fecha de vigencia: 25 / 01 / 17 · 5.4.1 funciones y responsabilidades de los integrantes de la...
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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN CÓDIGO: GH-PL-02
NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS CALLE 98 VERSION: 1
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Fecha de Vigencia: 25 / 01 / 17
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 CREACION Y ADOPCION DEL PLAN
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
CLAUDIA RODRIGUEZ HERNANDEZ ASESOR 20/01/2017
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 23/01/2017
REVISÓ CARGO FECHA
CARMENZA NARANJO TRUJILLO Directora de Talento Humano 24/01/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeacion y Desarrollo
Organizacional 25/01/207
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CONTENIDO
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. BASE LEGAL
4. DEFINICIONES
5. RESEÑA HISTÓRICA
5.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN
5.1.1. Carga ocupacional y horarios
5.1.2. Descripción de la sede.
5.1.3. Distribución por dependencias:
5.1.4. Servicios e instalaciones
5.1.5. Antecedentes 5.1.6. Principales procesos 5.2. IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN DE AMENAZAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD
5.2.1. Resultado del análisis de vulnerabilidad
5.2.2. Manejo acuerdo del nivel de riesgo
5.3. ORGANIZACIÓN PARA EMERGENCIAS
5.3.1. Modelo de organización 5.3.2. Sistema Comando de Incidentes (SCI)
5.4. CONFORMACIÓN DE LA BRIGADA DE EMERGENCIAS
5.4.1 Funciones y Responsabilidades de los integrantes de la Brigada de Emergencias
5.4.2 Planes de contingencia
5.5. PLAN DE EVACUACIÓN 5.5.1 Recursos
5.5.2 Lugares establecidos para la evacuación
5.5.3 Rutas de evacuación
5.5.4 Sistema de Alarma
5.5.5 Puntos de encuentro.
5.5.6 Simulacro
5.5.7 Plan de manejo para visitantes
5.6. INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CONTRA INCENDIO Y DE PRIMEROS AUXILIOS.
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5.6.1. Inspección equipos contra incendio y primeros auxilios.
5.6.2. Mantenimiento equipos contra incendio y de primeros auxilios
5.7 ENTIDADES DE APOYO PARA EMERGENCIA.
5.8 CENTROS DE APOYO
6. ANEXOS
TABLAS
Tabla 1. Datos generales de la sede y localización de la Entidad
Tabla 2. Principales vías cercanas a la sede de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 3. Carga ocupacional de la sede Calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 4. Elementos constructivos y materiales Sede calle 98.
Tabla 5. Dependencias existentes en la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores
Tabla 6. Servicios e instalaciones en la sede Calle 98, del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 7. Procesos desarrollados en el Ministerio de Relaciones Exteriores
Tabla 8. Resultado Análisis de Vulnerabilidad
Tabla 9. Líder de Brigada Sistema Comando (SCI)
Tabla 10. Funciones del Líder de Brigadistas.
Tabla 11. Funciones del Líder en Seguridad y Salud en el Trabajo
Tabla 12. Funciones de la Vigilancia del Ministerio
Tabla 13. Funciones de los Brigadistas de Emergencias.
Tabla 14. Funciones de los servidores públicos.
Tabla 15. Recursos.
GRÁFICOS
Gráfico 1. Ubicación de la Sede
Gráfico 2. Operativo Normalizado ante Sismo
Gráfico 3. Operativo Normalizado ante Atentados /Terrorismo e Inseguridad
Gráfico 4. Operativo Normalizado ante Incendios
Gráfico 5. Operativo Normalizado ante Explosiones
Gráfico 6. Operativo Normalizado ante Desordenes sociales
Gráfico 7. Operativo normalizada atención ante Emergencias Médicas
Gráfico 8. Organigrama para manejo de emergencias
Gráfico 9. Grupo encargado de dar operatividad al manejo de la emergencia
Gráfico 10. Recorrido punto de encuentro
Gráfico 11. Mapa global del punto de encuentro
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1 OBJETIVOS
General
Establecer los procedimientos que permitan orientar a los servidores públicos y visitantes que se encuentren en las
instalaciones de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores, que contribuyan a la prevención y protección en
caso de desastres o amenazas colectivas y puedan poner en peligro su integridad, mediante el desarrollo de acciones
rápidas y confiables que permitan a las personas desplazarse a lugares de menor riesgo (evacuación).
Específicos
Identificar la vulnerabilidad de las instalaciones de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores y
establecer recomendaciones con el fin de disminuir el impacto de severidad en una posible emergencia.
Organizar y optimizar los recursos de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores para la atención de
emergencias.
Proteger la vida e integridad de los servidores públicos y demás personas que visitan las instalaciones de la
sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
Preservar los bienes y activos de los daños que se puedan generar como consecuencia de accidentes y
emergencias, teniendo en cuenta lo económico y estratégico para la Entidad y la comunidad.
Garantizar la continuidad de las actividades y servicios de la Entidad.
Garantizar una mejor respuesta ante las emergencias que se generen.
Estructurar un procedimiento normalizado de evacuación para todos los servidores públicos y visitantes de las
instalaciones.
Generar en todos los niveles de la Entidad interés en la seguridad, así como sensibilizar al personal en general
para lograr su participación en las acciones de prevención de emergencias en la Entidad.
2. ALCANCE
Este documento ha sido elaborado para las instalaciones de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores y
tendrá cobertura para todas las áreas y dependencias que allí funcionan, incluyendo sus servidores públicos y
visitantes. Dada la importancia de saber afrontar una emergencia dentro de las instalaciones del Ministerio, este
documento será divulgado y de fácil consulta para todos los servidores públicos al interior de la Entidad.
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3. BASE LEGAL
GH–FO- 156 Matriz Legal
4. DEFINICIONES
ADMINISTRACIÓN PARA DESASTRES: Componente del sistema nacional constituido por el planeamiento la
organización la dirección y el control de las actividades relacionadas con el manejo de los desastres en cualquiera de
sus fases.
ACCIDENTE: Evento o interrupción repentina no planeada de una actividad que da lugar a muerte, lesión, daño u otra
pérdida a las personas, a la propiedad, al ambiente, a la calidad o perdida en el proceso.
ALARMA: Espacio de tiempo desde cuando alguien se da cuenta que ocurre un evento y lo puede informar.
ALERTA: Estado o situación de vigilancia sobre la posibilidad de ocurrencia de un evento cualquiera. O acciones
específicas de respuesta frente a una emergencia.
AMENAZA: Condición latente derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen natural, socio natural o
antrópico no intencional, que puede causar daño a la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la
economía pública y privada. Es un factor de riesgo externo.
