felhasználói kézikönyv univerzális számlázó - servantes · 2018-12-01 · servantes...

Servantes Integrált Vállalatirányítási rendszer Univerzális Számlázó

Felhasználói Kézikönyv

Univerzális Számlázó

1


Tartalomjegyzék

Bejelentkezés az Univerzális Számlázó modulba ................................................................... 7

Bevezető a program használatába ........................................................................................... 9

Plusz .......................................................................................................................................... 10

Eszközsor:..............................................................................................................................10

Gyors gombok:......................................................................................................................11

Fejlesztői jelszó:.....................................................................................................................11

Billentyűkombinációk:..........................................................................................................11

Számológép:...........................................................................................................................11

Nyomtató beállítás:...............................................................................................................11

Névjegy:..................................................................................................................................12

Alapadatok ............................................................................................................................... 13

Évválasztás.............................................................................................................................13

Mérhető mennyiségek...........................................................................................................14

Mértékegységek.....................................................................................................................14

Költségbontás.........................................................................................................................15

Valuta.....................................................................................................................................17

Fizetési módok.......................................................................................................................19

Aláírók....................................................................................................................................20

Gyakori tételek......................................................................................................................20

Számla csoportok..................................................................................................................23

Megjegyzések.........................................................................................................................24

Kedvezmények.......................................................................................................................26

Számlázási blokkok...............................................................................................................27

Gazdasági események............................................................................................................29

Gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi számok...............................................................30

Gazdasági eseményekhez tartozó számlázási adatok.........................................................31

Gazdasági események............................................................................................................31

Partner felvitele.....................................................................................................................36

Partner módosítása...............................................................................................................43

Partner törzsadatok..............................................................................................................44

Partnerhez rendelt szállítási címek......................................................................................45

Számlarend............................................................................................................................46

2


Saját cég adatai......................................................................................................................46

Előkészítés ................................................................................................................................ 48

Itelc.........................................................................................................................................48

Befizetések felvitele..............................................................................................................48

Befizetések módosítása.........................................................................................................50

Befizetésekről adatkérés összeállítása...................................................................................51

Befizetésekről iTelc válaszadat feldolgozása........................................................................52

Csoportos előlegszámla készítés...........................................................................................53

Csoportos végszámla készítés...............................................................................................58

Befizetések rendezése............................................................................................................59

Nyomtatás..............................................................................................................................60

Számla.................................................................................................................................60

Ellenőrzés............................................................................................................................61

Előkészített számla felvitele..................................................................................................61

Import.....................................................................................................................................68

Webshop eladási adatok........................................................................................................68

Betekintés..............................................................................................................................69

Kéményseprés........................................................................................................................69

Alapadatok............................................................................................................................69

Kéményseprők.....................................................................................................................70

Kémény fajták......................................................................................................................70

Kémény állapota.................................................................................................................72

Szerkezeti felépítés..............................................................................................................72

Kéményseprési körzetek......................................................................................................73

Szolgáltatás típusok.............................................................................................................74

Kémény ellenőrzés eredménye............................................................................................75

Kémény számlázási paraméterei.........................................................................................75

Szerződés...............................................................................................................................78

Szerződés felvitele...............................................................................................................78

Szerződés módosítása..........................................................................................................83

Szerződés törlése.................................................................................................................83

Szerződés előzményei..........................................................................................................83

Szerződések importálása.....................................................................................................83

Rezsicsökkentés nyitó értékek importálása.........................................................................83

3


Rezsicsökkentés nyitó érték módosítása..............................................................................84

Feldolgozás............................................................................................................................84

Munkalap felvitele...............................................................................................................84

Munkalapok csoportos generálása.....................................................................................85

Munkalap feldolgozása.......................................................................................................86

Munkalap törlése.................................................................................................................87

Munkalap betekintése..........................................................................................................87

Számlázás..............................................................................................................................87

Munkalapok alapján díjbekérő generálása.........................................................................87

Rendezett munkalapok alapján csoportos számla készítés.................................................88

Rendezett munkalapok alapján számla készítés (Egyedi)...................................................89

Nyomtatás..............................................................................................................................90

Bizonylatok..........................................................................................................................90

Munkalapok adatai.............................................................................................................91

Szerződések adatai..............................................................................................................92

Számlák .................................................................................................................................... 94

Készletből...............................................................................................................................94

Számla készítése szállítólevélről...........................................................................................94

Számlakészítés szállítólevelek tételeiről.............................................................................100

Számlakészítés....................................................................................................................102

Stornó (érvénytelenítés)......................................................................................................102

Helyesbítő számla...............................................................................................................103

Számla betekintés................................................................................................................104

Szolgáltatás..........................................................................................................................105

Számlakészítés proforma számla alapján............................................................................105

Számlakészítés előkészített számla alapján.........................................................................105

Számlakészítés....................................................................................................................105

Csoportos számlakészítés időzített előkészítés alapján.......................................................116

Csoportos számlakészítés (importált adatok alapján -WEBSHOP)....................................118

Stornó (érvénytelenítés).......................................................................................................118

Helyesbítő (módosítás)........................................................................................................120

Betekintés............................................................................................................................124

Proforma..............................................................................................................................125

Proforma készítés................................................................................................................126

4


Proforma módosítás.............................................................................................................126

Proforma törlés....................................................................................................................126

Nyomtatás .............................................................................................................................. 127

Számlák nyomtatása...........................................................................................................127

Számlák összesített nyomtatása.........................................................................................129

Számlák tételes nyomtatása (Készlet)................................................................................130

Számlák tételes nyomtatása (Szolgáltatás)........................................................................132

Előlegszámlák egyenlege.....................................................................................................133

Gyakori tételek....................................................................................................................134

Karbantartás ......................................................................................................................... 135

Fejlesztői menüpont............................................................................................................135

Rendszergazdai menüpont.................................................................................................135

Új év nyitása........................................................................................................................135

Felengedő jelszó..................................................................................................................136

Import..................................................................................................................................136

Alap számlarend létrehozása............................................................................................136

Számlarend importálása (Excel).......................................................................................137

Partnerek importálása (Excel)..........................................................................................137

Export..................................................................................................................................139

Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás.........................................................................139

Felhasználói menüpont........................................................................................................140

Jogosultságok.......................................................................................................................141

Felhasználók jogosultságai..................................................................................................141

Csoportok, Jogosultságok....................................................................................................142

Felhasználók online kapcsolati adatok................................................................................142

Felhasználók loggolt rendszer tevékenységi adatok...........................................................143

Lokális rendszeradatok......................................................................................................143

{Alapbeállítások} fül...........................................................................................................144

{Készlet/Univerzális} fül....................................................................................................145

Globális rendszeradatok.....................................................................................................147

{Univerzális} fül.................................................................................................................147

{Alap} fül............................................................................................................................148

Kilépés .................................................................................................................................... 150

Kilépés..................................................................................................................................150

5


6


Bejelentkezés az Univerzális Számlázó modulba

A modulba történő bejelentkezéshez egyszer kattintsunk az egér bal gombjával az

indítópulton az Univerzális Számlázóra. Ekkor megjelenik a bejelentkező képernyő, ahol a

legördíthető menüből először céget választhatunk.

Mivel jellemzően ugyanabban a cégben dolgozunk, ezért alapértelmezett beállításként mindig

az utoljára választott cég szerepel. Szintén megjegyzi a program az utolsó felhasználónevet is,

így csak a jelszó beírása szükséges, illetve az esetleges dátumválasztás, majd a rendben-re

kattintva bejelentkezhetünk.

(Megjegyzés: munkánk során a frissítések letöltése és telepítése után találkozhatunk majd a

szerverfrissítéssel. Ha a Servantes számára szerverfrissítés kell, erről figyelmeztető üzenetet

kapunk,

ilyen esetekben a következő teendőnk lesz:

7


Írjuk be az „sa” felhasználónevet (system administrator = rendszergazda) majd a hozzá

tartozó jelszót

Kattintsunk a részletek fülre, majd válasszuk a „csak a kiválasztott cégnél” opciót,

mely arra vonatkozik, hogy mely cégeken szeretnénk szervert frissíteni

Kattintsunk a rendben-re, majd a biztonsági figyelmeztető kérdésre

/A SERVER frissítést csak a Parallel Kft., és a system administrator végezheti

biztonságosan! Biztosan folytatja?/ adjunk igen választ.)

8


Bevezető a program használatába

A Servantes Univerzális számlázó által felkínált funkciók a menüpontokból és az almenükből

érhetőek el. A menük segítségével képernyőket és alképernyőket lehet megnyitni. Adott

időpontban csak egy alképernyő (ablak) lehet kinyitva (aktív). Más képernyő választásához

adott képernyőt mindig be kell zárni a [Mégsem] gombbal, vagy az ablak jobb felső sarkában

található „X” jellel, vagy az „Esc” billentyű megnyomásával.

A kézikönyv használata során a következő szavaknak van kiemelt jelentésük, esetleg a

szokásostól eltérő tartalmuk. A vállalattal szerződésben álló ügyfél, vevő, szerződő fél közös

megnevezése a továbbiakban „partner” lesz. A monitoron látható adott képernyő elnevezése

„ablak”, míg a használatban lévő ablak, ahol éppen lekérdezés, vagy módosítás történik

„aktív” lesz. A különböző alapadatokat regisztrálhatjuk több listába (utcák, titulusok,

partnerek…), amelyet „jegyzéknek” nevezünk.

Megkülönböztetett jelentéssel bírnak a zárójelek, amelyek közül az alábbiakat találhatja meg

a felhasználó. A [] jellel a gombokat írjuk le, mint a Mentés, Módosítás vagy Mégsem, a {}

jel az aktív ablakban található füleket jelenti, amelyeken belül lépegetni kell – fontosságát

9


jelenti, hogy ezen jellel ellátott ablakban általában egynél több fület kell kitölteni, hogy

eredményesen lehessen továbblépni a program használata során.

A kurzor (egér, illetve nyíl) fontos funkciója, hogy egy mezőre állva és rövid várakozás után

(kb. egy másodperc) kis sorban megjelenik egy segítő szöveg, mely többek között jelzi, hogy

kötelező-e kitölteni az adott mezőt, hogy a mentés sikeres legyen.

A hiányosságokat egy, az ablak jobb felső sarkában megjelenő üzenet jelzi, például nem lettek

kitöltve a szükséges mezők, nem talál a keresési feltételeknek megfelelő adatot, nem a kívánt

rutin szerint töltöttük ki a mezőket.

Alapvető funkciókat a képernyő bal felső sarkában ikonok segítik (a menüsor alatt):

számológép használata, nyomtató beállításai, partner felvitele, partner módosítása, cég és

dátum kiválasztása, kijelentkezés.

Plusz

Eszközsor:

Közvetlenül a főmenü alatt található. Tartalmazza a számológépet, nyomtató beállítást,

lehetőség van partner felvitelére és módosítására, egyedi számlák elkészítésére és a számlák

kinyomtatására is. Továbbá látható, hogy melyik évbe léptünk be, a cég nevére kattintva

pedig a saját cég adatait tudjuk rögzíteni és módosítani. (Ezen menüpontok a fő

menüpontokban is megtalálhatóak, részletezésükre lentebb kerül sor.) Az eszközsor utolsó

ikonjára lépve, lehetőség van kijelentkezni az adott cégből.

10


Gyors gombok:

A gyors gombok által tetszés szerint kialakítható, hogy a felhasználó mely menüpontokat

szeretné egy kattintással elérni. Ehhez előzetesen be kell pipálni a Karbantartás/Lokális

rendszeradatok menüpontnál a „Gyorsgombok használatát”. Ezt követően a Gyorsgombok

menüpontban a felhasználó kiválaszthatja az egyes menüpontokat, melyek a bepipálást

követően a program alsó részében fognak megjelenni. EZ A FUNKCIÓ JELENLEG

FEJLESZTÉS ALATT VAN!

Fejlesztői jelszó:

Ez a menüpont a program fejlesztője számára lett kialakítva, így a felhasználó számára nem

elérhető.

Billentyűkombinációk:

A különféle billentyűkombinációk találhatók meg itt, melyek természetesen egérrel is

elvégezhetők (Másolás, Beillesztés, Visszavonás, Keresés, Számológép és Nyomtató beállítás

behívása).

Számológép:

Ide kattintva számológépet tudunk behívni.

Nyomtató beállítás:

A nyomtatóhoz kapcsolódó beállításokat lehet elvégezni ezen menüpontban.

11


Névjegy:

A program fejlesztőjének adatai láthatóak itt, illetve ebből a menüpontból közvetlenül

behívható a kézikönyv.

12


Alapadatok

Ebben a menüpontban lehet megadni azokat az információkat, melyekre elengedhetetlenül

szükség van a program működéséhez. Többek között, megadhatjuk a használni kívánt

mértékegységeket, fizetési módokat, gazdasági eseményeket, illetve a gazdasági

eseményekhez tartozó főkönyvi számokat, partnerekre vonatkozó adatokat, a felhasznált

földrajzi tételeket (város, utca, tér, sétány stb.).

Évválasztás

A Servantes Integrált Vállalatirányítási rendszer, rendelkezik az időgép alapú technológiával,

ami annyit jelent, hogy több időszakra is történhet adatrögzítés. Ennek a menüpontnak a

segítségével tudunk egyik időszakról a másikra váltani. Az Univerzális Számlázó modul

használata során a többi modulhoz képest kevésbé tudunk ezzel a menüponttal dolgozni,

hiszen ezzel a modullal számlákat készítünk, amiknek időben folytonosnak kell lennie.

13


Mérhető mennyiségek

Ebben a menüpontban lehet rögzíteni a használni kívánt mérhető mennyiségeket. A program

alapértelmezettként tartalmazza, a képen látható mérhető mennyiségeket, melyeket nem lehet

se módosítani se törölni a programból. Ha új kategóriát szeretnénk rögzíteni, azt a [Felvitel]

gomb megnyomása után tehetjük meg, majd a mentés gomb megnyomásával

véglegesíthetjük. Ha egy általunk rögzített tételnek csupán a megnevezésén szeretnénk

módosítani, akkor miután kiválasztottuk a módosítani kívánt tételt, a [Módosítás] gomb

megnyomásával át tudjuk írni a megnevezést, majd a [Mentés] gombbal véglegesíthetünk.

Mértékegységek

Itt tudjuk rögzíteni, hogy milyen mértékegységeket szeretnénk használni. A felviteli képernyő

hasonlóan néz ki, és hasonlóan is működik, mint a mérhető mennyiségek felviteli képernyője.

A különbség abban rejlik, hogy a rögzített mértékegységeket be tudjuk sorolni, az előző

menüpontban rögzített mérhető mennyiségek valamelyikébe. Nem kötelező besorolni a

mértékegységeket, ez csak egy lehetőség, ha a be nem sorolt megnevezést választjuk egy

mértékegységhez, akkor is fogjuk tudni használni a későbbiekben is. Új mértékegység

14


felviteléhez kattintsunk a [felvitel] gombra, írjuk be a rögzíteni kívánt mértékegység

megnevezését, majd válasszunk hozzá egy mérhető mennyiség csoportot. A [mentés] gomb

megnyomásával rögzíthetjük az új mértékegységet. Ha a megnevezésén vagy a besorolásán

szeretnénk változtatni egy már meglévő mértékegységnek, válasszuk ki a listából, majd

nyomjuk meg a [módosítás] gombot. Végezzük el a kívánt módosításokat, majd kattintsunk

szintén a mentés gombra. Módosítások nélküli kilépéshez nyomjuk meg a [mégsem] gombot.

Költségbontás

Ebben a menüpontban alakíthatjuk ki a használni kívánt munkaszámrendszert. Hat szint

mélységig tagolhatók az itt kialakított költségbontások mind a költségek, mind a ráfordítások

és bevételek tekintetében.

A [felvitel] gomb megnyomása után először a költségbontás típusát válasszuk ki. Itt 6-ostól 1-

es bontásig választhatunk. Mi a jelentősége annak, hogy milyet választunk? A teljes kód

hossza összesen 20 karakter lehet, ez jelképezi az általunk kialakított költségbontást. 6-os

bontás esetén 6 darab 3 számjegyű kódot írhatunk be minden egyes mélységi szinthez, így áll

össze a 18 számjegyű teljes kód (a 20 nem osztható maradék nélkül 3-mal, ezért lesz 18). 5-ös

bontás esetén szintenként egy 4 számjegyű kódot kell adnunk, 5x4=20. Ez értelemszerűen így

megy tovább, 1-es bontás esetén egy darab 20 számjegyű kód megadására van szükség. A

költségbontás rögzítése után, a rögzített bontás típus módosítására később már nincs

15


lehetőség, tehát érdemes nagyobb bontást választani, és az elején nem kihasználni, de ha a

későbbiek során bármikor szükséges, akkor alábontható.

Lehetőség van azon költségbontások törlésére, amelyet még nem használtunk.

Gyakorlati példa:

Tegyük fel, hogy építőipari vállalkozásunk több lakópark építését is végzi párhuzamosan, és

kíváncsiak vagyunk arra, hogy a számlázott anyagok és áruk milyen mértékben oszlanak meg

a különböző beruházások között. Ennek megfelelően legyen egy építkezés Érden, három

pedig Budapesten. Hatos költségbontást fogok választani, első szintként megadom, hogy

beruházás, kódja: BER, majd elkülönítem Érdet és Budapestet, tehát ki kell alakítanom egy

második szintet, ami alapján elkülönítem a két várost. Érd kódja legyen ÉRD, Budapesté

pedig BPT. Emlékeztetőül, 6-os bontást választottam, tehát minden szinten háromjegyű kódot

kell megadnom. Megnevezésnek írjuk be, hogy Érdi beruházás, illetve Budapesti beruházás.

Az ÉRD és BPT kódot a BER kódon állva, majd az [alábontás]-ra kattintva alakítom ki.

A költségbontás most így néz ki:

BER Beruházás

BERBPT Beruházás Budapesti beruházás

BERÉRD Beruházás Érdi beruházás

Mivel Budapesten három építkezést végzek, a BERBPT kódot is alá kell bontanom, tehát

rákattintok a sorára, majd az [alábontás]-ra, kódként beírom hogy /04, /09 ami esetünkben

jelölje a kerületeket, ahol az építkezéseket végezzük. Sorrendben a megnevezések: 4. kerület,

9. kerület. Minden alábontás megkezdésekor figyeljünk arra, hogy a BERBPT kódon állok-e,

és valóban azt bontom-e alá. A kód és megnevezés beírása után mindig a [mentés] gombra

kattintok, így mentem el a rögzített adatokat.

A költségbontás ezek után így néz ki:

BER Beruházás

BERBPT Beruházás Budapesti beruházás

BERBPT/04 Beruházás Budapesti beruházás 4. kerület

BERBPT/09 Beruházás Budapesti beruházás 9. kerület

16


BERÉRD Beruházás Érdi beruházás

A költségbontásom már háromszintű, ha most még tovább szeretném bontani

kerületenként is, akkor a már ismert módon folytathatom az alábontásokat, ha például a

negyedik kerületi beruházásom esetén vagyok kíváncsi további részletezésre, akkor arra

kattintok, majd az [alábontás]-ra, és oda rögzítem fel a további részletezést.

Számla rögzítése során majd az itt felvitt költségbontásokból választhatok, és rendelhetem

hozzá egy-egy számlához.

Valuta

Ez a menü két részből áll: Árfolyamok (Valuta árfolyam változások) és árfolyamhoz tartozó

besorolás (képernyő neve: árfolyamhoz tartozó besorolások)

Az Árfolyamhoz tartozó besorolások-nál tudjuk megadni azokat a devizabetét-számla

nyilvántartásra szolgáló főkönyvi számokat, melyeknek devizabetét-számla, illetve

elszámolási betétszámla besorolást adtunk korábban a számlarendben. Nem kell feltétlenül

végigírnunk, illetve fejből tudnunk az összes főkönyvi számot, a példa kedvéért elég egy 3-ast

begépelni, majd megnyomni az enter billentyűt, ekkor az összes olyan lehetséges főkönyvi

számot kilistázza a program, amelyet ide kiválaszthatunk. A [mentés] gombbal rögzíthetjük a

főkönyvi számot a listában.

17


Az árfolyamokon belül pedig először a fenti legördíthető menüből kell választanunk

valutanemet, majd az ablak alsó részében található [felvitel] gombra kattintva felvihetjük az

adott deviza MNB, választott hitelintézeti és egyéb árfolyamát (pl. vételi, eladási), az

érvényesség dátumát. Ha adott könyvelési napra nincs árfolyam felrögzítve, akkor a Servantes

az időben legközelebbi korábban rögzített árfolyammal számol, bár figyelmeztető üzenetet ad

arról, hogy ez az árfolyam nem az adott napon, hanem valamilyen korábbi időpontban lett

rögzítve. A rögzített adatok tárolásához kattintsunk a [mentés] gombra. Az árfolyam és MNB

árfolyam fixen adott a programban, a maradék hét helyen csak akkor látunk árfolyamot, ha az

előbbi árfolyamhoz tartozó besorolások menüpontban adtunk meg főkönyvi számokat.

18


Fizetési módok

A program által előállított számlákon fel kell tüntetni a számla kiegyenlítésének a módját. A

használni kívánt fizetési módokat lehet rögzíteni ebben a menüpontban. Hét darab fizetési

módot tartalmaz a program, amelyen változtatni nem lehet.

Új fizetési mód rögzítéséhez nyomjuk meg a [felvitel] gombot, írjuk be a fizetési mód nevét

és ez után a [mentés[ gombbal mentsünk. A felviteli képernyő alján található a „Fizetési

határidő hozzászámolása” opció, amit ha bepipálunk egy adott fizetési módnál, akkor a

számla készítése során, ha ezt a fizetési módot választjuk, a program automatikusan

kiszámolja a fizetési határidőt. Alapesetben, ha a banki átutalás fizetési módot választjuk és

nincs a partnerhez rögzítve egyedi fizetési mód, akkor a program a Karbantartás /Lokális

rendszeradatok menüben a {Készlet /Univerzális} fülön megadott Fizetési határidő napok

száma mezőben rögzített napokkal számolja a fizetési határidőt.

