fapesb, 12 de julho de 2006. o conceito gestão das informações de projetos apoiados apoio à...
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Fapesb, 12 de julho de 2006
O Conceito
• Gestão das Informações de Projetos Apoiados
• Apoio à tomada de decisão
• Maior agilidade e eliminação de gargalos
• Maior transparência
Interface com o SIGA
Os Ganhos
• Gestão dos Instrumentos Legais;• Acesso de toda a Fapesb às informações dos ILs:
– Informações básicas– Recursos financeiros, empenhos e pagamentos realizados– Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso– Informações de Aditivos– Status do Convênio e Prestação de Contas– Informações sobre visitas in loco– Indicação da equipe interna da Fapesb– Histórico do Remanejamento de Recursos– Acesso aos pareceres e ofício (via sistema)
Os Ganhos
Gerenciamento financeiro:• Fluxos de Pagamentos previstos e realizados;• Validações realizadas pelo sistema;• Registro e geração de relatórios da execução
financeira dos recursos;• Gerenciamento das informações quanto aos
recursos previstos e liberados por fonte, projeto/atividades e outros filtros;
Os Ganhos
Controle dos Instrumentos Legais:• Geração de Convênios, Termos de Outorga,
Termos Aditivos, Termos de Rescisão de Instrumentos, Termos de Cessão e Doação
Os Ganhos
Gerenciamento técnico:• Avisos automáticos por e-mail (externos e
internos)• Controle automático das necessidades de
relatórios técnicos e das pendências existentes;• Gerenciamento das visitas técnicas realizadas;• Arquivamento, no sistema, de pareceres
técnicos e de visita técnicas realizadas.
Os Ganhos
Controle de Equipamentos:• Acesso aos equipamentos adquiridos por projeto;• Auxílio às visitas técnicas (relatórios gerenciais
de controle de equipamentos;• Gestão das Cessões e Doações, geração dos
termos
Os Ganhos
Transparência junto aos beneficiários e agilidade na comunicação:
• Acesso on-line das informações dos instrumento, parcelas liberadas, pendências na prestação de contas;
• Pedido on-line de termos aditivos• Recebimento de avisos automáticos por e-mail
Algumas classificações
• Programa/Subprograma/Linhas de Ação• Status de Convênio: Vigente / Encerrado /
Cancelado/ Anulado• Partícipes do Convênio: Concedente/ Convenente/
Executor/ Interveniente• Partícipes do Termo de Outorga:
Outorgante/Outorgado/ Instituição Vinculada ao Projeto
• Status de PC: Criada/ Recebida/ Em análise/ Aprovada/ Ofício enviado/ Inadimplente
O Sistema
• Questões Operacionais:– Links do sistema na tela de trabalho– http://form.fapesb.ba.gov.br:8080/instrumentolegal/
• Demonstração
Os processos
Legenda
Os Processos
Contratação – Pagamento
Ponto Crítico
Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento
Ponto Crítico
Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento
Os Processos
Termo Aditivo
SE APROVADO SE NÃO APROVADO
Os Avisos Automáticos
Os Avisos Automáticos
Por medida de segurança (temporariamente):• Os e-mails de aviso de vigência serão enviados apenas para Cássia (para encaminhamento aos
coordenadores);• Os e-mails de PC (informes sobre status) serão enviados a Robson, para encaminhamento;• Os e-mails de aviso de Relatório Técnico serão enviados aos respectivos gestores, para
encaminhamento;• Os e-mails de informação de pagamento será enviado a Luiz para encaminhamento.
