fases de estudios, diseÑo y planeaciÓn de instalaciÓn …

FASES DE ESTUDIOS, DISEÑO Y PLANEACIÓN DE INSTALACIÓN DE UN

SISTEMA SOLAR EN LA FINCA DE GANADERÍA DE LECHE FATTORIA ITALIA

S.A.S. UBICADA EN MOLINEROS, ATLÁNTICO PARA EL AUMENTO DE LA

PRODUCCIÓN Y CALIDAD DE LOS QUESOS, PARA EL SEGUNDO SEMESTRE

DEL 2021.

Autores:

NATALIA LINETH BAQUERO SALAS

JENNIFER PAOLA DUARTE RICARDO

RALPH SCHACHTEBECK

UNIVERSIDAD EL BOSQUE

ESPECIALIZACIÓN EN DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C.

2021

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos,

para el segundo semestre del 2021.

2

Tabla de Contenido

Dedicatoria 4

Agradecimientos 5

Resumen ejecutivo: 6

Abstract: 6

CAPÍTULO 1: Descripción del proyecto 7

1.1 Descripción del proyecto: 7

1.2 Objetivos principales del proyecto (General y Específicos): 7

1.3 Justificación: 8

CAPÍTULO 2: Procesos de iniciación 9

2.1 Acta de constitución del proyecto 9

2.2 Identificación de grupos de interesados 17

CAPÍTULO 3: Procesos de Planeación 18

3.1 PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE 18

3.2 PLAN DE GESTIÓN DE CRONOGRAMA 22

3.3 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS 5

3.4 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD 23

3.5 PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS 14

3.6 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO 26

3.7 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS 35

3.8 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS 50

3.9 PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACION 58

3.10 ACTA DE FIN DE PLANEACIÓN 64

CAPÍTULO 4: Procesos de ejecución, seguimiento, control y cierre 66

4.1 Informes de gestión de cambios del proyecto 66

ACTA DE GESTION DE CAMBIOS DE TRABAJO DE GRADO – TDG-2021-1-002 66

4.2 Info’rmes de avance del proyecto 70

4.2.1 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL PRIMERO DE

AGOSTO Y EL PRIMERO DE SEPTIEMBRE 70



3


SEPTIEMBRE Y EL PRIMERO DE OCTUBRE 75

4.2.3 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL DOS DE

OCTUBRE Y EL PRIMERO DE NOVIEMBRE 79

4.2.4 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL DOS DE

NOVIEMBRE Y EL TRES DE DICIEMBRE 84

4.3 Enlaces a los videos periódicos de trazabilidad de avance del proyecto 88

4.4 Dashboard o tablero final de indicadores del proyecto 89

4.5 Informe de cierre / final 90

4.5.1 Acta De Cierre De Fase Estudios 90

4.5.2 Acta De Cierre De Fase Diseños 92

4.6 Acta de cierre del proyecto 94

5. Evidencias del producto 99

5.1. Contexto 99

5.2. Definiciones 100

5.3. Composición del sistema y los sub-sistemas 102

5.4. Planificación de instalación 105

5.5. Métodos Constructivos 106

5.6. Recomendaciones de compras y logísticas 108

5.7. Cumplimiento de Normas y Políticas Nacionales 110

5.8. Posibilidades de Financiación del Proyecto 114

ANEXOS : 121

1. Actas de reuniones 121

1.1. Acta de reunión #1: 121






2. Matrices, documentos de MS Project 134



4

Dedicatoria Este proyecto es dedicado a todos el equipo e interesados que hicieron parte del desarrollo de este

proyecto, pues con su apoyo se obtuvo un excelente resultado, adicional del gran aprendizaje que

obtuve en el camino.

También quiero dedicar este logro a mis seres queridos, que con su bendición diaria a lo largo de

mi vida me llevan por el camino de la sabiduría, y que con su apoyo logré sacar adelante este nuevo

proyecto.



5

Agradecimientos Este agradecimiento es personal, gracias al esfuerzo, dedicación, trasnocho, sacrificios y sabiduría

que obtuve para desarrollar y ejecutar este documento, por el esfuerzo de llevar a cabo y

desarrollar la idea con disciplina para presentar ante el público y los interesados. Gracias a mi

interés por superarme cada vez más, aprender y crecer como profesional. ¡Gracias!



6

Resumen ejecutivo: La finca Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros Atlántico, no cuenta con un suministro de energía

con la potencia y estabilidad necesaria para mantener y tecnificar su producción lechera, esta

necesita un sistema eléctrico trifásico de 220V sin intermitencias y actualmente, con la empresa de

electricidad “Air-e”, Fattoria Italia S.A.S no cuenta con la capacidad instalada necesaria para

tecnificar sus recursos (alrededor de 3 Watts), adicional a esto, este suministro de energía no tiene

garantía de estabilidad.

El equipo de trabajo de grado realizo las fases de estudios, diseño y planeación del diseño para la

instalación de un sistema solar que satisfagan las necesidades de Fattoria Italia S.A.S. en cual el

sistema se encuentre totalmente aislado de la red eléctrica para evitar la intermitencia de la red

eléctrica.

Durante el desarrollo de este proyecto se pudieron aplicar todas las áreas del conocimiento en la

gerencia de proyectos vistas durante el transcurso de la especialización en gerencia de proyectos,

al igual que se evidencio y fomento el trabajo interdisciplinar necesario para llevar a cabo un

proyecto real aplicado en la vida real de forma satisfactoria no solo con las expectativas de Fattoria

Italia S.A.S como cliente sino de los miembros del proyecto para su crecimiento personal y

profesional.

Abstract: The Fattoria Italia S.A.S farm, located in Molineros Atlántico, doesn’t have an energy supply with

the stability or the power needed to maintain and technify its milk production. They currently need

a 3 phase and 220V energy supply that doesn’t have any intermittence; currently, they have a

contract, with the electric company “Air-e”, that does not accomplish the requirements listed above,

the main problem is the stability of the energy supply.

The work team carried out the study, design, and planning phases of the design for the installation

of a solar system that meets the needs of Fattoria Italia S.A.S. in which the system is isolated from

the electrical network to avoid intermittence of the electrical network.

During the development of this project the different areas of knowledge that we studied during the

specialization curse for project management were applied, we also encourage and evidence an

interdisciplinary work that was needed for making a real-life project with all the variables that

involved, that at the end satisfied all the criteria an expectation from Fattoria Italia S.A.S as a client

but also fulfill the team expectations for personal and professional growth



7

CAPÍTULO 1: Descripción del proyecto

1.1 Descripción del proyecto: Se propone realizar las fases de estudios, diseño y planeación del diseño para la instalación de un

sistema solar en la empresa Fattoria Italia S.A.S, y de esta manera mejorar la estabilidad y calidad

del servicio de luz. En un tiempo de 9 meses ofreciendo:

1. Documento de diseño conceptual del Sistema de Energía solar; escrito en el cual se realizarán

los diseños, el bocetaje, se detallará el diseño de los conceptos del proyecto para darle al cliente

la visión de cómo será el Sistema de Energía Solar.

2. Informe del diseño detallado para la instalación del Sistema de Energía Solar; En esta parte

del proyecto se evidenciará el detalle, es decir, un manual de instrucciones que indique el paso

a paso y el detalle de cómo se debe realizar la instalación del Sistema de energía solar para

beneficiar la producción de la empresa Fattoria Italia S.A.S.

3. Plan de Implementación del Sistema de Energía Solar;

4. Documento con las diferentes propuestas de financiación del proyecto; se pretende ayudarle

al cliente con un estudio exhaustivo de las diferentes alternativas de financiación para el

desarrollo del proyecto, y luego en un documento enseñarle las alternativas que puede escoger

para la implementación del proyecto con financiación.

De esta manera se busca el éxito del proyecto con la mitigación y eliminación de las fallas de energía

solar que presenta la empresa Fattoria Italia S.A.S, adicional es un proyecto amigable con el medio

ambiente, lo que beneficia a los clientes en cuanto a la economía (reducción de impuestos), medio

ambiente (no genera contaminación en el ambiente), Social (la empresa tendrá mayor capacidad

de rendimiento con una buena fuente de energía), propio (será una empresa reconocida por sus

productos 100% naturales sin contaminar el ambiente).

1.2 Objetivos principales del proyecto (General y

Específicos): Objetivo General:

Realizar los estudios necesarios para el diseño y la planeación de la instalación de un sistema de

energía solar para la empresa Fattoria Italia, para el aumento de la producción y calidad de los

quesos.

Objetivos específicos:

Objetivos de proyecto:



8

- Alcance: Diseñar y planear un sistema de energía solar estable para la tecnificación de los

procesos de producción de leche y queso en la empresa Fattoria Italia ubicada en el

corregimiento Molineros en Sabana Larga, Atlántico.

- Tiempo: Entregar a la empresa Fattoria Italia el diseño y la planeación del sistema de

energía solar, a más tardar a finales del mes de Noviembre del año 2021.

- Costo: Mantener el costo del proyecto en el presupuesto de COP$40´000.000, con

desviaciones no mayores al 5% de lo estimado.

1.3 Justificación: La finca Fattoria Italia S.A.S. no cuenta con un suministro de energía con la potencia y estabilidad necesaria para mantener y tecnificar su producción lechera, necesitan un sistema eléctrico trifásico de 220V sin intermitencias y actualmente con la empresa de electricidad “Air-e” no cuentan con la capacidad necesaria para tecnificar sus recursos (alrededor de 3 Watts), este suministro de energía no tiene garantía de estabilidad. Fattoria Italia S.A.S. se encuentra ubicada en el departamento de Atlántico cuya capital Barranquilla, tiene una incidencia promedio anual de 5600 Wh/m2, en donde se han realizado diferentes estudios para el aprovechamiento de luz solar. El gobierno nacional cuenta con la legislación para incentivar proyectos de energías renovables al aplicar a la exclusión del IVA, una deducción del impuesto de renta al igual que el no pago de aranceles en el caso de importar elemento destinado al proyecto; todo esto sustentado según la ley 1715 de 2004 avalada por el Ministerio de Minas y Energía del gobierno nacional asesorada por la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME). Según la UPME en su boletín energético para el año 2019, en Colombia solo el 2% de la energía se genera por medio de paneles solares, siendo esta una de las propuestas de expansión para la generación de energía de la UPME para el 2028.



9

CAPÍTULO 2: Procesos de iniciación

2.1 Acta de constitución del proyecto

PROJECT CHARTER

NOMBRE DEL PROYECTO: Fecha:

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar

en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en

Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los

quesos, para el segundo semestre del 2021.

25/2/2021

NOMBRE DEL SPONSOR: Fattoria Italia S.A.S

CLIENTE DEL PROYECTO: Fattoria Italia S.A.S

GERENTE DEL PROYECTO: Natalia Lineth Baquero Salas

Nivel de autoridad del gerente:

Variaciones en el

presupuesto

La gerente de proyecto tendrá la posibilidad de negociar y

pactar con el cliente una desviación del 5% del

presupuesto base del proyecto.

Variaciones en el

cronograma

Sí, la gerente del proyecto tiene la potestad de reorganizar

las actividades fuera de la ruta crítica, presentando un plan

de contingencia, sin embargo, no puede modificar la fecha

final de entrega.

Decisiones sobre el equipo

Sí, la gerente de proyecto tiene total libertad de manejar a

su equipo para priorizar su tiempo con el fin de velar por

el cumplimiento del cronograma. Sin embargo, no tiene

potestad para retirar de sus funciones a ningún miembro

del equipo.

Responsabilidades principales del gerente:



10

En un alto nivel, y basado en el PMBOK, un gerente de proyecto esta encargado de liderar

al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Igualmente, es

responsasble por los resultados que genera su equipo y es su deber tener conocimientos

generales de todas las disciplinas y áreas del conocimiento presentes en el proyecto.

Por otra parte, es responsabilidad del gerente de proyecto interpretar e implementar la

misión, visión y objetivos de Fattoria Italia en el desarrollo del proyecto. Debe ser el

puente y la cara visible del proyecto frente a los diferentes interesados, asimismo,

trabaja para mantener el equilibrio entre las demandas de Fattoria Italia, las

restricciones y los recursos disponibles.

Finalmente, el gerente de proyecto es quien vela por que se realicen de manera adecuada

y con un alto grado de calidad los procesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo

y control, y cierre en las 10 diferentes áreas de conocimineto: integración, alcance,

cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e

interesados.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La finca Fattoria Italia S.A.S. no cuenta con un suministro de energía con la potencia y

estabilidad necesaria para mantener y tecnificar su producción lechera. Necesitan un

sistema eléctrico trifásico de 220V sin intermitencias y actualmente, con la empresa de

electricidad “Air-e” (empresa creada por el Consorcio Energía de la Costa para

suministrar electricidad a la region del atlantico), Fattoria Italia S.A.S no cuenta con la

capacidad instalada necesaria para tecnificar sus recursos (alrededor de 3 Watts),

adicional a esto este suministro de energía no tiene garantía de estabilidad.

Los dueños de la finca Fattoria Italia S.A.S. han presentado perdidas de produccion en la

producción de quesos debido a problemas de estabilidad de la red lo cual ha generado daño de equipos afectando la cadena de producción. Debido a estos problemas anteriores

con la empresa de electricidad desean en la medida de lo posible minimizar las

relaciones comerciales con esta misma.

Adicional al punto mencionado anteriormente Fattoria Italia S.A.S. busca realizar un

proyecto que sea ambientalmente sostenible por lo que buscan alejarse de los metodos

convencionales de generacion de energia a base de recursos naturales como el carbon

como hacen diferentes industrias en el atlantico que le venden la electricidad a la nueva

empresa "Air-e".



11

Por otra parte, Fattoria Italia S.A.S. se encuentra ubicada en el departamento de Atlántico

cuya capital Barranquilla, tiene una incidencia promedio anual de 5600 Wh/m2, en

donde se han realizado diferentes estudios para el aprovechamiento de luz solar.

El gobierno nacional cuenta con la legislación para incentivar proyectos de energías

renovables al aplicar a la exclusión del IVA, una deducción del impuesto de renta al igual

que el no pago de aranceles en el caso de importar elemento destinado al proyecto; todo

esto sustentado según la ley 1715 de 2004 avalada por el Ministerio de Minas y Energía

del gobierno nacional asesorada por la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME).

Según la UPME en su boletín energético para el año 2019, en Colombia solo el 2% de la

energía se genera por medio de paneles solares, siendo esta una de las propuestas de

expansión para la generación de energía de la UPME para el 2028.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO DE ALTO NIVEL

Teniendo en cuenta el problema descrito anteriormente se propone realizar las fases de

estudios, diseño y planeación del diseño para la instalación de un sistema solar en la

empresa Fattoria Italia S.A.S, de esta manera mejorar la estabilidad y calidad del servicio

de luz. En un tiempo de 9 meses ofreciendo:

1. Documento de diseño conceptual del Sistema de Energía solar; escrito en el cual se

realizarán los diseños, el bocetaje, se detallará el diseño de los conceptos del proyecto

para darle al cliente la visión de como será el Sistema de Energía Solar.

2. Informe del diseño detallado para la instalación del Sistema de Energía Solar; En esta

parte del proyecto se evidenciará el detalle es decir, un manual de instrucciones que

indique el paso a paso y el detalle de cómo se debe realizar la instalación del Sistema de

energía solar para beneficiar la producción de la empresa Fattoria Italia S.A.S.

3. Plan de Implementación del Sistema de Energía Solar;

4. Documento con las diferentes propuestas de financiación del proyecto; se pretende

ayudarle al cliente con un estudio exhaustivo de las diferentes alternativas de

financiación para el desarrollo del proyecto, y luego en un documento enseñarle las

alternativas que puede escoger para la implementación del proyecto con financiación.

De esta manera se busca el éxito del proyecto con la mitigación y eliminación de las fallas

de energía solar que presenta la empresa Fattoria Italia S.A.S, adicional es un proyecto

amigable con el medio ambiente, lo que beneficia a los clientes en cuanto a la economía

(reducción de impuestos), medio ambiente (no genera contaminación en el ambiente),

Social (la empresa tendrá mayor capacidad de rendimiento con una buena fuente de



12

energía), propio (será una empresa reconocida por sus productos 100% naturales sin

contaminar el ambiente).

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Tipo Objetivo Criterio de éxito

Alcance

* Realizar los estudios necesarios para el diseño de

un sistema de energía solar para la empresa Fattoria

Italia.

* Diseñar y planear un sistema de energía solar

estable para la tecnificación de los procesos de

producción de leche y queso en la empresa Fattoria

Italia ubicada en el corregimiento Molineros en

Sabana Larga, Atlántico.

*Investigar y proponer diferentes formas de

financiamiento para la implementación del sistema

de energía solar para la empresa Fattoria Italia.

Costo

Mantener el costo del proyecto en el presupuesto de

COP$ , con desviaciones no mayores al 5% de lo

estimado.

Tiempo

Entregar a la empresa Fattoria Italia el diseño y la

planeación del sistema de energía solar estable a

más tardar a finales del mes de Noviembre del año

2021.

RESUMEN DEL PRESUPUESTO

ITEM DESCRIPCIÓN VALOR

TOTAL

1 Gerencia del proyecto $2.041.536

2 Fase de estudios $13.424.176

2 Fase de desarrollo de diseños conceptuales y detallados $8.925.544

3 Fase de planeación de implementación $2.032.544

TOTAL $26.423.800



13

RIESGOS DE ALTO NIVEL

Se abordarán los riesgos de alto nivel siguiendo la metodología PESTEL (Politica,

Económica, Social, Tecnologica, Ambiental -Environmental-, Legal) además de riesgos a

nivel de la triple resticcion de un proyecto (Alcance, Tiempo y Costo) para evaluar de

manera integral el proyecto:

Política:

- Es posible que la vereda en la que está unicada la finca Fattoria Italia sea incluida en el

POT o su equivalente por parte de las autoridades de Sabana Larga cambiandole su tipo

de suelo, ocasionando que, en un futuro, las obras de urbanismo no se alineen con los

diseños solares planteados en este proyecto.

- Es posible que debido a que la implementación se realizará en el año 2022 y habrá un

cambio de gobierno, se implmente una reforma tributaria que elimine los beneficios

tributarios de implementar energías alternativas en el país, lo ue conlleva a que la

evaluación económica del proyecto no sea acertada y afecte directamente la factibilidad

del proyecto.

Económica:

- Es posible que dada la coyuntura actual de pandemia y el comportamiento del mercado,

los precios y la oferta de los equipos, licencias, y demás elementos que se encuentran en

este momento varíen considerablemente, ocasionando que baje la exactitud la

evaluación económica del proyecto y de la implementación del mismo

Social:

- Es posible que una vez implmementado el proyecto, los trabajadores de la empresa

manipulen las maquinas utilizadas en el proyecto, ocasionando algún daño o

desconfiguración en esto.

- Es posible que debido al desorden social de paros y cierres de las vías, no se pueda

ingresar a la empresa Fattoria Italia S.A.S., ocacionando demoras en el desarrollo de las

fases del proyecto y retrasos en las entregas.

Tecnológica:

- Es posible que los softwares determinados no contemplen las metodologías

establecidas por la normativa colombiana.

- Es posible que debido a fallas con el sistema de Office se dañe, u obtenga un virus el

computador, ocasionando que se pierda la información sin tener una copia de seguridad.

Ambiental:

- Es posible que debido al cambio climático los estudios meteorológios disponibles sean

obsoletos, lo que conlleva a inconsistencias en los valores de entrada de los diseños

técnicos.



14

- Es posible que debido a que habrán animales en los alrrederodes de la zona de

implementación, estos puedan afectar el sistema y si los diseños no son lo

suficientemente robustos, ocasionen un daño irreparable en el futuro.

Legal:

- Es posible que debido a que se desconoce alguna norma, está no será aplicada en el

proyecto, lo que conlleva una sanción por su no aplicación y desconocimiento.

Alcance:

- Es posible que debido a fallas en el levantamiento de requerimientos técnicos del

proyecto, no se cumpla con todos los requerimientos, ocasionando reprocesos en el

diseño detallado, debido a la devolución del mismo, lo que alteraría el cronograma del

proyecto.

- Es posble que dado a que la empresa Fattoría Italia es emergente y se encuentra en

proceso de expansión, cambie su infraestrutura o su demanda en el momento en el que

se vaya a implementar el proyecto, lo que implicaría hacer un reajuste a los diseños y a

los diagnósticos iniciales del proyecto.

Tiempo:

- Es posible que debido a la falta de experiencia en la ejecución de la fase de diseños

eléctricos, se generen inconsistencias en los mismos, ocasionando retrasos en la entrega

de los diseños, debido a los errores presentados y afectando el cronograma.

Costo:

- Es posible que debido a una mala impresión en los documentos de entrega y de diseño,

se realice una alteración al imprimir el documento lo cual estos queden mal impresos,

distorcionados y mal presentados, ocasionando una nueva impresión y aumento en el

costo.

HITOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL HITO FECHA

Fin de la planeación (sustentación en plenaria) 18/08/2021

Fase I: Diagnostico del estado actual 23/08/2021

Fase I: Listado de levantamiento de requerimientos técnicos 07/09/2021

Fase I: Informe de selección de alternativa 16/09/2021

Fase II: Documento de diseño conceptual 29/09/2021

Fase II: Informe de diseño detallado 30/10/2021

Fase III: Manual de métodos constructivos 04/11/2021

Fase III: Plan de implementación 20/11/2021

Fase III: Evaluación financiera de la implementación del proyecto 26/11/2021

Fin del proyecto 05/12/2021



15

PRINCIPALES ENTREGABLES DEL PROYECTO

1. Diagnóstico del estado actual.

2. Listado de levantamiento de requerimientos tecnicos.

3. Informe de selección de alternativa.

4. Documento de diseño conceptual.

5. Informe del diseño detallado.

6. Manual de métodos constructivos.

5. Plan de Implementación del Sistema de Energía Solar.

6. Evaluación financiera de la implementación del proyecto.

REQUISITOS DE APROBACIÓN

1. Requerimientos ajustados a la realidad del cliente.

2. Cumplimiento de la normativa nacional en todos los diseños.

3. Plan de implementacion completo.

4. Alternativas de financiación para el coste completo de la implementación del proyecto.

5. Financieramente factible

SUPUESTOS

En el desarrollo del proyecto estamos sujetos a:

1. El presupuesto estimado por el Sponsor.

2. La aprobación y aceptación del sponsor para el proyecto.

3. La aceptación de los entregables del proyecto por parte del cliente.

4. La aceptación del proyecto por parte de la comunidad de Fattoria Italia S.A.S.

5. La unidad de Planeación Minero Energética (UPME) establece el cumplimiento de las

resoluciones expedidas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible para la

instalación y uso de los paneles solares.

6. Las vías de acceso a la Finca Fattoria Italia S.A.S se encuentran en condiciones normales

para su transito.

7. Las condiciones climaticas sean favorables para la realización de la fase de diseño y

estudios.

8. Para la selección de los equipos de producción y conservación de derivados lácteos (se

utilizarán equipos de referencia).

9. Al haber animales cerca al área de la implementación del proyecto, ningún animal va

interferir en la ejecución del proyecto.



16

RESTRICCIONES

1. El desplazamiento a Fattoria Italia debe coordinarse con el cliente.

2. El coste final del proyecto no debe superar el 5% del coste inicial presupuestado.

3. El plazo máximo de la entrega final al cliente es en la semana final del mes de

noviembre del año 2021.

4. El proyecto debe ceñirse a las normativas que apliquen.

5. El proyecto debe cumplir con los requerimientos técnicos que se acuerden con el

cliente.

6. Todos los entregables deben ser aprobados por el cliente.

7. No se puede continuar con la siguiente fase hasta no tener todos los entregables de una

fase aprobados por el cliente.

8. El costo mensual promedio de la implementación del proyecto no debe superar el valor

mensual del recibo de la energia que se generaria por parte de la empresa AIR-E en caso

de no implementar el proyecto.

EXCLUSIONES

1. El proyecto no incluye la implementación del sistema eléctrico.

2. La fase de diseño no incluye las instrucciones de armado del sistema de paneles solares.

3. En la fase de diseño no está contemplado los requerimientos de iluminación doméstica.

4. El proyecto no tiene incluido la conexión con la red eléctrica convencional para la venta

de excedentes.

5. El proyecto no incluye manuales de buenas prácticas ganaderas frente al suministro

energetico solar.

6. Aunque el proyecto no comprará equipos, si se tendrán en cuenta los equipos que se

deseen implementar en el futuro para la determinacion de los requerimientos tecnicos.

7. El presupuesto del proyecto no incluye la maquinaria que Fattoria Italia necesita para

tecnificar la producción.

PRINCIPALES INTERESADOS DEL PROYECTO

Nombre Rol

Natalia Lineth Baquero Equipo de gerencia de proyecto

Jennifer Paola Duarte Equipo de gerencia de proyecto

Ralph Schachtebeck Equipo de gerencia de proyecto

Randdy Fabregas Sponsor/Cliente

Mauricio Penagos Director del trabajo de grado



17

Eric Schachtebeck Experto técnico en insumos agropecuarios

Jorge Elvecio Baquero Diaz Experto en Métodos constructivos e

Integración de sistemas

FIRMAS

Fattoria Italia Natalia Baquero

Sponsor del proyecto Gerente del Proyecto

2.2 Identificación de grupos de interesados Para este proyecto se identificaron 17 personas como partes interesadas e involucradas desde el

inicio hasta el cierre del proyecto, las cuales fueron clasificadas por su nivel de influencia (externo

o interno) en el proyecto. Las personas identificadas son:

2.3 Gina Salas – Sponsor

2.4 Natalia Baquero – Gerente de proyecto 2.5 Jennifer Duarte – Gerente de planeación

2.6 Ralph Schachtebeck – Gerente de diseños

2.7 Mauricio Penagos – Director del proyecto de grado

2.8 UPME – entidad reglamentaria

2.9 Oscar Cubillos – Jefe de la Oficina de Planeación y Estudios Económicos de Fedegan – FNG.

2.10 Air-e (Empresa de electricidad del Atlántico) – Empresa de Servicio público (Área de

ventas)

2.11 Air-e (Empresa de electricidad del Atlántico) – Empresa de Servicio público (Área de

desarrollo de negocio)

2.12 José Fabregas -Capataz de Fattoria

2.13 Vecinos de Fattoria Italia – Afectados

2.14 Competencia – Productoras de leche y quesos de la región

2.15 Clientes de la empresa

2.16 Proveedores equipos eléctricos

2.17 Proveedores de cables

2.18 Proveedores de equipos fotovoltaicos

2.19 Proveedores de transporte



18

CAPÍTULO 3: Procesos de Planeación

3.1 PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

Universidad El Bosque

PROYECTO

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema

solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada

en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad

de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

NOMBRES DE ESTUDIANTES

NATALIA BAQUERO

JENNIFER PAOLA DUARTE

RALPH SCHACHTEBECK

Bogotá, Agosto 2021



19

Contenido

OBJETIVO

METODOLOGÍA

DEFINICIONES:

PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE:

1.2.2.1 PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS:

1.2.2.2 PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE:

1.2.2.3 PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS):

1.2.2.4 CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS:

1.2.2.5 PROCESO PARA VALIDAR EL ALCANCE:

1.2.2.6 PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE:

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Rol 1 (Gerente del proyecto - Natalia Baquero)

Rol 2 ( Gerente de planeación del proyecto - Jennifer Duarte )

Rol 3 (Gerente de diseños - Ralph Schachtebeck)

1.3.4 Rol 4 (Sponsor - Randy Fabregas)

1.3.5 Rol 5 (Director del trabajo de grado - Mauricio Penagos)

1.3.6 Rol 6 (Experto técnico en insumos agropecuarios - Eric Schachtebeck )

1.3.7 Rol 7 (Experto en Métodos constructivos e Integración de sistemas - Jorge Elvecio Baquero Diaz)

ANEXOS

Documento de Requisitos

Matriz de Trazabilidad

Enunciado del Alcance

Work Breakdown Structure (WBS/EDT)

Diccionario de la WBS / EDT



20

1 PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE DEL PROYECTO

1.1 OBJETIVO

El objetivo del Plan de Gestión de Alcance del Proyecto se centra en determinar la metodología

para desarrollar los procesos de planificación y monitoreo y control que, según el PMBOK,

componen el área de conocimiento del alcance del proyecto.

Igualmente, dentro de este documento se encuentran consignados los formatos, tablas y demás

diagramas requeridos para planear completamente el alcance del proyecto.

1.2 METODOLOGÍA

1.2.1 DEFINICIONES: Inicialmente se plantean las definiciones presentes en el PMBOK en su sexta versión, cuando se

requiere una definición específica, se ahonda en la definición.

1.2.1.1 El alcance del producto: Características y funciones de un producto, servicio o

resultado.

1.2.1.2 El alcance del Proyecto: Trabajo realizado para entregar un producto, servicio

o resultado con las funciones y características especificadas.

1.2.1.3 Producto, solución o resultado se refiere a: Un producto es objeto

producido, cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente. Otras palabras

para hacer referencia a los productos son materiales y bienes.

Un resultado es una salida de la ejecución de procesos y actividades de dirección de proyectos.

Los resultados incluyen consecuencias y documentos.

Las dos definiciones anteriores están relacionadas con el concepto de entregable que es cualquier

producto, resultado o capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que se debe producir

para completar un proceso.

1.2.1.4 Un requerimiento es: una visión a alto nivel de un requisito.

1.2.1.5 Un requisito es: Condición o capacidad que se utilizará para evaluar la

conformidad mediante la validación de la aceptabilidad de un atributo como indicativo de la

calidad de un resultado.

1.2.1.6 Un límite se refiere a:



21

1.2.1.7 Un Supuesto es: Factor del proceso de planificación que se considera

verdadero, real o cierto, sin prueba ni demostración.

1.2.1.8 Una restricción se refiere a: un factor limitante que afecta la ejecución de un

proyecto, programa, portafolio o proceso.

1.2.1.9 Un criterio de aceptación hace referencia a: un conjunto de condiciones que

deben cumplirse antes de que se acepten los entregables.

1.2.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE:

1.2.2.1 PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS:

Dado que cada proyecto es único, este en especial cuenta con clientes que hasta ahora

están conociendo del mundo de las energías alternativas, por lo que se propone hacer

un acercamiento al cliente bajo la metodología de Natalia Agudelo y Silvia Lleras

expuesta en su libro “Herramientas para el diseño centrado en el usuario”

1.2.2.1.1 Pasos a seguir para la gestión del proceso:

1.2.2.1.1.1 Paso 1: Determinar la voluntad y requerimientos del cliente y los

interesados allegados a este respecto al proyecto.

1.2.2.1.1.2 Paso 2: Determinar el entorno externo y obtener los requisitos y

aspectos demográficos, económicos, políticos/regulatorios, ambientales,

Social/culturales y Tecnológicos que tengan relación directa e indirecta con el

proyecto

1.2.2.1.1.3 Paso 3: Verificar que el Paso 1 pueda ser viable bajo los parámetros del

Paso 2.

1.2.2.1.1.4 Paso 4: Volver al cliente con el resultado del Paso 3 para definir los

requisitos reales del proyecto.

1.2.2.1.1.5 Paso 5: Organizar los requerimientos finales y generar la matriz de

trazabilidad de requisitos.

1.2.2.1.2 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este

proyecto son:

1.2.2.1.2.1 Herramienta 1: Entrevistas; especialmente con el cliente y sus

interesados allegados.



22

1.2.2.1.2.2 Herramienta 2: Análisis de documentos de proyectos existentes,

normativas y leyes.

1.2.2.1.2.3 Herramienta 3: Mapeo mental o mapas conceptuales, permiten

visualizar requisitos en todas las áreas. Visualmente evita dejar espacios vacíos.

1.2.2.1.2.4 Herramienta 4 : Prototipos; en forma de imágenes, planos 2D y

modelaciones 3D se puede establecer una comunicación más directa con el cliente.

1.2.2.1.2.5 Herramienta 5 : Observación y conversación; dado a la falta de

experiencia del cliente y a su cercanía con la gerencia del proyecto, ésta

herramienta es útil para verificar el estado actual y las proyecciones a futuro del

cliente.

1.2.2.1.2.6 Herramienta 6 : Juicio de expertos; esta herramienta será especialmente

útil a la hora de determinar requisitos de instalación, mantenimiento y, sobretodo,

seguridad.

1.2.2.1.3 Las salidas de este proceso son:

1.2.2.1.3.1 Salida 1: Documentación de requisitos.

1.2.2.1.3.2 Salida 2: Matriz de trazabilidad de requisitos

Las salidas del documento se encuentran anexas en las Tablas 1 y 2, respectivamente,

de este documento.

1.2.2.2 PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE: La definición del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes

pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación:


1.2.2.2.1.1 Paso 1: Recopilación de información de todo lo que el cliente quiere.

1.2.2.2.1.2 Paso 2: Recopilación de requerimientos del cliente y los interesados del

proyecto, para determinar el contenido del proyecto y del producto.



23

1.2.2.2.1.3 Paso 3: Revisión de los factores externos del lugar donde se realizará el

proyecto.

1.2.2.2.1.4 Paso 4: Socialización con los integrantes del proyecto para determinar el

alcance y la viabilidad del servicio a ofrecer al cliente.

1.2.2.2.1.5 Paso 5: Realizar presentación para el cliente, explicando el alcance del

proyecto, resolviendo inquietudes e intercambio de información respecto a los

requerimientos del proyecto.

1.2.2.2.1.6 Paso 6: Organizar la información para determinar los requerimientos

finales y realizar la matriz de requisitos.

1.2.2.2.1.7 Paso 7: Realizar documentos de la definición del alcance.

1.2.2.2.2 Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:

1.2.2.2.2.1 Herramienta 1: Análisis de datos; revisión y análisis de los datos

recopilados, revisión en fuentes de información para concretar las ideas.

1.2.2.2.2.2 Herramienta 2: Juicio de expertos; reunión de los miembros del equipo

y el director del trabajo de grado para orientar sobre el tema del proyecto en

aspectos legales, conceptuales y técnicos.

1.2.2.2.2.3 Herramienta 3: Toma de decisiones: Se analizaron todos los datos

recopilados y opiniones de los interesados del proyecto para tomar una decisión.