Abban az esetben, ha egy általunk rögzített fizetési mód megnevezésén szeretnénk változtatni,

a [módosítás] gomb megnyomása után írjuk át a megnevezést és a [mentés] gombbal

mentsünk.

19


Aláírók

Lehetőség van arra, hogy a kiállított számlára előre rögzített elektronikus aláírást készítsünk.

Ezt az aláírók menüpontban tehetjük meg.

A [felvitel] gomb megnyomása után írjuk be az illetékes aláíró nevét, titulusát, telefonszámát,

majd kattintsunk a [mentés] gombra. Amennyiben az aláíró személye vagy egyéb rögzített

adata megváltozik, a [módosítás] gomb megnyomása után át tudjuk írni az adatokat, és ismét

a [mentés] gombbal véglegesíthetünk.

Gyakori tételek

A gyakori tételek nem mást jelentenek, mint a számlázni kívánt termékek és szolgáltatások

összességét. Ebben a menüpontban tudjuk rögzíteni ezeket a tételeket. A [felvitel] gomb

megnyomása után válik szerkeszthetővé az összes tételre vonatkozó tulajdonság. A következő

adatokat lehet rögzíteni egy tételhez:

20


Cikkszám: Meg kell adni egy cikkszámot minden termékhez vagy szolgáltatáshoz. Ez

egy legfeljebb 21 jegyű betűkből és/vagy számokból álló kód lehet. A tételek ezen

cikkszámok sorrendje alapján kerülnek rendezésre. Amennyiben nem lett hozzá

feltöltve cikkszám, úgy a program automatikusan generál cikkszámot az adott

tételnek.

Megnevezés: A termék vagy szolgáltatás megnevezése, amely szintén tartalmazhat

betűket és számokat is egyaránt. Ez a megnevezés fog megjelenni a számlán is.

Megjegyzés: A megnevezés sor alatt található egy megjegyzés mező, ahova a cikkel

kapcsolatos tudnivalókat, jellemző adatokat lehet rögzíteni. Ennek a mezőnek az

értéke is megjelenik az alap számlaformátumon.

Közvetített szolgáltatás: Amennyiben az adott, számlázandó szolgáltatást közvetített

szolgáltatásként nyújtjuk, akkor ezt az opciót kell bepipálnunk és így az erről a

szolgáltatásról készülő számlában automatikusan feltüntetésre kerül a „A számla

közvetített szolgáltatást tartalmaz!” szöveg.

Költségbontás: Itt tudunk az adott cikkhez egy alapértelmezett költségbontást

hozzárendelni, amely aztán számlakészítéskor a Költségbontás cikkenként fülön fog

21


megjelenni. Minden cikkhez más és más költségbontást adhatunk meg. A

költségbontás keresésnél egyszerre látható a kód és a megnevezés is, illetve ha

elkezdjük a kódot begépelni, akkor automatikusan odaugrik a program. Ennek

feltétele, hogy a Lokális rendszeradatok/Alapbeállítások fülön a „Költségbontás

kezelése” opciónál a Kód szerepeljen. Amennyiben a megnevezés van kiválasztva,

akkor ez a gyors keresés a költségbontás megnevezésére működik.

Egységár: Meg lehet adni egy előre rögzített egységárat minden cikkhez, így,

amennyiben ezek az árak állandóak, a számla készítés során az árral már nem kell

foglalkoznunk. Az árat Ft-ban és különböző valutanemekben adhatjuk meg. Ha

időközben módosult egy cikk ára, azt itt a gyakori tételek menüpontban lehet

módosítani, illetve számla készítés során is tudunk változtatni az eladási áron, attól

függetlenül, hogy a gyakori tételeknél milyen árat rögzítettünk.

Valutanem: Ki kell választanunk, hogy az adott terméket vagy szolgáltatást milyen

valutanemben szeretnénk nyilvántartani. Az egyes termékekhez, szolgáltatásokhoz

több valutanemben is lehetséges az egységár megadása, ezzel elősegítve a számlázást.

Mértékegység: A legördülő menüből választhatjuk ki a tételhez tartozó

mértékegységet.

ÁFA mértéke: Új tétel rögzítésekor az ÁFA kulcs mező alapértelmezetten 27%-os

ÁFA kulcsot tartalmaz. Ha ettől eltérő értéket szeretnénk megadni, akkor írjuk át az

ÁFA százalék kulcsát. 0%-os ÁFA kulcs esetén aktívvá válik egy új mező az ÁFA

kulcs mellett, ahol megadhatjuk a 0%-os ÁFA okát, például: alanyi adómentes, áfa

törvényen kívüli.

VTSZ, BTO, SZJ számok: Minden termékhez vagy szolgáltatáshoz rögzíthetjük ezen

számok valamelyikét, így a számlázás során nem kell minden egyes alkalommal

beírnunk ezeket a kódokat. A VTSZ, SZJ mezők használata esetén a mezők tartalmaz

a számlákban meg fog jelenni.

Árbevétel: Minden termékhez vagy szolgáltatáshoz rögzíthetjük ebben a mezőben a

hozzá tartozó árbevétel főkönyvi számot.

Áfa: Minden termékhez vagy szolgáltatáshoz rögzíthetjük ebben a mezőben a hozzá

tartozó Áfa főkönyvi számot.

22


Kódszám: Ha ez ki van töltve, akkor beazonosítható, hogy mely, az iTelc-ből érkező

számlázási tételről van szó.

KS. Rcs. Bruttó értéke/Menny.: Ez a mező a Kéményseprés szolgáltatás számlázása

esetén a rezsicsökkentés számításánál használatos. Itt adhatjuk meg az egységnyi

mennyiségre vetítet rezsicsökkentés bruttó értékét.

Használaton kívüli: Amennyiben nem szeretnénk, hogy az adott gyakori tételt ki

tudjuk választani számlázás előtt, úgy használaton kívülivé tudjuk tenni, ha ezt a

lehetőséget bepipáljuk.

Számla csoportok

Csoportos számlakészítés (időzített előkészítés alapján) menüpontban lehet kiválasztani az itt

rögzített csoportot.

23


A [Felvitel] gombra kattintva van lehetőségünk új számla csoport felvitelére. Ki kell tölteni a

csoportnév mezőt, majd a [Mentés] gombra kattintani, így véglegesíthetjük az új

számlacsoportunkat. Az Előkészítés/Előkészített számla felvitele menüpontban az [Időzítés]

gomb megnyomásával az első sorban tudjuk kiválasztani a legördülőmenüből az itt felvitt

csoportokat, így hozzárendelhetjük az előkészített számlákhoz.

Megjegyzések

Számla készítése során gyakran előfordul, hogy különböző szövegeket, megjegyzéseket kell a

számlán feltüntetnünk a számlázott tételekkel kapcsolatban. Ahhoz, hogy ne kelljen minden

egyes számlánál rögzítenünk ezeket a megjegyzéseket újra és újra, előre megadhatjuk, hogy

milyen szövegeket szeretnénk gyakran használni. Arra is van lehetőség, hogy külön

partnerenként paraméterezzük a megjegyzéseket.

24


A használni kívánt megjegyzéseket, szövegeket a fent látható ablakban lehet rögzíteni. A

rögzítés előtt választanunk kell, hogy a megjegyzést hol szeretnénk viszont látni.

Választhatjuk a „Számla aljára”, „Számlához”, „Számla tételhez”, „Szerződéshez”,

„Munkalaphoz”, „Kéményhez”. Ezek között annyi a különbség, mint az a nevéből is adódik,

hogy a számlán máshol jelenik meg vagy milyen típusú számlázásnál használható. A

megjegyzések megjelenése a számlán, számlaformátumtól függ. Miután kiválasztottunk, hogy

a számla mely részén jelenjen meg a megjegyzés, a [felvitel] gomb megnyomása után már be

is írhatjuk a használni kívánt szöveget. Ha ezt a szöveget esetleg egy konkrét partnernél

szeretnénk használni mindig, akkor a képernyő alján található ”Partner” mezőbe kell

kiválasztani a megfelelő partnert, és ezek után a [mentés] gombbal véglegesíthetjük a

megjegyzést. Abban az esetben, ha egy már meglévő megjegyzést szeretnénk törölni, akkor

miután kiválasztottuk a törölni kívánt szöveget, nincs más dolgunk, mint a [törlés] gombra

kattintani, és a megjegyzés eltűnik a listából. Ha nem szeretnénk törölni egy megjegyzést,

hanem csak bizonyos részein, tartalmában szeretnénk változtatni, akkor szintén ki kell

választanunk az aktuális megjegyzést, és a [módosítás] gombra kattintva, újból

szerkeszthetővé válik a szöveg. A [mentés] gombbal véglegesíthetjük a változásokat. A

képernyő alján találhatunk egy „Hozzáad” elnevezésű gombot, aminek majd számla készítése

során lesz jelentősége. Attól függetlenül, hogy egy adott megjegyzést melyik részre

rögzítettünk, bármelyik részen ki tudjuk választani. Ez annyit jelent, hogy ha egy megjegyzést

25


az alapadatokban például a „Számla aljára” részhez rögzítettünk fel, a számla készítés során a

„Számlához” részhez is ki tudjuk választani.

Kedvezmények

Ez a menüpont a közel jövőben fogja végleges formáját és funkcióját elnyerni. Jelenleg a

Kedvezmények menüponton belül a Partnerhez rendelt menüpontban a nevével ellentétben

még csak egyedi fizetési határidőt tudunk rendelni egy-egy partnerhez. Ezt a

következőképpen tehetjük meg:

A menüpontra kattintva egy keresési ablak fog megjelenni, ahol megkereshetjük és

kiválaszthatjuk azt a partnert, akihez egyedi fizetési határidőt szeretnénk rendelni. Ezek után a

felviteli képernyőn nyomjuk, meg a [felvitel] gombot majd adjuk meg a következő adatokat:

Megnevezés

Érvényesség

26


Fizetési mód

Fizetési határidő

Miután minden adatot felrögzítettünk nyomjuk meg a [mentés] gombot. Számlakészítés során

találkozni fogunk majd egy információs ablakkal, amely figyelmeztet, ha a partnernek egyedi

fizetési határidő van beállítva. Ezt a funkciót a későbbiekben részletezzük! Ha egy

kedvezményt megszűntnek szeretnénk nyilvánítani, mert már nem aktuális, nincs más

dolgunk, mint ugyanebben a menüpontban megkeresni az adott partnert, kiválasztani a

listában azt a sort melyet megszűntté szeretnénk tenni, rákattintani a [módosítás] gombra,

bepipálni a megszűnt kedvezmény mellett található négyzetet, , majd a

[mentés] gombra kattintani. Megszűnt kedvezményen módosítani nem lehet. Azon a

kedvezményen, ami még nincs megszűntté minősítve, azon pedig csak a megnevezést lehet

módosítani. Így ha a dátumot, a fizetési határidőt vagy a fizetési módot rosszul rögzítettük,

megszűntté kell tenni majd rögzíteni újból.

Számlázási blokkok

Különböző típusú számlákat készíthetünk az Univerzális Számlázó program segítségével.

Többek között készíthetünk:

Belföldi Számlát

Külföldi Számlát

Előleg Számlát

Elszámoló számlát

Helyesbítő számlát

27


A számlázási blokkok arra szolgálnak, hogy a különböző számlákat meg lehessen

különböztetni egymástól. A program által kiállított számlaszám két részből áll össze. Az első

3 karakter betűből, számból, és egyéb írásjelekből állhat, amit a felhasználó állíthat be tetszés

szerint, míg a számlaszám utolsó 11 számjegye, maga a program által generált folytonos

számlaszám. Ennek a menüpontnak a használata nem kötelező, ez csak egy lehetőség a

felhasználó számára. Ha mégis szeretnénk élni ezzel a lehetőséggel, akkor nincs más

teendőnk, mint rögzíteni a használni kívánt számlázási blokkokat. A [felvitel] gomb

megnyomása után meg kell adnunk a számlázási blokk nevét, típusát, felhasználás helyét és a

számlázási blokk előjelét. A számlázási blokk felhasználásánál két választási lehetőségünk

van. Az univerzális számlázás típus értelemszerűen az Univerzális számlázó modulban

használt számlázási blokkra vonatkozik, míg a készlet számlázás típust akkor kell

választanunk, ha Készlet modullal is rendelkezünk, és a Készletben nyilvántartott cikkekből,

illetve szolgáltatásokból szeretnénk számlázni. Az előjelhez a már az előbbiekben említett 3

jegyű kódot kell beírnunk, amivel meg szeretnénk különböztetni a különböző számlákat.

Időközben változtathatunk ezeken az adatokon, ha esetleg más megkülönböztetést szeretnénk

használni. FONTOS megjegyezni, hogy csak azoknak a számlázási blokkoknak az előjelén

28


tudunk változtatni, amit mi rögzítettünk, amit a program tartalmaz alapértelmezettként, azon

nem. Ahhoz, hogy módosítsunk, nincs más dolgunk, mint kiválasztani a számlázási blokkot,

rákattintani a [módosítás] gombra, átírni az adatokat és a [mentés] gombbal véglegesíteni.

Az Alapadatok/Számlázási blokkok menüpontban állítható a számlaszám felépítése a

„Számlaszám felépítés”-e mezőben. A számla felépítésénél többféle lehetőség is

választható, hogyan nézzen ki a számlaszám:

1. Előjel-Számlaszám

Az „Előjel” mezőbe beírt 3 karakter betűből, számból, és egyéb írásjelekből állhat, amit a

felhasználó állíthat be tetszés szerint, míg a számlaszám utolsó 11 számjegye, maga a

program által generált folytonos számlaszám.

2. Előjel-Számlasorszám.

Amennyiben az Előjel-számlasorszám felépítést választjuk, akkor az úgy épül fel, hogy

az „Előjel” mezőbe beírt 3 karakter plusz közvetlenül utána a számla sorszáma. Például,

ha az előjelhez beírtuk, hogy KIM, és elkészítjük az első számlát akkor a számlaszám:

KIM1, a következő KIM2, stb. Az előjel tetszőlegesen variálható, de csak 3 karakter

hosszúságban, megadható például így is az előjel, KI-, ez esetben pedig így nézne ki a

számlaszám: KI-1, KI-2 … stb.

3. Előjel-Számlaszám/Kiválasztott év

Ez esetben az „Előjel” mezőbe beírt 3 karakter után, 6 karakter a program által generált

folytonos számlaszám, majd egy „/” jel után a kiválasztott év jelenik meg a számlaszámban.

Gazdasági események

Ez a menüpont jelenti az Univerzális Számlázó program lelkét. Itt lehet/kell megadni, hogy a

különböző gyakori tételeink, amit az előzőekben már tárgyaltunk, hogyan kerüljenek

kontírozásra, milyen főkönyvi számokra kerüljenek az egyes összegek. Gazdasági esemény

rögzítése nélkül nem tudjuk használni a programot. Amíg nem rögzítünk legalább egy

gazdasági eseményt, addig nem tudunk számlát készíteni a programmal. Mielőtt a gazdasági

esemény menüpontot tárgyalnánk részletesen, ki kell térnünk a soron következő két

menüpontra, hiszen azok a gazdasági esemény rögzítésének szerves részét képezik. A

29


következőkben tehát a Gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi számok és a Gazdasági

eseményhez tartozó számlázási adatok menüpont leírása következik.

Gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi számok

Ez a menüpont tartalmazza azokat a főkönyvi szám megnevezéseket, amelyeket a program

használhat a főkönyvi tranzakciók során. Ezekhez a megnevezésekhez rögzíthetjük fel a

megfelelő főkönyvi számokat, persze csak olyanokat, amelyek szerepelnek a számlarendben.

Ki kell választanunk a megnevezést, amihez főkönyvi számot szeretnénk rendelni, a

[módosítás[ gomb megnyomása után a képernyő alján aktívvá válik egy kis mező, ahova a

főkönyvi számot írhatjuk be, majd a [mentés[ gombbal véglegesíthetjük a változást. Itt csak

azokhoz a főkönyvi szám megnevezésekhez tudunk főkönyvi számot rendelni, melyek

szerepelnek alapértelmezetten ebben a menüpontban. Új megnevezés felvitelére ebben a

menüpontban nincs lehetőség. Ha egy rögzített főkönyvi számot módosítani szeretnénk, azt

bármikor megtehetjük és a mentés után a módosított adatokkal fog dolgozni a program. Ebből

a menüpontból a [vissza] gomb megnyomásával léphetünk ki. Amennyiben a gazdasági

eseményhez olyan kontírozást, illetve főkönyvi számot szeretnénk megadni, amely ebben a

listában nem szerepel, vagy nincs kellő mértékben részletezve vagy megbontva, abban az

esetben a következő menüpontot kell használnunk, feltöltenünk adatokkal.

30


Gazdasági eseményekhez tartozó számlázási adatok

Mint már azt az előzőekben is említettük, ha olyan főkönyvi számot szeretnénk rögzíteni a

gazdasági esemény kontírozásának beállításaihoz, amit az előző menüpontban nem tudunk

rögzíteni, akkor azt ebben a menüpontban tehetjük meg. Hasonlóan működik ez is, mint az,

ahogy az előző menüpontnál leírtuk, annyi különbséggel, hogy itt nekünk kell megadni a

főkönyvi számokhoz tartozó megnevezést is. Meglévő tétel módosításához a tétel kiválasztása

után a [módosítás] gombot használjuk, majd a [mentés] gombra kattintsunk.

Miután az előző két menüpontot feltöltöttük adatokkal, vagy ha a munkánkhoz elég csak a

gazdasági eseményekhez tartozó főkönyvi számok menüpont feltöltése, visszatérhetünk a

gazdasági esemény rögzítésére.

Gazdasági események

A [felvitel] gombra kattintva aktívvá válik minden mező a felviteli képernyőn. A következő

adatokat adhatjuk meg a felviteli képernyőn:

31


Gazdasági esemény megnevezése: Itt adhatjuk meg a gazdasági esemény

megnevezését. Számla készítés során, amikor a gazdasági események közül

választunk, hogy melyikkel szeretnénk dolgozni, ez a megnevezés fog megjelenni a

listában, így érdemes olyan „beszédes” megnevezést adni, amiből egyértelműen

beazonosítható a gazdasági esemény. Amíg ezt a mezőt nem töltjük fel, addig nem

tudunk továbbmenni a rögzítésben, illetve addig nem is tudjuk megszakítani a

rögzítést.

Gazdasági eseményhez tartozó napló: Beállíthatjuk, hogy az adott gazdasági esemény

milyen naplóra könyvelődjön, ha élünk ezzel a lehetőséggel.

Főkönyv felé könyvelődik: Ha bepipáljuk ezt a funkciót, akkor az adott gazdasági

esemény kontírozása meg fog jelenni a Főkönyv modulban, így nem kell külön kézzel

rögzítenünk ott is a tételt.

Használaton kívül: Amennyiben azt szeretnénk, hogy a gazdasági esemény ne

jelenjen meg a számlázás során a gazdasági események listájában, amiből

választhatunk, be kell pipálnunk ezt a kis négyzetet. Mivel gazdasági eseményt nem

törölhetünk, így csak ezzel a funkcióval tudjuk kivenni a gazdasági eseményt a

listából.

A helyesbített számla gazdasági eseményének használata: Helyesbítő számlát csak

akkor tudunk készíteni, ha a számla típusánál a „Helyesbítő” opciót választjuk.

Helyesbítő számla kontírozásának beállításakor megadhatjuk, hogy a helyesbítő

számla kontírozása ugyanúgy történjen, mint annak a számlának a kontírozása, amit

helyesbítünk. Ha ezt az opciót szeretnénk használni, be kell pipálnunk a kis négyzetet.

Ekkor a képernyő alján található mezők eltűnnek, hiszen nem kell foglalkoznunk a

kontírozással. Amennyiben a helyesbítő számlának is szeretnénk külön kontírozást

beállítani, az alsó mezőket kell használnunk.

Folyamatos szolgáltatás (Teljesítés=Esedékesség): Ha ezt a kis négyzetet bepipáljuk,

akkor a számla készítése során akár a Teljesítés, akár az Esedékesség keltét kitöltjük, a

program automatikusan kitölti a másik dátumot ezzel megegyezően.

Fizetési mód: Beállíthatunk egy adott fizetési módot a gazdasági eseményhez, így

nem kell minden egyes számlánál külön beállítanunk azt. Ha itt beállítunk valamit,

akkor azt a számlakészítés során már nem tudjuk módosítani.

32


Számla típus: Meg kell adni, hogy milyen lesz a számla típusa, amit az adott

gazdasági eseménnyel fogunk készíteni. A következők közül választhatunk:

Normál: Ez a típus a legáltalánosabb eset, normál számla készítésekor

használjuk.

Előleg: Előleg számla készítésekor használt gazdasági eseményeknél kell

használnunk ezt a típust. FONTOS megjegyezni, hogy elszámoló számlához

csak akkor tudunk előlegszámlát hozzárendelni, ha az előlegszámlánkat olyan

gazdasági eseménnyel készítettük, amelynél az előleg típust választottuk.

Helyesbítő: Értelemszerűen helyesbítő számla készítésére szolgál ez a típus. A

későbbiekben szó lesz a helyesbítő számla készítéséről. Abban a menüpontban

csak azokat a gazdasági eseményeket fogja felkínálni a program, amiknek

helyesbítő típust adtunk.

Elszámoló: korábbi fejlesztés kezdeményeként maradt a programban, de ezt a

típust nem feltétlenül kell használni, mert elszámoló számla készítéséhez a

Normál típust is használhatjuk.

Gyűjtő: Gyűjtő számla használata esetén 1 számlán belül több teljesítést

vihetünk fel a programba, és minden felvitt külön sorhoz, külön Teljesítés

dátumát tudunk megadni.

Számlázási blokk: Az előbbiekben említett számlázási blokkot tudjuk beállítani egy

gazdasági eseményhez. A gazdasági eseményekkel kiállított számlák olyan számla

sorszámot fognak kapni, amilyen számlázási blokkot beállítunk hozzá.

