fcpa manual indonesian0

Pedoman/Petunjuk Kepatuhan AntikorupsiMemimpin dengan Integritas

2

Daftar Isi

InformasI UmUmIsi• ....................................................................................... Hal. 02Kepatuhan terhadap Pedoman Ini• ............................... Hal. 02Apa yang Harus Dilakukan• .................................... Hal. 02–03Bantuan Hukum Mungkin Diperlukan• ...................... Hal. 03Konflik dengan Undang-undang Setempat• ................ Hal. 03Pihak Ketiga• .................................................................... Hal. 03Dokumentasi• ................................................................... Hal. 03

Latar BeLakang fCPa ...........................................................................................• Hal. 04

PertImBangan-PertImBangan PentIngBerlaku bagi Semua Karyawan• ..................................... Hal. 05Pejabat Pemerintah• ......................................................... Hal. 05Apa yang Dimaksud dengan “Suap”? • ....................... Hal. 05Tindakan yang Mendorong Pembayaran Suap• ... Hal. 05–06

agen PenjUaLan .....................................................................................• Hal. 07–09

kontraktor, PIaLang, konsULtan & Pemasok .....................................................................................• Hal. 10–11

mItra .....................................................................................• Hal. 12–13

PemBayaran fasILItasI .....................................................................................• Hal. 14–16

PerjaLanan, HIBUran, HadIaH & PengeLUaran terkaIt LaInnya

.....................................................................................• Hal. 17–19

sUmBangan amaL .....................................................................................• Hal. 20–22

sUmBangan PoLItIk ...........................................................................................• Hal. 23

keBIjakan yang meLarang BaLas dendam ...........................................................................................• Hal. 25

Pesan bagi para karyawan, staf dan direkturdalam keluarga besar Universal Corporation

Rekan-rekan yang terhormat:

Universal Corporation dan perusahaan-perusahaan yang ada dalam naungan keluarga Universal Corporation dengan bangga telah berada dalam bisnis ini selama lebih dari 90 tahun. Selama masa itu, semua karyawan yang ada di seluruh dunia telah bekerja keras untuk menciptakan dan melindungi aset bisnis kita yang paling penting, yaitu Integritas.

Korupsi merupakan ancaman terhadap bisnis kita dan bertentangan dengan budaya kita. Kita berhutang terhadap para pelanggan, masyarakat sekitar, para pemegang saham, dan diri kita sendiri untuk menjalankan bisnis sesuai dengan standar etika yang tinggi dan untuk mengharamkan korupsi.

Terutama saat ini, sangat penting bagi kita untuk memiliki kebijakan perusahaan yang secara jelas melarang korupsi, dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa kita semua mematuhi kebijakan tersebut. Pedoman ini mewakili bagian penting dari komitmen Universal untuk mematuhi undang-undang antikorupsi yang ada di seluruh dunia, termasuk Undang-undang Praktik Korupsi Luar Negeri (Foreign Corrupt Practices Act). Hal ini mencerminkan nilai-nilai kita dan menunjukkan komitmen kita sebagai pemimpin dalam perlawanan global melawan korupsi. Universal selalu bersikap kompetitif jika menghadapi persaingan yang seimbang, jadi melawan korupsi sangat sesuai dengan kepentingan terbaik kita.

Hormat saya,

George C. Freeman, III Ketua, Presiden, dan CEO

2

Sepeti yang kami jelaskan dalam Pedoman Perilaku, “para karyawan, staf dan direktur Universal serta

pihak ketiga yang bertindak atas nama Universal, sangat dilarang untuk memberikan sesuatu yang bisa dianggap suap kepada orang lain.” Universal menganggap “suap” sebagai sesuatu yang memiliki nilai dan diberikan untuk memengaruhi keputusan dalam melakukan bisnis dengan Universal atau untuk memberi Universal keuntungan bersaing yang tidak adil. Hal ini meliputi keputusan untuk membuka bisnis baru, mempertahankan bisnis yang ada, atau memperoleh keuntungan yang tidak semestinya. Suap bukan hanya merupakan tindakan yang dilarang oleh kebijakan Universal, namun memberikan suap kepada pejabat pemerintah adalah tindakan yang ilegal menurut Undang-Undang Praktik Korupsi Luar Negeri (Foreign Corrupt Practices Act atau “FCPA”) A.S, serta undang-undang dari hampir semua negara yang berbisnis dengan kami. Selain itu, banyak negara yang menganggap pemberian suap kepada karyawan perusahaan komersial sebagai tindakan pidana. Universal berkomitmen untuk mematuhi semua tindakan pencegahan korupsi ini.

IsI:

Pedoman ini memberikan panduan kepada Anda mengenai cara menghindari risiko korupsi dan cara mengikuti standar etika Universial yang tinggi dalam situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan bisnis kita ini.

Anda sudah mengenal dengan baik Pedoman Perilaku Universal yang ada serta Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran yang dikeluarkan pada tanggal 20 Februari 2007. Salinan dari kedua dokumen ini telah dibagikan kepada Anda. Anda juga bisa meminta salinan tambahan dengan cara menghubungi Kepala Pejabat Kepatuhan kami melalui email di [email protected] atau melalui cara yang dijelaskan dalam Pedoman Perilaku. Pedoman Perilaku juga bisa dilihat di situs internet Universal, www.universalcorp.com. Kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku dan Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran adalah bagian yang penting dari upaya Universal memerangi korupsi.

kePatUHan terHadaP Pedoman InI

BersIfat wajIB:

Anda bertanggung jawab untuk membaca dan memahami Pedoman ini. Setiap orang yang melanggar standar dalam Pedoman ini, akan dikenakan tindakan pendisiplinan yang sesuai, termasuk pemutusan hubungan kerja dengan Uni- versal. Orang tersebut juga bisa dituntut secara pidana oleh pihak pemerintah yang berwenang.

aPa yang HarUs dILakUkan:

Anda juga bertanggung jawab untuk melaporkan tindakan atau peristiwa yang menurut Anda melanggar standar dalam Pedoman ini. Anda bisa melaporkan aktivitas tersebut dengan cara mengikuti petunjuk dalam bagian “Apa yang Harus Dilakukan” dari Pedoman Perilaku.

Universal bersungguh-sungguh terhadap harapan-harapan yang ditetapkan dalam Pedoman ini. Kurangnya pemahaman akan Pedoman ini tidak bisa dijadikan alasan untuk melanggarnya. Anda harus BERKONSULTASI/ MELAKUKAN KONSULTASI jika memiliki pertanyaan tentang Pedoman ini atau undang-undang antikorupsi lainnya. Hubungi Bagian Hukum Universal untuk mendapatkan nasihat atau panduan yang mungkin Anda perlukan. Mereka bisa dihubungi melalui cara berikut:

Preston D. Wigner +1 804 254 3774 [email protected]

Neil S. Marlborough +41 22 319 7141 [email protected]

Robert Strachan +41 22 319 7142 [email protected]

Catherine H. Claiborne +1 804 254 3783 [email protected]

I N F O R M A S I U M U M

3

Pedoman ini mungkin tidak akan menjawab semua pertanyaan Anda. Selain itu, Anda mungkin menghadapi situasi yang tidak dijelaskan dalam Pedoman ini. Dalam situasi demikian, kami sangat menganjurkan Anda untuk meminta bantuan dengan menghubungi Bagian Hukum Universal.

Jika Anda ragu-ragu mengenai apakah suatu usulan pembayaran atau tindakan lainnya sesuai dengan kebijakan dan prosedur dalam Pedoman ini, Anda bertanggung jawab untuk MELAKUKAN KONSULTASI/BERKONSULTASI.

BantUan HUkUm mUngkIn dIPerLUkan:

Pedoman ini mengandung banyak contoh “Pertanyaan dan Jawaban” yang menunjukkan cara mempraktikkan kebijakan dan prosedur dalam Pedoman ini. Beberapa dari contoh tersebut memiliki bagian yang kurang jelas di mana para karyawan diarahkan untuk MELAKUKAN KONSULTASI / BERKONSULTASI karena masih diperlukan tinjauan lebih lanjut untuk menentukan tindakan apa yang harus diambil selanjutnya. Jika Anda ragu-ragu mengenai situasi tertentu, lakukan hal yang sama.

konfLIk/Bertentangan dengan Undang-

Undang setemPat:

Anda harus mematuhi undang-undang. Jika kepatuhan terhadap Pedoman ini menyebabkan Anda melanggar undang-undang negara Anda, Anda harus mengikuti undang-undang setempat dan memberi tahu Bagian Hukum Universal mengenai konflik tersebut. Jika kebiasaan atau kebijakan setempat bertentangan dengan Pedoman ini, Universal mengharapkan Anda untuk mengikuti Pedoman ini, meskipun hal ini mengakibatkan kerugian bisnis bagi Universal.

PIHak ketIga:

Jika Anda atau perusahaan Anda menggunakan pihak ketiga untuk mewakili Anda, Anda harus memberikan salinan Pedoman ini kepada mereka dan memberi tahu bahwa mereka diwajibkan untuk mematuhi Pedoman ini sehubungan dengan kinerja layanan mereka untuk

Anda atau perusahaan Anda. Tindakan pihak ketiga dianggap sebagai tindakan Anda sendiri, sama halnya dengan bila Anda yang melakukan tindakan tersebut. Anda atau perusahaan Anda dilarang mempekerjakan pihak ketiga untuk melakukan sesuatu yang dilarang oleh undang-undang atau Pedoman ini. Jika Anda ragu-ragu mengenai penerapan Pedoman ini terhadap pihak ketiga, silakan hubungi salah satu karyawan di Bagian Hukum.

dokUmentasI:

Anda harus menyimpan salinan dokumen yang diwajibkan oleh Pedoman ini selama lima tahun kecuali jika (1) perusahaan Anda atau undang-undang setempat mewajibkan penyimpanan dokumen untuk masa yang lebih lama atau (2) undang-undang setempat mewajibkan pemusnahan dokumen sebelum lima tahun.

