fce.uba project management

Dirección General(459-10)

Lic. Sebastián San Juan

Administración de Proyectos

(Project Management)


Project Management Institute (www.pmi.org)

PMBOK, 2004. Tercera Edición

Parte 1

http://www.pmi.org/

PROYECTOS

1.Finalidad

2.Que es un proyecto?

3.Qué es la dirección de proyectos?

4.Estructura del PMBOK

5.Áreas de experiencia

6.Contexto de la dirección de proyectos


FINALIDAD

Identificar el subconjunto de fundamentos de la Dirección de Proyectos (DP) generalmente reconocido como buenas prácticas

Proporcionar y promover un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la DP

Proporcionar una referencia fundamental a la DP, la gerencia y a los stakeholders (involucrados) del proyecto


1

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Temporal: Posee un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados únicos: Crea entregables únicos. Entregables son productos, servicios o resultados.


2

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego concluir.

Vs.

Una operación es dar respaldo al negocio


2

QUE ES UN PROYECTO

Se usan para lograr el plan estratégico de la organización

Surgen como resultado de: Una demanda de mercado

Una necesidad de la organización

Una solicitud del cliente

Un avance tecnológico

Un requisito legal


2

QUE ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus necesidades

Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

El responsable de alcanzar los objetivos del proyecto es el Director del Proyecto


3

QUE ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Incluye: Identificar los requisitos

Establecer objetivos claros y realizables

Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos

Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque las diversas inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders)


3

Pregunta

Todas las siguientes son características de un proyecto, con excepción de:

1. Temporario

2. Comienzo y fin definidos

3. Actividades interrelacionadas

4. Se repite a si mismo cada mes


Rta: 4

?

ESTRUCTURA DEL PMBOK®

SECCIÓN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura básica para entender la DP

Capítulo 1: Introducción: define los términos clave y proporciona una descripción general del resto de la Guía del PMBOK

Capítulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organización: Describe el entorno del proyecto

SECCIÓN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto

Capítulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales grupos

SECCIÓN III: Áreas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9 áreas de conocimiento: Gestión de la integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del proyecto. (Capítulos 4 al 13)


4

AREAS DE EXPERIENCIA

De la DP: estructura el desglose de trabajo, análisis de camino crítico y la gestión del valor ganado

Del equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al menos, 5 áreas de experiencia:

Fundamentos de la Dirección de proyectos

Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

Compresión del entorno del proyecto

Conocimientos y habilidades de dirección general

Habilidades intrapersonales

Fundamentos de la DP:

Conocimiento de la metodología PMI, superpuesta con otras disciplinas de dirección. Se componen de:

Definición del ciclo de vida del proyecto

5 grupos de procesos de DP

9 Áreas de conocimiento Lic. Sebastián San Juan

5

CONTEXTO DE LA DP

La DP existe en un contexto más amplio que incluye:

Programas y Dirección de Programas: Un programa es un grupo de proyectos relacionados

Portafolio y gestión de portafolio: es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio

Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos más fáciles de gestionar


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CONTEXTO DE LA DP

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO):

Centraliza y coordina la dirección de proyectos

Supervisa la DP, programas o una combinación de ambas

Pone énfasis en la planificación y ejecución de proyectos y sub-proyectos vinculados con el objetivo de negocio

Proporciona desde funciones de respaldo hasta la dirección y responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto


6

Pregunta

Usted administra la aprobación de un nuevo medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de:

1. Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del funcionamiento de la industria farmacéutica

2. Gerente de proyecto, ya que ud. Está creando un producto único con planificación de tiempo específica

3. Gerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas repetitivas

4. Gerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes sub-proyectos pata hacer su trabajo.


Rta: 2

?