ATENCION DE EMERGENCIA: Medidas y acciones de respuesta a la ocurrencia de un evento tendientes a auxiliar a
las víctimas, reducir el daño derivado del mismo y facilitar la recuperación, mediante la acción coordinada de distintas
entidades públicas, el sector privado y la comunidad.
BRIGADA: Grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o controlar una emergencia.
COORDINADOR: Persona que dirige las acciones de dirección del Plan.
COMITÉ LOCAL DE EMERGENCIAS – CLE: Es el órgano de coordinación interinstitucional local, organizado para
discutir, estudiar y emprender todas aquellas acciones encaminadas a la reducción de los riesgos específicos de la
localidad y a la preparación para la atención de las situaciones de emergencia que se den en ésta y cuya magnitud y
complejidad no supere sus capacidades. Sus funciones están determinadas en el artículo 32 del Decreto 332/2004.
EMERGENCIA: Toda situación generada por la ocurrencia real o inminente de un evento adverso, que requiere de una
movilización de recursos sin exceder la capacidad de respuesta.
EVACUACIÓN: Entendido como el conjunto de actividades y procedimientos tendientes a conservar la vida y la
integridad física de las personas en el evento de verse afectadas por amenazas naturales y/o antrópicas no
intencionales, mediante el traslado hacia una construcción segura, y localización segura.
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GESTIÓN DEL RIESGO. Es un proceso social complejo que tiene como objetivo la reducción o la previsión y control
permanente del riesgo en la sociedad, en consonancia con, e integrada al logro de pautas de desarrollo humano,
económico, ambiental y territorial sostenibles.
IDEGER: Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
MAPA: Representación geográfica en una superficie de la tierra o de parte de ella en una superficie plana.
ORGANIZACIÓN: Es toda aquella empresa, entidad, institución, establecimiento, actividad o persona de carácter
público o privado, natural o jurídico.
PAI: Plan de Acción del Incidente, expresión de los objetivos, estrategias, recursos y organización a cumplir durante un
periodo operacional para controlar un incidente.
PLAN DE EMERGENCIA: El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las políticas,
los sistemas de organización y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y
eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases. Con el fin de mitigar o reducir los
efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la Organización.
PLANIFICAR: Formular objetivos y determinar las actividades y los recursos para lograrlos. PLANO: Representación
gráfica en una superficie y mediante procedimientos técnicos, de un terreno, de la planta de un edificio, entre otros.
PMU: Puesto de Mando Unificado; Lugar donde se ejerce función de comando. Es una función prevista en el Sistema
Comando de Incidentes (SCI) y esta se aplica cuando varias instituciones toman acuerdos conjuntos para manejar un
incidente donde cada institución conserva su autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas.
PREVENCIÓN: Toda acción tendiente a evitar la generación de nuevos riesgos.
PUNTO DE ENCUENTRO: Sitio seguro, definido para la llegada del personal en caso de evacuación.
RIESGO: El daño potencial que, sobre la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y
privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural o antrópico no intencional, que
se extiende más allá de los espacios privados o actividades particulares de las personas y organizaciones y que por su
magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso de gestión que involucre al Estado y a la sociedad.
VULNERABILIDAD: Característica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza,
relacionada con su incapacidad física, económica, política o social de anticipar, resistir y recuperarse del daño sufrido
cuando opera dicha amenaza. Es un factor de riesgo interno.
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5. RESEÑA HISTÓRICA.
Los antecedentes históricos de la organización del Ministerio de Relaciones Exteriores se remontan a la constitución de
1821. De allí en adelante los Ministerios o Secretarías de Estado, fueron en algunas ocasiones establecidos por la
Constitución. En otras, su número y organización fueron determinados por la ley. Este sistema fue finalmente adoptado
en 1886.
La ley del 11 de mayo de 1843, organizó como Secretaría de Estado la de Relaciones Exteriores. Extinguido el
Gobierno de la Confederación Granadina, se refundió el Despacho de Relaciones Exteriores con los de Gobierno e
Instrucción Pública; y recobró su autonomía por la Ley 10 de 1880.
En 1901, se adelantaron ciertas iniciativas tendientes a organizar y tecnificar el Ministerio y el Servicio Exterior. El
Decreto 1017- bis de aquel año, reorganizó la Cancillería, fijó el personal a su servicio y las correspondientes
asignaciones.
Por medio de la ley 51 de 1935, fue reorganizado el Ministerio y fijadas las asignaciones de sus empleados. (Los
nombramientos correspondientes fueron hechos por el Decreto 2063 del 21 de noviembre de 1935). La Ley 114, del 18
de noviembre de 1937, confirió autorización al Gobierno para reorganizar el Ministerio y para crear la Carrera
Diplomática y Consular. Desde su creación, ha tenido varias modificaciones. Por último, el Decreto 1091 de 26 de
marzo de 1948 reglamentó el ceremonial diplomático.1
1 Página WEB http://www.cancilleria.gov.co/historia-del-ministerio / consultada 2016
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5.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN
A continuación, se hace una descripción detallada de la sede calle 98, su localización, actividad económica y persona responsable
del plan de Emergencias al interior de la Entidad.
Tabla 5. Datos generales de la sede y localización de la Entidad
DATOS GENERALES
RAZÓN SOCIAL NIT
Ministerio de Relaciones Exteriores-Cancillería 899999042-9
DATOS GENERALES
Dirección Avenida 19 No. 98-03
Teléfono(s) 3814000 Fax
LOCALIZACIÓN
DEPARTAMENTO CIUDAD BARRIO
Cundinamarca Bogotá D.C CHICO
GIT DE BIENESTAR, DESARROLLO DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN
Director de Talento Humano
Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Actual A.R.L. COLMENA SEGUROS
ACTIVIDAD ECONÓMICA
Descripción Coordinar la Política Exterior y las Relaciones Diplomáticas en Colombia
Clase de Riesgo 1 Actividad Trabajo de oficinas y Administrativos
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Gráfico 2: Ubicación de la Sede
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Tabla 6. Principales vías cercanas a la sede Calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
Principales vías de acceso o salida
Por el Norte:
Vía: Calle 100 Comunica: Ente carreras 19 y Transv 19A
No. de calzadas: 2 Sentido: Oriente-Occidente
Acceso: Vehicular y/o peatonal
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
Por el Sur:
Nomenclatura: Calle 97 Comunica: Entre carreras 19 y Transv 19A
No. de calzadas: 2 Sentido: Oriente-Occidente
Acceso: Vehicular y/o peatonal
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
Por el Oriente:
Nomenclatura: Carrera 19 Comunica: Entre calles 97 y 100
No. de calzadas: 2 Sentido: Sur-norte
Acceso: Vehicular y/o peatonal
Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M
Por el Occidente:
Nomenclatura: Transversal 19 A Comunica: Entre calles 100 y 97
No. de calzadas: 2 Sentido: Norte-Sur
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5.1.1. Carga ocupacional y horarios
Para el desarrollo del Plan de Emergencias se hace necesario identificar la cantidad de servidores públicos, contratistas
y visitantes que transitan habitualmente en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo anterior se
hace necesario recolectar la Información personal de todos los servidores públicos en caso de presentarse alguna
emergencia, está información estará en custodia del líder de cada oficina y el asesor de Seguridad y Salud en el
Trabajo del Ministerio. (Anexo 6. GH-FO-146 Información personal para emergencias)
Tabla 7. Carga ocupacional de la sede Calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
PERSONAL
Clase Cant. Horario
Observaciones Lunes-viernes Sábado/domingos y festivos
Funcionarios 45 08:00 – 17:00 -
Contratistas persona natural 118 08:00 – 17:00 -
Pasante 1 08:00 – 17:00
Agentes tercerizados – BPM Consulting 13 08:00 – 17:00
Contratistas EMTELCO / UNE 2 7 X 24
Contratista Cooperativa Bursátil Ltda. (Vigilancia)