Korupsi merupakan ancaman terhadap bisnis kita dan bertentangan dengan budaya kita.

4

Universal melarang segala bentuk suap, dan mewajibkan Anda untuk mengikuti semua undang-

undang antisuap yang berlaku di seluruh dunia. Untuk membantu memahami apa maknanya bagi Anda, penjelasan ini akan membantu Anda untuk memahami undang-undang antisuap yang paling dikenal: Undang-undang Praktik Korupsi Luar Negeri (Foreign Corrupt Practices Act), atau “FCPA”. FCPA adalah undang-undang antikorupsi AS utama, dimana undang—undang tersebut menjadi contoh bagi undang-undang antikorupsi di banyak negara lainnya. Untuk kepentingan Pedoman ini, setiap perusahaan dan setiap orang dalam keluarga besar Universal harus menganggap mereka tunduk terhadap undang-undang antikorupsi A.S.

FCPA mencakup dua area: (1) suap dan (2) pencatatan dan akuntansi.

Suap � . FCPA menganggap illegal tindakan membayar atau menjanjikan untuk membayar uang atau memberi sesuatu yang bernilai kepada pejabat pemerintah selain A.S. untuk membawa masuk atau mempertahankan bisnis atau untuk memperoleh keuntungan yang tidak semestinya. Hal ini berlaku terhadap pembayaran dan hadiah yang dibayar oleh perusahaan dan karyawan mereka, serta pihak ketiga, seperti agen penjualan. Contohnya, setiap pembayaran kepada pejabat pemerintah oleh agen perusahaan melanggar FCPA jika dilakukan sebagai imbalan atas digunakannya pengaruh pejabat dalam membantu perusahaan mendapatkan bisnis baru, mempertahankan bisnis yang ada, atau memperoleh keuntungan yang tidak semestinya—bahkan jika perusahaan tidak mengetahui tindakan agen.

Pencatatan dan Akuntansi � . FCPA berisi persyaratan yang luas mengenai pencatatan dan akuntansi. FCPA menganggap ilegal tindakan perusahaan umum seperti Universal dalam membuat catatan palsu atau menyesatkan dalam pembukuan perusahaan. Contohnya, perusahaan umum seperti Universal akan dianggap

melanggar FCPA jika salah satu dari anak perusahaannya menuliskan pembayaran dalam pembukuannya sebagai “komisi” apabila mereka tahu bahwa pembayaran tersebut ditujukan untuk hal lainnya. Hal ini tidak selalu berkaitan dengan suap-–Persyaratan FCPA mengenai pencatatan dan akuntansi berlaku terhadap semua transaksi, tanpa memandang ukuran atau sifatnya.

Universal mewajibkan Anda untuk mematuhi Pedoman ini dan Pedoman Perilaku. Seperti dijelaskan sebelumnya, siapa pun yang tidak mematuhi Pedoman ini atau Panduan Perilaku akan dikenakan tindakan pendisiplinan. Selain itu, pelanggaran terhadap undang-undang antikorupsi seperti FCPA bisa menyebabkan Anda dan keluarga besar Universal dikenakan denda dalam jumlah besar dan dituntut secara pidana. Denda FCPA telah berjumlah lebih dari $40 juta, dan orang-orang yang bersalah melanggar FCPA harus membayar denda tambahan serta bisa dipenjara.

Bagian selanjutnya dari Pedoman ini berfokus pada korupsi. Terdapat beberapa kebijakan tambahan Universal yang menanggapi masalah pencatatan dan akuntansi, termasuk kebijakan yang terkandung dalam Pedoman Perilaku. Silakan hubungi Kepala Pejabat Kepatuhan jika Anda ingin mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai kebijakan pencatatan dan akuntansi Universal yang berhubungan dengan FCPA.

L A T A R B E L A K A N G F C P A

5

Saat mempelajari Pedoman ini, harap diingat beberapa hal berikut. Undang-undang antikorupsi di seluruh dunia mungkin sulit untuk diterjemahkan dan diterapkan. Universal telah mencoba membuat kebijakan antikorupsinya dalam Pedoman ini dan dalam Pedoman Perilaku agar mudah dipahami. Contohnya, beberapa undang-undang antikorupsi hanya menetapkan pemberian suap kepada pejabat pemerintah sebagai hal yang melanggar hukum. Kebijakan Universal yang dijabarkan dalam Pedoman Perilaku sangatlah sederhana: Di Universal, kami melarang pemberian suap kepada siapa pun.

Undang-Undang antIkorUPsI BerLakU

terHadaP semUa karyawan:

Untuk Pedoman ini, Anda harus berasumsi bahwa undang-undang antikorupsi berlaku bagi setiap orang dan setiap perusahaan dalam keluarga besar Uni- versal. Pemerintah menerjemahkan undang-undang antikorupsi mereka secara luas, jadi Anda harus berasumsi, misalnya, bahwa FCPA berlaku terhadap Anda di mana pun Anda berada di dunia.

PejaBat PemerIntaH:

Kebijakan Universal melarang pemberian suap kepada siapa pun, tanpa memandang apakah mereka pejabat pemerintah atau bukan. Undang-undang antikorupsi seperti FCPA, misalnya, terutama berlaku terhadap pembayaran kepada pejabat pemerintah, jadi penting untuk memahami apa yang dimaksud dengan “ pejabat pemerintah” agar Anda akan bisa memahami konsekuensi hukum lainnya yang terkait dengan mereka. Istilah “pejabat pemerintah” diterjemahkan secara luas oleh pihak yang berwenang dalam bidang antikorupsi, dan penting untuk mengetahui bahwa setiap karyawan dari perusahaan yang dimiliki pemerintah atau dikendalikan pemerintah yang menjadi pelanggan kami dianggap sebagai “pejabat pemerintah”. Berikut ini hanyalah contoh dari kategori orang-orang yang dianggap sebagai “pejabat pemerintah” berkaitan dengan undang-undang antikorupsi:

staf dan karyawan dari badan nasional, daerah, �

lokal, atau badan pemerintah lainnya, termasuk para pejabat terpilih;

setiap pribadi yang untuk sementara menduduki �suatu jabatan resmi untuk atau atas nama badan pemerintah apa pun (seperti konsultan yang disewa oleh suatu badan pemerintah);

staf dan karyawan perusahaan yang pemerintah �berkepentingan di dalamnya (misalnya perusahaan rokok milik pemerintah atau yang dikendalikan oleh pemerintah);

kandidat pemegang jabatan politik di semua �tingkatan;

partai politik dan para pejabat partai; dan �

staf, karyawan, atau perwakilan resmi organisasi �internasional umum (semipemerintah), seperti Bank Dunia, PBB dan IMF.

aPa yang dImaksUd dengan “sUaP”?

Seperti dijelaskan dalam Pedoman Perilaku, “suap” adalah sesuatu yang memiliki nilai dan diberikan untuk memengaruhi keputusan dalam melakukan bisnis dengan Universal atau untuk memberikan keuntungan yang tidak adil kepada Universal. Suap tidak hanya meliputi pembayaran tunai. Hadiah mahal, sumbangan kampanye yang tidak wajar, beasiswa, barang-barang mewah, karcis ke pertandingan olah raga, dan perhiasan atau batu berharga, semuanya dianggap sebagai suap. Aspek penting dari definisi “suap” adalah tujuan dari pemberiannya. Undang-undang antikorupsi melarang pemberian apa pun yang memiliki nilai untuk mendapatkan bisnis baru, mempertahankan bisnis yang ada, atau mendapatkan keuntungan yang tidak semestinya. Hal ini juga meliputi upaya untuk memperoleh lisensi atau persetujuan regulatif, mencegah tindakan negatif pemerintah, mengurangi pajak, menghindari biaya bea dan cukai, atau menghalangi pesaing agar tidak mengajukan penawaran bisnis.

tIndakan yang mendorong

PemBayaran sUaP:

Undang-undang antikorupsi seperti FCPA tidak hanya berlaku terhadap orang yang membayar suap. Namun

P E R T I M B A N G A N - P E R T I M B A N G A N P E N T I N G

6

juga berlaku terhadap orang yang mendorong pembayaran suap. Contohnya, undang-undang antikorupsi bisa berlaku terhadap siapa saja yang:

menyetujui pembayaran suap; �

membuat atau menerima tagihan palsu; �

menyampaikan petunjuk lewat email untuk �membayar suap;

menutupi pembayaran suap; atau �

dengan sadar bekerja sama dalam pembayaran �suap;

Dengan mempertimbangkan hal-hal di atas, silakan membaca bagian selanjutnya dari Pedoman ini dan hubungi Bagian Hukum Universal bila Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan panduan.

Pertimbangan-Pertimbangan Penting

Silakan membaca bagian selanjutnya dari Pedoman ini dan hubungi Bagian Hukum Universal bila Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan panduan.

7

Di beberapa bagian dunia, agen penjualan berperan penting dalam proses penjualan Universal. Alasan

paling umum kami menggunakan agen penjualan adalah untuk membantu kami menjual tembakau ke perusahaan-perusahaan yang dimiliki atau dikendalikan oleh pemerintah. Dalam situasi tersebut, agen penjualan seringkali berfungsi sebagai wakil utama Universal saat berhadapan dengan pemerintah yang berwenang.