Administración de Proyectos

(Project Management)


Project Management Institute (www.pmi.org)

PMBOK, 2004. Tercera Edición

Parte 2

http://www.pmi.org/

METODOLOGÍA PMI

1.Ciclo de vida del proyecto y del producto

2.Grupos de procesos

3.Procesos de iniciación

4.Procesos de planificación

5.Procesos de ejecución

6.Procesos de supervisión y control

7.Procesos de cierre Lic. Sebastián San Juan

CICLO DE VIDA DE PROYECTO Y DEL

PRODUCTORelación entre ambos


1

Ciclo de vida del producto

Plan de negocios

Ciclo de vida del proyecto

Idea Inicio Planificación

Supervisión y control

Ejecución Cierre

Producto

Disposición

Operaciones

GRUPOS DE PROCESOS

Para producir un entregable de calidad, se debe equilibrar las demandas de:

Tiempo

Costos

Alcance

Calidad

Satisfacción del cliente

RiesgosLic. Sebastián San Juan

2

GRUPOS DE PROCESOS

Los procesos de DP, describen qué hacer para administrar un proyecto…

…mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el trabajo involucrado en un proyecto

Se documenta la información necesaria para: Iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto

Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas prácticas para la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo Lic. Sebastián San Juan

2

GRUPO DE PROCESOS


2

Ciclo de vida del proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de Planificación

Procesos de Supervisión y control

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

GRUPOS DE PROCESOS


2

Iniciador / Patrocinad

or del proyecto

Límites del proyecto

Entradas del proyecto

Inicio Planificación

Supervisión y control

Ejecución Cierre

Productos entregables

Usuarios finales

Activos de los

procesosRegistros del

proyecto

Procesos del PMBOKLic. Sebastián San Juan

PROCESOS DE INICIACIÓN

Acta de constitución del proyecto

Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto


3

•Contrato

•Enunciado del trabajo del proyecto

•Factores ambientales de la empresa

•Activos de los procesos de la organización

Desarrollar el Acta de

Constitución del Proyecto

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Charter)


Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto

Descripción narrativa del alcance del proyecto y una descripción del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento común entre los interesados


3

•Acta de Constitución del Proyecto

•Enunciado del trabajo del proyecto



Desarrollar el Enunciado

preliminar del alcance del proyecto

Enunciado preliminar del

alcance del proyecto (PPSS)

Project Iniciation - StakeholdersLic. Sebastián San Juan


Procesos y áreas de conocimiento


3

Procesos Área de conocimiento

4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

INTEGRACIÓN

4.2. Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar del Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)

INTEGRACIÓN

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Es un documento formalmente aprobado

Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un proyecto antes que sea realizado


4

•Enunciado del alcance del proyecto preliminar

•Procesos de dirección de proyectos



Desarrollar el Plan de Gestión

del Proyecto

Plan de Gestión del Proyecto




4


5.1. Planificación del alcance ALCANCE

5.2. Definición del alcance ALCANCE

5.3. Crear EDT (WBS) ALCANCE

6.1. Definición de actividades TIEMPO

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO

6.3. Estimación de los recursos de las actividades TIEMPO

6.4. Estimación de la duración de las actividades TIEMPO

6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO

7.1. Estimación de costos COSTO

8.1. Planificación de la calidad COSTO




4


8.1. Planificación de la calidad RRHH

9.1. Planificación de los recursos humanos COMUNICACIONES

10.1. Planificación de las comunicaciones RIESGOS

11.1. Planificación de la gestión de riesgos RIESGOS

11.2. Identificación de riesgos RIESGOS

11.3. Análisis cualitativo de riesgos RIESGOS

11.4. Análisis cuantitativo de riesgos RIESGOS

11.5. Planificación de la respuesta a riesgos RIESGOS

12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES

12.2. Planificar la contratación ADQUISICIONES

Pregunta

Cuáles son las acciones específicas que son necesarias para completar el proceso de iniciación?

1. Definición del Alcance

2. Alcance Preliminar y Acta de constitución del proyecto

3. Adquirir el equipo de proyecto

4. Generar reportes de performance


Rta: 2

?

