
pelawat
AJK Penghuni
7 Perjumpaan berlangsung AJK Penghuni
8 Menghebahkan waktu lawatan
sudah tamat
AJK Penghuni
9 Pelawat enyerahkan kad
danmeninggalkan kawasan
asrama/sekolah dan memulangkan
pas pelawat
Pengawal
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT
Pelawat melapor diri di pondok pengawal keselamatan
Menyemak dan merekodkan butiran Pengenalan pelawat.
Dapatkan Tidak Puashati? KebenaranPengetua/Guru Besar
Ya
Membenarkan pelawat masuk dengan kadpelawat
Pelawat berjumpa petugas siaraya
Membuat hebahan
Perjumpaan berlangsung
Membuat hebahan masa lawatan sudahTamat.
TidakAmbil Dipatuhi?tindakan
Ya
Pelawat menyerahkan kembali pas pelawatKepada pengawal dan keluar
SENARAI SEMAK PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT
Tindakan Tandakan Catatan( )
1. Pastikan pelawat melapor diri
2. Semak dan rekod butiran pengenalan pelawat.
3. Beri kebenaran pelawat masuk jika berpuas hati.
2. Berikan Pas Pelawat
5. Pastikan pelawat berjumpa petugas
siaraya.
6. Pastikan hebahan dibuat
7. Pastikan perjumpaan pelawat-pelajarberlangsung
8. Buat hebahan jika masa lawatan sudahtamat.
9. Ambil tindakan jika pelawat tidak
mematuhi.
10.Pastikan pelawat keluar
NORMA KERJA PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu1 Memastikan pelawat melaporkan diri 3 minit
2 Menyemak dan merekod butiran
pengenalan pelawat.
1 minit
3 Memberi kebenaran pelawat masuk
dengan pas pelawat
1 minit
4 Memastikan pelawat berjumpa petugas
siaraya
1 minit
5 Membuat hebahan kehadiran pelawat
kepada pelajar.
1 minit
6 Memaklumkan kepada pelawat waktu
lawatan tamat.
1 minit
7 Memastikan pelawat keluar dan
menyerahkan pas pelawat
5 minit
PROSES KERJA MENULIS LAPORAN HARIAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1
2
3
4
5
6
Membuat rondaan sambil mendapatkan maklumat dari penyelia, pengawas dan penghuni
Mengambil tindakan yang sewajarnya
Menyediakan Laporan
Menyerahkan laporan
Berbincang dengan Ketua Warden
Tindakan selanjutnya.
Warden
Warden
Warden
Ketua Warden
Warden Bertugas
Pengetua / Guru Besar
Undang-undang dan Peraturan Sekolah dan Asrama
CARTA ALIRAN MEMBUAT LAPORAN HARIAN
Membuat rondaan sambil mengumpul data
Mengambil tindakan yang sewajarnya
Menulis laporan
Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden
Berbincang/Siasatan Puas hati ?lanjut
Ya
Tindakan selanjutnya
SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN
TINDAKAN TANDAKAN CATATAN ( -/ )
1. Buat rondaan
2. Dapatkan maklumat
3. Ambil tindakan sewajarnya
4. Sediakan laporan
5. Serahkan laporan kepada Ketua Warden
6. Bincang dengan Ketua Warden
7. Tindakan susulan
NORMA KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil
Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam
Seminggu
1
2
3
4
5
6
7
Membuat rondaan
Mendapatkan maklumat
Ambil tindakan yang sewajarnya
Menyediakan laporan
Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden
Berbincang dengan Ketua Warden
Tindakan susulan
1 Jam
30 minit
10 minit
30 minit
3 minit
30 minit
30 minit
LAMPIRAN
FORMAT LAPORAN HARIAN WARDENASPURA / ASPURI
Nama Warden Bertugas : _________________________________________________
Hari : _____________________________ Tarikh : ____________________________
Bil. Penghuni : ________________
Waktu Butiran Tindakan
1. Kebersihan / Keceriaan
1.1 Asrama keseluruhan :
______________________
1.2 Bilik Khas : ______________________
1.3 Kamar : ______________________
1.4 Bilik Air/Tandas : ______________________
2. Kelas Persediaan : _____________________________
____________________________________________
_
____________________________________________
_
2. Kerosakan : ______________________________
____________________________________________
_
____________________________________________
_
3. Kesihatan:
4.1. Rawatan : _______________________________
4.2. Bilik Sakit:
_______________________________
4.3. Wad/Rawatan Lanjut:______________________
4.4. Bilangan Penghuni Sakit :
___________________
4. Makan :
5.1. Bekalan :
________________________________
5.2. Masakan:
________________________________
5. Riadah : _____________________________________
____________________________________________
_
____________________________________________
_
6. Kehadiran Solat Berjemaah: _____________________
____________________________________________
____________________________________________
7. Kes Disiplin : _________________________________
____________________________________________
____________________________________________
8. Lawatan :
9.1. Lawatan Masuk :
__________________________
9.2. Lawatan Keluar :
__________________________
9. Hal-Hal Lain :
_________________________________
____________________________________________
_
____________________________________________
_