1.2.2.2.2.4 Herramienta 4: Análisis del producto: definición del servicio a realizar

en el proyecto.


1.2.2.2.3.1 Salida 1: Definición del alcance del proyecto.

1.2.2.2.3.2 Salida 2: Registro de requerimientos y requisitos.

1.2.2.2.3.3 Salida 3: Registro de interesados del proyecto.

1.2.2.2.3.4 Salida 4: Definición de los entregables del proyecto.

Nota: Dentro de las salidas de este proceso tenemos el Enunciado del alcance, Tabla 3 en

el capítulo de anexos.



24

1.2.2.3 PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS):


1.2.2.2.1.1 Paso 1: Delimitación del alcance del proyecto.

1.2.2.2.1.2 Paso 2: Establecer las fases que tendrá el proyecto.

1.2.2.2.1.3 Paso 3: Determinar los entregables de cada fase del proyecto.

1.2.2.2.1.4 Paso 4: Descomponer entregables en sub entregables.

1.2.2.2.1.5 Paso 5: Organizar los pasos anteriores por jerarquía en la WBS.

1.2.2.2.1.6 Paso 6: Asignar códigos a los elementos de la WBS.

1.2.2.2.1.7 Paso 7: Verificar que el grado de descomposición sea el adecuado.


1.2.2.3.2.1 Herramienta 1: Análisis del alcance para identificar entregables del

proyecto.

1.2.2.3.2.2 Herramienta 2: Revisión bibliográfica para determinar las mejores

prácticas al igual que ver diferentes consejos y ejemplos para la creación de la WBS


y el director del trabajo de grado para verificar que el grado de descomposición sea

el adecuado.

1.2.2.3.2.3 Herramienta 4 : Toma de decisiones: después de recibir las

observaciones del juicio de expertos al igual que la revisión bibliográfica se toman

decisiones de cómo se realizará la WBS.


1.2.2.3.3.1 Salida 1: WBS.

1.2.2.3.3.2 Salida 2: Enunciado del alcance del proyecto.

1.2.2.3.3.3 Salida 3: Diccionario de la WBS.



25

Dentro de las salidas de este proceso tenemos la WBS / EDT ( Work breakdown

Structure). Tablas 4 en el capítulo de anexos

1.2.2.4 CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS: La elaboración del diccionario de la EDT/WBS para este proyecto se llevará a cabo a

través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación:


1.2.2.4.1.1 Paso 1: Delimitación del alcance del proyecto.

1.2.2.4.1.2 Paso 2: Establecer las fases que tendrá el proyecto.

1.2.2.4.1.3 Paso 3: Determinar los entregables de cada fase del proyecto.

1.2.2.4.1.4 Paso 4: Descomponer entregables en sub entregables.

1.2.2.4.1.5 Paso 5: Organizar los pasos anteriores por jerarquía en la WBS.

1.2.2.4.1.6 Paso 6: Asignar códigos a los elementos de la WBS.

1.2.2.4.1.7 Paso 7: Asignar responsable a cada elemento de la WBS.

1.2.2.4.1.8 Paso 8: Asignar costo a cada elemento de la WBS.

1.2.2.4.1.9 Paso 9: Determinar la duración de cada elemento de la WBS.

1.2.2.4.1.10 Paso 10: Determinar qué actividades componen cada elemento de la

WBS.

1.2.2.4.1.11 Paso 11: Crear el diccionario de la WBS para cada elemento de la

misma.


1.2.2.4.2.1 Herramienta 1: Análisis del alcance para identificar entregables del

proyecto.

1.2.2.4.2.2 Herramienta 2: Revisión bibliográfica para determinar las mejores

prácticas al igual que ver diferentes consejos y ejemplos para la creación de la WBS


y el director del trabajo de grado para verificar que el grado de descomposición sea

el adecuado al igual que verificar que las actividades que componen cada elemento

de la WBS sean los apropiados.



26

1.2.2.4.2.4 Herramienta 4 : Toma de decisiones: después de recibir las

observaciones del juicio de expertos al igual que la revisión bibliográfica se toman

decisiones de qué duración, costos y quién será el responsable de cada elemento de

la WBS, al igual que el determinar qué actividades se harán en cada elemento.


1.2.2.4.3.1 Salida 1: Diccionario de la WBS.

1.2.2.4.3.2 Salida 2: Responsable de los elementos de la WBS.

1.2.2.4.3.3 Salida 3: WBS costeada.

1.2.2.4.3.4 Salida 4: Cronograma

1.2.2.4.3.5 Salida 5: Ruta crítica

1.2.2.4.4 El formato del Diccionario de la EDT/WBS:

El formato de la WBS/EDT que describe cada work package, se encuentra como tabla 5

en el capítulo de anexos

1.2.2.4.5 ESTRUCTURA DE LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE:

Los componentes de la línea base del alcance son:

“Enunciado del Alcance” , WBS/EDT y el “Diccionario de la WBS/EDT”.

1.2.2.5 PROCESO PARA VALIDAR EL ALCANCE:




27

1.2.2.2.1.1 Paso 1: Una vez se generan los entregables, se toma la matriz de

trazabilidad de requisitos y se verifica, dependiendo de la disciplina si los

entregables cumplen o no.

1.2.2.2.1.2 Paso 2: Si los entregables cumplen con los requisitos, y previamente se

les realizó el control de calidad, se procede a firmar dar por entregado el

entregable

1.2.2.2.1.3 Paso 3: Si los entregables no cumplen con los requisitos, se activa el

proceso de control de cambios de los entregables que incluye: la ubicación del

cambio, la razón del cambio y la fecha prevista para el cambio.

1.2.2.2.1.4 Paso 4: Finalmente, se realiza un reporte de desempeño para evaluar el

estado del alcance.


1.2.2.2.2.1 Herramienta 1: Inspección: esta herramienta permite medir, examinar,

y validar si los entregables cumplen con los requisitos de aceptación.

1.2.2.2.2.2 Herramienta 2: Toma de decisiones: dado que los entregables son

multidisciplinares, deben tenerse en cuenta los conceptos de los demás

profesionales.


1.2.2.3.3.1 Salida 1: Entregables aceptados y firmados por parte de Fattoria Italia.

1.2.2.3.3.2 Salida 2: Información de desempeño del trabajo, esta información se

hará en forma de reporte para llevar el control del estado de los entregables.

1.2.2.3.3.3 Salida 3: Solicitudes de cambio a los entregables que no fueron

aceptados para verificar las razones y corregirlos

1.2.2.6 PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE: El control del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos,

herramientas y salidas que se describen a continuación:




28

1.2.2.6.1.1 Paso 1: Se mantendrá el monitoreo y control del alcance durante la

ejecución del proyecto.

1.2.2.6.1.2 Paso 2: Los gerentes del proyecto dirigirán sus áreas correspondientes

para gestionar y controlar el trabajo y evitar la desviación del alcance.

1.2.2.6.1.3 Paso 3: Se comparará la línea base del proyecto con los resultados para

determinar si se debe realizar alguna acción correctiva o cambio.


1.2.2.6.2.1 Herramienta 1: Análisis de datos; revisión y análisis del desempeño y

ejecución del proyecto..

1.2.2.6.2.2 Herramienta 2: Juicio de expertos; reunión con los miembros del equipo

y el director del trabajo de grado para determinar la causa de fallas en el proyecto.

1.2.2.6.2.3 Herramienta 3: Análisis de variación; para seguir el lineamiento del

PMBOK se tendrá en cuenta este tipo de herramienta para determinar si la

variación se encuentra en los parámetros del proyecto, o si se debe aplicar la acción

correctiva adecuada.


1.2.2.6.3.1 Salida 1: Se realizará la actualización de los documentos del proyecto,

tales como: la documentación de requisitos y la matriz de trazabilidad de

requisitos.

1.2.2.6.3.2 Salida 2: Documento del desempeño de trabajo; se determinará el

desempeño del equipo del proyecto para verificar la coherencia y cumplimiento del

alcance del proyecto y del servicio ofrecido.

1.2.2.6.3.3 Salida 3: Se tendrá en cuenta el registro de lecciones aprendidas en caso

tal de que se requiera ser aplicado algún control de cambios en la ejecución del

proyecto.

1.2.3 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:



29

Fase 1: Estudios. Fase en la que se realiza el levantamiento técnico del proyecto,

diagnóstico del estado inicial de Fattoria Italia, al igual que se realizará una extensa

revisión bibliográfica para conocer todos los requerimientos en cuanto a normativa al

igual que la revisión y selección entre las alternativas técnicas que se tengan.

Fase 2: Diseños. Fase en la cual se realizarán los diseños eléctricos, estructurales y de

redes tanto conceptuales como definitivos para el proyecto teniendo en cuenta la

alternativa seleccionada.

Fase 3: Planeación de implementación. Fase en la que con base en los diseños definitivos

se realizará el plan de implementación del proyecto al igual que se hará el contacto

inicial con diferentes entidades bancarias para presentar una propuesta de financiación

para la posterior implementación del proyecto.

1.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES

1.3.1 Rol 1 (Gerente del proyecto - Natalia Baquero) Responsabilidades:

● Participa en el proceso de Planeación y seguimiento y control del alcance del proyecto.

● Participación en las reuniones de juicio de expertos. ● Revisa la ejecución del alcance del proyecto.

1.3.2 Rol 2 ( Gerente de planeación del proyecto - Jennifer Duarte ) Responsabilidades:



30


● Participación en las reuniones de juicio de expertos. ● Monitorea y controla el alcance del proyecto en el área correspondiente a su

función.

1.3.3 Rol 3 (Gerente de diseños - Ralph Schachtebeck) Responsabilidades:


● Participación en las reuniones de juicio de expertos. ● Monitorea y controla el alcance del proyecto en el área correspondiente a su

función.

1.3.4 Rol 4 (Sponsor - Randy Fabregas) Responsabilidades:

● Expone los requerimientos y requisitos para determinar el alcance del proyecto. ● Recibe los entregables acordados del proyecto.

1.3.5 Rol 5 (Director del trabajo de grado - Mauricio Penagos) Responsabilidades:


● Participación en las reuniones de juicio de expertos.

1.3.6 Rol 6 (Experto técnico en insumos agropecuarios - Eric Schachtebeck ) Responsabilidades:

● Participa en las reuniones de análisis y definición del servicio y producto del proyecto.

1.3.7 Rol 7 (Experto en Métodos constructivos e Integración de sistemas - Jorge

Elvecio Baquero Diaz) Responsabilidades:

● Participa en las reuniones de diseño del servicio y producto del proyecto. ● Participación en las reuniones de juicio de expertos.

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

1

1.4 ANEXOS

1.4.1 Documento de Requisitos

Tabla 1. Documento de Requisitos del Proyecto

Id. Requisitos Solicitado por Justificación / Objetivo Prioridad Fecha Recopilado

por

Requisitos de Estudios

RQ1 Debe entregarse documento de Diagnóstico

del estado actual Fattoria Italia Es requerido para que el equipo

de trabajo de grado pueda dar

inicio a la ejecución del

proyecto.

ALTA 23/08/21 Sponsor

RQ2 El documento Diagnóstico del estado actual

debe contener una sección para cada uno de

los siguientes ítems:

● Identificar la forma en que se alimentan de electricidad actualmente.

● Reconocer los equipos actuales. ● Recopilar de forma detallada los protocolos

que se implementan actualmente en la Empresa.

● Establecer los niveles de felicidad de los empleados.

● Entender la cultura y costumbres de los trabajadores.

Fattoria Italia Estos requerimientos se

acordaron con el cliente para

mostrar de manera completa el

estado actual de Fattoria Italia.

ALTA 23/08/21 Gerente de

Diseño

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento

de la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

2

RQ3 El Diagnóstico del estado actual debe

entregarse con registro fotográfico. Fattoria Italia Requerido por el cliente. ALTA 12/08/21 Gerente de

proyecto

RQ4 Las consultas a los trabajadores deben hacerse

en horarios laborales Fattoria Italia Requerido por el cliente. MEDIA 18/08/21 Sponsor

RQ5 Las consultas al cliente deben reportarse de

manera oficial en las minutas de reunión. Fattoria Italia Requerido por el cliente. ALTA 23/08/21 Gerente de

proyecto

RQ6 Los niveles de felicidad de los empleados

deben obtenerse mediante una encuesta Fattoria Italia Requerido por el cliente. MEDIA 23/08/21 Sponsor

RQ7 Debe entregarse un documento de listado de

requerimientos técnicos Fattoria Italia Es requerido para que el equipo



proyecto.

ALTA 07/09/21 Sponsor

RQ8 El documento Listado de Requerimientos

técnicos debe contener una sección para cada

uno de los siguientes ítems:

● Ubicación exacta de la finca ● Área de intervención del proyecto ● Tipo de suelo ● parámetros meteorológicos ● Distancia entre las líneas de tensión ● Equipos que la empresa busca

implementar en 3 años. ● Tipo de suministro de energía para los

equipos. ● Determinar la potencia que se requiere

para los equipos.



mostrar de manera completa el

estado actual de Fattoria Italia.


Diseño



3

RQ9 La ubicación puede mostrarse con imágenes

satelitales. Fattoria Italia Requerido por el cliente. MEDIA 07/09/21 Sponsor

RQ10 El área de intervención puede mostrarse con

imágenes satelitales. Fattoria Italia Requerido por el cliente. MEDIA 07/09/21 Gerente de

Diseño

RQ11 El tipo de suelo puede determinarse con

estudios de área municipal (casco urbano) Fattoria Italia Requerido por el cliente. MEDIA 07/09/21 Gerente de

Diseño

RQ12 Deben utilizarse los parámetros

meteorológicos del IDEAM Fattoria Italia Requerido por el cliente. MEDIA 07/09/21 Gerente de

Diseño

RQ13 Los equipos que la empresa piensa

implementar en 3 años no pueden ser mayores

a 5 veces la capacidad de los equipos actuales

Equipo de

trabajo de

grado

Requerimiento puesto por el

equipo de trabajo de grado para

no presentar un diseño

sobredimensionado.


Diseño

RQ14 Debe entregarse documento de Informe de

selección de alternativa Fattoria Italia Es requerido para que el equipo



proyecto.


Diseño

RQ15 El documento Informe de selección de

alternativa debe contener una sección para

cada uno de los siguientes ítems:

● Determinar trámites legales para implementar el el proyecto

● Determinar los trámites para acceder a los beneficios tributarios

● Determinar los trámites para vender energía sobrante.

● Estudio de Alternativas Técnicas



mostrar de manera completa la

opción más viable para Fattoria

Italia.

ALTA 16/09/21 Gerente del

proyecto



4

● Determinar diferentes Alternativas ● Selección de la mejor alternativa

Requisitos de diseño

RQ16 Cumplimiento de la normativa (NSR 10) en

diseños estructurales Normativa Es requerido para brindar total

certeza de la seguridad y

confiabilidad de los diseños


Diseño

RQ17 Cumplimiento de la normativa (RETIE, UPME)

en diseños eléctricos Normativa Es requerido para brindar total




Diseño

RQ18 Cumplimiento de la normativa (ICONTEC) en

los diseño de redes en general Normativa Es requerido para brindar total




Diseño

RQ19 Cumplimiento de la normativa (ICONTEC) en

las recomendaciones de implementación,

compra y logística

Normativa Es requerido para brindar total




Diseño

RQ20 Entregar al cliente todos los planes de gestión

en los formatos de la universidad de El Bosque Equipo de

trabajo de

grado

Requerido por el cliente. MEDIA 13/08/21 Gerente de

Planeación

RQ21 Debe entregarse documento de Documento de

diseño conceptual: Fattoria Italia Es requerido para que el equipo



proyecto


Diseño



5

RQ22 El Documento de diseño conceptual cuenta con

3 capítulos: diseño eléctrico, diseño

estructural y diseño de redes.

Fattoria Italia Es requerido para que el equipo



proyecto

ALTA Gerente de

Diseño

RQ23 El capítulo de diseño eléctrico conceptual debe

contener una sección para cada uno de los

siguientes ítems:

● información del diseño eléctrico ● Establecer tipos de tecnología para el

sistema



cumplir con los requerimientos,

normativa y legislación que

aplique


Diseño

RQ24 El capítulo de diseño estructural conceptual



● Información del diseño Estructural ● Arquitectura preliminar





aplique


Proyecto

RQ25 El capítulo de diseño de redes conceptual debe


siguientes ítems:

● Recopilar información del diseño de redes

● Establecer esquemas y documentos de interacción de los equipos.





aplique


Diseño

RQ26 Debe entregarse documento de Informe de

Diseño Detallado: Fattoria Italia Estos requerimientos se




Diseño



6

Debe contar con 3 capítulos (diseño

estructural, diseño eléctrico y diseño de

redes).


aplique

RQ27 El capítulo de diseño eléctrico detallado debe


siguientes ítems:

● Cantidad de paneles a utilizar. ● Tipo de variador a utilizar.. ● Cantidad y configuración de las baterías a

utilizar. ● Tipo de cable a utilizar.





aplique


Diseño

RQ28 El capítulo de diseño estructural detallado



● Predimensionamiento de los sistemas ● Diseño estático y dinámico ● Diseño por viento ● Diseño de cimentación ● Simulaciones y renders ● Planos





aplique


Proyecto

RQ29 El capítulo de diseño de redes detallado debe


siguientes ítems:

● Diseño de redes. ● Ubicación de las redes. ● Planos





aplique


Diseño

Requisitos de Implementación



7

RQ30 Debe entregarse El Manual de métodos

constructivos Fattoria Italia Es requerido para la toma de

decisión si posteriormente se

realiza la implementación del

proyecto.


Proyecto.

RQ31 El Manual de métodos constructivos debe

contar con los siguientes ítems:

● Métodos constructivos ( de instalación) eléctricos.

● Métodos constructivos estructurales (civiles y mecánicos).

● Métodos constructivos (de instalación de Redes).

Fattoria Italia Es requerido para la toma de



proyecto.


Planeación.

RQ32 Debe entregarse El Plan de Implementación Fattoria Italia Es requerido para la toma de



proyecto.


Planeación.

RQ33 El plan de implementación debe contar con los

siguientes ítems:

● Planificación Instalación estructural ● Planificación Instalación eléctrica ● Planificación Instalación de redes ● Recomendaciones de compras y logística ● Selección de proveedores ● Obtener tiempos y métodos de entrega de

los equipos ● Normas y Políticas Nacionales ● Trámites frente UPME (Unidad de

Planeación Minero Energética) ● Cumplimiento frente a la ley 1715 de

2012




proyecto.


Planeación.



8

● Normativa del Ministerio de Minas y Energías

● Políticas Departamentales y Municipales

RQ34 Debe entregarse el Informe de selección de

alternativa Fattoria Italia Es requerido para la toma de



proyecto.


Proyecto

RQ35 El Informe de selección de alternativa debe

contar con los siguientes items:

● Información de entidades ● Entidades o formas de financiación ● Comparación de las diferentes

alternativas de financiación.




proyecto.


Proyecto



9

1.4.2 Matriz de Trazabilidad

Para ver el nombre de los requisitos por favor utilice el Id. del requisito y remítase a la tabla 1.

Tabla 2. Matriz de Trazabilidad del proyecto

Id. Entregable Criterios de

Aceptación por

entregable

Quien acepta

de parte del

cliente

Características

funcionales

Características

Técnicas

Características

Operativas

Estado Responsabl

e

RQ1 Diagnóstico del

estado actual Debe presentar de

manera veraz y

completa el estado

actual de Fattoria Italia

Sponsor N/A Están descritas

en el requisito

N/A Pendiente Sponsor



manera veraz y

completa el estado



en el requisito

N/A Pendiente Gerente de

Diseño



manera veraz y

completa el estado



en el requisito


proyecto



manera veraz y

completa el estado



en el requisito




10



manera veraz y

completa el estado



en el requisito


proyecto



manera veraz y

completa el estado



en el requisito


RQ7 listado de

requerimientos

técnicos

Debe presentar todos

los requerimientos

técnicos establecidos

junto con Fattoria

Italia


en el requisito


RQ8 listado de

requerimientos

técnicos


los requerimientos


junto con Fattoria

Italia


en el requisito


Diseño

RQ9 listado de

requerimientos

técnicos


los requerimientos


junto con Fattoria

Italia


en el requisito


RQ10 listado de

requerimientos

técnicos


los requerimientos


junto con Fattoria

Italia


en el requisito


Diseño



11

RQ11 listado de

requerimientos

técnicos


los requerimientos


junto con Fattoria

Italia


en el requisito


Diseño

RQ12 listado de

requerimientos

técnicos


los requerimientos


junto con Fattoria

Italia


en el requisito


Diseño

RQ13 listado de

requerimientos

técnicos


los requerimientos


junto con Fattoria

Italia


en el requisito


Diseño

RQ14 Informe de

selección de

alternativa

Se debe presentar una

alternativa que se

ajuste a los

requerimientos

técnicos encontrados


en el requisito


Diseño

RQ15 Informe de

selección de

alternativa

Se debe presentar una

alternativa que se

ajuste a los

requerimientos

técnicos encontrados.


en el requisito

N/A Pendiente Gerente del

proyecto

RQ16 Documento de

diseño

conceptual,

Se debe cumplir con la

normativa Colombiana

para estos diseños.


en el requisito


Diseño



12

Informe de

Diseño

Detallado

RQ17 Documento de

diseño

conceptual,

Informe de

Diseño

Detallado





en el requisito


Diseño

RQ18 Documento de

diseño

conceptual,

Informe de

Diseño

Detallado





en el requisito


Diseño

RQ19 Documento de

diseño

conceptual,

Informe de

Diseño

Detallado





en el requisito


Diseño



13

RQ20 Planes de

gestión

Se deben presentar los

planes en los formatos

seleccionados por el

sponsor.


en el requisito


Planeación

RQ21 Documento de

diseño

conceptual

Debe cumplir toda la

normatividad al igual

que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Diseño

RQ22 Documento de

diseño

conceptual



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Diseño

RQ23 Documento de

diseño

conceptual



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Diseño

RQ24 Documento de

diseño

conceptual



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Proyecto

RQ25 Documento de

diseño

conceptual



que ajustarse a los


en el requisito


Diseño



14

requerimientos

técnicos.

RQ26 Informe de

Diseño

Detallado



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Diseño

RQ27 Informe de

Diseño

Detallado



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Diseño

RQ28 Informe de

Diseño

Detallado



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Proyecto

RQ29 Informe de

Diseño

Detallado



que ajustarse a los

requerimientos

técnicos.


en el requisito


Diseño

RQ30 Manual de

métodos

constructivos

Debe ser un

documento de fácil

entendimiento que

contenga todos los

elementos del diseño.


en el requisito


Proyecto.



15

RQ31 Manual de

métodos

constructivos

Debe ser un

documento de fácil

entendimiento que

contenga todos los



en el requisito


Planeación.

RQ32 Plan de

Implementació

n

Debe ser un

documento de fácil

entendimiento que

contenga todos los



en el requisito


Planeación.

RQ33 Plan de

Implementació

n

Debe ser un

documento de fácil

entendimiento que

contenga todos los



en el requisito


Planeación.

RQ34 Informe de

selección de

alternativa

Informe con la

alternativa

seleccionada de

acuerdo a los criterios

técnicos.


en el requisito


Proyecto

RQ35 Informe de

selección de

alternativa

Informe con la

alternativa

seleccionada de

acuerdo a los criterios

técnicos.


en el requisito


Proyecto



16

1.4.3 Enunciado del Alcance Tabla 3. Enunciado del Alcance

Id. Entregables Criterios de Aceptación

por entregable

Quién

acepta

de parte

del

cliente

Límites o exclusiones

por entregable

Supuestos del

proyecto

Restriccion

es del

Proyecto

Responsable

1 Diagnóstico del

estado actual.

- El documento debe ser entregado en el formato del proyecto.

- Deben estar incluidos los acuerdos de las partes.

- Se debe entregar con la firma de los miembros del equipo.

Randdy

Fabregas

Se limita anexar el

avance del siguiente

entregable, ya que

deben ser entregados

en las fechas

acordadas.

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

Debe ser

financieram

ente factible

Natalia Baquero

(Gerente del proyecto)

2

Listado de

levantamiento de

requerimientos

técnicos.




Randdy

Fabregas

Se limita anexar el


entregable, ya que


en las fechas

acordadas.

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

Debe ser

financieram

ente factible

Natalia Baquero


3

Informe de

selección de

alternativa



Randdy

Fabregas

Se limita anexar el


entregable, ya que


en las fechas

acordadas.

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

Debe ser

financieram

ente factible

Jennifer Duarte

(Gerente de

planeación)



17


4 Documento de

diseño conceptual



Randdy

Fabregas

Se limita anexar el


entregable, ya que


en las fechas

acordadas.

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

Debe ser

financieram

ente factible

Natalia Baquero


Ralph Schachtebeck

(Gerente de diseño)

5 Informe del diseño

detallado



Randdy

Fabregas

- No incluye las instrucciones de armado del sistema de paneles solares.

- Se limita anexar el avance del siguiente entregable, ya que deben ser entregados en las fechas acordadas.

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

Debe ser

financieram

ente factible

Ralph Schachtebeck


6 Manual de métodos

constructivos



Randdy

Fabregas

No incluye marcas de

proveedores

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

N/A

Natalia Baquero


Ralph Schachtebeck


7

Plan de

Implementación del

Sistema de Energía

Solar.



Randdy

Fabregas

- No incluye la implementación de las conexiones del sistema eléctrico.

- Se limita a anexar el avance del siguiente entregable, ya que deben ser entregados

- La aceptación del entregable del proyecto por parte del cliente.

- Para la selección de los equipos de producción y conservación de

Debe ser

financieram

ente factible

Natalia Baquero


Ralph Schachtebeck




18

en las fechas acordadas.

derivados lácteos (se utilizarán equipos de referencia).

Jennifer Duarte

(Gerente de

planeación)

8

Evaluación

financiera de la

implementación del

proyecto.



Randdy

Fabregas

No incluye los

convenios aprobados

por parte de las

entidades de fomento.

La aceptación del

entregable del

proyecto por parte

del cliente

N/A

Jennifer Duarte

(Gerente de

planeación)

1.4.4 Work Breakdown Structure (WBS/EDT)

A continuación, se recomienda considerar los niveles de descomposicion de una WBS:

Tabla 4. Esquema de Niveles de descomposición para una WBS.

En el plan de Gestion de un trabajo de Grado, no pueden pegar como WBS un slide de una presentación de su clase!



19

1.4.5 Diccionario de la WBS / EDT



21

1.4.6

A continuación, se recomienda considerar los niveles de descomposición de una WBS:

Tabla 5. Esquema de contenido en formato de Diccionario de WBS/ EDT

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche

Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos,


22

3.2 PLAN DE GESTIÓN DE CRONOGRAMA



PROYECTO






NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK





23

Contenido

OBJETIVO

METODOLOGÍA

PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA:

1.2.1.1 PROCESO PARA DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO:

1.2.1.2 PROCESO PARA SECUENCIAR ACTIVIDADES:

1.2.1.3 PROCESO PARA ESTIMAR RECURSOS PARA LAS ACTIVIDADES:

1.2.1.4 PROCESO DE ESTIMAR DURACIONES :

1.2.1.5 PROCESO PARA DESARROLLAR EL CRONOGRAMA:

1.2.1.6 PROCESO PARA CONTROLAR EL CRONOGRAMA:

ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA:

OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR:

Calendario del Proyecto:

Calendario de los Recursos:

Unidades de medida:

Tipo de recursos:

. Herramienta de software para el desarrollo del cronograma:

. Holgura para las rutas cuasi críticas:

. Acuerdos de respuesta:

. Restricciones de tiempo:

. Periodicidad de Control del Cronograma:

Indicadores de Gestión para medir el cronograma:


Rol 1 (Por ejemplo: Gerente del proyecto)

Rol 2 (Por ejemplo: Analista de Cronograma de planeación)

Rol 2 (Por ejemplo: Analista de Cronograma de diseño)

ANEXOS




24

Matriz de Hitos o Milestones.

Matriz de Recursos para el proyecto




25

1 PLAN DE GESTIÓN DE CRONOGRAMA DEL PROYECTO

1.1 OBJETIVO

El objetivo de este plan de gestión es proporcionar la metodología para generar la hoja de ruta y la

línea base necesaria completar a cabalidad el proyecto, describiendo la forma en que se dará la

gestión del cronograma, la definición, secuenciación y duración de las actividades, además de la

estrategia desarrollo del cronograma.

Así mismo, es necesario emplear los grupos de procesos de Monitoreo y Control para determinar

que efectivamente se está cumpliendo con lo pactado en la línea base del proyecto. Por lo anterior,

otro objetivo de este plan de gestión es planificar la forma en cómo se dará seguimiento al

cronograma al describir detalladamente el proceso de control del cronograma.

1.2 METODOLOGÍA

1.2.1 PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA:

La buena gestión del cronograma dentro de la metodología PMI implica planificar a cabalidad los

grupos de procesos de planificación y monitoreo y control correspondientes al área de

conocimiento de cronograma, dentro de estos se encuentran los procesos de: definir las actividades

del proyecto, secuenciar las actividades, estimar los recursos de estas, desarrollar el cronograma y

controlar el cronograma.

Igualmente, la buena gestión de esta área de conocimiento implica, como todo en el proyecto, una

estrecha relación con Fattoria Italia, en la que se le presentarán desde los planes de gestión hasta

los entregables pactados para su revisión y aprobación.

A partir de lo anterior, los pasos y herramientas para gestionar el cronograma son los siguientes:

1. A partir del Project Charter se obtienen los conceptos generales de duración del proyecto y principales hitos.

2. A partir del plan de gestión de alcance, se define el proyecto en términos de la WBS y entregables, que son la base de las actividades.

3. Se determina a partir de factores ambientales de Fattoria Italia y del grupo de gerentes y equipo técnico el calendario de trabajo, el software y archivo tipo para la entrega.




26

4. Teniendo en cuenta que, como se ha mencionado en otros documentos de referencia, la empresa Fattoria Italia es emergente, es de mucha utilidad utilizar proyectos similares como referencia para desarrollar los activos de procesos de la organización o al menos, del proyecto.

5. A partir de todo lo anterior, el equipo de profesionales de la gerencia del proyecto, junto a demás expertos en proyectos de energías alternativas y agroindustriales determinan el desarrollo, la gestión y el control del cronograma de manera específica para el proyecto.

6. Se entra a conciliar con Fattoria Italia las sugerencias y propuestas del equipo de gerencia del proyecto respecto a las actividades y cronograma del proyecto, así como los KPIs del control del cronograma, matrices de trazabilidad y demás formatos, para obtener su aprobación.

Luego de los 6 pasos mencionados anteriormente, la salida de la gestión del cronograma es el plan

de gestión de cronograma que, según el PMBOK y limitándose a éste proyecto, determina:

metodología de los grupos de procesos de planificación y control y monitoreo del cronograma,

Calendario del Proyecto, Calendario de los Recursos, Unidades de medida, tipo de recursos,

Herramienta de software para el desarrollo del cronograma, Holgura para las rutas cuasi críticas,

Acuerdos de respuesta, Restricciones de tiempo, Periodicidad de Control del Cronograma,

Indicadores de Gestión para medir el cronograma, formatos de informes y roles del equipo de

gerencia del proyecto.

1.2.1.1 PROCESO PARA DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO:

La definición de las actividades incluye, por obvias razones, las diferentes acciones requeridas para

llevar a cabo el proyecto, entendiéndose esto último como, cumplir de manera satisfactoria con lo

acordado con el cliente a través del plan de gestión del alcance.

Este es un proyecto de ingeniería, y generalmente cumplen con las mismas etapas:

● Estudios. ● Pre-factibilidad: Ingeniería conceptual. ● Factibilidad: Ingeniería Básica. – Para este proyecto la ingeniería básica y la ingeniería de detalle se tratarán como una misma etapa ● Ingeniería de detalle. – Para este proyecto la ingeniería básica y la ingeniería de detalle se tratarán como una misma etapa ● Ejecución. ● Operación – no aplica para este proyecto, en este proyecto se plantea una planeación de la implementación.




27

Estas mismas etapas se comparten con los niveles de cuentas de control de la EDT/WBS para

dictaminar la estructura de gestión del proyecto.

A partir del desglose de la WSB se van generando las actividades. Además, con la ayuda del juicio

de expertos y el apoyo en proyectos similares se ponen sobre la mesa todas las posibles actividades.

Igualmente, se determinan todos los posibles Hitos, que pasa este caso se centrarán en los

entregables parciales de cada etapa del proceso, dado que no se ejecutarán los diseños, es decir, no

se van a implementar, no existen hitos relacionados con licencias o permisos relacionados, para ver

en detalle los hitos del proyecto, por favor remitirse al Anexo 1.5.1 Matriz de hitos o Milestones tabla

1.

Seguidamente en conjunto con Fattoria Italia, los expertos, se identifican si hay o no procesos

internos que dictaminen el trabajo, entregables deseados por parte del cliente fuera de los

propuestos por la gestión del proyecto.

Finalmente, se genera una lista de actividades por cada etapa del proceso, que se identificarán por

el identificador único de la actividad (ID) que corresponderá a su ubicación en la EDT/WBS y que

están listas para ser secuenciadas en el siguiente proceso.

1.2.1.2 PROCESO PARA SECUENCIAR ACTIVIDADES:

Para la secuenciación de actividades se plantean los siguientes supuestos:

● Las actividades tendrán relaciones mandatorias, ● Con la actividad centrada en el nodo. ● Mayoritariamente se utilizarán relaciones: final – comienzo, sin embargo, existirán

relaciones comienzo-comienzo y final-final que van a permitir que las actividades se realicen de manera simultánea repartiendo los recursos adecuadamente.

● No se tiene contemplado utilizar tiempos de adelanto o de atraso.

Por otra parte, es importante aclarar que, para este proceso también se tendrá el apoyo

del juicio de expertos y de los mismos integrantes del equipo de trabajo, que, de acuerdo a

su experiencia, van a determinar el orden más adecuado.




