ITSENSÄ JOHTAMINEN – ENERGIAN

SUUNTAAMINEN JA AJANHALLINTA

Aino Antin, työhyvinvointipäällikkö Ilmarinen

#parempaatyöelämää

MILLAISELLA ENERGIALLA OLET VARUSTETTU TÄSSÄ HETKESSÄ?

NYKYTYÖN HAASTEET

• Työn lisääntyvät vaatimukset:• tulos- ja laatuvaatimukset

• jatkuvat muutokset

• nopeammin ja tehokkaammin -odotukset

• lisääntyvät osaamistarpeet

• kiireisyys, pirstaleisuus, merkitys välillä kadoksissa

• jne.

• Tarvitaan vahvemmin tietoista itsensä johtamista ja kokonaisvaltaista hyvinvoinnista huolehtimista.

JOHDA VOIMAVAROJASI

+

MITÄ ON KOKONAISHYVINVOINTI?

PSYKOLOGINEN PÄÄOMA

http://www.uta.fi/jkk/synergos/tyohyvinvointi/opaskirjat/PsykologPO_esite_241014_VALMIS.pdf

• Metataito, joka mm. auttaa hyödyntämään paremmin ammattiosaamistaan, toimimaan muutostilanteissa ja huolehtimaan omasta hyvinvoinnista.

Luthans, Norman, Avolio & Avey 2008, Lyubomirsky 2007, Manka 2015

50%10%

40%Perimäjakasvatus

Olosuhteet

Vaikute avissa

Asiat, joista voin itse päättää

(asenne, teot, ajatukset)

Asiat, joihin voin vaikuttaa,

mutta joita en voi päättää

VAIKUTTAMISEN KOLME KEHÄÄ – MIHIN ENERGIA KANNATTAA

SUUNNATA

Asiat, joita en voi päättää

ja joihin en voi vaikuttaa

MIHIN KESKITYN, JOS HALUAN SAADA ENEMMÄN AIKAAN?

• Työpäivän pidentäminen ja ajankäytön loputon tehostaminen ei ole ratkaisu liian suuren työmäärään

• Kiinnitä huomiota oman energiatason nostamiseen ja ylläpitämiseen– energiatasoaan voi lisätä, aikaa ei

– energianhallinta auttaa väsymykseen, ajanhallinta ei

– energianhallinta lisää tekemisen intensiteettiä

– energisempi ihminen on terveempi ja onnellisempi

Sini Vikkula, Vimma

ENERGIANHALLINNAN PIKAVINKIT

• Fyysinen energia

– Riittävä yöuni 7-9 h/vrk

– Liikunta 3 krt/viikko

– Säännöllinen syöminen 3-4 h välein

– Lyhyet tauot 1,5-2 tunnin välein

– Mindfulness-harjoitteet

• Tunne-energia

– Hallitse negatiivisia tunteita hengittämällä syvään sisään ja ulos ja ottamalla tarvittaessa aikalisä

– Osoita ja ilmaise jatkuvasti arvostusta itseäsi ja muita kohtaan

– Katso hankalia tilanteita ulkopuolisen silmin

• Älyllinen energia

– Vähennä keskeytyksiä

– Suunnittele ajankäyttöäsi viikkotasolla

– Huomioi informaatioergonomia

– Priorisoi. Määrittele joka ilta ja joka viikko seuraavan päivän/viikon tärkein tehtävä ja tee se heti ensimmäiseksi

• Henkinen energia

– Määrittele ”hunajaruukut”, ne asiat joista saat eniten irti ja joissa viihdyt parhaiten. Pyri tekemään lisää näitä

– Varaa aikaa kalenteristasi niille asioille, jotka koet kaikkein tärkeimmiksi

– Elä arvojesi mukaisesti!

Lähde: Harvard Business Review. Manage you energy, not your time.

• Hanki uusia voimavaroja käytettyjen tilalle

TAI

• Vältä sellaisia toimintoja, joissa käytät samoja voimavaroja kuin päivätyössä

ANNA AIKAA PALAUTUMISELLE

Ajankäytön haasteet

Time is what we want most

but what we use worst.

(William Pen)

OLETKO OMAN ELÄMÄSI HERRA?

• Pahin vastustaja olet sinä itse?