Például: Van egy olyan számlázási blokkunk, hogy Belföldi számlázás, aminek az első

három karaktere legyen B15, ami azt jelenti, hogy 2015-ben kiállított számláról

beszélünk, a B betű pedig azt jelenti, hogy belföldi számla. Legyen a másik számlázási

blokkunk Külföldi számlázás, aminek az első három karaktere K15. Értelemszerűen itt

is 2015-es számlákról beszélünk és a K betű jelenti, hogy külföldi számla. Így meg

tudjuk különböztetni a belföldi és külföldi számlákat a számlaszám alapján. Tehát ha

rögzítek egy gazdasági eseményt, amivel a külföldi számláimat szeretném kontírozni,

akkor a számlázási blokknál a külföldi számlázást kell választanom, így azok a

számlák, amiket ezzel a gazdasági eseménnyel állítok ki, azok mint a külföldi

33


számlázás nevű számlázási blokk első három karakterével fognak kezdődni. Belföldi

számlázásnál hasonlóképpen kell eljárnunk.

Használat: Különösebb teendőnk nincs vele, hiszen a kiválasztott számlázási

blokkhoz korábban már beállítottuk, hogy az Univerzális Számlázó modulban vagy a

Készlet modulban fogjuk használni az adott blokkot. Módosítani itt már nem lehet.

Raktárhoz kötve: Ez a funkció is a Készlet modullal van összefüggésben. Ha a

számlázási blokknál olyan blokkot választunk, aminek a számlázási blokk felvitele

menüpontban típusként készletszámlázást választottunk, akkor válik aktívvá ez a

menüpont. Meg fognak jelenni, hogy milyen raktárak vannak rögzítve a készlet

modulban, és meg tudjuk határozni, hogy csak egy bizonyos raktárból történhessen a

számlázás.

Valutanem: Nem kötelező megadni. Ha megadunk valamilyen valutanemet, akkor

számlázás során automatikusan kitölti a valutanem mezőt és nem kell minden egyes

alkalommal beállítanunk. Például ha felviszünk egy olyan gazdasági eseményt, amivel

mindig külföldi számlát fogunk kiállítani és azt is mindig EURO-ban, akkor

beállíthatjuk a valutanemhez az EUR-t és számlakészítés során már nem kell vele

foglalkoznunk.

Gazdasági esemény kontírozása: Ez a rész található a képernyő alján. Két részre van

osztva a képernyő. A baloldalon található a tartozik felirat, és alatta az ahhoz tartozó

beállítások, jobb oldalon pedig a követel oldalra vonatkozó adatok.

Azok számára, akik kevésbé jártasak a könyvelésben egy kis kitérő: A kiállított

számlák főkönyvi elszámolása a kettős könyvelésnek köszönhetően egy időben két

főkönyvi számon kerül rögzítésre.

Az Univerzális Számlázóhoz kapcsolódóan egy számla kontírozása (ez annyit jelent,

hogy a gazdasági eseményt főkönyvi számokkal látjuk el) a következő képen nézhet

ki:

T311-K911

T311-K467

A T betű a számok előtt a TARTOZIK elnevezésnek, míg a K betű a KÖVETEL

elnevezésnek köszönhető. Ezekkel az elnevezésekkel találkozhatunk a felviteli

34


képernyő bal, illetve jobb oldalán. Azért áll két sorból az előbb leírt kontírozás, mert

egy kiállított számlának ÁFA vonzata is lehet, aminek külön van a főkönyvi

elszámolása. Ezért találhatunk a felviteli képernyőn két sorral mind a bal mind a jobb

oldalon. Miután kaptunk egy általános képet, hogy mit is jelent a kontírozás,

könyvelés, visszatérhetünk a gazdasági esemény kontírozásának kitöltésére.

A tartozik és a követel oldal adatait is ki kell töltenünk. El tudjuk menteni a gazdasági

eseményünket anélkül is, hogy megadnánk a kontírozását, de célszerű kitölteni, mert

számlázás végén a mentéskor nem fogja engedni, lementeni a számlánkat, hiszen

hiányolni fogja a főkönyvi számokat. Mind a tartozik, mind a követel résznél a

kontírozás beállítása során négyféle lehetőségünk van:

Cégadat: Ha ezt az opciót választjuk, akkor meg fog jelenni egy újabb mező a

felviteli képernyőn. Abból a listából fogunk tudni választani, amit feltöltöttünk

főkönyvi számokkal az Alapadatok/Gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi

számok menüpontban.

Partner fsz: Ebben az esetben arra a főkönyvi számra fog történni a kontírozás,

amit a partner felviteli képernyőn a vevő főkönyvi szám mezőbe írtunk, de arra

is csak akkor, ha a főkönyvi számnak vevő besorolást választottunk a

számlarendben.

Számlázási adat: Itt olyan főkönyvi számok közül választhatunk, amiket az

Alapadatok/Gazdasági eseményekhez tartozó számlázási adatok menüpontban

feltöltöttünk.

Cikk árbevétel: Amennyiben a cikkeink árbevételét külön főkönyvi számokon

szeretnénk kimutatni, akkor választhatjuk ezt az opciót. Ekkor arra a főkönyvi

számra fog történni a kontírozás, illetve a könyvelés, amit az

Alapadatok/Gyakori tételek menüpontban a cikkekhez beállítottunk.

A Tartozik Áfa és a Követel Áfa mezők esetén van egy ötödik választási lehetőségünk

is:

35


Cikk Áfa: Amennyiben az adott termékünket vagy szolgáltatásunkat más

típusú áfa főkönyvi számra kell könyvelni akkor választhatjuk ezt a

lehetőséget, amikor is az Alapadatok/Gyakori tételek menüpontban az Áfa

mező érték rendeljük hozzá a gazdasági esemény kontírozásához. Így egy

számlán belül eltérő áfa típusú szolgáltatásokat is számlázhatunk.

Számtalan lehetőségünk van, hogy a gazdasági eseményünket főkönyvi számokkal

lássuk el, arra kell ügyelni, hogy olyan lehetőséget válasszunk, ami mögött valóban

szerepel főkönyvi szám. Az előbb említett lehetőségeket bármilyen formában lehet

variálni egy gazdasági eseményen belül.

Partner felvitele

A partner felvitele menüpontban a Servantesben még nem szereplő partnerek rögzítésére van

lehetőség. Köztük lehet vevő, szállító, hivatali szerv, alkalmazott, vagyis mindenki, aki

36


valamilyen szempontból kapcsolatban áll a vállalkozásunkkal, és emiatt előfordulhat, hogy

valamilyen rögzítésre kerülő gazdasági esemény szereplője lesz. A partner nevén, telephely

címén, levelezési címén kívül felvihetjük az egyéb kiegészítő adatait is, úgy, mint az

azonosító kártyáinak számai, telefonos elérhetősége, fax száma, e-mail címe, rendelhetünk

hozzá hitelkeretet, egyedi fizetési határidőt. Amennyiben ezt a fizetési határidő mezőt

kitöltjük, akkor ehhez a partnerhez tartozó számla készítése során a program automatikusan

ezzel a határidővel fog számolni.

Felvitel során a név mezőbe értelem szerint a partner neve kerül, cím felvitelénél azonban már

két lehetőségünk van. Az egyik, hogy közvetlenül a név alá, a Cím egyben mezőbe írjuk be

egybe, azonban ez a mező 2016 január 1.-jétől, az adóhatóság felé történő adatátadás miatt

csak részben használható, mivel ebbe az exportba az irányítószámot és a helység nevét

elkülönülten kell megadni a többi adattól. Tehát ennek a törvényi kötelezettségnek való

megfelelés értelmében ebbe a mezőbe NEM kerülhet az irányítószám és a helység neve, csak

a cím többi adata. A törvényi megfelelést akkor biztosíthatjuk, ha az irányítószámot és a

helységet a „Cím listából” résznél töltjük ki és az utca, házszám, épület, lépcsőház, emelet,

ajtó adatokat adjuk meg a „Cím egyben” mezőben; vagy teljesen a másik cím megadási, a

„Cím listából” történő feltöltése lehetőséget választjuk.

37


Az irányítószámnál lévő első mező egy karakteres mező amiben megadhatjuk külföldi cím

esetén az országkódot, míg a második mezőbe magát az irányítószámot írhatjuk be. A helység

és utca mezők esetén a partner törzsadatok menüpontban szereplő, már korábban részletezett

és rögzített adatokból válogathatunk, ez egyrészt gyorsabb, másrészt elkerülhetővé válik,

hogy például az Ady Endre utcában lakó partnerek szerepeljenek a programban több

különböző, mégis egyforma címmel, tehát Ady E. utca, Ady Endre utca, Ady utca, Ady E. u.,

Ady Endre u., stb. Ha egyszer felrögzítünk egy Ady Endre utcát, akkor utána a listából mindig

ezt az egyet fogjuk tudni kiválasztani, és minden ebben az utcában lakó partner neve mellé

egységesen ez kerül. Az utóbbi módszer alkalmazásához kattintsunk a helység vagy az utca

mező utáni négyzetre, ekkor egy keresési ablak jelenik meg, melyben megjelenik az összes

eddig már felrögzített helység, illetve utca neve. A megfelelő kiválasztásához kattintsunk rá

kétszer, vagy csak jelöljük ki és utána kattintsunk a [Kiválaszt] gombra. A Házszám, Emelet,

Ajtó mezők kitöltése értelemszerű. Az emelet mező számmal való kitöltése értelemszerű,

azonban ha például fsz, alagsor, tetőtér szerepel a hivatalos címben, akkor az emeletet 0-val

töltsük (így nem jelenik meg például a számlaformátumon). A Jel mezőbe beírt adatok a

házszám után jelennek meg. Alap esetben ide kell kerülnie az egyéb adatoknak, például ha a

házszámunk 5/B vagy 20-22, illetve ebben a mezőben adhatjuk meg azt is ha például fsz.,

alagsor, tetőtér szerepel a hivatalos címben.

A címadatoknál látható tiltott mezőket akkor használhatjuk, ha a Karbantartás/Globális

rendszeradatok/Alap fülön lévő „Partner cím adatok: Új NGM szerinti cím adat megbontás

használata” opció használatát bejelöltük. Ekkor az eddigi Házszám mező utáni karakteres

mezőben rögzíthetünk minden egyéb (/B, -22) adatot. Az Épület és Lépcsőház mezőkben

rögzíthetünk számokat és betűket is, kitöltésük értelemszerű. Az eddigi Emelet mező,

melyben csak számot lehet rögzíteni, kibővült egy szöveges mezővel arra az esetre, ha például

fsz., alagsor, tetőtér szerepel a hivatalos címben. Ilyenkor az emeletnél az első mezőt 0-val

töltsük (így nem jelenik meg például a számlaformátumon) és az utána következő mezőben

rögzíthetjük a szöveges részt. Az Ajtó mező, hasonlóan az emelethez, kibővült egy szöveges

mezővel, ha például 5/C megnevezése van az ajtónak. Ez esetben az 5-ös szám kerül az ajtó,

míg az azt követő mezőbe a „/C”.

A partner neve melletti kis ikon segítségével leellenőrizhetjük, hogy a megadott cím

milyen formában fog megjelenni a számlában.

38


Az Alapadatok fülön a Telephely és Levelezési címen kívül van lehetőség a Számlára írandó

eltérő telephely címet is rögzíteni a megfelelő sor előtti kis négyzet bepipálásával. Ha ezt

bepipáljuk, aktívvá válik a szöveg utáni „3 pontos négyzet” gomb, mellyel az alábbi képernyő

jelenik meg:

A megfelelő Cégnév és cím adatok kitöltése után a Vissza gombot kell megnyomni, hogy

folytathassuk az új Partner rögzítését.

A vevő és szállító főkönyvi szám mezők kitöltése ajánlott, hiszen a gazdasági esemény

beállítása során a partner főkönyvi számára is tudunk hivatkozni.

39


40


A {Kiegészítő adatok} fülön lehetőség van többek között csoportos adószám, EU adószám,

országkód, bankszámlaszám megadására. A partnerhez tartozó konkrét bankszámlaszám

megadása előtt előzetesen fel kell vinni az adott fiókot, az azt beazonosító 8 karakterrel,

majd ebből választva adhatjuk meg a teljes bankszámlaszámot. Amennyiben külföldi

bankszámlaszámot szeretnénk rögzíteni, úgy 8 db 0-val vigyük fel a fiókot és így

lehetőségünk lesz a magyartól eltérő struktúra megadására is. Lehetőség van egy

partnerhez több bankszámlaszámot is rögzíteni. Ezt akár a partnermódosításban akár a

partnerfelviteli képernyőn a kiegészítő fülön lehet megtenni, úgy, hogy a képernyő jobb

felső sarkán található felvitel ikonra kattintunk. Ekkor aktívvá válik a következő sor ahol

lehetőség van egy újabb bankszámlaszám rögzítésére.

Számlakészítéskor lehetőség van arra, hogy a program figyelje a partner hitelkeretét.

Erre akkor fog figyelmeztetni, ha a partner felviteli/módosítási képernyőn beállítjuk a

hitelkeret mezőben a hitelkeretet, illetve a Globális rendszeradatok/Univerzális

számlázó fülön bepipáljuk a „Partner hitelkeret figyelése számla készítéskor” opciót.

41


Az {Egyéb adatok} fülön lehet olyan adatokat megadni, mint a regisztrációs szám,

őstermelő igazolvány, TAJ-szám, személyes adatok, stb...

42


A {Besorolás} fülön a partner törzsadatai között megadott kategóriákat rendelhetjük az

adott partnerhez, illetve dokumentumokat is tudunk csatolni a partnerhez az erre

kialakított ikon segítségével (képernyő jobb szélén).

Partner módosítása

A már korábban rögzített partnerek adatainak változásait rögzíthetjük ebben a menüpontban,

tehát az adott partner nevét, címét, kiegészítő adatait, azok változásait.

A partner keresési ablakkal indul a menüpont, azaz először ki kell választanunk azt a partnert,

akinek változás történt az adataiban. Itt kereshetünk például azonosítóra, névre, címre, illetve

az összetett keresés opciót választva bármilyen azonosítóra, amit rögzítettünk a partnerrel

kapcsolatban. Ha nem adunk meg semmilyen szűkítő feltételt, tehát üresen hagyjuk

valamennyi keresési feltételt, akkor az összes eddig rögzített partnerünket megtalálja a

Servantes, ez azonban nagy mennyiségű partner esetén a számítógép teljesítményétől függően

hosszabb ideig is eltarthat (néhány másodperc), így érdemes mindenképp valamilyen szűkítési

paramétert megadni. Miután a keresés eredménye ablakból kiválasztjuk a keresett partnert, a

[rendben] gomb megnyomásával a partner felviteli ablakot kapjuk, ahol a változást

rögzíthetjük. A keresés eredménye ablakban a találatokat (főleg nagy mennyiségű találat

43


esetén) sorba rendezhetjük többféle szempont szerint is, ezek listája az ablak alján látható

sorrend nevű legördíthető menü segítségével állítható be.

A Karbantartás/Lokális rendszeradatok menüponton belül eldönthetjük, hogy egy-egy keresés

alkalmával milyen feltétel szerint akarjuk megadni a keresési paramétereket. Két opcióból

választhatunk, kezdődik vagy tartalmazza. Kezdődik opció választása esetén csak olyan

találatokat fogunk látni, amelyek a beírt karakterekkel kezdődnek. Ezen opció választása

kevesebb találatot eredményez, tehát elvileg megkönnyíti a keresést, ugyanakkor használata

megfontolást érdemel, hiszen ha nem emlékszünk arra, hogy az adott partnernek pontosan

hogy kezdődik a neve, akkor előfordulhat, hogy nem fog szerepelni a találatok között, holott

pont őt keressük! A példa kedvéért a Vevő 2003 Magyarország Kft. nevű partner keresése

esetén, ha nem emlékszünk arra, hogy Vevővel kezdődik, csak arra, hogy egész biztosan

benne van a nevében a Magyarország szó, akkor hiába írjuk be utóbbit a keresési ablakba,

nem fog a találatok között szerepelni, hiszen keresési beállításként a kezdődik opciót

választottuk. Tartalmazza beállítás esetén viszont egészen biztosak lehetünk abban, hogy a

találatok között lesz a Vevő 2003 Magyarország Kft. is, viszont ha a partnereink között van

több olyan, melynek nevében benne van a Magyarország, vagy akár csak a magyar szó, mind

a találatok között fog szerepelni. Több találat, de garantáltan közöttük lesz az általunk keresett

is.

Partner törzsadatok

A partner törzsadatokban a partnerek adatainak felvitelét könnyíthetjük meg azáltal, hogy

előre rögzítjük a lehetséges helységek, utcák, utca típusok, bankok, partner kategóriák nevét,

ezáltal később, a partnerek felvitelénél csak választanunk kell a már korábban rögzített

listából. Ez egyfelől megkönnyíti a munkát, másrészt biztosítja azt, hogy ugyanaz a település,

utca, stb., ne szerepeljen több különböző néven, mivel ez keveredést okozhat a későbbi

munkavégzés során. Ez a menüpont több almenüpontból áll (utcák, utcatípusok, helységek

bankok, kategóriák), de mivel működésük ugyanolyan, az utcák rögzítésén keresztül mutatjuk

be használatukat. Az utcák felvitelénél nyomjuk meg a [felvitel] gombot, majd az utca

mezőbe írjuk be az adott utca nevét, ez most legyen Fő. A mellette jobbra lévő legördíthető

menüből válasszuk ki az utca típusát. Az utca kódját automatikusan generálja a program, 1-től

felfelé haladva folyamatosan. Nyomjuk meg a [mentés]-t, és máris megvan az adatbázisban a

Fő utca. A helységek, kategóriák és az utca típusának rögzítése ugyanezzel a módszerrel

44


történik, míg a bankok felvitelénél a bank nevén kívül meg kell adnunk a bankot azonosító, a

számlaszám első 8 karakterét is, illetve lehetőség van a SWIFT kód, cím, országkód

megadására, továbbá a bankok adatainak importálásra is az Import gomb segítségével.

Partnerhez rendelt szállítási címek

Ebben a menüpontban van lehetőség a partnerekhez szállítási címet rendelni, abban az esetben

ha sem a Telephely, sem a Levelezési cím nem megfelelő. A menüpont a megszokott

partnerkeresési panellel indul, melynek segítségével, különböző szűrések alapján

kiválaszthatjuk a megfelelő partnert. A [Felvitel] gomb megnyomása után rögzíthetjük a

szállítási címet, akár címeket, melyeket a [Mentés] gombbal véglegesíthetünk.

45


Számlakészítésnél a „kis nagyítós ikon” megnyomásával, mely a Partner neve mellett lesz

található, választhatunk az itt felvitt szállítási címek közül.

Számlarend

Ebben a menüpontban láthatóak a vállalkozás által használt főkönyvi számok. Ezen a

menüponton nem lehet változtatni az Univerzális számlázó modulból, hiszen ez nem a

számlázás feladata. Ezt a menüpontot csak a Főkönyv modulban lehet feltölteni adatokkal,

illetve változtatni azokon, tehát a Számlarenddel kapcsolatos beállításokat az előbb említett

modulok kézikönyveiben találhatják meg.

Saját cég adatai

A Servantest használó cég adatainak feltöltésére szolgáló menüpont, az itt feltöltésre kerülő

adatok kerülnek rá a vállalkozás által elkészített nyomtatványokra (számlák,

pénztárbizonylatok, megrendelések, szállítólevelek, stb.). Ha kiválasztjuk ezt a menüpontot,

akkor a megjelenő ablak öt fülből fog állni, {alapadatok}, {cég adatok}, {kiegészítő adatok},

{cég logó}, {ügyfélszolgálat}, valamint az alsó felén található bankszámlákból. Az

alapadatok között a vállalkozás nevét, címét, levelezési címét, a cég adatok között különböző

azonosító számait, a kiegészítő adatok között pedig elérhetőségeit lehet rögzíteni. A cég logó

fülön a vállalkozásunk logójához képet lehet feltölteni, az Ügyfélszolgálat fülön pedig egy

szöveget tudunk rögzíteni (pl. az elérhetőségeit), amely a számlán az „Ügyfélszolgálat” alatt

jelenik meg. Ez utóbbi fül adata csak bizonyos típusú tevékenységet végző vállalkozások

számlaformátumain jelenik meg. A bankszámlák között értelemszerűen a vállalkozás által

vezetett bankszámlákat lehet rögzíteni.

46


Rögzítsünk egy Minta Kft. nevű partnert. Rövid névként adjuk meg a Minta Kft. nevet,

cégszerű névként a Minta Korlátolt felelősségű társaság nevet. Az irányítószám, helység, utca

megadása ugyanúgy történik, mint a partner rögzítése során, azzal a különbséggel, hogy itt

nincs mód a listás választásra. A cégadatok között töltsük fel vállalkozásunk adószámát,

cégjegyzék számát, kiegészítő adati között pedig telefon- és faxszámát, valamint e-mail címét,

továbbá ha használ külön postafiókot a levelezéshez, akkor a postafiók számát.

Bankszámlák között csak olyan bankok további adatainak rögzítésére van lehetőség, melyet

már korábban rögzítettünk a partner törzsadatok menüpont bankok almenüpontjában. Hibás

IBAN előtag, illetve bankszámla esetén a program figyelmeztető üzenetet ad, ezzel biztosítva,

hogy ilyen fontos adatok rögzítése esetén ne hibázzunk. A bankszámlaszám rögzítése után a

hozzá tartozó főkönyvi számot is kötelező megadnunk, amit korábban a számlarendben

megadtunk és elszámolási betétszámla besorolással láttunk el.

47


Előkészítés

Itelc

Ez a menüpont speciálisan egy adott tevékenység kezelésére készült, mely keretében egy

másik rendszerben rögzítésre kerülő vizsgajelentkezésekkel összekapcsolhatóak legyenek a

Servantes-ben rögzítésre kerülő befizetések, ami alapján a másik programban rögzítésre

kerülő számlázási adatok alapján lehet lebonyolítani a számlázást.

Befizetések felvitele

A befizetések adatait ebben a menüpontban lehet felrögzíteni a Felvitel kapcsoló megnyomása

után.

48


A Belső bizonylatszám kitöltése nem kötelező, de az elkészült előlegszámla átkönyvelésekor

ez a mező automatikusan kitöltésre kerül a főkönyvi képernyőn is, az itt megadott értékkel.