28

1.2.1.3 PROCESO PARA ESTIMAR RECURSOS PARA LAS ACTIVIDADES:

Como recurso humano se cuenta con la gerente de proyecto, el gerente de diseño y la

gerente de planeación que tendrán una disponibilidad del 100% al proyecto dentro de

los calendarios propuestos anteriormente. Además, se distribuyen estos recursos en las

actividades teniendo en cuenta sus áreas de experiencia.

Al nivel de los recursos materiales y teniendo en cuenta que este proyecto no tiene

ejecución física más allá de entregar reportes, informes y manuales, tal como se expresa

en el project charter y que sus recursos se centran en su gran mayoría en equipamiento tecnológico y se deben hacer una sola vez en todo el ciclo de vida del proyecto por lo que

no se requiere un calendario de recursos diferente al calendario del proyecto.

Para ver el detalle de la Matriz de Recursos del Proyecto, remítase a la Tabla 2. en el

Capítulo de anexos y para ver un listado de aspectos generales importantes por favor

remítase a la sección 1.3 OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR

1.2.1.4 PROCESO DE ESTIMAR DURACIONES:

Para estimar las duraciones se requieren los documentos del proyecto, las actividades a

realizar planteadas en el cronograma, y se utilizará en mayor medida el juicio de

expertos, teniendo en cuenta que la mayoría de actividades se refieren a elaboración de

documentos o de investigaciones por lo que establecer un sistema de estimación por

parámetros, o basados en datos históricos. además, reuniones periódicas entre los

gerentes del proyecto para determinar la duración. Lo anterior tiene como salida las

duraciones estimadas de cada actividad, teniendo en cuenta los recursos disponibles

para estas.

1.2.1.5 PROCESO PARA DESARROLLAR EL CRONOGRAMA:




29

El método que se utilizará en la elaboración de este cronograma es la ruta crítica y como

punto de partida se establecerá la línea base, para tener un referente de control en el

futuro.

La aprobación de la línea base del proyecto se hará de forma consensuada con el cliente

y los diferentes interesados. El grupo de proyecto de grado hará mesas de trabajo,

teniendo en cuenta que es un proyecto de corta duración, la metodología a seguir será la

siguiente: el grupo de gerencia de proyecto realizará previamente, y basado en su

experiencia, un cronograma en Microsoft Project incluyendo toda la estructuración

presentada en la WBS, salida del plan de gestión de alcance. Se proyectará esto a los

interesados que podrán sugerir modificaciones y sus implicaciones en tiempo real para

llegar a un acuerdo.

1.2.1.6 PROCESO PARA CONTROLAR EL CRONOGRAMA:

El control del cronograma se realizará a partir de una medición de indicadores, se

utilizará la herramienta Balanced Scorecard (Cuadro de mando integral) adaptado para

el seguimiento de avance, gestión y cumplimiento del cronograma del proyecto. Dentro

de esta herramienta se llevará el seguimiento de cada actividad que contienen las fases

del proyecto, así mismo se tendrá un control de la ejecución y cumplimiento de las fases

del proyecto, por medio de indicadores que permitan conocer la medición del

cumplimiento y gestión, con una periodicidad de medición de 7 días (semanal). Las

reuniones de medición de gestión y cumplimiento, se llevarán a cabo entre los gerentes

del proyecto, puesto que son los responsables, y será liderado por la gerente de

planeación.

Igualmente, para ver un listado de aspectos generales importantes, incluidos los

indicadores de cumplimiento de cronograma, por favor remítase a la sección 1.3

OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR

1.2.2 ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA:




30

La estructura tabular del cronograma será la siguiente:

I

d

Lista de

Actividade

s

Predecesoras Recurso

s

Duraciones Fecha

de

Inicio

Fecha de

Finalización

Esfuerzo Capacidad Calendario

1.3 OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR:

1.3.1 Calendario del Proyecto:

La ejecución del proyecto deberá hacerse entre el 13 de agosto de 2021 hasta el 26 de

noviembre de 2021, teniendo en cuenta los días necesarios para preparar las sustentaciones

por parte del grupo a la Universidad del Bosque.

Se trabajarán lo siguientes días de la semana, con los siguientes horarios de trabajo:

Día de la Semana Hora de Inicio Hora de Fin

Lunes 7:00 pm 10:00 pm

Martes 7:00 pm 10:00 pm

Miércoles 7:00 pm 10:00 pm

Jueves 7:00 pm 10:00 pm

Viernes No es laboral No es laboral

Sábado 7:00 pm 10:00 pm

Domingo No es laboral No es laboral




31

Días Festivos en colombia, que no se cuentan como laborales:

● 17 de Mayo, 2021 - Día de la Ascensión ● 7 de junio, 2021 - Corpus Christi, 2021 ● 14 de junio, 2021 - Sagrado Corazón ● 5 de julio. 2021 - San Pedro y San Pablo ● 20 de julio (martes), 2021 - Independencia de Colombia ● 7 de agosto (sábado), 2021 - Batalla de Boyacá ● 16 de agosto, 2021 - Asunción de la Virgen María ● 18 de octubre, 2021 - Día de la Raza ● 1 de noviembre, 2021 - Día de Todos los Santos ● 15 de noviembre,2021 - Independencia de Cartagena

1.3.2 Calendario de los Recursos:

Para este proyecto no aplica el calendario de recursos, es el mismo que el calendario del

proyecto..

1.3.3 Unidades de medida:

Las unidades o escala de medida del proyecto es en días.

1.3.4 Tipo de recursos:

Los tipo de recursos utilizados serán: trabajo y material

1.3.5 . Herramienta de software para el desarrollo del cronograma:

La herramienta con la cual define y gestiona el cronograma es Microsoft Project Professional

2019.




32

1.3.6 . Holgura para las rutas cuasi críticas:

Serán rutas cuasi críticas todas aquellas rutas cuya duración con respecto a la duración de la

ruta crítica tienen 4 días de holgura como máximo.

1.3.7 . Acuerdos de respuesta:

Fattoria Italia tendrá 5 días calendario para revisar cada entrega y emitir comentarios sobre

los documentos que el grupo de gerencia de proyectos le entregue. Así mismo, el grupo de

gerencia de proyectos tiene un plazo de 5 días calendario para hacer los ajustes pertinentes y

obtener la aprobación por parte del cliente.

1.3.8 . Restricciones de tiempo:

No existen restricciones horarias fuera de las mencionadas por los días festivos anteriormente.

Sin embargo, en caso de fuerza mayor pueden alterarse las fechas pactadas en el cronograma

sin alterar la fecha final de sustentación a la Universidad El Bosque.

1.3.9 . Periodicidad de Control del Cronograma:

El control de cronograma se hará de forma mensual

1.3.10 Indicadores de Gestión para medir el cronograma:

Se utilizarán todos los indicadores de gestión para tener un análisis más completo sobre el

cronograma:

● Variación en Cronograma (SV) = EV – PV, ● Indicador de rendimiento en cronograma (SPI) = EV/PV, ● Proyección de la duración del cronograma(EACt) = SAC/SPI y ● Variación proyectada de duración al concluir el proyecto (VACt) = SAC - EACt




33

1.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES

1.3.11 Rol 1 (Por ejemplo: Gerente del proyecto) Responsabilidades:

● Velar por el cumplimiento del análisis y control de los Analistas de cronograma de Planeación y Diseño

● Desarrollar, presentar y sustentar los informes de cumplimiento de cronograma con los interesados

● Será quien desarrolle el cronograma en el software seleccionado y establezca la línea base del proyecto.

● Asegurar la disponibilidad de recursos para llevar a cabo la implementación del plan de gestión de cronograma.

● Comunicar los requisitos del cliente con los responsables de ejecutar el plan de gestión del cronograma

1.3.12 Rol 2 (Por ejemplo: Analista de Cronograma de planeación) Responsabilidades:

● Determinar las actividades y proponer una secuenciación de las actividades de planeación.

● Realizar el monitoreo y control de las actividades de las fases de estudios y planeación de implementación.

● Dar los insumos necesarios a la Gerente de Proyecto para realizar los informes de cumplimiento de cronograma de las dos fases mencionadas.

1.3.13 Rol 2 (Por ejemplo: Analista de Cronograma de diseño) Responsabilidades:

● Determinar las actividades y proponer una secuenciación de las actividades de diseño.

● Realizar el monitoreo y control de las actividades de las fases de diseño. ● Dar los insumos necesarios a la Gerente de Proyecto para realizar los informes

de cumplimiento de cronograma de la fase mencionada.



1.4 ANEXOS

1.4.1 Matriz de Hitos o Milestones.

Tabla 1. Matriz de Hitos del Proyecto

Id. Hito Descripción del hito Responsable Tipo de Hito Fecha Planeada Estado

1 Fin de la planeación

(sustentación plenaria)

Se busca la aprobación de la

planeación del proyecto

Analista de

Cronograma de

planeación

Control 19/08/2021 Pendiente

2 Diagnóstico del estado

actual

La entrega y aprobación de ese hito da

línea base para mostrar los resultados

del proyecto.

Gerente de

Proyecto Entrega 26/08/2021 Pendiente

3

Listado de levantamiento

de requerimientos

técnicos

La entrega y aprobación de este hito

permite generar trazabilidad del

alcance del proyecto

Analista de

Cronograma de

diseño

Entrega 26/08/2021 Pendiente

4 Informe de selección de

alternativa

La entrega de este hito permite enterar

a Fattoria Italia sobre el input del

diseño conceptual

Analista de

Cronograma de

planeación

Entrega

Control 30/08/2021 Pendiente

5 Documento de diseño

conceptual


permite iniciar correctamente el

diseño detallado

Gerente de



2

6 Informe de Diseño

detallado

La entrega y aprobación de ese hito da

por terminada la fase de cálculos y

cantidades que son el input para los

hitos posteriores

Analista de

Cronograma de

diseño


7 Manual de métodos

constructivos


permite aclarar de manera detallada y

visible a Fattoria Italia el montaje del

proyecto

Analista de

Cronograma de

diseño


8 Plan de Implementación

El Plan de implementación es una

nueva fase de planificación de lo que

sería un nuevo proyecto de ejecutar los

diseños y poner en funcionamiento la

planta eléctrica.

Gerente de


9

Evaluación financiera de

la implementación del

proyecto

Este hito permite hacer la evaluación

del costo de implementación de todos

los diseños, la entrega y aprobación de

este entregable puede garantizar la

continuidad del servicio del equipo de

gestión en el siguiente proyecto.

Analista de

Cronograma de

planeación


10 Fin del proyecto Fin del proyecto Gerente de

Proyecto Control 05/12/2021 Pendiente


3

1.4.2 Matriz de Recursos para el proyecto

Tabla 2. Matriz de Recursos para el proyecto.

Id. Tipo de Recurso

Descripción del

Recurso Cantidad del

Recurso

Unidad de

trabajo o

asignación del

recurso

Disponibilidad

del recurso

Costo de tarifa

Fuente de

adquisición del

Recurso

1 Trabajo Gerente de Proyecto $ 0.00/hora 100% $ 13,888.00/hora Propia

2 Trabajo Gerente de

Planeación $ 0.00/hora 100% $ 13,888.00/hora Propia

3 Trabajo Gerente de Diseño $ 0.00/hora 100% $ 13,888.00/hora Propia

4 Material Computador Ud $ 5,100,000.00 Propia

5 Trabajo Internet $ 0.00/hora 100% $ 80,000.00/ms Propia

6 Material Celular Ud $ 2,100,000.00 Propia

7 Material Plan de celular Ud $ 50,000.00 Propia

8 Material Software

Estructural Ud $ 2,500,000.00 Propia

9 Material Software Inventor Ud $ 3,000,000.00 Propia

10 Material Simulador de

Anclajes Ud $ 0.00 Propia


4

11 Material Microsoft Office Ud $ 250,000.00 Propia

12 Material Microsoft Project Ud $ 1,300,320.00 Propia

13 Material Norma Técnica NSR-

10 Ud $ 0.00 Propia

14 Material Norma Técnica

RETIE Ud $ 0.00 Propia

15 Material Servicio de Plotter Ud $ 35,000.00 Propia

16 Material Norma Técnica NTC

5899 Ud $ 57,600.00 Propia


2883 Ud $ 57,600.00 Propia


5287 Ud $ 57,600.00 Propia


6016 Ud $ 57,600.00 Propia

20 Material Boletos avión ida y

vuelta Ud $ 1,200,000.00 Propia

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la

producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

5

3.3 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS



PROYECTO






NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK




6

Contenido

OBJETIVO

METODOLOGÍA

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS:

1.2.1.1 PROCESO PARA ESTIMAR LOS COSTOS:

1.2.1.2 PROCESO PARA DETERMINAR EL PRESUPUESTO:

1.2.1.3 PROCESO PARA CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO:

ESTRUCTURA CONSOLIDADA DEL PRESUPUESTO:

OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR:

Nivel de Precisión o exactitud de los estimados:

Rubros de Costos:

Unidades monetarias y conversiones:

Tipo de recursos:

Condiciones de pago y facturación:

Programación de Egresos o conciliación:

Porcentaje de Reserva de Gestión:

Restricciones de Costo:

Periodicidad de Control del Costo:

Graficar la Curva S del Proyecto:

Lineamientos para la Gestión de Controles de Cambio:

Indicadores de Gestión para medir el Costo del proyecto:

Tablero de Control:

Financiadores del proyecto:

Retorno de la Inversión:

Reportes de Costo y/o Presupuesto:


1.3.17.1 Rol 1: Directora General del proyecto



7

1.3.17.2 Rol 2: Gerente de Planeación

1.3.17.3 Rol 3: Gerente de Diseño

ANEXOS

Tabla de Unidades monetarias y conversiones:

Condiciones de pago y de facturación

Tabla de programación de egresos y conciliación:



8

1 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO

1.1 OBJETIVO El objetivo del Plan de Gestión de Costos del Proyecto se centra en determinar la metodología

para desarrollar los procesos de estimación, determinar presupuesto y control de costos que,

según el PMBOK, componen el área de conocimiento de control de costos del proyecto.

Igualmente, dentro de este documento se encuentran consignados los formatos, tablas y demás

diagramas requeridos para planear completamente el alcance del proyecto.

1.2 METODOLOGÍA

1.2.1 PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS:

1.2.1.1 PROCESO PARA ESTIMAR LOS COSTOS:

1.2.1.1.1 Pasos a seguir para la Gestión del proceso:

1.2.1.1.1.1 Paso 1: Creación WBS.

1.2.1.1.1.2 Paso 2: Definición de las actividades del proyecto.

1.2.1.1.1.3 Paso 3: Establecer los recursos utilizados en el proyecto.

1.2.1.1.1.4 Paso 4: Asignar recursos a las actividades del proyecto.

1.2.1.1.1.5 Paso 5: Buscar precios de mercado para los recursos identificados.

1.2.1.1.1.6 Paso 6: Estimar los costos de las actividades del cronograma.

1.2.1.1.1.7 Paso 7: Estimar los costos de los rubros por fuera del cronograma.

1.2.1.1.1.8 Paso 8: Estimar los costos de las Reservas de Contingencias.

1.2.1.1.1.9 Paso 9: Estimar los costos de las Reservas de Gestión.



9

1.2.1.1.2 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este

proyecto son:

1.2.1.1.2.1 Herramienta 1: Juicio de Expertos

1.2.1.1.2.2 Herramienta 2: Análisis de mercado.

1.2.1.1.2.3 Herramienta 3: Estimación ascendente.


1.2.1.1.3.1 Salida 1: BAC

1.2.1.1.3.2 Salida 2: Reserva de contingencia

1.2.1.1.3.3 Salida 3: Reserva de Gestión

1.2.1.1.3.4 Salida 4: Registro de supuestos

1.2.1.1.3.5 Salida 5: Registros de riesgos

1.2.1.2 PROCESO PARA DETERMINAR EL PRESUPUESTO:


1.2.1.2.1.1 Paso 1: Costear la WBS

1.2.1.2.1.2 Paso 2: Estimar los costos de los rubros por fuera del cronograma.

1.2.1.2.1.3 Paso 3: Sumar los resultados de los pasos 1 y 2.

1.2.1.2.1.4 Paso 4: Realizar un histograma mensualizado de los costos del

proyecto.

1.2.1.2.1.5 Paso 5: Estimar los costos de la Reserva de Contingencia.

1.2.1.2.1.6 Paso 6: Definir nivel de precisión del presupuesto en porcentaje.

1.2.1.2.1.7 Paso 7: Sumamos los resultados de los pasos 3 y 5.

1.2.1.2.1.8 Paso 8: Multiplicamos el resultado del paso 6 por el resultado del paso

3.

1.2.1.2.1.9 Paso 9: Sumamos los resultados de los pasos 8 y 7.



10


1.2.1.2.2.1 Herramienta 1: Juicios de expertos

1.2.1.2.2.2 Herramienta 2: Agregación de costos

1.2.2.2.2.3 Herramienta 3: Análisis de mercado

1.2.2.2.2.4 Herramienta 4: Análisis de datos


1.2.1.2.3.1 Salida 1: Línea de Base de costos

1.2.1.2.3.2 Salida 2: Estimaciones de costos

1.2.1.2.3.3 Salida 3: Cronograma del proyecto.

1.2.1.2.3.4 Salida 4: Registro de riesgos.

1.2.1.3 PROCESO PARA CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO:


1.2.1.3.1.1 Paso 1: Definir el plan de gestión de los costos.

1.2.1.3.1.2 Paso 2: Definir las variables de referencia.

1.2.1.3.1.3 Paso 3: Graficar la curva S del proyecto.

1.2.1.3.1.4 Paso 4: Identificar las variables de referencia.

1.2.1.3.1.5 Paso 5: Identificar los indicadores de rendimiento para el proyecto.

1.2.1.3.1.6 Paso 6: Identificar los pronósticos a futuro.

1.2.1.3.1.7 Paso 7: Tomar medidas correctivas en caso de ser necesario.


1.2.1.3.2.1 Herramienta 1: Método del valor ganado.

1.2.1.3.2.2 Herramienta 2: Gráfica curva S.



11

1.2.1.3.2.3 Herramienta 3: Fórmulas de variaciones del proyecto.

.2.1.3.2.4 Herramienta 4: Indicadores de rendimiento del proyecto (KPI).

1.2.1.3.2.5 Herramienta 5: Proyecciones.


1.2.2.3.3.1 Salida 1: Información de desempeño del proyecto.

1.2.2.3.3.2 Salida 2: Pronósticos de costos.

1.2.2.3.3.3 Salida 3: Plan de gestión de costos.

1.2.2.3.3.4 Salida 4: Actualización de documentos.

1.2.2 ESTRUCTURA CONSOLIDADA DEL PRESUPUESTO:

Se presentan los tres elementos de la estructura del presupuesto: 1) BAC o Costo del

Proyecto, 2) Costo de la reserva de contingencia y 3) Costo de la reserva de gestión

Reserva de

contingencia =

$1.301.728

BAC =

$26.054.676,

63

Reserva de

gestión =

$660.937,5



12

1.3 OTROS ASPECTOS A CONTEMPLAR:

1.3.1 Nivel de Precisión o exactitud de los estimados:

a. Estimado Orden de Magnitud ( - 25 % , + 75 % ) b. Estimado Budget ( - 15 % , + 25 % ) c. Estimado Definitive ( - 5 % , + 5 % )

1.3.2 Rubros de Costos:

Tabla 1. Tabla de Rubros o Conceptos de costo.

Id. Fich

a Concepto o Rubro Tipo

1. Salarios de Personal Directo

4. Transporte Aéreo Directo



13

7. Licencia project Indirecto

7. Licencias de Software de Ingeniería Directo

8. Alquiler y/o compra de Hardware y/o Equipos

informáticos Directo

9. Infraestructura de Comunicación (Telefonía e Internet) Directo

12. Transportes en Bogotá Indirecto

25. Pago de Servicios Públicos Indirecto

26. Refrigerios Indirecto

44. Compra y/o alquiler de material de protección (COVID) Indirecto

37. Compra y/o alquiler de elementos de oficina Indirecto

1.3.3 Unidades monetarias y conversiones:

El tipo de moneda utilizada en este proyecto se limita únicamente a pesos colombianos ($ COP).

1.3.4 Tipo de recursos:

Recursos del Proyecto:

Tabla 1. Tabla de Recurso Humano

Id. Recurso Humano Costo Salario

Mensual

Base (factor

prestacional)

Salario Mensual

Salario Día

Salario Hora

1 Gerente de proyecto $1.000.000 1 $1.000.000 $41.600 $13.888 2 Gerente de planeación $1.000.000 1 $1.000.000 $41.600 $13.888 3 Gerente de diseño $1.000.000 1 $1.000.000 $41.600 $13.888

Tabla 2. Tabla de Recursos Físico o Logístico

Id. Recurso Físico o Logístico Referencia Cantidad Precio Unitario Costo Total

4 Computadores Alquiler por hora 3 $1.700.000 $5.100.000 5 Internet Factura mensual 3 $80.000 $2.160.000 6 Celulares Celular 3 $700.000 $2.100.000 7 Plan internet – voz celular Factura mensual 3 $50.000 $150.000 8 Software structural - SAP 2000 Licencia anual 1 $2.500.000 $2.500.000 9 Software inventor Licencia anual 1 $3.000.000 $3.000.000 10 Simulador de anclajes - Hilti Licencia 1 $0 $0



14

11 Microsoft Office X6 computadores Licencia anual 1 $250.000 $250.000

12 Microsoft Project Licencia anual 1 $433.440 $1.300.320

13 Norma técnica NSR-10 Norma técnica 1 $0 $0 14 Norma Técnica RETIE Norma técnica 1 $0 $0 15 Servicio de Plotter Plano 5 $7.000 $35.000 16 Norma Técnica NTC 5899 Norma técnica 1 $57.600 $57.600

17 Norma Técnica NTC 2883

Norma técnica 1 $57.600 $57.600

18 Norma Técnica NTC 6016 Norma técnica 1 $57.600 $57.600 19 Norma Técnica NTC 5287 Norma técnica 1 $57.600 $57.600

20 Boletos de avión ida y vuelta Tiquetes ida y

vuelta 6 $200.000 $1.200.000

1.3.5 Condiciones de pago y facturación:

Id. Proveedor Condiciones para los anticipos

Anticipos aprobados

Fecha de desembolso de anticipos

Condiciones de

Facturación

Fecha límite de

Facturación por mes

Valor o Monto

Costo autorizado

5 ETB N/A N/A N/A Mensual 20 de cada

mes $80.000 $80.000

7 Claro N/A N/A N/A Mensual 5 de cada

mes $150.000 $150.000

16 -

19 Icontec N/A N/A N/A

Contra entrega

Contra entrega

$230.400 $230.400

11 -

12 Microsoft N/A N/A N/A

Contra entrega

Contra entrega

$1.550.320 $1.550.320

9 Autodesk - Inventor

N/A N/A N/A Contra entrega

Contra entrega

$3.000.000 $3.000.000

8

Computers and

Structures, Inc.

(SAP2000)


Contra entrega

$2.500.000 $2.500.000

20 Vivacolombia


Contra entrega

$1.200.000 $1.200.000



15

6 Alkosto - Compra celulares


Contra entrega

$2.100.000 $2.100.000

1.3.6 Programación de Egresos o conciliación:

Id.

Egreso Descripción del

Egreso Fecha Responsable

Costo del Egreso

Quien Autoriza

Costo acumulado de Egresos

1 Nomina Informe de

requerimientos técnicos (10%)

30 de julio 2021

Gerente de planeación

$1.549.901

Directora general

del proyecto

$1.549.901

2 Nomina Diagnóstico de estado actual

(10%)

30 de agosto 2021


$1.549.901

Directora general

del proyecto

$1.549.901

3 Nomina

Documento de diseño

conceptual (15%)

15 de septiembre

2021

Gerente de diseño

$2.324.851

Directora general

del proyecto

$2.324.851

4 Nomina Informe de

diseño detallado (25%)

15 de Octubre 2021

Gerente de diseño

$3.874.752

Directora general

del proyecto

$3.874.752

5 Nomina Plan de

implementación (25%)

20 de noviembre

2021


$3.874.752

Directora general

del proyecto

$3.874.752

6 Nomina

Documento con las posibilidades de financiación

(15%)

30 de noviembre

2021


$2.324.851

Directora general

del proyecto

$2.324.851

2 Factura

ETB Pago del servicio

de internet 25 de cada

mes Gerente de planeación

$80.000

Directora general

del proyecto

$320.000

3 Factura

Claro

Pago del servicio de voz e internet

de celulares

25 de cada mes


$150.000

Directora general

del proyecto

$600.000

4 Normas técnicas Icontec

Compra de la norma técnica Icontec de la

parte eléctrica del proyecto

01 de Agosto 2021

Gerente de Diseño

$230.400

Directora general

del proyecto

$230.400

5 Licencias microsoft

Compra de la licencia de Microsoft

01 de Julio del 2021


$1.550.320 Directora general

$1.550.320



16

del proyecto

6 Licencias inventor

Compra de la licencia de Inventor

06 de Septiembre

del 2021

Gerente de Diseño

$3.000.000

Directora general

del proyecto

$3.000.000

7 Licencia SAP-2000

Compra de la licencia de SAP-

2000

06 de Septiembre

del 2021

Gerente de Diseño

$2.500.000

Directora general

del proyecto

$2.500.000

8 Tiquetes

viva Colombia

Compra de tiquetes avión


Directora general del

proyecto $1.200.000

Directora general

del proyecto

$1.200.000

9 Compra

de celulares

Compra de los celulares


Directora general del

proyecto $2.100.000

Directora general

del proyecto

$2.100.000

1.3.7 Porcentaje de Reserva de Gestión:

Porcentaje autorizado para el cálculo de la reserva de gestión es de: 2.5 % aplicado al BAC, de

esta manera el cálculo de la reserva de gestión del proyecto de TDG es: $ 660.937,5

1.3.8 Restricciones de Costo:

● Las adquisiciones de licencias y equipos se hacen por adelantado. ● El cobro del salario por parte de los integrantes del proyecto se hace de acuerdo al avance

en los hitos o entregables del proyecto. ● Se pasará una cuenta de cobro mostrando el avance de cada entregable, y la aprobación por

parte del cliente será la que autorice el pago. ● El costo de los tiquetes de avión están determinados por la temporalidad. Por otra parte, en

dado caso que el transporte aéreo se restrinja por causa del COVID-19, este deberá tomarse como costo no causado, y el dinero se destinará a planes de contingencia para mitigar las consecuencias de no efectuar el desplazamiento por parte de los Gerentes y la Directora de Proyecto.

1.3.9 Periodicidad de Control del Costo:

Los controles de seguimiento y monitoreo del proyecto se harán cada mes.



17

1.3.10 Graficar la Curva S del Proyecto:

La curva S1 y S2 que como fue mencionado anteriormente son una herramienta de monitoreo

y control del desempeño del proyecto a nivel de costos. A continuación se representan

gráficamente las dos curvas S, del proyecto FASES DE ESTUDIOS, DISEÑO Y PLANEACIÓN DE

INSTALACIÓN DE UN SISTEMA SOLAR EN LA FINCA DE GANADERÍA DE LECHE FATTORIA

ITALIA S.A.S. UBICADA EN MOLINEROS, ATLÁNTICO PARA EL AUMENTO DE LA PRODUCCIÓN

Y CALIDAD DE LOS QUESOS, PARA EL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2021.

1.3.11 Lineamientos para la Gestión de Controles de Cambio:

Cuando el equipo de proyecto necesite realizar cambios en los costos del proyecto deben

presentar un informe detallado aprobado por la directora general del proyecto la cual presentará

este informe y el cambio sugerido al cliente el cual aprobara o rechazara el cambio, caso en el

cual en caso de ser crítico se hará un comité de conciliación en el cual se negocia el cambio de

costo.



18

1.3.12 Indicadores de Gestión para medir el Costo del proyecto: Para este proyecto se usará el método de Valor Ganado (EVM) para representar el manejo del

presupuesto del proyecto, los indicadores y los resultados. De la misma manera se usará este

método para mantener un control en el alcance, tiempo y costo del proyecto y así mismo el

desempeño de cada uno de los integrantes del proyecto.

● Variación en Costos (CV) = EV – AC,

La variación de costos (CV) permite identificar si el proyecto se encuentra por encima

o por debajo de los valores planificados para cada fecha.

Se calcula con el Valor Ganado (EV) es decir el costo de las actividades realizadas.

Menos el Costo Real (AC) es decir el gasto real incurrido por el trabajo realizado a la

fecha.

Se utiliza para determinar las variaciones del proyecto.

● Variación de Schedule (SV) = EV – PV,

La variación del cronograma (SV) nos permite identificar el avance del proyecto

respecto al cronograma, indicando el verdadero cumplimiento y avance del proyecto.

Se calcula con el Valor Ganado (EV) es decir las actividades realizadas. Menos el Valor

Planificado (PV) es decir el costo del trabajo planeado o por hacer en una fecha a corte.


● Indicador de rendimiento de Costos (CPI) = EV/AC

El Índice de Desempeño del Presupuesto (CPI) nos permite identificar la eficacia de la

gestión del costo. Es decir el rendimiento del costo del proyecto.

Se calcula la suma del costo de las actividades ejecutadas (EV) y dividirlas sobre el

Gasto Real (AC) incurrido en hacer el trabajo a la fecha.


● Indicador de rendimiento de Schedule (SPI) = EV/PV,

El Índice de Desempeño del Cronograma (SPI) nos permite medir el avance realizado

en el proyecto comparado con el avance planificado. Es el indicador de rendimiento del

cronograma.

Se calcula con el Costo del trabajo ejecutado (EV) sobre el Costo de las Actividades

Planeadas (PV).

Representa la productividad de los equipos.



19

● Proyección de Costo del trabajo faltante por hacer (ETC) = (BAC – EV/CPI),

La Estimación Hasta la Conclusión (ETC) permite determinar las proyecciones de

costos en un tiempo futuro, es decir el costo del trabajo que hace falta por hacer.

Se calcula con el Costo del Proyecto (BAC) menos el Costo del trabajo ejecutado (EV)

sobre el Índice de Desempeño del Presupuesto (CPI)

● Proyección de Costos al final del proyecto (EAC$) = BAC/SPI, (ETC + AC)

La Proyección de Costos al Final del Proyecto (EAC$) permite estimar o realizar una

proyección del costo del proyecto al concluir el trabajo, es decir el costo a futuro para

completar el trabajo del proyecto, teniendo en cuenta el rendimiento actual.

Se calcula con el Costo Aprobado del Proyecto (BAC) es decir el costo aprobado para el

trabajo del proyecto, sobre el Índice de Desempeño del Cronograma (SPI).

● Proyección de duración al final del proyecto (EACt) = SAC/SPI,

La proyección de duración al final del Proyecto (EACt) es decir el tiempo proyectado a

la terminación del proyecto, permite estimar el tiempo de duración a futuro al concluir

el trabajo.

Se calcula con la Duración del Proyecto (SAC) sobre el Índice de Desempeño del

Cronograma (SPI), teniendo una respuesta en tiempo

● Variación proyectada de Costos al concluir el proyecto (VAC$) = BAC – EAC$

La Variación proyectada de Costos al Concluir el Proyecto (VAC$) permite conocer el

costo proyectado a la terminación del proyecto.

Se calcula con el valor del Costo del Proyecto (BAC) menos el valor de la Proyección de

Costos al Final del Proyecto (EAC$).

● Variación proyectada de duración al concluir el proyecto (VACt) = SAC– EACt

La Variación proyectada de Duración al Concluir el Proyecto (VACt) permite conocer el

tiempo proyectado en la terminación del proyecto.

Se calcula con la duración aprobada del proyecto (SAC) menos el tiempo proyectado a la terminación del proyecto (EACt).



20

1.3.13 Tablero de Control:

Para este proyecto los rangos correspondientes del tablero de control se determinarán por

las regiones comprendidas en la siguiente gráfica y cuyos valores se explican con más detalle

posteriormente en la tabla semáforo.

Así mismo, el color verde indica que el proyecto se está ejecutando correctamente, el color

amarillo implica aplicar medidas correctivas leves, el color rojo implica medidas correctivas

de gran impacto y el color negro puede llegar a implicar la cancelación del proyecto, las

medidas correctivas se indican en el proceso

1.3.14 Financiadores del proyecto:

Para el proyecto no aplica financiación por parte de entidades o externos diferentes al

sponsor.

1.3.15 Retorno de la Inversión:



21

En el caso de este proyecto tiene como alcance los estudios, el diseño y la planeación de la

instalación del sistema de electricidad sostenible en la empresa Fattoria Italia, el retorno de la

inversión de este proyecto está atada a la decisión por parte del sponsor de llevar a cabo la

implementación de este sistema.

En tal caso, el costo de este proyecto de diseño se suma al costo de la implementación,

momento en cual ya se contará con los costos totales del proyecto, los ahorros en los costos de

electricidad y los costos de financiación estos montos se presentarán en flujos de caja anuales.

Con lo anterior se calculará el retorno de la inversión del proyecto, todo esto se presentará al

sponsor en el entregable de la presentación de las diferentes alternativas financieras.

Debido a que el enfoque del proyecto es la implementación del sistema de luz solar es un

programa sostenible e innovador en Colombia, existe la ley 1715 que hace exento el pago de

IVA y realiza una disminución al impuesto de Renta de la empresa.

1.3.16 Reportes de Costo y/o Presupuesto:

En cada fase el responsable de controlar los costos realizará mínimo un reporte de gastos por

cada grupo de actividades, en este reporte se detalla el coste al cual se ha incurrido a la fecha,

el porcentaje ejecutado de la actividad, el coste presupuestado de la actividad y se calcula el

desvío con respecto al presupuesto y se realizan los comentarios correspondientes.

FASES DE ESTUDIOS, DISEÑO Y PLANEACIÓN DE INSTALACIÓN DE UN SISTEMA SOLAR EN LA FINCA DE

GANADERÍA DE LECHE FATTORIA ITALIA S.A.S. UBICADA EN MOLINEROS, ATLÁNTICO PARA EL

AUMENTO DE LA PRODUCCIÓN Y CALIDAD DE LOS QUESOS, PARA EL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2021.