Penggunaan agen penjualan mengundang risiko karena adanya interaksi yang dekat antara agen dan pejabat pemerintah. Risiko utama yang berkaitan dengan agen penjualan adalah risiko bahwa mereka akan melakukan pembayaran yang tidak semestinya atau memberikan sesuatu yang bernilai kepada pelanggan agar bisa memperoleh imbalan keuntungan bagi kami. Risiko terkait lainnya adalah pelanggan mungkin mencoba menekan kami untuk menggunakan agen penjualan yang memiliki hubungan dengan pelanggan, agar pelanggan bisa mendapatkan keuntungan pribadi. Kedua situasi ini bisa menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi keluarga besar Universal, meskipun tidak ada perusahaan atau karyawan Universal yang terlibat langsung. Pembayaran kepada pejabat pemerintah luar negeri oleh agen penjualan merupakan pelanggaran FCPA yang paling umum dilaporkan, dan dalam banyak kasus, pembayaran dibuat tanpa ada seorang pun yang tahu akan perbuatan agen, dan baru diketahui setelah terlambat. Jika Anda tahu, atau seharusnya tahu, bahwa seorang agen akan melanggar undang-undang, maka Anda ikut bersalah. Anda tidak bisa “menutup mata” terhadap perbuatan agen penjualan Anda.

Untuk alasan ini, setiap agen penjualan yang ada dan calon agen penjualan baru harus diteliti secara hati-hati dengan mempertimbangkan risiko korupsi. Dalam menilai dan menyetujui calon agen baru dan agen yang ada, kebijakan dan prosedur berikut harus diikuti:

Penilaian dan Persetujuan.1. Semua perusahaan dalam keluarga besar Universal harus membantu dalam penilaian dan persetujuan hubungan mereka dengan agen penjualan, termasuk memastikan bahwa penggunaan agen penjualan didasarkan atas

kebutuhan bisnis yang memadai. Proses ini harus peka terhadap risiko penyalahgunaan dana Univer- sal (termasuk komisi yang dibayarkan kepada agen penjualan) oleh agen penjualan tersebut yang melanggar Pedoman ini, Pedoman Perilaku, Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran, FCPA, dan semua undang-undang antikorupsi yang ada di negara-negara tempat anak perusahaan dan agen-agen mereka menjalankan bisnis.

Penilaian risiko geografis.a. Sebagai bagian dari pemeriksaan perusahaan mengenai hubungan agen penjualan harus meneliti tingkat korupsi yang diamati di negara pelanggan dan di negara (negara-negara) tempat agen penjualan akan bekerja. Transparency International menerbitkan penilaian risiko korupsi di hampir semua negara di dunia. Penilaian ini bisa dilihat di www.transparency.org.

Prosedur uji tuntas bagi agen penjualan.b. Prosedur uji tuntas harus diikuti untuk semua agen penjualan, baik yang lama maupun yang masih baru. Anggota keluarga besar Universal yang bekerja dengan agen penjualan yang ada harus memastikan bahwa formulir uji tuntas telah dilengkapi. Agen penjualan baru tidak akan diterima jika tidak lolos tinjauan uji tuntas. Formulir uji tuntas bisa diperoleh dari Bagian Hukum Universal. Formulir ini menyertakan Daftar Periksa Uji Tuntas Agen Penjualan yang dilengkapi oleh anggota keluarga besar Universal, dan Kuesioner Uji Tuntas Agen Penjualan yang dilengkapi oleh agen penjualan.

Dokumentasikan penilaian.c. Perusahaan harus mendokumentasikan langkah-langkah yang mereka ambil untuk meninjau hubungan dengan agen penjualan mereka. Formulir uji tuntas yang telah dilengkapi dan semua dokumen pendukungnya akan disimpan oleh Bagian Hukum Universal.

Sertifikasi.d. Anda tidak boleh menyetujui penerimaan atau dilanjutkannya pemakaian suatu agen penjualan tanpa memenuhi persyaratan berikut:

A G E N P E N J U A L A N

8

Anda memahami tujuan bisnis untuk i. menerima atau melanjutkan penggunaan agen penjualan, serta kualifikasi agen penjualan dan kewajaran kompensasi agen penjualan, dan Anda percaya akan keabsahan dari pengaturan tersebut.

Anda telah meninjau formulir uji tuntas ii. yang telah dilengkapi sesuai dengan yang Anda inginkan, dan sesuai dengan persyaratan dokumentasi yang ada.

Anda telah berkonsultasi dengan Bagian iii. Hukum Universal mengenai masalah apa pun yang timbul dari tinjauan uji tuntas.

Perubahan mungkin memerlukan penilaian ulang.2. Waspadalah terhadap perubahan dalam bisnis agen penjualan yang ada saat ini. Contohnya, jika agen penjualan saat ini beroperasi sebagai individu tapi kini mengajukan permohonan untuk beroperasi sebagai perusahaan, atau sebaliknya, maka hubungan dengan agen tersebut harus dievaluasi ulang. Kebutuhan akan agen penjualan harus sering dinilai ulang, dan tinjauan uji tuntas secara formal harus dilakukan setiap tiga tahun sekali untuk agen penjualan, atau lebih sering jika terjadi perubahan yang signifikan.

Kontrak dengan Agen Penjualan3. Semua kesepakatan dengan agen penjualan harus dilakukan secara tertulis, mengandung bahasa antikorupsi, dan disetujui oleh Bagian Hukum Universal sebelum ditandatangani oleh perusahaan Universal mana pun. Hubungi Bagian Hukum Universal untuk mendapatkan contoh kesepakatan, atau daftar bahasa antikorupsi yang telah disetujui.

Peringatan.4. Periksa apabila ada “tanda peringatan” yang berkaitan dengan agen penjualan. “Tanda peringatan” belum tentu merupakan bukti korupsi, atau belum tentu secara otomatis mendiskualifikasikan suatu agen penjualan. Tetapi peringatan ini menimbulkan kekhawatiran yang harus Anda perhatikan agar Anda bisa merasa lega bahwa “tanda peringatan” tidak mengarah pada masalah. Daftar berikut mencakup “tanda peringatan” yang

biasanya berhubungan dengan agen penjualan:

Jelas terdapat kurangnya kualifikasi atau ketiadaan �sumber daya di pihak agen penjualan untuk melaksanakan layanan yang mereka tawarkan;

Seorang pejabat pemerintah merekomendasikan �atau mewajibkan penggunaan agen penjualan;

Ada indikasi bahwa agen penjualan mempunyai �kemungkinan sebelumnya pernah melakukan pembayaran yang tidak semestinya kepada pejabat pemerintah;

Biaya yang diminta oleh agen penjualan lebih besar �daripada biaya normal untuk pekerjaan yang sama di wilayah itu;

Agen penjualan meminta pembayaran biaya atau �komisi dilakukan di muka;

Agen penjualan memberikan atau meminta �tagihan atau dokumentasi lain yang diragukan kebenarannya;

Agen penjualan menolak untuk menandatangani �kesepakatan agensi tertulis;

Agen penjualan menolak untuk menyertakan �bahasa antikorupsi dalam kesepakatan tertulis;

Agen penjualan mengusulkan pengaturan �keuangan yang tidak wajar, misalnya meminta pembayaran dilakukan ke rekening bank yang berada di negara yang bukan merupakan negara tempat menjalankan layanan mereka, meminta pembayaran di lakukan ke lebih dari satu rekening bank; atau meminta pembayaran dilakukan ke rekening bank atas nama selain agen; atau

Agen penjualan adalah pejabat pemerintah atau �pegawai negeri atau perwakilan pemerintah lainnya.

Pembayaran kepada Agen Penjualan.5. Semua pembayaran kepada agen penjualan harus mematuhi Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran.

Agen Penjualan

9

Agen Penjualan

Pertanyaan & Jawaban

Pertanyaan agen PenjUaLan no. 1: X

Sebuah perusahaan rokok yang dikendalikan oleh pemerintah tidak akan membeli tembakau dari perusahaan saya jika kami tidak menggunakan agen penjualan setempat. Direktur perusahaan rokok tersebut telah merekomendasikan agen penjualan tertentu. Tinjauan uji tuntas saya mengungkap fakta bahwa agen yang diusulkan adalah saudari ipar sang direktur. Apa yang harus saya lakukan?

jawaBan:

Direktur perusahaan rokok yang dikendalikan pemerintah tersebut adalah seorang pejabat pemerintah. Oleh karena itu, Anda tidak boleh menggunakan agen penjualan tersebut, karena sang direktur mungkin mencoba menggunakan hubungan mereka untuk mendapatkan keuntungan pribadi. Meskipun mungkin tidak ada bukti dilakukannya pembayaran yang tidak wajar, risiko bahwa saudari ipar presiden akan melakukan pembayaran yang tidak wajar terlalu besar untuk bisa menjamin penggunaan agen penjualan tersebut.

Pertanyaan agen PenjUaLan no. 2 : X

Fakta yang sama dengan Pertanyaan No. 1 di atas, kecuali bahwa uji tuntas saya mengungkap fakta bahwa tidak ada hubungan antara agen penjualan dan direktur perusahaan rokok tersebut atau pejabat pemerintah lainnya. Bolehkah saya menggunakan agen penjualan tersebut?

jawaBan:

Mungkin. Pada hubungan ini masih harus dilakukan pendekatan dengan sangat hati-hati, karena agen penjualan yang direkomendasikan oleh seorang pejabat pemerintah menimbulkan salah satu “tanda peringatan” yang memerlukan pemeriksaan tingkat tinggi. Anda harus mempertimbangkan dengan hati-hati mengapa sang direktur peduli dengan agen penjualan yang Anda gunakan. Anda harus MELAKUKAN KONSULTASI/BERKONSULTASI sebelum membuat kesepakatan dengan agensi ini.


Saya bekerja dengan seorang calon agen penjualan baru. Agen penjualan meminta komisi sebesar 15% untuk usahanya membantu penjualan ke perusahaan rokok milik pemerintah. Besarnya komisi yang umum di bagian dunia tersebut adalah antara 2% sampai 5%. Selain itu, agen penjualan juga meminta setengah dari komisi tersebut dibayarkan di muka. Apakah hal ini diperbolehkan?

jawaBan:

Anda harus BERKONSULTASI dengan Bagian Hukum Universal sebelum menyetujui komisi tersebut. Ada sejumlah masalah dengan permintaan agen tersebut yang menunjukkan bahwa sang agen mungkin menggunakan sebagian dari komisi untuk membayar suap agar mendapatkan bisnis. Kecuali ada alasan bisnis yang sah untuk komisi yang besarnya tidak lumrah tersebut dan alasan untuk pembayaran komisi yang dilakukan di muka, transaksi ini tidak diperbolehkan.