Az Azonosító mezőben a banki átutalással történt befizetés esetén a bankszámlaszámot,

csekkes befizetés esetén a csekk azonosítóját, interneten keresztül regisztrált felhasználó

esetén annak a kódját írjuk be. A Dátum mezőhöz a befizetés dátuma kerüljön, az Összeg

mezőbe a ténylegesen Fizetési mód mezőbe adjuk meg a befizetés milyen módon történt, a

Bank,Pénztár mezőbe pedig a befizetéshez tartozó főkönyvi számot adjuk meg, ez fog

átkönyvelődni a Főkönyv felé. Amennyiben szeretnénk egyéb információt nyilvántartani az

adott befizetéshez, használjuk a Megjegyzés mezőt. Amennyiben nem töltjük ki egy új sornál

a Belső azonosítót, Dátumot, Összeget, Fizetési módot, az Enter lenyomásával az adott

mezőkben az előző sorba írt értékeket átmásolja a program. A képernyő alsó részén

összesítésként látható a felvitt tételek száma és a befizetett összegek értéke.

A befizetések adatai importálhatóak is. Ehhez a képernyő alsó részén található [Import]

gombot kell megnyomni. Az import állományt, mely két oszlopot tartalmaz ('összeg', 'befizető

azonosító') fejléc nélkül a [Keresés] gombbal tudjuk kiválasztani. További adatokat: dátumot,

Bank/Pénztár főkönyvi szám, Belső azonosító, Fizetési mód; a képernyőn rendelhetünk a

sorokhoz. A [Mentés] gombbal tudjuk a sorokat betölteni a felviteli képernyőre. A már

korábban feldolgozott adatok nem kerülnek újra feldolgozásra, illetve azok a sorok sem

aminek a befizető azonosítója '!!!' jelekkel kezdődik.

Az adott nap befizetéseinek felvitele után a rögzítéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót,

amennyiben mégsem szeretnénk a felvitt tételeket rögzíteni, a [Mégsem] kapcsolóval lépjünk

ki a képernyőből.

49


A Mentés előtt a program az alábbi üzenetet adja, [Igen] kapcsolóval véglegesíthetjük a

mentést, a [Nem] kapcsolóval elvethetjük azt.

A sikeres mentés után az alábbi képernyőt fogjuk látni.

Befizetések módosítása

Ebben a menüpontban módosíthatjuk az előzetesen felvitt befizetéseket. Ehhez először az

alábbi kereső képernyőn kell megadnunk valamely paraméterét a keresett befizetésnek, majd

a [Keresés] kapcsolóra kattintanunk.

50


Miután kiválasztottuk a keresett tételt, végezzük el a kívánt módosítást, majd mentsük azt a

[Mentés] kapcsolóval.

Befizetésekről adatkérés összeállítása

Ebben a menüpontban lehet összeállítani azt a fájlt, amelyet át lehet adni a külső programnak

a befizetésekről.

51


A sorok elején lévő mezőben alapértelmezetten jelölve vannak a tételek az átadásra,

amennyiben valamilyen oknál fogva, mégsem szeretnénk átadni valamelyiket, vegyük ki a

pipát a mezőből. A képernyő alján lévő kapcsoló segítségével határozhatjuk meg, hogy az

elkészült fájl milyen könyvtárba kerüljön a számítógépen. A fájl tényleges előállításához

nyomjuk meg a [Rendben] kapcsolót, a [Mégsem] kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből.

A befizetések fájlba importálásához nyomjuk meg az [Igen] kapcsolót, visszavonáshoz a

[Nem] kapcsolót. A fájl sikeres elkészültéről és elérésének útvonaláról az alábbi

visszaigazolást fogjuk kapni.

Befizetésekről iTelc válaszadat feldolgozása

Ebben a menüpontban lehet feldolgozni az iTelcben fogadott jelentkezések adatait tartalmazó

fájlt, amely alapján lehetőség lesz a csoportos előlegszámlák kiállítására.

52


A [Mentés] kapcsoló megnyomása után az alábbi kérdéssel fogunk találkozni.

Mentéshez válasszuk az [Igen] kapcsolót, kilépéshez a [Nem] kapcsolót. A sikeres

tranzakcióról visszajelzést ad a program.

Csoportos előlegszámla készítés

Ebben a menüpontban lehet az iTelc programból beolvasott adatok és a Servantes Univerzális

Számla Alapadatok/Gyakori tételeknél megadott adatok (szolgáltatás megnevezése, szj szám,

kód) alapján csoportosan elkészíteni az előlegszámlákat. Első lépesként állítsuk be a

Karbantartás/Globális rendszeradatok/Főkönyv, Pénzügy fülön, hogy Partner adatok felvétele

minden tételnél.

Második lépésként válasszuk ki a már ismert képernyőn a gazdasági eseményt (ez biztosítja

majd a számlák főkönyvi hátterét).

53


Az alábbi képernyőn megjelennek azok a befizetések amelyekről csoportosan elkészíthetjük

az előlegszámlát, ha megnyomjuk a [Mentés] kapcsolót. A Számla kelte mezőben a dátum

átírható. A [Mégsem] kapcsolóval visszaléphetünk a számlázásból.

54


55


56


Mentés után az alábbi képernyővel találkozunk.

Az [Igen] kapcsoló megnyomása után elkészülnek a számlák. Ennek sikeréről az alábbi

képernyő ad visszaigazolást.

57


Továbbá a Csoportos előlegszámla képernyőn az Előlegszámla oszlopban megjelennek az

elkészült számlák sorszámai.

Csoportos végszámla készítés

Ebben a menüpontban készíthetjük el az előlegszámlákról a végszámlákat. Első lépésként

válasszunk ehhez egy gazdasági eseményt, amely a számlák főkönyvi hátterét fogja

meghatározni.

Az alábbi képernyőn megjelennek a számlázásra váró előlegszámlák, amelyekről a [Mentés]

kapcsoló megnyomásával készíthetjük el a végszámlát. A számla kelte mezőben a dátum

szabadon megható. A [Mégsem] kapcsolóval visszaléphetünk a számlázástól.

Mentés után az alábbi képernyővel találkozunk. Amennyiben valóban szeretnénk a

végszámlákat elkészíteni, nyomjuk meg az [Igen] kapcsolót.

58


A számlák sikeres elkészüléséről visszaigazolást ad a program és a Végszámla oszlopban

megjelennek a számlaszámok.

Befizetések rendezése

Ezen a képernyőn lehetőség van arra, hogy a pénzügyileg már rendezett esetleges túl, vagy

alul fizetéseket rendezzük a számlázó programban is, és így az Ellenőrzés nyomtatványon is

már a rendezett érték fog szerepelni.

A befizetések rendezéséhez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, a képernyőből való

kilépéshez pedig a [Mégsem] kapcsolót.

59


A fenti kérdésnél az [Igen] választásával menthetjük a jelölt befizetéseknél a rendezést. A

sikeres tranzakcióról visszaigazolást ad a program. A [Mégsem] kapcsolóval kiléphetünk a

képernyőből.

Nyomtatás

Számla

A számlázott befizetések képernyőről lehet a kiállított számlákat kinyomtatni. A képernyőn

szereplő paraméterek beállítása alapján található számlákat Képernyőre és közvetlenül a

Nyomtatóra is ki lehet nyomtatni, ennek kiválasztása után nyomjuk meg a [Nyomtatás]

kapcsolót, a képernyőből való kilépéshez pedig a [Mégsem] kapcsolót.

60


Ellenőrzés

A befizetések listáját és a befizetéseket válaszadatokkal lehet itt kinyomtatni. A képernyőn

szereplő paraméterek beállítása alapján található tételeket Képernyőre és közvetlenül a

Nyomtatóra is ki lehet nyomtatni, ennek kiválasztása után nyomjuk meg a [Nyomtatás]

kapcsolót, a képernyőből való kilépéshez pedig a [Mégsem] kapcsolót.

Előkészített számla felvitele

Az Előkészítés menüpontban számlák előzetes rögzítésére van lehetőség, amely alapján

később elkészíthető a tényleges számla. Ezeket alkalmazhatjuk azoknál a számláknál,

amelyeket havi rendszerességgel kívánunk leszámlázni. Lehetőség van arra, hogy ezeket az

előkészített számlákat módosítsuk vagy töröljük. A Számlák/Szolgáltatás/Számlakészítés

előkészített számlák alapján menüpontban tudjuk leszámlázni az előkészített számlákat. Az

előkészítés során az adatokat a következő képernyőn tudjuk rögzíteni:

61


Először a partner nevét kell megadni, akinek szeretnénk a számlát kiállítani. Be is gépelhetjük

a nevét, vagy ha „Enter”-t nyomunk, felugrik a kereső képernyő, ahol különböző feltételek

megadásával ki is választhatjuk a partnerlistából. A partner neve alatt a legördíthető listából

adjuk meg a fizetési módot, valutanemet valamint a saját bankszámlaszámunkat. A [Felvitel]

gomb megnyomásával tudjuk a számlázandó tétel(eke)t rögzíteni. Ilyenkor a program

automatikusan átugrik a {Részletek} fülre, ahol a cikkszám vagy a megnevezés alapján

behívhatjuk az adott tételt.

A megnevezés alatti mezőbe megjegyzést rögzíthetünk, ami a számlán is megjelenhet. A

megjegyzés alatt kell felvinni a számlázott mennyiséget, mértékegységet, egységárat, Áfát.

Az Áfa-mezőbe ha 0%-ot adunk meg, aktívvá válik az utánalévő rubrika, ahol ennek okát

választhatjuk ki a legördülő listából (pl. Alanyi adómentes). Ezek mellett lehetőség van

VTSZ, BTO, SZJ számok rögzítésére is. A képernyő alján a számla adott sorához

rendelhetünk kedvezményt. Továbbá ezen a fülön láthatjuk, hogy az adott szolgáltatást

jelöltük-e, hogy az „Közvetített szolgáltatás”-nak minősül-e.

62


Amennyiben az egész számlához szeretnék rögzíteni a kedvezményt, a {Tételek} fülön tudjuk

megtenni az Összes kedvezmény felirat alatt. Továbbá a {Tételek} fülön a sor elején lévő kis

ikonra kattintva törölhető az adott sor.

Az [Adatlap] gomb megnyomásával vihetjük fel megjelenik egy Űrlap, amely a számlához

tartozó 2016.01.01-től életbe lépő NGM rendeletben meghatározott adatok rögzítésére szolgáló

további mezőket tartalmazza, hogy Ön teljesen megfeleljen a jogszabályi kötelezettségnek.

Ehhez a funkcióhoz ugyanaz a jogszabályi előírás kapcsolódik, mint a korábban részletezett

'Adatlap' funkcióhoz, vagyis a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az

elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.30.)

NGM rendelet módosításáról szóló 2/2015. (II.3.) NGM rendelet.

E rendelet a 2. és 3. számú mellékletében határozza meg az adatszerkezetet, a számla adataiból

kiemelt adat tartalmat, hogy a számlák adataiból milyen tartalommal feltöltendő úgynevezett

XML adatfájlt, adatexportot kell létrehozni.

A fentiek miatt fontos, hogy a felhasználó mindig ellenőrizze, hogy az aktuális törvényi leírás

szerint mit kell kitölteni az adott számla sorára, adott cikkre vonatkozóan.

63


Az űrlap fülein amelyik sorba történik rögzítés (akár pipálás ha olyan típusú a mező, akár összeg

vagy szöveg beírása) az a sor rákerül közvetlenül a számla sor alá.

A rögzítési képernyőn minden sor mellett szintén van információs mező, melyre rákattintva

feljön az adott sor magyarázata, bizonyos esetekben, amikor a törvény megszabja, hogy pontosan

milyen tartalmat kell megjeleníteni a számlán, a magyarázat mellett ez az idézet is látható.

Természetesen ezekben az esetekben az idézet kerül majd rá a számlára.

Felhívjuk figyelmét, hogy az Űrlap 2 fülből áll, fontos mindegyik fülön lévő sorokat átnézni,

mivel a program innen fogja ezeket az adatokat átadni az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

fájlba.

A [Rendben] kapcsolóval lehet lementeni a módosításokat, a [Mégsem]-el módosítások mentése

nélkül kilépni az ablakból.

64


A {Kiegészítő adatok} fülön a számlához, illetve a számla aljára lehet megjegyzést felvinni,

valamint aláírókat is itt tudunk rögzíteni. Az „Egyéb (paritás)” és a „Feladás” mezők egy-egy

ügyfelünk egyedi elképzelése alapján került a képernyőre, melyek csak az ők

számlaformátumaikon jelennek meg.

Az [Adatlap] gomb megnyomásával megjelenik az Űrlap, amely a számlához tartozó

2016.01.01-től életbe lépő NGM rendeletben meghatározott adatok rögzítésére szolgáló további

mezőket tartalmazza, hogy Ön teljesen megfeleljen a jogszabályi kötelezettségnek. Az itt

kitöltött adatok a számla végén úgynevezett záradékként fognak szerepelni. Ezt az előírást

részletesen a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában

65


megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet

módosításáról szóló 2/2015. (II.3.) NGM rendelet tartalmazza.

E rendelet a 2. és 3. számú mellékletében határozza meg az adatszerkezetet, a számla adataibólkiemelt adat tartalmat, hogy a számlák adataiból milyen tartalommal feltöltendő úgynevezettXML adatfájlt, adatexportot kell létrehozni.

A fentiek miatt fontos, hogy a felhasználó mindig ellenőrizze, hogy az aktuális jogszabályielőírás szerint mit kell kitölteni az adott számlára vonatkozóan.

Használata: Az űrlap fülein amelyik sorban történik rögzítés (akár pipálás ha olyan típusú amező, akár összeg vagy szöveg beírása) az a sor rákerül a számla végére. Minden sor mellett vaninformációs mező, melyre rákattintva feljön az adott sor magyarázata, bizonyos esetekben,amikor a törvény megszabja, hogy pontosan milyen tartalmat kell megjeleníteni a számlán, amagyarázat mellett ez az idézet is látható. Természetesen ezekben az esetekben az idézet kerülmajd rá a számlára.

Felhívjuk figyelmét, hogy az Űrlap 3 fülből áll, fontos mindegyik fülön lévő sorokat átnézni,mivel a program innen fogja ezeket az adatokat átadni az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatásfájlba.


nélkül lehet kilépni az ablakból.

66


A számlához költségbontásokat is tudunk rögzíteni, amennyiben a [Költségbontás] gombra

kattintunk. Az adatok rögzítése végén a [Mentés] gombbal tudjuk elmenteni az előkészített

számlánkat.

Az előkészített számlákhoz lehetőségünk van időzítést beállítani. Ezt az előkészített

számláknál az [Időzítés] gombra kattintva tehetjük meg.

67


Itt beállíthatjuk, hogy az adott előkészített számlánkat mely számlázási csoportba rendeljük és

mely hónapban, annak hányadik napján kell leszámlázni. Valamint beállítható a számla

teljesítés, esedékesség és a számviteli dátum is. Ez utóbbiaknál választható, hogy a számla

keltétől számított x nap vagy adott hónap adott napja legyen.

Az időzített számlákat lehetőségünk van csoportosan leszámlázni. Ezt a

Számlák/Szolgáltatás/ Csoportos számlakészítés (időzített előkészítés alapján) menüpontban

tehetjük meg. Ebben a menüpontban csak azok a számlák jelennek meg, amelyeknek a

számla kelte dátuma megegyezik a programba való belépés dátumával. Tehát, ha egy

előkészített számlához a számla keltének például szeptember 10-ét állítottunk, csak akkor

tudjuk leszámlázni, ha az Univerzális számlázó modulba szeptember 10-ével jelentkeztünk

be.

Import

Webshop eladási adatok

Ebbe a menüpontban tudunk egy megadott struktúrájú állományból számlázandó adatokat

beimportálni. A struktúra leírást az „Import fájl segédlet” szövegre kattintva érhetjük el. A

[Keresés] gombbal van lehetőségünk az import fájlt kiválasztani, majd ezután a [Mentés]

gombbal feldolgozni a tételeket.

68


Betekintés

Egy keresési képernyő után ebben a menüpontban tudjuk megtekinteni az előző menüpontban

beimportált adatokat.

Kéményseprés

Alapadatok

Ebben a menüpontban lehet megadni azokat az információkat, melyekre elengedhetetlenül

szükség van a program működéséhez. A Kéményseprés modul a programban az alábbi helyen

érhető el: Előkészítés/Kéményseprés (lásd 1. ábra).

1. ábra (Alapadatok)

69


Kéményseprők

Itt rögzíthetjük fel az általunk alkalmazott kéményseprőket, akiket a későbbiekben a

körzetekhez is hozzá tudunk rendelni.

2. ábra (Kéményseprők)

Kötelezően kitöltendő mezők (lásd 2. ábra):

Kód: a felhasználó által meghatározott jelölés

Megnevezés: a kéményseprő neve

Oklevél száma: a kéményseprő oklevelének száma, mely a 63/2012 (XII.11) BM rendelet 3.

sz. mellékletében szereplő mező kitöltéséhez.

Kémény fajták

Ebben a menüpontban rögzíthetjük fel a kémény fajtákat. A 63/2012 (XII.11) BM rendeletben

meghatározott égéstermék-elvezetők jelölésével.

70


3. ábra (Kémény fajták)

Kötelezően kitöltendő mezők (lásd 3. árba):

Kód: a program automatikusan generálja a Típus, Tulajdonság, Működés és a Fűtési mód

mezőkből, a mentés gomb lenyomása után. Természetesen a felhasználó is megadhatja a

megfelelő jelölést, ha esetleg rögzítés közben rossz sorrendben írtuk be a kódot vagy más

kódot szeretnénk használnia, akkor a program figyelmeztet bennünket („A kód mező nem

egyezik meg a paraméterek betű jeleivel, Menti így a tételt”) és eldönthetjük, hogy az általunk

megadott kódot használjuk vagy módosíthatjuk a törvényi előírásnak megfelelően.

Megnevezés: A felhasználó által rögzített elnevezés

Ellenőrzés gyakorisága: A felhasználó tölti és határozza meg az ellenőrzés gyakoriságát

hónapokban.

Műszaki ellenőrzés gyakorisága: A felhasználó tölti és határozza meg az műszaki ellenőrzés

gyakoriságát hónapokban.

Típus: a törvényben meghatározottaknak megfelelően

Tulajdonság: a törvényben meghatározottaknak jelöléseknek megfelelően

Működés: a törvényben meghatározottaknak jelöléseknek megfelelően

Fűtési mód: a törvényben meghatározottaknak jelöléseknek megfelelően

71


Kémény állapota

Ebben a menüpontban rögzíthetjük fel a kéményre vonatkozó állapotot (pl. Jó, rossz,

bontandó). Későbbiekben a szerződésben és a munkalap kitöltésénél, hozzá rendelhetjük egy

kéményhez.

5. ábra (Kémény állapota)

Szerkezeti felépítés

Itt adhatjuk meg a kémény típusát és a szerkezetére vonatkozó adatokat, melyeket szintén a

szerződésben és a munkalapon hozzárendelhető.

72


6. ábra (Szerkezeti felépítés)

Kéményseprési körzetek

Ebben a menüpontban rögzíthetjük fel a körzeteket, ahol a szolgáltatást végezzük. Szintén

hozzárendelhető a szerződéshez és a munkalaphoz, így a munkalap generálását egy adott

körzetre is elkészíthetjük. Továbbá a körzetekhez alapértelmezett kéményseprő is hozzá

rendelhető.

7. ábra (Kéményseprési körzetek)

73


Szolgáltatás típusok

Itt adhatjuk meg, hogy milyen szolgáltatás típusokat végzünk. (Engedély, 2. sz. melléklet, 3.

sz. melléklet). A gazdasági eseménnyel határozhatjuk meg, hogy a szolgáltatás csoportos

számlázása esetén az milyen gazdasági eseménnyel történjen meg.

7. ábra (Szolgáltatás típusok)

Kötelezően töltendő mezők:

Kód: felhasználó által töltendő és meghatározottaknak

Megnevezés: Szolgáltatás megnevezése, felhasználó által töltendő

Gazdasági esemény: felhasználó által kiválasztása. A gazdasági eseményeket a Univerzális

számlázó/Alapadatok/Gazdasági események menüpontban kezeljük.

Bizonylat előjele: felhasználó által rögzített és meghatározott. Az ebben a szolgáltatási

típusban létrejött munkalapok sorszáma ezzel az előjelöléssel fog kezdődni. (pl KSM előjel

esetés KSM0000001)

Nyomtatvány típusa: felhasználó által az adott szolgáltatáshoz kiválasztható (pl.: Ellenőrzés,

Gázbekötési engedély), melyben módosításokat csak a fejlesztő hajthat végre.

74


Kémény ellenőrzés eredménye

Ezen menüpontban rögzíthetjük fel az ellenőrzés eredményre vonatkozó minősítéseket,

melyeket majd a szerződésben és a munkalapon is hozzá tudjuk rendelni.

8. ábra (Kémény ellenőrzés eredménye)


Kód: felhasználó által rögzített és meghatározott

Megnevezés: felhasználó által rögzített és meghatározott

Műveletek: megadhatjuk, hogy az adott kéménnyel esetleg van-e további teendőnk, ezen adat

a munkalap lezárásával van összefüggésben. Ha rendeben volt a kémény ellenőrzése, akkor a

program automatikusan lezártnak tekinti a munkalapot. Ha esetleg a felhasználó nem volt

elérhető, akkor a munkalapon az újbóli ellenőrzést választjuk ki, vagy esetleg hibásan

működött a berendezés és ezért szükség szerű egy későbbi időpontban egy ismétlő ellenőrzést

végre hajtani, ebben az esetekben a munkalap nem kerül lezárásra és újból generálható lesz,

így a későbbiekben is elvégezhető a szolgáltatás. Ha többszöri megkeresésre sem volt elérhető

az ügyfél, akkor a felszólítást válaszuk ki és értesíthetjük a megfelelő hatóságot az eset

kapcsán.

Kémény számlázási paraméterei

75


Ebben a menüpontban lesz lehetőségünk a számlázás paramétereit beállítani.