15 06:00 – 18:00
3 18:00 – 06:00
3 06:00 – 18:00 Domingos y festivos
3 18:00 – 06:00 Domingos y festivos
Contratitas SEISO 10 06:00 – 17:00 06:00 – 16:00 Dos sábados al mes
City Bank 2 08:00 – 17:00
Policía Nacional 3 08:00 – 17:00
EXTERNOS
Visitantes / día 238 8:00 - 17:00 -
Total, aproximado 456 8:00 – 17:00
5.1.2. Descripción de la sede.
A continuación, se hace una descripción de la sede calle 98, del Ministerio de Relaciones Exteriores; para ello se
incluye la descripción del edificio, elementos estructurales y materiales contenidos. Este deberá ser actualizado si se
presenta algún cambio en el edificio.
Tabla 8. Elementos constructivos y materiales Sede calle 98.
Descripción: toda la sede.
CALLE 98
Elementos Estructurales
Estructura: TRADICIONAL APORTICADA
Fachada: LADRILLO A LA VISTA
Cubierta superior: TEJA EN FIBRO CEMENTO
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Paredes interiores: BLOQUE PAÑETADAS Y PINTADAS
Techos interiores: CIELO RASO DE AUTO ENSAMBLE 60X60
Puertas: MADERA / VIDRIO
Escaleras: ESCALERAS EN CONCRETO ENCHAPADAS CON PORCELANATO. 2 ASCENSORES
ASCENSOR
Pisos: 8
Materiales Contenidos
Combustibles
Madera MUEBLES Y PUERTAS
Cartón papel (cajas, insumos oficina, archivos)
Plásticos o espuma (embalajes, partes de equipos, muebles, pisos)
Telas SILLAS
Otros Productos de aseo.
5.1.3. Distribución por dependencias:
A continuación, se hace una descripción de los tres (8) pisos y dos sótanos que componen las instalaciones de la sede
calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores y la descripción por cada una de las dependencias. Este deberá ser
actualizado si se presenta algún cambio en el edificio.
Tabla 5. Dependencias existentes en la sede Calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores
PISOS AREAS POR PISOS
Piso 8 Oficinas de apostilla
Piso 7 CIAC (Centro Integral de Atención al Ciudadano)
Piso 6 Oficinas de apostilla
Piso 5
Oficinas de apostilla
Sustanciación de Documentos
Piso 4 Oficinas de Visas.
Piso 3 Oficinas de Visas.
Piso 2
Oficinas de pasaportes
asesores Jurídicos
Piso 1 Oficinas de pasaportes
Sótano 1 Parqueadero
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Sótano 2 Parqueadero
5.1.4. Servicios e instalaciones:
A continuación, se hace una descripción de los servicios e instalaciones con los que cuenta la sede Calle 98, Ministerio
de Relaciones Exteriores y la descripción por cada uno de los servicios. Este deberá ser actualizado si se presenta
algún cambio.
Tabla 6. Servicios e instalaciones en la sede Calle 98, del Ministerio de Relaciones Exteriores.
SUMINISTRO SERVICIO / MEDIO
EXTERNO
Energía eléctrica: Red de cableado público con acometida y redes internas con polo a tierra.
Agua: Red de acueducto público y red interna de tubería con suministro a baños (servicios sanitarios) y cafeterías, tanques de almacenamiento (SOTANOS)
Alcantarillado: Red interna de recolección y evacuación de aguas negras y aguas lluvias y red de alcantarillado público.
Telefonía: Planta telefónica IP
Recolección de basuras: Empresa de aseo del sector
Proveedores: Empresas externas especializadas de acuerdo a necesidades (Sistemas, mantenimientos)
Vigilancia externa: Empresa Seguridad Superior LTDA, aproximadamente 24 Guardas de Seguridad de Lunes a viernes en el día y 9 lunes a viernes en la noche
Aseo y servicios generales: Empresa contratista (_10_ empleadas)
INTERNO
UPS: Centro de cómputo en el 4° Y 8 piso
Iluminación: Tubos fluorescentes en la mayoría de las áreas Lámparas de 60X60, adosados al techo. Algunas áreas con bombillos incandescentes.
Servicios Sanitarios: Baterías de baños en EL PISO 1 e individuales para el resto de oficinas
Cafeterías. 4° y 8° piso
Recepción: ACCESO SOBRE AV 19
Energía Eléctrica Alterna: Planta de Emergencia (Sótano) y SUB ESTACIÓN ELECTRICA (SOTANO)
Sistema Hidráulico: ACOMETIDA PUBLICA Y MOTOBOMBAS EN EL SOTANO
Servicio de Mantenimiento: SIN PERSONAL EN LA SEDE, SI SE REQUIERE SE SOLICITA AL CENTRO
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Parqueaderos: SOTANO 1 Y 2
Otros tipos de comunicación: Celulares, radios de comunicación
5.1.5. Antecedentes
En la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores no se han presentado emergencias de tipo estructural, ni
condiciones de riesgo que llegasen a afectar la integridad física de la población trabajadora de este Ministerio.
5.1.6. Principales procesos
A continuación, se hace una descripción de las diferentes áreas de acuerdo con la actividad que se desarrolla al
interior de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 7. Procesos desarrollados en la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores
PROCESOS Tareas
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
Gestión administrativa y de apoyo en
gestión al personal y al público que
asiste diariamente a las instalaciones
de la se calle 98, del ministerio,
planeación, organización y control de
los servicios.
5.2. IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN DE AMENAZAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD.