Fase actual: Nombre de la fase

Paquete de

trabajo actual: Nombre del paquete de trabajo

Fecha del

reporte: Responsable: Nombre del responsable

Actividad

Coste

presupuesta

do de la

actividad

Porcentaje de

la actividad

ejecutado a la

fecha

Coste ejecutado

a la fecha Desvío en el coste Comentarios



22

Nombre

actividad Valor coste % Ejecutado Valor ejecutado

=Valor coste*% ejecutado-

Valor ejecutado

1.3.17 ROLES Y RESPONSABILIDADES

1.3.17.1 Rol 1: Directora General del proyecto Responsabilidades:

● Planificar, estimar, presupuestar, gestionar, controlar e integrar todos los costos del proyecto.

● Identificar y analizar el entorno del proyecto para establecer las actividades a trabajar en cada una de las fases y así mismo elaborar el presupuesto.

● Monitorear y controlar la ejecución de los gastos de las fases de planeación, ejecución.

1.3.17.2 Rol 2: Gerente de Planeación Responsabilidades:

● Planificar, estimar, presupuestar y gestionar los costos del proyecto para la fase de planeación.

● Identificar y analizar el entorno del proyecto para establecer las actividades a trabajar en el proyecto y apoyar en la elaboración del presupuesto.

● Monitorear y controlar los gastos de la fase de Planeación.

1.3.17.3 Rol 3: Gerente de Diseño Responsabilidades:

● Planificar, estimar, presupuestar y gestionar los costos del proyecto para las fases de diseño.

● Identificar y analizar las actividades a trabajar en el proyecto para apoyar en la elaboración del presupuesto.

● Monitorear y controlar los gastos de la fase de Diseño.



23

3.4 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD



PROYECTO

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en

Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.


Natalia Baquero

Jennifer Duarte

Ralph Schachtebeck

Bogotá, Mayo 2021



24

Contenido

OBJETIVO

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTOOrganización, responsabilidades e interfaces.

Herramientas, entorno e interfases. 5

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO 21Planeación de la Calidad 5

Definir la calidad del proyecto 7

Medición de la calidad del proyecto 8

Aseguramiento de Calidad 9

Control de calidad 10

ANEXOS Anexo 1. Aprobación del plan de gestión de calidad del proyecto 11

1.4.2 Anexo 2. Control documental 13

1.4.3 Anexo 3. Tabla de satisfaccion del cliente 18

1.4.4 Anexo 4. Check list de verificación de requisitos de los entregables 20

1.4.6 Anexo 6. Medición e Informe de Métricas 24

1.4.7 Anexo 7. Métricas de Calidad 12



25

1 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO

1.1 OBJETIVO

El objetivo del plan de gestión de calidad es definir e identificar los requisitos y estándares de calidad para el proyecto y sus entregables. Además, de describir las políticas, procedimientos y pautas que se aplicarán para alcanzar los objetivos de calidad del proyecto.

1.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Para este proyecto se desarrollará:

- Los objetivos de calidad del proyecto.

- Entregables y procesos del proyecto.

- La definición de los estándares de calidad para el proyecto.

- Las herramientas de calidad que se utilizarán en el proyecto.

- Procedimientos para el proyecto, para abordar la no conformidad, procedimientos de

acciones correctivas y procedimientos de mejora continua.

1.2.1 Organización, responsabilidades e interfaces.

Nombre Rol Responsabilidad de Calidad

Natalia Baquero Gerente del proyecto - Participación en revisiones de proyectos. - Tutorías. - Asegurar la disponibilidad de recursos para llevar

a cabo la implementación del plan de gestión de calidad del Proyecto

- Revisar la información de entrada del proyecto - Informes de gestión de cara al cliente. - Diagrama de Control. - Control de la información documentada - Diagramas de flujo. - Hojas de verificación. - Diagrama Causa raíz

Jennifer Duarte Gerente de planeación - Revisar la información de entrada del proyecto - Participación en revisiones de proyectos. - Diagrama matricial. - Hojas de verificación. - Diagrama de Causa y Efecto.



26

- Diagrama Causa raíz - Mantener actualizado el Plan de Gestión de

Calidad - Reportar los resultados de los indicadores a la

gerencia del proyecto Ralph

Schachtebeck

Gerente de diseño - Revisar la información de entrada del proyecto - Revisión de especificaciones técnicas y normas

aplicables. - Participación en revisiones de proyectos. - Diagramas de flujo. - Hojas de verificación. - Diagrama Causa raíz - Reportar los resultados de los indicadores a la

gerencia del proyecto Delegado

programa

especialización

en gerencia de

proyectos

Auditor del programa de

Especialización de proyectos

- Procesos de auditorías

Mauricio Penagos Juicio de expertos - Juicio de expertos.

1.2.2 Herramientas, entorno e interfaces.

Herramienta Descripción

Juicio de expertos Reuniones con expertos para guías y asesorías en el desarrollo del

proyecto.

Diagrama de Control El control de la ejecución de los gastos y costos del proyecto.

Diagramas de flujos Serie de pasos para la fase de diseño

Diagrama matricial - Indicadores de

cumplimiento de gestión

Indicador de gestión de cumplimiento por cada entregable solicitado por

el cliente. Con su respectivo valor de aprobación.

Hojas de verificación Para la organización y cumplimiento de los instrumentos de trabajo. Para

la construcción del cronograma.

Diagrama de Causa y Efecto Para la medición del clima laboral en una de las fases del proyecto.

Diagrama Causa raíz Para encontrar las fallas en caso de las no conformidades

Encuesta de Satisfacción Busca a partir de criterios establecidos la percepción del cliente frente al

trabajo del contratista.



27

1.3 GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

1.3.1 Planeación de la Calidad

● Estándares de Calidad:

- Diseño acorde con las necesidades del cliente.

- Optimizaciones topológicas: Usar la menor cantidad de material o

elementos posible, cumpliendo con los requerimientos y necesidades del

cliente.

- Cumplimiento de la norma nacional sobre implementación de energías no

renovables.

- Incluir todos los métodos constructivos referenciados en proyectos

similares de gran envergadura.

- Los paneles deben cumplir con las especificaciones contempladas en la

norma IEC-61730 de 2009 (NTC 5899), sobre seguridad en módulos

fotovoltaicos.

- Los reguladores de carga deben cumplir con la norma NTC6016 de 2013,

la cual define los requisitos de comportamiento y rendimiento de los

controladores de carga de batería y todas las que apliquen para estos

reguladores.

- Para los inversores de artefactos electrodomésticos y similares: norma

NTC2183 de 2014 y NTC5759 de 2010, que establecen las pautas de

medida de rendimiento de los acondicionadores de potencia usados en los

sistemas fotovoltaicos aislados y en los conectados a la red eléctrica.

- Con respecto a las baterías se debe cumplir la norma NTC 5287 de 2009, la

cual suministra la información necesaria referente a los requisitos de las

baterías que se utilizan en los sistemas solares fotovoltaicos y de los

métodos de ensayo típicos utilizados para verificar la eficiencia de las

baterías.

- Las estructuras diseñadas deben satisfacer y cumplir los requerimientos

de la norma NSR10

● Medidas de Calidad:

- Cumplir con la normativa nacional de Energías no renovables tales como:

Ley 1715 de 2014

- La normativa de sismo-resistencia NSR10.

- Normas eléctricas como: RETIE



28

- Norma Técnica NTC 5899 - Norma Técnica NTC 2883 - Norma Técnica NTC 6016 - Norma Técnica NTC 5287 - Regirnos bajo los parámetros de la UPME.

● Funcionalidad del producto: Nuestro producto será de grado medio bajo ya que

estos diseños no serán de gran sofisticación o de la más alta tecnología actual en el

mercado sin embargo este proyecto será de alta calidad debido a que este por mas

que sea un proyecto relativamente pequeño y de bajo presupuesto debe cumplir

con todas las normas antes mencionadas adicionando los requerimientos del

cliente.

● Requisitos de Cumplimiento normativo:

- Ley 1715

- La normativa de sismo-resistencia NSR10.

- Normas eléctricas como: RETIE

- Norma Técnica NTC 5899 - Norma Técnica NTC 2883 - Norma Técnica NTC 6016 - Norma Técnica NTC 5287

● Los entregables del proyecto:

- Levantamiento de requerimientos técnicos.

- Diagnóstico del estado actual.

- Diseño conceptual.

- Diseño detallado.

- Plan de implementación.

- Documento con las posibilidades de financiación.

● Desempeño del producto: Cumplimiento del valor objetivo del indicador de cada

entregable.

1.3.1.1 Definir la calidad del proyecto - Diseño acorde con las necesidades del cliente. - Optimizaciones topológicas: Usar la menor cantidad de material o elementos

posible, cumpliendo con los requerimientos y necesidades del cliente. - Cumplimiento de la norma nacional sobre implementación de energías no

renovables.



29

- Incluir todos los métodos constructivos referenciados en proyectos similares de gran envergadura.

1.3.1.2 Medición de la calidad del proyecto

La medición de la calidad del proyecto busca establecer mediciones y puntos de

control en todas las áreas pactadas entre el cliente y el contratista. Para lograr un

rango completo, esta medición se dividirá en los siguientes componentes:

Paquetes de trabajo WBS, Entregables, Control Documental, Medición e informe de

métricas y Satisfacción del cliente.

Cada uno de los componentes mencionados anteriormente se explicarán en detalle

en los anexos mostrados en la tabla a continuación

Fase de Estudios

Fase de diseños

Planeación de Implementación

Actividades de Calidad: Verifi

car criterios de aceptación.

Verificar requerimientos técnicos.

Cumplimiento de entregables, informes, procedimientos de control y seguimiento.

Actividades de Calidad: Verifi

car criterios de aceptación.

Verificar cumplimiento de normas.

Verificar requerimientos técnicos.

Cumplimiento de entregables; planos, informes, procedimientos de medición, control y

Actividades de Calidad: Cum

plimiento de entregables; entregable final (Manual constructivo).

Cumplimiento de documento de alternativas de financiación.

Supervisar el cumplimiento de las necesidades del cliente.



30

Componente de la

medición de

Calidad

Anexo en el Plan

de Gestión de

Calidad

Marco de tiempo de

recopilación Periodicidad

Método de

recopilación

Control Documental 1.4.2 Mensual Mensual Registro de documentos

Entregables 1.4.3

5 días - Comentario del

cliente

2 días - Respuesta del

contratista

Por

entregable

Lista de verificación

aprobada por el cliente

- documento digital

Paquetes de trabajo

de WBS 1.4.4

3 días previos a la

culminación del paquete

de trabajo según el plan

de gestión del

cronograma

Por paquete

de trabajo

Se define por cada

paquete de trabajo en el

anexo 1.4.4

Satisfacción del

cliente 1.4.5

4 días hábiles después de

entrega

Por

entregable

Correo electrónico -

documento digital

Medición e informe

de métricas 1.4.6 5 días Mensual

Se incluyen las métricas

de los entregables y

encuestas de

satisfacción que

correspondan dentro

del tiempo del mes, el

Indicador de control.

Para revisar las métricas o indicadores de los componentes anteriormente mencionados por favor

remítase al 1.4.7 Anexo 7. Métricas de Calidad



31

1.3.2 Aseguramiento de Calidad

Medida de

Aseguramiento Método Beneficios Referencia

Verificar que los diseños

cumpla los

requerimientos técnicos

del cliente

Se realizará una encuesta de

satisfacción al cliente para verificar

que este se encuentre conforme con

la entrega del mismo

Se tendrá la conformidad del

cliente con el entregable.

Verificar que los diseños

cumplan las diferentes

normas técnicas

Una vez se tengan los diseños se

realizará un check list de los

diferentes elementos que deben

tener para que este sea aprobado.

No se incurrirá en reprocesos en

los diseños por incumplimiento de

normativas

1.3.3 Control de calidad

Medida de Control Estándares cubiertos Metodología Tamaño de la

muestra

Encuesta de satisfacción

del cliente

Diseños acordes a la

necesidad del cliente.

Incluir todos los métodos

constructivos referenciados

en proyectos similares de

gran envergadura.

Se hará una encuesta de satisfacción de cada

entregable al cliente para verificar que este

se encuentre conforme con el mismo

Se verificará el

100% de los

elementos de los

diseños

Check list de verificación

de requisitos de los

entregables

Diseño acorde a las

necesidades del cliente.

Optimizaciones topológicas.

referenciar métodos

constructivos de proyectos de

gran envergadura

Cumplimiento de normas

nacionales

Se realizará un check list de los diferentes

elementos que debe tener cada entregable y

de acuerdo a la cantidad que se cumplan se

hará una valoración la cual determina si el

entregable es aprobado o no.

Se verificará el

100% de los

entregables del

proyecto

FASES DE ESTUDIOS, DISEÑO Y PLANEACIÓN DE INSTALACIÓN DE UN SISTEMA SOLAR EN LA FINCA DE GANADERÍA DE LECHE FATTORIA ITALIA S.A.S. UBICADA EN MOLINEROS, ATLÁNTICO PARA EL AUMENTO DE LA

PRODUCCIÓN Y CALIDAD DE LOS QUESOS, PARA EL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2021.

1.4 ANEXOS

1.4.1 Anexo 1. Aprobación del plan de gestión de calidad del proyecto

Los abajo firmantes reconocen que han revisado el plan de gestión de calidad del proyecto

“Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de

ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la

producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.” y están de acuerdo con

el enfoque que presenta. Los cambios a este Plan de Gestión de Calidad del Proyecto serán

coordinados y aprobados por los abajo firmantes o sus representantes designados.

Firma:

Natalia Baquero Fecha: 6/Mayo/2021

Nombre: Natalia Baquero

Cargo: Gerente del proyecto

Rol:

Firma: Jennifer Paola Duarte R. Fecha: 6/Mayo/2021

Nombre: Jennifer Duarte

Cargo: Gerente de Planeación

Rol:

Firma: Ralph Schachtebeck Fecha: 6/Mayo/2021

Nombre: Ralph Schachtebeck

Cargo: Gerente de diseños

Rol:



2

Firma: Fecha: 7/Mayo/2021

Nombre: Gina Salas

Cargo: Representante Fattoria Italia S.A.S

Rol: Sponsor

■ 1.4.2 Anexo 2. Control documental

El control documental de este proyecto consta de:

1. Asignación de códigos de los documentos, 2. Formatos y plantillas de dichos documentos 3. Registro de la documentación en matrices junto a sus versiones.

1. Asignación de códigos de los documentos:

Este proyecto cuenta con 7 tipos de documentos: AC - Actas, IN - Informes, PL -

Planos, MC - Memorias de cálculo, ES-Encuesta de satisfacción, MA - Manual, PG -

Planes de Gestión

El proyecto cuenta con tres fases: ES - Estudios, DI - Diseños, PI - Planeación de

implementación y dos paquetes de planificación en la fase de diseños CO - Diseño

conceptual, DE - Diseño detallado.

Igualmente, el proyecto cuenta con las siguientes disciplinas: ELE - Eléctrica, EST -

Estructural, RED - Redes, CAL - Calidad

Teniendo en cuenta lo anterior, la asignación de códigos se realizará de la

siguiente manera:



3

Tabla - Actas

Acta - Semestre - No. - Anexo - Versión

AC - 2021-1 - 1, 2, 3, …, etc. - AN# Ver Plan

de

Gestión

de la

Configur

ación

2021-2 - 1, 2, 3, …, etc.

Tabla - Informes

Infor

me - Fase -

Paquete

de

Planifica

ción

- Discipli

nas - No. -

An

exo Versión

IN - ES - CO - ELE - 1, 2,

3, …,

etc.

- AN

#

Ver Plan

de

Gestión

de la

Configur

ación

- DI - DE - EST - 1, 2,

3, …,

etc.

- PI - RED

- CAL



4

Tabla - Planos

Plano - Fase - Disciplinas - No. - Versión

PL - ES - ELE - 1, 2, 3, …, etc. Ver plan de

Gestión de la

Configuración

DI - EST - 1, 2, 3, …, etc.

PI RED

Tabla - Memoria de Cálculo

Memoria de Cálculo - Fase - Disciplinas - No. - Versión

MC - ES - ELE - 1, 2, 3, …, etc. Ver plan

de

Gestión

de la

Configu

ración

DI - EST - 1, 2, 3, …, etc.

PI RED

Tabla - Encuesta de Satisfacción

Encuesta de satisfacción - Fase - No. - Anexo - Versión

ES - ES - 1, 2, 3, …,

etc.

- AN# Ver plan de

Gestión de la

Configuració



5

n

- DI - 1, 2, 3, …,

etc.

- PI

Tabla - Manuales

Manual - No. - Anexo - Versión

MA - 1, 2, 3, …, etc. - AN# Ver Plan de Gestión de la

Configuración

- 1, 2, 3, …, etc.

Tabla - Planes de Gestión

Plan de gestión - Version

Plan de Alcance - Ver Plan de

Gestión de la

Configuración

Plan de Cronograma -

Plan de Costos -

Plan de Calidad -

Plan de Recursos -

Plan de Comunicaciones -



6

Plan de Riesgos -

Plan de Interesados -

2. Formatos y plantillas de dichos documentos

A continuación se presenta la plantilla de los informes, a medida que se avance en

el proyecto se actualizará el formato de los demás tipos de documentos.

2.1. Parámetros de documentos:

Letra del documento: Cambria



7

Tamaño de la letra: Número 11

Interlineado: Sencillo

Alineación del texto: Justificado

Encabezado del documento: Título del proyecto y logo de la Universidad el Bosque

2.2. Parámetros para tablas:

Títulos: Texto centrado

Color de fondo en títulos: Gris claro

Letra de títulos: Negrilla

Tamaño de la letra: Número 11

Tamaño de las líneas: 1 punto

Alineación del texto: Centrado

3. Registro de la documentación Se llevará el control en una matriz de seguimiento en excel que contenga la

siguiente información:

1. Código del documento 2. Título del documento 3. Breve descripción 4. Fecha de realización del documento 5. Fecha de envío 6. Fecha de recepción del documento 7. Estado actual

■

■ 1.4.3 Anexo 3. Tabla de satisfaccion del cliente

Responsable: Fattoria Italia

periodicidad: Por entregable o documento entregable

Método de recopilación: Envío del formato digital por medio del correo electrónico

Marco de tiempo para la medición: 5 días hábiles desde la entrega del documento



8

Encuesta de satisfacción del cliente

Enviado por : Fecha:

Recibido por: Código:

Entregable:

De acuerdo con las siguientes afirmaciones, marque con una “X” en una escala del 1 al 5 su grado de

satisfacción general en cada disciplina de acuerdo al entregable descrito. Donde: 1=Muy deficiente,

2=Deficiente, 3=Aceptable, 4=Buena, 5=Muy buena.

Por favor señale NS/NC si no tiene un juicio formado sobre la pregunta realizada

N° Aspecto a evaluar 1 2 3 4 5 NS/NC Comentarios,

Observacione

s

1 ¿El equipo de proyecto demostró capacidad para

la realización del entregable.?

2 ¿Considera que el entregable fue entregado con la

calidad esperada?

3 ¿Fueron atendidas sus reclamaciones? En caso de

haberse presentado

4 ¿Cómo evalúa el proceso para atender sus

reclamaciones?

5 ¿Fueron cumplidos todos sus requerimientos?

6 ¿El entregable fue entregado a tiempo?

Sumatoria de la puntuación:



9

Interpretación de resultados de la encuesta

x≤10 Entregable deficiente (rechazado)

10<x≤20 Entregable devuelto con observaciones del cliente con expectativa para la mejora

x>20 Entregable aprovado

Elaborado por: Revisado y aprobado por:

Firma: Firma:

Fecha: Fecha:

■ 1.4.4 Anexo 4. Check list de verificación de requisitos de los entregables

Check list de verificación de requisitos de los entregables



Entregable:

De acuerdo con las siguientes afirmaciones, marque con una “X” en la casilla según corresponda para cada disciplina

de acuerdo al entregable descrito. Donde: SC=Si cumplio, NC=No cumplio, N/A=No aplica.

Por favor señale NS/NC si no tiene un juicio formado sobre la pregunta realizada

N

°

Aspecto a evaluar S

C

NC N/

A

Comentarios, Observaciones

1 ¿El diseño cumple con los requerimientos del



10

cliente en cuanto a potencia?


cliente en cuanto a autonomía de las baterías?


cliente en cuanto a estructura?

4 ¿El diseño cumple con la(s) norma(s) que se

apliquen?

5 ¿Se revisó, y en caso que salieran, se realizaron

optimizaciones topológicas?

6 ¿Se utilizaron los formatos designados para el

entregable?

Conteo de los resultados:


Cada N/A cuenta como un SC

SC ≤ 3 Entregable deficiente (rechazado)

3< SC ≤ 5 Entregable devuelto con observaciones del cliente con expectativa para la mejora

x ≥ 6 Entregable aprobado


Firma: Firma:

Fecha: Fecha:



11

1.4.5 Anexo 5. Métrica para la medición de calidad en los paquetes de trabajo

Medición de calidad en los paquetes de trabajo



Paquete de trabajo WBS:

De acuerdo con los siguientes formatos rellene la calificación otorgada a cada entregable del paquete de trabajo. Donde:

ESC= Encuesta de satisfaccion del cliente, CVE=Check list de verificación de requisitos de los entregables, N/A= No Aplica

N° Entregable ESC CVE N/A Comentarios, Observaciones

1

2

3

4

Promedio de las calificaciones:


Promedio de ESC ≤ 3 o Promedio CVE ≤ 10 Paquete de trabajo rechazado

3 < Promedio ESC ≥ 5 o 10< CVE ≤20 Paquete de trabajo devuelto con expectativa para la mejora

Promedio ESC > 6 y CVE>20 Paquete de trabajo aprobado



12


Firma: Firma:

Fecha: Fecha:

■ 1.4.6 Anexo 6. Medición e Informe de Métricas

Continua con el formato de documentación documental, recoge todos los indicadores de calidad.

■ 1.4.7 Anexo 7. Métricas de Calidad

No. Componente Indicador Objetivo Frecuencia Fuente de datos Fórmula Responsable

1.4.2 Control

Documental

Cumplimien

to de lista de

verificación

por tipo de

documento

100% Mensual Entregable en

documento

𝑁𝑜.𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑔𝑖𝑑𝑜𝑠

Gerente de

proyecto

1.4.3 Entregables

Cumplir los

requisitos

del proyecto

y del cliente

X>6 Por

Entregable

Levantamiento de

requerimientos

técnicos.

Diagnóstico del

estado actual.

Diseño conceptual.

Diseño Detallado.

Plan de

Implementación.

Documento de

posibilidades de

financiación.

No. de

requisitos de

cumplidos /

No. de

requisitos

establecidos

(6)

Gerente del

proyecto

Gerente de

Diseño

Gerente de

Planeación



13

1.4.4

Paquetes de

trabajo de

WBS

Cumplimien

to de

entrega de

los paquetes

de trabajo

Promedio

ESC > 6 y

Promedio

CVE>20

Por paquete

de trabajo

Encuesta métrica

para la medición

de calidad en los

paquetes de

trabajo

Calificación de

la encuesta de

la medición

Gerente del

proyecto

Gerente de

Diseño

Gerente de

Planeación

1.4.5 Satisfacción

del cliente

Medición de

la

satisfacción

del cliente

X>20

Por

entregable

en cada fase

Encuesta de

satisfacción del

cliente

Valor de la

calificación de

la encuesta

Gerente de

planeación

1.4.6

Medición e

informe de

métricas

Cumplimien

to de

requisitos

del proyecto

Sí Mensual

Actividades y

entregables de las

fases del proyecto

¿Cumple con

los

lineamientos

de Gestión

documental?

Si - No

Gerente del

proyecto

Gerente de

Diseño



14

3.5 PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS



PROYECTO

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca

de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el

aumento de la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.


Natalia Lineth Baquero Salas

Jennifer Paola Duarte Ricardo

Ralph Schachtebeck Gomez

Bogotá, Junio 2021



15

Contenido

OBJETIVO

DEFINICIONES

METODOLOGÍA

PROCESO PARA ESTIMAR LOS RECURSOS DEL PROYECTO:

PROCESOS PARA ADQUIRIR LOS RECURSOS DEL PROYECTO

PROCESO PARA DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

PROCESO PARA DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

PROCESO PARA CONTROLAR LOS RECURSOS DEL PROYECTO

ANEXOS

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS


*Revisar el cronograma del proyecto, para mayor información.

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.gjdgxs

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.30j0zll

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.4d34og8

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.2s8eyo1

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.35nkun2

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.3j2qqm3

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.3whwml4

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.49x2ik5

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.ihv636

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.7rz0cga99mq8

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.32hioqz

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.1hmsyys

https://docs.google.com/document/d/1aDRg5Igzc15cxu4jB0Ld8MuTJfn0sSlv/edit#heading=h.jpwe09frbcc2



16

1 PLAN DE GESTIÓN RECURSOS DEL PROYECTO

1. OBJETIVO

El objetivo del plan de gestión de recursos es identificar y gestionar los recursos necesarios para el

desarrollo y cumplimiento satisfactorio de cada una de las fases del proyecto, y así garantizar la

disponibilidad de estos para el desarrollo y uso de los directores de cada área y gerentes del

proyecto.

2. DEFINICIONES

A continuación, se describen conceptos claves para el entendimiento del plan de gestión de

recursos:

1. Recursos personas: Es el conjunto de personas que participan en el desarrollo del proyecto,

ejerciendo sus habilidades y poniendo en práctica sus conocimientos para el buen desarrollo

de las actividades y fases del proyecto.

2. Recursos máquinas o herramientas: Son el conjunto de materiales tangibles que son de uso

necesario para el desarrollo del proyecto.

3. Recursos materiales o consumibles: Los insumos necesarios para el desarrollo del proyecto.

“Son medios físicos que le permiten a una persona u organización, lograr un determinado

objetivo” – La enciclopedia económica.

4. Rendimiento: Es el resultado deseado del esfuerzo de una persona.

5. Contratación: Es la relación que existe entre un empleador y un empleado para que realice un

trabajo o preste el servicio, este se debe estipular bajo un contrato.

6. Asignación: El rol, la ubicación o funciones que le corresponden a alguien o algo dentro de un

proyecto a realizar.

7. Entorno: También se denomina ambiente social, es el lugar donde se trabajará, donde se

desarrollaran las actividades o donde las personas estén.

8. Equipo: Es el grupo de personas que participaran en el mismo proyecto, se pueden dividir

según sus áreas de trabajo.



17

3. METODOLOGÍA

1. PROCESO PARA ESTIMAR LOS RECURSOS DEL PROYECTO: La elaboración del diccionario de la EDT/WBS para este proyecto se llevará a cabo a través

de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación:

1. Las entradas de este proceso son:

1. Entrada 1: La elaboración del listado y matriz de interesados.

2. Entrada 2: El listado de requisitos que el cliente solicita, y el listado de las ideas que el equipo

ofrece.

3. Entrada 3: Elaboración de los hitos del proyecto.

4. Entrada 4: Elaboración de la línea base del proyecto.

5. Entrada 5: Listado de recursos a utilizar para el desarrollo del proyecto.

2. Pasos a seguir para la gestión del proceso:

1. Paso 1: Luego de tener toda la información necesaria de lo que el cliente quiere y lo que

podemos ofrecer, se realiza el Acta de constitución del proyecto. Allí se incluirán los requisitos,

los hitos del proyecto, la línea base del alcance del proyecto y los recursos necesarios.

2. Paso 2: Inicia el desarrollo de cada uno de los planes de gestión del proyecto para incorporar

los recursos necesarios que se utilizaran para el desarrollo del proyecto y cada una de las fases

de este.

3. Paso 3: Se estructuran los roles de cada integrante del proyecto, para asignar sus

responsabilidades y funciones especificas.

4. Paso 4: Se realiza el calendario del proyecto y de las reuniones para revisión del avance y

gestión del proyecto.

5. Paso 5: Se realiza el plan de gestión de adquisiciones del proyecto para contemplar los recursos

que se necesitan, el presupuesto disponible y la búsqueda de proveedores.

3. Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este

proyecto son:

1. Herramienta 1: 3 Computadores con buena conexión a internet, cámara y micrófono.

2. Herramienta 2: Herramientas de office y Project.

3. Herramienta 3: 3 Celulares con minutos para llamadas nacionales.



18

4. Herramienta 4: Plataformas web para reuniones virtuales.

5. Herramienta 5: Softwares para diseños y estructuras eléctricas.

6. Herramienta 6: Normas técnicas referentes a la electricidad y sistemas solares de Colombia.

4. Las salidas de este proceso son:

1. Salida 1: Estudio de mercado y búsqueda de proveedores para estimar los recursos y evaluar

propuestas.

2. Salida 2: Reuniones con el equipo del proyecto y el director de cada área, para revisión de

propuesta de proveedores.

3. Salida 3: Aprobación del calendario del proyecto, de los planes de gestión, y del listado de

recursos.

2. PROCESOS PARA ADQUIRIR LOS RECURSOS DEL PROYECTO La adquisición de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, se llevará a cabo como se define a continuación:


1. Entrada 1: El listado de todos los recursos necesarios para el desarrollo de cada actividad del

proyecto, los recursos que necesitará cada gerente y equipo del proyecto.

2. Entrada 2: Cronograma aprobado del proyecto.

3. Entrada 3: Estudios de mercado sobre el entorno económico, político y social del proyecto.

4. Entrada 4: Aprobación del plan de gestión de Adquisiciones, con los costos y presupuesto

aprobado.


1. Paso 1: Elaboración de los planes de gestión como: Adquisiciones, costos y línea de alcance.

2. Paso 2: Puesta en marcha del cronograma del proyecto.

3. Paso 3: Asignación de funciones a cada miembro del equipo del proyecto.

3. Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son:

1. Herramienta 1: Herramientas Office y Project.

2. Herramienta 2: Computadores con acceso a internet, cámara y micrófono.

3. Herramienta 3: Correos electrónicos y plataformas web para reuniones virtuales.



19

4. Herramienta 4: Celulares con minutos


1. Salida 1: Contacto y búsqueda de proveedores para la compra de los recursos necesarios que

demanda el proyecto.

2. Salida 2: Reuniones continuas para revisión de la gestión realizada por cada miembro del

equipo y actividades pendientes.

3. Salida 3: Actualización del documento de interesados.

3. PROCESO PARA DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO El proceso para desarrollar el equipo del proyecto (mejorar las competencias, las interacciones

entre los miembros del equipo y el clima laboral), se llevará a cabo como se define a

continuación:


1. Entrada 1: Cronograma de capacitaciones con el equipo del proyecto.

2. Entrada 2: Capacitaciones de liderazgo, motivación y gestión del cambio para todo el equipo el

recurso humano del proyecto

3. Entrada 3: Asignación de funciones y roles para cada profesional.

4. Entrada 4: Creación de un comité para temas de convivencia social.


1. Paso 1: Programar las reuniones y capacitaciones con los miembros del equipo y el profesional

en temas de electricidad y legislación Colombiana.

2. Paso 2: En la construcción del cronograma se asigna al responsable y los tiempos establecidos

para el cumplimiento y entrega de las actividades.

3. Paso 3: Con el Gerente del proyecto se gestionara el comité de convivencia.

4. Paso 4: Programación de capacitaciones para el personal del proyecto, para espacios

motivacionales, de liderazgo y cambio.


1. Herramienta 1: Cronograma del proyecto.


3. Herramienta 3: Computadores con cámara, micrófono y fuentes de internet.

4. Herramienta 4: Celulares



20


1. Salida 1: Seguimiento de gestión con las áreas del proyecto para determinar el avance en las

actividades y el cumplimiento en tareas.

2. Salida 2: Llevar a cabo las reuniones con los miembros del equipo para capacitar al personal.

3. Salida 3: Evaluación de competencias y mostrar resultados para exaltar méritos.

4. Salida 5: Socialización con los lideres de cada área del proyecto en los comités de convivencia.

4. PROCESO PARA DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO El proceso para dirigir el equipo del proyecto (monitorear el desempeño individual y grupal

del equipo, brindar retroalimentación y resolver conflictos), se llevará a cabo como se define

a continuación:


1. Entrada 1: Informes de gestión de manera periódica, por cada área del proyecto, para revisión

de tareas y pendientes.

2. Entrada 2: Evaluaciones de desempeño a cada profesional miembro del equipo del proyecto.

3. Entrada 3: Capacitaciones al personal para reforzar conocimientos y profundizar en temas

relacionados al proyecto.

4. Entrada 4: Capacitaciones de liderazgo para el equipo del proyecto.


1. Paso 1: Por medio de la herramienta del Balanced Scorecad se realizará el seguimiento a las

tareas de cada área del proyecto, para revisar la gestión realizada, el avance y el estado de cada

una de las actividades.

2. Paso 2: Se capacitará y evaluará al equipo del proyecto en temas técnicos relacionados con la

temática del proyecto.

3. Paso 3: Se darán capacitaciones de liderazgo al personal y de motivación para el trabajo en

equipo y el buen ambiente laboral.


1. Herramienta 1: Cronograma del proyecto.

2. Herramienta 2: Computadores con cámara, micrófono y entradas a internet.


4. Herramienta 4: Celulares



21


1. Salida 1: Se determinará el avance y estado de las actividades por medio del seguimiento de un

cuadro de mando integral, así mismo se determinará la gestión de cada profesional.

2. Salida 2: Con las capacitaciones se brindará profundización de conocimientos a cada personal

del proyecto, se actualizará y se socializarán las leyes y normas correspondientes para el

desarrollo del proyecto.

3. Salida 3: Se implementarán capacitaciones o charlas de liderazgo para concientizar al personal

y motivarlo del gran trabajo que se está realizando.

5. PROCESO PARA CONTROLAR LOS RECURSOS DEL PROYECTO El proceso para monitorear los recursos del proyecto (asegurar que los recursos físicos

asignados al proyecto estén disponibles a tiempo para ejecutar las actividades, monitorear

las variaciones entre los recursos planificados y los utilizados, determinar acciones

correctivas cuando sea necesario), se llevará a cabo como se define a continuación:


1. Entrada 1: El plan de gestión de los recursos para conocer la disponibilidad y uso correcto de

cada recurso y del personal a tratarlo.

2. Entrada 2: Listado de la asignación de los recursos a cada profesional.

3. Entrada 3: El cronograma del proyecto

4. Entrada 4: El diccionario de la WBS para tener mas en detalle los componentes del proyecto.


1. Paso 1: Se elaborará el plan de gestión de los recursos donde se describirán los recursos a

utilizar en el proyecto.