Secara tidak disengaja, agen penjualan yang sedang membantu saya memenangkan tender dengan perusahaan rokok milik pemerintah membuat komentar yang menyiratkan bahwa suatu pembayaran harus dilakukan agar bisa memenangkan tender. Agen penjualan ini telah lolos proses uji tuntas kami. Apa yang harus saya lakukan?

jawaBan:

Anda harus selalu waspada terhadap tindakan mencurigakan yang bisa memberi kesan suatu tindakan korupsi oleh salah satu agen penjualan Anda. Anda harus lebih berhati-hati apabila pekerjaan agen penjualan tergantung pada tindakan yang diharapkan dari seorang pejabat pemerintah. Jika Anda curiga bahwa agen penjualan mungkin telah melakukan, atau mungkin akan melakukan pelanggaran terhadap kebijakan Universal, Anda harus segera memberi tahu Bagian Hukum Universal dan BERKONSULTASI.

10

Kadang-kadang perlu untuk menyewa kontraktor, pialang, konsultan, atau pemasok (secara bersama-

sama disebut “kontraktor”) untuk memberikan berbagai jenis layanan yang berbeda sesuai negara dan lokasi. Layanan yang diberikan oleh kontraktor bisa termasuk membantu meloloskan pengiriman tembakau melalui bea cukai, membangun prasarana fasilitas tembakau, melakukan kajian, membantu mendapatkan perizinan, menyaring pelamar kerja, dan memasok barang-barang seperti bahan bangunan.

Risiko yang dibahas di atas mengenai agen penjualan mungkin juga ada saat kita menyewa kontraktor. Kita harus ekstra hati-hati apabila kontraktor akan berinteraksi dengan pejabat pemerintah dengan mengatasnamakan suatu perusahaan Universal. Sama halnya dengan agen penjualan, Anda dan keluarga besar Universal bisa menghadapi risiko yang besar jika seorang kontraktor melakukan pembayaran yang tidak semestinya kepada seorang pejabat pemerintah, atau jika seorang pejabat pemerintah menekan Anda atau perusahaan Anda agar memberikan kontrak

kepada kontraktor tertentu yang memiliki hubungan dengan pejabat tersebut. Anda tidak bisa “menutup mata” terhadap perbuatan kontraktor Anda.

Oleh karena itu, sebelum menyewa kontraktor, Anda dan perusahaan Anda harus mengikuti prosedur dan kebijakan penilaian dan persetujuan yang serupa dengan yang berlaku terhadap agen penjualan. Pertimbangan-pertimbangan mengenai agen penjualan di atas juga berlaku terhadap kontraktor, termasuk pertimbangan mengenai “tanda peringatan.” Kita harus selalu mencari “tanda peringatan” saat memutuskan untuk bekerja dengan kontraktor tertentu. Anda harus bekerja secara dekat dengan Bagian Hukum Universal untuk menghasilkan proses penilaian dan penyetujuan yang sesuai bagi kontraktor. Beberapa jenis kontraktor akan memerlukan formalitas yang sama dengan yang kita gunakan untuk agen penjualan, sementara jenis kontraktor lainnya bisa dinilai secara tidak formal. Prosedur penilaian harus disetujui oleh Bagian Hukum Universal sebelum Anda atau perusahaan Anda menggunakan jasa seorang kontraktor.

Pertanyaan kontraktor no. 1: X

Kami diwajibkan untuk menyiapkan rencana penggunaan tanah untuk salah satu proyek kami. Izin penggunaan tanah diatur oleh kantor Kementerian Pertanian setempat. Dalam suatu rapat rutin, seorang pejabat tingkat madya di kantor Kementerian setempat memberi tahu saya bahwa dia berpengalaman menyiapkan dokumen rencana semacam itu, dan dia menawarkan jasanya kepada kami sebagai konsultan yang dibayar untuk menyiapkan rencana penggunaan tanah yang diminta. Saya bisa memanfaatkan jasa orang tersebut. Bolehkah dia melakukannya?

jawaBan:

Tidak. Menyewa pembuat peraturan untuk menyiapkan rencana penggunaan tanah yang selanjutnya akan

ditinjau oleh dirinya sendiri atau oleh kantornya bisa menimbulkan konflik. Konflik tersebut menimbulkan risiko bahwa dia mungkin menggunakan pengaruhnya secara tidak semestinya agar rencana Anda disetujui. Selain itu, dia adalah pejabat pemerintah, jadi dia tidak sepantasnya menerima pembayaran saat dia juga memiliki pengaruh atas rencana penggunaan tanah Anda.

Pertanyaan kontraktor no. 2 : X

Beberapa perusahaan lokal mengajukan penawaran untuk kontrak memperluas fasilitas kami. Salah satu dari perusahaan tersebut dimiliki oleh walikota. Perusahaan milik walikota mungkin tidak mampu untuk mengerjakan seluruh kontrak, dan sang walikota menyarankan untuk membagi kontrak menjadi beberapa kontrak yang lebih kecil, dan dia meminta

K O N T R A K T O R , P I A L A N G , K O N S U L T A N & P E M A S O K


11

LanJutan Pertanyaan & Jawaban

saya untuk menjamin bahwa salah satu kontrak kecil tersebut akan diberikan kepada perusahaannya. Sang walikota menyiratkan dengan jelas bahwa jika dia tidak memenangkan salah satu kontrak tersebut, dia akan menolak usulan kami untuk mengembangkan lahan sekitar. Apa yang harus saya lakukan?

jawaBan:

Anda harus menghindari berurusan dengan perusahaan milik walikota. Transaksi ini dilarang berdasarkan dua alasan. Pertama, menyisihkan suatu kontrak untuk sebuah perusahaan milik pejabat pemerintah yang berpengaruh terhadap operasi Anda bisa dianggap melanggar undang-undang antikorupsi. Kedua, permintaan walikota tersebut juga disertai dengan ancaman tersirat untuk menolak penggunaan tanah. Meskipun penawaran kontrak mungkin cukup bersaing, dan perusahaan walikota mungkin bersaing secara adil dengan perusahaan lainnya dalam proses yang transparan, walikota tersebut tidak boleh menerima kontrak tanpa penawaran seperti dijelaskan di atas. Jika itu adalah harga yang dia minta untuk penggunaan tanah, maka perluasan fasilitas harus ditunda atau dibatalkan, atau harus dilakukan pendekatan lainnya.


Kami perlu memindahkan sejumlah besar limbah dari lokasi kami. Gubernur daerah telah menekan kami untuk memindahkan limbah tersebut, dan kini dia menekan kami untuk menyewa perusahaan lokal tertentu guna melakukan pekerjaan tersebut. Uji tuntas kami mengungkapkan bahwa tidak ada bukti bahwa sang gubernur akan diuntungkan secara pribadi jika perusahaan lokal tersebut memenangkan kontrak, tetapi kami mempelajari bahwa pemilik perusahaan lokal tersebut adalah teman dekat sang gubernur. Apa yang

harus saya lakukan?

jawaBan:

Seperti dibahas sebelumnya dalam bagian ini, kontraktor yang secara khusus direkomendasikan oleh pejabat pemerintah menimbulkan “tanda peringatan” yang harus diselidiki lebih lanjut dan dikonsultasikan dengan Bagian Hukum Universal. Dalam hal ini, karena hubungan dekat antara gubernur dan kontraktor pilihannya, maka tampaknya kemungkinan besar gubernur daerah tersebut akan diuntungkan secara pribadi jika kontrak dimenangkan oleh perusahaan yang dia usulkan secara paksa. Tindakan yang semestinya adalah mengajukan penawaran kontrak melalui prosedur tender yang standar dan transparan. Bahkan jika perusahaan pilihan gubernur mengajukan penawaran terendah, Anda harus BERKONSULTASI/MELAKUKAN KONSULTASI sebelum memberikan kontrak tersebut.


Polisi setempat telah menawarkan menyediakan petugas polisi yang sedang tidak bertugas untuk membantu mengamankan fasilitas pengolahan tembakau kami, dengan syarat kami membayar mereka. Bolehkah kami melakukannya?

jawaBan:

Ya, Anda boleh menyewa petugas polisi yang tidak sedang bertugas untuk memberikan pengamanan dengan tinjauan dan persetujuan dari Bagian Hukum Uni- versal. Pembayaran harus sesuai dengan layanan yang diberikan, tidak boleh dilakukan sebagai imbalan atas jasa yang dilakukan dalam kapasitas resmi petugas untuk perusahaan Anda, dan harus mematuhi semua kebijakan lain yang digariskan dalam Pedoman ini.

Kontraktor, Pialang, Konsultan & Pemasok

12

M I T R A

Perusahaan-perusahaan Universal kadang-kadang bermitra dengan perorangan atau perusahaan

untuk mendapatkan akses ke pasar tertentu atau untuk mengembangkan atau mengoperasikan suatu fasilitas. Dalam sebagian besar kasus, mitra adalah perorangan atau badan hukum yang berbagi keuntungan atau kepemilikan dalam suatu operasi. Namun, mitra tidak menyertakan perorangan atau badan hukum yang investasi Universal di dalamnya adalah investasi pasif (misalnya posisi ekuitas minoritas dan kecil), yang mana Universal tidak akan mengendalikan operasinya, mengonsolidasikan rekening operasinya, atau terlibat secara material dalam operasinya.