A Construção
• O sucesso depende da participação de todos
• A partir de 17 de julho (segunda): – Todas as informações serão registradas no sistema
– As informações serão inseridas em “tempo real”
A Construção• Todos os projetos aprovados no SIGA utilizarão o módulo de Ajuste no Orçamento
• Todos os Instrumentos Legais serão gerados no Lázarus
• Todas as atualizações de orçamento, empenho e pagamentos serão registradas no momento em que forem realizadas, pela Execução Orçamentária;
• Todas as PCs e relatórios serão recebidos via sistema, pela CAP;
• Todas as PCs serão analisadas via sistema, pelo Controle Interno e Gestores;
Em andamento
• Ajustes e Correções Finais
• Módulos on-line: PC e Acesso aos instrumentos
Plano de AçãoAção Responsável
Treinamento de operação no sistema Nexen
Geração de Relatório de Instrumentos a Digitar (SIGA vs. Digitação) para inserção dos instrumentos recentes no sistema
Equipe digitadores
Geração de Relatório das Informações Digitadas por programa para validação das informações – Exceto informações de PC
Gestores
Geração de Relatório das Informações Digitadas para validação das informações de PC
Controle Interno
Plano de AçãoAção Responsável
Validação dos modelos de formulários (pareceres, ofícios)
Gestores e Controle Interno
Inserção das descentralizações, empenhos de cartão corporativo e QCM
Execução/Marcelo
Atualização das informações recentes (novas pastas do arquivo de PC, remanejamento, aditivos)
Informação a ser fornecida pelo Arquivo
Atualização das informações recentes (novos relatórios de bolsas)
Informação a ser fornecida pelo Programa de Bolsas
Plano de AçãoAção Responsável
Atualização das informações recentes (novas prestações recebidas e/ou analisadas após digitação)
Controle Interno
Validação dos cadastros realizados Setores relacionados
Inserção dos convênios “pai” Gestores responsáveis pelos convênios
Correção de não-conformidades identificadas
Gestores e setores relacionados
Atualização das informações de remanejamento de recursos
Gestores responsáveis
Plano de AçãoAção Responsável
Desenho dos relatórios gerenciais Equipe Lazarus/ Diretoria
Aviso de falhas técnicas, erros nas informações cadastradas, sugestões enviado para [email protected]
Todos
Cronograma de Treinamento
Grupos: Gestores, Setor de Convênio, CAP, Execução Orçamentária, Controle Interno, Consulta
Dia/hora/Local Grupo Membros
Quinta (13/07)
14:00 às 16:30h /sala de reunião
Gestores 1/ Setor de Convênios
Cássia, Vargas, Cristina, Luiza, Edísio e Alzir
Cronograma de Treinamento
Dia/hora/Local Grupo Membros
Sexta (14/07)
8:30 às 11:00h /Lazareto
Gestores 2 Fabio Assmann, Fábio Teixeira, Renata e Eliane
Sexta (14/07)11:00 às 12:00 e 14:00 às 15:30/ Lazareto
Gestores 3 Silvio, Nayane, Karine e Ana
Sexta (14/07)
15:30 às 18:00/ Lazareto
Execução Orçamentária
Luis, Simone, Grimaldo, Paulo e Valdelina
Cronograma de Treinamento
Dia/hora Grupo Membros
Segunda (17/07)
8:30 às 12:00/ Lazareto
Bolsa Vera, Ângela, Fábio Vasco, Edísio e Lucas
Segunda (17/07)14:00 às 16:30/ Lazareto
CAP/ Atendimento Carmen, Antônia,Bruno, Francis, Silvia e Celeste
Cronograma de Treinamento
Dia/hora Grupo Membros
Terça (18/07)
8:30 às 11:00/ Lazareto
Controle Interno Robson, Orlando, Simone, Luciana, Priscila, Cláudia e Fábio Leite
Terça (18/07)
14:00 às 16:30/Lazareto
Consulta Demais setores (Projur, Compras, RH, ASCOM, Arquivos, etc)
Cronograma de Treinamento
Treinamentos específicos
Grupo Membros
Informática Capacitação Técnica e para Suporte
Diretoria Discussão sobre os relatórios gerenciais
Apresentação disponível em fapesb geral/ Lazarus