9. ábra (Kémény számlázási paraméterei)


Kód: felhasználó által rögzített és meghatározott

Megnevezés: felhasználó által rögzített és meghatározott (egy számlázási módszer, melyet

könnyedén be tudunk azonosítani)

Számlázási módszer: jelölhetjük, hogy az adott kéménytípust mennyisége vagy magassága

alapján számlázzuk.

Kéményfajták: az Előkészítés/Kéményseprés/Alapadatok/Kéményfajták menüpontban rögzített

égéstermék-elvezetőt kiválasztjuk, amelyikhez számlázási adatot szeretnénk hozzá rendelni.

(Pl.: ENHS)

Szolgáltatás típusa: az Előkészítés/Kéményseprés/Alapadatok/Szolgáltatás típusok

menüpontban rögzített adatokat itt rendeljük hozzá a kívánt számlázási paraméterhez. (Pl.: 2.

sz)

Gyakori tétel (Mag.) és a Gyakori tétel (Köz.): felhasználó által rögzített és meghatározott,

mely a Alapadatok/Gyakori tételek menüpontban van lehetőségünk felrögzíteni. Fontos ezen

76


lépés kihagyásával, nem lesz lehetőségünk a programból számlát és díjbekérőt generálni. A

rendszerben azért lett két fajta gyakori tétel kialakítva, mert a rezsicsökkentést jogi személy

nem veheti igénybe és a program sem tudja eldönteni, hogy a törvény mely szerződésekre

vonatkozik és milyen ár kapcsolódik hozzá. Továbbá a törvény egységes számla képet is előír,

ezért szükséges ezen rész ketté bontása. A zárójelben lévő rövidítések a következők:

Mag = Magánszemély akire a rezsicsökkentés vonatkozik

Köz = Közület (jogi személy)

Gyakori tétel felvitele (lásd 10. ábra) számlázáshoz szükséges mezők feltöltése:

Felvitel gomb megnyomása

Cikkszám kitöltése, célszerű a kémény jelét használni (Kémény kód = Cikkszám, pl.: ENHG)

kibővítve, hogy közület vagy magánszemély kéményének ellenőrzéséhez tartozik.

Megnevezés: ez a szöveg fog megjelenni a számlán

Egységár: a szolgáltatáshoz meghatározott ár.

Mértékegység: szolgáltatáshoz használni kívánt mértékegység

KS. Rcs. Bruttó értéke/Me.: Az egy mennyiségre meghatározott rezsicsökkentés bruttó

mértéke. (pl.: 200,- Ft)

Árbevétel: a felhasználó által használt számlarendnek megfelelően (pl.: 9111).

Áfa: a felhasználó által használt számlarendnek megfelelően (pl.: 46701).

[Mentés] gomb megnyomásával tároljuk az általunk rögzítésre került adatokat.

77


10. ábra (Gyakori tétel felvitele)

Szerződés

Ebben a menüpontban rögzíthetjük fel az ügyfelekkel kötött szerződéseinket.

Szerződés felvitele

78


11. ábra (Szerződés felvitele)

A szerződés felvitele menüpontba azon szerződéseket rögzítjük, amelyek még nem szerepel a

rendszerben. Bármilyen változást a Szerződés módosítása menüpontban tudjuk megtenni

ezzel is segítve a nyomon követhetőséget.

A felviteli képernyő több szakaszra van bontva:

1. Szerződésre vonatkozó rész

11. a. ábra (Szerződés felvitele)

Kötelezendően kitöltendő mezők:

Körzet: felhasználó által választott. Szerződő partner lakhelyéhez kötött (pl.: Csongrád).

Szolgáltatás: a felhasználó által választott (pl.: 2. sz. melléklet).

Szerződésszáma: a program generálja automatikusan

Szerződés kezdete: felhasználó által megadott dátum, amikortól a szerződés él.

79


Szerződés vége: a program automatikusan tölti, amikor a szerződésben bármilyen változás

történik (pl.: új kémény kerül kialakításra), akkor a régi szerződés „törlésre” kerül, de az

előzmények menüpontban visszakereshető.

Munkalap keresése: ezen gomb megnyomásával lehetőségünk van a szerződéshez munkalapot

rendelni. Ez olyan esetekben fordulhat elő, ha a szerződő partneremnek olyan szolgáltatást

folytattam, amihez nem kellett vele szerződést kötni (pl.: gázbekötés engedély), de a

későbbiekben az általam ellátott területen helyezkedik el az ingatlan, melyen kéményseprési

szolgáltatási kötelezettségem van, akkor az előzményeket, hozzá tudom kapcsolni.

2. Szerződő partnerre vonatkozó rész:

11.b. Ábra (Szerződés felvitele)

Kötelezően kitöltendő mezők:

Szerződő neve: felhasználó által rögzített. Univerzális számlázó partner törzsadataiba

felrögzített név választható. A megfelelő partner kiválasztása esetén a program megkérdezi

hogy a kiválasztott partner adatai és a fogyasztási hely adatai megegyeznek-e. Igen válasz

esetén a program automatikusan feltölti a fogyasztó neve és a fogyasztási hely cím adatait.

Fogyasztási hely: felhasználó által kialakított és rögzített kódszám

Magánszemély/Közület: felhasználó választja és határozza meg, hogy a szerződő partner

közület vagy magánszemély, jelentősége a számlázás esetében van, mert 2013.07.01-től

hatályos rezsicsökkentés miatt különbséget kell tenni a partnerek között.

Fogyasztó neve: az adott fogyasztási helyen lakó partnert kell kiválasztani a partnerek közül.

80


Ir. szám/helység/utca/házszám/épület/lépcsőház/emelet/ajtó/jel: felhasználó tölti fel a

szerződő partner adataival, hasonlóan a partner felviteli képernyőn látottakhoz. Bizonyos cím

mezők működése a Karbantartás/Globális rendszeradatok/Alap fülön lévő „Partner cím

adatok: Új NGM szerinti cím adat megbontás használata” opció beállítása után érhető el.

Hrsz (Helyrajzi szám)/TSZFM (Tengerszint feletti magasság): felhasználó tölti

Megjegyzés: felhasználó által tölthető a 2. sz. melléklet „Egyéb” mezőjének felel meg.

Gémkapocs gomb: dokumentumokat kapcsolhatunk a szerződéshez (pl.: Aláírt szerződés,

munkalapok). Menete:

1. Kattintsunk a gémkapocsra

2 Megjelenik egy táblázatos rész

3. Bal alsó sarokban csatolás gombra kattintva, megjelenik egy új ablak

4. Megnevezés rész: fájl neve

5. A kis sárga mappára kattintva megadhatjuk a fájl elérési útvonalát

6. Majd kiválaszthatjuk, hogy csatolni, vagy hivatkozni szeretnénk rá

11.c. Ábra (Szerződés felvitele)

7. Végül a mentés gombbal hozzá kapcsoljuk a szerződéshez

3. Kémények adataira vonatkozó rész:

81


11.d. (Szerződés felvitele)

A felvitel gomb megnyomásával hozunk létre új sort, ha egy adott ingatlanon több kémény is

található, akkor annyi sort kell felvinnünk amennyi kéménnyel rendelkezik az adott ingatlan.


Kémény fajtája: felhasználó által töltött, amit az alapadatokban már rögzített

Kémény állapota: felhasználó által rögzített

Kémény felépítése: felhasználó által rögzített

Átmérő/Magasság: kémény méretére vonatkozó adat, felhasználó által rögzített

Kürtő alakja/Berendezés(ek)/Megjegyzések: felhasználó által rögzített az alábbi gomb

megnyomásával egy részletes felviteli képernyő jelenik meg.

Utolsó változás/Utolsó időszaki ellenőrzés dátuma: felhasználó által rögzített, szöveg mezőre

kattintva a megfelelő megnevezés aláírandó a dátum.

Kémények adatai (részletes)

11.e. Ábra (Szerződés felvitele)

82


Itt tölthetjük fel a égéstermék-elvezető részletes adatait, a mezők megnevezése teljesen meg

egyezi a 2. illetve 3. sz. mellékletek adataival. Továbbá egy égéstermék-elvezetőre 3

berendezés köthető, ezért látunk három felviteli lehetőséget (Berendezés 1., 2., 3.,). A

megjegyzés fülön egyéb megjegyzéseket köthetünk a kéményhez.

Az ellenőrzés részen a rendeletben meghatározott hibakód listából választhatunk.

A rendben gomb megnyomásával tárolásra kerülnek az adatok.

Szerződés módosítása

A szerződés módosítása menüpontban egy adott szerződésben történt változás rögzíthetjük

(pl.: partner adatai, tüzelőberendezés, égéstermék-elvezető). Ha a változások rögzítésre

kerültek a mentés gomb megnyomásával az előző szerződés törölt státuszt kap és a már

változott adatokkal ellátva láthatjuk az éppen aktuális szerződést.

Szerződés törlése

A szerződés törlése menüpontban tudjuk törölni a szerződéseket.

Szerződés előzményei

A szerződésben történt változásokat tudjuk ebben a menüpontban nyomon követni.

Szerződések importálása

Ebben a menüpontban tudjuk más rendszerben használt adatokat átvenni. Az „Import fájl

segédlet” szövegre kattintva lekérhető az import fájl struktúra leírása.

Rezsicsökkentés nyitó értékek importálása

Az előző rendszerben felgyülemlett rezsicsökkentéssel kapcsolatos adatokat tudjuk

beimportálni. Az import fájl leírását a képernyő tartalmazza.

83


Rezsicsökkentés nyitó érték módosítása

Ebben a menüpontban tudjuk a beimportált adatokat módosítani partnerenként partner kódra

kereséssel.

Feldolgozás

Ebben a menüpontban a munkalapok feldolgozása történik.

Munkalap felvitele

Ebben a menüpontban lehetőségünk van a munkalapokat felvinni. A kémények adataira

vonatkozó mezők teljes mértékben megegyeznek a 63/2012. évi (XII.11) BM Rendelet 2.,

illetve 3. számú mellékleteinek mezőivel.

A rögzítési képernyő megegyezik a szerződés rögzítési felületével pár adattal kiegészülve.

84


12. ábra (Munkalap felvitele)


Munkalap száma: program automatikusan a mentés gomb megnyomásával generálja.

Ellenőrzési időszak: szerződésben megadott dátum

Munkalap dátuma: felhasználó által rögzített, kéményseprő által feltüntetett dátum

Munkalap állapota: felhasználó által rögzített (Lezárva)

Lezárás dátuma: a program automatikusan tölti a mentés gomb megnyomása után, ha a

lezárva ki lett választva.

Szerződés száma: a program automatikusan megjeleníti.

Díjbekérő: ha egy adott munkalapra már díjbekérő is készült, akkor annak a számlaszámát

automatikusan hozza a rendszer.

Fizetve: postai fájl beolvasása után automatikusan bepipálódik és a dátum mező is kitöltésre

kerül. Csak abban az esetben tudunk számlát előállítani ha a díjbekérő kifizetésre került.

Számlaszám: ha az adott munkalap le lett számlázva, akkor annak számlaszámát

automatikusan hozza a rendszer.

Műszaki felülvizsgálat: felhasználó tölti a helyszínen kitöltött munka lap alapján.

Szén-monoxid érzékelő köteles: felhasználó választja ki.

Munkát igazoló neve: az ellenőrzést leigazoló neve, helyszínen felvett adatokból.

A többi mező feltöltése megegyezik a szerződésben leírtakkal.

Munkalapok csoportos generálása

85


13. ábra (munkalap csoportos generálás)

Lehetőségünk van körzetnek, szolgáltatásnak és ellenőrzés hónapjának megadásával szűrt

szerződésekhez munkalapokat generálni. Ha van olyan szerződés, melyről most nem

szeretnénk munkalapot generálni, akkor a listában a jelölő négyzetből kivesszük a pipát, így

ezen szerződésekről nem készül munkalap.


Körzet (pl.: Csongrád)

Szolgáltatás (pl.: 2.sz. melléklet)

Utca kódja = Fogyasztási hely (4.-8. karakterekre szűrés) *Nem kötelező megadni

Hónap: a kéményhez beállított gyakoriság (pl.: december)

Elvégezendő szolgáltatás (pl.: 2. sz. munkalap)

Munkalapok dátuma: felhasználó által meghatározott

Keresés gombra kattintva, felkínálja azon szerződéseket, melyek a beállított paramétereknek

megfelelnek. Rendben gomb megnyomásával menthetjük az adatokat.

Munkalap feldolgozása

86


Ebben a menüpontban a helyszínről beérkezett kéményseprő által kitöltött munka lapokat

rögzíthetjük fel. A rögzítési képernyő teljes mértékben megegyezi a munkalap felvitele

menüpontban már említett képernyővel. Itt van lehetőségünk a kéményseprő által kitöltött

mellékletetek felvitelére, így teljes mértékben digitalizálhatóak az adatok., továbbá a program

lehetőséget biztosít arra, hogy a kézzel kitöltött munkalapok szkennelés után

hozzácsatolhatóak legyenek a már berögzített adatokhoz.

Munkalap törlése

Lehetőségünk van a munkalapokat törölni, esetleges rossz rögzítés miatt.

Munkalap betekintése

Lehetőségünk van arra, hogy a már lezárt munkalapokat megtekintsük. Ezen menüpontban

módosítások már nem hajthatók végre.

Számlázás

Munkalapok alapján díjbekérő generálása

87


14. ábra (Díjbekérő generálása)

Díjbekérőt csak munkalap csoportos generálása után van lehetőségünk csoportosan

elkészíteni.


Körzet: felhasználó választja (pl.: Csongrád)

Szolgáltatás: felhasználó tőlti, hogy milyen szolgáltatásról kíván díjbekérőt kiállítani.

Hónap: felhasználó választja ki, mely hónapra szeretne díjbekérőt kiállítani.

Kémény ellenőrzés eredmény szűrés: itt további szűréseket állíthatunk be a kémény ellenőrzés

eredménye szerint.

Keresés gomb megnyomásával a program felkínálja, hogy a paramétereknek megfelelően

mely munkalapokhoz készíthetünk, díjbekérőt. A sorok végén lévő kis négyzetekből

kivehetjük a pipákat, ha esetleg akad olyan melyre nem kívánunk díjbekérőt készíteni.

A díjbekérő után a munkalap díjbekérő száma kitöltésre kerül. Ha a díjbekérőt időközben

rendezik (pl.: postai fájlok beolvasásával a munkalapon automatikusan bepipálódik a fizetve

és kitöltésre kerül a dátum is, lehetőségünk van arra is, ha a partner ügyfélszolgálaton fizette

be a számlát akkor manuálisan a felhasználó által is bepipálható a fizetve mező és beírható a

dátum).

Rendezett munkalapok alapján csoportos számla készítés

88


15. ábra (számla készítés)

Számlát csak és kizárólag rendezett (pl.: kifizetett díjbekérő) munkalapok után van

lehetőségünk kiállítani.

Rögzítési felülete megegyezik a díjbekérő generálás felviteli képernyőjével.

Rendezett munkalapok alapján számla készítés (Egyedi)

Ebben a menüpontban van lehetőségünk eseti számlát készíteni. Itt az elvégzett munkához

nem kapcsolódik díjbekérő, mert az ügyfél egyedi tevékenységet rendel meg közszolgáltatás

címén. Ebben az esetben a program felajánlja a beállításoknak megfelelő számlázandó sorokat

de a felhasználó szabadon bővítheti átírhatja a számlázandó adatokat. Az elkészült számla

sorszáma visszaíródik a leszámlázott munkalaphoz.

16. ábra (Egyedi számla készítése)

A sormunkában történő ellenőrzés során kötelező műszaki ellenőrzést is lehetséges egyszerre

rögzíteni.

Lehetőség van egy munkalapon, majd egy számlán kezelni, mivel másodlagos szolgáltatás

kiválasztása is elérhető a programban.

89


A munkalap egyedi felvitelénél az ellenőrzés típusú szolgálatatás esetén kijelölhető

másodlagosan a műszaki ellenőrzés szolgáltatása.

A munkalapok csoportos generálása menüpontba is bekerült ennek a kiválasztási lehetősége,

ha a szolgáltatás ellenőrzés. Olyan szerződéseknél, ahol a szerződéshez tartozó kémények

valamelyikénél aktuálissá válik a műszaki ellenőrzés, a program figyelmeztet erre a

másodlagos szolgáltatásra és jelzi, ha nincs kitöltve.

A Munkalap feldolgozás menüpont képernyőjén az ellenőrzés dátumai kitölthetők, ha sárga

alapon jelennek meg. A program bezáráskor figyelmeztet, ha ez a dátum nincs kitöltve.

A csoportos és az egyedi számlázásnál is, ha a másodlagos szolgáltatás és a kémény műszaki

ellenőrzés dátuma is ki van töltve vagy az utolsó ellenőrzés dátuma üres vagy aktuális a

dátum alapján az ellenőrzés, akkor a program automatikusan megjeleníti a másodlagos

szolgáltatást plusz számlasorban kéményenként.

Nyomtatás

Bizonylatok

Ebben a menüpontban van lehetőségünk munkalapok, illetve az azokhoz tartozó bizonylatok

(pl.: 2. sz., 3. sz. melléklet), díjbekérők, felszólítók, számlák csoportos vagy egyedi

nyomtatására.

90


Munkalapok adatai

Ebben a menüpontban különféle statisztikai adatokat, gyűjtéseket nyerhetünk ki az elkészített

munkalapok adataiból.

91


Szerződések adatai

Ebben a menüpontban különféle statisztikai adatokat, gyűjtéseket nyerhetünk ki a rendszerben

rögzített szerződések adataiból.

92


93


Számlák

Ebben a menüpontban van lehetőség a számlák kiállítására. A Készletből menüpont csak

akkor áll a felhasználó rendelkezésére, amennyiben rendelkezik Készlet modullal. A

szolgáltatás és a készlet menüponton belül vannak almenüpontok, melyek funkciója

megegyezik (pl. stornó, helyesbítő számla), de mindkét esetben részletezésre kerülnek a

későbbiek során.

Készletből

Számla készítése szállítólevélről

Ebben a menüpontban a korábban a Servantes Készletgazdálkodás modulban elkészített

szállítólevél alapján készíthetjük el a számlát.

Első lépésben a Szállítólevél keresése képernyőn az ismert paraméterek megadásával és a

[Keresés] kapcsoló megnyomásával előhívjuk azt a bizonylatot/listát amelyből kijelöléssel és

a [Rendben] kapcsoló megnyomásával kiválasztjuk a megfelelő szállítólevelet, amely alapján

elkészítjük a számlát. Következő lépésként gazdasági eseményt választunk a listából, melyet

az Alapadatok/Gazdasági események menüpontban vittünk fel és amellyel meghatározzuk a

készülő számla főkönyvi hátterét.

A Számla készítés képernyőn megjelennek a szállítólevél adatai, ehhez még beállítjuk a saját

cégünk bankszámlaszámát, a fizetési módot. A szállítólevélről készített számlázásnál a

{Részletek} fülön csak a mennyiséget lehet átírni, arra az esetre, ha csak részben szeretnék

értékesíteni. Így egy szállítólevélről akár több részletben is állíthatunk ki számlát, mennyiség

alapján. Ezen a fülön láthatjuk, hogy az adott szolgáltatást jelöltük-e, hogy az „Közvetített

szolgáltatás”-nak minősül-e.

94


Az [Adatlap] gomb megnyomásával megjelenik egy Űrlap, amely a számlához tartozó


mezőket tartalmazza, hogy Ön teljesen megfeleljen a jogszabályi kötelezettségnek. Ehhez a

funkcióhoz ugyanaz a jogszabályi előírás kapcsolódik, mint a korábban részletezett 'Adatlap'

funkcióhoz, vagyis a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus

formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet

módosításáról szóló 2/2015. (II.3.) NGM rendelet.










95




Felhívjuk figyelmét, hogy az Űrlap 2 fülből áll! FONTOS, hogy mindegyik fülön lévő sorokat

átnézze, mivel a program innen fogja ezeket az adatokat átadni az adóhatósági ellenőrzési

adatszolgáltatás fájlba.



Lehetőség van még költségbontást hozzárendelni egy számlához, amit a [Költségbontás]

gomb, illetve utána a [Felvitel] gomb megnyomása után tehetünk meg. Ki kell választanunk,

hogy melyik költséghelyet vagy munkaszámot szeretnénk hozzárendelni az adott számlához,

és meg kell adnunk, hogy hány százaléka kerüljön a számla végösszegéből a munkaszámra.

Figyelmeztetés gyanánt szól a program, ha nem 100%-ot adunk meg, de ettől függetlenül

100%-tól eltérő értéket is megadhatunk. Számlakészítéskor a számla soraihoz is lehet

költségbontást rendelni. Ehhez amikor a költségbontás kapcsolóra kattintunk, lehetőség van a

Költségbontás cikkenként fülön megadni a költségbontást mértékét több cikkre vonatkozóan.

Számlakészítéskor a Költségbontás kapcsoló segítségével nemcsak százalékban, hanem

értékben is meg lehet határozni a költségbontást.

A harmadik, „Kiegészítő adatok” fülre kattintva lehet megadni egyéb olyan információkat,

amiket a számlán szeretnénk látni. Ezek közül is két variáció lehetséges: Megjegyzés a

számlához és a Megjegyzés a számla alján. Ahogyan az a nevükből is adódik a kétféle

96


megjegyzés között csupán a számlán való elhelyezkedése között van különbség. Amennyiben

élni szeretnénk ezzel a lehetőséggel és szeretnénk ilyen megjegyzést rögzíteni, megtehetjük

azt, hogy kétszer rákattintunk arra a mezőre, amibe szeretnénk írni, és megjelenik egy újabb

ablak, ami azokat a megjegyzéseket fogja mutatni, amiket előre feltöltöttünk az alapadatokon

belül a Megjegyzések menüpontban. Ezek után csak ki kell választanunk, hogy melyik

megjegyzést szeretnénk szerepeltetni a számlán és a [Hozzáad] gombra kattintva meg fog

jelenni a képernyőn. Több ilyen szöveget is megjeleníthetünk a számlán, ehhez az előbb leírt

tennivalókat kell megismételnünk. A {Kiegészítő adatok} fülön található még a „Feladás

dátuma” mező is. Ez a mező egyedileg megvalósult fejlesztés eredménye. Amennyiben úgy

gondolja, hogy ebben a mezőben ön is tudna hasznos információt rögzíteni és megjeleníteni a

számlán, jelezze azt a szoftverfejlesztő számára.