Anda harus sangat berhati-hati dalam memilih dan memantau aktivitas para mitra karena mitra bisa menimbulkan risiko yang berkaitan dengan korupsi bagi Universal. Risiko utama adalah bahwa mitra bisa terlibat dalam perbuatan yang dilarang oleh kebijakan Universal, karena mereka percaya bahwa sebagai individu atau perusahaan lokal, mereka lebih “bebas bermain dengan aturan setempat.” Namun, tidak pernah diperbolehkan untuk mengelak dari kebijakan Universal dengan cara seperti ini. Risiko lainnya timbul saat calon mitra membawa harta milik, kewenangan setempat, izin setempat, atau aset lain ke suatu pertemuan untuk membicarakan kesepakatan, dan aset-aset tersebut diperoleh melalui korupsi. Dalam beberapa situasi, hal ini bisa menimbulkan risiko bagi Universal meskipun Universal sebelumnya tidak pernah berhubungan dengan calon mitra tersebut.

Penting bagi Anda untuk mengenal calon mitra Anda dan untuk bisa menilai risiko bahwa calon mitra telah terlibat, atau akan terlibat, dalam aktivitas yang dilarang oleh Manual ini atau oleh Pedoman Perilaku. Anda harus mematuhi kebijakan dan prosedur berikut untuk semua calon mitra:

Prosedur Uji Tuntas.1. Bila perusahaan Anda mengajukan usulan untuk memulai suatu hubungan kemitraan, Anda harus melakukan prosedur uji tuntas yang sesuai. Perusahaan

Anda harus berkonsultasi dengan Bagian Hukum Universal untuk mengembangkan prosedur, karena situasi sering kali membutuhkan tingkat dan metode uji tuntas yang berbeda tergantung pada fakta dan keadaan. Sama halnya dengan agen penjualan, meneliti risiko geografis penting untuk dilakukan.

Perusahaan Anda juga harus mengikuti prosedur-prosedur ini untuk mitra yang sudah ada saat ini jika (a) uji tuntas tidak pernah dilakukan terhadap mitra tersebut, (b) catatan uji tuntas untuk mitra tidak lagi ada, atau (c) terjadi perubahan yang signifikan dalam bisnis mitra (misalnya, perubahan kepemilikan).

Kontrak dengan mitra.2. Semua kesepakatan dengan mitra harus dilakukan secara tertulis, mengandung bahasa antikorupsi, dan disetujui oleh Bagian Hukum Universal sebelum ditandatangani oleh perusahaan Universal mana pun.

Pembayaran kepada mitra.3. Semua pembayaran kepada mitra harus mematuhi Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran.

Berhati-hati dalam memilih dan memantau aktivitas mitra …

13

Pertanyaan mItra no. 1: X

Selama beberapa tahun terakhir, perusahaan saya berbagi kepemilikan dalam fasilitas pengolahan tembakau luar negeri dengan mitra yang berlokasi di negara tempat fasilitas berada. Kami tidak memiliki catatan uji tuntas yang dilakukan pada mitra. Apa yang harus kami lakukan?

jawaBan:

Semua mitra harus menjalani proses uji tuntas. Jika uji tuntas tidak dilakukan sebelumnya, Anda harus melakukan uji tuntas baru terhadap mitra. Anda juga harus BERKONSULTASI dengan Bagian Hukum Universal mengenai tingkat uji tuntas apa yang diperlukan berdasarkan fakta dan keadaan yang ada.


… mitra yang baik bisa membantu mengurangi risiko yang terkait dengan korupsi.

Mitra

13

14

P E M B A y A R A N F A S I L I T A S I

“Pembayaran fasilitasi” adalah pembayaran dalam jumlah kecil kepada pejabat pemerintah yang

dirancang untuk mengamankan atau mempercepat tindakan pemerintah rutin yang dilakukan oleh pejabat pemerintah. Contohnya, pembayaran dalam jumlah kecil yang dirancang untuk mengurus visa, menjadwalkan pemeriksaan, mengamankan pengambilan atau pengiriman surat, dan penyambungan utilitas seperti listrik atau telepon, semuanya ini biasanya akan dianggap sebagai pembayaran fasilitasi.

Pembayaran fasilitasi tidak diizinkan menurut undang-undang semua negara, dan harus sedapat mungkin dihindari. Jika diminta untuk melakukan pembayaran fasilitasi, anggota keluarga besar Universal dan perwakilannya wajib mengatakan “TIDAK” saat pertama kali diminta. Kita semua harus berupaya sebaik-baiknya untuk menghilangkan segala bentuk pembayaran fasilitasi, baik yang dilakukan oleh perusahaan kita atau pun perwakilan kita.

Pembayaran fasilitasi tidak bertentangan dengan undang-undang antikorupsi A.S. Namun, kita harus sangat berhati-hati untuk membedakan antara pembayaran fasilitasi dan suap. Suatu pembayaran yang dimaksudkan untuk memengaruhi hasil dari proses pengambilan keputusan pemerintah bukan merupakan pembayaran fasilitasi. Karena itu, pembayaran yang dimaksudkan untuk memengaruhi hasil suatu keputusan pemerintah dalam kondisi apa pun dan dalam bentuk apa pun tidak boleh dilakukan.

Anda harus mematuhi kebijakan dan prosedur berikut sehubungan dengan pembayaran fasilitasi:

Kriteria.1. Suatu pembayaran fasilitasi tidak boleh dibuat jika semua prosedur di bawah ini tidak diikuti:

Perusahaan Universal atau perwakilannya harus � pertama-tama mengatakan “Tidak.” Jika diminta untuk membuat pembayaran fasilitasi, perusahaan Universal atau perwakilannya harus mengatakan “tidak” sebelum meminta persetujuan Universal untuk melakukan pembayaran tersebut.

Tidak ada alternatif yang masuk akal � . Pembayaran fasilitasi adalah solusi terakhir. Jika ada alternatif lain yang masuk akal untuk menjamin didapatkannya layanan pemerintah rutin yang diperlukan, atau jika penundaan yang diantisipasi bisa ditanggung secara masuk akal, maka pembayaran fasilitasi tidak perlu dilakukan. Jika tidak ada alternatif lain dan penundaan yang diantisipasi akan memiliki dampak signifikan terhadap bisnis, maka, dalam situasi khusus tersebut, pembayaran fasilitasi mungkin diperbolehkan apabila disetujui oleh Bagian Hukum Universal.

Tergantung budaya setempat � . Pembayaran fasilitasi mungkin hanya dilakukan di negara-negara di mana, dan dalam situasi di mana, pembayaran tersebut tergantung pada budaya setempat dan undang-undang yang melarangnya tidak ditegakkan.

Dalam jumlah kecil � . Pembayaran fasilitasi dalam semua situasi tidak boleh terlalu besar jumlahnya. Apa yang dianggap sebagai jumlah kecil di New york City, bisa dianggap sangat besar di negara berkembang, jadi Anda harus mempertimbangkan semua fakta dan keadaan yang terkait dengan besarnya pembayaran fasilitasi. Tidak ada panduan yang dikeluarkan, yang mendefinisikan “jumlah kecil”, karena itu Anda harus sangat berhati-hati dalam hal ini serta BERKONSULTASI apabila merasa ragu-ragu.

Pemantauan dan pengawasan.2. Suatu pembayaran fasilitasi hanya boleh dilakukan jika disetujui sebelumnya oleh Bagian Hukum Universal. Namun, dalam beberapa situasi dan di beberapa tempat di dunia, mungkin tidak praktis untuk memperoleh persetujuan sebelum melakukan pembayaran fasilitasi. Jika bisa diprediksi bahwa akan timbul situasi semacam ini, perusahaan Universal, dalam berkonsultasi dengan Bagian Hukum Universal, harus mengembangkan dan melaksanakan pengendalian dan prosedur yang sesuai untuk memantau, mengawasi, dan apabila dimungkinkan, menghilangkan pembayaran fasilitasi oleh perusahaan

15


Universal dan perwakilannya. Jika tidak bisa diprediksi, maka pembayaran fasilitasi tidak boleh dilakukan tanpa persetujuan Bagian Hukum Universal, kecuali jika kegagalan melakukan pembayaran akan berdampak negatif bagi seseorang.

Cara melakukan pembayaran.3. Bila telah ditentukan bahwa tidak ada alternatif lain bagi dilakukannya pembayaran fasilitasi, perusahaan Universal, dalam konsultasinya dengan Bagian Hukum Universal, harus menilai cara-cara yang layak untuk melakukan pembayaran. Semua pembayaran fasilitasi harus

mematuhi Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran.

Akuntansi yang Akurat.4. Semua pembayaran fasilitasi harus dijelaskan dan dicatat secara akurat dalam pencatatan dan pembukuan akuntansi yang sesuai sebagai “pembayaran fasilitasi.” Jika pembayaran dilakukan melalui agen, konsultan, atau kontraktor lain, maka catatan akuntansi yang menunjukkan pembayaran harus secara sesuai mencerminkan fakta ini.

Pertanyaan PemBayaran fasILItasI X

no. 1:

Setelah badai berakhir, listrik di fasilitas pengolahan tembakau kami padam. Di daerah kami, perlu waktu 2–3 minggu agar listrik bisa menyala lagi. Kepala perusahaan utilitas milik pemerintah setempat mengatakan bahwa dia akan memastikan bahwa listrik akan terpasang kembali dalam 4 hari dengan imbalan pembayaran sebesar $15. Bisakah kami melakukan pembayaran tersebut bila listrik padam lagi?

jawaBan:

Anda harus mengatakan “tidak” saat pertama kali dihadapkan pada permintaan ini. Kemudian Anda harus melakukan segala cara untuk menghindari pembayaran. Namun, jika usaha Anda tidak berhasil, tidak ada alternatif lain dan penundaan yang diantisipasi akan memiliki dampak signifikan terhadap bisnis, maka, dalam situasi terbatas ini, Anda boleh melakukan pembayaran fasilitasi apabila disetujui oleh Bagian Hukum Univer-sal. Pembayaran harus dicatat dengan semestinya dalam pembukuan perusahaan Anda sebagai “pembayaran fasilitasi.”


no. 2 :

Saya membuat kesalahan dalam pernyataan bea cukai.