2. Paso 2: En el plan de gestión de los recursos estará el listado de los recursos y del personal

asignado a utilizarlo.

3. Paso 3: El cronograma del proyecto será de gran ayuda para la orientación del proyecto, a

ubicar al personal en sus actividades y responsabilidades a cumplir, con tiempos.

4. Paso 4: Con el diccionario de la WBS elaborado y aprobado se detalla el recurso a utilizar, los

componentes y el responsable.

3. Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este

proyecto son:

1. Herramienta 1: Cronograma del proyecto



22

2. Herramienta 2: Herramientas Office y Project.

3. Herramienta 3: Computadores con acceso a internet.

4. Herramienta 4: Normas técnicas nacionales

5. Herramienta 5: Softwares estructural e inventor.


1. Salida 1: Informes de desempeño y de gestión en las actividades del proyecto, por área.

2. Salida 2: Actualizaciones y modificaciones en el plan de gestión de los recursos del proyecto.

3. Salida 3: Diccionario de la WBS, especifico y desglosado.

4. Salida 4: Cumplimiento del cronograma.



23

4. ANEXOS

1. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO Estructura jerárquica del proyecto:

2. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS

Diagrama jerárquico con los distintos tipos de recursos:



24

3. ROLES Y RESPONSABILIDADES

*Revisar el cronograma del proyecto, para mayor información.

Nombre Rol Responsabilidad

Natalia Baquero Gerente de Proyecto RACI

Jennifer Duarte Gerente de planeación RACI

Ralph Schachtebeck Gerente de Diseño RACI



25

R: Responsible – Persona responsable de ejecutar la tarea

A: Accountable – Persona con responsabilidad ultima sobre la tarea

C: Consult – Persona a la que se consulta sobre la tarea

I: Inform: Persona a la que se debe informar sobre la tarea



26

3.6 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO



PROYECTO

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y

calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.





Bogotá, Julio 2021



27

Contenido

OBJETIVO

DEFINICIONES:

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO:

PROCESO PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PROCESO PARA GESTIONAR LAS COMUNICACIONES:

PROCESO PARA MONITOREAR LAS COMUNICACIONES:

ANEXOS

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN:

CANALES DE COMUNICACIÓN:



28

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

DEL PROYECTO

OBJETIVO

El objetivo principal del Plan de gestión de las comunicaciones del proyecto se basa en construir,

gestionar y monitorear, la estrategia correcta de comunicaciones con todos los interesados del

proyecto. En las acciones y métodos de comunicación que se manejarán en el desarrollo del

proyecto.

DEFINICIONES:

A continuación se describen algunos conceptos para generar mejor entendimiento del plan de

gestión:

1.1 Comunicación: Transmitir información o intercambiarla entre varias personas. 1.2 Medios: Aquel instrumento por el cual se realizará la comunicación, el canal por el cual se

transmitirá el mensaje o comunicado. 1.3 Lenguaje: Según el diccionario, hace referencia a la capacidad que tiene el ser humano para

expresarse por medio de la palabra. 1.4 Medios digitales: Es el canal por el cual se transmitirá información a varias personas, se

utilizarán medios como aplicaciones web, correo electrónico y archivos digitales. 1.5 Pertinencia: Hace referencia a la respuesta y mensaje clara, precisa y en el momento

indicado. 1.6 Comunicación Interna: Hace referencia a la comunicación entre el personal del proyecto y

los involucrados directamente en el. 1.7 Comunicación externa: Hace referencia a la comunicación con el personal que no se

relaciona directo con el proyecto. 1.8 Comunicado oficial: Es aquel mensaje que se transmitirá para todo el personal del proyecto,

tras haber pasado por varias aprobaciones y que es de alta importancia. 1.9 Comunicado no oficial: Es el mensaje que se comunicará en forma de respuesta, para

aquellas personas que la solicitan a los gerentes del proyecto.



29

4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO:

1PROCESO PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

1.9.1 Las entradas de este proceso son: 1.9.1.1 Entrada 1: En la identificación de partes interesadas del proyecto, se realiza un listado de

las personas con las que se debe mantener comunicación permanente de todo el desarrollo del proyecto.

1.9.1.2 Entrada 2: Se realiza un listado de los recursos que se utilizarán para el desarrollo del proyecto, allí se identifican las herramientas necesarias que debe utilizar el personal, entre esos, los elementos esenciales para mantener comunicación.

1.9.1.3 Entrada 3: Luego de tener identificados a los interesados, el listado de los recursos y herramientas a utilizar en el proyecto, se plantea una estrategia para divulgar y transmitir la información del proyecto.

1.9.1.4 Entrada 4: Se identifican los medios más usados por el personal, para establecer el canal de información del proyecto.

1.9.1.5 Entrada 5: Se determina la periodicidad en que se llevarán a cabo los encuentros con los gerentes del proyecto, para revisar los avances del trabajo y así mismo realizar la divulgación.

1.9.1.6 Entrada 6: Se determina el canal de comunicación más adecuado para comunicarle a cada interesado del proyecto, así mismo brindar respuesta oportuna y oficial.

1.9.2 Pasos a seguir para la gestión del proceso: 1.9.2.1 Paso 1: Se reúnen los directivos del proyecto para identificar y establecer los métodos

correctos de comunicación con las personas que están involucrados en el proyecto. 1.9.2.2 Paso 2: En la reunión con los gerentes de cada área se determinan temas como: el medio

de comunicación a utilizar, las fechas en que se deben realizar encuentros y la información que se va a divulgar.

1.9.2.3 Paso 3: Los gerentes de cada área tienen la autoridad para proponer reuniones de revisión y proponer que se divulgue información relacionada con el proyecto, antes de esto, debe ser presentado a los gerentes y tutor del proyecto para conocer sus opiniones y de está manera proceder a la divulgación.

1.9.2.4 Paso 4: Se difundirá la información con medios digitales, es prioridad el uso del internet para la comunicación durante el proyecto.

1.9.3 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son:



30

1.9.3.1 Herramienta 1: Internet 1.9.3.2 Herramienta 2: Computadores 1.9.3.3 Herramienta 3: Plataformas web para reuniones virtuales y WhatsApp. 1.9.3.4 Herramienta 4: Celulares con paquetes de voz. 1.9.3.5 Herramienta 5: Correo electrónico institucional. 1.9.3.6 Herramienta 6: Matriz de interesados

1.9.4 Las salidas de este proceso son: 1.9.4.1 Salida 1: Se construye la matriz de identificación de interesados, con sus respectivos

medios de comunicación identificados. 1.9.4.2 Salida 2: Se establecen los medios de comunicación y las herramientas a utilizar. 1.9.4.3 Salida 3: Se determina la periodicidad de la divulgación de la información y los medios por

los cuales se brindará respuesta.

PROCESO PARA GESTIONAR LAS COMUNICACIONES:

1.9.5 Las entradas de este proceso son: 1.9.5.1 Entrada 1: Identificación de los interesados, el canal de comunicación y los medios a

utilizar para está acción. 1.9.5.2 Entrada 2: Con los gerentes de cada área y fase del proyecto, se determina la información

a divulgar sobre el estado del proyecto o información que sea solicitada por las partes. Adicional, se debe realizar con el medio de comunicación y herramienta establecida en la matriz de interesados.

1.9.5.3 Entrada 3: Se tendrán en cuenta todos los planes de gestión del proyecto, para divulgar la información a los interesados y mantener una buena comunicación del estado y avance.

1.9.5.4 Entrada 4: La comunicación entre los gerentes del proyecto es fundamental, se realizará por medio de un grupo de WhatsApp para tener comunicación sin restricción. Se realizarán reuniones de manera virtual por medio de plataformas web, y si es el caso, se realizarán reuniones presenciales en sitios acordados.

1.9.5.5 Entrada 5: La comunicación con el director del proyecto se realizará por medio de un grupo de WhatsApp y correo electrónico institucional, adicional él puede realizar supervisión a Trello para conocer el avance y estado de las tareas. Las reuniones se realizarán de manera virtual por medio de plataformas.

1.9.5.6 Entrada 6: La comunicación con el sponsor del proyecto, se realizará por medio de llamadas telefónicas con la gerente del proyecto, adicional, se informará y se enviarán documentos por medio de correo electrónico o se comparten por WhatsApp, para más atención.

1.9.6 Pasos a seguir para la gestión del proceso:



31

1.9.6.1 Paso 1: Los gerentes del proyecto deben mantener comunicación permanente, por medio de las herramientas establecidas (Grupo de WhastApp y correo electrónico), para la toma de decisiones se debe socializar para que no se pierda información y todos se mantengan informados.

1.9.6.2 Paso 2: En caso de que algún interesado desee conocer información adicional, debe notificarlo por medio de un correo electrónico, llamada o mensaje de WhatsApp y mencionar la información que desea saber. El personal que reciba esta solicitud, debe de manifestarlo a los gerentes del proyecto, para socializar y elaborar la respuesta, así mismo procede a brindar la respuesta, de acuerdo a lo planteado en la matriz de interesados.

1.9.6.3 Paso 3: Se debe dejar establecida la trazabilidad de la comunicación, es decir, indicar si la comunicación será por llamada, mensaje de texto o reunión virtual y debe de comunicarse a los gerentes del proyecto.

1.9.6.4 Paso 4: Las comunicaciones a divulgar se determinan por los gerentes del proyecto, así mismo la manera en que serán comunicadas para el demás personal.

1.9.7 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son: 1.9.7.1 Herramienta 1: Internet 1.9.7.2 Herramienta 2: Computadores 1.9.7.3 Herramienta 3: Plataformas web para reuniones virtuales (Meet, Teams o Zoom) y

WhatsApp. 1.9.7.4 Herramienta 4: Celulares con paquetes de voz. 1.9.7.5 Herramienta 5: Correo electrónico institucional. 1.9.7.6 Herramienta 6: Grupos de WhatsApp

1.9.8 Las salidas de este proceso son: 1.9.8.1 Salida 1: La comunicación en el desarrollo del proyecto se realizará con las herramientas

estipuladas, será una comunicación a través de redes y computación social. Esto teniendo en cuenta , la emergencia sanitaria del país.

1.9.8.2 Salida 2: En caso de que los interesados quieran tener información adicional a la divulgada y compartida, los gerentes de las áreas deberán atender las solicitudes y compartirlo. Es importante guiarse con el plan de gestión de interesados.

1.9.8.3 Salida 3: Está establecido que se mantendrá una comunicación constante entre los gerentes del proyecto, adicional se tendrá en cuenta al director del proyecto para conocer su opinión frente a lo ejecutado y pendientes.

1.9.8.4 Salida 4: Se tendrá en cuenta también el cronograma del proyecto, para así mismo identificar las actividades a realizar y lo realizado, de esta manera determinar la información a divulgar.

PROCESO PARA MONITOREAR LAS COMUNICACIONES:



32

1.9.9 Las entradas de este proceso son: 1.9.9.1 Entrada 1: El monitoreo de las comunicaciones se llevará a cabo por los gerentes del

proyecto, se dejará la trazabilidad por medio de un cuadro de seguimiento que se trabaja en Excel. (anexo 3)

1.9.9.2 Entrada 2: El monitoreo y seguimiento a las comunicaciones con el director del proyecto se llevarán a cabo por medio de las actas de las reuniones realizadas, donde se escribirán los temas tratados en las reuniones. Se debe llevar el registro de asistencia, por medio de firmas. Adicional, la solicitud de reuniones se realizará por medio del correo electrónico institucional y se confirmará por medio del grupo de WhatsApp del proyecto.

1.9.9.3 Entrada 3: La comunicación con el Sponsor será con la gerente del proyecto. También, para los casos que aplique, los gerentes del proyecto en sus reuniones determinarán el tipo de información a transmitir y si se presentan inquietudes, para coordinar una reunión virtual. Las herramientas de comunicación siempre serán tecnológicas, en especial será el canal de comunicación: WhatsApp, a solicitud del cliente.

1.9.9.4 Entrada 4: Se tendrá muy en cuenta el histórico de las comunicaciones, para realizar un monitoreo y así mismo revisar el éxito de la comunicación. Esto se realizará por medio de preguntas, para conocer la satisfacción, y se registrará en la matriz de trazabilidad en la casilla “Observaciones”. (Anexo 4.4)

1.9.10 Pasos a seguir para la gestión del proceso: 1.9.10.1 Paso 1: Tener en cuenta las herramientas utilizadas para la comunicación entre el equipo. 1.9.10.2 Paso 2: Mantener comunicación permanente con los gerentes del proyecto, sin filtrar

información. 1.9.10.3 Paso 3: Se debe dejar trazabilidad de las comunicaciones, importante que se diligencie el

cuadro de comunicaciones con su respectiva firma, para cumplir con lo estipulado en el plan de comunicaciones. Otras maneras de llevar la trazabilidad de las comunicaciones será por medio de: grupos de WhatsApp, correo electrónico y actas en las reuniones virtuales.

1.9.11 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son: 1.9.11.1 Herramienta 1: Internet 1.9.11.2 Herramienta 2: Computadores 1.9.11.3 Herramienta 3: Plataformas web para reuniones virtuales (Meet, Teams o Zoom) y

WhatsApp. 1.9.11.4 Herramienta 4: Celulares con paquetes de voz. 1.9.11.5 Herramienta 5: Correo electrónico institucional. 1.9.11.6 Herramienta 6: Formato de actas para reuniones virtuales. 1.9.11.7 Herramienta 7: Grupos de WhatsApp

1.9.12 Las salidas de este proceso son:



33

1.9.12.1 Salida 1: Se monitoreará la calidad de la respuesta y la comunicación, por medio de retroalimentación entre los mismos gerentes del proyecto.

1.9.12.2 Salida 2: Se llevará a cabo el registro en las actas de las reuniones virtuales, compromisos y lecciones aprendidas, si aplica el caso, para tenerlas en cuenta en el plan de comunicaciones.

1.9.12.3 Salida 3: Socialización entre los gerentes del proyecto para plantear un plan de acciones a realizar.

1.9.12.4 Salida 4: Actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones.

ANEXOS

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN:

2 grupos de

WhatsApp

Correo

electrónico

institucional

HERRAMIENTAS

DE

COMUNICACIÓN

Plataformas

web

(Meet,

Teams, zoom)

Llamadas

Telefónicas



34

CANALES DE COMUNICACIÓN:

PERSONAL CANAL DE COMUNICACIÓN

Gerentes de proyecto Llamadas, grupos de WhatsApp

Gerentes del proyecto – Director del

proyecto

Correo institucional, Grupo de WhatsApp,

plataforma web

Gerente del proyecto - Sponsor Llamada telefónica, WhatsApp

Gerentes del proyecto - Sponsor Plataformas web de reuniones

Gerentes del proyecto – Empresas externas

y personal de fuentes de información

Llamadas telefónicas, correos electrónicos.

4.3 TRAZABILIDAD DE COMUNICACIONES CON EL SPONSOR:

No. Fecha

de envío

Asunto

enviado

Medio de

comunicación

¿Todos

recibieron el

comunicado?

Si – No

Firma de

responsable

4.4 MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE COMUNICACIONES:

No. Fecha

de envío Asunto

enviado Medio de

comunicación Observaciones

Firma de responsable

Cuadro de cambios:

Versión Fecha Descripción del cambio

V.1 12/08/2021 Primera entrega

V.2 9/09/2021 Se ajustó el plan de comunicaciones de acuerdo a

retroalimentación recibida y a información encontrada.



35

3.7 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS



PROYECTO






NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK




36

Contenido

OBJETIVO

METODOLOGÍA

Procesos para Identificar y categorizar los riesgos del proyecto

Criterios de Probabilidad e Impacto para el análisis cualitativo de los riesgos.

Priorizar los riesgos del proyecto

Reserva de Contingencia

Reserva de Gestión


Rol 1 (Sponsor)

Rol 2 (Gerente del proyecto)

Rol 3 (Gerente planeación)

Rol 4 (Gerente de diseño)

CALENDARIO

RESPUESTA A LOS RIESGOS

MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS

ANEXOS

Matriz de probabilidad e impacto



37

1 PLAN DE GESTIÓN RIESGOS DEL PROYECTO

OBJETIVO

El objetivo principal de este documento es la definición de un plan de gestión de riesgos que

orientará los diferentes involucrados en el proyecto en la correcta implementación y operación de

un proceso de gestión de riesgos para la ejecución de este mismo, siguiendo los lineamientos del

PMI establecidos a lo largo del tiempo y plasmados en el PMBOK, esto en conjunto con la

experiencia y conocimiento de los responsables del proyecto.

METODOLOGÍA

Procesos para Identificar y categorizar los riesgos del proyecto

La identificación y categorización de los riesgos de este proyecto se llevará a cabo como se

define a continuación:

1.1.1.1 Paso 1. Delimitación del alcance del proyecto 1.1.1.2 Paso 2. Identificación de interesados. 1.1.1.3 Paso 3. Elaboración del Project charter. 1.1.1.4 Paso 4. Elaboración del cronograma del proyecto. 1.1.1.5 Paso 5. Elaboración del plan de gestión del cronograma. 1.1.1.6 Paso 6. Elaboración del plan de gestión de costos. 1.1.1.7 Paso 7. Análisis del entorno para la identificación de riesgos. 1.1.1.8 Paso 8. Análisis de cada riesgo para definir su probabilidad de impacto. 1.1.1.9 Paso 9. Análisis de cada riesgo para definir su impacto en el alcance, en el tiempo

y costos del proyecto. 1.1.1.10 Paso 10. Definir los criterios para la categorización de riesgos. 1.1.1.11 Paso 11. Aplicar los criterios del paso 10 para cada riesgo.

Criterios de Probabilidad e Impacto para el análisis cualitativo de los riesgos.

Los criterios establecidos para realizar el análisis cualitativo de los riesgos de este

proyecto se definen a continuación:

1.2.2.1. Probabilidad: Se reconoce en este proyecto como la probabilidad de que alguno de los riesgos se materialice. Y serán establecidos 5 niveles de prioridad, definidos a continuación:

1.2.2.1.1. MUY ALTA: Corresponde a una muy alta probabilidad de ocurrencia y tendrá como valor porcentual mayor al 80% de ocurrencia.



38

1.2.2.1.2. ALTA: Corresponde a una alta probabilidad de ocurrencia y tendrá como valor porcentual entre el 41% y el 70% de ocurrencia.

1.2.2.1.3. MEDIA: Corresponde a una probabilidad de ocurrencia media y tendrá como valor porcentual entre el 21% y el 40% de ocurrencia.

1.2.2.1.4. BAJA: Corresponde a una baja probabilidad de ocurrencia y tendrá como valor porcentual 11% y el 20% de ocurrencia.

1.2.2.1.5. MUY BAJA: Corresponde a alta probabilidad de ocurrencia y tendrá como valor porcentual menor al 10% de ocurrencia.

1.2.2.2. Impacto: Se reconoce en este proyecto como la calificación de las consecuencias producidas en alguno de los objetivos del proyecto y/o afectaciones en criterios importantes para la organización y se relacionan a Continuación.

1.2.2.2.1. IMPACTO EN COSTOS. Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en los costos planeados, ponderados de la siguiente manera:

1.2.2.2.1.1. MUY ALTO: Corresponde a un impacto mayor al 80% de los costos del proyecto.

1.2.2.2.1.2. ALTO: Corresponde a un impacto entre el 31% y el 79% de los costos del proyecto

1.2.2.2.1.3. MEDIO: Corresponde a un impacto entre el 11% y el 30% de los costos del proyecto

1.2.2.2.1.4. BAJO: Corresponde a un impacto entre el 6% y el 10% de los costos del proyecto

1.2.2.2.1.5. MUY BAJO: Corresponde a un impacto entre el 1% y el 5% de los costos del proyecto.

1.2.2.2.2. IMPACTO EN TIEMPO. Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en el cronograma planeado, ponderados de la siguiente manera:

1.2.2.2.2.1. MUY ALTO : Corresponde a un impacto mayor al 71% del tiempo presupuestado del proyecto.

1.2.2.2.2.2. ALTO: Corresponde a un impacto entre el 31% y el 70% del tiempo presupuestado del proyecto.

1.2.2.2.2.3. MEDIO: Corresponde a un impacto entre el 11% y el 30% del tiempo presupuestado del proyecto.

1.2.2.2.2.4. BAJO: Corresponde a un impacto entre el 6% y el 10% del tiempo presupuestado del proyecto.

1.2.2.2.2.5. MUY BAJO: Corresponde a un impacto entre el 1% y el 5% del tiempo presupuestado del proyecto.

1.2.2.2.3. IMPACTO EN ALCANCE. Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en ETC, ponderados de la siguiente manera:

1.2.2.2.3.1. MUY ALTO: Corresponde a un impacto mayor al 71% del alcance previsto originalmente para el proyecto.



39

1.2.2.2.3.2. ALTO: Corresponde a un impacto entre el 31% y el 70% del alcance previsto originalmente para el proyecto.

1.2.2.2.3.3. MEDIO: Corresponde a un impacto entre el 16% y el 30% del alcance previsto originalmente para el proyecto.

1.2.2.2.3.4. BAJO: Corresponde a un impacto entre el 11% y el 15% del alcance previsto originalmente para el proyecto.

1.2.2.2.3.5. MUY BAJO: Corresponde a un impacto entre el 1% y el 10% del alcance previsto originalmente para el proyecto.

Priorizar los riesgos del proyecto

Nota: La matriz de probabilidad e impacto de los riesgos se encuentra como anexo en la

Tabla 1

Reserva de Contingencia

La reserva de contingencia está descrita en la siguiente tabla:

Id

riesgo Formulación del riesgo

Descripción del plan

de contingencia

Duración del

plan de

contingencia

(En días)

Costo del

plan de

contingencia

R2

Es posible que debido a la mala

interpretacion de alguna norma,

está no será aplicada en el

proyecto de forma correcta, lo

que conlleva una sanción por su

mala aplicación.

Realizar revisión

exhaustiva de

proyectos similares y

la revisión del

profesional guía.

6 días $ 284.490

R4

Es posible que debido a fallas en

los computadores donde se

realicen los diseños eléctricos, se

pierda parcial o completamente

los diseños, generando retrasos en

la entrega del entregable y por

Se obtendran discos

duros externos para

realizar back up de la

información.

2 días $ 26.000



40

ende del cronograma.

R5

Es posible que debido a errores en

los diseños eléctricos, se generen

inconsistencias en los mismos,

ocasionando retrasos en la

entrega de los diseños, debido a

los errores presentados y

afectando el cronograma.

Realizar auditoria por

parte de un

profesional experto,

ajeno al proyecto.

3 días $ 43.254

R6

Es posible que debido a fallas en

el levantamiento de

requerimientos técnicos del

proyecto, no se cumpla con todos

los requerimientos, ocasionando

reprocesos en el diseño detallado,

debido a la devolución del mismo,

lo que alteraría el cronograma

del proyecto.

En la revisión de

requerimientos por

parte del profesional

guia.

5 días $ 89.255

R7

Si se llegase a presentar una falta

de especificidad en los diseños

conceptuales es posible que se

llegue a tener ambigüedades o

errores en el diseño detallado,

originado reprocesos en el mismo,

alterando el cronograma del

proyecto.

Revision por parte de

un experto en los

diseños conseptuales

4 días $ 112.500

R8

Es posible que debido a que se

realicen diseños obsoletos, estos

no se ajusten a la realidad de lo

que desea el cliente y se incurra

en reprocesos en el diseño

detallado, lo que alteraría el

cronograma del proyecto.

Revision minusiosa de

la tecnologia actual

en energia solar

2 días $ 225.000



41

R12

Es posible que por la coyuntura

sanitaria y social del país, se

pueda tener una falta de

abastecimiento de suministros

para el desarrollo de la fase,

teniendo como consecuencia

demoras en el desarrollo del

proyecto, lo que genera un

reproceso de la actividad

completa.

Se tendran elementos

de protección

personal para

proteger del contagio

Todo el

proyecto $ 50.000

R13

Es posible que debido a la

incompatibilidad entre algunos

diseños, estos tengan que ser

modificados, lo que ocasiona

retrasos en la fase de la

planeación de la implementación.

Se hara una revision

por parte de un

experto para asegurar

la compatibilidad de

los diseños

4 días $ 112.500

R16

Es posible que debido a la no

respuesta del cliente durante el

levantamiento de requerimientos

tecnicos haciendo necesario

realizar reprocesos o esperar

hasta obtener la respuesta

Se realizan supuestos

acorde a la

información que se

tiene para adelantar

trabajo

3 días $ 25.000

R17

Es posible que en el desarrollo del

proyecto, algún integrante del

proyecto se vaya, quede la

ausencia de la persona por un

tiempo, lo que ocasiona retraso

en las actividades que estan a su

cargo.

Se asumen las

actividades del

profesional,

distribuyendo sus

tareas a otros

gerentes

2 días $ 16.666

R18

Es posible que durante el

desarrollo del proyecto, el gerente

del proyecto se ausente debido a

compromisos externos

(laborales), y se originen retrasos

en su trabajo dentro del proyecto.

Apoyar en el

desarrollo de las

tareas asignadas a ese

gerente, para no tener

retrasos

5 días $ 104.160



42

R19



de planeación se ausente debido a




Apoyar en el

desarrollo de las



retrasos

5 días $ 104.160

R20



de diseños se ausente debido a




Apoyar en el

desarrollo de las



retrasos

5 días $ 104.160

R21

Es posible que cuando se envien

los entregables al sponsor, no se

obtenga respuesta de este, y se

originen retrasos en el cierre de

fase o en los siguientes

entregables.

Se aplican las

observaciones

realizadas y se vuelve

a presentar el

entregable

1 día $ 4.583

Reserva de Gestión

En cuanto a costos, el porcentaje autorizado para el cálculo de la reserva de gestión es de:

2,5 % aplicado al BAC, de esta manera el cálculo de la reserva de gestión del proyecto de TDG

es: $660.937,5.

En cuanto a tiempo el porcentaje autorizado para el cálculo de la reserva de gestión es de 6%

aplicado a los días del cronograma del proyecto, lo que representa 8.75 días de trabajo.




43

Rol 1 (Sponsor)

Responsabilidades:

● Aprobación de las medidas aplicadas para mitigar los riesgos. ● En caso de ser necesario aprobará el presupuesto. ● En caso de ser necesario aprobara cambios en alcance. ● En caso de ser necesario aprobará cambios en el cronograma.

Rol 2 (Gerente del proyecto)

Responsabilidades:

● Presentar las variaciones de alcance, tiempo y costos al cliente ● Revisar las causas de la presentación de los riesgos.

Rol 3 (Gerente planeación)

Responsabilidades:

● Presentar al gerente del proyecto informes detallando el riesgo que se presentó y la razón por la que esto pasó.

● Estimar el impacto del riesgo en caso de que este se presente.

Rol 4 (Gerente de diseño)

Responsabilidades:

● Presentar al gerente del proyecto informes detallando el riesgo que se presentó y la razón por la que esto pasó.

● Estimar el impacto del riesgo en caso de que este se presente.

CALENDARIO

La periodicidad con las que se harán reuniones de seguimiento a los riesgos del proyecto será semanal

para poder tomar acciones preventivas de manera anticipada.

RESPUESTA A LOS RIESGOS



44

Las posibles respuestas para los riesgos negativos en primera medida es ver la causa raiz por la

cual este riesgo se materializó para aprender en futuros casos y poder tomar medidas preventivas

a estos, posteriormente dependiendo del riesgo se implementara acciones correctivas según

corresponda y de ser necesario se presentarán al sponsor los cambios en alcance, tiempo y/o costos

del proyecto.

En el caso que se presente y se materialice un riesgo potencializador se tomará como respuesta ver

la causa raíz de esta para ver si esta causa se aplica a otras partes del proyecto, posteriormente se

presentarán al sponsor los nuevos cambios en alcance, tiempo y/o costos.

MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS

Para el seguimiento y control de los riesgos identificados se debe presentar un informe donde en

base a la matriz de probabilidad e impacto establecer si el riesgo se ha materializado o no, en caso

que se haya materializado el riesgo se debe establecer su causa raíz, el impacto que este tuvo en la

triple restricción y la fecha en la que este riesgo se materializó. Este informe se debe llevar de forma

semanal a la reunión de seguimiento.

45

ANEXOS

Matriz de probabilidad e impacto

Tabla 1. Matriz de probabilidad e impacto

ANALISIS CUALITATIVO

Id

riesgo Formulación del riesgo

Proba

bilida

d de

ocurre

ncia

Indica

dor

proba

bilida

d

Impac

to en

Crono

grama

Proba

bilida

d

Impac

to

Crono

grama

Indica

dor de

impact

o de

cronog

rama

Impac

to en

alcanc

e

Proba

bilida

d

Impac

to

Alcanc

e

Indica

dor de

impact

o de

alcanc

e

Impac

to en

costo

Proba

bilida

d

Impac

to

Costo

Indica

dor de

impact

o de

costo

Severi

dad en

Crono

grama

Severi

dad en

alcanc

e

Severi

dad en

costos

Severi

dad

mayor

Priori

dad

R1

Es posible que debido a la no respuesta de

los entes reguladores, no se obtenga toda la

información requerida en cuanto a las leyes,

ocasionando demoras o rechazos de

entregables por no el no cumplimiento de

las mismas, lo que ocasiona una

modificación del cronograma.

19,00

% 2 5 días 5,15% 2

33,33

%

15,00

% 2

$ 507.9

68 1,92% 1 4 4 2 4 Baja

R2

Es posible que debido a la mala

interpretacion de alguna norma, está no

será aplicada en el proyecto de forma

correcta, lo que conlleva una sanción por su

mala aplicación.

45,00

% 4 30 días

30,93

% 4

16,67

% 25% 3

$ 4.551

.840

17,23

% 3 16 12 12 16 Alta

R3

Es posible que debido a un cambio de

legislación repentino, se altere el alcance

del proyecto, lo que ocasiona una alteración

en la triple restricción.

5,00% 1 30 días 30,93

% 4

100,00

% 40% 4 $ 0 0,00% 1 4 4 1 4 Baja

R4

Es posible que debido a fallas en los

computadores donde se realicen los diseños

eléctricos, se pierda parcial o

completamente los diseños, generando

20,00

% 2 14 días

14,43

% 3

33,33

% 33% 4

$ 684.2

96 2,59% 1 6 8 2 8 Media

46

retrasos en la entrega del entregable y por

ende del cronograma.

R5

Es posible que debido a errores en los

diseños eléctricos, se generen

inconsistencias en los mismos, ocasionando

retrasos en la entrega de los diseños, debido

a los errores presentados y afectando el

cronograma.

55,00

% 4 14 días

14,43

% 3

50,00

% 55% 4

$ 1.081

.352 4,09% 1 12 16 4 16 Alta

R6

Es posible que debido a fallas en el

levantamiento de requerimientos técnicos

del proyecto, no se cumpla con todos los

requerimientos, ocasionando reprocesos en

el diseño detallado, debido a la devolución

del mismo, lo que alteraría el cronograma

del proyecto.

40,00

% 3 14 días

14,43

% 3

66,67

% 75% 5

$ 8.925

.544

33,78

% 4 9 15 12 15 Alta

R7

Si se llegase a presentar una falta de

especificidad en los diseños conceptuales es

posible que se llegue a tener ambigüedades

o errores en el diseño detallado, originado

reprocesos en el mismo, alterando el

cronograma del proyecto.

25,00

% 3 5 días 5,15% 2

33,33

% 33% 4

$ 4.321

.664

16,36

% 3 6 12 9 12 Media

R8

Es posible que debido a que se realicen

diseños obsoletos, estos no se ajusten a la

realidad de lo que desea el cliente y se

incurra en reprocesos en el diseño

detallado, lo que alteraría el cronograma

del proyecto.

25,00

% 3 10 días

10,31

% 3

33,33

% 33% 4

$ 8.925

.544

33,78

% 4 9 12 12 12 Media

R9

Es posible que debido que se deba incurrir

en un software especial, esto lleve a incurrir

costos adicionales y retrasos por la curva de

aprendizaje del software, generando así

retrasos en la entrega del diseño y

alteraciones a los costos del proyecto.

10,00

% 1 5 días 5,15% 2 0 0% 0

$ 2.800

.000

10,60

% 3 2 0 3 3 Baja

47

R10

Es posible que debido a la no respuesta de

posibles proveedores no se tienen

cotizaciones de diferentes elementos del

diseño, lo que podría ocasionar que los

costos de implementación del proyecto sean

mas altos

11,00

% 2 4 días 4,12% 1

16,67

% 5% 1

$ 549.9

68 2,08% 1 2 2 2 2 Baja

R11

Es posible que solo se encuentre un solo

proveedor para algún elemento, lo que

podría ocasionar que sus precios sean muy

inflados, causando que los costos de

implementación del proyecto sean más

altos.

10,00

% 1 4 días 4,12% 1

16,67

% 10% 1 $ 0 0,00% 1 1 1 1 1 Baja

R12

Es posible que por la coyuntura sanitaria y

social del país, se pueda tener una falta de

abastecimiento de suministros para el

desarrollo de la fase, teniendo como

consecuencia demoras en el desarrollo del

proyecto, lo que genera un reproceso de la

actividad completa.

60,00

% 4 25 días

25,77

% 3 0

$ 981.0

00 3,71% 1 12 0 4 12 Media

R13

Es posible que debido a la incompatibilidad

entre algunos diseños, estos tengan que ser

modificados, lo que ocasiona retrasos en la

fase de la planeación de la implementación.

40,00

% 3 15 días

15,46

% 3 0

$ 2.032

.544 7,69% 2 9 0 6 9 Media

R14

Es posible que debido a cambios en las

condiciones viales de acceso al lugar del

proyecto, se modifiquen las rutas de acceso,

lo que ocasiona la modificación y el

recálculo de los costos y tiempos de entrega

de los materiales para la implementación

del proyecto.

10,00

% 1 2 días 2,06% 1 0

$ 249.9

84 0,95% 1 1 0 1 1 Baja

R15

Es posible que debido a las fallas en la

coordinación del desarrollo de las

actividades planeadas, se originen retrasos

en la ejecución del proyecto, lo que alteraría

el cronograma del proyecto.