PROCESOS DE EJECUCIÓN

Dirigir y gestionar la ejecución del Proyecto

Es la coordinación de personas y recursos, la integración y realización de actividades, conforme al Plan de gestión del proyecto (PGP)

Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos


5

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Acciones correctivas aprobadas

•Acciones preventivas aprobadas

•Solicitudes de cambio aprobadas

•Reparación de defectos aprobada

•Reparación de defectos validada

•Procedimiento de cierre administrativo

Dirigir y gestionar la

ejecución del Proyecto

•Productos entregables

•Cambios solicitados

•Solicitudes de cambio implementadas

•Acciones correctivas implementadas

•Acciones preventivas implementadas

•Reparación de defectos implementada

•Información sobre el desempeño del trabajo

PROCESOS DE EJECUCIÓN



5


8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD

9.2. Adquirir el equipo de proyecto RRHH

9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH

10.2. Distribución de la información COMUNICACIONES

12.3. Solicitar respuestas de vendedores ADQUISICIONES

12.4. Selección de vendedores ADQUISICIONES

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

Es la recopilación, medición y distribución de información del desempeño del proyecto

Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para mejorar el proceso, mediante la introducción de cambios


6



•Solicitudes de cambio rechazadas

Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto

•Acciones correctivas recomendadas

•Acciones preventivas recomendadas

•Proyecciones

•Reparación de defectos recomendada


PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Control integrado de cambios

Es la gestión de los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen

Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un cambio


6







•Reparación de defectos recomendada


Control integrado de

cambios

•Solicitudes de cambio aprobadas

•Solicitudes de cambio rechazadas

•PGP (actualizaciones)

•Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)

•Acciones correctivas aprobadas

•Acciones preventivas aprobadas

•Reparación de defectos aprobada

•Reparación de defectos validada

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLProcesos y áreas de conocimiento


6


5.4. Verificación del alcance ALCANCE

5.5. Control del alcance ALCANCE

6.6. Control del cronograma TIEMPO

7.3. Control de costos COSTO

8.3. Realizar control de calidad CALIDAD

9.4. Gestionar el equipo de proyecto RRHH

10.3. Informar el desempeño COMUNICACIONES

10.4. Gestionar a los interesados COMUNICACIONES

11.6. Seguimiento y control de riesgos RIESGOS

12.5. Administración del contrato ADQUISICIONES

Pregunta

Cuáles son las salidas claves, entre otras, de la administración de la ejecución del proyecto?

1. El Acta de constitución

2. Entregables, cambios requeridos, acciones correctivas

3. Liberación de recursos para la reparación de defectos

4. Cambios requerido


Rta: 2

?

PROCESOS DE CIERRE

Cierre del proyecto

Finaliza todas las actividades de todos los PGP

Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados


7


•Documentación del contrato





Cerrar Proyecto

•Procedimiento de cierre administrativo

•Procedimiento de cierre del contrato

•Producto, servicio o resultado final

•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)

PROCESOS DE CIERRE

Cierre del contrato

Conclusión y aprobación del vínculo contractual

Objetivo: Obtención de la aceptación formal por parte del cliente


7

•Plan de gestión de las adquisiciones

•Plan de gestión del contrato

•Documentación del contrato

•Procedimiento de cierre del contrato

Cerrar Proyecto

•Contratos concluidos

•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)

PROCESOS DE CIERRE



7


4.7. Cerrar el proyecto INTEGRACIÓN

12.6. Cierre del Contrato ADQUISICIONES

Análisis del capítulo de “Los simuladores”


•Identificar los procesos de la metodología del PMBOK en la serie.

•Identificar cuando comienza y termina cada una de las etapas del proyecto.

•Distribuir los procesos entre los grupos y completar las principales plantillas y entregables de dichos procesos

http://www.sebastiansanjuan.com/pmbok/

Para descargar las plantillas de cada proceso:

http://images.google.com.ar/imgres?imgurl=http://www.pizquita.org/imagenes/series/simuladores.jpg&imgrefurl=http://www.pizquita.com/seriearticulo-158.html&h=283&w=250&sz=11&hl=es&start=6&sig2=EF8N73W4TqlsN-Pqj4Gx8w&um=1&tbnid=Kei8G-HeG5FsvM:&tbnh=114&tbnw=101&ei=zSrwRs1mgr6AAtP_sMkG&prev=/images%3Fq%3Dlos%2Bsimuladores%2Bespa%25C3%25B1a%26svnum%3D10%26um%3D1%26hl%3Des%26sa%3DN

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