En la elaboración de plan de emergencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, es fundamental la identificación y
evaluación de riesgos e impactos caracterizados en cada uno de los escenarios de emergencia, en el que se establece
un Análisis de Vulnerabilidad evaluando la Entidad frente a una amenaza. El análisis de vulnerabilidad se desarrolló de
acuerdo al procedimiento de Evaluación de Amenazas y Vulnerabilidad, establecido por la Entidad. (Anexo 7. GH-PT-98
Evaluación de Amenazas y Vulnerabilidad)
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5.2.1. Resultado del análisis de vulnerabilidad
Con base en los resultados arrojados en el análisis de vulnerabilidad de la sede calle 98, se adjunta una tabla con la
descripción detallada de acuerdo a los resultados.
Tabla 8. Resultado Análisis de Vulnerabilidad.
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5.2.2. Manejo acuerdo del nivel de riesgo
A continuación, se hace una descripción del paso a paso a seguir durante las amenazas identificadas en el análisis
de vulnerabilidad, clasificados por riesgo alto (sismo, incendios y atentados terroristas) y riesgo medio (Incendio
forestal, explosiones y desordenes sociales).
Gráfico 2. Operativo Normalizado ante Sismo
Inicio
Servidor Publico
¿Se identifica inicio de Sismo?
Si
1. Mantener la Calma
2. Ubicarse en un lugar seguro (no corra,
no grite, no empuje, no utilice ascensores, ubicarse
lejos de estantes u objetos que se puedan caer).
¿Ceso el Sismo?
No
Servidor Publico
Si
3. Verificar su estado de salud y del
visitante que este a su cargo
¿Hay lesionados?
Servidor Publico – Responsable SG-
SST -Líder de la Brigada
4. Activar el Procedimiento Operativo
Normalizado (PON) de emergencia
médica
Si
5. Solicitar apoyo a la brigada
6. Verificar el estado de la
infraestructura de la entidad
No
1
1
Servidor Publico
Servidor Publico – Responsable SG
Servidor Publico – Responsable SG
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Servidores Públicos
¿La infraestructura esta en
buen estado?
Si
7. Retornar a la normalidad
Brigadistas
11. Calcular el número de personas
evacuadas
13. No devolverse por ningún motivo
al sitio de trabajo hasta no recibir las
instrucciones del líder de la brigada.
1
No
¿Es seguro retomar las
instalaciones de trabajo?
12. Retornar a la normalidad
Si
Fin1
Líder de la Brigada / Líder de
Seguridad
8. Activar la alarma de emergencias
10. Evacuar al punto de encuentro
asignado en el plan de emergencias
Servidores Públicos - Bigradistas
9. Solicitar apoyo a los brigadistas
Líder de la Brigada – Responsable
SG-SST
12. Esperar instrucciones del líder de
la brigada para retornar a las
instalaciones del Ministerio
Líder la Brigada
Servidores Públicos
Servidores Públicos
No
1
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Gráfico 3. Operativo Normalizado ante Atentados /Terrorismo e Inseguridad.
Inicio
Servidor Publico
Si
¿Existe presencia de riesgo?
No
Líder de Brigada / Líder de Seguridad
¿Se identifica un elemento
sospechoso o posible
atentado?
3. Continuar con las actividades
rutinarias, estar alerta
1
5. Activar el Procedimiento Operativo
Normalizado (PON) de Emergencias
1No
1
1. Informar al líder de la brigada o una
persona de seguridad.
2. Notificar a las autoridades
competentes
Si
6.Evacuar al punto de encuentro
asignado en el Plan de Emergencias
Servidor Publico
Servidor Publico
4. Activar la alarma de emergencias
¿Exploto el artefactor?
Si
Líder de Brigada
1
Servidor Publico
2
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NOMBRE: PLAN DE EMERGENCIAS CALLE 98 VERSION: 1
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Grafico 4. Operativo Normalizado ante Incendios
Inicio
Servidor Publico
Si
1. Mantener la Calma
¿Esta capacitado y entrenado
en uso de extintores?
Brigadista
Si
3. Seleccionar el tipo de extintor
adecuado
5. Retirar los dispositivos de seguridad
del extintor
¿Se identifica incendio?
2. Informar al líder de la brigada o
responsable del Sistema de Seguridad
y Salud en el Trabajo
4. Verificar el funcionamiento del
extintor
1
6. Aproximarse al fuego a una
distancia no menor a 3 metros, y
direccionar la manguera del extintor
en forma de abanico a la base de la
llama.
1No
No 2
Servidor Publico
Brigadista
Brigadista
Brigadista
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1
8. Verificar la extinción del fuego, de
ser necesario repetir los pasos
anteriores.
Brigadista
9. Activar la alarma de emergencia
Líder de la Brigada / Líder de
Seguridad
Servidor Publico
Servidor Publico
13. Si esta seguro de ser el último en
salir, cierre las puertas sin seguro
10. Evitar el pánico, evitar correr, no
causar confusión. Utilizar las
escaleras nunca el ascensor.
2
12. Agacharse y tratar de salir
gateando evitando inhalar gases
11. No correr si el espacio se
encuentra lleno de humo
Servidor Publico
Servidor Publico
Brigadista
7. Realizar maniobra a favor del
viento, en caso que se encuentre el
incendio al aire libre, nunca dar la
espalda al fuego.
1
2
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Gráfico 5. Operativo Normalizado ante Explosiones
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1. Identificar la explosión
Servidor Público
Inicio
Asesor SST
5. Identificar e l lugar de las
explosión
Servidor Público
No
6. Mantenerse alertaSi
Servidor Público
4. Activar a larma de emergencia
Brigada
2. Mantener la calma
Servidor Público
3. Avisar al asesor de SST
¿Hubo Heridos?
1
Asesor SST
7. Activar e l MEDEBAC
1
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Fin
¿Se requiere apoyo de las
autoridades competentes?
Brigada
8. Controlar el evento
No
Servidor Público
9. Mantener la calma 1
Servidor Público
Si
10. Mantener la calma
Servidor Público
11. Evacuar al punto de encuentro
definido
12. Verificar la posibilidad de más
explosiones o colapsos
Brigada
¿El área esta segura?
Servidor Público
Servidor Público
13. Esperar las indicaciones de los
brigadistasSi
No
1 14. Retornar las actividades
1
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Gráfico 6. Operativo Normalizado ante Desordenes sociales
1. Identificar la amenaza
Servidor Público
Inicio
Asesor SST
4. Verificar el sitio de trabajo o
situación en riesgo
5. Evaluar el impacto al personal
Servidor Público
No
6. Estar alerta y continuar con las
actividades
7. Esperar Instrucciones de los
brigadistas
Fin
1
Servidor Público
Si
Servidor Público
2. Contactar a l asesor de SST
3. Notificar a la brigada
Brigada
Brigada
¿Es necesario evacuar?