A fentiek miatt fontos, hogy a felhasználó mindig ellenőrizze, hogy az aktuális jogszabályi

előírás szerint mit kell kitölteni az adott számlára vonatkozóan.

Használata: Az űrlap fülein amelyik sorban történik rögzítés (akár pipálás ha olyan típusú a

mező, akár összeg vagy szöveg beírása) az a sor rákerül a számla végére. Minden sor mellett van

információs mező, melyre rákattintva feljön az adott sor magyarázata, bizonyos esetekben,

amikor a törvény megszabja, hogy pontosan milyen tartalmat kell megjeleníteni a számlán, a

magyarázat mellett ez az idézet is látható. Természetesen ezekben az esetekben az idézet kerül

majd rá a számlára.

97







Aláírókat is tudunk választani ugyanezen a fülön jobb oldalt legalul, amennyiben szeretnénk

aláírót tenni a számlánkra. Ezeket az aláírókat is az Alapadatokon belül tudjuk előre rögzíteni

az Aláírók menüponton belül.

A képernyő bal alsó sarkában találunk egy [Előlegszámla] gombot. Ez a gomb arra szolgál,

hogy egy számlához a már előre elkészített előlegszámlát hozzá tudjuk rendelni. Először fel

kell rögzítenünk a tételeket amiket számlázni szeretnénk, és ezek után ha rákattintunk az

[előlegszámla] gombra, a program egy kis ablakban fel fogja kínálni az adott partnernek

kiállított előleg számlákat.

Ezek közül az előleg számlák közül tudjuk kiválasztani azt az előlegszámlát, ami az

elszámoló számlához kapcsolódik. Az előlegszámla, amit kiválasztunk értelemszerűen

negatív összeggel fog megjelenni a számlán.

A [Felvitel] gomb alatt található az [Előnézet] gomb. Ez arra szolgál, hogy meg tudjuk nézni a

számlát, amit ki szeretnénk állítani. Ha esetleg valamit elfelejtettünk volna rögzíteni, akkor

azt visszatérve a számlához még módosíthatjuk.

98


Az [Előnézet] gombra kattintva előjön a fent látható ablak, ahol kiválaszthatjuk a számunkra

megfelelő számlaformátumot, ha esetleg többel is rendelkeznénk. Ezek után a [Nyomtatás]

gombra kattintva megjelenik a képernyőn a számla képe. Ezt a nézetet a jobb felső sarokban

lévő -szel tudjuk bezárni vagy a gombbal, és így visszatérhetünk a számla felviteli

képernyőhöz.

Számlaformátumot alapértelmezettként be tudunk állítani a Karbantartás/Lokális

rendszeradatok menüpontban a {Készlet/Univerzális} fülön a Számlaforma (Univerzális)

opciónál.

Amennyiben az előnézet során mindent rendben találtunk, az adott számlát lementjük és

kinyomtatjuk a [Nyomtatás] gomb által. Ha pedig csak le akarjuk menteni, akkor a [Mentés]

gombot nyomjuk meg.

99


Amennyiben ki akarunk lépni ebből az ablakból, úgy nyomjuk meg a [Mégsem] gombot.

Számlakészítés szállítólevelek tételeiről

Ebben a menüpontban lehetőség van arra, hogy a szállítólevélről ne csak egy az egyben,

hanem esetleg több szállítólevél tételeit összefogva készítsük el a kimenő számlát.

Első lépésben a számlázni kívánt szállítólevelek paramétereinek megadásával hívjuk be

tételeket. Itt választhatunk, hogy a fent megadott adatokhoz tartozó szállítólevelet, vagy

részletesen a szállítólevél soraiból kívánunk választani.

100


A szállítólevél tételek ablak bizonyos jellemzők alapján képez csoportokat, amelyből

kiválaszthatjuk azon szállítólevelet vagy azoknak a tételeit, amelyből számlát kívánunk

készíteni.

A különböző szállítólevelek soraiból a sor végén található mező pipálásával jelölhetjük

azokat, amelyeket most szeretnénk egy számlára tenni.

Ezen szállítólevelek adatait átviszi a program a számlákhoz és ezek után már csak a megfelelő

paramétereket kell beállítani a számlák készítéséhez, az előző menüpontban leírtak szerint.

101


Számlakészítés

A Számlakészítés menüpontban olyan számlák kiállítására van lehetőség, amelyhez nem

kapcsolódik szállítólevél. Itt csak a Servantes Készletgazdálkodás modulban felvitt

szolgáltatás típusú cikkek érhetőek el a cikktörzsből.

A megfelelő tranzakció kiválasztásával elkészíthetünk egy számlát, amely lehet előlegszámla,

vagy valamilyen normál számla (a tranzakció választásától függően).

A számlakészítés módja megegyezik a korábban bemutatott számlakészítési módokkal.

Stornó (érvénytelenítés)

Ezen menüpont segítségével az általunk kiválasztott számlát sztornózhatjuk, azaz

érvénytelennek nyilváníthatjuk. Arra azonban ügyelnünk kell, hogy ebben az esetben

körültekintően kell eljárnunk.

Ahhoz, hogy egy számlát sztornózhassunk meg kell keresnünk a számlák listájából. Ehhez

alkalmazhatjuk az egyszerű, illetve az összetett keresés módszerét, amely által a találati

listából könnyen kiválaszthatjuk az általunk keresett tételt.

A keresett tételre kattintva megjelenik, a már ismerős számlafelviteli képernyő leszürkített

állapotban. Itt a számlakészítés dátuma, a teljesítés és az áfa dátuma lesz aktív. A sztornó

102


számlát abban az adómegállapítási időszakban lehet elszámolni, amelyikben a bizonylat

kiállításra került. Ezért a teljesítés és az áfa dátuma módosítható.

Ezt az állapotot a [Mentés] vagy a [Nyomtatás] gomb megnyomásával rögzíthetjük, és a

[Nyomtatás] gomb által ki is nyomtathatjuk az adott számlát. Ha be akarjuk zárni ezt az

ablakot, akkor azt a [Mégsem] gomb használatával tehetjük meg.

Helyesbítő számla

Egy már kiállított számla tartalmának helyesbítéseként elkészülő új, helyesbítő számla

kiállítására szolgáló menüpont. Helyesbíteni csak az egységáron lehet!

Az alapadatoknál előzetesen beállított helyesbítő számlához tartozó gazdasági esemény

kiválasztása után az ismert Számla keresése képernyőn adjuk meg a helyesbíteni kívánt

számla beazonosításához szükséges adatokat, majd a Keresés eredménye rácson kijelöléssel

és a [Rendben] kapcsoló megnyomásával hívjuk be a számlát helyesbítésre. Itt végezzük el a

szükséges módosítást, majd mentsük el a [Mentés] kapcsolóval, ill. mentsük és nyomtassuk is

ki egyben a [Nyomtatás] kapcsoló segítségével a számlát. Figyelem, azokat a sorokat

103


amelyeket nem helyesbítenek le, ki kell törölni a számlakészítési képernyőről. Mentéskor

vagy nyomtatáskor erre figyelmeztet is a program.

Számla betekintés

Ezen menüpont által az elkészült számlák tartalmába tudunk betekinteni, illetve azokat ki is

tudjuk innen nyomtatni.

Ahhoz, hogy megtekinthessük, az adott számla tartalmát először rá kell keresnünk a

megfelelő tételre. Ehhez az egyszerű szűrést is alkalmazhatjuk, amely által egy jellemző

megadásával a program megkeresi mindazon tételeket, amelyek megfelelnek a keresési

feltételeknek. Amennyiben a találati lista túl széles lenne, további szűkítést alkalmazhatunk az

összetett keresés által. A keresési ablakban található [Összetett keresés] gomb

megnyomásával egy vagy több jellemzőt is megadhatunk, amely által egy szűkebb listát

kapunk, így könnyebben megtalálhatjuk a keresett tételt.

A keresett tételre kattintva adott tételt megtekinthetjük, illetve a [Nyomtatás] gombra

kattintva ki is nyomtathatjuk. A [Mégsem] gombra kattintva pedig kiléphetünk ebből az

ablakból. A megtekintett számla {Részletek} fülén láthatjuk, hogy a számla elkészültekor az

érintett szolgáltatást fordított áfásan számláztuk-e ki. Ezt a „Fordított adó” mező mellettei

négyzetben lévő pipa jelzi.

104


Szolgáltatás

Számlakészítés proforma számla alapján

Ebben a menüpontban tudunk proforma számla alapján számlát készíteni. A proforma számla

működéséről a következőekben olvashat részletesen. A kereső ablak segítségével kiválasztjuk,

hogy melyik proforma számláról szeretnénk normál számlát készíteni, majd a [Mentés]

gombbal véglegesíthetjük azt. Amennyiben proforma számla alapján készítünk számlát,

módosításra nincs lehetőség, csak a proforma számlán lehet módosítani.

Számlakészítés előkészített számla alapján

Ebben a menüpontban tudunk előkészített számla alapján számlát készíteni. Ehhez először a

kereső ablak segítségével kiválasztjuk, hogy melyik előkészített számláról szeretnénk számlát

kiállítani, majd kiválasztjuk a megfelelő gazdasági eseményt, amit az Alapadatok/Gazdasági

események menüpontban vittünk fel. Amennyiben szükséges, az adatokat is tudjuk

módosítani. Mielőtt a mentést elvégeznénk, lehetőség van a számlánkat megtekinteni, melyet

az „Előnézet” gombra kattintva tudunk előhívni. Amennyiben mindent rendben találtunk,

kattintsunk a „Mentés” gombra, vagy ha a „Nyomtatás”-t választjuk, egyből ki is tudjuk

nyomtatni az elkészített számlát. (Utóbbi esetben automatikusan menti is a program.)

Számlakészítés

Ebben a menüpontban tudunk közvetlenül, mindenfajta megelőző esemény nélkül számlákat

készíteni. A számla készítésének képernyője megegyezik a már korábban bemutatottakkal.

Miután rákattintunk erre a menüpontra, előjön egy kis ablak,

105


ahol az Alapadatok között rögzített gazdasági események közül kell egyet választanunk. Ez

alapján a gazdasági esemény alapján fog kontírozódni az adott számla. Ezek után előjön a

számla felviteli képernyő.

106


Ezen a képernyőn kell rögzítenünk a számlán szerepeltetni kívánt adatokat. Meg kell adni a

vevő nevét, fizetési módot, valutanemet, illetve a bankszámlaszámot. Említettük már az

előbbiekben, hogy egy partnerhez beállíthatunk bankszámlaszámot, egyedi fizetési határidőt

az alapadatokban. Ha olyan partnernek történik számlázás, akinél be van állítva a

bankszámlaszám, akkor a partner választás után megjelenik a partner első bankszámlaszáma a

képernyőn. Ha olyan partnernek történik a számlázás, akinél be van állítva egyedi fizetési

határidő valamilyen fizetési módhoz az Alapadatok/Kedvezmények menüpontban, akkor a

partner választás után a következő ablakkal találkozunk:

Az egyedi fizetési határidő használatához kattintsunk a rendben gombra, egyéb esetben

nyomjuk meg a mégsem gombot. Egyedi fizetési határidő egyébként a partnerhez, a partner

törzsadataiban is hozzárendelhető. Ez esetben a fizetési határidő automatikusan átáll.

A dátumok automatikusan kitöltésre kerülnek. A fizetési határidő számítására két lehetőség

van, melyeket a Karbantartás/Lokális rendszeradatok menüpontban a Készlet/Univerzális

fülön lehet beállítani. Az egyik lehetőség, hogy a fizetési határidőt a számla keltétől számolja

azzal a határidővel, amit a partner adatainál rögzítettünk a fizetési határidő mezőben. A másik

pedig az, hogy a teljesítés dátumától számolja a program a fizetési határidőt. Azt is be lehet

állítani, hogy naptári napokkal vagy banki napokkal számítsa a program a fizetési határidő

dátumát. A banki napok szerinti számolás annyiban különbözik a naptári napos számolástól,

hogy a hétvégi napok számát nem számolja bele a fizetési határidőbe. Ha banki nappal számol

a program, de mégis meg szeretnénk változtatni a fizetési határidőt a következő üzenettel

találkozhatunk:

107


Ez annyit jelent, hogy a program kiszámolja nekünk, hogy hány napról hány napra fog

megváltozni a fizetési határidő. Ha valóban meg akarjuk változtatni a határidőt, nyomjuk meg

az [igen] gombot. Az eredeti fizetési határidő megtartásához kattintsunk a [nem] gombra.

Amennyiben olyan partnert választunk, akinél nincs megadva alapértelmezett fizetési

határidő, azoknál a program a Karbantartás/Lokális rendszeradatok {Készlet/Univerzális}

fülön megadott fizetési határidővel fog számolni, de azzal is csak akkor, ha a fizetési módnál

banki átutalást választottunk, vagy ha az alapadatok menüpontban a fizetési módoknál egy

újonnan rögzített fizetési módhoz bepipáljuk a fizetési határidő hozzászámolása opciót.

Lehetőség van még költségbontást hozzárendelni egy számlához, amit a [Költségbontás]

gomb, illetve utána a [Felvitel] gomb megnyomása után tehetünk meg. Ki kell választanunk,

hogy melyik költséghelyet vagy munkaszámot szeretnénk hozzárendelni az adott számlához,

és meg kell adnunk, hogy hány százaléka kerüljön a számla végösszegéből a munkaszámra.

Figyelmeztetés gyanánt szól a program, ha nem 100%-ot adunk meg, de ettől függetlenül

100%-tól eltérő értéket is megadhatunk. Számlakészítéskor a számla soraihoz is lehet

költségbontást rendelni. Ehhez amikor a költségbontás kapcsolóra kattintunk, lehetőség van a

Költségbontás cikkenként fülön megadni a költségbontást mértékét több cikkre vonatkozóan.

108


Számlakészítéskor a Költségbontás kapcsoló segítségével nemcsak százalékban, hanem

értékben is meg lehet határozni a költségbontást.

Forinttól eltérő valutanemben is tudunk számlát készíteni. Ehhez annyit kell tennünk, hogy a

felviteli képernyőn ki kell választanunk a megfelelő valutanemet. Számla készítésekor a

program az alapadatok között a valuta menüpontban a számlakészítés napjára rögzített

árfolyammal fog számolni. Amennyiben a számlakészítés napjára nem talál a program az

adott valutanemhez rögzített árfolyamot a következő figyelmeztető ablakkal fogunk

találkozni:

Ezen az üzeneten az olvasható, hogy a számla teljesítésének dátumára nem található rögzített

árfolyam, illetve azt a dátumot, amire legutoljára rögzítve lett árfolyam. Az ok gomb

megnyomása után kitölti a program a képernyőn a valutaárfolyamot, amit módosíthatunk, ha

más árfolyamon szeretnénk a számlát kiállítani.

Maga a felviteli képernyő három fülre oszlik, melyek a következők: {Tételek}, {Részletek},

{Kiegészítő adatok}. A {Tételek} fülön jelennek meg a számlázandó tételek, gyakori

események, cikkek vagy éppen egy szolgáltatás megnevezése.

Rendszeradatokban állítható, hogy számla készítése esetén a forint áfa összege kerekítve

legyen vagy sem. Ehhez a Karbantartás/ Lokális rendszeradatok/ {Készlet/Univerzális} fülön

be kell pipálni: Tizedes kerekítés beállítás használata Univerzális számla készítéskor.

FIGYELEM: Ha kikapcsoljuk a programból az automatikus kerekítést, akkor a főkönyvben

átkerült adatoknál a kerekítést KÉZZEL KELL ELVÉGEZNI! A beállítás elvégzése után,

számlakészítéskor a jobb alsó sarokban lehet a tizedes értékeket beállítani:

109


A felvitel gomb megnyomása után a képernyő azonnal átvált a {Részletek fül}-re, ahol

megadhatjuk a tétel cikkszámát, amit számlázni szeretnénk. Amint kiválasztottuk a cikket, a

megnevezés mezőben is megjelenik a cikkhez tartozó megnevezés is. Számlakészítéskor

lehetőség van névre keresni a megnevezés mezőben. Amennyiben olyan megnevezést írunk a

mezőbe amely még nincs fent a törzsben, akkor felugrik egy kereső képernyő, ahol az [új

gyakori tétel] kapcsoló segítségével lehetőség van akár új tételt is rögzíteni. Így nem kell a

képernyőből kilépni és az eddig felvitt, beállított adatok sem vesznek el.

Érdemes a cikkeknek vagy szolgáltatásoknak olyan beszédes nevet adni, amit a vevő is

könnyen be tud azonosítani, hiszen ez a megnevezés fog a számlán is szerepelni. A

megnevezés mező alatt található viszonylag nagy mezőben is az adott cikkhez tartozó

megjegyzéseket lehet rögzíteni. Az ebbe a mezőbe felvitt tartalom csak korlátozott

mennyiségben jelenik meg a számlán. Minden cég számára egyénileg testre szabott

számlaformátumot készítünk, amin a szoftverfejlesztő cég előre paraméterezi a számla

külalakját, illetve tartalmi elemeit.

A cikkszám sorában a Közvetített szolgáltatás résznél láthatjuk, hogy az adott szolgáltatást

jelöltük-e, hogy az „Közvetített szolgáltatás”-nak minősül-e.

Miután ezeket az adatokat mind feltöltöttük, jöhet a számla legfontosabb két alkotó eleme, a

mennyiség és az egységár. A mennyiség megadása után azt is meg kell adnunk, hogy az adott

110


tételünket milyen mértékegységen szeretnénk számlázni. Az egységárat is nekünk kell

beírnunk abban az esetben, ha az alapadatokon belül a gyakori tételek rögzítése során nem

adtunk meg egységárat. Számlakészítéskor lehetőség van egységárnál 3 tizedesjegyig

rögzíteni. Az egységár mellett található két mezőben kell megadni a számlázandó tétel ÁFA

kulcsát, vagy ha 0%-os termék vagy szolgáltatás kerül számlázásra, akkor a 0%-os ÁFA kulcs

okát.

(Számlakészítéskor kiválasztható az EU adómentes megnevezés is.)

Megadhatunk háromféle, termék vagy szolgáltatás azonosítására szolgáló egyedi számot.

Ilyenek jellemzően a VTSZ, BTO, SZJ szám. Amennyiben ezek a számok egyértelműen

besorolhatók egy-egy tételhez, akkor ezeket a számokat az alapadatokon belül, a gyakori

tételek menüpontban is megtehetjük, így nem kell minden egyes számlánál újra és újra

feltöltenünk. A felviteli képernyőn a részletek fül jobb alsó felében található egy zöld

árnyalatú téglalap, ahol egy-egy cikkre tudunk megadni kedvezményt. Kedvezmény lehet %-

os vagy Fix összegű. A „Sor kedvezmény” felirat alatt található gombot legördítve ki tudjuk

választani a %-jelet vagy a Fix opcit és utána már csak a kedvezmény %-os vagy forint

összegét kell megadni. Ezek után a felviteli képernyő jobb alsó sarkában már a

kedvezménnyel csökkentett összeg látható. FONTOS hangsúlyozni, hogy itt a számlán

szereplő tételekre külön-külön tudunk kedvezményt megadni. Ha egy már rögzített tételre

szeretnénk hasonlóképpen kedvezményt adni, annyit kell tenni, hogy a tételek fülre

átkattintunk, kiválasztjuk az aktuális tételt, visszakattintunk a részletek fülre és a már említett

módon rögzítjük a kedvezményt. Van még egy lehetőség, ha kedvezményt szeretnénk adni az

adott számlából. Ez az eset annyiban különbözik az előzőtől, hogy itt az egész számlára

vonatkozó kedvezményt tudunk megadni. Ezt a következőképen tehetjük meg: Ha már az

összes, számlán szerepeltetni kívánt tételt rögzítettük, a tételek fülre kattintva a felviteli

képernyő jobb alsó felén található sárga téglalapban kiválasztjuk a %-jelet, és megadjuk a

111


kedvezmény mértékét. Ezek után a számla végösszegénél is már a kedvezménnyel csökkentett

összeg fog szerepelni.

Az [Adatlap] gomb megnyomásával vihetjük fel megjelenik egy Űrlap, amely a számlához

tartozó 2016.01.01-től életbe lépő NGM rendeletben meghatározott adatok rögzítésére szolgáló

további mezőket tartalmazza, hogy Ön teljesen megfeleljen a jogszabályi kötelezettségnek.

Ehhez a funkcióhoz ugyanaz a jogszabályi előírás kapcsolódik, mint a korábban részletezett

'Adatlap' funkcióhoz, vagyis a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az


NGM rendelet módosításáról szóló 2/2015. (II.3.) NGM rendelet.








112











A harmadik, „Kiegészítő adatok” fülre kattintva lehet megadni egyéb olyan információkat,

amiket a számlán szeretnénk látni. Ezek közül is két variáció lehetséges: Megjegyzés a

számlához és a Megjegyzés a számla alján. Ahogyan az a nevükből is adódik a kétféle

megjegyzés között csupán a számlán való elhelyezkedése között van különbség. Amennyiben

élni szeretnénk ezzel a lehetőséggel és szeretnénk ilyen megjegyzést rögzíteni, megtehetjük

azt, hogy kétszer rákattintunk arra a mezőre, amibe szeretnénk írni, és megjelenik egy újabb

ablak, ami azokat a megjegyzéseket fogja mutatni, amiket előre feltöltöttünk az alapadatokon

belül a Megjegyzések menüpontban. Ezek után csak ki kell választanunk, hogy melyik

megjegyzést szeretnénk szerepeltetni a számlán és a [Hozzáad] gombra kattintva meg fog

jelenni a képernyőn. Több ilyen szöveget is megjeleníthetünk a számlán, ehhez az előbb leírt

tennivalókat kell megismételnünk. A {Kiegészítő adatok} fülön található még két mező. Az

egyik az „Egyenleg dátuma” a másik pedig az ”Egyéb (Paritás)”. Ezek a mezők egyedileg

megvalósult fejlesztések eredményei. Amennyiben úgy gondolja, hogy ezekben a mezőkben

ön is tudna hasznos információt rögzíteni és megjeleníteni a számlán, jelezze azt a

szoftverfejlesztő számára. Aláírókat is tudunk választani ugyanezen a fülön jobb oldalt

legalul, amennyiben szeretnénk aláírót tenni a számlánkra. Ezeket az aláírókat is az

Alapadatokon belül tudjuk előre rögzíteni az Aláírók menüponton belül.