15% 2 4 días 4,12% 1 0 $ 2.032

.544 7,69% 2 2 0 4 4 Baja

48

R16

Es posible que debido a la no respuesta del

cliente durante el levantamiento de

requerimientos tecnicos haciendo necesario

realizar reprocesos o esperar hasta obtener

la respuesta

35% 3 15 días 15,46

% 3 0,1667 0,35 4

$ 588.6

00 2,23% 1 9 12 3 12 Media

R17

Es posible que en el desarrollo del proyecto,

algún integrante del proyecto se vaya,

quede la ausencia de la persona por un

tiempo, lo que ocasiona retraso en las

actividades que estan a su cargo.

11% 2 4 días 4,12% 1 0 $333.3

12 1,35% 1 2 0 2 2 Media

R18

Es posible que durante el desarrollo del

proyecto, el gerente del proyecto se ausente

debido a compromisos externos (laborales),

y se originen retrasos en su trabajo dentro

del proyecto.

20% 3 10 días 10,31

% 3 0

$416.6

40 1,70% 1 9 0 3 9 Media

R19


proyecto, el gerente de planeación se

ausente debido a compromisos externos

(laborales), y se originen retrasos en su

trabajo dentro del proyecto.

20% 3 10 días 10,31

% 3 0

$416.6

40 1,70% 1 9 0 3 9 Media

R20


proyecto, el gerente de diseños se ausente

debido a compromisos externos (laborales),

y se originen retrasos en su trabajo dentro

del proyecto.

20% 3 10 días 10,31

% 3 0

$416.6

40 1,70% 1 9 0 3 9 Media

R21

Es posible que cuando se envien los

entregables al sponsor, no se obtenga

respuesta de este, y se originen retrasos en

el cierre de fase o en los siguientes

entregables.

35% 3 8 días 8,24% 2 0 $999.9

36 4,08% 1 6 0 3 6 Baja

49

Ralph Schachtebeck Gómez Elaborador por: Ralph Schachtebeck Gerente de Diseños

Aprobado por: Natalia Baquero. Gerente del Proyecto Aceptado por: Sponsor Cuadro de aprobación:

Firma Nombre Cargo

Elaboró Ralph Schachtebeck G. Ralph Schachtebeck Gerente de Diseños

Revisó Natalia Baquero Gerente de proyecto

Aprobó Gina Salas Sponsor

Cuadro de cambios:


V.A 28/07/2021 Primer borrador

V.1 11/08/2021 Se hace revisión de riesgos y se añaden nuevos a la lista

V.2 24/08/2021 Se establecen nuevos riesgos y se adoptan cambios según comentarios de la plenaria del 14 de agosto.

50

3.8 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS



PROYECTO







Bogotá, Julio 2021

51

Contenido

OBJETIVO

DEFINICIONES:

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS:

PROCESO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

PROCESO PARA PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS:

PROCESO PARA GESTIONAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

PROCESO PARA MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS:

ANEXOS

MATRIZ DE INTERESADOS

52

PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS DEL PROYECTO

OBJETIVO

El objetivo principal del Plan de gestión de interesados se basa en identificar a todas las personas que pueden

ser beneficiados o afectados por el proyecto, también aquellas personas que pueden afectar el desarrollo del

proyecto. Adicional, se basa en encontrar la salida adecuada para que todos los involucrados del proyecto

obtengan beneficios y no afectaciones, teniendo en cuenta el estudio adecuado para cada persona.

DEFINICIONES:

A continuación, se describen algunos conceptos para generar mejor entendimiento del plan de gestión:

1.1 Interesado: Aquella persona que tiene un interés particular o beneficio en algo específico. 1.2 Interés: Es un sentimiento que hace que la atención se centre en algo particular o cree un beneficio en

algo específico. 1.3 Necesidad: Es la carencia o falta de algo que es irremplazable e indispensable. 1.4 Expectativa: Es una creencia de lo que sucederá en el futuro, puede hacerse realidad o no. 1.5 Involucramiento: Es el vínculo que existe entre dos partes, se genera al momento de entablar una

relación o un interés por algo, también se puede entender como el compromiso activo. 1.6 Requisito: Es lo que se solicita para algo, se requiere para algo más.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS:

1.7 PROCESO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

1.7.1 Las entradas de este proceso son: 1.7.1.1 Entrada 1: Se realiza un listado de personas que están involucradas directamente con el proyecto, que

son beneficiarias con el desarrollo de este. 1.7.1.2 Entrada 2: Se realiza un listado de personas que están involucradas directamente con el proyecto, que

hacen parte del desarrollo y ayudan en las actividades de cada fase del proyecto. 1.7.1.3 Entrada 3: Se realiza un listado de personas que están involucradas directamente con el proyecto, que

se verán afectadas durante la ejecución de este o en alguna fase del proyecto. 1.7.1.4 Entrada 4: Se analiza cada uno de los perfiles de las personas que se identificaron y están en el listado,

luego se clasifican por el rol y el cargo que desempeñaran durante el proyecto, de la misma manera para aquellos que se ven afectados y cual es la razón.

1.7.2 Pasos a seguir para la gestión del proceso: 1.7.2.1 Paso 1: Se reúnen los directivos del proyecto para identificar las personas que pueden estar

involucradas en el inicio, desarrollo y final del proyecto, en todo su ciclo.

53

1.7.2.2 Paso 2: Se construye una matriz con los nombres de las personas que se identifican como partes interesadas o involucradas en el proyecto.

1.7.2.3 Paso 3: En la matriz se clasifica la información de las personas, por su rol en la participación del proyecto.

1.7.2.4 Paso 4: Se identifica cada persona involucrada y se analiza el entorno y su rol en el proyecto, se socializa esta información para determinar si es clasificado como un interesado del proyecto.

1.7.3 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son: 1.7.3.1 Herramienta 1: Juicio de expertos 1.7.3.2 Herramienta 2: Computadores 1.7.3.3 Herramienta 3: Plataformas web para reuniones virtuales. 1.7.3.4 Herramienta 4: Celulares con paquetes de voz. 1.7.3.5 Herramienta 5: Microsoft Office – Excel

1.7.4 Las salidas de este proceso son: 1.7.4.1 Salida 1: Se construye la matriz de identificación de interesados, con toda la información recopilada. 1.7.4.2 Salida 2: Se clasifica si el interesado es de parte interna del proyecto o externa. 1.7.4.3 Salida 3: Se cuenta con información relevante y actualizada de cada persona identificada.

1.8 PROCESO PARA PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS:

1.8.1 Las entradas de este proceso son: 1.8.1.1 Entrada 1: En la matriz de interesados se identifica la necesidad o requisito que tiene cada persona

frente al proyecto. 1.8.1.2 Entrada 2: Se clasifican las personas involucradas por su rol y su relación con el proyecto 1.8.1.3 Entrada 3: Se determina la categoría de poder que puede tener el interesado durante el proyecto. 1.8.1.4 Entrada 4: En la reunión de directivos del proyecto y gerentes de cada área se determina un plan

involucramiento para cada interesado del proyecto. 1.8.1.5 Entrada 5: Se determina la necesidad del involucrado, lo que solicita, como vamos a involucrar a la

persona en el proyecto, quien será el encargado, en que parte del proyecto afecta su influencia o su participación.

1.8.1.6 Entrada 6: Para cada involucrado se asigna un responsable y un método de comunicación para que fluya la información.

1.8.2 Pasos a seguir para la gestión del proceso: 1.8.2.1 Paso 1: Se identifican los requisitos de cada involucrado. 1.8.2.2 Paso 2: Se realiza reunión con los gerentes de cada área para realizar un modelo de clasificación de

interesados, en este caso se realizará el modelo de Prominencia. 1.8.2.3 Paso 3: En el modelo de prominencia se realiza un análisis en detalle de cómo se atenderá al interesado

durante el proyecto y en cada una de las fases de este. 1.8.2.4 Paso 4: Se clasifica la relación que existe entre el interesado y el proyecto, su nivel de relación y los

beneficios para ambas partes. 1.8.2.5 Paso 5: Teniendo en cuenta la clasificación de la información para cada interesado, se determina la

grafica de Prominencia para determinar su nivel de influencia.

54

1.8.3 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son: 1.8.3.1 Herramienta 1: Modelo de prominencia 1.8.3.2 Herramienta 2: Juicio de expertos 1.8.3.3 Herramienta 3: Computadores con acceso a internet. 1.8.3.4 Herramienta 4: Plataformas de reuniones virtuales – web.

1.8.4 Las salidas de este proceso son: 1.8.4.1 Salida 1: Modelo de prominencia. 1.8.4.2 Salida 2: Clasificación de influencia de cada uno de los interesados del proyecto. 1.8.4.3 Salida 3: Clasificación de los roles de cada interesado. 1.8.4.4 Salida 4: Clasificación de involucramiento de cada interesado y su atención.

1.9 PROCESO PARA GESTIONAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

1.9.1 Las entradas de este proceso son: 1.9.1.1 Entrada 1: Matriz de identificación de los interesados del proyecto. 1.9.1.2 Entrada 2: Modelo de prominencia con su clasificación de influencia del proyecto. 1.9.1.3 Entrada 3: Comunicación permanente en la ejecución del proyecto con los interesados. 1.9.1.4 Entrada 4: Presentación de roles en el proyecto a cada interesado.

1.9.2 Pasos a seguir para la gestión del proceso: 1.9.2.1 Paso 1: Luego de realizada y aprobada la matriz del modelo de prominencia, se presentará y explicará

a cada interesado. 1.9.2.2 Paso 2: Se determinará la manera en que se mantendrá la comunicación constante con cada interesado,

y quien será el responsable de atender a las inquietudes o respuestas. 1.9.2.3 Paso 3: Se compartirá la información relevante de avance en el proyecto a cada interesado.

1.9.3 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son: 1.9.3.1 Herramienta 1: modelo de prominencia 1.9.3.2 Herramienta 2: Juicio de expertos 1.9.3.3 Herramienta 3: computadores con acceso a internet. 1.9.3.4 Herramienta 4: Correo electrónico. 1.9.3.5 Herramienta 5: Plataforma web para reuniones virtuales 1.9.3.6 Herramienta 6: Microsoft Office – Excel

1.9.4 Las salidas de este proceso son: 1.9.4.1 Salida 1: Plan de gestión de interesados. 1.9.4.2 Salida 2: Matriz de prominencia y clasificación de influencia por cada involucrado. 1.9.4.3 Salida 3: Plan de acciones a realizar y atender a los involucrados.

55

1.9.4.4 Salida 4: Acuerdos entre las dos partes para el desarrollo fluido y con éxito del proyecto.

1.10 PROCESO PARA MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS:

1.10.1 Las entradas de este proceso son: 1.10.1.1 Entrada 1: Plan de involucramiento de los interesados. 1.10.1.2 Entrada 2: Matriz de prominencia y su clasificación de influencia. 1.10.1.3 Entrada 3: Acuerdo de comunicaciones entre las partes. 1.10.1.4 Entrada 4: Registro de solicitudes e inquietudes de los interesados.

1.10.2 Pasos a seguir para la gestión del proceso: 1.10.2.1 Paso 1: Se debe tener presente lo acordado en cada uno de los planes de involucramiento de

interesados y en el acuerdo entre las partes sobre la comunicación, para cumplirlo. 1.10.2.2 Paso 2: En caso de que se presente algo fuera de lo acordado, se debe realizar un registro de las

solicitudes presentadas por el interesado al responsable, e indicar la solución que se le brindó. 1.10.2.3 Paso 3: Si se presenta alguna influencia alta en el proyecto, se debe realizar una reunión con los

gerentes del proyecto para determinar la solución correcta que no se vea alterado el desarrollo del proyecto.

1.10.2.4 Paso 4: Se debe mantener comunicación permanente con los interesados y cumplir con lo pactado.

1.10.3 Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son: 1.10.3.1 Herramienta 1: Modelo de prominencia 1.10.3.2 Herramienta 2: Juicio de expertos 1.10.3.3 Herramienta 3: computadores con acceso a internet. 1.10.3.4 Herramienta 4: Plataforma web para reuniones virtuales 1.10.3.5 Herramienta 5: Microsoft Office – Excel 1.10.3.6 Herramienta 6: Celulares

1.10.4 Las salidas de este proceso son: 1.10.4.1 Salida 1: Registro de solicitudes atendidas para cada interesado que lo presente. 1.10.4.2 Salida 2: Comunicación permanente con los interesados del proyecto, para mantener informado a

todas las personas del proyecto. 1.10.4.3 Salida 3: Matriz de prominencia actualizada y aprobada. 1.10.4.4 Salida 4: Plan de involucramiento de los interesados.

ANEXOS

56

MATRIZ DE INTERESADOS

Clasificación de interesados del proyecto:

Nombre

Interesado Empresa Rol Cargo

Randdy Fabregas Fattoria Italia Sponsor / Cliente CEO - Fundador

Natalia Baquero N/A Equipo de gerencia del

proyecto Gerente del proyecto

Jennifer Duarte N/A Equipo de gerencia del

proyecto Gerente de planeación

Ralph Schachtebeck N/A Equipo de gerencia del

proyecto Gerente de diseño

Mauricio Penagos Universidad el Bosque Fuente de información Director del proyecto

Profesional UPME

(A la espera de

respuesta)

UPME Entidad reglamentaria Por definir

Oscar Cubillos Fedegan -FNG Fuente de información

Jefe de la Oficina de

Planeación y Estudios

Económicos

Área de ventas

(comercial)

Air-e (Empresa de

electricidad Atlántico)

Empresa de servicio

publico N/A

Área de desarrollo de

negocio

Air-e (Empresa de

electricidad Atlántico)

Empresa de servicio

publico N/A

Trabajadores Fattoria Italia Usuarios Trabajadores

Vecinos de Fattoria

Italia N/A Afectados Vecinos

N/A

Productoras de quesos

y lácteos de la región

Atlántico

Competencia Productor

Habitantes Sabana

Larga N/A Clientes de la empresa Compradores

57

Se definirán al realizar

los diseños

(Solarex, Greencol,

SunColombia)

Proveedores de

equipos Gerente comercial


los diseños Proveedores de cables Gerente comercial


los diseños

(Solarex, Greencol,

SunColombia)

Proveedores de

equipos Fotovoltaicos Gerente comercial


los diseños

(Solarex, Greencol,

SunColombia)

Proveedores de

Transporte Gerente comercial

*Se anexa Excel con la matriz de interesados y la información sobre el plan de involucramiento para cada

persona.

58

3.9 PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACION



PROYECTO







Bogotá, Julio 2021

59

1. Plan de gestión de cambios

El tipo de solicitudes de cambio que se pueden presentar durante el proyecto son:

Tipos de solicitudes

Corrección Para aplicar el cambio como "Corrección" debe aplicar la modificación del desempeño

del proyecto y prevenir situaciones críticas.

Adición Para aplicar el cambio como "Adición" hace referencia para agregarle valor al proyecto,

adicionar ese "plus" al producto o a los entregables.

3. Estado de los controles de cambios

Las solicitudes de cambio se producirán si se requiere un cambio correctivo o de adición y este pueda generar impacto en un documento del proyecto o en la línea base.

* El estado de las solicitudes será:

Aprobado El cambio está autorizado por ente aprobador y debe realizarse.

En Desarrollo El cambio inició y se encuentra en ejecución

No aprobado / Rechazado

El cambio no fue aprobado y no se debe de realizar.

Condicionado El estado del cambio no ha sido ni aprobado, ni rechazado, está dispuesto a dar recomendaciones al Ente aprobador de mejoras o indicaciones de si se vuelve a

presentar.

6. Mecanismo de Comunicación socialización y responsable del cambio

Los métodos de comunicación que se utilizaran para reportar el estado del control de cambios son:

Aprobación Será notificado vía correo electrónico y mensaje de WhatsApp, de esta manera se indica

la trazabilidad del procedimiento solicitado

Rechazo Será notificado vía correo electrónico y mensaje de WhatsApp, de esta manera se indica


Condicionado Será notificado vía correo electrónico y mensaje de WhatsApp, de esta manera se indica


7. Comité de Aprobación de Controles de Cambio

Las solicitudes de cambio deben ser presentadas al Comité de Controles de cambio, el cual está compuesto por 5 miembros del proyecto que se encargan analizar el cambio de manera funcional y técnica. Se realiza una

revisión exhaustiva del cambio por cada uno de los miembros del comité, quienes ocupan roles importantes del proyecto, los cuales son: Gerente del proyecto, Gerente de Planeación, Gerente de Diseños, Sponsor y Gerente de Fattoria. Del mismo modo la función de los integrantes del comité es examinar el impacto del

cambio dentro de sus áreas correspondientes y en todas las áreas del proyecto, exponer su opinión frente al tema y así mismo determinar si se aprueba o no la solicitud del control de cambios. Luego, de que cada

miembro exponga su argumento y su posición frente al cambio, se determina si este es aprobado o rechazado, y quien se encarga de firmar la aprobación o rechazo de la solicitud de cambio es: El gerente del proyecto.

60

8. Rango de tolerancia o de aceptación de los indicadores de rendimiento del Proyecto (CPI y SPI)

La tolerancia de los indicadores es: 0,95 <= CPI <= 1,05 , 0,95 <= SPI <= 1,05 porque el nivel definitivo de nuestro proyecto es: Nivel definitivo de costos (-5%, +5%)

9. Criterios para que el Cambio afecte o no la línea base y/o versión del Plan de Gestion del Proyecto

Los criterios para desarrollar las Solicitudes de Cambio se definen en un Plan de Gestión de Cambios es decir al Plan de Dirección del Proyecto, al mismo tiempo se define cada criterio a continuación:

Criterio 1 Se determina si la acción es de ¿corrección o de adición?

Criterio 2 Revisar los indicadores KPI's (CPI y SPI) del proyecto, si están o no dentro del rango

permitido?(En el semáforo verde?)Es determinar si se encuentra en el rango permitido.

Criterio 3 Se determina si hay reserva de gestión o no lo hay, para saber la acción a realizar.

Caso 1.A: Cuando los

indicadores están en el rango permitido y

el cambio es de Corrección y si hay reserva de Gestión

disponible

* Se deben determinar las acciones correctivas que se van a llevar a cabo, lo que se va a realizar. El impacto de esta acción correctiva.

* No se realiza Solicitud de cambio debido a que si hay reserva de gestión. * Se ejecuta la acción correctiva que corresponde.

* Es necesario realizar un registro del gasto de la acción correctiva, para que se evidencie la trazabilidad y el registro correspondiente.

* No se altera la línea base del proyecto, pues no se ha alterado el costo, ni el cronograma, ni el alcance, debido a que si hay reserva de gestión.

* No se debe diligenciar nada en la Matriz de Cambios, ni en la Matriz de Configuración, solo se debe de documentar la acción correctiva justificando el gasto realizado.

* No se modifican documentos.

Caso 1.B: Cuando los

indicadores están en el rango permitido y

el cambio es de Corrección y No hay reserva de Gestión

disponible

* Se diligencia el formato de solicitud de cambio, se redacta la corrección que se debe realizar.

* Se determina el impacto del alcance, el impacto de la acción correctiva, las acciones y el trabajo que se debe realizar.

* Se determinan y se redactan las acciones en términos de Tiempo, Costo, y Alcance de la Solicitud de Cambio.

* Se debe pasar la solicitud de cambio al Comité aprobador, al mismo tiempo se debe de solicitar el costo para la acción correctiva. Este Comité determina si es aprobado o no.

* Cuando la solicitud es aprobada se asigna el dinero para pagar la acción correspondiente con la Reserva de Gestión, la línea base no se ve alterada porque es

una Corrección. * Al modificar el presupuesto se debe de justificar el cambio realizado.

* Se debe de registrar en la Matriz de Cambios, se debe registrar en la Matriz de Configuración los cambios a los oponentes del proyecto.

* Importante: se modifican documentos como: Plan de gestión de Costos, Plan de Dirección del Proyecto y se deben cambiar las versiones.

* Hacer el registro en la Matriz de Configuración, para registrar los documentos y las versiones de los componentes de planes de gestión y del producto.

61

Caso 2.A: Cuando los

indicadores No están en el rango permitido (Rojo o Amarillo) y el

cambio es de Corrección y si hay reserva de Gestión

disponible

* Se debe de tramitar la solicitud de cambio, determinando el impacto de la acción correctiva que se va a realizar.

* Debe de tramitar la solicitud de Cambio con el análisis respectivo en términos de Alcance, Costo, Tiempo y Riesgos.

* La solicitud es presentada ante el Comité de Cambios, debido a que los indicadores no están dentro del rango permitido.

* Si es aprobado el cambio, se debe de ejecutar la acción correctiva correspondiente, no se altera la línea base debido a que lo que se está realizando es una corrección.

* Se hace el registro correspondiente en la Matriz de Cambios, pero no se registra en la Matriz de Configuración, debido a que no se modifican documentos y es posible que se

agregue una restricción debido al costo.

Caso 2.B: Cuando los

indicadores No están en el rango permitido (Rojo o Amarillo) y el

cambio es de Corrección y no hay reserva de Gestión

disponible

* Determina el impacto de las acciones correctivas que se van a llevar a cabo. * Se debe de tramitar la Solicitud de Cambio donde se indique el análisis del impacto en

términos de Alcance, tiempo, costo y riesgos. *Es revisado por el Comité de Cambios, y allí se debe de solicitar el costo para realizar

la acción correspondiente. * Si esta solicitud es aprobada se asignará el dinero para cubrir las acciones

correspondientes, es decir de la Reserva de Gestión, No se altera la línea base del proyecto, debido a que es una corrección. Si impacta el presupuesto y se debe de

realizar el registro en la Matriz de Cambios. * Hacer el registro en la Matriz de Configuración, para registrar los documentos y las

versiones de los componentes del plan de Dirección del Proyecto y la actualización de la versión del Plan de gestión de Costos.

Caso 3: Cuando el cambio es

solicitado por el cliente.

* Están los indicadores en

cualquier rango, haya o no Reserva de

Gestión, el cambio sea de Corrección o

Adición

* Se debe de presentar la Solicitud de Cambio ante el Comité de Cambios. Debe incluir el análisis del impacto en términos de Alcance, Tiempo, Costo, Riesgos, entre otros y

luego el comité decide si este es aprobado o no. * Si la solicitud es aceptada: Se recibe la solicitud de cambio, se determina el impacto en términos de Alcance, Tiempo, Costo, Riesgos, entre otros. Sí este impacta las líneas

base, se debe de cambiar la versión. Se debe agregar el alcance, la Línea Base del Proyecto, en tiempo, costo, cronograma, se identifican nuevos riesgos, se modifican los

componentes del plan de dirección del proyecto, y se cambian las versiones. * Se cambia la versión del Plan de Dirección del Proyecto y sus componentes, la versión

de los documentos que este cambio impacte. * Se hace el registro en la matriz de cambios.

* Se hace el registro en la Matriz de Configuración. * Se debe de notificar a los interesados la aprobación y los cambios del Plan de

Dirección del Proyecto.

* Si la solicitud es rechazada, se notifica al cliente que fue rechazada. * Se archiva la solicitud de Cambios y se registra en la Matriz de cambios, que la

solicitud fue rechazada.

10. Paso a paso del proceso de Control de Cambios

Sea un interesado del proyecto o parte del equipo del proyecto deberá seguir estos pasos para solicitar un control de cambios, los cuales se explican de la siguiente manera:

62

1. Diligencie el "Formato de Solicitud de Control de Cambios" con toda la información que se solicita allí

2. La solicitud llega al Gerente del Proyecto. Allí debe de complementar la solicitud con el análisis de impacto en términos de Alcance, tiempo, costos y riesgos.

3. El Gerente del proyecto debe de revisar la trazabilidad de los indicadores de gestión y se define cómo se realizará la ejecución del cambio, definiendo los criterios de aprobación. Así mismo, evalúa si este cambio debe ser presentado al comité o no

4

Si No es presentado al comité: el mismo Gerente del Proyecto aprueba el cambio, y se encarga de realizar la modificación o actualización de los documentos, el cambio de las versiones de los documentos, realiza el registro en la Matriz de Cambios y en la Matriz de Configuración, y determina si impacta o no la línea base.

5

Sí Sí se debe presentar al comité: el comité determina si es aprobado o no. - Si es aprobado: Gerente del Proyecto aprueba el cambio, y se encarga de realizar la modificación o actualización de los documentos, actualiza el cambio de las versiones de los documentos, realiza el registro en la Matriz de Cambios y en la Matriz de Configuración, impacto en la línea base y comunica el cambio a los interesados. - Si es rechazado: Se debe de notificar al interesado la decisión determinada por el comité y se debe de registrar en la Matriz de Cambios y se archiva allí.

6. Fin del proceso

Formato de Solicitud de Control de Cambio

Proyecto Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

Solicitud de Cambio No.

Fecha de solicitud

Sponsor Fattoria Italia S.A.S

Etapa

Tipo de solicitud De Corrección ( ) De Adición ( )

Solicitante Rol

Categoría de cambio (Seleccione con una (x) debajo de la categoría de cambio) (ver nota 1)

Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Documentación Otro

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

Descripción de la Solicitud de Cambio

63

Razón de la Solicitud de Cambio

Notas:

1. La categoría del cambio se refiere a la naturaleza misma del cambio y NO a las diferentes áreas, documentos o demás planes en los que tenga IMPACTO.

64

3.10 ACTA DE FIN DE PLANEACIÓN ACTA DE CIERRE DE FASE Formato: F01

Fases de diseño y planeación de un sistema de energía solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

Nombre de Fase: Fase de Planeación Fecha de entrega: 19-08-2021

Razón de cierre

Por medio de la presente, se da cierre formal a la fase del proyecto, por las siguientes razones especificadas en

la tabla:

Motivos Entrega de la fase de conformidad con los requerimientos del cliente. X Cancelación de la fase del proyecto. Entrega parcial de la fase y cancelación de otros de conformidad con los requerimientos del cliente.

Cumplimiento de los entregables:

A continuación se realiza la revisión de cumplimiento de cada entregable compuesto en la fase No.1:

Entregables Aprobación Project Charter Si Indentificación de Interesados Si Plan de Alcance Si Plan de Cronograma Si Plan de Recursos Si Plan de Costos Si Plan de Riesgos Si Plan de Adquisiciones Si Plan de Stakeholders Si Plan de Calidad Si Plan de Comunicaciones Si

Aceptación de la entrega de la fase

A continuación se establece la aceptación o rechazo de la entrega del entregable y las observaciones:

Nombre de la fase ¿Es aprobado?

(Si – No) Observaciones

Fase de Planeación Sí Presentado en conformidad y aprobado por el gerente del proyecto y el sponsor.

65

Firmas de aceptación;

Natalia Baquero Gina Salas

Gerente del proyecto Sponsor

Jennifer Duarte R.

Elaborador por: Jennifer Duarte Ricardo.

Gerente de Planeación

Aprobado por: Natalia Baquero.

Gerente del proyecto

Aceptado por:

Sponsor

Cuadro de aprobación:

Firma Nombre Cargo

Elaboró Jennifer Duarte R. Jennifer Duarte Gerente de

Planeación Revisó Natalia Baquero Gerente de proyecto Aprobó Gina Salas Sponsor


66

CAPÍTULO 4: Procesos de ejecución,

seguimiento, control y cierre

4.1 Informes de gestión de cambios del proyecto

ACTA DE GESTION DE CAMBIOS DE TRABAJO DE GRADO – TDG-2021-1-002

UNIVERSIDAD EL BOSQUE - FACULTAD DE INGENIERÍA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

ACTA DE REUNIÓN TRABAJO DE GRADO ACTA No. 02

FECHA DE REUNIÓN Lunes 30 de Agosto 2021

NOMBRE DEL PROYECTO

Fases de diseño y planeación de un sistema de energía solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y

calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

OBJETIVOS DE LA REUNIÓN

● Revisar las solicitudes de cambio generadas hasta la fecha

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

Solicitud de cambio de la EDT Cambios generados debido a la

retroalimentación obtenida de la primera sustentación

Reunión de trabajo mensual

Evaluar las sensaciones del equipo de trabajo, conocer sus impresiones del trabajo, elevar inconvenientes, requisitos de información, solicitudes de cambio, establecer hojas de

ruta, indicadores y acciones necesarios que estén dentro del control del Gerente de Proyecto para cumplir con los objetivos

Añadir 2 recursos al proyecto Serán solo para la generación de informes mensuales

67

CONCLUSIONES

Después de la revisión y de realizar los respectivos comentarios, el equipo de trabajo de grado representado por

Natalia Baquero como gerente del proyecto y Gina Salas como representante de Fattoria Italia S.A.S por medio

de esta acta se da por aceptados estos cambios al igual que los respectivos impactos de estos en el proyecto.


Gerente Proyecto Representante Fattoria Italia S.A.S.

68

Matriz de Registro de Control de Cambios

ID Tipo de

Solicitud de Cambio

Categoría del cambio

Descripción de la solicitud de Cambio

Fecha de solicitud

Fecha de aprobación

Costo de la

solicitud Autorizado Impactos

Versión Plan de

Dirección del

Proyecto

Versión Lineas Base

Estado

SC1 Corrección Alcance

Se sugiere modificar la EDT (WBS) del

proyecto a nivel de la cuenta de control de

Gerencia de Proyecto, se deben incluir

paquetes de trabajo asociados a monitoreo y

control, lo anterior afecta, a su vez, el

diccionario de la WBS y el cronograma.

13/08/2021

14/08/2021

$333.312 Comité de

Aprobación de Cambios

Al nivel de alcance, debe cambiarse la WBS, los

diccionarios de la WBS, el cronograma con 8

actividades nuevas. A Nivel de costo, debe costearse la

inclusión de las nuevas actividades del

cronograma, además del repproseso de actualizar y obtener una nueva versión

de los documentos mencionados

anteriormente, se añaden 8 días a la duración del

proyecto que será compensado con las

solicitud de cambio SC3.

De la V1 a la V2

De la V1 a la V2

Aprobado

SC2 Adición Alcance Incluir una reunion

mensual de avance con el grupo de trabajo.

15/08/2021

16/08/2021

$55.552 Comité de


Al nivel de alcance, debe cambiarse la WBS, los

diccionarios de la WBS, el cronograma con 4

actividades nuevas. A Nivel de costo, debe costearse la

inclusión de las nuevas actividades del

cronograma, además del repproseso de actualizar y obtener una nueva versión

de los documentos mencionados

De la V1 a la V2

De la V1 a la V2

Aprobado

69

anteriormente, se añaden 4 días a la duración del

proyecto que será compensado con la

solicitud de cambio SC3.

SC3 Adición Recursos

Añadir 2 recursos al proyecto, de tipo

profesional de apoyo para que desarrollen los

informes de manera rápida con la

información de insumo que tienen los gerentes

del proyecto

21/08/2021

27/08/2021

$27.360 Comité de


No hay un cambio en el alcance. a nivel de costos, hay un costo mayor dado

que ingresan nuevos recursos al proyecto, sin embargo, se compensa el

costo de las solicitudes SC1 y SC2 dado que los

gerentes de proyecto no serán responsables de

dichas actividades.

De la V1 a la V2

De la V1 a la V2

Aprobado

SC4 Corrección Comunicaci

ón

Modificar el canal de comunicación con el

sponsor, donde el canal más efectivo es WhatsApp y se

establezca como el canal oficial de

comunicación para todo.

21/08/2021

09/09/2021

$13.680 Comité de


No hay impacto en la triple reestricción, debido a que

lo que se realizó fue un ajuste al plan de

comunicaciones, donde se implementó una solicitud realizada por el sponsor.

Pues para ellos es más efectivo usa WhatsApp

para toda comunicación.

De la V1 a la V2

De la V1 a la V2

No Aprobado

70

4.2 Info’rmes de avance del proyecto


AGOSTO Y EL PRIMERO DE SEPTIEMBRE

INFORME MENSUAL DE GESTIÓN PERIODO

COMPRENDIDO ENTRE EL PRIMERO DE AGOSTO Y

EL PRIMERO DE SEPTIEMBRE



PROYECTO

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en

la finca de ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros,

Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos, para el

segundo semestre del 2021.


NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK

Bogotá, Noviembre 2021

71

1 INFORME DE GESTION MENSUAL DEL PROYECTO

OBJETIVO

El objetivo principal de este documento es el mostrar de manera rápida las gestiones realizadas durante un

mes, mostrar los indicadores de rendimiento del proyecto, los motivos de las desviaciones si las hay, presentar

los riesgos que se han materializado, las acciones correctivas y demás factores que han afectado durante el

mes analizado.

ESTADO DE LAS ACTIVIDADES A LA FECHA DEL INFORME

Actividad nivel

1

Actividad nivel

2

Fecha de

inicio

Fecha

prevista de

entrega

Estado Fecha de

entregado

Project Charter 26/06/202

1

26/06/202

1 ENTREGADO

26/06/202

1

Plan de

dirección del proyecto

28/06/202

1 4/08/2021 ENTREGADO 4/08/2021

Actas de

Reunión 7/09/2021

23/11/202

1

EN EJECUCION

(ADELANTADO)

Informes de

ejecución y control

7/09/2021 23/11/2021

EN EJECUCION (ADELANTADO)

Actas de Cierre 8/09/2021 27/11/2021

EN EJECUCION (ADELANTADO)

Diagnóstico de Estado Inicial

5/08/2021 14/08/2021

EN EJECUCION (ATRASADO)

Requerimientos

técnicos

11/08/202

1

19/08/202

1

EN EJECUCION

(ATRASADO)

Normativa y

Trámites

19/08/202

1

31/08/202

1 EN EJECUCION

72

Estudio de

Alternativas Técnicas

1/09/2021 9/09/2021 EN EJECUCION

(ADELANTADO)

Diseño

Conceptual 9/09/2021

25/09/202

1

EN EJECUCION

(ADELANTADO)

Diseño

Conceptual

Diseño eléctrico

Conceptual

11/09/202

1

15/09/202

1

EN EJECUCION

(ADELANTADO)

Diseño

Conceptual

Diseño

Estructural Conceptual

9/09/2021 15/09/202

1

EN EJECUCION

(ADELANTADO)

INDICADORES DE RENDIMIENTO POR EL METODO DE VALOR GANADO

73

ANÁLISIS DE DESVIACIONES.