Petugas bea cukai melihat kesalahan tersebut dan mengancam untuk mengenakan denda pada perusahaan saya. Namun, dia menawarkan untuk mengabaikan kesalahan itu dengan imbalan sejumlah kecil pembayaran. Apa yang harus saya lakukan?

jawaBan:

Anda tidak boleh melakukan pembayaran tersebut. Berlawanan dengan Pertanyaan No. 1 di atas, pembayaran ini dimaksudkan untuk mengubah atau memengaruhi hasil keputusan petugas (menghindari denda), bukan untuk mempercepat tindakan rutin pemerintah. Ini bukan pembayaran fasilitasi, jadi ini adalah suap.


no. 3 :

Fasilitas pelanggan kami mengandalkan pialang bea cukai untuk memindahkan tembakau yang belum difumigasi dari dok ke fasilitas penyimpanan tempat fumigasi tembakau. Kami mempelajari bahwa akan memakan waktu berminggu-minggu untuk memindahkan tembakau dari dok, kecuali jika pialang membayar pemeriksa bea cukai di dok sebesar kurang lebih USD15 per pengiriman. Jika tembakau berada di dok selama berminggu-minggu tanpa fumigasi, tembakau tersebut bisa diserang hama serangga.

Pembayaran Fasilitasi

16


Pembayaran Fasilitasi

Seringkali tidak praktis bagi pialang bea cukai untuk menghubungi kami terlebih dahulu setiap kali akan melakukan pembayaran. Melalui uji tuntas, kami mempelajari bahwa pembayaran semacam itu biasa dilakukan di negara ini. Bolehkah kami melakukan pembayaran ini?

jawaBan:

Pembayaran ini secara umum akan bisa diterima sebagai pembayaran fasilitasi, asalkan semua persyaratan lain yang berlaku untuk pembayaran fasilitasi dipenuhi. Tetapi ini adalah situasi di mana perusahaan Anda, bersama Bagian Hukum Universal, perlu mengembangkan panduan lanjutan khusus untuk mengatur jenis-jenis pembayaran fasilitasi, jika ada, yang diperbolehkan dalam situasi semacam ini. Panduan harus menjelaskan secara khusus siapa penerima yang diperbolehkan, cara, jumlah, dan pencatatan pembayaran tersebut.


no. 4 :

Pupuk yang kami berikan kepada para petani setempat diatur dengan sangat ketat. Kami harus memperoleh dokumen pemerintah setiap kali melakukan pengiriman. Pejabat pemerintah yang bertanggung jawab mengeluarkan dokumen tersebut di daerah kami telah menuntut pembayaran sebesar USD1.000 untuk menyetujui permintaan transportasi. Saya telah

menganalisis permintaan ini dan menyimpulkan bahwa kami tidak bisa melakukan pembayaran secara langsung karena ini bukanlah pembayaran fasilitasi. Namun, saya telah menemukan pihak perantara yang bersedia untuk membuat pembayaran atas nama kami dengan imbalan sejumlah kecil biaya. Bisakah perantara ini melakukan pembayaran?

jawaBan:

Tidak, pembayaran tidak boleh dilakukan. Pertama, pembayaran ini bukanlah pembayaran fasilitasi karena USD1.000 bukanlah jumlah yang kecil, jadi ini adalah suap yang ilegal. Pembayaran juga bukan pembayaran fasilitasi karena situasi melibatkan persetujuan atas permintaan transportasi—bukan semata-mata melibatkan upaya mempercepat proses peninjauan. Selain itu, mengelak dari kebijakan dalam Manual dengan menyewa pihak ketiga untuk melakukan pembayaran yang tidak bisa dilakukan oleh Universal secara legal, tidak pernah bisa diterima. Jika Universal menyewa agen dengan mengetahui bahwa agen tersebut akan melakukan pembayaran ilegal kepada pejabat pemerintah, maka Universal—dan siapa pun yang berafiliasi dengan Universal yang terlibat—bisa dianggap bertanggung jawab atas pembayaran ilegal tersebut. Harap diingat, Anda tidak bisa “menutup mata” terhadap perbuatan perusahaan yang Anda sewa.

17

Pedoman Perilaku menjelaskan kebijakan Universal sehubungan dengan pertukaran hadiah atau cindera

mata bisnis lainnya dengan pelanggan kita, pemasok kita, dan pihak-pihak lain yang berhubungan bisnis dengan kita. Seperti disebutkan dalam Pedoman perilaku, Anda harus berkonsultasi dengan Bagian Hukum Universal sebelum menawarkan cindera mata bisnis kepada pejabat pemerintah, badan-badan yang dikendalikan pemerintah atau karyawan mereka. Pedoman ini memberikan panduan lebih lanjut mengenai cindera mata bisnis tertentu yang dipertukarkan dengan pejabat pemerintah.

Keputusan mengenai diperbolehkan tidaknya dan dalam situasi apa anggota keluarga besar Universal bisa memberikan hadiah kepada pejabat pemerintah atau untuk membayar biaya perjalanan atau biaya lainnya bagi pejabat pemerintah, selalu sulit untuk dinilai. Dalam keadaan tertentu, tindakan anggota keluarga besar Universal dalam membayar biaya perjalanan dan akomodasi pejabat pemerintah untuk mengunjungi lokasi perusahaan Universal atau lokasi yang terkait dengan bisnis lainnya, bisa diterima. Namun, terdapat dua batasan penting:

Pertama, � perjalanan harus untuk tujuan bisnis yang sah, seperti pertemuan untuk membahas bisnis perusahaan Universal atau untuk mempromosikan produk atau layanan perusahaan Universal.

Kedua, � pengeluaran harus masuk akal sesuai dengan situasi perjalanan dan tingkat senioritas pejabat.

Makanan yang berhubungan dengan aktivitas bisnis yang sah biasanya diperbolehkan, seperti menyediakan makan siang bagi pejabat yang sedang melakukan pemeriksaan di lokasi. Biaya untuk semua makanan semacam ini harus wajar jumlahnya.

Karyawan harus sangat berhati-hati dalam berurusan dengan pemberian hadiah. Memberikan hadiah kepada pejabat pemerintah tidak dianjurkan dan, seperti dituangkan dalam Pedoman Perilaku, hal ini dilarang apabila bisa digolongkan sebagai suap atau apabila

tampak tidak pantas dilakukan. Bahkan jika tidak ada faktor suap atau ketidaklayakan, hadiah hanya boleh diberikan jika sah menurut hukum setempat, tidak berlebihan jumlahnya, dan memenuhi syarat-syarat lain yang ditetapkan dalam Pedoman Perilaku.

INGAT: Hadiah tidak boleh diberikan dalam situasi di mana seseorang bisa secara wajar menyimpulkan bahwa hadiah tersebut dimaksudkan untuk secara tidak semestinya memengaruhi seorang pejabat pemerintah sehubungan dengan bisnis Universal.

Kebijakan dan prosedur berikut berlaku terhadap perjalanan, hiburan, hadiah dan pengeluaran terkait lainnya yang melibatkan pejabat pemerintah.

Persetujuan Pendahuluan yang diperlukan untuk 1. Perjalanan dan Hiburan Sebelum membayar pengeluaran yang berhubungan dengan perjalanan atas nama pejabat pemerintah, Anda harus meninjau ulang biaya yang diusulkan dan berkonsultasi dengan Bagian Hukum Universal. Tinjauan ini harus menyertakan penilaian secara saksama atas kewajaran pengeluaran dan kebutuhan bisnis dari perjalanan tersebut. Kunjungan ulang tidak memerlukan konsultasi dengan Bagian Hukum Universal kecuali jika fakta dan keadaan yang berhubungan dengan kunjungan tersebut telah berubah. Selain itu, pengeluaran yang berhubungan dengan perjalanan tidak boleh disetujui kecuali:

Perjalanan dinas untuk tujuan bisnis yang sah, �

Semua biaya, termasuk biaya perjalanan, �penginapan, makanan, dan hiburan, yang diberikan dalam jumlah wajar sesuai keadaan pada perjalanan dan tingkat kedudukan pejabat tersebut,

Tidak terdapat teman atau anggota keluarga �pejabat pemerintah yang melakukan perjalanan dengan biaya dari Universal, dan

Tidak merencanakan perjalanan diluar dinas �yang tidak wajar. Perjalanan bisnis yang sah bisa diterima, namun Anda tidak boleh menyetujui biaya yang terkait dengan perjalanan di luar

P E R J A L A N A N , H I B U R A N , H A D I A H & P E N G E L U A R A N T E R K A I T L A I N N y A

18


dinas apa pun yang tidak wajar. (Perjalanan diluar dinas dianggap tidak wajar, misalnya, jika mereka menghendaki perjalanan diluar lokasi yang seharusnya dituju pada perjalanan dinas, atau melibatkan biaya yang sangat mahal.)

Persetujuan Sebelum Memberikan Hadiah2. . Tidak boleh memberikan hadiah kepada pejabat pemerintah tanpa berkonsultasi dengan Bagian Hukum Universal. Pengeluaran yang berhubungan dengan hadiah harus didokumentasikan dan dicatat secara semestinya.

Metode Pembayaran.3. Semua pembayaran untuk perjalanan, hadiah dan pengeluaran terkait harus mematuhi Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan

Pembayaran. Biaya perjalanan hanya bisa diganti sesuai dengan tanda terima atau dokumentasi yang setara. Pembayaran sebisa mungkin harus dilakukan secara langsung ke hotel, maskapai penerbangan, atau penyedia jasa lainnya. Tiket pesawat terbang atau tiket untuk transportasi lainnya yang bisa diganti dengan uang, seluruhnya atau sebagian, tidak boleh diberikan di muka kepada pejabat. Dalam situasi apa pun, tidak ada uang tunai yang boleh dikirimkan ke rekening pejabat dengan pemahaman bahwa pejabat tersebut akan mengatur perjalanan dinasnya sendiri.