• Erot tuottavuudessa ihmisten välillä riippuvat siitä, miten ja mihin käytämme aikaamme.

• Tiedätkö sinä, mihin aikasi kuluu?

• Miten mahdollisesti käytät sitä väärin?

• Kuka väärinkäyttää aikaasi?

• Millaisia ajanryöstäjiä tunnistat ajankäytössäsi?

KUUSI ASKELTA HALLITTUUN AJANKÄYTTÖÖN

1• ASETA TAVOITTEET

2 • PRIORISOI TEHTÄVÄT

3• ARVIOI AJANKÄYTTÖ ENNAKKOON

4• SUUNNITTELE JA KIRJAA TÄRKEÄT ASIAT YLÖS

5• PALASTELE TEHTÄVÄKOKONAISUUDET

6• MINIMOI KESKEYTYKSET

Malli: Sini Vikkula, Vimma

1. ASETA TAVOITTEET: KAAOKSESTA HYVÄÄN AJANHALLINTAAN

Asenne

”On niin kiire juosta pyörän vieressä, ettei ehdi hypätä sen selkään”

Seuraus

Puuhataan paljon. Kiire on itseisarvo

Kiireinen ihminen ei ole tehokas, koska kiire vähentää läsnäoloa ja lisää virheitä

Hyvä tapa

Kaikelle työlle tulisi asettaa

tavoitteet

Hyödynnä tavoitteen

asettamisessa työkaluja

(esim. SMART)

2. PRIORISOI ASIAT: KAAOKSESTA HYVÄÄN AJANHALLINTAAN

Asenne

”Teen työt saapumis-järjestyksessä”

”Ensin tutut hommat, sitten vaikeat.”

Seuraus

Tärkeät asiat myöhästyvät.

Keskeneräiset / viime tippaan jätetyt asiat stressaavat ja kuormittavat mieltä.

Ikävillä asioilla on taipumus mutkistua matkalla.

Hyvä tapa

Priorisoi työt kiireellisyyden ja

tärkeyden mukaan.

Tee vaikeat/ikävät asiat

ensimmäiseksi.

KESKITY OLEELLISEENCOVEY, 2004

KIIREINEN EI KIIREINEN

TÄRKEÄ A Tee heti, edistä

A-tehtävät:

• Perustehtävään ja tavoitteisiin

liittyvät työtehtävät• Akuutit työtehtävät ja ongelmat• Projektit, kokoukset ja raportit

joilla määräaika• Kriisitilanteet

B Kalenteroi, puolusta

• B-tehtävät ovat yhtä tärkeitä kuin A,

mutta eivät niin kiireellisiä.

• Tehtävät edistävät tavoitteen

saavuttamista.• Suunnittelu- ja ennakointityöt• Arvojen/tavoitteiden/

toimenkuvausten/roolien/vastuiden selkeyttäminen

EI TÄRKEÄ C Delegoi, rytmitä, mieti

toimintatapa

• C-tehtäviä, jotka pitää hoitaa

kokonaisuuden kannalta, mutta

eivät suoranaisesti edistä

tavoitteen saavuttamista. Varo

uppoutumista!

D Unohda, ole ammattilainen

• D-tehtävät eivät edes kuulu

tehtäviisi, eivät millään lailla edistä

tavoitteiden saavuttamista.

Ajanvietettä ja puuhastelua!

3. ARVIOI AJANKÄYTTÖ ENNAKKOON: KAAOKSESTA HYVÄÄN AJANHALLINTAAN

Asenne

”Kyllä minä vielä tuonkin ehdin tehdä – jossain välissä”

Seuraus

Sovittuihin tehtäviin kuluvaa aikaa ei osata arvioida oikein.

Tehtävät kasaantuvat. Deadlinet eivät pidä.

Hyvä tapa

Selvitä todellinen deadline

Kysy aina ensin, lupaa sitten

Neuvottele tarvittaessa

Selvitä, onko deadlinesta mahdollista

joustaa.

(aika, määrä ja laatu)

Varo ajankäytön aliarviointia

Lisää aika-arvioihisi 20 %

4. SUUNNITTELE JA KIRJAA TÄRKEÄT ASIAT YLÖS: KAAOKSESTA HYVÄÄN AJANHALLINTAAN

Asenne

”Laitetaan korvan taakse”

Seuraus

Työpöydällä on monenlaista lappua, lippua ja sähköpostissa lisää.