113







A fentiek miatt fontos, hogy a felhasználó mindig ellenőrizze, hogy az aktuális jogszabályi

előírás szerint mit kell kitölteni az adott számlára vonatkozóan.

Használata: Az űrlap fülein amelyik sorban történik rögzítés (akár pipálás ha olyan típusú a

mező, akár összeg vagy szöveg beírása) az a sor rákerül a számla végére. Minden sor mellett van

információs mező, melyre rákattintva feljön az adott sor magyarázata, bizonyos esetekben,

amikor a törvény megszabja, hogy pontosan milyen tartalmat kell megjeleníteni a számlán, a

magyarázat mellett ez az idézet is látható. Természetesen ezekben az esetekben az idézet kerül

majd rá a számlára.






A képernyő bal alsó sarkában találunk egy [Előlegszámla] gombot. Ez a gomb arra szolgál,

hogy egy számlához a már előre elkészített előlegszámlát hozzá tudjuk rendelni. Először fel

kell rögzítenünk a tételeket amiket számlázni szeretnénk, és ezek után ha rákattintunk az

[előlegszámla] gombra, a program egy kis ablakban fel fogja kínálni az adott partnernek

kiállított előleg számlákat.

114


Ezek közül az előleg számlák közül tudjuk kiválasztani azt az előlegszámlát, ami az

elszámoló számlához kapcsolódik. Az előlegszámla, amit kiválasztunk értelemszerűen

negatív összeggel fog megjelenni a számlán.

A [Felvitel] gomb alatt található az [Előnézet] gomb. Ez arra szolgál, hogy meg tudjuk nézni a

számlát, amit ki szeretnénk állítani. Ha esetleg valamit elfelejtettünk volna rögzíteni, akkor

azt visszatérve a számlához még módosíthatjuk.

Az [Előnézet] gombra kattintva előjön a fent látható ablak, ahol kiválaszthatjuk a számunkra

megfelelő számlaformátumot, ha esetleg többel is rendelkeznénk. Ezek után a [Nyomtatás]

gombra kattintva megjelenik a képernyőn a számla képe. Ezt a nézetet a jobb felső sarokban

115


lévő -szel tudjuk bezárni vagy a gombbal, és így visszatérhetünk a számla felviteli

képernyőhöz.

Számlaformátumot alapértelmezettként be tudunk állítani a Karbantartás/Lokális

rendszeradatok menüpontban a {Készlet/Univerzális} fülön a Számlaforma (Univerzális)

opciónál.

Amennyiben az előnézet során mindent rendben találtunk és véglegesíteni szeretnénk a

számlát, két lehetőségünk van. Az egyik az, ha rögtön ki szeretnénk nyomtatni a számlát.

Ebben az esetben a számla automatikusan mentésre kerül. Egy kis ablak fog megjelenni, ami

kiírja nekünk az elkészült számla sorszámát, majd az gombra kattintva egy újabb

ablak fog megjelenni, ami arról érdeklődik, hogy szeretnénk-e újabb számlát készíteni. Ekkor

akár az -re akár a -re kattintunk, ugyanaz a számlaformátum választó

ablak fog megjelenni, ami az előnézet során. Kiválasztjuk a megfelelő formátumot,

beállíthatjuk, hogy hány példányban kerüljön kinyomtatásra a számla, és a [nyomtatás]

gombra kattintva a számla nyomtatásra kerül. Visszatérve a „Kíván következő számlát

készíteni?” kérdésre, ha itt az igen gombra kattintunk, akkor miután kinyomtattuk a számlát

újra a gazdasági eseményválasztó képernyő fog megjelenni, és újabb számlát készíthetünk.

A másik lehetőségünk, hogy véglegesítsük a számlánkat az, hogy a [Mentés] gombra

kattintunk. Előfordulhat, hogy nem tudjuk lementeni a számlánkat mert a következőt írja ki a

program a képernyő jobb felső sarkában:

Ez azt jelenti, hogy annál a gazdasági eseménynél, amivel a számlát készítettük valamilyen

adat nincs feltöltve. Olyan kontírozást választottuk a gazdasági eseménynél, aminek a

hátterében nincs főkönyvi szám megadva. Ekkor sajnos ki kell lépnünk a számla készítésből,

ki kell javítanunk a hibát, majd újra elkészíteni a számlát.

Csoportos számlakészítés időzített előkészítés alapján

Ebben a menüpontban lehet azokat az előkészített számlákat csoportosan leszámlázni,

amelyekhez be lett állítva az időzítés. A menüpontra kattintva először a felugró képernyőn a

116


gazdasági eseményt kell kiválasztani. A csoportos számlázásnál lehetőség van a dátumok

csoportos változtatására is. Itt akár mind a négy dátumot változtathatjuk. Ha az előkészített

számlánál, az időzítésnél nem állítottuk be a teljesítés és/vagy az esedékesség dátumát, akkor

azt itt pótolhatjuk. A legördülő menüből válasszuk ki az üres dátum esetén lehetőséget. Így

csak azokhoz töltünk fel dátumot ahol eddig még nem volt. Ha ugyanitt azt a lehetőséget

választjuk, hogy minden sornál, akkor az összes számlánál átírhatjuk a dátumot. A dátumok

átírását a sor végén lévő gombbal véglegesítjük. Amennyiben a dátumok kitöltésével

végeztünk, a sorok elején látható jelölő négyzettel választhatjuk ki a leszámlázandó sorokat

(ha a jelölő négyzet oszlop fejlécére kattintunk akkor az összes sort ki tudjuk jelölni), végül

pedig alul a [Számlázás] gombbal készíthetjük el a számlákat. A [Nyomtatás] gombbal

lehetőségünk van a kijelölt számlákról egy számlalistát nyomtatni. Az elkészített számlákat a

Nyomtatás/Számlák nyomtatása menüpontban tudjuk csoportosan kinyomtatni, a számlaszám

tól-ig intervallum megadásával.

117


Csoportos számlakészítés (importált adatok alapján -WEBSHOP)

Ebben a menüpontban lehetőség van az Előkészítés/ Import menüpontban felvitt adatokból

csoportosan számlát kiállítani. A menüpont a Nem számlázott tételek keresése képernyővel

indul, ahol többféle szűrési lehetőségen keresztül juthatunk el a számlázni kívánt tételeinkhez.

A Csoportos számlázás (WEBBSHOP) képernyőn állítsuk be a fizetési módot és a saját

bankszámlaszámunkat, valamint a számlázási dátumokat. A sorok végén lévő jelölő négyzet

segítségével dönthetjük el, mely sorokat szeretnénk számlázni.

A [Mentés] gomb megnyomása után a program elkészíti a számlákat, melyeket számlaszám

alapján a Nyomtatás/Számlák nyomtatása menüpontban tudunk kinyomtatni.

Stornó (érvénytelenítés)

Ez a menüpont is gyakran használatos a vállalkozások életében, hiszen előfordulhat, hogy

akár önhibánkon kívül is elrontunk egy-egy számlát. A rontott számlák sztornózására ebben a

menüpontban van lehetőség.

Stornó (érvénytelenítő) számlát pedig akkor kell kiállítani, ha a

118


- teljesítés meghiúsult,

- a számítógéppel vagy elektronikusan kiállított számla kiállítás után hibát észleltek,

- a számítógéppel vagy elektronikusan előállított bizonylatot műszaki hiba miatt ismét elő kell

állítani...

Miután rákattintunk erre a menüpontra a már az előbbiekben említett kereső képernyő jelenik

meg. Meg kell keresnünk valamilyen feltétel szerint azt a számlát, amit le szeretnénk

stornózni. Miután beírtunk azt az információt, ami alapján szeretnénk keresni, kattintsunk a

gombra vagy csak egyszerűen nyomjuk meg az enter billentyűt, és előjön a

keresés eredménye ablak, abban az esetben, ha a keresési feltételnek több számla is megfelelt.

Ha több ilyen tételt is talált a program, akkor a lehetséges eredmények közül válasszuk ki azt

a számlát, amit keresünk, majd nyomjuk meg a gombot. Akár rögtön

megtaláltuk a számlát, akár a keresés eredménye ablakból választottunk, a következő

képernyő fog megjelenni:

A sztornózandó számla adatain módosítani már nem lehet, mivel a kiállított számlát az eredeti

állapotában kell sztornózni. Amiken változtatni lehet az a Számla kelte és a Technikai dátum.

119


Ha úgy gondoljuk, hogy a számlát valóban le szeretnénk sztornózni, akkor kattintsunk a

vagy a gombok valamelyikére. A két gomb funkciója közötti

különbséget már az előzőekben tárgyaltuk. Akármelyik gomb mellett döntünk, a program

felteszi a következő kérdést:

Ezt a kérdést azért teszi fel a program, hogy még véletlenül se tudjunk olyan számlát

sztornózni, amit nem szeretnénk. Ha az gombra kattintunk, akkor a számlánk

sztornózásra kerül, és nem lehet visszavonni a műveletet. Ezt követi egy újabb kis ablak, ami

a sztornó számlánk sorszámát írja ki. Az gomb megnyomásával végleg

befejezzünk a műveletet és a képernyő eltűnik. Amennyiben időközben meggondoltuk volna

magunkat, akkor a gombot válasszuk, ebben az esetben nem történik semmi és

visszakerülünk a számla információs ablakra, ahol vagy módosítunk még a sztornózandó

számla módosítható adatain, vagy kilépünk ebből a képernyőből a gomb

megnyomásával.

Helyesbítő (módosítás)

Helyesbítés kizárólag abban az esetben végezhető, ha az Áfa törvény 45. § (1) bekezdésének

megfelelően

a) az áthárított adó összegét, illetve az annak meghatározásához szükséges tételeket

módosítja,

b) az adót utólag kívánja felszámítani és áthárítani.

A programban ez a következőképpen valósítható meg. Kattintsunk a helyesbítő (módosítás)

menüpontra. Ezután a gazdasági eseményválasztó képernyővel találkozunk. Itt azok a

gazdasági események jelennek meg, amelyeket az Alapadatok/Gazdasági események

menüpontjában rögzítettünk és a számla típusánál a helyesbítő besorolást választottuk.

120


Előfordulhat, hogy miután a helyesbítő menüpontra kattintunk a következő figyelmeztető

üzenettel találkozunk:

Ahogy azt már az előbb is említettük ez azt jelenti, hogy nincs helyesbítő besorolású

gazdasági eseményünk rögzítve a gazdasági események között.

Visszatérve az előző gondolatmenetre, megjelenik a gazdasági esemény választó ablak, itt kell

kiválasztanunk, hogy melyikkel szeretnénk előállítani a helyesbítő számlánkat. Általános

esetben ebből csak eggyel rendelkezünk, hiszen az eredeti gazdasági esemény kontírozásának

ellentettjeként kerül kontírozásra a helyesbítő számla csökkentő tételei, és az eredeti

gazdasági esemény kontírozásának megfelelően a pozitív tételek. Természetesen a gazdasági

események kontírozását mindenki igényei szerint állíthatja be, így előfordulhat, hogy több

helyesbítő gazdasági eseménnyel rendelkezünk.

Miután kiválasztottuk a megfelelő gazdasági eseményünket, a már jól ismert számlakeresési

képernyővel találkozunk, aminek a segítségével könnyen és egyszerűen megkereshetjük a

helyesbítésre szoruló számlánkat. Ha már megtaláltuk a számlát, és az adatait látjuk a

képernyőn, akkor a helyesbítésre több lehetőségünk is lehet. A helyesbítés során

módosíthatunk mennyiségen, egységáron vagy az ÁFA kulcson.

Nézzünk bemelegítésként egy egyszerű esetet, amikor csak egy adaton szeretnénk változtatni,

ami lehet akár a mennyiség, az egységár vagy az ÁFA kulcs. A helyesbíteni kívánt számla

képernyőjén, ha átkattintunk a {részletek} fülre,

121


láthatunk négy mezőt a bal alsó sarokban, ami mutatja nekünk az eredeti számlán

kiszámlázott mennyiséget és egységárat. Ennek a két mezőnek a nevei is utalnak rá, hogy

ezek az adatok az eredeti számlán szerepeltek. Ezek közül, ha meg szeretnénk változtatni

valamelyiket, nincs más dolgunk, mint az egységárat vagy a számlázott mennyiséget átírnunk

a megfelelőre. Ha több tétel is szerepel a számlán, akkor a {tételek} fülön ki kell választanunk

azt a tételt, aminek az adatain szeretnénk módosítani, majd utána átkattintva a {részletek}

fülre módosítani az adatokat. A helyesbítő számlának csak azokat a tételeket kell

tartalmaznia, amin módosítás történt, így ha több tétel szerepel az eredeti számlán, és azok

közül nem mindegyiken történt változás, a változatlan sorokat ki kell törölnünk a {tételek}

fülön, a sorok elején található gombbal. Amennyiben ezen, változatlan sorok törlését

elmulasztottuk volna és azokkal együtt szeretnénk elmenteni a helyesbítő számlánkat a

program a következő figyelmeztető üzenetet írja ki:

122


Ekkor az OK gomb megnyomása után törölhetjük ezeket a sorokat majd elmenthetjük újra a

helyesbítő számlát. Sikeres mentés után a program kiírja nekünk az elkészült helyesbítő

számla sorszámát.

Nézzünk egy másik esetet, amikor szintén a helyesbítést kell alkalmaznunk, de az előzőekben

leírtakhoz képest összetettebb a helyzet.

Tegyük fel, hogy kiszámláztunk a vevőnek 100 db dobozt 200 forintos egységáron. Idővel

rájön a vevő, hogy a 100 db doboz között volt 40 db, ami megsérült a szállítás során, így

utólagos kedvezményt szeretne kapni ennek a 40 db doboznak az árából és 150 forintért

szeretné megvenni. Tehát 2000 forint kedvezményt szeretne kapni, így a számla végösszege

20.000 forintról 18.000 forintra módosulna. A probléma összetettebb, mint gondolnánk,

hiszen nem tudjuk ugyanazzal az eljárással elkészíteni a helyesbítő számlánkat, mint az előbb

mert akkor helytelen adatokat kapunk.

Nézzük meg kicsit részletesebben:

Az eredeti számla úgy néz ki, hogy 100 db szorozva a 200 forintos egységárral aminek a

végösszege 20 000 forint. Ha a módosítást úgy hajtanánk végre, ahogy azt az előbb leírtuk,

tehát átírnánk a mennyiséget 40 darabra, az árat pedig 150 forintra akkor a következőt

kapnánk 40 db szorozva 150 forinttal, tehát a végösszeg 6.000 forintra jönne ki és a program

úgy tekintené mintha az eredeti 20.000 forintból 14.000 forint kedvezményt adtunk volna,

aminek a vevő nagyon örülne, de helytelen lenne a helyesbítő számlánk végösszege.

Az ilyen esetekben a helyes eljárás a következő:

Mivel a helyesbítő számlának a számla szokásos kötelező tartalmi elemein kívül tartalmaznia

kell a helyesbítés tényét, az eredeti számla sorszámát, az eredeti számlán szereplő tételeket és

a módosított tételeket, valamint az ebből eredő különbözetet, ezért az eredeti számlán szereplő

mennyiséget és egységárat át kell javítani nullára, így az eredeti tétel negatív előjellel fog

megjelenni a helyesbítő számlán. FONTOS, hogy a számlán szereplő eredeti tételt, amin

helyesbíteni szeretnénk, ne töröljük ki, hiszen akkor az nem fog megjelenni a helyesbítő

számlán és így szintén helytelen adatokat kapunk. Ezután, a tételek fülön található gomb

megnyomása után fel kell vinnünk a tételt újból és meg kell adni azt a mennyiséget és

egységárat, amire szeretnénk helyesbíteni az eredeti számla adatát. A helyesbítésre váró tétel

összetettségétől függően ezt többször is megismételhetjük. Miután minden módosítást

elvégeztünk a számlán, elmenthetjük vagy kinyomtathatjuk azt.

123


Betekintés

Ez a menüpont arra szolgál, hogy az elkészített számlákat vissza tudjuk keresni és betekintést

nyerjünk a kiállított számla adataiba. A menüpontra kattintva egy kereső ablakkal fogunk

találkozni, amin több szempont szerint is tudunk keresni egy számlára.

A leggyakoribb keresési paraméter a számlaszám és a partner neve, de ezen kívül kereshetünk

a számla keltére, cikkszámra vagy mennyiségre. Miután kiválasztottuk a megfelelő keresési

paramétert és megtaláltuk a számlánkat, ugyanaz a képernyő fog bejönni, mint amit a számla

felvitelekor láttunk és ezen viszont láthatjuk az elkészített számla adatait. Abban az esetben,

ha olyan keresési feltételt adunk meg ami több számlára is vonatkozik akkor egy „keresés

eredménye” ablakkal fogunk találkozni ami felsorolja azon számlákat melyek megfeleltek a

keresési feltételeknek.

124


A keresés eredményeit sorrendbe tudjuk állítani több szempont szerint, ami megkönnyítheti a

keresett számla minél gyorsabb kiválasztását. Miután megtaláltuk a számlánkat rákattintunk,

egyszer a listában majd megnyomjuk a gombot és ezek után már látjuk is a

számla adatait. Amennyiben rossz keresési feltételeket adtunk meg, nyomjuk meg a

gombot, és kezdjük előröl a keresési feltételek megadását.

Ebben a menüpontban nincs lehetőségünk módosítani, rögzíteni, egyedül számlamásolatokat

nyomtathatunk, amennyiben a Számla betekintés képernyőn a [Nyomtatás] gombra

kattintunk.

Proforma

Proforma számla készítése arra szolgál, hogy egy majd a jövőben kiállítandó számlát előre

elkészítsünk, esetleg elküldjünk a vevőnek, hogy megfelel-e az igényeinek. Ha mindent

rendben talált a proforma számlával kapcsolatban, ki tudjuk róla állítani az eredeti számlát.

Használata nem kötelező, jellemzően díjbekérőnek használják.

125


Proforma készítés

Proforma számla készítése ugyanúgy zajlik, mint a normál számla kiállítása, ugyanazok a

szabályok vonatkoznak rá.

Proforma módosítás

A számlakészítéssel ellentétben proforma számlánál lehetőségünk van módosítani, míg a

normál számlánál ezt csak helyesbítéssel vagy stornózással oldhatjuk meg.

Meg kell keresnünk a proforma számlánkat, amin módosítani szeretnénk, majd a szükséges

módosítások után a [mentés] gombot kell megnyomnunk.

Proforma törlés

Proforma számla törlésére is van lehetőség mindaddig, amíg nem készítettünk róla „éles”

számlát. A kereső ablak segítségével meg kell keresnünk a törölni kívánt proforma számlát,

majd a [mentés] gombra kattintva törölhetjük azt.

126


Nyomtatás

Ebben a menüpontban tudunk különböző listákat, felsorolásokat, illetve a kiállított számlákat

újra kinyomtatni. A továbbiakban ezek a nyomtatványok kerülnek részletezésre. A

nyomtatványok többsége lekérhető képernyőre, közvetlenül a nyomtatóra, pdf, html, xls

formátumban is.

Számlák nyomtatása

Itt tudjuk a már kiállított számlákat újból kinyomtatni akár papírra akár a képernyőre. Miután

rákattintunk erre a menüpontra egy kereső ablak fog megjelenni.

Ennek a kereső ablaknak a legtetején tudjuk kiválasztani, hogy az adott számlánk milyen

származású. Ezt a származást is a felhasználó töltheti fel adatokkal az alapadatokon belül a

számlázási blokkok menüpontban. Tehát ha élünk ezzel a lehetőséggel és több számlázási

blokkot használunk, akkor azt itt tudjuk kiválasztani. A származás alatt található két mező

ahova a számlaszámot adhatjuk meg, ha tudjuk, hogy mi a számlaszáma annak, amit ki

127


szeretnénk nyomtatni. Lehetőség van egy darab számla, illetve egy számlatartomány

kinyomtatására is. Kattintsunk a számlaszám mezőbe és írjuk be a számlaszámot. Ha több

számlaformátummal rendelkezünk, akkor azok között is tudunk választani, hogy melyikkel

szeretnénk kinyomtatni az adott számlát. Továbbá választhatunk, hogy képernyőre vagy

nyomtatóra szeretnénk nyomtatni. A jobb alsó sarokban beállíthatjuk, hogy hány példányban

szeretnénk nyomtatni az adott számlát. Amennyiben nem tudjuk pontosan a számla sorszámát,

csak egy részletét a számlának, például a partner nevét vagy a mennyiséget, akkor kattintsunk

a jobb felső sarokban található [Keresés] gombra. Ekkor megjelenik a keresési képernyő ahol

különböző adatok alapján tudjuk megkeresni, hogy melyik számlára van szükségünk. Írjuk be

például a partner nevét majd kattintsunk a [Keresés] gombra. Ezután a számlanyomtatási

képernyő jobb oldalán megjelenik egy felsorolás, hogy az adott keresési feltételeknek milyen

számlák feleltek meg.

Két oszlop jelenik meg. Az egyikben láthatjuk a számlaszámot, a másikban pedig, hogy

melyik partnernek készült a számla. A felsorolás jobb oldalán található egy kis négyzet,

amiben be tudjuk pipálni, hogy mely számlát vagy számlákat szeretnénk kinyomtatni. Ha

minden adatot beállítottunk a nyomtatáshoz, akkor kattintsunk a [Nyomtatás] gombra és a

számla(ák) nyomtatásra kerül.

128

Ide kattintva megfordíthatjuk a kijelölést!!!


Számlák összesített nyomtatása

Itt egy olyan listát tudunk kinyomtatni, ami a számláinkat tartalmazza felsorolás jelleggel.

Szintén egy keresési képernyővel találkozunk, ahol paraméterezhetjük, hogy milyen

számlákat szeretnénk látni a nyomtatványon.