Pertanyaan PerjaLanan dInas/HadIaH X

no. 1:

Pembuat peraturan dari Kementerian Lingkungan Hidup setahun sekali melakukan perjalanan dinas dari ibukota ke fasilitas pengolahan kami untuk memeriksa fasilitas. Pemerintah mewajibkan perusahaan yang dikenai pemeriksaan untuk membayar biaya perjalanan dinas, akomodasi, dan makanan pemeriksa. Apakah bermasalah jika kami mengikuti praktik ini?

jawaBan:

Selama jumlah biaya masih wajar, hal ini diperbolehkan. Pembayaran semacam ini jika dimungkinkan harus dilakukan langsung ke penyedia jasa, harus diganti besarnya sesuai dengan tagihan, dan harus dicatat dengan semestinya dalam pembukuan perusahaan Anda.


no. 2 :

Setiap tahun, delegasi pejabat dari perusahaan rokok milik pemerintah melakukan perjalanan dinas ke kantor kami di Richmond untuk ikut serta dalam diskusi strategis mengenai tanaman tembakau A.S. Delegasi

tersebut meminta kami untuk menanggung biaya perjalanan dinas mereka. Bolehkah kami menanggung biaya tersebut?

jawaBan:

Perjalanan dinas tersebut boleh ditanggung biayanya, asalkan jumlahnya masih wajar. Sama halnya dengan semua perjalanan yang dilakukan pejabat pemerintah, hal ini akan memerlukan persetujuan terlebih dahulu dari Bagian Hukum Universal.


no. 3 :

Pada dasarnya sama dengan No. 2 di atas, kecuali bahwa delegasi meminta berhenti di Las Vegas selama 24 jam agar bisa bermain judi. Delegasi juga meminta kami untuk memberikan uang harian khusus untuk menutup pengeluaran mereka untuk judi, serta membayar biaya perjalanan dan biaya-biaya “hiburan” lainnya. Delegasi mengatakan bahwa salah satu pesaing kami melakukan hal yang sama tahun lalu. Bolehkah kami menanggung biaya tersebut?

Perjalanan, Hiburan, Hadiah & Pengeluaran Terkait Lainnya

19


jawaBan:

Pembayaran tambahan yang berhubungan dengan perjalanan di luar dinas ke Las Vegas tidak diperbolehkan setidaknya untuk dua alasan. Pertama, tidak ada alasan bisnis yang sah untuk berhenti di Las Vegas; jika para pejabat tersebut ingin melakukannya, mereka harus menanggung sendiri semua biaya yang berkaitan dengan perjalanan di luar dinas tersebut. Kedua, biaya harian yang diminta untuk judi, dan pembayaran untuk perjalanan serta “hiburan” lainnya tidak ditujukan untuk urusan bisnis yang sah. Tidak penting apakah pesaing memberikan pembayaran serupa di masa lalu atau tidak.


no. 4 :

Kepala Bagian Daun Tembakau dari salah satu pelanggan saya yang merupakan perusahaan milik pemerintah akan pensiun. Selama bertahun-tahun dia menjalin hubungan yang baik dengan perusahaan saya. Karena dia akan mengundurkan diri dari perusahaannya apakah saya boleh memberinya hadiah pensiun yang mahal saat dia meninggalkan perusahaan?

jawaBan:

Tidak. Hadiah yang mahal untuk pejabat pemerintah tidak pernah layak dilakukan, bahkan jika mereka akan pensiun, dan tidak ada bedanya antara hadiah yang dibeli dengan menggunakan uang Anda sendiri atau dana perusahaan. Anda harus berkonsultasi dengan Bagian Hukum sebelum memberikan hadiah apa pun kepada pejabat pemerintah.


no. 5 :

Setiap tahun, sebuah perusahaan rokok milik pemerintah di Asia mengirimkan delegasinya ke fasilitas pengolahan tembakau kami di Amerika Serikat. Kami menggunakan jasa agen penjualan untuk pelanggan ini, dan agen penjualan tersebut ikut menemani delegasi. Agen penjualan kami memberi tahu bahwa kami perlu menggandakan komisinya atas penjualannya kepada pelanggan dan dia akan menggunakan kelebihan dana tersebut untuk mengganti biaya perjalanan anggota delegasi. Bolehkah kami membayar komisi tambahan seperti yang diminta jika kami mencatat pembayaran tersebut sebagai “komisi” dalam pembukuan kami?

jawaBan:

Dalam situasi semacam ini, komisi tambahan tidak boleh dibayar. Skenario ini menimbulkan sejumlah “tanda peringatan” yang akan mewajibkan Anda untuk BERKONSULTASI dengan Bagian Hukum Universal. Jumlah komisi tampaknya tidak berhubungan dengan jumlah yang sebenarnya dibayar oleh delegasi untuk biaya perjalanan mereka. Selain itu, tidak disebutkan bahwa akan diberikan tanda bukti pembayaran untuk mendokumentasikan pengeluaran delegasi tersebut. Situasi ini menimbulkan risiko sangat besar bahwa agen akan menggunakan komisi tambahan sebagai pembayaran yang tidak semestinya kepada karyawan perusahaan rokok tersebut. Perusahaan Anda harus membayar semua biaya perjalanan dinas yang sah secara langsung, dan hindari penggantian biaya melalui agen.

Perjalanan, Hiburan, Hadiah & Pengeluaran Terkait Lainnya

20

Sumbangan amal adalah pencerminan penting dari komitmen Universal terhadap masyarakat tempat

kita beroperasi di seluruh dunia. Keluarga besar Universal mendukung beragam proyek dan tujuan amal, mulai dari sekolah, lapangan sepak bola, sampai program yang memberikan makanan kepada mereka yang membutuhkan. Investasi yang kita tanamkan dalam masyarakat setempat membantu memajukan pembangunan yang berkelanjutan.

Sebagai pemimpin masyarakat, pejabat masyarakat mungkin terlibat dalam meminta sumbangan amal dari kita. Kadang-kadang sumbangan yang diminta ditujukan untuk kepentingan nasional, namun seringkali sumbangan tersebut ditujukan untuk proyek-proyek daerah atau wilayah setempat. Kadang-kadang seorang pejabat akan meminta sumbangan atas nama lembaganya, seringkali untuk membantu lembaga meningkatkan kapasitasnya dalam mengatasi beban kerja ekstra akibat operasional Universal. Pada saat yang lain, sumbangan yang diminta tidak secara langsung berkaitan dengan bisnis kami namun akan menguntungkan masyarakat luas.

Meskipun sumbangan amal sangat dianjurkan, permintaan sumbangan harus diperiksa dengan teliti jika permintaan tersebut berasal dari pejabat pemerintah atau jika penerima sumbangan memiliki hubungan apa pun dengan pejabat pemerintah. Harus jelas bahwa sumbangan yang diusulkan bukan merupakan cara terselubung untuk memberikan keuntungan pribadi kepada pejabat pemerintah. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan waktu pemberian sumbangan. Sumbangan yang layak bisa dengan cepat berubah menjadi tidak layak dilakukan jika misalnya diberikan pada saat Anda atau perusahaan Anda sedang mencari persetujuan regulatif atau bisnis dari badan pemerintah yang terkait dengan kegiatan amal tersebut.

Kebijakan Universal tidak dimaksudkan untuk melarang masing-masing karyawan, staf atau direktur membuat sumbangan amal mereka sendiri. Tetapi Anda harus memastikan bahwa sumbangan pribadi tersebut

tidak dilakukan dengan mengatasnamakan perusahaan Universal, dan tidak didasarkan atas persyaratan dalam perjanjian atau kesepakatan untuk melakukan atau tidak melakukan tindakan pemerintah tertentu atas nama perusahaan Universal mana pun.

Jika perusahaan Anda menerima permintaan untuk memberikan sumbangan amal, kebijakan dan prosedur berikut ini akan diterapkan:

Kriteria.1. Semua permintaan sumbangan harus dievaluasi menggunakan prosedur berikut:

Permintaan Tertulis � . Permintaan untuk sumbangan amal harus dilakukan secara tertulis dan sekurang-kurangnya menjelaskan (i) orang atau organisasi yang meminta sumbangan, (ii) tujuan sumbangan, dan (iii) jumlah sumbangan yang diminta. Sumbangan tidak akan disetujui tanpa adanya catatan tertulis mengenai permintaan sumbangan.

Penyelidikan � . Semua permintaan untuk sumbangan amal harus ditinjau secara saksama untuk menilai apakah sumbangan tersebut akan, atau kemungkinan besar bisa, memberikan keuntungan pribadi kepada seorang pejabat pemerintah.

Keputusan � . Kecuali dalam kondisi yang luar biasa, keputusan untuk memberikan sumbangan amal harus dibuat oleh panitia yang beranggotakan karyawan perusahaan Universal dan harus didokumentasikan. Bila tidak praktis bagi anggota panitia untuk bertemu, satu orang karyawan Universal bisa mewakili untuk memberikan sumbangan, dengan terlebih dahulu ditinjau dan disetujui oleh panitia yang beranggotakan karyawan perusahaan Universal. Panitia harus berkonsultasi dengan Bagian Hukum Universal apabila diperlukan.

Tanggapan � . Panitia harus memberikan tanggapan secara tertulis kepada semua orang atau organisasi yang mengajukan permintaan sumbangan secara tertulis, mengenai keputusan panitia dan alasan dari keputusan tersebut.

S U M B A N G A N A M A L

21


Tanda Bukti Pembayaran � . Perusahaan Universal harus mendapatkan tanda bukti pembayaran untuk setiap sumbangan yang diberikan.