Las desviaciones según lo planificado durante este mes se deben al reproceso que se originó debido a la

retroalimentación recibida durante la plenaria del 19 de agosto en la cual se hicieron observaciones al plan de

dirección del proyecto en cuanto a los planes de calidad, costos y riesgos los cuales causaron un cambio las

actividades. Sin embargo, al ver esto se realizó un “Crashing” pudiendo adelantar actividades y

RIESGOS PRESENTADOS DURANTE EL PERIODO

Durante este periodo se materializo el riesgo “Es posible que debido a la no respuesta del cliente durante el

levantamiento de requerimientos técnicos haciendo necesario realizar reprocesos o esperar hasta obtener la

respuesta”. Riesgo que no influyo en el cronograma ya que estas actividades por cronograma están ejecutándose

por adelantado

ACCIONES CORRECTIVAS

No se tomaron acciones correctivas ya que el riesgo materializado no afecta el cronograma en este momento.

LECCIONES APRENDIDAS

74

Durante este mes como lección aprendida resaltamos el manejo de los interesados, en especial del sponsor y

cliente ya que estos son los que mas involucrados debe estar en el proyecto, y si sigue este riesgo de que el

sponsor no contesta al final puede ser perjudicial para el proyecto.

APROBACIÓN INFORME

Cuadro de aprobación: Firma Nombre Cargo


Revisó

Natalia Baquero Gerente de proyecto

Aprobó

Gina Salas Sponsor

75


SEPTIEMBRE Y EL PRIMERO DE OCTUBRE


COMPRENDIDO ENTRE EL PRIMERO DE

SEPTIEMBRE Y EL PRIMERO DE OCTUBRE



PROYECTO






NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK

Bogotá, Noviembre

76


OBJETIVO




mes analizado.


Actividad nivel 1

Fecha de inicio

Fecha prevista de

entrega Estado

% Ejecutado

según plan

% de avance

real

Fecha de entregado

Project Charter 26/06/2021 26/06/2021 ENTREGADO 100,00% 100% 26/06/2021

Plan de dirección del

proyecto 28/06/2021 4/08/2021 ENTREGADO 100,00% 100% 4/08/2021

Actas de Reunión

7/09/2021 23/11/2021 EN

EJECUCION 25,00% 25%

Informes de ejecución y

control 7/09/2021 23/11/2021

EN EJECUCION

25,00% 25%

Actas de Cierre 8/09/2021 27/11/2021 EN

EJECUCION 25,00% 24%


5/08/2021 14/08/2021 EN

EJECUCION (ATRASADO)

100,00% 95%

Requerimientos técnicos

11/08/2021 19/08/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100,00% 100% 20/09/2021

Normativa y Trámites


100,00% 100% 1/09/2021

Estudio de Alternativas

Técnicas 1/09/2021 9/09/2021

EN EJECUCION

(ATRASADO) 100,00% 98%

Diseño Conceptual

9/09/2021 25/09/2021 EN


100,00% 85%

Diseño Detallado

25/09/2021 25/10/2021 EN

EJECUCION 15,00% 3%

77


78


Las desviaciones según lo planificado durante este mes se deben a la materialización de riesgos los cuales se

explicarán en el siguiente punto. Debido a esta materialización se perdió el avance conseguido el mes anterior y

se ve un atraso en el proyecto.


Durante este periodo se materializo el riesgo “Es posible que, durante el desarrollo del proyecto, el gerente de

diseños, planeación y/o gerente general se ausente debido a compromisos externos (laborales), y se originen

retrasos en su trabajo dentro del proyecto”. Riesgo que influyo negativamente en el proyecto ya que, aunque no

genero reprocesos si atraso procesos ya existentes. Adicional a esto se materializo el riesgo “Es posible que

cuando se envíen los entregables al patrocinador, no se obtenga respuesta de este, y se originen retrasos en el

cierre de fase o en los siguientes entregables.” Lo cual sumo mas retraso en las actividades.


Como acciones correctivas se con respecto a la ausencia de los gerentes el hacer un “fast tracking” en las

actividades que se puedan para recortar el tiempo de actividades y recuperar tiempo perdido.

En cuanto al segundo riesgo materializado en el cual el sponsor no contesta o da retroalimentación al momento

del envió de los entregables se tomo la medida de continuar avanzando con el proyecto suponiendo la

aprobación del sponsor hasta recibir cambio alguno ya que se considero mejor realizar cambios sobre trabajo

realizado que realizar el trabajo desde el inicio mientras se esta esperando la respuesta del sponsor.


Como lecciones aprendidas durante este mes podemos resaltar el uso de “Fast Traking” para planear la

recuperación de tiempo en proyectos que se encuentran retrasados, adicionalmente la materialización de

riesgos, y como una buena previsión de riesgos puede ayudar a solventar dificultades.

APROBACIÓN INFORME



Revisó


Aprobó

Gina Salas Sponsor

79

4.2.3 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL DOS DE OCTUBRE Y EL

PRIMERO DE NOVIEMBRE


COMPRENDIDO ENTRE EL DOS DE OCTUBRE Y EL

PRIMERO DE NOVIEMBRE



PROYECTO






NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK

Bogotá, Noviembre 2021

80


OBJETIVO




mes analizado.


Actividad nivel 1 Fecha de

inicio

Fecha prevista de

entrega Estado

% de avance

real

Fecha de entregado

Project Charter 26/06/2021 26/06/2021 ENTREGADO 100% 26/06/2021 Plan de dirección del

proyecto 28/06/2021 4/08/2021 ENTREGADO 100% 4/08/2021

Actas de Reunión 7/09/2021 23/11/2021 EN

EJECUCION 50%

Informes de ejecución y control

7/09/2021 23/11/2021 EN

EJECUCION 63%

Actas de Cierre 8/09/2021 27/11/2021 EN

EJECUCION 48%



100% 19/08/2021

Requerimientos técnicos 11/08/2021 19/08/2021 EN


99%

Normativa y Trámites 19/08/2021 31/08/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 1/09/2021

Estudio de Alternativas Técnicas

1/09/2021 9/09/2021 EN


98%

Diseño Conceptual 9/09/2021 25/09/2021 EN


99% 27/09/2021

Diseño Detallado 25/09/2021 25/10/2021 EN


71%

Manual de métodos constructivos

25/10/2021 30/10/2021 EN


30%

81

planificación de instalación

25/10/2021 27/10/2021 EN


30%

Recomendaciones de compras y logistica

30/10/2021 8/11/2021 EN

EJECUCION 5%


82


Las desviaciones según lo planificado durante este mes se deben al gran atraso del mes anterior, debido a esto

se realizo un “Fast Tracking” el cual dio como resultado la recuperación parcial de los indicadores del semáforo

83

del método de valor ganado, el indicador que mas se vio afectado de manera positiva fue el SPI pasando de 0,83

a 0,95


Durante el mes de octubre no hubo nuevos riesgos materializados, sin embargo, se siguen viendo las

consecuencias del riesgo que el cliente no responda al momento de dar respuesta a los entregables del proyecto,

al igual que se sigue con un atraso debido a la materialización del riesgo de la sobre carga laboral de los gerentes

de proyecto.









Como lecciones aprendidas durante este mes se puede resaltar la aplicación de métodos para recuperar

atrasos en el proyecto, en concreto el uso de “Fast Tracking” la cual dio como resultado la recuperación de los

indicadores y estar mas cerca del cronograma planeado.

APROBACIÓN INFORME



Revisó


Aprobó

Gina Salas Sponsor

84

4.2.4 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL DOS DE NOVIEMBRE Y

EL TRES DE DICIEMBRE


COMPRENDIDO ENTRE EL DOS DE NOVIEMBRE Y EL

TRES DE DICIEMBRE



PROYECTO






NATALIA BAQUERO


RALPH SCHACHTEBECK

Bogotá, Diciembre 2021

85


OBJETIVO




mes analizado.


Actividad nivel 1 Fecha de inicio Fecha

prevista de entrega

Estado % de avance

real Fecha de

entregado

Project Charter 26/06/2021 26/06/2021 ENTREGADO 100% 26/06/2021

Plan de dirección del proyecto

28/06/2021 4/08/2021 ENTREGADO 100% 4/08/2021

Actas de Reunión 7/09/2021 23/11/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 2/12/2021

Informes de ejecución y control

7/09/2021 23/11/2021 ENTREGADO 100% 23/11/2021

Actas de Cierre 8/09/2021 27/11/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 3/12/2021



100% 19/08/2021

Requerimientos técnicos 11/08/2021 19/08/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 3/12/2021

Normativa y Trámites 19/08/2021 31/08/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 3/12/2021

Estudio de Alternativas Técnicas


100% 3/12/2021

Diseño Conceptual 9/09/2021 25/09/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 27/09/2021

Diseño Detallado 25/09/2021 25/10/2021 ENTREGADO (ATRASADO)

100% 3/12/2021

Manual de métodos contructivos


100% 25/11/2021

Planificacion de instalación


100% 27/11/2021

Recomendaciones de compras y logistica


100% 29/11/2021

Cumplimiento de Normas y Politicas

Nacionales 8/11/2021 17/11/2021

ENTREGADO (ATRASADO)

100% 3/12/2021

Posibilidades de Financiación del

proyecto 17/11/2021 27/11/2021

ENTREGADO (ATRASADO)

100% 3/12/2021

86

Las actividades que están al 98 y 99% es debido a la no respuesta del sponsor



87

Las desviaciones en cuanto a costos al cierre del proyecto se deben en gran medida al aumento del costo de la

elaboración de los reportes debido a la contratación de 2 elementos para colaborar con esta tarea. Adicional a

esto el aumento del dólar causo que softwares que se venden en pesos colombianos incrementaran su valor.


Durante el mes de noviembre no hubo nuevos riesgos materializados, sin embargo, se siguen viendo las

consecuencias del riesgo que el cliente no responda al momento de dar respuesta a los entregables del proyecto,

al igual que se sigue con un atraso debido a la materialización del riesgo de la sobre carga laboral de los gerentes

de proyecto.








Sin embargo debido a la insistencia para la revisión de los entregables se obtuvo la aprobación de todos estos

pudiendo dar por finalizado el proyecto.


Como lecciones aprendidas durante este mes se puede resaltar la aplicación de métodos para recuperar atrasos

en el proyecto, en concreto el uso de “Fast Tracking” la cual dio como resultado la recuperación de los

indicadores y estar mas cerca del cronograma planeado.

Otra lección aprendida durante este mes es la necesidad de manejar mejor a los interesados, en este caso al

sponsor ya que por la no respuesta de este no se han podido terminar las actividades ya que falta su visto bueno.

APROBACIÓN INFORME



Revisó


Aprobó

Gina Salas Sponsor

88

4.3 Enlaces a los videos periódicos de trazabilidad de

avance del proyecto

No aplica a este trabajo de grado

89

4.4 Dashboard o tablero final de indicadores del proyecto

90

4.5 Informe de cierre / final 4.5.1 Acta De Cierre De Fase Estudios

ACTA DE CIERRE DE FASE ESTUDIOS Formato: F01

Fases de diseño y planeación de un sistema de energía solar en la finca de ganadería de leche Fattoria

Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos,


Nombre de Fase: Fase de estudios

Fecha de

entrega: 13-09-

2021

Razón de cierre

Por medio de la presente, se da cierre formal a la fase del proyecto, por las siguientes razones

especificadas en la tabla:

Motivos

Entrega de la fase de conformidad con los requerimientos del cliente. X

Cancelación de la fase del proyecto.

Entrega parcial de la fase y cancelación de otros de conformidad con los requerimientos del

cliente.


A continuación se realiza la revisión de cumplimiento de cada entregable compuesto en la fase

No.1:

Entregables Aprobación

Diagnostico del estado inicial Si

Requerimientos técnicos Si

Estudios de alternativas técnicas Si


A continuación se establece la aceptación o rechazo de la entrega del entregable y las

observaciones:

Nombre de la fase ¿Es aprobado? Observaciones

91

(Si – No)

Fase de Estudios Sí Presentado en conformidad y aprobado

por el gerente del proyecto y el sponsor.




Jennifer Duarte R.





Aceptado por:

Sponsor


Firma Nombre Cargo

Elaboró Jennifer Duarte R. Jennifer Duarte Gerente de Planeación

Revisó


Aprobó

Gina Salas Sponsor

92

Cuadro de cambios:


4.5.2 Acta De Cierre De Fase Diseños

ACTA DE CIERRE DE FASE DE DISEÑOS Formato: F02




Nombre de Fase: Fase de Diseños

Fecha de

entrega: 4-11-

2021

Razón de cierre

Por medio de la presente, se da cierre formal a la fase del proyecto, por las siguientes razones

especificadas en la tabla:

Motivos



Entrega parcial de la fase y cancelación de otros de conformidad con los requerimientos del

cliente.



No.2:


Documento del diseño conceptual Si

Informe de diseño detallado Si



observaciones:

93



Fase de Diseños Sí Aprobado sin ninguna no conformidad.




Jennifer Duarte R.





Aceptado por:

Sponsor


Firma Nombre Cargo




Cuadro de cambios:


V1 4-11-2021 Versión para Aprobación

94

4.6 Acta de cierre del proyecto ACTA DE CIERRE DE PROYECTO Formato: F04




Nombre de Fase: Fin de proyecto

Fecha de

entrega: 3-12-

2021

Objetivos del proyecto

Objetivo por el alcance:

▪ Realizar los estudios necesarios para el diseño de un sistema de energía solar para la empresa Fattoria Italia.

▪ Diseñar y planear un sistema de energía solar estable para la tecnificación de los procesos de producción de leche y queso en la empresa Fattoria Italia ubicada en el corregimiento Molineros en Sabana Larga, Atlántico.

▪ Investigar y proponer diferentes formas de financiamiento para la implementación del sistema de energía solar para la empresa Fattoria Italia.

Objetivo para el costo:

▪ Mantener el costo del proyecto en el presupuesto de COP$26.054.677, con desviaciones no mayores al 5% de lo estimado. Objetivo para el tiempo:

▪ Entregar a la empresa Fattoria Italia el diseño y la planeación del sistema de energía solar estable a más tardar a finales del mes de Noviembre del año 2021.

Justificación del proyecto

La finca Fattoria Italia S.A.S. no cuenta con un suministro de energía con la potencia y

estabilidad necesaria para mantener y tecnificar su producción lechera. Necesitan un sistema

eléctrico trifásico de 220V sin intermitencias y actualmente, con la empresa de electricidad

“Air-e” (empresa creada por el Consorcio Energía de la Costa para suministrar electricidad a la

región del Atlántico), Fattoria Italia S.A.S no cuenta con la capacidad instalada necesaria para

tecnificar sus recursos (alrededor de 3 Watts), adicional a esto este suministro de energía no

tiene garantía de estabilidad. Los dueños de la finca Fattoria Italia S.A.S. han presentado

perdidas de producción en la producción de quesos debido a problemas de estabilidad de la

red lo cual ha generado daño de equipos afectando la cadena de producción. Debido a estos

problemas anteriores con la empresa de electricidad desean en la medida de lo posible

minimizar las relaciones comerciales con esta misma. Adicional al punto mencionado

anteriormente Fattoria Italia S.A.S. busca realizar un proyecto que sea ambientalmente

sostenible por lo que buscan alejarse de los métodos convencionales de generación de energía

95

a base de recursos naturales como el carbón como hacen diferentes industrias en el Atlántico

que le venden la electricidad a la nueva empresa "Air-e". Por otra parte, Fattoria Italia S.A.S. se

encuentra ubicada en el departamento de Atlántico cuya capital Barranquilla, tiene una

incidencia promedio anual de 5600 Wh/m2, en donde se han realizado diferentes estudios

para el aprovechamiento de luz solar. El gobierno nacional cuenta con la legislación para

incentivar proyectos de energías renovables al aplicar a la exclusión del IVA, una deducción del

impuesto de renta al igual que el no pago de aranceles en el caso de importar elemento

destinado al proyecto; todo esto sustentado según la ley 1715 de 2004 avalada por el Ministerio

de Minas y Energía del gobierno nacional asesorada por la Unidad de Planeación Minero

Energética (UPME). Según la UPME en su boletín energético para el año 2019, en Colombia solo

el 2% de la energía se genera por medio de paneles solares, siendo esta una de las propuestas

de expansión para la generación de energía de la UPME para el 2028.

Productos del proyecto

Comprometidos Entregados

Informe de selección de alternativas Si

Diseño del sistema de energía solar Si

Manual de implementación Si

Evaluación financiera del proyecto Si

Informe financiero del proyecto

El proyecto se finalizó según la siguiente ejecución:

Concepto Presupuesto Ejecutado Variación

Inicio de proyecto $0 $0 $0

Gerencia de

proyectos $2.318.463.36 $2.578.543.36 $260.080

Fase de estudios $12.574.369.80 $12.569.448 -$4.948.80

Fase de diseño $7.994.324.80 $8.099.440.80 $105.116

Planeación de

implementación $1.632.458.67 $1.639.254.67 $6.796

Total $24.519.643.63 $24.886.686.83 $367.043.20

Informe financiero de materialización de riesgos:

96

Durante la ejecución del proyecto se materializaron 5 riesgos que se habían identificado en la fase

de planeación, gestión de riesgos. Estos riesgos se materializaron incurriendo en valores que

alteraron el presupuesto inicial del proyecto, los valores de los riesgos se identifican de la siguiente

manera:

Riesgo Valor materializado del riesgo

Riesgo #16 = La no respuesta del cliente durante el

levantamiento de requerimientos técnicos. $313.920

Riesgo #18 = Durante el desarrollo del proyecto, el

gerente del proyecto se ausentó debido a compromisos

externos (laborales), y se originaron retrasos en su


$69.440


gerente de planeación se ausentó debido a compromisos



$69.440


gerente de diseños se ausentó debido a compromisos



$69.440

Riesgo #21= Cuando se enviaron los entregables al

sponsor, no se obtuvo respuesta oportuna, y se

originaron retrasos en el cierre de fase y en los

siguientes entregables.

$2.000

Total: $524.240

Razón de cierre

Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto, por las siguientes razones especificadas

en la tabla:

Motivos



Entrega parcial de la fase y cancelación de otros de conformidad con los

requerimientos del cliente.


97


No.4:


Fin del proyecto Si



observaciones:



Fin de proyecto Sí




Jennifer Duarte R.





Aceptado por:

Sponsor


Firma Nombre Cargo


98

Ralph Schachtebeck Ralph Schachtebeck Gerente de Diseño



Cuadro de cambios:


V1 3-12-2021 Versión para aprobación

99

5. Evidencias del producto CAL -1-2021

1/Diciembre/2021

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de

ganadería de leche Fattoria Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de

la producción y calidad de los quesos, para el segundo semestre del 2021.

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación del sistema solar en la finca de

leche Fattoria Italia S.A.S.

5.1. Contexto

Este es el documento de diseño conceptual para el proyecto “Fases de estudios, diseño y

planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria Italia

S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de los quesos,

para el segundo semestre del 2021” se explica la composición del sistema y sus subsistemas,

además de sus interacciones preliminares. Igualmente, se enuncian y describen los materiales,

equipos tipo, disposición arquitectónica, distribución preliminar de los sistemas y equipos, y se

comentan explican los conceptos básicos de diseño.

5.1.1. Antecedentes:

El día 25 de febrero del 2021 se firmó el Project Charter del proyecto Fases de estudios, diseño

y planeación de instalación de un sistema solar en la finca de ganadería de leche Fattoria

Italia S.A.S. ubicada en Molineros, Atlántico para el aumento de la producción y calidad de

los quesos, para el segundo semestre del 2021”

Este proyecto consta de diseñar y planificar la instalación de un sistema solar para:

● Aumentar la producción de leche de 13 litros por día a 15 litros por día a más tardar para diciembre del 2022

● Establecer una cadena de frío al 100% para la conservación del producto a más tardar marzo del 2023.

100

● Mejorar los índices de felicidad del personal de la empresa al tecnificar los procesos de la cadena de producción, en un máximo de 6 meses desde la implementación del proyecto de energía solar.

● Contribuir al ahorro en el costo de la energía eléctrica del 100% para el año 2022, promoviendo la sostenibilidad y la buena calidad del producto.

El sistema contará con un arreglo de paneles solares, convertidores, reguladores de voltaje,

tablero de control, baterías, cableado y entrega de puntos de energía a los usuarios finales,

además de bandejas de cableado, conexiones, una estructura que cobijará todo el sistema.

5.2. Definiciones

o Batería: Una batería eléctrica, también llamada pila o acumulador eléctrico, es un artefacto compuesto por celdas electroquímicas capaces de convertir la energía química en su interior en energía eléctrica. Así, las baterías generan corriente continua y, de esta manera, sirven para alimentar distintos circuitos eléctricos, dependiendo de su tamaño y potencia.

Fuente: https://concepto.de/bateria/

o Cables eléctricos: Un cable eléctrico es un elemento fabricado y pensado para conducir electricidad. El material principal con el que están fabricados es con cobre (por su alto grado de conductividad) aunque también se utiliza el aluminio que aunque su grado de conductividad es menor también resulta más económico que el cobre.

Fuente: https://masvoltaje.com/blog/tipos-de-cables-electricos-que-existen-n12

o Cimentación: La cimentación, en concreto reforzado consiste en los elementos estructurales que transmiten la carga de las columnas de una estructura al suelo. Existen diferentes tipos y su elección o uso dependen del tipo de suelo y del tipo de carga, la cimentación superficiales tipo zapatas, estas son literalmente como zapatos con un área superficial mucho mayor que la columna, que se sitúan a pocos metros de la superficie del suelo suelen utilizarse para cargas relativamente bajas y para tipos de suelo rocoso o duro. Por otra parte, las cimentaciones profundas tipo pilote, son elementos “delgados y largos” que se ubican en el suelo, se ubican por grupos y se conectan a un dado de cimentación, suelen utilizarse para cargas pesadas, en tipos de suelo muy blando.

Fuente: https://ingenierosasesores.com/actualidad/que-tipos-de-cimentaciones-

existen/

https://concepto.de/energia-quimica/

https://concepto.de/energia-electrica/

https://concepto.de/bateria/

https://masvoltaje.com/blog/tipos-de-cables-electricos-que-existen-n12

https://ingenierosasesores.com/actualidad/que-tipos-de-cimentaciones-existen/

https://ingenierosasesores.com/actualidad/que-tipos-de-cimentaciones-existen/

101

o Controlador eléctrico: Un controlador es un instrumento que toma la señal desde un sensor, la compara con un “setpoint” y ajusta la salida de control. Existen variados tipos de controladores, pero la mayoría presenta al menos un tipo de control de salida.

Fuente: https://www.motoresydrives.com/controleselectricos/

o Estructura de anclaje: los anclajes hacen referencia a la forma en que la estructura de soporte principal se une con la cimentación, igualmente pueden hacer referencia a cómo se anclan diferentes estructuras ( bandejas de cables, etc) a la estructura. Haciendo hincapié en la cimentación y la estructura de soporte y teniendo en cuenta que ambos subcomponentes son de materiales distintos y no tienen el mismo método constructivo, el anclaje permite volver estos dos elementos, una estructura monolítica. Existen 2 tipos pre-instalados y post-instalados. Los anclajes post-instalados permiten determinar con precisión la ubicación de la columna puesto que deben perforarse e instalarse una vez la cimentación esté hecha. Normalmente, constan de una estructura se que adapta y se adhiere por fricción al concreto fisurado y un tornillo que se ajusta a dicha estructura y se asegura la columna de metal, en este caso, al suelo.

Fuente: https://www.hilti.com.co/content/hilti/W2/CO/es/ingenieria/design-

center/sistema-de-anclajes.html

o Estructura soporte principal: Para este proyecto, la estructura de soporte principal hace referencia a la unión de varios perfiles de acero de tamaño y longitud comercial en forma de pórticos unidos a través de uniones no-permanentes, (pernos y tuercas) para facilidad de ensamblaje en sitio.

o Inversor: Un inversor de corriente es un aparato electrónico. La función del inversor es cambiar un voltaje de entrada de corriente continua a un voltaje simétrico de salida de corriente alterna, con la magnitud y frecuencia deseada por el usuario.

Fuente: https://solar-energia.net/energia-solar-

fotovoltaica/elementos/convertidores-corriente

o Panel solar: Un panel solar, de este modo, es un elemento que permite usar los rayos del sol como energía. Lo que hacen estos dispositivos es recoger la energía térmica o fotovoltaica del astro y convertirla en un recurso que puede emplearse para producir electricidad o calentar algo.

Fuente: https://definicion.de/panel-solar/

o Protecciones de red: Los sistemas de protección se implementan en los mecanismos eléctricos de alta y baja potencia, para impedir la pérdida o daño de aparatos o espacios arquitectónicos por consecuencia de un error, que alcanza iniciar de forma sencilla para luego difundirse en todo el sistema eléctrico, sin ningún control de forma dominante, logrando ocasionar grandes daños si no se detiene.

Fuente: https://definicion.xyz/proteccion-de-sistemas-electricos-electrica/

https://www.motoresydrives.com/controleselectricos/

https://www.hilti.com.co/content/hilti/W2/CO/es/ingenieria/design-center/sistema-de-anclajes.html

https://www.hilti.com.co/content/hilti/W2/CO/es/ingenieria/design-center/sistema-de-anclajes.html

https://solar-energia.net/energia-solar-fotovoltaica/elementos/convertidores-corriente

https://solar-energia.net/energia-solar-fotovoltaica/elementos/convertidores-corriente

https://definicion.de/energia

https://definicion.de/panel-solar/

http://www.cicloscombinados.com/index.php/11-los-sistemas-electricos

https://definicion.xyz/proteccion-de-sistemas-electricos-electrica/

102

o Estructura de fijación de paneles solares: Esta estructura hace referencia a los rieles, usualmente de aluminio y sujetadores que deben montarse en la estructura de soporte para fijar los paneles solares de la estructura.

Fuente: https://s-5.com/es/products/solar-panels-on-metal-roof-rack-and-rail/

o Sistema solar completamente aislado: Una instalación solar fotovoltaica aislada es un sistema de generación de corriente sin conexión a la red eléctrica que proporciona al propietario energía procedente de la luz del sol.

Fuente: https://es.krannich-solar.com/es/autoconsumo/fotovoltaica-

aislada.html#:~:text=Una%20instalaci%C3%B3n%20solar%20fotovoltaica%20aislad

a,de%20la%20luz%20del%20sol.

5.3. Composición del sistema y los sub-sistemas

5.3.1. Diseño Eléctrico:

- Paneles solares: En la actualidad existen dos tipos de paneles solares, monocristalinos y policristalinos; los primeros son más eficientes a menor temperatura y a menor luz que su contraparte policristalina, sin embargo estos son más susceptibles a daños en sus circuitos si se llegan a tapar sus celdas fotovoltaicas con algún elemento como suciedad, su construcción es más cara. Por su parte los paneles solares policristalinos son menos eficientes que los paneles

solares monocristalinos sin embargo estos al ser más económica su construcción

pueden ser una opción más viable que los monocristalinos.

Estos paneles se conectan al controlador para que su energía sea almacenada en las

baterías para su posterior utilización.

- Inversores: El inversor como se mencionó anteriormente en las definiciones este equipo se requiere para convertir la energía almacenada en las baterías (corriente continua) al tipo de energía que se utiliza en los tomacorrientes comunes (corriente alterna). Este equipo determina el voltaje de los equipos a utilizar. Es necesario revisar ya que muchas veces se pueden encontrar controlador e inversor en un mismo equipo.

- Controladores: El controlador es utilizado para controlar los picos de corriente y de voltaje que puedan entregar los paneles solares a las baterías, esto con el fin que la batería no se sobrecaliente debido a la cantidad de corriente suministrada y que

https://s-5.com/es/products/solar-panels-on-metal-roof-rack-and-rail/

https://es.krannich-solar.com/es/autoconsumo/fotovoltaica-aislada.html#:~:text=Una%20instalaci%C3%B3n%20solar%20fotovoltaica%20aislada,de%20la%20luz%20del%20sol



103

su vida útil sea lo más prolongada posible. Es necesario revisar ya que muchas veces se pueden encontrar controlador e inversor en un mismo equipo.

- Baterías: Las baterías son de los equipos más importantes para este sistema ya que es este el que proporciona energía a los elementos que se conecten. las baterías se conectan al inversor lo cual dependiendo del arreglo de las baterías se dará el voltaje del sistema.

- Requerimiento máximo de potencia por día: 24,5 KW.

Potencia(KW/H) Utilización diaria

Horas

Consumo diario

Motor ordeño 1 2 2

tanque frio (leche) 1,5 9 13,5

Iluminación 0,2 3 0,6

Aire

acondicionado

0,87 8 6,96

Nevera 0,06 24 1,44

Total 3,63 24,5

5.3.2. Diseño Estructural:

- Estructura de soporte principal: Los perfiles disponibles en el mercado cumplen con las siguientes características físicas:

104

*Fuente: la campana, servicios de acero por lo que se asume

Los perfiles anteriores cumplen con la ASTM A500 = NTC 4526: Tubería estructural

de acero al carbono formada en frío, con y sin costura, redonda y de otras formas.

Que a su vez son los permitidos por la norma NSR-10 para realizar estructuras.

Igualmente, para este proyecto se van a utilizar los perfiles a su máxima longitud, y

se van a utilizar uniones permanentes con soldadura.

- Estructura de anclaje de los paneles: Los paneles solares se anclan a la estructura principal mediante rieles de aluminio y pernos, y dentro de los rieles se deslizan sujetadores, y mediante fricción se aseguran los paneles al riel.

A continuación se presentan los perfiles que se encuentran comercialmente

*Fuente: solarstem

En este caso se van a elegir los rieles con el mayor momento de inercia para

contrarrestar la flexión por grandes luces, estos perfiles pueden cortarse hasta por

un largo de 12 m por lo que pueden lograrse dimensiones más cortas.

- Cimentación: La cimentación de este proyecto se realiza con pequeñas zapatas que tienen por nombre anclajes a dado de pilar, este tipo de anclaje o cimentación se presenta gráficamente a continuación:

105

*Fuente: Bloques de Autocad

Los ganchos en acero se funden en una matriz de concreto y tienen una terminación

que permite que te atornillen los perfiles de acero al dado de concreto.

- Diseño de redes 1. Cableado de red: Este cableado debe ser capaz de soportar corrientes de

alrededor 40 amp sin calentarse, debido a la zona geográfica donde se implementara el sistema es mejor en caso de quedar cerca a 2 valores de corriente o muy cerca a un límite siempre optar por la más alta.

2. Protecciones de red: se instalará un juego de breakers a la salida del inversor para proteger los equipos de cualquier pico de corriente que pueda ocurrir.

5.4. Planificación de instalación

4.1. Instalación estructural:

La planificación de la instalación estructural se basa en los métodos constructivos descritos en la

siguiente sección.

A grandes rasgos la instalación estructural tiene el siguiente orden:

1. Disposición del terreno y mediciones. 2. Excavación, armado y fundición de cimentación

106

3. Soldadura del armazón de acero o la estructura de soporte 4. Anclaje de los pilares de la estructura de soporte 5. Sobre la estructura de soporte se ubican los rieles de aluminio y se atornillan a la estructura

principal. 6. Encima de los rieles se ubican los paneles solares y, panel a panel, se ubican los tornillos o

deslizadores que sujetan los paneles solares por fricción.

5.4.2. Instalación eléctrica:

Una vez instalados los paneles y con esa estructura en forma de techo, bajo este se disponen las

baterías, los inversores, interruptores y demás componentes.

La instalación eléctrica se centra en conectar los paneles solares de acuerdo a lo previsto por el

diseño detallado, conforme a su distribución en serie o en paralelo. Igualmente, contempla la

puesta a tierra de todos los sistemas de acuerdo al RETIE.

Luego de la conexión de los paneles, estos deben conectarse al regulador de voltaje éste al inversor

y seguidamente en una ramificación entre las baterías y la salida a la alimentación de la finca

5.4.3. Instalación de redes:

A nivel de redes de acuerdo a los diseños, deben canalizar todas las conexiones eléctricas teniendo

en cuenta el ambiente agreste al que se enfrenta. según el código RETIE se

5.5. Métodos Constructivos

Esta sección cobra relevancia sobre todo para la sección del diseño estructural, teniendo en cuenta

que los componentes eléctricos y de redes están caracterizados y se entregan completamente

107

funcionales de fábrica. Adicionalmente, la instalación y el orden lógico para la consecución de estos

componentes funcionales, fue explicada en mayor profundidad en el entregable de la planeación de

la implementación.

Por otra parte, la estructura debe pasar por un procesamiento, mediciones, y actividades para

poder ser un producto funcional en su conjunto.

En ese orden de ideas, se presentan los métodos constructivos que aplican a la estructura de este

proyecto, que profundizan lo presentado en el diseño conceptual y detalla los pasos para la

obtención del producto final a nivel estructural:

1. Cerramiento:

Para cumplir con lo establecido por los códigos de construcción, debe realizarse un

cerramiento sobre el área a intervenir, en este caso, dado a que es una obra pequeña, el

cerramiento consta de hacer agujeros en el suelo de por lo menos 50 cm a 1 m y ubicar

pilares de madera y que la distancia entre ellos no exceda los 3 m.

2. Cimentación:

a. Se realiza la ubicación georeferenciada de la ubicación de los dados o bloques de cimentación.

b. Se descapota el área a intervenir, se retira el césped o demás vegetación que pueda interferir con la construcción

c. Se “cimbra” el terreno, es decir, se traslada lo que se encuentra en los planos de cimentación al terreno con ayuda de la herramienta “cimbra” que consta de un hilo lleno de tiza roja para trasladar las líneas al terreno.

d. Una vez determinadas las ubicaciones precisas, se realiza la excavación, debido a la inaccesibilidad del terreno, esta excavación se va a realizar a mano.

e. seguidamente, se procede a armar el acero, con los ganchos que se presentan en el documento de diseño conceptual, y una vez sujeto en su lugar se procede al siguiente paso.

f. Se prepara la mezcla de concreto para una rigidez de 28 MPa y se vierte en el agujero donde se encuentra el acero., cuidando que los “pelos” del acero no cambian de posición

g. Este procedimiento se repite para todos los dados de cimentación requeridos. h. Cabe resaltar, que únicamente se puede cargar, es decir construir encima de, la

cimentación una vez pasados 2 días.