1
8. Identificar una ruta segura
Brigada
9. Dirigir a los Servidores Públicos al
punto de encuentro definido
Brigada
Brigada
10. Controlar la situación
11. Retornar a las actividades
Servidor Público
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Grafico 7. Operativo normalizada atención ante Emergencias Médicas
Inicio
Servidor Publico
Si
1. Llamar a los Brigadistas
Brigadista
¿Es un accidente de trabajo o
emergencia médica?
Servidor Publico
Accidente de Trabajo
1
No
Emergencia Médica
1
2. Realizar valoración de la lesión o
evento médico
Brigadista
4. Solicitar la ambulancia o realizar el
respectivo traslado en taxi al centro
médico más cercano
Si
Servidor Publico - Brigadista
5. Reportar al Jefe inmediato y a un
Familiar de Contacto
No
¿Se identifica la emergencia
médica?
3. Comunicarse con la línea de la ARL
¿Esta en riesgo la vida? 2
2
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1
Fin1
¿Requiere traslado el al centro
médico?
Brigadista
6. Llamar al 123
Si
No
Líder de Seguridad y Salud en el
Trabajo
8. Realizar el respectivo seguimiento
7. Realizar la respectiva valoración
Brigadista
2
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5.3 ORGANIZACIÓN PARA EMERGENCIAS
5.3.1. Modelo de organización
En situaciones de emergencia (incendio, sismo, terrorismo) se deben establecer funciones especiales que permiten actuar de
manera eficiente y oportuna, la Entidad sustituye durante el evento al sistema de funcionamiento normal de la sede calle 98,
Ministerio de Relaciones Exteriores el siguiente el modelo de actuación en casos de emergencias.
5.3.2. Sistema Comando de Incidentes (SCI)
Para la estructura del Plan de Emergencias de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores, es necesario la asignación de funciones, responsabilidades y autoridad para la toma de decisiones y la ejecución de acciones que conlleven al control de una Emergencia. Este esquema recibe el nombre de Sistema Comando Incidentes.
Gráfico 8. Organigrama operativo de Emergencias
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Tabla 9. Líder de Brigada Sistema Comando (SCI)
LÍDER DE BRIGADA (SCI)
COMPONENTE FUNCIONES
LÍDER DE INCIDENTE
AN
TE
S D
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Brindar información a los servidores públicos sobre la atención de emergencia.
Realizar el análisis de riesgo de la Entidad Organización y programación de capacitaciones. Realizar acciones de intervención y mitigación
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Evaluar las prioridades del incidente o emergencia.
Determinar los objetivos operacionales. Desarrollar y ejecutar los planes de acción. Mantener el alcance de control Administrar los recursos, suministros y servicios.
DE
SP
UÉ
S
DE
LA
EM
ER
GE
NC
IA
Auditar el resultado de las medidas de actuación previstas en el plan para analizarlas y evaluarlas.
Coordinar la recolección de los informes de daños y pérdidas ocasionadas por el incidente o emergencia.
Elaborar informe final.
SEGURIDAD FÍSICA
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Garantizar el aseguramiento de la zona de impacto para el cumplimiento de los operativos de respuesta a la emergencia velando por el control de la situación
Vigilar y evaluar las situaciones peligrosas e inseguras. Garantizar la seguridad de los servidores públicos, visitantes
o brigadas de emergencia
GRUPO DE BRIGADISTAS
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
Obtener un reporte rápido del Líder de emergencias. Identificar a los representantes de cada una de las áreas,
incluyendo su comunicación y líneas de información. Responder a las solicitudes del líder de emergencias, de los
servidores públicos o visitantes para establecer contacto con otras organizaciones.
COMUNICACIÓN
DU
RA
NT
E
LA E
ME
RG
EN
CIA
El líder de emergencias debe formular u emitir la información acerca del incidente al GITBDC para que sean ellos quienes remitan la información al grupo de prensa del Ministerio, para su respectiva divulgación de la información.
Respetar las limitaciones para la emisión de información que imponga el comandante de incidente.
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5.4. CONFORMACIÓN DE LA BRIGADA DE EMERGENCIAS
Para el Ministerio de Relaciones Exteriores sus brigadistas deben contar con formación en evacuación, incendio y
rescate. Los servidores públicos que conformen la brigada deberán tener conocimiento y capacidad para manejar y dar
respuesta oportuna y eficaz a cualquier evento de emergencia (primer auxilio, incendio, sismo, terrorismo etc). Será
personal voluntario que en el momento de presentarse la emergencia actuará de acuerdo con los procedimientos
establecidos, mientras llegan los organismos de socorro externos si se requieren. Para efectos del modelo se
capacitarán a todos los integrantes en los diferentes temas y posterior a esto se asignarán los integrantes de acuerdo
con sus habilidades y a los perfiles. (Anexo 9. GH-FO-162 Listado brigadistas).
Gráfico 9. Grupo encargado de dar operatividad al manejo de la emergencia
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5.4.1 Funciones y Responsabilidades de los integrantes de la Brigada de Emergencias
Líder de brigadas
Evalúa situaciones y toma decisiones operativas para el manejo de la emergencia. La evaluación de situaciones las
llevará a cabo en coordinación con los Brigadistas y los Cuerpos de Socorro.
Tabla 10. Funciones del Líder de Brigadistas.
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocer perfectamente el Plan de Emergencias.
Evalúa situación presentada, con los brigadistas y grupos de
apoyo interno y/o externos.
Evalúa la situación después de controlada la emergencia,
con brigadistas y/o grupos de apoyo de la sede o externos.
En coordinación con asesores e integrantes de la brigada,
revisa, complementa y actualiza el Plan de Emergencias
Informa al Coordinador de Emergencias sobre la situación
de emergencia y su desarrollo
Dirige y coordina las actividades de recuperación.
Coordina los programas de capacitación, entrenamiento, simulacros y evalúa su desarrollo.
Toma decisiones sobre medidas inmediatas a tomar para el manejo de la emergencia, como pueden ser:
Si la situación lo permite comunica al Coordinador de
Emergencias que se puede dar la orden de reingreso a las
instalaciones
Participa en actividades de capacitación y entrenamiento Control de la emergencia con grupos de apoyo propios.
Vela por la seguridad los grupos a su cargo e instalaciones
durante la etapa de recuperación
Verifica y evidencia que se tomen las medidas necesarias,
para la identificación y control de riesgos.
Recursos inmediatos a utilizar. Participa en las actividades de investigación del siniestro y elabora informe que incluya la actuación de los grupos operativos
Verifica y evidencia que se mantengan en buen estado los
elementos de protección y seguridad a través de la
realización de los programas de inspecciones y
mantenimiento
Solicitud de apoyo a grupos externos, en caso necesario Evalúa en coordinación con el Coordinador de Emergencias y el Grupo de Apoyo Interno, los informes y evidencias de la Emergencia y su manejo.