Metode Pembayaran.2. Semua pembayaran untuk sumbangan amal harus mematuhi Kebijakan Penyetujuan Pembelanjaan dan Pembayaran. Sama sekali dilarang bagi Universal untuk membuat sumbangan amal secara tunai kepada pejabat pemerintah atau rekening bank pribadi pejabat pemerintah. Sebisa mungkin Universal harus membuat sumbangan amalnya tidak dalam bentuk uang. Misalnya, jika perusahaan Anda diminta untuk membantu biaya pembangunan sekolah baru,

perusahaan Anda bisa menyumbangkan genteng kepada badan pemerintah yang membangun sekolah tersebut, daripada menyerahkan cek.

Balas3. Budi. Perusahaan Universal sama sekali tidak boleh memberikan sumbangan sebagai bagian dari balas budi dengan pejabat pemerintah, bahkan jika penerima sumbangan adalah badan amal yang memiliki kredibilitas. Jika pejabat pemerintah menjanjikan suatu keuntungan, atau mengeluarkan ancaman, sehubungan dengan permintaan sumbangan, maka permintaan tersebut harus ditolak.

Pertanyaan sUmBangan no. 1: X

Walikota meminta perusahaan kami untuk menyumbangkan uang kepada pemerintahan kota guna membeli bahan atap baru untuk sebuah panti asuhan. Walikota tidak memiliki pengaruh langsung terhadap operasi kami, tetapi perusahaan saya ingin memelihara hubungan baik dengannya karena dia adalah anggota masyarakat yang berpengaruh. Permintaan ini tidak disertai dengan ancaman atau janji akan keuntungan. Bisakah kami memberikan sumbangan?

jawaBan:

Dengan berasumsi bahwa sumbangan ini telah lolos dari proses uji tuntas dan memenuhi kriteria panitia akan sumbangan yang diberikan, maka sumbangan ini bisa diberikan. Untuk lebih meyakinkan bahwa sumbangan tersebut akan digunakan seperti yang dimaksud, panitia harus mempertimbangkan membeli bahan baku untuk atap baru secara langsung, daripada menyimpan uang di rekening bank milik pemerintah kota.

Pertanyaan sUmBangan no. 2 : X

Fasilitas pengolahan tembakau kami yang baru dibangun pada jarak 160 km dari pelabuhan terdekat. Fasilitas ini hanya bisa dicapai dengan menggunakan

satu jalan utama. Lalu lintas ke dan dari fasilitas kami telah mengakibatkan kerusakan jalan. Kantor pemerintahan dalam negeri setempat memiliki sumber daya yang sangat sedikit untuk memelihara jalan dan mereka meminta perusahaan saya untuk menyumbangkan sumber daya guna memperbaiki jalan. Meskipun perusahaan saya biasa berurusan dengan kantor departemen dalam negeri untuk mengurus perizinan bagi aktivitas pengolahan tembakau kami, permintaan tersebut tidak berhubungan dengan hal-hal tertentu apa pun. Haruskah kami memenuhi permintaan tersebut?

jawaBan:

Dengan berasumsi bahwa prosedur yang sesuai telah diikuti, maka sumbangan ini bisa diberikan. Contoh ini menyoroti perbedaan antara sumbangan yang dibuat oleh pejabat pemerintah secara pribadi (yang dilarang), dan sumbangan yang diminta oleh badan pemerintah untuk meningkatkan kapasitas guna menjalankan fungsi resminya. Sumbangan yang diberikan secara langsung kepada badan pemerintah pada umumnya diperbolehkan.

Namun, Universal tidak bisa memberikan sumbangan kepada badan pemerintah bila mengetahui, atau sangat

Sumbangan Amal

22


mencurigai, bahwa sumbangan tersebut akan dialihkan untuk digunakan secara pribadi oleh pejabat pemerintah. Jadi, dalam contoh di atas, perusahaan Anda harus menganggap bahwa sumber daya yang disumbangkan adalah wajar, mengingat kebutuhan kantor pemerintah untuk memelihara jalan.

Pertanyaan sUmBangan no. 3 : X

Sebagai bagian dari upaya kami menjalin hubungan dengan masyarakat, perusahaan saya telah diminta untuk menyumbangkan USD5.000 kepada suatu kota yang berada di dekat perusahaan. Walikota setempat mengajukan permintaan dan menjelaskan bahwa dana sumbangan akan digunakan untuk menyelesaikan proyek irigasi kecil yang penting bagi masyarakat. Pihak kota tidak memiliki rekening bank, jadi perusahaan saya diminta untuk menyerahkan sumbangan dalam bentuk uang tunai secara langsung kepada walikota. Walikota selanjutnya akan memilih penerima kontrak pembangunan proyek. Walikota memiliki perusahaan kontraktor sendiri namun dia berjanji untuk tidak memberikan kontrak pembangunan kepada perusahaannya. Apa yang harus kami lakukan?

jawaBan:

Dalam situasi apa pun, perusahaan Anda tidak boleh memberikan sumbangan dalam bentuk uang tunai, serta tidak boleh memberikan sumbangan secara langsung kepada pejabat pemerintah. Situasi yang berkenaan

dengan permintaan ini—tidak adanya rekening bank resmi, permintaan untuk memberikan uang tunai secara langsung kepada pejabat, kurangnya transparasi, fakta bahwa walikota memiliki pemikiran untuk memberikan kontrak kepada dirinya sendiri atau temannya—menunjukkan risiko yang signifikan bahwa uang sumbangan akan dialihkan untuk penggunaan pribadi pejabat. Dengan kondisi seperti yang diminta, sumbangan ini tidak diperbolehkan.

Namun perusahaan Anda mungkin bisa membantu proyek irigasi dengan cara yang tidak akan menimbulkan kekhawatiran yang sama. Contohnya, daripada menyumbangkan uang, perusahaan Anda bisa secara langsung mengajukan penawaran untuk mengerjakan proyek; memilih kontraktor melalui proses yang transparan; berurusan dengan tidak adanya rekening bank milik kota dengan cara membayar kontraktor terpilih secara langsung, dan meminta pernyataan resmi dari kontraktor bahwa mereka belum dan tidak akan melakukan pembayaran kepada pejabat pemerintah sehubungan dengan terpilihnya mereka untuk mengerjakan proyek tersebut; mempublikasikan sumbangan yang diberikan; dan mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk mengurangi risiko pengalihan dana secara tidak semestinya kepada pejabat pemerintah. Selama langkah-langkah pencegahan yang sesuai telah diikuti, sumbangan semacam ini kemungkinan besar diperbolehkan.

Sumbangan Amal

23

Undang-undang A.S. dan luar negeri secara umum melarang perusahaan untuk membayar sumbangan

atau pengeluaran sehubungan dengan pemilihan untuk jabatan politik. Undang-undang ini juga melarang perusahaan mendukung kandidat politik secara finansial. Sumbangan politik meliputi pembayaran secara langsung atau tidak langsung, pembayaran di muka, hadiah berupa barang atau jasa, berlangganan sesuatu, keanggotaan, pembelian tiket untuk penggalangan dana, dan pembelian ruang pemasangan iklan. Kebijakan Universal adalah bahwa Anda tidak boleh memberikan sumbangan politik atau pengeluaran lainnya kepada organisasi politik atau kandidat jabatan politik mana pun dengan mengatasnamakan atau untuk keuntungan perusahaan Anda.

Anda mungkin memiliki pertanyaan tentang apakah Anda bisa mendukung politisi di daerah Anda. Kebijakan Universal tidak dimaksudkan untuk melarang karyawan, staf atau direktur untuk secara perorangan berpartisipasi dalam proses politik sesuai hak mereka, termasuk untuk memberikan sumbangan pribadi kepada calon atau partai pilihan mereka. Tetapi Anda harus memastikan bahwa sumbangan politik tersebut tidak mengatasnamakan perusahaan Universal, dan tidak didasarkan atas persyaratan dalam perjanjian atau kesepakatan untuk melakukan atau tidak melakukan tindakan pemerintah tertentu atas nama perusahaan Universal mana pun.

S U M B A N G A N P O L I T I K

24

Di Universal, kami berupaya untuk melindungi aset bisnis kami yang terpenting: integritas. Anda adalah bagian penting dari upaya tersebut. Anda harus membaca dan memahami Manual ini. Korupsi merupakan ancaman terhadap bisnis kita dan bertentangan dengan budaya kita di Universal ini. Kita berhutang terhadap para pelanggan, masyarakat sekitar, para pemegang saham, dan diri kita sendiri untuk menjalankan bisnis sesuai dengan standar etika yang tinggi dan untuk mengharamkan korupsi. Perlu upaya dari kita semua untuk berhasil, dan kami mengandalkan Anda.

keBIjakan yang meLarang BaLas dendam

Setiap karyawan, staf dan direktur berkewajiban untuk melaporkan kemungkinan tindakan pelanggaran terhadap Pedoman ini agar tindakan tersebut dapat dipertimbangkan dan agar Universal dapat menanggapi dan mengambil tindakan yang sesuai dengan situasi yang ada.

Tidak seorang pun dalam keluarga besar Universal yang akan melakukan tindakan balas dendam terhadap mereka yang memberikan informasi yang benar sehubungan dengan pelanggaran undang-undang atau kebijakan Universal. Universal tidak akan memberi toleransi kepada segala bentuk tindakan balas dendam terhadap orang-orang yang mengajukan pertanyaan atau memberikan laporan yang didasari oleh niat baik mengenai adanya kemungkinan pelanggaran terhadap Pedoman ini. setiap orang yang melakukan atau berusaha untuk melakukan balas dendam akan dikenakan tindakan pendisiplinan. Setiap orang yang percaya bahwa mereka telah menjadi korban balas dendam harus segera mengikuti petunjuk dalam bagian “Apa yang Harus Dilakukan” dari Pedoman Perilaku.

P.O. Box 25099Richmond, Virginia 23260

USA

www.universalcorp.com

LEG0905-IND

fcpa manual indonesian0

Documents