Mielessä vallitsee kaaos ja asioita unohtuu.

Hyvä tapa

Suunnittelu helpottaa kokonaiskuvan

luomista ja asioiden priorisointia.

Kirjoitetut aikasuunnitelmat

keventävät muistia ja töiden

hallitseminen muuttuu

määrätietoisemmaksi

Vain yksi pääsuunnitelma/ lista, jota

päivitetään!

AJANKÄYTÖN SUUNNITTELU

VUOSI

• Päämäärät, tavoitteet, suunnitelmat

SYKLI/KK

• Miten vuosisuunnitelman tavoitteet viedään käytäntöön?

• Priorisointi

• Esim. asiakaskohtainen/tuotekohtainen

VIIKKO

• Viikkosuunnittelu on usein toimiva keino kontrolloida omaa ajankäyttöä

• Suunnittele seuraava viikko hyvissä ajoin, viimeistään perjantaina

PÄIVÄ

• Työpäivän suunnittelu vie vain 2-3 minuuttia joka aamu, jos olet tehnyt hyvän viikkosuunnitelman

5. PALASTELE TEHTÄVÄT HALLITTAVIIN KOKONAISUUKSIIN:

Asenne

”Tämä on mahdoton tehtävä. En ehdi/pysty millään. En voi tähän itse vaikuttaa”

Seuraus

Isot kokonaisuudet ja pitkät tehtävälistat lannistavat.

On vaikea tietää, mistä aloittaa.

Hyvä tapa

Paloittele ja vaiheista isot tehtäväkokonaisuudet pienempiin osiin

Arvioi omaa ajankäyttöäsi suhteessa työpäivään/työviikkoon.

Työpäivän aluksi: syö sammakko

Työpäivän lopuksi: valmistele seuraavan päivän tehtävät

Viikon lopuksi: analysoi, mitä tuli tehtyä ja laadi uusi suunnitelma seuraavalle viikolle.

6. MINIMOI KESKEYTYKSET:KAAOKSESTA HYVÄÄN AJANHALLINTAAN

Asenne

”Kaikkeen pitää reagoida heti”

Seuraus

Keskeytykset pilkkovat työn pieniin osasiin ja työstä tulee tehotonta.

Hyvä tapa

Oma työ: Järjestä keskittymistä vaativalle työlle keskeytyksetöntä työaikaa, jolloin et vastaa sähköposteihin ja puheluihin.

Irti netti-/sähköpostiriippuvuudesta

2 minuutin sääntö.

Suhde muihin:Kerro heti aluksi, kuinka paljon sinulla on aikaa. Ellet ehdi jutella, ehdota tapaamista myöhemmin.

Opettele sanomaan EI

JA JOS KUITENKIN TEHTÄVÄÄ ON LIIKAA JA AIKAA LIIAN VÄHÄN....

Aloita• listaamalla kaikki työt (to do -listat ja not to do -listat)

• arvioimalla niihin kuluva aika

Jatka• priorisoimalla työt (kiireellisyys & tärkeys)

Jaa

• tehtävät seuraaviin kategorioihin:

• tee nyt

• delegoi

• tee kevyemmin

• lykkää

• poista

Ja muista hengittää! Levollinen mieli on paras ase kiirettä vastaan.

LUE LISÄÄ• Pentti Sydänmaanlakka. Älykäs itsensä johtaminen.

• Nancy Kline. Time to think.

• Robb E. Dalton. Lifeplanning.

• Laura Day. Practical Intuition.

• Stephen R. Covey. The Seven Habits of the Highly Effective People.

• Saku Tuominen, Pekka Pohjakallio: Työkirja. Työelämän vallankumouksen perusteet.

• Rytikangas Iina. Tehokas ajankäyttö – Vähemmän stressiä, enemmän tuloksia.

• Brian Tracy. Eat that frog.

• Laura Vanderkam: 168 hours - You have more time than you think.

• Maura Nevel Thomas: Personal productivity Secrets.

• Stanley H. Block: Stressinhallinnan työkirja

• Heath & Heath: Decisive

• Peltonen, Huotilainen: Tunne aivosi

• Antti-Juhani Wihuri: Mindfulness työssä

KIITOS