Verifica y evidencia que los brigadistas y en particular la institución cuente con los equipos adecuados para la atención de emergencias.
Abortar el sitio de la emergencia y evacuar. Revisa, evalúa y ajusta en coordinación con El Coordinador
de Emergencias y Grupo de Apoyo Interno las normas y
procedimientos de respuesta a emergencias, en caso
necesario.
Vela prioritariamente por la seguridad de los grupos operativos propios y externos, así como la de los ocupantes de la empresa.
Verifica y evidencia la recuperación de equipos (extintores, botiquines y otros).
Da aviso inmediato al Coordinador de Emergencias, sobre el Control definitivo de la Emergencia.
Mantiene constante comunicación con el Coordinador de Emergencias y los grupos, brigadistas o personal de apoyo para informar sobre la evolución de la situación y/o solicitar apoyos
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Líder Asesor Seguridad y salud en el Trabajo
Garantizan las comunicaciones y apoyo necesario, en el manejo de servidores públicos y visitantes, durante el control de la
emergencia. Responsable(s): Líder del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tabla 11. Funciones del Líder en Seguridad y Salud en el Trabajo
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Establecen comunicación interna y externa. Mantiene las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Mantiene actualizadas las Listas de Teléfonos de Emergencia.
Establecen comunicación con ayudas externas. Bomberos, Cruz Roja y Ambulancias, en caso necesario.
Cumple tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
Conocen los Planes operativos en que deben intervenir. Canalizan la información. Facilita la información adicional requerida para la Investigación de la Emergencia y su manejo.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Apoya al Líder de Emergencias en la elaboración de comunicados a medios, en caso necesario.
Elabora informe final sobre su gestión durante la emergencia y observaciones, destinado al Coordinador de Emergencias.
Conoce el programa de mantenimiento preventivo para los equipos de comunicación (teléfonos, radios, celulares, etc.)
Lleva registros de comunicaciones durante la emergencia. Revisa, evalúa y ajusta con el Líder de Emergencias y el
Líder de la Brigadas las normas y procedimientos de
respuesta a emergencias, en caso necesario.
Mantiene los listados de los servidores públicos con teléfonos de residencia, EPS y ARL a las que están afiliados.
Registra el desplazamiento de heridos y/o víctimas (si las hay).
Mantiene las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Presenta oportunamente las inquietudes referentes a su responsabilidad dentro del Plan.
En caso necesario cumple otras tareas de apoyo para las que se le requiera
Cumple tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
Verifican y evidencian que los planes y procedimientos de
emergencia sean conocidos por todo el personal de la sede
Establece comunicación interna y externa. Facilita la información adicional requerida para la Investigación de la Emergencia y su manejo.
Elabora informe final sobre su gestión durante la emergencia y observaciones, destinado al Coordinador de Emergencias.
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Vigilancia - Seguridad Física
Garantizan la integridad de las personas, activos e instalaciones de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 12. Funciones de la Vigilancia del Ministerio
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de evacuación de todos los ocupantes del área si reciben la orden del Coordinador de Emergencias o alarma de acuerdo a códigos establecidos.
Acompañan al grupo hasta su lugar de origen, si la orden fue de regresar, de lo contrario verifican el destino que tomará cada uno.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Dirigen a los ocupantes del área al sitio definido como Punto de Encuentro, como está definido y por las rutas establecidas.
Mantienen las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Conocen y verifican periódicamente el estado de las vías de evacuación, Punto de Encuentro y señalización de evacuación.
Realizan censo para verificación de personal evacuado. Cumplen tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
Instruyen mensualmente al personal de su área sobre los procedimientos del Plan de Evacuación.
Informan al Coordinador de Emergencias sobre el resultado de su operación (EVACUACIÓN).
Facilitan la información adicional requerida para la Investigación de la Emergencia y su manejo.
Mantienen actualizada las listas de personal. Mantienen al grupo unido hasta que reciban alguna instrucción por parte del Coordinador de Emergencias.
Presentan comentarios y sugerencias al Coordinador de Emergencias.
Incluyen en la lista anterior contratistas y visitantes frecuentes.
En caso necesario cumplen otras tareas de apoyo para las
que se le requiera
Elaboran informe final sobre su gestión durante la
emergencia y observaciones, destinado al Coordinador de
Emergencias
Presentan oportunamente las inquietudes referentes a su responsabilidad dentro del Plan.
De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de evacuación de todos los ocupantes del área si reciben la orden del Coordinador de Emergencias o alarma de acuerdo a códigos establecidos.
Acompañan al grupo hasta su lugar de origen, si la orden fue de regresar, de lo contrario verifican el destino que tomará cada uno.
Asignan sectores en los que les corresponde coordinar la
evacuación
Dirigen a los ocupantes del área al sitio definido como Punto de Encuentro, como está definido y por las rutas establecidas.
Mantienen las comunicaciones hasta que la situación regrese a la normalidad.
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Realizan censo para verificación de personal evacuado. Cumplen tareas de apoyo en las actividades de recuperación, cuando se le requiera.
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Brigadista Ministerio de Relaciones Exteriores
Personal con la dotación y entrenamiento necesario, para dar respuesta a situaciones de emergencia como incendios y primeros
auxilios. De acuerdo a sus competencias el personal de cada área se integrará a los diferentes grupos de apoyo internos o
externos, según se le requiera. Responsables: Líderes de oficina, líder de Piso, Brigadistas y voluntarios.
Tabla 13. Funciones de los Brigadistas de Emergencias.
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de atención y manejo del evento (atención de primeros auxilios, control de incendio, desplome de objetos o estructura, explosión, previa comunicación con el líder de Brigadas si la situación lo permite.
Hacen seguimiento de las personas que hayan sido remitidos a centros de salud.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Reportan al líder de Brigadas las novedades y desarrollo de la situación.
Colaboran en la reposición de equipos y elementos utilizados.
Verifican periódicamente el estado de instalaciones, estructuras, elementos inestables, etc., identificando posibles situaciones que puedan generar lesiones a las personas o situaciones de emergencia y notificando al Coordinador de Emergencias, a fin de que se tomen medidas de corrección.
Realizan clasificación de heridos y remiten con acompañante en caso necesario, llenan registro y hacen seguimiento a la situación del paciente.
Cumplen tareas de apoyo en las actividades de recuperación, y limpieza cuando se le requiera.
Verifican que se cuenta con el equipos y materiales disponibles y adecuados para el manejo de dichas situaciones (atención de primeros auxilios, control de incendios, evacuaciones).
Están atentos a las indicaciones impartidas por el Coordinador de Evacuación.
Junto con el líder de Brigadas y/o grupos de apoyo internos o externos evalúan la situación después de la emergencia.