3. Estructura de Soporte:

108

La estructura de soporte, tal como fue mencionado en el documento de diseño conceptual,

consta de perfiles de acero que cumplen con normativa ASTM, para su

construcción/manufactura deben tenerse en cuenta lo siguientes elementos:

a. Se toman los perfiles de acero a las dimensiones estipuladas por los diseños detallados y se corta un ángulo de 45° para que pueda hacerse una unión prolija entre todos los perfiles que vayan a 90° entre sí.

b. Se preparan los bordes para hacer una soldadura de relleno, es decir que el material de fundición o unión, logre ubicarse entre los dos perfiles que desean soldarse.

c. Seguidamente, y tal como se especifica en el documento de diseño conceptual, los perfiles de acero que harán de columnas para la estructura deben cortarse con un ángulo de 12° para que el set de paneles solares queden inclinados en dirección Azimut 0, es decir, la inclinación estará orientada totalmente hacia el norte.

d. A cada una de las columnas se solda una base con refuerzos para que pueda ser atornillada a los “pelos” que quedaron expuestos en los dados de cimentación.

e. Finalmente, se realiza la soldadura entre el marco que sostiene los paneles y los perfiles de acero que harán de columnas para la estructura

4. Estructura de Paneles:

El método constructivo de la estructura de los paneles solares se limita a tomar el riel de 12

m cortarlo según lo especificado en el los diseños detallados y ubicarlos en la parte superior

de la estructura de soporte según las dimensiones de los paneles solares.

5.6. Recomendaciones de compras y logísticas

5.6.1. Proveedores:

Dentro del mercado colombiano se encuentran varias empresas proveedoras de herramientas y

servicios para la implementación y desarrollo de sistemas de energía solar. Para este proyecto la

selección de los proveedores se determinará por factores como: experiencia, servicio, precio y

calidad. Adicional se tendrá en cuenta el factor de transporte, como facilidad y obtención de las

herramientas para el municipio de Molinero, Atlántico.

El estudio realizado en esta fase permitió la identificación de varias empresas proveedoras de los

implementos necesarios para el Sistema Solar y que además, cumplen con los criterios

determinados por el equipo del proyecto para la obtención y compra de los equipos del sistema

Solar; las empresas son:

109

1. Darwin Energía Solar1, se encuentra en Itagüí, Antioquia. Empresa joven y emprendedora con

10 años de experiencia y 5 años en el mercado, han ejecutado más de 50 proyectos de energía solar

en toda Colombia.

Número de contacto: +57 3015057934

2. Comercializadora de Energías Renovables – CER S.A.S12, Empresa ubicada en la ciudad de

Barranquilla, que comercializa los diseños, instalación de paneles solares y la venta de partes y

repuestos de los paneles solares.

Número de contacto: +57 311 3735299

3. América Fotovoltaica13: Empresa ubicada en Bogotá, dedicada a ofrecer soluciones de ahorro

energético en el segmento de la energía solar fotovoltaica. Es una empresa enfocada en el mercado

del autoconsumo eléctrico en Colombia y Latinoamérica. Esta empresa ofrece garantía de 10 años

y cubre desde la instalación como el producto.

5.6.2. Tiempos y métodos de entrega de los equipos:

Las empresas seleccionadas cuentan con la experiencia en la realización de los equipos a la medida

que se les solicite, adicional ofrecen el servicio de implementación y garantía.

De acuerdo a las políticas que tienen las empresas anteriormente mencionadas, estas ofrecen un

tiempo de entrega aproximadamente de 15 días hábiles, para la construcción de los equipos,

revisión, aprobación y proceder al envío de los materiales hacia el lugar de destino, la finca Fattoria

Italia en Molinero, Atlántico.

En cuanto a la entrega de los equipos, las empresas ofrecen el servicio de transporte y logística,

transportando los equipos al lugar de destino, es decir al lugar donde se va a realizar la

implementación, adicional la empresas ofrecen el servicio de instalación de los equipos de acuerdo

a las necesidades del cliente, o en este caso de acuerdo a lo planeado. Las 3 empresas seleccionadas,

ofrecen el servicio con profesionales en el tema de instalación.

Para culminar, el mercado de las 3 empresas proveedoras de los equipos ofrece garantía de los

elementos comprados, garantía que inicia a partir de la elaboración de los equipos hasta la

implementación de estos, cubre aproximadamente 10 años de garantía, lo cual genera confianza al

comprador, al tener un respaldo por muchos años. Además, cuentan con certificaciones y alianzas

de entidades reconocidas por la seguridad y calidad de los equipos.

Para más información sobre cada una de las empresas mencionadas, se puede revisar la parte de

“Bibliografía” y encontrarán la página web oficial de las empresas.

110

5.7. Cumplimiento de Normas y Políticas Nacionales

5.7.1. Trámites legales frente a la UPME:

La ley que regula y promueve el desarrollo y la utilización de las fuentes no convencionales de

energía en Colombia, es la ley 1715 del 2014, bajo el Ministerio de Energía y Minas.

Según la UPME (Unidad de Planeación Minero Energética) estipula que la ley 1715 “promueve el

desarrollo y la utilización de las Fuentes No Convencionales de Energía, principalmente aquellas de

carácter renovable, en el sistema energético nacional, mediante su integración al mercado eléctrico,

su participación en las Zonas No Interconectadas y en otros usos energéticos como medio necesario

para el desarrollo económico sostenible, la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero y la

seguridad del abastecimiento energético.”

5.7.2 Cumplimiento frente a la ley 1715 de 2014:

Como se encuentra mencionado anteriormente en este informe, la ley que regula y vigila los

incentivos de usar energía solar, se encuentra en la Ley 1715 de 2014 y explica que los incentivos

tributarios son:

1. Deducción especial en la determinación del impuesto la Renta

2. Exclusión de bienes y servicios de IVA

3. Exención de gravámenes arancelarios

4. Depreciación acelerada.

● Reunir los requisitos establecidos en el articulo 4 de la resolución 203 de 2020. Es decir, diligenciar 4 formatos que son alimentados por: el diseño, proveedor de productos y servicios contratado para la instalación. Este tramite se realiza en línea, por medio de la plataforma web de la UPME: https://www1.upme.gov.co/Incentivos/Paginas/Principal.aspx El tiempo de duración de este tramite es cercano a 65 días.

● En la plataforma de la UPME se debe cargar los formatos diligenciados con sus respectivos anexos.

● Luego sigue la revisión por parte de la UPME de toda la información cargada a la plataforma. Después de que la entidad realice la correspondiente revisión, si se presentan correcciones o ajustes, se deben de realizar.

https://www1.upme.gov.co/Incentivos/Paginas/Principal.aspx

111

● Luego de realizar el tramite de formularios y registros y la validación de la UPME, al finalizar el proceso la UPME emite el certificado de incentivos tributarios, y es cuando ya se ha completado al 100% los procedimientos estipulados en la ley y revisados por las entidades. Esto puede durar hasta 90 días en finalizar.

● Cuando ya se cuenta con el certificado emitido por la UPME, se pueden hacer efectivos los incentivos tributarios y aumentar los rendimientos financieros del proyecto de energía solar.

Para tener mas claridad de las etapas del proyecto y la aplicación de los incentivos, se adjunta

infografía de la UPME, del documento “Invierta y gane con energía”2 para conocer el proceso:

112

5.7.3. Normativa del Ministerio de Minas y energías:

Basándose en la ley 1715 expedida por el Ministerio de Minas y Energías, explica en detalle los

decretos más relevantes para la implementación del Sistema Solar en Colombia, y se explican a

continuación:

o Decreto de desarrollo de incentivos previstos en la ley:

113

- Decreto 2143 de 2015: firmado y aprobado por los Ministerios: Minas y Energía, Hacienda y crédito Público, Comercio Industria y Turismo y el de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Se celebró con el fin de fomentar la inversión, investigación y desarrollo de tecnologías limpias para la producción de energía, estableciendo incentivos económicos para esta acción.

o Resoluciones reglamentadas para acceder a los incentivos: - Resolución 520 de 20073: Allí se establece por ley, el registro de los proyectos de

generación de energía eléctrica a operar en el Sistema Interconectado Nacional, debe realizarse ante la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME.

- Resolución 638 de 20074: indica los requisitos que deben cumplirse para estar inscritos en los proyectos de generación de energía no convencional, los formatos para diligenciar información de los proyectos y la entidad reguladora, UPME.

- Resolución 143 de 20165: Indica adiciones al artículo de la Resolución 520, modificando las funciones de la UPME de establecer los requerimientos energéticos del país, y que establezca los mecanismos y procedimientos para evaluar la oferta y la demanda de energía y así mismo se encargue de fomentar la inversión de estos proyectos.

- Resolución 045 de 20166: aquí indica los requisitos y procedimientos que deben de tener en cuenta los inversionistas para emitir la certificación y avalar los proyectos de energía no convencional, para obtener los beneficios tributarios especificados en la ley 1745.

- Resolución 1283 de 2016 (MinAmbiente)7: En esta resolución el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible establece el procedimiento correspondiente para expedir la certificación de beneficio ambiental debido a las nuevas inversiones en proyectos relacionados a fuentes de energía no convencional de energías renovables, para así mismo obtener los beneficios tributarios que están escritos en la ley 1715 del 2014.

- Resolución 186 de 2012 (MinAmbiente)8: En esta resolución el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible adopta el Plan de Acción para el desarrollo del programa de uso de energía no convencional, y define sus objetivos y programas que lo adoptan. Adicional, afirma su cumplimiento y fomento al desarrollo de proyectos.

5.7.4. Políticas Departamentales y Municipales:

El proyecto se desarrollará e implementará en el Departamento del Atlántico, ciudad de

Barranquilla en el corregimiento de Molinero (Como se evidencia en la foto anexa). Sus

coordenadas se ubican: Latitud: 10.6543 y Longitud: -75.0425.

Este municipio se acoge a la normativa nacional, es decir a los reglamentos y leyes que expide el

Ministerio de Minas y Energía y la UPME (Unidad de Planeación Minero-Energética), la normativa

de Energías Renovables No Convencionales, las cuales son:

● Ley 1715 de 2014 de la UPME10: “se regula la integración de las energías renovables no convencionales al Sistema Energético Nacional”

114

● Decreto 2143 de 201510: “Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Minas y Energía, 1073 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para la aplicación de los incentivos establecidos en el Capítulo III de la Ley 1715 de 2014.”

● Resolución del Ministerio de Ambiente y Desarrollo, 1823 del 8 de agosto 201610: “Se establece el procedimiento y requisitos para la expedición de la certificación de beneficio ambiental por nuevas inversiones en proyectos de fuentes no convencionales de energías renovables - FNCER y gestión eficiente de la energía, para obtener los beneficios tributarios de que tratan los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 1715 de 2014 y se adoptan otras determinaciones.”

● Resolución del Ministerio de Ambiente y Desarrollo ley 1312 del 11 agosto del 201610: “Se adoptan los términos de referencia para la elaboración del Estudio de Impacto Ambiental – EIA, requerido para el trámite de la licencia ambiental de proyectos de uso de fuentes de energía eólica continental y se toman otras determinaciones”

● Resolución de la UPME 0281 de 201510: “Se define el límite máximo de potencia de la autogeneración a pequeña escala”

● Resolución de la Comisión de Regulación de Energía y Gas - CREG 024 de 201510: “Se regula la actividad de autogeneración a gran escala en el Sistema Interconectado Nacional (SIN)”

● Decreto 1623 del 201510: “Se modifica y adiciona el Decreto 1073 de 2015, en lo que respecta al establecimiento de los lineamientos de política para la expansión de la cobertura del servicio de energía eléctrica en el Sistema Interconectado Nacional y en las Zonas No Interconectadas.”

● Decreto 2492 de 201410: “Se adoptan disposiciones en materia de implementación de mecanismos de respuesta de la demanda"

● Decreto 2469 de 201410: “Se establecen los lineamientos de política energética en materia de entrega de excedentes de autogeneración”

5.8. Posibilidades de Financiación del Proyecto

5.8.1.Información de entidades:

Durante la ejecución de este proyecto se realizaron una serie de actividades de investigación

relacionadas a las entidades y empresas que proveen servicios de instalación y asesorías del

sistema de generación de energía eléctrica a partir de fuentes no renovables. Las empresas en las

que se realizó el estudio y proceso de investigación fueron: entidades bancarias de Colombia

(Banco de Bogotá, Banco Agrio) y entidad privada; Green Yellow.

La información obtenida por las entidades fue la siguiente:

115

o Entidad bancaria - Banco Agrario14: Esta entidad financiera del estado ofrece ayudas económicas y de financiación para el sector agropecuario del país. Inicialmente se decidió por realizar la investigación con esta entidad debido a que el proyecto va enfocado a la mejora de la producción de leche de una empresa. Este banco ofrece líneas para incentivar el desarrollo del sector rural con instrumentos de financiación para estimular la inversión y la economía del país, estas líneas son conocidas como las “LEC (Líneas especiales de Crédito)” están integradas por ayudas económicas, integración a programas de fomento y desarrollo agropecuario.

o Entidad Bancaria – Banco de Bogotá15: Esta entidad financiera es privada, ofrece varios créditos destinados a sus clientes que son personas naturales con las que tengan vínculo comercial, ganan a partir de 1 salario mínimo legal o su vida crediticia sea llamativa para el banco. Una de las líneas de crédito que ofrece este banco es el “Crédito Libre Inversión”, el banco otorga un préstamo para que el dinero sea utilizado en lo que la persona desee, sin restricciones a libre destino como su nombre lo indica. Solo se necesita demostrar buena vida crediticia, tener un objetivo para invertir el dinero desembolsado y el banco procede a realizar el préstamo.

o Entidad privada – Green Yellow16: Es una empresa privada, que cuenta con 7 años de experiencia en el mercado del diseño, construcción, implementación y operación de plantas fotovoltaicas en el país y en varios países del mundo. Green Yellow cuenta con varios servicios de contratos para facilitarle a las empresas la implementación de plantas de energía solar, uno de los contratos que ofrece esta empresa se llama “Contrato de PPA (Power Purchase Agreement – PPA (Contrato de compra de energía)” contrato de manera sencilla destinada a las empresas para que estas se enfoquen en el negocio y no en el gasto eléctrico.

5.8.2. Seleccionar entidades o formas de financiación:

De acuerdo con el estudio realizado de las 3 entidades determinadas en el anterior punto, se han

seleccionado 2 entidades y tipos de créditos que son acordes a las necesidades del cliente, las

entidades son:

o Banco de Bogotá: Por la facilidad de la obtención del crédito de Libre Inversión, se mantiene esta opción como una de las posibilidades de financiación para el proyecto. Adicional, Fattoria Italia mejorará su sistema de producción y obtendrá mejores ingresos y menos costos de producción, lo que significa atractivo económico para la entidad financiera y facilidad de desembolso del crédito, sin restricciones ni inconvenientes.

o Green Yellow: Por la experiencia de esta empresa en el sector de generación de energía solar y en la forma de financiación y el tipo de contrato que ofrece se escogió esta empresa como una buena opción a tener en cuenta para que el cliente tome la decisión de inversión y el factor económico no sea un obstáculo para la implementación de la energía en su empresa.

5.8.3. Comparar las diferentes alternativas de financiación:

116

A continuación se realiza un cuadro informativo para mostrar las características que contiene cada

financiación:

Crédito de Libre Inversión Contrato de PPA

- Qué es: Es una línea de crédito digital con la que puedes financiar el proyecto que quieras. Al ser digital no requieren documentos y el desembolso del dinero es al instante.17

- Entidad: Privada – Banco de Bogotá. - Tipo de Financiación: Crédito - Tasa: Desde 1.9% M.V Tasa Fija - Tiempo: Entre 12 y 72 meses

- Qué es: Contrato para clientes donde ellos compran la energía producida de la planta de Green Yellow, a un precio más bajo que el suministro de la red por kilovatio hora; optimizando de esta manera su gasto de energía, resguardando la rentabilidad de la empresa. Al finalizar el contrato nuestro cliente adquiere la planta solar en su totalidad.18

- Entidad: Privada – Empresa Green Yellow*.

- Tipo de Financiación: Contrato - Tasa: N.A. - Tiempo: Depende de la ejecución e

implementación del proyecto.

* Fuente de información: Green Yellow: https://www.greenyellow.co/energia-solar/

5.8.4. Realizar Documento de posibilidades de financiación:

El documento realizado para el cliente se llama: “Posibilidades de Financiación V.1” es el

documento donde encontrarán la información al detalle del estudio e investigación realizada por el

equipo del proyecto para que conozca las posibilidades de financiación que existen a la hora de

desarrollar y poner en marcha el sistema solar en la finca Fattoria Italia S.A.S.

A continuación se menciona la información de contacto de las empresas con las que se puede llevar

a cabo este convenio de financiación:

o Banco de Bogotá: - Página web: https://www.bancodebogota.com/wps/portal/banco-de-

bogota/bogota/productos/para-ti/creditos-y-financiacion/credito-libre-destino-digital - Línea telefónica: 6053504300 (Barranquilla)

o Green Yellow: - Pagina web: https://www.greenyellow.co/energia-solar/ - Correo electrónico: [email protected] - Línea telefónica: 601 555 3595 (Nacional)

https://www.greenyellow.co/energia-solar/

https://www.bancodebogota.com/wps/portal/banco-de-bogota/bogota/productos/para-ti/creditos-y-financiacion/credito-libre-destino-digital



mailto:[email protected]

117

Anexos

● Anexo No: Ubicación de Molinero, Atlántico. https://es.wikipedia.org/wiki/Sabanalarga_(Atl%C3%A1ntico)

https://es.wikipedia.org/wiki/Sabanalarga_(Atl%C3%A1ntico)

118

Bibliografía

1. Invierta y Gane con energía – UPME – Ley 1715. Documento digital:

https://www1.upme.gov.co/Documents/Cartilla_IGE_Incentivos_Tributarios_Ley1715.pdf

2. Invierta y gane con energía – UPME – Documento digital:


3. Resolución 520 de 2007 – Republica de Colombia – UPME – Documento digital:

http://www.siel.gov.co/siel/documentos/documentacion/Generacion/0520_2007.pdf

4. Resolución 638 de 2007 – Sistema Único de información Normativa – Documento digital:

http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Resolucion/4048051

5. Resolución 143 de 2016 – MinMinas – UPME – Documento digital:


6. Resolución 045 de 2016 - Instituto Nacional de Contadores Públicos. Incp – Documento digital:

https://incp.org.co/resolucion-045-por-la-cual-se-establecen-los-procedimientos-y-requisitos-

para-emitir-la-certificacion-y-avalar-los-proyectos-de-fuentes-no-convencionales-de-energia-

fnce-con-miras-a-obtener-el-bene/

7. Resolución 1283 de 2016 – Ministerio de ambiente y Desarrollo Sostenible – Documento digital:

https://www.minambiente.gov.co/images/pruebamanuel/18082016/res%201283%20agt%202

016.pdf

8. Resolución 186 de 2016 – Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible – Documento digital:

https://www.minambiente.gov.co/images/AsuntosambientalesySectorialyUrbana/pdf/emisione

s_atmosfericas_contaminantes/Insentivos/Resolucion_186_de_2012_-_Metas_Ambientales.pdf

9. Mapa de Molinero Atlántico en Sabana Larga - Mapas América – Documento Digital:

https://mapasamerica.dices.net/colombia/mapa.php?nombre=Molinero&id=17801

10. Normativa Colombiana – Energías no renovables no convencionales – Documento Digital:

http://www.solargreen.com.co/normativa.html

11. Darwin Energía - Proveedores – Pagina web: https://darwinenergia.co/nosotros/

12. Comercializadora de energías renovables S.A.S. – Proveedores – Pagina web:

https://cerenovables.com/nosotros/#1588911557483-49ce984f-5580

13. América Fotovoltaica – Proveedores – Pagina web: http://www.americafotovoltaica.com/

14. Banco Agrario – Pagina Web:

https://www.bancoagrario.gov.co/BancaAgropecuaria/Paginas/Finagro.aspx

15. Banco de Bogotá – Pagina web: https://www.bancodebogota.com/wps/portal/banco-de-

bogota/bogota/productos/para-ti/creditos-y-financiacion/credito




http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Resolucion/4048051


https://incp.org.co/resolucion-045-por-la-cual-se-establecen-los-procedimientos-y-requisitos-para-emitir-la-certificacion-y-avalar-los-proyectos-de-fuentes-no-convencionales-de-energia-fnce-con-miras-a-obtener-el-bene/



https://www.minambiente.gov.co/images/pruebamanuel/18082016/res%201283%20agt%202016.pdf

https://www.minambiente.gov.co/images/pruebamanuel/18082016/res%201283%20agt%202016.pdf

https://www.minambiente.gov.co/images/AsuntosambientalesySectorialyUrbana/pdf/emisiones_atmosfericas_contaminantes/Insentivos/Resolucion_186_de_2012_-_Metas_Ambientales.pdf

https://www.minambiente.gov.co/images/AsuntosambientalesySectorialyUrbana/pdf/emisiones_atmosfericas_contaminantes/Insentivos/Resolucion_186_de_2012_-_Metas_Ambientales.pdf

https://mapasamerica.dices.net/colombia/mapa.php?nombre=Molinero&id=17801

http://www.solargreen.com.co/normativa.html

https://darwinenergia.co/nosotros/

https://cerenovables.com/nosotros/#1588911557483-49ce984f-5580

http://www.americafotovoltaica.com/

https://www.bancoagrario.gov.co/BancaAgropecuaria/Paginas/Finagro.aspx

https://www.bancodebogota.com/wps/portal/banco-de-bogota/bogota/productos/para-ti/creditos-y-financiacion/credito

https://www.bancodebogota.com/wps/portal/banco-de-bogota/bogota/productos/para-ti/creditos-y-financiacion/credito

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16. Green Yellow – Página web: https://www.greenyellow.co/energia-solar/

17. Banco de Bogotá – Crédito de libre inversión digital – Pagina web:

https://www.bancodebogota.com/wps/portal/banco-de-bogota/bogota/productos/para-

ti/creditos-y-financiacion/credito-libre-destino-digital

18. Green Yellow – Contrato PPA – Pagina web: https://www.greenyellow.co/energia-solar/

Fases de estudios, diseño y planeación de instalación del sistema solar en la finca de

leche Fattoria Italia S.A.S.

Jennifer Duarte Ricardo.



Ralph Schachtebeck Gómez

Elaborador por: Ralph Schachtebeck

Gerente de Diseños

Elaborador por: Natalia Baquero Salas




Aceptado por:

Sponsor






120

Firma Nombre Cargo

Elaboró

Jennifer Duarte R. Jennifer Duarte Gerente de Planeación

Ralph Schachtebeck Ralph Schachtebeck Gerente de Diseños


Revisó


Aprobó

Gina Salas Sponsor

Cuadro de cambios:


V.A 1/12/2021 Primera versión

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ANEXOS : Documentos soporte de la gerencia de proyectos:

1. Actas de reuniones

1.1. Acta de reunión #1:

F-TDG-010

ACTA DE REUNIÓN DE TRABAJO DE GRADO – TDG-2021-1-002



FECHA DE REUNIÓN Martes 16 de Marzo 2021

NOMBRE DEL PROYECTO



● Conocer al tutor del proyecto de grado, el profesor Mauricio Penagos. ● Presentar las ideas del proyecto de grado al tutor. ● Revisar en detalle de los componentes de la presentación: nombre del proyecto, justificación del proyecto, objetivos de negocio, objetivos del proyecto, alcance del proyecto, exclusiones, ciclo de vida, cronograma e hitos del proyecto y las Competencias del equipo, Autoridad de Gerente de Proyecto y del Equipo del Proyecto. ● Solucionar dudas respecto a lo planteo sobre la presentación del proyecto. ● Orientar a los integrantes del grupo del proyecto sobre información importante y factores claves a tener en cuenta en el desarrollo del proyecto por parte del profesor Mauricio.

ASISTENTES

NOMBRE FIRMA

122

Natalia Baquero Natalia Baquero

Jennifer Duarte Jennifer Paola Duarte Ricardo

Ralph Schachtebeck Ralph Schachtebeck Gómez

Mauricio Penagos

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

Contexto general de la propuesta del proyecto. N/A

Energía fotovoltaica Conocer e indagar un poco más de los beneficios de la implementación de la energía fotovoltaica VS mejorar el sistema eléctrico.

Qué problema vamos a solucionar con el proyecto seleccionado

Determinar en detalle los entregables de alcance, tiempo y costo para el proyecto.

Ley 1715 para conocer la ley que promueve la implementación de energías sostenibles.

Leer y entender la ley 1715 que promueve las energías sostenibles en el país, investigar y tomar apoyo en información en la página web: UDME

Verificación de las fechas establecidas para cada una de las fases a desarrollar en el proyecto, teniendo en cuenta el alcance del proyecto.

Después de establecer el alcance del proyecto, se debe determinar las fases del proyecto y los entregables que se van a realizar en el proyecto a los clientes.

Evaluación financiera

Realizar en detalle el documento de los costos que se llevarán a cabo en el proyecto.

Realizar un documento para evidenciar el valor agregado de la propuesto del proyecto.

Pre-factibilidad Realizar en detalle un estudio técnico, que incluya el costo y tiempo de la instalación de un panel solar VS mejorar el sistema eléctrico.

Seguimiento del trabajo Realizar las actas de las reuniones, determinar los tiempos por semana o cada 2

123

semanas para realizar reuniones y revisar los avances.

Uso de la herramienta Trello, para llevar un seguimiento y orden sobre el proyecto de grado.

COMPROMISOS

COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO

Esbozar estudio de pre-factibilidad.

Generar un listado de preguntas al sponsor del proyecto.

Ralph Schachtebeck Viernes 19 de Marzo

Generar en el tablero de Trello las actividades del proyecto.

Redactar una segunda propuesta.

Leer e indagar la página web UPME.

Natalia Baquero Viernes 19 de Marzo

Realizar el acta de la reunión.

Redactar la segunda propuesta.

Leer sobre la ley 1715, y determinar los beneficios de los impuestos.

Jennifer Duarte Viernes 19 de Marzo

124


F-TDG-010




FECHA DE REUNIÓN Martes 29 de Marzo 2021

NOMBRE DEL PROYECTO



● Revisar la presentación del trabajo de grado previa a la sustentación de la propuesta ● Solucionar dudas sobre el tipo de dinámica en la sustentación

ASISTENTES

NOMBRE FIRMA

Natalia Baquero Natalia Baquero Jennifer Duarte Jennifer Paola Duarte Ricardo


Mauricio Penagos

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

Contexto general de la propuesta del N/A

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proyecto.

Solicitar firma del director, y formato de autorización de presentación al comité N/A

Solicitar cronograma al detalle, verificar fechas establecidas en cada una de las fases

se determinaron las fechas, y se presentaron nuevamente

Socialización de: la capacidad inicial requerida, costo inicial asociado, verificación de las ideas de toda la presentación, verificación del uso del trelo

verificación de las ideas de toda la presentación, verificación del uso del trello

Seguimiento del trabajo

Realizar las actas de las reuniones, determinar los tiempos por semana o cada 2 semanas para realizar reuniones y revisar los avances.

Uso de la herramienta Trello, para llevar un seguimiento y orden sobre el proyecto de grado.

COMPROMISOS


N/A. Ralph Schachtebeck N/A.

N/A. Natalia Baquero N/A.

N/A. Jennifer Duarte N/A.

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F-TDG-010




FECHA DE REUNIÓN Jueves 13 de Mayo 2021

NOMBRE DEL PROYECTO



● Revisar los avances en el proyecto de grado, en concreto el project charter. ● Solucionar dudas sobre los diferentes planes de la gerencia de proyectos

ASISTENTES

NOMBRE FIRMA

Natalia Baquero Natalia Baquero Jennifer Duarte Jennifer Paola Duarte Ricardo


Mauricio Penagos

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

Revisión general de que los avances realizados durante las diferentes clases N/A

Revisión del project charter

Se recomienda ser más explícitos en los niveles de autoridad y responsabilidades del gerente

Se revisa la justificación del proyecto dando como recomendación revisar la redacción de esta en pedazos específicos al igual que la inclusión de los datos de generación de

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energía por parte de Air-e al igual que el averiguar qué empresas fueron quienes adquirieron el suministro de energía en esta parte del país

Se realizó la recomendación de definir mejor el objetivo de costo del proyecto

Se revisaron los demás elementos del project charter siendo cambios menores que se modificaron en ese momento

Revisión general de documentación hasta la fecha

Se hizo la recomendación de adelantar primeramente el plan de alcance del proyecto para dar una mejor visión al momento de realizar los demás planes del proyecto

Revisión de la WBS N/A

Opiniones finales

Debido a la no sustentación del proyecto durante el primer semestre del año se establece que se seguirá trabajando en este durante las vacaciones para llegar a la sustentación en el mes de agosto con todos los requerimientos revisados y listos

Se verifica el uso de la herramienta Trello, para llevar un seguimiento y orden sobre el proyecto de grado.

COMPROMISOS


N/A. Ralph Schachtebeck N/A.

N/A. Natalia Baquero N/A.

N/A. Jennifer Duarte N/A.

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F-TDG-010





NOMBRE DEL PROYECTO



● Revisión de los planes de gestión correspondientes al proyecto de grado. ● Despejar dudas respecto a los planes de gestión realizados. ● Revisión de Trello. ● Aclaración y socialización de la rubrica de la segunda sustentación de grado. ● Lluvia de ideas para la presentación de la segunda sustentación. ● Aclaración de la matriz de trazabilidad de requisitos.

ASISTENTES

NOMBRE FIRMA

Jennifer Paola Duarte Ricardo Jennifer Paola Duarte Ricardo Ralph Schachtebeck Ralph Schachtebeck Gómez

Mauricio Penagos

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

Plan de gestión de comunicaciones

Se debe de realizar el plan de gestión de comunicaciones, siguiendo la metodología de los demás planes, y teniendo en cuenta aspectos relevantes como las salidas.

Planes de gestión Tener como guía el PMBOK para desarrollar los planes de gestión, además, tener como referencia la primera grafica de los planes, que el plan de gestión a desarrollar abarque

129

todos los procesos.

Plan de Adquisiciones

Se determinó que para el proyecto, el plan de adquisiciones no será incluido dentro de la planeación, pues el proyecto no cuenta con proveedores ni contratistas.

Rubrica de segunda sustentación

Se analizó cada tema y se explicó la información que puede ir en la presentación.

Por parte de Mauricio, explico cada tema y a lo que hace referencia la calificación.

Plan de gestión de costos Se explicaron conceptos claves para el plan de costos, y temas a tener en cuenta en la sustentación y en el plan de gestión.

Plan de gestión de riesgos Mauricio compartió un formato para la guía en la realización del plan.

COMPROMISOS


Terminar todos los planes de gestión y cargarlos a Trello.

Natalia Baquero

Jennifer Duarte

Ralph Schachtebeck

Miércoles 11 de agosto 2021

Iniciar la construcción de la presentación para la segunda sustentación.

Natalia Baquero

Jennifer Duarte

Ralph Schachtebeck


Tener la presentación de la sustentación terminada, para primera revisión por parte del Director del proyecto

Natalia Baquero

Jennifer Duarte

Ralph Schachtebeck


130


F-TDG-010





NOMBRE DEL PROYECTO



● Revisión de la presentación de la segunda sustentación ● Comentarios a los planes de gestión correspondientes al proyecto de grado. ● Revisión de Trello. ● Aclaración y socialización de la rubrica de la segunda sustentación de grado.

ASISTENTES

NOMBRE FIRMA


Natalia Lineth Baquero Salas Natalia Baquero

Mauricio Penagos

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

General Centrarse en las salidas de los cuadros de los gráficos de los procesos para verificar que nada se haya quedado por fuera.

Plan de gestión del alcance (WBS)

Debemos quitar el itam 1.2 registro de interesados e incluirlo en la planeación. deben incluirse los demás grupos de procesos en la fase de gerencia de proyectos.

En la fase de planeación de la

131

implementación deben utilizarse palabras que no condicionen e.g. “recomendaciones, planificación”.

Se explicó que se va a implementar la herramienta del BSC (Balanced Scorecard) con adaptaciones al proyecto para validar y controlar el alcance.

Presentación

Debe mantenerse lo más sintética y gráfica posible.

Hizo evidentes errores de tipografía, y conceptuales de nuestras diapositivas.

Mauricio sugirió ser diligentes con el uso del tiempo sobre todo en las diapositivas de riesgos.

Mencionar las estrategias de comunicación a mayor profundidad.

Solicitud de firma para autorizar la sustentación

Se solicitó a Mauricio que firmara los formatos necesarios para autorizar la sustentación.

Rúbrica de segunda sustentación

Se analizó cada tema y se explicó la información que puede ir en la presentación.

Por parte de Mauricio, explico cada tema y a lo que hace referencia la calificación.

COMPROMISOS


Terminar de revisar y dar comentarios a todos los planes de gestión

Mauricio Penagos N/A

Firmar las autorizaciones para la sustentación 2 Mauricio Penagos 11 de Agosto de 2021

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FECHA DE REUNIÓN Jueves 4 de noviembre 2021

NOMBRE DEL PROYECTO



● Socialización de la presentación de la tercera sustentación. ● Comentarios y retroalimentación de lo sucedido en la sustentación. ● Solución de dudas e inquietudes respecto a temas técnicos del proyecto.

ASISTENTES

NOMBRE FIRMA


Natalia Lineth Baquero Salas Natalia Baquero

Mauricio Penagos

TEMAS TRATADOS

TEMA OBSERVACIONES

Socialización Se comunico al Director del Trabajo de grado

lo sucedido en la sustentación, las recomendaciones y las observaciones.

Avance del proyecto

Se le indicó al D.T.G. que se materializaron riesgos, los cuales han generado retrocesos

en el desarrollo del proyecto, se indicó con el fin de que nos resolviera inquietudes y nos guiara para poder avanzar en el proyecto.

Se trataron temas de cómo podríamos mejorar las evidencias del proyecto en la

133

presentación para futuras sustentaciones.

COMPROMISOS


Revisión del Trello y los documentos que están cargados Mauricio Penagos N/A

134

2. Matrices, documentos de MS Project