A következő szűrési lehetőségek közül választhatunk:

Intervallum

Vevő szűrés

Számlák típusa

Fizetési mód

Származás

Költségbontás

Számlázási blokk

129


Nyomtatvány

Áfa tartalom (1 millió Ft-nál nagyobb, 2 millió Ft-nál nagyobb)

Továbbá, ha több valutanemben is készítünk számlákat, a nyomtatás típusánál megadhatjuk,

hogy forintban, valuta-forintban, illetve valutában készült számlákat szeretnénk kinyomtatni.

Ebből a menüpontból elkészíthető és átadható az ÁNYK programnak a PTGSZLAH nevű

NAV-os nyomtatvány is. FONTOS, mivel a különböző pénzátvételi helyekről külön-külön

kell a számlákat az adatszolgáltatásban felsorolni, ezért pénzátvételi helyenként külön

számlázási blokkokat kell használni, mert majd csak arra szűrve lehet átadni a számlákat.

A szűrőképernyőn további két szűrési lehetőség jelölésére van lehetőség. Az egyik a Proforma

alapján készített számlák nélkül, mely a nevével is megegyező funkcióval bír. A másik, Csak

rezsicsökkentést tartalmazó számlák opció jelölésével a kéményseprés szolgáltatást

tartalmazó számlák kerülnek listázásra.

A nyomtatvány résznél választható tovább két nyomtatvány (Postai feladójegyzék, Címzés

etikett) tartalmában és funkciójában is teljesen eltér a számla listától. Ezek a nyomtatványok

segítik a számlák egyszerűbb eljuttatását az ügyfeleknek.

Számlák tételes nyomtatása (Készlet)

130


A Számlák tételes nyomtatása nyomtatvány lekérdezésével a számlák tartalmáról egy

általános képet kapunk, amely tartalmazza adott számla legfontosabb információit. Ezen

nyomtatvány tájékoztatást ad a már elkészült számlákról. Ez a nyomtatvány a

Számlák/Készletből menüpontban készített számlákat tartalmazza!

Ezen nyomtatvány lekérdezéséhez az alábbi szűrési feltételek alkalmazhatóak:

intervallum szűrés

cikk szűrés

vevő szűrés

számlák típusa.

fizetési mód

számlázási blokk

költségbontás

Valamint alkalmazható az a beállítás, hogy a listát sztornó számlák, illetve előleg elszámoló

sorok nélkül kérjük le.

131


Ezután beállíthatjuk a nyomtatás típusát is, majd a [nyomtatás] gomb megnyomásával a

nyomtatványt kinyomtathatjuk. A nyomtatvány megtekintése után az ablak használatát a

[mégsem] gombbal fejezhetjük be.

Számlák tételes nyomtatása (Szolgáltatás)

Hasonló kimutatást nyerünk ebből a menüpontból is, mint a számlak összesített nyomtatása

menüpontból, annyi különbséggel, hogy itt a számláink tételesen jelennek meg. Láthatóak

lesznek a számlázott cikkek, tételek, illetve azoknak az egységára és mennyisége. Ez a

nyomtatvány a Számlák/Szolgáltatás menüpontokban készített számlákat tartalmazza!

A Számlák tételes nyomtatása (szolgáltatás) nevű nyomtatványnál tudunk szűrni a

következőkre:

✔ Intervallum

✔ Cikk

✔ Vevő szűrés

132


✔ Számlák típusa

✔ Szálmák szűrése

✔ Fizetési mód

✔ Származás

✔ Számlázási blokk

✔ Árbevétel főkönyvi szám

✔ Felhasználó

Továbbá beállítható, hogy az adatok milyen sorrendben szerepeljenek a lekért

nyomtatványon. A számlák szűrésénél van lehetőségünk kihagyni a sztornózott és a sztornó

számlákat, vagy éppen csak ezek lekérésére.

A Nyomtatvány résznél lenyíló menüból másfajta részletezettségű nyomtatványt is

lekérhetünk:

• Tételesen,

• Cikkenként,

• Árbevétel cikkenként,

• Árbevétel számlánként.

A két utolsó nyomtatványt csak akkor lehet lekérni, ha szűrtünk az Árbevétel főkönyvi

számra is. Erre egyébként figyelmeztet is a program.

Előlegszámlák egyenlege

Mivel a program segítségével előlegszámla is készíthető, így szükséges egy olyan

nyomtatvány, amely részletesen mutatja egy adott partnernek kiállított előlegszámlákat. Egy

ilyen nyomtatványt kapunk, ha ezt a menüpontot választjuk. Ismét egy keresőképernyőn kell

megadnunk, hogy mely partnernek szeretnénk látni az előlegszámláit. Szűrhetünk

intervallumra és partnerre is, további lehetőség, hogy 0-s tételek nélkül kérjük le a

nyomtatványt. Beállítható, hogy csak azok a számlák jelenjenek meg, amelyeknél az adott

133


intervallumon belül történt változás. Miután kiválasztottuk a partnert nyomjuk meg a

nyomtatás gombot.

Gyakori tételek

Lehetőség van az Alapadatok/Gyakori tételek menüpontban felvitt adatok nyomtatására is.

Megadhatjuk, hogy a nyomtatvány forint, valuta-forint vagy valuta értéken szeretnénk lekérni.

134


Karbantartás

Fejlesztői menüpont

A menüpont a felhasználók számára nem elérhető, a program fejlesztőinek biztosított a

hozzáférés.

Rendszergazdai menüpont

Új év nyitása

Új év nyitásához írjuk be a következő évet, illetve amennyiben szeretnénk, hogy a gazdasági

események átkerüljenek a következő évre, pipáljuk be a „Gazdasági események átvitele a

következő évre” lehetőséget, majd a végén nyomjuk meg a [Nyitás] gombot.

A következő évi számlázás csupán évnyitással érhető el.

Ezek után felnyílik egy lista, ahol be tudjuk jelölni, hogy milyen gazdasági eseményeket

szeretnénk átvinni a következő évre.

135


Felengedő jelszó

Amennyiben a Karbantartás/Globális rendszeradatok menüpontban az {Univerzális} fülön

bepipáltuk a „Partner hitelkeret figyelése számla készítésekor” opciót akkor az adott partner

számlázásakor a program ellenőrzi a partnerhez rendelt hitelkeretet és a hitelkeret átlépése

esetén figyelmeztető üzentet ad a program a felhasználónak, de ettől még az adott ügyfélnek

tudunk számlát kiállítani. A felengedő jelszó megadásával, ilyen esetben, már csak akkor

enged tovább a program a számlakészítésen belül, ha az arra illetékes megadja a folytatáshoz

szükséges jelszót.

Import

Alap számlarend létrehozása

A modul működéséhez szükség van bizonyos főkönyvi számok meglétére, még akkor is ha az

adott felhasználó cég nem végez könyvelést a Servantes rendszerben. Ilyen esetekben

136


elegendő egy általános számlarend betöltése a programba, melyet ezzel a menüponttal

egyszerűen oldhatunk meg.

Számlarend importálása (Excel)

Ebben a menüpontban a számlarend importálására van lehetőség Excel-fájlból, melynek

leírását az „Import fájl segédlet” szövegre kattintva érheti el.

Partnerek importálása (Excel)

Itt lehet beimportálni a Servantes saját import struktúrájában kialakított partner állományt. A

képernyő jobb felső részén lehet megtekinteni az import struktúra leírásokat.

A keresés gombbal választhatjuk ki az importálni kívánt állományt.

Az adatok feldolgozásának három módja van:

Egyszerűsített partner import (név, cím egyben) – ezt a lehetőséget akkor kell

kiválasztani, ha az egyszerűsített partner import leírásnak megfelelően készítették el az

import állományt.

Bővített partner import – ezt akkor használjuk, ha a bővített partner import leírásnak

megfelelő import állományt készítették el.

Partner adatainak módosítása – ezzel a lehetőséggel tudunk csoportosan partner

adatokat pótolni a rendszerbe (pl.: ha az ügyfelek adószámait szeretnénk utólag

137


importálni). Ehhez a bővített partner importot kell használni, amiben csak a régikódot

és a pótolni kívánt adatokat kell megadni.

Az egyes feldolgozási módokhoz az alábbi plusz opciók pipálhatók:

Cím egyben feldolgozás (helység, utca, jel) – Bővített import esetén jelölhető,

azokban az esetekben, amikor az importban a cím egyben mező lett feltöltve a

helység, utca, jel adatokkal. Ilyenkor a program ezeket az adatokat szétbontja a

mefelelő mezőkre.

Cím egyben feldolgozás szigorú ellenőrzés – Bővített import esetén jelölhető, ilyenkor

az import állomány és a programba bekerült adatok közötti különbség esetén hibalista

készül.

Név feldolgozás (titulus, vezetéknév, keresztnév) – Bővített import esetén jelölhető,

ilyenkor az importban, egyben megadott partner neveket, a program szétbontja a

megfelelő mezőkre

Levelezési név, cím legyen feltöltve a partner név címmel ha üres – jelölése esetén a

telephely címmel tölti fel a program a levelezési címet, amennyiben a levelezési cím

nem volt külön megadva az import állományban.

138


Export

Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

2016-os évtől az adóhatóság ellenőrzésekor ebből a menüpontból állítható elő a kért

állomány. A menüpontba belépve van lehetőség dátumra szűrni és számla sorszám -tól -ig-ot

megadni, lehetőséget biztosít a szűrő képernyő származás szűrésre is. Az intervallumok szűrése

után az export fájl útvonalát kell megadni, melyet a sárga akta mezőre kattintva tudunk

kiválasztani. A fájl elkészítéséhez ezek után csak az [Rendben]-re kell kattintani és elkészül a

fájl. A [Mégsem]-el az export fájl elkészítése nélkül kiléphetünk.

Ezek előírását részletesen a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az


NGM rendelet módosításáról szóló 2/2015. (II.3.) NGM rendelet tartalmazza.

E rendelet a 2. és 3. számú mellékletében határozza meg az adatszerkezetet a számla adatiból





139


A Rendelet szerinti „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval a

számlázó programnak kell rendelkeznie, vagyis ez egy számlázó programmal szembeni

követelmény. Ez tehát a szoftverfejlesztő felelőssége.

A funkció használatával adatexportot kell végezni, ami a Rendelet értelmében az adóalany

által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátása a 2.

melléklet szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben.

Vagyis az adatszolgáltatás fentiek szerinti megfelelő tartalommal és szerkezetben történő

teljesítése viszont az ellenőrzött adóalany felelőssége.

Mivel az adatszolgáltatást a NAV kérheti ezért a törvényi tartalom magyarázatára a NAV

honlapján is található információ. Ezért ott is érdemes leellenőrizni az állásfoglalásokat.

A számlázott tételekhez kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettséggel kapcsolatban

mindenképpen tájékozódjon az illetékes hatóságtól is. A program biztosítja az átadható adatok

halmazát, viszont a kitöltéséről az adózónak kell gondoskodnia, tehát a program nem

figyelmeztet a számla mentésekor ezen mezők bármelyikének üresen hagyása esetén.

Felhasználói menüpont

Jelenleg nincs semmilyen funkcióval ellátva!

140


Jogosultságok

Felhasználók jogosultságai

Itt állítható be, hogy melyik felhasználó milyen jogosultsági csoportba tartozik.

Célszerű előbb a következő, Csoportok, Jogosultságok menüpontot feltölteni, majd az ott

feltöltött Jogosultságot itt hozzárendelhetjük a felhasználókhoz. Később lehetőség van ezek

módosítására is.

141


Csoportok, Jogosultságok

Ebben a menüpontban a [Felvitel] gomb megnyomásával létre lehet hozni egy új csoportot,

majd a Megnevezés megadása után [Csoporthoz tartozó jogosultságok] gombbal

meghatározni, hogy mely menüpontokat érhetik el az ehhez a csoporthoz rendelt felhasználók.

Felhasználók online kapcsolati adatok

Megtekinthető itt, hogy aktuálisan melyik felhasználónál melyik modul van megnyitva és

abba mikor jelentkezett be.

142


Felhasználók loggolt rendszer tevékenységi adatok

A megjelent képernyőn tájékozódhatnak, hogy melyik felhasználó mikor, melyik modulba

jelentkezett be vagy ki, mikor volt adatbázisfrissítés, ki és mikor módosított valamelyik

rendszerbeállításon, partneren, cégadaton, partner törzsadaton stb.

A [Loggolások beállítása] gombbal lehet állítani, hogy az egyes tevékenység közül melyeket

naplózza a program. Vannak olyan tevékenységek, melyek loggolása nem kapcsolható ki. A

[Loggolási adatok törlése] gombbal ezen naplózásokat törölhetjük, de ezen törlés is

megjelenik a sorok között a Tevékenység oszlopban.

Lokális rendszeradatok

Ebben a menüpontban olyan rendszeradatokat állíthatunk be, amelyek csak azon a

számítógépen fognak megjelenni, illetve a beállításoknak megfelelően működni, amelyik

gépen beállítjuk azokat. Miután kiválasztottuk ezt a menüpontot, kattintsunk a

{Készlet/Univerzális} fülre. Ezen a fülön találhatóak meg a Készlet és az Univerzális

143


Számlázó modul rendszeradatai is, ezért nem mindegyik opció vonatkozik az Univerzális

Számlázó programra.

{Alapbeállítások} fül

Buborékszöveg használata: Ez annyit jelent, hogy ha az egyes képernyőkön az egeret a

mezőkre visszük, akkor egy buborékban megjelenik hozzá egy megjegyzés. Például, hogy

kötelező-e kitölteni, vagy nem.

Egyszerűsített keresés használata: Kevesebb szűrési lehetőséggel kereshetünk, mint az

összetett keresési funkcióval.

Excelbe nyomtatás: Választhatunk az automatikus felismerés és az Excel nélküli munka

közül. Az Excel nélküli formázatlan, csak szöveges információ, nem kell Excel a gépen, így

ez egyszerűbb megoldás.

Irányítószám ellenőrzés partner felvitelnél: A program képes tanulni. Ami annyit jelent, hogy

ha egy partnernél megadjuk az irányítószámot és a helységnevet, akkor ezt megjegyzi a

program, és következő alkalommal elég lesz beírni az irányítószámot és a program fel fogja

hozni a város nevét is. Amennyiben viszont nem megfelelő irányítószámot adunk meg, akkor

a program figyelmeztet.

Tizedes elválasztó: Beírható vessző, vagy akár pont is.

Elválasztó karakter CSV fájl esetén: Válasszunk karaktert az elválasztáshoz csv fájl esetén

Alapértelmezett szöveg keresése: Választható, hogy a program milyen szempont alapján

keressen.

• Tartalmazza: A beírt szöveget tartalmazza a keresendő tételek szövege.

• Kezdődik: A beírt szöveggel kezdődnek a kérdendő tételek.

Találati képernyő alapsorrend beállítás: Ha bepipáljuk, akkor a keresési panelek utáni találati

képernyőn a sorrend a keresés alapja lesz. Ez például cikk keresésénél a cikkszám.

Költségbontás kezelése: Választható, hogy a tétel feldolgozása közben a költségbontás

kiválasztásánál a költségbontásokat kód, vagy pedig név szerint rendezze sorrendbe a

program.

144


Találati képernyő rendezési beállítása: A keresési panelek utáni találati képernyőn a rendezés

típusa választható itt. Nem magyar Windows esetén, illetve bizonyos speciálisan beállított

gépeken a megfelelő sorrendbe rendezés beállítása.

Képernyő nagyítás engedélyezett: Ha bepipáljuk, akkor az általunk megadott százalékos

értékkel nagyítható a képernyő. (Jelenleg ez a funkció nem működik, fejlesztés alatt van.)

Kézikönyv használata (F1 billentyűre): Amennyiben egy menüpontba belépünk, és

megnyomjuk az F1 billentyűt, akkor a program automatikusan felcsatlakozik a

www.servantes.hu honlapra, és behozza az adott modul kézikönyvét.

Gyorsgombok használata: Ha bepipáljuk, akkor a Plusz/ Gyorsgombok menüpontban

beállítható, hogy a menüpontok közül, amiket kijelölünk, a képernyő alsó sorában elérhető

legyen egy kattintással. (Jelenleg ez a funkció nem működik, fejlesztés alatt van.)

{Készlet/Univerzális} fül

Az Univerzális számlázó modulra vonatkozó beállítási lehetőségek:

145

http://www.servantes.hu/


Rendszeradatként beállítható, hogy a program figyelmeztessen, ha a számlához nem lett

hozzárendelve költségbontás. Ezt a lehetőséget a „Kötelező költségbontás választása a

számlához” opció bepipálásával lehet megtenni.

A „Bizonylatok, számla nyomtatás előtt nyomtató választás” opció bepipálásával a

bizonylatok és számla rögzítés estén a [nyomtatás] gomb megnyomását követően, még a

nyomtatás előtt, megjelenő képernyőn ki tudjuk választani a megfelelő nyomtatót. Ha az

opció nincs bepipálva, akkor a nyomtatás gomb megnyomását követően nem jön fel újabb

képernyő, hanem az alapértelmezettként beállított nyomtatóra megtörténik a nyomtatás.

A „Számlázás után pénztárbizonylat készítése” opció, arra szolgál, hogy ha rendelkezünk

Pénztár modullal, akkor a készpénzes számlák készítése után automatikusan nyomtat a

program pénztárbizonylatot. Azt is beállíthatjuk, hogy melyik pénztár lesz az alapértelmezett

pénztár, valamint hogy hány darab pénztárbizonylat kerüljön nyomtatásra. A

„Pénztárbizonylat nyomtatása előtt kérdezzen rá” opció pipálása esetén készpénzes számla

készítésekor a program megkérdezi, hogy kívánjuk-e a bevételi pénztárbizonylatot nyomtatni.

A „Számlaforma (Univerzális)” mezőben beállíthatunk egy alapértelmezett

számlaformátumot, amivel nyomtatni szeretnénk a számláinkat, illetve itt tudjuk megadni a

példányszámot is.

Az „Alapértelmezett aláíró (1)” mezőben beállítható alapértelmezettként egy aláíró. Ez a

személy, automatikusan meg fog jelenni a számlán azon számlaformátumoknál, amelyeken

fel van tüntetve az aláíró személye. Az aláíró személyeket az Alapadatok / Aláírok

menüpontban tudjuk rögzíteni.

Rendszeradatban beállíthatjuk, hogy a fizetési határidő számítását a számla keltétől, vagy a

teljesítés keltétől számítsa a program. Ehhez a „Fizetési határidő számítás dátum alapja”

mezőben ki kell választanunk a megfelelő dátumot.

A „Fizetési határidő számításának módszere” opcióban lehetőségünk van választani, hogy

naptári napok, vagy banki napok alapján szeretnénk számítani a fizetési határidőt.

146


Lehetőséget ad a program arra, hogy beállítsuk, hogy automatikusan hány nap legyen a

fizetési határidő. Ezt a „Fizetési határidő napok száma” mezőben tudjuk megtenni.

Valutás számla készítése esetén a forint áfa összeg kerekítve legyen vagy nem. Ehhez be kell

pipálni: Tizedes kerekítés beállítás használata Univerzális számla készítéskor. FIGYELEM:

Ha Önök kikapcsolják a programból az automatikus kerekítést, akkor a főkönyvben átkerült

adatoknál a kerekítést KÉZZEL KELL ELVÉGEZNI!

Globális rendszeradatok

{Univerzális} fül

Ebben a menüpontban történt beállítások valamennyi számítógépen megjelennek, illetve

minden számítógép ezen beállításoknak megfelelően fog működni.

Ha a „Partner egyenleg rögzítése a számlához” sort bepipáljuk, akkor a számlán

megjeleníthetjük a partner egyenlegét is. Ez a funkció csak bizonyos számlaformátumok

esetén működik.

A „Partner hitelkeret figyelése számla készítésekor” opció választása esetén, számla

készítésekor figyelmeztető üzenet jelenik meg, hogy a vevőnek nem készülhet számla, mert

túllépte a hitelkeretét.

A hitelkeret túllépés és a lejárt tartozás figyelésénél lehetőség van „tegnapi adatok”

használatára, melyet a Globális rendszeradatok fülön lehet beállítani. Itt még megadható a

„tegnapi adatok” érvényesség lejárata, ami egy biztonsági funkció és azt a célt szolgálja, hogy

ha technikai okok miatt a „tegnapi adatok” tábla nem frissül, a program automatikusan átvált

aktuális egyenleg lekérdezésre.

„Figyelmeztetés hiányzó költségbontás esetén” opcióval elkerülhető, hogy a számlát

költségbontás nélkül készítsük el.

„Kéményseprés számlázás esetén a partner levelezési címe legyen a számlázási cím”

lehetőség választása esetén a számlában a partner levelezési címe lesz a számlázási cím is

egyben.

147


{Alap} fül

Egyszerűsített partnerfelvitel használata (nem szerződés alapú): Amennyiben ezt az opciót

bepipáltuk az alábbi típusú partnerfelviteli képernyőt fogjuk látni.

Partner adatok rögzítése új partnerként az import adatokból, ha nem található a partner: Ez a

funkció a Főkönyv és Pénzügy modulhoz tartozik, hogy amikor a hátralékokat importáljuk és

az adott partner nincs a rendszerben, akkor automatikusan rögzítésre kerül.

Partner adatok külső rendszer felé küldés-fogadás: Ezt az opciót akkor kell bepipálni, ha az

Univerzális számlázó össze van kötve egy másik rendszerrel (pl.: webshop-pal)

Partner adószám kitöltés ellenőrzése felvitelkor: Ezen opció beállítása esetén a partner

felvitelekor a program ellenőrzi, hogy az adószám megadásra került-e. Ellenkező esetben a

program figyelmeztetést ad.

Partner cím adatok: Új NGM szerinti cím adat megbontás használata: Amennyiben jelöljük

ezt a lehetőséget, úgy a partnernél és a fogyasztási helyen megadható cím adatoknál

148


használatba vehetőek az új mezők (épület, lépcsőház, házszám, emelet, ajtó szöveg típusú

mezői).

149


Kilépés

Kilépés

Ezzel a menüponttal lehet kilépni a Servantes Univerzális Számla modulból.

150

felhasználói kézikönyv univerzális számlázó - servantes · 2018-12-01 · servantes...

Documents