Inspeccionan periódicamente el estado y funcionalidad de los equipos de seguridad (botiquín, camilla, extintores, señales, etc.) para programar su reposición, recargue, reubicación etc.
Si son autorizados por este y por el líder de Brigadas y los Cuerpos de Apoyo (Bomberos, Policía, Cruz Roja), colaboran en el control de la emergencia cuando está ya pasa su manejo.
Velan por la seguridad de personas e instalaciones a su alrededor, durante la etapa de recuperación.
Verifican y evidencian si existen personas (administrativos, directivos) con alguna “alerta médica”, clase de enfermedad, medicamentos y primeros auxilios requeridos para el manejo de la misma.
En caso necesario cumplen otras tareas de apoyo para las que se le requiera.
Participan en las actividades de investigación del siniestro y elaboran informe, evaluando su actuación dirigido al líder de Brigadas. Hacen recomendaciones y sugerencias.
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Reportan al líder de Brigadas el control de la emergencia, cuando esta se dé con certeza.
Colaboran en la recuperación de equipos (extintores, elementos, camillas y otros) utilizados durante la emergencia.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. De acuerdo al tipo de emergencia inician el proceso de atención y manejo del evento (atención de primeros auxilios, control de incendio, desplome de objetos o estructura, explosión, previa comunicación con el líder de Brigadas si la situación lo permite.
Hacen seguimiento de las personas que hayan sido remitidos a centros de salud.
Verifican periódicamente el estado de instalaciones, estructuras, elementos inestables, etc., identificando posibles situaciones que puedan generar lesiones a las personas o situaciones de emergencia y notificando al Coordinador de Emergencias, a fin de que se tomen medidas de corrección.
Colaboran en la reposición de equipos y elementos utilizados.
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Servidores públicos
Conocer las normas y procedimientos para actuar en caso de emergencia dentro de las instalaciones de la sede,
Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tabla 14. Funciones de los servidores públicos
Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la emergencia
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
Desarrollan los procedimientos específicos establecidos. Permanecen en el Punto de Encuentro, hasta que se les dé orden de reingresar o abandonar definitivamente el sitio.
Participan en actividades de capacitación y entrenamiento. Facilitan y ayudan a coordinar la salida del personal fijo y flotante, en caso que se dé orden de evacuar.
Informan a los Coordinadores de Evacuación, cualquier situación anormal observada durante el proceso de evacuación.
Presentan oportunamente las inquietudes referentes a su
responsabilidad dentro del Plan o condiciones detectadas
Permanecen en Punto de Encuentro, mientras transcurre el manejo de la emergencia o hasta que se dé una orden diferente.
Presentan sus inquietudes o sugerencias al Coordinador de
Emergencias, sobre lo observado o vivido durante el evento
Conocen el Plan de Emergencia y su participación específica.
En caso necesario cumplen otras tareas de apoyo para las que se le requiera.
Permanecen en el Punto de Encuentro, hasta que se les dé orden de reingresar o abandonar definitivamente el sitio.
Desarrollan los procedimientos específicos establecidos. Informan a los Coordinadores de Evacuación, cualquier situación anormal observada durante el proceso de evacuación.
Facilitan y ayudan a coordinar la salida del personal fijo y flotante, en caso que se dé orden de evacuar.
Presentan sus inquietudes o sugerencias al Coordinador de
Emergencias, sobre lo observado o vivido durante el evento
Permanecen en el Punto de Encuentro, hasta que se les dé orden de reingresar o abandonar definitivamente el sitio.
5.4.2 Planes de contingencia
Se elaboran un conjunto de plantillas alternativas, con la finalidad permitir el funcionamiento antes, durante y después
de cada evento que se presente en las instalaciones de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores. (Anexo 3. GH-
FO-163 Planes de contingencia).
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5.5. PLAN DE EVACUACIÓN
El objetivo del plan de evacuación es salvaguardar la vida de las personas expuestas a una situación de emergencia,
asegurando su retiro o salida del lugar generador del peligro hasta uno de menor riesgo.
5.5.1 Recursos
Tabla 15. Recursos.
DESCRIPCIÓN CANTIDAD UBICACIÓN
Extintores contra incendios: La sede calle
98, “MRE “Cuenta con (14) extintores y dos satélites,
superando la cantidad por metros cuadrados que establece la
norma NFPA – 10.
14 Extintores y dos Satélites Pasillos – oficinas y los satélites en
los sótanos.
Gabinetes Contra Incendio. La sede
calle 98, cuenta con un sistema
hidráulico apropiado con funcionalidad
de (9) Gabinetes ubicados en cada piso.
9. Gabinetes contra incendios. En cada piso de la sede.
Camillas rígidas 5 Camillas Una en entre piso, ubicadas en un
lugar visible y de fácil acceso y
señalizadas.
Botiquines 2 Botiquines tipo B La sede contara con dos botiquines
de fácil acceso.
Señalización de Emergencias y rutas
de evacuación
Mínimo 10 por cada piso. (100) Salidas de emergencia, pasillos y
escaleras.
Iluminación de Emergencias Mínimo 2 por cada piso. (20) En pasillos de rutas evacuación.
Planos con rutas de evacuación 10 planos Los planos de rutas de evacuación
deben de estar en cada piso de
manera visible.
Sistema de Alarma 1 Alarma El sonido debe ser de alcance a
todos los edificios del Ministerio.
Sistema de comunicación de la
Brigada: Radios / teléfono
Acorde al número de Brigadistas Elemento de uso diario de cada
Brigadista.
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5.5.2 Lugares establecidos para la evacuación
Los servidores públicos, visitantes y demás, utilizaran las vías de salida establecidas en el Plan de Emergencia, salvo
que por decisión del Coordinador de Emergencias, Líder de Brigadas y Autoridad Competente se ordene cancelar o
variar alguna ruta especifica por inutilidad, obstrucción, daño o riesgo inminente, en las vías de evacuación o cerca de
ellas, en dichos casos el Coordinador de Evacuación en este sitio se encargará de la desviación del flujo de personas
de acuerdo a su criterio y observación, siempre anteponiendo la seguridad de las personas.
5.5.3 Rutas de evacuación
Son las vías escogidas para evacuar las instalaciones en un momento de emergencia. En los planos de rutas de
evacuación se podrán observar las posibles vías de salida hacia el Punto de Reunión. Las rutas de evacuación y están
definidas en los planos y para su adecuado mantenimiento, deberán seguirse las siguientes recomendaciones:
Inspeccionar anualmente o cada vez que ocurra una emergencia clasificada en el análisis de vulnerabilidad
como riesgo alto; en la cual se tendrá en cuenta las áreas, las rutas de evacuación establecidas y los objetos
que obstaculicen el paso.
Mantener señalizadas las rutas de evacuación y salidas de emergencia, mediante señales que indiquen la
dirección a seguir hacia el Punto de Encuentro. Se verificará en la inspección anual que estas señales estén
instaladas en lugares a la altura adecuada para ser observadas a distancia.
Actualizar los planos de evacuación, cuando se contemple algún cambio en las salidas de emergencia y
puntos de encuentro.
Se realizarán simulacros de evacuación de forma anual, con su respectivo plan de acción.
5.5.4 Sistema de Alarma
Se tendrá una Alarma de emergencias para efectos de dar aviso de incendio o de evacuación en caso de una
emergencia.
Un primer sonido será de alerta y dos sonidos continuos serán para evacuar.
La alarma será activada por seguridad.
El grupo de seguridad habilitara las salidas de emergencia alternas.
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5.5.5 Puntos de encuentro.
El Ministerio de Relaciones Exteriores para su sede calle 98, estableció el siguiente punto de encuentro, teniendo en cuenta la
factibilidad del cumplimiento de las condiciones seguras a partir de sus condiciones locativas actuales, y se estableció así:
Gráfico 10. Recorrido punto de encuentro.
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Gráfico 11. Mapa global del punto de encuentro.
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Gráfico 12. Punto de encuentro. (Principal: Parque Calle 98 con Trav. 18.)
Gráfico 13. Punto de encuentro. (Alterno; Frente a la Funeraria Gaviria – Calle 98 con Transversal 18)
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5.5.6 Simulacro
El plan de emergencias cuenta con un instructivo para el desarrollo del simulacro de evacuación; el cual contempla los
objetivos, alcance y desarrollo del simulacro antes, durante y después. (Anexo 4. Instructivo para el desarrollo de Simulacro)
Adicionalmente se cuenta con un documento que brinda los lineamientos generales, de la planeación, ejecución y
evaluación del mismo. (Anexo 5. GH-FO-145 Planeación, Ejecución y Evaluación de Simulacro)
5.5.7 Plan de manejo para visitantes
Dentro de las actividades que se desarrollan en las instalaciones de la sede calle 98, Ministerio de Relaciones Exteriores, la población puede ser visitantes o usuarios del servicio. En caso de emergencia, se le debe dar prioridad a los anteriormente mencionados; informar lo que está ocurriendo, y será responsabilidad del servidor público la seguridad de su visitante, ayudándolo y guiándolo en caso de emergencia o señal de evacuación.
5.5 INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CONTRA INCENDIO Y DE PRIMEROS AUXILIOS.
5.6.1 Inspección equipos contra incendio y primeros auxilios.
La periodicidad con la que se debe hacer la inspección de los equipos contra incendio será semestralmente, donde se
revisará la parte física de cada elemento y sus componentes, de cada gabinete y extintor. Se tendrá como soporte el
formato Inspección de equipos contra incendio. De allí saldarán las recomendaciones y observaciones para brindar las
acciones correctivas o seguimientos como resultados de la inspección. (Anexo 1. GH-FO-152 Inspección de equipos contra
incendio)
Para la inspección de los elementos de primeros auxilios se realiza trimestralmente donde revisara cada elemento que
este en óptimas condiciones para ser utilizado en dado caso de un primer auxilio. Se tendrá como soporte el formato
Inspección de Elementos de Primeros Auxilios. De allí saldarán las observaciones para realizar el seguimiento de cada
elemento. (Anexo 2. GH-FO-149 Inspección de elementos de primeros auxilios)
5.6.2 Mantenimiento equipos contra incendio y de primeros auxilios
En el mantenimiento de equipos contra incendio se deberá realizar anualmente. Para el caso de los gabinetes se
contempla lo siguiente: Comprobar buena accesibilidad y señalización de acuerdo con la inspección de todos los
componentes, procediendo a desenrollar la manguera en toda su extensión y accionamiento de la boquilla bocas de
incendio equipadas (BIEs) en toda su extensión, caso de ser de varias posiciones, limpieza del conjunto y engrase de
cierres y bisagras en puertas del gabinete. En el caso de los extintores se debe hacer anualmente o si es necesario del
resultado de una inspección y se ve anomalías con algún elemento se debe cambiar o si no interrumpe su
funcionamiento hasta su próxima recarga. (Anexo 8. GH-FO-161 Listado de extintores).
Para los elementos de primeros auxilios se debe hacer mantenimiento cada vez que sea necesario o por
recomendaciones arrojadas de las inspecciones, algunos elementos no se les pueden hacer mantenimiento si no que se
debe hacer cambio inmediato, ya sea por su vigencia o anomalías que presenten. Para estos casos se deben hacer
seguimientos a las inspecciones realizadas.
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5.7 ENTIDADES DE APOYO PARA EMERGENCIA.
ENTIDADES DE EMERGENCIA
ENTIDAD DIRECCION
Número Unico de seguridad y Emergencias Secretaria Distrital de Gobierno
Av. El Dorado No. 69 C - 3 Piso 4 Sucursal principal: Bogotá -
Tel. 4297414
74b-99, Dg. 47 #741
Avenida Calle 26 No. 92-32
Tel. 4206092
Cra. 58 No. 10-05
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314 2186450
Cra. 27a #63b-13
Linea 123 2861305 / 28612088
Ak 30 # 85-39
1) 2430840
Cra 15 con Calle 87
Linea 164
Cra 19c #55-77
Línea 164 tel: 3 078 121
Carrera 13 # 67-36
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5.8 CENTROS DE APOYO
NOMBRE DEL CENTRO DE ATENCION DIRECCION TELEFONO
Clínica Barraquer Calle 100 No. 18ª-51 6449555
Clínica de la Mujer Cr. 19c No. 91-17 6161799
Clínica Alvear Cr 11 No. 93ª -38 3436600
Clínica del Country Cra 15 No. 84-13 5301340
Clínica Shaio Diag.115ª No.70c-75 6185627
Clínica Colsubsidio Calle 66 No. 15-41 2888188
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6 ANEXOS
Anexo 1. GH-FO-152 Inspección de equipos contra incendio
Anexo 2. GH-FO-149 Inspección de elementos de primeros auxilios
Anexo 3. GH-FO-163 Planes de contingencia
Anexo 4. GH-IN-05 Instructivo para el desarrollo de Simulacro
Anexo 5. GH-FO-145 Planeación, Ejecución y Evaluación de Simulacro
Anexo 6. GH-FO-146 Información personal para emergencias
Anexo 7. GH-PT-98 Evaluación de Amenazas y Vulnerabilidad
Anexo 8. GH-FO-161 Listado de extintores
Anexo 9. GH-FO-162 Listado brigadistas
Anexo 10. Planos de evacuación
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ANEXO 10 PLANOS DE EVACUACIÓN
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